檔案管理學精選(九篇)
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第1篇：檔案管理學范文
1.1信息社會發(fā)展帶來圖書情報與檔案管理學科定位的變化
20世紀末21世紀初,隨著人類社會不斷向信息社會邁進,信息的戰(zhàn)略地位進一步提升,人們普遍把信息與材料和能源并列,將它們共同視作對整個經(jīng)濟社會發(fā)展具有決定性作用的重要戰(zhàn)略資源。信息不再僅僅是消除人們不確定性認識的消息,它更是生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富,成為更多社會財富的重要源泉。這時候的中國,社會與國民經(jīng)濟信息化進程明顯加快,急需人們真正把信息資源化,把信息作為經(jīng)濟社會發(fā)展的重要資源來進行管理。這一重大需求引發(fā)了社會生活的一系列重要變化,為解決這些重要變化帶來的諸多重要課題,新興學科紛紛崛起。主要融合了圖書館學、情報學、檔案學三個二級學科,同時又吸收計算機科學、通訊科學、管理學、經(jīng)濟學、法學、傳播學、咨詢學、編輯出版學等多個學科的知識營養(yǎng)而形成新學科群,開始出現(xiàn)在邁向信息社會的中國。社會已經(jīng)開始將信息作為國家和機構(gòu)的戰(zhàn)略資源來進行管理,本學科發(fā)展進入對信息資源的管理階段。這一階段的主要特征是將信息資源化,將信息作為資源來進行管理。學科使命主要在于探尋使信息內(nèi)容對社會和機構(gòu)發(fā)展產(chǎn)生實際價值的規(guī)律性,而不再僅僅是使文獻中的信息具備可利用性。它所定位的管理也發(fā)生了根本性的變化:管理的主要目標是根據(jù)信息的資源特性,使信息產(chǎn)生創(chuàng)造新財富的更高價值;管理活動的具體職能除了收集、整理、加工、保管、檢索、提供利用之外,開始引入一般管理學意義上的組織、規(guī)劃、協(xié)調(diào)、控制、監(jiān)督;管理對象除了信息內(nèi)容,還包括人、財、物、時間等。處于對信息資源的管理階段的圖書館學、情報學與檔案學等二級學科,已經(jīng)通過學科集成整合為一個具有更加豐富內(nèi)涵的新的學科集合,它們之間的關(guān)系是進一步走向/合0,即在一個更大的框架內(nèi),各自從不同的側(cè)面研究同一個客體)))信息資源。分列二級學科名稱曾經(jīng)在20世紀末被國家有關(guān)部門在學科專業(yè)目錄中命名為/圖書館、情報與檔案管理0,在2011年為進一步優(yōu)化學科結(jié)構(gòu),經(jīng)國務院學位委員會審議通過的5學位授予和人才培養(yǎng)學科目錄(2011年)6中,進一步變更為/圖書情報與檔案管理0,這一變化正是對/合0的趨向的準確反映。圖書情報與檔案管理是管理科學的重要組成部分,是探索信息資源開發(fā)利用與管理規(guī)律的科學。目前,圖書情報與檔案管理這個一級學科已形成由圖書館學、情報學、檔案學、信息資源管理等若干具有相同科學使命和共同理論基礎的二級學科的集合。
1.2圖書情報與檔案學科研究領(lǐng)域和研究內(nèi)容的拓展
社會實踐是推動學科發(fā)展的根本動力。隨著社會信息環(huán)境的變化和科學技術(shù)的不斷發(fā)展,圖書情報與檔案管理工作的職能發(fā)生了重大的轉(zhuǎn)變,職能拓展是大勢所趨。這些必將帶來圖書情報與檔案管理學科研究領(lǐng)域和研究范圍的進一步拓展。我們不僅要研究圖書情報與檔案管理的技術(shù)和方法,同時也要研究圖書情報與檔案管理事業(yè)的宏觀管理;我們既要研究圖書館學、情報學、檔案學本身,還要關(guān)注它們之間以及與其他相關(guān)學科之間的相互影響和共同發(fā)展規(guī)律。當代學科發(fā)展的一個明顯特征是:一方面科學分工越來越細,新學科、新知識不斷涌現(xiàn);另一方面各門學科、各種知識之間相互融合的趨勢日趨突出。這不僅表現(xiàn)為同一學科內(nèi)各分支學科之間的互相滲透、互相補充,而且表現(xiàn)為不同學科之間的互相滲透、互相借鑒、相互融合。現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展,我國傳統(tǒng)的圖書館、情報、檔案工作的外部環(huán)境、管理對象與技術(shù)手段發(fā)生急劇變化,檔案學、圖書館學、情報學的關(guān)系日趨密切,以這三個學科為主體構(gòu)成信息資源管理學科群的趨勢日益明顯,三個學科相互依托,通過融合、拓展、變革,融入更為廣闊的信息資源管理領(lǐng)域,廣泛整合圖情檔、經(jīng)濟管理、計算機和通信、公共管理等學科領(lǐng)域內(nèi)容,逐漸形成自己的理論與方法特色,將是圖書情報與檔案管理學科未來的研究趨勢。我們不僅要研究圖書館工作、情報工作、檔案工作本身,而且更重要的是要研究各種信息資源及其管理的社會屬性,研究與之相適應的外部環(huán)境,研究相應的各種各樣的復雜/社會問題0。圖書情報與檔案管理學科在科學研究中面臨的很多問題與其說是本學科范圍內(nèi)的問題,不如說更多的是一些/社會問題0,這些問題是隨著社會發(fā)展而產(chǎn)生的。圖書情報與檔案管理學科的不斷發(fā)展,逐步突破本學科領(lǐng)域,并向跨學科研究發(fā)展,不斷與數(shù)學、計算機科學、信息論、系統(tǒng)論、經(jīng)濟學、法學、大眾傳播學、文化學、教育學、社會學、哲學、史學等學科交叉融合,不斷開辟新的研究領(lǐng)域,形成跨學科研究優(yōu)勢。從目前的圖書情報與檔案管理學科發(fā)展來看,該一級學科近年來的研究領(lǐng)域不斷擴大,與相鄰學科和其他學科之間的關(guān)系也日益緊密,形成了一系列交叉學科,諸如信息社會學、知識生態(tài)學、信息經(jīng)濟學、信息倫理學、信息法學等。同時,其他學科的一些相應理論、方法及技術(shù)被引至該學科,也能相應拓寬學科的研究領(lǐng)域、研究范圍。圖書情報與檔案管理學科自身屬性和定位的變化以及學科研究領(lǐng)域和研究內(nèi)容的拓展,將帶來學科研究方法的重新審視和創(chuàng)新發(fā)展。
2圖書情報與檔案管理學科傳統(tǒng)研究方法的創(chuàng)新發(fā)展
傳統(tǒng)的圖書館學、情報學、檔案學基本上被定位研究于人文科學或者是社會科學,因此,該學科傳統(tǒng)的研究方法主要是人文社會科學方面的經(jīng)典研究方法。隨著學科的轉(zhuǎn)型發(fā)展,它的基本研究方法有所變化,但這些經(jīng)典研究方法仍在學科方法體系中占有重要地位。而且這些經(jīng)典研究方法本身也在與時俱進地發(fā)展,圖書情報與檔案管理學科在對這些經(jīng)典方法的應用中也在推動和參與這些研究方法的創(chuàng)新發(fā)展。傳統(tǒng)研究方法主要包括:文獻調(diào)查法、觀察法、思辨法、歷史研究法、概念分析法、比較研究法、分類研究法等。本學科在這些傳統(tǒng)研究方法的創(chuàng)新發(fā)展方面的基本作為有如下幾個方面。
2.1強調(diào)/分解分析0和/綜合集成0兩個方面的相互推動、整合應用
/分解分析0實際上不是一種具體的研究方法,而是一種研究方法論?；局鲝埦褪前呀y(tǒng)一的科學分解為大量不同的門類進行研究。這種研究方法論的形成應當與觀察法、實驗法、歸納法、演繹法等傳統(tǒng)研究方法的成功應用有密切關(guān)聯(lián)。這種研究方法論對研究方法發(fā)展有重要影響,促進了以講究科學研究深度和精度的各種研究方法的發(fā)展。當然,這種研究方法論也不可避免地存在一些弊端。例如,科學研究實踐證明,對于一個復雜系統(tǒng)而言,將被分解為一定基本單元的個體進行簡單相加并不能恢復為原來的系統(tǒng)。這實際上是說過度的/分解分析0并不能使我們認識事物的本來面目。于是,新的研究方法論出現(xiàn)了,/綜合集成0就是其中一種,其基本主張就是注重事物的整體性關(guān)聯(lián),以集成和綜合的方式進行整體性研究。這種研究方法論,促進和帶動了一系列具體研究方法的出現(xiàn)和應用。/分解分析0與/綜合集成0兩種研究方法論都對圖書情報與檔案管理學科科研方法的應用產(chǎn)生了影響。但由于這兩種研究方法論都存在一定的偏頗,因此,在本學科科學研究中實際上成功采用的方法論指導是介乎這兩種方法論之間的另外一種更加科學的方法論,這就是在具體科學研究實踐中,強調(diào)發(fā)揮/分解分析0的作用,同時在此基礎上,也強調(diào)綜合集成的作用,強調(diào)分解分析與綜合集成的有機互動。表現(xiàn)在具體研究方法的應用方面,大都復合應用多種不同類型和功能特點的研究方法,較少采用單一研究方法。
