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一、確立載體內(nèi)涵深遠
縣主題教育活動召開后,我們著重抓早動快,在迅速做好傳達貫徹和安排部署的同時,結(jié)合鎮(zhèn)域?qū)嶋H、結(jié)合機關(guān)干部現(xiàn)狀、結(jié)合當(dāng)前發(fā)展新形勢,經(jīng)過充分醞釀和討論,及時確立了“作為機關(guān)干部,我為發(fā)展做什么”的活動載體。
二、組織學(xué)習(xí)新特色
活動的目的在于推動工作,根本在于解決根本的思想問題,為了確保活動扎實有效深入開展,我們一是明確學(xué)習(xí)時間。要求全體機關(guān)干部每日下午3點集中學(xué)習(xí),不少于2個小時,干部個人每周自學(xué)不少于2個小(來源:文秘站 )時,嚴格做好學(xué)習(xí)筆記,做到既要學(xué)習(xí)還要理解消化;二是豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容。在積極完成上級規(guī)定學(xué)習(xí)篇目的同時,我們多方搜集材料,先后對人民日報刊登的《讓學(xué)習(xí)快樂起來》、陜報刊登的《鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作怎么調(diào)整》、“三新”主題教育活動中我們出臺的《學(xué)習(xí)考勤制度》、《鎮(zhèn)機關(guān)管理制度匯編》等重點文章進行精讀細研。同時為了大家加大學(xué)習(xí)力度,我們每天又由專人負責(zé)把自編的學(xué)習(xí)材料向全體機關(guān)干部予以下發(fā),推動學(xué)習(xí)全面化、深刻化。三是輔導(dǎo)認真負責(zé)。我們按照我鎮(zhèn)的學(xué)習(xí)計劃安排,每天有一位副科級以上的領(lǐng)導(dǎo)干部為大家做學(xué)習(xí)輔導(dǎo),輔導(dǎo)不僅要有稿子,還不能照本宣科,做到輔導(dǎo)靈活運用加上個人理解,避免干部聽視覺疲乏,收到良好的效果。督查組充分發(fā)揮職能,對領(lǐng)導(dǎo)輔導(dǎo)時間、內(nèi)容、落實、稿件催辦做到“四到位”,確保了學(xué)習(xí)質(zhì)量。
三、學(xué)習(xí)工作有新成效
學(xué)習(xí)活動和開展工作,我們始終做到“兩促進、兩不誤”,在活動開展期間,我們一是把學(xué)習(xí)活動與鎮(zhèn)村兩級干部會結(jié)合起來,把學(xué)習(xí)活動傳達貫徹到村級干部,要求鎮(zhèn)村干部在全力抓好20__年各項工作的同時,要把“三新”主題教育活動貫穿于全年工作始終,在紀律上要有新的加強,在作風(fēng)上要有新的轉(zhuǎn)變,在工作效率上要有新的跨越;二是在學(xué)習(xí)和工作中要做到“三個統(tǒng)一”即思想認識與“三新”教育要相統(tǒng)一,工作作風(fēng)與本鎮(zhèn)目標任務(wù)相統(tǒng)一,紀律觀念與加快職能轉(zhuǎn)變相統(tǒng)一。通過學(xué)習(xí)實現(xiàn)“三個推動”,即推動干部思想境界上水平,推動干事創(chuàng)業(yè)上臺階,推動整體工作上檔次。三是樹立典型抓/!/促進。活動中,我們樹立民政干事董平安同志正面典型,促進干部面貌新轉(zhuǎn)變,主要宣傳他在平凡的崗位上八個方面的先進事跡:愛崗敬業(yè)、樂于奉獻、埋頭苦干、積極努力、聽從安排、關(guān)心群眾、嚴以律己、責(zé)任心強。四是開展討論有實效。3月3日至3月5日,我們分層次召開討論會兩次,討論題目分別是“作為機關(guān)干部,我為發(fā)展做什么”和“董平安同志先進事跡給我們的啟示”,活動討論熱烈,效果明顯,真正達到了“三個對比”,即干部月薪與工作業(yè)績相對比、工作干勁與個人思想相對比、工作表現(xiàn)與家庭單位期望相對比。
關(guān)鍵詞:文件連續(xù)體 理論 干部人事檔案 交接 策略
