項(xiàng)目檔案管理方案精選(九篇)

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第1篇：項(xiàng)目檔案管理方案范文

1．缺乏系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范

20世紀(jì)80年代以來，國(guó)家有關(guān)部門相繼了一些科研項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性文件，這些規(guī)范具有較強(qiáng)的概括性和普適性。隨著科研項(xiàng)目種類的增加，項(xiàng)目的規(guī)模、執(zhí)行期、管理方式、驗(yàn)收要求等也有了一定差別，普適性的規(guī)范不能滿足各類科研項(xiàng)目檔案工作的實(shí)際需要。歸檔范圍方面，科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA／T2—1992)仍是科研項(xiàng)目文件材料收集的基礎(chǔ)性依據(jù)，但隨著科研項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容的豐富和國(guó)家對(duì)科研工作管理要求的提高，它對(duì)各類項(xiàng)目檔案收集工作的指導(dǎo)作用已逐漸顯現(xiàn)出局限。案卷整理方面，科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項(xiàng)目檔案整理工作提供了明確依據(jù)。但目前各類項(xiàng)目缺乏固定的編號(hào)原則，往往是驗(yàn)收前由項(xiàng)目主管部門或承擔(dān)單位確定臨時(shí)編號(hào)，項(xiàng)目驗(yàn)收后各單位再根據(jù)《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗(yàn)收要求方面，雖然科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》(1980年)和科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(1987年)提出應(yīng)對(duì)科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收，但各類科研項(xiàng)目的主管部門并未以制度形式對(duì)檔案驗(yàn)收的條件、程序作出規(guī)定。

2．前端控制和過程管理相對(duì)薄弱

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》提出的科研工作和建檔工作在任務(wù)下達(dá)、進(jìn)度檢查、驗(yàn)收鑒定、報(bào)獎(jiǎng)考核各階段的“四同步”管理，是科研項(xiàng)目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中，往往無法做到前兩個(gè)“同步”，即“下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗(yàn)收鑒定”階段進(jìn)行。究其原因，一是檔案部門不掌握項(xiàng)目報(bào)批、啟動(dòng)、執(zhí)行情況，無法及時(shí)指導(dǎo)、督促文件材料的收集整理；二是項(xiàng)目主管部門下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)與年度或中期檢查通知時(shí)，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進(jìn)度檢查要求，課題組人員未對(duì)檔案工作引起足夠重視。

3．電子文件材料管理不規(guī)范，檔案管理“重藏輕用”

在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項(xiàng)目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據(jù)，紙質(zhì)文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進(jìn)行保存和積累。而基于防震減災(zāi)科研項(xiàng)目的特點(diǎn)，項(xiàng)目執(zhí)行中形成較多的試驗(yàn)數(shù)據(jù)、野外照片、測(cè)量資料、觀測(cè)數(shù)據(jù)、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質(zhì)檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文檔，造成項(xiàng)目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔?？蒲许?xiàng)目檔案不齊全，整理不規(guī)范，導(dǎo)致查詢不方便，利用價(jià)值降低。

4．檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)培訓(xùn)

課題組人員與檔案部門人員作為科研項(xiàng)目檔案管理工作隊(duì)伍的重要組成部分，都應(yīng)熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統(tǒng)科研項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中，一些單位科研檔案人員流動(dòng)性較大，年齡結(jié)構(gòu)偏大，人員經(jīng)驗(yàn)不足。而課題負(fù)責(zé)人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動(dòng)性大，易導(dǎo)致項(xiàng)目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導(dǎo)、監(jiān)督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項(xiàng)目檔案人員相比，科研項(xiàng)目檔案人員的學(xué)習(xí)途徑和培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，業(yè)務(wù)能力無法得到有效提高。

提高防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案管理水平對(duì)策分析

1．加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理制度體系建設(shè)

中國(guó)地震局檔案部門作為地震系統(tǒng)檔案工作的主管部門，首先應(yīng)制定統(tǒng)一的科研項(xiàng)目檔案管理辦法，對(duì)系統(tǒng)各單位的科研項(xiàng)目檔案工作提出統(tǒng)一的規(guī)范性要求；檔案部門還應(yīng)聯(lián)合各類科研項(xiàng)目的主管業(yè)務(wù)司室，針對(duì)各類項(xiàng)目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對(duì)規(guī)模較大、形成文件材料多，或協(xié)作單位較多的科研項(xiàng)目，項(xiàng)目承擔(dān)單位的檔案部門也應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定本項(xiàng)目的檔案管理實(shí)施細(xì)則。各層面的檔案管理制度應(yīng)根據(jù)其規(guī)范對(duì)象的特點(diǎn)，重點(diǎn)明確以下內(nèi)容：一是檔案管理各主體的職責(zé)。主要包括中國(guó)地震局檔案部門和科技管理部門的職責(zé)，項(xiàng)目承擔(dān)單位和項(xiàng)目協(xié)作單位的職責(zé)，各單位檔案部門、課題負(fù)責(zé)人和檔案兼職人員的職責(zé)。二是文件材料收集范圍。以科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》為基礎(chǔ)，一方面可根據(jù)防震減災(zāi)科研項(xiàng)目實(shí)際情況，增加具有行業(yè)、學(xué)科特色的內(nèi)容，如野外照片、測(cè)量資料、觀測(cè)數(shù)據(jù)、圖紙等；另一方面應(yīng)根據(jù)國(guó)家對(duì)科研、采購、軟件開發(fā)等工作的最新要求和項(xiàng)目所涵蓋工作內(nèi)容的增加，補(bǔ)充反映相關(guān)工作過程的文件材料。三是檔案編號(hào)原則。可為防震減災(zāi)各類科研項(xiàng)目檔案規(guī)定統(tǒng)一的編號(hào)原則，如采取“項(xiàng)目類別號(hào)一項(xiàng)目代號(hào)(一承擔(dān)或協(xié)作單位代號(hào))一案卷流水號(hào)”的編號(hào)原則；或根據(jù)各類項(xiàng)目主管部門的要求分別為各類項(xiàng)目制定編號(hào)原則。四是檔案整理各環(huán)節(jié)工作要求。檔案整理過程需要參照的國(guó)家規(guī)范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應(yīng)將這些規(guī)范中對(duì)各環(huán)節(jié)工作的要求進(jìn)行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁、編號(hào)、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規(guī)格等內(nèi)容。五是檔案驗(yàn)收要求。檔案驗(yàn)收的條件、驗(yàn)收要求、工作報(bào)告和自查報(bào)告的格式和內(nèi)容等應(yīng)予以統(tǒng)一。檔案驗(yàn)收的組織主體和形式可根據(jù)各類項(xiàng)目主管部門的要求分別進(jìn)行規(guī)范。

2．加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案全過程管理

任務(wù)下達(dá)階段，項(xiàng)目主管部門應(yīng)在下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)，提出檔案收集和歸檔的要求；項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)及時(shí)了解項(xiàng)目下達(dá)情況，以制度規(guī)定的收集范圍為基礎(chǔ)，結(jié)合項(xiàng)目任務(wù)書，向課題組提出應(yīng)收集文件材料清單，并對(duì)課題組兼職檔案人員進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。進(jìn)度檢查階段，項(xiàng)目主管部門應(yīng)在下達(dá)年度或中期檢查通知的同時(shí)，提出對(duì)檔案收集整理情況進(jìn)行檢查的要求；項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門和科技管理部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)照檢查檔案收集整理工作進(jìn)度，對(duì)文件材料收集不齊全、不及時(shí)的，應(yīng)督促課題組進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)分類、組卷、編目等工作不規(guī)范的，應(yīng)給予指導(dǎo)并協(xié)助整改。．驗(yàn)收鑒定階段，項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行形式審查，并68I衛(wèi)國(guó)檔寨2014．7協(xié)助課題負(fù)責(zé)人完成檔案工作報(bào)告。項(xiàng)目承擔(dān)單位檔案部門應(yīng)對(duì)協(xié)作單位(子課題)檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收。在項(xiàng)目通過鑒定驗(yàn)收后，檔案部門還應(yīng)繼續(xù)督促課題負(fù)責(zé)人提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用等方面的后續(xù)文件材料，補(bǔ)充完善項(xiàng)目檔案。報(bào)獎(jiǎng)考核階段，項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)部門的需求如實(shí)出具歸檔情況證明材料，有關(guān)部門應(yīng)切實(shí)將其作為科技報(bào)獎(jiǎng)、科研人員提職考核的重要依據(jù)。

3．推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案“藏以致用”

一是電子文件材料收集歸檔。應(yīng)根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)對(duì)電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進(jìn)行細(xì)化界定。二是數(shù)據(jù)庫平臺(tái)建設(shè)。在電子文件檔案齊全、完整的基礎(chǔ)上，由中國(guó)地震局檔案部門組織建立科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)，整合系統(tǒng)內(nèi)科研項(xiàng)目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項(xiàng)目檔案的歸檔和查詢管理，同時(shí)按一定權(quán)限查詢利用其他單位的檔案信息。

