檔案信息管理規定精選(九篇)

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第1篇：檔案信息管理規定范文

（一）現行《會計檔案管理規定》滯后，會計檔案管理制度不健全

首先，人民銀行總行制定的《中國人民銀行會計檔案管理規定》制定時間較早，內容滯后，對檔案的立卷、保管和借閱、移交等程序規定得比較原則和籠統，隨著會計集中核算ACS系統和國庫會計TCBS系統的運行上線，形成的會計資料種類和形式發生了改變，要求對會計檔案的歸檔范圍、保管和交接等進一步明確化和規范化，原《檔案管理規定》已不能適應新形勢的需要。其次，一些基層央行對資金的管理比較重視，對會計檔案管理重視度不夠，沒有建立起一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等制度，會計檔案管理制度不健全。

（二）會計檔案管理意識淡薄、會計資料歸檔不完整、不及時

但在實際工作中，存在重業務管理、輕檔案管理的傾向，會計檔案管理工作作為財務工作的最后環節，并未引起業務部門的足夠重視，會計資料歸檔不完整、不及時的現象時有發生。

（三）會計檔案管理分散，存放場所不當

目前基層央行會計檔案多實行分散管理，營業部門會計、國庫會計、縣支行營業會計日常核算憑證、賬簿由地市中心支行事后監督中心集中保管，定期移交本行檔案管理部門管理，市縣兩級的財務開支檔案由會計管理部門自行保管，發行庫會計檔案由其自行保管。大多數基層央行并未建立起統一集中存放本單位所有檔案的綜合檔案室，檔案存放場所分散，存在較大的安全隱患。有的雖有專門的檔案室，但安全意識不強，沒有安裝防盜門窗設施等，防火、防潮、防蟲等設施不齊全。

（四）檔案管理電子化、網絡化程度不高，檔案利用率低

隨著現代信息技術的迅猛發展，計算機技術和網絡技術在中央銀行會計核算領域已經得到廣泛應用，電子信息正逐漸取代傳統意義上的紙質信息，會計檔案電子化、網絡化管理已是信息化時展的客觀需要。但是基層央行檔案管理基礎設施建設相對滯后，有的支行雖然有計算機和網絡，但是使用的計算機機型不一，規格不齊，沒有建立起一套既能檢索文件又能管理檔案信息的專門的檔案管理軟件系統，檔案的管理與利用遠遠適應不了檔案電子化、網絡化發展的需要，影響了基層央行檔案的利用效率。

二、強化基層央行會計檔案管理工作的建議

（一）依據總行《會計檔案管理規定》制定細化

辦法，完善會計檔案管理制度1.現行的《中國人民銀行會計檔案管理規定》內容滯后，對于會計檔案的歸檔、保管、交接等規定得比較籠統，指導性、原則性較強，可操作性差。基層央行要根據本行的實際情況，根據新系統產生的資料種類和范圍，制定適應現時需要的、統一的、細化的實施辦法。2.整合現有會計檔案管理的相關規定，完善會計檔案管理制度。明確規定會計檔案的立卷、歸檔、借閱、保管、移交、銷毀等程序，統一指導營業會計、國庫會計、貨幣金銀會計資料等的收集、整理和歸檔，同時嚴格執行安全和保密制度，使會計檔案工作有章可循。

（二）提高會計檔案管理意識，及時整理檔案資料

各業務部門的領導和檔案管理人員，應提高會計檔案管理意識，充分重視檔案管理工作。會計核算業務完成后，要及時裝訂，保證會計資料完整。相關人員應及時按時間和流水號對會計資料進行整理、組卷，認真細致地檢查原始會計憑證是否齊全、完整，裝訂粘貼是否規范、牢固，憑證封面要素填寫是否準確全面，并確保會計資料的真實性，同時會計檔案要體現一定的美觀性。對于整理完后的會計檔案，按照《會計檔案管理辦法》的規定：“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕”，各會計部門應及時移交檔案管理部門，并認真辦理移交手續。

（三）實施會計檔案集中管理，加強硬件設施建設

會計檔案是記錄和反映基層央行經濟業務的重要史料和證據，對基層央行會計工作的開展、工作方法的改進及相關審計審核工作都有著重要的意義。基層央行應克服辦公經費、用房緊張的困難，成立綜合檔案室，集中統一管理單位營業部門會計、發行會計、國庫會計和基建會計、機關文書等檔案資料，組織和提供對檔案資料的調閱、開發和利用。建立會計檔案保管的專用庫房，盡量做到防盜設施齊全，配備空調、滅火器、溫濕度計等，防止檔案損毀、丟失及泄露。嚴格檔案借閱手續，對于歸還的檔案，要認真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會計檔案散失、抽換或缺損，確保檔案資料不丟失，不泄密。

（四）推進會計檔案電子化建設，提高會計檔案的利用效率

ACS系統充分利用自身集中存放數據資源的優勢，與第二代支付系統、國庫會計數據集中系統、貨幣發行信息管理系統、對賬系統等多系統相連，將實現會計營業部門的賬務數據和人民銀行國庫、發行等其他業務系統的總賬數據全國范圍的集中，實現了信息傳輸網絡化和數據資源共享，人民銀行可利用ACS系統票據影像管理功能，開發出能夠使會計憑證影像掃描傳遞、會計檔案微縮電子化管理、會計檔案資料網絡查詢能夠實現同步的軟件。在目前尚未開發出這種軟件的情況下，可考慮鼓勵一些基層央行利用先進的影像識別技術，自行開發相關軟件，與央行會計核算集中系統和國庫會計集中數據系統對接，探索會計檔案電子化、網絡化管理的路徑。

