財務(wù)部門會計檔案的管理
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摘要:在當前財務(wù)部門的工作中，會計檔案的管理是非常重要的一個工作項目。隨著國家對財務(wù)監(jiān)管力度的加強，財務(wù)部門對財務(wù)檔案管理的重視程度加強了許多，相應(yīng)財務(wù)檔案管理能力也在上升，但是由于種種因素影響，在財務(wù)部門會計檔案管理方面仍舊存在一些問題，財務(wù)人員素質(zhì)不高、管理措施不到位、檔案管理制度不合理，對檔案管理工作質(zhì)量造成了影響。本文結(jié)合財務(wù)會計檔案管理問題及對策進行探討。
關(guān)鍵詞:財務(wù)部門;會計檔案;管理分析
一、會計檔案的管理
會計檔案是記錄并反映相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的有力證據(jù)和重要歷史資料，它主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他相關(guān)核算資料四部分。財務(wù)部門會按照歸檔要求，將每年的相關(guān)會計檔案，整理成卷并裝訂成冊。會計年度終了后，當年的相關(guān)會計檔案，財務(wù)部可暫時保管1年。原則上保管期滿后需編造清冊再移交至公司相關(guān)檔案管理部門。受檔案部門保存和管理的會計檔案，封裝上應(yīng)當保持原卷冊的樣貌；需拆封后重新進行整理的個別檔案，要經(jīng)辦人和財務(wù)部共同進行拆封整理工作，以明析責(zé)任。使會計檔案保管妥善、存放有序、查找方便，對于安全及保密制度要嚴格執(zhí)行，不將檔案隨意堆放，防止檔案毀損、散失或泄密。
二、會計檔案管理的內(nèi)容
會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他相關(guān)核算資料這四個部分。
(一)會計憑證
會計憑證是一種書面證明，可記錄相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)，并幫助明確相關(guān)經(jīng)濟責(zé)任。包括自制和外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（有付款憑證、收款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行存借款對賬單等。
(二)會計賬簿
會計賬簿可幫助連續(xù)、全面并系統(tǒng)地記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，它是由互相聯(lián)結(jié)的、具有一定格式的賬頁組成的簿籍，其依據(jù)是會計憑證。它包括依據(jù)會計科目來設(shè)置的總分賬、各種明細的分類賬、銀行存款和現(xiàn)金的日記賬、輔助登記備查簿等。
(三)會計報表
會計報表是一種具有總結(jié)性的書面文件，可具體地反映單位的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。它主要包括財務(wù)指標報表，年度、月、季報表，此外還有負債表、損益表、財務(wù)說明書等。
(四)其他會計核算資料
其他會計核算資料是與會計和監(jiān)督密切相關(guān)的，屬經(jīng)濟業(yè)務(wù)的范圍，是由會計部門主要辦理的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。包括財務(wù)數(shù)據(jù)及統(tǒng)計資料、財務(wù)清查與匯總資料、資金定額核定的數(shù)據(jù)資料、會計檔案的移交、保管和銷毀清冊等。同時儲存于磁性介質(zhì)內(nèi)，實行會計電算化單位的程序文件、會計數(shù)據(jù)和其他會計核算資料都應(yīng)該視作會計檔案并一同管理。
三、會計檔案的作用
會計檔案是經(jīng)濟活動的記錄和反映，是會計活動的產(chǎn)物，從以下方面可以看出其重要作用：會計檔案可以作為經(jīng)驗總結(jié)、事故責(zé)任揭露的依據(jù)，同時對于打擊經(jīng)濟犯罪、分析事故起因有著重要作用。會計檔案可以提供過去的經(jīng)濟活動材料，幫助各單位做經(jīng)濟預(yù)測，進行財務(wù)規(guī)劃，控制經(jīng)濟成本。保留的會計檔案，可以為經(jīng)濟糾紛的解決和經(jīng)濟事務(wù)的處理提供參考依據(jù)。除此之外，會計檔案在經(jīng)濟學(xué)活動研究中有著史料價值的作用。
四、實行會計電算化會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定
與電子數(shù)據(jù)和會計軟件有關(guān)的資料要當作會計檔案來實行管理。用計算機做會計核算的工作單位，要注意把打印的紙質(zhì)檔案保存下來。具備磁性介質(zhì)保存條件的可以采用光盤、磁帶和微縮膠片的形式來保存會計檔案，并按照國務(wù)院相關(guān)主管部門的統(tǒng)一規(guī)定，報財政部和國家檔案局進行備案。
