檔案管理的特點(diǎn)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的特點(diǎn)范文

1林業(yè)科技檔案的主要特點(diǎn)

1．1專業(yè)性

科技檔案與其他檔案的最根本區(qū)別在于它產(chǎn)生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業(yè)進(jìn)行的，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，專業(yè)性的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一［1］。林業(yè)科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業(yè)特點(diǎn)。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調(diào)查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)；如潛山森林公園規(guī)劃建設(shè)工程項目就包括建筑施工圖、工程預(yù)算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業(yè)的內(nèi)容。

1．2成套性

林業(yè)科技項目在立項、審批、調(diào)查研究、規(guī)劃設(shè)計、工程施工、竣工驗(yàn)收整個過程中都體現(xiàn)了成套性的特點(diǎn)，即圍繞著一個獨(dú)立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關(guān)聯(lián)，密切聯(lián)系，記錄了完整的科研項目活動。

1．3階段性

由于有的林業(yè)科研項目周期長，可以根據(jù)項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段進(jìn)行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學(xué)、有序。

1．4保密性

林業(yè)科技檔案是廣大林業(yè)科技人員在科學(xué)試驗(yàn)、生產(chǎn)實(shí)踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業(yè)建設(shè)真實(shí)記錄，在某些方面具有專屬性和獨(dú)創(chuàng)性，屬于國家和單位的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)范疇，必須得到尊重和保護(hù)，要加強(qiáng)對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容，適當(dāng)調(diào)整保密范圍和密級，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。

2林業(yè)科技檔案管理存在的問題

2．1檔案管理模式傳統(tǒng)

林業(yè)科技檔案是林業(yè)生產(chǎn)活動的記錄和憑證，又是林業(yè)生產(chǎn)活動必要的參考和依據(jù)，在林業(yè)生產(chǎn)活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統(tǒng)模式的影響，林業(yè)科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多林業(yè)科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。

2．2科技人員存檔意識淡薄

部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學(xué)實(shí)踐活動和科技成果論文的發(fā)表，輕視檔案資料的收集，沒有認(rèn)識到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項目建設(shè)工作中的重要組成部分，是項目驗(yàn)收的重要依據(jù)，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗(yàn)收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。

2．3管理人員專業(yè)水平不強(qiáng)

檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業(yè)科技單位，檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒有時間、沒有精力去學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識或進(jìn)行專門培訓(xùn)以此提升自己的專業(yè)技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認(rèn)知，僅憑個人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類，導(dǎo)致歸檔不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了林業(yè)科技檔案收集質(zhì)量。

2．4檔案管理規(guī)范化程度不高

有的林業(yè)科研單位對林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識不足，對科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。

2．5檔案管理體系不完善

盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業(yè)科技檔案統(tǒng)一管理方面，由于我國還沒有建立統(tǒng)一的林業(yè)檔案規(guī)章制度，各類林業(yè)資料往往沒有統(tǒng)一由林業(yè)科技檔案管理部門或管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成林業(yè)科技檔案不健全、不完全、不集中問題。

3林業(yè)科技檔案管理的基本規(guī)范

3．1明確歸檔范圍

林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，必須保證林業(yè)科技檔案整理的規(guī)范化程度，切實(shí)遵循林業(yè)科技檔案以課題成套進(jìn)行歸檔的特點(diǎn)。一般按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、技術(shù)考察及調(diào)研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協(xié)議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗(yàn)分析報告、實(shí)驗(yàn)報告，專利申請的有關(guān)文件；設(shè)計文件、圖紙、重要的往來技術(shù)文件、課題鑒定申請書、工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應(yīng)用經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的證明；推廣應(yīng)用方案，技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，協(xié)議書，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，成果宣傳報道等等。

3．2確定歸檔時間

歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質(zhì)量，決定著歸檔工作能否正常進(jìn)行。歸檔時間應(yīng)根據(jù)林業(yè)科技活動的規(guī)律和科技文件的形成特點(diǎn)來確定。對于周期較長的林業(yè)科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段進(jìn)行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業(yè)科研項目，可在該項目結(jié)束后進(jìn)行歸檔。此外，有的林業(yè)科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨(dú)立，可在每個子項結(jié)束后對該子項進(jìn)行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結(jié)束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。

3．3劃定保管期限

林業(yè)科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠(yuǎn)利用價值的應(yīng)該永久保存；凡是在一定時期內(nèi)，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內(nèi)，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。

3．4注重日常管理

在林業(yè)科技檔案中新技術(shù)、新品種、知識產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟(jì)和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業(yè)科技檔案的管理就顯得尤為關(guān)鍵。因此，在日常管理中要嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法及其《實(shí)施辦法》等法律規(guī)章，建立健全檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、移交和檔案人員崗位責(zé)任制等等，以嚴(yán)格的制度管人管事。

4強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對策措施

4．1強(qiáng)化認(rèn)識

作為林業(yè)工作部門要充分認(rèn)識到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動林業(yè)科技進(jìn)步的必要資源；是發(fā)展林業(yè)經(jīng)濟(jì)、創(chuàng)造林業(yè)效益的基礎(chǔ)工作。特別是基層科研單位領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理工作，將所需經(jīng)費(fèi)列入單位年度財政經(jīng)費(fèi)預(yù)算，加大資金投入，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的硬件設(shè)施設(shè)備，建立利于檔案內(nèi)網(wǎng)在線查詢的信息化管理系統(tǒng)。另外，林業(yè)科技檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，檔案管理人員要強(qiáng)化認(rèn)識，與時俱進(jìn)，除了學(xué)習(xí)檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還需要補(bǔ)充林業(yè)科技專業(yè)知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關(guān)單位應(yīng)及時組織檔案管理人員參加林業(yè)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，抓好專業(yè)技術(shù)教育。只有這樣，林業(yè)科技檔案管理才會科學(xué)、規(guī)范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發(fā)利用才會便捷有效。

4．2完善制度

林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用，離不開檔案管理制度的保障，相關(guān)林業(yè)科技單位應(yīng)以國家有關(guān)檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合本單位實(shí)際，按照林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設(shè)水平。

4．3加強(qiáng)應(yīng)用

林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價值，服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)與林業(yè)科技發(fā)展，服務(wù)于國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。林業(yè)科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學(xué)化程度、提高工作效率。林業(yè)科研人員要主動挖掘本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點(diǎn)，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務(wù)范圍、深入開展送科技下鄉(xiāng)活動，將實(shí)用的致富信息送到林農(nóng)手中，為林業(yè)生產(chǎn)提供可靠依據(jù)。檔案管理人員要根據(jù)科學(xué)研究的實(shí)際，圍繞特定課題及時地、連續(xù)地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻(xiàn)資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務(wù)，使研究者及時獲得攻克難關(guān)的資料，避免重復(fù)勞動，充分發(fā)揮好服務(wù)保障作用，使課題研究人員不斷充實(shí)、修正、完善自己的研究內(nèi)容和方法。

4．4實(shí)現(xiàn)信息化管理

檔案信息化建設(shè)是目前林業(yè)科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理工作人員要緊跟社會發(fā)展潮流，從收集完整齊全、真實(shí)可靠的檔案信息著手，積極應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實(shí)施一體化管理。

4．5建設(shè)相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍

林業(yè)科技檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，檔案管理人員的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益考慮，必須抓緊抓實(shí)做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，充分調(diào)動從事檔案工作的積極性、創(chuàng)造性。同時要根據(jù)林業(yè)科技工作的特點(diǎn)和需求，不斷加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)的人才充實(shí)檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業(yè)科技檔案，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，從而促進(jìn)林業(yè)科技檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

4．6完善檔案管理體系

第2篇：檔案管理的特點(diǎn)范文

廣義的電算化會計檔案,是指存貯會計數(shù)據(jù)(各種憑證賬簿、報表)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會計資料,同時輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者,即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會計檔案。如不作特殊說明,下文提到的電算化會計檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會計檔案相比,電算化會汁檔案一般具有如下幾個特點(diǎn):

1.電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

2.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在,另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在,包括存貯在計算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大,保存不當(dāng)容易遭到破壞。

3.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改,且不留痕跡。

4.電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。

5.電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前,且使用時具有方便、快捷、直觀,容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果,可以對管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點(diǎn),在電算化會計檔案的管理工作中,除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外,還應(yīng)特別注意以下幾個問題:

