學籍檔案精選(九篇)

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第1篇：學籍檔案范文

高校畢業(yè)生是現(xiàn)代技術、高科技發(fā)展的主要人才來源。他們走上社會后，其在大學期間的學習、生活、人際交往成為人生中最美好、難忘的回憶。校友與母校的關系不是一般的關系，而是一種親情關系。母校與校友之間有著永遠縈繞相依的感情，廣大校友終生情系母校，關懷著母校的建設與發(fā)展；母校也永遠惦念著廣大校友，關懷校友事業(yè)成就。這種寶貴的情誼維系著師生、同學之間千絲萬縷的感情，構成了一種不解的情緣。這使廣大校友對母校有一種回報的心愿，他們經常關注學校的建設與發(fā)展，并愿意為母校做一些力所能及的工作。這種普遍存在的親情，應該開發(fā)，以滿足廣大校友的心愿和母校的需要。

因此，校友資源成為高等學校人力資源的一個重要組成部分，是潛藏在母校之外的獨有的巨大寶庫。在高等教育管理體制轉型的新時期，在學校自主發(fā)展，提高效益的辦學道路上，開發(fā)校友資源，挖掘校友潛力，充分利用好校友這一學校的特殊資源，使校友資源在學校的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，是適應新的辦學體制，增強學校辦學實力、促進學校發(fā)展的一條重要渠道。

校友會是學校與校友、校友與校友之間加強聯(lián)絡，增進友誼的重要橋梁；是學校與海內外校友取得聯(lián)系、獲得信息、加強合作的重要渠道。利用好校友資源，關鍵在于做好校友會工作。校友會的工作是面對全體校友的工作。每個學校都出過名人、名家。翻讀歷史，都會找出幾個杰出人物。這是各高校最為津津樂道之事。一般說來，這些杰出人物不僅在校時有出色表現(xiàn)和成績，畢業(yè)后也是社會的精英和佼佼者。對在校生來說，他們是校友中的典范和榜樣；對社會來說，是學校的一種無形資產，是對學校的一種無聲的宣傳。學校通過各種策略與其進行交流溝通，維持良好的校友關系，可以增大校友對母校的貢獻，提高校友對學校的價值。而這些知名校友，并不是孤立的，作為校友群體里的一分子，他們的行為要受到其他校友的影響。普通校友作為個人對學校的貢獻可能是微不足道的，但作為群體，他們仍然占有一定的分量，放棄他們，就意味著放棄了他們對學校潛在的貢獻，放棄了將其轉化為主要校友的機會。母校是校友心中永遠的精神家園，校友會應不論“窮校友”“富校友”一視同仁，成為服務所有校友的組織，校友才能迸發(fā)出回報母校的巨大物質及精神力量。

高校校友會的工作要有連續(xù)性，經常性，要通過各種各樣的活動聯(lián)系校友，強化校友的校友意識，一直不斷地提醒校友――你是這個學校出來的，母校記得你！聯(lián)絡校友，溝通信息是校友會的基礎性工作。隨著信息技術的飛速發(fā)展，校友會工作也應逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡化。為此，必須建立起完善的校友信息資源組織，以促進對校友信息的了解掌握。校友工作的信息化建設既是校友工作的一個組成部分，又是拓展校友工作本身的新途徑之一。

二、活用學籍檔案，豐富和完善校友資源信息庫

身處資訊日益發(fā)達的現(xiàn)代信息社會，如何更多更及時地搜集有用信息，如何更有效更快捷地利用好這些信息，決定著各項工作的成效。建立校友網(wǎng)絡，拓展校友資源，有賴于校友信息資源的收集。建立校友信息庫，針對校友信息的特殊性，提供相關有價值的信息，可以從中挖掘校友價值，使之為學校建設與發(fā)展服務。

校友信息庫是一個日積月累的過程，主要是大規(guī)模地查詢和分析，要求有大量的歷史數(shù)據(jù)和匯總數(shù)據(jù)。豐富和完善校友資源信息庫，是開發(fā)和利用校友資源的基礎。而高校學生學籍檔案就是校友資源信息的資料庫。

作為人才培養(yǎng)基地的高等院校，每年都要向國家輸送大量專業(yè)人才，與此同時，也會產生一批與人才培養(yǎng)和管理有關的學籍檔案，主要包括學生登記表、學籍卡、成績卡和獎懲材料等學籍管理材料，是學生在校期間所形成的學習、生活的人生的真實記錄，亦是校友信息資料不可缺少的組成部分。

三、學籍檔案信息網(wǎng)絡化，拓展校友資源

2001年開始，全國普通高校全部實行學歷電子注冊制度，國家教育部為此專門研制了“全國大學生學籍、學歷管理系統(tǒng)”軟件，該系統(tǒng)從新生的錄取簡明登記表信息到畢業(yè)證書打印、發(fā)放、轉入校友數(shù)據(jù)庫，貫穿學生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業(yè)生完整的電子檔案，學籍管理逐步邁向了信息化、網(wǎng)絡化。

其中“學籍管理”庫是該系統(tǒng)中信息管理的核心，是學生的基本檔案信息所在，包括64個字段，如：姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業(yè)、學制、入學日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學生在校期間的所有信息，將學生在校期間的學習情況，健康狀況，道德表現(xiàn)，個人愛好以及發(fā)展方向等都記錄在內。而“綜合檔案信息”涉及學生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含學生入學前中學段信息、高考信息、在大學期間學習成績信息、畢結業(yè)結論、學生目前的家庭經濟狀況，學生在校期間的獎勵與處分、各類學生的個人簡歷等。通過與該系統(tǒng)其他功能配合，構成了完整的學生綜合性電子檔案。該系統(tǒng)的使用規(guī)范了全國學生管理信息，充分發(fā)揮了信息資源化管理的優(yōu)勢。

