檔案文獻管理精選(九篇)
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第1篇：檔案文獻管理范文
在《社會保險業務檔案管理規定》當中有明確指出：社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。對于進入醫療檔案管理內容的類別可以劃分為永久性和定期性兩大類，其中定期保管類當中又分為10年、30年、50年、100年等幾小類。而對于上述的各種社會保險業務的檔案在管理過程中都是具體依據國家所頒布的《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》相關要求進行執行。因此，一名從事醫療檔案管理的從業人員，要想提高自身的業務水平及服務水平，就必須要明確自己所從事行業的相關工作內容是什么。通過認清與掌握自己的工作范疇，工作內容，才能更為有效地提高社會服務水平。
二、以對醫療檔案前期文書的處理為切入口
從醫療檔案管理的角度來看，檔案工作的規范化、標準化是實現有效檔案管理的重要前提。要使檔案規范、標準，必須先解決好公文制發。而完成這一環節，做好前期的文書處理是重中之重，也是檔案管理工作規范化、標準化實現的重要基礎。醫療保險檔案管理主要是對參保單位或者個人權益的真實記錄，是參保個人所能享受社會保險待遇的重要依據。“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”是我們醫療檔案管理的核心目標，也是反映社會保險事業不斷發展的寶貴資料與重要的歷史憑證。公文本身質量的高低將直接影響檔案質量，也將制約日后檔案工作的規范化、標準化。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。對于將成為檔案的公文文本載體的質量上一定要注意，其中幅面的尺寸規格上就要求統一化，這樣做的好處便于裝訂。另外，文書的標題是否是準確的，主送單位與抄送單位是否準確齊全與否，還有落款是否與公文一致，簽發的手續有無。以上所提到的種種都是提高醫療保險檔案管理工作有效性所應該關注和重視的內容。
三、以醫療檔案管理的信息化發展為切入口
案卷質量的高低將會直接影響到檔案工作規范化、標準化的推進。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統性，都將影響我們醫療檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯網信息時代的到來，各行各業都試圖利用這種新技術推動自身的發展。醫療檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經證明傳統意義上的檔案管理已經暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當打字員與保管員的角色了。
四、以對檔案管理工作正確的認識為切入口
第2篇：檔案文獻管理范文
關鍵詞：檔案；文件中心；管理模式
Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.
keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern
一小而全的管理模式，浪費嚴重
市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。
二市縣檔案局、檔案館工作壓力大，很難提高工作水平
由于基層單位檔案工作隊伍不穩定，專業素質有待提高，檔案局不加強培訓和具體的指導就無法開展工作。因此基礎業務培訓和業務指導擠占了檔案局絕大部分時間，使他們無法深入開展業務工作，提高工作水平。同樣由于檔案工作隊伍專業素質有待提高，很大一部分重復和價值不大的檔案被劃定為進館范圍，因此，檔案館在接收進館檔案時工作壓力非常大。
三工作不到位，管理水平低
從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業知識，專業素質有待提高，雖經多次專業培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經常調換，每年調換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現現代化管理阻力很大。
四現代化管理進程緩慢
文件、檔案現代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。
五文件社會化難度大
隨著社會不斷前進，人們的檔案意識不斷加強，自我保護意識不斷加深，這些都會促進文件、檔案利用需求的不斷增加。分散管理給社會利用工作增加很多麻煩和不便。管理分散，也很難達到科學管理的要求，因而不能滿足利用者優質、快捷的服務要求。
建立文件中心，半現行文件脫離形成單位，直接由文件中心管理，能做到人員專業化、經費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節省人力、物力、財力，又能減少檔案局、檔案館的工作壓力，使檔案局、館的工作正常開展；既能實施科學的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案館收藏檔案的質量，將管理活動真正按其規律納入科學管理軌道。文件中心突出的優勢是符合高效、精簡、節約的原則，能將松散的“小而全”的機關檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規模化的管理模式轉化，大大提高工作質量，為檔案工作更廣泛地為社會服務創造了條件。文件中心還可以通過各市域網，逐步實現檔案信息網絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網絡傳輸做好準備。
檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發點和落腳點都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經不適應需要，就應該建立新的模式。建立文件中心逐步取代各單位檔案室是市縣檔案工作的發展方向。
二、市縣文件中心的體制、職能
一文件中心的體制
文件中心應為政府職能。當初美國建立文件中心的目的是為了實現經濟上的節約，是-種政府行為，而今我們建立文件中心仍應為政府行為，這也與當前我國現行和半現行文件檔案管理體制相吻合。市縣文件中心應是政府直屬機構，在市縣政府的領導下，接受市縣檔案局的監督與指導。
二文件中心的職能
文件中心負責現行文件和半現行文件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案館移交等項工作，具體包括：
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面對的是全社會，不僅包括黨政機關、人民團體、事業單位等立檔單位，還應包括不同所有制企業及個人所形成的不同門類、不同載體的現行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心負責將接收的文件進行編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理條件和要求應與檔案館的要求一致。
3、文件中心的鑒定和銷毀工作
鑒定和銷毀工作指對已到保管期限的文件進行鑒定和銷毀，其鑒定和銷毀工作由文件中心和文件形成者共同完成。
4、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作應面對全社會，遵守我國文件、檔案利用的規定和要求，面對機關、團體和個人。利用的形式也應是多樣的，但主要取決于文件中心發展的規模和工作水平。
5、文件中心定期向檔案館移交文件
向檔案館移交文件是文件中心的義務，文件在文件中心保管10-20年后向檔案館移交。究竟多少年移交更合適，可根據文件中心的發展和社會的利用需求逐步確定。
