檔案資料管理措施精選(九篇)
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第1篇：檔案資料管理措施范文
建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目工程中必不可缺的重要組成部分，對檔案資料的有效管理可以督促整個項目的每個單位、每個人都嚴格按照規定、標準進行工作。因此，建筑施工單位要對工程檔案資料的管理高度重視，進行嚴格控制。只有認真貫徹執行檔案資料的管理，才能更大程度上地提高企業施工的整體水平和安全質量的保障。
一、建筑工程檔案資料管理中存在的問題
1、 對建筑工程中檔案資料的管理不夠重視
在一些建筑行業管理者的思想中，對于檔案資料的管理沒有足夠的重視。他們一般注重工程建設的質量和速度，認為只有這些才是與工程利益直接相關的。他們的這種想法落后陳舊，是不切實際的。
2、對建筑工程中檔案資料的管理不到位
建筑工程的檔案資料包含了多方面的數據資料，其中包括管理、施工、設計、質檢等部門。各部門分工合作， 致使檔案資料完整存在相當大的難度。例如，在工程施工或竣工驗收過程中，檔案管理人員必須到現場才能對有關施工問題的檔案規整記錄，檔案資料記錄的全面性和準確度才能得到保證。如若不然，施工過程中的檔案就得不到及時整理，或者在工程竣工驗收過程中出現差錯，而且這些差錯很難被發現。
3、 建筑工程中檔案的管理制度不健全
目前，施工企業的檔案管理依據是20 世紀80年代末國家有關部門頒布的城市建設檔案管理規定，該規定對檔案資料管理的具體步驟沒作詳細規定。雖然有的地區制定了相關的制度，但是宣傳不到位，施工企業管理人員對此沒有給予足夠重視，直接導致了建筑工程檔案資料管理制度無法落實。
5、建筑工程中檔案資料管理人員的職業素質偏低
建筑工程中檔案資料管理的從業人員應該具有相應的專業基礎，接受過正規的職業訓練。但建筑工程中檔案資料管理工作起步較晚，這些從業人員根本沒有接受過對口教育，只接受過一些簡單的短期訓練，文化程度一般偏低，即使接受訓練，職業素養的形成也很緩慢。這些問題導致建筑工程中檔案資料管理從業人員的工作受阻，對于問題的掌控能力較差。甚至有的施工企業根本就沒有專業從事檔案資料管理的人員，一般由企業中其他崗位的人員兼任，導致員工無法專注于檔案資料管理的工作。有的施工企業雖然有專職的檔案資料管理從業人員，但是從事這一工作的員工更換頻率過快，不利于對建筑工程中檔案資料的高效管理。
二、加強建筑工程檔案資料管理的措施
1、 健全建筑工程檔案資料的管理制度
建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎。建設單位在項目成立之初就應按照國家檔案的相關管理規定，結合工程實際，制定出一套相應的工程檔案管理規定。與此同時，要明確建設、施工、監理單位等各項負責人以及檔案在形成中所需要承擔的責任，規范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進行。完整的資料可以給建設單位的合法權益提供保障性的重要依據。
2、 保證建筑工程技術資料真實性、實用性，如今，國內大多數工程技術資料與工程并非同步進行，基本都是工程施工領先于技術資料整理，此類資料并不能真實反映出建筑工程施工的具體實況，喪失了工程檔案資料的本身作用。因此，項目負責人應嚴格執行抽樣調查制度，質監部門也應加強施工項目的檢查，保質保量保同步。
3、 嚴格把好竣工驗收工程檔案資料質量關，使竣工驗收檔案可以發揮出憑證作用
建筑工程在竣工驗收時，工程檔案資料的管理人員要和工程項目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規范的要求，對工程施工建設過程中形成的資料檔案進行全面審核、檢查，及早查出問題，并及時解決問題，務必使工程竣工的材料做到完整、真實，工程檔案的歸檔范圍符合規定的要求，認真切實地執行《建設工程質量管理條例》規定的相關條文，把好竣工驗收關，竣工驗收檔案的移交也是整個工程的重要環節。在移交出合格的工程檔案之后，由建設單位頒發出“建設工程檔案合格證”，反之，不滿足要求的則不發“建設工程檔案合格證”，建設單位有權按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準確性、完整性、系統性。
4、 加強檔案管理人員的培訓
加強工程檔案資料管理人員的培訓工作是保證工程檔案質量的有效措施，檔案管理人員需要高素質、高責任心的職業素養。不斷提高業務素質，不斷認清工程檔案資料管理的作用和意義，充分利用現代化的專業技術知識和檔案管理方法，靈活運用檔案管理的新理念。與此同時，還要掌握相關法律法規以及與此相關部門的有關規定，通過高素質檔案資料管理人員，嚴把工程檔案質量關。此外，作為一名工程檔案資料管理人員，必須具備一定的建筑工程專業的知識，所以在對檔案資料管理人員培訓的時候應加強建筑行業的基礎知識學習，并對其進行考核。只有在日常工作中多思考、多協調、多交流，并用認真的態度去學習、去落實，才能將檔案資料與工程施工同步起來，資料才能得以真實、實用。
5、 實行獎懲激勵機制
激勵產生的效應遠遠要大于管理本身，工程項目的各單位、各部門都應重視工程檔案資料的形成，充分調動各方對資料管理的積極性，落實工程資料檔案管理的獎懲制度，并每周對檔案進行例行抽樣檢查，將工作做到位、做到實的單位給予經濟上的獎勵。反之，則對其進行管理整頓，甚至處罰。
6、充分利用現代化手段進行檔案信息的統計
如今是現代化進程飛速的高科技時代，計算機媒體在發展，數據的統計也隨之越來越方便、快捷，所以我們要利用這個優勢，多層次、多角度地開辟出建筑工程資料檔案的信息資源。在搜集的過程中不僅要考慮到目前建筑工程的需要，還要有大局觀，預知觀，要考慮到未來，也就是說竣工的驗收或者下一個項目在建筑工程時的需要。此外，還要主動搜集檔案資料：建設面積、項目名稱、資金來源、設計圖紙、設計來源、施工單位、合同工期、竣工日期、檔案移交情況、質量監理、工程造價等等。設計合理的報表，為上級領導的決策提供重要的依據，也為建筑工程項目的質量和管理提供有力保障。
7、挖掘施工工程資料的潛在價值
施工工程檔案資料涉及到施工過程中的各項環節，具有重要的指導作用。因此，施工單位在進行施工工程檔案資料的管理過程中應該充分挖掘施工工程檔案資料的潛在價值。在保證施工工程檔案資料的完整的前提下，充分用資料對施工工程進行統籌考慮。通過現存的施工工程檔案資料對施工工程進行技術指導，達到節省工程資源，合理控制預算，統籌規劃布局，使工程的建設具有和諧性與統一性，保證工程的可持續發展。
綜上所述，建筑工程檔案資料管理是一項漫長而繁瑣的工作，貫穿工程的開工至竣工的各個階段，不能有絲毫的馬虎大意，必須對自己負責的項目所形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料，具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。否則，將影響到工程竣工驗收是否能順利進行。
參考文獻：
[1] 史艷春，單承瑾. 優化建筑工程檔案資料管理的對策研究[J]. 中國管理信息化. 2012（20）
[2] 靖冬超. 淺談檔案資料管理存在的問題及解決辦法[J]. 辦公室業務. 2013（14）
第2篇：檔案資料管理措施范文
【關鍵詞】建筑工程；檔案資料；檔案管理
