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原材料采購的合同閱讀
甲方:
乙方:
經甲、乙雙方友好協商,本著平等互利的原則,根據《中華人民共和國合同法》及相關法律法規的規定,現就乙方向甲方供應生產物資事宜,達成一致意見,為明確雙方權利和義務,特訂立本合同:
一、訂購產品名稱:
二、訂購產品數量:
三、質量標準:
1、甲方授權乙方供應符合國家質量標準和甲方生產要求的貨物。乙方的貨物必須符合規定的標準和隨貨文件要求。
2、
四、產品規格及價格:
1、________________________________________________。
2、________________________________________________。
五、付款方式:雙方選擇以下第 種方式支付貨款。
(1)翻單結算。既第二批貨物到甲方廠區指定地點后,甲方向乙方支付第一批貨款。以后依次類推下次送貨結算上次貨款。
(2)留質保金結算。既乙方前一期貨物送達且驗收合格后,留下________元作為質量保證金,其余款項貨到后當月內付清。合同期限屆滿,貨物沒有發生質量問題,質量保證金全部退還乙方。
(3)貨物運到甲方后,經檢驗合格,卸貨后--日內付款。
六、產品包裝要求及規格:(包裝費用已包含在貨物價格內)______________________________________________________。
七、交貨地點:。運費由乙方負擔。運輸過程中貨物毀損、滅失等各種風險均由乙方承擔責任。
八、供貨時間:
1、乙方在收到甲方首批傳真訂單(或電話、短信通知)____個工作日內將貨物送至合同指定地點。重復訂單,____個工作日內將貨物送至合同指定地點。
2、_________________________________________________。
九、雙方的權利和義務:
1、如果供應的貨物行情有較大幅度的變化,經雙方協商可根據市場價格對供貨產品的價格做出必要的調整。協商不成,仍按原條款執行。
2、如乙方提供的貨物包裝或產品規格不符合要求,甲方有權拒收貨物。如甲方拒收,乙方必須按照本合同的約定另行提供符合要求的貨物,且由此造成的各種損失均由乙方承擔責任。
3、乙方必須向甲方提供生產企業資質證明、營業執照及相關的手續。其提供的產品,必須符合相關的國家、行業或企業標準,并隨貨附帶生產許可證、產品合格證、化驗報告等手續。
4、甲方應在乙方所送的貨物到達后及時進行質量檢測,如發現質量問題,乙方須立即現場處理善后事宜。因此給甲方造成損失的,乙方應承擔甲方為此支付的所有費用(包括但不限于賠償的費用、必要的律師費、罰款等)。
5、因乙方產品內在質量問題,引發甲方生產或質量事故,造成甲方損失的,乙方應賠償甲方為此支付的所有費用(包括但不限于賠償的費用、必要的律師費、罰款等),此責任不因甲方已進行質量監測而免除。
6、如乙方未按照本合同第六條規定的時間送貨、送貨遲延或貨物的數量與合同約定不符,應賠償甲方違約金_________元。
7、雙方都應保守對方的商業機密。
十、補充協議:___________________________________。
十一、特別聲明條款:_____________________________。
十二、合同有效期:20xx年___月___日起至20__年__月__日止。
十三、本合同一式兩份,甲乙雙方各持一份,具有同等法律效力,雙方簽字蓋章后生效。雙方發生爭議時,協商解決,協商不成任何一方均有權向甲方所在地人民法院提起訴訟。
十四、合同簽訂地:
甲方(蓋章): 乙方(蓋章):
法人代表: 法人代表:
委托人: 委托人:
電話: 電話:
傳真: 傳真:
開戶行: 開戶行:
賬號: 賬號:
簽字日期:20 年__月__日 簽字日期:20__年__月__日
簡單委托材料采購合同
甲(以下簡稱方):
乙(水泥廠):
