醫(yī)院經(jīng)濟合同管理策略探析

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[摘要]以上海地區(qū)醫(yī)院為背景，分析公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理存在的問題，從健全經(jīng)濟合同管理內(nèi)控機制、完善經(jīng)濟合同管理制度、加大經(jīng)濟合同跟蹤監(jiān)管力度、加強內(nèi)部審計監(jiān)督四個方面，探討經(jīng)濟合同管理策略，為公立醫(yī)院內(nèi)部控制工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]公立醫(yī)院；經(jīng)濟合同管理；內(nèi)部控制

經(jīng)濟合同管理是對合同從商談開始直至簽訂、執(zhí)行以及終止全過程進行的管控工作，主要負責對外簽訂的數(shù)量、類別增加、采購物資以及宣傳、服務(wù)等多個領(lǐng)域，是單位內(nèi)控體系中非常關(guān)鍵的內(nèi)容，需加以重視。內(nèi)部審計監(jiān)督是經(jīng)濟合同管理內(nèi)部控制得以有效落實的根本保障。本文以上海地區(qū)醫(yī)院為背景，分析公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理存在的風險、問題，為公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)提供借鑒。

1公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理存在的風險

公立醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟行為包括相關(guān)設(shè)備、物資以及物業(yè)管理等方面，存在以下風險。

1.1價格風險

公立醫(yī)院在發(fā)生經(jīng)濟行為的過程中，價格差異明顯，若經(jīng)濟合同內(nèi)沒有設(shè)置約定價格，或明確價格的方式以及依據(jù)等，便會出現(xiàn)問題，導致購買價格與實際價格之間出現(xiàn)差距，造成醫(yī)院資金浪費以及投入增加等一系列風險。

1.2質(zhì)量風險

公立醫(yī)院如果發(fā)生經(jīng)濟行為，其質(zhì)量具有不確定性[1]。若經(jīng)濟合同內(nèi)沒有明確表明對提供服務(wù)或產(chǎn)品質(zhì)量的控制和約束，會導致物資、設(shè)備以及物業(yè)管理等存在質(zhì)量問題，為醫(yī)院帶來不必要的經(jīng)濟損失。1.3法律風險醫(yī)院發(fā)生經(jīng)濟活動期間，會面臨經(jīng)營單位在經(jīng)營行為、安裝、運輸、施工過程中的風險，如安全事故或醫(yī)療糾紛等，面臨法律風險。1.4其余風險公立醫(yī)院經(jīng)營期間發(fā)生的經(jīng)濟行為面臨合同標的疏漏、沒有按照規(guī)定簽訂合同、合同對方與主體資格不符等問題，都會影響醫(yī)院合法權(quán)益，使其面臨風險。出于對上述風險的考慮，公立醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟部門務(wù)必重視經(jīng)濟合同管理工作，對容易出現(xiàn)的風險嚴加控制，保障醫(yī)院正常運營。

2公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理要點

2.1合同主體信息

公立醫(yī)院簽訂經(jīng)濟合同之前，需了解對方信息，主要包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、工商登記情況、注冊資金、法人代表等，以保證自身權(quán)益[2]。沒有被授權(quán)的部門或未取得營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)，都不具備簽訂合同的資格。這是目前1.華東療養(yǎng)院，江蘇無錫214065公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理過程中需要注意的重要問題之一。

2.2經(jīng)濟合同條款

經(jīng)濟合同明確了簽訂雙方的權(quán)利、義務(wù)，雙方在簽訂經(jīng)濟合同時，務(wù)必詳細閱讀每項條款，保證內(nèi)容清晰縝密，不存在任何紕漏，以免導致后期糾紛[3]。

2.3經(jīng)濟合同監(jiān)管

為了保證經(jīng)濟合同的有效性（簽訂流程見圖1），公立醫(yī)院需設(shè)置專門的監(jiān)管部門，對經(jīng)濟合同進行監(jiān)督與管理，重點監(jiān)督合同落實情況，以免經(jīng)濟合同印章與授權(quán)被濫用，導致一些不必要的糾紛。若出現(xiàn)經(jīng)濟合同糾紛，需在合同有效期內(nèi)積極行使權(quán)利，全面維護公立醫(yī)院權(quán)益。

3公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理存在的問題

3.1管理人員缺乏重視

當前，有些公立醫(yī)院管理者認為醫(yī)院屬于事業(yè)單位，主要目的不是營利，突出強調(diào)公益性，對經(jīng)濟合同管理的重視不足，未能充分認識到經(jīng)濟合同管理是醫(yī)院管理的基礎(chǔ)性工作，出現(xiàn)“重服務(wù)、輕管理”問題，尤其在醫(yī)療工作較為繁重時，經(jīng)濟合同管理為醫(yī)療服務(wù)讓步的現(xiàn)象時常出現(xiàn)。

