檔案管理系統(tǒng)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理系統(tǒng)范文

關(guān)鍵詞：檔案管理 OA系統(tǒng) 聯(lián)系

0 引言

現(xiàn)階段，辦公自動化系統(tǒng)呈現(xiàn)雙軌制模式：在OA系統(tǒng)中傳輸?shù)氖菙?shù)字化文件，但是在歸檔的時候仍然沿用的是紙質(zhì)版的文件。紙質(zhì)版文件在價值上和法律效力上確實存在很大優(yōu)勢，但是數(shù)字化的文件也具有自身的特點和價值。企業(yè)在實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的過程中，都面臨著如何將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相銜接的問題。文中對于二者之間的關(guān)系做了簡要的闡述。

1 檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)聯(lián)系

企業(yè)在進(jìn)行文件和檔案管理的時候有兩種設(shè)計方式，一種是將檔案管理功能嵌入到OA系統(tǒng)中，在OA系統(tǒng)中實現(xiàn)文件和信息資源的歸檔、保存；第二種是分設(shè)兩個系統(tǒng)，并實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的銜接，從而實現(xiàn)檔案信息和辦公自動化的統(tǒng)一管理。

現(xiàn)階段，OA系統(tǒng)中直接整合了檔案管理的情況比較少，無法實現(xiàn)OA系統(tǒng)的嵌入式管理是因為：將檔案管理功能嵌入到OA系統(tǒng)中缺乏實用性，不能靈活動態(tài)的跟企業(yè)檔案信息資源的發(fā)展情況進(jìn)行對接；同時辦公自動化中的檔案管理部分只能滿足通常的文書檔案要求，不能實現(xiàn)對圖紙、聲像等一些特殊檔案的管理；在OA軟件開發(fā)的過程中開發(fā)公司就重點關(guān)注了企業(yè)流程管理部分，忽略了檔案管理的內(nèi)容，所以O(shè)A系統(tǒng)在功能上存在欠缺，在OA系統(tǒng)中的檔案管理模塊明顯存在著數(shù)據(jù)的安全性和真實性方面的缺陷[1]。

因此，多數(shù)企業(yè)還是實行檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)分開處理的模式。

2 實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有效銜接的方法

2.1 保持二者登陸賬號一致

現(xiàn)階段，在大多數(shù)企業(yè)中OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)都有自身登陸界面，因為權(quán)限的不同又分別設(shè)置了不同的賬戶以及密碼。筆者認(rèn)為要想實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效銜接就必須保持兩個系統(tǒng)之間的賬戶和密碼的一致。雖然每個系統(tǒng)的用戶權(quán)限不同，但是畢竟辦公自動化系統(tǒng)是檔案管理系統(tǒng)的母系統(tǒng)，兩者之間應(yīng)該保持權(quán)限一致，可以將辦公自動化里的權(quán)限表復(fù)制到檔案管理系統(tǒng)里以實現(xiàn)賬號的一致性[2]。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的獨立性，賦予檔案系統(tǒng)相應(yīng)具體權(quán)限，以實現(xiàn)賬號同步、一次性進(jìn)入的目的。

2.2 通過一個接口實現(xiàn)數(shù)字信息的收集和存檔

就文件的使用周期看來，文件資料到檔案資源是個動態(tài)的、相互銜接的過程，檔案資源的質(zhì)量直接取決于電子版文件的質(zhì)量，這種情況客觀上需要兩個互相聯(lián)系的獨立系統(tǒng)來完成，在組織制度和操作程序上互相配合，實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的完美銜接。因此，要實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效銜接亟需開發(fā)一個可以便捷準(zhǔn)確的將OA系統(tǒng)中數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)中的接口。利用這個接口實現(xiàn)OA系統(tǒng)中文件數(shù)據(jù)向檔案系統(tǒng)的傳輸[3]。

2.3 把握好物理歸檔的時間

通常情況下，為了提高辦公自動化的效率，將電子文件長時間存儲在OA系統(tǒng)中是合適的，同時為了確保電子文件的真實性、完整性和有效性，減少系統(tǒng)在線帶來的電子文檔的風(fēng)險，應(yīng)制定合理的文件歸檔的時間節(jié)點。在OA系統(tǒng)中設(shè)置的都是邏輯上的歸檔環(huán)節(jié)，只是將電子文件進(jìn)行歸檔標(biāo)記，實質(zhì)上還存在于原服務(wù)器上。如果不能制定合理的歸檔時間，會給檔案管理工作造成很多麻煩。如果OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的服務(wù)器不屬于同一個網(wǎng)段，在進(jìn)行歸檔操作時經(jīng)常會引起死機(jī)，有的會嚴(yán)重影響OA系統(tǒng)所在服務(wù)器的速度，在這種情況下，只能請OA系統(tǒng)開發(fā)公司的技術(shù)人員定期為企業(yè)進(jìn)行集中歸檔。

所以要制定好電子文件歸檔的時間，完整及時的將電子文檔轉(zhuǎn)換成檔案資源，只有這樣才能確保檔案信息的真實性和安全性[4]。

2.4 檔案管理人員做好文件存檔的跟蹤管理

企業(yè)檔案管理人員必須做好對電子文件的研究、出臺、存儲和銷毀全過程的跟蹤監(jiān)管，對于電子文件流動全程做好系統(tǒng)監(jiān)控和跟蹤記錄。只有檔案工作人員做好文件資料的全程監(jiān)管，才能保證電子公文存檔時的安全和規(guī)范，確保電子文件從辦公系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的順暢流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化和檔案管理工作的一體化[5]。

3 結(jié)束語

現(xiàn)在辦公自動化系統(tǒng)正由傳統(tǒng)的雙軌制模式過渡到單軌制模式，也就是用系統(tǒng)中通行的電子形式的文件徹底取代紙板文件的流通方式?，F(xiàn)階段，在企業(yè)主流的管理模式中，通常采用的是OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)相結(jié)合的模式，實現(xiàn)二者的有效銜接，最終實現(xiàn)企業(yè)管理的一體化。

參考文獻(xiàn)：

[1]張東.檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)問題研究[J].廣東檔案，2011，04（12）：16-17.

[2]馮雯.淺析OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換形式[J].陜西檔案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.關(guān)于高校OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)鏈接的幾點思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

第2篇：檔案管理系統(tǒng)范文

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 系統(tǒng)設(shè)計

中圖分類號：G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0195-01

1 檔案管理系統(tǒng)的研究目的和主要完成的工作

1.1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

加快推進(jìn)檔案信息化、檔案管理現(xiàn)代化，是全球信息化要求的必然結(jié)果。檔案信息化管理能夠使檔案信息資源配置更合理、管理更全面，可以為單位、為社會提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

1.2 研究目的

利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以檔案館檔案信息化建設(shè)為中心，建立具有工作服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案資源安全可靠的數(shù)字化檔案館，并通過本檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)上級檔案局對下屬檔案館工作流程的監(jiān)控和指導(dǎo)，建立規(guī)范化的檔案業(yè)務(wù)管理體系，并為各級管理人員提供決策支持和信息服務(wù)。

1.3 主要完成的工作

在充分研究檔案館信息管理的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)的整個項目建設(shè)，即完成的系統(tǒng)設(shè)計內(nèi)容有：檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計、系統(tǒng)的編碼、測試、軟件交付、驗收、維護(hù)。

2 檔案管理系統(tǒng)解決方案

2.1 檔案管理系統(tǒng)功能簡介

檔案館是緊緊圍繞檔案的“收集、保管、利用”來開展業(yè)務(wù)工作的，檔案館的主體工作流程包括。

（1）收集歸檔。對各類檔案進(jìn)行收集、初步整理、歸檔鑒定、整理和正式歸檔。檔案歸檔包括：收集、整理、正式歸檔等關(guān)鍵子流程和業(yè)務(wù)活動。

（2）管理維護(hù)。主要是指對已正式歸檔檔案的日常保管、維護(hù)。檔案管理包括：鑒定、保管、銷毀關(guān)鍵子流程和業(yè)務(wù)活動。

（3）有效利用。主要是指檔案館為單位和社會提供檔案相關(guān)的服務(wù)。檔案利用包括：借閱、歸還、統(tǒng)計、編研關(guān)鍵子流程和業(yè)務(wù)活動。

2.2 檔案管理系統(tǒng)總體設(shè)計原則

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計原則是：總體規(guī)劃，分步實施，條塊協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌管理，互聯(lián)互通，整合發(fā)展，資源共享。以有效利用為靈魂、以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為工具、以整合共享為手段、以安全可靠為保障，使檔案館各部門實現(xiàn)互聯(lián)、共享和利用。

2.3 檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計

根據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)的工作實際，即檔案信息量龐大，檔案信息分布存放，但需要把檔案信息提供給不同權(quán)限的用戶使用，因此，在系統(tǒng)中，我們采用C/S+B/S的混合模式。

2.4 檔案管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

該系統(tǒng)使用的多個數(shù)據(jù)庫是分布式的、超大規(guī)模的、可互操作的。同時該系統(tǒng)設(shè)計了多種登陸權(quán)限，包括檔案館管理人員、下屬單位管理人員以及普通網(wǎng)絡(luò)用戶，按不同的授權(quán)提供不同權(quán)限的檔案管理服務(wù)。

2.4.1 檔案收集歸檔系統(tǒng)

