檔案管理知識精選(九篇)

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第1篇：檔案管理知識范文

關鍵詞:檔案管理;知識管理;相關問題

知識管理這種管理方法就是利用各種知識進行管理，將已有的知識進行保存，在當今知識經濟的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關系，在檔案管理中知識管理發(fā)揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領域中運用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創(chuàng)新能力得到提升，從而在社會發(fā)展的過程中實現自我價值。

一、知識管理的特征和核心

(一)知識管理的定義。知識管理在當今的管理領域中屬于創(chuàng)新管理，當前還沒有得到廣泛的認可。以網絡的定義為基礎，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創(chuàng)造過程、知識應用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。(二)知識管理的特征對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進行利用，從而提高組織自身的創(chuàng)新能力和應變能力，使組織在激烈的競爭當中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權力和責任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發(fā)揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內部建立學習型組織。(三)組織知識管理的核心。實現組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進行全面的收集和科學的分類，對于各種相關的知識進行共享，促進知識創(chuàng)新，并且不斷實現知識增值，這樣才可以提升組織的應變能力和創(chuàng)新能力。知識管理的核心就是建設有關知識運用和創(chuàng)造的組織，知識是組織重要的戰(zhàn)略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發(fā)揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關新知識共享的機制。組織為服務對象提供的產品和服務當中也要蘊含著知識，在組織的實際經營管理模式當中利用知識管理，創(chuàng)新組織管理。

二、檔案管理的現狀

(一)信息化環(huán)境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實現檔案實體數字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務。利用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費時間而且耗費人力，工作效率較低，實現檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務質量提高，使檔案管理具備寬廣的發(fā)展空間。檔案管理不斷發(fā)展，需要建立信息化知識管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創(chuàng)造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。(二)檔案管理工作存在的問題。針對當前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護的意識，沒有制定具體的保護政策和措施。除此以外，檔案人員的學歷和專業(yè)技能方面的素質也需要得到加強，切實改進檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當前檔案工作的硬件設備比較差，相關的設施也沒有配備齊全，需要改進庫房環(huán)境。

三、檔案管理中知識管理的應用

(一)細化檔案管理保管過程。在網絡化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細化。在檔案管理中，基礎工作是檔案的保管，在傳統(tǒng)的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進行查詢，如果需要查閱的內容包含在內，整卷的查閱，非常耗費時間和人力。上述的管理方法比較落后，當前我國辦公自動化技術不斷得到普及，開始廣泛的利用網絡信息存取技術，檔案管理細化了保管單位的運用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術方法等各個單元。利用計算機和網絡通信實現知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當中存在的問題進行挖掘，并研究解決，從而促進檔案信息資源得到更加深入的開發(fā)。(二)再造檔案管理業(yè)務流程。實現業(yè)務流程的再造就是再設計組織當中的工作流程和程序。再造檔案管理業(yè)務流程，以文件生命周期設計為基礎，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統(tǒng)的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進組織的文件檔案工作實現一體化，統(tǒng)一設計業(yè)務流程。這個流程當中包括文件的生產、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務功能得到強化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發(fā)展，檔案管理部門需要在自身的管理當中利用知識管理新技術，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，更多的利用網絡技術和數據庫技術，使其作為強大的支撐，引進各種現代化的工作方式，從而實現有序化的檔案管理。(三)拓展檔案的管理職能。不斷加強組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術，轉變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉變職能，首先需要實現知識的歸納，并且大力開發(fā)檔案知識，從而針對檔案管理實現智能化的服務，可以共享檔案知識資源，這就需要轉變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規(guī)劃為基礎，將檔案管理職能進行完善。轉變職能的同時也要轉變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。(四)強化檔案管理人員的修養(yǎng)。當前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業(yè)技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因為管理者專業(yè)培訓不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進行運作，需要將檔案管理技術進行更新，定期培訓檔案管理人員，加強繼續(xù)教育，領導需要更多的利用鼓勵政策，創(chuàng)造出互利的氛圍，可以使員工之間進行情景演練，使員工可以產生集體榮譽感，從而更加努力的工作，為組織爭取創(chuàng)造更多的經濟效益。在日后的工作當中更好的利用最新的管理模式，有效的結合現代信息化技術和檔案管理知識。

當前我們正處于知識經濟的時代，檔案工作應該明確傳統(tǒng)管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機遇，實現創(chuàng)新，結合檔案管理和知識管理，科學合理的進行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進行下去。

作者:郭璐 單位:呂梁教育學院

參考文獻:

［1］鄧堯偉．會計師事務所業(yè)務檔案管理的發(fā)展現狀及相關問題探討［J］．檔案學通訊，2013(4):86－89．

［2］劉躍杰．知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應用［J］．現代交際，2016(2):128．

［3］盧愛鳳．信息化條件下檔案管理中的相關問題及未來趨向［J］．中外企業(yè)家，2016(14):200+202．

第2篇：檔案管理知識范文

[關鍵詞]知識管理；企業(yè)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.132

[中圖分類號]G275；F272.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01

1 知識管理的內容

企業(yè)的知識管理指的是通過對企業(yè)內部和外部各個信息和資源進行有效地識別、歸類和管理，包括對企業(yè)和市場信息地收集、加工及應用，并且企業(yè)知識管理鼓勵知識共享和知識創(chuàng)新，以期讓知識帶動企業(yè)經濟增長，提高企業(yè)的競爭水平和科技發(fā)展能力。企業(yè)知識管理的核心內容主要包括以下幾個方面：①企業(yè)知識是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源之一，是企業(yè)立足市場，投身競爭的核心競爭力，企業(yè)只有加強了對企業(yè)知識地開發(fā)和利用，才能有效避免知識流失的現象，提高企業(yè)自身的競爭力；②企業(yè)知識實現的主要途徑是知識共享，企業(yè)實行知識共享可以極大地促進企業(yè)知識資源的豐富和拓展，更好地面對大數據時代市場潮流的沖擊；③企業(yè)運用知識的目的一定是要為客戶提供服務的。企業(yè)可以把知識管理作為一種經營管理形式，來加強企業(yè)自身的創(chuàng)新能力和造血能力。

2 知識管理對企業(yè)檔案管理的新要求

2.1 知識管理要求企業(yè)進一步改進檔案管理工作

對于大多數企業(yè)和管理者來說，企業(yè)要改進檔案管理工作最有效的方式就是設計更好的工作流程，來提高消費者的消費體驗，以顯示企業(yè)管理的科學化和紅專業(yè)化。企業(yè)進行檔案改革是對傳統(tǒng)檔案管理思想的一項沖擊，為企業(yè)提供了一種新的發(fā)展方向和發(fā)展思路，能讓企業(yè)更好地整合現有資源，提高企業(yè)內部管理和外部管理的質量和水平，進而提升整個企業(yè)的知識管理工作水平。關于企業(yè)開展知識管理工作的步驟，主要有以下幾點：首先，要突破以往知識管理思想的束縛，要摒棄以往對企業(yè)知識管理的認知，用新的觀點和新的理念來看待企業(yè)這一改革活動，更加關注企業(yè)發(fā)展文件的系統(tǒng)性，重視文件的連續(xù)性；其次，要建立一個更加信息化的企業(yè)知識管理平臺，利用現代信息技術來提高企業(yè)信息管理模式的運營效率和運行水平。因此，要加快企業(yè)檔案一體化工作進程，提高企業(yè)檔案的信息化水平，把文檔的管理活動和要求同時運用信息化的方式進行整合，運用現代科技水平進行信息化的全程管理，提高企業(yè)知識的信息化程度和可利用率。

