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46.5%的實習生以積極進取且能夠及時調整自我心態的面貌進行實習,有退卻逃避心理但仍能完成實習的學生占52.7%,少部分約占0.8%的學生則尋找理由終止實習。心態積極樂觀的實習生,大多經歷了“實習前積極準備和期待———實習初期失望與挫折———實習中期調適、磨合、適應、認同———實習終期對酒店產生留戀感”的過程;部分心態盲目或悲觀的實習生,則有“實習前迷茫、實習初失落、實習后期無所謂和實習完成后的解脫感”的心理,同時又因對未來的迷茫而煩躁不安。
二、實習心理問題產生的原因
1.實習前學生心理和能力準備不足開展酒店實習前,多數學生對酒店行業尚缺少客觀、全面的了解,對基層工作的艱苦、對酒店嚴格的規章制度缺乏充分的心理準備。此時,學校和實習指導老師更多的將精力放在實習計劃的安排、實習酒店的落實、實習崗位的安排、動員報名等工作上,學生則將大部分時間花在對酒店實習的生活準備上,而在心理層面上對實習本身的認識則呈現缺失狀態。實習一旦真正展開,面對酒店陌生的工作環境、嚴格的工作紀律要求、高勞動強度、復雜的人際關系等問題和挑戰,缺少磨礪和社會經驗的學生,實習心態上會呈現多樣性和多變性[3],往往因為心理自我調整和人際關系處理等能力的不足,出現信心不足、不適應、易迷茫、不滿、焦慮等心態,有時還會表現出逃避責任、自暴自棄、抱怨他人、消極怠工等行為。
2.實習指導缺乏對心理問題的有效引導目前,很多學校比較注重制度建設,以加強對實習生的管理,但無法解決讓學生從被動實習轉為主動實習這個實習管理的根本問題。積極的心理活動,有助于行為的正面發展,消極的心理活動會導致行為的偏激,所以對實習生在實習過程中的心理問題不能忽視[1]。學校實習指導老師雖承擔實習指導任務,但目前很多指導老師在學校和實習點兩頭跑,時間上沒有保障,大多數采取電話聯系,采取遙控管理,實習過程跟蹤管理相對欠缺,導致不能及時掌握學生的實習心理動態并做出及時引導,時間一長,容易導致學生消極情緒的出現,從而影響實習效果。同時,實習指導老師指導專業技術相對能力強,但心理輔導能力不一定很專業,心理引導的有效性有待加強。
3.企業目標與實習目標的錯位[1]企業追求的是利潤最大化,由于酒店行業競爭激烈,人員流動性大,對部分酒店來說,吸收實習生的目的主要是為了解決人力不足和降低企業成本,并沒有把實習生作為酒店儲備人才來進行培養,其表現為重點關注實習生分配工作的完成情況,而對他們的心理、生活、培訓和職業成長等卻關心不夠,把實習生當作廉價勞動力;分配實習生崗位過于隨意、功利,哪里缺人手往哪里安排實習生,實習崗位安排不合理、人崗匹配度差[2];出于經營考慮,希望實習生安心工作,不考慮實習生調換崗位。而知識經濟時代,學生尤為看重個人價值的實現和個人職業成長空間,這種企業目標和實習目標的錯位,導致實習過程中企業利益和學生利益之間的沖突,時間一長,如果酒店又缺少相應的激勵措施,學生心理難免波動,從而影響實習積極性。
4.社會和家庭對酒店從業人員的偏見雖然現在社會對酒店從業人員的偏見有所改變,但還有相當一部分人認為酒店是伺候人的行業,服務員屬于較低層次的工作,家長認為自己的孩子從事酒店業過于辛苦、口碑不佳,不愿意孩子受大學教育后仍從事這一行,這無疑極大地影響了那些本來希望運用自己的專業知識和專業能力在高星級酒店開始職業生涯的酒店管理專業學生。在服務崗位上工作愈久,學生所感受到社會和家庭壓力越大,在這種思想偏見的影響下,實習生容易產生心理動搖,被動實習、逃避實習甚至實習后不在酒店行業就業等情況。
三、解決實習心理問題,促進實習管理的對策
1.引導學生做好實習心理準備,加強挫折教育和相關能力的培養在酒店實習前,學校和酒店要通過專業教育、實習動員、實習目的性教育、酒店成功人士經歷介紹等,讓學生深刻意識到即將面臨的問題和挑戰,特別是酒店對工作紀律的嚴格要求、勞動的高強度、人際關系的復雜、心理可能出現的落差等,培養積極的實習心態,克服消極情緒,使學生在實習前對酒店行業就有更客觀、全面的了解和充分的心理準備,讓學生順利完成從在校生到實習生的轉變。此外,學校要充分利用在校第一、第二課堂,加強挫折教育,激發學生潛能,加強學生心理健康指導,使學生學會自我心態調整,加強人際溝通和人際關系處理鍛煉,使他們能更加客觀、冷靜、從容地處理實習、工作和生活上碰到的困難和挫折。
2.學校進一步加強過程管理,加強實習心理指導學校可以利用教師下企業實踐的機會,派遣既懂專業又受學生信任的老師到實習酒店,一邊下企業實踐,一邊擔任實習指導老師,這樣既有利于及時掌握學生動態,促進實習管理,又能培養“雙師型”教師,一舉兩得;學校也可以通過在線畢業實踐綜合管理與溝通平臺,實現信息的快速化互動和動態化的實習監控。通過網上實時監控與網下實地指導相結合的工作機制,解決實習指導老師兩頭跑、不能及時發現、解決學生實習心理問題的狀況,強化實習過程管理,實現實習過程全覆蓋,提高管理水平和效率。當然,還應建立實習管理隊伍和專業心理輔導隊伍,與實習指導老師形成合力,從專業指導、心理咨詢、學生管理、就業服務等方面加強服務和引導。此外,學院需充分發揮班團干部的作用,發揮與實習酒店溝通機制的作用,及時相互反饋實習生工作、生活、心理狀況,形成管理合力。
3.酒店日常管理應注重溝通、人文關懷和實習激勵酒店的競爭就是人才的競爭,酒店需把吸收實習生實習與人才儲備結合起來。實習生剛踏出校門走向酒店,對一切都充滿了期待,適當地給予激勵,能夠激發他們的實習積極性。酒店可以通過詢問、談話、座談會等形式及時掌握實習生動態,多溝通多鼓勵,并可以指派優秀員工作為“師傅”,指導幫助實習生完成任務和實現自我。酒店應針對實習生的特點,耐心教育,不簡單以懲罰代替日常管理,更多體現人性化,酌情安排工作內容,勞動量、操作難度都應循序漸進,逐步到位。需建立體現實習生勞動價值的薪酬制度和薪酬福利水平,減小實習生與正式員工在基本報酬上的差距。酒店應用發展的動態的眼界看待實習生,準確了解實習生的基本情況,合理安排實習崗位,關注實習生的職業發展,可以嘗試讓表現優異的實習生擔任一些見習管理職務。
本文在文獻查閱的基礎上,總結了星級酒店實習生管理的影響因素,對實習生和酒店人力資源部門就這些因素進行訪談,去除不合理的影響因素,確定問卷。調查對象是在廈門喜來登、威斯汀、翔鷺等酒店實習的學生,實習的崗位主要包括客房部、餐飲部、前廳部及禮賓部等酒店主要部門。問卷主要包括兩個部分,第一部分了解調查對象的基本情況,主要包括性別、學歷、專業、實習酒店類型、實習部門、實習崗位、實習時間長度以及實習補助八個問題。其中性別、學歷、專業三個問題是為了了解酒店實習生的構成,其余問題是為了了解實習生的實習基本狀況。第二部分是對實習生管理現狀的實際感受調查。通過文獻查閱和訪談,確定了18個可能對實習生管理產生影響的因素,該部分使用的方法是Likert五點量表法,既劃分了五級,分別用1,2,3,4,5表示這五個級別,1表示“很大影響”,2表示“較有影響”,3表示“一般影響”,4表示“影響不大”,5表示“沒有影響”。數值越大,說明對實習生管理的影響程度越大。
二、調查結果與現狀分析
變量因素分為18個分別是:01個人掌握的專業技能、02個人掌握的理論知識、03個人對酒店工作的興趣、04工作中獲得的滿足感和成就感、05對實習酒店的價值文化認同度、06實習工作的自主程度、07學校實習安排(包括方式、時間等)、08實習工作本身的價值、09健全的實習考評制度、10實習工作內容的穩定性和連續性、11管理人員對實習生的態度、12獎金、優秀實習生等方面的物質、精神激勵、13酒店的硬件環境(食宿條件等)、14酒店的文化環境、15信息交流反饋的機會和環境、16酒店提供的各種機會(培訓、輪崗、升職等)、17實習酒店的實習制度、18酒店為個人制定職業發展規劃。經過統計分析,在實習生管理因素感受均值中,所有變量的均值都大于3,說明問卷中設計的影響因素對酒店實習生的管理都會產生較大的影響。其中均值最大的兩個變量分別是實習工作的自主程度和酒店提供的各種機會(培訓、輪崗、升職等),分別為4.29、4.28,均值最小的變量是實習工作本身的價值和對實習酒店的價值文化認同度,分別為3.48、3.55。對18個變量進行分類分析,發現酒店提供的各種機會(培訓、輪崗、升職等)、硬軟件環境以及學校實習安排等因素均值相對比較靠前,即對酒店實習生管理影響較大,而均值相對較小的是個人掌握的理論知識,獎金等方面的物質獎勵、對實習酒店價值文化認同感等因素,說明這些因素對實習生管理影響相對較小。這充分說明了,酒店實習生進入酒店實習是為了學習實踐知識,提升自身能力,而不是為了獲取報酬,所以關系實習生發展前景的因子的均值比較大,而物質激勵性因子均值相對比較小。