4．加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

第2篇：項(xiàng)目檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目 檔案管理 問題 方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

工程項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問題

檔案管理制度不健全，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

隨著國(guó)家相關(guān)建設(shè)工程法規(guī)和檔案規(guī)范的出臺(tái)，部分建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程檔案的認(rèn)識(shí)有所提高，但仍有相當(dāng)一部分單位由于過于追求經(jīng)濟(jì)效益，將工作重點(diǎn)放在質(zhì)量、進(jìn)度上，檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理工作重視不足，沒有形成健全的檔案管理制度體系，沒有將項(xiàng)目文件的形成、收集和管理列入建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃，工程項(xiàng)目檔案從形成到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過程沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)制度加以保障；或者是有制度，卻執(zhí)行不力，缺乏監(jiān)管。因此，常常出現(xiàn)在工程竣工時(shí)，才抽調(diào)人力、物力，突擊編制和補(bǔ)充項(xiàng)目文件，以應(yīng)付驗(yàn)收的情況，導(dǎo)致歸檔的工程項(xiàng)目檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性不足，甚至是一些重要文件丟失，影響檔案的整體利用價(jià)值的發(fā)揮。

2．檔案管理職責(zé)不清，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低

目前，相當(dāng)一部分施工單位或項(xiàng)目部壓縮編制，沒有建立專職的檔案管理人員隊(duì)伍，檔案管理崗位多以兼職的為主，甚至臨時(shí)抽調(diào)，因此檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，檔案工作職責(zé)不清，檔案管理不到位。主要表現(xiàn)在，一是兼職檔案人員崗位職責(zé)描述中沒有檔案管理工作，因此不能專心于工程項(xiàng)目文件管理，對(duì)檔案工作往往兼而不顧，工作不到位。二是檔案人員往往由新入職的年輕技術(shù)人員兼任，流動(dòng)性較大，造成工程項(xiàng)目檔案工作連續(xù)性不強(qiáng)，甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。三是兼職檔案人員一般身兼數(shù)職，或是臨時(shí)抽調(diào)，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)積累不足，難以適應(yīng)項(xiàng)目檔案管理的需要。

3．項(xiàng)目文件質(zhì)量不高，影響檔案作用的充分發(fā)揮

工程檔案來源于項(xiàng)目文件，項(xiàng)目文件的質(zhì)量決定了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，由于對(duì)工程項(xiàng)目檔案缺乏應(yīng)有的重視，對(duì)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)管理和今后改擴(kuò)建，以及維護(hù)合法權(quán)益中所起的重要作用認(rèn)識(shí)不足，工程項(xiàng)目檔案普遍存在質(zhì)量問題。一是項(xiàng)目文件形成質(zhì)量不高，內(nèi)容填寫不真實(shí)，漏項(xiàng)較多；簽章手續(xù)不全；竣工圖變更不到位等。二是文件多是復(fù)制件，清晰度差。三是移交的項(xiàng)目文件不夠齊全、完整。四是目錄編制不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。這些現(xiàn)象導(dǎo)致工程檔案不能真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，不能有效發(fā)揮其依據(jù)和憑證作用，為今后的管理和利用帶來困難。

二、存在問題的解決辦法

1．加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識(shí)

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)人員花費(fèi)大量心血形成的，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅是工程項(xiàng)目建設(shè)的歷史記錄，更是工程項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的結(jié)晶，直接反映工程項(xiàng)目建設(shè)的成果。從這個(gè)意義上來說，工程管理、施工、監(jiān)理等相關(guān)單位應(yīng)把工程項(xiàng)目檔案工作作為一個(gè)重要的基礎(chǔ)工作來抓，加強(qiáng)檔案宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)管理人員的檔案意識(shí)及檔案工作自覺性。

在項(xiàng)目開工前，組織參建各方技術(shù)管理人員進(jìn)行檔案法規(guī)和檔案基本知識(shí)的學(xué)習(xí)，了解檔案的價(jià)值和檔案工作的意義，增強(qiáng)技術(shù)管理人員對(duì)項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識(shí)，為提高竣工檔案質(zhì)量打下思想基礎(chǔ)。

第3篇：項(xiàng)目檔案管理方案范文

關(guān)鍵詞 工程資料 資料管理 現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)

中圖分類號(hào)：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1實(shí)施背景

近年來國(guó)家下大力氣加快電力建設(shè)，一大批電力建設(shè)項(xiàng)目紛紛立項(xiàng)上馬。隨著電力工程建設(shè)項(xiàng)目的不斷發(fā)展壯大，其檔案管理水平也有所提升。但由于受傳統(tǒng)管理方法和固化工作理念的局限，電力建設(shè)工程項(xiàng)目資料管理工作仍存在一定不足，對(duì)其經(jīng)濟(jì)性認(rèn)識(shí)仍不到位，有待從若干方面加以改進(jìn)。

2 當(dāng)前電力工程資料管理中存在的不足

（1）部分企業(yè)對(duì)于工程檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不足。部分施工單位只重視外業(yè)施工組織，不重視內(nèi)業(yè)資料管理，仍然這項(xiàng)工作可有可無，形式主義。（2）工程施工文件材料質(zhì)量不高，書寫字跡耐久性差、竣工圖及變更通知單等修改不規(guī)范。即在填寫的過程中不注重資料的保存性和規(guī)范性，應(yīng)付了事。（3）竣工檔案收集困難。電力施工任務(wù)緊、人員分散，竣工檔案收集工作往往由于人員已撤場(chǎng)、地域分散難集攏等特點(diǎn)難以收集齊。

3 加強(qiáng)電力工程資料管理工作的若干對(duì)策

筆者建議擬采用“總分總”的方式對(duì)工程資料管理的權(quán)限、責(zé)任和管理流程進(jìn)行再造?；舅悸肥窃诜止疽患?jí)采用“總攬”的方式。即：本部作為信息集中和的主體，將管理標(biāo)準(zhǔn)、控制要求、協(xié)同信息、運(yùn)營(yíng)策劃等職能管起來；在項(xiàng)目部一級(jí)采用“分部”的方式既：項(xiàng)目部作為中間環(huán)節(jié)將信息有效地傳遞到執(zhí)行層，并加以監(jiān)督，完善資料做好記錄；在作業(yè)層采用“匯總”的方式。即：作業(yè)層分專業(yè)、分權(quán)屬做好上級(jí)各項(xiàng)管理要求的執(zhí)行實(shí)錄，匯總至項(xiàng)目部一級(jí)的中間層。通過管理權(quán)屬的明確和管理層級(jí)的劃分，輔以專業(yè)崗位的配套設(shè)置，達(dá)到全面提升工程資料管理水平的目的。

3.1超前控制，工程檔案管理與重點(diǎn)工程建設(shè)同步進(jìn)行

自工程立項(xiàng)開始， 檔案人員就制定檔案工作管理體制、并根據(jù)工程的具體內(nèi)容、特點(diǎn)，工程建設(shè)的進(jìn)度分階段分類制定檔案工作計(jì)劃，明確提出檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量等具體要求。為進(jìn)一步完善檔案管理制度，保證各施工單位、監(jiān)理單位的文件有源可溯、有據(jù)可依，工程開工時(shí)就制定檔案管理員崗位說明書，明確界定檔案管理員的職責(zé)，并配套制定竣工文件編制辦法、檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、保管期限表等制度等制度，建立全方位、廣覆蓋的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在簽訂勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和設(shè)備采購合同時(shí)，要明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交工作及文件材料積累的范圍、順序，并記錄存檔，同時(shí)將已制定的相關(guān)制度發(fā)放至各參建單位。在工程檔案管理過程中，各參建單位檔案管理人員的管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平也是不容忽視的問題，為保證工程檔案管理工作的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，可通過會(huì)議、培訓(xùn)、授課等方式明確各施工單位、監(jiān)理單位的檔案工作管理職責(zé)，按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，界定參建單位在竣工文件方面應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。

3.2加強(qiáng)監(jiān)督，確保檔案管理工作的完整性

工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)各階段的真實(shí)記錄，是工程管理、維護(hù)、擴(kuò)建的重要依據(jù)。由于工程檔案具有廣泛性、成套性、階段性、專業(yè)性等特點(diǎn)，為保證工程檔案管理的完整性，要求工程檔案管理人員全程參與在建項(xiàng)目，確實(shí)參與項(xiàng)目的有關(guān)會(huì)議、專題活動(dòng)、重大節(jié)點(diǎn)，了解工程建設(shè)的實(shí)際進(jìn)展情況。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)制定檔案管理工作計(jì)劃，并根據(jù)工程進(jìn)展情況，加強(qiáng)對(duì)工程檔案資料的形成情況、流轉(zhuǎn)情況的監(jiān)督指導(dǎo)，并做好詳細(xì)記錄，保證工程竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性。