三、市縣建立文件中心的步驟
市縣建立文件中心取代各基層檔案室，可以說是檔案工作管理體制的改革，必然要有-個過程，我認為可分三步走：
第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政協、市紀檢五套班子的檔案室，開展市首腦機關的檔案工作。
第二步：取代市委、政府下屬局處單位的檔案室，為市委、市政府工作服務。
第三步：面向社會、企業、個人，開展全方位的服務，并考慮有償服務。
任何改革都會有一個痛苦的過程，從眼前利益看，建立文件中心政府要投入一筆資金。過去是各單位分散投資，現在將分散資金、多方位投資變為統一投資，看似一筆大投入，而實際上比分散投資要節約得多。
文件中心取代檔案室，各單位不再配備檔案員，而檔案員大多是兼職，從眼前看，也沒有減少工作人員，但工作量減少了，工作人員可以統籌安排。總之，工作專一了，質量提高了，工作面更廣了，現代化水平高了。
第3篇：檔案文獻管理范文
關鍵詞：文書處理；檔案管理；策略
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。
二、提升文書處理規范性，優化檔案管理
良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。
三、科學制發公文，優化文書處理
公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。
四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標
現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。
五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率
為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。
六、結語
總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。
參考文獻：
第4篇：檔案文獻管理范文
【關鍵詞】工程建設；檔案管理；現狀問題；解決措施
隨著國家經濟的快速發展，越來越多的工程得到了建設，從而產生了豐富的建設資料。通過建立檔案加強這些資料的管理，則能了解工程的品質狀態，并為工程的使用維護和后續工程的建設提供參考。但就目前來看，工程建設檔案管理并未得到足夠的重視，有關工作的開展仍然存在較多問題。因此，相關單位還要加強解決問題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開展。
一、工程建設檔案管理的現狀問題
（一）工程建設檔案管理現狀。目前，工程建設檔案管理已經由完善的法律法規作為開展工作的指導，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規的約束下，建設單位基本能夠履行自身職責，能夠在相關部門的監督指導下開展規范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規宣傳力度的不斷加大，建設單位、施工單位和監理單位等參與工程建設單位都能依法開展工程建設檔案管理工作。現階段，各單位已經完成了檔案管理體制、機構和網絡體系的建設，能夠使工程建設檔案的管理與工程建設保持同步。從總體上來看，有關工程建設檔案管理的規范和標準大多已經能夠在檔案管理工作中得到落實。（二）工程建設檔案管理問題。盡管工程建設檔案工作已經取得了規范化發展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設檔案的管理工作，在工程建設的過程中將絕大多數精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標準和規范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設的檔案材料缺乏真實性和完整性，以至于檔案的使用價值大打折扣，為后續檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補制檔案等問題，以至于檔案歸檔時常出現不及時的情況。
二、工程建設檔案管理問題的解決措施
（一）落實參建單位檔案管理責任。針對工程建設檔案管理存在的問題，要通過落實各項檔案管理制度來解決問題。為達成這一目標，應落實工程參建單位的檔案管理責任。具體來講，就是在參建單位進行工程規劃許可辦理的過程中，行政主管部門應與其簽訂工程建設檔案管理責任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責任，并且嚴格履行職責。在實際施工之前，主管部門還應檢查參建單位是否按照標準和要求開展相應的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標準和要求下發到各部門，進而使檔案管理工作切實得到落實。再者，在工程建設的過程中，城建檔案管理部門還應加強參建單位的監督管理，確保其能夠按照工程進度要求完成檔案管理計劃的制定，并嚴格按照計劃落實檔案管理工作。最后，在工程結束后，相關單位要及時完成檔案資料收集、歸檔情況的調查，并確認參建單位提供的檔案是否準確和完整。針對未達標準要求的單位，則要給予一定的懲處，進而使參建單位的檔案管理意識得到提高。（二）實現檔案建設的全過程管理。為使檔案內容的準確性和真實性得到提高，還要加強對檔案建設全過程的管理。首先，應結合合同條款進行檔案管理計劃的制定，以便對工程建設檔案進行全過程管理，進而使檔案的編寫質量得到提高。為達成這一目標，建設單位在與設計、施工和監理等單位簽訂合同時，還應進行檔案工作條款的制定，然后在工程結束后按照條款內容進行檔案的驗收。其次，為使檔案質量得到保證，還應將檔案建立與經濟效益掛鉤，以確保負責人員能夠認真進行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設保持同步，建設單位應聯合設計單位完成檔案管理協議的編制，并結合工程實際建設情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設的過程中，建設單位還應加強對檔案建立情況的經常性監督和檢查，以確保檔案各項管理工作能夠得到落實。（三）嚴格規范檔案管理各個環節。為確保檔案管理質量，還應加強檔案工作各個環節的管理，從而使檔案管理工作得以規范開展。首先，在檔案收集環節，還應從檔案完整性角度進行工作的開展，加強對檔案裝訂規格、紙張大小和材料字跡等內容的管理，從而使案卷的質量得到保證。針對不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應加強檔案內容的檢查，確保其內容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應加快新技術的引進，并要求檔案管理人才加強新技術的學習，進而使檔案鑒定工作能夠適應市場發展需求。最后，參建單位還應完成檔案管理的信息化建設，加快檔案管理信息系統的開發和研究，并利用先進的檔案管理軟件開展相關工作。而利用該系統，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺，并加強對各單位檔案管理情況的監督管理，進而使檔案管理質量得到保證。
三、結論
通過研究可以發現，工程建設檔案管理工作雖然已經取得了一定的進展，但是仍然存在較多問題。針對這些問題，相關部門和參建單位還應聯合進行管理責任的落實，并加強檔案建立的全過程管理，同時加強各個環節的監督管理，以確保檔案管理規范和要求能夠得到落實，進而使參建單位的檔案管理水平得到提高。
【參考文獻】
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[2]米曉霞.淺談電力工程檔案管理現狀及解決措施[J].科技創新導報,2012(34):209.