2.2 知識管理要求企業(yè)完善檔案管理的職能

知識管理對企業(yè)運營的影響是多方面的，不僅可以對企業(yè)的管理戰(zhàn)略和管理模式產生影響，甚至還能改變企業(yè)的工作流程和運營方式。如果對知識管理改變企業(yè)這一現象進行研究，就會發(fā)現在知識管理的要求下，企業(yè)檔案管理的職能相比以往已發(fā)生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應該不斷發(fā)展來適應這種改變。在具體的實踐中，可以通過以下幾個方面進行改造：第一，企業(yè)的檔案管理模式轉變道路要契合企業(yè)知識管理的要求，為知識管理服務，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是實體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當然也影響了企業(yè)檔案的利用效率，而在知識管理的要求當中，企業(yè)檔案占據了非常重要的地位，因此，加快企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)化是適應知識管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉變，從以往的實體保管轉向現代化管理，即從一個僅僅保證檔案完好的保管員轉變?yōu)閾碛袑I(yè)知識的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業(yè)檔案里傳遞出來的信息，必要時候甚至可以提供知識和決策。此外，檔案管理人員必須有著過硬的個人能力和專業(yè)素養(yǎng)，個人意志要符合企業(yè)的發(fā)展理念，不斷參與到企業(yè)的發(fā)展和建設工作當中，發(fā)揮出知識管理應有的作用。為此檔案管理員必須掌握現代管理知識，熟悉企業(yè)檔案內容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業(yè)素質，從單純的體力輸出者轉變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展的智力輸出者，為企業(yè)的發(fā)展提供智力和決策支持。

2.3 知識管理要求企業(yè)發(fā)展新的檔案管理技術

當今社會，科技和知識的更新水平越來越快，更新周期也相應縮短。為了適應更加快節(jié)奏的技術和資源需求革新，企業(yè)檔案管理工作也要廣泛應用現代化技術來適應現代化的知識管理需求。通過對目前企業(yè)信息技術發(fā)展現狀分析，筆者發(fā)現制約我國企業(yè)信息技術發(fā)展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設施不到位等。企業(yè)應認識到知識管理的重要性，并且從自我分析中找到企業(yè)知識管理工作的缺點和不足，采取措施掃清發(fā)展障礙，來促進企業(yè)檔案管理工作的進一步開展。筆者結合企業(yè)信息技術現狀，給出以下幾點建議：首先，企業(yè)應加大研發(fā)部門的投入，加強自身研發(fā)能力，或者與研發(fā)部門進行合作，共同開發(fā)企業(yè)檔案管理技術，企業(yè)應根據自身特點來選擇不同的道路，比如，自身財力雄厚的企業(yè)，應更多地傾向于自主開發(fā)檔案管理技術；其次，企業(yè)應加強對信息資源的開發(fā)。隨著企業(yè)信息化程度不斷提高，企業(yè)的生產方式、管理方式等逐漸走向科學化和智能化，但是目前很多企業(yè)檔案的信息化程度不深，做得遠遠不夠，很難適應知識管理對企業(yè)檔案信息化程度的要求，此時應主要運用現代信息技術，加快企業(yè)檔案的信息化、系統(tǒng)化和平臺化，積極加大檔案資源地開發(fā)和利用，爭取提高企業(yè)知識管理的效率和效益。

知識和信息是知識經濟時代企業(yè)發(fā)展的核心和動力，是支撐企業(yè)發(fā)展的核心。企業(yè)檔案作為一個企業(yè)生產發(fā)展最直觀地反映和記錄，只有受到企業(yè)管理者的關注和重視，才能在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮更大的作用。

主要參考文獻

第3篇：檔案管理知識范文

1.1缺乏足夠的檔案管理意識

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經濟支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。

1.2沒有建立完善的檔案管理制度

目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

1.3缺乏信息化的檔案管理

計算機技術已經改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

1.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業(yè)責任感還應具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

2.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑

2.1重視檔案管理工作的宣傳

通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網絡等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

2.3加強檔案管理人員的專業(yè)培訓

新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。

第4篇：檔案管理知識范文

【關鍵詞】檔案管理 道德修養(yǎng) 知識結構

隨著人類活動領域的不斷擴大和現代科技的快速發(fā)展,檔案工作發(fā)生了很大的變化。無論是檔案的內容成分、載體形式,還是檔案的管理方法、利用方式,都出現了一些前所未有的新情況、新問題。特別是由于電子計算機技術、網絡技術、縮微復制技術等現代科技在檔案部門的廣泛運用,檔案工作正在逐步由簡單管理向復雜管理、由經驗管理向科學管理、由手工管理向現代化管理轉變,已經成為一項非系統(tǒng)掌握檔案專業(yè)知識和相關知識的職業(yè)人員就不能勝任的科學勞動。

對檔案工作來說,這既是難得的機遇,也是嚴峻的挑戰(zhàn),更是檔案和檔案管理活動的革命。這要求檔案從業(yè)人員不僅要具有精深的專業(yè)知識和廣博的相關學科知識,而且要具有熟練駕馭現代高新技術的能力;不僅要繼續(xù)扮演好歷史事實的維護者、“社會記憶”的保護神的傳統(tǒng)角色,而且要盡快適應檔案文件的監(jiān)督者的新角色;要求他們不僅能處理好原有的工作內容,更要有能力處理新出現的事件和突發(fā)事件。

檔案是歷史最真實的維護者

檔案是社會實踐活動的伴生物,是人們在政治、經濟、軍事、文化、科技等社會實踐中直接形成的原始記錄。它不是事后編寫或隨意收集來的,因而它在印證歷史事實、糾正史籍訛誤方面有著其他資料無法比擬的權威性。在儲備人類科學文化知識的所有文獻中,檔案的形式最繁多,內容最豐富。檔案作為人類文明和歷史的最真實的見證和維護者,常常具有以下特征:

社會的廣泛性。檔案勞動是由國家規(guī)劃和組織協(xié)調的,是有組織的、廣泛的社會化生產;勞動對象檔案來自整個社會,勞動的成果服務于整個社會。來源于社會,服務于社會是檔案社會屬性的重要來源和體現。

知識的綜合性。檔案包含著人們的各種知識和正反經驗,同時也包含著不同階級的意識形態(tài)。要對檔案進行去偽存真、去粗取精、由表及里、由此及彼的整理和鑒定,需要多學科的文化知識和歷史唯物主義世界觀。同時,檔案涉及極廣,人文、地理、天象、人類的實踐等都是檔案的內容。從自然到社會,從文化到物質,從昨天到明天,一切的一切都賦予了檔案包容萬象、傳承古今的綜合內涵。

歷史的繼承性。我國有悠久的檔案工作歷史,有一套檔案工作的優(yōu)良傳統(tǒng)和一系列的檔案工作成果。檔案工作者要連續(xù)不斷地服務于整個社會,就必須在前人勞動的基礎上有所繼承、不斷創(chuàng)新,才能保持知識體系的完整性、科學性、連續(xù)性,以適應新的需求。同時,檔案工作者也需要把自己的經驗和技巧傳承下去,以供后來的同行們學習和借鑒。這就賦予了檔案工作承上啟下、傳承歷史、繼往開來的特性。

