項目檔案管理方案精選(九篇)
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第1篇：項目檔案管理方案范文
1．缺乏系統的檔案管理規范
20世紀80年代以來，國家有關部門相繼了一些科研項目檔案管理的規范性文件，這些規范具有較強的概括性和普適性。隨著科研項目種類的增加，項目的規模、執行期、管理方式、驗收要求等也有了一定差別，普適性的規范不能滿足各類科研項目檔案工作的實際需要。歸檔范圍方面，科學技術研究課題檔案管理規范》(DA／T2—1992)仍是科研項目文件材料收集的基礎性依據，但隨著科研項目研究內容的豐富和國家對科研工作管理要求的提高，它對各類項目檔案收集工作的指導作用已逐漸顯現出局限。案卷整理方面，科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項目檔案整理工作提供了明確依據。但目前各類項目缺乏固定的編號原則，往往是驗收前由項目主管部門或承擔單位確定臨時編號，項目驗收后各單位再根據《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗收要求方面，雖然科學技術檔案工作條例》(1980年)和科學技術研究檔案管理暫行規定》(1987年)提出應對科研項目檔案進行驗收，但各類科研項目的主管部門并未以制度形式對檔案驗收的條件、程序作出規定。
2．前端控制和過程管理相對薄弱
《科學技術研究檔案管理暫行規定》提出的科研工作和建檔工作在任務下達、進度檢查、驗收鑒定、報獎考核各階段的“四同步”管理，是科研項目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災科研項目檔案管理實踐中，往往無法做到前兩個“同步”，即“下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗收鑒定”階段進行。究其原因，一是檔案部門不掌握項目報批、啟動、執行情況，無法及時指導、督促文件材料的收集整理；二是項目主管部門下達項目任務與年度或中期檢查通知時，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進度檢查要求，課題組人員未對檔案工作引起足夠重視。
3．電子文件材料管理不規范，檔案管理“重藏輕用”
在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據，紙質文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進行保存和積累。而基于防震減災科研項目的特點，項目執行中形成較多的試驗數據、野外照片、測量資料、觀測數據、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質文件對應的電子文檔，造成項目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔。科研項目檔案不齊全，整理不規范，導致查詢不方便，利用價值降低。
4．檔案工作隊伍不穩定，缺乏專業培訓
課題組人員與檔案部門人員作為科研項目檔案管理工作隊伍的重要組成部分，都應熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統科研項目檔案管理實踐中，一些單位科研檔案人員流動性較大，年齡結構偏大，人員經驗不足。而課題負責人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動性大，易導致項目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導、監督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項目檔案人員相比，科研項目檔案人員的學習途徑和培訓機會較少，業務能力無法得到有效提高。
提高防震減災科研項目檔案管理水平對策分析
1．加強科研項目檔案管理制度體系建設
中國地震局檔案部門作為地震系統檔案工作的主管部門，首先應制定統一的科研項目檔案管理辦法，對系統各單位的科研項目檔案工作提出統一的規范性要求；檔案部門還應聯合各類科研項目的主管業務司室，針對各類項目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對規模較大、形成文件材料多，或協作單位較多的科研項目，項目承擔單位的檔案部門也應根據項目實際情況制定本項目的檔案管理實施細則。各層面的檔案管理制度應根據其規范對象的特點，重點明確以下內容：一是檔案管理各主體的職責。主要包括中國地震局檔案部門和科技管理部門的職責，項目承擔單位和項目協作單位的職責，各單位檔案部門、課題負責人和檔案兼職人員的職責。二是文件材料收集范圍。以科學技術研究課題檔案管理規范》為基礎，一方面可根據防震減災科研項目實際情況，增加具有行業、學科特色的內容，如野外照片、測量資料、觀測數據、圖紙等；另一方面應根據國家對科研、采購、軟件開發等工作的最新要求和項目所涵蓋工作內容的增加，補充反映相關工作過程的文件材料。三是檔案編號原則。可為防震減災各類科研項目檔案規定統一的編號原則，如采取“項目類別號一項目代號(一承擔或協作單位代號)一案卷流水號”的編號原則；或根據各類項目主管部門的要求分別為各類項目制定編號原則。四是檔案整理各環節工作要求。檔案整理過程需要參照的國家規范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應將這些規范中對各環節工作的要求進行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁、編號、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規格等內容。五是檔案驗收要求。檔案驗收的條件、驗收要求、工作報告和自查報告的格式和內容等應予以統一。檔案驗收的組織主體和形式可根據各類項目主管部門的要求分別進行規范。
2．加強科研項目檔案全過程管理
任務下達階段，項目主管部門應在下達項目任務的同時，提出檔案收集和歸檔的要求；項目承擔或協作單位檔案部門應及時了解項目下達情況，以制度規定的收集范圍為基礎，結合項目任務書，向課題組提出應收集文件材料清單，并對課題組兼職檔案人員進行檔案工作培訓。進度檢查階段，項目主管部門應在下達年度或中期檢查通知的同時，提出對檔案收集整理情況進行檢查的要求；項目承擔或協作單位檔案部門和科技管理部門應根據項目執行進度，對照檢查檔案收集整理工作進度，對文件材料收集不齊全、不及時的，應督促課題組進行補充，對分類、組卷、編目等工作不規范的，應給予指導并協助整改。．驗收鑒定階段，項目承擔或協作單位檔案部門應對項目檔案進行形式審查，并68I衛國檔寨2014．7協助課題負責人完成檔案工作報告。項目承擔單位檔案部門應對協作單位(子課題)檔案進行檢查驗收。在項目通過鑒定驗收后，檔案部門還應繼續督促課題負責人提交驗收報告、驗收意見、成果獎勵申報、推廣應用等方面的后續文件材料，補充完善項目檔案。報獎考核階段，項目承擔或協作單位檔案部門應根據有關部門的需求如實出具歸檔情況證明材料，有關部門應切實將其作為科技報獎、科研人員提職考核的重要依據。