五、現(xiàn)階段財務(wù)管理部門財務(wù)會計檔案管理存在的問題
(一)相關(guān)財務(wù)檔案管理制度不健全
在相關(guān)法律法規(guī)中對財務(wù)管理部門財務(wù)檔案管理作出了非常明確的要求，但是在實際操作過程中受企業(yè)內(nèi)部制度以及領(lǐng)導(dǎo)者對財務(wù)檔案管理認識的片面性，還是比較難以實行的，不同單位之間也存在著非常明顯的差距。例如企業(yè)往往設(shè)置有專門的財務(wù)檔案管理部門，并且配置專門的人員，這就在財務(wù)檔案管理方面有著非常大的優(yōu)勢。但是在某些單位里，受到資金以及規(guī)模等等的限制，相關(guān)單位沒有設(shè)置獨立的財務(wù)檔案管理部門，缺乏具有豐富經(jīng)驗的管理人員。
(二)財務(wù)檔案管理制度執(zhí)行困難
財務(wù)檔案管理制定得再完善，不能夠有效執(zhí)行也會限制其作用的發(fā)揮。在現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理工作中，相關(guān)工作人員對這項工作并不是十分重視，對于制定的財務(wù)檔案管理制度視而不見，各種細節(jié)處理也沒有很認真地完成，有的也沒有根據(jù)國家的法律法規(guī)對各項檔案進行整理備份歸檔，這就造成了財務(wù)檔案管理工作處于混亂狀態(tài)之中。因此財務(wù)檔案管理制度不能夠具體的落實下去，相關(guān)單位的各項財務(wù)活動的開展也會受到影響，。財務(wù)檔案如果出現(xiàn)遺失或者損壞的現(xiàn)象，會計監(jiān)督、會計審計等等工作就難以進行下去。企業(yè)財務(wù)檔案還會在一定程度上涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，如保密措施做得不到位，被競爭對手獲得之后，就可能對相關(guān)單位正常經(jīng)營造成非常大的沖擊。
六、針對會計檔案管理中相關(guān)問題的對策
(一)完善相關(guān)法律法規(guī)
國家檔案管理部門要與司法機構(gòu)共同聯(lián)手，針對當下檔案之中遇到的相關(guān)問題，采取相對應(yīng)的對策。在財務(wù)檔案管理的過程當中，單位需要使得檔案的機密性得到根本保證。因而政府需要對相關(guān)法律法規(guī)進行進一步完善。如對財務(wù)管理檔案的泄密的相關(guān)管理人員進行相關(guān)法律的嚴厲制裁。單位領(lǐng)導(dǎo)也肩負著向相關(guān)管理人員傳播和普及相關(guān)法律法規(guī)的重任，使其深入人心，讓管理人員不管越雷池一步。
(二)大力執(zhí)行相關(guān)檔案管理規(guī)定以及法律法規(guī)
即便法律法規(guī)以及相關(guān)規(guī)定得到了深度的完善，其執(zhí)行過程也存在一定的困難。相關(guān)部門和人員要切實落實法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，讓法律不能成為一紙空文。使得財務(wù)檔案管理過程更加規(guī)范。譬如，制定單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理制度，要嚴格要求檔案管理人員按照相應(yīng)程序有秩序地執(zhí)行。針對不按照規(guī)定程序辦事，違法亂紀的檔案管理員要根據(jù)有關(guān)規(guī)定追究其法律責(zé)任，從而督促其按規(guī)辦事。
(三)對檔案管理人員的進一步培訓(xùn)
單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理人員進行職業(yè)培訓(xùn)，使其工作能力進一步提高，在工作過程之中面對各類變數(shù)，各種挑戰(zhàn)的能力進一步增強。另外，檔案管理人員的思想道德教育尤為重要。單位領(lǐng)導(dǎo)需要階段性地對管理人員進行思想教育，對其工作進行監(jiān)督，使其擁有較好的職業(yè)道德，使得管理人員的綜合素質(zhì)上升到更高的層次。
七、結(jié)束語
財務(wù)部門的會計檔案管理工作不論是對于單位自身還是對于國家集體都至關(guān)重要，影響著領(lǐng)導(dǎo)高層對未來工作的決策和規(guī)劃。因而，我們需要立足于當前的會計檔案管理情況，完善相關(guān)法律法規(guī)，并且根據(jù)實際情況嚴格執(zhí)行。另外也要加強檔案管理人員的職業(yè)能力培訓(xùn)以及思想道德素養(yǎng)的培養(yǎng)，從而努力做好財務(wù)檔案管理工作。
參考文獻：
[1]楊愛義,馮菁菁.會計檔案管理辦法征求意見稿淺析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息.2016(08).
作者:韓寧 單位:鄒平人大辦公室