軍工研究所采購管理淺談
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摘要：基于軍工科研院所的項目特點和當前物料采購管理工作中存在的問題，通過針對各類采購模式優缺點的探究，對軍工科研院所采購管理的提升工作從強化人才隊伍建設、優化采購管理流程和將物料分級分類采取不同的策略管理三個方面提出一些改進建議。
一、軍工科研院所項目、采購管理情況和存在的問題
（一）軍工科研院所項目情況
軍工科研院所的科研生產項目主要針對國防工業市場，其特點是專用性強，科技含量高。同時，作為軍品，用戶對產品的需求不僅有功能性指標和性能性指標的要求，同時對于可靠性、交互性、環境適應性、穩定性等指標同樣有很高的要求。因此軍品的科研生產是一項高難度的，涉及多學科的系統性工程。隨著武器裝備采購制度的改革，軍方競爭擇優的市場意識逐步提升，傳統意義上武器裝備研制單位按照分工承攬任務的局面被打破[1]，各武器裝備的產品研制生產建立起競爭機制，軍工科研院所在市場爭取上面臨著前所未有的競爭與挑戰。隨著軍事裝備采購模式的改革，大力推行競爭性裝備采購，軍工科研院所現在的項目運行模式多為科研與生產并行的模式，部分產品可能會出現研發、設計與生產并行的情況。為保證軍品裝備的可靠性，設計人員在設計選型過程中對于原材料和元器件的性能和質量等級大多要采取過盈設計的方式，大家把握的尺度不同，又由于各專業和各項目相對獨立且技術性較強，難以落實標準化審核機制，導致選型標注化程度低。
（二）軍工科研院所采購現狀
軍工科研院所在進行預研和新的軍品型號設計研發時，通常是設計、試驗、驗證同時進行的過程，根據試驗驗證的結果隨時調整設計。因此，軍工科研院所的采購任務具有不確定性和臨時性。同時，軍品型號的試驗通常需要參與在設備現場以及與其他單位共同進行的聯試聯調，一旦試驗過程中發生故障，會產生非常大的政治影響和經濟影響，因此牽頭責任單位有時候就必須保證能夠迅速排查出故障，確保試驗的順利進行。在這類項目中臨時采購任務無法預測，且均為急需，因而對采購人員的工作能力和對供應商的快速反應要求非常高。受組織結構和管理模式的影響，軍工科研院所采購工作存在采購批量小、品種繁多、周期短、供應商行業跨度大、內部協調不流暢等問題，采購管理水平普遍較低，采購模式比較單一，多數單位采取的是根據項目的需求進行采購的模式。軍工科研生產項目時間普遍較為緊張，復雜的審批流程和采購過程影響了采購工作效率，同時由于軍工任務對于時效性要求較高，也導致了采購人員無法在價格上獲得優惠。采購流程復雜低效，采購成本高，采購到貨不及時等問題長期存在，也使采購部門與需求部門的矛盾常態化，部門間協調難度加大，最終導致物資采購工作成為科研生產項目的風險重點。受武器裝備產品特點的影響，很多時候設計人員提交給物資采購管理部門的采購申請中，在物料明細中已經明確了廠商和產品型號，物資采購與供應管理部門無法進行更改，甚至會有一些物料或者零部件按照供需雙方擬定的技術協議進行生產，導致采購方從商務和供應角度處于被動的位置。
二、采購管理模式探索
（一）基于庫存的采購模式
傳統的采購模式多數是基于庫存的采購模式，在這一模式下補充庫存是采購的主要目的，依靠庫存儲備來應對生產任務。基于庫存的采購模式的優勢是有充足的庫存來應對緊急的科研生產任務，采購工作模式相對簡單，并且同類物料可以批量集中采購，形成采購規模效應，以降低采購成本[2]。該模式的缺陷：采購庫存一般依據歷史采購數據，與新的任務需求會有差距，導致采購標的不準確；對產品更新換代應對不足，如產品更新換代，一些物料不再使用，庫存物料便會形成積壓，造成經濟損失；面對新的市場項目應對不足，對于新開拓市場的項目需求，無相應庫存儲備，可能造成采購員應對能力不足，采購周期較長，從而影響項目進度。
（二）即時采購模式
即時采購模式是企業為了應對多品種小批量的市場需求，根據項目的科研生產計劃，按照科研生產節奏落實物料采購的方式，其目標是使物資采購供應與生產進度要求一致，我們稱之為JIT采購法。它的基本思想是，適時地把適當的物料供應到恰當的位置，高效地契合科研生產進度。即時采購模式的優勢是不占壓庫存，減少浪費，可以做到以科研生產目標為中心，提高效率，加快資金流轉，實現利潤最大化。該模式的缺陷：即時采購模式是一種要嚴格依靠科研生產需求指導采購的模式，無法做物料采購的長期規劃；JIT采購假設生產線是平衡的，但是實際上這只是一種理想假設，如果遇到科研生產其他因素出現時間波動，如設備故障、人員調配不合理等因素，物料采購進度需要與科研生產進度同步做出調整；該模式需要與少量甚至單一供應商建立長期穩定的合作關系，一旦供應商出現問題，可能直接影響科研生產進度。
