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【關(guān)鍵詞】提高;管理;體系;審核;有效性
目前,許多企業(yè)都建立了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系(以下簡稱“管理體系”),并通過認(rèn)證機構(gòu)的認(rèn)證取得了管理體系的認(rèn)證注冊資格。內(nèi)部審核(以下簡稱“內(nèi)審”)作為管理體系運行的重要評價手段,對管理體系運行的有效性、適宜性,起到了至關(guān)重要的作用。只有內(nèi)審達(dá)到一定的深度,才能提出深層的改進(jìn)要求,持續(xù)改進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量,提高顧客和相關(guān)方滿意程度,提升環(huán)境和職業(yè)健康安全管理水平。現(xiàn)就如何提高管理體系內(nèi)審的有效性,結(jié)合實際工作談些體會。
1、領(lǐng)導(dǎo)層重視內(nèi)審
管理體系貫標(biāo)工作是否能成功,是否能有效運行并持續(xù)改進(jìn),領(lǐng)導(dǎo)的作用尤為重要。內(nèi)審即第一方審核,是企業(yè)對其自身的產(chǎn)品、過程、服務(wù)、活動進(jìn)行的審核,涉及管理體系的所有職能部門和所有過程。內(nèi)審是對管理體系業(yè)績進(jìn)行監(jiān)測,為管理評審提供輸入信息,即尋找改進(jìn)內(nèi)容以便實施改進(jìn),確保管理方針和目標(biāo)的實現(xiàn)。只有領(lǐng)導(dǎo)層思想重視,將貫標(biāo)工作作為企業(yè)一項長期的重要工作來抓,給予人力、物力、財力、時間等方面大力支持,內(nèi)審工作才能順利開展,才能有效推動管理體系不斷改進(jìn)。首先,企業(yè)的最高管理層要親自參與內(nèi)審的組織安排,監(jiān)督內(nèi)審不符合項按要求關(guān)閉。其次,各職能部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)真正確對待內(nèi)審,積極配合,不要怕暴露問題,及時提供所檢查內(nèi)容的相關(guān)事實證據(jù)。第三,當(dāng)出現(xiàn)不符合項時,部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時組織員工召開專題會議,通報內(nèi)審情況,分析產(chǎn)生問題的原因,采取糾正/糾正措施,進(jìn)行整改。
2、加強審核員培訓(xùn)
審核員的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接影響內(nèi)審結(jié)果及對管理體系的客觀評價。企業(yè)應(yīng)選拔具有一定生產(chǎn)和管理經(jīng)驗,交流溝通能力和協(xié)調(diào)能力較強,且有責(zé)任心的員工,通過參加培訓(xùn)具備內(nèi)部審核員資格。審核員在取得了資格證書后,企業(yè)仍不能放松對審核員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作。當(dāng)國家相關(guān)新標(biāo)準(zhǔn)頒布時,應(yīng)及時組織對審核員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)宣貫;當(dāng)管理體系文件修訂、換版,或管理體系在執(zhí)行過程中的關(guān)鍵過程存在問題,應(yīng)舉辦審核員培訓(xùn)講座,使審核員對管理體系文件有更深的理解并達(dá)到共識。與此同時,還應(yīng)抓住內(nèi)審的機會實施培訓(xùn)。內(nèi)審前召開審核組會議,強調(diào)各部門的審核重點、可能出現(xiàn)問題的解決方法及注意事項等,便于審核時獲取確鑿的證據(jù),為內(nèi)審報告提拱充分的材料支撐。內(nèi)審結(jié)束召集審核員進(jìn)行匯報交流,點評內(nèi)審工作,總結(jié)經(jīng)驗,從而有效提高審核員的整體素質(zhì)。
3、做好審核策劃
為了促進(jìn)管理體系貫標(biāo)工作扎實有效進(jìn)行,結(jié)合企業(yè)特點和外審的時間,制定年度內(nèi)審計劃,確定審核頻次和時機。內(nèi)審分為集中內(nèi)審和滾動內(nèi)審:集中內(nèi)審?fù)ǔR荒暌淮?,安排在管理評審之前,覆蓋管理體系的所有活動、過程和所有部門、場所。滾動內(nèi)審?fù)ǔ0丛逻M(jìn)行(除集中內(nèi)審、管理評審和外審月份),可按部門審核,也可按過程審核,或按問題審核。按部門審核根據(jù)部門職責(zé)進(jìn)行,按過程審核是根據(jù)“過程方法”概念抽查勘測、設(shè)計及總包項目等過程管理,按問題審核則是專門針對貫標(biāo)過程中出現(xiàn)的關(guān)鍵問題進(jìn)行審核。審核計劃,應(yīng)明確審核目的、范圍、依據(jù)、內(nèi)容、日程安排及不符合關(guān)閉時間。需強調(diào)兩點,一是除負(fù)責(zé)管理體系的職能部門參加審核外,應(yīng)增加其它各部門具備審核員資格的人員參加審核,以便帶動所在部門的貫標(biāo)工作;其次在內(nèi)審計劃中應(yīng)明確受審核部門的審核條款,避免造成內(nèi)審不全面、漏條款及深度不夠現(xiàn)象。
4、注意現(xiàn)場審核方法和技巧
現(xiàn)場審核是獲得充分客觀事實證據(jù)的唯一方法?,F(xiàn)場審核前,審核員應(yīng)按照審核計劃思路清晰和明確地編制檢查表,要保持審核內(nèi)容的周密和完整,保持審核節(jié)奏和連續(xù)性,減少偏見和隨意性。面談是獲取審核證據(jù)的重要手段之一,應(yīng)考慮面談選擇對象的層次和職能,以便收集來自審核范圍內(nèi)實施活動和任務(wù)的信息。查閱資料時,可查管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、規(guī)程規(guī)范、項目計劃、方案、指導(dǎo)書、大綱、計算書、報告、圖紙、清單、記錄、臺帳及電子版資料等。善于觀察各種設(shè)備狀態(tài)、產(chǎn)品標(biāo)識、工作環(huán)境、貯存環(huán)境以及文件和記錄的保管及檢索情況等。按部門進(jìn)行審核時,依據(jù)管理手冊中職責(zé)分配表所列的職責(zé)重要程度,對重要部門進(jìn)行重點審核。按過程進(jìn)行審核時,應(yīng)將勘測、設(shè)計、采購、檢驗、試驗、施工等過程作為主要過程進(jìn)行重點審核。審核員應(yīng)對現(xiàn)場審核情況做詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄,避免因不符合項事實描述不清或未真正反映客觀事實,造成不符合項整改對象不明的現(xiàn)象。
5、客觀評價審核結(jié)果
末次會議之前,開審核組會議,對審核發(fā)現(xiàn)及收集到的綜合信息進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計、分析、歸納、總結(jié),確定不符合項,最終客觀評價審核結(jié)果形成內(nèi)審報告。審核組長編制內(nèi)審報告,對其準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。內(nèi)審報告要簡明扼要,用事實和數(shù)據(jù)說話,說明不符合項分別按部門、管理體系、文件分布的情況,充分反映管理體系運行中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié),進(jìn)一步提出整改要求。內(nèi)審報告經(jīng)管理者代表審批后,應(yīng)盡快下發(fā)各部門實施整改。
6、強化內(nèi)審后續(xù)整改
受審部門應(yīng)按內(nèi)審報告的要求,在規(guī)定時間完成整改。一定要落實責(zé)任人,認(rèn)真分析產(chǎn)生不符合的原因,針對原因采取行之有效的糾正措施,防止問題再次發(fā)生。若產(chǎn)生不符合的深層次根源涉及到其它部門,所涉及的部門、負(fù)責(zé)管理體系的職能部門及審核員均應(yīng)參與糾正措施的制定,這樣才能取得較好的整改效果。審核組長是糾正措施及有效性的跟蹤驗證責(zé)任人,對所有不符合項的整改進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),個別的整改可能要經(jīng)過多次反復(fù)方能通過。出現(xiàn)不符合項的部門貫標(biāo)工作未必做得不好,未出現(xiàn)不符合項的部門未必貫標(biāo)工作就做得到位不存在不符合項。為更好的做好舉一反三,在企業(yè)內(nèi)部公開以部門為統(tǒng)計單位的不符合項臺帳,包括審核時間、審核員、不符合事實描述、違反條款等內(nèi)容。對部門重復(fù)發(fā)生類似不符合項的現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定給予部門、項目組或個人一定的考核處罰。
7、結(jié)束語
內(nèi)審是發(fā)現(xiàn)管理體系運行問題和解決問題的最好途徑,是最高管理者對管理體系做出準(zhǔn)確評價并采取決策的重要依據(jù),是確保管理體系有效運行并持續(xù)改進(jìn)的根本保障,為企業(yè)發(fā)展起到保駕護(hù)航的作用。
參考文獻(xiàn)
[1] GB/T 19001-2008質(zhì)量管理體系 要求
[2] GB/T 24001-2004 環(huán)境管理體系 要求及使用指南
一、農(nóng)村信用社內(nèi)部審計現(xiàn)狀及存在問題
(一)審計監(jiān)控缺位
就農(nóng)村信用社的內(nèi)審體制來分析,縣聯(lián)社設(shè)有審計委員會和審計部,辦事處成立了審計科,省聯(lián)社成立了理事會領(lǐng)導(dǎo)下的審計委員會并在內(nèi)設(shè)機構(gòu)中成立有審計部。筆者認(rèn)為這種自下而上的內(nèi)審體制使內(nèi)部審計工作主要覆蓋在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)階段并因基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的繁多而內(nèi)審力量的缺乏導(dǎo)致監(jiān)控缺位。就實際效果看,已呈現(xiàn)出局限性:一是省聯(lián)社直接審計是鞭長莫及。省聯(lián)社審計部門面對全省數(shù)千營業(yè)網(wǎng)點不能也不可能進(jìn)行全面的監(jiān)督、評價和咨詢;二是市級辦事處組織審計是力不從心,雖成立有審計科,但成員有限,辦事處雖積極開展工作,但也只能是一種事后監(jiān)督,起不到事前預(yù)防的作用;三是縣聯(lián)社的內(nèi)審部門是在聯(lián)社理事會、經(jīng)營班子的領(lǐng)導(dǎo)和管理下開展工作,內(nèi)審工作開展起來就會“既當(dāng)運動員,又當(dāng)裁判員”;四是即使組織跨市范圍的交叉審計檢查,但也只能是靜態(tài)的評估,這種評估與機構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展變化和全面風(fēng)險管理尚不能有效匹配。