探索的艱苦性。伴隨著人類社會的歷史進程,每天都在產生檔案。隨著館藏量的增多,每個工作人員對檔案內容的繼承和借鑒需要深入了解,并要進行有目的的記憶,才能提高這種人工腦力檢索的能力。同時他們長期埋頭于“故紙堆”做整理等基礎工作,是“枯燥”和“乏味”的,從而使這種勞動帶有探索的艱苦性。

從檔案勞動的以上特征可以看出,檔案勞動需要消耗勞動者一定的體力和大量的腦力,屬復雜勞動的范疇。檔案勞動表現為對前人創(chuàng)造的經驗和知識(技術)進行收集、整理、加工、轉移使之系統(tǒng)化、實用化的復雜勞動過程。

檔案工作者所需的道德修養(yǎng)

由于檔案工作的特殊性,它要求檔案工作者從以下幾方面來加強自身修養(yǎng):

要具有為檔案事業(yè)獻身的精神。作為一名檔案工作者,首先要樹立堅定的事業(yè)心,熱愛本職工作,維護本職業(yè)的權益,在技術上精益求精,力爭掌握最好的職業(yè)技能。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè),是人類歷史文化科學得以承前啟后、繼往開來的工作。同時,檔案工作又是一項平凡的工作。檔案工作者所肩負的重大責任,往往都體現在大量繁瑣的業(yè)務工作中,貫穿在業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié),甚至每一份文件上。因此,檔案工作者應該具有主人翁的工作態(tài)度,嚴肅認真的工作作風,高度的政治責任感和強烈的事業(yè)心。

要實事求是地維護黨和國家的真實歷史面貌。檔案是歷史的真實記錄,其歷史性和真實性產生于人們的實踐活動,又成為人們實踐活動的憑證。做好檔案工作不僅是當前工作的需要,而且是維護黨和國家真實歷史面貌的重要事業(yè)。由于社會政治生活的復雜性,居心篡改或肆意破壞檔案的也不乏其人。因此,維護歷史真實,同一切破壞檔案、篡改歷史記錄的行為斗爭,這是檔案工作者的神圣職責和光榮使命。同時,檔案工作者也不能主觀臆造檔案、武斷解釋檔案或片面提供檔案,而是必須從實際出發(fā),實事求是地解決和處理檔案管理中的具體業(yè)務問題,絕不允許損毀或改變檔案的原貌。

要有積極主動、誠懇熱情的服務態(tài)度。檔案工作是一項服務性的工作,是專為他人“鋪路搭橋”、“做嫁衣裳”的工作。檔案的內容涉及政治、經濟、文化、教育、科技、軍事、外交等各個方面,利用檔案的人也來自各個地方、各個階層、各行各業(yè)。檔案的被利用內容之廣,服務范圍之大,都要求檔案工作者具有“為人民服務”的精神、良好的工作態(tài)度和認真負責的工作作風,以便使檔案的作用得到最大限度的發(fā)揮。

同時,由于檔案工作還具有一定的機密性和較強的政治性(在特定時期,出于某些原因的考慮,某些檔案是要保密的。只有到了一定時期,那些保密的檔案才能逐漸解密),因此,檔案專業(yè)工作人員尤應具備在檔案的保密期內守口如瓶、嚴守秘密的政治素質。

檔案工作者的知識結構

人類的社會實踐活動賦予檔案以十分豐富的內容。對這些內容豐富的社會歷史遺產進行科學的管理,無疑對檔案工作者在知識結構上提出了較高的要求。檔案工作各環(huán)節(jié)所進行的一系列獨特而復雜的專門工作,又需要檔案工作者熟練掌握檔案學理論知識和實際操作技能。檔案工作者文化素養(yǎng)的高低直接影響著檔案工作效率的高低和發(fā)展速度的快慢。檔案工作者在知識結構上的一個顯著特點就是知識面的廣與博。這一點應當成為檔案教育區(qū)別于其他專業(yè)教育的基礎,也是檔案工作者加強其自身修養(yǎng)時必須注意的地方。檔案工作者的知識結構應該由以下幾方面構成:

辯證思維的知識。檔案工作者特別要學習哲學,掌握辯證唯物主義和歷史唯物主義的原理,還要學習政治經濟學、邏輯學等。沒有一定的理論修養(yǎng),沒有正確的思想觀點,不僅不能正確地研究各種錯綜復雜的檔案材料,甚至還會使我們的工作脫離正確的軌道。

檔案管理的專業(yè)知識。檔案工作者所需的基礎知識包括語文知識、歷史知識及現代化管理知識等。檔案主要是通過文字形式來記錄人類實踐活動的,檔案工作者在檔案的收集、整理、鑒定、提供利用等具體工作環(huán)節(jié)中也主要是憑借文字來進行的。因此,檔案工作者應該具有相當的語言文字水平,包括古代漢語和現代漢語,必要時還可以包括外國語、少數民族語言或古文字學等方面的知識,以便能用高度概括、簡練準確的文字來表達和揭示檔案的內容。由于檔案反映了人類社會活動的歷史進程,每一個歷史時期形成的檔案都具有一定的時代特征。因此,熟悉和掌握檔案形成時期以及檔案內容所涉及的歷史知識,是檔案工作者從事具體業(yè)務工作最起碼的條件。除了掌握檔案學基本知識以外,還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識。例如:檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。同樣,不同行業(yè)、不同專業(yè)領域的檔案管理人員還需要掌握本行業(yè)、本領域的專業(yè)知識。比如,醫(yī)院檔案管理者必須具備相關的醫(yī)學分類、醫(yī)學分科等知識。只有掌握了相關的專業(yè)知識,才能更好地從事檔案工作。

新時期檔案管理的新技術。隨著社會的進步,科技的發(fā)展給檔案管理帶來了新的機遇。計算機和信息技術的使用,給檔案和檔案管理工作帶來了很多新的方法和技巧。檔案的收集、儲存、分類、查詢等工作在新的科技使用中變得更加多樣和復雜。這就需要檔案管理人員能夠與時俱進,掌握和使用好現代化信息技術,把檔案和檔案管理工作做得更好。

第5篇：檔案管理知識范文

關鍵詞：新時期；檔案管理；現代化

隨著科技的發(fā)展和計算機的普及應用，人們在工作的時候自動化程度不斷的提高。檔案管理工作也應該根據實際的需要，將新的手段更好地運用進來，幫助檔案管理更好地實現現代化，滿足檔案管理的需要，實現管理現代化。

1 檔案管理現代化過程中存在的一些問題

1、檔案管理的標準化程度非常低

檔案管理實現現代化的一個重要條件便是檔案工作標準化的實現。我國在進行檔案管理的時候，其體系比較的復雜，管理也比較的分散。并且由于歷史等方面的原因在進行檔案管理的時候各個單位都各自為政，管理的水平差別也比較的大。而且現在研究出來的軟件沒有統(tǒng)一的標準，這也導致了檔案管理的標準化程度比較的差，數據也不夠完整，這對檔案管理現代化的實現是非常不利的，這種情況也會導致檔案管理低水平以及重復建設的情況不斷地出現，檔案管理現代化水平提高非常的緩慢。