（三）基于ERP管理的采購模式
這種采購模式基于ERP系統，ERP系統指的是以系統化的管理思想，在信息技術的支撐下，輔助企業進行合理資源調配的管理平臺。ERP是由MRP發展而來的，因此其核心就是供應鏈管理。這種模式以產品的物料清單計算項目所需的物料，結合當前庫存量，計算出所需采購的量。ERP采購管理的核心理念是結合科研生產任務進行企業資源的優化計劃，因此重點是依據優化的訂貨量，選擇適當的供應商，保持合適的庫存，為企業帶來效益[3]。基于ERP管理的采購優勢：第一，ERP采購系統可以借助信息平臺有效地實現資源的優化調配，提高企業的資金流轉效率。第二，共享信息，提高效率。所有的采購數據通過信息系統完成數據處理和分析，可以降低采購員的機械工作強度，提升工作效率。第三，加強內部控制，規范流程，通過系統中預先設置好的工作流程和工作要求，強化審批制度，可以隨時反饋任意過程和節點的問題，確保完成時效。該模式的缺陷：采購計劃是根據訂單和銷售預測制訂的，而銷售預測可能存在不準確的情況，而ERP采購中所有工作都以此為起點，缺乏靈活性和準確性，同時ERP采購系統根據需求預測采購物料，很難與企業的生產狀態掛鉤，因此如受到生產能力限制，可能造成物料庫存積壓和資金占壓。
（四）基于供應鏈管理的采購模式
供應鏈管理是在生產供應的鏈條中，企業間為滿足產品供給所開展的管理工作，核心目標是企業間增強合作[4]，形成聯盟，通過信息的互通來分擔物流壓力，進而提高產品生產流通的效率。供應鏈采購管理是一個比較先進的管理方法，其優勢是信息共享，實現共贏。供需雙方創建友好合作的關系，市場生產等信息及時傳遞，共享需求預測數據，保證供應鏈上下預測與生產一致，以保證供方的響應速度和商品的質量。由于在供應鏈采購管理中，供應商會獲取需求方的生產信息，從而根據需求方的市場情況以及生產進度和變化及時調整自己的生產計劃和庫存情況，保證供給產品的質量和及時性。該模式的缺陷：第一，企業對于其供應商的依賴程度高，供應商的經營情況、生產能力、產品質量等將直接影響企業的生產經營情況。第二，商業保密性較差。與供應商之間實現各類信息共享，雖然受協議約束，但企業的市場情況、供給策略完全暴露給供應商，存在一定的商業風險。第三，由于與固定供應商簽訂長期合作協議，一旦市場發生重大變化或產品急需更新換代，而與供應商的協議未到期，供應商仍按照協議供給原物料將導致采購方企業庫存的積壓浪費。
三、淺談針對軍工科研院所采購管理的建議
（一）強化采購人才隊伍建設
加強專業化隊伍建設，造就積極主動、有專業能力又能夠解決問題的員工隊伍，為企業創造價值。一是要篩選符合企業價值觀、文化理念和技術要求的采購隊伍并重視培養德才兼備的人才。二是重視與員工共建長期信任關系，為長遠發展不斷積聚人才。三是積極引導員工參與企業管理，增強職業自信，提升員工的工作自主權。從對人員的管理模式角度，可以改進目前項目管理模式，將職能部門的采購人員納入項目組，讓采購人員作為項目組成員在項目策劃階段就參與項目，全程跟進項目的采購工作，將采購職能部門和項目組緊密聯系到一起，既能解決采購工作在科研生產項目中介入過晚的問題，也避免了項目組對采購工作過于強勢的影響。項目組的采購人員在項目實施過程中實時溝通，既能及時掌握需求，也能同時做好采購預案并進行前期的市場調研工作，既減少了信息不暢通造成的時間浪費，降低采購風險，又減少了部門間的沖突，保障項目及時完成。從對采購人員培養的角度，需要根據自身單位的需要設置規范的、科學的采購人員選拔體系，保障高質量人才的引進，建立完善的選拔機制，設置相關從業資格的認證體系，同時不斷對采購人員進行相關培訓，不斷提高采購人員的綜合素質[5]。對采購人員的職業道德進行要求，采購過程中面臨的誘惑、利益驅使等對采購人員的道德提出了更高的要求，進而需要不斷進行培訓，同時做好輪崗交流工作。通過以上措施，不斷提高采購人員的綜合素養，打造一只專業的采購隊伍。注重加強對采購價格合理性的評判，提升采購人員的價格分析能力。引導采購人員提升對采購事項的歷史價格、市場價格的分析能力，開展成本構成回歸分析，研判價格未來走勢，為價格談判提供堅實基礎。