(二)內(nèi)審及內(nèi)控意識不強
由于歷史原因,農(nóng)村信用社行業(yè)自律組織成立時間不長,在業(yè)務(wù)經(jīng)營和管理過程中存在很多不規(guī)范的地方,急切需要有完善的內(nèi)控制度來進(jìn)行規(guī)范。同時,因所有權(quán)、經(jīng)營權(quán)不明晰,從業(yè)人員的內(nèi)審內(nèi)控觀念難以轉(zhuǎn)變。一是部分聯(lián)社特別是基層農(nóng)村信用社的負(fù)責(zé)人重視不夠,總把內(nèi)控工作同業(yè)務(wù)發(fā)展對立起來;二是部分人員認(rèn)識不到位,認(rèn)為內(nèi)控是自找矛盾,自挑毛病,影響部門關(guān)系和員工工作關(guān)系及人與人之間的關(guān)系。因此,制度觀念不強,講情面、講相互方便,對原則、制度隨意簡化、變通的現(xiàn)象時有發(fā)生;三是基本素質(zhì)較低,不能真正領(lǐng)會強化管理、控制風(fēng)險的重要性,不理解內(nèi)控制度的深刻內(nèi)涵,對市場經(jīng)濟下可能發(fā)生的信貸風(fēng)險、支付風(fēng)險、利率風(fēng)險、道德風(fēng)險等缺乏足夠的知識和覺悟。同時,多數(shù)信用社在制度上根本沒有對各類風(fēng)險進(jìn)行全面識別和評估的內(nèi)容,更沒有對各類風(fēng)險設(shè)定限額,不能采取有效的預(yù)警措施將風(fēng)險控制在可以承受的限度內(nèi)。
(三)內(nèi)審人員素質(zhì)低、程序不規(guī)范、處理力度不夠
一是內(nèi)審隊伍建設(shè)滯后,部分內(nèi)審人員的素質(zhì)偏低,不太適應(yīng)當(dāng)前形勢的發(fā)展。二是內(nèi)審工作程序不規(guī)范,工作方式、方法過于簡單,工作思路不清晰,工作質(zhì)量較低,使內(nèi)審工作流于形式,起不到應(yīng)有的監(jiān)控作用。三是內(nèi)審處理力度不夠,發(fā)揮不出應(yīng)有的威懾作用。
二、對農(nóng)村信用社內(nèi)部審計的思考
(一)轉(zhuǎn)變內(nèi)審理念
內(nèi)部審計是一種自我約束和行業(yè)自律的機制,具有特殊的地位和作用。各級農(nóng)村信用社要充分認(rèn)識內(nèi)審工作的重要性,管理決策機構(gòu)要從思想上高度重視內(nèi)審工作,把內(nèi)審工作作為內(nèi)部自律、加強內(nèi)部控制的主要手段,把內(nèi)審成果作為我們管理和決策的重要依據(jù)。
而內(nèi)審工作也只有得到上級的認(rèn)可,工作開展起來才會有底氣,有信心,才能將監(jiān)督檢查做深做細(xì),真正找出發(fā)展過程中的癥結(jié)所在,為高級管理層決策提供可靠的依據(jù)。我們既要借鑒外國商業(yè)銀行內(nèi)部審計管理的先進(jìn)理念,又要從傳統(tǒng)的內(nèi)審理念轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代的內(nèi)部審計理念。要逐漸建立自上而下的內(nèi)審模式,要從對高級管理人員的監(jiān)管中獲得風(fēng)險保障;要建立對風(fēng)險和問題的預(yù)測,變事后監(jiān)督為事前預(yù)防;要變靜態(tài)的內(nèi)審監(jiān)管為動態(tài)的連續(xù)的評估;要配置專業(yè)的人員實施專業(yè)的工作,達(dá)到事半功倍的效果。
(二)提高內(nèi)審人員素質(zhì)
內(nèi)審人員不同于一般的業(yè)務(wù)人員,內(nèi)審人員要具有敏銳的政治感和高度的責(zé)任感,要有較高的專業(yè)素質(zhì)。因此,在選擇內(nèi)審人員的時候就應(yīng)該從嚴(yán)把握,按照內(nèi)審人員所需的專業(yè)水平、從業(yè)經(jīng)驗、道德準(zhǔn)則三方面要求,真正將思想品德高尚,專業(yè)知識精良的人員充實到內(nèi)審隊伍當(dāng)中來,提高內(nèi)審隊伍整體素質(zhì)。要提高內(nèi)審人員的素質(zhì),還需要有計劃、有組織地對內(nèi)審人員進(jìn)行培訓(xùn),要建立內(nèi)審人員培訓(xùn)制度。對內(nèi)審人員的系統(tǒng)培訓(xùn)可以通過三種方式來進(jìn)行:一是對新進(jìn)內(nèi)審人員的培訓(xùn),這種培訓(xùn)注重對內(nèi)審人員的道德品質(zhì)和基礎(chǔ)內(nèi)審知識的培訓(xùn);二是對在職內(nèi)審人員進(jìn)行培訓(xùn),一般可采取審計業(yè)務(wù)規(guī)范培訓(xùn)、專題研究、經(jīng)驗交流或者學(xué)術(shù)交流等方式來進(jìn)行;三是對自身內(nèi)審工作完成后的考評和總結(jié),以此促進(jìn)內(nèi)審人員提高業(yè)務(wù)水平。
(三)理順內(nèi)審管理體制
內(nèi)部審計介于決策與執(zhí)行之間,是對決策者負(fù)責(zé)并為保證決策者職責(zé)的充分發(fā)揮而實施的一種再監(jiān)督,是農(nóng)村信用社經(jīng)營過程中不可缺少的重要內(nèi)容。實踐表明,內(nèi)審組織機構(gòu)的組織地位和設(shè)置層次越高,權(quán)威性越大,內(nèi)審的作用就發(fā)揮得越充分。根據(jù)《審計署關(guān)于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》和中國銀監(jiān)會《銀行業(yè)金融機構(gòu)內(nèi)部審計指引》的有關(guān)規(guī)定,國有及股份制商業(yè)銀行的內(nèi)部審計一般都實行垂直管理體系,確立全省農(nóng)村信用社的審計機構(gòu)和人員的重點放在省聯(lián)社和辦事處。充實省聯(lián)社和辦事處的審計隊伍、在全省信用社范圍內(nèi)公開招聘一批思想素質(zhì)道德水平高、業(yè)務(wù)能力強的人員,保持內(nèi)審隊伍結(jié)構(gòu)合理,講究知識互補、層次互補,即不僅要有熟悉財會專業(yè)的人員,也要有信貸、計算機業(yè)務(wù)、法律等專業(yè)人才或復(fù)合性人才。省聯(lián)社和辦事處的審計人員的工資待遇、編制全不在縣聯(lián)社,審計的事項直接向省聯(lián)社負(fù)責(zé)。目前,鑒于農(nóng)村信用社大部分是以縣級為單位的法人,法人內(nèi)部審計層次只有一個,并集中在縣級聯(lián)社(合作銀行),要實現(xiàn)內(nèi)審工作的超脫性,樹立內(nèi)審權(quán)威,真正達(dá)到有效監(jiān)督的目的,必須健全和完善法人治理,理順內(nèi)審體制,將縣級聯(lián)社內(nèi)審隊伍上收一級管理,進(jìn)行上掛下查以減少審計工作中的各種干擾,形成獨立、權(quán)威和高效的審計監(jiān)督工作體系。
(四)完善內(nèi)部審計管理制度
1.完善內(nèi)審計劃管理制度。農(nóng)村信用社必須根據(jù)發(fā)展需要,對內(nèi)審工作做出系統(tǒng)的安排,形成內(nèi)審計劃管理制度。內(nèi)審計劃包括兩個部分:一是內(nèi)審期間計劃;二是內(nèi)審項目計劃。內(nèi)審期間計劃一般為年度計劃,也就是農(nóng)村信用社要通過文字報告、報表等形式來編制年度內(nèi)審計劃,期間計劃要體現(xiàn)一定時期的國家法律法規(guī)和監(jiān)管部門的監(jiān)管政策導(dǎo)向以及農(nóng)村信用社自身的中心任務(wù),明確一定時期的內(nèi)審工作重點和目標(biāo),以此來組織和協(xié)調(diào)一定時期的全部的內(nèi)審活動;內(nèi)審項目計劃是農(nóng)村信用社根據(jù)行業(yè)特點和內(nèi)控的需要,制定出相應(yīng)的內(nèi)審項目,安排年度、季度或月度工作計劃進(jìn)行實施或者根據(jù)突況進(jìn)行專項審計。建立和完善內(nèi)審計劃管理制度就可以使內(nèi)審工作做到層次分明,任務(wù)明確,工作開展起來就會有條不紊。
2.完善內(nèi)審責(zé)任制度。由于內(nèi)審部門和內(nèi)審人員做出的內(nèi)審結(jié)論是一種法定的行為,具有權(quán)威性,而這種權(quán)威性是依法內(nèi)審、證據(jù)確鑿、評價正確所形成的。為了維護(hù)內(nèi)審的這種權(quán)威性,提高內(nèi)審工作質(zhì)量,避免因錯誤對待被審計單位、事項和當(dāng)事人帶來的損失,內(nèi)審部門和內(nèi)審人員必須對每個內(nèi)審事項的內(nèi)審結(jié)論正確或失誤承擔(dān)責(zé)任。建立內(nèi)審責(zé)任制就要求在內(nèi)審工作的每個環(huán)節(jié),內(nèi)審活動的每個層次,對內(nèi)審人員所從事的工作和執(zhí)行的任務(wù),都應(yīng)有明確的要求。包括兩種責(zé)任制,一種是工作責(zé)任制,二是任務(wù)責(zé)任制。內(nèi)審工作責(zé)任制按照內(nèi)審行政組織、業(yè)務(wù)范圍和崗位來分別確定;內(nèi)審任務(wù)責(zé)任制是按照在內(nèi)審項目中進(jìn)行內(nèi)審活動的各個層次與各個環(huán)節(jié)的人員承擔(dān)的任務(wù)來分別確定的。具體地說就是內(nèi)審的各環(huán)節(jié)都要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。尤其對檢查、取證、評價承擔(dān)全部責(zé)任。
3.健全內(nèi)審質(zhì)量控制制度。一是要制定出內(nèi)審的標(biāo)準(zhǔn),包括內(nèi)審的工作標(biāo)準(zhǔn)、評價標(biāo)準(zhǔn)。要對內(nèi)審人員提出要求,做好內(nèi)審活動的準(zhǔn)備工作,編制的內(nèi)審報告必須達(dá)到要求。二是要健全內(nèi)部控制制度。通過內(nèi)審對內(nèi)部控制制度進(jìn)行事前、事中、事后的評價,提出改進(jìn)內(nèi)部控制制度的建議,幫助被審計單位加強管理,健全內(nèi)控。三是取得充分的、可靠的、相關(guān)的內(nèi)審證據(jù),以確保內(nèi)審結(jié)論的正確性。四是認(rèn)真審核內(nèi)審工作底稿,內(nèi)審工作底稿不僅是反映內(nèi)審活動、歸結(jié)內(nèi)審證據(jù)、記載內(nèi)審結(jié)論的檔案材料,而且在每個項目的內(nèi)審過程中,對控制內(nèi)審質(zhì)量有著很大的作用,因此要逐一對底稿內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真的審核。五是要確立內(nèi)審規(guī)范,在內(nèi)審工作中要做到在組織分工、職責(zé)任務(wù)、內(nèi)審項目安排、計劃編制、內(nèi)控評價、內(nèi)審要點確定、檢查取證方法、分析評價原則等都要制定規(guī)范,讓內(nèi)審人員在操作中有統(tǒng)一遵守和共同采用的模式。六是自覺接受管理機關(guān)和外部監(jiān)督機關(guān)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