建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的真實記錄和實際反映，它記載著建筑物、構筑物、地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，其重要作用也越來越被人們所重視。
1 建設工程項目及其基本程序
建設工程項目是指具有計劃任務書和總體設計，經濟工實行獨立核算，行政工具有獨立組織形式的基本建設項目。一個建設項目可以有多個單項工程，也可以只有一個單項工程。一個完整的建設工程項目一般包含以下幾個基本程序：1）基本建設前期準備階段：提出項目建議報告，進行可行性研究，編制設計任務書，制定總體規劃、初步設計，設計施工圖。2）基本建設后期建設階段：施工組織、交工驗收、組織竣工驗收。所謂項目管理，就是圍繞著建設項目而進行的規劃、組織、控制與協調工作。科學的基本建設程序是基本建設過程及其規律的反映，如何規范化、程序化、合理化地對基本建設工作進行管理，是建筑搞好建筑工程工作的基礎和命脈。同樣地，規范化、程序化、合理化地對建筑工程檔案進行同步管理，是做好建筑工程項目管理的一個重要基礎工作。
2 建筑工程檔案資料的歸檔范圍
2.1 綜合性文件資料
上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
2.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料
開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降、位移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。
2.3竣工圖
總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電、弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖；其他特殊專業工程竣工圖。
3 建筑工程檔案存在的問題及解決辦法
3.1存在的問題
（1）施工檔案在工程管理中沒有充分發揮有效工具、重要依據、有力武器、必要條件和生動素材的一般作用；
（2）施工檔案在工程管理中沒有充分發揮憑證、參考的特殊作用；
（3）施工記錄不夠規范、真實，以致歸檔后缺乏利用價值；
（4）對工程發生的會議紀要、簽證資料不夠重視，以致在決算審計時得不到有效利用；
（5）施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時效性。
3.2 解決辦法
如何發揮施工檔案在工程管理中的應有作用，為工程管理提供有效、及時的服務，是一項嚴峻、緊迫的課題。要將施工檔案規范化，走上良性循環的軌道。首先要對從事資料人員加強培訓，提高人員素質；其次是把公司貫標中的檔案管理辦法與施工檔案管理有機結合起來，從根本上改變原來的不規范狀況，對癥下藥，逐個予以解決。
4 建筑工程檔案的科學化管理
4.1建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。
為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施，同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。
4.2嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。
工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題，及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》，不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保工程建設檔案的完整、準確、系統。
4.3加強檔案人員知識培訓是確保工程檔案質量的有力措施
檔案管理人員的業務素質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
在工程檔案收集過程中，根據建筑工程檔案的內容和利用者的需要，主動收集檔案信息，如工程項目名稱、建設地點、建筑面積、資金來源、勘察設計單位、施工單位、監理單位以及工程概算、立項批復時間、中標價、合同簽訂時間、合同工期、合同價款、竣工驗收時間、工程質量等級、工程結算價款、工程竣工驗收備案情況、檔案移交情況等信息項目，設計科學合理的統計報表，為領導決策提供依據，為工程項目科學管理提供保障。
參考文獻：
[1]徐英浩.淺談施工檔案在工程管理中的作用[J].工海煤氣，2004（5）：8788
第3篇：檔案資料管理措施范文
要嚴格劃清密與非密的界限，限制密級文件資料的下發范圍和知悉范圍。首先在起草的文稿上先擬定密級，防止在起草過程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、發送、傳閱、使用、銷毀等各個環節上按要求進行登記、管理、監控，并確定哪些檔案資料能開放利用，哪些應限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，嚴格執行保密期限、解密時間或者解密條件的規范標準。要主動接受保密部門對調密工作的監督和指導，進一步做好檔案資料管理規范化、標準化工作，做到科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供利用。
強化目標管理，應用保密技術促進檔案資料管理
隨著秘密信息載體形式的多樣化，辦公自動化的應用，以及網絡技術的不斷發展，現代企業步入了以電子信息交流為標志的信息化時代，其各項業務由點發展到面，幾乎覆蓋了辦公業務的全部流程，造成了大量數字化信息的不斷涌現。我們已逐步認識到，電子文件的傳遞速度、檢索途徑等相對于傳統的紙質文件來說有著極大的優越性，但在信息采集、處理、存儲和交換方式等方面又有其致命的弱點，如：易被竊取、篡改、刪除、偽造，如果使用和管理不當，將會給國家和企業帶來嚴重的后果。因此，確保資料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵賴性是現代企業檔案資料管理工作中信息安全保密的目標。在嚴峻的保密形勢下，企業應與時俱進，積極地將保密防范技術和保密檢查技術引入檔案資料管理工作中。在保證環境、設備、設施安全的前提下，通過備份與恢復、病毒檢測與消除、電磁兼容等措施，保證信息系統的運行安全；在進行計算機標引、數據庫建設、以及為用戶提供網上信息服務時，采取物理隔離、身份鑒別、訪問控制、傳輸加密、存儲加密、完整性校驗、防電磁泄漏發射、安全審計跟蹤等積極主動的防范措施，盡量減少信息利用者的安全風險。
第4篇：檔案資料管理措施范文
關鍵詞：永定新河檔案資料管理工作
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、工程概況
永定新河位于天津市市區北側，是天津市北部的防洪屏障。河道開挖于1971年，全長66km，沿途納入機場排水河、北京排污河、潮白新河等，河口處控制流域面積8.3萬km2，對天津市防洪、沿岸及支系河道的排澇等均起到了十分重要的作用。