3．推進檔案信息化建設，實現檔案“藏以致用”
一是電子文件材料收集歸檔。應根據科研項目檔案的特點對電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進行細化界定。二是數據庫平臺建設。在電子文件檔案齊全、完整的基礎上，由中國地震局檔案部門組織建立科研項目檔案數據庫管理平臺，整合系統內科研項目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項目檔案數據庫管理平臺，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項目檔案的歸檔和查詢管理，同時按一定權限查詢利用其他單位的檔案信息。
4．加強檔案管理網絡和檔案工作隊伍建設
第2篇：項目檔案管理方案范文
【關鍵詞】工程項目 檔案管理 問題 方法
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
工程項目檔案管理中存在的主要問題
檔案管理制度不健全，檔案管理意識不強
隨著國家相關建設工程法規和檔案規范的出臺，部分建設單位和施工單位對工程檔案的認識有所提高，但仍有相當一部分單位由于過于追求經濟效益，將工作重點放在質量、進度上，檔案管理意識淡薄，對檔案管理工作重視不足，沒有形成健全的檔案管理制度體系，沒有將項目文件的形成、收集和管理列入建設項目計劃，工程項目檔案從形成到竣工驗收的整個過程沒有完善的標準制度加以保障；或者是有制度，卻執行不力，缺乏監管。因此，常常出現在工程竣工時，才抽調人力、物力，突擊編制和補充項目文件，以應付驗收的情況，導致歸檔的工程項目檔案真實性、準確性、系統性不足，甚至是一些重要文件丟失，影響檔案的整體利用價值的發揮。
2．檔案管理職責不清，檔案管理人員業務水平低
目前，相當一部分施工單位或項目部壓縮編制，沒有建立專職的檔案管理人員隊伍，檔案管理崗位多以兼職的為主，甚至臨時抽調，因此檔案人員業務素質偏低，檔案工作職責不清，檔案管理不到位。主要表現在，一是兼職檔案人員崗位職責描述中沒有檔案管理工作，因此不能專心于工程項目文件管理，對檔案工作往往兼而不顧，工作不到位。二是檔案人員往往由新入職的年輕技術人員兼任，流動性較大，造成工程項目檔案工作連續性不強，甚至存在檔案無人管理的現象。三是兼職檔案人員一般身兼數職，或是臨時抽調，檔案業務知識積累不足，難以適應項目檔案管理的需要。
3．項目文件質量不高，影響檔案作用的充分發揮
工程檔案來源于項目文件，項目文件的質量決定了項目檔案的質量，由于對工程項目檔案缺乏應有的重視，對項目檔案在工程建設管理和今后改擴建，以及維護合法權益中所起的重要作用認識不足，工程項目檔案普遍存在質量問題。一是項目文件形成質量不高，內容填寫不真實，漏項較多；簽章手續不全；竣工圖變更不到位等。二是文件多是復制件，清晰度差。三是移交的項目文件不夠齊全、完整。四是目錄編制不夠規范，案卷質量不高。這些現象導致工程檔案不能真實反映工程建設實際情況，不能有效發揮其依據和憑證作用，為今后的管理和利用帶來困難。
二、存在問題的解決辦法
1．加強宣傳，提高檔案意識
工程建設項目檔案是工程建設人員花費大量心血形成的，工程建設項目檔案不僅是工程項目建設的歷史記錄，更是工程項目建設經驗和技術的結晶，直接反映工程項目建設的成果。從這個意義上來說，工程管理、施工、監理等相關單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，加強檔案宣傳，提高領導、技術管理人員的檔案意識及檔案工作自覺性。
在項目開工前，組織參建各方技術管理人員進行檔案法規和檔案基本知識的學習，了解檔案的價值和檔案工作的意義，增強技術管理人員對項目檔案重要性的認識，為提高竣工檔案質量打下思想基礎。
第3篇：項目檔案管理方案范文
關鍵詞 工程資料 資料管理 現代企業建設
中圖分類號：S611 文獻標識碼：A
1實施背景
近年來國家下大力氣加快電力建設，一大批電力建設項目紛紛立項上馬。隨著電力工程建設項目的不斷發展壯大，其檔案管理水平也有所提升。但由于受傳統管理方法和固化工作理念的局限，電力建設工程項目資料管理工作仍存在一定不足，對其經濟性認識仍不到位，有待從若干方面加以改進。
2 當前電力工程資料管理中存在的不足
（1）部分企業對于工程檔案資料的重要性認識不足。部分施工單位只重視外業施工組織，不重視內業資料管理，仍然這項工作可有可無，形式主義。（2）工程施工文件材料質量不高，書寫字跡耐久性差、竣工圖及變更通知單等修改不規范。即在填寫的過程中不注重資料的保存性和規范性，應付了事。（3）竣工檔案收集困難。電力施工任務緊、人員分散，竣工檔案收集工作往往由于人員已撤場、地域分散難集攏等特點難以收集齊。
3 加強電力工程資料管理工作的若干對策
筆者建議擬采用“總分總”的方式對工程資料管理的權限、責任和管理流程進行再造。基本思路是在分公司一級采用“總攬”的方式。即：本部作為信息集中和的主體，將管理標準、控制要求、協同信息、運營策劃等職能管起來；在項目部一級采用“分部”的方式既：項目部作為中間環節將信息有效地傳遞到執行層，并加以監督，完善資料做好記錄；在作業層采用“匯總”的方式。即：作業層分專業、分權屬做好上級各項管理要求的執行實錄，匯總至項目部一級的中間層。通過管理權屬的明確和管理層級的劃分，輔以專業崗位的配套設置，達到全面提升工程資料管理水平的目的。
3.1超前控制，工程檔案管理與重點工程建設同步進行
自工程立項開始， 檔案人員就制定檔案工作管理體制、并根據工程的具體內容、特點，工程建設的進度分階段分類制定檔案工作計劃，明確提出檔案歸檔標準和質量等具體要求。為進一步完善檔案管理制度，保證各施工單位、監理單位的文件有源可溯、有據可依，工程開工時就制定檔案管理員崗位說明書，明確界定檔案管理員的職責，并配套制定竣工文件編制辦法、檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、保管期限表等制度等制度，建立全方位、廣覆蓋的檔案管理網絡。在簽訂勘測、設計、施工、監理和設備采購合同時，要明確工程檔案的質量、份數、移交工作及文件材料積累的范圍、順序，并記錄存檔，同時將已制定的相關制度發放至各參建單位。在工程檔案管理過程中，各參建單位檔案管理人員的管理意識和業務水平也是不容忽視的問題，為保證工程檔案管理工作的完整性、準確性、系統性，可通過會議、培訓、授課等方式明確各施工單位、監理單位的檔案工作管理職責，按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，界定參建單位在竣工文件方面應承擔的責任。