第2篇：檔案信息管理規定范文

一、始終將檔案管理的基礎工作放在首位

萬丈高樓平地起,只有始終將檔案管理工作方面的基礎工作放在首位,接下來的檔案管理工作才能有條不紊的進行。首先,要完善基本制度和管理規范的建設,進一步優化工作步驟和管理方式。要根據住房保障管理中心的職責要求,由信息管理部門制定其具體的檔案管理辦法,并且要積極全面的聽取其他部門負責人和資料管理員的意見,并且要與各部門進行深入的探討,意見征求完成以后就可以著手起草相關制度規范,并且在各部門進行試用。其次,嚴格規范管理檔案的收集、整理和歸檔工作的步驟。此項對檔案管員提出嚴格的要求。檔案管理員擔任著管理員和操作員的的雙重職責,必須用以身作則的標準嚴格要求自己,真正將檔案管理工作做到最規范最好。把住房保障管理中心各部門和個人手上日常的種類繁多的文件材料,根據住房保障管理中心的檔案管理規定進行歸檔,在保證紙質檔案完整性的基礎上實現檔案文件的信息化管理。最后,做好圖片資料的檔案管理工作。住房保障管理中心要將所有的檔案進行電子掃描,建立電子檔案,并將電子檔案歸入數字管理系統。而且要出臺相關的圖片資料的管理辦法,同時要將圖片檔案匯總歸檔,以便以后借閱參考和使用。

二、增強住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質

住房保障管理中心的檔案管理工作是專業性很強的工作,而且檔案管理工作也在不斷的發展,所以相應的對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。但是就目前情形來看,檔案管理人員的綜合素質與實際檔案管理工作的要求有一定的差距,這樣就會在一定程度上制約住房保障管理中心檔案管理工作的發展。所以增強住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質是大勢所趨,刻不容緩的。首先,增強檔案管理人員的思想政治素質。檔案管理工作是政治性很強的工作,要求嚴格的保密性、完整性、安全性,所以檔案管理人員必須有較高的黨性原則和政治立場,樹立正確的人生觀和價值觀。其次,增強檔案管理人員的業務能力。檔案管理是技術性很強的工作,要求工作人員掌握相關檔案管理工作的各項方針政策,熟悉收集檔案、科學整理的方法步驟,這樣才能做到科學高效的管理檔案。第三,增強檔案管理人員的創新能力。時代是不斷發展的,所以檔案管理工作也是在不斷創新發展變化中進步的,相應的檔案管理人員只有不斷增強自身的創新意識,才能在檔案管理工作中做到得心應手。最后,增強檔案管理人員的專業素質。檔案管理工作者只有不斷更新觀念,不斷學習新理論,不斷拓展自己的知識面,增強自身的專業素質,才能適應知識日新月異的變化,新情況的層出不窮。

三、結束語

第3篇：檔案信息管理規定范文

一、病歷檔案管理的現狀

（一）病歷檔案書寫質量差

病歷的書寫一般是住院醫師或實習醫師，書寫水平參差不齊，特別是機打病歷，為了提供病歷書寫效率，利用復制、粘貼的功能帶來一些錯誤。由于存在一些不利因素，如果上級醫師監管不力，病歷檔案信息容易造成不完整、不真實等，降低了病案信息的質量。

（二）病歷檔案信息重視度不統一

我們醫院存在一種現象，高職稱的醫師比低職稱的醫師重視病案信息質量，有科研任務的醫師比沒有科研任務的醫師更重視病案信息，負責病歷質量書寫的醫師重視病案信息質量，臨床醫師工作忙、負擔重無暇顧及病案信息的質量，質量管理人員又不直接書寫病歷，這種現象不利于病歷檔案信息質量的提高。

（三）病歷檔案管理的特殊性

病歷檔案與其他檔案相比的特殊性有以下幾點：1.病歷檔案增加的數量快，保存的年限很長。2.在形成病歷檔案的過程中參與人多，3.病歷檔案能反映出一個醫院的技術水平，4.病歷檔案的利用率高，5.保管方法和借閱環境不嚴密，5.醫院發生醫患糾紛，病案是重要的證據，稍有不慎，就可能承擔法律責任[2]。

（四）病案室存在的問題

病案管理工作人員年齡偏大，病案專業人員缺乏。與醫院其他專業人員相比地位低、待遇低。

二、提高病歷檔案信息管理水平

（一）制定病案信息完整性標準

病案信息完整性，包括住院病案首頁、病人入院記錄、手術麻醉記錄、病人出院記錄、護理記錄、科主任及醫師簽字等。

（二）建立病案質量信息管理流程

昌平區婦幼保健院病案信息量大，涉及部門多，從病歷書寫開始，建立一個環環相扣的管理機制，有效診療方案和標準化的病歷質量管理流程。醫務人員進行崗位培訓，掌握病歷檔案信息完整性標準。

流程：1、住院醫師按照病歷信息完整性標準書寫病歷，2、上級醫師將出科前的病歷進行質量檢查，3、科室質控員進行病歷信息質量審核，4、病歷進入病案室進行逐一信息登記，同時配有計算機數據庫管理系統的登記。5、計算機收集病歷信息后，分別按照科室進行病歷信息統計（包括：首頁信息的完整、手術記錄信息的完整、手術記錄的規范、病歷的缺陷）等，6、統計結果報送醫務科，質控員將病歷信息統計結果與相關科室績效考核掛鉤。7、質控員將病歷信息質量及時反饋相關科室，推動病歷檔案信息質量的改進，這樣就形成一個有效的閉式管理環。（圖1）

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（三）加強教育培訓履行崗位職責

1.依法形成病案醫務人員必須做到病歷記錄的及時、真實和完整；病案記錄要具有合法性、可使用性；病案的形成必須依照《病歷書寫基本規范》完成，要符合法律依據和法律效力；醫院的質控部門要注重基礎質量、環節質量和終末質量管理。出院歸檔病案24小時交病案室，核對收取病案。每份病歷每延遲一天扣10分。對病案質量也有明確規定，每份病案90分為合格，不合格的病案在實際扣分基礎上加扣20分。