三、優化酒店實習生管理的對策
(一)建立企校雙重管理機制從調查結果可以看出,實習生的學生身份決定了學校對他們將產生非常大的影響力,學校應注重與酒店的協調溝通,一方面可以提高實習生管理效率,另一方面減少學校實習生管理工作。
1.建立長期合作關系,定向培養酒店所需人才學校應選取信譽較好、管理水平較高的的酒店作為學生的實訓基地,簽訂長期實習協議。一方面,酒店應與旅游專業院系領導和實習帶隊老師進行良性互動,同時,學校邀請酒店資深管理人員掛職,對學生進行授課??梢允箤W校教師對酒店文化、操作流程等了解,學校教師和酒店管理人員共同教授課程可以使學生所學知識更加切合實際工作,為學生進入酒店實習做好基礎準備。讓學生進入酒店之前就能調整好心態,部分掌握酒店實踐知識,進入酒店實習時更容易投入工作,達到理想的實現效果。
2.酒店與學校共同制定實習計劃在兼顧學校和酒店效益的前提下,學校和簽訂實習協議的酒店共同完成實習計劃的制定,這樣就可以使得學??梢赃_到實踐教學的目的。在實習期內,酒店可以改變傳統的實習生使用方式,增加管理類崗位實習,并在結束時與表現優秀并有意向留在酒店工作的實習生簽訂就業協議,建立酒店管理人才儲備,實現酒店使用實習生目標,提前選拔優秀管理人才。另外,這種形式還可以使實習生在每個實習階段都有實習目標,為實習生提供實習努力方向和前進動力,改變實習生產生消極怠工的心態,從而提高酒店實習生管理的有效性。
(二)加強實習過程管理
1.為實習生提供培訓、輪崗等機會從調查結果的分析可看出實習生接受培訓、輪崗等機會的多少是影響實習生管理的最重要因素之一。因此酒店應提高對培訓的重視程度,加大培訓力度,豐富培訓內容和方式。實習部門應分別在實習中期或中后期,對實習生進行崗位輪換,對表現優異的實習生可給予進入管理類崗位實習的機會,并報至人力資源部,為酒店挖掘優秀管理人才提供信息資料,有人力資源部備案。爭取在實習結束后與實習表現優秀的實習生簽訂就業協議,為酒店儲備優秀管理人才。
2.健全績效考核評價體系酒店對實習生僅僅是依據與學校簽訂的實習協議要求對實習生進行最終評估,這就使得實習生在實習過程中沒有既定的目標,也沒有驅動的力量,實習生不知道自身表現是否符合酒店正式員工的要求。學校應根據實習生所在實習部門和實習崗位工作職責,采用關鍵績效指標設計方法,為實習生設計一套關鍵績效指標體系。指標設計流程為確定工作產出—建立考核指標—設定考核標準—審核關鍵績效指標—操作實施—改進,從設計流程可以看出指標設計不是一次完成,永恒不變的,而應該是一個在操作實施過程中不斷總結,不斷改進,循環往復的過程。
3.完善實習生津貼體系調查結果表明物質激勵和精神激勵對實習生管理的影響相對較小,實習生進入酒店實習主要是學習實踐知識,不是獲取報酬,對津貼高低相對不太敏感。但是,如果沒有激勵,酒店使用實習生達到的效果可能只有給予激勵時的40%或更低。通過馬斯洛的需要層次理論,我們可以知道,自我實現的需要是五個需求層次中最高層次的需要。因此為了對酒店實習生進行有效地激勵,酒店應改變現有的固定津貼的單一形式,發揮激勵手段的作用,完善實習生津貼體系,其中酒店應該在提升津貼等形式的物質激勵的同時,更加重視各種形式的精神激勵。
(三)充分發揮實習生自身管理非正式組織對酒店管理產生較大的影響已經得到了酒店管理者的認同,如何能夠合理利用非正式組織,就可以使管理工作事半功倍,如果非正式組織與酒店管理發生沖突,將會給酒店管理工作帶來巨大困難,甚至會引起酒店管理工作難以進行的局面。因此,酒店應重視實習生小團體的存在,合理利用,使酒店實習生工作事半功倍。具體來說,實習生在酒店實習過程中,應多與實習帶隊老師溝通,有帶隊老師指定實,負責實習生管理的溝通協調工作,或者酒店可以在實習生經過一段時間的實習后,根據是實習生的表現指定或者由實習生自己推選確定組長,由組長負責在實習生與酒店管理層之間進行溝通協調,這樣既可以更快速、方便的了解實習生的想法,又可以快速傳達管理信息,使酒店對實習生的管理工作大大簡化。
1.1專業指導教師:主要審批學生頂崗實習信息表,審批學生周志,回答學生提問等。具體操作包括有修改個人信息、修改登錄密碼、查看指導學生基本信息、查看修改篩選導出自己指導的實習學生信息、學生實習周志審批、師生交流、資料下載、閱讀公告信息。
1.2企業指導教師:主要任務是給實習學生評分,查看在公司實習的我校學生周志、閱讀公告信息。
1.3學生:主要完善個人實習信息、實習周志及實習反饋。內容包括有修改個人信息、修改登錄密碼、填寫頂崗實習信息表、按實習要求完成周志、查看實習評定、師生交流、資料下載、閱讀公告信息。
2功能簡介
2.1個人信息:各種角色身份登錄后可對個人的基本信息作相應的修改,主要為個人信息和登錄密碼。
2.2基礎數據管理:超級管理員負責各二級學院的院系管理員賬戶的管理院系管理員管理本二級學院的基礎數據的管理,包括用企業指導教師帳戶、專業指導教師賬戶、學生基礎數據帳戶導入管理。專業指導教師負責管理各二級學院所分配的學生的帳戶管理。
2.3學生信息管理:在學生頂崗實習前期,由各院系管理員負責導入學生的基礎數據,包括學生基礎信息、學生相應的專業指導教師帳號等,從而使學生與專業指導教師有相應的鏈接。
2.4學生實習信息:學生在企業實習時,在該系統內填寫相應的頂崗實習信息表,將企業實習的相關信息反饋回學校。學生填寫完相應的頂崗實習信息表后,必須通過專業指導教師審核通過后方可生效,專業指導教師有審核信息是否正確的責任,同時跟蹤實習學生的實習情況。超級管理員及院系管理員都可以對學生頂崗實習信息進行查詢、篩選、統計并導出Excel表。
2.5學生實習周志:實習學生按照實習要求完成周志,記錄學生在企業的工作情況,要求兩周完成一次。專業指導教師可以通過批閱周志,掌握學生在企業中的實習情況,并根據報告給出相應反饋提出進一步的要求。同時企業指導教師也可通過系統了解學生的實習情況。
2.6企業評定:通過學生的企業實習表現,企業教師可根據學生的實習情況對該名學生的表現給予評分。
2.7師生交流:該功能主要為了學生實習期間,當遇到專業性問題,可以與相應的專業指導教師進行交流,并給予解答。為師生提供了交流的平臺。
2.8通知公告:如學生在實習期間,學??赏ㄖ枷ⅲW生獲悉。如學校的要求、情況、就業動向等。
2.9下載專區:該功能為學校提供有關頂崗實習文件等資料下載。
2.10數據庫備份維護:包括超級管理員對數據庫備份和還原、對學年數據管理。五年以上的畢業生數據可以刪除,在刪除前系統會自動備份數據,以防誤操作。
3工作流程
3.1基礎數據導入:在進行系統操作之前,首先要將基礎數據進行錄入。首先超級管理員要分配院系管理員的帳戶;其次院系管理員對本院系的教師、專業信息、學生基本信息進行錄入,從而生成專業指導教師和學生帳戶;當學生在填寫實習信息中,必須填寫企業指導教師的郵箱,作為企業指導教師的帳戶生成。
3.2頂崗實習操作流程:專業指導教師主要跟蹤學生的實習情況等。首先要對學生的實習信息填寫是否正確做出相應的審核,當審核通過后,學生實習信息方可生效,學生才能填寫個人周志。專業指導教師還可對學生的實習周志進行評分。當學生實習信息通過審核,企業指導教師的郵箱方可被激活,企業指導教師可通過郵箱登陸系統,查看學生實習周志情況,同時也可為學生的實習表現進行評分。
3.3數據匯總、導出打印院系管理員:專門針對院系學生的頂崗實習信息進行篩選、導出、打印等工作。超級管理員:對全校的頂崗實習信息進行篩選、導出、打印等工作。
1.就業焦慮日益回歸理性
對待公司的招聘信息和錄用信息,越來越多的家長和學生不像以前那樣迫不及待了。多年以來,大學畢業生就業難成為了社會關注的焦點,不少學生家長、畢業生和就業指導老師對于企業招聘趨之若鶩,“先就業再擇業”“到基層去從基層干起”,于是大學畢業生回家賣豬肉的、蹬三輪車的都有了,甚至“讀書無用論”沉渣泛起。幾年下來,雖然世界經濟危機并未散盡硝煙,但“技工荒”“用工荒”“搶工忙”在各地陸續上演。家長和畢業生原有的就業焦慮逐漸回歸理性,對就業區域的選擇、對就業企業的深入了解、對工作崗位和職業發展的遠期分析等等逐漸成為人們的就業行為指向。
2.人才市場正在向賣方市場轉變
最近幾年來,人才市場的風向標在發生著微妙的變化。以廣西為例,“2011年,廣西人才網聯系統中應屆畢業生供求比繼續維持低位,僅為0.87,畢業生總體就業形勢比較寬松”。“2012年第三季度通過廣西人才網招聘應屆畢業生的用人單位共計3483家,畢業生求職人數為25097人,畢業生需求人數為9712人,供求比達到2.58”。2013年度廣西人才網聯系統大中專院校畢業生供求情況分析報告顯示,“廣西畢業生職位總體競爭壓力較為平衡,供求比僅為0.98”。這個數據明顯小于2012年,也小于2011年,人才市場有向賣方市場轉變的趨勢。作為經濟相對比較落后的西部省份廣西尚且如此,全國形勢也可見一斑。