3.2加強監督，確保檔案管理工作的完整性
工程項目檔案是工程建設各階段的真實記錄，是工程管理、維護、擴建的重要依據。由于工程檔案具有廣泛性、成套性、階段性、專業性等特點，為保證工程檔案管理的完整性，要求工程檔案管理人員全程參與在建項目，確實參與項目的有關會議、專題活動、重大節點，了解工程建設的實際進展情況。在進行檔案管理工作時，檔案管理人員要及時制定檔案管理工作計劃，并根據工程進展情況，加強對工程檔案資料的形成情況、流轉情況的監督指導，并做好詳細記錄，保證工程竣工文件的完整性、準確性、系統性、規范性。
3.3跟蹤指導，保證重點工程項目檔案的完整和準確
為做好工程檔案的監督、檢查、指導工作，從工程立項開始，檔案管理人員就要參與相關會議、重大節點、工程驗收，及時了解工程的計劃、規模、進度等情況，與參建單位管理人員保持聯系，使工程進展與文件材料收集整理的進度一致，保證工程檔案搜集工作的連續性、真實性和完整性。在對工程檔案進行跟蹤指導時，要有針對性地對施工中存在的檔案管理問題進行相關指導，對發現的問題與監理單位、參建單位協同解決，認真商討后制定解決問題的措施和方案。檔案管理人員要嚴格遵守工程檔案管理的相關制度和規定，例如工程原件必須歸檔；工程工程文件應字跡清楚， 圖樣清晰， 圖表整潔； 竣工圖完整、準確、清晰、規范， 修改到位， 與施工圖設計、設計變更、洽商及質檢記錄相符合， 做到文、圖、物相符； 編制原材料文件時， 應與報驗單、出廠證明及試驗報告一同組卷；做到工城建設變建設、邊驗收、邊立卷，保證工程檔案組卷質量及其成套性和完整性。
3.4 嚴把驗收關，做好項目檔案驗收
工程檔案的質量直接影響該工程今后生產、維護、改擴建的提供利用，因此，工程檔案在保證其資料真實完整的同時，必須遵守“三結合”的原則，即建設單位檔案人員與施工單位兼職檔案員相結合、與監理工程師相結合、與建設單位項目經理相結合。工程檔案管理人員在建立工程檔案時必須認真審核，保證資料能夠真實反應工程建設的實際情況，確保工程檔案的真實完整。在工程驗收時，建設單位應當與本單位相關技術人員、專兼職檔案人員、監理人員共同監督指導驗收，重點檢查工程前期文件、各種隱蔽工程紀錄、設計基礎文件、施工技術文件、質量檢驗評定文件、監理工作文件、各項專業驗收文件和竣工圖等資料是否齊全，是否符合工程各階段實際情況，審批手續是否齊全，資料是否符合歸檔要求等，將相關問題共同在驗收前解決，把好工程驗收關，保證工程檔案的高質量。
工程檔案作為工程建設的成果，設計施工管理多方面的因素，其管理的重要性不容忽視。工程檔案管理者應根據該工程特點，可通過以上超前控制、跟蹤指導、嚴把驗收關等方法， 積極主動、服務創新，促進工程檔案管理工作的全面提升，為工程項目順利通過“國家優質工程”驗收創造有利條件，充分發揮檔案服務于社會的功能。
4 預期效果
在建立不同施工方案、不同技術路線的工程項目建設全套資料庫的基礎上，可對項目建設方案進行效率比選和經濟比選。通過分析不同項目的投資回報率、成本―收益等數據，比較不同施工方案的經濟效益，進而為今后類似項目建設提供經濟最優化的施工方案。還可就不同技術路線進行效率對比，綜合比較不同技術路線的工期、質量、成本等因素，選出效率最優化方案，從而為今后相關方案選擇提供參考。從這個角度看，檔案管理工作具有相當的經濟學價值。
參考文獻
第4篇：項目檔案管理方案范文
關鍵詞：檔案中介； 服務水平 ；項目管理 ；提升
運用項目管理的思維來提高檔案中介的服務水平，有著十分重要的作用。作為檔案中介服務公司，若因為管理能力不合格，使得與檔案中介合作的干系人否定其管理的做法，那么檔案中介公司的名聲會被損害，如果被委托單位很久都無法完成，那么業內水平會被懷疑，若是用完成一個項目的態度來對待檔案服務，那么將會不斷地提升檔案中介服務水平。
一、檔案中介服務項目管理的要求
如今廣東省出臺了《廣東省檔案中介機構備案登記管理辦法》，依照相關法則任職檔案中介服務的工作人員要必須具備下面的條件：檔案中介開展的有關的業務一定要符合營業執照的經營范圍內所含有的內容；能有擁有相關檔案鑒定、咨詢、評估、整理、寄存以及數字化能力與資格；擁有不少于兩位有著豐富檔案工作經驗的相關工作人員，其中至少要有一位獲得了檔案中級的職稱。雖然在《廣東省檔案中介機構備案登記管理辦法》里，清楚的規定有關檔案管理人員應當具備怎樣的能力，不過檔案管理人員仍要時時刻刻努力提升自己，完善專業素養，掌握如今最優秀的檔案管理情況，努力實現不與時代脫節。
二、檔案中介服務項目管理過程以及意義
1.項目管理的知識體系。項目管理：項目管理指的是在項目的過程中運用到工具、技能、知識、以及技術作用，用來實現項目的所需的條件。
2.通過項目管理提高檔案中介公司管理水平。
2.1在項目開啟階段，提高檔案中介公司的工作效率。某檔案中介服務項目，能不能合作，要通過商業來證明，重點是對成本的效益以及業務的需求的討論，討論該項目是否具有合理性，預估該項目檔案的中介是不是有實力完成，所具備的業務水準以及公司的業務水準有沒有達到要求，是不是和公司的發展的目標相同，所預估的報價能不能讓公司獲得收益等等，都影響著檔案公司的水準，因此必須思考周全，是提高檔案中介服務水準最根本要求。項目簽訂了合同之后，接下來就是認識項目干系人。了解干系人即要尋找與項目行動、戰略或成果相關的組織、群體或者是個人。這就必須立刻尋找到有關的干系人，迅速設立工作關系。由于早期階段的工作尤為緊要，若是到了往后的階段，沒合有關的干系人意，或者是有關干系人拒絕走檔案里的部分程序，這會讓委托方不斷反復地改正甚至重做，使得成本提高，同時讓委托的一方感到不合心意。項目管理的概念里，最為主要的是干系人是否符合心意，項目的圓滿完成，不但減少了很多成本，加大了工作的效率。若干系人感到不合心意，所有的努力都白費了。
2.2在項目規劃階段，提高完善干系人管理水平。計劃不單單是管理進程里的內容，最主要是將管理進程綜合成一個相應的規劃，用作制訂規劃過程組。在新開啟的檔案項目中，第一思考和明確它的管理的范疇，在這個范疇內的有哪些，不在這個范疇內的又有哪些？明確了范疇，就可以估算出它會用到幾個工作人員，需要什么的時間可以做好該項目，它的成本又是幾多，所要求的技術水平等等目標。明確項目范疇后，就可以明確該項目需要花費的時間，按照委托單位進程方案，明確該檔案中介項目方案，然后設定項目計劃進程標準。制定進度計劃的原因是什么？這是由于檔案中介服務公司大多數不會單單接手某個項目，大多數都是幾個項目檔案管理一起工作，在這種情況下檔案管理人員容易因為資源而產生矛盾，無法做到項目所要求的“成本最小化，利益最大化”的指標。計劃了檔案中介所要求服務的質量管理目標，制定了質量需求，應該能完成怎樣的程度，怎樣的專業工作人員才是檔案中介所具備的。完成溝通方案，應該和怎樣的工作人員交流，創建工作聯系關系。完成風險管理方案，分辨風險，進行風險判斷，完成風險相應舉措，防止當意外事件發生時不能解決的情況，在購買有關商品先要做好購買方案。完善干系人管理工作，其中含有委托方以及委托方的直系上司。將制定完成的子計劃，整理合成一份綜合的項目管理方案，規劃過程組算是正式完工。
