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本文作者:董嬌 單位:南京郵電大學財務處
財務報銷業務量的增大及核算的復雜化,需要增加財務報銷人員。但由于人員編制問題,財務報銷人員并未增加,很多高校財務部門存在人員短缺的現象。長期處于超負荷、高強度的工作狀態,導致財務人員積極性、創造性難以調動,工作熱情低下。
財務信息不對稱及所處立場不同,導致報銷雙方矛盾不斷,報銷效率有待提高。財務報銷要求財務人員按國家相關法律法規、高校財務規章制度、經費預算、財務部門內部管理規定及細則等對經費進行審核,是一項政策性很強的工作。而高校經費審批人多是學術人才,相關財務知識相對缺乏,對高校財務規章制度、報銷流程、經費開支范圍等不了解,在審批公用經費報銷事項時存在僅憑自己的感覺,不從財務管理角度審核的現象;對于科研經費,則認為科研經費是通過自己的努力申請來的,存在著科研經費歸屬于個人,可自由支配的意識。由于財務信息的不對稱及對所處立場不同,導致報銷雙方易產生摩擦,嚴重影響報銷效率。
目前許多高校主要還是采用現金收付模式。從資金安全性考慮,每天上午都要從銀行支取現金,下午繳存現金。受銀行工作時間限制,高校也相應對現金報銷時間進行限制,報銷時間短,造成報銷人員不滿。此外,高校因其特殊性,不僅涉及報銷問題,還涉及收費問題且種類繁多。如每年除學費外,還需收繳四六級考試報名費、計算機等級考試報名費、普通話水平測試費、實驗器材費等。采用現金收付,不僅會造成資金安全問題,還造成排隊現象,嚴重影響財務報銷工作。
網絡時代的到來對財務信息化水平提出了新的要求。但目前高校財務信息化水平還有待提高。如學校教改項目由教務處和財務處共同負責管理,教改項目的立項、經費審批、考核由教務部門負責,經費入賬和審核支出則由財務部門辦理,但目前高校教務處教改項目管理系統和財務信息管理系統尚未聯網,信息資源無法共享,導致一方面教工辦理教改項目立項及使用時必須在兩個部門辦理;另一方面教務部門無法直接看到教改項目經費使用的具體情況,對教改項目共同監督職能無法實現,也未發揮出財務信息的及時性、相關性、有用性。
優化高校財務報銷管理的建議及對策。建立健全財務報銷制度,編制報銷指南,繪制報銷流程,減少財務信息不對稱。在審核報銷過程中,如無明確規定,對相同的業務不同財務人員辦理結果可能會有差異,既影響會計信息質量,又易造成報銷雙方的矛盾。建立健全財務報銷制度可使報銷人員和財務人員雙方均有法可依,減少分歧造成的矛盾。各高校應依據國家有關法律、法規和財務規章制度,根據學校自身特點,制定財務報銷制度,用于指導和規范學校經費使用。例如可根據經費來源的不同,編制科研項目經費管理辦法、教學經費管理辦法、日常公用經費管理辦法、人員經費管理辦法等,對各種經費使用范圍、審批權限、列支額度等進行明確規定。而報銷指南和報銷流程則是教職工報銷的操作性指南,它可使報銷人員減少因對報銷業務不熟悉而多次往返財務,加快報銷速度。
設立初審員,對報銷憑據進行初審。財務部門可指定熟悉各項審核報銷業務的財務人員擔當初審員。由初審員對原始憑證進行初步審核,對發票的合法性、合規性,審批手續的完整性,發票粘貼的規范性進行初步審查,對需要更正、補辦手續的予以告知,同時指導報銷人員到相應窗口進行報銷。設立初審員,一方面減少了財務報銷人員的工作量,另一方面避免報銷經辦人員到報銷窗口因手續不完備被退票,減少報銷人員對財務部門的不滿情緒。
加快財務信息化建設,實現信息共享,構建暢通的溝通渠道。高校應加快財務信息化建設,提升高校財務管理水平,使財務信息的相互共享交換成為可能。現在一般高校都有校園網,可開通網上查詢系統,使科技處、教務處、學生處、財務處實現相關資源的共享,同時方便教職工查詢收入明細、納稅情況、科研經費到賬及支出明細等;在財務主頁上廣泛宣傳報賬程序及各步驟要求,減少補辦手續等不必要的事情發生;設立處長信箱,及時解答財務相關疑問。通過以上各種方式建立有效的溝通渠道,促進財務人員與師生員工的相互溝通、相互理解、相互尊重與支持,有利于財務部門更好的開展工作。
推行校園一卡通,實現無現金收付。推行無現金化,學生繳費可借助校園一卡通,實現網絡繳費,減少現金交易;同時教工報銷款也可直接打入其工資卡,不再通過現金支付,避免教工二次排隊等候,節約報賬時間,提高工作效率,降低現金保管和流通過程中的風險,保障學校資金安全。
加強財務人員隊伍建設,調動財務人員積極性。財務人員的工作能力和效率影響著會計核算監督的質量,因此需通過后續教育提高財務人員的業務素質,同時采取激勵機制調動財務人員工作的積極性。高校應加大對財務人員培訓經費的投入,定期組織財務人員進行業務培訓,對新出現的法律法規和業務內容進行培訓,拓展財務人員知識的廣度和深度,增強其業務能力,只有財務人員這樣才能在審核報銷中依照財務法律法規辦事,有利于會計基礎工作規范化的實施。同時財務部門應建立公正、公平的績效評估方式,評估財會人員的工作業績,并據之給予獎勵,有利于激發財務人員的工作積極性。此外,適當增加財務報銷審核人員的配備,緩解財務人員緊張與工作量過大之間的矛盾,也有利于財務人員報銷更快更好。