2.醫務人員和病案管理人員都應該知道，病歷檔案的重要性及在醫院管理中的地位。信息科組織醫護人員培訓，講解病案的法律意識，將病案法律證據意識根植于醫護人員腦中，保證形成的病歷檔案能夠責任到位，記錄及時、完整、準確。2013年昌平區婦幼保健院醫務科組織病歷書寫展覽，評出優秀的病歷檔案10篇。根據病案管理工作流程，制定了病案管理人員崗位職責。如：病案工作人員兩天收回一次出院病案，錯收、漏收一份扣2分，如果丟失一份病案扣當月獎金，并承擔病案丟失的責任。有違規借閱一份病案的扣5分，并承擔此責任。病案室質控員每月向醫務科匯報過期不歸檔的病歷名單，并按醫院規定一份病案扣科室2分。病案復印必須嚴格執行衛生部《醫療機構病歷管理規定》，復印病歷的申請人必須認真審核，醫務科的批準后方可復印，病案復印后做一個標記，防止病案復印后出現字的該動。違規復印病案扣10分，并承擔責任。

三、醫院病案信息的應用

1.病案信息是醫療質量的依據病案信息是醫院醫療質量管理與持續改進的主要核查依據。通過對病案內容的檢查，發現問題、查找根源、改進方法、提高病案內在質量，保證醫療安全，防止和減少醫療糾紛的發生。

2.病歷檔案為我院的管理、科教、科研提供了大量信息資源。如：醫院二甲復審、醫保、物價檢查、輸血搶救；醫務人員晉升職稱，撰寫論文等。2013年我院科教科與安貞醫院共同合作的課題“北京市先天性心臟病篩查、治療和監測網絡的建立及應用”，科教科借閱2000份病案。利用病歷檔案統計腹腔鏡手術例數、臨床路徑信息、病案信息上報等

3.病歷檔案信息信息為領導決策提供依據根據病案信息，醫院領導能及時掌握醫院的運行情況，進行適當的調整。

4.病歷檔案信息是醫務人員年終考核的依據病歷檔案記錄著醫師的工作量，也記錄了醫師的病案質量，如：治愈、診療、院內感染等。利用病歷檔案信息，醫院績效考核指標更加標準。

5.病案信息在合理用藥的應用通過病案信息檢索、查核醫療項目實施及其產生的醫療費用，從藥物療效和醫療成本方面進行綜合評價，指導臨床醫師合理用藥，降低病人醫療費用，提高醫院醫療服務水平[3]。

第4篇：檔案信息管理規定范文

關鍵詞：醫保檔案;信息化管理;重要性

目前覆蓋城鄉的全民醫保體系已經基本形成，但城鄉差距及醫保制度差異仍存在于城鄉醫保制度體系中。醫療保險檔案不僅是記錄和反映醫療保險事業發展的第一手材料，而且是研究醫療保險事業發展的寶貴史料，因此做好檔案管理已成為醫療保險經辦工作的一項重要環節。

一、醫療保險檔案信息化建設的重要性

所謂醫療保險檔案的信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化建設。醫保檔案管理工作是醫保管理機構各項工作的基礎性工作，體現著醫療保險基金的管理水平、醫療保險部門的服務質量，同時也關系著廣大人民群眾的根本利益。

檔案的信息化管理是檔案管理工作與時俱進、不斷創新的結果，很大程度上簡化了醫保檔案管理的流程和手續，提高工作效率，實現既定的社會效益和經濟效益。

二、如何進行城鄉居民醫療保險檔案信息化管理

目前我國的醫療保障制度是以城鎮職工基本醫療保險、城鎮居民基本醫療保險、新型農村合作醫療和城鄉醫療救助為主體，覆蓋城鎮就業人口、城鎮非就業人口、農村人口、城鄉困難人群，解決了部分人群醫保缺失的不公平問題。但是，由于城鄉二元結構使得居民健康水平、醫療服務存在較大差距。而不同醫療保險制度在醫保保障范圍、繳費標準、待遇水平、報銷比例等方面存在較大差異。同時，新型農村合作醫療、城鎮職工基本醫療保險和城鎮居民基本醫療保險存在著制度交叉，不同的管理體制造成了制度運行的低效率。同時工作人員業務水平不佳、軟件應用相對薄弱、工作基礎較差、缺乏統一標準和規范等導致醫保檔案管理十分繁雜，因此需不斷加強醫保檔案的信息化建設，保障城鄉居民醫療保險工作順利進行：

（一）與時俱進，建立健全醫院檔案信息化管理規章制度

與時俱進地建立健全各種與醫保檔案發展相適應的規章制度以及檔案信息化管理的規范性文件。根據《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》修訂一系列有關檔案信息化管理的規章制度，如《計算機信息系統保密管理規定》、《檔案信息資源暫行規定》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理制度》等。這些制度的進一步修訂與完善，將使檔案信息化管理工作有章可循，更加適應新形式的發展與挑戰。

（二）推進檔案信息化管理，提高系統整體水平

根據醫保檔案信息化管理要求，檔案信息化建設應著眼整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。同時應充分重視系統中的每個節點，因為部分節點的障礙，都可能影響系統的暢通。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。醫保單位應以利用頻率和使用效率考核數據庫，并把綜合數據庫與醫院檔案目錄庫結合起來，通過網絡連接形成開放的分步式數據庫群，從而提高系統整體水平。

（三）加強檔案信息化管理系統的維護

隨著檔案信息化管理系統的建設，引進了大量的設備和軟件，因此計算機系統的維護工作也越來越重要。首先要做好硬件系統的維護。對新購買的設備要及時建立檔案，不但要記錄設備型號、采購時間和地點，還要建立原始配置記錄、變更記錄、故障檔案記錄、電池電壓值記錄等。

（四）加強檔案信息化管理的安全防護

檔案實行信息化管理，檔案信息借助互聯網實現傳輸，檔案信息在傳輸過程中的安全性將在一定程度上受到影響，使其有可能被竊取、篡改或偽造。因此，必須根據檔案的內容、價值、密級等把檔案劃分為數個安全層次進行不同的管理。同時，設置系統管理員，監控敏感信息，檢查系統安全措施，排除系統障礙。

（五）加強領導，健全網絡，組織考核

隨著醫保檔案工作的進一步完善，工作面越來越寬，工作內容越來越多。為搞好檔案工作，首要問題是建立較科學的檔案管理工作體制和管理網絡，建立健全檔案工作網絡，實現各種形式的檔案及有關資料的統一管理。