本次治理建設內容為：樁號：53+000～66+000進行河道清淤；樁號：63+041處新建防潮閘一座；閘下永定新河右岸新建漁船碼頭一座；樁號59+600～62+177長2577m永定新河右堤復堤及閘左、右岸引堤工程；管理用房及水文站工程；管理區、防潮閘區水土保持綠化工程等。
二、檔案資料管理工作的難點
1、本工程建設歷時50個月，在工程實施期間，由于北塘鎮拆遷，現場管理機構經歷數次搬家，檔案資料容易丟失。
2、本工程涉及的專業種類比較多，給檔案資料收集、整編帶來了很大困難。
3、本工程共分為4個監理標段、27個施工標段和5個設備采購標，由于工程分標較多，無形中增加了檔案資料管理工作量。
三、施工準備階段的檔案資料管理工作
1、要求選派有檔案資料管理經驗、精通業務、工作認真負責、工作能力強的工程技術人員負責各自標段的檔案資料管理工作。
2、根據工程性質，將施工標段分為防潮閘主體工程、碼頭工程、河道清淤工程、堤防工程、房屋建筑工程、綠化工程、設備采購工程和臨時工程計八類，在監理工作程序交底時，分別對不同類型的工程提出工程檔案資料的管理要求。
3、根據批準的工程項目劃分和檢測計劃，初步確定各標段應形成的工程檔案資料數量。
4、監理機構主動與項目法人和質量監督機構聯系，確定質量標準、適用的表格樣式，以免發生資料大量返工。
5、監理機構制定文件傳遞程序，凡不符合文件傳遞程序規定的文件，一律視為無效文件，并建立文件收發臺帳。
6、監理機構對檔案資料管理人員進行必要的培訓，做到工程檔案資料齊全、規范。
四、施工階段的檔案資料管理工作
1、工程檔案資料的形成和責任人
根據“誰施工，誰負責”的原則，由現場職能人員形成工程檔案資料，并對工程資料負責，例如：持證上崗的測量員進行實地測量，對在外業工作結束后形成的測量成果負責，測量工程師對測量成果的核驗負責。質檢員和專業工程師，分別對質量自檢和質量抽檢負責，施工員和監理現場值班人員，分別形成各自的施工現場記錄，并對其負責。重點防范施工單位的檔案資料由資料員一人在室內編造形成，只有將工程檔案資料的形成過程和責任人落實在工程實施過程中，才能保證工程資料的真實性。
2、工程檔案資料與施工進度同步
在工程施工過程中往往因各種原因發生所謂“搶工期、趕進度”的情況，這時就會出現檔案資料不能與施工同步的情況，為了確保檔案資料與工程進度同步，除了做好施工前的各種準備工作外，重點要解決征地拆遷等外部條件，如發生工程檔案資料不能與施工進度同步，監理機構則要求施工單位增加資料管理人員，對于嚴重滯后，又不采取措施的施工標段，則采取暫停施工或暫停工程價款支付的辦法促使施工單位進行整改，做到檔案資料與工程同步。
3、定期檢查制度
在施工過程中，對施工單位的工程檔案實行定期檢查制度，永定新河治理一期工程對防潮閘工程、碼頭工程、堤防工程等每月檢查一次，由總監、檔案資料工程師和專業工程師及施工單位有關職能人員參加，對檢查中發現的問題，監理機構以書面形式向施工單位提出，并要求限期整改，必要時通報項目法人，要求施工單位撤換相關的職能人員。
4、工程檔案資料的應用
本工程除了注重檔案資料形成的及時、真實、完整性外，還注重其在施工過程中的應用，例如：在高噴防滲墻施工過程中，通過施工記錄和防滲墻的檢測，及時調整了防滲墻的施工參數，使防滲墻的質量達到設計要求的指標，在防潮閘第一塊閘底板施工過程中，通過混凝土溫控記錄，發現混凝土的內外溫差超過25℃，有可能出現溫度裂縫，除了通過預埋冷卻水管調節溫度外，及時調整了混凝土配合比，適當減少水泥用量，增加摻合料用量，使混凝土內外溫差控制在25℃左右，防止溫度裂縫的出現。
所以工程檔案資料不僅在工程完工后是工程管理的重要依據，在施工過程中，其靈活運用對提高工程質量也起到十分重要的作用。
四、竣工期檔案資料管理工作
竣工期檔案資料管理工作的重點是對監理機構及施工標段已經形成并完成整編的工程檔案資料，按照《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）、《水利水電建設工程驗收規程》（SL223-2008）、《關于印發水利工程建設項目檔案驗收管理辦法的通知》（水辦[2008]336號）等標準進行一次全面的核查。
組織核查
各標段通過單位工程完工驗收后，監理機構組織檔案管理專職工程師、現場專業監理工程師及施工單位的技術負責人、資料員、施工員、測量員、材料員、質檢員和試驗員對該標段的工程檔案資料（包括竣工圖紙）進行全面審核。
2、檔案資料的范圍和內容
監理機構檔案資料的范圍包括：3個監理標段、27個施工標段和5個設備采購標段，審核的主要內容有：工程建設程序文件，質量保證文件，質量評定文件，施工記錄文件，工程變更文件，工程價款支付和工程索賠文件，設備采購文件和竣工圖紙等。
3、檔案資料的審核方法
（1）工程建設程序文件的審核方法
根據基本建設程序和監理工作程序，逐一審核施工單位的程序文件，如：進場通知，合同項目開工申請，分部工程開工申請，人員、施工設備、試驗室進場報驗，施工組織設計、施工進度計劃，質量保證措施，安全及環境保護措施，專項措施計劃的申報及批復，設計交樁，設計交底，基準點復核及施工測量成果報驗，材料、設備進場報驗等。
（2）質量保證文件的審核
對于工程中所使用的原材料/構配件和中間產品，施工單位應首先報送材料采購計劃，經批準后方進行采購，材料進場時進行外觀質量檢查，檢查合格后按檢測計劃進行取樣試驗，試驗合格后向監理機構報驗，批準后用于工程指定部位。檔案資料審核時，除了檢查材料檢驗報告的各項指標符合設計要求外，還要審核各種材料的取樣個數滿足批準的檢測計劃要求。
（3）質量評定文件的審核
根據批準的工程項目劃分，審核單位工程、分部工程及單元工程質量評定表的填寫內容是否符合《水利水電工程施工質量檢驗與評定規程》（SL176-2007）的要求，以及其數量是否與工程項目劃分一致，評定表中的質量標準應與合同（或設計）要求及現行規范一致，工程質量等級評定應符合有關規定。
（4）施工記錄文件的審核
施工記錄文件審核時應與施工日志、現場試驗記錄、監理日志等文件對照進行審核，核查現場試驗項目和數量是否與檢測計劃相一致，例如：回填土的擊實試驗或相對密度試驗，現場碾壓試驗，各種形式樁基的施工參數現場試驗，樁機的施工記錄，砼澆筑記錄，監理旁站記錄等。
（5）工程變更文件的審核
審核的主要內容有：工程變更是否符合合同有關規定，確定變更的責任方和變更程序是否符合有關規定，以及工程變更是否得到批準。
（6）竣工圖紙的審核
在單位工程完工驗收后，要求施工單位在規定時間內向監理機構提交竣工圖，按原圖組織施工或修改部分不超過原圖1/3的施工圖按有關規定可以作為竣工圖，施工單位加蓋竣工圖章，監理機構審核并簽字確認，對原施工圖修改超過1/3的應重新繪制竣工圖，監理機構根據工程變更文件、設計通知等文件，逐張進行審核，并加蓋監理機構審核確認章，監理工程師簽字確認。
竣工圖紙審核時，重點一定要放在竣工圖要與工程實際情況一致，能反映工程的實際情況。
第5篇：檔案資料管理措施范文
關鍵詞：工程；檔案資料；管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
引言
檔案資料是工程單位工作中的重要組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，檔案資料為單位事業的發展提供了依據。國家工程項目建設管理體制改革進一步深化，傳統的檔案管理工作中同時產生了問題和困難，只有及時的做好檔案管理工作，才能為發展和諧社會提供服務。