學生學籍管理部門應與學校學生工作管理部門、研究生部門、教務部門共同創(chuàng)造條件，運用信息技術將學籍檔案智能化，有效及時地將校友各類信息分類、分析、處理。如：計算機可以存儲大量的圖像、聲音等各類數(shù)據(jù)，學籍檔案中可以保存學生的音容笑貌、血型、身份證號等，管理人員可以快速處理、查詢、調用校友的各種有關信息。把學籍檔案信息化納入高校辦公自動化的總體布局，結合利用高校校園網(wǎng)，開辟窗口，向學校及全社會提供有關的信息服務，利用計算機建立校友網(wǎng)絡，加強聯(lián)絡與溝通，充分發(fā)揮資源共享優(yōu)勢，擴大學籍檔案交流范圍，增強學籍檔案服務特色與內涵，提供縱深的服務，把單一的不連貫的靜資料變成豐富、完整的活資源。使學籍檔案信息網(wǎng)絡成為一個將計算機、通信網(wǎng)、信息資源網(wǎng)、信息生產者、信息消費者融為一體的全方位網(wǎng)際、網(wǎng)絡系統(tǒng)。

去年適逢我們華南師范大學建校七十周年，由于綜合檔案室較完整地保存了歷屆學生的學籍檔案，并將學籍的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，現(xiàn)在借助計算機查閱學籍檔案只需鍵入學生姓名，即能在幾秒鐘內檢索出這個學生所有的檔案材料，快捷便利，檔案利用的查準率和查全率均達到100％，充分發(fā)揮了學籍檔案的資源優(yōu)勢，把檔案資源的開發(fā)上升到龐大的資源中心層次，為校友聯(lián)絡工作和校慶典禮籌備工作作出了巨大的貢獻。

第2篇：學籍檔案范文

為畢業(yè)生就業(yè)搞好服務，學籍檔案大顯身手學生的思想政治條件，鑒定材料，入團，入黨的材料，各種榮譽材料包含在學生的學籍檔案中，用人單位通過查看信息就有了對學生的整體印象和評價。職業(yè)院校作為高技能人才培養(yǎng)教育機構，是直接為企業(yè)，工廠人員培訓服務的，用人單位和畢業(yè)生之間可以建立更好的聯(lián)系，作為聯(lián)系的橋梁，學籍檔案當然是最好的材料。此外，畢業(yè)生離校后，學籍檔案將將相伴學生一生。無論是畢業(yè)生就業(yè)，評職稱，職務晉升，工資增加，資格評選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。

二、職業(yè)院校學籍檔案管理的對策

（一）明確責任、規(guī)范檔案管理

學校教學工作管理的重要組成部分之一就是學籍管理。學籍檔案質量的高低直接反映了學校的管理水平，且在新形勢下，對知識的尊重，看重文憑，學籍檔案的查閱已經成為用人必須的手段。因此，要有嚴格的管理措施。一是要提高學籍檔案的重要性的認識，只因為有了一個良好的檔案意識，才可能對相關信息和數(shù)據(jù)的具體管理工作，做出相應的判斷，并及時收集，整理，存儲。二是領導重視是學籍檔案規(guī)范化管理的關鍵。為理順學籍檔案管理系統(tǒng)，進一步明確招生，教務，學校工作人員是學籍檔案形式的部門，并制定完整的學籍檔案形成和移交的工作職責。三是學生一進入學校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門和辦理過戶手續(xù)。

（二）建立學籍檔案電子文件歸檔制度

由于學籍檔案具有周期長、數(shù)量多的特點，紙質文件勢必占據(jù)很大的空間，給保管和使用都帶來了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優(yōu)勢，可以方便地查詢使用。因此，檔案管理部門應當建立學籍并存的紙質和電子檔案管理系統(tǒng)，充分保證學籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學籍檔案是一個學生在學校的整體表現(xiàn)的真實記錄，其重要作用不僅可以輻射到個人、學校，還可以向社會輻射。因此，職業(yè)學校學籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養(yǎng)方面發(fā)揮學籍檔案更大的作用。

（三）加強檔案管理隊伍的建設，提高學籍檔案管理的質量

只有不斷提高學籍檔案管理人員的水平和素質，學籍檔案管理更加科學化，現(xiàn)代化才能實現(xiàn)。職業(yè)院校必須采取有效措施，確保重視學籍檔案管理工作的培訓和專業(yè)培訓，以使他們的管理水平和業(yè)務水平以及個人的思想政治素質，適應新形勢下學籍檔案管理的需求。在政治方面，學籍檔案管理人員要努力學習黨的路線，方針，政策，體現(xiàn)愛崗敬業(yè)的精神風貌。在業(yè)務方面，學籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，要努力學習，檔案管理專業(yè)知識和技能，能夠熟練掌握計算機等現(xiàn)代化管理設備，做到精業(yè)從事學籍檔案管理工作。

（四）使用計算機搜索提高利用率

第3篇：學籍檔案范文

一、學籍檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）學籍檔案管理工作存在的問題

近年來，高校學籍檔案管理中存在一些問題，如一些學生和教師對學籍管理缺乏正確的理解，學生只把自己作為學籍管理中的一個被動對象；教師視學籍管理為教學管理部門的事，與己無關，且有些教學管理人員的責任心、事業(yè)心不強，對有關學籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。有些學生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學生違紀現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實情，對嚴重違紀問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學生管理等規(guī)章制度形同虛設，影響正常的教學秩序。

（二）產生問題的原因

1、入學教育缺失。很多高校在新生入學后通過軍訓、發(fā)放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。

2、學籍管理手段落后。高校學籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

3、學籍管理決策功能不足，支撐力度不夠。高校各級領導和職能部門對學生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細、快捷、準確，且需求日益頻繁。而開學初的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學院和學生都不重視學籍注冊工作。

二、如何提高學籍管理現(xiàn)代化水平

（一）規(guī)范管理，樹立“以服務為主”的觀念

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統(tǒng)一標準、監(jiān)督檢查等的目標管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數(shù)據(jù)，提高學籍管理的效率。

（二）利用信息技術，建立網(wǎng)絡化的學籍管理

現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準確、科學的學籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學籍管理信息系統(tǒng)，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統(tǒng)計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網(wǎng)絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規(guī)范化。