3.職業期望日益提高
“畢業生期望平均薪酬比用人單位提供平均薪酬高出288元/月”,但“2012年第三季度廣西人才網中應屆畢業生職位提供的平均薪酬為2129元/月,比上季度上漲7.15%,其中通信類取代證券/投資/其他金融類,成為畢業生職位薪酬水平最高的職位類型,其平均薪酬達到3761元/月,較上季度增長47.13%”。而2013年度廣西人才網聯系統大中專院校畢業生供求情況分析報告顯示,“熱門職位競爭激烈,冷門職位則乏人問津,結構性矛盾仍很突出,畢業生的平均薪酬達到2368元/月”。從這些數據可以看出,用人單位對畢業生的薪酬要求存在明顯的妥協傾向,并且逐年遞增。
二、就業觀念變化的社會原因分析
1.經濟快速增長導致一些領域人力資源供不應求
改革開放以來我國經濟基本上以兩位數的速度增長。即使到近年,也保持在8個百分點左右的增長速度,這樣的速度導致我國持續出現“民工荒”和“技工荒”,市場經濟下的人力資源市場出現了供不應求的局面?!啊濉陂g,我國勞動力供求缺口仍多達1300萬人左右?!边@與九十年代中后期政府面臨繁重的“再就業”任務形成了鮮明的對比。這時,價值規律自然要發揮作用,不能阻擋。
2.文化生活水平提高導致薪資要求提高
經濟的增長,特別是黨和政府的一系列惠民措施,全面提升了人民群眾的物質和文化生活水平。由于“用工荒”引發的眾多企業不斷加薪使得一線普通工人和技術工人的待遇有了較大提高。“據獵頭公司Hays的調研,三分之二的受訪中國企業表示去年加薪幅度達到或超過6%,這比調研中任何其他亞洲國家都高;超半數(54%)中國企業稱加薪幅度在6-10%之間,12%的公司加薪幅度超過10%。只有5%的中國公司表示沒有加薪。”對更好生活的向往自然而然成了廣大高校畢業生的合理要求,也是家長送子女讀書的目的之一。
3.物價上漲影響就業區域和就業崗位選擇
伴隨著我國經濟快速發展,國內物價持續上漲也是不爭的事實,尤其是房價和食品價格的上漲,更是引發了比較廣泛的社會焦慮?!?013年居民消費價格漲幅為2.6%,2014年居民消費價格漲幅的預期目標控制在3.5%左右”。作為受過高等教育的大學畢業生在求職的時候,需要對工資待遇和生活支出有具體的考量,在選擇就業區域和就業行業、崗位等方面就會反復權衡。
4.經濟轉型導致知識和能力水平要求提高
2008年10月爆發金融危機以來,我國經濟領域強調和實施產業升級與經濟轉型。這就意味著科技將逐漸取代資源,成為我國經濟發展中最活躍的決定性因素,主導我國經濟的發展。由此導致企業用人要求越來越高,員工承擔的責任也越來越大,相應的付出也越來越多。不論是接受職業教育的技術工人,還是接受學術教育的理論研究型或者技術應用型人才,當他們努力過之后,對就業就自然有了不同于以往的期待。
三、高校頂崗實習與就業的關系分析
當前高校的頂崗實習與就業的關系比較復雜,概括起來可以分為以下三種。
1.頂崗實習只是專業教學計劃的一部分
它只是為未來就業培養能力,積累經驗。這種頂崗實習一般是在校企合作的基礎上由學校與企業直接安排,企業沒有明確的用人計劃。學生基本上是被動接受,就像參加校內學習一樣。學生的主動性和積極性基本上是原來校內學習的延續,并隨著環境的好與壞而增強或者減弱。這種實習一般安排在第一到第五個學期進行,包括初步體驗性頂崗實習和基本技術應用性頂崗實習。
2.頂崗實習是畢業前的就業過渡
其目的是實現專業教育與就業的無縫對接。這種頂崗實習方式也是在較好的校企合作的基礎上由企業和學校直接安排的,而且企業有明確的用人計劃。但往往計劃數和實習崗位數是不對等的,基本上是前者小于后者,存在淘汰率。企業參與教學內容、教學地點、教學日程、教學方式、評價體系和評價方式等制定的積極性較高,在實踐教學環節的監控與指導也更到位,因此學生實習的實戰性也更強。這種實習一般安排在第五到第六個學期進行,即“2+1”學制的第三年。
3.頂崗實習就是就業
有人稱之為準就業或預就業,頂崗實習崗位就是就業工作崗位。這種頂崗實習方式有的是基于校企合作的,實習崗位比較集中,由校企雙方組織招聘;也有的是學生直接參加用人單位的招聘獲得的崗位,實習崗位比較分散。這時企業提供實習崗位的目的是用工,學生參加頂崗實習的目的是就業。學生的崗位是百分百的工作崗位,無論待遇和工作要求都處于試用性質。這種情況一般發生在第六個學期。
四、高校頂崗實習管理的現狀分析
當前高校的頂崗實習,不同的學校、不同的專業均有各自的理解和不同的管理模式,主要包括以下三種。
1.保姆式管理
這種管理模式下,學生的頂崗實習基本上是專業對口的,有本專業帶隊老師負責指導,從生活、安全、實習時間、實習內容、工作方法、作息時間、工作協調等,全方位負責。學生依舊是在老師呵護下的學生,只是增加了企業指導老師,學習的場所和方式有所改變,學生的學習和工作都帶有明顯的學院色彩。這可以看作計劃經濟時代大中專院校學生專業實習管理模式的延續。
2.開放式管理
這種管理模式下,實習崗位也基本上是對口的,至少是相關聯的,并且學生可以在一定范圍內選擇實習企業、實習崗位。頂崗實習的指導教師對學生學習和工作的指導傾向于宏觀層面,輔之以個別指導。財經類學校的商科專業關聯性崗位比較多,也比較集中,但專業對口性不是很強,為保障實習的積極性,需要滿足學生自由選擇的權力,因此傾向于開放式管理。
3.放羊式管理
這種管理模式下,實習崗位與專業的對口關系全在于學生的個人選擇,有的可能對口,有的可能是關聯的,也有的可能是無關的,學生的活動具有高度的工作性質。學校的頂崗實習指導老師基本上只能了解其單位變更或者崗位變化的動向,對自己主動提出問題的學生進行工作指導。如果學生不提出問題,學校指導老師無法發揮作用。至于企業指導老師的安排,則基本上跟學校不相關,大多是老帶新的模式,一些新辦企業可能直接用人,不安排人員負責指導。
五、完善高校頂崗實習管理的幾點思考
1.頂崗實習崗位和專業的對口性問題
在“2+1”模式下的頂崗實習,由于時間長,離畢業時間還早,與就業的關聯度不高,因此應該要求實習崗位與專業對口或者高度相關。而在“2.5+0.5”模式下的頂崗實習,時間在畢業季的寒假前后是用人單位的招聘高峰時期,頂崗實習和就業應聘事實上是一而二二而一的,密不可分。因此,我們就要尊重學生的其他考慮,不能強求專業與崗位的對口。
2.頂崗實習待遇和學歷能力的對稱性問題
我們傳統的重義輕利觀念使得高校教師和高校管理者總是強調“不談錢”,不談待遇,只談工作和學習的機會。殊不知一個不會維護自己權益的畢業生也是很多企業看不上眼的。另外,高職很多學生來自農村,特別是比較偏遠的農村,因此工資待遇問題,包括實習工資、試用期工資和轉正后工資,都是他們非常關心的。畢竟現在物價上漲、農民工工資也在上漲,企業面臨的用工荒不能轉嫁到頂崗實習的學生身上,學生和家長有權期望合理的工資待遇。我們要教育和幫助學生去爭取與自己的能力、學歷、經驗和年齡等對等的待遇,尤其是要告訴他們如何去把握時機和場合,如何注意提要求的技巧。
3.吃苦耐勞和工作環境的選擇問題
具備吃苦耐勞的精神是用人單位的一貫要求,但我們在教育學生要養成吃苦耐勞品質的同時,也不能忽視頂崗實習的工作環境。《職業學校學生頂崗實習管理規定(試行)》規定,職業學校選擇的頂崗實習單位原則上應“具有獨立法人資格,依法經營、管理規范,安全防護條件完備”?!皩W校應當對學生頂崗實習的單位、崗位進行實地考察??疾靸热輵ǎ簩W生實習崗位工作性質、工作內容、工作時間、工作環境、生活環境以及健康、安全防護等方面?!睆倪@些規定可以看出,教育主管部門也充分意識到了當前企業經營狀況和工作環境的復雜性。作為學校和教師也就不能一味地遷就企業,還應該對企業加以甄別,對學生不能接受的工作環境要區別對待。
4.頂崗實習率和就業簽約率的兼顧問題
要達到機電專業的實習目標,實習教師起著主導作用。當下的職業院校需要加強實習教師隊伍的建設,將提升實習教師的綜合教學素質為重點。目前,一些職業院校存在著師資隊伍建設滯后,教師的教學能力與實踐脫節,導致實習教學組織能力欠缺的現象。機電專業教師有其特殊之處,需要學校擁有機電一體化的專業實習教師隊伍。這就需要參與實習教學的教師必須掌握所教授專業的中級以上的操作水平。近年來,我國確定了“雙師型”教師隊伍改革目標,對機電專業的實習教師更是提出了必須達到高級技工操作水平的要求。為了達到這樣的目標,各個職業院校需要對教師進行定期的培訓,并組織多方面的交流學習,特別是向那些機電專業的老資格職工學習。
二、機電專業的實習基地