一、工程檔案資料管理工作的重要性
工程檔案資料來源于工程建設全過程。工程項目具有投資大、周期長、環節多、要求高、涉及面廣、內外協作等關系復雜的特點，因此形成的檔案有多種載體，檔案數量多、保存價值高。工程在建設過程中往往采用先進的工藝設備及周密的組織管理，使得檔案具有較高的利用價值。它不僅對建設過程中的質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收及其他日常管理工作具有重要的作用,而且在工程運行管理工作中，也是不可缺少的依據和條件。有了工程檔案資料，可以了解工程的前期工作、建設情況，也可以搞好運行管理，預見工程將來可能發生的問題，幫助控制不良事態發展趨勢。工程檔案是工程建設全過程活動的真實記錄，是不可再生的信息資源，也是國家財產管理的依據和憑證，它對于保存歷史、指導現實和服務未來具有重要的作用。
二、工程檔案資料管理存在的問題
1、檔案管理制度不能適應工程建設項目管理體制的改革
近年來，工程建設項目管理工作發生了很大變化，國家對建設管理體制改革逐漸深入，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查制度逐步完善，政府轉變職能，行政審批進行改革，對不適應深化改革新形勢的部分規章和規范性文件進行了系統的清理、修訂，使工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規未及時做相應調整和修改，工程檔案還沒有納入新的管理機制，如何盡快建立完善的項目檔案法規制度，目前缺乏研究和應對措施。
2、重工程建設，輕檔案管理
建設單位的工作人員從領導到同志，對工程建設傾注了全部的時間和精力；而對工程檔案管理工作，各建設單位一般不設專職的檔案工作人員，把檔案管理工作只看作是一種資料的簡單存放、堆積、保管，只有在工程階段驗收、竣工驗收時，才進行資料建檔、歸檔等整理工作。這種管理方式影響檔案工作的質量,給工程檔案造成很大的危害，使相隔時間較長的資料零散，無法完整無誤地歸檔，由此給工程建設、管理造成重大負面影響。
3、檔案管理水平普遍較差
在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。許多施工企業檔案管理體制不健全,檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制，在制度執行上也存在“軟”的現象。
4、檔案專業人才缺乏，知識結構老化，知識層次低
在工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術人員多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規和制度，熟練掌握網絡技術、軟件應用，用電腦進行操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。
三、加強工程檔案資料管理工作的措施
1、建立科學的適合工程實際的檔案資料管理體制
做好檔案工作要把檔案工作納入工程總體格局之中，實行統一領導，專人負責，部門分級配合、協調的原則。工程實行業主負責制、招標投標制和建設監理制。新的建設管理體制，致使建設期間檔案資料管理體制及機制與過去有所不同。首先，建設管理局是項目法人，代表出資各方負責工程建設管理。工程的檔案資料必須實行業主統一集中管理，無論是施工單位、監理、設計單位都必須把所有的檔案資料按時、保質、保量地提交給業主。由工程建設管理局牽頭，明確建設、設計、監理、質檢、施工等各有關單位和人員的職責范圍，理順關系，落實任務，以形成檔案工作一級抓一級，層層負責，各單位密切配合，有機組成一個檔案工作大網絡的格局。另外，監理單位又具有審核把關職責，檔案資料是否完整、系統并符合要求，監理單位有著不可推卸的責任。監理工程師在審核檔案資料過程中，對于質量檢驗資料的審核，必須如實反映情況、不得擅自修改、偽造和事后補作；對于質量評定資料的審核，必須要求各種試驗、驗收、質量評價資料齊全、完整；對于竣工圖的審核，必須要求如實記錄并反映各種地上、地下建筑物的詳細情況，特別要反映出設計變更后的真實情況;所有工程檔案資料均應按照工程檔案管理的要求，分類進行整編；竣工驗收的檔案資料必須保證在4個月內( 尾工驗收1個月) 歸檔完畢。因此，作為業主必須充分依靠監理單位，通過監理工程師的現場工作，把好檔案資料質量第一關。
（1）工程建設初期要根據檔案管理的有關法規、規定和技術要求，制定本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構及其職責、，材料歸檔要求、檔案的案卷質量、檔案的利用與管理等作出具體規定，使整個檔案工作從工程建設一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環節有章可循，有法可依。
（2）在工程準備與建設階段，檔案業務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，并且經常與工程資料員保持聯系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。同步進行是指，下達工程建設計劃任務與提出檔案工作要求要同步；檢查工程進度、施工質量同檢查檔案文件材料的形成要同步；單元、分部、單位工程驗收及工程竣工驗收前必須先對相應的檔案進行驗收,凡歸檔文件資料的質量達不到規定要求的，不得進行驗收，在規定期限內未完成歸檔任務的建設項目不能評定為優質工程。檔案管理采取責任到人的措施，全部檔案落實到每位業務指導員的頭上，每位業務員有針對性地介入各自負責的工程，跟蹤指導、監督、檢查，對各自負責的建設單位、施工單位、監理單位跟蹤服務,耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對施工中檔案存在的問題進行業務指導。
（3）在工程建設后階段，要認真做好檔案驗收工作，檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，對建設周期長的工程，應分階段驗收，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤，加強對檔案的預驗收工作,以確保資料齊全、完整和準確。
2、提高專、兼職檔案資料管理人員的綜合素質
檔案人員不但要學習檔案理論，精通檔案業務，同時，還要真正做好新時期檔案管理工作，運用現代化辦公手段，實現檔案網絡化管理。要提高思想素質，提倡愛崗敬業，增強服務意識，具備良好的職業道德和心理素質；要提高業務素質，做到依法治檔，自覺參加崗位培訓；要塑造復合型人才，既有檔案管理專業能力，又善于計算機應用和網絡信息管理。總之，檔案工作者應該解放思想，轉變觀念，勇于創造，適應檔案信息化建設和工程檔案事業發展的需要。
結束語
總之，檔案資料管理工作在工程建設中也占據著不小的地位。這要求我們抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。
參考文獻：
[1]趙甲信.關于加快推進縣域檔案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案，2008（06）.