（三）積極探索、推行學分制

學分制是高等教育大眾化形勢下改革學籍管理制度的必然選擇，它允許學生根據(jù)個人情況對所學知識和學習進程上的自主選擇，是一種全新的教學管理制度和人才培養(yǎng)模式。學籍管理應當以適應學生個體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學校實際情況，積極探索推行學分制。學分制應依據(jù)“拓寬基礎、淡化專業(yè)、加強素質教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實可行的人才培養(yǎng)計劃。學生只要修滿了學校規(guī)定的各項學分，就可以提前畢業(yè)。學分制的實行能極大調動學生的學習熱情，減少學生壓力，改善考風考紀，有利于學生根據(jù)自身特點構建自己的知識體系。

（四）加強考試管理，提高人才培養(yǎng)質量

課程考核是學籍管理中的重要內容，它可以檢驗教師的教學成果，還可以檢驗學生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學生能否按照教學計劃學習的客觀依據(jù)，也是對學生進行學籍處理的重要依據(jù)。加強考試管理，制定考試工作職責及處理辦法，對考試各個環(huán)節(jié)作嚴格規(guī)定，還應建立校、院兩級巡考制度，為嚴肅考風、考紀提供保證。

（五）強化服務意識，提高學籍管理人員的自身素質

現(xiàn)代高等教育對學籍管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍管理人員自身素質建設，包括職業(yè)道德和業(yè)務水平的提高，還應定期對學籍管理干部進行培訓，學習新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍管理隊伍的整體素質水平。

第4篇：學籍檔案范文

[關鍵詞] 學籍檔案 研究生 檔案管理

筆者根據(jù)高校院系的實際情況,就研究生學籍檔案管理工作中存在的問題進行分析,探討對應措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。

一、學籍檔案管理是院系研究生管理的重要內容

研究生學籍檔案管理是對學生從入學到畢業(yè)的整個培養(yǎng)教育過程的質量考核管理，它包括學生的入學與注冊、成績、紀律與考勤、獎勵與處分、轉專業(yè)與轉學、休學與復學、退學、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續(xù)深造或走入工作崗位關系極大。因此，學籍檔案管理是高校學生在校管理內容的核心內容之一,與學生利益包括其離校后的利益密切相關，受到學生的密切關注。做好學籍管理工作，提高學籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內容。

隨著高校招生數(shù)的擴大、辦學形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢的發(fā)展，越來越多的用人單位或部門重視利用學籍檔案來了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真?zhèn)味枰_認檔案。因此，學籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

二、加強和改進研究生學籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進行不同的管理，但有的沒有形成規(guī)范的學籍檔案管理制度。由于研究生學籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學至畢業(yè)有三到四年甚至更長時間，學籍檔案形成時間跨度大，包括在學期間培養(yǎng)過程的重要材料，沒有規(guī)范的管理制度，會出現(xiàn)歸檔不全的問題；又由于研究生教學分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現(xiàn)檔案質量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學籍檔案管理，主要有以下問題：

1.研究生入學前檔案資料分散

每年報考研究生的學生，被通知調檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學生檔案丟失或在交接過程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學生將就讀學校，或者將檔案寄到了非直接負責的檔案管理部門。這樣就使得一些學生在不同階段的檔案，存放在不同的學校，造成學生檔案不完整，不能統(tǒng)一進行規(guī)范管理。

2.學籍檔案管理制度不完善

許多高校對研究生學籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學籍注冊意識的現(xiàn)象較為普遍。造成學籍注冊、學籍異動記載不全等現(xiàn)象；有的對學生受到處分和取消處分，從休學到復學等等都缺乏登記，使學籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務的作用，甚至無法給研究生培養(yǎng)、教學提供科學的、可靠的信息。

3.學籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)高校學籍檔案管理的信息化程度較高，已實現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學校院系研究生學籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術簡陋單一，與科學化、信息化的要求差距甚大，難以適應研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購買了校內學生日常教務及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫類型不能兼容，難以保證學籍信息的實效性和準確性，給學生查詢和核對造成極大不便。

三、加強與改進學籍檔案管理工作的舉措

研究生學籍檔案，是研究生在學校期間學習情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應該從人事干部檔案管理的高度來認識和看待研究生的學籍檔案管理。加強和改進研究生學籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學籍檔案管理制度，應受到每一位學籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學報到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學籍管理工作的領導的舉措。

1.及時了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據(jù)錄取通知書內的相關信息提前寄給院系，內容：提供個人相關的基本信息、照片、學費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內做完對每位新生個人信息的審核確認，在二個月內學生完成體檢和個人學習計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。

2.實行檔案網(wǎng)絡化管理

隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡化，要加強培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務和計算機管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡化進程。為方便教師及時了解學生以及學生了解自己的成績情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養(yǎng)計劃的網(wǎng)上錄入管理及學生考試成績教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經費投入，改善檔案管理設施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展。

3.完善研究生個人檔案資料的歸檔

研究生個人檔案中，包含有研究生入學前資料、黨團材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報到證白聯(lián)、學位申請書、研究生信息表、學年小結表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。

研究生學籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉寄都必須嚴格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應一式兩份，一份交由學校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學習階段資料的完整。一旦學生的學籍異動申請生效，學籍管理部門應在作好相關數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關學院，建立起學籍管理部門、相關學院、個人檔案三方存留的管理機制。

4.增強檔案意識，加強對研究生學籍檔案工作的領導

研究生學籍檔案工作涉及學院各部門，光靠檔案人員負責是遠遠不夠的，必須依靠院系領導的重視和全體教師的共同認識和努力。因此，加強領導，增強全員檔案意識是搞好研究生學籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學院的年度計劃，由明確的崗位目標責任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質和服務質量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結語

研究生的學籍檔案管理是一個較為系統(tǒng)和復雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領導，樹立以學生為中心的理念，以科學的信息化手段改進學籍管理方式，進一步完善研究生的學籍檔案管理工作，實現(xiàn)學籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

參考文獻：

[1]孫榮平, 劉樹生. 淺析高校學籍檔案的管理與完善[ J] . 黑 龍江教育, 2005, ( 3) : 13- 17.