4.健全內(nèi)審檔案管理制度。內(nèi)審檔案主要包括兩部分,一部分為內(nèi)審工作檔案。另一部分為內(nèi)審項目檔案。要將內(nèi)審檔案的管理制度化,按照科學(xué)的方法完整地歸集每一次的內(nèi)審檔案,做到對內(nèi)審工作有據(jù)可考,有案備查。
5.健全內(nèi)審報告制度。一是按內(nèi)審項目的評價結(jié)論編寫的報告,主要是送被審計單位執(zhí)行的報告;另一種是內(nèi)審部門在一定時期終了,對內(nèi)審活動進(jìn)行歸納、綜合和總結(jié)后向派出領(lǐng)導(dǎo)提出的反映內(nèi)審成果或內(nèi)審問題報告。農(nóng)村信用社要建立系統(tǒng)的內(nèi)審報告制度,既要按內(nèi)審項目做出任務(wù)報告,又要在一定時期或一定專題提出專題報告,以充分發(fā)揮內(nèi)審查錯防弊、改進(jìn)管理、提高效益、促進(jìn)發(fā)展的重要作用。
標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0 目的
規(guī)范品質(zhì)部員工培訓(xùn)工作,使內(nèi)審員培訓(xùn)系統(tǒng)化、規(guī)范化,最終使員工具備滿足工作需要的知識和技能。
2.0 適用范圍
適用于物業(yè)管理公司品質(zhì)部內(nèi)審員的培訓(xùn)工作。
3.0 職責(zé)
3.1 管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督及抽檢培訓(xùn)的實施情況、驗證培訓(xùn)的效果。
3.2 品質(zhì)部經(jīng)理負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)計劃,并具體組織實施。 4.0 程序要點
4.1 培訓(xùn)計劃的制定
4.1.1 品質(zhì)部經(jīng)理于每年的12月15日前做出下年度的內(nèi)審員培訓(xùn)計劃,并上
報公司總經(jīng)理和管理者代表審批。
4.1.2 內(nèi)審員培訓(xùn)計劃必須符合下列要求
a) 不違反國家的有關(guān)法律、法規(guī);
b) 有具體的實施時間;
c) 有考核的標(biāo)準(zhǔn);
d) 有明確的培訓(xùn)范圍;
e) 有培訓(xùn)費用預(yù)算。
4.2 品質(zhì)部標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的培訓(xùn)
4.2.1 培訓(xùn)內(nèi)容:
a) 《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
b) 《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
c) 《內(nèi)部質(zhì)量審核實施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
d) 《內(nèi)部質(zhì)量審核管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
e) 《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
f) 《品質(zhì)部日常抽檢工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
g) 《住戶意見征集、評價標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
h) 《工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
i) 《績效考評管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
j) 《不合格糾正、預(yù)防標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
k) 《品質(zhì)部員工績效考評實施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.2.2 培訓(xùn)要求:
a) 內(nèi)審員必須熟練掌握品質(zhì)部標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程中規(guī)定的工作程序和工作要
求, 對重要內(nèi)容要求熟記;
b) 內(nèi)審員必須充分理解按照標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程進(jìn)行工作的意義,充分理解作業(yè)
規(guī)程中的每項條款的內(nèi)在含義。
4.2.3 培訓(xùn)的形式:
a) 教員邊講邊示范,內(nèi)審員隨聽、隨記、隨操作的形式;
b) 內(nèi)審員邊討論、邊理解、邊回憶的形式。
4.2.4 品質(zhì)部標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的培訓(xùn)每月至少進(jìn)行兩次,每次不少于60分鐘。
4.2.5 品質(zhì)部標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的培訓(xùn)由管理者代表或品質(zhì)部經(jīng)理組織,教員可以
由公產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)和任何一位工作技能較高的品質(zhì)部員工擔(dān)任。
4.3 ISO9000基本理論和現(xiàn)代企業(yè)管理基本理論的培訓(xùn)。
4.3.1 培訓(xùn)的內(nèi)容:
a) ISO9000質(zhì)量體系基本理論培訓(xùn)(2000版國家標(biāo)準(zhǔn));
b) 內(nèi)審員培訓(xùn);
c) 行為科學(xué)培訓(xùn);
d) MBA基本教程培訓(xùn);
e) 其他現(xiàn)代企業(yè)管理理論培訓(xùn)。
4.3.2 培訓(xùn)形式:
a) 送外培訓(xùn);
b) 請外部專家前來培訓(xùn)。
4.3.3 ISO9000質(zhì)量體系基本理論和現(xiàn)代企業(yè)管理理論培訓(xùn)每半年至少安排
一次,每次不少于3天。
4.4 物業(yè)管理基本法規(guī)、基本理論的培訓(xùn)。
4.4.1 培訓(xùn)內(nèi)容:
a) 物業(yè)管理相關(guān)法規(guī)、條例實施細(xì)則;
b) 物業(yè)管理的基本理論;
c) 物業(yè)管理行業(yè)多年總結(jié)出來的特色管理制度。
4.4.2 培訓(xùn)形式:
a) 內(nèi)部請理論素養(yǎng)高、知識全面的員工擔(dān)任培訓(xùn)教師;
b) 外部請物業(yè)管理專家講學(xué);
c) 外出參觀、參加專項培訓(xùn);
d) 內(nèi)部討論研究。
4.4.3 物業(yè)管理基本法規(guī)、基本理論的培訓(xùn)每季度至少安排一次,每次不少于
一天。
4.5 公司其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的培訓(xùn)。
4.5.1 培訓(xùn)內(nèi)容:公司所有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。
4.5.2 培訓(xùn)形式:
a) 由公司領(lǐng)導(dǎo)或其他部門員工進(jìn)行專項規(guī)程培訓(xùn);
b) 品質(zhì)部內(nèi)部討論,然后請公司領(lǐng)導(dǎo)答疑。
4.5.3 公司其他標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程培訓(xùn),每季度至少安排一次,每次培訓(xùn)時間不少
于60分鐘。
4.6 其他相關(guān)知識培訓(xùn)。
4.6.1 培訓(xùn)內(nèi)容:
a) 寫作知識培訓(xùn);
b) 公共關(guān)系培訓(xùn);
c) 其他有關(guān)知識。
4.6.2 培訓(xùn)形式:
a) 外出培訓(xùn)、參觀;
b) 請外部專家授課。
4.6.3 “其他相關(guān)知識”培訓(xùn)每年至少安排一次, 培訓(xùn)時間、規(guī)模、范圍視
情況而定。
4.7 每次培訓(xùn)時,內(nèi)審員如無特殊理由均不得請假、遲到、早退,請假需經(jīng)
品質(zhì)部經(jīng)理事先批準(zhǔn)。
4.8 每次培訓(xùn)后均應(yīng)就培訓(xùn)內(nèi)容對參加培訓(xùn)的員工作出書面考試或考核,檢
測員工參加培訓(xùn)后的收獲和培訓(xùn)效果。對參加培訓(xùn)后考試不及格的員工依照《品質(zhì)部員工績效考評實施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》和《行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》處理。
4.9 每次培訓(xùn)后,品質(zhì)部經(jīng)理均應(yīng)對培訓(xùn)效果作出評估,并將參加培訓(xùn)的員
工考試成績連同教材、效果評估表,一并在品質(zhì)部歸檔長期保存。
4.10 《培訓(xùn)記錄》、《培訓(xùn)計劃》《員工培訓(xùn)登記表》也應(yīng)事后在品質(zhì)部歸檔長
期保存。
4.11 本規(guī)程作為品質(zhì)部員工績效考評的依據(jù)之一。
5.0 記錄
6.0 相關(guān)支持文件
我部人員較少,擔(dān)負(fù)的業(yè)務(wù)工作比較重要,在公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和相關(guān)部門的密切配合下,完成了公司交辦的任務(wù),到目前公司沒有發(fā)生重大安全事故和環(huán)境污染事件,公司的三項認(rèn)證預(yù)計年底前取得證書。2009年工作總結(jié)和2009年工作計劃具體內(nèi)容如下:
一、2009年工作總結(jié)
1.完成三項體系文件編制,并發(fā)放到公司各部門運行
自公司領(lǐng)導(dǎo)確定今年工作目標(biāo)之一就是通過三項體系認(rèn)證以來,我部從年初就開始文件編制文件,并從6月起就發(fā)給各部門試運行,在運行過程中不斷完善,又根據(jù)咨詢公司意見進(jìn)行了多次修改,形成目前的文件,從執(zhí)行效果看,體系文件是適宜的,對公司的管理和正常運行發(fā)揮了重要作用。