第6篇：檔案資料管理措施范文
關鍵詞：檔案 資料 收集 歸檔
一.閘站檔案資料管理
1.1閘站檔案的特點及管理缺陷
閘站檔案資料管理在其日常的管理工作中涉及到包括工程設備技術管理和行政管理在內的各項工作內容。就目前而言，閘站檔案資料管理中的工作內容都是由人工去收集、整理并歸檔的，也因此存在著許多缺陷，由于管理方法的落后，執行起來不僅費工費時，同時也為日后的查詢工作帶來不便，經常性的，由于沒有及時對有關記錄進行收集和整理，導致很多原始記錄遺失，給閘站檔案的資料管理工作造成不必要的損失。
1.2加強閘站檔案資料管理的措施
1.2.1加強對原始資料的控制
只有加強了對原始資料的控制，才能有效地保證工程檔案的完整性。檔案的原始文件是解決工程質量糾紛及經濟糾紛的重要憑證和依據，因此，加強對工程建設檔案原始文件的收集和保存工作是非常重要的。想要做到工程檔案的完整性，就必須加強對工程前期工作階段有關文件資料的收集和對工程的初開工階段有關文件資料的收集，改變工程檔案原始的管理工作模式，將檔案原始文件的收集和整理工作成為項目開工的前提條件，另外的，也應將閘站檔案資料管理工作納入程序管理，并使該工作始終貫穿于項目的全過程。
1.2.2利用經濟制約手段確保工程檔案系統的完整性
隨著社會主義市場經濟的逐步完善，合同的重要性越來越顯現出來，合同作為參加各方的紐帶對他們起著約束的作用，同時也是約束他們的強有力的法律依據。合同制管理的重要性在新的建設管理體制中也表現得很明顯，相關的法律法規別規定：勘察設計合同的內容包括提交有關基礎資料和文件的期限、質量要求、費用以及其他協作條件等條款。在合同中應該明確規定要預留出一些資金，當施工單位或部門移交的檔案缺乏完整性、系統性和準確性時，或沒有嚴格按照流程的規定讓檔案部門在驗收表上簽證，并由財務部門實施決算的話，那么就將這預留出來的資金用于對文檔材料的收集和歸檔，以此來制約承建單位，使其重視對檔案的收集和歸檔，確保檔案的完整性、準確性和系統性。
1.2.3加強隱蔽工程、關鍵部位質保資料的質量控制
水利工程質保資料是工程質量和監督過程的實際記錄，為工程使用過程出現的質量問題，提供技術查考數據和補救措施。因此，特別要重視對工程質量和隱蔽工程產生的質量保證資料的真實性、準確性審核，重視對容易被素質不高的施工單位偷工減料和鉆空子的地方。加強隱蔽工程、關鍵部位的平時督查，嚴格隱蔽工程驗收記錄的簽章，防止工程腐敗行為，保證工程質量，保證建設者的利益。
1.2.4重視水利工程建設核心階段的資料收集和歸檔
水利工程建設核心階段包括工程的設計階段、施工階段和竣工階段，這些階段所收集、歸檔出的檔案作為水利工程的核心檔案，由于設計階段、施工階段和竣工階段的復雜、多樣性，其檔案資料也具有多樣化、周期長和科技含量高等特性。應及時掌握工程的施工進度，抓住重點環節不失時機，采取主動出擊的方式，收集并歸檔相關的文件材料，同時也要加強對該項工作的監督，以確保檔案的質量。在水利工程竣工驗收之前，工程的承建單位的有關人員應連同參建單位的負責人，與工程技術人員和有關的檔案人員一起，根據竣工檢查程序圖和檢查要求，徹底檢查竣工圖的編制質量和資料收集、整理情況，及時修改不準確的地方和補充不完善的地方。在對工程進行驗收時，通過對圖文、實物與檢驗圖紙、文件進行對比，檢查其準確性，通過利用資金流向分析法和檢查會計總賬，并對固定資產卡片等進行分析，檢查關鍵環節的檔案是否具有完整性和系統性；通過以上兩種方式加強在工程驗收期間的工程檔案的審計驗收，保證成檔文件的真實有效性和完整性。
二.閘站檔案的開發利用
2.1開發利用的制度
對于閘站檔案的開發與利用，應圍繞以下幾條開發利用制度來進行：第一，相關的檔案人員要主動了解各部門對利用檔案的要求，做好提供利用的工作；第二，按照達標規定及利用工作的需要，編制包括人名卡片、索引卡片和著錄卡片在內的專題卡片，需要注意的是著錄工作應嚴格按照國家的有關規定進行；第三，根據已收藏的相類似的工程檔案，開發資料發源，開展編輯工作和研究工作；第四，結合實現工作和應急工作任務，準確提供檔案利用和服務。
2.2閘站檔案利用需要注意的問題
在利用閘站檔案時需遵守以下條規：
①檔案室資料主要供本處及相關部門利用，利用密級檔案須經主管領導批準；
②利用本室檔案、資料必須填寫《查閱檔案登記表》；
③檔案原件一般不借出檔案室，因特殊情況需要借出時，須經主管領導或辦公室負責人批準，特殊重要的檔案借出檔案室時，須經處領導文字批準，借出時間不得超過一星期；
④愛護檔案資料，不準在檔案上打點、劃線、折角、做記號、更不準涂改和撕、拆檔案；借出的檔案、資料要防止丟失、損壞，收回時要嚴格檢查；
⑤利用者有義務將利用檔案資料產生的效果反饋到檔案室，檔案室應詳細填寫利用效果登記；
⑥利用者必須遵守《中華人民共和國檔案法》，未經分管或主管檔案工作領導批準，不得擅自公布檔案；
⑦檔案室應編制各類檢索工具，有效提高檔案的檢索效率；
⑧檔案室應積極編研各類專業匯編材料，提高可靠數據和有價值的資料，做好檔案的開發利用工作。
參考文獻：
[1]董敏.膠東供水工程檔案的收集與管理[J].山東檔案.2009
第7篇：檔案資料管理措施范文
關鍵詞:園林工程檔案資料問題 對策
中圖分類號：TU986文獻標識碼： A
隨著城市化進程的不斷加快，城市園林綠化建設的規模和速度、質量和水平都有了顯著提升，城市人居環境質量明顯改善。近年來，各地建成很多園林精品工程，綠化施工的水平也越來越高。但是在具體項目中，園林綠化工程檔案資料的管理水平卻還有較大差距，很多項目的檔案資料無法全面反映園林綠化工程項目的規劃設計和建設審批情況、施工和養護過程的情況，也不能為建設單位提供完整的變更、竣工資料，難以為后期使用、維護提供詳盡的依據。要全面提高城市園林綠化工作水平，就必須解決園林綠化工程檔案資料管理這個突出問題。