第5篇：學籍檔案范文

關鍵詞 學籍檔案管理 電子化

高職院校的學籍檔案管理是根據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關法規(guī)，并結合各自學校實際所制定的具體的規(guī)章制度和實施細則。它對學生從入學到畢業(yè)的整個過程有著至關重要的作用，能夠充分全面的反映一個學生在校期間求學質量。它入學注冊、成績考核、紀律出勤、轉專業(yè)與留級，轉學，休學、復學與退學以及畢業(yè)資格的審核和相應證書發(fā)放等都做了詳實明確的記錄和記載。因此學籍檔案管理直接關系著一個學校的教學質量和社會聲望，直接關系著一個學生的人生規(guī)劃。如何搞好學籍檔案管理工作，使其切實為教育所用，為教學服務是我們如今首要探討的問題。

一、學籍檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）入學教育缺失

一些學生缺乏對學籍管理的正確理解，只被動的被學籍管理的記錄記載所約束，在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程。而很多高校在新生入學后通過軍訓、發(fā)放學生手冊、召開主題班會等形式集中教育來介紹和引導學生對于學籍檔案的理解和重視。

（二）相關人員的職業(yè)道德有待提升

高校許多教師視學籍檔案管理為教學管理部門的工作職責，認為與己無關，而同時相關部門的管理人員的責任心、事業(yè)心不強，不具備相應崗位應有的職業(yè)道德，而有的教師則對學生違紀現(xiàn)象視若不見，不能及時處理、上報，這些都在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。

（三）學籍管理手段不成熟

原始的手工錄制的高校學籍檔案管理已逐步被網(wǎng)絡化的電子檔案所替代。但尚未成熟的信息管理平臺和能力有待提升的信息錄入隊伍無疑使信息檔案的工作量增加，準確性低。

二、如何實現(xiàn)學籍檔案管理水平現(xiàn)代化

（一）規(guī)范管理，樹立服務意識

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，提升相關工作人員的服務意識則是提升學籍檔案管理水平的重要手段。學籍管理應以各教學院系為主，實行分層管理。教務處工作應轉為統(tǒng)一標準、監(jiān)督檢查等的目標管理。隨著社會對高等院校畢業(yè)生需求的不斷發(fā)展變化以及學校自身發(fā)展需要，學籍管理應作為圍繞學校的中心工作的輔助手段，提升服務效果，及時調整管理信息內容，如學校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數(shù)據(jù)，提高學籍管理的效率。

（二）利用信息技術，建立網(wǎng)絡化電子檔案管理

隨著高等院校生源數(shù)量的社會性變化，隨著科學技術的時代性變化，隨著教育理念的現(xiàn)代化發(fā)展，更高效、更準確的學籍管理信息系統(tǒng)呼之欲出。大量的信息數(shù)據(jù)已無法也不能夠通過人工管理來完成，應用計算機進行學籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學籍管理信息平臺，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中并建立健全相應制度、條例，使各教學部門能充分利用信息，使各級領導和部門及時掌握相關情況并使學生可通過網(wǎng)絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向技術化。

（三）提升人員素質，提高學籍檔案管理水平

現(xiàn)代高等教育對學籍管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍管理人員自身素質建設，包括職業(yè)道德和業(yè)務水平的提高，還應定期對學籍管理干部進行培訓，學習新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍管理隊伍的整體素質水平。

高等院校學籍檔案管理工作是一項既關乎學校發(fā)展聲望又關乎學生人生發(fā)展的重要工作，只有不斷創(chuàng)新、不斷完善、不斷提高，才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，嫻熟的電子信息技術技能，細致的檔案工作態(tài)度以及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有具備這些，才能推動高等院校的學籍檔案工作順應時代的步伐，不斷前行。

參考文獻：

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作者簡介：

第6篇：學籍檔案范文

摘要：學籍檔案時學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。為此，加強學籍檔案管理，使其發(fā)揮相應作用，是學籍管理者應當思考與注重的問題。筆者結合實際工作體會，分析現(xiàn)階段高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并就如何加強高校學籍檔案管理進行探索和思考。

關鍵詞：檔案管理；高校學籍檔案；問題；思考

學籍檔案是指學生從入學到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，主要包括學生學籍（學年評語表、考試成績登記表）、學生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康表、體育合格表等。學籍檔案也是在學校學習、實踐中形成的具有保存價值的各種人事文件材料。它不僅是學生在校期間各方面的表現(xiàn)及重要社會實踐活動的真實記錄，而且還是反映現(xiàn)實德、智、體、美等綜合素質以及學生家庭關系、社會關系以及經濟狀況的重要原始材料，也是學校考察、培養(yǎng)、教育學生的第一手段，更是每個學生由學校走向社會的重要人事檔案形成的基礎。

近年來，隨著辦學規(guī)模的擴大、專業(yè)設置和學生人數(shù)的增加，原有的學籍管理模式已經不能適應高校發(fā)展的需求。此外，隨著高校擴招和畢業(yè)生就業(yè)形勢的日趨嚴峻，高校學籍檔案作用日益顯著。為此，加強學籍檔案管理，使其發(fā)揮相應作用，是學籍管理者應當思考與注重的問題。

一、高校學籍檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理工作不完善，缺乏規(guī)范性。

高校學籍管理普遍沒有統(tǒng)一的、詳細的、符合實情、可以遵循的規(guī)章制度，而學籍檔案形成時間長、來源分散、設計部門多、工作量大、缺少規(guī)范管理，便致使管理職責范圍不清，部門間工作人員相互協(xié)作欠缺，客觀上造成學生檔案管理的不認真、不嚴謹。

檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。其集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺乏個性特點。因畢業(yè)生檔案材料的內容只記載其在校學業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而學生的社會活動能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。

學籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。學生畢業(yè)前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現(xiàn)缺欄少目或填錯信息等現(xiàn)象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；由于裝訂不規(guī)范，檔案資料卷內沒有目錄、頁碼的較多，故查找不便。

（二）學校領導對檔案管理工作不夠重視。

學籍檔案發(fā)揮的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，容易被學校領導忽視。在高等院校，檔案管理工作普遍未得到領導的重視，其檔案辦公設備陳舊、場地面積不足、缺乏專項業(yè)務經費和專職的檔案管理人員。