2.組織完成內(nèi)審員培訓(xùn)
今年共組織了兩次內(nèi)審員培訓(xùn),取得證書87份,為推動公司各部門做好三項體系認(rèn)證打下了良好基礎(chǔ)。
3.落實安全生產(chǎn)責(zé)任制并檢查實施
公司成立了以董事長為首的安全委員會,公司領(lǐng)導(dǎo)和部分管理人員參加了建委組織的生產(chǎn)安全培訓(xùn),參加了安全管理上崗考核,取得了部分安全崗位證書。我部年初就完成了《公司安全生產(chǎn)責(zé)任制》、《公司安全生產(chǎn)規(guī)定》,同時結(jié)合體系文件編制了《項目安全管理規(guī)定》、《重要危險源應(yīng)急預(yù)按》等文件,并陸續(xù)發(fā)給各部門及各項目部,同時要求各部門組織學(xué)習(xí),對參加學(xué)習(xí)的人員做了記錄,使大部分員工了解了自己在安全生產(chǎn)工作中各自的職責(zé),在平時工作中能認(rèn)真履行安全職責(zé)。
4.監(jiān)督各現(xiàn)場職業(yè)健康和安全及環(huán)境控制情況。
根據(jù)工作計劃,我部準(zhǔn)備每季度對國內(nèi)各現(xiàn)場進(jìn)行一次巡檢,目前除三季度因為認(rèn)證外審沒有對所有項目全檢查外,一、二季度國內(nèi)所有項目全部檢查到位,從檢查的情況看總體情況較好,公司各部門及員工沒有重大安全事故發(fā)生,各總承包現(xiàn)場配備了專
職安全管理人員,與分包商分別簽署了安全協(xié)議書,對分包商進(jìn)行了交底,在工地質(zhì)量巡檢的同時進(jìn)行安全檢查,有安全隱患及時發(fā)整改通知。在項目檢查的同時,對項目人員貫徹體系文件也進(jìn)行了督察輔導(dǎo),協(xié)助他們完善各種項目文件的編制。
5.完成公司內(nèi)審工作和外審組織工作
10月份組織了公司內(nèi)審和管理評審,為了避免內(nèi)審時問題較多要用過多時間整改,在這之前8月份就先進(jìn)行了一次預(yù)審,對查出的問題先行進(jìn)行了一次整改,正式內(nèi)審前又編制了比較詳細(xì)的計劃,通過細(xì)致調(diào)查整理編制了管理評審輸入材料。我部組織對各部門和一個項目部進(jìn)行了審查,檢查出19項一般不符合項和42項觀察項,根據(jù)開具的不符合報告督促各部門進(jìn)行了封閉,檢查結(jié)束后完成了完整的內(nèi)審報告和管理評審報告。11月份組織了三項體系認(rèn)證的一階段外審,根據(jù)外審組意見再次完善體系文件的編寫并督促相關(guān)部門完成不符合項的整改。
6.完成個人勞動防護(hù)用品的購置
今年我部購置了安全帽、安全鞋和工作服,同時也編制了其它勞保用品計劃并購買,滿足了各現(xiàn)場的需要。
二、存在的主要問題及擬采取的措施
1.體系文件方面
運行中部分管理程序的作業(yè)接口不完善,需要立即制定文件試行,有的部門目前需要增加一些作業(yè)文件以規(guī)范操作是必要的。各部門可依據(jù)需要制定部門的作業(yè)文件,完成后應(yīng)報安監(jiān)部備案后實施。
2.組織機構(gòu)方面
根據(jù)今年來開展業(yè)務(wù)的情況,目前公司機構(gòu)的設(shè)置已經(jīng)難以滿足公司發(fā)展的總要,公司應(yīng)該增加部分職能機構(gòu)。
3.少數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)從思想上對管理體系的建設(shè)不夠重視,總認(rèn)為是走過場,對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題一拖再拖,長時間不解決,部門內(nèi)部管理沒有章法,走到哪算哪,部門間推諉扯皮,管理水平?jīng)]有實質(zhì)性提高。有些管理工作我們認(rèn)為從公司領(lǐng)導(dǎo)層面上還需要強化管理意識,比如目前所有項目經(jīng)理都沒有和公司簽署責(zé)任書,公司領(lǐng)導(dǎo)也沒和各部門和各項目部簽署安全責(zé)任書,這都是管理工作中存在的較大漏洞。
一、認(rèn)識:人力資源統(tǒng)籌使用是人民銀行內(nèi)審工作履職的現(xiàn)實選擇
1.素質(zhì)參差,精力分散,導(dǎo)致履職時“心有余而力不足”。以人行九江中心支行為例,目前內(nèi)審部門設(shè)置是中心支行設(shè)有內(nèi)審科,人員8人,轄內(nèi)11個縣級支行均只設(shè)內(nèi)審崗位并“附屬”掛靠在辦公室,絕大多數(shù)內(nèi)審員非專職內(nèi)審。中支內(nèi)審部門內(nèi)審人員常年奔波在審計一線,一個項目接一個項目,內(nèi)審人員與時俱進(jìn)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機會不多,現(xiàn)有內(nèi)審人員知識更新和素質(zhì)提升緩慢,專業(yè)技能難以跟上業(yè)務(wù)部門的發(fā)展速度。而縣級內(nèi)審崗位人員其綜合素質(zhì)差異更明顯,由于縣級行多年沒有“補員”,各支行優(yōu)秀人才有限,各部門及重要崗位都要照應(yīng)到,有的縣支行對內(nèi)審崗位人員的配置其素質(zhì)客觀上難以達(dá)到中心支行內(nèi)審科的要求,何況不少內(nèi)審員在完成內(nèi)審崗位工作任務(wù)的同時還需要花相當(dāng)?shù)臅r間兼顧其他工作,精力分散,而縣支行內(nèi)審崗位人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會更是微乎其微。目前,基于內(nèi)審任務(wù)的完成,上級行經(jīng)常采取抽調(diào)下級行內(nèi)審人員“以查代訓(xùn)”的方式,這種做法雖然鍛煉了隊伍,但相對系統(tǒng)性學(xué)習(xí)規(guī)范培訓(xùn)而言,其綜合效果有限,比如不少審計人員對查出的問題不會歸納總結(jié),針對各項新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷推出或更新?lián)Q代難以做到檢查技能同步跟進(jìn),對此如若僅試圖通過檢查途徑來達(dá)到全面提升內(nèi)審工作水平只能達(dá)到“臨陣磨刀”的淺顯效果。
2.級別不夠,多重領(lǐng)導(dǎo),導(dǎo)致履職時“心存顧慮”。根據(jù)《中國人民銀行內(nèi)部審計工作制度》的規(guī)定:人民銀行內(nèi)審工作“實行行長負(fù)責(zé)制,內(nèi)審部門對行長負(fù)責(zé)并報告工作”。對基層行內(nèi)審部門而言既要對本行行長負(fù)責(zé),同時內(nèi)審立項除自定外基本上是上級行內(nèi)審部門統(tǒng)一安排的,無疑又應(yīng)對其上級行內(nèi)審部門負(fù)責(zé)。然而實際運作中其“雙負(fù)責(zé)”的有效性大打折扣,由于中支內(nèi)審部門只是全行的職能科室之一,縣級央行內(nèi)審人員掛靠辦公室,在業(yè)務(wù)上雖然大多受上級內(nèi)審部門的部署,但在管理上可以說受“多重”領(lǐng)導(dǎo)和管理,有直管和協(xié)管領(lǐng)導(dǎo),還有人事和組織部門,同時還說不定哪天會交流到其它部門,因而心存顧慮,既要考慮到領(lǐng)導(dǎo)的“指示”,又要考慮到自已的“后路”,同時還要考慮上級內(nèi)審部門的考核情形,由于級別不夠在“擠壓”中對于問題不得不慎重地以單位形象或利益或個人前程為重,不愿意或不敢過多的暴露問題,容易導(dǎo)致現(xiàn)實檢查時“蜻蜓點水”,檢查后建議整改的應(yīng)付情形。
3.認(rèn)識模糊,機制欠缺,導(dǎo)致履職時尷尬消極。基層央行有些干部尤其是中層干部在部門負(fù)有直接管理責(zé)任,由于各對口部門對差錯和問題考核較細(xì),追究較嚴(yán),因而不習(xí)慣內(nèi)審的再監(jiān)督,認(rèn)為自己查自己沒有必要,對內(nèi)審工作地位與作用認(rèn)識不到位。尤其是在縣支行,不少人對內(nèi)審查出的問題難以接受,對好的評價滿面春風(fēng),而對檢查出的問題卻滿臉烏云,認(rèn)為于已不利進(jìn)而呈消極配合心態(tài)甚至有的非要分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)。同時由于內(nèi)審崗位及人員長期以來普遍缺乏“剛性”的激勵和約束機制,加上現(xiàn)實中評先、評優(yōu)、晉級等一些與個人相關(guān)的考評考核又比較看重民主測評結(jié)果,更加重了內(nèi)審人員在檢查中不愿得罪人的心理負(fù)擔(dān),以上因素久而久之導(dǎo)致內(nèi)審檢查人員養(yǎng)成了在檢查時情緒上的尷尬和工作上得過且過的消極。
綜上問題,明顯表露內(nèi)審隊伍建設(shè)相對有效履職的“滯后”性,解決這一問題急待我們進(jìn)一步強化對內(nèi)審隊伍建設(shè)迫切性的認(rèn)識,在當(dāng)前人民銀行機構(gòu)改革沒有大的調(diào)整現(xiàn)狀下,積極探索內(nèi)審人力資源統(tǒng)籌使用之良策不失為提高央行內(nèi)審部門履職能力的現(xiàn)實選擇。
二、探討:現(xiàn)階段人民銀行內(nèi)審人力資源統(tǒng)籌使用模式的設(shè)想
正視內(nèi)審人力資源統(tǒng)籌使用問題,我們對其運用模式進(jìn)行了有益的可行性思考,對內(nèi)審人力資源統(tǒng)籌使用的內(nèi)涵可通俗的理解為:一是指對內(nèi)審人力資源的充分掌握和合理利用;二是指對內(nèi)審人力資源的計劃培養(yǎng)和統(tǒng)籌發(fā)展。目前人民銀行的內(nèi)部審計工作對人力資源的使用較普遍采用的是逐級有選擇性地抽調(diào)轄內(nèi)內(nèi)審人員,共同參與上級行組織的內(nèi)審項目檢查。實質(zhì)上采取的是內(nèi)審人力資源的“縱向抽調(diào),橫向交叉”,這種人力資源統(tǒng)籌方式在實際運行中雖產(chǎn)生了一定效果,但由于基層內(nèi)審人員的“屬地”管理和考核機制這一根本性問題沒有解決,內(nèi)審人員行動上或心理上的問題依然,其阻滯內(nèi)審效果的發(fā)揮亦必然。為此我們著眼于解決問題,提出以下垂直管理理念,即“內(nèi)審業(yè)務(wù)工作及人員管理相對獨立,歸屬上級,項目由上級指定,人員由上級考核”。以此管理理念為指導(dǎo)特提出以下三種模式設(shè)想予以商榷:
模式一:實行逐級派駐制。即內(nèi)審人員由總行派駐分行、分行派駐中心支行、中心支行派駐縣支行,形成內(nèi)審隊伍相對獨立,業(yè)務(wù)檢查相對集中,逐級負(fù)責(zé)的內(nèi)審運作體系。
模式二:打破區(qū)域界限,實行跨行政區(qū)設(shè)置內(nèi)審派出機構(gòu)。鑒于目前人民銀行跨行政區(qū)設(shè)立分行的現(xiàn)狀,可在各大分行以下對中心支行實行跨區(qū)域設(shè)置內(nèi)審派出機構(gòu),在幾家地市級中心支行中設(shè)置一家由分行派駐的內(nèi)審機構(gòu)。派出機構(gòu)人權(quán)、財權(quán)、事權(quán)隸屬大分行,其職責(zé)是對所轄地市、縣兩級人民銀行實行審計檢查監(jiān)督,審計結(jié)論對派出行負(fù)責(zé)。