[3]劉娟.淺談北京市建設工程招投標檔案管理存在問題的解決對策[J].城建檔案,2013(01):67-70.
第5篇：檔案文獻管理范文
關鍵詞：新形勢；醫院檔案管理；對策
一、引言
公共衛生系統的關鍵部分就是醫院，其檔案管理主要是保存、歸類、整理一些治療手段、疾病的病情狀態以及藥品使用等相關資料，檔案管理工作與醫院其他部門相比，經常得不到足夠重視，相對而言較為簡單。但是，有效的檔案管理可以將檔案的作用最大化發揮出來，提高檔案內容的質量，對我國疾病防護與醫療行業的穩定發展有著不可忽視的現實意義與作用。
二、新形勢下檔案管理現代化的重要性
匯總、整理、收集醫院檔案資料的過程就是醫院檔案管理。在醫院中，檔案資料是最為寶貴的，它涉及諸多內容，包括醫院的整體運作、科研實踐、對患者的臨床服務等。目前，傳統的管理模式已經落后，無法滿足社會的發展需求，亟須進行現代化改革，只有這樣，才能順應社會的發展趨勢，提高檔案管理的整體水平。
三、醫院檔案管理在新形勢下存在的現代化問題
（一）醫院檔案管理缺少信息化
由于很多病人的重要信息都記錄在檔案中，查找起來較為費力，即使整理分類過也是一樣。隨著檔案管理模式的不斷進步，檔案的科學化管理也迫切需要檔案管理進入現代化、信息化時代。因此，應在現有檔案管理工作基礎上，充分利用現代化信息管理技術，對其進行創新，開創出更加人性化、快捷、方便的新管理模式，進而提高檔案管理效率，使該項工作更加輕松。但醫院檔案管理工作就目前發展形勢而言，并沒有落到實處，在醫院檔案管理上，一些信息管理軟件并沒有得到有效開發與利用，導致工作效率依然緩慢，信息化管理不強。
（二）對檔案管理工作不重視
對于檔案管理的重要性，當前大多數醫院都沒能引起足夠的重視，由此導致難以有效提高檔案管理工作效率與工作質量。特別是在檔案管理收集信息方面，缺乏相關人員監管，多數醫院投入的精力遠遠不夠。長期下去，醫院管理人員認為此項工作不需要投入過多時間與精力，只屬于一項整理工作，導致管理工作與檔案收集一直停留在低水平。同時，醫院忽略了檔案管理，只重視經濟效益，最終很可能在一定程度上降低了醫院的整體工作效率，取得的結果適得其反。
（三）管理工作人員文化素質低
大多數人的意識里，都認為檔案管理工作只是一項普通工作，沒有較強的專業性和標準性。所以，在選擇工作人員時，認為很多人都能夠勝任檔案管理的工作，缺乏對專業知識的重視。同時，在經濟的發展下，隨著科學信息技術的不斷進步與提升，在檔案管理中逐漸應用了很多新開發的軟件。這一方面可以使檔案管理更加高效與規范化，另一方面也對檔案管理工作人員的要求越來越高。在實際工作中，一些醫院檔案管理人員的來源主要是由醫院內部其他部門借調，人員流動性、專業差異性較大，對檔案管理工作沒能足夠重視，思想認識不足，缺乏積極性與熱情。
（四）缺乏健全的醫院檔案管理工作體制
檔案管理部門管理水平的評價標準，就指的是檔案管理工作的好壞，但現階段仍然有管理及相關部門分工不明確以及協調不一致的現象存在于醫院的檔案管理工作中，由此導致管理時，經常造成資料浪費、內容重復、消耗精力。另外，在各個部門中檔案管理都有各自的一套方法，形式上屬于各部門管各部門的狀態，這就不僅導致檔案管理標準不規范且較為陳舊，還可能造成查找資料困難、部分內容缺失。所以，醫院應制定有效的檔案管理體制，研究制定相應的規章制度，有效改善醫院檔案管理工作現狀。
四、在新形勢下加強醫院檔案管理有效對策
（一）在檔案管理中融入信息化技術