檔案工作的起點是檔案收集，其具體內(nèi)容是通過各種渠道，如下級檔案館上交、社會各界捐贈等不同類別的檔案按照規(guī)定集中保存起來。檔案收集后，檔案的歸檔更加重要，它是檔案有效利用的必要前提，檔案的歸檔及時與否，決定了檔案的利用價值。

2.4.2 檔案管理維護(hù)系統(tǒng)

檔案管理維護(hù)系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)檔案信息資源的整理、維護(hù)與利用工作，主要包括：檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用等。

（1）檔案整理

檔案整理主要是對收集來的檔案實物（按案卷、盒、文件、各種載體形式移交來的檔案）進(jìn)行整理、分類，同時進(jìn)行編目、索引形成管理檔案的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。它是檔案管理中的一項基礎(chǔ)工作。

（2）檔案鑒定

系統(tǒng)自動檢索出過期的檔案，形成鑒定目錄；檔案主管可以對鑒定申請的檔案進(jìn)行鑒定，更改保管期限，并形成銷毀目錄；銷毀目錄提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，返回審批結(jié)果；對審批后可以銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，扔入回收站，并形成銷毀目錄。對到期檔案能報警提示并做批量處理。

（3）檔案保管

檔案保管工作主要包括檔案在正式存入庫房檔案架后的整個管理工作。

1）庫房安全管理：對庫房溫度、濕度設(shè)定范圍，當(dāng)溫濕度超過設(shè)定范圍時，檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行報警；

2）圖形化統(tǒng)計：按年份、月份等條件統(tǒng)計溫濕度變化，并形成曲線圖；

3）庫房圖形化界面。

（4）檔案統(tǒng)計

以統(tǒng)計數(shù)字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現(xiàn)象的特征和規(guī)律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業(yè)建設(shè)的方針政策和計劃，實行有效監(jiān)督與指導(dǎo)的重要依據(jù)和手段。

1）統(tǒng)計方式

檔案統(tǒng)計、館藏統(tǒng)計、分類統(tǒng)計、交叉統(tǒng)計、按全宗進(jìn)行統(tǒng)計、自動生成統(tǒng)計年報。

2）統(tǒng)計條件

檔案類別、著錄項、檔案庫類型等條件形成交叉統(tǒng)計。

（5）檔案利用

檔案利用是檔案整個過程的最終環(huán)節(jié)，是檔案利用者通過檔案信息管理系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。

針對檔案利用，檔案管理系統(tǒng)提供如下功能：

1）實體檔案管理

2）電子檔案借閱管理

3）借閱流程自定義

2.4.3 檔案有效利用系統(tǒng)

負(fù)責(zé)為檔案館的使用者提供檔案相關(guān)服務(wù)，主要包括：檔案信息、檔案查詢、借閱審批子系統(tǒng)等。

2.4.4 檔案信息安全系統(tǒng)

負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的安全，主要包括：訪問控制（用戶權(quán)限）、信息加密、身份驗證等。

2.5 系統(tǒng)接口設(shè)計

通過系統(tǒng)接口，使檔案館OA系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案歸檔操作，從而實現(xiàn)真正的文檔一體化。

2.5.1 系統(tǒng)接口實現(xiàn)內(nèi)容

（1）實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)歸檔；

（2）在OA中完成與檔案相關(guān)的審批程序；

（3）在OA系統(tǒng)中發(fā)送提示信息；

（4）OA系統(tǒng)權(quán)限導(dǎo)入接口。

2.5.2 單點登陸

單點登陸技術(shù)解決了用戶管理、密碼管理的難題，即用戶一次登錄，就可在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)暢通無阻，自由訪問眾多的應(yīng)用系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)資源，提高企業(yè)的工作效率。

3 結(jié)語

在調(diào)查現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計，充分利用計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)設(shè)計并開發(fā)出符合檔案館檔案“收、管、用”管理流程，滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的檔案信息管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃朝輝.基于CS和BS結(jié)構(gòu)的高校圖書館管理系統(tǒng)[J].松遼學(xué)刊（自然科學(xué)版），2002（3）.

[2] 張克東.軟件工程與軟件測試自動化教程[M].北京：電子工業(yè)出版社，2002.

第3篇：檔案管理系統(tǒng)范文

防雷業(yè)務(wù)檔案主要包括定期檢測檔案、技術(shù)評價檔案和新建建筑檔案三部分，是防雷基本業(yè)務(wù)的后勤保障。盡管實際上是按照各種業(yè)務(wù)流程、規(guī)程和規(guī)范對防雷業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理和歸檔，但是實際操作過程使用word、excel等普通辦公軟件對歸檔資料的錄入，編輯打印清單，存在很多重復(fù)操作的地方，降低了工作效率。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，研發(fā)防雷業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，已是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，通過檔案系統(tǒng)實現(xiàn)歸檔資料的錄入、自動生成打印清單、查閱查詢等功能，可以大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1、防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的目的

防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建主要是為了解決防雷檢測管理業(yè)務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，使整個檢測檔案管理業(yè)務(wù)更加的規(guī)范化、管理流程更加的有序，提高管理的效率從而推動工作效率，并對數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一格式，實現(xiàn)資源的共享，保證信息的及時、有效的傳輸，并通過各種信息的分析和比較使領(lǐng)導(dǎo)可以做出更加高效的決策，從根本上提高防雷檢測檔案管理的水平。防雷檔案是防雷中心不可或缺的重要資料，其內(nèi)容與管理對于中心領(lǐng)導(dǎo)和管理、工作人員有著重要的作用。一個好的防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)不僅需要具備大量存儲檔案等相關(guān)信息的功能，也需要具備簡單、方便、快捷的信息查詢功能，另外還需要一定的統(tǒng)計功能即需要對系統(tǒng)中的有關(guān)信息加以統(tǒng)計，以便工作管理人員可以最高效率的對信息做出分析。同時該系統(tǒng)還需要具備可以直接將信息頁面打印下來的功能，也是以工作效率作為主要的目標(biāo)。由于外部環(huán)境或者工作人員的原因，該系統(tǒng)在實際的應(yīng)用中可能會出現(xiàn)一些問題影響系統(tǒng)的實際應(yīng)用，并對于實際的工作造成一定的負(fù)面影響，因此，在防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建時也應(yīng)該考慮到系統(tǒng)的維護(hù)功能。

2、防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的必要性

由于實際工作中使用word、excel等普通辦公軟件對歸檔資料的錄入，編輯打印清單，存在很多重復(fù)操作的地方，降低了工作效率，而防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建可以有效的避免這些問題的發(fā)生，提高工作的效率。該系統(tǒng)的構(gòu)建可以適應(yīng)當(dāng)前的科技發(fā)展和社會的需求，提高工作效率、管理的水平和能力，一定程度上降低投入成本。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和防雷工作的日益成熟，檔案資料也在逐漸增多，由于之前的防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)未隨著時代的進(jìn)步而做出改變，管理方式存在著許多的缺點和問題，因此，防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建主要就是針對這些缺點和問題做出一定的改變。

二、防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建的主要內(nèi)容、技術(shù)方案和進(jìn)度安排

（一）主要內(nèi)容

根據(jù)本單位防雷業(yè)務(wù)的實際情況，為防雷業(yè)務(wù)檔案歸檔制作一個防雷業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要包括以下功能，數(shù)據(jù)錄入功能、查詢功能、統(tǒng)計功能、打印功能、維護(hù)功能等等，詳細(xì)的功能要需求分析和反饋維護(hù)后確定。

（二）技術(shù)方案和進(jìn)度安排

1、第一階段

需求分析階段，針對對防雷裝置檢測檔案管理檔案系統(tǒng)功能對于相關(guān)工作人員進(jìn)行問卷調(diào)查，并分析統(tǒng)計調(diào)查結(jié)果，以分析出其所需要具備的功能，根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，以上描述的功能是不可缺少的的，因此在防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建是應(yīng)該將這些功能都囊括起來，以便符合用戶的需求，使用戶有更好的體驗。

2、第二階段

2.1開發(fā)工具

Visual Studio2010、微軟組件.Net FrameWork4.0、Microsoft SQL Server數(shù)據(jù)庫

2.2運行環(huán)境

硬件環(huán)境：PC486以上的機(jī)型

軟件環(huán)境：Windows 2000/XP/2003/Vista/Win7等多種操作系統(tǒng)

2.3功能概括

數(shù)據(jù)錄入功能、查詢功能、統(tǒng)計功能、打印功能、維護(hù)功能。

2.4數(shù)據(jù)庫的建立

利用VS2010自帶的可視化數(shù)據(jù)管理工具建立數(shù)據(jù)庫文件，數(shù)據(jù)庫中的字段主要有檢測單位的信息以及數(shù)據(jù)。

2.4程序設(shè)計

2.4.1程序設(shè)計思路

為了是數(shù)據(jù)的錄入更加的簡單直觀，需要將各種檢測報告制作出Word或者Excel，以便數(shù)據(jù)可以簡便的錄入、查詢和打印。調(diào)出OFFICE完成打印。

2.4.2程序設(shè)計步驟

啟動VS建立EXE文件，并設(shè)置caption屬性為防雷裝置檢測系統(tǒng)，并新建OLE1對象控件，將做好的檢測報告Word和Excel插入到對象控件中（可以將檢測報告合并在一個文件中），在對象控件中插入控件ListBox1，主要是為了選擇檢測報告。將caption屬性加以設(shè)置改變。最后就是程序的編碼過程。

