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        公務員期刊網 精選范文 檔案管理的原則范文

        檔案管理的原則精選(九篇)

        前言:一篇好文章的誕生,需要你不斷地搜集資料、整理思路,本站小編為你收集了豐富的檔案管理的原則主題范文,僅供參考,歡迎閱讀并收藏。

        檔案管理的原則

        第1篇:檔案管理的原則范文

        關鍵詞:企業檔案管理 規章制度 開發檔案資源

        公司的檔案的范圍很廣,主要包括公司設立,變更的申請,審批,登記和終止后清算等方面的內容;公司的董事會、監理會以及股東大會的會議資料;會計、財務等方面的文件報告;人力管理、法律事務等方面的文件資料;生產技術、產品生產、安全生產、能量消耗等方面的文件資料;儀器,設備,科研,技術引進等方面的文件資料;信息,情報和黨群組織方面的文件資料;各種聲響資料包括:照片檔案,影片檔案,錄影檔案,錄像檔案等。對如此繁雜的文檔進行有效地管理是非常重要的。

        首先我們先來了解一下企業檔案管理是什么涵義?包含哪些方面?企業的檔案管理內容主要是由兩部分組成,一部分是企業檔案的行政管理工作內容,另一部分便是企業檔案業務監視工作內容。前者一般是指對于企業的檔案工作實施統籌的規劃,統一制度,監督,指導,組織協調等。后者一般是指對于企業文件材料的形成,積累,整理和歸檔的管理,監督,和指導,以及企業檔案的收集,整理,保管,統計和鑒定以及對于企業檔案信息資源的開發利用等。其實用最簡潔的話概括,企業文檔管理主要包括以下幾個方面:收集歸檔,借閱,獲取資源,修改銷毀四個方面。

        1.檔案收集歸檔

        企業的檔案從材質上主要分為兩類紙質文檔以及聲像文檔。對于不同材質的檔案進行收集歸檔的時候需要注意的事項是有所不同的,應當區別對待。但是在很大的方面是具有共同性的。

        比如各類文檔在收集歸檔的時候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔;另外如果文件如已抽查應有主管部門的管理人員的簽字作為認證,文件的處理手續必須是完備的,如果發生了遺漏現象應當立即退回主管部門補齊;與本檔案無關的文件或者不應該隨這次的檔案而歸檔的文件,應當立即退回主管部門;貴重的物品應當退回經辦部門,在經過指定保管部門的簽收后,才能將文件歸檔處理;還要建立,健全立卷歸檔的制度,要確定檔案建立的范圍,時間和保管的期限;對于一些殘缺不齊的檔案,應當積極采取措施,將檔案收集齊全。

        除了完整性之外,檔案歸檔的時候另一個非常重要的問題便是有序性。只有當所有的文檔以一定的規則進行分門別類的才能夠方便以后進行查閱。這種規則可以按照公司的規定或者管理者自身的習慣來進行。在各個不同的類別之下再根據員工,時間,重要性等不同的小類來進行分別存放。這樣查閱起來就顯得很方便。

        最后,檔案的清潔和維護也是一項很重要的內容。管理檔案的人員應當隨時擦拭檔案架以防止蟲蛀腐蝕,對于紙質文檔來說要主要保持檔案室的干燥,而對于那些聲像檔案就要保證底片,膠片庫的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降,同時磁帶庫要注意避開較大的磁場而且盡量注意不要用鐵皮柜,此外對于一些年代較久的底片膠片等在取用的時候要盡量保持手部的清潔。

        2.檔案的借閱

        公司的檔案為了方便公司員工查閱資料,是企業的公共資源,因此大家在借閱的時候都應該注意愛護檔案,要確保檔案的完整性,不能夠私自涂改,勾畫,剪去,拆散或者損毀。同時為了防止檔案的丟失等問題的出現,各部門的經辦人因業務的需求要調用檔案的時候,應當填寫“調卷單”,經過該部門的部門經理同意之后向檔案的管理人員借閱,同時在檔案歸還的時候,管理人員核查無誤之后進行歸檔“調卷單”由管理人員留存。這樣如果將來檔案出現了什么問題也有據可查。同時為了避免責任不清的問題,借閱者不能夠將檔案相互之間私自收受。

        另外由于企業的檔案會涉及到商業秘密,因此對于外單位的借閱,應該持有單位的介紹信,經過總經理的批準之后才能借閱,而且不能夠離開檔案室,在經過總經理的批準之后才能夠將所抄摘的內容帶出。但是當政府的有關部門依法執行公務需要查閱公司的檔案的時候,公司就要給予配合和協助,這是作為公民的基本義務。

        在企業的檔案管理當中,如何從儲存的檔案當中獲取有效地資源是公司要解決的一個重要的問題。如果只是簡單的存放,那么便失去了檔案管理的根本意義,獲取信息需要的是專業的團隊,能夠從歷年公司的存下來的數據當中進行分析,挖掘出我們需要的曲線圖,更要有總結判斷能力,能夠對已經發生的事情的原因,影響因素進行分析,從而指導以后的工作。

        然而時代在進步,隨著微電子技術,計算機技術,通信技術等現代化的信息技術手段在企業檔案管理中的逐步深入應用,使得傳統的企業檔案管理的很多理念都受到了沖擊,迫切需要探索更加科學更加先進的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質檔案徹底的數據化,建立相關的數據庫方便查找,已經不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動化”和“辦公無紙化”概念的提出,更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。

        3.信息化檔案管理

        企業檔案信息化就是是指企業依據法律,依靠科學的思想和管理組織方法,借助網絡技術、信息技術等高科技技術,對企業的檔案進行信息化處理使得信息的收集,處理。整合,資源發掘,傳輸和應用數字化,網絡化,從而實現了企業內部的資源共享,這樣便提高了企業檔案資源的利用率,為企業和社會提供檔案信息服務。