當前各職業院校都十分注重實習設施、設備的建設。要為學生提供一個真正有效的實習場所,真正提高機電專業畢業生的職業技能水平,需要加強對硬件環境的建設。建立完善的校內實習基地。校內的實習基地是學生走出校園之前的練習場所。要按照職業學校機電專業現代化建設的要求,建立起一個與教學目標相符合,與社會需求相契合的實習基地。具體來講,需要擁有足夠的專業化設備,不僅是從數量上,更要從質量上加以保證。在建立完善的實習基地的基礎上,學校需要隨時調整自身的教學計劃,與企業用人的要求相適應,與學生的接受程度相適應,切實保證教學質量的提高。建立廣泛的校外實習基地。學校校內的實習基地雖然與理論結合最為密切,也是教師對學生進行教學指導最為便捷的場所,但是僅僅依靠校內的基地,是不足以滿足實習教學的需求的,需要廣泛建立校外實習基地,與現代企業保持較為密切的聯系,讓學生可以盡快適應就業需求。作為校外實習基地的重要部分,企業可以為學生提供先進的生產設備、生產工藝和加工方法,讓學生真正將所學到的理論知識運用到實踐之中,學以致用。
學校與企業之間的這種良性合作,對于企業來說,也是很好的人才培養基地,讓其能夠根據自身對員工綜合素質的要求,選擇適宜的人才;對學校來講,更是可以征求企業對學校辦學的建議,以便對教育教學的方方面面進行改革與調整,可以說是一種雙贏的合作。
(一)酒店實習利益相關者的識別
根據與酒店實習的影響程度大小,將酒店實習利益相關者界定為兩個層次:核心利益相關者(學校、酒店、實學生)以及邊緣利益相關者。本文主要從核心利益相關者的角度進行研究。
(二)利益相關者研究的意義
對旅游管理專業酒店實習利益相關者的研究具有重要的理論和現實意義。首先,通過對酒店實習各利益相關者的獲益訴求與利益沖突的分析,有利于整合教學資源,促進專業課程建設,提高教學質量,更好的實現人才培養目標。其次,對酒店而言,通過實習生資源可以降低成本,儲備高質量人力資源。最后,對學生來說,酒店實習可以檢驗學生知識與技能的掌握情況,提高理論聯系實際的水平,培養良好的職業道德,增強職業適應能力。
二、云南農業大學酒店實習利益相關者調研
(一)學校方面
旅游管理專業酒店實習的組織方式主要有三種:學?;蛟合到y一安排、學校統一安排與自主實習相結合、學生自主實習。目前云南農業大學旅游管理專業酒店實習的組織方式以院系統一安排為主。實習基地主要是以官渡酒店與海麗賓雅帕佛倫斯度假酒店為代表的高星級酒店。實習時間安排在大四上半學期,為期三個月。實習的主要內容是餐飲、客房、總臺、商務中心等部門的服務與管理,并以餐飲、客房為主。
(二)實習生方面
根據對云南農業大學旅游管理專業2009級、2010級學生的實習狀況的調查,發現其實習地點,主要集中在官渡大酒店、海麗賓雅帕佛倫斯酒店;實習部門主要集中在餐飲部、客房部等部門,具體見表1。
(三)酒店方面
酒店通常根據自身各部門的用人需求,將學生分配到餐飲、客房等人員流動性大的部門。一般不會輪崗,只是根據實際需要進行個別調整,實行一人一崗到底的崗位分配。酒店崗前培訓時長通常為3-5天,培訓內容主要是酒店的基本情況、酒店文化、規章制度以及一些基本技能的操作等。然后將學生分配到具體崗位,采取師傅帶徒弟的方式進行跟崗培訓。實習期間,實習生和正式員工的薪酬差別較大,向實習生支付的薪酬低于正式員工。
三、云南農業大學酒店實習利益相關者調研分析
(一)利益訴求
1、學校利益訴求
(1)實現人才培養目標。
我國高校肩負著培養行業發展需要的管理以及應用性人才的責任,而實踐能力是其重要的組成部分,特別是對服務性、操作性較強的旅游管理專業而言,實習是學生走進社會的開始,對學校完成教學計劃起到重要作用。
(2)促進專業建設。
科學的課程體系設計是旅游教育的前提與基礎。首先,通過分析酒店的要求和實習出現的問題,可以找到學校專業教學的不足,從而調整課程設置、修正教學計劃、提高教學質量,提升專業發展建設。
(3)開拓教學資源。
作為實習基地的酒店,在豐富學校教學資源的同時也拓展了學校的教學空間。讓學生在酒店真實環境中,例如前廳、餐飲部、客房部、商務中心等部門提升專業技能。
2、實習生利益訴求
(1)加強理論結合實際的能力。
實習可以促進實習生專業理論知識和專業技能的結合,把所學與所用聯系起來。從問卷統計的情況看,云南農業大學旅游管理專業酒店實習基本上起到了鍛煉技能、形成良好的職業道德的實習效果。
(2)積累人脈關系。
專業實習不僅是實際操作技能的鍛煉,更重要的是通過這樣的實踐增強個人的工作能力,與人溝通的能力,適應社會的能力。關于“實習中的困難來源”38%的認為源于人際關系。通過實習,學生積累了一定的人脈關系,這為學生畢業后選擇到實習酒店工作或者到實習酒店所在城市從事其它行業打下了基礎。
(3)強化學習意識。
通過實習,學生了解到社會的用人標準,認識到了自身知識和能力的欠缺部分。調查顯示,78%的學生認為通過實習收獲頗豐,實習結束后學習的積極性明顯加大,抗挫抗壓能力明顯提高。
3、酒店利益訴求
(1)降低用人成本。
高校學生到酒店頂崗實習,酒店無需辦理像正式員工一樣的養老、失業、工傷等保險及負連帶責任,費用低于聘用正式員工,節省了人力資源成本。學生在實習之前已經學習了相關的專業知識和基本技能,經過短時間的實踐培訓就能獨立上崗,這節省了培訓費用和時間。
(2)進行人才儲備。
隨著酒店業人才競爭的加劇,對高素質人才的需求越來越大,但酒店員工流失率卻呈上升趨勢,這極大的影響了酒店的可持續發展。而旅游管理專業學生接受過系統的理論教育,文化素質較高,綜合素質突出,符合酒店的用人標準。酒店對在實習過程中表現突出且有留職意向的學生重點培養,進行人才儲備,有利于酒店人力資源庫的建設。
(3)激發酒店活力。
大學生已具備系統的理論知識,較強的外語能力和較前沿的酒店發展理念,并具有青年人的熱情、活力、較強的求知欲望,如合理引導,能夠在一定程度上觸動并激發老員工的工作熱情,提升酒店的活力。
(二)問題沖突
1、崗位單一與學生期望崗位的沖突。
實習崗位的安排是酒店實習管理中較為突出的問題,考慮到服務質量的穩定性和連續性以及各部門的用人需求,酒店一般安排學生在一線部門工作,且一般不會輪崗。而學生自身則期望在實習期內進行崗位輪換,全面的提升自身管理、服務技能水平。
2、薪酬較低與學生滿意度的沖突。
實習期間,學生和老員工的工作時間和勞動強度一樣,而報酬卻與差距較大。據調查,云南農業大學實習生的實習工資為1000—1200元。這使得學生對酒店的薪酬待遇滿意度以及實習熱情較低。
3、學校與學生實習時段選擇沖突。
在實習時段的選擇上,考慮到實習與就業的無縫對接,部分學生希望實習安排在大四第二學期,以方便和用人單位達成就業協議。然而,這一時段會與學校的畢業論文設計、畢業鑒定等相沖突。所以學校還是將實習安排在大四第一學期。
4、實習時間與酒店期望的沖突。
實習生雖然對于酒店而言成本比較低,但酒店前期培訓等都需要費用,為了賺取收益,酒店一般要求學生的實習時限為6-12個月。但按照學校教學計劃,實習周期為3個月。
四、對策研究
(一)學校方面
1、構建多元利益相關者培養體系。
成立由利益相關者組成的評議監督機構,在教學質量決策、監督、質量評價機制上采納多方意見與建議。注重內部利益相關者的權力制衡,同時加強外部利益相關者對大學的監督,從而使旅游管理專業的實踐教學目標和理念能夠充分體現利益相關者的利益訴求。
2、加強“雙師型”教師隊伍建設。
酒店管理專業“雙師型”教師是指具有較高專業理論素養,較多的酒店從業經驗和專業操作技能,和較強的組織管理、協調及創新能力的旅游管理專業教師。旅游管理是一門實踐性很強、行業指向十分明確的專業,它是以為酒店及相關行業培養一線的高層次、高技能的應用型復合人才為培養目標的。而人才培養目標能否實現,“雙師型”教師隊伍顯得尤為關鍵。
3、建立穩定的實習基地。
校外實習基地是專業實踐教學體系中的一個重要載體,要選擇專業針對性強、規模大、效益好、實踐條件充分、合作意愿強的企業作為校外實習基地。首先,應盡量選擇知名度高,經營管理、服務操作具有科學合理制度的高星級酒店作為實習基地。其次,學校要整合資源,建立健全相關組織機構,深化校企合作深度。
4、完善考評機制。
考評機制應包括對教師和學生的考評。對教師的考評,主要是考察教師的實踐教學效果,確保教學質量;對學生的考核,主要是理論知識和實踐技能的考核,從而提升學生的實踐能力。學校對實習效果的考評應是全方位的,由多方利益相關者參與。
(二)實習生方面
1、做好充分心理準備。
學生必須做好從基層做起的心理準備,明白基層工作是今后發展的基礎;做好角色轉換的準備,有足夠的心理承受能力,做好迎接挑戰的心理準備。
2、樹立良好服務意識。
酒店是作為服務性行業,要求酒店員工必須具備良好的的服務意識。良好的服務意識也是創立優質服務的前提和基礎,是行業發展的根本。實習學生應強化酒店服務意識,提高服務技能。
(三)酒店方面
1、營造良好實習環境。
酒店應實行人性化管理,對實習學生的努力給予充分的肯定;并根據實習生的興趣和特點,合理安排實習崗位;盡可能營造和諧的工作氛圍,減輕實習生心理壓力。