三、總結

總而言之，在信息化時代，加強醫保檔案信息管理對完善社會保障產生了極大的推動作用。但也不能忽視新科技給醫保檔案信息管理帶來的嚴峻挑戰。我國醫療保險檔案信息化的工作正逐漸深入的開展，在深入的過程中可能會種現各種問題，若能提出合理的對策現解醫療保險檔案信息化建設中存在的問題，就能讓信息化建設能夠繼續進行下去。 因此，加強信息化時代對醫院檔案信息管理的研究，具有重要的戰略意義。

參考文獻 ：

第5篇：檔案信息管理規定范文

關鍵詞：醫院；病案；檔案管理；現代管理

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）07-0097-01

一、病案的概念

病案是在醫療活動過程中，醫務人員對病人的健康狀況、疾病的發生發展情況以及診療經過所做的、以不同載體形式記載并由醫療機構集中歸檔保管的診療記錄。病歷是醫務人員對患者疾病的發生、發展、檢查、診斷、治療和轉歸等醫療活動過程的記錄，也是對采集到的資料加以歸納、整理、綜合分析，按規定的格式和要求書寫的患者醫療檔案。

病歷：是指病人在診治過程中，還未經病案人員加工整理的醫療記錄；病案：是指經過病案人員整理過的醫療記錄，病案是醫藥衛生檔案，是國家檔案的重要組成部分。《醫療機構病歷管理規定》：門診病案的保存期不得少于15年。住院病案的保存期不可少于30年。

病史：是對病人疾病發生發展史的描述，是病案記錄的重要組成部分；現代醫學對病人的診療記錄稱為：病案、病歷、病史。

二、病歷和病案管理

醫務人員在醫療活動過程中形成的醫療記錄一般稱為病歷。病歷和病案是有區別的。病案管理學涉及多個相關學科，包括組織管理學，心理學、流行病學等，但不包括行為管理學。病案管理學是一個實用性較強的邊緣學科。不屬于基礎學科、管理學科、檔案學科等。

病案檔案管理人員的職責與功能是滿足院內、外及社會需求，提供信息服務、提供各級各類信息和統計報表，參與醫院管理和貫徹執行國家有關法律法規及本單位病案管理的各項規章制度。但不具有審批申報病案表格，監控病案記錄內容、項目格式的設置，提出表格印刷、樣式的要求。病案檔案室保存有大量的病案，而且貯存量與日俱增，因此室內至少應有5年以上貯存常用病案的空間。病案檔案管理人員對病案保護工作的意義在于最大限度的保護病案的完整性，而不是方便性、適用性和耐用性。

三、完善病歷管理措施

病歷既是臨床實踐工作的總結，又是探索疾病規律及處理醫療糾紛的法律依據。病歷對醫療、預防、教學、科研、醫院管理等都有重要作用。對病案的管理，建立從上至下的檔案管理制度制，及時解決管理環節中存在的問題，加強病案的收集、整理工作，有效地為臨床工作和廣大的病員服務。

一是規范病歷書寫行為，提高病歷書寫質量。各醫療機構嚴格按照衛生部、國家中醫藥管理局的《醫療機構病歷管理規定》對病案進行管理。住院病歷必須有取得執業醫師（助理執業醫師）的專業技術人員按照《病歷書寫基本規范——（2010年3月）衛生部》的住院病歷書寫標準及時書寫。各醫療機構均建立有病案室，并落實專人負責對病歷書寫質量進行審核，對病歷書寫質量較差的人員，給予處罰和通報。

二是嚴格登記，做好病歷的保管。病人出院后及時填好病歷首頁，寫好出院記錄，交相關人員及病案室，并做好登記建冊手續。相關人員及病案室將上交的病歷進行初始分類編號，按序號排列上架，妥善保管，不得丟失，確保住院病歷的完好率。同時做好病案室防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防霉等工作，及時更換防蟲、防霉藥物。經常檢查庫房內各種安全措施，及時排除隱患，確保病案室安全。

三是嚴防病歷丟失，是病案管理的核心。患者在醫療機構住院期間，病歷由病區負責保管。患者離院后，病案室負責全院病歷收集、整理和集中統一保管；除涉及患者疾病診治和護理的醫務人員及病歷質控人員外，其他任何機構和個人不得擅自查閱患者的病歷；實行借閱登記制度，借閱病案要辦理借閱手續，按期歸還，要求妥善保管和愛護借用病歷，不得涂改、轉借、拆散和丟失；醫保及上級行政部門借閱，需出具采集證據的法定證明及執行公務者的有效身份證明經醫院核實，方可借閱或復印病歷；醫院醫護人員因工作需要查閱病歷者在病案室辦理相關借閱手續后，方可借閱相關病歷；對死亡及有醫療爭議等特定范圍內的病歷，需經醫院醫務科批準后借閱；病區和病案室不準擅自接待無相關證明手續的機構和個人查詢患者的病歷資料；借閱病案應在三周內歸還；病歷復印嚴格按照衛生部《病歷復印管理規定》執行等。

四是病案計算機無紙化病歷是發展方向。如何安全有效地管理這些龐大的歷史病案資料并能滿足快速查詢的需求，建立一套完整的、自動化的、擴展性強的醫療病案信息管理系統十分必要。病案資料的收集是病案管理工作的第一步，對于住院病案工作流程應始于住院登記處，并不是掛號室、病案室和醫生工作站。按著資料的來源排列的病案稱為SOMR（資料來源定向病案），按病案的形成方式還有IMR（一體化病案）、POMR（問題定向病案）等。病案加工是將資料中的重要內容轉換為信息，一般采用索引形式。目前，電子化、自動化的醫療系統，是利用現有的網絡來實現對電子病案庫的訪問的，這樣可以更大限度地發揮電子影像系統的效益，另一方面也大大拓展了系統的功能，從而加快信息的流轉，提高工作效率。根據目前醫院已經建立起的OA網絡基礎，可以充分利用現有網絡實現對數據的跨部門、跨地區的資源共享及統一的管理。目前國家衛生部正在實施建設醫療信息網工程及中國醫院信息系統工程，用計算機管理病案，實現電子病案正是這些工程的基礎，是病案管理變革的必經之路。

參考文獻：

[1]胡光闊.病案數字化影像管理系統在醫院中的應用[J].中國醫學教育技術.2011，（01）：69-71.