        數據共享是企業檔案信息化管理的一個重要的特點也是最大的優點。傳統的檔案管理并不能做到這一點,而實現了數據的共享便使得企業的各部門的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業檔案信息化管理的一個發展方向。如何使得生產活動,文書處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起,提高企業的信息處理能力,實現檔案信息的無縫交接使我們在進行企業檔案信息化的過程當中必須要時刻注意的問題。只有把信息化管理檔案和企業的其他組織活動聯系在一起才能真正的發揮信息化檔案的魅力。

        4.總結

        檔案管理工作一方面可以讓企業的高層管理人員及時的了解企業的整體情況,可以為企業的決策提供有說服力的一句;另外還有利于社會上的人對于企業經營的成果的認同,為企業與其他有關方面進行進一步的合作提供讓人信服的證據。在我們國家經濟快速發展的歷史背景之下,做好檔案管理工作,不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段,創新性的更新檔案的管理觀念,同時全面而又真實的反應企業的發展狀況和經營成果,對于實現企業經營戰略,不斷地提高企業管理效率具有非常深遠的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進經濟社會的全面發展,不斷地提高企業的市場經濟力。

        參考文獻:

        [1]孫宗虎 王瑞勇.人力資源與行政后勤[J].人民郵電出版社,2012(14)

        第2篇:檔案管理的原則范文

        (一)以縣(市、區)為總體,涉及集體林權制度改革及其林業經營管理活動中有關林權管理的方針、政策、法律、法規,縣級、省市級林權制度改革檢查驗收資料,以及其他有關的規范性文件等基礎資料:

        (二)村級集體林權制度改革中依法形成的改革成果資料。主要包括:林權制度改革方案、村民會議或村民代表會議決議、上一級人民政府對該村改革方案的批復、各類承包合同等權源證明材料,改革中有關特殊事項的處理,以及村級林權制度改革檢查驗收資料等;

        (三)林權初始登記過程中依法形成的宗地權源資料和技術數據。林權權利人申請林權登記申請表;個人身份證明、法人或其他組織的資格證明、法定代表人或者負責人的身份證明、法定人或者委托人的身份證明和載明委托事項及委托權限的委托書:申請林權登記的權屬證明文件;按規定要求應當提交的有關文件:

        (四)受理林權登記申請清冊、林權證發證登記冊、林權登記臺賬、自留山清冊:

        (五1林權登記公示材料、異議材料和登記機關的調查材料和審查意見:

        (六)初始登記涉及的其他有關圖表、數據資料等文件。

        如宗地區劃圖、外業調查表、以村(場)為單位的初始登記林權分布圖和林權權屬基本圖等;

        (七)林權變更、抵押、注銷登記過程中形成的宗地權屬變化資料和技術數據。林權權利人申請林權變更、抵押、注銷登記申請表;全國統一式樣林權證;發生林權變更、抵押、滅失的有關權源證明材料:按規定要求依法應當提交的有關證明文件資料和技術數據資料:年度林權變化有關宗地數據統計表、冊等:

        (八)林權爭議和尚未登記發證的有關資料。

        電子類林權檔案應當包括下列內容:

        (一)以縣(市、區)為總體,按鄉(鎮)以村(場)為單位的村級林權初始登記表、冊、圖數據庫:

        (二)以宗地為單元的林權初始登記及林權權利人所持有的林權證及宗地界至圖數據:

        (三)林權變更、抵押、注銷登記數據記錄;

        (四)林權初始登記檔案電子數據光盤:

        (五)年度各類林權變化登記檔案電子數據光盤。

        建立林權檔案應當符合便于管理和使用的原則:

        (一)按鄉(鎮)以村(場)為單位,宗地為單元,按權利人建檔:

        第3篇:檔案管理的原則范文

        經濟社會的不斷發展,對交通部門檔案管理提出了更高的要求,需要相關的管理者及時地改變傳統的思維模式,采取有效的方式優化管理方式,增強檔案管理的工作質量。在當前形勢影響下,交通部門檔案管理在具體的工作開展中依然存在較多的問題,影響著相關部門的工作效率。因此,為了改變這種不利的發展現狀,使用者應該從根本上意識到檔案管理的重要性,從而對相關問題產生的原因進行有效的分析,為交通部門服務功能的更好發揮提供可靠地保障。據此,對交通部門的檔案管理進行深入地探討。

        關鍵詞:交通部門;檔案管理;思維模式;管理方式

        中圖分類號:F27

        文獻標識碼:A

        doi:10.19311/ki.16723198.2016.12.032

        為了適應時代的發展要求,提高交通部門整體的工作效率,需要采取有效的方式提升部門內部整體的管理水平,增強檔案管理工作質量。做好檔案管理工作,可以有效地記錄交通事件的基本信息,加快這些部門可持續發展的步伐,提高處理交通突發事件的工作效率。

        1檔案管理的相關內容

        1.1檔案管理的內涵

        為了增強決策者戰略部署的有效性,需要最大限度地提高檔案管理資源的利用效率。所謂的檔案主要是指能夠記錄保存一些重要文字、圖表、影像資料等具有重大參考價值資源的組織管理方式。科學的檔案管理方式,可以為使用者查閱相關的資料提供可靠的參考依據,增強相關信息的傳遞效率。檔案管理方式實際的作用效果有所差異,具體的保存方法也存在著較大的區別。開展檔案管理工作時,必須遵循一定的原則,對檔案的形成、整理、保存方法等有著充分地了解,增強具體管理方式的適用性。