2.2注意定性分析與定量分析方法的結(jié)合應用
定量分析方法,也可以稱作數(shù)量分析方法,是指為了認識對象數(shù)量關(guān)系而采用的分析方法。這種方法的特點是可以幫助人們建立精確化認識,以更加準確地揭示事物的發(fā)展規(guī)律。比較典型的定量分析方法有回歸分析、時間序列分析、決策分析、優(yōu)化分析、投入產(chǎn)出分析等。定性分析方法,又稱/非數(shù)量分析法0,是主要依靠人們的實踐經(jīng)驗以及主觀的判斷能力,推斷出事物的性質(zhì)和發(fā)展趨勢的分析方法。比較法、歸納法、分析法、綜合法、推斷法和專家訪談法等屬于典型的定性分析方法。定量分析和定性分析是圖書情報與檔案管理學科常用的基本方法,在具體科學研究實踐中,這兩種方法都沒有偏廢,得到比較有效的結(jié)合應用。南京大學葉繼元教授的一項抽樣統(tǒng)計結(jié)果表明,管理學科經(jīng)常使用的研究方法主要是定性分析與定量分析相結(jié)合的方法,其次是定性研究方法,單純的定量研究相對較少。這項抽樣統(tǒng)計分析的結(jié)論反映了客觀的整體情況。定量分析、定性分析都有各自適用的范圍,對于圖書情報與檔案管理學科來說,單純使用一種分析方法的場合不多,結(jié)合應用才有助于得出更加科學的結(jié)論。筆者進行的一次統(tǒng)計分析表明,圖書情報與檔案管理學科多數(shù)具有較高水平的研究成果,既不是單純應用定性分析方法,也不是單純應用定量分析方法,而是將兩種方法結(jié)合起來使用。
2.3將一部分自然科學特別是技術(shù)科學成果引入傳統(tǒng)研究方法體系中,注入更多的技術(shù)因素
其實,所謂傳統(tǒng)研究方法也不是一成不變的,更不是一成不可變的。初步的統(tǒng)計分析結(jié)果表明,圖書情報與檔案管理學科在對傳統(tǒng)研究方法的應用過程中,就進行了一部分非常有成效的創(chuàng)新嘗試。例如,在應用文獻調(diào)查法的過程中,引入量化統(tǒng)計分析技術(shù)對調(diào)查結(jié)果進行分析,用具體翔實的數(shù)據(jù)說明狀態(tài)和發(fā)展趨向等,效果不錯。目前,在本學科博士研究生、碩士研究生論文寫作中,這種方法已經(jīng)成為一種范式。再如,在采用比較研究法、文獻調(diào)查法進行科學研究的過程中,嘗試引入計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),在比較分析方法應用中引入模型構(gòu)建技術(shù)等也都被實踐證明是有積極效果的。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將會產(chǎn)生更大的作用。
3相關(guān)學科研究方法在圖書情報與檔案管理學科中的創(chuàng)新應用
隨著經(jīng)濟社會發(fā)展不斷對圖書情報與檔案管理學科的發(fā)展提出新的要求,本學科在自己特殊的轉(zhuǎn)型期間,不斷進行著學科的分化與整合,已經(jīng)逐步發(fā)展成為綜合叉學科。學科性質(zhì)的變化、學科使命的變化,學科在與其他相關(guān)學科融合發(fā)展的過程中,開始嘗試應用這些學科領(lǐng)域的研究方法,并結(jié)合學科發(fā)展的需要和要求,在應用中進行了具體方式、手段等方面的創(chuàng)新。
3.1數(shù)學和統(tǒng)計學方法的應用
如前所述,在圖書情報與檔案管理學科的整合發(fā)展過程中,數(shù)學和統(tǒng)計學的知識內(nèi)容被交叉綜合到若干分支學科的形成與發(fā)展中,其中就包括數(shù)學和統(tǒng)計學方法的應用。非常可喜的是,這種應用確實取得良好的成效,不僅使數(shù)學分析、統(tǒng)計分析的應用逐漸形成了本學科特色,而且產(chǎn)生了成體系的信息計量方法技術(shù)及相應的學科)))信息計量學。
3.2實驗方法的應用
實驗方法是獲取真理必需的途徑,是學習和掌握信息資源管理規(guī)律的最好方法之一。而且圖書情報與檔案管理學科是典型的應用學科,更應當是以實驗為基礎的科學,任何有價值的信息資源管理科研成果的取得都應當來源于實驗,最終應用于實踐。特別是在這個學科領(lǐng)域,出現(xiàn)在實踐中的許多管理現(xiàn)象只有通過實驗才能得到解釋,相當一部分管理實踐中需要為人們所認知的現(xiàn)象必須經(jīng)過實驗才能被人們觀察得到,管理過程中相當一部分預測性活動必須通過實驗才能被/驗證0,信息資源管理諸多原理也是需要人們通過實驗總結(jié)出來的。正是在這樣的意義上,圖書情報與檔案管理學科就應當是實驗科學。圖書情報與檔案管理學科的實驗科學性質(zhì),決定了實驗方法在學科發(fā)展中的特殊重要價值。目前,在圖書情報與檔案管理學科的發(fā)展進程中,實驗方法得到高度的重視,在一部分重要科學研究實踐中,實驗方法得到充分應用,同時還有一定的創(chuàng)新性。例如,構(gòu)建實際檢測驗證環(huán)境,抽象掉一部分影響因素,進而觀察事物發(fā)展變化狀況的方法,應用于一部分管理措施、技術(shù)的應用方案的論證和相關(guān)原理原則的闡釋揭示過程中。這為本學科向?qū)嶒灴茖W的方向發(fā)展邁出了堅實的步伐。
3.3計算機仿真模擬方法的應用
隨著計算機應用的發(fā)展,計算機學科對管理學科研究方法的影響越來越大,計算機仿真模擬、軟件數(shù)據(jù)包分析等與計算機緊密相連的新的研究方法逐漸增多。這些方法也在圖書情報與檔案管理學科的發(fā)展中得到應用,計算機仿真模擬技術(shù)等不僅在相關(guān)科學研究實踐中有應用,而且還形成了一定的特色。例如,在人工智能和知識庫系統(tǒng)建設過程中,在數(shù)字資源長期保存策略構(gòu)建過程中以及在專業(yè)教育相關(guān)教學活動中,計算機仿真、計算機仿真模擬方法的應用嘗試都是獨具特色的,也是有積極成效的。
3.4其他相關(guān)學科方法的應用
第2篇：檔案管理學范文
一、德育工作方面:
1、建立健全組織，發(fā)揮黨、政、團、工、隊各組織的作用，形成全體教職工參與德育工作的局面。同時加強與學校以外有關(guān)單位的聯(lián)系，共同搞好德育工作。2、學校領(lǐng)導分工明確、職責分明，定期召開校務會議，重大問題由校務人員討論決定，堅持“兩公開、一監(jiān)督”。今年下半年對校務工作制度進行較為系統(tǒng)、完整的管理，增加工作透明度，接受社會、家長、教師的監(jiān)督，整個工作受到好評。3、校黨支部定期過組織生活，按時交納黨費，積極發(fā)展新黨員，做到成熟一個吸收一個。4、搞好政治學習。平時結(jié)合具體工作，加強對教師的職業(yè)道德教育。5、發(fā)揮青年團員的模范作用，讓他們在組織中得到鍛煉，激勵他們勇挑重擔，成為教學骨干。6、堅持每周一次的升國旗制度，利用國旗下講話加強對學生的思想品德教育。團支部、少先隊組織利用黑板報，組織學生活動，廣播站等抓好學生的思想道德教育，行為規(guī)范的養(yǎng)成教育，提高了學生的思想素質(zhì)。7、重視學校的安全教育。經(jīng)常進行有關(guān)交通安全、防火、用電、游泳等方面的教育，確保安全。一年中無重大交通事故發(fā)生。同時學校加強對學生騎車管理和飲食衛(wèi)生的管理。
二、教學工作方面。
1、認真貫徹執(zhí)行上級有關(guān)文件精神，開展廉政文化進校園活動，進一步規(guī)范辦學行為。2、加強思想政治學習，狠抓教師師德師風建設，杜絕出現(xiàn)違紀違規(guī)現(xiàn)象。全面貫徹教育方針、嚴格執(zhí)行教學計劃、按計劃開齊開足課程。教導處加強管理、督查，以規(guī)范教師的教學行為。教導處多次檢查教學工作、堅決杜絕亂訂亂發(fā)學生學習資料，嚴格控制學生的在校時間。2、重視教學研究工作，提高教師素質(zhì)。上半年我校教師對上學期個人教研專題進行了總結(jié)，并取得成果，有100多人次的論文在市級以上評比中獲獎。下半年，我校又對每位教師提出要求，繼續(xù)加強個人教研專題研究工作，并結(jié)合實際情況，不斷深化研究。上半年，學校還要求每位教師進行信息摘記，交流活動，一年下來，許多教師從中嘗到了甜頭，獲取了教改信息，充實了自己的頭腦，并在實際教學工作中駕輕就熟，收效明顯。同時，一年來，我們組織教師按時參加教師教學技能培訓和電腦培訓，不斷提高自己的實踐操作水平。3、開展多種形式教研活動，形成濃厚的教研氣氛。舉行了新教師匯報課，鄒鵬參加了國家級的教學比武并獲獎。4、加強教學科研工作，下半年我校對備課模式進行了改革，倡導同年級教師分工協(xié)作，集體交流，相互學習，實現(xiàn)智慧共享，同時鼓勵老師在電腦中展示個性，把重點放在鉆研教材研究教材，開展教學反思上，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，完善教學過程。5、加強教學工作指導、檢查工作。校長、教務處人員、語數(shù)輔導員經(jīng)常深入各班級聽課、指導、檢查教學工作。同時，教師之間也開展相互聽課活動，規(guī)定每學期不少于20節(jié)。6、加強電腦、音樂、美術(shù)等學科教學管理工作，抓緊業(yè)余訓練工作。定人、定時、定點，力爭成績。校舞蹈隊參加了中小學生三獨競賽取得好名次，校田徑隊在10月份的田徑運動會上取得第二名的成績，學校還專人負責衛(wèi)生保健工作，每年一次對學生進行體格檢查，同時利用宣傳窗隊會等向?qū)W生進行衛(wèi)生常識教育。7、保證業(yè)余藝術(shù)教學，促進學校工作有特色。今年內(nèi)，學校在藝術(shù)管理中做到內(nèi)容、教師、時間三保證。學校領(lǐng)導加強指導、檢查，以保證藝術(shù)的發(fā)展方向。今年參加的各級藝術(shù)比賽都取得了很好的名次，我校也堅持開展了周三下午的興趣小組活動，培養(yǎng)學生的愛好特長。