1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)行會計信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料,它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼,同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難,甚至不可能。

2.針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點(diǎn)。在管理時應(yīng)注意如下問題:

①在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時,應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì),存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用,而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果; ②對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所:

③對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制,如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn);

④對使用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換;

⑤對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn),在進(jìn)行管理時應(yīng)注意如下問題:

(1)對硬盤上的會計檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施,防止對會計檔案進(jìn)行修改。常用的安全保密措施有:

①用戶識別控制,防止非法用戶接觸會計檔案。

②操作日志管理,應(yīng)由系統(tǒng)自動進(jìn)行操作登記,建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志,監(jiān)督系統(tǒng)操作,留下審計線索。

③數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,對安全保密程度不等的數(shù)據(jù),應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限,防止越權(quán)使用。

(2)對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會計和計算機(jī)操作部門的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會計數(shù)據(jù)。

4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn),在對電算化會計檔案進(jìn)行管理時應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會計檔案。在具體進(jìn)行操作時可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號,保存會計檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。

第3篇：檔案管理的特點(diǎn)范文

1、過去企業(yè)檔案的類型及特點(diǎn)

過去沉淀下來的檔案一般有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型三種，且各自有一定特點(diǎn)，也有一定關(guān)系，這是我們在考慮檔案知識資源管理必須認(rèn)真對待的。

1.1數(shù)據(jù)型檔案

所謂數(shù)據(jù)型檔案是對事(或物)實(shí)際事實(shí)的記錄。例如，財務(wù)憑證檔案、物品材料變動記錄檔案。

這類檔案，有以下特點(diǎn)：

(1)過去的都是紙質(zhì)憑證；

(2)各憑證即使按類別分開，各數(shù)據(jù)項也很難規(guī)范統(tǒng)計；

(3)這種檔案的量很大，基本上是做為“歷史”記載。在考慮管理時，這類型檔案轉(zhuǎn)化成信息和知識的難度很大，所以仍然要獨(dú)立管理，即按照“歷史”記載的思想進(jìn)行管理。

1.2信息型檔案

所謂信息型檔案，就是對事(或物)實(shí)際過程的記錄。例如：會議紀(jì)要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來帳目文件檔案，質(zhì)量陳述文件檔案等。

這類檔案，有以下特點(diǎn)：

(1)過去的都是紙質(zhì)文檔；

(2)有些文檔可以轉(zhuǎn)成電子文字型，有些只能掃描成數(shù)字圖片型；

(3)檔案量也是很大的，有些可以作知識資源上升其管理，如會議紀(jì)要、重要事件記錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。

1.3知識型檔案

所謂知識型檔案就是對事(物)及其運(yùn)行規(guī)律認(rèn)識(或下結(jié)論)的文檔資料。

如：科研報告、工藝文件、企業(yè)規(guī)劃計劃報告、部門工作總結(jié)等。

這類檔案，有以下特點(diǎn)：

(1)過去的大多是紙質(zhì)文件；

(2)有些文件可轉(zhuǎn)換成電子文字型，有些也只能掃描成數(shù)字圖片型；

(3)檔案量也很大，但都是知識資源管理的主要內(nèi)容。

1.4各類型檔案對管理的要求

從以上各類型檔案的分類分析，可以歸成以下幾種形式的文檔：

(1)“歷史”數(shù)據(jù)型文檔

在管理時，按照信息分類存貯、查詢使用的方式進(jìn)行管理

(2)電子文字信息型文檔

在管理時，也按照信息分類、存貯與查詢方式進(jìn)行管理

(3)數(shù)字圖片信息型文檔

在管理時，可以按照知識資源管理方式進(jìn)行管理

(4)知識型文檔

在管理時，直接按照知識資源管理方式進(jìn)行管理

2、今后企業(yè)檔案的類型及管理特點(diǎn)

由于今后的檔案，已經(jīng)是在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化下產(chǎn)生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化

2.1檔案來源多樣化

(1)按內(nèi)外分，可以分為內(nèi)部工作產(chǎn)生文檔、對外收集的文檔、外部主動發(fā)給的文檔等；

(2)從媒質(zhì)形式分：可以分為紙質(zhì)、電子化、數(shù)字化

(3)從表達(dá)形式分：可以分為文字、數(shù)據(jù)、圖表、語言、圖像、視頻

2.2檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型

在今后，數(shù)據(jù)型主要產(chǎn)生于生產(chǎn)物流系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)，信息型主要產(chǎn)生于情報系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識型的產(chǎn)生面就最廣。

今后的三種類型檔案幾乎都是數(shù)字化的，并且是有規(guī)范的，所以在管理時可以遵循：

(1)數(shù)據(jù)型按照統(tǒng)計數(shù)學(xué)模型轉(zhuǎn)化成信息型、知識型文檔進(jìn)行管理

一般來講，統(tǒng)計的數(shù)學(xué)模型必須依據(jù)管理者或需求者規(guī)定的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計，對數(shù)據(jù)定期或不定期進(jìn)行統(tǒng)計，形成信息型文檔。

再對積累的信息型文檔按專家委托分析手段進(jìn)行匯總判斷形成知識型文檔。

(2)信息型檔案按照需求可直接應(yīng)用，也可以轉(zhuǎn)化成知識型文檔進(jìn)行管理

有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識，進(jìn)而按知識資源進(jìn)行管理；有些信息型檔案(如數(shù)據(jù)圖表)可按專家委托分析方法進(jìn)行分析、判斷形成知識型文檔，再按知識資源進(jìn)行管理。

2.3檔案處理的個性化、專家化

由于大多檔案來源于專業(yè)人員，并都在網(wǎng)上形成或收集，那么這些專業(yè)人員本身就是非常好的檔案收集者，只是收集整理時，還可能沒有比較標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化模板，因此，檔案管理者的任務(wù)之一是對檔案來源進(jìn)行規(guī)范化，即提供給來源者以填寫的標(biāo)準(zhǔn)模板。

專業(yè)人員按模板提交以后，可以送達(dá)檔案管理者，也可以直接送達(dá)檔案管理者委托的審查專家進(jìn)行審查。這樣的處理解決了檔案處理專業(yè)化的問題。

2.4檔案應(yīng)用的及時化

未來檔案管理的關(guān)鍵就在及時應(yīng)用，盡快產(chǎn)生效益。做到這一點(diǎn)，也并不難，首先就須按上節(jié)敘述管理方式，由專業(yè)人員和專家委托方式快速整理，再根據(jù)檔案知識多面性分類，確定相關(guān)工作環(huán)節(jié)或相關(guān)工作崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識及時地送到需要它的人手中。

3、企業(yè)檔案知識資源管理的目標(biāo)

經(jīng)過前面的闡述和分析，我們已基本說明了檔案知識的特點(diǎn)和在知識經(jīng)濟(jì)時代管理的要求。但具體該如何推動與實(shí)施檔案知識資源管理，還需要有更明確的目標(biāo)定位。

3．1、檔案管理必須上升到知識資源管理

作為方向性目標(biāo)，這里我們重申企業(yè)檔案管理的需求，目的是要：

解決目前企業(yè)檔案管理存在的問題

以前檔案管理就是信息時代下的管理，具有通常所講的信息時代檔案管理的問題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人 才，也需耗費(fèi)大量的時間；檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實(shí)際相關(guān)的信息；檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時代的檔案管理中都成了信息，這是不對的；信息時代的檔案管理沒有真正理解網(wǎng)絡(luò)化帶來的革命。

通過知識資源管理，不僅要解決以上問題，還要做為知識管理的的先導(dǎo)做出樣板，推動企業(yè)各個部門的管理邁上知識管理的臺階。

真正發(fā)揮企業(yè)檔案知識的作用

檔案知識的作用，歸納起來，在知識經(jīng)濟(jì)時代，應(yīng)該發(fā)揮如下作用：

(1)決策支持“寶典”，即成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或管理高層進(jìn)行決策的最主要依據(jù)和最有效方法；

(2)崗位技能“搖籃”，即成為企業(yè)員工學(xué)習(xí)掌握崗位工作經(jīng)驗(yàn)，方法的最主要來源；

(3)新品研究“跳板”，即成為每一個新產(chǎn)品研究中的最主要參考資料；

(4)企業(yè)競爭“基石”，即讓眾多的檔案知識成為具有知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)核心競爭知識；