傳統的檔案管理，由于是紙質文檔，記載的信息混亂、內容繁雜、數量眾多等，需要消耗大量的人力、物力、財力來查找這些紙質文檔，屬于一項大工程，只有對這些文檔進行整理、挑揀、分類，才能找出有效信息，進行交流，通常最終整理出的文件較厚。但是在科學技術水平快速發展下的當今時代，應用計算機互聯網，可以直接在網絡上實現信息的共享與交流。而且信息原本就分類好存盤，在查找信息的時候較為輕松，使交流過程在現代化設備與數字化管理下更加暢通無阻。大量的數據可以輕松存儲到小小的U盤中，攜帶更加的方便快捷。現階段，在各個領域已經廣泛應用了電子技術與互聯網技術，所以，醫院應制定一套電子檔案管理體系，不僅保證了檔案信息的時效性，還可以保證信息的真實性，并且還可以保證信息不易丟失。
（二）加強檔案管理人員對檔案管理的重視
醫院檔案管理人員應明確檔案管理的價值與意義，加強對檔案管理工作的重視，以此來提高醫院檔案管理工作的效率與質量。在檔案管理工作開展過程中，工作人員必須對本職工作熱愛，這是一門要求認真、有耐心的工作，在面對工作中出現的問題時，還應秉承忠于職守的優秀品質、高度的責任感、認真負責的做事風格以及有耐心解決問題的態度，并具有快速學習的能力以及較強的專業知識，進而滿足檔案管理工作的需求。除此之外，醫院應定期抽查檔案內容，建立檔案管理監督制度，實行獎懲制度，檢查檔案管理人員的工作質量，讓檔案管理人員全身心投入工作當中，對檔案管理的整體與收集工作更加重視，從而提供有力的支持，促進檔案收集管理的信息化發展。
（三）做好檔案的信息保護工作
在檔案管理工作中，信息化技術給其帶來使得的同時，也會埋下一些隱患。在數據庫中保存檔案信息時，若數據丟失、錯誤或程序出錯，就會無法改變。同時，在互聯網的普及下，檔案也會受到網絡病毒、漏洞等諸多因素的威脅，并會造成一定損失。因此，對于檔案信息的保護工作，醫院也應加強重視，一方面，為了讓檔案信息保存的更加可靠、安全，醫院應加大開發防火墻技術的力度；另一方面，電子檔案管理者應對自身的職責進行明確，加強對檔案的保護，將檔案管理工作盡最大能力做好。
（四）實現檔案管理現代化
1.檔案查詢管理子系統
在工作人員查詢檔案過程中，檔案查詢管理子系統可以為工作人員提供檔案的出庫指令和檔案目錄，從而交給工作人員更加準確的檔案信息。
2.檔案儲存管理子系統
其不僅能對出入檔案庫的資料進行精準定位，還可以對所存檔案進行自動管理、分配、編號，既實現了檔案的動態化管理，又提高了檔案管理的工作效率。
3.檔案安全管理子系統
保證檔案的安全性就是此項工作的主要作用，在保管檔案時，通過現代化電子安全技術，可以保證檔案的安全性，這一系統中存在監控系統，系統在察覺工作人員違法操作檔案時，就會自動報警，從而實現對檔案的安全管理。
4.檔案銷毀管理子系統
對失去價值的檔案進行銷毀，就是檔案銷毀管理子系統的主要工作。檔案在入庫時，都會設有管理時間，當到達這個時間時，檔案銷毀管理子系統就會自動運行銷毀或提醒工作人員對檔案進行及時銷毀。
五、結束語
綜上所述，隨著新一輪醫改政策的不斷推進，醫院管理人員應加強重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的創新力度，充分利用現代化管理技術，提高工作人員的專業素質，做好檔案的信息保護工作，從而使醫院檔案的作用與價值可以最大化發揮出來。
參考文獻：
[1]陳虹.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].黑龍江科學,2016,7(11):124-125.
[2]黃鴻輝.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].科技展望,2016,26(15):240.