模式三:總、分行現(xiàn)行體制不變,以中心支行為單位,實行內(nèi)審委派制。將縣級支行內(nèi)審人員上收中支統(tǒng)一管理(包括勞資、人事、組織等關(guān)系),內(nèi)審員平時在縣支行開展工作,接受中支內(nèi)審部門領(lǐng)導(dǎo),實行內(nèi)審責(zé)任追究制,開展內(nèi)審監(jiān)督檢查時,集中起來,統(tǒng)一部署,統(tǒng)一行動。
以上三種模式任選其一運作,我們認(rèn)為由于均體現(xiàn)了垂直管理,進(jìn)而有利于解決“阻滯”,增強履職的有效性。其理由分析如下:其一,垂直管理后,上級內(nèi)審部門可實施“人才庫”管理,針對項目靈活隨機地進(jìn)行人員配置,及時聚集合力,有效避開了以往內(nèi)審員所在行對其所兼的崗位工作要求和差旅費用考慮及外出檢查時的“干預(yù)”現(xiàn)象。同時也方便集中培訓(xùn),有利于解決素質(zhì)提升以及職能部門業(yè)務(wù)更新與內(nèi)審員技能不同步的問題。其二,垂直管理后,直接作為上級內(nèi)審部門“以上查下”,與現(xiàn)實中根深蒂固的“等級”觀念相宜,既避免了同級內(nèi)審中的“以下查上”的無奈,也避免了當(dāng)前從下級行抽調(diào)內(nèi)審人員在實施交叉檢查過程中存有“本是同根生、相煎何太急”而互留后路的心理。其三,垂直管理后,針對崗位性質(zhì)有效實施責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一的激勵和約束機制,壓力與動力相結(jié)合,有利于調(diào)動內(nèi)審人員履職積極性,保證隊伍的穩(wěn)定性。同時內(nèi)審人員個人業(yè)績與考評考核由上級內(nèi)審部門統(tǒng)一實施,解除了下級行內(nèi)審人員怕工作不合本行領(lǐng)導(dǎo)之意而有所擔(dān)心或不合本行同事之意影響民主測評分值的顧慮,使其放手大膽履職。
三、建議:構(gòu)建內(nèi)審人力資源統(tǒng)籌使用長效發(fā)展的良好環(huán)境
1.領(lǐng)導(dǎo)重視、觀念更新。領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)審工作的態(tài)度,決定內(nèi)審工作的效果,內(nèi)審工作的效果影響職能部門風(fēng)險防范的意識。內(nèi)審工作及人員使用需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視,同時領(lǐng)導(dǎo)及其它職能部門的工作人員還應(yīng)具備自覺接受內(nèi)審監(jiān)督的觀念,消除一些“要監(jiān)督我”的誤解和偏見,進(jìn)而形成“我要監(jiān)督”的良好內(nèi)審監(jiān)督環(huán)境。
2.強化培訓(xùn)、素質(zhì)達(dá)標(biāo)。由于內(nèi)審職業(yè)的特殊性,內(nèi)審人員的培訓(xùn)工作對于提高內(nèi)審工作的質(zhì)量和水平至關(guān)重要。新形勢下,央行職能部門業(yè)務(wù)更新較快,信息化普遍提高,對內(nèi)審部門提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),內(nèi)審人員的專業(yè)性、系統(tǒng)性知識要求越來越高,內(nèi)審人員的培訓(xùn)將是一項長期而艱巨的工作。
3.科學(xué)考核,機制健全。針對現(xiàn)狀管理建立與之相適應(yīng)的工作機制十分必要。如在支行內(nèi)部建立風(fēng)險控制評價機制。通過考核指標(biāo),對各業(yè)務(wù)部門駕御職能范圍內(nèi)風(fēng)險的能力作出綜合的科學(xué)評價;建立由上至下的內(nèi)審審計質(zhì)量管理機制。通過考核指標(biāo)的制定和測評,由上級審計部門對下級審計部門的審計質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、考核和評價;建立內(nèi)審人員獎懲約束機制。對嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度的,要給予精神鼓勵或物質(zhì)獎勵,對于違規(guī)違章的堅決給予行政處分和經(jīng)濟處罰,并與職務(wù)升遷掛鉤。
關(guān)鍵詞:房產(chǎn)測繪 質(zhì)量內(nèi)審 ISO 9000 質(zhì)量管理體系
中圖分類號:TU7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2014)11(c)-0169-02
房產(chǎn)測繪是法定測繪,通過采集和表述房屋的有關(guān)信息,為房產(chǎn)管理工作提供必要的基礎(chǔ)資料和數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確、完整的房產(chǎn)測繪成果是審查、確認(rèn)房屋的產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍和保障產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益的重要依據(jù),如何提高和保證房產(chǎn)測繪質(zhì)量,一直是房產(chǎn)測繪和房產(chǎn)管理行業(yè)關(guān)注的重點課題。
按照國家的《質(zhì)量管理和質(zhì)量保證》標(biāo)準(zhǔn)要求,房產(chǎn)測繪生產(chǎn)單位應(yīng)推行全面質(zhì)量管理,建立和完善房產(chǎn)測繪質(zhì)量管理體系,系統(tǒng)、規(guī)范管理房產(chǎn)測繪生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié),保證房產(chǎn)測繪生產(chǎn)按照生產(chǎn)進(jìn)度計劃正常進(jìn)行,對房產(chǎn)測繪生產(chǎn)過程進(jìn)行有效控制,使得最終的房產(chǎn)測繪成果能夠滿足項目委托方的要求,創(chuàng)造房產(chǎn)測繪項目最大的經(jīng)濟和社會效益。
1 房產(chǎn)測繪的質(zhì)量管理
1.1 建立和完善ISO 9000系列質(zhì)量管理體系
ISO 9000系列質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)頒布,在全世界范圍內(nèi)通用的質(zhì)量管理和質(zhì)量保證方面的國際標(biāo)準(zhǔn), 具有系統(tǒng)的思想、明確的目標(biāo)、嚴(yán)密的組織和科學(xué)的方法等鮮明特點,有助于房產(chǎn)測繪工作規(guī)范化管理。房產(chǎn)測繪生產(chǎn)單位應(yīng)建立以保證質(zhì)量為中心,滿足用戶需求為目標(biāo),防檢結(jié)合為手段,全員參與為基礎(chǔ),生產(chǎn)過程全面管理的質(zhì)量管理體系。
1.2 加強對房產(chǎn)測繪生產(chǎn)過程的質(zhì)量管理
應(yīng)根據(jù)房產(chǎn)測繪工作實際情況,合理安排人員和設(shè)備配置,組織相關(guān)的作業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn),對需用的儀器、設(shè)備、工具進(jìn)行檢驗和校正,生產(chǎn)作業(yè)使用的軟件和需用的物資應(yīng)滿足產(chǎn)品質(zhì)量的要求,不合格的不得投入使用。技術(shù)設(shè)計應(yīng)充分考慮委托人的要求,既要滿足精度要求,又要考慮經(jīng)濟效益。對外業(yè)測量和內(nèi)業(yè)數(shù)據(jù)處理、質(zhì)量檢查、資料整理歸檔等測繪生產(chǎn)全過程進(jìn)行有效質(zhì)量控制,確保房產(chǎn)測繪成果達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量要求。
1.3 提高房產(chǎn)測繪成果的質(zhì)量
提交的房產(chǎn)測繪成果質(zhì)量可靠,除要求作業(yè)人員具有豐富的專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗,嚴(yán)格執(zhí)行國家規(guī)范、有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定外。還應(yīng)建立和完善“二級檢查一級驗收”制度,要求參與測繪生產(chǎn)的作業(yè)人員在作業(yè)結(jié)束后必須自檢,不同作業(yè)人員之間對自檢合格的測繪成果進(jìn)行互檢。不同工序之間的材料交接和轉(zhuǎn)換必須安排質(zhì)檢人員進(jìn)行交接檢查,在測繪生產(chǎn)過程中進(jìn)行質(zhì)量檢查,應(yīng)如實填寫質(zhì)量記錄。設(shè)置專職檢查機構(gòu)和專職檢查人員進(jìn)行最終質(zhì)量檢查,檢查比例按照《數(shù)字測繪成果質(zhì)量檢查與驗收》《測繪成果質(zhì)量檢查與驗收》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。最終由項目委托方自行組織或委托專門的質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行驗收。
2 存在的質(zhì)量管理問題
2.1 質(zhì)量管理體系不完善
由于部分房產(chǎn)測繪生產(chǎn)單位缺乏市場競爭意識,在質(zhì)量管理方式粗放,機構(gòu)設(shè)置不合理,權(quán)責(zé)不明確,兩級檢查落實不到位,未能嚴(yán)格按照規(guī)范要求操作,導(dǎo)致測繪成果質(zhì)量準(zhǔn)確性、可靠性差。片質(zhì)量管理體系文件大多找個模式照搬照抄,脫離實際情況,可操作性差,在技術(shù)設(shè)計、生產(chǎn)過程、技術(shù)總結(jié)和質(zhì)量檢查驗收階段的質(zhì)量保證能力不足,導(dǎo)致質(zhì)量管理體系運行有效性差。
2.2 質(zhì)量管理意識有待提高
由于不注重學(xué)習(xí)相應(yīng)的質(zhì)量管理知識,對質(zhì)量管理的作用認(rèn)識不清,重視程度不夠,參與質(zhì)量管理意識不高,在工作中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和實事求是的工作態(tài)度,馬虎大意,敷衍塞責(zé),無法將質(zhì)量保證措施真正落實到位。
2.3 測繪從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不高
房產(chǎn)測繪從業(yè)人員大多源自房產(chǎn)管理部門,普遍缺乏專業(yè)、系統(tǒng)性的測繪理論知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),知識結(jié)構(gòu)比較單一,專業(yè)素質(zhì)總體情況偏差,特別是在面對新型、復(fù)雜的房產(chǎn)測繪時,很難保證不會出現(xiàn)質(zhì)量差錯。