(5)企業(yè)歷史“窗口”，即發(fā)揮傳統(tǒng)的檔案記載“歷史”的作用。

以上作用，特別是前四個作用，正是企業(yè)實(shí)施知識資源管理提升檔案知識作用的初衷！

3.2企業(yè)知識資源管理要支持企業(yè)管理及其發(fā)展戰(zhàn)略

任何管理都是企業(yè)管理的部份，都要符合企業(yè)管理總體戰(zhàn)略的全局，企業(yè)知識資源管理也不例外，但由于知識資源管理是深入到企業(yè)各個環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性管理，那就應(yīng)該在各個管理環(huán)節(jié)表現(xiàn)出它的基礎(chǔ)支持作用。

支持企業(yè)人才戰(zhàn)略

企業(yè)擔(dān)負(fù)著調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、開拓擴(kuò)展、創(chuàng)新管理的一系列重大發(fā)展，這個發(fā)展中最重要的是人才和人才培養(yǎng)?？焖俚?、高質(zhì)量地培養(yǎng)出合格的專門人才是企業(yè)人才戰(zhàn)略的核心目標(biāo)，而知識資源管理必須擔(dān)負(fù)起培養(yǎng)內(nèi)容(專門企業(yè)技術(shù)與管理實(shí)戰(zhàn)知識，企業(yè)文化知識)、培養(yǎng)方式、培養(yǎng)渠道支持的關(guān)鍵工作。

支持學(xué)習(xí)型企業(yè)組織建設(shè)

對中大型企業(yè)來說，再采取傳統(tǒng)塔式、計劃審批式管理已經(jīng)不能釋放出廣大員工的創(chuàng)造力，而要建設(shè)學(xué)習(xí)型組織，采用學(xué)習(xí)型組織管理的方式，實(shí)現(xiàn)員工自我調(diào)節(jié)。讓員工向工作學(xué)習(xí)、向問題學(xué)習(xí)、團(tuán)體學(xué)習(xí)，為實(shí)現(xiàn)愿景目標(biāo)，充分調(diào)動員工的創(chuàng)新能力。要實(shí)現(xiàn)或推動這個學(xué)習(xí)型組織目標(biāo)的建設(shè)，最主要的就是檔案型知識資源的及時支撐，因?yàn)檫@些知識本身就來源于工作、來源于實(shí)踐、來源于集體共同的智慧。而達(dá)到支撐學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的關(guān)鍵是知識資源要適合員工工作實(shí)際，及時有效的提供，也及時有效地沉淀與規(guī)范。

支持企業(yè)跨地區(qū)指揮管理

今后，一般的企業(yè)集團(tuán)大多分布在多個地區(qū)，這給各地區(qū)機(jī)構(gòu)的指揮調(diào)度增加了難度、也會降低效率。能否讓大家共享成功的方法，共享失敗的教訓(xùn)，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到這一點(diǎn)，最主要的是要求檔案型經(jīng)驗(yàn)知識資源的統(tǒng)一管理、及時支撐工作。達(dá)到這種支撐的關(guān)鍵是要熟悉管理層的工作內(nèi)容和過程，適時地把相關(guān)經(jīng)驗(yàn)知識資源配備在工作者的面前。

支持企業(yè)員工跨地區(qū)協(xié)同工作

除了領(lǐng)導(dǎo)層、管理層要共享知識以外，多地區(qū)的工作既有分工、又有協(xié)作。而要達(dá)到良好的協(xié)作，關(guān)鍵就在于知識與信息的溝通。對此，知識資源管理主要地將各地區(qū)工作情況、工作成果、工作經(jīng)驗(yàn)等知識統(tǒng)一管理共享起來，并根據(jù)協(xié)作要求，用知識資源構(gòu)成及時的協(xié)作空間，讓大家在協(xié)作時，全面地了解和掌握相關(guān)知識和信息。

3.3知識資源管理要為今后企業(yè)的知識管理打好基礎(chǔ)

企業(yè)在未來開展全面的知識管理是必然的，而知識管理開始的前提是“有知識可管”，因此，知識資源的管理的進(jìn)展決定了知識管理啟動的時間。

但畢竟知識資源管理是知識管理的部份，在建設(shè)和推動時應(yīng)該協(xié)調(diào)整體與局部的關(guān)系，因此要求：

知識資源管理要明確其地位和作用，要留有充分地接口

其實(shí)，這從知識資源管理主要是顯性知識管理的特點(diǎn)出發(fā)，就可以明確其在知識管理中的地位，同時也要明確它作為工作支持的基礎(chǔ)管理，隨著與工作結(jié)合的深度，知識資源管理也就有其發(fā)展的深度空間。

知識資源管理要成為企業(yè)知識管理的先導(dǎo)

先要“有知識可管”，這是知識管理的前提，也就注定了知識資源管理的先導(dǎo)作用。但能否起到這個作用，還是要看知識資源管理能否解決信息時代檔案管理的問題，并能否真正發(fā)揮出檔案知識的五個作用。

3.4知識資源管理的具體目標(biāo)具體

上面概述了知識資源管理需求的重要方面，但究竟該做什么？達(dá)到什么目標(biāo)？還并不明確。這里，我們按照企業(yè)知識資源管理的特點(diǎn)要求，分解列明為：

(1)檔案管理知識資源化、信息化

這表明，把檔案(包括數(shù)據(jù)型、信息型、知識型檔案)按照前述知識資源管理的要求進(jìn)行資源化、信息化；

(2)知識資源及時支持領(lǐng)導(dǎo)決策

這表明，要把知識資源與領(lǐng)導(dǎo)決策工作結(jié)合起來，讓知識資源在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時很容易獲取，很及時提供；

(3)知識資源及時支持員工學(xué)習(xí)

這表明，要把知識資源與員工的入職學(xué)習(xí)、崗位學(xué)習(xí)、深入學(xué)習(xí)結(jié)合起來，提供隨時隨地地學(xué)習(xí)的內(nèi)容、渠道與空間；

(4)知識資源及時支持員工工作

這表明，要把知識資源與員工的實(shí)際工作結(jié)合起來，讓知識資源在工作的不同環(huán)節(jié)、不同程序上很容易獲取，很及時提供。同時，也讓實(shí)際工作的成果和經(jīng)驗(yàn)及時轉(zhuǎn)換成知識資源；

(5)知識資源管理IT平臺化

從上述目標(biāo)也看到，知識資源管理必須依托IT網(wǎng)絡(luò)，用平臺來實(shí)現(xiàn)，并把平臺引進(jìn)到領(lǐng)導(dǎo)決策、員工學(xué)習(xí)和員工工作中；

(6)知識資源管理的安全化

即確保知識資源是安全的。

第4篇：檔案管理的特點(diǎn)范文

(一)公園檔案的載體具有多樣性。公園的檔案在保存時不只是局限于文字和圖表，還有錄音帶和圖像等。而伴隨著信息化技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，公園檔案的保存形式和載體越來越多元化，尤其是影視資料，體現(xiàn)出了一種聲形并茂的完美狀態(tài)，并在很大程度上為公園檔案的管理工作提供了便利性。(二)公園檔案的來源具有廣泛性。公園的檔案并非只是公園本身，也來自于其他相關(guān)的各類不同資料。可以說來源十分廣泛，這不但增加了公園檔案的收集和整理工作的難度，還給公園檔案管理工作的進(jìn)行帶來了一定的挑戰(zhàn)。(三)公園檔案的保存具有針對性。公園檔案本身具有很高的使用價值，這主要是由檔案的內(nèi)容決定的，其中很多公園檔案內(nèi)容一旦遭到嚴(yán)重破壞，就再也無法得到彌補(bǔ)，尤其是錄音和音響等，受到損壞之后就不能再復(fù)制了。所以說公園檔案的保存具有針對性，必須引起管理部門的高度重視。

二、公園檔案管理工作的作用

公園檔案管理屬于國家檔案的一大組成部分，而其中公園人事檔案切實(shí)對職工的公園工作實(shí)際情況作了詳細(xì)的描述和記錄，能夠切實(shí)反映公園工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力、管理能力、思想素質(zhì)、職業(yè)道德等等全方面的情況。這在很大程度對于公園進(jìn)行人力資源的潛能發(fā)掘有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，也可以說公園檔案管理能夠?yàn)楣珗@制定建設(shè)規(guī)劃、人才發(fā)展計劃以及專業(yè)的發(fā)展方向提供更多的幫助和建議。公園的綠化檔案是進(jìn)行日常公園業(yè)務(wù)和工作的重要依據(jù)，也是公園進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃建設(shè)的主要憑證。最重要的是公園的綠化檔案本身還具有一定的經(jīng)濟(jì)效益，而且十分可觀。公園的綠化工作部門想要規(guī)劃建設(shè)新項目，或者是改建擴(kuò)建，都需要公園的綠化檔案提供真實(shí)可靠的資料。所以，必須加強(qiáng)對公園檔案管理工作的高度重視，這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)我國公園工作的全面開展。

