電子檔案管理方案精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理方案范文

論文摘要:為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo),以安全事件過程管理為主線,實現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制、事后審計的安全管理。 

現(xiàn)在大家談?wù)摰叫畔踩?首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒體的宣傳下,病毒、黑客已經(jīng)成為危害信息安全的罪魁禍?zhǔn)住Ｈ欢?對計算機系統(tǒng)造成重大破壞的往往不是病毒、黑客,而是組織內(nèi)部人員有意或無意對信息的窺探或竊取。從技術(shù)上來講,內(nèi)部人員更易獲取信息,因為內(nèi)部人員可以很容易地辨識信息存儲地,且無需擁有精深的it知識,只要會操作計算機,就可以輕易地獲取自己想要得資料,相對而言,黑客從外部竊取資料就比較困難,首先,他們要突破防火墻等重重關(guān)卡,然后,還要辨別哪些是他們想要的信息。 

fbi和csi對484家公司進行了網(wǎng)絡(luò)安全專項調(diào)查,調(diào)查結(jié)果顯示:超過85%的安全威脅來自單位內(nèi)部,其中16%來自內(nèi)部未授權(quán)的存取, 14%來自專利信息被竊取, 12%來自內(nèi)部人員的欺騙,只有5%是來自黑客的攻擊;在損失金額上,由內(nèi)部人員泄密導(dǎo)致的損失高達60,565,000美元,是黑客所造成損失的16倍,病毒所造成損失的12倍。這組數(shù)據(jù)充分說明了內(nèi)部人員泄密的嚴(yán)重危害,同時也提醒國內(nèi)組織應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部安全建設(shè)。 

1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點 

1)通過軟盤驅(qū)動器、光盤驅(qū)動器、光盤刻錄機、磁帶驅(qū)動器等存儲設(shè)備泄密; 

2)通過com、lpt端口、調(diào)制解調(diào)器、usb存儲設(shè)備、1394、紅外線等通訊設(shè)備泄密; 

3)通過郵件、ftp等互聯(lián)網(wǎng)方式 泄密; 

4)接入新的通訊或存儲設(shè)備,如:硬盤; 

5)通過添加打印機、使用網(wǎng)絡(luò)打印機將資料打印后帶出; 

6)通過便攜式電腦進入局域網(wǎng)竊取信息,帶離單位; 

7)隨意將文件設(shè)成共享,導(dǎo)致不相關(guān)人員獲取資料; 

8)將自己的筆記本電腦帶到單位,連上局域網(wǎng),竊取資料。 

此外,還有很多其他途徑可以被別有用心的內(nèi)部人員利用以竊取資料。 

2 傳統(tǒng)解決方案的弊端 

傳統(tǒng)方案一:“我們已經(jīng)部署了防火墻或?qū)＞W(wǎng)” 

防火墻或?qū)＞W(wǎng)可以防止外部人員非法訪問,但不能防止內(nèi)部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設(shè)備將敏感文件泄露。 

傳統(tǒng)方案二:“我們給文檔設(shè)置了訪問口令” 

口令并不能從根本上解決問題:先口令可以隨著文檔一起傳播; 

其次即使設(shè)置了口令只能簡單的區(qū)分用戶是否可以訪問該文檔,而不能限制用戶對該文檔的操作權(quán)限(如復(fù)制、另存和打印等操作)。 

傳統(tǒng)方案三:“我們安裝內(nèi)網(wǎng)安全管理系統(tǒng)封住電腦usb接口、拆掉光驅(qū)、軟驅(qū)、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)斷開、不允許上互連網(wǎng)絡(luò) ” 

文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。 

3 電子文檔安全有效控制方案 

為了更有效防止文件的非法訪問和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。 

以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo),以安全事件過程管理為主線,實現(xiàn)事前預(yù)防,事中控制,事后審計的安全管理。 

3.1制定周詳?shù)氖虑邦A(yù)防策略 

1) 控制信息傳遞途徑,如通訊設(shè)備、存儲設(shè)備; 

2) 通過網(wǎng)絡(luò)接入保護,限制外來電腦接入局域網(wǎng); 

3) 報警策略能夠提示非法接入; 

4) 互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。 

3.2 對泄密行為事中記錄和控制,并及時啟動控制和報警策略 

1) 對泄密過程進行屏幕記錄,方便現(xiàn)場查看,事后回放; 

2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄,包括訪問、創(chuàng)建、復(fù)制、改名、刪除、打印等操作,便于信息泄密事后追查; 

3) 集中審查終端共享,防止共享泄密行為。 

3.3 詳盡的日志信息,提高了事后追查的準(zhǔn)確率 

1) 進行電子文檔操作及屏幕記錄; 

2) 對互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞進行記錄,便于信息泄密事后追查; 

3) 審計系統(tǒng)用戶日志。 

4 電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述 

1)禁用設(shè)備 

程序功能:可按某臺、某組或整個網(wǎng)絡(luò)禁止使用哪些設(shè)備,包括:存儲設(shè)備、通訊設(shè)備、打印設(shè)備、新加入的設(shè)備及其它屬性。 