（三）檔案管理人員素質有待提高。

高校學籍檔案管理人員整體素質不高，主要表現(xiàn)在檔案管理隊伍結構不優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)中年化趨勢，知識層次及專業(yè)素質均不夠高。檔案管理部門在學校往往屬于從屬地位各院系都沒有專職學生檔案管理人員，而兼職人員事情多、任務重、流動性大，既缺乏檔案專業(yè)知識和理論素養(yǎng)，也缺乏專業(yè)水準。檔案管理隊伍觀念陳舊，業(yè)務水平低，工作積極性不高，經常為能及時按照檔案管理工作需求收集、整理、分類、歸檔材料，導致學生檔案資料殘缺不齊。此現(xiàn)象嚴重制約學籍檔案管理工作的發(fā)展。

（四）檔案管理模式和工作方法落后。

目前，學籍檔案管理相對落后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術進行開發(fā)利用的程度有限，大多數(shù)高校學籍檔案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能從根本上改變檔案管理利用率底、信息涵蓋不全等問題。然而，隨著招生規(guī)模的不斷擴大，學術檔案數(shù)量大增，呈現(xiàn)質量要求趨高、流動速度加快、存放時間短、就業(yè)方式多元化、投寄單位多等問題，傳統(tǒng)的手工管理手段已經遠不能滿足使用者的要求，而且制約著學生檔案管理的發(fā)展。即便輔助以計算機管理，也僅限于學生基本信息及簡單檢索查詢事物，未能充分發(fā)揮計算機管理效能，達不到無紙化電子檔案、圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案效果，也談不上建立起檔案信息管理系統(tǒng)。

（五）學籍檔案的開發(fā)利用不夠，缺乏后續(xù)管理。

許多高校沒有制定學籍檔案管理工作實施細則，不利于學生檔案的整理和長期保管，故降低了其憑證作用和有效開發(fā)利用。學校相關部門宣傳力度不到位，加之高校學生檔案意識薄弱，致使學籍檔案管理出現(xiàn)諸多問題，學生“棄檔”現(xiàn)象突出。

檔案管理部門和檔案管理工作者對檔案管理工作缺乏足夠認識和了解，缺乏后續(xù)管理。很多高校學籍檔案的管理僅僅停留在簡單的收集、整理、歸檔，未真正對檔案信息進行深加工，也未能更好地為教學管理、領導決策、學生就業(yè)服務。由于受到學籍檔案管理保密性及工作效率的制約，檔案的利用局限在一個較小的范圍內，其中查詢方法落后、查詢手續(xù)繁瑣、查詢面較窄等問題。嚴重影響了學籍檔案的利用效益。

二、如何加強高校學籍檔案管理

（一）建立完善規(guī)范的檔案管理制度，注重檔案質量管理。

職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保密管理、傳遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事；主管部門應加強協(xié)調，切實改變各部門各自為政、各行其是的局面，從而使學籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣得到貫徹執(zhí)行。

以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證高質量的檔案。使檔案管理工作得到完善，并具有規(guī)范性；樹立檔案意識，不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規(guī)章制度，從而完善檔案管理工作。

（二）提高檔案意識，加強領導對其的重視力度。

學籍檔案的管理是高校管理的重要組成部分，學籍檔案的質量直接反映了學校的管理水平，領導重視是學籍檔案規(guī)劃管理的關鍵。學校領導的檔案質量意識最為關鍵，領導必須提高意識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性。重視檔案數(shù)字化的大勢所趨，高度重視檔案網(wǎng)絡信息化、數(shù)字化建設，以較高的工作質量來促進檔案質量。各級黨政管理部門和教學系管理部門都必須牢固樹立質量意識，都得提高對學籍檔案重要性的認識，并做好對下級工作人員的工作指導。

（三）加強檔案管理隊伍建設。

重視檔案干部隊伍建設，使隊伍結構不斷優(yōu)化，建立一支科學、優(yōu)化、穩(wěn)定的檔案管理隊伍。為檔案管理人員創(chuàng)造提高業(yè)務水平和專業(yè)能力的平臺。形成由學校領導分管、校辦主任主管、專職檔案人員負責、兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡體系，為學校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。

組織開展相關的業(yè)務培訓和學術交流活動，使檔案管理人員的業(yè)務水平、工作效率和運用現(xiàn)代化設備的技能全面提升。

建立相應的崗位責任制，與考核制度相互制約，形成“目標管理”的公共環(huán)境。務必保持檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定，充分調動檔案管理人員的積極性、能動性、創(chuàng)造性，從而促進檔案工作與學校各項工作的協(xié)調發(fā)展，更好地為學生就業(yè)服務。

（四）健全檔案信息管理體系。

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，人事檔案管理制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的手工管理方式已經不能滿足信息時代的要求，傳統(tǒng)的管理模式和手工方法將被打破。提出科學、規(guī)范、標準的操作方式，并統(tǒng)一工作標準。使檔案部門與有關部門密切配合，在一定程度上實現(xiàn)檔案工作和學校主要職能活動的同步管理，多途徑的嘗試信息分類的實踐，務實檔案工作實踐的檔案分類方案。

學籍檔案管理應實施“兩步走”戰(zhàn)略：一是紙質個人檔案，二是電子檔案。并建立檔案信息管理體系，以電子檔案庫為基礎，在新生入學時就建立一個有著個人詳細資料的電子檔案庫，隨著檔案材內容的增加而增加。檔案管理人員要做好檔案信息資源的收集和保管，還要了解用人單位的要求，擴大服務內容，利用信息技術全方位地向用人單位展示畢業(yè)生資源，樹立學習良好的形象，建立起一套科學、高效的學生檔案管理體系。其中，以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網(wǎng)絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標準為保障。

（五）開發(fā)利用信息資源，引入現(xiàn)代化手段，做好后續(xù)管理。

檔案部門應積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，突出主動服務的特色。

利用現(xiàn)代化技術進行開發(fā)利用檔案信息資源，對數(shù)據(jù)繁雜、表格規(guī)格多樣、內容涵蓋量大等這些材料進行電腦管理，務實檔案部門現(xiàn)代管理；依托現(xiàn)代技術，制備出多層次檔案研編成果，力求滿足利用者的需求，深化檔案研編的層次；在辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校生成績進行計算機著錄，待學生畢業(yè)后形成一份完整地紙質材料交給檔案部門，檔案部門做好后續(xù)管理；提高檔案使用效率，使傳遞快捷成功。檔案部門要建立一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生畢業(yè)材料必須全部輸入進去，使其作用得以真正發(fā)揮。