2.3在項目執行階段，提高對中介公司員工的管理水平。完成方案以后，必須仔細根據方案來實施，這是檔案中介服務中最主要的內容。執行過程組，不單單依照方案實施，還包含眾多主要的工作，例如實行質量的保障，這需要在項目當中實行質量審計，實行階段解析，明白實行階段是不是遵守方案的要求。比如檔案管理階段有沒有根據中介公司的需要實行分部、單位以及分項歸檔，有關的質量文件考核要求和權限有沒有和規定的相同。執行過程組里的項目人力資源管理部分，含有創立項目團隊、完善項目團隊以及管理項目團隊，它是檔案中介服務管理之中非常主要的內容，檔案管理簡單說來就是管理人，所以人力資源管理實際上是檔案中介服務工作的最最重要的一點，依照人力資源方案創立項目團隊，依照預計招聘、分配等對團隊實行完善，記下工作人員的工作時間段，保證項目能夠按時完工。團隊的創立不過是作為工作的前提，廣泛意義的團隊還含有所委托單位的檔案管理人員，當他們將工作完滿完成，才可以說檔案中介服務公司的工作圓滿完成了。
2.4在項目監控階段，提高風險管理水平。檔案中介服務在監督的階段里，若是發生進程、質量、范疇、成本、購買、風險等超出了臨界值，則必須依據制定的風險管理實施風險措施，例如委托單位的檔案資料進程一直延后，則必須馬上讓業主單位對所托的單位計量實行監控，檔案資料進程若是一直延后，計量就不允許批準。若是檔案的質量非常糟糕，改善之后的結果依舊非常糟糕，則必須馬上告知質量監督單位，質量監督單位這時會根據降低信用評價的手段來實施處理，使得所托的單位負責人開始注重檔案工作。
2.5在項目收尾階段，總結項目經驗。目最終不單單是轉移檔案資料，最主要的內容還是審核項目結果、收集過程、收集經驗總結以及存檔項目信息，讓檔案中介服務公司能夠在接下來的時間很好的利用。項目過程中得到的總結，是檔案中介服務公司的最重要的經驗，讓它在接下來的項目里，更好的做出風險判斷，做好風險措施，提升項目的圓滿完成的幾率。
三、通過項目管理提高檔案中介公司自身價值
通過項目管理，可提升檔案中介公司規范化管理程度。檔案中介公司在其工作過程中的每一項管理活動都將記錄在文件、檔案之中，利用對各項目所形成文件的考核、檢查，可提升檔案中介公司管理的規范化程度。將項目管理的思維運用到檔案中介服務之中，經過項目管理的各個階段，總結、收獲管理經驗，并且不斷改進，從而提升了檔案中介公司的自身價值。
四、結語
依據以上描述，項目管理的思維應該貫徹到檔案中介服務的方方面面，它不僅讓項目工作在范圍內得到最好的效果，還能在管理過程和完結之后得到寶貴的財富，從而得到不斷改善以及最好實踐經驗，得到最后的圓滿成功。
參考文獻：
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[2]鄭金月.檔案中介服務機構存在的問題及.[J].其對策,中國檔案，2000(03):8.
第5篇：項目檔案管理方案范文
關鍵詞：項目管理；工程檔案管理；工程質量
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
引言：我國經濟體制改革不斷深入，為建筑業的發展帶來了機遇與挑戰，但是隨著越來越多的建筑企業的不斷加入，也出現了不少質量問題，豆腐渣工程屢見不鮮，工程質量是所有建筑企業應該放在首位的要素。而工程檔案能否真實地記載工程建設的整個過程，直接關系著工程質量是否值得人們信賴，也關系著企業的信譽以及收益。一個合格的工程檔案還可以在使用后的管理和維修方面起到關鍵的作用，一個完備詳盡的工程檔案就是一項工程的成長記錄，也是一份良心的見證。
1.工程檔案管理與項目管理的概述和關系
1.1工程檔案管理與項目管理的概述
通常所說的工程檔案管理是指研究檔案的內容是否可靠，分析檔案的信息，以總結工程進程；還有就是搜集并整理文件，建立相關的鑒定方案，統計相關數據，最后存檔保管。二項目管理當然就是對整個工程項目的宏觀控制，通過臨時組建一個組織機構，針對特定的工程項目進行有計劃的組織領導，掌控整個工程活動的全過程，以便進行及時進行動態指導。
1.2工程檔案管理和項目管理的關系
在一個工程中，我們可以認為檔案管理就是一個項目，對它進行有規劃的、系統的管理。工程檔案的建立時間就是工程開工的的時間，也就是此時開始對工程項目進行管理，因此可以這樣說，工程檔案管理與工程項目管理相輔相成，共同作用于工程建設之中。只有二者之間有機配合，才能達到整個工程的預期目標。這就需要建立一個管理體系，制定相關管理規劃，并且定期進行整理分析，以確保工程保質保量完成，同時也可以提高工程檔案的管理水平。
2. 工程檔案管理存在的問題分析
2.1工程檔案管理機制有問題
主要就是現在運行的工程檔案管理機制已經落伍，不符合當前社會主義市場經濟體制，時代在發展，而工程檔案管理機制卻沒有創新，必然導致管理模式的落后。沒有及時建立檔案管理的新的網絡體系和辦事機構，沒有意識到檔案管理在新時代的工程建設中的新內涵，不能將檔案管理資料的收集及整理同步到工程建設進度，將工程檔案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程檔案管理體制還不夠健全，有些分工還不夠明確，造成管理上的混亂局面。工程檔案管理辦法中應該對檔案管理方面的具體要求做出詳細的說明和規定，但是這些內容在現行的制度中未曾體現，而大部分的單位也只是冷眼旁觀，不能用具體行動來進行體制的創新，以致領導和崗位責任制度得不到落實。
沒有大力推行相關的規章制度，缺乏相應的業務指導。
2.2工程檔案的質量不過關
有些工程資料由于沒有及時收集和整理，導致部分資料缺失，不能完整地存檔，有好多單位都存在這樣的問題，特別是有關施工管理的相關文件和質量驗收時的簽證資料。之所以會出現這樣的情形，主要是檔案更新跟不上工程建設的腳步，呈現在書面上就是在合同上沒有注明對工程檔案方面相關要求，還有一方面就是在工程建設中偶爾也會出現施工或者監理等一些單位沒有遵從工程建設的計劃書，擅自推進工程進程，但是也沒載入工程檔案文件中，導致檔案資料的缺失。有時候一些建設單位提供的施工資料不完整或者不清晰，而施工單位為了省事，也不去探個究竟，就按照原始的資料進行檔案整理，最后造成檔案資料的不規范。有一些檔案管理人員工作水平較低，相關的專業知識掌握的不夠精準，以致資料的書寫不規格，與實際情況有很大出入，不注重細節等都會造成質量問題。有一些監理不負責任，現場工作不充足，造成原始的資料不準確，還有就是他們沒有盡職盡責，而對一些失誤問題不予理會，有些建立甚至收受賄賂而對一些人員缺席問題視若無睹，造成檔案資料管理方面出現漏洞。