管理作用:根據(jù)風(fēng)險評估,制定事前預(yù)防策略,根據(jù)策略對相應(yīng)的設(shè)備進行禁止,預(yù)防文件泄密?？梢造`活的開啟,不影響正常使用。 

2)報警規(guī)則 

程序功能:設(shè)置某個或某類文件的各種操作報警規(guī)則。 

管理作用:對泄密者添加泄密設(shè)備(如:閃存、移動硬盤等)實現(xiàn)及時報警,對相應(yīng)的文件或某個類型文件的操作實現(xiàn)及時報警,為安全事件發(fā)生后進行及時管理提供幫助。 

3)網(wǎng)絡(luò)端口管理(接入保護) 

程序功能:通過設(shè)置禁用139和445端口,控制共享端口。 

管理作用:可根據(jù)需要靈活的設(shè)置外來計算機跟網(wǎng)內(nèi)計算機的通訊方向。 

4)網(wǎng)絡(luò)共享 

程序功能:可以及時查看和刪除網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計算機的網(wǎng)絡(luò)共享文件夾。 

管理作用:員工往往因為工作需要設(shè)置共享文件夾,卻容易被別有用心的員工或外來計算機竊取。 

5)文檔操作 

程序功能:可以詳細(xì)的記錄每個員工在本機及網(wǎng)絡(luò)上操作過的文件,包括訪問、創(chuàng)建、復(fù)制、移動、改名、刪除、恢復(fù)以及文檔打印等記錄。 

管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監(jiān)控,為泄密行為的事中發(fā)現(xiàn),事后追查提供了幫助,彌補了電子文檔安全管理中的最薄弱環(huán)節(jié)。 

6)鎖定計算機 

程序功能:可以鎖定網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計算機的鍵盤和鼠標(biāo)操作。 

管理作用:若發(fā)現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)計算機有非法操作,可及時控制,挽回?fù)p失。 

7)郵件、ftp和msn監(jiān)控 

程序功能:記錄通過pop和smtp協(xié)議收發(fā)的郵件正文內(nèi)容及附件,如:outlook、foxmail等,可記錄通過web方式、ftp收發(fā)的郵件、傳輸?shù)奈募繕?biāo)去向及名稱。 

管理作用:實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)傳遞信息的安全管理,實現(xiàn)郵件備份管理,提高事后追查的便利性。 

8)上網(wǎng)限制 

程序功能:通過多種策略規(guī)范員工上網(wǎng)行為,比如:收發(fā)郵件、瀏覽網(wǎng)頁、ftp、使用其它連接。若外發(fā)數(shù)據(jù)超過一定數(shù)值,可阻斷此類行為。 

管理作用:方便管理者對網(wǎng)絡(luò)行為進行集中控制,避免通過互聯(lián)網(wǎng)進行信息泄密。 

參考文獻: 

[1] 綦科,謝東青.網(wǎng)絡(luò)電子文檔安全管理研究[j].計算機安全,2006(10). 

[2] 祖峰,熊忠陽,馮永.信息系統(tǒng)權(quán)限管理新方法及實現(xiàn)[j].重慶大學(xué)學(xué)報:自然科學(xué)版,2003(11). 

[3] 鄒偉全.文檔一體化理論依據(jù)新探[j].北京檔案,2002(3). 

第2篇：電子檔案管理方案范文

【論文摘 要】目前，計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業(yè)在運用此技術(shù)時一點要做好風(fēng)險的防范措施，力求使風(fēng)險降到最低?；诖?，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進行了探討。

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1．積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3．及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評估風(fēng)險的措施

當(dāng)風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻

[1]馮惠玲．論電子文件的風(fēng)險管理[j]．檔案學(xué)通訊．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[j]．浙江檔案．2004（1）：36～37

[3]鄒生．開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[j]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29

第3篇：電子檔案管理方案范文

電子文件的歸擋范圍的劃分，可參照國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。但某些具體的與電子文件特點有關(guān)的問題需要進一步說明：

草稿和定稿。在電子文件中，對“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時通過拷貝保留原文，加稿本號后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。

各種數(shù)據(jù)文件。如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等等。大型數(shù)據(jù)文件大多是動態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生更新變化，新加進來的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對于這種數(shù)據(jù)文件應(yīng)定期拷貝作為一個數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更改?？截愰g隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容而定，如一個星期、一個月等。拷貝可以人工的方式進行，也可由計算機程序自動實施。

電子郵件（E―mail）。

會議文件。電子時代很多會議將采用網(wǎng)絡(luò)會議方式，與會者身處異地，通過電腦屏幕“見面”、做主題發(fā)言、討論問題、做出決議。

與歸檔文件相關(guān)的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設(shè)備運行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應(yīng)的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時應(yīng)把它們與文件同時歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復(fù)歸檔。

