工程項(xiàng)目采購管理探究

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摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國外工程項(xiàng)目先進(jìn)的采購管理經(jīng)驗(yàn)傳入中國，供應(yīng)鏈模式下，工程項(xiàng)目采購管理水平得到提升，工程項(xiàng)目采購管理向著多方面、多層級的發(fā)展?？蛻粼趯?shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目價值方面有著無法取代的作用，隨著中國的工程項(xiàng)目日漸開放，采購環(huán)節(jié)的高價值也日漸受到越多投資者的青睞。很多工程項(xiàng)目的利潤大，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，在采購業(yè)務(wù)也就有了不容忽視的問題，采購管理問題成為制約工程項(xiàng)目發(fā)展的障礙。文章主要研究工程項(xiàng)目采購管理，對工程項(xiàng)目采購管理策略分析，揭示工程項(xiàng)目采購管理過中存在的問題，并提出針對性的改進(jìn)措施，提高工程項(xiàng)目采購管理水平。

關(guān)鍵詞：工程；項(xiàng)目；采購

0引言

采購是工程項(xiàng)目發(fā)展管理的重要組成部分，工程項(xiàng)目發(fā)展到一定時期就會采購管理制度的產(chǎn)生，是實(shí)現(xiàn)管理層的經(jīng)營方針，是重要的管理機(jī)制。工程項(xiàng)目的采購環(huán)節(jié)容易受到多種復(fù)雜因素的影響，如果無法妥當(dāng)控制就會增加工程項(xiàng)目的風(fēng)險。對采購進(jìn)行科學(xué)有效管理與控制，可以防止采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏或舞弊行為，提高采購環(huán)節(jié)的經(jīng)濟(jì)效益。

1采購管理概述

采購是現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，對保障工程項(xiàng)目生產(chǎn)的高效運(yùn)行具有重要幫助。在當(dāng)前的研究過程中，采購是計劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中采購運(yùn)動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密地跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對工程項(xiàng)目采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。

2工程項(xiàng)目采購管理中存在的問題

采購管理是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，但是部分工程項(xiàng)目在實(shí)際的采購管理當(dāng)中還存在一系列的問題，這主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn)。

2.1不夠健全采購部門組織

當(dāng)前部門工程項(xiàng)目采購管理的組織結(jié)構(gòu)存在部分不完善之處，例如市場管理部的數(shù)據(jù)庫管理部門，對材料供應(yīng)商的數(shù)據(jù)管理局限于檔案錄入，沒有進(jìn)行實(shí)時跟蹤，對資質(zhì)的審查不夠詳細(xì)，也沒有真正地管理供應(yīng)，只是維護(hù)信息一個部門。工程項(xiàng)目市場管理部負(fù)責(zé)調(diào)查市場采購產(chǎn)品單價方面，品類管理人員負(fù)責(zé)競爭對手的活動市場上新采購產(chǎn)品出現(xiàn)、權(quán)限清不清等情況。同時，部分工程項(xiàng)目采購人員誠信意識弱。因此，工程項(xiàng)目采購部門容易引發(fā)誠信道德問題[1]。

2.2風(fēng)險評估問題

工程項(xiàng)目采購管理環(huán)節(jié)可能面臨的風(fēng)險并沒有進(jìn)行相關(guān)評估，也就無從針對風(fēng)險采取應(yīng)對措施。體現(xiàn)在材料供應(yīng)商選擇方面的風(fēng)險不斷增大，僅依據(jù)材料供應(yīng)商提供的紙質(zhì)文件進(jìn)行審核，沒有搜集與材料供應(yīng)商相關(guān)的材料，更不用說競標(biāo)、招標(biāo)等層面。一旦存在虛假資質(zhì)材料供應(yīng)商，后續(xù)的采購產(chǎn)品與服務(wù)都會受到影響。對不同材料供應(yīng)商，采購人員缺乏比較的意識，存在認(rèn)大牌或選擇價格低廉的材料供應(yīng)商，許多新采購產(chǎn)品難以進(jìn)入。對采購產(chǎn)品的定價方面沒有充分考慮經(jīng)濟(jì)因素與市場因素，只是提供了一個銷售場所，因此容易導(dǎo)致采購產(chǎn)品低價優(yōu)勢喪失的風(fēng)險。

2.3信息溝通問題

很多工程項(xiàng)目在信息溝通方面，無論是內(nèi)外部信息交流都存在一定的缺陷，也是引發(fā)工程項(xiàng)目采購管理問題的重要因素。在內(nèi)部信息溝通方面，工程項(xiàng)目現(xiàn)有的信息傳遞機(jī)制存在效率低下、信息容易失真等問題，采購部門需要耗費(fèi)較多的時間來處理相關(guān)信息。因?yàn)閼{借非常多的主觀因素，造成了流失許多關(guān)鍵信息的情況。信息的收集沒有充分重視基層施工人員的意見，反饋機(jī)制的缺失也使得管理層與基層施工人員之間的聯(lián)系更加匱乏，管理層難以了解真正的情況。

3加強(qiáng)工程項(xiàng)目采購管理的措施

工程項(xiàng)目采購管理過程當(dāng)中，要具體問題具體分析，采取針對性的改進(jìn)措施，這有這樣才能提高工程項(xiàng)目采購管理水平[2]。