第3篇：檔案管理學范文
一、明確與各系在學生檔案形成、流轉(zhuǎn)和管理工作中的關(guān)系
山東省煙臺工程職業(yè)技術(shù)學院的學生檔案工作遵循院、系兩級管理體制，實行“誰主管，誰負責；誰經(jīng)辦，誰負責”的原則，搞好協(xié)調(diào)、配合，把握好接收檔案這一關(guān)。各系主要通過班主任（輔導員）具體落實學生檔案的收集、核實、登記。所以，班主任（輔導員）必須掌握班內(nèi)準確的錄取人數(shù)、錄取名單，要有足夠的耐心和責任心，時刻清點、查收，不停地督促學生，后期因調(diào)整專業(yè)學生的檔案也要及時交接，確保學生檔案全部按時交回，避免有的考生因沒有認識到檔案的重要性將招生原始檔案丟失，學校又無法彌補，結(jié)果檔案缺少原始入學資料，影響學生未來就業(yè)。
學生高中檔案，可通過學生原校直接寄往學校，也可以由學生自帶交給學校。班主任（輔導員）接收學生檔案后，必須檢查是否密封，如未密封，則檢查其中內(nèi)容是否完整，并做好記錄告知學生；必須嚴密程序，認真查驗其他各項原始材料。通過新生報到所提交的錄取通知書、準考證、身份證、戶口遷移證（不遷戶口的考生應提供戶籍地派出所提供的證明）等相關(guān)材料，與考生所在省級招辦傳送的電子檔案、錄取照片和寄送的錄取考生名冊、紙質(zhì)檔案逐一核對、審閱，嚴格把關(guān)。這樣，既是實施高校新生入學資格復查對考生錄取資格再確認的重要環(huán)節(jié)，也便于學生檔案的立檔、歸檔。接收檔案后，對個別考生提供的錄取通知書、檔案材料、身份證等材料不全或有疑問的情況，及時上報學院，加強查驗，迅速核實，確保新生入學資格復查切實有效及學生檔案的完整性。
為了有效地避免檔案的出錯，便于學生檔案的整理和歸檔，學校規(guī)定各系將上交的每個學生所有材料分別裝入學院統(tǒng)一下發(fā)的檔案袋中，并按要求在檔案袋上規(guī)范地填寫相關(guān)內(nèi)容、件數(shù)，書寫要規(guī)范、字跡工整，歸檔的材料不得使用鉛筆、圓珠筆等書寫，不得出現(xiàn)錯別字，所填內(nèi)容、件數(shù)須與實際信息相符。然后，以班級為單位，按照學號順序排序后上交給各系兼職檔案員。各系兼職檔案員負責管理學生檔案，并按規(guī)定向?qū)W生處學籍管理科移交、歸檔，做到統(tǒng)一歸口。
二、建立、健全學生檔案管理制度和辦法，實行監(jiān)督、指導、服務
在校學生檔案保管階段貫穿學生在校的所有時間，它反映的是學生在校期間的一切表現(xiàn)。學生處學籍管理科作為學生檔案管理的職能部門，負責具體組織管理學生檔案，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學校自身的實際，制定有關(guān)學生檔案管理的規(guī)范性文件，及時跟進，依法全程監(jiān)督、指導、服務，實施動態(tài)管理，切實解決好學生檔案管理過程中存在的實際問題，確保學生檔案內(nèi)容的真實性和完整性。
1.加強檔案材料的收集歸檔制度化，做到即收即歸
指導各系兼職檔案員明確歸檔范圍，凡與學生本人有關(guān)的具有保存價值的文件材料，均屬學生檔案的歸檔范圍，如獎懲材料、黨團材料、鑒定材料、政審材料、調(diào)查證明，成績表、學籍變動材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生報到通知書存根及其他可供組織參考或有保存價值的材料等。在強化素質(zhì)教育、提倡培養(yǎng)復合型人才的今天，沿用傳統(tǒng)的歸檔范圍，是遠遠不夠的。許多反映學生綜合素質(zhì)的材料，也要及時歸檔，如計算機等級證書復印件、大學生英語四、六級證書復印件、技能競賽證書復印件等。這些材料能反映出學生的專長及其在某專業(yè)方面所達到的程度。例如，軍訓、運動會、社會實踐和各種社團活動的總結(jié)、鑒定、獎勵材料，能反映出學生體能、能力、心理、誠信的一面。所以，學校應注意隨時跟蹤收集整理學生檔案材料，及時充實動態(tài)信息，分類補充到學生檔案中，做好經(jīng)常性積累工作，確保學生檔案的齊全完整、科學管理、安全保管和有效利用，使學生檔案管理工作“形散而神不散”。
2.制定并嚴格執(zhí)行學生檔案查、借閱制度及保密制度
目的是做到檔案的利用及服務工作。通過學生檔案的宣傳、教育等多種途徑培養(yǎng)學生的檔案意識，使學生清楚法律賦予公民在利用檔案中的權(quán)力，了解如何辦理申請用檔的手續(xù)、持什么證件到哪里去查檔，同時也使他們了解檔案保密、保管的相關(guān)知識。通過積極參與，提高檔案的利用率，有效地避免了因?qū)W生檔案的查、借閱等服務功能不完備或因檔案的收集不及時，整理、服務環(huán)節(jié)跟不上，使學生檔案成為“廢紙”一堆的現(xiàn)象。
三、做好畢業(yè)檔案整理、轉(zhuǎn)出工作
畢業(yè)生檔案材料是用人單位選拔與使用畢業(yè)生的重要材料。每年6月，學生處學籍管理科抓好學生畢業(yè)前學籍檔案材料的檢查審核工作，確保檔案材料真實完整、齊全規(guī)范。整理好的學生畢業(yè)檔案，審驗合格后，履行簽字手續(xù)，移交給招生就業(yè)處，再由招生就業(yè)處負責并嚴格按照畢業(yè)生報到證副證轉(zhuǎn)遞郵寄。學生畢業(yè)離校后，學生檔案遵循“檔隨人走”的原則，或通過機要局直接郵寄，或送檔案上門，跟隨學生到就業(yè)單位。
筆者所在學院針對畢業(yè)生對檔案認識不足的現(xiàn)象，在畢業(yè)生離校前通過加大宣傳力度，積極開展畢業(yè)生檔案工作的宣傳和教育，增強學生對檔案重要性的認識，堅決摒棄學生檔案可有可無的錯誤思想；通過就業(yè)指導，讓畢業(yè)生明白檔案是一個人的“社會身份證明”，知道學生檔案是干部檔案的重要組成部分，政審、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、出國、考研等均要以檔案材料為依據(jù)，缺少檔案材料會對自己今后的發(fā)展不利。同時，還要讓畢業(yè)生了解機要交通的查詢期限，檔案轉(zhuǎn)遞后要及時落實接收，檔案自己不能私自拆封等檔案常識。學生認識的加強、態(tài)度的轉(zhuǎn)變、思想的重視，帶動了檔案意識的增強，從而杜絕了“死檔”、“棄檔”問題的出現(xiàn)。
第4篇：檔案管理學范文
關(guān)鍵詞：學籍檔案 管理 作用 現(xiàn)狀 建議
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0223-02
高職學籍檔案管理是學校教學管理工作的一個組成部分，也為骨干校建設提供有價值的支撐數(shù)據(jù)，學籍檔案是在學籍管理過程中生成的，這些學籍檔案材料要求教務工作人員認真收集、整理、裝訂，并按照學籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學校檔案部門永久保存。學籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學、科研、行政管理和骨干校建設提供服務。
1 高職學籍檔案管理工作的重要作用
隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，高職學籍檔案在社會中得到越來越廣泛的重視和應用。因此，完善高職學籍檔案管理，研究其特點及規(guī)律，分析學籍檔案管理中存在的問題，探討對策，不但可以促進高職檔案管理的發(fā)展，而且對于推進教學改革、提高教育質(zhì)量和辦學水平等都有著重要的意義。