與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。在沒有達到完全“無紙化”的時候，必要的與電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件也應(yīng)納入電子文件的歸檔范圍。

二、電子文件的歸檔時間與歸檔前的檢測、鑒定

（一）歸檔時間

總的說來，邏輯歸檔應(yīng)實時進行，物理歸檔應(yīng)定期完成。在歸檔時，應(yīng)根據(jù)具體情況加以靈活處理。在實行電子文件和紙質(zhì)文件二套制的機關(guān)，有必要與紙質(zhì)的文件的歸檔加以協(xié)調(diào)，以便于兩種文件的對應(yīng)處置和對應(yīng)查找；管理性文件可按照內(nèi)容特點確定一個歸檔期限；技術(shù)文件、科研項目文件等可在項目完成后歸檔。由于電子文件易于復(fù)制，歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時間，在系統(tǒng)允許的條件下可以提前進行。電子文件的流動性很強，及時加以控制是十分必要的。在完全辦公自動化的文檔一體化時代，文件將實行完全的邏輯實時歸檔，即文件的形成之時就是文件的歸檔之日。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在正式批準(zhǔn)簽署文件時，辦公自動化系統(tǒng)將自動將文件歸檔。

（二）歸檔前的檢測

在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢查。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。

（三）歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照現(xiàn)行國家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合電子文件的特點進行。鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識。具體鑒定內(nèi)容及方法如下：

1、有效性和完整性鑒定。

歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果說文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

2、保管期限的劃分。

電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定實行。即與現(xiàn)行紙質(zhì)文件基本一致?？紤]到其保存的密集性與長期性，可適當(dāng)延長其保管期限。

三、電子文件的歸檔要求

（一）把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復(fù)制第三套，異地保存。

電子載體的存量較大，電子文件歸檔時應(yīng)適當(dāng)集中，即制成歸檔數(shù)據(jù)集。這種歸檔數(shù)據(jù)集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統(tǒng)一、完整齊全，從技術(shù)上進一步體現(xiàn)了檔案工作的基本原則。

（二）推薦采用以下載體：只讀光盤、一寫多讀光盤、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

（三）存儲電子文件的載體和包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填上編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

（四）將電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

（五）需要長期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)機讀目錄存在同一載體上。如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

（六）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。

（七）在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

四、電子文件的移交

（一）介質(zhì)移交

電子文件歸檔時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行管理。

電子文件移交時，首先要進行電子文件的檢驗。檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子文件檢驗工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%，合格率應(yīng)達到100%。

第4篇：電子檔案管理方案范文

[關(guān)鍵詞]電子檔案 檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G278 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）14-0193-01

一、電子檔案特點分析

電子檔案所采用的數(shù)字代碼需要借助計算機解碼，才能轉(zhuǎn)換成可讀的信息。另外紙質(zhì)檔案及載體是不可分割的整體，而電子檔案的信息轉(zhuǎn)變成以二進制碼存在的電子形式儲存的，電子檔案的信息載體間是可以轉(zhuǎn)換的，可以在不同的計算機間傳遞，也可以在不同的載體間進行復(fù)制。以二進制碼存在的電子形式儲存的電子檔案需要依賴特定的系統(tǒng)，電子檔案具有共享性，也就是說同一時間多人不受空間的限制，同時共享同一信息等特點。

二、電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案的安全性問題

隨著全球化，信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，因特網(wǎng)的共享性，開放性，全球性的發(fā)展，使得任何人都可以介入到網(wǎng)絡(luò)中來，電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)進行傳送時，為不法分子的非法操作提供了便利，通過“黑客”攻擊網(wǎng)絡(luò)來竊聽，篡改、偽造信息，直接危害電子檔案的安全性。

（二）電子檔案的真實性問題

電子檔案非常容易失去真實性。計算機內(nèi)存儲的電子檔案沒有個人的筆跡特征，沒有新舊書寫墨跡的區(qū)別，一旦電子檔案被刪改，刪改后的電子檔案不會留下任何的痕跡。如果有人出于自身的利益進行刪改很難被發(fā)現(xiàn)，即使發(fā)現(xiàn)了，也不會有任何可靠的證據(jù)。同時電子檔案在輸入的過程中出現(xiàn)錯誤的概率和機會遠遠超過了紙質(zhì)的檔案，而且輸入者沒有留下自己的筆跡，日后難以對材料的真實性進行確定，同時也不能追究到操作者的責(zé)任。

（三）電子檔案的保密性問題

使用互聯(lián)網(wǎng)任何終端的設(shè)備都能夠儲存和索取互聯(lián)網(wǎng)某一設(shè)備的電子文件。從另外一個方面來講，一個終端上的電子文件也能夠發(fā)給若干個互聯(lián)網(wǎng)的終端。這對于一些需要限制提供內(nèi)容的安全保密問題或者在一定時間內(nèi)需要保密的內(nèi)容，帶來了很大的威脅。