3第三階段

3.1系統(tǒng)試用

即將防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行初步的運行，看其功能是否全面，是否符合用戶的需求，并且對于防雷裝置檢測檔案管理系統(tǒng)在運行時出現(xiàn)的一系列問題作出反饋，以便技術(shù)人員加以維護(hù)，進(jìn)行系統(tǒng)的完善和優(yōu)化。

（三）項目成果和應(yīng)用及考核指標(biāo)

第4篇：檔案管理系統(tǒng)范文

知識與信息正經(jīng)歷著由稀缺到爆炸的過程，知識管理的方式與模式也日益多樣化，但是無論采用哪一種管理方式，知識管理都要以信息和數(shù)據(jù)為前提，因此存儲信息和知識的檔案庫和檔案管理系統(tǒng)便成為了知識管理中不可或缺的重要組成部分。如何利用好檔案管理系統(tǒng)、協(xié)調(diào)好知識管理與檔案管理的關(guān)系，是知識管理成功實施的重要保障［1］。企業(yè)知識管理的核心就是有效管理企業(yè)的知識資產(chǎn)，打造一個學(xué)習(xí)創(chuàng)新的環(huán)境，而當(dāng)今企業(yè)大多設(shè)立獨立的研發(fā)中心，成為“產(chǎn)學(xué)研”相結(jié)合的科研基地，這些機(jī)構(gòu)擁有龐大的科技情報與檔案資源，并且在每一道生產(chǎn)和研發(fā)工序中均具備有價值的信息、經(jīng)驗等知識產(chǎn)生的條件，能否有效完整收集這一系列知識，增進(jìn)科研知識的積累，是知識組織、知識評價以及知識服務(wù)的重要基礎(chǔ)［2］。企業(yè)的知識只有緊緊圍繞業(yè)務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，置于場景中的檔案、知識才能更好地為企業(yè)提供信息支持。

2基于晶體模型的場景式知識管理模式概述

知識管理自提出以來，不少學(xué)者和企業(yè)管理者就知識管理如何實踐，進(jìn)行怎樣具體的操作模式等提出了諸多想法，1999年哈佛大學(xué)教授Hansen和Nohria在研究了大量美國企業(yè)知識管理實踐的基礎(chǔ)上根據(jù)行業(yè)類型及采取的技術(shù)含量將企業(yè)的知識管理模式分為編碼管理模式（Codificationmode）和人物化管理模式（Personalizationmode）［3］。這兩種模式被奉為知識管理實踐的經(jīng)典模式，但是這兩種模式都只能顧及一個方面，前者注重技術(shù)，后者注重內(nèi)容，雖然二者在一定程度上都取得了十分顯著的成就，但是仍有相對的局限。筆者結(jié)合自身企業(yè)的實踐過程，引入了化學(xué)中的晶體模型，總結(jié)出了一套場景式的知識管理模式。

2.1構(gòu)建理念

企業(yè)的業(yè)務(wù)溝通與知識管理等諸多活動都可以細(xì)分為每個人運用自己的專業(yè)技能和實踐經(jīng)驗解決問題的過程。具體講就是某個人在某一時間和地點，運用自己的專業(yè)技能、經(jīng)驗、素養(yǎng)、人脈等知識處理某一具體事情的過程。我們將這種針對具體業(yè)務(wù)應(yīng)用的“因時因地，因人因事”的知識管理方式稱之為場景式知識管理（Scenario-basedKnowledgeManagement）。在天時、地利、人和、事件的情境中，將知識融入到業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)，通過知識和業(yè)務(wù)的“化學(xué)反應(yīng)”促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，在發(fā)展過程中進(jìn)一步實現(xiàn)知識的再創(chuàng)造。在這一過程中所產(chǎn)生的知識、工具和方法的集合猶如一顆顆璀璨的知識晶格（KnowledgeLattice），每個知識晶格相互關(guān)聯(lián)，彼此相通，從而形成類似于晶體模型的知識體系（見圖1，圖2）。通過對該知識體系的管理達(dá)到業(yè)務(wù)發(fā)展和知識螺旋創(chuàng)造的雙贏效果。筆者將這種知識管理模式稱為基于晶體模型的場景式知識管理模式。在這個水晶體中，若每個晶格都能夠做到自我反應(yīng)、自我管理、自我學(xué)習(xí)及自我適應(yīng)，整個組織必會保持旺盛的生命力和強(qiáng)大的戰(zhàn)斗力。知識的晶格將散落分布在各個業(yè)務(wù)中，與業(yè)務(wù)緊密契合。

2.2構(gòu)建體系

基于晶體模式的場景式知識管理模式的建設(shè)目的在于形成企業(yè)2.0知識協(xié)同及決策支持系統(tǒng)KDS大平臺，要將各個應(yīng)用系統(tǒng)的操作界面通過知識門戶平臺進(jìn)行整合，統(tǒng)一設(shè)計，統(tǒng)一實現(xiàn)。使操作界面清晰、美觀、干凈、直觀、前后操作連貫。其中以數(shù)據(jù)獲取和數(shù)據(jù)整合為核心，通過對各類現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)中信息和數(shù)據(jù)資源的全面、有機(jī)整合來為綜合業(yè)務(wù)提供協(xié)同服務(wù)。具體而言，從企業(yè)自身和企業(yè)對外兩個角度出發(fā)，包含企業(yè)自身發(fā)展層面以人力資源管理系統(tǒng)（HRS）、資源規(guī)劃管理系統(tǒng)（ERP）和全生命周期管理系統(tǒng)（PLM）為軸線，企業(yè)對外層面則以客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）為軸線，形成平面軸的業(yè)務(wù)體系主體架構(gòu)，另外在這個軸面上將企業(yè)具體的模塊融合在一起，包含情報管理、創(chuàng)意管理、實踐社區(qū)等等晶格模塊。

3基于晶體模型的場景式知識管理

模式下的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建如前所述，基于晶體模型的場景式知識管理模式下的檔案管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)原始記錄的管理平臺，是一個完整的“晶格”，也是在知識管理模式下的一個獨立板塊，其中包含有文書檔案庫、會計檔案庫、人力資源檔案庫、圖書資料庫、競爭情報庫以及科技檔案庫。而科技檔案庫是檔案管理系統(tǒng)板塊中的重點和主要構(gòu)成要素，也是檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中的主要支撐?？蒲性核目萍紮n案資源，是在生產(chǎn)、研發(fā)過程中形成的科技檔案材料，如何集中有效管理便于迅速轉(zhuǎn)化為知識的科技檔案材料，是知識管理體系中的重要環(huán)節(jié)［4］。因此，從構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)入手，逐步融入到知識管理的層次，是管理科技檔案資源、發(fā)揮科技檔案效用的初衷。

3.1建設(shè)理念

科技檔案的管理必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，以滿足不斷發(fā)展的信息化需求，必須按照“歸檔齊全完整，整理規(guī)范有序，保管集中安全，提供利用快捷準(zhǔn)確”的原則和要求，對于科技檔案資源要積極推動科技檔案管理向電子化管理轉(zhuǎn)型，并致力于建設(shè)、推廣、完善研究院科技檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容主要應(yīng)為基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)庫、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全保障體系建設(shè)和運行管理機(jī)制六大內(nèi)容。通過從硬件到軟件的建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作管理規(guī)范化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，建成一批滿足科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng)，最終建立覆蓋全業(yè)務(wù)、不受時間和地域限制的檔案管理系統(tǒng)集群。同時，在確保檔案管理系統(tǒng)運行穩(wěn)定的同時，建立檔案門類齊全、多種載體類型，集檔案信息資源的收、管、整、用多功能于一體的網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅實現(xiàn)檔案信息資源利用與共享，而且科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理各種類型的電子文件，并保證其原始、真實、完整和長期可讀的屬性。

3.2目標(biāo)需求

3.2.1構(gòu)建檔案信息庫，確保數(shù)據(jù)實時存取。我們擬建的目標(biāo)檔案資源庫應(yīng)包含載體形式為文字、視頻、圖形、圖像的電子文件，不僅涵蓋已歸檔的檔案信息資源，而且進(jìn)一步擴(kuò)大到現(xiàn)行電子文件、實時科技資料等，既集成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)，又整合電子文件及電子檔案數(shù)據(jù)，安全保管檔案資源的同時，形成以檔案信息為核心內(nèi)容的企業(yè)綜合信息資源庫，有效滿足每一位用戶對各類信息資源的需求。建成后的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)將文件管理和檔案管理整合成一組前后相繼的文件管理工作流程，實現(xiàn)文件及其元數(shù)據(jù)信息的自動捕獲和歸檔。通過與企業(yè)的PLM（產(chǎn)品生命周期管理系統(tǒng)）、ERP等系統(tǒng)建立接口，完成科研數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)的實時動態(tài)管理，保證記錄信息的即時性、準(zhǔn)確性、一致性和共享性，實現(xiàn)無縫連接、數(shù)據(jù)共享。