2、做好崗前培訓工作。
酒店崗前培訓就是主要是向實習生介紹酒店的規章制度、文化以及業務。對酒店的作用明顯:可以使新員工掌握工作所需要的方法和程序;了解酒店的企業文化和發展目標;增加對工作和酒店好感,增強酒店凝聚力。
3、完善薪酬制度。
[論文提要]探討知識管理與檔案信息管理的關系,研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進,知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源,對于各行各業的發展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻,這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識,并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中,檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識,將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域,在知識經濟時代提升自身工作的價值,為社會的發展發揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性
計算機技術的發展,為我們的檔案信息管理提供了一次新的發展契機,互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。這個世界是一個非線性的、動態性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式,代之以動態的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受,只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中,形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網絡環境中,為適應知識管理的需要,必須率先實現由靜態的保管信息狀態到成為動態知識元的過渡,即實現檔案信息知識化。
1、知識管理是適應知識經濟發展要求的必然選擇
“知識管理”原是基于企業對知識創新需要而發展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經濟時代,知識因素參與經濟活動的程度越來越高,在以提高競爭力為目的的經濟活動中,知識取向愈加明顯。在此條件下,建立“知識型”企業和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求,并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言,其發展只有融入到知識經濟中,才能充分發揮檔案信息的潛在價值,實現全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素,因此,將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發展和高科技手段的運用,使檔案載體的多元性、內容的創新性以及管理手段的高效性更為突出,追求高效、優質的服務理念引發了檔案信息管理的新思維,檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生,這些環境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發展所做出的調整與選擇。
2、檔案工作自身的發展呼喚建構知識資源管理的創新體系
傳統的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主,檔案信息的流動受到時空的限制,不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構低效的運作方式,落后的管理形式,相對呆板的服務機制,封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經濟形態中充分利用和開發檔案信息資源的原則,不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉化,檔案管理在注重檔案實體管理的同時,更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發揮檔案信息作為知識資源的作用,側重于將知識從來源、生產、存儲、整理,到流動、傳播、交流,直至學習、利用、共享、評估的一系列過程,整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分,檔案信息資源對推動經濟發展和促進科技創新極為重要,其科學管理和有效使用,對科學決策、資源共享、產品開發、提高效率都產生著積極影響。調節檔案信息管理行為,逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識屬性,這些知識主要是顯性知識,檔案是知識儲存的一種方式,是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現有研究成果分析
知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法,盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件:一是實踐需要,二是有特定的研究對象,三是有一套自己的研究方法。這些基本條件,知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前,檔案管理陷入了一定的困境,這些困境的外在表現是:伴隨著信息技術、網絡技術的發展,傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處,檔案資源利用率低,檔案工作人員工作積極性差,檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局,有些單位也采取了一些辦法,如人員培訓、引進管理設備等,但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發?,F實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。
4、從二者管理的目標和動機分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息,其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用,實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面,即以信息內容的開發為宗旨和方向,為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識,發掘組織的隱含知識,實現隱含知識向顯在知識的轉化,在組織內實現知識共享,鼓勵知識創新,實現知識的增值,從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊藏著大量顯性知識,對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且,組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。因此,檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容,為各項工作服務,更為重要的是發掘檔案中的隱含知識,將這一部分知識轉換成顯在知識,實現知識共享和知識創新。從這個角度來說,組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。
知識經濟時代,檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處,而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路,是對傳統檔案信息管理的創新。