經雙方協定一致,簽訂水泥購銷合同條款如下:
一、數量、計量單位、單價、金額
品 名 規 格 單 位 數 量 單價(元) 金額(元) 備 注 價金總額(大寫) 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分 $
二、質量標準:水泥標號執行國家規定標準。由乙方按批向甲方交送水泥出廠質量通知單。甲方憑單驗質。
三、袋重合格率達到國家規范。
四、交貨方式、地點和運雜費負擔:甲方組織運輸工具到乙方倉庫提貨,運費、上、下車費等均由甲方自理,乙方憑合同和甲方收款人出據的證明發貨。若遇便車,甲方可以代運,其代運費用概由甲方負擔。乙方墊付的款項,隨同水泥價款一并結算。
五、甲乙雙方必須按如下期限提(供)貨
年 月 日前提(供)噸。其中:噸。
年 月 日前提(供)噸。其中:噸。
年 月 日前提(供)噸。其中:噸。
年 月 日前提噸。其中:噸。
甲方逾期提(收)貨的,乙方有權處理該貨,并不免甲方責任。
六、付款辦法和期限:
1、甲方在 年 月 日前付定金 元;
2、采取先匯款后結算方式:甲方按購水泥總金額分期先匯款。
年 月 日前電匯
年 月 日前電匯
年 月 日前電匯
年 月 日前電匯元。
3、采取托收承付方式:按《中國人民銀行結算辦法》第八條第一、二、三、五、六、七、八項規定執行。乙方每月 日- 日憑實發水泥開具銷售發票向甲方開戶銀行辦理托收。
七、違約責任:
甲方責任:
1、中途退貨或違約拒收的。除償付退(或拒收)貨部分貨款總值5%的違約金。逾期提貨的,每天償付逾期提貨部分貨款總值萬分之四的違約金,并承擔乙方實際支付的代管費用。
2、逾期付款的。每天償付逾期付款總額萬分之四的違約金。
3、承擔《工礦產品購銷合同條例》第36條第5、6項規定的責任。
乙方責任:
1、不能交貨的。償付不能交貨部分貨款總值5%的違約金。逾期交貨的。按逾期交貨部分貨款總值計算,每天償付萬分之四的違約金。
2、所交水泥質量、規格不符合同規定。除自費負責處理外,還要賠償實際經濟損失。
3、承擔《工礦產品購銷合同條例》第三十五條第七、八、九項規定的責任。
八、本合同一式 份。經法定代表人簽章后生效。有效期從 年 月 日起至 年 月 日止。
甲 方: 乙 方:
地 址: 地 址:
代 表 人: 代 表 人:
經 辦 人: 經 辦 人:
開戶銀行: 開戶銀行:
帳 號: 帳 號:
簽訂時間: 簽訂地點:
工程材料采購合同范文
甲(以下簡稱方):
乙(水泥廠):
經雙方協定一致,簽訂水泥購銷合同條款如下:
一、數量、計量單位、單價、金額
品名規格單位數量單價(元)金額(元)備注價金總額(大寫)拾萬仟佰拾元角分$
二、質量標準:水泥標號執行國家規定標準。由乙方按批向甲方交送水泥出廠質量通知單。甲方憑單驗質。
三、袋重合格率達到國家規范。
四、交貨方式、地點和運雜費負擔:甲方組織運輸工具到乙方倉庫提貨,運費、上、下車費等均由甲方自理,乙方憑合同和甲方收款人出據的證明發貨。若遇便車,甲方可以代運,其代運費用概由甲方負擔。乙方墊付的款項,隨同水泥價款一并結算。
五、甲乙雙方必須按如下期限提(供)貨
年月日前提(供)噸。其中:噸。
年月日前提(供)噸。其中:噸。
年月日前提(供)噸。其中:噸。
年月日前提噸。其中:噸。
甲方逾期提(收)貨的,乙方有權處理該貨,并不免甲方責任。
六、付款辦法和期限:
1、甲方在年月日前付定金元;
2、采取先匯款后結算方式:甲方按購水泥總金額分期先匯款。
年月日前電匯
年月日前電匯
年月日前電匯
年月日前電匯元。
3、采取托收承付方式:按《中國人民銀行結算辦法》第八條第一、二、三、五、六、七、八項規定執行。乙方每月日-日憑實發水泥開具銷售發票向甲方開戶銀行辦理托收。
七、違約責任:
甲方責任:
1、中途退貨或違約拒收的。除償付退(或拒收)貨部分貨款總值5%的違約金。逾期提貨的,每天償付逾期提貨部分貨款總值萬分之四的違約金,并承擔乙方實際支付的代管費用。
2、逾期付款的。每天償付逾期付款總額萬分之四的違約金。