3.2.2實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的數(shù)字化管理，確保信息安全。構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，通過運用專業(yè)檔案管理軟件，對進(jìn)館的各類信息按不同要求分類排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標(biāo)引、信息組織、打印輸出等有序整合，形成一個有序完整的信息空間，實現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)管理。同時，還要結(jié)合身份認(rèn)證、傳輸加密、訪問控制等技術(shù)，確保檔案信息的安全運行與有效利用，實現(xiàn)檔案存儲環(huán)境的智能化管理、檔案人員的動態(tài)管理、圖紙復(fù)制任務(wù)的調(diào)度管理，把檔案管理人員從繁重的日?，嵥槭聞?wù)的中解脫出來，大幅度提高檔案管理效率與水平。建成后的檔案管理系統(tǒng)必須達(dá)到網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)運行安全、信息安全和物理安全的要求，各單位可理清其電子文件及電子檔案的源頭，全面掌握本單位數(shù)字資源分布的情況，在物理和技術(shù)方面采取針對性的措施保證數(shù)字信息資源的安全與保密。

3.2.3推動檔案信息的有效查詢利用，開發(fā)新知識。檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)方式應(yīng)以用戶為中心，兼具多種查詢途徑、強(qiáng)大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱和調(diào)用控制功能。利用者可通過網(wǎng)絡(luò)與檔案室建立聯(lián)系，在授權(quán)范圍內(nèi)不受地理位置和時間限制，實現(xiàn)有效遠(yuǎn)程訪問查詢。此外，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)還為知識管理提供了一個良好的系統(tǒng)部件和信息基礎(chǔ)平臺。在檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)有數(shù)字檔案庫基礎(chǔ)上構(gòu)建知識管理平臺、建設(shè)知識庫，使知識的形成、共享、傳遞得以實現(xiàn)。

3.3系統(tǒng)功能

3.3.1檔案綜合管理。檔案管理系統(tǒng)須基于OAIS模型，具備“收集、管理、存儲、利用”等功能，通過數(shù)據(jù)接口、數(shù)字化加工等技術(shù)完成檔案元數(shù)據(jù)的采集，通過文件管理、檔案整編、檔案管理、動態(tài)管理、資料管理模塊收集、整理、存儲各類結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)信息，通過系統(tǒng)維護(hù)設(shè)置庫結(jié)構(gòu)及人員權(quán)限，并支持用戶登錄檔案門戶入口和檢索利用平臺進(jìn)行信息資源的有效利用。通常來講，管理應(yīng)用系統(tǒng)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，管理應(yīng)用系統(tǒng)主要應(yīng)具備協(xié)同工作平臺、檔案業(yè)務(wù)管理、接口管理和系統(tǒng)維護(hù)功能，具體包括：檔案整編、檔案管理、數(shù)字化加工、多媒體管理等，其中的檔案管理板塊可以對使用單位的檔案進(jìn)行電子化的管理，從而提高管理效率，增強(qiáng)利用效果，減輕管理負(fù)擔(dān)，降低管理成本。通過該子系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息的收集、檢索、統(tǒng)計、鑒定與銷毀、編研等工作。

3.3.2檢索利用平臺。為保障檔案資源能夠更廣泛地得到利用，以B/S方式實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)上檢索利用。檔案管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一的檢索利用平臺，用于實現(xiàn)多種方式的檢索，用戶通過客戶端的瀏覽器即可訪問知識門戶平臺或者直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)入口，在網(wǎng)上查詢檢索權(quán)限訪問范圍內(nèi)的檔案目錄數(shù)據(jù)、瀏覽電子全文，并根據(jù)需要進(jìn)行查閱、借閱、下載等相關(guān)利用。檢索功能主要包含：智能檢索、卡片檢索、高級檢索、全文瀏覽、全文檢索、利用申請和利用管理等。

3.3.3系統(tǒng)外接和維護(hù)。針對已經(jīng)實施的各類軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，提供靈活的動態(tài)數(shù)據(jù)集成接口，可以與企業(yè)的OA、PLM、ERP等其它軟件業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行動態(tài)連接，對企業(yè)其它軟件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、歸檔和利用管理，從而實現(xiàn)檔案資源集成，達(dá)到信息共存、資源共享、綜合利用的目的。系統(tǒng)的接口應(yīng)用WebService和XML技術(shù)來實現(xiàn)，保證異構(gòu)系統(tǒng)和平臺的數(shù)據(jù)交換，WebSer－vice雙方通過標(biāo)準(zhǔn)的SOAP協(xié)議來進(jìn)行交換請求和響應(yīng)。事先雙方共同制定出交換的XML數(shù)據(jù)的內(nèi)容和格式，即共同遵守的規(guī)范；另外，編制Shema文件進(jìn)行交換數(shù)據(jù)的格式驗證，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性。比如，PLM接口存在的意義和目標(biāo)，就是協(xié)助并完成數(shù)據(jù)從PLM系統(tǒng)歸檔到檔案管理系統(tǒng)的過程。通過PLM接口，PLM中管理的相關(guān)產(chǎn)品數(shù)據(jù)和電子文件再正式發(fā)放，可以歸檔時，能夠?qū)崟r歸檔到檔案管理系統(tǒng)的科技檔案庫中來，然后檔案管理人員可以根據(jù)工作需要，對相關(guān)信息進(jìn)行修改、添加，進(jìn)行后續(xù)的歸檔、利用、等檔案管理操作，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的繼承與共享。又如，在企業(yè)門戶的辦公桌面、OA系統(tǒng)的待辦事宜或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的待辦模塊中，展現(xiàn)個人相關(guān)的檔案借閱情況、圖書借閱情況、審批待辦等，方便用戶及時了解個人的借閱情況，待辦事項等。用戶在門戶、OA系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中點擊時，可以直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的相應(yīng)處理頁面。

4晶體模型的場景式知識管理模式下構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的成效分析

4.1集群效應(yīng)

在知識管理的模式下構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，無疑比普通的檔案信息庫的單獨建設(shè)要更能集中發(fā)揮檔案資源的集群效應(yīng)，更能增強(qiáng)信息的廣泛性與適用性。由于在該場景式知識管理模式下，各個資源庫被視為相互關(guān)聯(lián)的“晶格”，即每一個資源庫均代表了一個獨立的維度，但又相互聯(lián)系，共同構(gòu)成了知識“晶體”，因此，這樣的系統(tǒng)架構(gòu)滿足了同種事物在一起產(chǎn)生有利作用的集群效應(yīng)，能夠使得檔案信息與圖書信息、產(chǎn)品生命周期信息、競爭情報信息等發(fā)生良性互動，更好地發(fā)揮科技檔案的情報價值。

4.2價值最大化

將檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建置于知識管理模式下，又與其他資源庫建立關(guān)聯(lián)，是加強(qiáng)信息橫向聯(lián)合、實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。信息時代的發(fā)展使得知識和信息總量劇增，任何一個信息部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，而且不同的信息資源不可能按照統(tǒng)一的模式收整管理。因此，這一體系也充分適應(yīng)了打破檔案、圖書等各自為政局面的現(xiàn)實要求，建立一個完整的知識系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。因此，對于檔案部門乃至文獻(xiàn)信息中心都可以充分利用自己的資源優(yōu)勢，在資源共享的過程中發(fā)揮領(lǐng)頭羊的作用，利用檔案管理軟件，依托系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的共享，實現(xiàn)檔案價值最大化地利用。

4.3“死”檔“活”用

第5篇：檔案管理系統(tǒng)范文

測繪檔案資料是國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)和科學(xué)研究的重要資料，廣泛應(yīng)用于政府決策、國土資源調(diào)查、資源勘探開發(fā)、道路交通建設(shè)、城市規(guī)劃、旅游、氣象等各個領(lǐng)域。傳統(tǒng)以手工為主的檔案管理工作費時、費力，查詢和統(tǒng)計利用速度慢準(zhǔn)確率低，不能滿足社會的需求。如今，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，測繪檔案管理也向著數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。建立遼寧省測繪檔案管理信息系統(tǒng)，基于GIS技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)測繪檔案的信息化管理，為社會提供及時、準(zhǔn)確、可靠、有效的測繪信息。

1測繪檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計

測繪檔案管理系統(tǒng)主要用于測繪科技檔案文件的接收、組卷、編輯、查詢、統(tǒng)計、借閱、歸還、銷毀、整理、維護(hù)與利用等工作。本系統(tǒng)為C/S模式下數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，各功能模塊都建立在數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上的，所有各模塊連接、交互都是通過數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)之間的關(guān)鍵字或索引數(shù)據(jù)建立鏈接。采用MicrosoftSQLServer建立屬性數(shù)據(jù)庫，ARCSDE建立空間數(shù)據(jù)庫。根據(jù)測繪檔案具有地理屬性的特點，經(jīng)過分析處理，基于ArcGIS軟件，利用GIS技術(shù)將測繪檔案屬性信息與空間信息相掛接，實現(xiàn)測繪檔案按圖形空間定位檢索和管理，實現(xiàn)測繪檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。本系統(tǒng)設(shè)計了數(shù)據(jù)采集、檔案管理和系統(tǒng)維護(hù)三個子系統(tǒng)。

1）數(shù)據(jù)采集子系統(tǒng)。主要包括：數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)備份、檔案添加、修改、瀏覽、查詢、等功能。數(shù)據(jù)采集即檔案數(shù)據(jù)的入庫，設(shè)計實現(xiàn)逐個錄入和批量錄入的功能。主要是指對地圖元數(shù)據(jù)信息的錄入，通過界面化操作地圖元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的錄入、修改、刪除、增加和保存。并提供批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能，提高數(shù)據(jù)錄入的效率。

2）檔案管理子系統(tǒng)。主要包括：檔案的接收、借閱、歸還、銷毀、查詢、統(tǒng)計等功能。同時實現(xiàn)對借閱、歸還、接收、銷毀等清單的編輯功能包括（錄入、瀏覽、查詢、修改）。