一、城市園林綠化工程檔案管理存在的問題
一是思想上不重視，認識上存在偏差。園林綠化工程的主體是園林植物，而植物是生長的、變化的，于是很多人就認為這樣的工程項目不用也沒法存檔案、編資料，覺得鮮活的植物比僵硬的資料更有現實意義。不少建設單位在項目檔案管理方面知之甚少，不清楚建設項目檔案工作有哪些要求，更不清楚項目檔案工作的具體做法。項目建設單位一般不會制定相關的檔案管理標準，或者存在不完善、可操作性不強的問題；對各參建單位的指導、監督、檢查、考核力度不夠，管理處在松散狀態；相當多的項目在實施過程中，檔案管理明顯滯后，未將項目檔案工作的有關要求列入控制管理內容。
二是工作不細致，資料收集不齊全。園林綠化工程檔案資料要全，要符合工程檔案資料完整性的要求。就單項工程形成的工程檔案而言，應包含該單項工程全歷程中形成的所有具備生存價值、切合實際性的文件資料。園林綠化工程檔案具有不可分離性，體現在連結工程檔案之間的資料要有機接洽，不能隨意肢解與組合園林綠化工程資料，造成資料不能相互印證的問題。許多項目前期文件、設計文件和監理文件的收集不完整、不系統，多數單位沒有收集項目施工前的原場地舊貌、開工儀式、施工過程、隱蔽工程、施工工藝等聲像資料；竣工資料往往缺項更多。更重要的，植物的檔案資料更少，特別是反映植物原生存狀態的資料幾乎沒人收集，這成為所有園林工程檔案資料中最大的缺項。
三是工作不嚴謹，園林綠化工程檔案資料存在安全隱患。工程檔案的精確，要求工程檔案必需是真正的實際情況記載，使其檔案為今后研究和實際使用提供可靠的依據和憑據。檔案資料應按系統科學歸檔，并且要做到從個別到整體都能構成相互依存、相互證明的嚴謹關系。現實的情況是，各自為政的多，按規范做得少；得過且過得多，認真整理的少。很多項目是有什么算什么，資料不全可以去搜集、補充，缺乏嚴謹的態度。由于建設單位重視不夠，自有知識產權保護不力，制度不健全，造成園林綠化工程檔案的安全保存得不到可靠保障。最常見的問題就是，工程檔案文件書寫用材不規范，造成園林綠化工程檔案資料保存時間不長的問題。還有些單位檔案保護意識弱、保護方法少、保護手段滯后，導致檔案較早被損壞，難以恢復原貌。
四是規范標準落實不夠，工程檔案資料不規范。按照規定，工程文件應筆跡、圖樣清晰，圖表整潔，具名、蓋章手續完整，但在實際工作中難以落實。在項目建設過程中，有些材料沒有審核批準簽名、不是原始記錄；歸檔的文件應為原件，而許多檔案資料中往往是復印件；有些檔案立卷時著錄項填寫不規范；工程文件的實質內容及深度不能滿足工程勘測、設計、施工、監理等方面的規定、規范要求；圖紙應是藍圖，竣工圖應是新藍圖，不能使用計算機出圖的拷貝件等，參建單位不注意、無要求，造成竣工圖紙資料白圖較多；立卷千變萬化，沒有統一的標準，園林工程資料歸檔使用的表格各自為政、大小不一，檔案資料雜亂無章。
二、加強城市園林綠化工程檔案資料管理的對策措施
一要千方百計把檔案資料收上來。要明確目標，按照國家有關規范標準，明確工程項目的歸檔范圍、資料類型、保管期限等，使這項工作的目標和要求更加明確。檔案資料的載體也日漸多樣化，除紙質外還包含照片、錄音、錄像、實物等，只有明確具體的要求，才能從源頭上保證檔案收藏資源。要及早介入，在工程建設初期收集工作就要跟上，這時候文件材料形成的部門很多,主要是文書材料和指令性的文件。一旦出現疏漏,就會給最后檔案的歸檔帶來很多負面的影響。工程項目開工前,就應該設立工程負責人分管檔案工作,并協調好專、兼職檔案人員與相關部門的工作關系,及時解決收集工作中出現的新情況、新問題。要建立網絡，組織相關部門的專、兼職檔案人員和工程技術人員建立一個多層次的文件材料收集網絡。工程技術人員負責收集自己工作范圍內形成的文件材料及電子檔案;工程檔案人員積累工程往來的重要文件原件、初步設計、施工圖設計等文件材料及電子檔案。
二是科學認真地把檔案資料管起來。要健全制度，如建立檔案室管理制度、檔案查閱制度、檔案保密制度、檔案人員工作職責、保管利用制度、檔案鑒定、銷毀制度、保管期限、歸檔范圍等規定。要按制度管理，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規范檔案制作程序，保證檔案質量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環節都實現規范、高效管理。要按制度考核，把有關制度和規定納入崗位職責和考核體系，提高全員檔案意識，使大家積極主動地配合檔案部門工作，強化動態管理，一旦遺失及時查找補損，確保材料完整。
三是努力讓城市園林工程檔案資料活起來。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，要通過檔案的信息化管理實現社會化利用，提高檔案的利用率。要強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態信息，搞好信息資源的開發和利用。比如能夠匯總出一個城市當年某種喬木的種植數量、成活率，這對于園林行業來說就是很重要的信息。要通過現代信息處理技術對現有的各種檔案進行數字化處理和存儲，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。在推進信息化管理的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低的情況對所有卷宗進行排隊，將那些核心檔案和利用率較高的檔案進行優先加工整理，這樣就可以加快檔案管理信息化的進程和提高利用的效率。
第8篇：檔案資料管理措施范文
【關鍵詞】工程竣工；資料管理；問題；措施