三、檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

(一)職業(yè)道德素養(yǎng)。公園檔案管理工作人員必須要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能加強(qiáng)自身對公園檔案管理工作的重視。而由于公園檔案管理工作過于單調(diào)且繁復(fù)，再加上是一項需要非常有耐心的工作，所以檔案管理工作人員要保持一個甘于平凡、不燥的心境，這樣才能夠把檔案管理工作做到最好。同時，檔案管理工作需要將生活中的大部分事件記錄下來，這就需要檔案管理工作人員要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，才能將自己崗位上的工作做好。(二)政治素養(yǎng)。檔案管理工作實(shí)際上是一項非常隱秘，且?guī)в幸欢ㄕ涡缘墓芾砉ぷ?。而公園的檔案管理工作涉及到公園和國家的重要機(jī)密，所以檔案管理工作的相關(guān)人員必須具有非常高的政治素養(yǎng)和法律素養(yǎng)，這樣才能保證檔案管理工作的安全進(jìn)行。這就要求檔案管理工作人員要加強(qiáng)自身的政治學(xué)習(xí)，對國家和黨的一些相關(guān)法律法規(guī)體系做到深入學(xué)習(xí)和了解。在學(xué)習(xí)了國家的相關(guān)理論知識的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高自身的政治覺悟和政治素養(yǎng)，最起碼要做到能夠保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，并避免有害行為對檔案管理工作造成影響，促進(jìn)公園檔案管理工作的順利開展。(三)專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作人員不僅需要掌握扎實(shí)的專業(yè)理論知識，還要具備過硬的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和能力。公園檔案管理工作對工作人員都有具體的規(guī)定和要求，在上崗之前要接受培訓(xùn)，還需要將他人的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，并學(xué)習(xí)和借鑒，以全面提升自身的專業(yè)素質(zhì)。這樣才能做到在公園檔案管理工作過程中保持良好的心態(tài)，進(jìn)而將檔案管理工作完成好。

四、加強(qiáng)公園檔案管理的對策建議

(一)建設(shè)健全的公園檔案安全保障體系。公園檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案兩大部分，雖然在現(xiàn)代化和信息化的今天，電子檔案管理具有很強(qiáng)大的優(yōu)勢，但是與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案也存有一定的薄弱環(huán)節(jié)。因此，公園的檔案管理工作部門應(yīng)該根據(jù)公園電子檔案管理的特性，對其進(jìn)行具有針對性的保護(hù)，并且按照分層實(shí)施和均勻防護(hù)的原則建立公園檔案安全防護(hù)體系。建立安全防護(hù)體系不僅能夠通過為計算機(jī)安裝防火墻和殺毒軟件，進(jìn)而達(dá)到安全防護(hù)的最終目的，還能夠防護(hù)電子公園檔案系統(tǒng)，安裝保護(hù)和加固軟件，以避免電子公園檔案受到侵害。所以說建立健全的公園檔案安全保障體系是十分有必要的，也是順利開展公園檔案管理工作的安全保障。(二)提高公園的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。公園的檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要就是指計算機(jī)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)，這樣的標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠有效實(shí)現(xiàn)最新信息的共享，從而減輕或者是避免在公園檔案管理工作中投入大量不必要的人力和物力，節(jié)省大量的成本。而提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化水平，需要檔案切實(shí)根據(jù)實(shí)際情況制定與公園檔案管理相關(guān)的規(guī)范制度，為檔案管理工作提供更有力的保護(hù)和屏障。實(shí)際上檔案管理工作的一大主要任務(wù)就是健全檔案管理制度以及相關(guān)的機(jī)制等，以便于幫助人們充分地認(rèn)識和了解檔案管理的必要性和重要性，從而為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供制度保障。(三)提高公園檔案管理員工的綜合素質(zhì)。公園檔案管理人員是檔案管理工作中最重要的組成部分，所以必須重視對公園檔案管理人員的綜合素質(zhì)的考察。在管理工作人員入職之前，必須對其進(jìn)行嚴(yán)格的審查和考驗(yàn)，對那些專業(yè)知識不足、專業(yè)能力較低、相關(guān)理論知識不精以及素質(zhì)較低的應(yīng)聘人員應(yīng)該婉言謝絕，而是應(yīng)該錄取一些高素質(zhì)和高能力的檔案管理工作人才，也只有如此，公園檔案管理工作才能更快、更好地發(fā)展。對于已經(jīng)在職的公園檔案管理工作人員，應(yīng)該定期組織他們積極參加培訓(xùn)，接受繼續(xù)教育，尤其是長時間在檔案管理部門工作的員工，應(yīng)該嘗試著接受更多的新知識，接受更多的新技術(shù)，提高自身的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，全面提升公園檔案管理工作人員的綜合實(shí)力和綜合素質(zhì)，以利于公園檔案管理工作的開展。

五、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作的整體水平和質(zhì)量在很大程度上取決于人，也就是檔案管理工作人員。而作為一名公園檔案管理工作人員，必須要在自己的崗位上行使自己的職責(zé)，努力完成屬于自己的工作，為公園的檔案管理工作作出最大的努力和貢獻(xiàn)。這就要求公園檔案管理人員做到遵守相關(guān)檔案管理的規(guī)范制度，在檔案管理工作中貢獻(xiàn)自己的力量，從而為我國構(gòu)建和諧社會作出最大的努力。

作者:孫毓 單位:長春市勝利公園

【參考文獻(xiàn)】

［1］賈銳．淺談加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展［J］．現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015，24

［2］吳葉拉加．林場林業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及建議［J］．北京農(nóng)業(yè)，2015，24

第5篇：檔案管理的特點(diǎn)范文

一、 民營經(jīng)濟(jì)組織檔案的概念

對民營經(jīng)濟(jì)組織檔案的界定，是做好民營經(jīng)濟(jì)組織檔案工作的前提。依據(jù)國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委2002年7月22日聯(lián)合印發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合民營經(jīng)濟(jì)組織調(diào)研的實(shí)際，我們對民營經(jīng)濟(jì)組織檔案進(jìn)行了界定。所謂民營經(jīng)濟(jì)組織檔案，也就是民營經(jīng)濟(jì)組織在其生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中所形成的對國家、社會和企業(yè)本身具有保存價值的各種形式的文件材料。它主要包括：國家、省、市及地方政府規(guī)范民營經(jīng)濟(jì)組織發(fā)展的方針、政策、法規(guī)等；企業(yè)法人的資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、資信等方面的材料；企業(yè)為規(guī)范自身發(fā)展所制定的各種內(nèi)部規(guī)章、制度；企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營方面的各種技術(shù)材料、業(yè)務(wù)合同等；企業(yè)用人方面的勞資合同、保險等方面的材料；地方政府在企業(yè)開展黨建、工會工作等方面的材料。

二、 民營經(jīng)濟(jì)組織檔案的特點(diǎn)

了解民營經(jīng)濟(jì)組織檔案的特點(diǎn)，是做好民營經(jīng)濟(jì)組織檔案工作的基礎(chǔ)。通過調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)民營經(jīng)濟(jì)組織檔案除了具備檔案學(xué)理論描述的各種特性外，還突出表現(xiàn)出了以下幾個方面的特性。

1．檔案所有制形式方面的“私有”性較強(qiáng)。這是由民營經(jīng)濟(jì)組織法人性質(zhì)及法人主觀意識所決定的。在對全縣80家民營企業(yè)法人的訪談中，認(rèn)為他們所保管的各種形式的材料，是屬于他們個人所有的占到96％，可以任意處置，忽略了對國家、社會及他人的作用，表現(xiàn)出了較強(qiáng)的“私有”觀念。