3）系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)。系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)主要包括以下功能：

（1）日志管理。為了保證系統(tǒng)安全，將任何一個用戶從登錄系統(tǒng)，到修改、刪除資料的所有操作都記錄在日志文件中，系統(tǒng)管理員可隨時查閱和清除日志數(shù)據(jù)，方便日常的管理工作。

（2）用戶管理。測繪檔案資料的保密工作非常重要。通過對不同的用戶允許進(jìn)入不同的操作系統(tǒng)界面，實現(xiàn)對測繪科技檔案數(shù)據(jù)的安全管理。

2遼寧省測繪檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建立

根據(jù)以上的分析，遼寧省測繪檔案類型的復(fù)雜繁多，建立遼寧省測繪檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫包括兩個數(shù)據(jù)庫，一個是測繪元數(shù)據(jù)庫，用來存儲所有檔案數(shù)據(jù)，當(dāng)數(shù)據(jù)采集與錄入時調(diào)用此數(shù)據(jù)庫；一個是檔案管理數(shù)據(jù)庫，用于存儲檔案管理過程中的借閱、歸還等記錄、清單，在檔案管理子系統(tǒng)中調(diào)用此數(shù)據(jù)庫。首先在MicrosoftSQLServer數(shù)據(jù)庫中建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)表和業(yè)務(wù)管理表。然后在下編程實現(xiàn)系統(tǒng)需要的各種功能。

3結(jié)論

第6篇：檔案管理系統(tǒng)范文

信息時代的到來不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習(xí)慣和工作方式。與花費整個組織約6%～15%的收入的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學(xué)性。盡管使用電子文件檔案管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行處理已然成為新時代辦公的必然趨勢，但是隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，電子文件檔案管理中存在的各種問題也隨之而來。

一. 電子文件檔案的概念及特點

根據(jù)2002年國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，可以得知電子文件是指“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態(tài)的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。

電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯(lián)網(wǎng)等發(fā)生變化，但是本身的內(nèi)容不會隨著復(fù)制和粘貼而發(fā)生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。

電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計算機(jī)或者硬盤中，是數(shù)字化的信息，只有通過計算機(jī)的智能解碼才能夠被轉(zhuǎn)換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計算機(jī)內(nèi)部還是其他載體之間進(jìn)行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進(jìn)行。

電子文件檔案信息依賴于設(shè)備及環(huán)境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設(shè)備才能實現(xiàn)，沒有這些計算機(jī)系統(tǒng)的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴(yán)重依賴與計算機(jī)系統(tǒng)，所以計算機(jī)系統(tǒng)所處的環(huán)境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。

電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因為電子文件檔案信息需要借助于計算機(jī)系統(tǒng)，所以互聯(lián)網(wǎng)的存在使得電子文件檔案信息可以實現(xiàn)世界范圍內(nèi)的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計算機(jī)系統(tǒng)的電子文件檔案信息也會受到計算機(jī)系統(tǒng)漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。

二. 我國目前電子檔案文件管理系統(tǒng)存在的問題

隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)在企事業(yè)單位的普遍應(yīng)用以及各機(jī)構(gòu)對文件檔案信息化管理認(rèn)識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關(guān)注。雖然電子文件檔案管理系統(tǒng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而得到了一定的發(fā)展，但是在實際生活工作的應(yīng)用中，依然存在許多問題。

電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質(zhì)的文件檔案，它是依托于計算機(jī)技術(shù)和辦公自動化的一種數(shù)字化信息，紙質(zhì)版文件的復(fù)制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區(qū)別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區(qū)別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據(jù)自身的需求和存儲的習(xí)慣，依靠自動化的辦公實現(xiàn)對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。

電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉(zhuǎn)載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數(shù)據(jù)更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環(huán)境等影響，載體理化性質(zhì)的改變會造成數(shù)據(jù)的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關(guān)者的破壞或篡改，優(yōu)勢甚至吸引網(wǎng)絡(luò)駭客的關(guān)注。

電子文件檔案的管理缺乏高素質(zhì)的管理人員。電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質(zhì)的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機(jī)構(gòu)中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機(jī)構(gòu)中引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備，但是沒有高技術(shù)人才的操作和監(jiān)管，仍然不能很好的發(fā)揮電子文件檔案管理系統(tǒng)的最大效用。

三. 電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節(jié)省了相當(dāng)大的空間。另外，依托于計算機(jī)的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實現(xiàn)對聲音、圖像、影像的存儲和處理。

電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進(jìn)行規(guī)整，并且根據(jù)文件內(nèi)容、文件保密度、文件儲存時間進(jìn)行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進(jìn)行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進(jìn)行規(guī)整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和開發(fā)利用。與紙質(zhì)文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更為快捷的傳遞，建立科學(xué)的電子文件檔案管理系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)信息資源的流通和信息價值的共享，能使檔案信息潛在的價值得到充分發(fā)揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎(chǔ)。

四. 意見及建議

加快電子文檔工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。電子文件檔案的管理部門要轉(zhuǎn)變思維，從紙質(zhì)檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優(yōu)化配置現(xiàn)代化的電子文件檔案管理系統(tǒng)，配備優(yōu)良的硬軟件工作環(huán)境，最大程度上確保電子文檔現(xiàn)代化的可實施性

確保電子文件檔案可長期使用。由于網(wǎng)絡(luò)安全性等問題的存在，在電子文檔的管理中應(yīng)該定期對電子文檔進(jìn)行復(fù)制和保存，并定期更新網(wǎng)絡(luò)安全固件。也可以對文件既采用電子文檔進(jìn)行歸整的同時也進(jìn)行紙質(zhì)版歸檔，以保證數(shù)據(jù)的有效性并實現(xiàn)數(shù)據(jù)來源的可追溯性。另外，而對那些參考價值重大，信息價值較高的文件可以仍舊采用紙質(zhì)版進(jìn)行保存。

第7篇：檔案管理系統(tǒng)范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；優(yōu)勢

隨著全球信息化的快速發(fā)展，更多的企業(yè)認(rèn)識到將信息化融入企業(yè)發(fā)展血液的重要性，中石化檔案管理系統(tǒng)在本企業(yè)應(yīng)用就是其中之一。企業(yè)檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于對檔案信息資源的處置、保存、管理、開發(fā)、提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

本文談?wù)勚惺瘷n案管理系統(tǒng)在本企業(yè)應(yīng)用中的優(yōu)勢。

一、中石化檔案管理系統(tǒng)流程板塊設(shè)計合理，可操作性強(qiáng)

中石化檔案管理系統(tǒng)主要包括C/S端的檔案系統(tǒng)客戶端和B/S端的檔案系統(tǒng)網(wǎng)站；共有三個板塊，一是CS端的檔案管理板塊及檔案配置板塊，二是BS端網(wǎng)頁板塊――檔案網(wǎng)站。

檔案系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程分為6個，收集整編流程檔案歸檔流程檔案借閱流程檔案共享流程鑒定銷毀流程年報統(tǒng)計流程。檔案系統(tǒng)功能設(shè)計18個，收集整編、歸檔審批、檔案檢索、共享管理、鑒定管理、專題編研、年報統(tǒng)計、運維系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理、提報管理、借閱管理、集團(tuán)共享、檔案推送、歸檔批處理、庫房管理、續(xù)借管理、外部接口、溫濕度管理。

總的來說系統(tǒng)集檔案收集、存儲、統(tǒng)計、查詢利用等內(nèi)容管理和電子文件歸檔接口六大主要管理功能于一身，確保了歸檔電子文件真實、完整可用和安全，在檔案管理中具有可操作性強(qiáng)，可進(jìn)一步提升了茂名分公司檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理水平，為建立中國石化統(tǒng)一檔案信息資源管理、共享檔案管理的平臺奠定了基礎(chǔ)。

二、中石化檔案管理系統(tǒng)各板塊功能明確齊全，系統(tǒng)性強(qiáng)。

1.中石化檔案管理系統(tǒng)檔案管理板塊

檔案管理主要具有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理，統(tǒng)計，查詢的功能，使用對象是檔案專兼職人員及系統(tǒng)關(guān)鍵用戶；檔案管理板塊突出點是能提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能，數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能多樣可導(dǎo)出數(shù)據(jù)模板，進(jìn)行數(shù)據(jù)整理后再導(dǎo)入系統(tǒng)相應(yīng)的檔案類中，可以脫離系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集整理。

原文批量掛接方式多樣，為滿足數(shù)字化掃瞄工作的需求，系統(tǒng)還提供多案卷掛接電子原文的功能，為數(shù)字化工作提供強(qiáng)大的支持。打破原系統(tǒng)只具有的單一的錄入數(shù)據(jù)及電子原文掛接功能，為數(shù)據(jù)的收集整編及原文的掛接提供快速的途徑，大大提高工作效率；它還可定義個性化錄入界面，個性化設(shè)置比較強(qiáng)，檔案員可以根據(jù)自己的喜好對消息提示方式進(jìn)行個性化的配置，從而滿足個人需要。

茂名分公司從去年12月開始業(yè)務(wù)重組后，業(yè)務(wù)量大大增加，人員卻不增，新人不進(jìn)，舊員到齡退下，在人員緊張，業(yè)務(wù)量大增的情況下，檔案管理板塊的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能及原文批量掛接方式多樣，給我們茂名分公司檔案員檔案數(shù)據(jù)錄入歸檔，電子原文上傳帶來了便利，提高工作效率。