（四）電子檔案的完整性問題

電子檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，存儲的方式多種多樣，而且經(jīng)常處在流動的狀態(tài)，信息被復(fù)制，剪切，很容易造成信息的缺失，很難保證電子檔案的完整性。

（五）電子檔案的法律性問題

紙質(zhì)檔案由于有固定的載體，字跡不易篡改，法律效力是社會所公認(rèn)的。電子檔案由于其自身的因素，沒有固定的載體，制定相應(yīng)的法律效力條文就非常的困難，電子檔案的法律效力就很難得到認(rèn)可。電子檔案的真實性和安全性就受到了質(zhì)疑。

（六）電子檔案的統(tǒng)一性問題

計算機硬件的發(fā)展遠遠超過軟件的研制，軟件研制的遲緩遠遠不能夠適應(yīng)各個方面存儲的需要，遠遠不能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展。由于檔案系統(tǒng)各地區(qū)、各單位之間都沒有使用統(tǒng)一的軟件，必然會影響到電子檔案相互之間的利用和全國的聯(lián)網(wǎng)。

三、電子檔案管理存在問題的有效措施

（一）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員要有保護檔案安全的高度的責(zé)任感和強烈的意識。按照崗位要求，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，遵守職業(yè)道德規(guī)范；通過扎實的工作，高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和切實有效的措施，維護電子檔案的安全性、真實性和保密性。不利用軟件、計算機等設(shè)備為己謀利。嚴(yán)格杜絕利用計算機私自篡改、刪除電子檔案的信息進行違法犯罪活動，保證電子檔案信息的真實性和完整性。為用戶提供最可靠的原始資料。

（二）加強檔案管理人員計算機技術(shù)的培養(yǎng)

面對信息時代對檔案管理人員提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是樹立檔案現(xiàn)代化管理的意識，利用計算機技術(shù)進行電子檔案的管理。更新傳統(tǒng)的管理理念，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分。定期舉辦提高檔案管理人員計算機能力的培訓(xùn)班，使得檔案管理人員不僅具有扎實的檔案管理知識，同時還具有運用計算機知識在檔案管理中應(yīng)用的能力。培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，提高電子檔案管理人員的工作效率。

（三）建立健全的維護電子檔案安全的法規(guī)

目前，對電子檔案的法律效力問題還沒有明確的規(guī)定。但是，隨著信息化時代的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)大量使用。電子檔案的形成、積累、歸檔、保管以及利用等各個環(huán)節(jié)中，都有被修改和丟失的可能。即使信息安全技術(shù)完善，也需要相應(yīng)的檔案安全管理措施來進行保障實施。因此，必須要建立完善、健全、科學(xué)合理的相關(guān)法律法規(guī)，用法律的形式明確電子檔案的法律效力，維護電子檔案的安全性和真實性。

（四）做好電子檔案的安全性管理

在電子檔案的管理過程中，確保電子檔案管理的安全性。結(jié)合電子檔案管理的實際，我們要從以下幾個方面來闡述。一、做好電子檔案信息的安全性管理。在電子檔案安全性管理中，只有做好檔案信息的管理工作，才能確保檔案信息的安全性滿足實際的需要，達到提高電子檔案管理水平和電子檔案安全管理效果的目的。二、做好電子檔案備份的安全性管理。計算機在受到病毒侵入或是人為操作不當(dāng)導(dǎo)致電子檔案的丟失，為確保電子檔案的安全性、完整性，根據(jù)實際的需要進行電子檔案的備份。通過明確備份使用職責(zé)，建立備份的使用制度，就要加強對電子檔案的備份管理，保證電子檔案備份管理達到預(yù)期效果。三、做好電子檔案共享的安全性管理。由于電子檔案具有共享性的特點，因此要規(guī)范電子檔案使用流程，做好電子檔案共享性管理，提高電子檔案的管理效率。

（五）保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全

在電子檔案材料形成、歸檔、保管和利用的過程中，要及時登記網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)情況，保證電子檔案歸檔的質(zhì)量。一旦安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境遭到破壞，電子檔案的信息就會遭到竊取、篡改或刪除，為了確保電子檔案的安全性、真實性和完整性，就必須通過技術(shù)手段保證網(wǎng)絡(luò)的安全。

（六）制定科學(xué)合理的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

伴隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，迫切需要一套科學(xué)合理的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。用標(biāo)準(zhǔn)來明確電子檔案的形成、鑒定、積累、整理、歸檔、分類和保存等工作。通過科學(xué)合理的管理系統(tǒng)來確保電子檔案在誕生之時就是科學(xué)、合理、規(guī)范、有序的管理。這是電子檔案管理中迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

（七）研制電子檔案統(tǒng)一格式的管理軟件

此項工作建議由國家檔案局牽頭，對電子檔案現(xiàn)代化的管理進行研發(fā)，制定統(tǒng)一的格式；例如：統(tǒng)一的模塊，統(tǒng)一的文件格式，統(tǒng)一的文件類型，統(tǒng)一的字號，統(tǒng)一的顏色等向全國推廣，提高全國檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平。

四、結(jié)束語

伴隨著信息化時代的發(fā)展，辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，電子檔案管理的社會服務(wù)功能不斷強大。為了提高電子檔案管理的整體效果，針對電子檔案管理工作存在的問題，檔案部門要與時俱進，順應(yīng)現(xiàn)代化時代的發(fā)展，盡快采取有力的措施，確保電子檔案管理工作得到有效的開展。

參考文獻：

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[3] 尹君.電子檔案管理淺析[J].卷宗，2014（09）.