第6篇：檔案文獻管理范文
[關鍵詞]檔案信息 數字化 數據轉換
中圖分類號：N9211 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0314-01
一、檔案數字化的概念
數字化本質就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號表達的數字、數據，再將這些數字、數據按照一定的數字化模型轉換為一系列計算機可以識別的二進制代碼，從而可以通過計算機對這些數據進行高效的處理、儲存、傳輸，這就是數字化的基本過程。檔案數字化無疑就是將存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化，在信息化技術日益發展的今天，檔案數字化也隨之迅速發展起來。事實上，各種原始的檔案資料數字化具有技術的可行性，在我們描述信息的二進制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實際事物的差別。
檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它使人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。盡管不能機械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實性是其本質屬性。
檔案信息數字化的工程不能成為一種時尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現代信息技術擴展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數字化與非數字化的界限，按照科學合理的方案進行數字化建設。
二、檔案管理數字化的目標
檔案有兩種基本價值，一種是歷史憑證價值，從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式、特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力；另一種是情報信息價值，從檔案的信息存儲和所反映的內容來看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價值體現在真實的憑證作用方面，而對效率要求相對處于較次要的地位。
對現實中的信息完全數字化的優勢，在于其強大的計算機處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優先的前提下數字化是必須的工作。而對檔案的數字化處理必須結合其檔案利用的特點與數字化的優勢，找出一個最好的結合點。
因此，我個人認為檔案管理信息化的目標是在保證檔案原始憑證性、真實性、安全性的前提下，利用數字化的優勢，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴展其服務功能特別是數據挖掘功能。
三、檔案管理的數字化現狀與問題研究
現有的數字化檔案管理系統大部分基于關系數據庫系統，基本實現了檔案的編目、檢索、統計、出借等日常管理，其本質是在原有的檔案管理體系上附加了計算機軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當前現狀而言，檔案管理數字化工作面臨著一些問題。主要表現在以下幾個方面：
1.檔案管理數字化的界限問題
檔案中哪些內容數字化、哪些內容以原始的內容保存或者二者都進行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設備將其內容全部數字化。
2、檔案管理數字化的標準問題
檔案信息數字化無相關電子數據標準，不同檔案部門數據結構格式不統一，盡管可以通過大量元數據來克服這樣不一致的問題，但不利于網絡條件下的檔案信息的高效率共享。
3、檔案數字化信息的管理問題
工作不協調，數字化過程與對數字化信息的管理不能同步進行，所有原始材料的數字化雖然技術上容易實現，但是對于較大型的檔案管理部門數字化將是漫長的工作，即使完全數字化了，將會涉及大量異構數據的檢索、轉存及管理。如果相應的檢索和驗證管理軟件跟不上的話會使問題復雜化，許多前期工作將會前功盡棄。
4.檔案數字化信息的安全性問題
數字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復制是一個十分復雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計算機數據安全技術，單從技術特征來說要解決的問題是數據的完整性、保密性和可用性，涉及的技術包括數據加密與數字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導致加密密鑰的管理變的十分困難，因為密鑰安全性不僅在于計算的復雜性，而且還在于不斷更新，而數字水印技術在一定程度上必然導致原始數字信息的失真，從而進一步破壞檔案的原始憑證。
以上數字化過程中，如何平衡各個影響因素，需要我們仔細分析，事實上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分數字化、哪些內容不數字化不是十分明確。
四、檔案管理的數字化界限劃分
如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對來說較低。對所要求的憑證信息在一日內一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達到其所要求的效率。因此，數字化的作用在于提高利用效率的同時，擴展原有檔案信息的利用價值，即除了其憑證功能外擴展其分析價值，通過對以前檔案資料的統計分析及信息挖掘為決策未來提供必要的支持
在實現了對檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統計等基本外延信息計算機管理的基礎上，我們可以將進一步的檔案內容數字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應用為主要需求的數字化工程，一種是以分析應用為主要需求的數字化工程。對于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價值的體現，因為其存儲、檢索與安全維護的代價是巨大的，況且對大量異構數據的管理與應用會增加檔案利用的復雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學的。