3.3跟蹤指導(dǎo)，保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的完整和準(zhǔn)確

為做好工程檔案的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，從工程立項(xiàng)開始，檔案管理人員就要參與相關(guān)會(huì)議、重大節(jié)點(diǎn)、工程驗(yàn)收，及時(shí)了解工程的計(jì)劃、規(guī)模、進(jìn)度等情況，與參建單位管理人員保持聯(lián)系，使工程進(jìn)展與文件材料收集整理的進(jìn)度一致，保證工程檔案搜集工作的連續(xù)性、真實(shí)性和完整性。在對(duì)工程檔案進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)時(shí)，要有針對(duì)性地對(duì)施工中存在的檔案管理問題進(jìn)行相關(guān)指導(dǎo)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題與監(jiān)理單位、參建單位協(xié)同解決，認(rèn)真商討后制定解決問題的措施和方案。檔案管理人員要嚴(yán)格遵守工程檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，例如工程原件必須歸檔；工程工程文件應(yīng)字跡清楚， 圖樣清晰， 圖表整潔； 竣工圖完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范， 修改到位， 與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商及質(zhì)檢記錄相符合， 做到文、圖、物相符； 編制原材料文件時(shí)， 應(yīng)與報(bào)驗(yàn)單、出廠證明及試驗(yàn)報(bào)告一同組卷；做到工城建設(shè)變建設(shè)、邊驗(yàn)收、邊立卷，保證工程檔案組卷質(zhì)量及其成套性和完整性。

3.4 嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

工程檔案的質(zhì)量直接影響該工程今后生產(chǎn)、維護(hù)、改擴(kuò)建的提供利用，因此，工程檔案在保證其資料真實(shí)完整的同時(shí)，必須遵守“三結(jié)合”的原則，即建設(shè)單位檔案人員與施工單位兼職檔案員相結(jié)合、與監(jiān)理工程師相結(jié)合、與建設(shè)單位項(xiàng)目經(jīng)理相結(jié)合。工程檔案管理人員在建立工程檔案時(shí)必須認(rèn)真審核，保證資料能夠真實(shí)反應(yīng)工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保工程檔案的真實(shí)完整。在工程驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)與本單位相關(guān)技術(shù)人員、專兼職檔案人員、監(jiān)理人員共同監(jiān)督指導(dǎo)驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查工程前期文件、各種隱蔽工程紀(jì)錄、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定文件、監(jiān)理工作文件、各項(xiàng)專業(yè)驗(yàn)收文件和竣工圖等資料是否齊全，是否符合工程各階段實(shí)際情況，審批手續(xù)是否齊全，資料是否符合歸檔要求等，將相關(guān)問題共同在驗(yàn)收前解決，把好工程驗(yàn)收關(guān)，保證工程檔案的高質(zhì)量。

工程檔案作為工程建設(shè)的成果，設(shè)計(jì)施工管理多方面的因素，其管理的重要性不容忽視。工程檔案管理者應(yīng)根據(jù)該工程特點(diǎn)，可通過以上超前控制、跟蹤指導(dǎo)、嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)等方法， 積極主動(dòng)、服務(wù)創(chuàng)新，促進(jìn)工程檔案管理工作的全面提升，為工程項(xiàng)目順利通過“國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程”驗(yàn)收創(chuàng)造有利條件，充分發(fā)揮檔案服務(wù)于社會(huì)的功能。

4 預(yù)期效果

在建立不同施工方案、不同技術(shù)路線的工程項(xiàng)目建設(shè)全套資料庫的基礎(chǔ)上，可對(duì)項(xiàng)目建設(shè)方案進(jìn)行效率比選和經(jīng)濟(jì)比選。通過分析不同項(xiàng)目的投資回報(bào)率、成本―收益等數(shù)據(jù)，比較不同施工方案的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而為今后類似項(xiàng)目建設(shè)提供經(jīng)濟(jì)最優(yōu)化的施工方案。還可就不同技術(shù)路線進(jìn)行效率對(duì)比，綜合比較不同技術(shù)路線的工期、質(zhì)量、成本等因素，選出效率最優(yōu)化方案，從而為今后相關(guān)方案選擇提供參考。從這個(gè)角度看，檔案管理工作具有相當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)學(xué)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

第4篇：項(xiàng)目檔案管理方案范文

關(guān)鍵詞：檔案中介；　服務(wù)水平??；項(xiàng)目管理?。惶嵘?/p>

運(yùn)用項(xiàng)目管理的思維來提高檔案中介的服務(wù)水平，有著十分重要的作用。作為檔案中介服務(wù)公司，若因?yàn)楣芾砟芰Σ缓细?，使得與檔案中介合作的干系人否定其管理的做法，那么檔案中介公司的名聲會(huì)被損害，如果被委托單位很久都無法完成，那么業(yè)內(nèi)水平會(huì)被懷疑，若是用完成一個(gè)項(xiàng)目的態(tài)度來對(duì)待檔案服務(wù)，那么將會(huì)不斷地提升檔案中介服務(wù)水平。

一、檔案中介服務(wù)項(xiàng)目管理的要求

如今廣東省出臺(tái)了《廣東省檔案中介機(jī)構(gòu)備案登記管理辦法》，依照相關(guān)法則任職檔案中介服務(wù)的工作人員要必須具備下面的條件：檔案中介開展的有關(guān)的業(yè)務(wù)一定要符合營(yíng)業(yè)執(zhí)照的經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)所含有的內(nèi)容；能有擁有相關(guān)檔案鑒定、咨詢、評(píng)估、整理、寄存以及數(shù)字化能力與資格；擁有不少于兩位有著豐富檔案工作經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)工作人員，其中至少要有一位獲得了檔案中級(jí)的職稱。雖然在《廣東省檔案中介機(jī)構(gòu)備案登記管理辦法》里，清楚的規(guī)定有關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備怎樣的能力，不過檔案管理人員仍要時(shí)時(shí)刻刻努力提升自己，完善專業(yè)素養(yǎng)，掌握如今最優(yōu)秀的檔案管理情況，努力實(shí)現(xiàn)不與時(shí)代脫節(jié)。

二、檔案中介服務(wù)項(xiàng)目管理過程以及意義

1.項(xiàng)目管理的知識(shí)體系。項(xiàng)目管理：項(xiàng)目管理指的是在項(xiàng)目的過程中運(yùn)用到工具、技能、知識(shí)、以及技術(shù)作用，用來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的所需的條件。

2.通過項(xiàng)目管理提高檔案中介公司管理水平。

2.1在項(xiàng)目開啟階段，提高檔案中介公司的工作效率。某檔案中介服務(wù)項(xiàng)目，能不能合作，要通過商業(yè)來證明，重點(diǎn)是對(duì)成本的效益以及業(yè)務(wù)的需求的討論，討論該項(xiàng)目是否具有合理性，預(yù)估該項(xiàng)目檔案的中介是不是有實(shí)力完成，所具備的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)以及公司的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)有沒有達(dá)到要求，是不是和公司的發(fā)展的目標(biāo)相同，所預(yù)估的報(bào)價(jià)能不能讓公司獲得收益等等，都影響著檔案公司的水準(zhǔn)，因此必須思考周全，是提高檔案中介服務(wù)水準(zhǔn)最根本要求。項(xiàng)目簽訂了合同之后，接下來就是認(rèn)識(shí)項(xiàng)目干系人。了解干系人即要尋找與項(xiàng)目行動(dòng)、戰(zhàn)略或成果相關(guān)的組織、群體或者是個(gè)人。這就必須立刻尋找到有關(guān)的干系人，迅速設(shè)立工作關(guān)系。由于早期階段的工作尤為緊要，若是到了往后的階段，沒合有關(guān)的干系人意，或者是有關(guān)干系人拒絕走檔案里的部分程序，這會(huì)讓委托方不斷反復(fù)地改正甚至重做，使得成本提高，同時(shí)讓委托的一方感到不合心意。項(xiàng)目管理的概念里，最為主要的是干系人是否符合心意，項(xiàng)目的圓滿完成，不但減少了很多成本，加大了工作的效率。若干系人感到不合心意，所有的努力都白費(fèi)了。