[4] 張文杰.論新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].青春歲月，2014（10）.

[5] 單丙英. 試論電子檔案管理及對策[J].中國科技縱橫；2011（01）.

第5篇：電子檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】 企業(yè);檔案管理;電子化;問題;方法

一、企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.大多數(shù)企業(yè)雖然使用計算機進行文件處理和會議通知等日常事務(wù)性工作,真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計算機管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化處于有名無實狀態(tài)。

3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認(rèn)識,認(rèn)為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計算機、復(fù)印機、掃描儀、刻錄機等,就是實行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計算機知識,操作技術(shù)不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統(tǒng)不能很好結(jié)合,影響了企業(yè)檔案電子化管理的進程。

二、出現(xiàn)以上問題的原因

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對檔案管理電子化的發(fā)展趨勢沒有迫切的認(rèn)識。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設(shè)備。長期以來,企業(yè)的電子設(shè)備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術(shù)部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關(guān)部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現(xiàn)電子化管理。

3.國家對企業(yè)檔案電子化缺少有效的政策和指導(dǎo)。如企業(yè)在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產(chǎn)成本政策;國家檔案建立合同網(wǎng)絡(luò),聯(lián)網(wǎng)利用;鼓勵企業(yè)檔案電子化利用;開發(fā)適合企業(yè)檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認(rèn)識,加強檔案管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業(yè)檔案電子化管理的作用

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護。檔案實行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內(nèi)容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復(fù)制,有利于長久存檔。

2.有利于企業(yè)對檔案的利用和技術(shù)開發(fā)。企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化后,對需查閱檔案的管理、技術(shù)人員實行分級授權(quán),在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術(shù)人員到檔案庫房查閱、摘抄、復(fù)制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術(shù)開發(fā)工作。

3.便于各相關(guān)部門的技術(shù)交流。過去,各相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)交流,技術(shù)人員要帶上大包小包的技術(shù)資料,攜帶難度較大。實現(xiàn)檔案電子化后,技術(shù)人員只需帶上事先下載好的數(shù)據(jù)資料,用什么資料就從電腦里調(diào)取什么資料。

四、如何促進企業(yè)檔案電子化管理

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數(shù)碼知識、網(wǎng)絡(luò)知識的年輕人員。有了具備現(xiàn)代化、知識化、高素質(zhì)的員工,才能真正有效地推進檔案電子化的開展。

3.配備必要的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計算機、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫,實施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò),結(jié)合內(nèi)部的系統(tǒng)資源,為儲存、保護、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案創(chuàng)造有利的硬件條件。

第6篇：電子檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案 現(xiàn)代化 檔案價值 管理措施

一、檔案管理

近年來的社會發(fā)展中，隨著各種科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調(diào)卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)要求，更是無法適應(yīng)時展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動態(tài)檔案、變紙質(zhì)檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進社會發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會發(fā)展中，檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應(yīng)時展潮流，在社會發(fā)展中逐步形成了以多個方向去進行教學(xué)和歸納，形成了一批有一拼的復(fù)合型人才，也是一個堅持不斷創(chuàng)新、用于探索和實踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。檔案在目前的社會發(fā)展中越來越發(fā)揮出其重要性作用，是社會各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié)，也是目前社會發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系，更是實現(xiàn)了以適應(yīng)時展和社會經(jīng)濟要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善，以電子計算機為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關(guān)注，并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢，成為目前社會發(fā)展中人們關(guān)注的重點話題。

二、電子檔案的管理原則

（1）規(guī)范性原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進行，并盡可能采用國際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式（信息存儲格式、信息組織模式）和最適宜、先進、高效、經(jīng)濟的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng)，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發(fā)展進程。

三、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理作為當(dāng)前社會發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)，其不僅在企業(yè)經(jīng)營和工作中受到了人們的關(guān)注和重視，同時在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關(guān)注，成為了整個社會發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進行總結(jié)和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進行研究和探索發(fā)現(xiàn)，其主要問題表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對管理人員專業(yè)知識和工作素質(zhì)不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)成果促進企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，檔案作為企業(yè)工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術(shù)的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。二是管理人T的素質(zhì)較低，導(dǎo)致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設(shè)施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、應(yīng)對和研究措施