（六）增強意識，努力提升自身綜合素質。

首先，檔案管理人員應樹立現(xiàn)代管理意識。第一，要樹立檔案意識。高校學籍檔案管理工作是一項服務性很強的工作，為學校的教學工作和學生服務。故檔案管理人員必須樹立檔案意識，學校領導應加強學生的檔案意識。第二，要增強服務意識。積極主動地與有關部門和教研室聯(lián)系，踏實、認真地做好本職工作，端正服務態(tài)度。要善于與人交流，建立良好的人際關系，并且具有靈活的社會交往能力和巧妙的協(xié)調能力、快速的溝通能力以及對環(huán)境的適應能力等。第三，要樹立法律意識。學籍檔案管理也是一項政策性很強的工作，必須按照國家的有關法規(guī)定進行管理。檔案管理人員要樹立較強的法律意識，努力學?！稒n案法》及國家有關學歷、學籍管理方面的法律知識和學校的規(guī)章制度。同時，檔案管理人員不但要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的服務意識，而且要有高度的責任心和較強的綜合能力。

其次，檔案管理人員應具備過硬的業(yè)務素質。學籍檔案管理工作是一項業(yè)務性很強的工作，故管理人員必須熟悉業(yè)務，工作才能得心應手，管理人員才能做到心中有數(shù)，才能及時有效地做好工作。同時，管理人員要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和開拓創(chuàng)新的精神。不能憑個人主觀意愿、憑工作經驗辦事，更不能感情用事，還要有勇于開拓創(chuàng)新的精神，積極專研業(yè)務，在工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，此外，管理人員要熟練使用計算機，提高工作效率，從而能夠十分便捷地統(tǒng)計、查詢、檢索學生學籍的各類信息，務實管理工作的科學性和時效性。

總之，學籍檔案是學校檔案管理工作的一個重要組成部分，而檔案質量是檔案的生命線，故做好檔案質量具有深遠的作用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，并且具備過硬的自身素質，從而使檔案質量不斷提高，務實檔案管理工作。

參考文獻：

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第7篇：學籍檔案范文

關鍵詞：高校；留學生；學籍管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

隨著國際間教育交流規(guī)模的日益擴大和我國高等教育質量的提高，來華留學的人數(shù)近年來快速增長，越來越多的外國留學生選擇在我國接受教育。隨著外國留學生人數(shù)的不斷增加，外國留學生學籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學生學籍檔案管理與國內學生學籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學生教育的特殊性，留學生學籍檔案的管理與一般的高校教學檔案還存在一些差別。如何科學、規(guī)范地管理外國留學生學籍檔案，并加大開發(fā)利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。

一、外國留學生學籍材料的特點

外國留學生在整個留學期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學管理文件的屬性，同時，還有其區(qū)別于外事類和教學類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學生自身來源的廣泛性和所學專業(yè)的多樣性所決定的。留學生學籍材料呈現(xiàn)出多樣性的特點：

1.由于外國留學生來源范圍的不斷擴大和來源地區(qū)的廣泛，留學生學籍材料呈現(xiàn)多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數(shù)量和內容均不同。以我校2010年畢業(yè)的外國留學生為例：留學生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。

2.由于外國留學生學歷層次和學制不同，使外國留學生學籍材料內容多種多樣。如，目前我校外國留學生按學歷層次分為博士、碩士、本科生、進修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應的學制也分為博士、碩士生學制三年：本科生學制四年（醫(yī)科五年），進修生和漢語言生分春、秋班，學制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學生會形成從申請到畢業(yè)的一整套留學生學籍材料；而進修、語言和中文短期班的留學生形成的留學生學籍材料僅局限為留學名冊、留學階段證書。

3.由于外國留學生到我國留學時選擇專業(yè)分散在所在高校的文科、理工科、醫(yī)科等的各個院系，使留學生學籍材料形成呈現(xiàn)分散性的特點。

4.由于外國留學生的留學資金來源不同，使留學生學籍材料中的審批材料的數(shù)量和內容也不同。留學資金來源有國際組織資助留學、中國政府資助留學、本國政府資助留學、學校間交換留學、自費留學等。

二、外國留學生學籍檔案管理現(xiàn)狀

（一）外國留學生學籍管理部門不統(tǒng)一，造成留學生學籍材料階段性不完整

高校留學生一般由留學生管理部門和教學部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學生學籍材料形成的分散，因而給留學生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學生學籍材料形成時間跨度大，需留學生畢業(yè)時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外國留學生學籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當前留學生學籍材料特點，影響檔案的管理和利用

1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設五個二級類目，外國留學生檔案被設置為其中的一個二級類目。因為當時外國留學生數(shù)量不多，所以歸檔范圍相對教學類的學籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。

近幾年來，隨著留學生數(shù)量的增加，留學生產生的文件材料也越來越多，內容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統(tǒng)和簡單，已無法體現(xiàn)和適應當前留學生學籍材料的特點。比如，有的留學生由于一些客觀原因，需要休學、離校、復學等，會跨年度產生各種手續(xù)類文件材料；有的留學生由于不能適應課業(yè)的難度，會產生轉系、轉專業(yè)、降級等相關材料。這樣，部分留學生的學籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應適當加以完善和補充。

（三）外國留學生學籍檔案電子化程度低，影響外國留學生學籍檔案的開發(fā)利用

教育部在2007年頒發(fā)、試行了《普通高等學校外國留學生新生學籍和外國留學生學歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規(guī)定了對普通高等學校外國留學生接受學歷教育的新生學籍和外國留學生學歷證書統(tǒng)一實行電子注冊，建立外國留學生學歷從入學到畢業(yè)的完整信息，供外國留學生和有關機構網(wǎng)上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠遠不能適應留學生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。