2.2在項(xiàng)目規(guī)劃階段，提高完善干系人管理水平。計(jì)劃不單單是管理進(jìn)程里的內(nèi)容，最主要是將管理進(jìn)程綜合成一個(gè)相應(yīng)的規(guī)劃，用作制訂規(guī)劃過程組。在新開啟的檔案項(xiàng)目中，第一思考和明確它的管理的范疇，在這個(gè)范疇內(nèi)的有哪些，不在這個(gè)范疇內(nèi)的又有哪些？明確了范疇，就可以估算出它會(huì)用到幾個(gè)工作人員，需要什么的時(shí)間可以做好該項(xiàng)目，它的成本又是幾多，所要求的技術(shù)水平等等目標(biāo)。明確項(xiàng)目范疇后，就可以明確該項(xiàng)目需要花費(fèi)的時(shí)間，按照委托單位進(jìn)程方案，明確該檔案中介項(xiàng)目方案，然后設(shè)定項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)程標(biāo)準(zhǔn)。制定進(jìn)度計(jì)劃的原因是什么？這是由于檔案中介服務(wù)公司大多數(shù)不會(huì)單單接手某個(gè)項(xiàng)目，大多數(shù)都是幾個(gè)項(xiàng)目檔案管理一起工作，在這種情況下檔案管理人員容易因?yàn)橘Y源而產(chǎn)生矛盾，無法做到項(xiàng)目所要求的“成本最小化，利益最大化”的指標(biāo)。計(jì)劃了檔案中介所要求服務(wù)的質(zhì)量管理目標(biāo)，制定了質(zhì)量需求，應(yīng)該能完成怎樣的程度，怎樣的專業(yè)工作人員才是檔案中介所具備的。完成溝通方案，應(yīng)該和怎樣的工作人員交流，創(chuàng)建工作聯(lián)系關(guān)系。完成風(fēng)險(xiǎn)管理方案，分辨風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)判斷，完成風(fēng)險(xiǎn)相應(yīng)舉措，防止當(dāng)意外事件發(fā)生時(shí)不能解決的情況，在購買有關(guān)商品先要做好購買方案。完善干系人管理工作，其中含有委托方以及委托方的直系上司。將制定完成的子計(jì)劃，整理合成一份綜合的項(xiàng)目管理方案，規(guī)劃過程組算是正式完工。

2.3在項(xiàng)目執(zhí)行階段，提高對(duì)中介公司員工的管理水平。完成方案以后，必須仔細(xì)根據(jù)方案來實(shí)施，這是檔案中介服務(wù)中最主要的內(nèi)容。執(zhí)行過程組，不單單依照方案實(shí)施，還包含眾多主要的工作，例如實(shí)行質(zhì)量的保障，這需要在項(xiàng)目當(dāng)中實(shí)行質(zhì)量審計(jì)，實(shí)行階段解析，明白實(shí)行階段是不是遵守方案的要求。比如檔案管理階段有沒有根據(jù)中介公司的需要實(shí)行分部、單位以及分項(xiàng)歸檔，有關(guān)的質(zhì)量文件考核要求和權(quán)限有沒有和規(guī)定的相同。執(zhí)行過程組里的項(xiàng)目人力資源管理部分，含有創(chuàng)立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、完善項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以及管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，它是檔案中介服務(wù)管理之中非常主要的內(nèi)容，檔案管理簡(jiǎn)單說來就是管理人，所以人力資源管理實(shí)際上是檔案中介服務(wù)工作的最最重要的一點(diǎn)，依照人力資源方案創(chuàng)立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，依照預(yù)計(jì)招聘、分配等對(duì)團(tuán)隊(duì)實(shí)行完善，記下工作人員的工作時(shí)間段，保證項(xiàng)目能夠按時(shí)完工。團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)立不過是作為工作的前提，廣泛意義的團(tuán)隊(duì)還含有所委托單位的檔案管理人員，當(dāng)他們將工作完滿完成，才可以說檔案中介服務(wù)公司的工作圓滿完成了。

2.4在項(xiàng)目監(jiān)控階段，提高風(fēng)險(xiǎn)管理水平。檔案中介服務(wù)在監(jiān)督的階段里，若是發(fā)生進(jìn)程、質(zhì)量、范疇、成本、購買、風(fēng)險(xiǎn)等超出了臨界值，則必須依據(jù)制定的風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)措施，例如委托單位的檔案資料進(jìn)程一直延后，則必須馬上讓業(yè)主單位對(duì)所托的單位計(jì)量實(shí)行監(jiān)控，檔案資料進(jìn)程若是一直延后，計(jì)量就不允許批準(zhǔn)。若是檔案的質(zhì)量非常糟糕，改善之后的結(jié)果依舊非常糟糕，則必須馬上告知質(zhì)量監(jiān)督單位，質(zhì)量監(jiān)督單位這時(shí)會(huì)根據(jù)降低信用評(píng)價(jià)的手段來實(shí)施處理，使得所托的單位負(fù)責(zé)人開始注重檔案工作。

2.5在項(xiàng)目收尾階段，總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。目最終不單單是轉(zhuǎn)移檔案資料，最主要的內(nèi)容還是審核項(xiàng)目結(jié)果、收集過程、收集經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及存檔項(xiàng)目信息，讓檔案中介服務(wù)公司能夠在接下來的時(shí)間很好的利用。項(xiàng)目過程中得到的總結(jié)，是檔案中介服務(wù)公司的最重要的經(jīng)驗(yàn)，讓它在接下來的項(xiàng)目里，更好的做出風(fēng)險(xiǎn)判斷，做好風(fēng)險(xiǎn)措施，提升項(xiàng)目的圓滿完成的幾率。

三、通過項(xiàng)目管理提高檔案中介公司自身價(jià)值

通過項(xiàng)目管理，可提升檔案中介公司規(guī)范化管理程度。檔案中介公司在其工作過程中的每一項(xiàng)管理活動(dòng)都將記錄在文件、檔案之中，利用對(duì)各項(xiàng)目所形成文件的考核、檢查，可提升檔案中介公司管理的規(guī)范化程度。將項(xiàng)目管理的思維運(yùn)用到檔案中介服務(wù)之中，經(jīng)過項(xiàng)目管理的各個(gè)階段，總結(jié)、收獲管理經(jīng)驗(yàn)，并且不斷改進(jìn)，從而提升了檔案中介公司的自身價(jià)值。

四、結(jié)語

依據(jù)以上描述，項(xiàng)目管理的思維應(yīng)該貫徹到檔案中介服務(wù)的方方面面，它不僅讓項(xiàng)目工作在范圍內(nèi)得到最好的效果，還能在管理過程和完結(jié)之后得到寶貴的財(cái)富，從而得到不斷改善以及最好實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，得到最后的圓滿成功。

參考文獻(xiàn)：

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第5篇：項(xiàng)目檔案管理方案范文

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；工程檔案管理；工程質(zhì)量

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

引言：我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，為建筑業(yè)的發(fā)展帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，但是隨著越來越多的建筑企業(yè)的不斷加入，也出現(xiàn)了不少質(zhì)量問題，豆腐渣工程屢見不鮮，工程質(zhì)量是所有建筑企業(yè)應(yīng)該放在首位的要素。而工程檔案能否真實(shí)地記載工程建設(shè)的整個(gè)過程，直接關(guān)系著工程質(zhì)量是否值得人們信賴，也關(guān)系著企業(yè)的信譽(yù)以及收益。一個(gè)合格的工程檔案還可以在使用后的管理和維修方面起到關(guān)鍵的作用，一個(gè)完備詳盡的工程檔案就是一項(xiàng)工程的成長(zhǎng)記錄，也是一份良心的見證。

1.工程檔案管理與項(xiàng)目管理的概述和關(guān)系

1.1工程檔案管理與項(xiàng)目管理的概述

通常所說的工程檔案管理是指研究檔案的內(nèi)容是否可靠，分析檔案的信息，以總結(jié)工程進(jìn)程；還有就是搜集并整理文件，建立相關(guān)的鑒定方案，統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，最后存檔保管。二項(xiàng)目管理當(dāng)然就是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的宏觀控制，通過臨時(shí)組建一個(gè)組織機(jī)構(gòu)，針對(duì)特定的工程項(xiàng)目進(jìn)行有計(jì)劃的組織領(lǐng)導(dǎo)，掌控整個(gè)工程活動(dòng)的全過程，以便進(jìn)行及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)指導(dǎo)。

1.2工程檔案管理和項(xiàng)目管理的關(guān)系

在一個(gè)工程中，我們可以認(rèn)為檔案管理就是一個(gè)項(xiàng)目，對(duì)它進(jìn)行有規(guī)劃的、系統(tǒng)的管理。工程檔案的建立時(shí)間就是工程開工的的時(shí)間，也就是此時(shí)開始對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行管理，因此可以這樣說，工程檔案管理與工程項(xiàng)目管理相輔相成，共同作用于工程建設(shè)之中。只有二者之間有機(jī)配合，才能達(dá)到整個(gè)工程的預(yù)期目標(biāo)。這就需要建立一個(gè)管理體系，制定相關(guān)管理規(guī)劃，并且定期進(jìn)行整理分析，以確保工程保質(zhì)保量完成，同時(shí)也可以提高工程檔案的管理水平。