[2]林昕.電子病歷系統設計與實現[D].成都：電子科技大學，2011.

[3]楊彩虹.加強醫院病案管理工作淺析[J].華章.2011，（02）：247.

第6篇：檔案信息管理規定范文

隨著我國第三產業的飛速發展，“服務”這個詞一時成為人們關注的熱點。越來越多富有創新意識的人們嘗試著將這個詞融會貫通于社會各個領域，最終使其獲得了更為廣闊的發展空間和延伸意義。近年來，“服務型政府”的建設便是將第三產業的思想應用于公共事業管理的典型例子。這種思想上的創新領先于制度創新，又能夠拉動制度創新。隨著“服務”概念的進一步普及，服務思想應用于公共管理在人們生活中的表現越來越細化，信息化時代之下服務主導型圖書館用戶檔案的管理體系建設就是一個極好的探索。這不僅體現了創新的思想，還具有極大的實用價值。

一、信息化時代的獨特需求

社會信息化的發展就像雙刃劍，既為社會其他領域的發展提供了機遇，同時也帶來了一些挑戰。我國信息化的技術基礎有相當一部分來源于國外引入，并非本土自然發展而成，因此為之后的深入發展埋下隱患。就短期來看，信息化過程中帶來的挑戰主要體現在三大方面：第一，當今社會是一個信息爆炸的時代，正確的、錯誤的、簡單的、復雜的各種信息混合在一起，加大了人們辨識區分有效信息的難度。龐大的信息量本來就使人頭昏腦脹，對于龐大的信息還要進行甄別則更為頭痛。第二，信息的交互性進一步增大了管理難度。信息數目和信息正誤是選取信息的第一步操作，而有關信息的第二步操作是探究信息之間的關系。在現實生活中，只選取信息是不夠的，因為各種信息之間存在著廣泛性聯系，就如同在構建計量經濟模型中也要檢驗解釋變量之間的多重共線性一樣，我們在實際生活的方方面面也要考慮到信息的交互性。第三，這也是現實節奏加快的要求。信息化的產生和發展加快了人們的生活節奏，人們逐漸形成一種共識，就是追求高效便捷的處理方式。然而信息化雖引發了這一需求，但由于我國信息化發展不足，很多時候并不能滿足這一需求。

在此基礎上分析信息化中我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的制約因素：數字化進程緩慢、資源閑置浪費、分類體系混亂、思想意識淡薄等。[1]這與信息化進程中存在的問題基本對照。數字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關技術不完善普及度不高，這既與我國大量從國外引入、本土技術薄弱的歷史有關，又反映出信息作為一種特殊資源具有其它資源難以企及的復雜度。資源的閑置浪費主要由龐大的信息量引起，在當前圖書館用戶檔案管理特別是人工管理中，面對龐大的信息管理人員很容易把一些不常用到的資源邊緣化從而減少工作負擔。而對于圖書館和用戶來說，有些潛在的需求資源就這么被閑置，得不到充分利用。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理中分類體系混亂主要由信息的交互性引起。各種信息之間存在著廣泛性聯系，人們很難做出明確的界定。與此同時，不同的人對于同一本書的認定也會有所不同，因此，管理人員想要綜合所有用戶的意見對資源作出明確分類是不現實的。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理的難度使部分管理人員安于現狀，不積極尋求解決方案，反而認為圖書館管理工作無關緊要。

二、服務主導型圖書館

服務主導型圖書館的制度建設是緊扣核心理念層層鋪展開來的。其中，用戶檔案管理制度是其他一切制度的基礎。因為，服務主導型圖書館是“以用戶為中心”，圖書館用戶檔案是圖書館用戶的一切相關資料，包括姓名、性別等基本信息，也包括出入記錄、借閱記錄和使用資源記錄等。[2]服務主導型圖書館的制度建設應著力于解決當前圖書館用戶管理工作中存在的問題。上文中提到數字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關技術不完善普及度不高，所以相關部門在制度中應明確規定出用于圖書館用戶檔案系統建設的經費開支。有了經費作為保障，圖書館才能與時俱進地更新信息系統，提供優質服務。如果這一點做好了，那么我國服務主導型圖書館建設中的資源閑置浪費問題迎刃而解。只要登入系統，鍵入搜索書目，有關該書目的相關書籍都一一呈現。人員搜索也是如此。服務主導型圖書館用戶檔案中的分類體系混亂，不僅包括書目，還包括用戶級別。這一問題應該主要依靠完善制度建設來解決，服務主導型圖書館應在廣泛收集用戶意見的基礎上擬定合理的用戶檔案制度規定，這樣才能令行禁止、有條不紊，收到令人滿意的效果。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理人員的思想意識淡薄一方面要著力解決前三個問題，為管理人員的監督管理打下的良好基礎；另一方面要加強相關宣傳教育，肯定用戶檔案管理對服務主導型圖書館的重要意義，也肯定用戶檔案管理對用戶獲得完美需求體驗的重要性。

三、用戶檔案管理

創新和發展向來離不開客觀環境，服務主導型圖書館的用戶檔案管理也是如此。創新和發展總是從社會提供的各種要素中抉擇出先進的活躍的因素，進而逐步替代掉那些陳舊的落后的因素。信息化時代為服務主導型圖書館的構建提供了物質技術保障，服務主導型圖書館的建設正是為其用戶檔案管理體系的革新提供了機遇。[3]從范疇來看，三者呈現出層層遞進的關系，用戶檔案管理體系隸屬于服務主導型圖書館的基礎建設，而服務主導型圖書館又囊括于信息化時代大背景中。而逆向來看，信息化時代背景是推動服務主導型圖書館建設的洪流，而服務主導型圖書館客觀上要求高效的用戶檔案管理體系。