2．檔案內(nèi)容形式的單一性。在我們所翻閱的民營經(jīng)濟(jì)組織的檔案里，很少發(fā)現(xiàn)紅頭、白頭文件，即使有，也多為國家行政機(jī)關(guān)的行文，約占3％左右，絕大部分為格式合同或契約，占全部檔案的80％以上，檔案內(nèi)容形式較為單一。

3．檔案載體形式的多樣性。從調(diào)研的情況看，民營經(jīng)濟(jì)組織所形成檔案的載體形式有紙質(zhì)、光盤、軟盤、照片、錄音、錄像帶、實(shí)物等，呈現(xiàn)出了載體形式的多樣性。

4．檔案利用的原始性。在我們調(diào)研較好的80家民營企業(yè)中，要么企業(yè)法人檔案意識淡漠，要么檔案管理原始，在有些企業(yè)里，還存在著不知檔案為何物的現(xiàn)象，更談不上檔案的利用了，即使有所利用，也停留在就檔案用檔案的程度。他們重視檔案的現(xiàn)實(shí)價值，原始地利用檔案，忽視檔案為企業(yè)文化、企業(yè)形象、企業(yè)精神等方面服務(wù)的二次及深層次開發(fā)。

三、 民營經(jīng)濟(jì)組織檔案管理方法

民營經(jīng)濟(jì)組織作為獨(dú)立法人，他們自主經(jīng)營，自我發(fā)展，具有很強(qiáng)的獨(dú)立性，這種特殊性質(zhì)決定了政府只對其負(fù)有引導(dǎo)、服務(wù)、監(jiān)控的義務(wù)和照章收稅的權(quán)利，行政干預(yù)在逐步減少，針對這種特殊性，檔案行政管理部門作為政府職能機(jī)構(gòu)，也要適時改變傳統(tǒng)的工作模式，對民營經(jīng)濟(jì)組織不能用對機(jī)關(guān)、事業(yè)、國有企業(yè)檔案管理的那一套，要堅持企業(yè)自愿、檔案行政管理主動的原則，在服務(wù)引導(dǎo)上大做文章，從宣傳入手，少用行政干預(yù)，多做宏觀指導(dǎo)。具體來說應(yīng)注意：

1．加大對民營經(jīng)濟(jì)組織檔案的宣傳力度。從調(diào)研中，我們了解到大部分民營經(jīng)濟(jì)組織檔案意識淡漠，對檔案知之甚少，少部分具有檔案意識的企業(yè)法人，也有意愿得到檔案部門的專業(yè)指導(dǎo)，可是對檔案行政管理部門的情況不甚了解，這完全是檔案部門自身宣傳不夠，影響了對民營企業(yè)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的服務(wù)。怎樣讓更多的民營企業(yè)自愿接受或上門求教業(yè)務(wù)，就要在檔案宣傳上狠下工夫。具體做法是：一要充分利用廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代傳媒手段，系統(tǒng)宣傳檔案法規(guī)、檔案行政管理部門職能、檔案工作的重要性等，使民營經(jīng)濟(jì)組織樹立檔案意識，關(guān)注檔案工作。二是抓重點(diǎn)，出典型，示范宣傳。三是積極協(xié)調(diào)與民營企業(yè)組織聯(lián)系較多的國家行政部門，如工商、稅務(wù)、經(jīng)貿(mào)委、民政、統(tǒng)戰(zhàn)等單位，借力宣傳。四是要深入調(diào)研，廣泛收集總結(jié)民營經(jīng)濟(jì)組織檔案利用效益事例，利用事例宣傳。實(shí)踐證明，這是最具說服力的一種宣傳形式，往往會收到事半功倍的效果。

2．強(qiáng)化檔案行政管理部門教育培訓(xùn)職能，舉辦民營企業(yè)組織檔案培訓(xùn)班。充分發(fā)揮檔案行政管理部門業(yè)務(wù)精的優(yōu)勢，深入開展調(diào)查研究，有針對性地組織專門培訓(xùn)材料，為民營經(jīng)濟(jì)組織培訓(xùn)檔案管理人才。這可以說是檔案行政管理部門，深入實(shí)踐“三個代表”，服務(wù)經(jīng)濟(jì)中心工作，服務(wù)群眾，為社會做貢獻(xiàn)的一種具體體現(xiàn)。

第6篇：檔案管理的特點(diǎn)范文

【關(guān)鍵詞】檔案；現(xiàn)代化管理；光盤；載體

隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，涌現(xiàn)出大量的電子文件，這無疑要對檔案工作產(chǎn)生深刻而廣泛的影響，這是信息時代的必然趨勢。數(shù)量龐大的檔案資料不僅占用空間，更重要的是給資料的分析、檢索、傳播和保存帶來極大的困難，膠片、磁盤等檔案載體已不能滿足檔案現(xiàn)代化管理的需要，所以迫切需要一種高密度、大容量的存貯載體。

光盤作為一種新型的信息載體和記錄方式，與紙張、縮微膠片、磁盤等信息載體相比具有一系列的特點(diǎn)。這些特點(diǎn)，使光盤技術(shù)在解決大容量信息存貯、快速隨機(jī)存取方面，在適應(yīng)不同形式信息存貯的需要和滿足人們對信息利用的各種要求等方面，都顯示出了無以倫比的優(yōu)勢。

一、光盤的類型及它的特點(diǎn)

光盤分為下列三種類型：

1、只讀式光盤（CD-ROM）記錄面是銀白色的，是把信息記錄在襯底上，用鋁膜作反射層。這種光盤是在工廠中“壓”出來的，適用于大量復(fù)制的信息和資料的傳播。

2、一次性寫入光盤（ CD-Recordable）記錄面有黃色、綠色和藍(lán)色三種，它們都是用染料聚合層記錄信號，以金膜做反射層，我們一般把這種盤稱為金盤。這種光盤是用光盤刻錄機(jī)把電腦制作好的信息用激光“燒”在光盤上的。只能允許你把數(shù)據(jù)信息一次寫入數(shù)據(jù)，不能更改數(shù)據(jù)，為用戶提供了安全、穩(wěn)定的保護(hù)措施。這種光盤最適合檔案部門應(yīng)用。

3、可擦重寫式光盤（CD-Erasable）可擦除型光盤的特性與硬磁盤性能相近，可對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行讀、寫、刪除、修改等操作。

光盤最主要的特點(diǎn)有以下幾個：

1、存貯容量比磁盤高。

一張光盤可存貯信息達(dá)650MB字節(jié)，相當(dāng)于450張目前廣泛使用的3.5英寸軟磁盤；若記錄文字，可存貯漢字約3.4億個，一套《二十五史》便可存貯于一張光盤中；若記錄視頻信號，可存入能供放映74分鐘的高質(zhì)量彩色電視節(jié)目；若存貯高清晰度普通彩照大小的照片，可存入2500余幅。若采用壓縮技術(shù)，存貯量還可大大增加。

2、易于同計算機(jī)聯(lián)機(jī)使用。

通過標(biāo)準(zhǔn)接口，光盤驅(qū)動器可與各類電子計算機(jī)相聯(lián)。目前光盤驅(qū)動器已成為多媒體計算機(jī)的基本配置。在光盤庫與計算機(jī)相聯(lián)的狀態(tài)下，可遠(yuǎn)距離傳輸信息，用戶終端即可對索引數(shù)據(jù)、文件影像進(jìn)行方便的提取，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3、讀寫速度快，精度高。

由于光盤采用了能量高度集中的激光作為讀寫光源，而且整個機(jī)構(gòu)是在伺服系統(tǒng)的高精度的跟蹤控制下運(yùn)行，因此可進(jìn)行十分精確的快速讀寫。光盤驅(qū)動器采用激光柬讀出光盤片中信息。光盤驅(qū)動器在工作時，光學(xué)頭和光盤片之間是不接觸的，因此不存在光學(xué)頭和光盤片之間的磨損問題。多次讀出也不會損傷盤面。光盤的檢索速度快。存取速率可高達(dá)每秒幾兆位，并且擁有多條件疊加全盤檢素，快速檢索及智能檢索功能。單張檢索的情況下可在0.25-1秒之內(nèi)檢索到光盤內(nèi)的任何資料。如使用光盤庫與計算機(jī)直接連接，其容量增大，也可極快地檢索數(shù)據(jù)。

4、易于大量復(fù)制，便于信息長期保存。

記錄在磁介質(zhì)上的信息，一般說只能有效保存幾年，而記錄在光盤上信息可保存達(dá)100年。利用復(fù)制方法，可制出大量復(fù)制品光盤，經(jīng)過多代復(fù)制，光盤上信息質(zhì)量也不會下降。