三、知識管理對檔案信息管理的創新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法,知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用,檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變,需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變,我們認為主要體現在:從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理,并強化對檔案知識的開發利用,實施檔案信息管理的智能化服務,實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念,將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分,在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容,同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造
業務流程再造,是對組織中及組織間的工作流程
與程序進行的分析和再設計,其既是知識管理的要求,也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代,組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變,管理的中間層次將逐漸減少并最終消失,將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時,對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件,電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異,對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造,應依據文件生命周期理論,即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限,實現企業文件檔案一體化,在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理,同時強化了對各項業務管理工作的服務功能,提高了整個文檔工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術
知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高,組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化,電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用,導致了大量電子化、數字化文件的出現,這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理,缺乏對檔案信息資源的深入開發,所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是,信息技術在組織生產、管理中的大量應用,又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機,促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。
所以,我們必須積極利用各種信息技術,開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統,推動知識管理水平的提高。
四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
提供優質、高效的檔案知識服務,實現檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標,也是檔案部門與其他部門和外界聯系的紐帶。信息技術的發展為檔案管理提供了一次新的發展契機,互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫,提供知識導航,知識咨詢等方式實現。在日益發展的網絡環境下,這種服務的方式將更容易實現,在內部,可以通過構建內部網來實現知識的傳遞和共享。內部網是建立在網絡互聯的基礎上,實現將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來,從而實現知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞,可以構建相應的外部網,實現和用戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統,而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者鏈接的站點,直接鏈接到知識服務子系統,從而獲得有效的檔案知識服務。
五、知識管理有助于提高檔案管理人員素質
論文摘要:由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想,品德作風、業務能力等,是干部個人自身成長歷史的真實記載,為學校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據,為學校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入,學校人事檔案出現了許多新情況,新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰,檔案工作如何與時俱進,加快發展,更好地為黨的組織、人事工作服務,筆者結合幾年來檔案管理的實踐,就學校人事檔案的管理工作談談幾點體會。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料,并按有關規定進行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀50年代產生以來,作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進,傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多,其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現,在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜,其制度性生存愈發尷尬。因此,傳統人事檔案制度必將走向終結,新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神,要促進人才的合理流動,必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制,發展人事業務,改革戶籍、人事檔案管理制度,放寬戶籍準入政策,推廣以引進人才為主導的工作居住證制度,探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為,人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展,也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。
內容上,立卷不夠規范,案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一?!叭g一歷”(年齡、工齡、黨齡、學歷)記載多樣,個別干部的“年齡越填越小,參加工作時間越填越早,文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙,但現行的公文材料大部分是A4紙,高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙,紙張大小不同,致使有的表格印制超過裝訂線,給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔,而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多,有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外,隨著時代的發展,干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多,而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少,這些都會直接影響到案卷質量。