首先，與時俱進、開拓創新，結合當前時代背景，服務主導型圖書館的用戶檔案管理區別于之前的人工管理。以信息系統為核心構建用戶檔案管理體系是服務主導型圖書館最突出的特點。在以往的用戶檔案人工管理中暴露出很多問題，比如管理人員的登記錯誤或記憶錯誤，再比如業務繁忙時人工登記的緩慢低效，等等。相比之下，信息系統能夠很好地解決這些問題，信息系統以嚴格精密的計算機為基礎，不僅能夠在很短時間內快速處理大量數據，而且遵照既定程序運行使其失誤的風險被控制在極低的范圍。正是由于信息系統的強大優越性，我國很多高校圖書館都已經開始使用這種圖書館用戶登錄和使用模式。

其次，服務主導型圖書館的理念要求圖書館在用戶檔案管理過程中不僅要滿足多數用戶的基本需求，而且應體現多元化因素、滿足用戶的差異化需求。從用戶檔案設計來說，圖書館的信息系統在包括用戶基本信息的同時也應該設置一些可選信息。借助可選信息，圖書館能夠構建豐滿的用戶需求模型，深入了解到用戶的多樣性偏好，然后根據不同用戶的特質能夠貼心高效地給出用戶滿意的建議和服務。

最后，建立完善的服務主導型圖書館的用戶檔案管理規定是極為重要的。服務主導型圖書館是以用戶為中心的圖書館，但這并不意味著服務主導型圖書館要滿足用戶的各種合理和不合理需求。此外，用戶范圍的劃定也是不可忽略的問題。完善的用戶檔案管理規定就是對服務主導型圖書館“服務”理念之外的補充，它合理規定著用戶范圍、用戶級別等基本問題，成為服務主導型圖書館日常管理中最最基礎的準則。

第7篇：檔案信息管理規定范文

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

醫院檔案信息化管理是實現醫院現代化、信息化的重要組成部份，也是檔案工作邁向現代化管理的前提條件。隨著信息技術的不斷發展與日益完善，高速大容量的檔案信息管理系統為檔案管理提供了更為廣闊的管理空間，同時新技術的應用也逐步改變了傳統的檔案管理模式。新形勢下加強醫院檔案信息化管理與建設，是檔案管理適應時代和社會發展的需要，也是檔案管理創新、提升檔案管理工作水平的重要手段和途徑。本文結合工作實際對檔案信息化管理進行一些探討。

1與時俱進，建立健全醫院檔案信息化管理規章制度

隨著醫院檔案信息化的不斷發展，將會涉及到許多新問題，為了更好地應對和解決這些新問題，檔案部門要加強檔案信息化管理的規章制度體系建設及落實工作人員的崗位目標責任制等，使其具有可操作性，并形成約束機制，確保具體工作規范有序。與時俱進地建立健全各種與醫院檔案發展相適應的規章制度以及檔案信息化管理的規范性文件。根據《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》醫院修訂了一系列有關檔案信息化管理的規章制度，如《計算機信息系統保密管理規定》、《檔案信息資源暫行規定》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理制度》等。這些制度的進一步修訂與完善，將使檔案信息化管理工作有章可循，更加適應新形式的發展與挑戰。

2推進檔案信息化管理，提高系統整體水平

醫院檔案管理信息化系統的現狀是硬件的功能沒有充分發揮，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息化的管理包括檔案工作的各個環節，主要是抓好檔案科學化、規范化、標準化管理，這三方面相輔相成，互相促進。根據檔案信息化管理要求，檔案信息化建設應著眼整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力[1]。同時應充分重視系統中的每個節點，因為部分節點的障礙，都可能影響系統的暢通。目前，檔案信息化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設[2]。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。醫院應以利用頻率和使用效率考核數據庫，并把綜合數據庫與醫院檔案目錄庫結合起來，通過網絡連接形成開放的分步式數據庫群，從而提高系統整體水平。

3抓好檔案信息化建設基礎工作，建立檔案信息資源數據庫

檔案信息資源數據庫是檔案信息化建設的基礎。檔案管理信息化的前提是必須建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數據庫。通過先進的信息手段，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數字化信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫并錄入微機，實現檔案由實體管理向信息管理轉變。檔案目錄數據庫，既要符合國家的標準，又要有利于實際的操作。對立檔文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等應進行統一規范，使電子目錄移交給檔案室后能實現數據共享，以提供服務。

4構建符合現代化發展的醫院檔案信息網站

檔案網站是醫院檔案部門在網上建設的信息站點，以網頁形式給大家提供相關的檔案信息和服務，或者進行檔案信息的網上咨詢、查找及直接提供使用。在檔案信息化建設中，應把檔案管理系統納入醫院的管理信息系統，構建一個一體化系統，把本單位各個部門的信息統籌考慮進去，實現資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統效益[3]。建設醫院檔案信息化網站時，要選用具有升級能力和開發能力且檢索功能較強大的檔案信息管理系統，確保其升級換代時既可減少重新開發的成本，又能夠充分發揮計算機網絡的優勢。檔案管理的信息化，將檔案在內部網上共享，方便醫院員工在自己的計算機上快捷地查閱檔案資料，提高工作效率。

5加強檔案信息化管理系統的維護

隨著檔案信息化管理系統的建設，引進了大量的設備和軟件，因此計算機系統的維護工作也越來越重要。首先要做好硬件系統的維護。對新購買的設備要及時建立檔案，不但要記錄設備型號、采購時間和地點，還要建立原始配置記錄、變更記錄、故障檔案記錄、電池電壓值記錄等。同時，還要進行定期設備日常保養。其次是做好程序使用維護。程序使用維護是系統維護人員最常遇到的問題，做好程序使用維護的關鍵是對各類系統和軟件進行復制備份、防護工作。要做好隨機系統軟件的復制備份工作，保存好源盤，使用備份盤，避免因使用不當造成資源損失。計算機系統維護是技術性很強的工作，要不斷加強對計算機系統知識的學習，平時注意收集各類軟件資料，總結經驗，吸取教訓，提高系統維護平。