2、檔案管理人員的素質比較低下

檔案管理現代化的實現是離不開現代化設備的，而在使用現代化設備的時候，相關的人員素質必須比較高，并且觀念比較新。只有檔案管理人員的技術水平以及知識層次都比較高，在進行檔案現代化管理的時候，效果才會比較明顯。但是就目前而言，很多從事檔案管理的工作人員，在進行檔案管理的時候采用的依舊是以往落后的知識和方法，這些人員也不具有先進的管理知識，自身的技能水平也比較差，無法滿足現代化操作的需要。

3、在進行檔案管理的時候，投入比較少，滿足不了現代化管理需要

在進行檔案管理現代化的過程中，最大的問題便是經費比較少。而經費投入的多少是由領導對檔案管理現代化的認識決定的。現在很多單位的領導對檔案管理的重要性認識都不足，投入的資金也比較少，這些資金根本不足以購買那些現代化的設備。特別是一些基層單位，進行檔案室建設的時候，條件比較差，安全設施也不夠到位，檔案室的建設本身便不夠規(guī)范和標準，而檔案室建設的自動化和數字化更是不可能的事情，這也給檔案管理現代化發(fā)展造成了不良影響。

2 推動檔案管理現代化的一些措施

1、重視檔案管理的規(guī)范化和標準化建設

在進行檔案管理實踐的時候，想要真正地確保檔案工作標準化的實現，必須根據需要制定一系列的實施標準，確保檔案管理的秩序以及效益能夠達到最佳。這是檔案管理現代化實現的一個重要手段和前提，若是在進行檔案管理的時候僅僅有技術方面的保證，專業(yè)化以及標準化的程度不夠，那么檔案管理的質量以及速度便很難真正的提高，所以在進行檔案管理現代化的過程中，必須先進行檔案管理標準化以及規(guī)范化的建設，這樣才能給檔案管理現代化奠定一個好的基礎。

2、提高檔案管理人員的素質

在檔案管理現代化建設中，人的作用是非常重要的，想要現代化管理真正的實現，必須變革人的思想。檔案管理人員必須真正地認識到檔案管理現代化是檔案管理的發(fā)展趨勢。在新的形勢下各種新的檔案不斷的形成，想要保存好這些新檔案和以往的檔案，必須利用先進的技術和手段來進行管理。而管理人員也必須認識到自身工作的重要性，不斷地提高對自己的要求，不斷地接受各種培訓，提高自己的知識水平和專業(yè)技能。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術水平和管理水平，最好還能具備較強的開拓創(chuàng)新意識，進而加快檔案管理的現代化進程。在這樣的情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，例如聘請專門的老師教授他們計算機方面的相關知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓，使得這些管理人員逐漸擁有全方位的能力，能夠應對現代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現代化管理的質量，確保檔案管理現代化建設的順利進行。

3、對管理意識進行強化，加大對檔案管理現代化的投入

想要真正實現檔案管理現代化，必須將大量的資金以及先進設備投入進來。各級領導也必須真正地意識到檔案管理的地位和重要性，積極推動檔案管理現代化地進行。加大對檔案管理現代化資金、設備方面的投入，在進行檔案室設置的時候，必須做好通風、采光、安全以及防潮方面的措施，根據實際的需要還可以將電腦、監(jiān)視設備、空調等設備運用進來，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現資料丟失的情況?，F代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較強，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現代化水平。為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經費支持，幫助他們引進先進的技術和設備。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經濟效益。

4、檔案保護現代化。傳統(tǒng)意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今后研究的重點內容，不僅要研究有效保護和保管檔案載貨的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的案例性、真實性與完整性。

第6篇：檔案管理知識范文

關鍵詞：醫(yī)院人事檔案管理崗位；設置；思考

一、人事干部檔案管理崗位設置沒有得到重視

隨著我國各行業(yè)改革的不斷深入，隨之進行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應給人事干部檔案管理工作帶來了新的變化和挑戰(zhàn)，人事檔案的實用意義越來越大，管理機構也不斷的完善和加強，管理手段和管理水平也隨之提高，然而，在人事干部檔案管理的崗位設置上存在著一些問題。以檔案管理專業(yè)在本系統(tǒng)目前人事檔案管理崗位設置的現狀來看，仍然看出在崗位設置中存在同樣的問題。如我們全系統(tǒng)18單位，具有人事干部檔案管理條件的有16個單位，共管理有在編在職、退休干部職工7000多人的檔案，除少量市管干部檔案由市組織部檔案局管理外，其余全部都在基層單位人事部門自行管理，最多的有1500多卷，少的也有150卷，那么人事干部檔案管理崗位的設置有以下幾種情況：

1. 從全系統(tǒng)18單位中，只有3個單位設有專職人事檔案管理人員，其他15個單位都是兼職，也就是說，人事干部除了完成日常工作之余，在因收集歸檔的資料太多了或有空，才抽出時間抽出人手突擊處理檔案歸檔，都是延用這種兼管檔案管理工作的被動管理模式；

2. 實行績效工資制度時，在設置的崗位說明書中，有館員（人事干部檔案管理、病案管理、圖書館管理等）崗位說明書，但病案管理、圖書館管理等崗位都是專職的；

3. 由于人事干部檔案管理工作崗位的特殊性，與醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)相比，醫(yī)療衛(wèi)生的業(yè)務學術活動相對就比較重視，而人事干部檔案管理兼職人員很少參加省外甚至市外的專業(yè)培訓和外出考察學習機會；

4. 崗位業(yè)務技術提高的培訓班也相對的少，年內或隔年以主管部門或市檔案局組織的技術培訓也就1-2次，然而，檔案管理知識、技能、設備等是需要不斷跟班學習、更新和提高的；

5. 職稱的晉升也不如醫(yī)療業(yè)務的重視，有關部門很少組織辦培訓班。比如在長期的人事檔案管理工作實踐中，怎樣把工作中的經驗和技能總結出來，通過撰寫論文來交流；也沒有在晉升時有什么要求和技能等內容進行培訓和指導，從而人事檔案管理工作人員的綜合水平只維持在應付日常工作的現有水平上。

二、人事檔案管理崗位設置的思考

隨著目前信息化技術的突飛猛進，以及衛(wèi)生事業(yè)的開展趨勢，人才資源的合理配置和充分發(fā)揮與利用，已經成為目前衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)開發(fā)的首選，人事干部檔案管理工作也面臨了不少新的挑戰(zhàn)。新時期如何提高檔案管理人員的綜合水平，充分開發(fā)檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事工作服務，已成為一個嶄新的重要課題。那么，如何提升工作效率？如何采集紙質文檔和電子文件？怎樣合理地把各種文檔歸檔？怎樣可以快速找到想要的文檔等等問題。都需要人事檔案管理崗位設置得到新的重視和升級，作者認為：

1. 各級領導既要重視又要把行動落到實處。組織人事部門必須高度重視人事干部檔案管理工作。要把人事干部檔案管理工作放在事關干部隊伍建設全局的高度來認識，將其崗位設置與其他專業(yè)崗位相同并論，有必要探索合理科學的管理體制，把被動管理轉化為主動管理，定檔定人，做到檔案管理工作及時有效。