2.3工程檔案管理人員專業水平低
一些有經驗的專業檔案管理人員，由于其對工作的熟悉度會很少犯錯誤。但是某一個工程項目的工程隊伍往往是臨時組建的，由于時間問題，施工單位為了方便，同時也是對檔案管理不夠重視，會臨時找來一些沒有經驗或者水平較低的人員來進行檔案管理，隨意配備檔案管理群體。因為管理上的不科學，檔案管理人員的專業技能不過關就上崗，這樣就造成了檔案管理過于隨意，給檔案日后的使用帶來困難。大部分企業不會重視檔案部門，就會忽視檔案管理部門以及檔案管理人員的福問題，導致大量的高素質的專業人員的流失，使檔案管理群體越來越弱，而且對檔案的繼續整理也是不利的。
3.加強檔案管理的對策
3.1完善檔案管理制度
隨著時代的進步，建筑業也在蓬勃發展，過去的檔案管理方案已經不能適應其發展變化的速度了，應該建立一整套的科學合理的檔案管理體系，專門成立一個檔案管理的領導小組，改善現有管理模式，進行分系統、分階段、分類別的方法來管理檔案，使其更加規范化。達到員工各司其職，制度完善合理，機構有效運作，監督作用強化。同時行政管理部門應該嚴格考核參建部門，絕不放過任何投機取巧的行為，項目法人切實起到監督的作用，使檔案管理真正深入到工程建設中的每一個環節，促使工程質量的提高。檔案中記錄著工程建設的相關資料，在驗收施工單位的歸檔文件時，要仔細檢查檔案的完整度及準確度。嚴格要求施工單位檔案的構建，仔細對檔案資料進行驗收。檔案資料的驗收是工程竣工驗收之前的一項重要內容，每一個工程完成之前都要檢驗它的檔案資料是否完備，這也是檢驗工程質量的一個參考標準。
3.2檔案管理部門充分發揮自身職能
檔案管理部門應該加強監督管理職能，不定期的進行突擊檢查，形成一個完善的檢查體系，并制定相關的懲處制度，將每次檢查的結果記錄在案，這樣有助于企業提高對檔案管理的重視度，從而提高檔案管理水平。構建專項的檔案驗收機構，嚴格檢查檔案資料是否真實、完整。檔案行政管理部門明確合理的檔案管理辦法，其中要詳盡的記載個部門的職能以及檔案權益保護方案，有利于檔案功能的充分發揮。
3.3提高檔案管理人員的業務素質
企業在挑選檔案管理人員時，要嚴把質量關，進行專業知識的考核，以免有人濫竽充數。同時上崗后也不要放松警惕，定期的進行考試，有助于員工更加盡職盡責。還要開展檔案業務培訓，進行檔案業務知識教育，可以聯合其他公司的檔案管理人員進行工作經驗交流，促進員工間工作質量以及效率的提高。可以以座談的形式或者上門培訓的方法，提高員工的業務水平。教授的內容可以是有關政策法規的，也可以是檔案專業知識相關的，企業可以因材施教，視公司情況而定。使檔案管理實現自動化、規范化、現代化、標準化，提高檔案管理的工作效率。
結語
工程檔案是建筑工程施工全過程的真實記錄，但是現在工程檔案的管理方面還存在許多問題，這需要在不斷的實踐中逐漸的改革創新。創建新的檔案管理模式，樹立先進的檔案管理理念，創建齊全的檔案管理體制，以提高檔案管理的工作效率，促進工程建設的快速發展。
參考文獻：
第6篇：項目檔案管理方案范文
關鍵詞：項目工程；施工資料；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
引言
在市場經濟條件下，項目工程施工資料檔案與工程項目的關系密切，項目工程施工資料檔案是工程項目的重要組成部分，是工程項目管理的重要基礎和依據。項目工程施工資料檔案管理水映工程項目的管理水平。項目工程施工資料檔案是工程項目的重要組成部分，是工程項目管理的重要基礎和依據。項目工程施工資料檔案管理水映工程項目的管理水平，是工程項目自身的需求。
一、項目工程施工資料檔案與工程項目的關系和作用
目前，項目工程施工資料檔案管理是工程項目管理中的薄弱環節，應引起各級項目管理者的充分重視。項目工程施工資料檔案是工程項目自身的需求，是工程項目不可缺少的組成部分。工程項目要符合國家法律、法規的要求，也就是外部監管的要求，外部監管的主要措施有審計、稽查、后評價、責任終身制。審計不僅審查財務檔案，還要審查工程檔案。因此，項目工程施工資料檔案管理規范可以支撐外部監管，是工程項目驗收的依據，是審計、稽查、后評價、責任終身制的依據。工程項目管理者要做好項目的檔案工作，不僅要關注技術檔案，更要關注管理性檔案，如招投標全過程中形成的證明性文件，這會影響今后工程項目的生存、發展，是核心資源之一，參與工程項目建設的管理人員、技術人員要提高對檔案的認識，認識檔案的價值，規范建檔制度，把項目工程施工資料檔案當做資源來管理。
項目工程施工資料檔案的定義和屬性，檔案在歸檔前叫文件材料，歸檔后叫檔案。也就是說我們在生產和經濟活動中，形成的有記憶、憑證作用的文件材料，都會轉化為檔案，這就突出了檔案工作的特點：廣泛性、基礎性、專業性。檔案工作是全員參與，與每個人都息息相關。項目工程施工資料檔案作用的特點：間接性、潛在性、滯后性。決定了檔案工作容易被忽視，所以我們應該提高項目工程施工資料檔案的意識，善于發揮利用檔案的作用，同時還要加大宣傳檔案的作用。
二、加強建筑工程項目施工資料檔案管理的相關措施
1、事前管控
所謂事前管控就是指從施工資料的形成開始進行管控，著重控制檔案資料的來源，并把好質量這一關。在該階段進行管控時，首先應該構建一個健全的質量管控制度，在組織上確保該項工作得以正常且有序的實施，具體措施主要如下：
1.1前期管控。首先應該進行工程項目編碼的區分，編制相應的編碼系統，明確工程項目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統一質量驗收表格與記錄表格，確定工程項目中各種信息記錄表格的統一格式，在確定以后不可隨意進行更改，以免對工作帶來一些不必要的麻煩；最后，進行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。
1.2構建完善的管控結構以及制度。首先進行資料檔案管理機構的構建，制定相應的管理制度，統一領導與管控工程項目施工資料檔案各項業務工作；其次，構建相應的管控網絡，確定管控人員，把工作具體落實到每一位工作人員的身上，同時還要確定管理工作的具體程序，構建相應的考核獎懲機制；最后，進行崗前培訓機制的構建，加強檔案管理人員管理技能的培訓與教育。
1.3在建筑工程項目施工之前，管理部門應該基于事前所制定的計劃方案，加強實施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時，應該實施監督、指導以及檢查。同時還應下發關于施工資料管理細則的宣傳單，通過這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項工作的實施創設一個良好工作環境。
2、事中管控