        1.2檔案管理原則

        常見的檔案管理可分為紙質檔案和電子檔案。二者的保存方式差異性顯著,使用壽命區別很大。為了更好地管理檔案,保證檔案資料的完整性,管理者在具體的工作開展中應該遵循相關的原則。這些原則主要包括:(1)標準化原則。這種原則主要強調的是檔案在具體的管理過程中信息資源的集成和共享需要滿足相關參考標準的要求。這樣做的主要目的在于可以促使檔案的分類歸檔更加合理,可以及時地糾正其中存在的相關問題。(2)數字化原則。現階段電子檔案的應用范圍較廣,對于相關行業發展產生的積極影響顯而易見。為了更好地體現出檔案的參考價值,應該利用數字化的方式對檔案進行合理地保存。完成這樣的操作,提高了檔案管理的工作效率,方便了信息的快速檢索。(3)雙套化原則。社會不同行業在長期發展的過程中,檔案管理方式選擇應該根據實際的工作需要,同時使用紙質檔案管理和電子檔案管理兩種方式,滿足不同行業檔案管理的多樣化需求。完成這樣的發展目標,主要依賴于可靠的雙套機制。(4)信息化原則。檔案管理工作效率和工作質量的高低,直接關系著相關部門工作部署的順利開展。信息化技術的不斷發展,豐富了檔案管理方式。為了更好地保存檔案,避免檔案損毀丟失現象的出現。利用可靠的信息化技術,可以增強檔案管理能力,延長檔案的使用壽命。

        2交通部門檔案管理的基本內容

        結合現階段交通部門檔案管理的發展現狀,可知它的主要內容包括:(1)收集檔案。由于交通部門日常的工作量非常大,工作內容豐富,需要收集某些重要的檔案材料,為后續的工作提供重要的參考依據。檔案收集工作的順利完成,促使交通部門整體的檔案管理水平有了較大的提升,增強了檔案材料的完整性和安全性。(2)檔案的整理。交通部門的檔案管理內容形式多樣,各種復雜的材料混合在一起,為交通部門帶來了一定的工作壓力。為了改變這種不利的發展現狀,需要對檔案進行有效地管理,提高交通部門整體的工作效率。檔案管理的工作中要求專業的管理者遵循一定的管理原則,最大限度地保證管理措施的適用性。(3)檔案的鑒定。為了滿足使用者的多樣化需求,有效地應對各種突發的事件,需要充分地發揮不同類型檔案的作用。檔案的收集。整理等,為交通部門檔案分類奠定了堅實的基礎。作為檔案管理中的重要組成部分,檔案鑒定工作的順利開展,保證了檔案管理的高效性,實現了交通部門檔案管理的科學化、系統化的發展目標。(4)檔案的保存。檔案的保管及保質,主要依賴與交通部門檔案的有效保存。由于某些檔案的價值非常大,保密性程度非常高,體現著交通部門檔案管理的綜合能力。因此,采取有效的方式保存檔案,對于交通部門長期穩定的發展具有重要的戰略意義。同時,當交通部門的檔案管理保存達到預期的效果時,可以提高檔案的利用率,增強了檔案的完整性和真實性。這些不同方面的內容,客觀地體現了檔案管理內容的豐富性,決定了交通部門做好檔案管理工作的必要性。

        3現階段增強交通部門檔案管理工作質量的有效措施

        3.1采用集中管理的方式增強檔案管理質量

        現階段交通部門檔案管理涉及的內容非常多,需要采取集中管理的方式,來實現檔案管理的制度化、標準化和規范化。當檔案材料過于分散時,交通部門很難在較短的時間內獲取有效的檔案管理信息,降低了檔案的利用效率。交通部門應該在相關的制度約束和指導下,對檔案材料進行統一的管理,將某些交通事故的檔案納入重要的管理內容中,增強檔案管理質量。實現這樣的發展目標,需要交通部門做到:(1)在相關的理論體系指導下,細化檔案管理內容,明確檔案管理人員的職責范圍,健全檔案管理機制;(2)結合交通部門實際的發展概括及工作要求,將檔案的分散管理及集中管理有效地統一起來,規范檔案管理行為,為使用者查閱當前提供可靠地保障。

        3.2提高檔案管理工作者的綜合素質

        現階段交通部門內部某些檔案管理工作者在實際的工作開展,缺乏必要的管理意識,管理方式不合理,影響了檔案管理質量,降低了檔案管理的工作質量。在此形勢影響下,交通部門采取有效的方式提高檔案管理人員的綜合素質,加強他們對于檔案管理的重要性認識,顯得尤為重要。為了更好地實現這樣的工作目標,交通部門應該定期開展培訓活動,提高檔案管理人員的專業素質,培養他們良好的職業道德,從根本上減少檔案管理中不必要的工作失誤。同時,檔案管理工作者也應該充實自己的專業知識,增強解決實際問題的綜合能力。

        3.3完善檔案管理中相關的硬件設備

        信息化技術的不斷發展,對于交通部門檔案管理產生了積極的影響,為管理部門拓寬檔案管理思路帶來了可靠的參考依據。為了豐富檔案管理手段,提高管理工作效率,交通部門應該完善檔案管理中相關的硬件設備。當檔案管理系統的硬件資源配置發揮出良好的作用效果時,可以縮短交通事故的處理時間,增強檔案管理人員處理實際問題的工作效率。由于交通檔案管理系統的復雜性,對于硬件設備工作的可靠性及安全性要求非常高,需要技術人員對于檔案管理工作中存在的問題進行深入地分析,增強相關技術手段后期運用的適用性。當交通部門檔案管理中的硬件設備性能增強后,系統的運行效率將會得到很大地提高,減少了檔案管理工作開展中系統資源的消耗量,加快了現代化檔案管理系統構建的步伐。

        4結束語

        深入理解檔案管理的內涵,采取有效的方式對交通部門檔案管理的具體內容進行詳細地分析,有利于優化交通部門檔案管理工作方式,構建出可靠的檔案管理系統,提升我國道路交通的服務水平。文中通過對交通部門檔案管理內容的分析,為增強檔案管理質量措施的制定和實施提供了重要的參考依據。

        參考文獻

        [1]李明秋.交通檔案管理存在的問題及對策[J].才智,2012,(32).

        [2]劉蘇.關于交通部門檔案信息網絡化建設的幾點思考[J].才智,2013,(31).

        [3]瓊.如何發揮交通檔案在發展交通事業中的重要作用[J].河南科技,2014,(07).