6加強檔案信息化管理的安全防護

檔案實行信息化管理，檔案信息借助互聯網實現傳輸，檔案信息在傳輸過程中的安全性將在一定程度上受到影響，使其有可能被竊取、篡改或偽造。因此，必須根據檔案的內容、價值、密級等把檔案劃分為數個安全層次進行不同的管理。同時，設置系統管理員，監控敏感信息，檢查系統安全措施，排除系統障礙。采取防火墻技術、加密技術、身份認證等手段確保網絡安全。限制外部網用戶只能訪問內部網提供的某些被安全所允許的服務，限制內部網用戶不能訪問外部網某些危險站點或使用危險服務的功能。密碼是解決信息安全的最有效手段，可以進行數據加密傳輸，數據儲存加密，數據完整性鑒別等[4]。對醫院重要檔案及電子文件利用各種存儲介質實行異地備份，以確保電子文件的長期可讀和醫院檔案信息資源的絕對安全。另外，在檔案管理系統中，設置訪問權限和訪問記錄，自動確認只有符合系統身份的用戶才能進行電子文件或其它信息的檢索、瀏覽、復制等，并在電腦中存取電子文件時留下所有記錄和痕跡。同時，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，保持適宜的溫濕度，防止存儲介質磁化，做好防盜措施。并及時升級計算機服務器和數據庫的硬件設施，確保檔案信息數據庫在保存和傳輸過程中穩定、安全。

7加強醫院檔案管理人員的培訓和繼續教育

檔案信息化管理對促進醫院的快速發展具有重要意義，為了提高醫院檔案信息化管理水平，不但要得到領導的重視和支持，還要注重檔案管理人員的培訓和繼續教育。檔案信息管理人員既要具備檔案管理基礎知識，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要掌握計算機操作、數據錄入、網絡管理、數據庫建設等方面的知識，變過去被動接收檔案為現在的主動控制醫院內部信息的形成和傳遞，直接為醫院的管理和教研工作服務。所以醫院要有計劃地組織檔案管理人員參加專業培訓，鼓勵參加相關專業的再教育，掌握信息技術的新知識，逐步形成終身教育機制，從而提高醫院檔案信息化管理水平。

8結論

醫院檔案信息化管理是新形勢下檔案發展的需要，運用科學文化知識和當代先進的技術手段，加強醫院檔案信息化建設，使醫院檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理更加科學化、規范化、標準化，更好地為醫院的管理、教學、科研提供方便快捷的檔案信息服務，為醫院的發展服務。

參考文獻：

[1]楊艷鳳，檔案信息化管理的新思考[J].民營科技雜志，2010，10，142.

[2]楊艷鳳，檔案信息化管理的新思考[J].民營科技雜志，2010，10，142.

第8篇：檔案信息管理規定范文

1注重時效性，加強病案歸檔環節管理

病案客觀真實地記錄了患者在一定時期內的疾病防治和身體健康情況，對患者日后的健康保健、防病治病起著重要參考作用，直接或間接影響著患者的家庭及日常生活，甚至在特定條件下成為解決糾紛的司法依據。病案的實用性決定了歸檔的時效性，必須在較短時間內做好收集、組卷、登記、分類、編目、編碼、排號、貯存和檔案的檢索、編號等工作，以隨時為病人和醫務人員提供經過系統、全面整理分析的有價值的醫療信息。加強病案歸檔環節管理，需要做好以下基礎性工作：一是醫護人員要嚴格按照衛生部門統一制定的病歷書寫規范要求寫好病歷，各項醫囑要準確、清晰；護理病歷要詳細、真實，并詳細記錄執行醫囑的情況。病人出院以后，醫護人員要及時對病歷各種資料進行整理和小結，在規定時間內轉交或由病案管理人員收繳病案，入庫備編。二是病案管理人員要在短時間內把出院病人的病案收集齊全，并初步歸類登記，確保病案信息資料齊全、完整。及時對收集齊全的病案做好組卷、編目、編碼、排號、貯存和病案的檢索、編號等工作，按照病案歸檔要求完成柜架存放，并同時完成規定內容的微機輸錄，保證紙質病案與電子病案的同步保存，為下一步開發利用病案信息資料奠定基礎。

2健全規章制度，加強病案保管環節管理

病案管理的保管環節是提供病案信息資源利用的前提條件之一。病案保管環節分為軟件管理和硬件管理，二者缺一不可。軟件管理主要表現為要結合醫院自身特點，以完善病案使用程序為主線，依據《檔案法》、《醫療機構病歷管理規定》等相關法律、法規，健全規章制度。規章制度涉及病歷的規范記錄、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密等各個方面，以保證各工作程序的運行有章可循。硬件管理主要表現為病案館室的設施配置，病案存放的空間和檔案柜架密度要適當，以便于查閱和檢索，防止病案的丟失和錯置。微機、復印及溫度、濕度調控裝置等設備應配置齊全，為醫生和患者查閱病案提供便利。要防止病案受潮霉變、字跡褪色、影像失真等影響病案利用效果的情況發生，延長病案使用周期。

3立足方便實用，加強病案利用環節管理

目前，大多數醫院的病案管理仍停留在單位資料保管和被動提供狀態，這樣對病案的利用效率會大打折扣。要立足于方便實用，切實保證病案信息資源的有效利用。首先，病案管理人員要及時與臨床醫務人員溝通并了解其需求，通過建立疾病分類、地域分布、發病情況、治療效果等多種醫療參數，為利用者提供更詳細、更便捷、更實用的參考資料。其次，要建立健全病案登記制度、統計分析制度、信息反饋制度、跟蹤和隨訪病人制度等，了解掌握病案的利用效果，提高病案的有效利用率。

4開發信息資源，加強病案編研環節管理

第9篇：檔案信息管理規定范文

關鍵詞：企業; 文件; 檔案; 管理; 創新? 黨的十五屆四中全會、五中全會及十六大都提出，要加快國民經濟和社會的信息化建設，以信息化帶動工業化，促進社會生產力實現跨越式發展的戰略方針。2002年，中央發出大力加強企業管理信息化建設的要求，并提出具體工作目標，旨在推動企業管理信息化建設的健康發展，提高企業管理水平和市場競爭力。在企業大力實施信息化建設的大背景下，文件與檔案管理實踐迎來了巨大的創新機遇和空間。?