近年來,山東省政府對企事業(yè)單位管理體制和管理權(quán)限進行了調(diào)整,僅2010年以來就有近百家企事業(yè)單位管理權(quán)限下放至各設(shè)區(qū)市,由此帶來的干部人事檔案交接工作日益增多。如何在文件連續(xù)體理論指導(dǎo)下做好干部人事檔案交接工作,是每一位有責(zé)任感、使命感的檔案人員首先考慮的問題,這也是《檔案法》、《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。干部人事檔案記載了個體從學(xué)習(xí)、工作到死亡的經(jīng)歷,承載著個人在不同生命階段的記錄,任何一份檔案材料的丟失,都可能帶來一生的遺憾。目前干部人事檔案交接存在著管理制度不完善、移交責(zé)任不明確、交接手續(xù)不齊全等問題,成為檔案規(guī)范化管理的瓶頸問題。
一、文件連續(xù)體理論概述
文件連續(xù)體理論是20世紀80年代繼文件生命周期理論之后提出的新文件運動基礎(chǔ)理論,它是研究從文件形成(包括形成前文件管理系統(tǒng)的設(shè)計)到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式的理論。文件連續(xù)體強調(diào)的連續(xù)性與整體性,可以有效地應(yīng)用于干部人事檔案交接工作的各個階段,彌補交接工作中的不足。
文件連續(xù)體理論通過構(gòu)建一個“四軸四維”的多維坐標系來描述文件的運動過程。將文件連續(xù)體理論與干部人事檔案整理交接工作相結(jié)合,其相關(guān)模型如圖1、圖2所示。
二、基于文件連續(xù)體理論的干部人事檔案交接策略
(一)文件保存軸與明確交接內(nèi)容
在文件連續(xù)體理論中,文件保存軸作為主軸線,發(fā)揮著存儲社會活動中的記錄信息的工具性作用。在基于文件連續(xù)體理論的干部人事檔案交接策略中,文件保存軸儲存了需要交接的干部人事檔案及其相關(guān)材料歷經(jīng)的四個發(fā)展過程:呈批材料、審核材料、入檔材料、檔案。最終形成的檔案包括干部人事檔案卷宗及相關(guān)文書檔案,其中相關(guān)文書檔案又包含干部調(diào)整材料和相關(guān)管理資料兩大部分。
干部檔案卷宗。干部人事檔案按卷保管,一般是一人一卷;檔案材料多,一卷裝不下的可分卷管理。卷內(nèi)材料分為十類,第一類履歷材料,第二類自傳材料,第三類鑒定、考核、考察材料,第四類學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料,第五類政審材料,第六類黨團材料,第七類獎勵材料,第八類處分材料,第九類工資任免材料,第十類參考材料。每份檔案材料都有類號、頁碼,與目錄記載一致。
干部調(diào)整材料。干部調(diào)整產(chǎn)生一系列文書檔案,如調(diào)整干部實施方案,在民主推薦會議的上講話,研究調(diào)整方案、民主推薦、干部考察階段的會議記錄及會議紀要,民主推薦、組織考察情況匯報,任職公示公告,備案報告及任免職通知等,要妥善保存、移交。
相關(guān)管理資料。為保障工作的連續(xù)性,及后續(xù)工作博采眾長,檔案管理規(guī)章制度,包括檔案的歸檔范圍,檔案人員的崗位責(zé)任制,檔案的接收、修改、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀制度以及相關(guān)記錄,也要妥善移交。
(二)憑證軸與嚴格交接標準
在文件連續(xù)體理論中,文件憑證軸體現(xiàn)文件的連續(xù)性。合理完善的文件管理系統(tǒng)將文件視為一種行動的記錄加以控制。在基于文件連續(xù)體理論的干部人事檔案交接策略中,憑證軸由個人業(yè)績履歷(含德能勤績廉)、部門考核、組織掌握、社會查詢四個部分構(gòu)成。它反映的是個人思想工作情況,經(jīng)過部門考核,再由組織確認,最終向社會查詢延伸的過程。交接傳承下來的干部人事檔案整理是否符合標準要求,是關(guān)系到今后社會查詢是否能夠順利進行的關(guān)鍵。因此,必須對干部人事檔案材料性質(zhì)、分類編目及載體裝具有統(tǒng)一標準的要求。
材料齊全真實。檔案材料由法定作者形成,真實記載該干部德、能、勤、績、廉等方面情況,能完整反應(yīng)干部基本思想面貌、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷。因此檔案材料,一要齊全成套,特別是結(jié)論性的材料,要有主要證據(jù)或關(guān)鍵過程材料;單份材料不缺頁、無損壞。二要真實有效,文字清楚,所指對象明確,材料內(nèi)容客觀實際,沒有涂改造假,沒有模棱兩可的語言,沒有與實際情況不符的信息。