        第4篇:檔案管理的原則范文

        一、房產檔案數字化管理的原則

        在落實檔案管理數字化的過程中,必須要全面堅持檔案數字化管理的原則,具體分析如下:

        1.全程管理原則。所謂全程管理原則,就是將數字化檔案管理工作看作一個整體,從這個整體的管理需求出發,建立管理體系,制定管理措施,將檔案信息收集、保存、歸檔、銷毀等各個環節都施行數字化,運用統籌管理的方法,每個管理環節都不可松懈,各個環節之間要做好無縫銜接,進而實現整個管理工作效率與質量的最大化。

        2.真實完整原則。檔案管理的基礎就是確保檔案數據的真實可靠,在落實數字化管理的過程中,必須要堅持真實完整原則,數字化檔案的內容、結構都不能與原有檔案出現差異,建立、使用之后也要保持檔案信息與原始狀態相同,并且要針對檔案使用者的姓名、使用檔案的時間等信息進行登記。檔案使用者必須要具備相應的權限,否則不可使用這些檔案資料。

        3.使用方便原則。數字化管理模式的構建,最終目的就是為了能夠提升管理的效率與質量,為人們提供更加便利的工作環境和信息使用環境,因此方便性原則是必不可少的。數字檔案經過儲存、傳輸、加密等處理之后,必須要確保信息數據的可識別性,否則這些信息就無法被有效讀出,不能充分發揮其作用。要確保具備相關權限的使用者能夠及時、準確地獲取相應的信息,并可以在同一時間閱讀同一份電子檔案。

        4.安全性原則。由于數字化管理依托于計算機技術以及互聯網技術,而互聯網技術本身存在很多不安全因素,房產檔案作為非常重要的信息資源,一旦損壞或者丟失,有可能會帶來無法挽回的損失,因此必須要堅實檔案管理的安全性原則,這是開展一切數字化管理的前提。為了確保檔案數據的安全,必須要構建完善的安全防護體系,采用更加有效的保密措施,才能夠使系統硬件或者軟件都能夠免于自然災害以及人為的迫壞,減少檔案數據丟失或者破損的可能性。

        二、加強房產檔案數字化管理的對策

        在分析了執行數字化管理的原則之后,下面針對具體的數字化管理措施進行分析:

        1.提高數字化管理的認識,建立完整規范的檔案資料。構建數字化檔案管理的目的,是為了可以最大限度的利用檔案信息,并為社會發展更好的服務,如果檔案管理缺乏真實性與完整性,那么數字化管理也不存在任何意義。從目前我國大部分城市的房地產管理情況來看,通常房產管理部門都是計算機系統進行登記并發證,同時使用局域網以及數據庫技術對各項信息進行管理。但是能夠全面落實房產檔案數字化管理的城市并不多,這主要是由于人們對于數字化管理認識不完善,缺乏完整、規范的管理制度,因此必須要強化數字化管理的規范性,提升管理部門以及管理者對數字化管理的認識,保證資料要真實、完整,針對各種資料數據進行檢查,確保這些資料沒有問題才能夠進行轉化電子檔案,為數字化管理做好準備。

        2.制定房產檔案館數字化建設發展規劃,并分階段有步驟地實施。在實現檔案管理數字化的過程中,檔案管理部門必須要充分考慮到各部門的建設發展,每一年的數據都在增加,因此要采取分層設計的方式,對現階段的庫存檔案進行合理分析,并且充分發揮檔案的使用紀律,將所有的檔案進行分類和管理,使缺少數字化的檔案庫存能夠以最短的時間發揮效力。制定階段性管理制度,并且有步驟,有計劃的進行落實,確保每個時期的數字化檔案管理都可以落實到位。

        3.進一步完善房產權屬檔案數字化標準。數字化管理中標準化管理是不可忽視的方面,由于檔案管理數字化屬于新型事物,因此國內缺乏完善的制度與標準,為了能夠為數字化管理創造更加有力的環境,奠定更加有力的基礎,國家檔案局要針對電子檔案的建立與管理出善的標準、規范制度,規范和指導各地的房產檔案現代化管理工作,最終建立起一個標準的房產檔案數字化利用平臺。

        4.規范數字化檔案開放范圍和使用權限。數字化檔案的查詢與檢索是非常重要的環節,因此在構建數字化管理模式的過程中,必須要設置相應的訪問權限,確保防衛的安全性,公眾可以在公共網上對各種信息進行查詢和使用,同時對內部人員開發相應的檔案查看權限,在單位內部局域網中可以隨時查詢、使用和分享。

        三、結束語

        房產檔案管理信息化,是房產事業發展到一定階段的結果,是實現檔案管理現代化的趨勢,因此地產檔案管理部門以及工作人員必須要認識到信息化檔案管理的重要性,必須要積極強化信息化建設,制定更加完善的信息化制度,為檔案管理信息化的普及提供更加便利的平臺和條件。

        作者:宋斌路 單位:齊齊哈爾市房地產產權市場管理處

        參考文獻:

        [1]孫嘉翊.房產檔案信息化管理探索[J].現代國企研究,2015(16).

        [2]李海瑛.淺析房產檔案的公開查詢利用[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集,2012(00).

        第5篇:檔案管理的原則范文

        一、醫院檔案管理的原則以及特點

        醫院檔案管理是指在醫院的相關工作活動中所形成的圖標、文件、錄音等各種載體以及各種類別的檔案,包括病例檔案、基建檔案、設備檔案、文書檔案等相關資料,醫院檔案管理對于醫院的現代化發展是最寶貴的財富。醫院檔案管理的原則主要包括三個方面:一是標準化,標準化是醫院檔案管理之中最重要的原則,要保證醫院檔案管理的系統完整以及準確都要有標準化的程序,符合現代檔案管理的各項標準化的標準內容,比如格式內容、分類項目、檔案文獻編纂規則等等,這樣才能結合實際的醫院檔案管理工作的需要實行檔案的集中統一管理,便于醫院的相關信息管理。二是科學化,醫院檔案管理的科學化在醫院管理中發揮重要的地位,加強對其科學化管理是現代醫院管理和諧構建的一個重要方面。三是職責權益兼顧,在醫院檔案管理工作中要明確領導干部以及相關人員的職責權限,必須要明確職責與保護權益兩個方面的重要工作。四是制定執行兼顧,對于醫院現展和諧構建最重要的是對于醫院檔案管理以及制度的深度建設,不論制定多么嚴密的制度都要嚴格的執行才能對于醫院的發展構成堅實的基礎,所以要通過對于制度的相關約束來加強醫院檔案管理對于現代醫院發展和諧構建的基礎作用。