（1）檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網(wǎng)。

（2）增強經(jīng)濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會實踐，又應(yīng)用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會進步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現(xiàn)檔案的價值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

（3）加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅實的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對經(jīng)濟時代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導(dǎo)，運用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

第7篇：電子檔案管理方案范文

1.檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實施電子管理時需要采用OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)雖然實現(xiàn)了無紙化管理，但存在數(shù)據(jù)丟失、無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應(yīng)通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設(shè)進程，通過信息化的管理方式充分發(fā)揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時能有效節(jié)省檔案管理中所耗費的財力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設(shè)進程可以充分利用現(xiàn)代信息傳輸通道高速傳播檔案數(shù)據(jù)，單位中的各部門與員工可直接利用網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息，這就有助于實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。另一方面，加快信息化管理建設(shè)，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權(quán)的情況下直接整理檔案數(shù)據(jù)信息，無需通過打印、復(fù)印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統(tǒng)檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時可節(jié)省大量的人力及財力。此外，實現(xiàn)信息化管理可以利用電子數(shù)據(jù)庫取代紙質(zhì)檔案，避免因紙質(zhì)檔案受到時間、環(huán)境及溫度等影響而出現(xiàn)模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。

2.電力單位檔案管理信息化建設(shè)分析

2.1加快信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)進程

電力單位應(yīng)根據(jù)檔案管理要求及自身經(jīng)營情況對信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施進行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進新興檔案管理技術(shù)，并積極采用現(xiàn)代管理模式提高電力單位內(nèi)部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設(shè)提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并在此基礎(chǔ)上提升信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統(tǒng)，利用管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理系統(tǒng)的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統(tǒng)可以及時、順利發(fā)送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施[3]。此外，應(yīng)加快電力單位紙質(zhì)檔案的電子化進程，確保電子數(shù)據(jù)檔案的全面性，以便為信息化管理構(gòu)建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質(zhì)檔案時要注重管理好原檔案，及時修正電子化檔案，利用軟件平臺系統(tǒng)化管理電子化檔案。在電子化檔案的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，可以采用現(xiàn)代管理理論建設(shè)檔案應(yīng)用質(zhì)量管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)接口，采用不同的數(shù)據(jù)交換分支，包括發(fā)電廠等相關(guān)單位的數(shù)據(jù)交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2建立起信息化管理的保障體系

為了確保檔案管理的信息化建設(shè)能夠順利完成，則應(yīng)建立起相應(yīng)的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機制。信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理過程的實施均需要電力單位中的相關(guān)人員實現(xiàn)有效配合，溝通是配合的基礎(chǔ)，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實現(xiàn)有效溝通，明確各相關(guān)部門在檔案信息化管理中的職責(zé)，在實現(xiàn)通力配合的基礎(chǔ)上保障信息化管理建設(shè)過程的穩(wěn)定性與持續(xù)性。其次，要建立起安全保障與防護體系。建立起現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全防護體系是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，所有應(yīng)注重調(diào)整或提高信息管理系統(tǒng)的安全防護功能，保證在關(guān)鍵時刻信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)應(yīng)急，避免電力領(lǐng)域中的技術(shù)科研成果及具有獨立知識產(chǎn)權(quán)的檔案信息被非法竊取。第三，應(yīng)注重建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系，確保信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、使用與運行過程均有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實現(xiàn)檔案信息共享[4]。標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理體系應(yīng)包括系統(tǒng)操作規(guī)范體系、安全運行標(biāo)準(zhǔn)體系及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養(yǎng)與引進工作，為檔案的信息化管理建設(shè)提供有力的人才保障。在人才培養(yǎng)方面，可通過建立激勵制度培養(yǎng)素質(zhì)較高的檔案信息化管理專業(yè)人才，從而為信息化管理提供人力資源。

2.3完善檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計方案

相對完善的信息化管理系統(tǒng)設(shè)計方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結(jié)合電力單位檔案管理的實際情況，可以采用以下設(shè)計方案。在系統(tǒng)功能設(shè)計方面，管理系統(tǒng)應(yīng)具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統(tǒng)計功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設(shè)計管理系統(tǒng)所運用的技術(shù)方案時，可以采用OAIS系統(tǒng)，OAIS系統(tǒng)可在J2EE平臺中運行，且具有可擴展與標(biāo)準(zhǔn)化的特點，適用于建設(shè)數(shù)字化檔案館。OAIS系統(tǒng)可支持多種數(shù)據(jù)庫關(guān)系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協(xié)議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計算機網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)據(jù)計算、管理功能、數(shù)據(jù)處理功能及應(yīng)用程序，在設(shè)計系統(tǒng)時可應(yīng)用RMI技術(shù)，該技術(shù)能夠使管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠程移交，將檔案管理部門下級單位數(shù)據(jù)傳輸?shù)街鞴軝C構(gòu)所使用的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中[5]。此外，在采用上述系統(tǒng)管理電力單位檔案時可以采用以下實施步驟：第一，對單位總部與下屬機構(gòu)所使用的信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一建設(shè)，保證各個系統(tǒng)之間的文件管理、歷史檔案管理實現(xiàn)無縫對接。第二，應(yīng)確保單位總部能夠使用統(tǒng)一界面完成下屬機構(gòu)檔案信息的查閱工作，同時使下屬機構(gòu)中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實現(xiàn)互聯(lián)互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎(chǔ)上建立具有分布式、開放性特征的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化。