學籍檔案的形成有一定的過程和時段，文件之間有不規(guī)律時間聯(lián)系，學生的學籍檔案有明確的起始和終止時間，形成以時間為進程。學籍檔案不僅影響到整個學校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學籍檔案包括錄取新生花名冊、新生登記表、學籍卡片、在校名冊、學生成績總表、畢業(yè)審批、論文答辯、學生學籍異動材料、學生獎勵（優(yōu)秀學生、獎學金等）材料、學生違紀處分材料等等，記載了學生自入學到離開學校整個學習和生活的過程，具備查考價值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學籍檔案，是高職學校檔案管理工作的重要任務，為了能讓學籍檔案管理為骨于校建設提供有價值的數(shù)據(jù)，應該采取有效措施逐步完善學籍檔案管理。
2 高職院校學籍檔案管理工作中的現(xiàn)狀
高職學籍檔案記錄了一所學校自辦學后所有學生的在校信息，與每位畢業(yè)生的切身利益息息相關(guān)，具有憑證作用及社會服務功能，前段時間，有很多已經(jīng)畢業(yè)的學生回校查學籍檔案，因工作后表現(xiàn)優(yōu)秀，現(xiàn)要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學籍檔案，并要求復印，學校雖然有這些學生的學籍檔案，但往往這些數(shù)據(jù)都存在填寫內(nèi)容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失?？吹綄W生的無奈，我們深深地體會到： 高職檔案部門必須抓好學籍檔案管理，決不能再給學生留下任何遺憾。學籍檔案包含的內(nèi)容較多，隨著高校招生人數(shù)的增多，高職的學籍檔案管理工作壓力越來越大，受傳統(tǒng)的管理理念和管理方法的制約，目前高職學籍檔案管理工作主要存在以下問題。
2.1 高職學籍檔案管理制度不完善，標準不統(tǒng)一
雖然多數(shù)高職學校都按照教育部頒布的學生管理規(guī)定去進行學籍檔案管理工作，但是沒有一個統(tǒng)一的管理標準，都按照自己的理解和方法去管理學籍，沒有建立一套完善的學籍檔案管理制度，使高職的學籍檔案管理工作不能落到實處，導致學籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無章。導致學籍檔案材料雜亂且降低了使用的價值。
2.2 職責范圍不清，管理意識缺乏
高職教學管理人員認為學籍檔案沒什么實際用途，學籍管理人員缺乏應有的學籍檔案管理意識，在實際工作中，有些學籍檔案的填寫錯誤或格式不統(tǒng)一，沒有嚴格的按照檔案管理相關(guān)規(guī)定對檔案進行管理，使檔案失去了它的真實性和應用性。教學管理有關(guān)部門職責范圍不清，學生在校期間一些重要信息資料，如獎學金或競賽項目獲獎材料，計算機等級考試證書、大學英語三四六級考試取得各項比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒有記錄，使得學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性，給今后的管理帶來諸多不便，也會影響高校學籍檔案的質(zhì)量，從而削弱了學籍檔案的社會價值。
2.3 高職學籍檔案歸檔質(zhì)量偏低
學院教務處在整理2001級至2009級學籍檔案時，發(fā)現(xiàn)學籍檔案里錯誤很多，如填寫內(nèi)容不全、出現(xiàn)錯別字、亂填亂改、文字材料紙張規(guī)格不對、學生畢業(yè)照片版面多樣，并沒有按要求的粘貼、材料沒按規(guī)定傳遞或文件丟失、學生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因為教學管理部門收集資料缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務指導，導致學生學籍檔案在收集整理過程中出現(xiàn)缺失和混亂，造成學籍檔案缺乏，學籍檔案無法為學生提供服務。
2.4 高職學籍檔案沒有充分發(fā)揮潛在價值，幫；原因是管理模式落后
學籍管理人員沒有認識到檔案管理與學籍管理相統(tǒng)一的重要性，工作中缺乏主動和創(chuàng)新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴，管理的落后，使得學籍檔案在教學管理、教學研究及學生管理工作中沒有及時有效地發(fā)揮作用，高職學籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒有對學籍檔案進行深層次的信息加工，沒為教學創(chuàng)新或教學管理提供有價值材料依據(jù)，也很少為骨干校建設提供有價值數(shù)據(jù)，無法實現(xiàn)學籍檔案最大價值。
3 做好高職學籍檔案管理工作的建議
高職學籍檔案的內(nèi)容包括學生在校學習期間形成的具有保存利用價值的信息檔案，是教學檔案的主體和核心。這些在學生成長與實踐活動過程中所形成的文字材料，真實地反映了學生在校的全過程，對于學校、個人及社會了解學生具有重要的憑證作用和參考價值。那么，如何加強高職的學籍檔案管理工作，使高職學籍檔案的發(fā)揮最大價值，是目前高校管理者值得思考的問題。
3.1 明確認識學籍檔案管理的重要性
學籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項決策服務的，是為骨干校建設服務的，是為廣大師生服務的。學籍檔案是關(guān)系到學生自身前途有價值的資料信息，是學生步入社會留給用人單位第一印象。目前高職學籍檔案分散于學工處、教務處、各院系等職能部門，各教學管理部門應加強溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學籍管理人員必須認真履行崗位職責，加強學籍檔案日常管理，注重對學籍材料的收集和積累。并對平時形成的學生各種學籍材料，規(guī)范的進行整理、登記、分類、編目并及時歸檔，管理人員要從思想上認識到學籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關(guān)學籍材料歸檔的規(guī)章制度。
3.2 跟蹤收集，實行動態(tài)管理
學籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個環(huán)節(jié)負責學籍管理的工作人員，應根據(jù)新的情況變化對有關(guān)學籍管理的文件材料，隨時收集整理，及時認真記載。一份學籍檔案的形成從入學登記到畢業(yè)證的審批要經(jīng)過幾年的時間，跟蹤收集就是對學籍異動學生的學籍材料進行后續(xù)補充收集，這些材料跨越時間長，不一定具有連續(xù)性，這就要求學籍管理人員高度負責、主動跟蹤收集、補充歸檔，只有將各環(huán)節(jié)中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學籍檔案的完整性。
3.3 提高為學生服務的意識
學校領(lǐng)導、各職能部門領(lǐng)導要高度重視高職學籍檔案工作，要結(jié)合實際，使全體師生增強對學籍檔案的重視，支持高職學籍檔案的收集、檢查和整理工作。學生管理老師，特別是班級輔導員，要明確學籍檔案對學生的重要性，使學籍檔案收集整理過程走上規(guī)范制度化的道路。招畢辦、學生處、教務處、學院辦公室、各院系部要協(xié)作，保證學生學籍檔案的收集、整理并及時、準確、全面的保證學籍檔案工作的順利進行，只有各教學部門聯(lián)合起來，這樣才能更好的為學生提供準確、有價值的資料。
3.4 加強高職學籍檔案信息化建設，體現(xiàn)學籍檔案價值
學籍網(wǎng)絡信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個院校的教務系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、招生與就業(yè)管理系統(tǒng)和各系部應實行對接，建立學籍檔案的信息庫，實現(xiàn)信息查詢的實時互動。這就要求理順管理部門的工作職責，使學籍檔案收集按時、保質(zhì)的按制度進行，學籍檔案管理應分清責任并明細化。要達到這種管理模式，高職學籍檔案管理人員就需要學校方方面面的理解和支持。同時，學籍檔案的工作人員一定要與時俱進，充分認識學籍檔案管理工作的新要求，積極探索學籍檔案開發(fā)利用的創(chuàng)新思路和方法。
參考文獻
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[2] 馮文平.淺談學籍檔案管理中存在的問題及對策[J].開封大學學報，2004（2）.