所以，以分析應用為主的數字化實現才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價值的基礎上，利用現代信息技術擴展其利用價值，通過對其以前的信息進行數據挖掘，從而為決策分析提供服務。在此前提下應該建立檔案管理信息系統、數據倉庫、原始檔案材料三級管理與應用模式。
1.檔案管理信息系統
檔案管理信息系統是對檔案材料存在與利用信息的數字化及管理系統，具體數字化及管理的內容主要包括：檔案的實物存儲位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統計信息等。
2、數據倉庫
與事務處理數據庫系統不同，數據倉庫是從多個數據源中收集的一個信息倉儲，是整合的、主題導向的、長期積累的且內容不頻繁更換的數據集合。采用數據倉庫的技術，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復制集中到一個數據庫中，形成一個資源信息中心。
由于數據倉庫不常被修改，也不用于通常的事務處理，只是用于查詢、數據挖掘、分析，因此其一定程度的數據冗余是允許的。另外，數據倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應用要求的。
基于數據倉庫的數據的單向流動保證了數據的安全性，分布于各個檔案部門的數據單向地轉儲到數據倉庫中可以在兩方面保證數據的安全性，即使從數據共享的角度來看，作為數據倉庫的用戶來說，本質上只有只讀權限，堵塞了數據的安全漏洞。
建立數據倉庫時，數字化的內容并不需要所有的原始檔案材料，而可以是能反映原始檔案信息內容與作用的摘要信息。它既能夠作為查詢與信息共享的數據源，又可以作為數據挖掘從而進行決策分析的數據源。
第7篇：檔案文獻管理范文
關鍵詞：文物；文物檔案；管理；建設；使用
一、概述
文物檔案是一項非常復雜和繁瑣的工作，包括文物從接收、識別、登記、存檔、進行編目、檔案利用等一系列復雜的工作。因此文物檔案的管理要在現代化技術基礎上實行科學合理的流程，運用科學的思維方式和手段進行管理的方法。建立文物檔案數據庫對文物的管理和保護具有重要的意義，然而目前我國的文物檔案制度并不完善，沒有建立科學合理的制度體系，限制了我國文博事業的健康發展。
二、文物檔案的重要性
檔案工作是記錄社會各個方面的不可或缺的重要工作，它為社會各單位、學科和機關提供了重要的物質資料保障。文物檔案更是建立文物資料的重要工作，是確保文物保護工作順利進行的基本工作之一。文物檔案就是要詳實仔細的記錄文物的相關資料，包括文物調查資料，考古發掘發現，文物修復情況等，并形成各種記錄文檔、報告、照片、圖紙、摹本等。這些資料的收集和整理為文物保護的科學管理和妥善保護提供了保障，也是文物工作者進行研究的依據。由于文物的一些特殊性和其他一些原因會導致文物出現一定損毀、而如果有了文物檔案就能更有效的降低損失的影響和程度。因此我們應該加強對文物檔案工作的支持力度，完善文物檔案的建立制度和流程，建立科學合理的的文物檔案的工作制度，為保護文物提供可靠的保障。
三、我國文物檔案的現狀分析
（一）有關部門對文物檔案的重視程度不夠。很多相關部門的工作人員認識不到文物檔案工作的重要性，在記錄、管理工作中會出現很多漏洞或者缺失。很多人甚至簡單的認為文物檔案管理工作僅僅是簡單的記錄和保管數據的工作，不注重檔案的保密性、完整性。
（二）文物檔案的管理制度和方法嚴重落后。首先，有關部門沒有完善合理的制度流程，導致工作人員沒有形成統一的工作方式，記錄和管理方式混亂，不利于整體的管理，降低了工作效能。其次檔案管理人員沒有經過專業的檔案管理的培訓，缺少必要的工作技能。很多工作人員僅僅是按照自己的方法或者陳舊的方法進行管理，沒有適應現代化管理的要求。計算機的普及和發展為檔案管理發展提供了很好的物質基礎，但是受到工作人員計算機水平的限制，不能很好的發揮出計算機網絡的重要性。文物檔案的管理有其特殊性，內容繁雜，非專業的管理人員很難駕馭管理工作。還有很多工作人員身兼數職，沒有多余的時間和精力進行檔案管理工作，往往都是貪圖快速的將文檔歸類，而不做整理歸類和記錄，導致檔案室積累了大量的無法查詢的資料。而一旦檔案室積累到龐大的數據，要想統一整理就是一項更加耗時耗力的工作了，這又形成了一個惡心循環。
（三）檔案室的硬件設施不完善，影響了檔案管理人員的工作效率。很多檔案室由于受到資金等方面的限制，沒有建立完善的硬件設備體系，不能更上現代化管理的要求。在建立文物檔案數據庫的工作中出現硬件設備不達標，沒辦法建立網絡資源共享體系，制約了我國文物檔案管理工作的進程。
四、文物檔案的現代化管理
（一）堅持保管文物檔案的基本原則
文物檔案的建立、管理和維護一定要遵循文物的特點，堅持文物檔案的完整與安全，確保文物檔案不會錯誤、缺失內容、泄密等問題。在建立文物檔案的前期，一定要建立完善詳實的信息庫，確保文物的所有信息都能準確的記錄在內。在日常文物檔案的管理中，要有健全的制度去規范，采取專業的技術保管措施，減少文物檔案的損毀或者流逝，確保文物檔案的完整性，提高文物檔案的使用壽命。
（二）提高對文物檔案的重視程度
每個文物的信息對文物來說有著至關重要的作用，因此我們要加強對文物檔案的重視程度。在思想上重視文物檔案工作，在行動上關注文物檔案工作。工作人員在進行文物檔案的信息采集、錄入、保存、使用等工作的時候一定要細心、耐心、認真的做好每一個細節，降低人為的對文物檔案的損失程度。
（三）加強對文物檔案管理的物質投入
目前我國文物檔案工作還在發展階段，處于整體落后的狀態。為此我們應該首先加大對文物檔案管理的物質投入力度，采用先進的硬件設施，將文物檔案管理工作和先進的計算機數據庫結合起來，建立完整的動態信息數據庫，形成一套高效的、系統的、完整的檔案管理體系。建立數據信息庫的基礎是相應的硬件設備的投入，因此一定要加大對文物檔案工作的基礎設施建設。
（四）建立完善詳實的文物信息資源庫