三、改善外國留學生學籍檔案管理工作的對策

（一）全程管理，加強收集

收集工作是檔案管理工作的前提和基礎，關系到外國留學生學籍檔案的管理和利用。針對高校負責管理留學生的部門多且交叉、留學生日常管理和教學管理分開的特點，檔案部門應扎扎實實地加強協(xié)調工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學生所涉及的外事管理部門和教學單位進行專業(yè)的檔案收集指導，做到經常收集與集中收集相結合、定期收集與常年收集相結合、主動送交與上門收集相結合，以確保留學生學籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應從外國留學生入校后開始對留學生的文件材料收集、積累、歸檔工作進行具體指導；然后全程負責并協(xié)調整個留學生在校學習期間所設部門、院（系）的文件的采集；最后，留學生畢業(yè)時，再指導外事留學生部門對已收集積累的文件材料進行整理立卷。這樣，才能保證留學生學籍檔案齊全完整。

（二）健全和完善外國留學生學籍檔案的歸檔范圍

針對來華留學生數(shù)量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發(fā)展趨勢，高校檔案部門應根據(jù)利用需求，不斷補充健全留學生學籍檔案的歸檔內容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學生在教學流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護照復印件等反映學生個人信息比較完整的一些材料。

（三）合理改進組卷方法，便于留學生學籍檔案的保管、利用

目前，留學生學籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學畢業(yè)生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應當前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學類學籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學生學籍文件材料按留學生畢業(yè)年度，以留學生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統(tǒng)、規(guī)范地立卷歸檔，同時方便留學生學籍檔案的保管和利用。

（四）拓展外國留學生學籍檔案的信息化管理，積極探索網(wǎng)絡化服務

第8篇：學籍檔案范文

關鍵詞：開放大學；學籍檔案；創(chuàng)新

在當前用戶需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，開放大學只有在學籍檔案方面對管理和服務進行創(chuàng)新，才能更好地優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案服務模式，對服務進行深化和拓展。

一、從管理方面探究開放大學學籍檔案管理的創(chuàng)新策略

1.對管理流程進行創(chuàng)新。在準備階段，制訂畢業(yè)審核方案，對畢業(yè)生成績的和審核的時間以及畢業(yè)審核報告的形勢和畢業(yè)審核通知的等均需做好準備，并及時保存文件、方案、通知等。到了實施階段，主要是通過初審、復審以及終審，對數(shù)據(jù)進行審核和校對，并制作和發(fā)放畢業(yè)證書。但是必須保證信息的準確性，嚴禁存在任何錯誤。在上報環(huán)節(jié)，主要是整理好學生數(shù)據(jù)之后及時上報到有關主管部門。而在存儲環(huán)節(jié)，要根據(jù)建檔要求，將畢業(yè)生的成績單清晰地打印出來，并貼上照片，按照要求將其整理歸檔后送交檔案室進行保存。

2.從管理制度上進行創(chuàng)新。在學籍檔案管理中，注重管理流程創(chuàng)新的同時還應在管理制度上進行創(chuàng)新，盡可能地提升檔案管理人員工作的積極主動性，確保所建立的考核機制將工作目標作為管理的核心，從而更好地評價工作完成的情況，并不斷完善現(xiàn)有管理機制，明確檔案管理的目標和方針，確保檔案管理成效的評價更具多元化，從而更加靈活地考核管理的成效。

3.從管理技術上進行創(chuàng)新。這里主要是加強計算機信息技術的應用，盡可能地摒棄傳統(tǒng)的手工模式，利用計算機技術構建學籍檔案信息系統(tǒng)，集檢索和編研以及統(tǒng)計為一體，提升學籍檔案工作效率與信息開發(fā)效益，傳播各種信息資源，這對提升學籍檔案的使用率具有十分重要的作用。所以我們必須將學籍檔案信息資源的共享作為目標，加強建設的力度，著力提高學籍檔案資源的信息化建設水平。而在此基礎上，還應加強學籍檔案網(wǎng)絡建設，盡可能地為學生提供交互式和開放式的學籍檔案管理平臺，使其更好地對有關信息進行檢索，實現(xiàn)檔案資源的共享。

二、從服務方面探究開放大學學籍檔案服務的創(chuàng)新策略

開展管理工作十分重要，但是要想優(yōu)化管理，就需要將管理上升到服務的層次上來，因而在注重上述管理工作的同時，還應提供多元化的服務，促進服務的創(chuàng)新。

1.在服務意識方面進行創(chuàng)新。始終堅持客戶第一的意識，在法律許可的范圍內，應給廣大師生和社會上的一些學籍檔案信息的等提供支持。由于學籍檔案中所記錄的內容較為重要和特殊，因而其具有較強的嚴肅性和神秘感，所以在學籍檔案資源的開發(fā)和研究方面難以形成一定的氛圍，進而對其加工和利用的難度較大。因此，管理人員必須樹立客戶第一的意識，盡可能地開放學籍檔案服務平臺，滿足不同群體客戶的需求，并想方設法調動學籍檔案管理人員的工作積極性，從而更好地促進學籍檔案服務水平的提升。

2.在服務模式方面進行創(chuàng)新。主要是對歸檔材料實施數(shù)字化的處理，尤其是易損和利用率較高的檔案材料，應加強對其的數(shù)字化處理，并及時建立學籍檔案數(shù)據(jù)存儲中心，將檔案數(shù)字材料存入數(shù)據(jù)庫中，從而促進學籍檔案服務模式的創(chuàng)新。而在此基礎上建立網(wǎng)絡平臺，完善其檢索功能，就能使客戶更好地利用這一資源。另外，高校要不斷完善學籍檔案管理標準和規(guī)范，并對這些資源進行網(wǎng)絡備份，從而確保數(shù)據(jù)資料的安全性。

3.在服務手段上進行創(chuàng)新。首先是制作網(wǎng)頁，并將學籍檔案信息及時錄入，以便于對學籍檔案信息進行檢索，從而更好地促進服務水平的提升。其次是建設電子文檔中心，對各種學籍信息進行歸檔處理，方便客戶對電子文件的查詢和利用，實現(xiàn)電子文件信息資源的共享。再次是加強對資源的整合，打破傳統(tǒng)的獨立格局，將信息系統(tǒng)變得更加開放和更具共享性，實現(xiàn)對學籍檔案的一體化管理，盡可能地將系統(tǒng)的整體優(yōu)勢發(fā)揮出來，從而更好地實現(xiàn)資源的共享，促進學籍檔案服務水平的提升，并加強對經驗教訓的總結，在服務手段上贏得客戶的認可和青睞。

三、結語

綜上所述，開放大學的學籍檔案管理是一項十分重要的工作，為了更好地促進管理水平的提升，還應從傳統(tǒng)的管理理念上轉移到服務理念上來，并對管理模式、服務方式等進行不斷創(chuàng)新和發(fā)展，才能更好地為客戶提供更加優(yōu)質高效的服務。

參考文獻：

[1]王玉萍.論開放大學學籍檔案管理與服務創(chuàng)新[J].天津商務職業(yè)學院學報，2015（3）：49-51.