2.1建筑工程項目施工之前，應該收集工程項目施工審批表、施工圖紙、施工組織設計、施工許可證以及相關的地質勘查報告等各種資料，通過對施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實驗室進行檢驗，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗的相關報告，對各施工方案以及施工組織等進行圖紙的會審，明確施工單位的資質。同時還應和建設單位進行配合，做好相應的開工報告以及報建資料，并將材料報告送至監理部門。在施工中若需要進行塔吊工作，則應報送相應的塔吊施工方案，并根據質檢部門的相關要求，收集各種安全資料。
2.2收集并整理施工過程中各分部工程的相關資料，其主要包括以下幾個方面：一為收集并整理施工試驗資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗收的記錄工作，在工程項目施工之前，應該按照施工組織的具體要求，對施工原材料進行試驗，并做好相應的計劃方案；在隱蔽工程的驗收記錄中，可借助于表格把隱檢的項目、具體內容、意見、項目質量情況以及相關的復查意見等記錄好，但凡隱蔽工程驗收質量不達標的，不可實施下一道工序，由于施工記錄是對工程項目整個施工過程所進行的記錄，因此在該環節中，其記錄必須要完整且詳細。二為設計變更資料的收集與整理，在該過程中，應該注意兩個方面的內容，即采取分專業整理的方式與注明好圖紙中所修改的內容。三為做好工程項目中各分部項目施工質量資料的收集、編寫以及整理工作，由于分部項目質量驗收在基于分項工程驗收合格所實施的，因此在這一環節中，主要的任務就是檢查主體結構功能以及質量等是否滿足施工規定，可通過施工單位、建設單位、監理單位以及設計單位等來共同進行驗收，從而確保資料的完整性。
2.3收集與整理施工日志，做好相應的技術交底工作。在技術交底工作中，不僅要確定工程項目安全要求以及質量需求，同時其交底的內容應滿足相關的法規以及工程項目施工要求，做好相應的記錄工作，通過書面的形式來進行簽字，完整地將技術交底工作資料歸入到工程項目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過程中，應逐日進行填寫，確保其可將施工現場的實際生產狀況準確且真實地反映出來。此外，在工程項目驗收過程中，還應收集并整理施工竣工記錄，進行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準確性，對于所存問題應該及時提出相應的整改策略，并且限期進行整改。
3、事后管控
在該環節中，主要包括兩個方面的內容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項目整個建設過程所產生的文件資料準確且真實地反映出來，所歸檔的這些文件必須要通過分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應案卷。在進行工程資料移交時，應該基于工程項目具體的規范要求，結合施工當地檔案管理的規定來實施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時性、準確性以及真實性。
近幾年，隨著信息技術的進步，社會經濟發展速度的加快，在建筑工程項目施工資料檔案管理上，開始廣泛應用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲高密度、信息非人工識讀性以及系統依賴性等特征，對此，在管理過程中，還應確保電子文件的可讀性、安全性、系統性、原始性、完整性以及真實性等。同時在管理過程中，還要對數據壓縮、電子文件格式轉換以及文件圖片處理等進行不斷地規范，繼而進一步提高電子文件管理水平。
結束語
綜上所述，建筑工程項目施工資料檔案管理工作是一個比較復雜的工程，所涉及到的人員、內容以及部門等均較多，因此在管理過程中，為了確保施工資料檔案的準確性以及真實性，必須要對工程項目進行全過程的跟蹤監督管理，同時還要構建相應的管理機構，完善相應的管理制度，加強管理人員技能的培訓，強化對施工過程的管控，把好工程項目竣工驗收這一關，從而保障施工資料檔案的準確性與完整性。
參考文獻
第7篇：項目檔案管理方案范文
[摘 要] 隨著時代的發展，對于電力企業檔案管理工作的要求也日漸提高。結合當前檔案數字化發展要求，考察檔案數字化的質量及安全性保障，提出優化數字化方案、正確選擇數字化軟件、制定標準、確定參數、及時檢驗與評估是檔案數字化的質量保障，建立嚴格規章制度、確立網絡安全保密方案、加強安防系統建設是檔案數字化安全性的有效保障。
[關鍵詞] 電力企業；檔案管理數字化；質量；安全性保障
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03
0 前 言
檔案是記錄與反映原始信息的重要載體，檔案管理工作具有較強的專業性、服務性與機要性，它直接影響到一個單位未來查核校驗的憑證與參考，具有極強的規范化要求。隨著信息化的推進，檔案管理工作的要求也隨之提高，檔案數字化也進入了快速發展的階段，當前檔案數字化的方法主要有紙質檔案的掃描、縮微拷貝片的掃描、數碼相機的拍攝（包括非紙質檔案）、激光三維立體掃描、音頻、視頻檔案的數字化采集，本文結合電力企業檔案管理工作的崗位要求，探析檔案數字化的質量及安全性保障。
1 電力企業檔案管理工作的崗位職責
電力企業檔案管理工作的崗位職責，既有檔案管理工作崗位的一般要求，也有其行業的特定職責，具體來說，主要有以下十個方面：一是負責綜合檔案室日常業務管理工作，根據上級主管單位檔案管理階段工作目標，制定本單位檔案工作任務安排。二是負責局綜合檔案庫房及檔案安全管理工作。三是負責局科技檔案收集、檢查、保管、統計、提供利用、鑒定銷毀工作，負責變電站、小型基建工程竣工檔案的管理工作。四是負責項目檔案工作交底，參加檔案中間檢查、竣工檔案內部驗收。五是負責收集、整理檔案利用典型實例。六是負責做好全宗卷編制及管理工作。七是負責開展檔案信息資源的開發利用及編研工作。八是負責全局各職能部門和區局檔案工作指導、監督、檢查、培訓等。九是負責局檔案評價迎檢及局屬各部門、各單位檔案評估工作。十是統籌、協調本組相關工作。由此可見，對原始信息的收集、檢查、保管、統計是檔案管理工作的基本要求，而負責變電站、小型基建工程竣工等檔案的管理工作是電力企業檔案管理工作的特定要求。
2 電力企業檔案管理數字化的質量控制
質量控制，即為達到質量要求所采取的作業技術和活動，它是為了監視質量形成過程，消除質量環節上所有引起不合格或不滿意的因素，以達到質量要求，檔案工作的特點要求在檔案數字化過程中，必需對其進行質量控制。具體來說，電力企業檔案管理數字化的質量控制主要包括優化數字化方案、正確選擇數字化軟件、制定標準、確定參數、及時檢驗與評估。
2.1 優化數字化方案