2.中石化檔案管理系統(tǒng)檔案配置板塊

檔案配置主要是系統(tǒng)配置應(yīng)用；使用對象是檔案領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)管理員；檔案配置板塊突出點是機(jī)構(gòu)管理功能能讓系統(tǒng)管理員直觀了解現(xiàn)有的行政組織機(jī)構(gòu)；可以對組織機(jī)構(gòu)添加，刪除，有效和無效化處理，同時可以對組織機(jī)構(gòu)做排序操作，方便管理。

用戶管理功能能對系統(tǒng)用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一使用AD域賬戶作為系統(tǒng)賬戶有利于用戶的統(tǒng)一，為單點登錄的實現(xiàn)提供方便；視圖配置功能的可以添加、刪除視圖以及視圖目錄樹節(jié)點進(jìn)行動態(tài)配置和管理；多視圖展示形式支持同一年度使用多個視圖展現(xiàn)形式；不同單位可制定不同的視圖顯示方式可對視圖進(jìn)行權(quán)限控制，可限制視圖的使用范圍。

檔案配置板塊的機(jī)構(gòu)管理功能、用戶管理功能及視圖配置功能；讓茂名分公司的檔案領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)管理員對茂名分公司的38個組織機(jī)構(gòu)、5000人左右的用戶，18個檔案類的視圖目錄樹，一目了然，無論是從管理、還是查詢和使用都帶來了方便，節(jié)省工作時間。

3.中石化檔案管理系統(tǒng)檔案網(wǎng)站板塊

檔案網(wǎng)站主要是檔案查詢借閱、流程審批、檔案編研、推送；使用對象是普通用戶及檔案管理員；登錄后，進(jìn)入查詢首頁。左側(cè)為功能區(qū)，右側(cè)為查詢區(qū)。功能區(qū)包括個人工作平臺、檔案檢索、檔案編研、檔案推送。查詢區(qū)提供所有檔案文件的查詢、原文的查詢、專題查詢、視圖查詢功能。其中檔案檢索功能包括分類檢索、全文檢索、跨庫目錄檢索、視圖檢索、目錄檢索；用戶可以根據(jù)這些檔案檢索功能在權(quán)限允許的情況下進(jìn)行在線查閱，然后走在線借閱流程。

系統(tǒng)提供在線借閱功能，用戶可以通過“申請借閱”方式，來取得管理員的授權(quán)，只有審批流程通過后，才能有相應(yīng)的瀏覽或下載權(quán)限。

檔案網(wǎng)站板塊的檔案檢索功能多形式化及在權(quán)限許可下、安全性保證的情況的在線借閱功能，解決了茂名分公司的38組織機(jī)構(gòu)，不在同一地方辦公，對檔案利用困難；讓檔案利用人員來回跑檔案室查借閱的落后管理方式已成為過去；電子文件在線瀏覽、借閱等功能，讓茂名分公司檔案工作人員工作效率得到很大的提高，讓查閱者在網(wǎng)上輕松查閱，借閱，在線瀏覽，大大提高工作效率。還有就是此網(wǎng)站可以實現(xiàn)中石化查詢；建立中國石化統(tǒng)一的檔案共享平臺，通過統(tǒng)一的共享平臺，在權(quán)限允許的前提條件下最大限度的達(dá)到檔案資源共享。

三、中石化檔案管理系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口相容，兼容性強(qiáng)

建立標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)歸檔接口通過標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)接口，可以接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的數(shù)據(jù)。只要符合檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，并遵循標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)規(guī)范，即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的歸檔，方便本茂名分公司合同管理系統(tǒng)、本地公文管理系統(tǒng)的集成工作。

四、中石化檔案管理運維系統(tǒng)部署運維平臺健全，保障性強(qiáng)

運維系統(tǒng)部署一套健全的運維平臺，有一支技術(shù)水平高責(zé)任心強(qiáng)的運維隊伍，有明確的提報流程，項目上線試運行后，系統(tǒng)使用過程中產(chǎn)生的問題和疑問可通過運維系統(tǒng)網(wǎng)站提報，并進(jìn)行流轉(zhuǎn)處理。茂名分公司檔案管理系統(tǒng)從2013年4月運行至今，檔案領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)管理員經(jīng)電話、走運維系統(tǒng)提報流程等提交的問題有二三十個，運維組都一一及時的給予解決，為茂名分公司檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運行提供保障。

第8篇：檔案管理系統(tǒng)范文

關(guān)鍵詞：電子標(biāo)簽；RFID；實體檔案；管理系統(tǒng)；Lab VIEW

中圖分類號：TP393.02 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-1302（2013）10-0023-03

0 引 言

雖然檔案管理中已經(jīng)有計算機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等設(shè)備的投入，但檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息化時展的需要。傳統(tǒng)管理手段和技術(shù)存在種種弊端：檔案存放次序易被打亂，查詢耗時長，盤點操作不科學(xué)，失效檔案管理滯后，文件共享時效性差[1]。

針對當(dāng)前傳統(tǒng)實體檔案管理的缺陷和現(xiàn)有的技術(shù)條件，在熟練掌握RFID技術(shù)的基礎(chǔ)上，設(shè)計一種基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的自動化、智能化管理，實現(xiàn)檔案的存放、查閱、盤點和失效檔案管理等，能夠有效縮短管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高作業(yè)效率。

1 RFID系統(tǒng)的組成原理

1.1 RFID系統(tǒng)的組成

最基本的RFID系統(tǒng)由RFID標(biāo)簽、天線和閱讀器組成[2]，大部分的RFID系統(tǒng)還要有數(shù)據(jù)傳輸和處理系統(tǒng)，用于對讀寫器發(fā)出命令以及對讀寫器讀取的信息進(jìn)行處理，以實現(xiàn)對整個系統(tǒng)的控制管理。圖1所示是RFID系統(tǒng)的組成原理圖。

圖1 RFID系統(tǒng)的組成原理圖

1.2 RFID系統(tǒng)的工作原理

在最常見的被動射頻系統(tǒng)中，當(dāng)附有電子標(biāo)簽的物體接近閱讀器的有效查詢范圍時，電子標(biāo)簽會將標(biāo)簽中的數(shù)據(jù)信息發(fā)送給讀寫器，讀寫器經(jīng)過內(nèi)部處理器后可將標(biāo)簽內(nèi)儲存的信息讀取出來，從而射頻識別系統(tǒng)實現(xiàn)了非接觸物體的識別[3]。在主動射頻系統(tǒng)中，標(biāo)簽中裝有電池并可在有效范圍內(nèi)被識別。

2 總體系統(tǒng)方案設(shè)計

智能檔案管理系統(tǒng)主要由RFID電子標(biāo)簽、館員終端設(shè)備、智能安全檢測門等設(shè)備構(gòu)成。總體結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在其芯片中存儲該檔案的基本信息和借用、歸還記錄；利用RFID讀寫設(shè)備與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實現(xiàn)檔案的智能化管理。同時，出入口處的智能安全檢測門有自動防盜和檔案出入庫確認(rèn)功能。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)如圖3所示。

2.1 檔案電子標(biāo)簽的選擇

電子標(biāo)簽的選擇應(yīng)該避免在基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中牽涉到過多的射頻識別電子標(biāo)簽的驗證數(shù)據(jù)所需要的細(xì)節(jié)，以保證檔案管理系統(tǒng)能夠以最簡單的方式通過閱讀器讀寫射頻識別電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)。考慮成本的原因，本系統(tǒng)選用NXP公司ICODE SLI-SY標(biāo)簽，該標(biāo)簽價格低廉，其工作頻率也不受政府約束，為檔案文件專用 。

2.2 館員終端設(shè)備設(shè)計

館員終端設(shè)備主要包括中距離讀寫器和館員工作站。中距離讀寫器具有快速防沖突解析和讀寫能力，讀寫距離可達(dá)35 cm以上。館員工作站以管理電腦、管理軟件為基礎(chǔ)，具有對進(jìn)、出檔案信息的識別和數(shù)據(jù)處理的系統(tǒng)設(shè)備，自動識別貼有標(biāo)簽的檔案是否合法出入，為館員提供流通檔案操作平臺。

2.3 智能安全檢測門設(shè)計

RFID智能安全檢測門是一套RFID智能門禁系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)n案出入門口自動識別，并具有聲光報警功能；同時，自動開啟和關(guān)閉通道，并能自動統(tǒng)計和顯示人員進(jìn)出次數(shù)，將出入口的控制變?yōu)橹鲃颖O(jiān)控， 從而加強(qiáng)對檔案安全的管理，達(dá)到了防盜和監(jiān)控的目的。

3 管理系統(tǒng)的軟件設(shè)計

經(jīng)過充分的調(diào)研和詳細(xì)的分析，智能檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案入庫、檔案出庫、檔案盤點、檔案修改、實體利用等模塊 [4]，圖4所示是一個人事檔案實體管理系統(tǒng)的組成圖。

圖4中的幾個部分除了其各自的主要分工不同以外，具體的操作人員及操作對象也不同，現(xiàn)將各個部分的具體功能進(jìn)行說明。

3.1 檔案入庫模塊設(shè)計

讀卡器接收到RFID標(biāo)簽卡的卡號數(shù)據(jù)之后，自動對比人事檔案表格中的卡號數(shù)據(jù)。如果卡號不存在人事檔案表格中，就自動跳轉(zhuǎn)到檔案入庫的選項卡中，然后通過在輸入框輸入數(shù)據(jù)、點擊 “添加”將需要的檔案數(shù)據(jù)添加進(jìn)入人事檔案表格。