第9篇：學籍檔案范文

高校學籍檔案管理的重要性

學籍檔案是指在學生學籍管理活動過程中形成的、作為原始記錄并具有保存價值以備查考的不同形式的文字材料、圖表的總和。主要包括:新生錄取名冊、學生登記表、學籍卡片、原始成績報告單、在籍學生統(tǒng)計表、學籍變動材料、學生獎懲材料、畢業(yè)生名單、驗印申請書、畢業(yè)生成績匯總表、學歷證明存根等,是學生在校期間形成的具有保存價值的珍貴檔案,是高校檔案館重要的館藏資源,也是高校檔案管理的重要組成部分。隨著社會的發(fā)展和高校辦學規(guī)模的不斷擴大,學籍檔案的數(shù)量也在急劇增加,學籍檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。由于學籍檔案自身具有原始性、憑據(jù)性、權威性等特點,其利用率也在不斷提高,例如企業(yè)用人單位甄別學歷真?zhèn)?畢業(yè)生就業(yè)、出國留學、資格認證等方面都需出具學籍檔案證明材料。另外,學籍檔案也是校友資源信息庫的主要資料,是建立校友信息庫的數(shù)據(jù)來源。學籍檔案也為校史研究、舉辦展覽、編輯出版年鑒、畫冊等提供素材。

隨著時間的推移,由于保存手段、室溫環(huán)境等多方面因素的影響,原始紙質學籍檔案出現(xiàn)了紙張松脆、結塊、字跡淡化等現(xiàn)象,失去了使用的準確性和可能性,同時,學籍檔案在翻閱或利用中還經常會發(fā)生損壞或遺失現(xiàn)象,過度的查詢利用也加快了紙質學籍檔案的破損速度。原始簡單、落后的學籍檔案管理方式已經不能適應日益發(fā)展的檔案管理要求,高校學籍檔案的管理與利用之間的矛盾日益突出。

高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀

隨著信息數(shù)字化的發(fā)展,內蒙自治區(qū)各高校在20世紀初才開始校園數(shù)字化,檔案部門開始啟動學籍檔案數(shù)字化工作,高校學籍檔案的數(shù)字化工作還處于起步階段。目前,檔案管理僅限于2000年開始招錄學生的新生錄取名冊、在籍學生名單統(tǒng)計、畢業(yè)生名單及成績單的數(shù)字化管理,學籍檔案的其他相關信息等。例如學籍卡片、學生的獎懲情況、畢業(yè)生的去向等都還沒有進行數(shù)字化管理,特別是2000年以前學生的學籍檔案情況還是原始的紙制學籍狀態(tài),所以學籍檔案的目前管理狀況與利用之間存在著脫節(jié)現(xiàn)象,沒有充分滿足學籍檔案的利用要求,在自動化管理與提供服務方面存在較大的局限性。

目前,高校學籍檔案化管理存在的問題及誤區(qū): 1. 2000年以前的學籍檔案管理還是原始的紙制管理方式,需要將這部分學生的新生錄取名冊、學生名單、畢業(yè)生成績單的紙質檔案進行數(shù)字化掃描,便于統(tǒng)一管理。 2. 電子版的學籍檔案不能等同于檔案數(shù)字化管理。很多學籍檔案,如學生的學籍變動材料、學生的獎懲材料、畢業(yè)生的就業(yè)去向及聯(lián)系方式等各高校都有電子版的材料卻沒有進行數(shù)字化管理,這樣既不利于學籍檔案的完善,還會導致原始材料出現(xiàn)失真,或因電腦的損壞及一些突發(fā)事故導致檔案的遺失。所以,必須將現(xiàn)存的原始電子版檔案轉化為數(shù)字化管理模式,才能使檔案永久保存。 3. 學籍檔案管理部門不能只注重學籍檔案的管理,還應重視數(shù)字化檔案的利用和開發(fā),以適應當前不斷發(fā)展的學籍檔案利用。

高校學籍檔案數(shù)字化的發(fā)展構想

隨著學籍檔案利用率的日益增加,不同用戶對學籍檔案數(shù)據(jù)的需求也各不相同,這就要求構建學籍檔案數(shù)字化平臺。學籍檔案數(shù)字化平臺應以原始的紙質學籍檔案為中心,搭建一個以網(wǎng)絡為基礎的學籍檔案數(shù)字化傳輸平臺、資源共享平臺、管理平臺、服務平臺以及綜合應用平臺,實現(xiàn)數(shù)字化資源網(wǎng)絡化存取、分布式管理、開放式利用、一站式服務。學籍檔案數(shù)字化平臺應具備三個主要模塊:學籍檔案數(shù)字化加工模塊,學籍檔案信息著錄模塊,學籍檔案查詢與展示模塊。

學籍檔案數(shù)字化加工模塊。學籍檔案目前主要是以紙質的形式保存,該模塊主要實現(xiàn)對紙質學籍檔案的數(shù)字化掃描以及對掃描完成的圖像進行編輯處理,通過掃描的方式轉換為數(shù)字化資源進入數(shù)字化平臺。

學籍檔案信息著錄模塊。掃描后的學籍圖片資源有的并不能直接用于查詢和利用,需要建立專門的學籍信息庫,使這些原始資源能夠進行正確的識別。

學籍檔案查詢與展示模塊。該模塊能夠提供靈活多樣的查詢方式,滿足學籍檔案各個層面的不同查詢要求,可以按照多種條件查詢,并能將查詢的結果轉化為文件形式進行打印。