數字化方案制定直接影響檔案數字化的質量，檔案數字化方案主要包括檔案數字化策略與原則、技術路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟等，優化數字化方案是檔案管理數字化質量控制的首要。
2.2 正確選擇數字化軟件
數字化軟件的種類繁多，各具特色，因此，在選擇時，要對其進行廣泛調研，并結合各單位自身的特點選對軟件，選擇適用的數字化軟件是控制檔案數字化質量的一個重要環節，對之后的工作能起到事半功倍的作用。
2.3 制定標準、確定參數
檔案數字化質量控制過程中的關鍵環節，是制定標準和確定參數。目前，國家已經制定出了檔案數字化的國家標準，電力企業可根據自身特點制定出適用的標準。
2.4 及時檢驗與評估
檢查、監督、驗收及評估是整個質量控制的最后一關，檔案數據庫建設的成功與否取決于它。檢查的對象包括設備、人員和工作流程三個方面。監督就是要不斷發現問題并針對所發現的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報上級主管部門。驗收分為粗驗和細驗，粗驗主要由自動驗收軟件完成，細驗就是在自動驗收軟件驗收的基礎上，分別對每個畫幅進的完整性、清晰度、重頁、拼頁等進行檢查。評估就是對整個數字化過程中，檔案的掃描質量、檔案信息的真實完整性、檔案數字化成果的網絡利用效果等進行綜合測試和評價。
3 電力企業檔案管理數字化的安全保障
安全保密工作是檔案工作的重要內容，檔案數字化的安全保密控制，就是要保障檔案實體、檔案信息和數據的安全，避免出現泄密問題。安全保密控制是檔案數字化過程中應優先考慮的問題。數字化安全保障是指對檔案數字化實施過程中存在的不安全因素進行預先分析，并依據數字化工作中人、物、環境等因素的運動規律，從技術和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發生。檔案數字化工作的安全保障主要包括建立嚴格規章制度、確立網絡安全保密方案、加強安防系統建設。
3.1 建立嚴格規章制度
進行數字化處理的檔案中包含程度較高的信息，要保證這項工作能安全高效地進行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數字化系統及設備使用的安全保密規定，數字化加工人員選擇和管理辦法，數字化加工場所安全保密方案，檔案數字化設備的安全管理制度，參與人員身份識別管理制度，訪問控制規則設置的規定，密碼密鑰的保密管理規定，掃描員、系統維護員、掃描質檢員、系統安全員、檔案保管員、值勤警衛工作職責等。
3.2 確立網絡安全保密方案
首先，所有的操作必須在一個封閉的計算機網絡中進行，與所有的外網物理隔斷；其次，檔案數字化客戶端計算機及服務器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場對數字化網絡系統各個設備的電磁干擾，防止由于計算機、服務器及其他網絡設備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數字化加工工作在安全保密的環境中進行；最后工作人員（即直接接觸檔案數字化系統的人員）進入系統前必須進行身份鑒別，防止非法用戶的進入。
3.3 加強安防系統建設
安防系統是安全保密的重要保障。包括門禁系統、防盜報警系統、閉路（帶紅外）電視系統、消防報警及自動滅火系統、恒溫恒濕空調系統等，以保證整個加工場所的安全防護。
4 結 語
伴隨著時代的l展，電力工程行業在不斷壯大，然而傳統電力企業檔案管理模式已然難以適應，在未來發展時期與時俱進采用新的檔案管理模式，檔案管理數字化將是電力企業檔案管理工作的內在要求。
主要參考文獻
[1]陳秀菊.電力企業檔案管理一本通[M].北京：中國電力出版社，2016.
第8篇：項目檔案管理方案范文
（一）對工程檔案管理不夠重視
檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環節。很多工程建設單位在項目成立初期，對檔案的認識不夠，忽視檔案的重要性，認為檔案工作只是在建設工程竣工后進行集中的整理資料，所以只是在工程投產或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導致工程資料的失真，工程竣工檔案驗收的延期。
（二）檔案資料編制質量不高，完整性、系統性不足
許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴格按照相關規范、標準執行，導致歸檔資料質量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設全過程中的資料不能及時歸檔，嚴重影響了檔案的完整性。由于項目建設人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯系，分類不科學，整理不規范，系統性得不到保證。
（三）歸檔時間長、環節多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性
工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產生到歸檔要經歷相當長的時間，經過許多環節，每一個環節都會影響竣工資料質量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內容不準確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續不完備的無效文件。
二、提高工程檔案管理質量的措施
（一）領導重視是做好工程項目檔案管理的前提
工程項目檔案管理需要各級領導的充分重視，并強化責任意識。首先，要根據工程量的大小，本著精干、高效、協調、有力的原則，合理設置基層工程項目檔案管理機構和配備專職檔案員，從機構和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經費等方面予以傾斜，形成施工現場工程管理人員自覺參與工程項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領導責任制；將工程項目檔案管理工作納入企業管理工作的整體規劃，明確責任主體，建立主要領導負總責，分管領導為第一責任人，現場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負責，橫向聯系緊密，工作協調一致的工程項目檔案管理網絡。
(二)制定和落實符合實際情況的檔案管理規章制度
加強項目管理制度和管理建設，結合實際確定工作程序，制定明確的崗位責任制，進行考核并與獎懲掛鉤。建設項目由于大規模、長工期、多資料、單位和環節眾多，在檔案管理工作中要想做到規范化、標準化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作，即項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。
