城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理研究

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摘要：城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是參保人員繳費(fèi)、享受社保待遇的重要依據(jù)，加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，在保障當(dāng)事人合法權(quán)益方面具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。本文針對當(dāng)前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理特點(diǎn)、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和面臨的問題，有針對性地提出了做好新時(shí)期城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理對策，對進(jìn)一步提升居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的科學(xué)化水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案；新時(shí)期；檔案管理

1城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

1.1政策性強(qiáng)。我國人口基數(shù)大，區(qū)域差異性大，以及地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展不平衡，這使得我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)工作始終堅(jiān)持“?；尽V覆蓋、有彈性、可持續(xù)”“資源參?！薄白杂蛇x擇參保檔次及繳費(fèi)水平”等基本原則。因此，作為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的工作管理者，應(yīng)積極主動地適應(yīng)和尊重不同參保群體多樣性、流動性及差異性特點(diǎn)，將黨和國家關(guān)于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)制度和政策落實(shí)好、執(zhí)行好，維護(hù)每一名參保人員的切實(shí)利益。1.2涉及面廣。據(jù)國家統(tǒng)計(jì)局公布的數(shù)據(jù)顯示，截至2018年年末我國人口總數(shù)已經(jīng)達(dá)到了13.95億人，城鎮(zhèn)常住人口8.31億人，鄉(xiāng)村常住人口5.64億人。因此，我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老社會保險(xiǎn)涉及面廣、群體數(shù)量龐大，這是其他任何一種保險(xiǎn)所無法比擬的。1.3內(nèi)容復(fù)雜。從城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的內(nèi)容來看，主要包括：為城鄉(xiāng)符合條件的居民提供參保登記、保費(fèi)收繳、保費(fèi)撥付、賬戶管理、保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移、接收、稽核以及基金管理等，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)眾多，導(dǎo)致各個(gè)環(huán)節(jié)形成的檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)復(fù)雜，涉及各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)方面。1.4變動性大。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險(xiǎn)主要是為廣大城鎮(zhèn)居民、農(nóng)村居民等提供養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理，這些人員大多沒有固定單位、戶籍流動性強(qiáng)，尤其是隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，大批農(nóng)村勞動人口向城鎮(zhèn)轉(zhuǎn)移，且其工作又不固定，這就使城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理始終處于流動狀態(tài)，導(dǎo)致城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案常常處于變動狀態(tài)，增加了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資料收集、移交和管理的難度。

2城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案價(jià)值

2.1助力養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的設(shè)立旨在為廣大基層群眾提供一份生活保障，是一項(xiàng)得民心、利千秋的民生工程。隨著城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)并軌制度改革的深入，通過養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的推進(jìn)，為養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的改革提供了參考依據(jù)。例如，當(dāng)前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)不僅擔(dān)負(fù)社保責(zé)任，還需要對60歲以上老人提供社會化服務(wù)。通過對居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的規(guī)范管理，有助于新增養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的開展和執(zhí)行。2.2保障城鄉(xiāng)居民切身利益。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)事關(guān)每一名參保人的切身利益，無論是參保人員參保手續(xù)的辦理，還是養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系的轉(zhuǎn)移、待遇享受等，都會涉及參保人員的信息采集、保費(fèi)劃撥等，在此過程中通過科學(xué)的檔案資料保管，可以為參保人員養(yǎng)老保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、保費(fèi)申領(lǐng)提供依據(jù)，一旦發(fā)生紛爭時(shí)，可以第一時(shí)間調(diào)閱相關(guān)檔案資料，作為權(quán)利維護(hù)的重要憑據(jù)。2.3提升養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)質(zhì)量。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資料的收集、編目、整理、歸檔，以及信息化錄入等，其實(shí)質(zhì)就是對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作開展的有效梳理和歸納，并對業(yè)已完成的養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)回顧、總結(jié)，分析存在的問題和不足，通過館藏城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案編研，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，為城鄉(xiāng)居民社保部門領(lǐng)導(dǎo)決策提供有用信息，增強(qiáng)決策的科學(xué)性，提升養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)質(zhì)量和水平。