        醫院檔案管理工作的特點首先是階段性,對于醫院檔案的不同流轉過程多產生的,不同階段的檔案管理存在差異并且會有不同的使用價值。其次是封閉性,在檔案形成過程中會形成一定的封閉期,就是因為醫院自身檔案管理的封閉性多產生了檔案管理使用的自相矛盾,但是也正是由于這種矛盾貫穿檔案管理的整個過程才會推進醫院檔案管理工作不斷向前發展。最后是依附性,醫院檔案管理所形成的觀點、經驗以及成果包含了與其利益相關者的一切事實,醫院的檔案管理對于醫院的現代化發展有著密切的管理和重要的價值。

        二、醫院檔案管理滯后現代醫院發展和諧構建現狀

        醫院檔案管理滯后對于現代醫院的和諧構建產生了一定的阻礙作用,因此加強醫院檔案管理工作對于醫院的現展的和諧構建產生深遠的意義。首先是在醫院的相關工作人員對于檔案管理的重要性認識不到位,很多醫院只重視對于技術的開發,注重對于醫學專業學術論文的研究,而對于重要的醫療活動卻缺乏相關的文字記載以及相關信息。其次是在醫院的現代化發展中沒有將檔案管理納入重要的發展規劃之中,一般醫院對于人員結構、醫院規模以及醫療設備投入了大量的資源但是對于檔案管理卻沒有配備高素質的人員,沒有形成與現代醫院發展形成同步。再次是醫院檔案管理內容與范圍隨意性比較強,隨著科學技術的進步檔案的內涵以及外延都發生了大幅度的變化,如何在新形勢下明確檔案管理的內容以及所包含的內容對于檔案管理工作非常關鍵。最后是檔案建立體制不完善,機構不全,造成檔案管理工作不規范,對相關信息歸類不明晰,使得責任不清楚。

        第6篇:檔案管理的原則范文

        辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內容之一,主要負責資料數據的收集、整理以及保存等工作,并給日后的查詢和檢查,提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否,直接影響到了單位的工作效率。因此,作為辦公室的檔案管理工作人員,一定要充分認識到檔案管理工作的重要性,不斷優化并提高檔案管理的策略。

        一、做好檔案管理的必要性

        1.檔案管理概述

        檔案管理,亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理,主要是企業管理的基礎,主要包括對檔案的整理、收集,并采用現代化的手段,對其進行科學、合理的管理,以便單位能夠更好地進行查詢、檢查。

        2.辦公室檔案管理的必要性

        辦公室的檔案是企業、單位內部最重要的檔案資料,真實地記錄了辦公室各項活動,做好辦公室的檔案管理工作,是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現在以下幾方面:

        第一,辦公室檔案全面反映了單位內部的工作情況,并為將來的發展有很大的參考價值。提升辦公室的檔案管理的效率,可全面提升單位內部的工作效率。

        第二,辦公室檔案真實地記錄了辦公室各項活動,同時也為展開其他工作提供了一定的服務基礎。因此,通過提高辦公室檔案管理效率,可全面了解單位的情況,從而幫助制定出更為科學、合理的策略。

        第三,辦公室檔案管理工作的水平,直接體現了單位的管理水平,以及發展狀況,是一個單位、企業運轉狀況的縮影。因此,必須要加強辦公室的檔案管理工作,不斷地使檔案管理工作走向規范化、制度化、科學化。

        3.辦公室檔案管理原則

        辦公室的檔案管理工作是單位進行其他一切活動的重要依據。因此,做好辦公室檔案管理工作,是目前所有企業單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作,就要遵循以下三個原則:

        第一,準確性

        準確性是檔案管理的最重要原則之一,主要是指在進行檔案管理的過程中,一定要保證相關檔案內容記錄的準確性。在工作中,如果檔案管理人員對相關的檔案內容不能進行準確的反應,就無法發揮檔案管理工作的特性。

        第二,嚴謹性

        辦公室檔案工作的本身特點,決定其在進行管理時,必須要遵循嚴謹性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中,工作人員需要本著嚴謹的工作態度,對檔案中的細節要素進行充分關注。尤其是在當前,精細化管理已經成為所有企業、單位的主要經營模式,辦公室檔案管理工作人員在工作時,必須要對檔案進行精準化的管理。

        第三,高效化

        隨著科學技術的發展,辦公室檔案管理手段的不斷提升,檔案的管理工作也開始邁入高效化時代。要保證對辦公室檔案管理的高效化,就必須要重視掌握信息化的管理工具,通過高效的科學技術,不斷優化檔案管理工作的方法,不斷提升檔案管理工作的效率。

        二、辦公室檔案管理工作現狀

        1.檔案管理人員意識薄弱,且專業素質偏低

        辦公室檔案管理,原本是一項非常重要的工作。但就目前而言,我國大部分檔案管理人員都沒有意識到檔案管理工作的重要性。可以說,檔案管理工作人員的意識薄弱,已經成為制約檔案管理工作效率的一個關鍵性因素。

        在我國許多從事檔案管理人員,并非專業出身,更有甚者,是通過關系而獲得這一工作職位。如此一來,這些人便無法正確認識到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足,或者已經暴露出來管理錯誤,這些非專業的檔案管理人員也絲毫察覺不到。

        2.檔案管理制度落后

        就目前而言,我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現象。由于企業領導的不重視,從而忽視了對檔案管理制度的建立;也有一部分單位即便建立了相關的檔案管理制度,也因為領導不重視實施,以至于檔案管理工作的相關人員在工作時,經常會無視這些管理制度。

        缺少檔案管理制度,不按檔案管理制度行事,這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅:檔案管理人員工作不認真、對檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時分類、檔案沒有及時歸為,甚至出現檔案損失等現象。