第8篇：電子檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理體制；新體制

一、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的方案策劃

經(jīng)過認(rèn)真的調(diào)查研究，我們向各個分、子公司提供可供選擇的三種檔案管理體制方案。

（一）集中統(tǒng)一管理模式

檔案管理機構(gòu)的基本構(gòu)成是：

1.設(shè)立文件、圖紙資料制作的文印室，配備電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、工程復(fù)印機等硬件設(shè)備及相應(yīng)軟件，采用聯(lián)網(wǎng)打印方式，承擔(dān)企業(yè)所有紙質(zhì)文件制作及分發(fā)、傳遞任務(wù)。

2.設(shè)立資料檔案室，配備庫房、文件柜和聯(lián)網(wǎng)電腦，統(tǒng)一管理企業(yè)的現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和各類檔案。承擔(dān)企業(yè)全部或者大部分紙質(zhì)版本、電子版本文件材料的接收、分類、管理、提供利用、版本有效性管理任務(wù)。

（二）大分散，小集中管理模式

按照"誰產(chǎn)生，誰管理"的要求和統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)，將現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與檔案分開管理，制作、傳遞、保存、管理等環(huán)節(jié)分開管理，不同種類的文件、檔案在不同的業(yè)務(wù)部門安排人員專管或者兼管，形成檔案、信息管理各個環(huán)節(jié)互相配合、互相監(jiān)督的管理機制。

檔案管理體制的基本構(gòu)成是：

1.技術(shù)文件和經(jīng)營文件的制作、分發(fā)業(yè)務(wù)，分別由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)情況指定人員專管或者兼管，因為圖紙的復(fù)制分發(fā)工作量大，在技術(shù)部門可以設(shè)專人管理。

2.現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和檔案均由產(chǎn)生文件的部門予以相對集中，指定人員負(fù)責(zé)管理。其中圖紙資料由于涉及版本有效性管理，可以在車間設(shè)立資料室，由專人負(fù)責(zé)管理，其他文件、檔案由相應(yīng)單位指定人員兼管。

3.各部門業(yè)務(wù)工作中形成的應(yīng)當(dāng)長期保存的文件，由各部門分別指定人員兼管，負(fù)責(zé)收集、立卷、每年定期送公司辦公室歸檔保存，其它種類的檔案由形成部門相對集中管理。

（三）建立在少紙化辦公基礎(chǔ)上的"分散+集中"管理模式

全力推行"少紙化"、"無紙化"辦公。信息傳遞盡量在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行，運用專門軟件做好電子信息的歸檔保存工作。

紙質(zhì)文件集中管理，電子文件由計算機系統(tǒng)管理。在企業(yè)的綜合管理部門如辦公室派人兼管紙質(zhì)檔案和電子檔案，在生產(chǎn)車間設(shè)專人管理圖紙資料。

除產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備、財務(wù)、實物（營業(yè)執(zhí)照、資格證書等）檔案以外，所有的檔案一律以電子信息保存，在條件許可的情況下，產(chǎn)品、人事、基建、設(shè)備檔案也可逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案保存。

（四）三個方案的優(yōu)劣比較

經(jīng)過分析、研究、比較，首都航天機械公司新建、擴建、遷建的分、子公司根據(jù)自身的情況，分別采取了不同的管理模式。如首都航天機械公司采用了第一種模式，天津分、子公司采取了第二種模式。懷柔分、子公司則由母公司直接負(fù)責(zé)其檔案信息管理工作?？傊?，無論采用何種方式，都是根據(jù)分、子公司的具體情況確定的，目的是使這些企業(yè)的檔案信息管理工作一開始就走上"規(guī)范、明確、高效"的軌道。

二、在新體制下企業(yè)檔案管理模式建設(shè)的制度準(zhǔn)備

（一）以檔案法規(guī)為依據(jù)

檔案管理工作的法律依據(jù)，不僅有《檔案法》，還有《知識產(chǎn)權(quán)保護法》、《會計法》等專業(yè)法律法規(guī)，此外《保密法》等法律法規(guī)，也是檔案管理工作不可缺少的法律依據(jù)和保證。

（二）以國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為指南

經(jīng)過幾代檔案工作者的不懈努力，我國已經(jīng)建立起由國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)組成的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系。特別是我們航天系統(tǒng)的信息管理制度《文書檔案案卷格式》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等，都是我們建立檔案管理規(guī)章制度體系的依據(jù)性文件。