近年來，我國建筑事業在不斷地發展，相應的工程施工企業的管理體制也在不斷地完善中，對工程竣工資料管理工作的要求也是越來越嚴格。工程竣工資料包含的內容非常多，例如：工程最后驗收的資料、整個工程施工的管理文件、竣工圖以及工程財務結算的資料等等，工程竣工資料管理在整個工程項目管理中是不可忽視的一項管理工作，因為工程竣工資料為今后工程項目，能夠安全的投入到使用中提供了重要的保障，所以工程竣工資料管理部門應該加強對工程竣工資料的管理，保證每次記錄的工程竣工資料能夠準確、真實，而且能夠系統直觀的反映工程竣工的全過程，從而達到預期的效果。
一、工程竣工資料管理工作存在的突出問題
（一） 建筑企業檔案整理意識薄弱
建筑行業屬于一項施工復雜，并且難度很大的工程，所以工程合同的制定非常重要，不僅僅是關乎整個建筑企業的利益，還關乎著施工人員的合法權益[1]。可是在建筑工程中，有很多工程在竣工后，各部門的施工檔案沒有及時的到工程竣工資料管理部門辦理歸檔手續，進而使檔案資料還保存在原來的各個部門中。檔案資料沒有統一的到工程竣工資料管理部門進行歸檔，不僅不利于管理部門的檢查工作，而且還會出現對檔案資料不重視的現象發生，造成檔案資料的缺失[2]。隨著我國經濟體制的不斷變革，建筑企業的體制也會隨之變革，這樣企業就會對管理理念進行創新，進而就會出現大規模的人事調動，因此，各部門的工作人員如果沒有及時的對資料進行歸檔，就會造成檔案資料的丟失，對建筑企業的影響也是非常嚴重的，雖然管理部門會采取一些措施加以解決，但是也解決不了實際性問題，還是會造成不必要的經濟損失。
（二） 建筑企業過于重視實際建設，忽視了對檔案的管理
在整個工程項目管理中，工程竣工資料的管理工作非常重要，如果竣工資料不進入歸檔整理，必定會影響整個工程的管理，同時也不能更好的發揮其作用。為了使工程竣工資料管理工作順利開展，相應的也要制定一些管理制度，來加強管理工作的力度，以此來保證工程竣工檔案資料的完整性[3]。近年來，由于建筑行業的發展越來越快，不僅得到了國家的高度重視，還得到了社會的廣泛關注，所以就導致企業的管理部門對工作程序進行簡單化，在具體的工作環節中不按照規定標準進行辦理，檢查工作更是簡單化，相應的就是走一個形式而已。這些現象的出現，對建筑工程后期的正式投入使用會帶來嚴重的影響。
（三）工程竣工資料管理人員專業技能與專業素質不高
當今社會是信息技術迅速發展的時代，因此，信息技術活躍于各個領域，尤其在建筑領域影響力非常大，進而使建筑企業的管理工作發生了巨大的變化，不僅體現在管理方式上，還體現在管理工作人員的自身上。在建筑工程管理中出現的問題，除了是因為管理方式的停滯不前，還有一小部門是因為管理人員的專業技能與專業素質不高[4]。在對工程竣工資料進行整理時，沒有按照要求，就盲目的工作，所以經常會有整理缺失、記錄不完整、準確性不高的現象發生。
二、加強工程竣工資料管理的有效措施
（一） 做好建筑工程前期的準備工作，加強對竣工資料的收集與管理
由于建筑工程的施工難度大并且相對復雜，所以在正式施工前要進行詳細的策劃，將企業各部門的工作落實好，將建筑工程施工前期的資料都整理好，最后統一交由管理部門進行歸檔整理，以便在今后的翻看查閱。工程竣工資料在施工前期就進行整理，可以保障工程管理部門有足夠的時間去預算竣工日期，以及日后的財務核算[5]。現在工程的施工規模越來越大了，存在的這一問題，經常會使檔案記錄的資料與實際工作不符，為了有效地進行解決，建筑工程的每個部門都要正確行使自己的職權，提高工作效率，保證工作質量。
（二）保證工程竣工資料的健全性
由于建筑工程的施工量非常大，所以對施工人員的數量也有很大的要求，隨著建筑企業的要求限制漸漸放寬，施工單位的工作人員可以來自全國各地。長此以往，在建筑工程施工中，各地區的施工人員已經形成了自己獨特的施工方式，并且在管理工作上也按照自己的習慣進行管理[6]。工程竣工資料能夠完整、準確的記錄，可以為工程后期的財務結算與工程驗收提供重要的依據。為了使工程竣工資料能夠及時、完整的歸檔，還有保證資料的準確，工程竣工資料的管理部門應該派一些專業人員，對建筑項目進行前期的分析準備工作，在了解施工單位的具體施工情況后，才能派施工人員正式進入施工場地。管理部門在施工前期也要制定好相關的管理內容，明確落實好各個部門的工作，并且要求各部門在工程竣工后，進行對資料的收集與整理，并統一交由檔案管理部門進行歸檔整理，方便日后對資料的查閱。
（三）加大對工程竣工資料收集的管理力度
在建筑工程施工前，相關的管理部門就要做好前期的準備工作，其中最主要的工作就是對工程竣工資料的收集與管理，雖然工程竣工資料的管理屬于工程后期才應該考慮的工作，但是它涉及的范圍廣、內容多，所以如果不在前期做好宣傳工作，都放在工程竣工后再對資料進行整理，就會出現對資料整理不集中、易丟失以及不準確的現象發生，對此，建筑企業要加強對資料收集人員的培訓與指導，向工作人員傳輸正確的檔案資料收集知識，并且要不斷地提高工作人員的對檔案資料收集的管理意識，使工作人員在進行資料收集管理時嚴格按照標準，規范管理。只有加大對工程竣工資料的收集管理力度，才能保證管理工作的效率有所提高，進而工程竣工資料的質量也會越來越好。
結束語
總而言之，隨著我國經濟建設的不斷發展，我國建筑行業也在不斷的興起，并且建筑工程的施工單位越來越多，進而在工程施工中出現的問題也越來越多。其中工程竣工資料的管理存在的問題非常多，特別是對檔案資料的收集，經常會出現檔案資料收集不完整、記錄不準確的現象，這對工程的管理工作帶來了很大的影響，不僅會影響管理工作的效率，還會影響管理工作的質量。
參考文獻
[1]卓月.工程竣工資料管理的重要性探討[J].房地產導刊，2014（27）：368-368.