[3] 曾虹，加強學籍管理實現(xiàn)學籍檔案價值[J].蘭臺世界，2007（11）.
第5篇：檔案管理學范文
[關(guān)鍵詞]高校學生檔案 管理
高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分,是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實記錄,是學生家庭社會關(guān)系、狀況的主要原始材料,也是大學生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù),更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下,高校學生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證,有著難以替代的作用。
學生檔案管理旨在對學生在校期間,以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進行整理、歸檔,提供學生檔案的查、借閱服務及畢業(yè)學生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。隨著我國高校改革的不斷深入,如何不斷提高高校學生檔案管理水平,使之更好的為學生服務,成為當前高校學生檔案管理工作面臨的迫切問題。
一、健全收集與補充制度,不斷完善檔案內(nèi)容
目前多數(shù)高校學生檔案的主要內(nèi)容包括:學生名冊,新生登記表,新生錄檢表,學籍變更材料,各學期成績匯總表,所受獎懲材料,實習鑒定表,畢業(yè)登記表,領(lǐng)取畢業(yè)證書存根等。
1.建立高校學生信用檔案
要堅持建立健全收集與補充制度,凡能在不同的時間、不同的場合證明高校學生使用的材料都應納入信用檔案的歸檔范圍。如:個人基本信息、個人誠信信息、在校期間國家助學貸款的還貸情況等。學生在校期間,每位學生都應建立一份《誠信記錄》,學生如有失信行為,包括考試是否有作弊行為、勤工助學是否有不良表現(xiàn)、與他人交往是否有欺詐行為等與品行有關(guān)的記錄材料,學校都應記錄在冊,并設定分值量化考核。對學生的誠譽事跡,也應記錄下來,給予表彰獎勵。在管理中應把學生信用檔案和其學籍檔案集中一起保管,然后再統(tǒng)一進行匯總、分類,為用人單位等社會有關(guān)方面了解大學生的信用和信譽狀況提供咨詢、評估服務。建立高校學生信用檔案是培養(yǎng)大學生誠信意識的一種途徑。也可以讓更多的用人單位了解學生情況,拓寬檔案信息的利用渠道,不僅要在評優(yōu)、獎懲及選干等方面發(fā)揮其作用,更要參加校外交流與合作,讓更多的用人單位了解學生情況,為學生就業(yè)提供擇優(yōu)錄用的機會。
2.建立貧困生個人檔案
現(xiàn)在高校的貧困生較多,特別是下崗職工子女、農(nóng)村貧困縣區(qū)子女,有的學生時刻面臨輟學的困境。面對這種情況,高校應建立貧困生個人檔案,動員社會力量,盡學校最大努力,關(guān)心、幫助他們,確保他們順利完成學業(yè)。
3.建立畢業(yè)生跟蹤檔案
過去,人才的培養(yǎng)和就業(yè)完全靠政府計劃調(diào)節(jié),高校兩頭不問,只管教學。隨著社會的發(fā)展和各項制度的改革,特別是隨著這些年高校招生規(guī)模的不斷擴大,高校畢業(yè)生就業(yè)中的矛盾會越來越突出。對于高校來說,則必須適當根據(jù)市場需求來培養(yǎng)人才。為了使高校更好地了解市場、適應市場需求,我們必須進行社會調(diào)查、市場調(diào)查,而建立畢業(yè)生跟蹤檔案是一個很好的辦法。一是利用畢業(yè)生跟蹤檔案及時反饋信息,從而調(diào)整高校所設學科、專業(yè)和課程,改革教學內(nèi)容和方法,使學校的辦學目標、管理體制、運行機制緊跟經(jīng)濟、社會和教育市場的發(fā)展形勢;二是利用畢業(yè)生跟蹤檔案,請在社會上作出突出貢獻的優(yōu)秀畢業(yè)生回校傳經(jīng)送寶,把他們的信息、經(jīng)驗帶回學校,開闊在校學生眼界,為提高在校生的社會適應能力和綜合競爭力打下基礎。
二、主動服務,充分發(fā)揮學生檔案的作用
實踐證明,學生檔案能夠為正確總結(jié)過去的教學工作、不斷調(diào)整和充實教學內(nèi)容、完善考試評分標準、了解學生整體情況等提供客觀可靠的數(shù)據(jù)。在教育教學不斷深化的形勢下,運用學生檔案作為輔助或直接的教材來培養(yǎng)教育學生,能為教學工作提供幫助。
1.檔案管理者在工作中應充分發(fā)揮主觀能動性,主動深入院系教學第一線了解存在的問題及檔案需求動向,認真當好利用者的參謀,變被動服務為主動服務。如:將每年各學科的學生成績匯集成冊,提供給新教師,讓剛走上工作崗位的教師了解所任教學科的過去幾年學生成績以及學生掌握知識的信息。平時將有用的信息有針對性地提供給各任課教師,以便讓年輕教師盡快了解學生,駕馭教材,以最快的速度適應教學。對剛參加工作的輔導員來說,常常需要了解先前學生情況資料,以熟悉學生情況作為借鑒經(jīng)驗、制定班級發(fā)展計劃的參考。高校檔案管理部門應主動匯總所管理學生受獎勵及處分情況、班級在學校所處的地位等信息,提供給輔導員,使輔導員了解他人管理學生的成功方法與經(jīng)驗,從而增強自己的工作才干。根據(jù)社會對人才的需求以及學校教學改革的進程,確定檔案工作重點。如:通過對各院系學生知識水平以及不同階段學習情況的有關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總,向領(lǐng)導提出調(diào)整考試標準方案的建議,為領(lǐng)導決策服務,發(fā)揮參謀和助手的作用。
2.我們可以利用學生檔案,積極探討對學生進行德育教育的新途徑。高校檔案管理部門可以把每學年國家獎學金、勵志獎學金、學校特等獎學金以及國家級“三好學生”、“優(yōu)秀學生干部”、省市級“三好學生”、“優(yōu)秀學生干部”等檔案材料匯編成德育教育冊子,每年新生入學發(fā)給每人一冊,利用學生中的先進典型來對廣大同學進行理想教育,讓同學們一入學就有學習的榜樣,就有一種責任感和緊迫感,利用身邊的榜樣來教育學生,容易讓同學們產(chǎn)生心靈的共鳴。
第6篇：檔案管理學范文
【關(guān)鍵詞】中職學校 學籍檔案 歸檔整理 管理
前言
正如眾所周知，現(xiàn)代中職學校的學籍檔案蘊藏著豐富的教育管理信息源。為此，現(xiàn)代中職學校的學籍檔案工作也不失為學校綜合工作中的一個重要或基礎的組成部分；學籍檔案工作的好壞，不僅是衡量中職學校教育教學管理水平的一個十分重要的標志，而且也是評價中職學校全面建設的重要綜合指標。
一、現(xiàn)代中職學校學籍檔案管理的主客觀缺失探源
現(xiàn)代中職學校在綜合管理工作中殘存的學籍檔案管理問題，突出地表現(xiàn)在其主觀與客觀方面因素的嚴重缺失：重視欠力度、管理欠規(guī)范，專業(yè)人才缺少、先進設備缺乏。
（一）中職學校現(xiàn)行的學籍管理制度欠完善、欠規(guī)范?，F(xiàn)階段中職學校的綜合管理工作紛繁復雜，其內(nèi)部的檔案管理如人事、財務、校志、教育教學（包括教學計劃、課務、教材、考試、學生成績、學籍、德育等）等檔案管理也多種多樣；同時，少數(shù)中職學校把學籍檔案工作與教學中心相比較，認為學籍檔案管理無關(guān)學校整體工作之痛癢，“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此，中職學校在學籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。
（二）中職學校的學籍歸檔程序欠明確欠適當，檔案信息的存儲有欠安全。少數(shù)中職學校的學籍管理是“摸著石子過河”，對學籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確；較少使用專用電腦或電腦未加密或未設置訪問權(quán)限，檔案數(shù)據(jù)儲存分散，未進行備份，防病毒措施較差，易于丟失。