光盤在保護(hù)方面應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

1、規(guī)范排放和使用。

光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免磨擦和劃痕造成光盤的損傷。

2、保持良好的溫濕度環(huán)境。

高溫會使光盤氧化、變形呈老化，潮濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變，為此，光盤存放的溫度控制在攝氏14℃-24℃，相對濕度45% -65%。

3、注意避光。

光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。

因此，光盤要十分注意避光。

二、光盤與縮微技術(shù)的比較

1、縮微技術(shù)已歷經(jīng)百余年的歷史，可以說是一種“古老的技術(shù)”，其啟示介質(zhì)和設(shè)備已完全成熟。

早在幾十年前縮微設(shè)備就已基本定型，主要以機(jī)械設(shè)備為主，其中只有控制部分使用少量的微電子。我國也擁有一套完整的縮微標(biāo)準(zhǔn)。

2、縮微品具有法律憑證作用。

縮微技術(shù)從拍攝到閱讀出想要不留痕跡地對原文進(jìn)行更改是極困難的。

3、在存儲容量上，縮微品與光盤各有高下。

由于縮微品與光盤處理信息的原理不同，故光盤的存儲密度相對較大，但這并不是絕對的，需依所存儲信息的形式不同而定。

4、縮微設(shè)備的前期投資較大。

縮微品的生產(chǎn)及檢驗(yàn)設(shè)備有：拍攝機(jī)、沖洗機(jī)、檢片機(jī)、密度計、拷貝機(jī)及閱讀復(fù)印機(jī)等。這些設(shè)備需用房近100平方米，且沖洗間供電要大，要有上下水，配有暗房等。一套較為齊全的縮微系統(tǒng)設(shè)備費(fèi)約在200萬元左右。

光盤載體同縮微膠片相比：

1、光盤載體的應(yīng)用成本大大低于縮微膠片。

按目前計算機(jī)流行配置和價格，一臺奔騰Ⅱ多媒體計算機(jī)，配置一臺光盤刻錄機(jī)、一塊視頻壓縮卡、一臺錄像機(jī)和一臺掃描儀，價格不過3萬元。而光盤片的成本已經(jīng)很低，視質(zhì)量高低每片7-20元不等，幾近一片3英寸磁盤。而配備一套縮微膠片攝影設(shè)備至少需要20萬元，且膠片的成本也較高。因此，應(yīng)用光盤作為存貯載體，成本大大低于采用縮微膠片。

2、光盤載體與縮微膠片同樣具有法律效力。

以前有專家認(rèn)為，光盤載體不具有法律效力。但隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，掃描儀的技術(shù)發(fā)展和普及已解決了這個問題。通過掃描，完全可以保持檔案文獻(xiàn)的原貌，而且可以更清晰。《黑龍江省檔案管理條例》中規(guī)定：“各級各類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微品或磁盤、光盤等電子文件代替原件。檔案縮微品和其它形式的檔案，載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力?！?/p>

三、光盤載體在檔案工作中的應(yīng)用

檔案的現(xiàn)代化建設(shè)離不開計算機(jī)，而目前的計算機(jī)基本配置已經(jīng)包括了光盤驅(qū)動器，加之各種應(yīng)用系統(tǒng)、軟件的不斷開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，光盤載體的應(yīng)用更能適應(yīng)大容量、快速檢索查詢的現(xiàn)代化管理要求。由于光盤載體可以增大信息存貯容量，加快檢索速度、為建立文件級目錄檢索提供了可能，可以更加準(zhǔn)確地進(jìn)行查找，盡快地制出可以代替原件利用和保存并能表現(xiàn)檔案原件原貌的復(fù)制品，以達(dá)到有效的保護(hù)和搶救檔案原件。

光盤載體的應(yīng)用簡單、操作簡便，硬件配置價格更適合于基層檔案部門的實(shí)際，光盤載體更易保存，可以減少檔案裝俱等等，因此，推廣光盤載體，應(yīng)用光盤載體更容易、更適合檔案的發(fā)展。

在具體的應(yīng)用上，光盤可以應(yīng)用于下列方面：

（1）存貯錄音、錄像、照片、影片等音像檔案原件。

（2）存貯需要經(jīng)常檢索的檔案目錄、統(tǒng)計數(shù)字、科研數(shù)據(jù)、法規(guī)等。

（3）利用掃描設(shè)備，存貯館藏紙質(zhì)檔案原件。搶救歷史檔案，字跡擴(kuò)散、洇化、褪色以及紙質(zhì)污染等特殊形式的檔案原件。經(jīng)光盤轉(zhuǎn)換后，其還原復(fù)制件的字跡或圖像清晰度一般高于原件、可大大提高信息的可讀性。

第7篇：檔案管理的特點(diǎn)范文

[關(guān)鍵詞]電子文件；檔案管理；影響

一、電子文件的特點(diǎn)

（一）電子文件載體的非直讀性

儲存在某種載體上的電子文件，在制作時是把可識別的文字、圖形等輸入計算機(jī)中轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制代碼來表示的，再加上信息密度極大，因此，其內(nèi)容不能直接觀看，只能是通過相應(yīng)的計算機(jī)設(shè)備才能為人所看見。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，所以也無法從字跡上分辨其某些特性。

（二）對設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性

電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^計算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，所以電子文件與計算機(jī)系統(tǒng)中的各種設(shè)備有著密不可少的關(guān)系，也可以說計算機(jī)是電子文件必不可少的前提和基礎(chǔ)，這就決定了電子文件對設(shè)備的嚴(yán)重依賴性。這一特性，對電子文件保管和長期保存帶來很多問題：例如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓、電子文件就讀不出來；技術(shù)設(shè)備更新時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，就無法讀取。由于設(shè)備的更新速度很快，即使電子文件的載體——磁記錄介質(zhì)與光盤等可以保存長久，但計算機(jī)硬件和軟件早已更新?lián)Q代，也可能造成文件不能被讀出，這也體現(xiàn)了電子文件對設(shè)備的依賴件。

（三）信息與載體的可分離性

紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是密不可分的一個整體，電子文件存放位置不是固定的存儲介質(zhì)，而是可以變化，甚至從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。在一些對保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件的內(nèi)容分解后分別通過不同的路徑傳遞、存放在不同的地點(diǎn)不同設(shè)備的存儲介質(zhì)上，只是在需要時才臨時把文件的內(nèi)容裝配起來。一份電子文件沒有固定的載體，就很難通過載體來判定電子文件的原始性。

（四）易修改、易復(fù)制性

電子文件在起草過程中或作其它處理時的突出優(yōu)點(diǎn)是增刪改十分容易，且改后不留如何痕跡。電子文件的易更改性給其歸檔后形成的電子檔案保管工作帶來了紙質(zhì)文件所未遇到過的新問題，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。此外，網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準(zhǔn)確，需要我們在技術(shù)上做很多處理。從而使得電子文件具有易修改、易復(fù)制的特點(diǎn)。

二、電子文件與紙質(zhì)文件在保護(hù)方面的差異

（一）環(huán)境條件影響的差異

1.溫濕度影響的差異。不適宜的濕溫度對磁性載體，光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解—氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散，洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用塑料，鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。

2.外來磁場和機(jī)械震動影響的差異。磁場和機(jī)械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。

3.光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解、氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件的破壞力更大。有害氣體（主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等）具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基（帶基）老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，是盤基（帶基）老化，強(qiáng)度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

（二）技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^計算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機(jī)才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，是由單個廠家生產(chǎn)或銷售電子文件設(shè)備，會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。

（三）信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形成，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序的傳染，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對其它程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。

目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊，刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷的發(fā)展。

三、電子文件的管理

（一）電子文件的分類問題

電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也有所區(qū)別。在一臺沒有聯(lián)網(wǎng)的幾個部門共用的計算機(jī)之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序?qū)C(jī)內(nèi)文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門名稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計算機(jī)文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)，地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每個文件的制發(fā)單位一個獨(dú)立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

（二）電子文件的檢索

檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分來，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計算機(jī)對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超過人腦對檢索詞的反應(yīng)速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無章，文件名稱不規(guī)范，同樣會制約機(jī)檢速度。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營決策、長遠(yuǎn)規(guī)劃、技術(shù)專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，有些內(nèi)容不允許外部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部分文件，一般的用密匙加以控制。

（三）電子文件的鑒定與歸檔

電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術(shù)保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。

四、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

首先，傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

第二，由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難規(guī)定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].北京：中國檔案出版社，2001.