2. 宣傳還要做到深入人心。干部人事檔案管理工作越來越顯示出它的重要性，人才越來越受到國家和用人單位的重視，如何合理配置和充分發(fā)揮利用人才資源，通過十精神的傳遞就會進一步明確今后人才發(fā)展的重要性，干部人事檔案就是我們人才資源，所以有關部門要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會關心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對人事檔案工作的知曉率，為奔小康作出貢獻是很有必要的。

3. 大力推廣干部人事檔案管理系統(tǒng)的使用。老舊的人事檔案管理模式已不適應當前的發(fā)展需要，手抄的年代已慢慢遠離，隨著電器化程度的普及，在日常檔案管理工作方面盡量實行微機化操作，完全可以利用計算機、掃描儀等現代化設備，將文字、圖片等資料變成數據資料，使干部檔案信息化；建立起完善的干部人事檔案數據庫系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等工作，保證干部檔案信息的“原生態(tài)”，也大大地提高了工作效率。

4. 更新設備更新知識。從切紙到打孔、從目錄到進柜以及“六防”工作所用設備都有必要不同程度的更新換代；加強檔案管理人員的業(yè)務培訓更是不可缺少，組織參加各級舉辦的業(yè)務培訓班、進修班、檔案知識講座、競賽、經驗交流會、學術研討會等，是提高檔案管理人員的業(yè)務水平和工作能力的必修課。當然，象習見平同志說的那樣“打鐵還靠自身硬”，檔案管理人員自身也要加強學習，堅持與時俱進，開拓創(chuàng)新，樹立正確的人生觀和全心全意為人民服務的思想，做到干一行、愛一行、專一行，愛崗敬業(yè)，樂于奉獻，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出自己應盡的努力。

參考文獻

[1] 新時期加強干部人事檔案管理工作之研論_調研報告. 作者：佚名. 來源：不詳. 時間：2008-1-19 19：40：13. 人：lsy1chj2wdh3

第7篇：檔案管理知識范文

現代工程項目管理經過長期的工程實踐形成了獨具特色的管理體系，作為該體系的一個組成部分，檔案管理工作也是根據工程項目的實際需要應運而生的，具有其不可或缺的重要意義。檔案管理工作與勘察測量、方案設計等工作不同，不是立竿見影的產生直接效用，而是在整個工程項目的實施過程中發(fā)揮綜合作用，具有多方面的實際意義:(1)檔案管理工作是項目管理中必需的輔助工作。檔案管理工作是針對工程項目過程中產生的各類具有保存價值的文件材料的收集、整理、保存工作，擔負著保證檔案材料的完整、安全的職責。因此，在廣義上，工程項目過程中任何具有保存價值的資料一旦產生，就進入了檔案管理工作的環(huán)節(jié)。無論資料是否立即在工程人員手中得到使用，檔案材料都已經是在檔案管理制度的管理范疇之內，應由專職的檔案管理人員或是正在使用檔案材料的工程工作者根據檔案管理的制度要求妥善保管檔案材料。從以上角度來看，檔案管理工作在工程項目管理中可以說是無處不在、貫穿始終的一項工作，它是占據了資料在產生與使用以外環(huán)節(jié)的工作，也是所有工程資料的最終歸宿。(2)檔案管理工作對于控制工程效率與質量具有重要意義［3，4］。大型工程項目涉及的學科面廣、持續(xù)時間長、工序眾多，整個過程中會涉及并產生種類繁雜的大量文件資料，諸如公司資質證書、項目合同、地質資料、施工設計、測量記錄、材料檢驗記錄、監(jiān)理月報、竣工圖等等。這些文件材料對于工程來說是不可或缺的，而檔案管理就要對這些材料的管理負責，在這些材料產生后進行收集、整理、備份等等工作，在任何檔案材料有使用需求時保證能夠及時準確的提供材料，并始終確保材料不會損壞或遺失。關鍵材料的使用對于工程效率與質量管理的重要性不言而喻。通過合理的檔案材料管理，做好檔案的備份與轉手工作，能使各項工作及時獲取所需的文件資料，從而提高工程效率。通過良好的檔案管理為工程各項工作提供所需的完整、齊全、準確的文件材料是保證工程質量的基礎。(3)檔案管理工作面向未來，檔案材料具有進一步使用的可能與歷史價值。檔案管理工作不僅僅立足于現在，它同時是對未來未知可能的考量，而后一種作用正是檔案管理在現代管理體系中成為必備環(huán)節(jié)的原因。檔案材料進一步使用的可能，具有的歷史價值，對爆破施工企業(yè)來說其價值有著太多可能的體現方式，比如:在資質申請中需要用到企業(yè)過去的業(yè)績材料，在企業(yè)宣傳中需要以往突出成果的影像資料，在工程成果推廣應用中需要的以往的技術資料，在發(fā)生事故時需要調查生產施工的資料文件，等等。

2爆破施工企業(yè)檔案管理工作特點及存在的主要問題

2．1檔案管理工作特點

除了傳統(tǒng)的拆除爆破與土石方爆破項目的承包，許多爆破施工企業(yè)近年來更深入的參與到基礎設施建設工作當中。這種趨勢使得爆破施工企業(yè)的檔案管理工作由單一的爆破施工資料向多學科、多類別的資料管理轉變，因此具有如下特點:(1)基建工程檔案文件數量較大，品類較多［5］。爆破施工企業(yè)從事的主要工程項目是鐵路公路道路建設、地下工程施工、建設平場等等，其中很多工程都會產生大量施工圖紙、設計書等等各類文件。傳統(tǒng)的拆除爆破一般規(guī)模較小、施工單一，這些工程相較產生的檔案材料類別繁多、資料量大。(2)工程檔案管理工作涉及面較廣。大型工程項目一般是分段承包，同時設計、施工、監(jiān)理等參與單位也各不相同，因此檔案的管理往往涉及到多家單位，需要一定的協(xié)調工作。同時，設計爆破的基建工程項目有很多關鍵性文件需要同時提供多份材料給業(yè)主、施工方、管理部門。(3)檔案材料保存價值高［6］。工程檔案材料是工程設計、施工、驗收等一系列情況的真實記錄，對于日后的質量檢驗、維護、事故調查、工程借鑒等等工作都是必不可少的。爆破施工由于涉及到爆破器材這一危險源的制造、儲存、運輸及使用，受到國家的嚴格管控，保管好爆破施工的相關檔案材料也是確保企業(yè)安全生產及配合國家有關部門開展安全生產管理工作的需要。(4)檔案管理工作貫穿工程始終。隨著工程的推進，設計、施工等各方面的重要資料不斷產生，這些資料中的大部分文件在多個部門、不同時期會有使用需要，因此檔案管理工作需要實時跟進，不斷收集、整理，做好歸檔工作。