2. 工程檔案管理存在的問題分析

2.1工程檔案管理機(jī)制有問題

主要就是現(xiàn)在運(yùn)行的工程檔案管理機(jī)制已經(jīng)落伍，不符合當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，時(shí)代在發(fā)展，而工程檔案管理機(jī)制卻沒有創(chuàng)新，必然導(dǎo)致管理模式的落后。沒有及時(shí)建立檔案管理的新的網(wǎng)絡(luò)體系和辦事機(jī)構(gòu)，沒有意識(shí)到檔案管理在新時(shí)代的工程建設(shè)中的新內(nèi)涵，不能將檔案管理資料的收集及整理同步到工程建設(shè)進(jìn)度，將工程檔案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程檔案管理體制還不夠健全，有些分工還不夠明確，造成管理上的混亂局面。工程檔案管理辦法中應(yīng)該對(duì)檔案管理方面的具體要求做出詳細(xì)的說明和規(guī)定，但是這些內(nèi)容在現(xiàn)行的制度中未曾體現(xiàn)，而大部分的單位也只是冷眼旁觀，不能用具體行動(dòng)來進(jìn)行體制的創(chuàng)新，以致領(lǐng)導(dǎo)和崗位責(zé)任制度得不到落實(shí)。

沒有大力推行相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.2工程檔案的質(zhì)量不過關(guān)

有些工程資料由于沒有及時(shí)收集和整理，導(dǎo)致部分資料缺失，不能完整地存檔，有好多單位都存在這樣的問題，特別是有關(guān)施工管理的相關(guān)文件和質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)的簽證資料。之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的情形，主要是檔案更新跟不上工程建設(shè)的腳步，呈現(xiàn)在書面上就是在合同上沒有注明對(duì)工程檔案方面相關(guān)要求，還有一方面就是在工程建設(shè)中偶爾也會(huì)出現(xiàn)施工或者監(jiān)理等一些單位沒有遵從工程建設(shè)的計(jì)劃書，擅自推進(jìn)工程進(jìn)程，但是也沒載入工程檔案文件中，導(dǎo)致檔案資料的缺失。有時(shí)候一些建設(shè)單位提供的施工資料不完整或者不清晰，而施工單位為了省事，也不去探個(gè)究竟，就按照原始的資料進(jìn)行檔案整理，最后造成檔案資料的不規(guī)范。有一些檔案管理人員工作水平較低，相關(guān)的專業(yè)知識(shí)掌握的不夠精準(zhǔn)，以致資料的書寫不規(guī)格，與實(shí)際情況有很大出入，不注重細(xì)節(jié)等都會(huì)造成質(zhì)量問題。有一些監(jiān)理不負(fù)責(zé)任，現(xiàn)場(chǎng)工作不充足，造成原始的資料不準(zhǔn)確，還有就是他們沒有盡職盡責(zé)，而對(duì)一些失誤問題不予理會(huì)，有些建立甚至收受賄賂而對(duì)一些人員缺席問題視若無睹，造成檔案資料管理方面出現(xiàn)漏洞。

2.3工程檔案管理人員專業(yè)水平低

一些有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)檔案管理人員，由于其對(duì)工作的熟悉度會(huì)很少犯錯(cuò)誤。但是某一個(gè)工程項(xiàng)目的工程隊(duì)伍往往是臨時(shí)組建的，由于時(shí)間問題，施工單位為了方便，同時(shí)也是對(duì)檔案管理不夠重視，會(huì)臨時(shí)找來一些沒有經(jīng)驗(yàn)或者水平較低的人員來進(jìn)行檔案管理，隨意配備檔案管理群體。因?yàn)楣芾砩系牟豢茖W(xué)，檔案管理人員的專業(yè)技能不過關(guān)就上崗，這樣就造成了檔案管理過于隨意，給檔案日后的使用帶來困難。大部分企業(yè)不會(huì)重視檔案部門，就會(huì)忽視檔案管理部門以及檔案管理人員的福問題，導(dǎo)致大量的高素質(zhì)的專業(yè)人員的流失，使檔案管理群體越來越弱，而且對(duì)檔案的繼續(xù)整理也是不利的。

3.加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

3.1完善檔案管理制度

隨著時(shí)代的進(jìn)步，建筑業(yè)也在蓬勃發(fā)展，過去的檔案管理方案已經(jīng)不能適應(yīng)其發(fā)展變化的速度了，應(yīng)該建立一整套的科學(xué)合理的檔案管理體系，專門成立一個(gè)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，改善現(xiàn)有管理模式，進(jìn)行分系統(tǒng)、分階段、分類別的方法來管理檔案，使其更加規(guī)范化。達(dá)到員工各司其職，制度完善合理，機(jī)構(gòu)有效運(yùn)作，監(jiān)督作用強(qiáng)化。同時(shí)行政管理部門應(yīng)該嚴(yán)格考核參建部門，絕不放過任何投機(jī)取巧的行為，項(xiàng)目法人切實(shí)起到監(jiān)督的作用，使檔案管理真正深入到工程建設(shè)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，促使工程質(zhì)量的提高。檔案中記錄著工程建設(shè)的相關(guān)資料，在驗(yàn)收施工單位的歸檔文件時(shí)，要仔細(xì)檢查檔案的完整度及準(zhǔn)確度。嚴(yán)格要求施工單位檔案的構(gòu)建，仔細(xì)對(duì)檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收。檔案資料的驗(yàn)收是工程竣工驗(yàn)收之前的一項(xiàng)重要內(nèi)容，每一個(gè)工程完成之前都要檢驗(yàn)它的檔案資料是否完備，這也是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)。

3.2檔案管理部門充分發(fā)揮自身職能

檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督管理職能，不定期的進(jìn)行突擊檢查，形成一個(gè)完善的檢查體系，并制定相關(guān)的懲處制度，將每次檢查的結(jié)果記錄在案，這樣有助于企業(yè)提高對(duì)檔案管理的重視度，從而提高檔案管理水平。構(gòu)建專項(xiàng)的檔案驗(yàn)收機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格檢查檔案資料是否真實(shí)、完整。檔案行政管理部門明確合理的檔案管理辦法，其中要詳盡的記載個(gè)部門的職能以及檔案權(quán)益保護(hù)方案，有利于檔案功能的充分發(fā)揮。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)在挑選檔案管理人員時(shí)，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的考核，以免有人濫竽充數(shù)。同時(shí)上崗后也不要放松警惕，定期的進(jìn)行考試，有助于員工更加盡職盡責(zé)。還要開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)教育，可以聯(lián)合其他公司的檔案管理人員進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)交流，促進(jìn)員工間工作質(zhì)量以及效率的提高。可以以座談的形式或者上門培訓(xùn)的方法，提高員工的業(yè)務(wù)水平。教授的內(nèi)容可以是有關(guān)政策法規(guī)的，也可以是檔案專業(yè)知識(shí)相關(guān)的，企業(yè)可以因材施教，視公司情況而定。使檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的工作效率。

結(jié)語

工程檔案是建筑工程施工全過程的真實(shí)記錄，但是現(xiàn)在工程檔案的管理方面還存在許多問題，這需要在不斷的實(shí)踐中逐漸的改革創(chuàng)新。創(chuàng)建新的檔案管理模式，樹立先進(jìn)的檔案管理理念，創(chuàng)建齊全的檔案管理體制，以提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)工程建設(shè)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

第6篇：項(xiàng)目檔案管理方案范文

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目工程；施工資料；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，項(xiàng)目工程施工資料檔案與工程項(xiàng)目的關(guān)系密切，項(xiàng)目工程施工資料檔案是工程項(xiàng)目的重要組成部分，是工程項(xiàng)目管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。項(xiàng)目工程施工資料檔案管理水映工程項(xiàng)目的管理水平。項(xiàng)目工程施工資料檔案是工程項(xiàng)目的重要組成部分，是工程項(xiàng)目管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。項(xiàng)目工程施工資料檔案管理水映工程項(xiàng)目的管理水平，是工程項(xiàng)目自身的需求。

一、項(xiàng)目工程施工資料檔案與工程項(xiàng)目的關(guān)系和作用

目前，項(xiàng)目工程施工資料檔案管理是工程項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)引起各級(jí)項(xiàng)目管理者的充分重視。項(xiàng)目工程施工資料檔案是工程項(xiàng)目自身的需求，是工程項(xiàng)目不可缺少的組成部分。工程項(xiàng)目要符合國(guó)家法律、法規(guī)的要求，也就是外部監(jiān)管的要求，外部監(jiān)管的主要措施有審計(jì)、稽查、后評(píng)價(jià)、責(zé)任終身制。審計(jì)不僅審查財(cái)務(wù)檔案，還要審查工程檔案。因此，項(xiàng)目工程施工資料檔案管理規(guī)范可以支撐外部監(jiān)管，是工程項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù)，是審計(jì)、稽查、后評(píng)價(jià)、責(zé)任終身制的依據(jù)。工程項(xiàng)目管理者要做好項(xiàng)目的檔案工作，不僅要關(guān)注技術(shù)檔案，更要關(guān)注管理性檔案，如招投標(biāo)全過程中形成的證明性文件，這會(huì)影響今后工程項(xiàng)目的生存、發(fā)展，是核心資源之一，參與工程項(xiàng)目建設(shè)的管理人員、技術(shù)人員要提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，規(guī)范建檔制度，把項(xiàng)目工程施工資料檔案當(dāng)做資源來管理。