（二）優化采購管理流程
采購管理是供應鏈管理中一個非常重要的環節，要加強采購管理，應當充分利用信息化平臺和手段，由原始的程序化、機械性的采購向供應鏈一體化采購轉變，把采購管理的工作重點從傳統的商務管家模式向需求管理、市場和供應商管理等高價值業務轉移，充分調動采購人員的積極性、主動性，加強績效考核系統建設，不斷創新采購管理方法，準確把握采購管理發展方向，建立集中、高效、透明的采購管理制度體系[6]。采購管理制度體系以提高采購效率、解決供需矛盾、實現企業利益最大化為立足點，從需求計劃提報、采購管理、合同簽訂、供應商管理、風險防控、員工業務能力提升等方面形成一體化全生命周期閉環管理。以制度體系建設為抓手，結合日常采購業務中的難點、痛點，優化采購業務流程，厘清職責，細化任務措施，加強統籌合作，要找到關系全局的重點問題和關鍵環節，深化制度體系建設，持續推進采購工作的高質量開展。
（三）對物料分級分類采取不同的策略管理
采購決策一般是根據采購物料的特性決定的。軍工研究所采購的物料一般涉及多種品類，根據不同品類物料的特性，企業會采取不同的采購方式和供應商管理方式。因此，物料的分類方式對于采購管理方式具有非常重要的意義。軍工科研院所當前的物料分類多數依據質量體系要求，即對產品性能的影響程度分為ABC類，而這樣的分類方式對于采購管理來講并無關鍵的指導性意義。單純按照物料價格對采購物料進行分類，而不結合物料市場的供應情況，并不能很好地指導采購工作。因此嘗試對物料進行多維度的分類，建議采用物料四象限分類法，既能反映物料在企業的重要性又能反映物料在市場上的可獲得性。將物料通過物料的重要性和供應市場的復雜度兩個維度分成四類，包括戰略性物料、重要物料、一般物料和瓶頸物料[7]。物料的重要性這一維度企業可以根據物料的價值、對于產品性能的影響程度、某時期的采購額、質量重要程度等特性確定；供應市場的復雜度這一維度企業可以根據物料的通用性、互換性、市場流通性、供方數量、供方配合度等特性確定。可根據企業的項目特點和經營情況，將每種指標量化并乘以相應的系數，最終將物料分為四類，如圖1中四個象限所描述的。對于戰略性物料，由于其對于產品的重要性較高且供應市場的復雜度較大，我們應采取戰略合作的采購模式，維護好此類物料的供應鏈。企業對于這類物料的采購管理首先應當與供應商保持戰略合作的關系，雙方的合作目標是要達到“雙贏”的目的。在具體管理中，由于該類物料本身價值較高，儲備庫存需占用大量資金，因此必須做好需求預測，控制好庫存量。同時，由于其供應市場的復雜度高，可能存在一定的供應風險，應設置適當的安全庫存，而其他庫存儲備可以采取由供應商儲備一些半成品或關鍵零部件等方式，將部分資金占壓轉移到供應商上。對于重要物料，由于物料的價值和重要性較高但供應市場的復雜度并不大，我們應采取基于ERP管理的采購模式。對于這類物料的供應商管理來說，并不需要消耗過多的時間和精力與供應商建立密切的合作關系，保持正常的供需關系即可[9]，這類物料也能夠從一定程度上建立采購優勢地位。對于瓶頸物料，由于物料的價值相對不高但供應市場的復雜度很大，我們應采取基于庫存的采購模式。對于這類物料的供應商，可以選取適當方式進行扶持，例如，對于資金流轉困難的供應商，可加快其回款速度；對于生產存在困難的供應商，幫助其尋找根源問題，協助解決困難等。在采購和庫存策略上，應當適當放大安全庫存量，適當加大訂購量，以庫存儲備降低采購風險。還應在企業內部強化反饋，將信息傳遞給技術部門，在設計選型過程中優先考慮替代方案，將備用方案做充分。對于一般物料，由于物料的重要性相對不高且供應市場的復雜度不大，我們應采取即時采購或批量采購的模式。對于這類物料，采購管理的核心在于將管理成本降到最低。此類物料按照傳統的采購模式全部找到兩到三家供應商，并且逐單進行比質比價，均需按照最復雜情況的管理審批流程進行控制，會產生很高的管理成本，并無法通過這些管理工作為企業獲取利益。建議通過一次性比價或招標后與供應商建立協議合作關系，由供應商去保障供應工作，做到隨時需要即時采購。在庫存管理上，由于該類產品自身價值不高，可根據市場行情和供方階梯價格等各種因素批量采購儲備庫存。這類物料應為設計人員制定優選目錄，從選型源頭減少物料的種類，提高標準化程度，降低管理成本。
作者:王嘉彬 單位:國船舶重工集團公司第七0七研究所