        3.新技術,新硬件投入少

        隨著信息化的發展,辦公室檔案管理工作,要想不斷提升管理效率,就必須要引起新技術,不斷地利用計算機網絡進行檔案管理。但在現實中,由于種種問題:領導不重視,檔案管理工作人員?R鄧?平差等,他們接受新事物的能力比較差,以至于目前很多企業仍然采用紙質形式進行檔案管理。如此一來,檔案管理工作效率自然跟不上社會發展的步伐。

        4.辦公室檔案的利用率偏低

        檔案資料借閱的繁瑣、復雜性,也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前,在一些企業中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣,就會自動放棄檔案的借閱。如此一來,就降低了文檔的使用率,從而使得一些有重大價值的檔案進入了閑置境地。

        三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率

        1.轉變檔案管理人員的理念,提升檔案管理人員的專業水平

        首先,要改變傳統的檔案管理意識,使其充分意識到檔案管理工作的價值所在,從思想上給以重視,在檔案管理工作中,始終保持正確的工作態度。

        另外,要不斷提升檔案管理工作人員的專業知識水平,可通過加強培訓的方式,不斷增強檔案管理工作人員的專業知識水平,提高其工作效率。

        2.健全完善的辦公室檔案管理制度

        健全的辦公室檔案管理制度,是提升辦公室檔案管理效率的一個重要保障。所以,必須有針對性的健全辦公室檔案管理制度,制定出明確的措施,確保檔案管理工作能夠順利進行。

        而對于已經擁有管理制度的單位來說,一定要加強檔案管理制度在實際中的貫徹落實,充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。

        3.辦公室檔案管理現代化

        辦公室檔案管理現代化是提高辦公室檔案管理效率的一個重要舉措。因此必須要改進傳統落后的管理手段,不斷更新管理辦法,引進先進的檔案管理工具,使的辦公室的檔案管理符合時展的趨勢,只有這樣,才能切實提高辦公室檔案管理效率。

        第7篇:檔案管理的原則范文

        人事檔案是指事業單位中職工的相關資料,如:學習經歷、工作簡歷、政治面貌、職業素養等的個人情況的記錄和資料備份,它在職工的職業生涯中起著十分重要的作用,是職工的職稱申報或某些業務辦理的重要依據。對于事業單位來說,管好人事檔案管理對于人力資源的利用和開發有著至關重要的作用,是事業單位不可缺少的工作之一。對于人事檔案管理的改革要融入到日常的工作中,徹底改變原有的管理模式,借助于計算機辦公自動化,全面發展人事檔案管理,使其在走上科學化、規范化的道路。現對人事檔案管理的創新進行了幾方面的分析。

        加強專業人才和工作者的培養

        增強專業人才培養的實效性。任何一個企業的發展都離不開人才的培養,人才是企業單位的命脈,在競爭日益激烈的今天人才更是重要,擁有了人才就等于擁有了力量。企事業單位把如何培養檔案管理專業人才放在了重要的位置上,事業單位首先應從思想上對檔案管理工作加大重視程度,把檔案專業人才放在重要的位置上,然后根據實際情況確定具體的培養目標,根據企事業單位的發展需要進行培訓,最后將人才投入到實際工作中使用。概括地講,企事業單位要培養這樣的人才既掌握著檔案管理的專業知識又能夠適應檔案管理部門的實際要求,這樣的人才培養一定要具有實效性,可以在內部發現人才進行培養也可以從外部引進人才進行培養,總之,要達到培養專業人才的目的。

        加大對培養人才的扶持力度。對于人才的培養是一項巨大的工程,俗話說:“十年樹木,百年樹人”,面對著這樣長周期的人才培養,需要從各個方面加大對于人才培養的扶持力度,無論是政府、社會還是事業單位自身都要積極參與。政府要加大在檔案管理方面的投入,在高校招生中增加檔案管理專業的招收名額,同時加大對于該專業的資金投入,完善其課程體系,對于社會來說,社會要對檔案管理人才提供較好的就業條件。對于事業單位自身來說,可以給檔案管理人才提供外出學習的機會,讓他們開闊眼界,不斷充電,讓檔案管理人才積極投入到實際工作中。

        建設一支高素質的工作隊伍。檔案管理工作不是僅僅幾個專業人才的組合而是整個工作團隊的協作,這就要求對工作隊伍進行創新。對工作隊伍的創新從以下幾方面做起:一是意識創新,意識創新是一切創新工作的內在動力,因此要不斷豐富和完善知識結構體系,培養創新意識和創新思維,將創新意識貫穿在整個檔案管理工作中;二是知識創新,檔案管理工作是一項非常系統的工作需要擁有諸多的知識儲備才能進行,這就要求檔案管理工作者要不斷地豐富知識,與時俱進地掌握各種檔案管理的理論知識與實踐知識,探索檔案管理規律,成為高質量的工作人員;三是能力創新,創新能力是企業間競爭的核心力量,創新能力是衡量檔案管理工作隊伍的重要標準,對于能力的創新需要工作者善于總結經驗,不斷改進工作方法,從而提高創新能力。

        豐富檔案管理信息資源

        隨著社會的發展,檔案管理工作日益數字化、信息化、多元化,要想實現檔案管理工作的創新,必須豐富檔案管理信息資源。

        加強檔案館室的建設。隨著企業發展年限的增多,單位的資料會越來越多,管理工作也會越來越復雜,檔案管理工作是一項制度化、規范化很強的工作,這樣的混亂不能滿足工作的進行,需要加強檔案館室的建設,新的檔案館室的各項設備都要與當前的信息技術發展相適應,從管理的載體形式上實現創新。

        實現檔案館室的業務重組。業務重組是檔案管理的一大創新之舉,對于業務重組要形成這樣的局面:實現信息的開發與收集,達到信息的服務與管理的目的,各項檔案載體共同管理,這樣的業務重組使得檔案館的功能變得異常強大,將多個功能集合與一體,同時也保證了檔案管理的有序進行。