第8篇：檔案管理的特點(diǎn)范文

【關(guān)鍵詞】新時代，文書檔案管理工作，途徑

中等職業(yè)學(xué)校文書檔案主要是中等職業(yè)學(xué)校在行政管理過程中形成的具有保存價值的資料。它是中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)組成部分，對中等職業(yè)學(xué)校檔案管理具有非常重要的意義。由此可見，檔案管理對學(xué)校的穩(wěn)固發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文以新時代文書檔案管理的特點(diǎn)為切入點(diǎn)，對中等職業(yè)學(xué)校文書檔案管理的現(xiàn)狀和做好文書檔案管理的途徑進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

一、做好文書檔案管理工作的必要性

眾所周知，文書檔案管理工作具有非常鮮明的特點(diǎn)，那就是具有較強(qiáng)的專業(yè)性、政策性以及機(jī)密性。特別是在這個信息化的時代，做好文書檔案管理工作，對促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校的全面發(fā)展具有非常重要的意義。

（一）文書檔案在中等職業(yè)學(xué)校的日常管理中起著憑證的作用?？梢哉f文書檔案是中等職業(yè)學(xué)校曾經(jīng)開展過的一些工作的有力憑證，這就使得文書檔案不同于其他文件，主要是由于它具有一定的法律效用。致使文書檔案如此特殊的原因是它對中等職業(yè)學(xué)校發(fā)生的事件的客觀記錄。同時，它還能夠完整的保留當(dāng)事人的筆跡或視頻音頻等。

（二）文書檔案具有一定的參考價值。正如前文所述，文書檔案是對學(xué)校社會實(shí)踐活動的客觀、真實(shí)的記錄，不僅有較高的真實(shí)性，同時還能為中等職業(yè)學(xué)校開展其他工作提供正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)參考，對完善學(xué)校的活動方式提供了一些借鑒和幫助，具有較高的參考價值。

二、新時代文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）文書檔案管理工作非常復(fù)雜。我們知道，文書檔案管理的工作內(nèi)容無非就是對各類資料的收集和保存。它主要的工作就是對一些資料的存檔管理，這些資料包括事件的資料、活動過程、文件以及人事資料等。不僅要用各類載體對資料進(jìn)行記錄，在存放時也要進(jìn)行分類，這是現(xiàn)代文書檔案管理的方法。然而文書檔案管理涉及到的資料種類非常多，致使文書檔案資料非常復(fù)雜。由此我們也不難看出，文書管理的工作不僅過程非常繁瑣，同時工作量是非常大的。

（二）文書檔案管理的基礎(chǔ)是文書工作。文書工作主要就是針對各類文件進(jìn)行收集、記錄、整理、立卷以及歸檔等的工作?？梢姡臅鴻n案工作的開展也是文書檔案形成的過程。所以，文書工作的工作質(zhì)量直接影響著文書檔案管理的質(zhì)量。

（三）文書檔案種類多樣，檔案載體多種多樣。隨著中等職業(yè)學(xué)校的不斷發(fā)展，學(xué)校的文件資料越來越豐富，自然文件的種類也是多種多樣的，比如行政管理、黨群管理、特殊載體檔案等等諸多方面。同時，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，文書檔案的載體也變得多了起來，比如照片、視頻、音頻以及電子文件等。

（四）文書檔案的管理具有公文管理的特點(diǎn)。公文管理的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)化方面。同時，文書檔案自己也有非常鮮明的特點(diǎn)，比如文書檔案的服務(wù)性、保密性以及規(guī)范性。不僅如此，文書檔案管理工作對資料的完整程度要求特別高。所以，學(xué)校文書檔案管理人員在開展工作的時候要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，以保障文書檔案的安全。

三、新時代文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）中等職業(yè)學(xué)校對文書檔案工作缺乏規(guī)范的管理。一直以來，很多學(xué)校和企業(yè)都對文書檔案管理沒有給予足夠的認(rèn)識，致使文書檔案工作缺乏規(guī)范的管理，具體表現(xiàn)為：檔案標(biāo)題不準(zhǔn)確、案卷內(nèi)容不完整、檔案不規(guī)范等現(xiàn)象。

（二）文書檔案檢索效率很低。我們知道，檔案的檢索方式無非就兩種，一種是手工檢索，另一種就是計算機(jī)檢索。一直以來，大部分中等職業(yè)學(xué)校檔案的檢索方式還是沿用手工檢索，這種檢索方式相對于計算機(jī)的檢索方式費(fèi)時費(fèi)力了很多。所以，加快推進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校檔案檢索傳統(tǒng)模式的改革越來越有必要。

（三）文書檔案管理人員的工作能力有待提高。隨著中等職業(yè)學(xué)校管理的方式逐漸向著電子信息化的方向發(fā)展，特別是在電子信息技術(shù)已經(jīng)充分應(yīng)用在中等職業(yè)學(xué)校管理各個方面的情況下，以往文書檔案管理人員的專業(yè)水平已經(jīng)不能適應(yīng)時展的需求。所以，文書檔案管理人員操作計算機(jī)的能力水平，也是現(xiàn)階段中等職業(yè)學(xué)校文書檔案管理工作存在的主要問題之一。

（四）文書檔案管理人員開發(fā)檔案資源的力度不夠。傳統(tǒng)的文書檔案管理的工作模式是工作人員只會被動地處理工作，一般停留在對檔案的收集和保管上。對工作的熱情不夠，積極性也不高。這樣的工作態(tài)度容易導(dǎo)致學(xué)校文書檔案管理工作人員無法對文書檔案的資源進(jìn)行深層次開發(fā)和利用。

四、新時代做好文書檔案管理工作的途徑

（一）提高文書檔案管理人員的責(zé)任意識。我們知道，文書檔案管理是促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。所以，它對檔案管理人員有著非常高的要求，檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)素質(zhì)，專業(yè)的技術(shù)水準(zhǔn)，同時還要有吃苦耐勞的精神。更為重要的是，檔案管理人員的職責(zé)范圍也是非常廣泛的，比如要對資料進(jìn)行收集、整理、記錄、積累、鑒定以及歸檔等等。另外，還要具備使用電子信息技術(shù)的能力，以便提升自己的專業(yè)素質(zhì)，從而促進(jìn)自身工作能力的提高。

第9篇：檔案管理的特點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞： 公路檔案管理創(chuàng)新

中圖分類號：g271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： a

一、公路檔案管理的特點(diǎn)

(一)轉(zhuǎn)換性。轉(zhuǎn)換性是公路檔案管理過程中的一個重要特點(diǎn)。由于公路檔案管理中的信息要處于不斷傳遞的動態(tài)之中，因此檔案管理的過程中，必須按總的管理目標(biāo)和要求，不斷對信息進(jìn)行加工、處理，從而使其轉(zhuǎn)換為既方便管理又便于使用的檔案信息。

(二)效益性。在公路檔案管理中，效益性也是其重要特點(diǎn)之一。由于在檔案管理中要耗費(fèi)一定的人力、物力和財力，這勢必要求在管理中不但要考慮管理的實(shí)際效用，還要時刻以取得最大效用為出發(fā)點(diǎn)，即要本著少花錢、多辦事的原則，做到能從多方面提供大量的、有價值的檔案信息。

(三)總分合性。公路檔案在管理過程中，還存在一個明顯的特點(diǎn)即總分合性。所謂總分合性，就是從檔案管理的總體出發(fā)，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整體規(guī)劃和優(yōu)化；所謂分，是指在把握整體的前提下，將檔案管理科學(xué)的分解為若干個組成部分或基本要素并據(jù)此進(jìn)行明確分工，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化、程序化和規(guī)范化；所謂合，主要指在科學(xué)分解的基礎(chǔ)上，按各個部分特點(diǎn)或各個要素的特點(diǎn)及要素間聯(lián)系，組織為一個嚴(yán)密有效的協(xié)作體系。

(四)發(fā)展性。另外，公路檔案管理還有一個基本屬性是其發(fā)展性。公路檔案管理隨著機(jī)關(guān)、組織、國家及社會等的發(fā)展，在不同時期和不同情況下會對檔案管理提出不同的要求。如隨著社會水平的不斷發(fā)展，檔案管理要求在收集、加工及傳遞上加大技術(shù)含量，這勢必要求檔案管理系統(tǒng)不斷從手段、方法等方面去改進(jìn)和完善檔案管理體系。