[2]陳偉惠.搞好工程竣工資料管理需要注意的問題探析[J].江西建材，2014（1）：254.
[3]張力丹.工程竣工驗收資料管理的重要性[J].建筑工程技術與設計，2014（8）：400-400.
[4]楊文成.石油庫建設項目工程竣工資料管理存在問題與對策研究[J].中國科技財富，2011（20）：143-143.
第9篇：檔案資料管理措施范文
[關鍵詞]建筑工程 資料管理 體會
中圖分類號：F27017 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）15-0049-01
近年來，我國建筑行業發展的十分迅速，在全國建筑市場的檢查過程中，經常會發現各地建筑工程資料管理的比較混亂，尤其是在資料的詳實方面及各種表格的格式設計、內容涵蓋、規格尺寸等方面，都或多或少存在一些問題。這必然在一定程度上影響到城市建設檔案的質量，給城市未來的改造建設，尤其會給工程質量及安全事故的處理和對已建成的建筑物在改造擴建的工程檔案資料的檢索、查詢工作帶來更多的不便。所以，做好建筑工程資料管理是一項十分重要的工作。
建筑工程資料管理指建筑工程作為一個工程實體，在建設過程中涉及規劃、勘察、設計、施工、監理等各項技術工作，這些在不同階段形成的工程資料或文件，經過規劃、勘察、設計、施工、監理等不同單位相關人員積累、收集、整理，形成具有歸檔保存價值的工程檔案的過程。
1.建筑工程資料的特征
1.1 復雜性
由于建筑工程建設的周期長，建設過程中階段性和季節性較強，并且建筑材料種類繁多，生產工藝又比較復雜，所以，影響建筑工程的因素多樣，這就必然導致建筑工程文件和檔案資料具有一定的復雜性。
1.2 真實性
建設工程文件和檔案資料只有全面真實的但應項目的各類信息，包括發生的事故和存在的隱患，才具有使用價值。否則一旦引用會起到誤導作用，造成難以想象的后果，所以，建設工程文件和檔案資料必須真實全面反應工程的實際情況。
1.3 時效性
有時工程文件和檔案已經生成，就必須及時傳達到有關部門，否則如果有關單位或部門不予認可，將會導致嚴重的后果。因此，建筑工程資料具有很強的時效性。除此之外，隨著施工工藝水平，新材料以及管理水平不斷提高，文件和檔案資料的價值也會隨著時間的推移而衰減，但文件和檔案資料仍可以被借鑒積累經驗。
2.建筑工程資料管理的必要性
建筑工程資料管理是項目管理的一項重要工作，是保證工程質量與安全的重要環節，是建筑工程施工管理程序化、規范化和制度化的具體體現。因此做好建筑工程資料管理工作具有重要意義。做好建筑工程資料管理工作，是認真貫徹《建筑工程文件歸檔整理規范》GB/T50328-2001，確實加強建設資料的規范化管理，提高工程管理水平，確保工程質量的具體體現。建筑工程資料是城建檔案的重要組成部分，是工程竣工驗收，評定工程質量優劣，結構及安全可靠程度，認定工程質量等級的必須條件。所以，必須加強管理，使其能夠全面客觀的反映工程的實際情況。
除此之外，建筑工程資料是對工程質量及安全事故的處理，以及對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建、擴建、工程結算、決算、審計的重要依據。施工過程中過程資料的保存管理應按有關程序和約定執行，工程竣工后，參建的各方應對工程資料歸檔保存，為未來的建設提供參考，積累經驗，是指導未來工程的重要信息。加強工程資料管理，可以督促每個單位和個人按照標準、規范和規程進行工作。
3.加強建筑工程資料管理的幾點建議
3.1 加強對建設工程資料管理工作的重視
建設工程中長存在著到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理的現象，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。如果不認真督導檢查，到最后會導致建筑工程資料十分混亂，甚至會有大量的資料丟失。所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門和檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。
3.2 加強對建筑工程資料管理制度的健全
為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理了，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自開始與檔案跟蹤管理同步。
3.3 加強對建筑工程資料管理人員的培訓
檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。由于工程施工中人員變動大，一個新項目可能又是一批新人。從實踐來看，絕大部分人對檔案工作不太了解，有的工程技術人員甚至連施工工藝流程都不明白，整理出來的工程檔案千差萬別，無法交工。因此工程開工前，應對檔案管理人員及有關技術人員進行系統培訓，運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。使他們掌握內業資料整理的標準和要求，思想上統一認識，避免資料整理返工和重復勞動。
3.4 加強施工管理，強化檔案材料編制工作
按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件，施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。項目部技術負責人編制資料和試驗計劃，對項目部資料相關人員進行交底。工程資料實施計劃對各單位工程的分部、分項、檢驗批次施工段進行劃分；工程施工檢測試驗計劃對工程中涉及的試驗項目進行計劃統計，劃分試驗批次，這樣對整個工程資料和試驗進行了系統的分析，讓工作有條有理的進行，可以避免建筑工程資料的落項。
3.5 加強竣工資料整理、檢查和督導工作
工程竣工驗收完成后，施工單位與建設單位聯系做好竣工資料移交工作，根據合同及城建檔案館歸檔要求對資料進行整理、組卷、裝訂，限定期限要求資料員向本公司及建設單位移交竣工資料，資料移交時做好移交記錄表，寫明工程名稱、資料名稱、份數、日期，移交方、接收方簽字確認，雙方各留存，作為資料移交的依據。
建筑工程資料管理是一項漫長而繁瑣的工作，貫穿工程的開工至竣工的各個階段，資料管理員必須認真、仔細的完成本職工作，不能有絲毫的馬虎大意，否則，將影響到工程竣工驗收是否能順利進行。資料管理員要工作實踐中認真總結經驗及體會，認真學習各項技術及規范，不斷增強自身的業務能力，擴展自己的知識面。
參考文獻