2．2存在的主要問題

爆破施工企業(yè)的檔案管理工作中存在著多方面的普遍性問題，事實上這也是我國工程檔案管理工作的現狀，具體來說存在著以下主要問題:(1)對檔案管理工作的重視程度不足，管理意識淡薄。企業(yè)追求經濟效益，講求效率與實效。因此，工程項目中能夠創(chuàng)造明顯經濟效益的各項業(yè)務便自然的受到重視。相比之下，檔案管理工作在工程質量及工程管理上的作用不具有直觀性，作為歷史材料保存的價值也具有時效性，其重要意義容易受到項目管理人員的忽視，于是在工程項目管理中便成為了受到普遍輕視的一環(huán)。特別是小型的爆破施工企業(yè)中，隨意的處置檔案文件，毫無管理意識，導致了檔案文件管理混亂，檔案文件遺失等問題頻現。(2)檔案管理制度不健全。許多爆破施工企業(yè)都未曾建立基本的檔案管理制度，各種重要的資料從產生開始都得不到妥善的管理，而是由內部工作人員隨意的使用、存放，檔案的收集、整理、歸檔沒有規(guī)劃，因此對保持資料的完整性與安全性帶來了很大的隱患。由于缺乏相關制度的規(guī)整，標準不能統(tǒng)一，檔案文件在分類整理、歸檔、存放等方面都存在質量問題。在檔案管理工作涉及多家單位的情況下，檔案管理制度缺失帶來的問題更是尤為突出。(3)工作人員檔案管理的水平、責任心不足。由于企業(yè)漠視檔案管理、制度缺失，也導致了檔案管理工作人員工作質量的低下。工程檔案的管理工作是一項復雜體系工作，但是目前爆破施工企業(yè)中大部分檔案管理人員并不具備檔案管理所需的基本知識，工程檔案材料的管理人員往往也由其他工作人員兼職，同樣不具備相應的專業(yè)素養(yǎng)。實際上大部分爆破施工企業(yè)缺乏具備專業(yè)水平的檔案管理工作技術人員。

3檔案管理措施建議

從爆破施工企業(yè)工程檔案管理的現狀來看，檔案管理工作存在的問題是長期以來漠視的結果，并不是一朝一夕能夠改變的，同時也需要在多方面進行改進，本文對此提出以下針對性措施:(1)加強宣傳教育，提高爆破施工企業(yè)對于檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作問題的根源就在于沒有形成良好的管理習慣，工作人員檔案管理意識淡薄。大部分人將檔案最后的歸檔視作檔案管理工作的全部，而沒有意識到資料自產生時就已經進入了檔案管理的范疇之內。因此，需要在企業(yè)內部展開宣傳，扭轉漠視檔案管理工作的觀念，使員工充分了解檔案管理工作所具有的現實及歷史意義，從而在工作中能自覺重視。爆破施工企業(yè)的管理人員更有必要認識到檔案管理工作所涵蓋的范圍與意義，切實作為一項重要的工作來進行。(2)建立健全檔案管理制度。良好的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基本前提。爆破施工企業(yè)應當依據國家對于工程檔案管理的相關規(guī)章制度，同時結合實際需要，建立完整、嚴格的制度，對于檔案管理的收集、整理、編目、保存、檢索等做出細致的規(guī)定，在制度上使檔案管理工作有章可循，并可以通過獎懲性措施提高員工對于檔案管理工作的責任心。同時，歸檔文件材料應當依據國家頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)等國家標準、行業(yè)標準的要求設定明確而統(tǒng)一的標準，從而確保歸檔文件材料質量符合要求。(3)進行培訓教育，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。良好的檔案管理工作要求爆破施工企業(yè)的工作人員普遍具有必要的檔案管理知識，因此有必要采用統(tǒng)一培訓、文件教育等手段提高員工的相關知識與業(yè)務水平。同時，企業(yè)有必要培養(yǎng)具備足夠檔案管理工作素養(yǎng)的專職或兼職工作人員，并落實崗位責任制。由具體的檔案管理人員督促各個部門的相關人員，并根據制度確保歸檔材料的質量，能夠使企業(yè)的檔案管理工作盡快步入正軌。除人員外，企業(yè)也應當配備好檔案保存所需要的專用庫房及文件柜等硬件設施。(4)建立良好的檔案管理協(xié)作機制。工程檔案的管理工作往往涉及到多家單位、部門，因此與相關單位做好溝通工作，建立共識，并進一步形成良好的協(xié)作機制是工程檔案管理工作順利開展的需要。(5)做好檔案管理的信息化建設［7，8］。信息化是當今的時代潮流，充分利用計算機技術，采用先進的檔案管理軟件，建立完善的電子檔案體系，可以通過先進技術提高檔案材料的使用效率，采取多種載體的保存方式也利于檔案保管工作的安全性。

4結語

第8篇：檔案管理知識范文

一、知識管理與新模式實施的基礎

(一)知識管理的內涵

知識管理是一個新的概念和事物，知識管理的對象是知識，目標是運用知識。從本質上來講，知識管理是為了有效地提高企業(yè)的競爭力，而綜合企業(yè)內部和外部的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創(chuàng)新，實現知識的增值，利用企業(yè)所蘊涵的集體智慧提高企業(yè)的應變和創(chuàng)造能力。檔案知識管理就是在這種新思想、新觀念指導下，對包括信息在內的所有智力資本進行綜合決策并實施全面管理的一種全新的管理模式。它最大特點就是把信息技術與人本思想結合起來管理，而且更加注重后者。

(二)公司檔案管理的基礎和機遇

首先，檔案知識資源管理得到了公司領導的高度重視和推動。其次，潞安礦業(yè)集團公司檔案館推行現代企業(yè)制度，已經按照扁平化管理的要求進行嘗試運作。第三，潞安礦業(yè)集團公司檔案館的信息化建設已經開展并取得一些成效，已建成一些應用系統(tǒng)，并籌劃實施企業(yè)資源計劃系統(tǒng)。第四，檔案數字化取得成效。第五，潞安集團檔案管理的數字化檔案管理系統(tǒng)已經完成與OA系統(tǒng)銜接的電子檔案提交模塊的設計，能夠確保潞安數字檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，符合公司的發(fā)展需要。

二、潞安礦業(yè)集團公司檔案知識資源管理模式設計

(一)設計思路

以知識管理為理論指導，合理利用檔案資源，構建企業(yè)知識資源管理子平臺。這樣不單單有效地組織企業(yè)知識資源，而且能夠以知識資源管理為改革方向，轉變企業(yè)檔案管理職能，建立適應環(huán)境變化的新型管理模式，這樣就能夠實現從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案知識資源的管理，強化對企業(yè)知識資源的整合和開發(fā)利用，實現知識資源管理的智能化服務和企業(yè)知識資源的共享。

(二)目標

需要實現的具體目標包括：檔案管理知識資源化、信息化；實現知識資源支持領導決策；實現知識資源支持員工學習，實現知識資源及時支持員工工作；實現知識資源管理網絡化，實現知識資源管理的安全化，實現知識資源管理制度化。

(三)基本策略與建設的主要內容

目前，作為構建企業(yè)知識資源管理子平臺，潞安礦業(yè)集團公司檔案管理新模式可以從以下幾個方面來開展建設：

1.標準體系建設。首先應當確定檔案知識資源管理的標準規(guī)范，制定包括建設的管理性標準、技術性標準、業(yè)務性標準和數據使用交換規(guī)范在內的檔案館建設的標準目錄庫，然后對已有的相關標準進行整合，對過時的標準進行檢查和修改，對空缺的標準進行研究立項。

2.人力資源建設。檔案知識資源管理必須實行“以人為本”的管理。基于此，應設立一位知識主管，專門負責實施知識管理。知識主管的職責為：建立檔案館的知識庫系統(tǒng)并對之進行有效管理和對相關人員進行管理。知識主管不但要對檔案館中涉及的各種信息技術進行管理，更重要的是按照檔案館的知識需求，制定知識政策，建立知識組織，營造一個知識交流與共享的環(huán)境，促進知識集成、知識生產、知識共享和知識創(chuàng)新。