3城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案現(xiàn)狀

3.1管理基礎(chǔ)薄弱。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，但從當(dāng)前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的現(xiàn)狀來看，其基礎(chǔ)十分薄弱，主要表現(xiàn)在專業(yè)人員數(shù)量配備不足，“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的思想認(rèn)識和觀念在不同程度存在，業(yè)務(wù)檔案管理所需的經(jīng)費(fèi)投入不足，無論是硬件配備，還是軟件投入都不能有效滿足日益增長的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的現(xiàn)實(shí)需要，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案收集、整理、鑒定、查詢、利用，以及銷毀等管理制度建設(shè)存在短板。3.2業(yè)務(wù)素能不精。從目前從事城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作人員的現(xiàn)狀分析，主要存在人員數(shù)量配備較少、年齡結(jié)構(gòu)老化、專業(yè)知識欠缺、后期業(yè)務(wù)培訓(xùn)跟不上等，這導(dǎo)致從事養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素能不精，掌握檔案專業(yè)知識、養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)知識以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等復(fù)合型人才奇缺。3.3利用效率不高。檔案的價(jià)值在于利用。從城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀來看，突出表現(xiàn)在檔案的利用效率不高。由于單位合并、機(jī)構(gòu)分拆、人員頻繁調(diào)動，影響到社保檔案保管的連續(xù)性和完整性。此外，社保檔案沿襲了手工紙質(zhì)操作為主，電子化、數(shù)字化進(jìn)程緩慢，影響了社保檔案的后期利用效率，社保檔案價(jià)值無法發(fā)揮出來。

4城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案對策

4.1思想上重視是關(guān)鍵。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的重要性不可低估。做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的關(guān)鍵是各級人員在思想上要對這項(xiàng)工作高度重視。黨委政府應(yīng)成立專門的居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理組織機(jī)構(gòu)，將社保部門、檔案管理部門納入到領(lǐng)導(dǎo)小組之中，讓檔案管理部門的專業(yè)人員積極參與進(jìn)來，及時(shí)掌握城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作進(jìn)展，及時(shí)做好調(diào)度。為保障養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，檔案行政主管部門應(yīng)將社保檔案所需的經(jīng)費(fèi)納入本級財(cái)政預(yù)算，配備養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理所需的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，如密集架、檔案柜、除濕機(jī)、計(jì)算機(jī)、恒溫機(jī)等，按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)和要求做好檔案室建設(shè)和運(yùn)行管理。此外，要加快養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程，對館藏的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、錄入專門的檔案數(shù)據(jù)庫中。對新增養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案要及時(shí)對其進(jìn)行數(shù)字化錄入，不斷豐富館藏檔案資源，為后期的查詢、利用奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。4.2制度上健全是基礎(chǔ)。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)工作啟動時(shí)間較短，隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作的深入推進(jìn)，城鄉(xiāng)居民參保業(yè)務(wù)檔案數(shù)量呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢，由此所涉及的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)章制度亟待完善。為了保障整個(gè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的規(guī)范開展，需要從制度上進(jìn)行約束、指導(dǎo)和保障。為了提升規(guī)章制度的可操作性和權(quán)威性，應(yīng)由檔案管理部門與城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)部門聯(lián)合制定《關(guān)于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理規(guī)則》《城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等，重點(diǎn)是要詳細(xì)做好城鄉(xiāng)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作的規(guī)定，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍、保管期限、整理要求、安全保管、鑒定銷毀程序等，確保城鄉(xiāng)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作有章可循、有據(jù)可依。此外，社區(qū)、街道人員大多只熟悉參保繳費(fèi)業(yè)務(wù)工作，對于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案專業(yè)知識掌握得不精、不透，可由檔案行政主管部門會同人社部門加強(qiáng)雙方的合作配合，組織城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)從業(yè)者參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過邀請專家、業(yè)務(wù)骨干手把手講解、面對面教授，及時(shí)回復(fù)工作人員在實(shí)踐中遇到的困惑或難題，不斷提升從業(yè)者的業(yè)務(wù)理論和實(shí)踐能力。此外，隨著數(shù)字化、信息化技術(shù)在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，還應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)、數(shù)字化等知識的培訓(xùn)，提升檔案從業(yè)者的綜合業(yè)務(wù)素能。4.3管理上規(guī)范是保障。為了有效保障城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化，切實(shí)做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案利用，為城鄉(xiāng)居民提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，需要在管理的方式方法上與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理方法，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的可持續(xù)和先進(jìn)性。嚴(yán)格按照“參保一生、記錄一生、管理一生、服務(wù)一生”的原則和要求，通過檔案行政管理部門的介入，及時(shí)審查收集的業(yè)務(wù)資料是否完整，如申請表、登記表，表、冊、卡及相關(guān)證明資料是否齊全。此外，需要對歸檔的養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類，如分為登記類、申請類，并用不同標(biāo)識區(qū)分。前者用“DJ”，后者用“SQ”不同字母表示。將同一年度、類別及期限的歸檔資料，按照“件”為單位進(jìn)行歸檔整理。最后進(jìn)行組卷，在明確類別、保管期限的前提下，對城鄉(xiāng)居民的鎮(zhèn)（街）按照同一年度、保管期限及類別的文件資料進(jìn)行組卷，可以是100戶一卷，如，第1～100戶為一卷，第101～200戶為第二卷，等等。最后，是以“卷”為單位，來詳細(xì)編輯好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的全宗號、案卷號、件號、標(biāo)題等等，確保整個(gè)檔案管理的規(guī)范、科學(xué)、合理。

參考文獻(xiàn)：

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作者:王梅 單位:西安市鄠邑區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)基金管理中心