（三）重視法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況考核

這是在企業(yè)檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)中非常重要，又很容易被忽視的問題。要解決這個問題，一是母公司要擔(dān)負(fù)起對分、子公司檔案管理工作的監(jiān)督管理職能，二是分、子公司自身要確定法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況檢查考核的責(zé)任單位，明確責(zé)任內(nèi)容，三是分、子公司要建立法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行情況，檢查考核的具體操作辦法，其基本要求是簡便易行，四是分、子公司要把檢查考核結(jié)果與獎懲掛鉤，保證管理標(biāo)準(zhǔn)、制度的有效性。

經(jīng)過各級檔案工作者的共同努力，首都航天機械公司所有的分、子公司均相繼建立了較為健全的檔案信息管理規(guī)章制度體系。

表1三個方案的優(yōu)缺點比較

比較/方案1方案一1方案二1方案三優(yōu)點11.便于專業(yè)化操作。11.專職人員數(shù)量減少。11.管理人員數(shù)量減少。12.易于規(guī)范化。12.環(huán)節(jié)減少，效率提高。12.有利于管理規(guī)范化。13.責(zé)任明確，減少扯皮。13.資源分管，責(zé)任分擔(dān)。13.有利于提高管理效率。14.對管理條件要求最低。14.對管理條件要求最低。14.大幅度減輕管理工作量。缺點11.人員數(shù)量較多。11.影響管理的規(guī)范化。11.對管理條件要求高。12.管理效率受到影響。12.人員數(shù)量似減實增。12.管理起點高。13.對形勢變化適應(yīng)性不強。13.不利于信息共享。13.管理的規(guī)范化不易保證。

參考文獻

[1] 虞亞梅. 新時期，檔案信息資源的管理和利用[J]. 檔案學(xué)通訊，2009，1.

[2] 劉守華. 新時期，需要我們轉(zhuǎn)變的八個觀點[J]. 中國檔案，2002，1.

第9篇：電子檔案管理方案范文

1學(xué)校及資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重視信息化背景下資產(chǎn)檔案管理工作

衡量資產(chǎn)管理是否具有優(yōu)越性可以用資產(chǎn)檔案來判斷。一個單位資產(chǎn)工作好壞可以從其管理水平看出。因此，高校各部門的負(fù)責(zé)人特別是管理資產(chǎn)的工作人員，更應(yīng)當(dāng)努力管理好檔案資料，努力學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)政策，保持檔案管理的意識，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他經(jīng)濟組織，是資產(chǎn)檔案管理的主體單位，也是責(zé)任單位。高等學(xué)校資產(chǎn)部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)加強資產(chǎn)檔案法制觀念，重視本單位資產(chǎn)檔案的管理工作。

2建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度

企業(yè)或者單位應(yīng)該建立自己的內(nèi)部控制制度，這樣才能保護好自己的資產(chǎn)，維護檔案數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。按照管理方案認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)的政策，并確立一系列有關(guān)的配套措施和方案，來提高生產(chǎn)效率。這種制度和傳統(tǒng)的制度的區(qū)別在于，要加大控制的范圍，才能更好地管理信息化資產(chǎn)檔案。包括有些手工資產(chǎn)系統(tǒng)中缺少的控制項目，具體如系統(tǒng)研發(fā)期間進行的監(jiān)控，程序的編碼、修改和完善等過程的控制。資產(chǎn)檔案信息化應(yīng)該具備多種豐富的手段，主要的就是程序化控制過程?？梢钥吹剑瑑?nèi)部控制要求資料非常準(zhǔn)確，但這樣才能進一步保證電子檔案的安全性。

3實現(xiàn)電子資產(chǎn)檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化

要經(jīng)常對電子資產(chǎn)檔案進行備份，這樣在數(shù)據(jù)丟失時可以回復(fù)，保證了電子資產(chǎn)的安全性。電子檔案的工作人員要保持備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣，而且最好備注操作時間和操作者的編號；電子管理員也應(yīng)當(dāng)按照數(shù)據(jù)量的大小定期檢查數(shù)據(jù)的安全性和復(fù)制數(shù)據(jù)，確保存儲介質(zhì)損壞時的信息丟失。對于電子數(shù)據(jù)的備份要經(jīng)常進行，而且不能和原始數(shù)據(jù)混雜在一起，一面分不清楚，最好設(shè)立兩個不同的檔案保管室來存放電子數(shù)據(jù)。復(fù)制拷貝的全部電子數(shù)據(jù)最要存放在優(yōu)質(zhì)光盤里，保障數(shù)據(jù)的有效性。在年底也應(yīng)該對電子數(shù)據(jù)按照日期、內(nèi)容、不同的操作員等來進行分類整理。對于存儲數(shù)據(jù)的光盤應(yīng)該有管理員和負(fù)責(zé)人共同簽名，還要注重系統(tǒng)的日志文件來保持對系統(tǒng)的監(jiān)控。

4加強對電算化資產(chǎn)檔案的管理