3.2 檔案修改模塊設(shè)計

與添加不同的地方是，修改是其自動搜索到人事檔案表格中的序號是已經(jīng)存在于表格中的，其也是自動跳轉(zhuǎn)到修改所在的選項卡中，由人手工輸入修改完成后，點擊“修改”，就將修改的數(shù)據(jù)整理為數(shù)組輸入到人事檔案表格中，并且提示修改成功，然后自動清除輸入框數(shù)據(jù)。

3.3 檔案刪除模塊設(shè)計

刪除就是通過找出總覽表中的索引，然后刪除掉這一行，最后寫入人事檔案表格，并且刪除掉輸入框的數(shù)據(jù)，來達(dá)到刪除該份檔案數(shù)據(jù)的方法。

3.4 檔案表格總覽模塊設(shè)計

在初始化的過程中，程序會對人事檔案表格信息進(jìn)行第一次的讀寫，對本VI同目錄的路徑下的一個“人事檔案表格.xls”文件進(jìn)行讀取電子表格，然后生成了檔案表格的總覽。

3.5 檔案批量查詢模塊設(shè)計

在使用程序的時候，點擊“查詢”，會出現(xiàn)所要輸入的參數(shù)，包括姓名、部門、職務(wù)、性別、民族、學(xué)歷、入職起止年份和位置，都可以進(jìn)行搜索查詢。其原理就是在人事檔案表格里面讀到了查詢部分的每一位的字符數(shù)據(jù)，然后對比那個查詢部分的輸入數(shù)據(jù)看看有沒有。如果有的話，不管哪一個部分存在的，就會把存在的那一行的數(shù)據(jù)停留記錄下來，最后顯示在查詢結(jié)果的界面。

4 系統(tǒng)實現(xiàn)中的關(guān)鍵技術(shù)

4.1 基于Lab VIEW技術(shù)的上位機(jī)界面

開發(fā)智能管理系統(tǒng)的語言很多，比如VB、JAVA、android和Lab VIEW等，其中Lab VIEW不僅簡單易學(xué)，而且具有更高的效率[5]。

系統(tǒng)上位機(jī)的主界面是圖形用戶界面，也是VI的前面板。該界面上有交互式的輸入和輸出兩類對象。系統(tǒng)主界面主要分為3個區(qū)域：選項卡區(qū)域、顯示區(qū)域和功能按鍵。圖5所示是系統(tǒng)的主界面圖。

圖5 系統(tǒng)主界面

選項卡區(qū)域主要包括了主界面上方的選項卡，主要實現(xiàn)的是各個功能之間的切換使用，如檔案查詢、修改與刪除、檔案入庫、檔案批量查詢、檔案總覽等等。

顯示區(qū)域主要包括主界面中間部分的大片區(qū)域框圖，用來觀看基礎(chǔ)信息，包括序號、工號、姓名、性別、職務(wù)、所在部門、學(xué)歷、民族、檔案分?jǐn)?shù)、籍貫、存放位置等基礎(chǔ)信息的顯示和記錄。

功能按鍵主要包括主要界面的右邊部分的一些功能按鈕，主要用來實現(xiàn)對不同功能的使用，包括修改、離職、添加和查詢等等。

4.2 串口通信的實現(xiàn)

首先要初始化端口號，從init.ini中讀取端口，然后還要初始波特率、數(shù)據(jù)位、校驗位和停止位。在設(shè)置發(fā)送和接收的波特率時，對于通信這一塊，則首先要配置串口，如圖6所示的第二步，可通過Lab VIEW中的 VISA Serial函數(shù)進(jìn)行配置。接下來是通過VISA清空I/O的緩沖區(qū)，再由VISA讀取串口信息，進(jìn)行一定時間的延時等待后寫入信息到上位機(jī)。而對于下位機(jī)，則要在上位機(jī)向系統(tǒng)發(fā)送更改波特率的命令。雙方同時默認(rèn)的數(shù)據(jù)格式為：波特率 9 600 b/s， 1位起始位、8位數(shù)據(jù)位、1位停止位，無奇偶校驗位。最后如果初始成功了，就可以正常通信；初始不成功，就會提示無此串口或該串口被其他軟件占用。

圖6 串口讀寫框圖

如果改變了串口號，就會進(jìn)入open，將會再一次對一個新的串口進(jìn)行打開，就好重復(fù)化，函數(shù)是一模一樣的。如果端口、校驗位、數(shù)據(jù)位、停止位的值改變，即沒有關(guān)閉的情況下直接換了參數(shù)，就會進(jìn)入這個部分。退出就是關(guān)閉串口，也會關(guān)閉VISA。

4.3 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計

數(shù)據(jù)庫是智能管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)， 數(shù)據(jù)庫在智能管理系統(tǒng)的支持下完成信息的搜集、整理、存儲、檢索、更新、加工、統(tǒng)計和等功能[6]。 數(shù)據(jù)庫設(shè)計的主要任務(wù)是根據(jù)用戶的信息需求、處理需求以及運行環(huán)境的特性，設(shè)計出合理的數(shù)據(jù)模式，確定數(shù)據(jù)庫類型，確定數(shù)據(jù)庫的安全保密措施和共享機(jī)制。

4.3.1 數(shù)據(jù)庫的連接

LabSQL與數(shù)據(jù)庫之間是通過ODBC連接的。使用LabSQL 之前，需要在 Windows 操作系統(tǒng)中的ODBC數(shù)據(jù)源中創(chuàng)建一個DSN（data source name，名）。LabSQL與數(shù)據(jù)庫之間的連接就是建立在DSN基礎(chǔ)之上的。否則，LabSQL 將無法正常訪問數(shù)據(jù)庫。其連接流程如圖7所示。

圖7 LabSQL與數(shù)據(jù)庫連接框圖

4.3.2 數(shù)據(jù)庫的操作

使用LabSQL進(jìn)行數(shù)據(jù)庫操作[7]的流程如圖8所示。

圖8 數(shù)據(jù)庫操作流程

利用第三方軟件LabSQL對數(shù)據(jù)庫訪問時，其操作步驟可簡單概括為：與ADO建立連接；打開數(shù)據(jù)源；執(zhí)行數(shù)據(jù)寫入、查詢、刪除、修改等操作；關(guān)閉與數(shù)據(jù)庫的連接。

5 結(jié) 語

通過對檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行分析，設(shè)計了基于 RFID 智能檔案管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)投入到廣東石油化工學(xué)院人事處檔案管理工作中，較好實現(xiàn)了檔案管理智能化，提高了檔案管理的工作效率和管理水平，為檔案管理工作注入新的活力。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]魏鳳梅. 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)[J].中國檔案，2013（4）：66-67.

[2]暴建民.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與應(yīng)用導(dǎo)論[M].北京：人民郵電出版社，2011.

[3].物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及應(yīng)用[M].北京：國防工業(yè)出版社，2011.

[4]楊玉梅，黎仁國.基于RFID物聯(lián)網(wǎng)的檔案管理研究于設(shè)計[J].檔案學(xué)研究，2012（4）：62-64.

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第9篇：檔案管理系統(tǒng)范文

一、系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)與思路

以基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)為支撐，可視化技術(shù)為手段，綜合利用計算機(jī)、GIS、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，建立完整的測量標(biāo)志檔案庫，開發(fā)測量標(biāo)志錄入、動態(tài)普查登記、審核、監(jiān)管、查詢統(tǒng)計等功能，方便各級行政測繪管理部門快速、及時、全面、準(zhǔn)確地了解和掌握轄區(qū)內(nèi)測量標(biāo)志成果信息，實現(xiàn)測量標(biāo)志全生命周期的動態(tài)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。具體包括：

(一)建立各等級GPS點、三角點、水準(zhǔn)點等測量標(biāo)志檔案庫，使其能夠有效適應(yīng)測量標(biāo)志成果全生命周期管理中各環(huán)節(jié)信息的動態(tài)更新，為測量標(biāo)志的維護(hù)與管理提供可靠的、現(xiàn)勢性的數(shù)據(jù)支持。

(二)實現(xiàn)系統(tǒng)在省、市、縣三級測繪管理機(jī)構(gòu)的全覆蓋和權(quán)限分配，實現(xiàn)上級部門對下級部門的監(jiān)管，開發(fā)數(shù)據(jù)瀏覽、查詢、數(shù)據(jù)更新錄入等基本功能。

(三)實現(xiàn)將多種統(tǒng)計方法相結(jié)合的統(tǒng)計分析功能，為各級測繪行政管理部門提供輔助決策支持。

二、系統(tǒng)設(shè)計

(一)架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)采用三層架構(gòu):基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)存儲層和應(yīng)用服務(wù)層[2]。數(shù)據(jù)存儲層是核心，存儲測量標(biāo)志各類檔案實體文件、元數(shù)據(jù)等資料以及空間索引、基礎(chǔ)地理數(shù)據(jù)等空間定位信息，空間數(shù)據(jù)與非空間數(shù)據(jù)分別通過ARCSDE和自定義開發(fā)的數(shù)據(jù)接口與應(yīng)用程序進(jìn)行通信。應(yīng)用服務(wù)層通過NetFramework和ArcEngine開發(fā)C/S模式的桌面應(yīng)用，實現(xiàn)測繪檔案標(biāo)志檔案的信息化管理，通過Flex和ArcGISServer技術(shù)開發(fā)B/S模式的web應(yīng)用，實現(xiàn)測繪標(biāo)志檔案的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。