        提高檔案管理工作的質量與水平。檔案對于每一個企業的發展以及每一個員工的發展都有著極其重要的作用,因此要提高檔案管理工作的質量與水平。對于檔案信息資料的收集、編排、檢用都要科學進行,這是創新檔案管理的題中之義,特別是對于檔案的借出與歸還要謹慎管理,杜絕出錯。

        加快檔案數字化管理

        數字化管理就是要擴大信息技術的應用范圍,實現數字化管理,具體要做好兩項工作:一是做好電子檔案一體化的系統工作,如同其他的應用系統一樣,檔案管理數字化也需要一個完好的系統,只有系統完好才能在以后的應用與工作中將工作進行的完好。這樣創新性的系統化管理能夠避免傳統的分工過細、手段單一的模式,節省了許多的人力資源;二是增加檔案管理工作的形式與內容,管理形式與內容的增多是實現數字化管理的重要條件。

        加強檔案管理開發與利用

        創新工作原則。傳統的工作理念已不能滿足新型的檔案管理工作要求,需要創新工作原則,新型檔案管理工作是一條系統的鏈條,環環相扣,任何一個環節的缺失或是脫節都會造成整個管理工作的失誤,新的工作原則要嚴格依據管理的要求進行制定,使得檔案管理在工作的過程中充滿生機與活力。

        堅持協調發展。事物之間的發展都是相互聯系的,相互協調的,這種協調是檔案管理與社會發展趨勢的協調,與科學技術的協調,與外部發展的協調,只有協調好各方面的聯系才能實現創新檔案管理工作的完成,這也與當今提倡的和諧發展理念相符合。

        第8篇:檔案管理的原則范文

        【關鍵詞】電子檔案;管理;信息安全;對策;設施管理

        前言

        隨著科技進步,日常辦公與管理離不開電子文件與電子檔案的應用。電子檔案具有許多有點,但是檔案管理工作中發現其也有一定的缺陷。

        1.電子檔案管理的現狀

        1.1電子檔案認識的局限性

        以前對檔案管理都是把檔案袋貼上封條,放在檔案室里,這種做法不利于檔案信息公布于社會、服務于社會,需要使用檔案的時候極其不便,嚴重阻礙了檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著社會主義市場經濟的不斷發展,人們的價值觀念也隨之改變,已經意識到檔案在經濟中的重要作用,知曉檔案信息資源能夠帶來巨大的經濟效益。然而,在實際的檔案管理工作過程中,出現了一些問題,少數人認為單位檔案是單位的私有財產,檔案信息就必須處于封閉狀態,不愿意將檔案放在網絡上進行開放。

        1.2電子文件的整理與歸檔受檔案管理標準化進程制約

        全系統實施計算機管理的前提與基礎是檔案管理的標準化。國家檔案局頒發的《機關檔案工作業務建設規范》為機關檔案工作標準化管理奠定基礎,然而,這項政策在各級機關中實施,并非易事。多數單位因為實施現行分類法有一定難度,僅考慮本單位的現狀,實施本單位制定的分類方法,沒有意識到檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響。

        1.3計算機技術尚未大規模應用于檔案管理

        檔案部門的人力、財力比較有限,某些檔案部門沒有配備計算機,或者即使有了計算機,對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后,用紙質檔案進行再次保存,形成兩種類型文件共存共用的局面。電子檔案的使用和推廣正處于初級階段,多數檔案管理人員并沒有接受過檔案管理方面的教育,致使檔案人員難以熟練的使用電子檔案的軟件,或者再軟件的選擇上比較盲目,計算機網絡和計算機在檔案管理中的作用沒有充分地發揮出來。

        2.電子檔案管理中解決問題的對策

        2.1 電子檔案管理的原則

        2.1.1檔案管理規范性原則

        檔案管理的規范性要求所有檔案信息的電子化盡量用國際通用標準,按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡信息傳遞方式進行檔案信息服務。因此,對上網檔案信息的組織與傳遞應選用統一認可的標準。

        2.1.2檔案管理可靠性原則

        采取各種檔案管理的技術措施嚴格按照國家制定的規范執行,同時檔案工作的制度保障也是不可或缺的。在電子檔案管理的全過程中,要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效,還要注意電子檔案管理各個環節遵守操作規程,建立必要的備份,以防止信息的丟失和失真。

        2.1.3高效率原則

        檔案信息的電子化講究工作的效率與效益。選擇最優化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵靠合理的技術;而優良的電子化加工系統成為檔案信息電子化工程的助推器。

        3.解決電子檔案管理過程中問題的對策

        3.1加強電子文件全過程管理

        電子文件的收集、積累的方法和要求受電子文件的特性限制。出于保留文件重要修改過程的目的,對原稿進行收集和積累。起輔助作用或正式作用的文件及時收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品,以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。

        3.2注重檔案管理人員的培養

        檔案人員的培養,需要檔案部門和各級政府的高度重視、積極配合,一方面,要多渠道引進專業技術強的管理人員,選擇文書、檔案工作的人員要素質高、思想好、責任心強。另一方面,要對現有檔案人員進行現代科技知識和電子技術的培訓。

        3.3選用可行性強的信息保護措施

        電子檔案放在網絡并不是百分之百安全,存在著一定的風險性。這就需要電子檔案上網后采取安全保護措施。常用的技術方法有加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等,有效地防止檔案信息被竊取、刪除和修改。不斷改進檔案管理的手段,努力提升電子檔案的安全保護水平。

        3.4強化計算機軟、硬件設施管理

        軟件管理上,要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,檔案管理部門需要配備必要的電腦刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數據資料使用通用格式的光盤進行存儲。及時修補管理軟件的中出現的安全漏洞。在硬件管理上,改善電子文件和計算機設備的保管設施和環境,注重防磁設施的完善和維護,確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

        結語:總之,在科學技術不斷發展的時代,在檔案管理的日常工作中,不斷地積累電子檔案管理的經驗,應用先進的電子檔案管理技術手段,把電子檔案管理工作做得越來越好。

        參考文獻

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        [4] 何玲.電子政務環境下政府電子文件管理新探索[D].四川大學.2007.05.