1工作平臺創新

信息化時代，企業為提高自身在國際上的競爭力，根據企業的職能，加快信息化建設步伐。在建或已投入運行的、承擔企業職能和業務活動的各種信息管理系統，體現了企業信息化建設的成果。建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統正是企業電子文件的來源中心。

以辦公自動化系統為例，它在行政辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與應用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數據庫功能強大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺：

a) 快捷通信。通過電子郵件系統，建立機構內部通信，信息交流快捷流暢，并與Internet 郵件互通。

b) 協同辦公。將機構傳統的垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的、可操作的“扁平式”管理，提高機構各級領導或部門協同工作的效率。

c) 公文流轉。機構內、外部的收發文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，實現無紙化辦公。

d) 信息服務。系統地利用機構積累的信息資源，為機構提供改進創新能力和快速響應能力的手段，以提高生產效率。

更重要的是，信息系統的建立為機構業務活動提供了信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。?

2流程創新?

2.1文檔一體化流程概述

在紙質文件時代，由于受工作環節、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業務活動，管理活動就如一個一個的串行節點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環節、工作崗位、工作步驟的一體化集成”?［1］的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業務的互聯提供無縫的互操作平臺”［1］。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統中，業務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業務流程。這就意味著在形成業務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統在滿足業務活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現業務流程的要求，或把業務流程要求嵌入文件流程，以實現以下目標：

a) 減少流程的中間環節；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳轉、分流工作流程；

d) 建立循環工作流程；

e) 建立交叉、條件等工作流程。

在信息系統中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環節視為流程中的一個節點，對任一工作任務項，可以任一節點為起點，以輻射、閉環、分支等形式，同時發送給多個對象進行處理。流程重組的目的是提高流程中任務處理的并行程度與合作程度，從而提高業務工作效率，實現協同辦公的目標，改善文件工作質量。

筆者所在的企業，在辦公自動化系統、合同管理系統、電力工程技術報告管理等系統，成功地將行政辦公、合同管理、電力工程領域的業務流程和文檔一體化工作流程同時嵌入信息管理系統，實現了業務工作流的文件從生成、流轉到歸檔全過程管理，以及檔案后續管理的目標。另外，企業的其他主營業務流，在建立信息系統過程中，紛紛到檔案部門咨詢信息數據管理方面的要求，并采納檔案部門的建議和意見，在系統設計階段，即將有關文件檔案管理、電子文件管理的要求納入系統流程之中。?

2.2文檔一體化流程的創新點

信息系統中文檔一體化流程的創建過程，是一個將系統、協調和前端控制的思想貫穿于設計、運行的過程，這本身就充滿著創新的內涵，在流程創建過程中，主要通過以下內容體現創新點。?

2.2.1文件管理階段

a) 面向普通用戶、業務管理人員、系統管理人員，提供多層面的、不同任務項的工作流程及操作平臺。

b) 形成文件質量監督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發文單、元數據信息監控等形式，保證文件質量。在請示與批復、收文與轉發文之間，處理同一項目或任務時產生的系列文件之間，建立文件關聯關系。

c) 形成文件流轉監控機制。通過對文件督辦、催辦的監控，對文件的辦理狀態進行跟蹤和監控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉至下個節點。

d) 形成文件歸檔機制。在信息系統中處理的任一項目或任務，是以文檔的形式出現的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環節。

2.2.2檔案管理階段

a) 建立現代信息服務理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

b) 建立現代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現的重點是要符合檔案的規范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數據進行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準確的要求。

c) 建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數據的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3管理創新

信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。?

3.1信息管理

通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。

流程管理是對整個系統運行狀態的監控和對系統的每一項目或任務的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。

在信息時代，文件信息管理除文件內容之外，更多的是梳理、提煉出機構文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環節、內容，納入工作流程，并對產生的文件信息實施統一管理。例如：在機構發文流程中，預先設置相對固定的發文格式，但隨著機構管理的變化，文件格式也要不斷調整，并且有增加、刪節等變更的需求，具有動態變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內容從產生到脫離流程的全過程管理，是針對發文的痕跡保留、文號等信息的管理；對收文督辦、監控等行為的管理。

3.2信息工作人員管理

信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業的核心數據信息。因此，加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍”［2］，是非常現實和必要的。具體做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明確職責，各盡其責；

b) 策劃并提供應急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應急反應；

c) 經常對相關人員進行安全教育和宣傳；

d) 經常開展業務培訓，提高人員綜合素質，盡量避免誤操作等安全隱患；

e) 建立嚴格的權限管理機制；

f) 規范信息數據的轉移、加工程序，提出數據校驗模型，加強人員的管理。

對管理職責的劃分，應從多方面考慮：

a) 面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉、查詢的通道。

b) 面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。

c) 面向檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務手段。

d) 面向系統管理人員，建立流程跟蹤、流程監控、流程日志機制，提供操作平臺；提供機構、人員、權限、流程節點、流向及變更的設置手段。

4制度創新

如何保證信息系統在應用過程中，能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發揮其最大效能；如何規范地應用、開發信息系統，以獲得最好的效果，靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。筆者所在企業，在辦公自動化系統的應用各階段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《辦公自動化系統?（OAK）?應用及運行維護管理規定》。內容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責分工；信息系統的身份確認、用戶權限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。

b) 《電子公文管理辦法》。內容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發送程序和發文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。

c) 《OAK系統電子文件管理細則》。主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數據格式的內容。

d) 《文書檔案歸檔文件整理細則》。對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系統運行維護管理辦法》。

f) 《信息系統運行安全管理辦法》。

g) 《信息應用系統業務培訓管理辦法和程序》。針對信息系統的正確、規范操作而設立。

5服務創新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。

創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。

在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

業務部門在建立信息系統之后，面對的一個問題是信息數據的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統建設單位提供信息數據的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。

6結束語

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創業之路。? 參考文獻