（三）中職學校紙質(zhì)學籍檔案的歸檔整理不及時，信息完善不足。少數(shù)中職學校的建校時間較長，學籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩存放而導致其積壓堆積眾多；同時，新近學生的學籍，應做齊料的卻沒有及時補足，或任意增刪改棄而致檔案或遺失或信息不全或索引困難，這都勢必會影響日后檔案的開發(fā)利用。
（四）中職學校學籍檔案管理的專業(yè)人才缺乏，檔案管理設備落后。一方面，中職學校檔案管理的理念、內(nèi)容和方法、人才源培訓和使用的方式依然陳舊，抑制著學籍檔案的正常管理；另一方面，隨著時間的推移與學生學籍檔案不斷地增加，原有保存學籍檔案的存儲條件已不能滿足學籍檔案的數(shù)量日益增長的需要。
二、現(xiàn)代中職學校學籍檔案管理的思路創(chuàng)新探析
現(xiàn)代中職學校學籍檔案管理工作的深入開展，需要努力通過自身管理方面的革新與大力通過管理設備的技術(shù)改造來實現(xiàn)。
（一）大力加強學籍管理人才建設?，F(xiàn)代中職學校要樹立“人才強國”的戰(zhàn)略思想，努力培養(yǎng)忠誠學校檔案管理工作、懂得學籍檔案管理的人才隊伍；努力營造適宜專業(yè)人才張揚個性、勇于創(chuàng)新的良好工作氛圍；加強學籍檔案管理者的信息化繼續(xù)教育，以使之在檔案管理實踐中不斷成長。
（二）務實創(chuàng)新學籍檔案管理理念。創(chuàng)新是社會進步的源泉，也是中職學校檔案管理工作進步的源泉。學校領(lǐng)導理應樹立整體觀念，正確處理學校全盤工作和學籍管理工作的辯證關(guān)系，重視和提高學籍檔案管理工作的地位，進一步尊重學籍檔案管理工作者的勞動價值；確實打破“重藏輕用、被動服務”的陳舊觀念，努力實現(xiàn)學籍檔案管理工作的“四化”目標，即現(xiàn)代知識化、先進科技化、優(yōu)新信息化和綜合社會化。
（三）努力創(chuàng)新管理內(nèi)容與方式。中職學籍檔案管理雖是以收藏與管理學籍檔案為主，但應根據(jù)學校與學生需求，適時動態(tài)調(diào)整工作內(nèi)容；必須有目的、有計劃、有重點地收集整理學籍檔案，以使學籍管理工作呈現(xiàn)“三化”：管理規(guī)范化、專業(yè)系統(tǒng)化、存儲有序化，以便能及時準確、務實高效地為學校領(lǐng)導與師生提供便捷優(yōu)質(zhì)服務。從現(xiàn)代學籍檔案管理的評價標準考察，學籍檔案管理的水平高低主要取決于學籍檔案工作者對學籍信息源的開發(fā)利用程度和為學校教職工服務的效果。
（四）努力改造學籍檔案管理設備?，F(xiàn)階段的中職學校要適當加大投力度，購買先進的學籍檔案管理設備以及配套管理軟件，盡快實現(xiàn)學籍檔案管理工作的信息化、科技化；要及時修補軟件安全漏洞，實行實時自動升級，設置訪問權(quán)限。
三、現(xiàn)代中職學校學籍檔案管理的微觀對策
（一）進一步建章構(gòu)制，完善管理體系。為了充分發(fā)揮學籍檔案的積極作用，確保學校的全面健康發(fā)展，現(xiàn)代中職學校要進一步加強學籍檔案工作的制度建設，具體制定學籍信息登記制度、學籍歸類存放制度、學籍檔案借閱制度等；努力構(gòu)建科學的學籍檔案管理體系，明確學籍檔案的搜集、整理、歸檔、匯總、借閱等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成檔案管理網(wǎng)絡；規(guī)范學籍檔案制作和控制程序，嚴格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對學籍檔案中的各類修改信息應予備注，不可任意刪除。
（二）規(guī)范學籍檔案收集，明確歸檔整理程序?，F(xiàn)行的學籍檔案包括紙質(zhì)檔案與電子檔案。務必要求學生及時、完整、準確地填寫紙質(zhì)檔案，并按時間順序分年分班整理歸類入柜；同時要認真填寫學籍電子檔案，遇有休學、退學、轉(zhuǎn)學等異動情況及成績、獎懲情況，應及時在紙質(zhì)和電子檔案中填寫注明。要通過電腦刻錄光盤備份，或采用電腦備份或移動硬盤備份。
（三）嚴格履行查閱外借手續(xù)。查閱、外借或復印學籍檔案料須經(jīng)學校有關(guān)領(lǐng)導審批，并要做好簽名登記，注明查閱的內(nèi)容、目的與起止時間；歸還檔案時應認真檢查是否完整。
（四）健全學籍檔案檢查制度。中職學校務必建立相應的學籍檔案核查制度，定期或不定期地進行檢查督促。
【參考文獻】
第7篇：檔案管理學范文
關(guān)鍵詞:大學生檔案管理 就業(yè) 作用
大學生檔案記載著在校期間的學習、生活及各種表現(xiàn)情況，是了解學生的重要信息資源，也是用人單位選拔人才的主要依據(jù)，是國家人事檔案的重要部分。因此，當學生檔案管理工作非常重要，與大學生就業(yè)有著密切的關(guān)系。對用人單位而言，想要聘用優(yōu)秀的人才，在招聘過程中，通過看學生的簡歷和表現(xiàn)，在短短時間內(nèi)不能深入了解畢業(yè)生的素質(zhì)。比較簡潔的方法就是通過大學生檔案來了解學生在校期間的品德表現(xiàn)、心理素質(zhì)、知識技能等。也就是說通過大學生檔案能夠看出畢業(yè)生的質(zhì)量。本文主要就新形勢下如何加強大學生檔案管理，服務大學生就業(yè)談談自己的看法。
一、大學生檔案管理在大學生就業(yè)中的作用
(一)為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務
大學生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經(jīng)過了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質(zhì)情況，畢業(yè)生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權(quán)威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據(jù)來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業(yè)生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。
(二)做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作
大學生檔案管理工作的一個重要項目是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，也是大學生檔案管理工作中非常重要的一環(huán)。我國人事檔案實行檔隨人走的原則，畢業(yè)生就業(yè)時，畢業(yè)生檔案要通過轉(zhuǎn)遞工作與學生就業(yè)實現(xiàn)同向流動，不管學生畢業(yè)時是否落實了工作單位，在畢業(yè)生畢業(yè)前后一段時間，畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作必須完成，這是“人檔合一”檔案管理的要求。因此，高校大學生檔案管理部門，要整理好畢業(yè)生檔案，按照規(guī)定的時間向相關(guān)部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。
二、加強大學生檔案管理，促進大學生就業(yè)
(一)轉(zhuǎn)變觀念，加強學生檔案材料的收集與整理
大學生檔案管理工作的改進首先要更新觀念，從學生檔案是學生學籍資料簡單積累的傳統(tǒng)觀念中走出來，樹立高校畢業(yè)生檔案管理新理念。要從思想上真正認識到學生檔案不僅是學生在校生活的歷史記載，更是為大學生就業(yè)、用人單位選拔人才等提供權(quán)威信息的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案有穩(wěn)定性也有流動性特征，主要工作包括：整理、建檔新生的檔案材料；歸納學生大學期間的檔案材料；整理、轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案等。