使用上,技術手段滯后,運行效率較低。在整理檔案過程中,有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統,大部分是靠手工操作,費時、費力,效率低,與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
三、筆者關于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質量,就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性,但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化,就會顯現出它的局限性。因此,目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求,實現管理的規范化和信息化:
1、實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高,重要一條就是要及時收集和補充檔案材料,而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量,對收集到的檔案材料,從手續是否完備,表述是否準確、精煉,觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別,對于不符合要求的及時退回,限期糾正再歸檔,對于不屬歸檔范圍的材料,及時退給有關單位,做到不散失、不積壓。
2、改進檔案的檢索與查閱方法,實行計算機管理,提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索,無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行,這兩種方法均有一定的科學性,但用記起來費時,用起來繁鎖,工作效率低。為提高效率,可考慮采取以英文字母的順序號進行編排,便于記憶,利于查找,提高速度。同時,為提高檔案管理水平,可以采用計算機管理人事檔案信息,研究建立兩個系統:檢索系統和利用系統。同時,運行干部人事檔案原件管理系統,使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件,不僅可以提高查閱檔案的速度,同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3、分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理;其余人員的檔案,則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制,由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。
4、人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準,并加強執法檢查;同時,檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度,并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。
5、利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進,不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用,開拓創新,開發新手段,加大投入,對人事檔案實行動態化管理和維護,開發研制人事檔案管理軟件,建立數字檔案和多媒體檔案,并實行聯網,通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
只有與時俱進,注重檔案的服務性,才能提高檔案的利用價值,牽一發而動全身,人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力,必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解,必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。
參考文獻:
(1)王云慶苗壯《現代檔案管理學》青島:青島出版社2002年220
論文摘要:自我管理與知識管理都是上世紀后期出現的管理學的創新概念,都是隨著信息時代和知識經濟的到來,而盛行的管理思想和管理體系。它們在管理理念上都體現出了以人為本的管理思想,在信息和知識的基礎上,實現對人和知識的動態管理。特征上兩者雖然各有不同,但在管理內容上兩者密切相關,兩種管理在效果上互相補充和促進。從兩者的“知識鏈”和“自我管理要素鏈”的聯系看,兩種管理模式又構成了密切相聯的管理循環鏈。
隨著信息時代和知識經濟的到來,上世紀50——60年代出現的“自我管理”和上世紀末成型的“知識管理”成為繼“泰勒制”之后管理學“第”的重要內容。
一、自我管理與知識管理的含義
自我管理誕生于上世紀50——60年代,對于自我管理的含義有多種理解,如,Thoresen&Mahoney(1974)認為,自我管理,亦稱自我控制,可被定義為:“當相關的直接外部約束不存在時,一個人所進行的自我控制,這時他所采取的行為比他初始(未加控制)所采取的行為效果更好。”
一般認為,自我管理首先是指一個人主動調控和管理自我的心理活動和行為過程。自我管理的實質是自我監控。自我(ego)作為心理活動的主體,一個人需要進行自我意識、自我控制與自我調適,自我(self)作為管理行為的客體,一個人需要進行自我調節、自我激勵與自我反饋;自我管理作為一種管理行為的過程,它涉及到管理過程、管理方法和管理內容等。其次,自我管理又體現為一種能力,它是人對自身的生理、心理和行為各方面的一種自我認識、自我感受、自我料理、自主學習、自我監督、自我控制、自我完善等方面的能力。人的這種自我管理能力是隨著年齡的增長、知識學歷和社會閱歷的提高,呈逐步提高的趨勢,但因個體差異和環境的不同,他們之間存在較大的差異性。然而,人的自我管理能力可以通過自主學習、自我監督、自我控制和自我完善而得以培養。
知識管理作為一種全新的管理范式,自上世紀末成型至今,還沒有一個明晰和公認的定義。美國生產力與質量研究中心的定義是,企業知識管理是指為提高企業競爭力而對知識的識別、獲取和充分發揮其作用的過程。美國德爾福集團公司執行副總裁、企業知識管理咨詢專家卡爾·弗拉保羅認為,“知識管理就是運用集體的智慧提高應變和創新能力,是為企業實現顯性知識和隱性知識的共享提供的新途徑”。知識管理是幫助人們對擁有的知識進行反思、幫助和發展,支持人們進行知識交流的技術和企業內部結構,并幫助人們獲得知識來源,促進他們之間進行知識的交流。
從過程論、信息論和行為論的角度,可以將知識管理理解為:第一,知識管理是一種過程,即對企業內外知識的收集、整理、加工和利用的過程。是將組織可獲得的各種信息轉化為知識,并將知識與人聯系起來的過程。第二,知識管理是對信息的處理。知識管理是對數據間關系的理解,它通過信息管理和組織學習來提高整個組織的知識水準,把正確的信息傳送給需要它的人,以便讓他們迅速的以信息為依據去行動。第三,知識管理是一種管理行為。人既是知識存儲的載體,又是知識創造的主體。知識管理的重點是企業內員工行為的管理,采取各種措施來調動員工的積極性,提高員工的工作能力。也就是說,知識管理最終要落實到對人的管理,即對企業內員工行為的管理上。
總之,知識管理是一種對人與信息資源和知識的動態管理過程,即以人為中心,以信息和知識為基礎,以利用和共享知識為途徑,以信息技術為工具,以知識的創新和增值為目標的過程管理。知識管理叮以有狹義和廣義之分。狹義的知識管理僅指對知識本身的管理,包括對知識的創造、獲取、加工、存儲、傳播和應用的管理。廣義的知識管理除了指時知識本身的管理,還包括與知識有關的各種資源和無形資產的管理,涉及知識組織、知識設施、知識資產、知識活動以及知識人員的全方位和全過程的管理。