2.4 測繪儀器設(shè)備的使用不符合規(guī)定要求
房產(chǎn)測繪生產(chǎn)單位普遍存在將未經(jīng)測繪儀器計量部門檢定的儀器設(shè)備(如:手持式測距儀、全站儀、GPS接收機等)直接投入生產(chǎn)使用,或超過有效期仍在使用;平差計算、數(shù)據(jù)處理和繪圖軟件等應(yīng)用不規(guī)范。在測繪過程中,測量數(shù)據(jù)常出現(xiàn)系統(tǒng)性偏差,面積測算和圖形繪制錯誤,最終導(dǎo)致測繪成果質(zhì)量不合格。
2.5 質(zhì)量監(jiān)督與考核力度較小
在實際的房產(chǎn)測繪質(zhì)量管理中,沒有把質(zhì)量監(jiān)督考核與日常的質(zhì)量檢查工作結(jié)合進(jìn)行,獎懲機制不明確,對經(jīng)常出現(xiàn)的質(zhì)量問題總結(jié)不及時,制定的預(yù)防措施缺乏可操作性,糾正措施落實不到位,無法真正實現(xiàn)質(zhì)量控制的目的。
3 質(zhì)量內(nèi)審的工作要求
(1)質(zhì)量管理者應(yīng)重視并積極支持質(zhì)量內(nèi)審工作,受審核的測繪作業(yè)單位或個人應(yīng)自覺接受審核,如實反映情況,不得以任何理由拒絕審核。
(2)質(zhì)量內(nèi)審人員必須經(jīng)過培訓(xùn),符合規(guī)定,熟知并理解審核的依據(jù),掌握審核所需要的評價方法和技能,確保有能力從事質(zhì)量內(nèi)審工作。
(3)房產(chǎn)測繪生產(chǎn)單位應(yīng)制定年度內(nèi)審計劃,定期組織對質(zhì)量管理體系、測繪生產(chǎn)過程和測繪成果進(jìn)行質(zhì)量審核,以檢驗現(xiàn)有的質(zhì)量管理體系的有效性。
(4)質(zhì)量內(nèi)審作為一種重要的管理手段,應(yīng)編制相應(yīng)的程序文件,獨立開展工作,對發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題,及時采取糾正或預(yù)防措施,促進(jìn)測繪成果質(zhì)量提高和質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。
4 在房產(chǎn)測繪中的應(yīng)用
根據(jù)審核的范圍、目標(biāo)和內(nèi)容的不同,質(zhì)量內(nèi)審包括質(zhì)量管理體系審核、房產(chǎn)測繪過程質(zhì)量審核和房產(chǎn)測繪成果質(zhì)量審核。
4.1 質(zhì)量管理體系審核
通過對質(zhì)量管理體系全過程的檢查,評價體系是否按要求有效運行。每年應(yīng)至少進(jìn)行一次,并覆蓋體系內(nèi)的所有部門及測繪作業(yè)單位。
審核內(nèi)容包括:測繪作業(yè)單位質(zhì)量管理情況,執(zhí)行測繪技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的情況,測繪作業(yè)現(xiàn)場組織結(jié)構(gòu)體系設(shè)置情況,測繪作業(yè)人員數(shù)量、專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)和持證作業(yè)情況,投入生產(chǎn)使用的儀器設(shè)備檢定情況等。
4.2 房產(chǎn)測繪過程質(zhì)量審核
根據(jù)對過程結(jié)果的要求,進(jìn)行房產(chǎn)測繪過程質(zhì)量審核,檢查是否嚴(yán)格地按照規(guī)定的方法和程序執(zhí)行,并評價過程控制的有效性。應(yīng)按照房產(chǎn)測繪項目施測進(jìn)度和工序安排,側(cè)重對關(guān)鍵、特殊過程及質(zhì)量體系審核中存在不合格項多的部門、測繪作業(yè)單位或房產(chǎn)測繪過程的審核。
審核內(nèi)容包括:涉及房產(chǎn)測繪生產(chǎn)過程的項目技術(shù)設(shè)計、房產(chǎn)要素調(diào)查、房產(chǎn)要素測量、房產(chǎn)面積測算、房產(chǎn)圖繪制、項目技術(shù)總結(jié)以及成果資料歸檔和整理等情況。
4.3 房產(chǎn)測繪成果質(zhì)量審核
對房產(chǎn)測繪成果做出客觀評價,以確定房產(chǎn)測繪成果質(zhì)量水平,依據(jù)其結(jié)果可作為質(zhì)量管理體系是否有效,房產(chǎn)測繪過程是否處于受控狀態(tài)的驗證。應(yīng)結(jié)合日常質(zhì)量檢查,側(cè)重對關(guān)鍵、重點房產(chǎn)測繪成果的審核。
審核內(nèi)容包括:房產(chǎn)測繪成果和施測技術(shù)要求的對照檢查情況,判斷房產(chǎn)測繪成果質(zhì)量是否符合規(guī)定要求。
4.4 質(zhì)量內(nèi)審的組織實施
質(zhì)量內(nèi)審員根據(jù)《質(zhì)量內(nèi)審檢查表》的項目內(nèi)容,充分運用查、看、聽、記等方法,收集符合文件要求的證據(jù),記錄在檢查表中,對發(fā)現(xiàn)不符合要求的問題,應(yīng)在檢查表中做出標(biāo)記。對審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項,經(jīng)房產(chǎn)測繪作業(yè)單位確認(rèn)后,認(rèn)真分析原因,制定糾正措施,跟蹤檢查實施效果,編制《質(zhì)量內(nèi)審報告》上報管理者代表,最終提交給房產(chǎn)測繪生產(chǎn)單位進(jìn)行管理評審。
5 質(zhì)量管理改進(jìn)措施
5.1 建立健全房產(chǎn)測繪質(zhì)量管理制度
為自覺規(guī)范自身的質(zhì)量管理行為,明確質(zhì)量管理責(zé)任,加強對測繪生產(chǎn)全過程的質(zhì)量管理,建立健全完善的房產(chǎn)測繪技術(shù)、質(zhì)量保證體系,進(jìn)一步規(guī)范房產(chǎn)測繪作業(yè)程序和工作流程,明確崗位職責(zé)和工作權(quán)限,統(tǒng)一測繪技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求,預(yù)防和控制質(zhì)量問題的發(fā)生,確保測繪成果質(zhì)量。
5.2 提高質(zhì)量管理意識
房產(chǎn)測繪質(zhì)量管理人員應(yīng)提高對質(zhì)量方針“質(zhì)量第一、注重實效”的理解和認(rèn)識,加強質(zhì)量管理技術(shù)知識的培訓(xùn),經(jīng)常進(jìn)行質(zhì)量教育,開展群眾性質(zhì)量管理活動,引導(dǎo)全員參與質(zhì)量管理,牢固樹立愛崗敬業(yè)精神,將質(zhì)量保證措施落實到能夠不同程度地、直接或間接地影響測繪質(zhì)量管理的各個環(huán)節(jié)。
5.3 提高測繪從業(yè)人員素質(zhì)
房產(chǎn)測繪從業(yè)人員應(yīng)加強涉及建筑、房產(chǎn)、測繪三個方面知識的系統(tǒng)性學(xué)習(xí),定期組織作業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn),營造趕、超、學(xué)、比的濃厚氛圍,加強橫向溝通和技術(shù)交流,有計劃、分層次地組織崗位技術(shù)培訓(xùn)和工作技能考核,積極鼓勵外出學(xué)習(xí)先進(jìn)工作方法和經(jīng)驗,努力提高測繪從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì),并做好傳幫帶,為房產(chǎn)測繪生產(chǎn)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。
5.4 使用符合要求的測繪儀器設(shè)備
為確保量測數(shù)據(jù)的精度,建立測繪儀器登記備案制度,未經(jīng)測繪儀器計量部門檢定的儀器設(shè)備不得安排使用;平差計算、數(shù)據(jù)處理和編圖軟件,在使用前必須經(jīng)過技術(shù)驗證,確保測繪成果質(zhì)量符合規(guī)范規(guī)定的精度要求。
5.5 加大質(zhì)量監(jiān)督與考核力度
在房產(chǎn)測繪生產(chǎn)過程中,應(yīng)定期組織質(zhì)量檢查、質(zhì)量內(nèi)審活動,檢驗測繪作業(yè)單位的工序(過程)控制是否嚴(yán)格按照ISO 9000系列質(zhì)量管理體系文件的要求執(zhí)行,對關(guān)鍵工序和重點部位設(shè)置必要的檢驗點,加強監(jiān)督檢查,嚴(yán)格執(zhí)行考核標(biāo)準(zhǔn),加大考核力度,確保質(zhì)量管理工作取得更大成效。
6 結(jié)語
針對房產(chǎn)測繪工作中存在的質(zhì)量管理問題,房產(chǎn)測繪生產(chǎn)單位應(yīng)提高質(zhì)量管理意識,加大質(zhì)量監(jiān)督和考核力度,通過質(zhì)量內(nèi)審發(fā)現(xiàn)體系運行中存在的問題,及時采取糾正措施、預(yù)防措施和改進(jìn)措施,建立能夠自我檢查、自我完善、自我改進(jìn)的機制,達(dá)到對房產(chǎn)測繪質(zhì)量管理、體系建設(shè)和審核過程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)的目的,逐步提高房產(chǎn)測繪質(zhì)量管理水平。
參考文獻(xiàn)
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ISO10015是世界上唯一獲得認(rèn)可的培訓(xùn)國際標(biāo)準(zhǔn),1999年由國際標(biāo)準(zhǔn)組織頒布,2001年引入中國。ISO10015著眼于提升培訓(xùn)的針對性和實用性,幫助組織識別、分析培訓(xùn)需求、設(shè)計和策劃培訓(xùn)、提供培訓(xùn)、評價培訓(xùn)并持續(xù)改進(jìn)培訓(xùn)過程。這些正符合學(xué)院的需求。
學(xué)院借鑒國外先進(jìn)的思想,創(chuàng)新培訓(xùn)理念,在總結(jié)前兩年學(xué)院培訓(xùn)工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上進(jìn)行了流程再造。
摸著石頭過河
2011年,在成功推出“雛鷹計劃”新員工培訓(xùn),對航天新人植入文化基因,在航天系統(tǒng)內(nèi)打響培訓(xùn)專業(yè)化的第一槍后,學(xué)院又相繼推出了一系列面向其他人群的品牌項目,在航天一院內(nèi)外引起了強烈反響。在這個時間點上引進(jìn)ISO10015標(biāo)準(zhǔn),即使在學(xué)院內(nèi)部也存在不同聲音,其中最大的質(zhì)疑在于:費力引進(jìn)國際標(biāo)準(zhǔn),真的能成功嗎?