3.員工需求分析。通過現有檔案館情況總結、員工調查和個案分析等方法，分析不同類型用戶的個性化需求，并預測這些用戶的潛在知識服務需求。同時，探索最方便用戶使用數字檔案館相關服務的途徑和方法，如為需求者進行E－mail原文傳遞、RSS信息推送、短消息定制和實時在線咨詢等在線知識服務。通過用戶需求分析，將最大限度滿足這些需求作為建設基于知識管理的數字檔案館的基本依據。

4.基礎設施建設?；谥R管理的數字檔案館基礎設施建設包括三部分：一是網絡環(huán)境建設，包括檔案館業(yè)務局域網環(huán)境建設、檔案館與相關單位的接口建設、數字檔案館對外網絡管理與維護，二是硬件基礎設施建設，包括服務器、交換機、存儲設備、數字化設備、數據庫、安全保密設備等硬件設施的建設；三是系統(tǒng)軟件建設，包括數字檔案館所需的各種系統(tǒng)軟件和應用軟件。

5.知識資源建設。檔案館的知識生產，主要包括兩部分：一是傳統(tǒng)館藏文獻的數據庫生產，即對傳統(tǒng)館藏文獻中的精品內容進行數字化再生產和深加工，建立起具有高附加值的數據庫系統(tǒng)，諸如檔案目錄、檔案全文數據庫等；二是網絡檔案信息資源的開發(fā)與再生產，即對網站等網絡檔案信息資源進行收集歸檔與整理保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等傳統(tǒng)印刷型文獻的信息加工方法，生產出高質量的知識產品，實現網絡檔案信息資源的增值。

6.技術系統(tǒng)建設。技術系統(tǒng)建設是基于知識管理的檔案館建設的核心，可設計為一個由三層槊構和七個子系統(tǒng)組成的相互關聯的系統(tǒng)。其中，三層架構是指知識門戶層、知識管理層和技術支撐層。知識門戶層是用戶使用檔案館進行知識管理的門戶系統(tǒng)，知識管理層是檔案館工作人員圍繞用戶知識服務，開展檔案業(yè)務活動的操作處理系統(tǒng)。技術支撐層是數字檔案館開展知識管理的網絡基礎設施和技術支持系統(tǒng)。七個子系統(tǒng)包括：知識采集系統(tǒng)、知識處理系統(tǒng)、知識存儲系統(tǒng)、知識開發(fā)系統(tǒng)、知識共享系統(tǒng)、知識服務系統(tǒng)和知識評價系統(tǒng)。

7.組織體制建設。在信息化的體系下的管理新模式建設，需要由集團公司統(tǒng)一領導和部署，通過試點，有目的有計劃地分工合作，開展標準建設、技術攻關、項目建設等工作，逐步把基于知識管理的數字檔案館組織體制建設起來，實現共建共享。

(四)流程優(yōu)化與設計

新模式的主要業(yè)務內容按照以下幾個步驟完成：第一步，知識資源整體規(guī)劃，根據企業(yè)對知識管理的需求，對企業(yè)知識資源進行整體規(guī)劃。第二步，知識資源建設，包括兩大步驟：首先是要對企業(yè)內部的各種知識資源的采集，然后是對采集來的知識資源進行組織，并以較為規(guī)范的形式存入企業(yè)知識庫，其最終成果是形成知識資源庫。第三步，基于知識資源的增值信息服務。初步設計包括企業(yè)知識資源門戶的建設與管理，為企業(yè)決策層提供戰(zhàn)略性的信息分析服務；為企業(yè)科技人員提供科技情報服務；為進行檔案編研，為企業(yè)科技、發(fā)展以及文化建設等服務；為是保留傳統(tǒng)的檔案期刊管理與服務功能。隨著企業(yè)知識資源管理的深化，可繼續(xù)增加服務模塊。

需要指出的是，以上知識資源管理流程是在信息技術環(huán)境下實現的，它不是對手工管理流程的生硬拷貝和簡單模仿，需要借助于電子環(huán)境下信息一次輸入、多次輸出，快速傳遞、跨時空共享的優(yōu)勢，打造出新的知識流與服務模式。

(五)實施步驟

新模式實施的基本原則是整體考慮，分步實施，具體可分如下三個階段來實施：第一階段，企業(yè)內部顯性知識集中管理和項目立項。主要內容是將企業(yè)內部的顯性知識納入企業(yè)“知識資源庫”，并實施項目立項，其工作內容主要是：將公司大部分實體檔案數字化，納入“知識資源庫”；對于知識資源管理系統(tǒng)建設項目立項實施。第二階段，將企業(yè)內部隱性知識顯性化。主要內容是通過有效的技術、方法，使企業(yè)隱性知識顯性化，固化為文件、檔案等顯性知識，納入“知識資源庫”。第三階段，將企業(yè)外部顯性知識集中管理的階段。主要是將企業(yè)外部的顯性知識也納入“知識資源庫”。

(六)風險分析及對策

1.管理變革風險。新模式是一項變革性的方案，實現了檔案從信息管理階段向知識資源管理的突破，這一過程中首要的問題并非技術上能否實現，而是從管理機制的轉變能否順利得以實施。在實施過程中，應實施“以點帶面，穩(wěn)扎穩(wěn)打”的工作方針，使改革的阻力逐步減小，最終全面完成預定的改革目標。

2.實施風險。新模式不僅拓寬了原有的檔案管理的工作范疇，并融進企業(yè)管理和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中，提升到了企業(yè)重要戰(zhàn)略要素的高度，因此項目實施的復雜度比單純的檔案管理革新要大，從而形成了影響項目成敗的實施風險。因此要科學、系統(tǒng)、合理安排實施計劃，實施前有論證，實施中有監(jiān)控，實施后有評估。同時，鼓勵全員參與，強調管理層的支持。

第9篇：檔案管理知識范文

一、基于知識管理的數字檔案館信息服務特點

（1）“以人為本”，以服務用戶為中心知識服務是滿足用戶知識需求的信息活動,要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為追求是知識服務的根本原則。數字檔案館的一切服務要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為出發(fā)點,根據用戶實際需求搜集選擇各種檔案信息,為用戶的檔案信息需求提供索引指南。因此，數字檔案館知識服務一切都要以用戶為核心，制定相關的制度和服務策略。(2)注重發(fā)現“檔案隱性知識”，提升檔案潛在價值數字環(huán)境下用戶所需信息中所隱含的潛在知識內容對檔案知識服務來說是非常重要的，通過分析用戶提出的問題,再根據集成現有或歷史數據發(fā)現并找出有價值的檔案信息,對這類信息進行分類、組織與加工,分析各類信息內容結構間隱含的知識鏈,最終找到與用戶需求相吻合的檔案信息,并對外提供利用。(3)以“服務創(chuàng)新”為根本目標知識創(chuàng)新是數字檔案館服務的潛在動力,因此數字檔案館知識服務的本質特征就是創(chuàng)新。這一方面需要根據用戶需求,不斷收集提供相關檔案信息,在解決問題的過程中,不斷發(fā)現新知識；另一方面,檔案工作人員對知識進行加工整理、分類與重組,使得這些檔案信息變得更加有條理性、針對性，進而使用新方法新方式將這些檔案信息對外提供利用。(4)強調“服務內容個性化”傳統(tǒng)的檔案服務模式太過單一，無法解決利用者的實際要求或深層次的檔案信息需求，而基于知識的服務則以用戶角度出發(fā),根據用戶的實際需求為其提供一對一的實際問題的解決途徑。(5)基于檔案資源的“綜合集成”數字檔案館背景下的知識服務是要將各類資源(硬件資源、人力資源、信息資源和技術資源)有機結合起來,發(fā)揮數字檔案館在人力和智力、信息與技術等資源方面的整合優(yōu)勢?！熬C合集成”的檔案資源將基于開放式的對外服務模式,并提供多元化的知識服務。