二、自我管理與知識管理的特性比較
(一)自我管理的特性
第一,目的性。自我管理的目的是要達到和實現個人的全面發展和人生的意義和價值。善于自我管理的人所做的每一件事都是完成特定目的的一個環節。例如,個人的自我完善可成為自我管理的一個目的,同時自我完善又是一個過程,而認清自己又是實現自我完善的重要前提。
第二,主體性。從管理的主體看,自己是自我認識的主體,是自己的管理者,是開發自我寶藏的“廠長和經理”,你想成為工程師和企業家嗎?你想成為教授和科學家嗎?那么你就是這些“產品”開發、生產和銷售的老板。
第三,客體性。從管理的客體或對象看,自我管理以自己為認識和管理的對象,即以自己所擁有的內在資源,如思想觀念(價值觀、道德觀、人生觀和動機等)、時問、情緒、行為、身體、信息等為管理對象。這是集中體現自我管理本質的最基本特征。
第四,技能性。它主要涉及自我管理的技術與能力的培養。自我管理以自身素質,尤其是以自我認知(意識、想象、思維和創造力等)、自我情緒和情感控制、自我調適和自我激勵等學識和心理品質去管理自我;同時,在自我管理的過程中運用SWOT分析、目標管理和反饋分析等技術與方法使自我在各方面得到能力的提升。
第五,主動責任性,又稱自覺能動性。人類個體的自我管理是個體自主地、獨立地、自覺地從事和管理自己的實踐行為與活動,而不是在外界各種壓力和要求下被動地從事實踐活動或需要外界來管嬋自己的實踐活動。當然人的這種自覺能動性也需要有一些外部因素來起促進作用。
第六,自我反饋和調節性。在自我管理過程中,個體不斷地去獲取有關自身實踐活動及各項自我管理要素變化情況的有關信息,審視和檢查自身實踐和管理活動的過程與效果。個體對內身實踐活動的監控和反饋結果及所得到的信息會卣接影響到下一步實踐活動及行為的調節。所以,自我管理的自我調節性使個體根據反饋的信息和預期目的,對自身下一步的實踐活動采取修正、變革、調整等措施的控制。調節性是個體自我管理水平高低的重要指標。
第七,遷移性。遷移性足指從某一個領域中獲得的知識和技能有可能適用于另一個領域的知識與技能。由于個體對不同實踐活動所進行自我監控和調節的實質是相同的,因此在任何一種實踐活動巾的自我監控都具有廣泛遷移的潛在可能性,即呵應用于不同的實踐情境中,也可應用在多種多樣的實踐活動上。由于自我管理具有循環反饋性,它隨時可以根據實踐性質的變化進行相應調整以適應不同的實踐情境,從而表現出廣泛的遷移性。
(二)知識管理的特性
1、在管理理念上,知識管理體現出了以人為本的管理思想,人力資源管理成為知識管理的核心。
2、在管理對象和內容上,知識管理以無形資產管理為主要對象和內容,比以往任何管理形式都更加強調知識資產的重要性。
3、在管理范圍及其重點上,知識管理包括顯性知識管理和隱性知識管理,但以隱性知識管理為重點,并注重顯性知識與隱性知識之間的轉換。
4、在管理目標和策略上,知識管理以知識創新和提高組織和企業競爭力為直接目標,以建立知識創新體系為基本策略,因此,智力性和創新性是知識管理的標志性特點。
5、在組織結構上,知識管理采取開放的、“扁平式管理”的組織模式,與以往所采取的金字塔式的等級結構模式截然不同。
(三)自我管理與知識管理的特征差異
在管理的目標上,自我管理是以個人的成功為最終目標的,而知識管理是以知識創新、知識增值和提高組織和企業競爭力為直接目標的;在管理的主體方面,自我管理是以個人為主體,組織的支持和引導為輔,知識管理是以組織的管理為主,個人的管理為輔,但是,兩者都是以員工個人的素質提升和提高對知識的創新和運用能力為落腳點;在管理的對象方面,自我管理是以個人的心理與行為方式及其合理組合為對象,而知識管理則以人與信息資源和知識及其動態結合為對象;在管理的內容上,自我管理是以人的心理與行為所涉及到的自我意識、自我控制、自我調適、自我激勵、價值觀、目標、職業生涯、時間、學習、優勢與效能、創新、人際交往和健康等方面為主要內容,而知識管理涉及的內容包括知識組織、知識設施、知識資產、知識活動(知識的獲取、加工、存儲、傳播、運用和創造)以及知識人員對于知識的作用過程(即人對知識的創造、獲取、加工、存儲、傳播和應用)。在管理的重點上,自我管理是以顯性要素與隱性要素的恰當結合及可實踐性要素的管理方法與實施為重點,而知識管理則以顯性知識與隱性知識之問的相互轉化過程為重點。從管理的過程周期看,自我管理是以人的一生為管理過程的完整周期,而知識管理則以隱性知識和顯性知識問轉化的四個階段為一個完整的周期(即社會化、外化、綜合化及內化階段)。
三、自我管理與知識管理的關聯
1、知識管理是自我管理的重要組成部分。
個人知識管理是自我管理的重要組成部分。當今時代面對不斷快速更新的知識,我們在進行知識學習之前應該結合我們自身的長處、性格特點和價值觀念,進行人生的規劃,并以此為基礎,對知識進行合理性的選擇和取舍;時刻保持心思的警覺,快速地吸收有用的知識,及時清理過時的知識,同時堅決拒絕其它不太相關的知識的誘惑。個人知識管理包括,對個人已經獲得的知識進行管理;通過各種途徑學習新知識,吸取和借鑒別人的經驗、優點和長處,彌補自身思維和知識缺陷,不斷建構自己的知識特色;利用自己所掌握的知識以及長期以來形成的觀點和思想再加上別人的思想精華,去偽存真,實現隱含知識的顯性化,激發創新知識。知識管理是自我管理內容在某些方面的擴展,如自我管理式學習、自我激勵和自我優勢的管理等。
2、自我管理與知識管理互相促進。
知識管理的主要對象是知識型員工,此類員工的主要特點:一是具有較高的科學文化素質;二是具有較強的學習能力;三是工作具有較強的獨立性;四是工作具有較強的主動性。知識員工不再像傳統企業員工那樣為了生計而去勞動賺錢,金錢對于知識型員工來說已經沒有很強的激勵作用,而能否實現他們的價值以及工作本身是否具有創造性對知識犁員工具有更強的吸引力,他們是為了工作而去工作,具有很強的主動性。在自我管理中,“知識型員工”既是自我管理的主體又是客體。所以,知識管理對于管理對象(即知識型員工)的管理結果又促進了員工的個人自我管理的實現。
對于知識型員工來說,他們需要的是個人成長的空間、工作的自、業務成就感以及作為個人努力回報的金錢,是更高層次的自我實現。知識型員工所獲得激勵動力更多地來自于工作的內在報酬和滿足感,而金錢等外部因素則退居相對次要的位置。也就是說,知識管理中的重要激勵模式足自我激勵,因為,個人成長和自我實現需要自我激勵。企業應通過創造一定的條件,促進員工的自我激勵。這也涉及到自我管理。如職業生涯規劃,企業可以根據自身的發展,幫助員工完成職業生涯規劃,使員工一開始就能對自己在企業中的發展有一個良好而清晰的認識,這有助于員工時刻對自己的發展狀況有個明確的定位,以不斷改進和提高。同時.自我管理在自我激勵和自我生涯管理等方面的努力又促進了組織和個人知識管理的實現。
3、從“知識鏈”到“自我管理要素鏈”。
當從“知識鏈”的角度分析自我管理與知識管理的關聯時,就使自我管理的構成要素體系自然升華為“自我管理要素鏈”。
“自我管理要素體系”是我們結合邁克爾·波特的價值鏈模型分析法而試圖構建的一種管理模型。該管理模型由13項自我管理要素組成,它包括自我意識、自我控制、自我調適、自我激勵、價值觀、目標管理、職業生涯、時間、學習、優勢與效能、創新、人際交往和健康等(見圖1上半部分)。其中,自我意識、自我控制、自我調適和自我激勵是心理行為要素,它們與價值觀同屬于隱性要素;目標管理、職業生涯、時間、學習、優勢與效能、創新、人際交往和健康等八項要素屬于顯性要素。在顯性要素中,目標管理和職業生涯的自我管理屬于“目標軌跡”要素;時間、學習、優勢與效能三項要素是“自我優化”要素;創新和人際交往足“環境優化”要素;自我的健康管理是實現成功的“實體保障”要素。成功是自我管理的目標,自我管理是通過13項要素的相互關聯作用,實現成功的歷程。
“知識鏈”按照邁克爾·波特的理解,就是信息和人在整個價值鏈活動流通過程中組成了知識鏈。知識鏈包括內部意識、內部反應、外部反應、外部意識4個階段,是形成一個組織創新周期的一系列互動過程。這4個階段決定了任何一個組織的獨特性和長久性,它們也是一個組織得以成功創新和變革的4大因素。
系統的知識鏈模型由美國學者C·W·Holsapple和M·Singh于1998年提出的(見圖1下半部分)。該知識鏈模型由主要活動功能和輔助活動功能兩部分組成;主要活動功能(或基本過程)又由5個階段組成,即知識獲得、知識選擇、知識生成、知識內化、知識外化等;輔助活動功能(或支持資源)由4個層次組成,即領導、合作、控制、測量等,構成了知識鏈的5階段4層次結構。該知識鏈模型表明了知識鏈的“產出”是各個階段的知識“學習”活動的結果;這種“產出”,即知識的創新與增值和組織競爭力的提高,也正是知識管理的直接目標。