項(xiàng)目工程施工資料檔案的定義和屬性，檔案在歸檔前叫文件材料，歸檔后叫檔案。也就是說我們?cè)谏a(chǎn)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，形成的有記憶、憑證作用的文件材料，都會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案，這就突出了檔案工作的特點(diǎn)：廣泛性、基礎(chǔ)性、專業(yè)性。檔案工作是全員參與，與每個(gè)人都息息相關(guān)。項(xiàng)目工程施工資料檔案作用的特點(diǎn)：間接性、潛在性、滯后性。決定了檔案工作容易被忽視，所以我們應(yīng)該提高項(xiàng)目工程施工資料檔案的意識(shí)，善于發(fā)揮利用檔案的作用，同時(shí)還要加大宣傳檔案的作用。

二、加強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理的相關(guān)措施

1、事前管控

所謂事前管控就是指從施工資料的形成開始進(jìn)行管控，著重控制檔案資料的來源，并把好質(zhì)量這一關(guān)。在該階段進(jìn)行管控時(shí)，首先應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)健全的質(zhì)量管控制度，在組織上確保該項(xiàng)工作得以正常且有序的實(shí)施，具體措施主要如下：

1.1前期管控。首先應(yīng)該進(jìn)行工程項(xiàng)目編碼的區(qū)分，編制相應(yīng)的編碼系統(tǒng)，明確工程項(xiàng)目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統(tǒng)一質(zhì)量驗(yàn)收表格與記錄表格，確定工程項(xiàng)目中各種信息記錄表格的統(tǒng)一格式，在確定以后不可隨意進(jìn)行更改，以免對(duì)工作帶來一些不必要的麻煩；最后，進(jìn)行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。

1.2構(gòu)建完善的管控結(jié)構(gòu)以及制度。首先進(jìn)行資料檔案管理機(jī)構(gòu)的構(gòu)建，制定相應(yīng)的管理制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與管控工程項(xiàng)目施工資料檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作；其次，構(gòu)建相應(yīng)的管控網(wǎng)絡(luò)，確定管控人員，把工作具體落實(shí)到每一位工作人員的身上，同時(shí)還要確定管理工作的具體程序，構(gòu)建相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制；最后，進(jìn)行崗前培訓(xùn)機(jī)制的構(gòu)建，加強(qiáng)檔案管理人員管理技能的培訓(xùn)與教育。

1.3在建筑工程項(xiàng)目施工之前，管理部門應(yīng)該基于事前所制定的計(jì)劃方案，加強(qiáng)實(shí)施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時(shí)，應(yīng)該實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)以及檢查。同時(shí)還應(yīng)下發(fā)關(guān)于施工資料管理細(xì)則的宣傳單，通過這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項(xiàng)工作的實(shí)施創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好工作環(huán)境。

2、事中管控

2.1建筑工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該收集工程項(xiàng)目施工審批表、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證以及相關(guān)的地質(zhì)勘查報(bào)告等各種資料，通過對(duì)施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行檢驗(yàn)，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗(yàn)的相關(guān)報(bào)告，對(duì)各施工方案以及施工組織等進(jìn)行圖紙的會(huì)審，明確施工單位的資質(zhì)。同時(shí)還應(yīng)和建設(shè)單位進(jìn)行配合，做好相應(yīng)的開工報(bào)告以及報(bào)建資料，并將材料報(bào)告送至監(jiān)理部門。在施工中若需要進(jìn)行塔吊工作，則應(yīng)報(bào)送相應(yīng)的塔吊施工方案，并根據(jù)質(zhì)檢部門的相關(guān)要求，收集各種安全資料。

2.2收集并整理施工過程中各分部工程的相關(guān)資料，其主要包括以下幾個(gè)方面：一為收集并整理施工試驗(yàn)資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗(yàn)收的記錄工作，在工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該按照施工組織的具體要求，對(duì)施工原材料進(jìn)行試驗(yàn)，并做好相應(yīng)的計(jì)劃方案；在隱蔽工程的驗(yàn)收記錄中，可借助于表格把隱檢的項(xiàng)目、具體內(nèi)容、意見、項(xiàng)目質(zhì)量情況以及相關(guān)的復(fù)查意見等記錄好，但凡隱蔽工程驗(yàn)收質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，不可實(shí)施下一道工序，由于施工記錄是對(duì)工程項(xiàng)目整個(gè)施工過程所進(jìn)行的記錄，因此在該環(huán)節(jié)中，其記錄必須要完整且詳細(xì)。二為設(shè)計(jì)變更資料的收集與整理，在該過程中，應(yīng)該注意兩個(gè)方面的內(nèi)容，即采取分專業(yè)整理的方式與注明好圖紙中所修改的內(nèi)容。三為做好工程項(xiàng)目中各分部項(xiàng)目施工質(zhì)量資料的收集、編寫以及整理工作，由于分部項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收在基于分項(xiàng)工程驗(yàn)收合格所實(shí)施的，因此在這一環(huán)節(jié)中，主要的任務(wù)就是檢查主體結(jié)構(gòu)功能以及質(zhì)量等是否滿足施工規(guī)定，可通過施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及設(shè)計(jì)單位等來共同進(jìn)行驗(yàn)收，從而確保資料的完整性。

2.3收集與整理施工日志，做好相應(yīng)的技術(shù)交底工作。在技術(shù)交底工作中，不僅要確定工程項(xiàng)目安全要求以及質(zhì)量需求，同時(shí)其交底的內(nèi)容應(yīng)滿足相關(guān)的法規(guī)以及工程項(xiàng)目施工要求，做好相應(yīng)的記錄工作，通過書面的形式來進(jìn)行簽字，完整地將技術(shù)交底工作資料歸入到工程項(xiàng)目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過程中，應(yīng)逐日進(jìn)行填寫，確保其可將施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際生產(chǎn)狀況準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來。此外，在工程項(xiàng)目驗(yàn)收過程中，還應(yīng)收集并整理施工竣工記錄，進(jìn)行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)于所存問題應(yīng)該及時(shí)提出相應(yīng)的整改策略，并且限期進(jìn)行整改。

3、事后管控

在該環(huán)節(jié)中，主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)過程所產(chǎn)生的文件資料準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來，所歸檔的這些文件必須要通過分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應(yīng)案卷。在進(jìn)行工程資料移交時(shí)，應(yīng)該基于工程項(xiàng)目具體的規(guī)范要求，結(jié)合施工當(dāng)?shù)貦n案管理的規(guī)定來實(shí)施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。

近幾年，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理上，開始廣泛應(yīng)用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲(chǔ)高密度、信息非人工識(shí)讀性以及系統(tǒng)依賴性等特征，對(duì)此，在管理過程中，還應(yīng)確保電子文件的可讀性、安全性、系統(tǒng)性、原始性、完整性以及真實(shí)性等。同時(shí)在管理過程中，還要對(duì)數(shù)據(jù)壓縮、電子文件格式轉(zhuǎn)換以及文件圖片處理等進(jìn)行不斷地規(guī)范，繼而進(jìn)一步提高電子文件管理水平。

結(jié)束語

綜上所述，建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理工作是一個(gè)比較復(fù)雜的工程，所涉及到的人員、內(nèi)容以及部門等均較多，因此在管理過程中，為了確保施工資料檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，必須要對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全過程的跟蹤監(jiān)督管理，同時(shí)還要構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，完善相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)管理人員技能的培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)施工過程的管控，把好工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收這一關(guān)，從而保障施工資料檔案的準(zhǔn)確性與完整性。

參考文獻(xiàn)

第7篇：項(xiàng)目檔案管理方案范文

[摘 要] 隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于電力企業(yè)檔案管理工作的要求也日漸提高。結(jié)合當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展要求，考察檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障，提出優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)、及時(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估是檔案數(shù)字化的質(zhì)量保障，建立嚴(yán)格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案、加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)是檔案數(shù)字化安全性的有效保障。

[關(guān)鍵詞] 電力企業(yè)；檔案管理數(shù)字化；質(zhì)量；安全性保障

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03

0 前 言

檔案是記錄與反映原始信息的重要載體，檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性、服務(wù)性與機(jī)要性，它直接影響到一個(gè)單位未來查核校驗(yàn)的憑證與參考，具有極強(qiáng)的規(guī)范化要求。隨著信息化的推進(jìn)，檔案管理工作的要求也隨之提高，檔案數(shù)字化也進(jìn)入了快速發(fā)展的階段，當(dāng)前檔案數(shù)字化的方法主要有紙質(zhì)檔案的掃描、縮微拷貝片的掃描、數(shù)碼相機(jī)的拍攝（包括非紙質(zhì)檔案）、激光三維立體掃描、音頻、視頻檔案的數(shù)字化采集，本文結(jié)合電力企業(yè)檔案管理工作的崗位要求，探析檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全性保障。

