檔案安全管理及其利用

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1檔案安全管理實施工作思路

1.1加強檔案安全體系建設，確保檔案安全

我們要在組織層面加強檔案安全管理體系建設，為檔案管理工作人員分配任務，實行管理工作的責任制，做到明確職責專人專管，杜絕工作中的疏漏。我們還要從監(jiān)督層面加強檔案安全管理工作，企業(yè)領導加強對檔案安全管理工作的監(jiān)督，可以成立專門的對檔案安全管理工作的監(jiān)督小組，充分重視檔案安全管理工作，不定期的檢查檔案安全管理工作的開展，及時查缺補漏，防微杜漸。另外確立相應的檔案安全管理的規(guī)章制度和實施有力的保護措施也是十分必要的，可以制定《檔案安全管理工作細則》《檔案安全管理工作制度》等，由制度來規(guī)范和約束檔案安全管理工作人員的行為，確保檔案的安全。“不怕一萬，就怕萬一”，意外難免發(fā)生，我們還應該建立檔案安全管理工作突發(fā)事件的預警機制，對突發(fā)事件要有指定的工作負責人，負責人應熟悉檔案室的布局，備有檔案室的鑰匙，能夠做到不慌不忙穩(wěn)重有序地處理事件，最大程度地減少損失。

1.2加強檔案保管安全，確保檔案完整

檔案保管工作是檔案安全管理的基礎。檔案保管要做到不丟，把檔案弄丟了肯定要出大問題，檔案管理人員一定要認真負責，及時核對檔案的數(shù)量，按要求借出、審閱檔案。檔案還不能壞，檔案缺頁漏頁，字跡不清會損害檔案的使用率，檔案壞了應該及時修補好，保證檔案的完整。檔案不能散，檔案的保管要集中，一個人的檔案要裝在一個檔案袋里，一個科室的檔案要集中在同一片區(qū)域，不能亂拿亂放，否則會導致檔案的丟失或者查閱效率低等問題。檔案不能亂，檔案的擺放和整理都有相應的要求細則，應按照標準整齊地擺放，以方便查閱。無論何時檔案管理人員都應該提高警惕，實施防范，加強檔案保管安全，認真負責整理檔案，杜絕檔案的丟、壞、散、亂，確保檔案完整。相應的檔案管理部門應制定檔案的管理制度和方案，從原則上保證檔案的安全，用規(guī)則約束檔案管理人員的行為，從方方面面都確保檔案的安全，減少人為因素或自然因素對檔案的破壞。

1.3加強檔案庫房安全，延長檔案使用壽命

按照國家的有關標準，保存檔案的庫房應該單獨興建。但是一些機關單位不具備這樣的條件或者意識，通常把檔案庫房設置在辦公樓內，這樣就會存在一定的安全隱患。沒有能力興建單獨庫房的，檔案庫房應該與其他的辦公場所分開，不要設置在同一個房間內，并且檔案庫房要安裝防盜設施，如防盜門、防盜窗、警報器，等等，防止意外發(fā)生。檔案庫房還應該有專門的人員負責看管，禁止一切閑雜人等入內，如果需要進入，需要出示有關部門的證明或介紹信。檔案庫房內也要做好安全防護，做好“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。庫房內配備滅火器，確?；馂陌l(fā)生時能及時滅火；配備溫度計和干燥劑，防止檔案因潮濕而造成的字跡不清不能利用；配備殺蟲劑，防止蟲子、老鼠咬壞檔案；配備厚窗簾，防止強光直接照射，過于干燥的檔案庫房還要配備加濕器，防止紙質檔案自燃；配備清潔工具，定期打掃庫房，防止過多的灰塵；配備監(jiān)控設備和防磁設備，防止他人盜取或利用一些高科技的電子設備掃描檔案資料，非法使用。

1.4加強檔案利用安全，促進企業(yè)健康發(fā)展

21世紀是信息時代，互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，企業(yè)利用網(wǎng)絡這一平臺取得了更多的發(fā)展。檔案管理也應該充分利用電腦技術，熟練應用一些辦公軟件，采集、保存和查閱資料，實現(xiàn)一鍵調出資料，只要登錄公司相應的系統(tǒng)，無論何時何地都可以查閱資料，把冗繁復雜的檔案管理工作變得輕松簡單，提高辦公效率，促進企業(yè)更快更好的發(fā)展。但是互聯(lián)網(wǎng)也有不安全的因素，比如病毒、黑客、木馬等，企業(yè)要聘請專業(yè)的技術人員做好安全保護工作，防止黑客入侵盜取資料，防止病毒損毀資料。除此之外，企業(yè)應更多方面的加強檔案的利用，依據(jù)員工檔案了解職工特點，充分發(fā)揮員工的特長，使各司其職，各盡其能；依據(jù)企業(yè)檔案，理清企業(yè)的發(fā)展脈絡，去粗取精，未雨綢繆，找出適合企業(yè)發(fā)展的道路，為企業(yè)規(guī)劃發(fā)展藍圖。

2結語

檔案管理安全第一。檔案是信息庫的生成地，關乎著企業(yè)和國家的安全。做好檔案管理安全工作不僅要從體制上嚴加規(guī)范，從制度上嚴肅約束，從管理上嚴格要求，還要強化檔案管理人員的責任意識和防范意識，加強物質條件的建設，確保檔案管理工作的順利開展，加強檔案的安全和充分利用，促進國家和企業(yè)的發(fā)展。

作者：李勇 單位：云南省麗江市華坪縣檔案館