去年年底我國文物保護部門就已經對部分文物進行了統計、調查和記錄，建立了信息資源庫，并開始建立文物檔案的動態信息檢測系統。這大大提高了我國文物檔案工作的進程，為文物檔案的管理工作提供了更加便捷、準確、完成的信息系統。目前國家文博信息專網已經建成，并投入使用，實現了網上的資源共享體系，工作人員可以在最短的時間內查到準確的信息。這樣為文物檔案管理的工作人員提供了工作的便捷，讓檔案管理工作更加便利，同時為檔案保護工作提供了法律依據。建立完善詳實的文物信息資源庫還可以通過龐大的數據信息系統進行預測、分析工作。
（五）建立文物檔案的電子身份證數據庫
要對數據庫中的文物采取電子身份證體系，通過電子身份證技術來更好的管理文物，以便更快捷準確的查詢到文物的相關信息。文物的身份證信息系統是一項龐大、細致的工作，并且會浪費大量的人力、物力和精力，但是該項工作會極大的提高后期工作人員的管理效率和維護效率。
五、總結
文物檔案是文物的身份，記錄者文物的來源和歷史，對于后期研究者查詢和研究歷史文物具有重要的作用。建立完善文物檔案可以有效的加強對文物的管理和保護，有利于研究者更好的研究歷史，促進我國文博事業的發展。然而目前我國在文物檔案管理上存在很多問題，比如沒有完善的管理制度，管理方法落后、工作人員沒有經過系統的培訓，硬件設備不達標等問題，都嚴重制約了文物檔案數據庫的建立。針對以上問題，我們應該在思想上重視文物檔案工作，在設備上加大硬件的投入力度，在行動上加快建立完善健全的文物檔案制度。
參考文獻
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第8篇：檔案文獻管理范文
【關鍵詞】 社會保險管理 重要意義 問題 解決方式
1 社會保險檔案管理工作的意義
社會保險檔案是規范社會保險經辦操作的首要載體。社會保險經辦工作質量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險辦理和服務的記載，是考量經辦工作是否依法進行的依據。無論是績效考核、內部控制和外部監督都需要依托檔案資料。
社會保險檔案是服務參保對象的重要媒介。社會保險也是用人單位保履行義務和參保人員繳納保險費用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會保險繳納范圍內的各種權益。隨著社會保險事業的發展，廣大參保單位和職工對服務的質量要求越來越高，維權意識不斷增強，社會保險檔案的記錄與民眾的社會保障越來越密切，記錄著民眾享受社會保險的詳細內容，服務范圍將逐漸的擴大。
做好社會保險檔案工作是建立健全社會保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉居民的社會保險體系，保障人民的基本生活，這是構建和諧社會的畢本內容，也是實現中國夢和改善民生的根本。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務質量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業發展的重要歷史資料。通過對檔案資料的整理和分析，可以為保險行政部門制定保險費用的收繳和保險服務的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險管理體制。
2 社會保險檔案管理中的主要問題
檔案管理制度亟待完善。社會保險項目管理制度的不斷健全，保險項目的門類增多，辦理社會保險的人數只能多，保險項目經辦機構所形成的的各種圖標、文件和憑證等數量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統一管理的標準和規范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術有限，難免會出現各種問題。
檔案信息資源共享程度不高。社會保險辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網上進行下載，大量的數據資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。社會保險機構本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。
檔案信息化管理水平較低。當前，檔案的存在形式主要是紙質為主，計算機信息檔案為輔。紙質的檔案占據了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質的檔案調閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。
檔案資源利用不夠充分。社會保險檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復制。檔案僅僅在機構內部和參保人員之間進行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術的多媒體化、數字化和網絡信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。
3 加強社會保險檔案管理的對策和建議
加強組織領導，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強組織建設，形成統一領導和分級管理的方式，做好檔案管理各個環節的協調和溝通，正確有效的落實檔案管理工作目標。社會保險機構的各級主要領導要對檔案管理工作高度重視，關系檔案管理工作的現狀和未來發展趨勢，對檔案工作進行詳細、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內。縣級以上的社會保險機構應該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進行管理，制定專門的管理規章和設置專門的領導機構。
完善制度規定，實現檔案管理制度化。為適應社會保險經辦管理模式，建立一套完備的業務檔案管理制度勢在必行。系統化、標準化的檔案管理流程和規章制度，可以大大促進檔案工作水平的提高。人力資源和社會保障部與國家檔案局正在制定《社會保險業務檔案管理規定》，準備出臺一套符合社會保險特點的專業檔案管理制度，將在科學界定社會保險經辦業務中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據。