(二)數(shù)據(jù)組織

從內(nèi)容上組織，測量標(biāo)志檔案庫包含測量標(biāo)志空間數(shù)據(jù)庫和非空間數(shù)據(jù)庫?？臻g數(shù)據(jù)庫指基礎(chǔ)地理信息庫和空間索引庫，具體有省級1:50萬行政區(qū)劃（含省域、市域、區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、分幅、地貌、水系、交通、地名等數(shù)據(jù)以及各等級GPS點、三角點、水準(zhǔn)點的空間位置信息；非空間數(shù)據(jù)庫指測量標(biāo)志檔案實體數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)庫，既存儲測量標(biāo)志點從立點、巡查、維修、遷建、破壞、損毀等全生命周期各個環(huán)節(jié)的信息，如立點時間、立點人、每次巡查記錄和資料、維修記錄、遷建記錄、保管信息、破壞情況等，也存儲標(biāo)志點在系統(tǒng)中的操作日志記錄，比如操作人、操作時間、執(zhí)行的具體操作等。空間數(shù)據(jù)庫的存儲與管理借助于ESRI公司開發(fā)的空間數(shù)據(jù)庫引擎ArcSDE，運用ArcCatalog管理工具將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到ArcSDE數(shù)據(jù)庫中。屬性數(shù)據(jù)庫管理工具則采用Oracle大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，由Oracle統(tǒng)一對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行高效地管理，從而保證其可以緊密結(jié)合Windows操作系統(tǒng)平臺發(fā)揮最高的性能和優(yōu)勢[3]。空間數(shù)據(jù)庫和非空間數(shù)據(jù)庫獨立分布存放，彼此之間通過關(guān)鍵字相關(guān)聯(lián)，為測量標(biāo)志信息的存儲和管理提供空間及屬性信息服務(wù)。從邏輯結(jié)構(gòu)上組織，劃分成現(xiàn)勢庫、臨時庫和歷史庫。它們是測量標(biāo)志成果在不同階段的邏輯形態(tài)，可相互轉(zhuǎn)化。例如，現(xiàn)勢庫中存儲的某標(biāo)志點檔案信息，一旦該標(biāo)志點被損毀，其信息將轉(zhuǎn)存至歷史庫；通過校核前的標(biāo)志點更新信息將先暫存于臨時庫，通過校核后才轉(zhuǎn)存至現(xiàn)勢庫成為檔案信息。

（三）功能設(shè)計

系統(tǒng)包括測量標(biāo)志錄入、動態(tài)巡查和更新模塊，地圖瀏覽模塊，測量標(biāo)志查詢模塊，測量標(biāo)志普查監(jiān)管模塊，數(shù)據(jù)檢核模塊，統(tǒng)計分析模塊，數(shù)據(jù)庫管理與維護(hù)模塊以及系統(tǒng)管理模塊。

1.測量標(biāo)志錄入、動態(tài)巡查和更新模塊

該模塊主要是為了支持測量標(biāo)志點的日常維護(hù)，以適應(yīng)測量標(biāo)志成果的增加、巡查、維護(hù)、遷建等管理事項。主要包括測量標(biāo)志空間點位的更新和屬性信息的更新。

（1）標(biāo)志點空間點位更新包括增加、刪除、修改標(biāo)志點點位等功能，用戶可通過手工方式將測量標(biāo)志點位信息錄入系統(tǒng)，還可通過PDA等移動設(shè)備實時將標(biāo)志點點位坐標(biāo)傳至系統(tǒng)服務(wù)器。

（2）標(biāo)志點屬性信息更新為了保證數(shù)據(jù)的現(xiàn)勢性，對新增和屬性信息有變動的標(biāo)志點都需要更新其屬性信息。用戶可通過手工方式將測量標(biāo)志的屬性信息，如定期巡查、維護(hù)、遷建、委托保管等信息登記錄入系統(tǒng)，也可通過PDA等移動設(shè)備實時將巡查的照片、記錄等信息傳遞至服務(wù)器。

2.地圖瀏覽模塊

具有放大、縮小、漫游、全圖、圖層控制、地圖打印等基本功能，可對控制點的屬性標(biāo)注、顯示符號和顏色進(jìn)行設(shè)置。

3.測量標(biāo)志查詢模塊

可查詢用戶管轄范圍內(nèi)的標(biāo)志點數(shù)量、標(biāo)志點的基本情況以及巡查、保存、維修、遷建等信息。借助系統(tǒng)的查詢功能，用戶只需輕點鼠標(biāo)，就能查看到某標(biāo)志點在其整個生命周期中產(chǎn)生的各種信息和系統(tǒng)用戶曾對其進(jìn)行過的任何操作，徹底解決了測量標(biāo)志查詢難問題。系統(tǒng)提供空間查詢和屬性查詢兩種方式。空間查詢是以GIS可視化展現(xiàn)形式，加載本轄區(qū)內(nèi)基礎(chǔ)底圖和測量標(biāo)志點，并默認(rèn)按普查情況及保存信息對點進(jìn)行標(biāo)識，工作人員無需其他操作就能大致了解轄區(qū)內(nèi)標(biāo)志點是否普查和保存完好情況?？商峁c、框、圓、坐標(biāo)、行政區(qū)、圖幅、屬性字段等多種空間查詢方式來查詢標(biāo)志點的屬性信息。根據(jù)用戶的查詢條件,查找數(shù)據(jù)庫中滿足條件的標(biāo)志點，并將結(jié)果分布情況以高亮形式顯示在地圖上；雙擊標(biāo)志點圖標(biāo),查詢該點的屬性信息。目錄查詢是以目錄形式列出轄區(qū)內(nèi)的標(biāo)志點信息，單擊可查看詳細(xì)信息，并實現(xiàn)與圖形進(jìn)行交互。

4.數(shù)據(jù)檢核模塊

提供整庫抽樣檢核和數(shù)據(jù)更新檢核兩大功能。其中，整庫抽樣核檢主要針對本次測量標(biāo)志普查成果庫，是為了確保普查原始資料的準(zhǔn)確性；數(shù)據(jù)更新檢核主要是對測量標(biāo)志動態(tài)更新信息的檢核，即數(shù)據(jù)從臨時庫轉(zhuǎn)移到現(xiàn)勢庫需進(jìn)行的檢核。整庫抽樣核檢是通過系統(tǒng)過濾排查出邏輯一致性矛盾大、調(diào)查資料變動顯著等的相關(guān)測量標(biāo)志調(diào)查資料，以便利用這些資料再去實地進(jìn)行有針對性地檢核，提高檢查效率。數(shù)據(jù)更新檢核將自動校核和人工審核相結(jié)合。自動化檢核首先對資料是否齊全、文件名稱和數(shù)據(jù)記錄格式是否符合規(guī)定、要素填寫是否完整、附件質(zhì)量是否符合要求等方面進(jìn)行檢查，其次，將新舊數(shù)據(jù)進(jìn)行對比檢查，一般在肯定新數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，再從邏輯上、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)精度指標(biāo)方面進(jìn)行甄別，找出最合理最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，提示操作人員選擇采用。通過自動化檢核的數(shù)據(jù)，會暫存于系統(tǒng)臨時庫中，提交給審核人員進(jìn)行審核；人工審核是指擁有審核權(quán)限的管理員登錄后，可瀏覽待審核的標(biāo)志點信息，審核通過的記錄，將更新至現(xiàn)勢庫。審核不通過的記錄，不會更新至現(xiàn)勢庫，并通知相關(guān)人員。

5.測量標(biāo)志普查監(jiān)管模塊

省市級測繪管理機(jī)構(gòu)可對轄區(qū)內(nèi)的測量標(biāo)志動態(tài)更新情況（如定期巡查、維護(hù)、遷建等信息）進(jìn)行監(jiān)督管理，用戶登陸系統(tǒng)后，可查詢未及時更新信息的控制點，并對沒有及時更新的單位或個人進(jìn)行催辦。在系統(tǒng)中可通過通知提醒、郵件、短信等方式進(jìn)行催辦。

6.統(tǒng)計分析模塊

指對測量標(biāo)志成果的分布、破壞、增加、變遷、普查和利用頻率等情況進(jìn)行統(tǒng)計，例如統(tǒng)計標(biāo)志點數(shù)量、破壞情況、維護(hù)情況、巡查情況、遷建情況、標(biāo)石類型、標(biāo)石構(gòu)造、地類、土地權(quán)屬等。可以按行政區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計，也可根據(jù)標(biāo)志點的屬性字段按條件進(jìn)行統(tǒng)計，并實現(xiàn)各種統(tǒng)計結(jié)果多種形式的輸出打印，為管理部門提供決策支持。

7.數(shù)據(jù)庫管理與維護(hù)模塊

主要指對數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)表進(jìn)行添加、刪除、修改；對各類測量標(biāo)志成果數(shù)據(jù)進(jìn)行入庫、修改、刪除、批量導(dǎo)入導(dǎo)出；查看與管理系統(tǒng)日志，對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份與恢復(fù)；維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典等。

8.系統(tǒng)管理模塊