二、公路檔案創(chuàng)新的內(nèi)容

(一)觀念創(chuàng)新是公路檔案管理創(chuàng)新的思想保證

觀念是行動的先導(dǎo)，要實(shí)現(xiàn)公路檔案管理的創(chuàng)新，全面履行檔案事業(yè)行政管理和檔案保護(hù)利用兩種職能，必須轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)知識觀念，迎接知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。因此公路檔案工作者首先要強(qiáng)化知識觀念，把檔案管理和知識管理有機(jī)結(jié)合起來，把檔案館、室變成知識信息的管理機(jī)構(gòu)。其次，檔案工作者還必須采用現(xiàn)代化管理手段，改變傳統(tǒng)工作方式，提高工作效率。例如：公路事業(yè)在發(fā)展，而公路檔案管理工作卻沿襲著幾十年的管理方法和落后的技術(shù)設(shè)備，根本不能滿足現(xiàn)代管理的需要，所以檔案工作者應(yīng)采用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備強(qiáng)化服務(wù)手段，開拓服務(wù)渠道，以適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的需要，逐步將檔案管理由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理，參與信息市場。

(二)技術(shù)創(chuàng)新是公路檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動力

公路檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新包括兩方面內(nèi)容：一是檔案工作者將社會科技成果創(chuàng)造性地應(yīng)用于檔案管理與保護(hù)，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面就是要求檔案工作者針對檔案工作操作技術(shù)方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術(shù)和方法，以提高工作效率和質(zhì)量。因此廣大檔案工作者應(yīng)積極開動腦筋，大膽設(shè)想，勤于動手，在平凡瑣碎的檔案管理工作中創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。

(三)管理創(chuàng)新是公路檔案管理創(chuàng)新的重點(diǎn)

公路檔案的管理創(chuàng)新，不僅體現(xiàn)在宏觀指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略目標(biāo)、政策制度上，還體現(xiàn)在檔案館、室的微觀管理業(yè)務(wù)上，需要多種因素的有效組合才能實(shí)現(xiàn)。

三、公路檔案創(chuàng)新的措施

(一)加速公路檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化

在信息化時代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)的管理手段，公路事業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理更離不開計算機(jī)技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用。

1．建立檔案管理信息庫。要加速檔案管理的技術(shù)化和網(wǎng)絡(luò)化，

必須要建立和完善檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)國家對檔案管理的宏觀調(diào)控。首先，要及時補(bǔ)充、維護(hù)數(shù)據(jù)信息庫，對掃描的材料及補(bǔ)充的數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)換，迅速生成各種數(shù)據(jù)表、登記表、審批表等，減少重復(fù)勞動，確保檔案信息的管理及時有效；其次，系統(tǒng)軟件的設(shè)計要有實(shí)用性、快捷性和前瞻性，主要信息項也要統(tǒng)一，在錄入數(shù)據(jù)時要仔細(xì)核實(shí)，確保檔案信息的完整性和有效性；最后，要強(qiáng)化對檔案信息管理安全保護(hù)，不僅要在同種載體上復(fù)制，還要建

立在異種載體上備份制度，檔案信息管理系統(tǒng)不得將涉及個人隱私的信息錄入數(shù)據(jù)庫，以保護(hù)個人隱私權(quán)。

2．建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源共享。要加速檔案管理的技術(shù)化和網(wǎng)絡(luò)化，還需強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。在建立檔案管理信息庫的基礎(chǔ)上，應(yīng)進(jìn)一步提高計算機(jī)管理水平，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接用人單位、公路上級主管部門、行業(yè)內(nèi)部的局域，使不同范圍內(nèi)的利用者都能共享到檔案管理信息庫。

3．充分運(yùn)用激光掃描等先進(jìn)技術(shù)。在公路檔案管理過程中，還應(yīng)充分運(yùn)用激光掃描等先進(jìn)技術(shù)。對于紙質(zhì)檔案中較大的信息項可運(yùn)用激光掃描技術(shù)，有效將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以有效保證重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

(二)提高公路檔案人員的素質(zhì)

1．培養(yǎng)新型的公路檔案管理人才，要切實(shí)提高公路檔案管理人員素質(zhì)，必須適應(yīng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)規(guī)律的多層次性，進(jìn)一步完善公路檔案教育體系，加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)，建設(shè)與公路檔案事業(yè)相適應(yīng)的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)體系。同時，要綜合考慮素質(zhì)教育和社會需求，設(shè)計合理的培養(yǎng)層次結(jié)構(gòu)，確立培養(yǎng)目標(biāo)，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，以有效拉近檔案管理學(xué)習(xí)個體與實(shí)踐操作間的距離。另外，還應(yīng)認(rèn)識到在現(xiàn)代社會的信息化技術(shù)條件下，公路檔案學(xué)的研究對象和檔案管理的實(shí)際工作日益呈現(xiàn)出其綜合性、交叉性和應(yīng)用性的特點(diǎn)，因此要不斷豐富和發(fā)展檔案管理科學(xué)，培養(yǎng)能從事公路檔案信息服務(wù)與管理的專業(yè)人才。

2．建立人才開發(fā)的激勵機(jī)制。提高公路檔案管理人員素質(zhì)，還要建立有效的人才開發(fā)的激勵和約束機(jī)制，這體現(xiàn)在三個方面：一是建立按業(yè)績考核的制度。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，科學(xué)有效的激勵機(jī)制，必然以一定的物質(zhì)利益為基礎(chǔ)。公路檔案管理系統(tǒng)可本著獎勵先進(jìn)、懲罰落后的原則，真正使獎懲制度發(fā)揮其評判檔案人員社會地位和價值的尺度；二是建立積極向上的精神激勵機(jī)制。通過精神文化機(jī)制的建設(shè)，營造開放、向上、積極的工作氛圍，增強(qiáng)整個公路檔案管理系統(tǒng)的凝聚力，從而使公路檔案管理人員對其職業(yè)產(chǎn)生自豪感和滿足感；三是建立責(zé)任到人的工作目標(biāo)激勵機(jī)制。通過將一定時期內(nèi)的工作任務(wù)設(shè)立為目標(biāo)，并以此作為考核確定每一個人的獎懲標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮公路檔案管理人員的工作積極性，使其將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為動力，進(jìn)而激發(fā)其工作熱情，調(diào)動其工作積極性。

3．建立健全用人制度。公路股檔案管理工作的性質(zhì)決定了其管理人員必須具備過硬的理論知識和專業(yè)技能，因此，要打造高素質(zhì)的公路股檔案管理人員隊伍，首先要改變以往的用人制度，實(shí)行競爭上崗的用人機(jī)制。對于新調(diào)入的公路檔案管理人員，要堅決破除根深蒂固的“鐵飯碗”意識，堅持學(xué)歷與能力相結(jié)合并且以能力為主的用人原則，在職務(wù)晉升時則應(yīng)建立公開、公正、公平的用人制度；其次，應(yīng)逐步實(shí)行持證上崗制度，使職業(yè)資格證書成為人事檔案專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，進(jìn)而提高公路檔案管理人員的整體素質(zhì)；最后，應(yīng)重視公路檔案管理人員的繼續(xù)教育，通過定期開展崗位培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)等方式，針對檔案工作的不同環(huán)節(jié)及崗位側(cè)重安排培訓(xùn)內(nèi)容。

(三)加強(qiáng)檔案管理的保密工作

在公路檔案管理過程中，還必須加強(qiáng)檔案管理的保密工作。第一，要對檔案管理人員進(jìn)行保密教育，強(qiáng)化其保密意識。作為檔案管理保密各項工作規(guī)章制度的執(zhí)行者和實(shí)施者，檔案管理人員理所當(dāng)然要成為保密教育的重點(diǎn)對象，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場所談?wù)撋婕皺n案中的秘密內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內(nèi)容、數(shù)量、存入位置等；第二，必須做好檔案的編制、檢索工作，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行綜合分析、分類、排序、選擇等。最后，嚴(yán)格按要求制訂保密期限表。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按程序指定檔案保管保密期限表，并認(rèn)真做好檔案鑒定工作，及時完成對保密檔案的降密、解密工作。

四、結(jié)語