目前人才市場競爭加劇，畢業(yè)生求職趨向多樣化，畢業(yè)生的求職意識大大提前。因此要發(fā)揮檔案材料對學生就業(yè)的作用，從學生入學開始就要給予關(guān)注，做好建檔工作。建檔工作要收集學生在校期間參與的公益勞動、社會實踐、選修課、文藝活動等，對學生的助人為樂、遵守校規(guī)校紀、獎懲情況、心理測試、各類證書等都要給予及時的整理、歸檔。大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業(yè)打下良好的基礎。
(二)明確高校檔案和歸檔規(guī)范
大學生檔案管理工作應有明確的要求，作為權(quán)威部門的教育部要結(jié)合新形勢下對人才的需求，對檔案的收集范圍、教師對學生的評價方位等作出統(tǒng)一的規(guī)定。按照國家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》的通知，對大學生檔案管理工作制定出統(tǒng)一的規(guī)范，規(guī)范化高下檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現(xiàn)并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。
(三)創(chuàng)新機構(gòu)，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理信息化
畢業(yè)生檔案管理在保留紙質(zhì)檔案的同時，還要進行積極地創(chuàng)新，建立電子檔案，實現(xiàn)檔案管理信息化。借助信息技術(shù)優(yōu)勢來管理學生檔案，能規(guī)范化檔案管理，同時又能擴充檔案的信息量，為用人單位提供快捷、豐富的信息材料?，F(xiàn)階段，一些高校在招生時已經(jīng)建立招生電子檔案，但并沒有深入。為了使畢業(yè)生檔案更好地服務于畢業(yè)生就業(yè)，畢業(yè)生檔案管理部門應該學習先進的管理技術(shù)，逐步完善學生電子檔案，分類歸檔學生信息。只要打開這個系統(tǒng)，學生的資料就清楚明了，便于查閱與補充。并且，畢業(yè)生電子檔可以永久留在學校，便于查找，又可以根據(jù)電子檔案聯(lián)系方式掌握畢業(yè)生就業(yè)去想，與畢業(yè)生進行實時溝通，掌握就業(yè)的第一手資料。
(四)做好管理審核工作，發(fā)揮其在畢業(yè)生擇業(yè)中的作用
高校要根據(jù)畢業(yè)生畢業(yè)時間，對畢業(yè)生檔案進行整理，按照統(tǒng)一的打印格式和紙張型號、字形大小等進行整理，分類整理學生的基本情況、思想品德素質(zhì)情況、黨團情況、身心素質(zhì)情況等，使整理出來的內(nèi)容完整、條理清晰、格式統(tǒng)一。另外，要做好檔案材料的審核，看看是否缺項，該蓋章的地方是否加蓋了相應的公章，確保每個畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整、手續(xù)齊全、材料真實。
總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業(yè)中發(fā)揮出應有的作用，服務于大學生就業(yè)，服務于社會與用人單位的需求。
參考文獻：
[1]李紅.淺談高校學生檔案管理與大學生就業(yè)，濰坊學院學報，2010（2）
第8篇：檔案管理學范文
關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 管理學
一、架構(gòu)在高校檔案信息化管理平臺上的組織結(jié)構(gòu)
高校檔案管理是一個持續(xù)的過程，尤其是高校檔案信息化管理更是需要一個有機的系統(tǒng)才能發(fā)揮整體高校的功能。一般來說，結(jié)構(gòu)關(guān)系存在兩種，一種正如國內(nèi)部分南方高校的功能性（流程性）組織結(jié)構(gòu)，這種組織結(jié)構(gòu)以功能性為出發(fā)，將檔案館內(nèi)部從事相同或相似工作的人集中在一起，他們以自身的專業(yè)能力與自治結(jié)為一體。這樣的組織結(jié)構(gòu)具有專業(yè)分工細，組織效率高，強調(diào)專業(yè)及技能和工作程序等特點，其中都是某一方面的專家，因而對功能性部門的管理也是這方面的專家進行管理。在這種功能性組織結(jié)構(gòu)中面臨的最大問題就是有效溝通和協(xié)調(diào)問題，如果各部門負責人不能解決上述問題，就會因為某一部門工作的延誤對一項整體工作的統(tǒng)一性造成影響，從而最終影響組織效率，拖延工作。
另一種高校檔案館普遍采用的組織結(jié)構(gòu)是目標導向性組織結(jié)構(gòu)，這種組織結(jié)構(gòu)多為北方地區(qū)高校檔案館所采用。這種組織結(jié)構(gòu)是將實現(xiàn)同一目標的各方面成員集中在一起而構(gòu)成的，在組織里需要各種不同專業(yè)技能的專家，因此對其管理可以是通才也可以是專才。在目標導向性檔案館組織結(jié)構(gòu)中，部門的設置是按照檔案門類劃分的，這樣的結(jié)構(gòu)不會因為溝通及協(xié)調(diào)不暢而發(fā)生工作無法銜接，但在某種程度上強調(diào)了單一部門的成果、工作目標，而非檔案信息化要求的處理程序和處理方式，但也頗具適應力和創(chuàng)造性。
二、重視高校檔案信息化的過程管理
高校檔案信息化是個過程，過程就是不斷發(fā)展變化和創(chuàng)新的，而且過程不是獨立、孤立發(fā)生的；過程是有環(huán)境、有外部條件的。
國內(nèi)在此方面做得較為完善的上海交通大學信息化結(jié)合內(nèi)外優(yōu)勢及自身特點，為自己量身定做了檔案信息化發(fā)展的總體目標、基本原則、制度保障，實現(xiàn)了其科學有序的分步驟發(fā)展，最終通過研究性、實驗性的過程管理，實現(xiàn)了若干項研制成果，建立了規(guī)范的上海交大數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站。與上交大有利的外圍環(huán)境相比，華東理工大學的檔案信息化建設更多的是利用有限性資源進行自主性創(chuàng)新研發(fā)，依靠自身努力不斷突破固有機制和環(huán)境的瓶頸，而且在實物檔案的保存及利用方面更是能夠細致、創(chuàng)新性的開發(fā)利用，使得檔案館對學校中心工作的實效開展發(fā)揮了長足作用。
實現(xiàn)高校檔案信息化發(fā)展，除了要把實際工作結(jié)果與預期標準相比較，以此在信息化過程中控制偏差，以確保檔案資源的充分利用及組織目標的順利實現(xiàn)外，更需要的是一種創(chuàng)新性的過程管理。過程管理必然要遵循一定的步驟、程序和規(guī)律。科技發(fā)展的日新月異為高校檔案發(fā)展提出了檔案管理的信息化定位，敏銳地捕捉到原有檔案管理的若干不協(xié)調(diào)現(xiàn)象后，就要透過現(xiàn)象究其原因，并據(jù)此分析和預測未來信息化發(fā)展趨勢及應對措施，不同高校作為獨立個體必然存在不同的環(huán)境及自身特點，不同學校的檔案館在一定程度更是秉具高校歷史、現(xiàn)今、未來發(fā)展的縮影，因此在過程中要針對自身環(huán)境、資源、機遇，制定符合該高校檔案館信息化發(fā)展的目標、制度以及步驟發(fā)展，在此基礎上迅速行動，并在對檔案信息化有效、適度控制過程中不斷嘗試。
三、開發(fā)檔案信息資源的集成應用