1 電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責(zé)

電力企業(yè)檔案管理工作的崗位職責(zé)，既有檔案管理工作崗位的一般要求，也有其行業(yè)的特定職責(zé)，具體來說，主要有以下十個(gè)方面：一是負(fù)責(zé)綜合檔案室日常業(yè)務(wù)管理工作，根據(jù)上級(jí)主管單位檔案管理階段工作目標(biāo)，制定本單位檔案工作任務(wù)安排。二是負(fù)責(zé)局綜合檔案庫房及檔案安全管理工作。三是負(fù)責(zé)局科技檔案收集、檢查、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用、鑒定銷毀工作，負(fù)責(zé)變電站、小型基建工程竣工檔案的管理工作。四是負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作交底，參加檔案中間檢查、竣工檔案內(nèi)部驗(yàn)收。五是負(fù)責(zé)收集、整理檔案利用典型實(shí)例。六是負(fù)責(zé)做好全宗卷編制及管理工作。七是負(fù)責(zé)開展檔案信息資源的開發(fā)利用及編研工作。八是負(fù)責(zé)全局各職能部門和區(qū)局檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、培訓(xùn)等。九是負(fù)責(zé)局檔案評(píng)價(jià)迎檢及局屬各部門、各單位檔案評(píng)估工作。十是統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)本組相關(guān)工作。由此可見，對(duì)原始信息的收集、檢查、保管、統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作的基本要求，而負(fù)責(zé)變電站、小型基建工程竣工等檔案的管理工作是電力企業(yè)檔案管理工作的特定要求。

2 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制

質(zhì)量控制，即為達(dá)到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動(dòng)，它是為了監(jiān)視質(zhì)量形成過程，消除質(zhì)量環(huán)節(jié)上所有引起不合格或不滿意的因素，以達(dá)到質(zhì)量要求，檔案工作的特點(diǎn)要求在檔案數(shù)字化過程中，必需對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量控制。具體來說，電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的質(zhì)量控制主要包括優(yōu)化數(shù)字化方案、正確選擇數(shù)字化軟件、制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)、及時(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估。

2.1 優(yōu)化數(shù)字化方案

數(shù)字化方案制定直接影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量，檔案數(shù)字化方案主要包括檔案數(shù)字化策略與原則、技術(shù)路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟等，優(yōu)化數(shù)字化方案是檔案管理數(shù)字化質(zhì)量控制的首要。

2.2 正確選擇數(shù)字化軟件

數(shù)字化軟件的種類繁多，各具特色，因此，在選擇時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行廣泛調(diào)研，并結(jié)合各單位自身的特點(diǎn)選對(duì)軟件，選擇適用的數(shù)字化軟件是控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)之后的工作能起到事半功倍的作用。

2.3 制定標(biāo)準(zhǔn)、確定參數(shù)

檔案數(shù)字化質(zhì)量控制過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是制定標(biāo)準(zhǔn)和確定參數(shù)。目前，國(guó)家已經(jīng)制定出了檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，電力企業(yè)可根據(jù)自身特點(diǎn)制定出適用的標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 及時(shí)檢驗(yàn)與評(píng)估

檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估是整個(gè)質(zhì)量控制的最后一關(guān)，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的成功與否取決于它。檢查的對(duì)象包括設(shè)備、人員和工作流程三個(gè)方面。監(jiān)督就是要不斷發(fā)現(xiàn)問題并針對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報(bào)上級(jí)主管部門。驗(yàn)收分為粗驗(yàn)和細(xì)驗(yàn)，粗驗(yàn)主要由自動(dòng)驗(yàn)收軟件完成，細(xì)驗(yàn)就是在自動(dòng)驗(yàn)收軟件驗(yàn)收的基礎(chǔ)上，分別對(duì)每個(gè)畫幅進(jìn)的完整性、清晰度、重頁、拼頁等進(jìn)行檢查。評(píng)估就是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過程中，檔案的掃描質(zhì)量、檔案信息的真實(shí)完整性、檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)利用效果等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。

3 電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的安全保障

安全保密工作是檔案工作的重要內(nèi)容，檔案數(shù)字化的安全保密控制，就是要保障檔案實(shí)體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免出現(xiàn)泄密問題。安全保密控制是檔案數(shù)字化過程中應(yīng)優(yōu)先考慮的問題。數(shù)字化安全保障是指對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)施過程中存在的不安全因素進(jìn)行預(yù)先分析，并依據(jù)數(shù)字化工作中人、物、環(huán)境等因素的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，從技術(shù)和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發(fā)生。檔案數(shù)字化工作的安全保障主要包括建立嚴(yán)格規(guī)章制度、確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案、加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)。

3.1 建立嚴(yán)格規(guī)章制度

進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案中包含程度較高的信息，要保證這項(xiàng)工作能安全高效地進(jìn)行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數(shù)字化系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密規(guī)定，數(shù)字化加工人員選擇和管理辦法，數(shù)字化加工場(chǎng)所安全保密方案，檔案數(shù)字化設(shè)備的安全管理制度，參與人員身份識(shí)別管理制度，訪問控制規(guī)則設(shè)置的規(guī)定，密碼密鑰的保密管理規(guī)定，掃描員、系統(tǒng)維護(hù)員、掃描質(zhì)檢員、系統(tǒng)安全員、檔案保管員、值勤警衛(wèi)工作職責(zé)等。

3.2 確立網(wǎng)絡(luò)安全保密方案

首先，所有的操作必須在一個(gè)封閉的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，與所有的外網(wǎng)物理隔斷；其次，檔案數(shù)字化客戶端計(jì)算機(jī)及服務(wù)器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進(jìn)行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場(chǎng)對(duì)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)各個(gè)設(shè)備的電磁干擾，防止由于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器及其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數(shù)字化加工工作在安全保密的環(huán)境中進(jìn)行；最后工作人員（即直接接觸檔案數(shù)字化系統(tǒng)的人員）進(jìn)入系統(tǒng)前必須進(jìn)行身份鑒別，防止非法用戶的進(jìn)入。

3.3 加強(qiáng)安防系統(tǒng)建設(shè)

安防系統(tǒng)是安全保密的重要保障。包括門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)、閉路（帶紅外）電視系統(tǒng)、消防報(bào)警及自動(dòng)滅火系統(tǒng)、恒溫恒濕空調(diào)系統(tǒng)等，以保證整個(gè)加工場(chǎng)所的安全防護(hù)。

4 結(jié) 語

伴隨著時(shí)代的l展，電力工程行業(yè)在不斷壯大，然而傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理模式已然難以適應(yīng)，在未來發(fā)展時(shí)期與時(shí)俱進(jìn)采用新的檔案管理模式，檔案管理數(shù)字化將是電力企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)在要求。

主要參考文獻(xiàn)

[1]陳秀菊.電力企業(yè)檔案管理一本通[M].北京：中國(guó)電力出版社，2016.

第8篇：項(xiàng)目檔案管理方案范文

（一）對(duì)工程檔案管理不夠重視

檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點(diǎn)，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設(shè)單位在項(xiàng)目成立初期，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，忽視檔案的重要性，認(rèn)為檔案工作只是在建設(shè)工程竣工后進(jìn)行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對(duì)形成的大量資料進(jìn)行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導(dǎo)致工程資料的失真，工程竣工檔案驗(yàn)收的延期。

（二）檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足

許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時(shí)不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項(xiàng)目建設(shè)全過程中的資料不能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。由于項(xiàng)目建設(shè)人員對(duì)項(xiàng)目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點(diǎn)，極易造成文件材料不能保持有機(jī)聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

（三）歸檔時(shí)間長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性

工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗(yàn)收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動(dòng)，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響竣工資料質(zhì)量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且工程項(xiàng)目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個(gè)單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設(shè)的各個(gè)單位的階段性資料不能及時(shí)收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項(xiàng)，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

二、提高工程檔案管理質(zhì)量的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程項(xiàng)目檔案管理的前提

工程項(xiàng)目檔案管理需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。首先，要根據(jù)工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設(shè)置基層工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和配備專職檔案員，從機(jī)構(gòu)和人員編制上保障工程項(xiàng)目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費(fèi)等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場(chǎng)工程管理人員自覺參與工程項(xiàng)目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；將工程項(xiàng)目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場(chǎng)專兼職檔案人員抓落實(shí)的工作機(jī)制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級(jí)負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(二)制定和落實(shí)符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度