(三)定期開展技術文件整理的檢查與指導
考慮到技術文件的瑣碎性和施工現場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術文件就是應付研究，或工程進行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應施工過程，如不認真進行督導檢查，到最后很可能出現技術文件不全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術文件歸檔的準備，發放技術文件整理分類方案及規范表格，統一標準。對各施工單位技術文件的歸檔工作定期或不定期進行檢查指導，發現問題及時糾正、解決。
(四)加強對有關人員的培訓
第9篇：項目檔案管理方案范文
[關鍵詞]工程檔案 項目管理 信息化
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）15-0321-01
一、 挖掘地鐵工程檔案的價值
建筑工程項目可持續發展戰略是現代項目管理的標志。一個項目從它最初的可行性研究開始，就必須有全局的觀念、綜合考慮。一方面，在規劃每一階段計劃的過程中，必須留有相應的靈活性，以便在該階段實施過程中能夠充分利用進一步獲得的信息做出更細更有效的決策；另一方面，在本階段實施過程中，還必須考慮到對下一個階段實施的影響，以達到綜合收益為最佳的境地。 在這兩個重要的工作方面，地鐵工程文件、檔案管理人員要“抓住機遇” ，變被動為主動，這也是地鐵工程文件、檔案管理工作的根本出路，其關鍵在于通過變革自己的思想觀念、服務方式和內容來適應時代的發展。也就是說， “當時代改變，我們必須通過變革來謀求生存”；否則“如果檔案事業仍然沉浸于昨日的世界里，那 么企業檔案人員的職業將煙消云散”。因此，地鐵工程文件、檔案人員必須積極挖掘工程檔案信息，主動為領導決策提供參考資料，從檔案實體控制更多地向智能控制、知識挖掘轉變，如整理以前與該地鐵工程項目類似的工程項目的規劃設計方案等，甚至要為領導提供具有決策性的可行性方案，爭取像古埃及的檔案司神一樣，重新做回上帝的身旁，而不是守在清冷的文件辦公室或寂寞的檔案柜架前。根據工程項目建設的進程進行跟蹤服務，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發會議，必要時邀請相關領導及單位相關部門人員參加，在認真聽取各種意見的同時，向領導宣傳工程文件、檔案管理對地鐵工程項目建設的重要作用，向其灌輸檔案意識。會后，認真做好會議總結，制定工程文件、檔案管理方法，指出在工程文件、檔案在工程項目建設過程中應發揮和能發揮的作用，呈交領導，并抄送各有關部門，提高工作的整體效益。
二、 建立與完善組織內部，樹立“人人都是工程檔案管理員”的理念
地鐵項目建筑公司要建立完善的溝通渠道，包括自上而下、自下而上以及不同系統、不同部門間的溝通渠道，進一步開拓交流平臺，如建立工作日志、電子郵箱、召開各種會議等等，無論哪種渠道和平臺，都必須加強管理和維護，保證交流暢通。地鐵工程文件、檔案人員要與檔案形成部門、形成者保持良好的協作，在檔案形成前，要與形成部門、形成者進行溝通，確定形成檔案的種類、數量、整理的標準和規范，并寫入合同。在地鐵工程項目進行過程中，工程檔案人員要時刻與形成者保持聯系，在宏觀上做到集中統一的管理，了解所形成的所有地鐵工程文件、檔案，并為形成者提供業務支持。樹立“人人都是兼職工程檔案管理員” ，全員參與地鐵工程文件、檔案管理是提高工程的文件、檔案管理工作水平的重要手段。由于工程文件、檔案的形成者、保管者缺乏工程文件、檔案管理意識和管理知識，僅以會議形式還不能完全保證每個相關人員提高工程檔案的重視。因此，必須根據地鐵企業的實際情況，工程文件、檔案人員身先士卒地把檔案意識貫徹下去，加大宣傳，通過自上而下、自下而上的全面的認識過程，經過多次循環，深入具體地進行下去，才能深入人心，從而，實現全員參與，人人都是工程文件、檔案管理員。
三、完善監督、反饋體系
監督、反饋體系的建立對于建設高效的地鐵工程文件、檔案管理團隊具有非常重要的意義。良好的監督、反饋機制應該是多角度、雙向的、多級別的。應該在地鐵項目文件、檔案管理組織機構內部建立全方位的溝通機制，保持溝通渠道的暢通，包括反饋流程、反饋登記表的設計。信息反饋目的是檢驗我們輸出的信息是否符合需要和準確無誤，對于深入開發工程文件、檔案信息資源具有重要意義。這就要求我們運用科學的方法，對用戶實行跟蹤服務。地鐵工程檔案信息開發利用后，各類用戶的意見通過借閱制度登記、信息反饋調查等形式收集、匯總、統計，進行“去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里”的定量、定性分析，及時調整開發利用計劃和方向，使工程信息服務減少盲目性，增強信息輸出準確度，取得工程檔案信息資源開發的最佳效果。地鐵工程檔案工作者還要進一步研究用戶需求與利用狀況，及時處理反饋意見，關注社會，提供更有效的滿足個性需求的信息。具體來講，工程檔案借閱登記就是一項非常好的反饋方式，這就要求科學制作反饋登記表，詳細記錄用戶利用某份檔案的原因、利用過程中發現的問題、遇到的難題以及解決方案、用戶的滿意度、要求等等。
四、加強人力資源建設
任務是設計、維持一種環境，管理的核心是處理好人際關系，而人是管理的第一要素。前面提到的業務流程重組原理在實踐中遭遇失敗，原因關鍵在于“過分地強調革命性變化，忘記了將‘人’的因素考慮在內”。地鐵工程文件、檔案管理人員屬于核心資源，很多地鐵工程文件、檔案管理部門設置的臨時性就是因為缺少工程文件、檔案管理人員，基層工程文件、檔案管理人員的頻繁調動，導致工程文件、檔案管理缺乏持續性、質量不高。因此，必須加強地鐵項目工程文件、檔案管理人力資源建設：定期對在職的工程文件、檔案管理人員進行培訓，不僅包括檔案管理方面的業務培訓，而且包括地鐵工程項目建設方面的專業培訓；引進高校工程文件、檔案專業人員，提高檔案管理人員的綜合素質；高校有責任培養高素質的檔案方面人才，因此，高校應與工程項目建設單位建立工程文件、檔案管理實習基地；努力實施“工程文件、檔案管理人員年輕化、現代化工程” ，培養符合工程文件、檔案管理要求的復合型人才。
結論
地鐵工程檔案是記載地鐵工程施工活動全過程的一項重要內容。一個優良的建筑產品，不僅要求其使用功能安全可靠，而且要求與之相關的工程文件、檔案真實完整。地鐵項目工程文件管理工作就像一根紐帶貫穿整個施工過程，這項工作做得好，直接反映了一個地鐵施工企業的管理水平，所以說加強工程檔案的建設與管理對建筑工程的實施起著至關重要的作用。
參考文獻
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