21 世紀的信息全球化，交叉學科的融合為管理學領(lǐng)域帶來了勃勃生機；集成管理因其“集合而成”的基本特征和與時俱進的優(yōu)化模式，尤其受到人們的青睞。檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規(guī)模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創(chuàng)造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。檔案信息化集成管理，則從集成新視角去分析檔案管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到檔案信息化管理視野之中，并將檔案管理組織內(nèi)外的各種集成要素按照制定的集成模式進行整合，促使各集成要素功能匹配、優(yōu)勢互補、動態(tài)開放及創(chuàng)造性融合；從而使得檔案信息化管理系統(tǒng)完整，整體功效倍增，變被動為主動，最終促進整個檔案管理活動效率的提高。 轉(zhuǎn)貼于
檔案集成管理模式是根據(jù)21 世紀信息時代電子文件和檔案未來發(fā)展方向，結(jié)合高等教育的各種需求背景，有助于檔案管理信息化發(fā)展的與時俱進，可以說是為促進中國高校管理水平的提升而設計的。其研究側(cè)重借鑒集成優(yōu)勢互補的理念及其整體優(yōu)化的原則，建立高校基層檔案集成管理體系。從管理與利用基層檔案管理的實際出發(fā)，集成管理即將檔案信息管理與服務的全過程作為一個有機系統(tǒng)實施管理。運用檔案信息開發(fā)生命周期和集成的理念，基于界面管理交互作用的學術(shù)新觀點，賦予檔案管理體系以系統(tǒng)性和動態(tài)性，使檔案管理活動各個環(huán)節(jié)規(guī)范標準，使重要的界面關(guān)系納入檔案管理狀態(tài)以實現(xiàn)控制、協(xié)調(diào)和溝通，達到領(lǐng)導重視、教師積極參與、不斷開發(fā)創(chuàng)新和相互交流檔案信息的效果，實現(xiàn)以科研服務為核心，提高檔案管理及應用質(zhì)量。
參考文獻
[1]介文紅.略論高校檔案信息化建設的實施[J]， 開封大學學報，2010.6
[2]羅南.淺談高校檔案信息化建設與管理[J].黑龍江科技信息，2010.9
第9篇：檔案管理學范文
第一，檔案管理科學化水平的提升是落實科學發(fā)展觀的重要途徑。檔案管理構(gòu)成了我國精神文明建設的重要內(nèi)容之一，其所涵蓋的內(nèi)容也涉及到政治、經(jīng)濟和文化等多個層面的內(nèi)容，檔案是對過去一段時間工作的總結(jié)，同時也是各個單位和組織借鑒過去的工作經(jīng)驗來應對未來工作挑戰(zhàn)的重要環(huán)節(jié)，檔案管理能夠提供未來一段時間詳細規(guī)劃的重要數(shù)據(jù)資源和基礎。在新時期檔案管理水平的科學化水平提升是?n案管理價值提升的重要途徑，是和諧社會構(gòu)建的必然環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)人的全面發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案管理科學化水平的提升本身也是我國綜合實力提升的重要體現(xiàn)。
其次，檔案管理科學化水平的提升是檔案管理發(fā)展趨勢的重要體現(xiàn)。在社會不斷進步，經(jīng)濟發(fā)展愈加細化，檔案管理的內(nèi)容也愈加繁雜，種類日益繁復，這使得檔案管理人員日常需要處理的工作量大大增加，工作難度也有顯著的提升。人工的檔案管理模式會導致檔案管理科學分類的不及時不和不到位，使得檔案管理工作的時效性和準確性大打折扣。很多企業(yè)和單位的計算機檔案管理工作范圍也僅僅停留在檔案的出庫和入庫的登記上，落后的檔案管理模式和檔案管理發(fā)展的步伐難以匹配，只有在提升檔案管理科學化水平的基礎上，檔案管理效率才能更上一層樓。
再次，檔案管理科學化水平的提升是信息化發(fā)展的必然要求。在信息化水平不斷提升的的情況下，信息化已經(jīng)成為人們生產(chǎn)和生活的主要趨勢和方向，檔案管理工作也要迎合信息化發(fā)展水平的要求，不斷提升檔案管理信息化水準。檔案的存放地點不再局限在檔案室、檔案館之中，還可以通過網(wǎng)絡存放在硬盤和云盤之中，方便人們便捷地通過網(wǎng)絡進行查閱，檔案的存檔和查閱工作變得更加高效和便捷，人們?nèi)罕娍梢韵硎艿礁觾?yōu)質(zhì)的服務。
二、當前檔案管理工作中存在的主要問題
第一，檔案管理制度缺失。檔案管理在我國還沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)劃，檔案管理工作無序性傾向很高，標準化水平低下，建成的檔案難以實現(xiàn)共享，檔案管理舉例形成標準化和制度化的工作體系尚有一段距離?，F(xiàn)有的檔案管理制度對于檔案管理的很多細節(jié)工作都沒有進行明確的規(guī)定，一些基層檔案管理人員在工作時缺乏統(tǒng)一的標準和質(zhì)量要求，檔案管理工作職權(quán)劃分不清，難以追究責任和進行獎懲。由于檔案管理的數(shù)據(jù)繁雜并且管理體系缺失，檔案無序和檔案丟失的情況比比皆是，檔案查找和使用工作受到了加大的阻礙。電子檔案管理也因為檔案管理制度的缺失而最終出現(xiàn)歸檔混亂、檔案內(nèi)容無故篡改、檔案信息被認為破壞的情況。
第二，檔案管理理念相對落后。人們對檔案管理工作理念普遍存在著錯誤的認知，認為檔案管理工作只是附屬工作之一，不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益，只要在日常工作中做好收集、保管和整理工作，不丟失檔案資料就會算做好檔案管理的本職工作了。這種對檔案管理工作缺乏足夠認識和不夠重視的態(tài)度使得檔案管理人員工作態(tài)度敷衍、工作情緒消極，導致了很多檔案管理工作還停留在比較原始的工作方法上，不能適應企業(yè)和組織的發(fā)展要求，也不能為企業(yè)和組織決策提供有用的信息。
第三，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。檔案管理工作的重要性和電子化檔案管理的形勢要求檔案管理人員一方面要具備檔案管理知識，另一方面要具備信息技術(shù)操作技能。檔案管理人員工作水平的高低直接影響著檔案管理的科學化水平。檔案管理工作中，專業(yè)人員和綜合素養(yǎng)高的人員依然處于供不應求的狀態(tài)，很多檔案管理人員工作經(jīng)驗貧瘠、專業(yè)知識儲備老化、計算機操作能力低下、創(chuàng)新能力不強，最終導致了檔案管理科學化受到嚴重的影響。
三、提升檔案管理科學化水平的途徑和方法
第一，要轉(zhuǎn)變檔案管理工作思維。傳統(tǒng)的檔案管理思維和時展已經(jīng)漸漸脫節(jié)，不再適應新時期檔案管理工作的需要，所以各個企業(yè)和組織需要摒棄傳統(tǒng)的檔案思維和主觀認識，從而作為提升檔案管理科學化水平的基礎和前提。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想和方式能夠促使企業(yè)和單位加大對檔案管理的資金和技術(shù)投入，從而使得檔案管理科學化水平得到保障。
第二，完善檔案管理制度。檔案管理科學化水平的提升需要檔案管理制度保駕護航，使得檔案管理科學化水平提升工作上升到法律和制度的層面，完善的法律、法規(guī)和制度對于提升方案管理科學化水平大有裨益。檔案管理人員在實際工作中要勇于創(chuàng)新，大膽探索，找到適合檔案管理科學化水平提升的管理手段，檔案管理部門也需要據(jù)此制定出配套的獎勵措施和懲罰措施，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，提升檔案管理工作的力度和熱情。
第三，運用先進的科學技術(shù)進行管理。檔案管理科學化水平的提升離不開現(xiàn)金的信息技術(shù)和科學技術(shù)，使得電子檔案在檔案管理中的比重在逐步提升，將檔案管理工作脫離紙質(zhì)載體的限制，使得檔案在變得信息化和電子化，從而提升檔案查閱和調(diào)取的效率，節(jié)省檔案存儲的空間和費用，信息技術(shù)的引用不僅可以降低檔案管理的成本還可以提升檔案管理工作的價值。