引進(jìn)ISO10015標(biāo)準(zhǔn)的確是一件很費力的事情。首先,該標(biāo)準(zhǔn)在國內(nèi)還沒有被普遍實施,應(yīng)用還不成熟,沒有可資借鑒的標(biāo)本。第二,ISO10015標(biāo)準(zhǔn)反映的是歐美國家多年來培訓(xùn)積淀的水平,我們的現(xiàn)實水平和國際標(biāo)準(zhǔn)還有一定的差距,突出表現(xiàn)在我們對需求的重視程度不夠,缺乏足夠的需求挖掘手段,缺少記錄依據(jù),我們對培訓(xùn)的閉環(huán)管理還應(yīng)進(jìn)一步加強,等等。第三,ISO10015標(biāo)準(zhǔn)是國際通用的標(biāo)準(zhǔn),而航天一院已經(jīng)成立五十多年,在發(fā)展中早就形成了具有自身特色的管理文化,在觀念上、具體做法上都存在和標(biāo)準(zhǔn)難以對接的問題,很可能水土不服。正因為如此,自2001年該標(biāo)準(zhǔn)引入中國后,實施一直非常緩慢。
經(jīng)過分析,學(xué)院決心發(fā)揮航天人“特別能攻關(guān)”的特質(zhì),迎著困難上。首先,我們在學(xué)院內(nèi)選拔了一批內(nèi)審員,所有處室均選拔骨干參加,包括校領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi),對ISO10015標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行封閉式學(xué)習(xí)。第二,我們將標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)實進(jìn)行一一對照,匯總了引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的難點。第三,聚焦難點,尋找對策,并在體系文件上重點體現(xiàn)。
能用的標(biāo)準(zhǔn)才是好標(biāo)準(zhǔn)
我們的目的不在于取證,而在于通過標(biāo)準(zhǔn)來創(chuàng)新理念、提高效率。為了確保ISO10015國際標(biāo)準(zhǔn)的實用性,學(xué)院在已有培訓(xùn)管理流程的基礎(chǔ)上,將該標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行對接,將該標(biāo)準(zhǔn)要求和現(xiàn)有的培訓(xùn)操作對接,保障學(xué)院的培訓(xùn)管理在標(biāo)準(zhǔn)的要求下逐步得到優(yōu)化、調(diào)整。
建立嵌入機制
第一,將ISO10015標(biāo)準(zhǔn)嵌入學(xué)院管理大框架,明確學(xué)院原有的制度體系和ISO10015國際標(biāo)準(zhǔn)在管理的大目標(biāo)上是一致的,但在具體的管理訴求上存在區(qū)別:原有的制度體系用于學(xué)院的正常運行,確保學(xué)院按照規(guī)范運行;ISO10015國際標(biāo)準(zhǔn)聚焦于學(xué)院的培訓(xùn)業(yè)務(wù),確保培訓(xùn)對組織來說是有效的且能不斷改進(jìn)優(yōu)化。ISO10015國際標(biāo)準(zhǔn)被引入后,必須和原有的制度體系進(jìn)行融合,保證二者能夠互相支持。將原有的制度體系作為培訓(xùn)管理體系的支撐文件后,一方面,制度體系能繼續(xù)發(fā)揮規(guī)范學(xué)院運行的作用;另一方面,又能支持培訓(xùn)業(yè)務(wù)的管理按照國際標(biāo)準(zhǔn)開展,從而進(jìn)一步提高學(xué)院培訓(xùn)業(yè)務(wù)的針對性和實效性,提升學(xué)院的培訓(xùn)管理水平。
第二,將ISO10015國際標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)院培訓(xùn)業(yè)務(wù)進(jìn)行無縫對接。培訓(xùn)管理體系文件在達(dá)標(biāo)的前提下,充分借鑒原有的管理流程,確保體系能夠從學(xué)院培訓(xùn)業(yè)務(wù)實際出發(fā),為體系的運行掃清障礙。
重塑培訓(xùn)過程
對培訓(xùn)業(yè)務(wù)進(jìn)行階段化劃分,強化策劃設(shè)計和提供培訓(xùn)的優(yōu)勢,彌補培訓(xùn)業(yè)務(wù)在需求確定和結(jié)果評價方面的不足。
另外,重新梳理培訓(xùn)過程,規(guī)范流程中的記錄表單,確保培訓(xùn)全過程按照標(biāo)準(zhǔn)要求操作,并留下相應(yīng)的記錄。重塑后的培訓(xùn)過程必須實現(xiàn)操作規(guī)范和閉環(huán)管理。
持續(xù)改善、推進(jìn)
2012年3月,學(xué)院培訓(xùn)管理體系文件的正式,標(biāo)志著ISO10015國際標(biāo)準(zhǔn)在學(xué)院的開始運行。在標(biāo)準(zhǔn)運行過程中,學(xué)院多次組織主題學(xué)習(xí)和研討,推動這一先進(jìn)理念在學(xué)院的普及,總結(jié)培訓(xùn)工作中的優(yōu)秀經(jīng)驗,討論標(biāo)準(zhǔn)在運行過程中出現(xiàn)的問題,糾正員工未按照規(guī)范進(jìn)行的工作行為。
2012年9月,學(xué)院建立了標(biāo)準(zhǔn)運行的內(nèi)審制度,進(jìn)行了兩次內(nèi)審。針對內(nèi)審中檢查出來的不符合標(biāo)準(zhǔn)的工作,進(jìn)行了內(nèi)部的再討論和再學(xué)習(xí)。
2012年11月,經(jīng)過外部機構(gòu)的審查,學(xué)院的培訓(xùn)管理體系符合ISO10015國際標(biāo)準(zhǔn),各項工作記錄均達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)的要求。認(rèn)證工作結(jié)束后,學(xué)院繼續(xù)強化標(biāo)準(zhǔn)的運行工作。
一,增強進(jìn)修,更新審計觀念
內(nèi)部審計任務(wù)肩負(fù)著對資金運作的監(jiān)視與效勞本能機能,充沛發(fā)揚內(nèi)審的本能機能效果,就要不時的增強進(jìn)修,更新審計觀念.本年初,省教育廳下發(fā)了積極推進(jìn)全省教
育系統(tǒng)內(nèi)部審計任務(wù)具體轉(zhuǎn)型,促進(jìn)我省教育事業(yè)又好又快開展的文件,經(jīng)過進(jìn)修使我們看法到:教育內(nèi)部審計任務(wù)具體轉(zhuǎn)型是教育變革和開展情勢的需求.我們要積極探究內(nèi)部審計轉(zhuǎn)型的路子和辦法,完成由傳統(tǒng)審計向治理+效益審計改變.為順應(yīng)這一革新,做了以下幾方面的任務(wù):一是加大宣傳力度,使人人認(rèn)清情勢,盲目地成為審計任務(wù)轉(zhuǎn)型的理論者.二是更新審計內(nèi)容,在年度任務(wù)中添加治理審計,效益審計的項目,使同志們能逐漸順應(yīng)內(nèi)部審計任務(wù)具體轉(zhuǎn)型后的任務(wù)要求.
二,以科學(xué)開展觀為指點,立異內(nèi)審任務(wù)
在新的情勢面前,審計任務(wù)要順應(yīng)科學(xué)開展觀的要求,也必需要轉(zhuǎn)型和立異.今年度中對我校的基建工程項目:綜合教育樓,實行樓進(jìn)行了全進(jìn)程跟蹤審計.用招招標(biāo)的方法確定了中介機構(gòu);與中介機構(gòu)簽署了托付合同;對內(nèi)審人員進(jìn)行了項目分工.在施工階段的跟蹤審計中,我們加大了全進(jìn)程跟蹤審計的力度,參加了合同的征詢;首要資料的比價收購審計;工程進(jìn)度款的審核;蔭蔽工程的驗收;已竣工程量的簽證驗收;工程改變確實認(rèn)等主要環(huán)節(jié).經(jīng)過基建工程跟蹤審計,將工程項目造價節(jié)制由過后向事中,事前延長,做到了關(guān)隘前移,還為工程決算積聚了原始材料,以便獲得更佳的經(jīng)濟效益.