3.2管理制度不夠完善

公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理一方面關(guān)系到社會、市場，另一方面也關(guān)系到不同科室，必須要有完善的管理制度進行約束[4]。當前，一些醫(yī)院經(jīng)濟合同管理制度依然不夠完善，無法滿足醫(yī)院經(jīng)濟管理方面的需求。3.3醫(yī)院內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)有待完善組織結(jié)構(gòu)與人才是做好醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)，尤其是經(jīng)濟合同管理工作，必須要有完善的機構(gòu)以及高素質(zhì)人才作為保障[4]。結(jié)合當前形勢，一些醫(yī)院在內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置以及人員配置方面與經(jīng)濟合同管理的實際需求不符，影響了醫(yī)院運營。

3.4投入少、效率低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，使用先進的信息技術(shù)進行經(jīng)濟合同管理，已成為當前社會的共同認知。這就需要公立醫(yī)院增加資金投入，采購相應的設(shè)備。然而個別醫(yī)院認為不如將資金投入到醫(yī)療設(shè)備中，所以對經(jīng)濟合同管理設(shè)備采購的資金投入一省再省，導致經(jīng)濟合同管理操作方式效率低，效果不明顯。

4公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理策略

4.1健全經(jīng)濟合同管理內(nèi)控機制

4.1.1完善合同管理機制按照我國《合同法》，結(jié)合公立醫(yī)院當前運營實際，完善經(jīng)濟合同管理機制。對合同從簽訂到最終的存檔環(huán)節(jié)均要做出相應規(guī)定，并明確各部門承擔的職責，使經(jīng)濟合同管理工作有據(jù)可依。4.1.2建立經(jīng)濟合同聯(lián)審會簽機制有關(guān)人員需要對經(jīng)濟合同聯(lián)審會簽程序、具體審核內(nèi)容、使用方法等進行明確，簽訂經(jīng)濟合同之前，審計、財務(wù)、監(jiān)察等部門須進行必要審查，并在合同審批表中表明審核建議[5]。同時，為有效規(guī)避經(jīng)濟合同隱藏的政策與經(jīng)濟風險，針對重要的經(jīng)濟合同，醫(yī)院需聘請專門的法律顧問，對合同內(nèi)容逐條審核，并附上簽署建議。4.1.3健全經(jīng)濟合同履行機制簽訂經(jīng)濟合同后，公立醫(yī)院需確定合同實施的具體流程以及相關(guān)人員承擔的管理職責，定期考核合同執(zhí)行情況，將考核結(jié)果作為管理人員績效獎勵的重要依據(jù)，以提高各部門對經(jīng)濟合同管理的重視程度。

4.2完善經(jīng)濟合同管理實施制度

4.2.1審批管理經(jīng)濟合同涉及的種類以及部門較多，加上對技術(shù)的要求也存在較大差異，公立醫(yī)院職能部門必須各司其職，嚴格掌握合同條款的制定與落實情況。優(yōu)化審批流程，加強審批監(jiān)管力度，使經(jīng)濟合同更具時效性。簽訂經(jīng)濟合同前，醫(yī)院有關(guān)部門需積極論證經(jīng)濟事項，合同主管部門做好合同內(nèi)容的擬定工作，財務(wù)、審計以及監(jiān)察等部門積極參與到經(jīng)濟合同審核中，經(jīng)分管領(lǐng)導確認，最后由管理人員審批簽章[6]。當合同進入到非正式簽訂程序后，合同經(jīng)辦部門需要將涉及的全部資料送至辦公室，并安排專人對其進行登記、編號、歸檔。經(jīng)濟合同的草擬稿以及成文稿等，要送至財務(wù)科、審計科備查，合同原件則留在經(jīng)辦部門。

4.2.2付款管理付款管理是經(jīng)濟合同實施最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，同時也是內(nèi)控的重點。相應的職能部門需按照合同規(guī)定，辦理好合同款項的所有支付手續(xù)。4.3加大經(jīng)濟合同跟蹤監(jiān)管力度