        第9篇:檔案管理的原則范文

        1.1職責、權益兼顧原則

        在確立事業單位檔案管理體制時,一定要遵循職責、權益兼顧的原則。在進行檔案管理工作時,單位檔案管理的領導以及員工要有不同且明確的管理范圍,嚴格進行職責的劃分,如果一旦發生問題,便可以立刻找到責任人,這樣便可以很好地提高檔案管理工作的效率。在進行職責分配時,單位要重點保護工作人員的合法權益,如果單位在劃分職責時一味地忽視或者傷害工作人員的合法權益,就會打擊工作人員的工作熱情,也為為事業單位的發展帶來很大的阻礙。

        1.2制定、執行并重原則

        在科學技術不斷發展的今天,社會經濟水平不斷提高,事業單位的檔案管理體制要不斷創新與發展,這就需要單位在認真分析本單位工作特點的基礎上,不斷進行探索和總結,制定一整套合理、科學、系統的檔案管理規章制度。在管理體制建立之后,單位要重視制度的執行工作,首先要檢驗管理制度是否真正符合單位的實際管理工作,然后成立專門的部門或者派遣專人督查檔案管理制度的執行,并要在實踐中不斷對管理制度進行完善與修改,使得事業單位的檔案管理制度逐漸實現人性化、規范化、合理化,使得檔案管理制度能夠真正地提高單位的管理效率,調動工作人員的工作熱情,促進單位的發展。

        1.3靜態、動態相結合原則

        事業單位的穩定發展需要建立一套穩定并可行的管理制度,以此來保證事業單位的協調運作,但是在不斷變化的社會中,檔案管理制度并不能一成不變,必須要不斷適應社會發展的新需求,不斷適應本單位的工作變化,因此事業單位的檔案管理制度需要在保持相對穩定的狀態下不斷創新與發展。如今,世界逐步實現全球化,事業單位也要逐步與國際接軌,走上國際化道路,這是一個機遇與風險并存的時代,事業單位必須要積極學習世界各國優秀的檔案管理辦法,并結合自身實際情況加以運用,不斷總結并完善事業單位的檔案管理工作制度。

        2.事業單位檔案管理工作中存在的問題

        2.1單位領導對檔案管理工作重視程度不夠

        針對事業單位的檔案管理制度,國家制定了一系列的規章制度,事業單位的檔案管理必須要嚴格遵守國家的相關法律法規,但是我國的一些事業單位學習國家法律的力度不夠,認識不足,對檔案管理工作的重視程度不夠,并沒有意識到事業單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財富。領導班子對檔案管理工作的不重視,就會使得整個事業單位的檔案管理工作十分混亂,管理落實不到位。

        2.2檔案室現代化管理設施比較落后

        事業單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財富,但是因為長期對檔案管理工作的不重視,導致很多單位檔案管理的資金不足,很多檔案室的管理設施十分落后。有些事業單位的檔案室十分簡陋,工作人員的辦公環境比較差,檔案室、辦公室、接待室沒有分開,一些檔案室內甚至還堆放著易燃易爆物品,威脅著檔案資源的安全。

        2.3檔案資源的開發利用工作不夠完善

        我國很多事業單位并沒有意識到檔案資源的重要價值,沒有對檔案資源進行充分利用,檔案管理往往只注重檔案的收集、整理、保管工作,認為只要檔案不丟失、不磨損便已經實現了有效管理,忽視了對檔案資源的開發利用。

        3.事業單位檔案管理創新辦法

        3.1建立健全檔案管理制度

        在新的時代背景下,事業單位必須要制定一套行之有效的檔案管理辦法。創新的檔案管理辦法要遵循事業單位檔案管理的原則,要嚴格遵守國家相關的法律法規,并要結合事業單位自身的實際情況,使得管理制度真正能夠發揮效用。新的檔案管理辦法必須要具備可操作性,簡明易懂,能夠在實際工作中起到很好的規范與指導作用。工作人員是事業單位的工作核心,因此檔案管理辦法必須要堅持制度約束的地位平等性,對單位領導和普通員工都進行約束,重點保護工作人員的合法權益。此外,事業單位的檔案管理制度還要實現獎懲分明,在制度制定之后要注重執行,保證制度執行的嚴肅性和公平性,對表現優秀,工作積極的員工要進行獎勵,發揮其模范帶頭作用,對不能遵守規章制度的員工進行懲罰,這樣的獎懲制度可以很好地激發員工的工作熱情,促進事業單位的發展。

        3.2深化管理,提高人事檔案管理水平

        事業單位需要不斷提高員工的管理水平,通過定期開展培訓班,組織員工進行學習,開展員工交流會等提高單位員工的管理水平。單位領導要重視檔案管理工作的重要性,在單位內部進行廣泛的宣傳,使整個單位的員工都重視起檔案管理工作,并要采取績效考核等方式,對檔案管理工作進行監督與指導,實行定期考核,通過級別升降來實現動態管理。事業單位還要制定適合本單位的檔案管理工作質量評估體系,并要積極落實執行工作,推動檔案管理工作的進行。3.3開展信息化建設,提高檔案管理工作質量隨著現代科學技術的飛速發展,計算機技術得到了廣泛的應用,檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。事業單位檔案管理工作的創新需要最大限度地發揮檔案資源,提高管理效率,采用科學的管理辦法可以滿足新時期社會的需求。首先,事業單位必須利用互聯網高速的信息傳遞功能,實現各級事業單位檔案信息的準確與高效傳遞,保證信息的時效性;然后利用計算機、掃描儀等現代設備,將事業單位的檔案信息錄入電腦,并對信息進行技術處理,將文字、圖片資料轉變成數據資料,將檔案資料數字化;最后充分利用網絡技術進行檔案管理創新,構建檔案管理數據庫系統,為社會各界提供高效的檔案信息服務,實現檔案資源的共享,提高檔案資源的利用率,提高事業單位檔案管理工作的質量。

        4.結語

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