加強(qiáng)項(xiàng)目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實(shí)際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任制，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。建設(shè)項(xiàng)目由于大規(guī)模、長(zhǎng)工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個(gè)工作人員的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障?？梢砸浴八耐健敝贫葋泶_保做好項(xiàng)目檔案的收集工作，即項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。

(三)定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)

考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場(chǎng)的繁忙，工人都集中精力于施工，而對(duì)技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進(jìn)行到一定階段后補(bǔ)，這樣就不能夠真實(shí)的反應(yīng)施工過程，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實(shí)、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項(xiàng)目開工之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放技術(shù)文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正、解決。

(四)加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)

第9篇：項(xiàng)目檔案管理方案范文

[關(guān)鍵詞]工程檔案 項(xiàng)目管理 信息化

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）15-0321-01

一、 挖掘地鐵工程檔案的價(jià)值

建筑工程項(xiàng)目可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略是現(xiàn)代項(xiàng)目管理的標(biāo)志。一個(gè)項(xiàng)目從它最初的可行性研究開始，就必須有全局的觀念、綜合考慮。一方面，在規(guī)劃每一階段計(jì)劃的過程中，必須留有相應(yīng)的靈活性，以便在該階段實(shí)施過程中能夠充分利用進(jìn)一步獲得的信息做出更細(xì)更有效的決策；另一方面，在本階段實(shí)施過程中，還必須考慮到對(duì)下一個(gè)階段實(shí)施的影響，以達(dá)到綜合收益為最佳的境地。 在這兩個(gè)重要的工作方面，地鐵工程文件、檔案管理人員要“抓住機(jī)遇” ，變被動(dòng)為主動(dòng)，這也是地鐵工程文件、檔案管理工作的根本出路，其關(guān)鍵在于通過變革自己的思想觀念、服務(wù)方式和內(nèi)容來適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。也就是說， “當(dāng)時(shí)代改變，我們必須通過變革來謀求生存”；否則“如果檔案事業(yè)仍然沉浸于昨日的世界里，那 么企業(yè)檔案人員的職業(yè)將煙消云散”。因此，地鐵工程文件、檔案人員必須積極挖掘工程檔案信息，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考資料，從檔案實(shí)體控制更多地向智能控制、知識(shí)挖掘轉(zhuǎn)變，如整理以前與該地鐵工程項(xiàng)目類似的工程項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)方案等，甚至要為領(lǐng)導(dǎo)提供具有決策性的可行性方案，爭(zhēng)取像古埃及的檔案司神一樣，重新做回上帝的身旁，而不是守在清冷的文件辦公室或寂寞的檔案柜架前。根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程進(jìn)行跟蹤服務(wù)，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發(fā)會(huì)議，必要時(shí)邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及單位相關(guān)部門人員參加，在認(rèn)真聽取各種意見的同時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)宣傳工程文件、檔案管理對(duì)地鐵工程項(xiàng)目建設(shè)的重要作用，向其灌輸檔案意識(shí)。會(huì)后，認(rèn)真做好會(huì)議總結(jié)，制定工程文件、檔案管理方法，指出在工程文件、檔案在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中應(yīng)發(fā)揮和能發(fā)揮的作用，呈交領(lǐng)導(dǎo)，并抄送各有關(guān)部門，提高工作的整體效益。

二、 建立與完善組織內(nèi)部，樹立“人人都是工程檔案管理員”的理念

地鐵項(xiàng)目建筑公司要建立完善的溝通渠道，包括自上而下、自下而上以及不同系統(tǒng)、不同部門間的溝通渠道，進(jìn)一步開拓交流平臺(tái)，如建立工作日志、電子郵箱、召開各種會(huì)議等等，無論哪種渠道和平臺(tái)，都必須加強(qiáng)管理和維護(hù)，保證交流暢通。地鐵工程文件、檔案人員要與檔案形成部門、形成者保持良好的協(xié)作，在檔案形成前，要與形成部門、形成者進(jìn)行溝通，確定形成檔案的種類、數(shù)量、整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并寫入合同。在地鐵工程項(xiàng)目進(jìn)行過程中，工程檔案人員要時(shí)刻與形成者保持聯(lián)系，在宏觀上做到集中統(tǒng)一的管理，了解所形成的所有地鐵工程文件、檔案，并為形成者提供業(yè)務(wù)支持。樹立“人人都是兼職工程檔案管理員” ，全員參與地鐵工程文件、檔案管理是提高工程的文件、檔案管理工作水平的重要手段。由于工程文件、檔案的形成者、保管者缺乏工程文件、檔案管理意識(shí)和管理知識(shí)，僅以會(huì)議形式還不能完全保證每個(gè)相關(guān)人員提高工程檔案的重視。因此，必須根據(jù)地鐵企業(yè)的實(shí)際情況，工程文件、檔案人員身先士卒地把檔案意識(shí)貫徹下去，加大宣傳，通過自上而下、自下而上的全面的認(rèn)識(shí)過程，經(jīng)過多次循環(huán)，深入具體地進(jìn)行下去，才能深入人心，從而，實(shí)現(xiàn)全員參與，人人都是工程文件、檔案管理員。

三、完善監(jiān)督、反饋體系

監(jiān)督、反饋體系的建立對(duì)于建設(shè)高效的地鐵工程文件、檔案管理團(tuán)隊(duì)具有非常重要的意義。良好的監(jiān)督、反饋機(jī)制應(yīng)該是多角度、雙向的、多級(jí)別的。應(yīng)該在地鐵項(xiàng)目文件、檔案管理組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立全方位的溝通機(jī)制，保持溝通渠道的暢通，包括反饋流程、反饋登記表的設(shè)計(jì)。信息反饋目的是檢驗(yàn)我們輸出的信息是否符合需要和準(zhǔn)確無誤，對(duì)于深入開發(fā)工程文件、檔案信息資源具有重要意義。這就要求我們運(yùn)用科學(xué)的方法，對(duì)用戶實(shí)行跟蹤服務(wù)。地鐵工程檔案信息開發(fā)利用后，各類用戶的意見通過借閱制度登記、信息反饋調(diào)查等形式收集、匯總、統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行“去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里”的定量、定性分析，及時(shí)調(diào)整開發(fā)利用計(jì)劃和方向，使工程信息服務(wù)減少盲目性，增強(qiáng)信息輸出準(zhǔn)確度，取得工程檔案信息資源開發(fā)的最佳效果。地鐵工程檔案工作者還要進(jìn)一步研究用戶需求與利用狀況，及時(shí)處理反饋意見，關(guān)注社會(huì)，提供更有效的滿足個(gè)性需求的信息。具體來講，工程檔案借閱登記就是一項(xiàng)非常好的反饋方式，這就要求科學(xué)制作反饋登記表，詳細(xì)記錄用戶利用某份檔案的原因、利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題、遇到的難題以及解決方案、用戶的滿意度、要求等等。

四、加強(qiáng)人力資源建設(shè)

任務(wù)是設(shè)計(jì)、維持一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系，而人是管理的第一要素。前面提到的業(yè)務(wù)流程重組原理在實(shí)踐中遭遇失敗，原因關(guān)鍵在于“過分地強(qiáng)調(diào)革命性變化，忘記了將‘人’的因素考慮在內(nèi)”。地鐵工程文件、檔案管理人員屬于核心資源，很多地鐵工程文件、檔案管理部門設(shè)置的臨時(shí)性就是因?yàn)槿鄙俟こ涛募?、檔案管理人員，基層工程文件、檔案管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致工程文件、檔案管理缺乏持續(xù)性、質(zhì)量不高。因此，必須加強(qiáng)地鐵項(xiàng)目工程文件、檔案管理人力資源建設(shè)：定期對(duì)在職的工程文件、檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅包括檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且包括地鐵工程項(xiàng)目建設(shè)方面的專業(yè)培訓(xùn)；引進(jìn)高校工程文件、檔案專業(yè)人員，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；高校有責(zé)任培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案方面人才，因此，高校應(yīng)與工程項(xiàng)目建設(shè)單位建立工程文件、檔案管理實(shí)習(xí)基地；努力實(shí)施“工程文件、檔案管理人員年輕化、現(xiàn)代化工程” ，培養(yǎng)符合工程文件、檔案管理要求的復(fù)合型人才。

結(jié)論

地鐵工程檔案是記載地鐵工程施工活動(dòng)全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容。一個(gè)優(yōu)良的建筑產(chǎn)品，不僅要求其使用功能安全可靠，而且要求與之相關(guān)的工程文件、檔案真實(shí)完整。地鐵項(xiàng)目工程文件管理工作就像一根紐帶貫穿整個(gè)施工過程，這項(xiàng)工作做得好，直接反映了一個(gè)地鐵施工企業(yè)的管理水平，所以說加強(qiáng)工程檔案的建設(shè)與管理對(duì)建筑工程的實(shí)施起著至關(guān)重要的作用。

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