二、基于知識管理的數字檔案館服務類型與模式

數字檔案館資源利用服務方式是多元化的，主要包括基于門戶網站的檔案服務利用方式，基于檔案信息利用平臺的自助式方式，基于現代通訊手段的檔案信息咨詢服務方式，基于電子閱覽室和傳統(tǒng)查閱室的本地服務方式等等。

1、高校基于知識管理的檔案信息資源服務方式可以歸納為以下幾類：

（1）條件性、自助式服務高校存在的最普通的檔案查詢服務。用戶可以依據自己的不同權限查詢本單位歷年歸檔的檔案，還能查詢開放的數字化檔案信息全文。實現廣大教師員工足不出戶就可以查閱到開放檔案目錄及數字化掃描全文。同時還提供在線預約、電話、電子郵件等條件性的檔案服務。（2）及時性、瀏覽式服務針對廣大一般不了解館藏，但又有利用需要的普通用戶。根據用戶需求，按檔案專題分類，進行自動化組織，形成專題匯編等深層次的檔案信息產品。通過網站等多樣化形式的展示，比如很多高校在檔案網站上設有畢業(yè)照、專題匯編、干部任免、教學獎、管理獎、科研獎等專題欄目。（3）科研性、推送式服務對檔案查詢有一定要求的學?？蒲腥藛T。檔案工作人員通過編研陳展平臺，組織用戶感興趣的檔案信息，按照專題深層次研究為基礎，挖掘館藏相關信息，提供深層次的檔案信息，例如檔案網站推出的專題匯編服務。（4）涉民檔案服務主要針對廣大學生群體。歷屆畢業(yè)生可通過檔案網站提交學位學歷認證的申請，上傳相關的證件，并經審核通過后予以辦理，大大方便了用戶。（5）陳展性檔案服務陳展是以檔案數字化成果為基礎，圍繞大學文化建設等學校中心工作，利用豐富的檔案信息資源，以專題展覽形式，舉辦主題明確的網上展覽，開展宣傳教育工作。

2、基于知識管理的數字檔案館服務模式

（1）檔案信息整合服務模式隨著數字檔案館信息共享程度的不斷提高,各類檔案信息資源匯集起來數量驚人，不同形式的數字檔案資源庫也應運而生。檔案利用者獲取檔案信息的方式增多,導致信息過量無法正常選擇，這就要求數字檔案館必須向廣大用戶提供集成化的檔案信息資源,按來源將這些信息進行分類并有序整合,將不同類型的檔案信息歸納為一個有機整體,再向廣大利用者提供一站式服務。（2）檔案信息增值服務模式數字檔案館環(huán)境下形成了巨大的信息體系，為了使得檔案用戶體驗到無差別的信息服務,檔案工作人員需對海量的信息進行篩選,生成有一定價值的全新檔案信息資源,使得檔案用戶獲得具有一定知識含量的信息產品，從而實現對檔案信息的增值。（3）自助式服務模式這是一種以用戶為主體的服務,用戶根據自身的需要,通過點擊檔案館的網站來尋找自己所需相關檔案信息。這種模式需要用戶具有一定的檔案基本常識及自我服務的能力。（4）個性化服務模式又稱為定制服務，是一種以用戶為中心，根據用戶需求量身定做的服務模式，它以用戶滿意為根本出發(fā)點，提供主動服務，通過研究用戶的行為和習慣，與用戶進行雙向交流，從而設計出用戶期望的個性化服務模型，主動提供滿足用戶的特色服務，最終實現用戶全方位的信息需求。

三、基于知識管理的數字檔案館服務體系建設策略

1、建立“主動交互式”服務模式

知識服務最重要原則的就是根據不同的用戶，提供不同的服務，高校檔案館要按照層次劃分用戶類型，再根據不同的用戶提供不同的服務。例如：(1)普通檔案用戶，是檔案信息服務中的一般用戶,檔案知識層次不高,所進行的檔案信息利用基本是查閱紙質的、直觀性的檔案信息。(2)科研型檔案用戶，一般指高校的科研人員或承擔科研的教學人員。他們的利用目的是為了科研或教學，目標性很強,一般是圍繞某個科研主題或教學內容查詢檔案信息。(3)業(yè)務型檔案用戶，一般指歸檔的各個部門,他們主要是為了復印檔案原件來滿足日常工作上的需求。(4)社會檔案用戶,往往是高校歷屆畢業(yè)生，他們的利用目的是為了工作需求而開具畢業(yè)證明，成績翻譯等。

2、構建并豐富檔案信息資源庫

檔案信息的知識管理要注重檔案信息資源的收集,內容豐富的的信息資源庫是知識服務的源泉。數字檔案館要為社會提供深層次的檔案信息服務,就必須構建內容豐富的檔案信息資源庫。例如各類檔案目錄級信息庫、多媒體檔案資源庫、名人檔案信息庫、論文系統(tǒng)信息庫等。

3、健全檔案信息服務法律法規(guī)

檔案信息環(huán)境安全的幾個關鍵點包括:檔案信息錄入安全、檔案信息存儲安全、檔案信息傳遞環(huán)境安全,因此要針對不同的環(huán)節(jié)制定不同的安全制度。例如，針對檔案數字化掃描和檔案信息網站等制定的一系列制度：①《數字檔案館電子文件元數據實施要則》；②《檔案館館藏紙質檔案數字化技術規(guī)范》；③《數字檔案館檔案信息著錄與標引規(guī)則》；④《檔案館計算機網絡安全及病毒防治手冊》；⑤《檔案館門戶網站管理暫行辦法》等。

4、加大檔案人力資源開發(fā)力度

人才是知識服務體系的重要因素,知識服務的創(chuàng)新能力取決于人才的創(chuàng)新意識，做好檔案專業(yè)人才的引進、培養(yǎng)工作是提高檔案信息服務的關鍵。檔案人員要有計劃地參加各類信息技術及網絡技術培訓，使得檔案工作人員既懂得檔案管理知識，又掌握計算機技術、網絡技術等知識?？梢愿鶕嶋H情況有步驟、有計劃的引進既懂檔案管理知識又懂計算機技術的復合型人才，從而為提高檔案信息服務能力添磚加瓦。

5、建立檔案知識共享平臺

知識管理的最終目標是實現知識共享和創(chuàng)新,檔案信息只有在利用與共享過程中才體現其社會價值。檔案信息服務的意義就是為廣大利用者的信息需求創(chuàng)造有利條件,實現檔案信息資源的共享。因此，要加強對檔案隱性知識的開發(fā)、管理和利用,創(chuàng)造能夠使隱性知識與顯性知識產生互動的機制和平臺，構建數字檔案館內部共享的知識庫和信息交流平臺,將隱性知識顯性化,并轉換為服務產品,