分類編目規(guī)范。檔案材料共分十類,其中第四類、第九類材料需要進行二級分類。第四類材料再分為:學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)資格和評聘職稱材料;反映科研水平的材料;培訓(xùn)材料等。第九類材料再分為:工資材料;任免材料;出國(境)材料;參加會議的代表登記表等其他材料。
載體裝具標準。自2012年10月起,干部人事檔案材料和目錄等有關(guān)材料采用國際標準A4紙型,材料左邊應(yīng)留有2.5厘米的裝訂邊。按照左下對齊的方式打3孔裝訂,中孔距上、下孔8.3厘米,下孔距底邊54厘米,孔中心距左邊沿1.2厘米,孔直徑為0.5厘米。干部人事檔案卷盒規(guī)格按A4紙型相應(yīng)調(diào)整,分為31×22.5×2.5厘米,31×22.5×3.5厘米,31×22.5×4.5厘米三種。
(三)業(yè)務(wù)活動軸與規(guī)范交接程序
在文件連續(xù)體理論中,業(yè)務(wù)活動軸是指產(chǎn)生文件的各項活動,事務(wù)代表具體業(yè)務(wù)中細微的某個環(huán)節(jié);活動指具體的業(yè)務(wù)任務(wù);職能則為指導(dǎo)業(yè)務(wù)行為和業(yè)務(wù)活動進行的根本要素,也是該組織機構(gòu)所承擔(dān)的社會職責(zé);目標是職能的社會視角產(chǎn)物。在基于文件連續(xù)體理論的干部人事檔案交接策略中,業(yè)務(wù)活動軸體現(xiàn)了干部人事檔案交接各環(huán)節(jié),個人清理留存的檔案材料,部門統(tǒng)一上交,組織派專人整理,最后按機構(gòu)職能要求及相關(guān)制度規(guī)定予以交接。
建章立制。干部人事檔案的收集整理交接要求、內(nèi)容、程序,需在業(yè)務(wù)活動的每個環(huán)節(jié),以制度的方式落實到崗位職責(zé)、部門職能、組織架構(gòu)和機構(gòu)設(shè)置上。
質(zhì)量驗收。聘請專家,按省委組織部檔案管理要求,對檔案整理情況進行質(zhì)量驗收,發(fā)現(xiàn)問題,提出整改意見,限期整改。預(yù)檢通過后,組織正式交接。
手續(xù)交接。在監(jiān)交人員的監(jiān)督下,移交方和接收方嚴格按照交接手續(xù)進行檔案交接。要檢查案卷內(nèi)容,做到交接全面不缺一個案卷,目錄完整不缺一份文件。交接完畢后,移交清單一式三份,移交人、接收人、監(jiān)交人三方簽名,蓋章。移交人、接收人及檔案單位各一份。交接完成,新手上任,管理秩序走上正常。
(四)主體身份軸與統(tǒng)一思想認識
在文件連續(xù)體理論中,主體身份軸揭示了文件的來源,體現(xiàn)了文件與文件形成者、與形成者相聯(lián)系的單位與單位相聯(lián)系的組織以及與整個社會的聯(lián)系。在基于文件連續(xù)體理論的干部人事檔案交接策略中,主體身份軸在不同維度對應(yīng)不同層次的形成者或與形成者相關(guān)的機構(gòu)。在文件形成維,個人擬寫履歷、年度考核個人工作成績等總結(jié)材料;在文件捕獲維,部門審核干部德能勤績廉表現(xiàn),并形成書面意見;在文件組織維,組織審核哪些材料真實系統(tǒng),可入檔保存;在文件聚合維,干部人事檔案按機構(gòu)職能要求整理移交。這一系列的業(yè)務(wù)活動,需要各方達成共識,尤其是在交接環(huán)節(jié)中,檔案交接任何一方不負責(zé)任,必定給檔案管理留下隱患。檔案交接中,交出方要心態(tài)平和、積極主動,接收方要認真學(xué)習(xí)、虛心求教。
三、總結(jié)
文件連續(xù)體理論將文件運動過程視為一個有機整體,強調(diào)標準化流程,鼓勵各方協(xié)作。在干部人事檔案交接時提倡個人、部門、組織及機構(gòu)間合作,文件連續(xù)體理論為干部人事檔案交接提供了整體性的思考,有利于推動干部人事檔案管理又好又快發(fā)展。
參考文獻:
[1] 吳瑩.文件理論模型研究[D].天津師范大學(xué),2009.