3.1構(gòu)建獨(dú)立的采購管理機(jī)構(gòu)

工程項(xiàng)目采購管理應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個能發(fā)揮其內(nèi)部審計的功能的、獨(dú)立的內(nèi)部機(jī)構(gòu)來控制，有效監(jiān)督工程項(xiàng)目采購管理制度的執(zhí)行效果[3]。改進(jìn)原有的工程項(xiàng)目的內(nèi)審部制度。內(nèi)審部應(yīng)當(dāng)能夠及時發(fā)現(xiàn)工程項(xiàng)目采購管理中存在的問題，充分發(fā)揮監(jiān)督職能、評價職能與控制職能。全程監(jiān)督工程項(xiàng)目內(nèi)采購活動，特別是職權(quán)的清晰、崗位的分離和設(shè)置、付款和采購的審批等。要進(jìn)一步健全工程項(xiàng)目的采購部門，補(bǔ)充和改進(jìn)權(quán)限和職責(zé)，有條件的單位還可以增加采購計劃和工程項(xiàng)目材料供應(yīng)商管理部門，因此才能更好地管理材料供應(yīng)商并制定采購計劃，完善采購流程，如圖1所示。

3.2加強(qiáng)工程項(xiàng)目采購業(yè)務(wù)風(fēng)險評估

在工程項(xiàng)目采購管理中，為了將工程項(xiàng)目在付款和采購時面臨的風(fēng)險得以避免，需要預(yù)先對其進(jìn)行風(fēng)險評估，并制定出相應(yīng)的措施來應(yīng)對潛在的風(fēng)險。在采購的環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)預(yù)先了解材料供應(yīng)商的資信情況、地位、采購產(chǎn)品質(zhì)量、資金實(shí)力等，在考核材料供應(yīng)商的過程中，要嚴(yán)格考察采購產(chǎn)品質(zhì)量和資質(zhì)。特別是在有多種選擇時，應(yīng)當(dāng)對這些材料供應(yīng)商進(jìn)行對比，優(yōu)先選擇質(zhì)優(yōu)價廉、新穎的產(chǎn)品。與此同時，還要淘汰客戶不喜歡、陳舊的產(chǎn)品，來提高采購產(chǎn)品的吸引性。在采購過程當(dāng)中要時刻關(guān)注市場均價，在基于工程項(xiàng)目低價優(yōu)勢適當(dāng)參考材料供應(yīng)商的定價，制定浮動、彈性的價格。

3.3完善采購信息溝通制度

工程項(xiàng)目采購管理當(dāng)中內(nèi)部信息的有效性能夠直接幫助工程項(xiàng)目及時糾正存在的問題，能夠更好地控制工程項(xiàng)目內(nèi)部制度的執(zhí)行[4]。當(dāng)前工程項(xiàng)目構(gòu)建一個有效的信息傳遞與溝通機(jī)制，以工程項(xiàng)目的經(jīng)營活動為基礎(chǔ)來構(gòu)建信息溝通機(jī)制。具體包括信息與傳遞機(jī)制、信息反饋機(jī)制、定期報告制度等，在工程項(xiàng)目設(shè)立專門的信息搜集與傳遞渠道，特別是利用互聯(lián)網(wǎng)的信息傳遞，確保工程項(xiàng)目所有基層施工人員都能參與，特別是庫存的核算，要保障采購信息的準(zhǔn)確性，庫存制度可以建立客戶需求波動范圍，如表1所示。

4結(jié)語

從以上分析可以看出，工程項(xiàng)目采購管理已經(jīng)向著多層次多方向發(fā)展，當(dāng)前工程項(xiàng)目處于供應(yīng)鏈的下端，也是最接近客戶的一個環(huán)節(jié)[5]。客戶在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目價值方面有著無法取代的作用。隨著我國的工程項(xiàng)目日漸開放，采購環(huán)節(jié)的高價值也日漸受到越多投資者的青睞。很多工程項(xiàng)目規(guī)模在不斷擴(kuò)大，采購管理問題成為制約工程項(xiàng)目發(fā)展的障礙。其中，采購管理存在的典型問題主要包括：控制環(huán)境的問題、風(fēng)險評估問題、信息溝通問題。在具體的管理過程中，要構(gòu)建獨(dú)立的采購管理機(jī)構(gòu)、工程項(xiàng)目采購業(yè)務(wù)風(fēng)險評估加強(qiáng)、構(gòu)建良好的信息溝通機(jī)制，保障工程項(xiàng)目采購管理的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳德華.淺析工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理的成本控制與實(shí)施路徑[J].中國新通信，2020,22(21):141-142.

[2]李慶平，何敏.工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理的成本控制及其途徑選擇[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2020,28(29):242,241.

[3]張立群.項(xiàng)目采購采購管理的探討[J].化工管理，2020(26):11-12.

[4]滕陽光.工程項(xiàng)目物資采購管理[J].中國市場，2020(18):169,171.

[5]李國強(qiáng).工程項(xiàng)目招標(biāo)采購管理的成本控制及實(shí)施策略[J].居業(yè)，2020(6):140-141.

作者:艾躍兵 單位:上海交通大學(xué)