4.3.1合同簽訂環(huán)節(jié)（1）正式簽訂經(jīng)濟合同前，醫(yī)院內(nèi)部審計需要對物資與勞務(wù)采購、工程項目投資等相關(guān)經(jīng)濟事項決策進行審查，掌握經(jīng)濟事項相關(guān)內(nèi)容，做好經(jīng)濟合同審計的準備工作。對科室申請的采購方案、管理人員的批復文件等進行嚴格審查，確保其與物資采購流程規(guī)定相符，尤其是大型設(shè)備采購以及基建工程等，都要嚴格執(zhí)行“三重一大”規(guī)定。（2）對醫(yī)院各經(jīng)濟事項，內(nèi)部審計要審查其是否需要通過政府集中采購、單位內(nèi)招標議價等方式進行；對符合招標采購規(guī)定的經(jīng)濟項目，確定其是否按照政府集中招標管理要求組織招標采購工作；對超出限額的經(jīng)濟項目，確定其是否按照要求通過競爭性談判、單位內(nèi)部招標議價等方式明確合同價格[7]。內(nèi)部審計需積極參與到經(jīng)濟事項招標工作中，掌握書面記錄，以及合同簽訂的服務(wù)承諾和設(shè)備配置等，保證合同價格的合理性。（3）合同文本簽訂后，醫(yī)院內(nèi)部審計需重視對合同文本的審核，做好管控工作。第一，審核簽約對方的資信與履約能力，重點包括合同事項符合法律規(guī)定、合同主體資格合法，并具備履約能力，合同內(nèi)容和招標內(nèi)容相同。第二，審核合同條款是否嚴謹，重點圍繞商務(wù)條款內(nèi)有關(guān)合同價款、支付條件等諸多內(nèi)容和招標、議標結(jié)果的一致性進行審核，以及關(guān)注預留質(zhì)保金的合理性、違約責任與解決手段的有效性等。第三，審核經(jīng)濟合同送審資料，包括招投標文件以及中標通知書等，必須保證合同文本的規(guī)范性、內(nèi)容的真實性、表述的嚴謹性，以免出現(xiàn)風險。

4.3.2合同實施環(huán)節(jié)項目施工、設(shè)備采購、履行服務(wù)三種合同在經(jīng)濟合同中約占90%，內(nèi)部審計人員需以此為抓手，嚴格履行合同規(guī)定，做好管控工作。項目施工期間，內(nèi)部審計應關(guān)注如下幾方面。第一，詳細檢查工程量，確認流程是否存在與內(nèi)控規(guī)定不符之處；驗收隱蔽工程，為工程造價結(jié)算審計提供參考，規(guī)避價格風險。第二，合同實施期間，對由于設(shè)計變更等諸多因素形成的簽證工程量組織審查。第三，工程項目竣工后，應嚴格審查工程結(jié)算，如果項目結(jié)算涉及的造價金額較大，需由外部造價咨詢公司負責審計。第四，通過建立臺賬的方式，做好項目預付款、進度款、預留質(zhì)保金等管控工作，合同執(zhí)行部門必須嚴格按照合同規(guī)定的支付形式、比例支付進度款，以免出現(xiàn)工程款超進度以及超比例支付等問題[8]。同時，設(shè)置工程進度款支付預警體系，如果累計支付金額超出設(shè)置限額，會及時發(fā)出預警，最大限度的規(guī)避合同支付風險。采購設(shè)備、履行合同期間，內(nèi)部審計部門需著重檢查合同簽訂對方提供的設(shè)備產(chǎn)地以及生產(chǎn)廠商等是否符合規(guī)定，相關(guān)設(shè)備開箱驗收以及入庫手續(xù)是否完善，是否以合同約定的付款期數(shù)與比例支付貨款；另外，需支付質(zhì)保金，要認真檢查培訓記錄，并且對設(shè)備售后維護記錄進行審查，確保合同雙方按規(guī)定履約。履行服務(wù)合同期間，醫(yī)院內(nèi)部審計部門需要對簽訂方的考勤情況進行檢查，要求根據(jù)考勤制度記錄每日出勤情況，確保每月考勤登記中到崗人數(shù)和合同核定人數(shù)一致，并按照合同條款規(guī)定的服務(wù)內(nèi)容及提出的質(zhì)量要求做好服務(wù)工作。醫(yī)院內(nèi)部各科室需要對合同簽約方提供的服務(wù)質(zhì)量及態(tài)度進行審查，最終結(jié)果作為支付合同款的主要憑證，若與合同要求不符，則在合同價款中扣除。

4.4提高內(nèi)部審計監(jiān)督水平

醫(yī)院要重視經(jīng)濟合同管理，完善內(nèi)部審計制度。提升內(nèi)部審計組織水平，使內(nèi)部審計工作更具權(quán)威，確保經(jīng)濟合同管理的相關(guān)意見能夠落實。經(jīng)濟合同審計工作具有專業(yè)性、綜合性，審計工作人員不僅要熟知經(jīng)濟合同規(guī)定，還要了解工程以及經(jīng)濟管理的相關(guān)知識，因此要完善內(nèi)部審計人員結(jié)構(gòu)，引進一些專業(yè)能力強、素質(zhì)高的審計人才，使醫(yī)院審計人員更加多元化，確保經(jīng)濟合同管理的有效性。同時，開展不同渠道以及模式的培訓，組織審計人員參加，提升其審計專業(yè)水平，保證經(jīng)濟合同審計的效率與質(zhì)量，最大程度規(guī)避審計風險。

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作者：許曄 單位：華東療養(yǎng)院