三,審計任務(wù)展開狀況
參加招招標(biāo)項目,物資收購驗收項目,維修工程驗收簽證項目160余項;監(jiān)視簽署經(jīng)濟合同
60余份;觸及資金近5000萬元.經(jīng)過以上任務(wù),充沛發(fā)揚了內(nèi)審任務(wù)效勞與監(jiān)視的本能機能,使我校的內(nèi)審任務(wù)在維護(hù)財生意律,完美內(nèi)部治理,進(jìn)步經(jīng)濟效益等方面發(fā)揚了主要效果.基建維修工程項目審計,全年共展開基建維修項目76項,個中:托付審計14項,自審項目62項.全年審計資金總額1939.83萬元,定案資金總額1832.16萬元,審減額
107.67萬元.一年中,在本人的任務(wù)崗?fù)ど媳M職盡責(zé),用我們的辛勤任務(wù)為節(jié)省了很多資金.科研任務(wù)是高校開展的一項主要任務(wù),我們集中力氣增強了對科研專項資金的搜檢和監(jiān)視,展開科研經(jīng)費審鑒7
項,使這些資金充沛發(fā)揚了應(yīng)有的效益.依據(jù)指導(dǎo)的布置,對我校50年校慶捐贈資金和學(xué)生突發(fā)事情的費用列支進(jìn)行了專項審計,按照財政治理方法和內(nèi)部審計原則,腳踏實地,客觀公平的進(jìn)行剖析,論證,提出了合理化的建議,寫出了具體具體的設(shè)計申報,為指導(dǎo)決議計劃供應(yīng)了參考根據(jù).共同完成了年關(guān)班子及中層小我審核任務(wù);干部競聘的監(jiān)視任務(wù);人員雇用錄用任務(wù);職稱評審監(jiān)視任務(wù);重生的登科任務(wù);各類測驗的監(jiān)視任務(wù);各項評先樹優(yōu)的考評運動.經(jīng)過以上任務(wù)的參加,標(biāo)準(zhǔn)了做事順序,防止了不正之風(fēng).依據(jù)黨風(fēng)廉政建立責(zé)任書,注重職業(yè)品德教育,不時強化廉政認(rèn)識,對峙審計營業(yè)公開通明,發(fā)揚和堅持了審計人員的優(yōu)越形象.強化審計營業(yè),進(jìn)步綜合審計任務(wù)才能.年中一切人員參與了管帳和審計持續(xù)教育培訓(xùn)和測驗,并獲得了優(yōu)異成果,為完成審計任務(wù)的轉(zhuǎn)型奠基了根底.
審計工作質(zhì)量是指審計工作應(yīng)達(dá)到的制度化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化要求,具體體現(xiàn)為審計工作過程及結(jié)果的優(yōu)劣程度。一般包括四個方面:一是審計工作程序必須嚴(yán)格規(guī)范;二是審計方式方法必須科學(xué)有效;三是審計依據(jù)和資料必須準(zhǔn)確充分;四是審計結(jié)論必須客觀公正,真實反映實際情況,定性準(zhǔn)確,較大程度地實現(xiàn)審計目的。審計質(zhì)量是審計工作的生命線?;鶎友胄袑徲嫴块T應(yīng)建立“質(zhì)量第一”的審計理念,以開拓創(chuàng)新為動力,以審計工作標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ),建立和實施科學(xué)的內(nèi)審工作質(zhì)量控制體系。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面提高基層央行審計工作質(zhì)量。
一、加強內(nèi)審基礎(chǔ)工作建設(shè),規(guī)范日常審計工作行為
1.加強內(nèi)審規(guī)范化建設(shè)。對審計方案、審計證據(jù)、審計底稿、審計報告等內(nèi)審項目的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。健全以防為主的業(yè)務(wù)復(fù)核制、以堵為主的業(yè)務(wù)審核制、以查為主的事后檢查制規(guī)范內(nèi)審日記記載,完善內(nèi)審業(yè)務(wù)會議制度,努力消除內(nèi)審工作中的差錯和弊端。
2.加強內(nèi)審隊伍建設(shè)?;鶎友胄袃?nèi)審部門要制定長遠(yuǎn)的培訓(xùn)計劃,加大培訓(xùn)力度,培養(yǎng)內(nèi)審人員堅持實事求是、客觀公正、廉潔奉公的職業(yè)道德,并使其不斷提高分析、判斷和預(yù)測金融活動的能力,造就一大批素質(zhì)高、能力強的審計工作隊伍。同時,建立內(nèi)審人員上崗資格制度,特別是主查人競爭上崗制度,打破內(nèi)部部門界限挑選審計人員,從而達(dá)到提高審計質(zhì)量的目的。
3.加強內(nèi)審信息化建設(shè)。將內(nèi)審項目質(zhì)量管理與內(nèi)審信息化有機結(jié)合起來,組織開發(fā)以網(wǎng)絡(luò)運用為主要目的“內(nèi)審綜合管理系統(tǒng)”,實現(xiàn)內(nèi)審流程規(guī)范化、業(yè)務(wù)處理網(wǎng)絡(luò)化,提高內(nèi)審工作質(zhì)量的可控性。
二、嚴(yán)把審計關(guān)口,緊扣提升內(nèi)審質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
正確識別與評估被審計單位風(fēng)險,是保證內(nèi)審有效性的關(guān)鍵。在風(fēng)險評估時,要嚴(yán)格把好“五道關(guān)”:一是把好資金關(guān),評估信貸資金、國庫資金、發(fā)行基金、結(jié)算資金等重要資金的安全性。二是把好權(quán)力關(guān)。評估重要業(yè)務(wù)審批、監(jiān)督和查處權(quán),費用開支審批權(quán),人事管理權(quán)等重要權(quán)力使用的合規(guī)性。三是把好履職關(guān)。評估領(lǐng)導(dǎo)干部、一般員工履行職責(zé)的績效性。四是把好物資關(guān)。評估基本建設(shè)、固定資產(chǎn)管理、集中采購等重要事項的規(guī)范性。五是把好制度關(guān)。對管理體制、目標(biāo)戰(zhàn)略、內(nèi)控機制等進(jìn)行測試、評價,評價結(jié)果作為科學(xué)制定審計策略的基礎(chǔ)。
三、完善內(nèi)審制度,建立提升內(nèi)審質(zhì)量的長效機制
1.建立資料信息報送制。要求各職能部門及時向內(nèi)審部門報送本部門最新的法律、政策、規(guī)定以及工作動態(tài)等內(nèi)審依據(jù),作為編制科學(xué)審計計劃、方案的基礎(chǔ)。在被審計單位實行審計公示制度,公布違規(guī)舉報電話號碼,拓寬信息來源渠道。
2.建立資料真實承諾制度。應(yīng)從制度上對審計對象真實性承諾予以明確,要求被審計單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人在審計前對所提供的檢查資料的真實性和完整性進(jìn)行承諾,從而降低內(nèi)審風(fēng)險。
3.建立內(nèi)審實施分級督導(dǎo)制度。對內(nèi)部審計各層次、各環(huán)節(jié)、各崗位工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)、監(jiān)督和復(fù)核,防止內(nèi)審工作因無人監(jiān)督而處于真空地帶,確保內(nèi)審人員嚴(yán)格執(zhí)行專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
4.建立整改情況監(jiān)督制度。要建立領(lǐng)導(dǎo)督辦機制,對重大整改事項,行領(lǐng)導(dǎo)要采取專題通報、約見談話和跟蹤檢查等方式,直接督辦;建立協(xié)同整改監(jiān)督機制,通過內(nèi)部監(jiān)督聯(lián)席會議等形式,如紀(jì)檢、監(jiān)察、內(nèi)審、人事及有關(guān)職能部門,定期研究整改督辦事項;建立整改責(zé)任機制,落實被審計單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人各自整改責(zé)任;建立后續(xù)審計制度,跟蹤檢查被審計單位對整改意見和改進(jìn)措施的落實情況;建立獎懲機制,把內(nèi)審整改效果與年度績效考核掛鉤,對整改不力、屢查屢犯的單位或部門嚴(yán)肅追究責(zé)任。
5.建立內(nèi)審人員責(zé)任追究制度。一是對不負(fù)責(zé)任的內(nèi)審人員,必須追究責(zé)任,將內(nèi)審責(zé)任落實情況直接與績效考核掛鉤;二是強化風(fēng)險和質(zhì)量保障機制。提高內(nèi)審工作質(zhì)量,還要求建立完善的內(nèi)審責(zé)任追究合同制和質(zhì)量風(fēng)險控制機制,為內(nèi)審結(jié)果的正確性提供有力的制度保障。
6.建立內(nèi)審流程改進(jìn)制度。應(yīng)及時查明、消除內(nèi)審業(yè)務(wù)流程中存在的問題,使內(nèi)審業(yè)務(wù)流程能夠適應(yīng)內(nèi)部審計各種條件、因素的新變化。
四、建立審計質(zhì)量控制系統(tǒng),加強審計質(zhì)量管理
1.建立科學(xué)的審計方法。審計前要進(jìn)行充分的審前調(diào)查,選擇科學(xué)的調(diào)查方法和調(diào)查手段,以便為現(xiàn)場審計打好基礎(chǔ)。審計檢查和取證過程中,更應(yīng)運用科學(xué)有效的審計方式和方法,對待具體審計事項必須采取有針對性的適用的審計方法和途徑,以便將審計問題徹底查清。編制審計方案和審計報告也同樣存在方法問題。因此,必須立足于本單位的實際情況,認(rèn)真總結(jié)以往審計的基本經(jīng)驗,吸收內(nèi)外部審計的有益做法,制定出臺實用的審計方法,更加有效地提高審計質(zhì)量。