推進資源建設，實現檔案管理信息化。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設。選擇功能完善的檔案管理操作系統，可以實現檔案的輕松快捷著錄、完整高效統計和快速準確檢索。加強電子檔案管理，對于相關協議服務單位聯網結算，對通過Internet網上經辦產生的電子文件進行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數字化加工，對現存的紙質、實物檔案進行數字化加工處理，在業務窗口對檔案資料進行前端掃描。
利用檔案資源，提高檔案服務水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現。積極開展檔案利用需求調研，確定服務對象和服務內容，提高檔案利用服務的針對性。及時續編檔案索引目錄，方便各類利用者調用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經辦資料，向社會公開現行業務文件。建立社會保險檔案信息中心，與社會保險經辦窗口、勞動保障電話咨詢服務中心、勞動保障網等實現檔案信息共享，建立社會保險檔案服務網絡，為社會各界提供社會保險檔案信息服務。
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第9篇：檔案文獻管理范文
【關鍵詞】環保檔案；現代化；數字化管理
0.引言
在市場經濟逐漸發展的背景下，要想使檔案事業更具發展前景，就需要做好環保檔案現代化管理工作。然而，就目前而言，我國環保檔案現代化還存在一些較為明顯的問題，例如環保檔案管理系統較為分散，加工處理效率呈現較低的特點；又如環境保護機構受諸多因素影響，主要包括：場地、人員及資金等[1]。因此，針對這些問題，采取有效的強化措施，進一步做好環保檔案信息化管理工作便有著實質性的作用，這也是本文對“環保檔案現代化的問題及其數字化管理”進行探究的根源之所在。
1.環保檔案現代化所存在的問題分析
現狀下，環保檔案現代化還存在一些較為明顯的問題，主要表現如下：
1.1文獻資料呈現多樣化
在環境保護事業逐漸發展及環境問題研究逐漸深入的背景下，有關于環境問題研究的文獻資料也變得越來越多，其文獻資料呈現了多樣化的特點，主要體現為：類型復雜程度高、載體多樣化及綜合交叉等。在這些特點的影響下，便大大增加了相關工作人員工作的難度，最終導致許多文獻不能夠進入正常的渠道。
1.2環保檔案管理系統較為分散
環保檔案管理系統較為分散是極具明顯的問題之一。由于在管理上不具統一性，一些科研人員對科研文件材料“形成到歸檔”的過程輕易忽視掉。同時，由于匯總采取的是層層上報的模式，在缺乏管理的前提下，便導致信息較為分散，系統不配套。另外，由于分析手段及方法不具有效性，導致信息資源無法共享，這樣便使檔案的實際效益大大降低。
1.3環境保護機構受諸多因素影響
環境保護機構受諸多因素影響，包括場地、人員及資金等[2]。同時，相關工作人員對于檔案管理工作的重要性及意義在認識上存在偏差；基于日常工作，對環保檔案資料的收集及整理不給予充分重視，進而使環保檔案現代化發展受到一定的阻礙。
2.環保檔案實現信息數字化管理的有效策略探究
針對環保檔案現代化所存在的一些問題，采取有效的防范對策便顯得極為重要：首先，需要工作人員對環保檔案現代化管理工作給予充分重視；其次，采取有效的人才培養措施；最后，實現環保檔案工作的標準化及計算機化。但是，筆者認為，要想使環保檔案管理工作更具全面性，還需要進一步實現信息數字化管理。關于環保檔案信息數字化管理的實現，具體措施如下：
2.1選擇有效的軟件平臺
面對大量的環保電子文件，選擇有效的軟件平臺便顯得極為重要。基于理論層面分析，采取國家統一使用的一種通用軟件系統是最為優化的，這樣可規避重復開發及建設，同時對于國家資源的利用，無論是在總體上，還是網絡化建設上均能夠取到最優化的效果。
2.2做好收集歸檔工作
要想充分做好收集歸檔工作，需要注意兩方面的問題：一方面，不可忽視電子文件相關技術情況的鑒定工作，例如：電子文件內容、保存及識讀等；同時需對利用和建庫成本的工作進行有效處理。另一方面，在收集歸檔工作中，需規避數據的丟失及泄密，尤其是通訊線路中的泄漏、破壞及竊聽等，需做好傳輸過程的加密工作。
2.3做好數據庫建設工作
數據庫建設包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫及多媒體檔案數據庫等。筆者認為，要想做好數據庫建設工作，首先，在建庫上就需要遵循“能導則導”的原則，對現有電子文件材料進行充分利用，讓其進行數據導入，規避重復勞動[3]。其次，對備份及異地保存給予充分重視，以實際情況為依據，進而選取不同的備份方案，同時對備份數據進行定期檢驗。最后，需遵循科學性原則，基于實際情況考慮，對數字化范圍給予充分確定，輕重分明，使數據庫建設更具有效性及科學性。
2.4努力加強開發利用工作
數字化管理的目的便是充分滿足使用者的需求，同時提升社會利用率。要想使開發利用工作得到有效強化，一方面需要對環保檔案信息的數字化管理優勢給予充分利用，讓檔案信息能夠和全新技術很好地銜接，對計算機當中的圖表處理軟件及多媒體進行給予充分利用，使環保檔案信息開發工作得到有效完善。另一方面，構建具有科學性的檢索體系，為用戶提供高效且準確的檔案信息服務，使數字化管理時效性的特點充分發揮出來，使各層次人員能夠滿足環保檔案信息的不同要求。最后，還需要充分處理好利用和保密之間的關系，基于《檔案法》允許的范圍內進行資源共享，以此使開發利用工作得以全面強化，進一步為環保檔案實現信息數字化管理奠定良機。
3.結語
通過本課題的探究，認識到環保檔案現代化存在的一些問題，因此在采取有效的改善對策的基礎上，實現環保檔案信息數字化管理工作便顯得極為重要。然而，這是一項系統化的工作，不能一蹴而就，需要從多方面進行完善，例如：選擇有效的軟件平臺、做好收集規范及數據庫建設工作、努力加強開發利用工作等。相信做好以上方面，環保檔案信息數字化管理工作將能夠得到全面強化，進一步為環保檔案工作的發展起到推波助瀾的作用。
【參考文獻】
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