3、承擔《工礦產品購銷合同條例》第36條第5、6項規定的責任。
乙方責任:
1、不能交貨的。償付不能交貨部分貨款總值5%的違約金。逾期交貨的。按逾期交貨部分貨款總值計算,每天償付萬分之四的違約金。
2、所交水泥質量、規格不符合同規定。除自費負責處理外,還要賠償實際經濟損失。
3、承擔《工礦產品購銷合同條例》第三十五條第七、八、九項規定的責任。
八、本合同一式份。經法定代表人簽章后生效。有效期從年月日起至年月日止。
甲方:乙方:
地址:地址:
代表人:代表人:
經辦人:經辦人:
開戶銀行:開戶銀行:
關鍵詞:合同管理;醫療設備
中圖分類號:D9 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3198(2015)14-0197-02
醫療設備的采購是醫院設備管理部門工作的起始點,醫療設備采購合同在整個采購活動中起著至關重要的作用,它是交易雙方對最終形成的交易模式的真實記載。采購合同不僅能體現出雙方基本交易的條件,而且是整個談判的最終思想產物。依照合同辦事,不僅有效平衡了供需雙方關系,提高設備管理工作效率,并且保障了醫院設備相關工作的順利進行。
1 醫療設備合同管理的目的
合同管理是促使合同雙方當事人為達成項目采購目的,履行所簽訂的采購合同,保護好自己的合法利益和雙方當事人之間的關系,而進行的管理工作。
合同管理首要目的是要促進買賣雙方認真履行各自的合同義務;其次是要充分協調好雙方之間的合同行為,交易雙方建立起一種伙伴型關系,同時要通過嚴格的過程控制使合同實施結果達到項目采購預期的效果。
2 醫療設備合同管理重點
2.1 醫療設備合同的主要內容
(1)合同的名稱:一般內貿合同稱為醫療設備購銷合同。外貿合同稱為醫療設備購銷協議書。合同中產品名稱、數量、品牌、規格型號、原產地、單價、總價等必須清楚明晰。
(2)合同的買賣雙方:需方(買方)指設備的最終用戶,一般是醫院。供方(賣方)指為本合同提供貨物或服務的公司。
(3)合同的價格:在合同中,價格除金額以外還要特別關注價格后綴條件,外貿合同中常有兩種報價,一種是CIF(到岸價):合同價中已包含賣方從運出口岸至到達口岸的運費與保險費用,但不包含國內運費與保險費。另一種是CIP(到院價):合同價中已包含賣方從運出口岸至用戶目的地的全部運費與保險費用。而內貿合同中價格:指貨物到用戶目的地的價格。
(4)合同的付款方式:一般情況是設備到貨安裝驗收合格后支付80%~90%,余款在設備運行滿一年后支付。但由部分外貿合同會在設備到達口岸時支付80%,設備安裝驗收合格時支付10%,最后余款在設備運行滿一年支付。
(5)產品的交貨期及包裝與運輸:交貨期由買賣雙方相互約定。賣方應按照合同規定的時間、地點交貨和提供服務。
(6)質量標準與驗收質量標準:應符合賣方所承諾的技術和性能指標。驗收:指買方對貨物應達到的技術規格中規定的指標進行質量和數量的查驗、驗收。在儀器送達交貨地點后,在雙方人員同時在場的條件下進行驗收。
2.2 醫療設備合同編碼管理
醫療設備合同是醫療設備檔案管理中最為關鍵的部分,合同是成交雙方達成一致意見的最終體現,醫療設備的售后服務及維修等都與合同的內容息息相關。因此,合同的檔案標準化、規范化管理對于醫院引進設備的后續工作開展起著重要作用。
信息化與自動化的快速發展促進了醫院醫療設備檔案管理模式的革新。從設備的出入庫管理、文件的電子化到設備維修維護的動態化管理,都可以通過信息系統實現。醫療設備檔案建檔歸檔及檔案查閱也正逐步實現網絡化、自動化、智能化。
要實現信息化的管理,首先要對醫院采購的所有醫療設備合同進行整理編碼,按照一定的邏輯理順這些合同。一般的三級醫院都有大大小小上萬種醫療設備,而金額上萬元的設備都須簽訂采購合同。從醫院開業之初到平穩運行,醫療設備的采購合同成千上萬。如何將這些散亂的合同按照一定的規律排列起來,方便整理和查閱,成為解決問題的關鍵。于是我院提出對合同進行編碼管理。
合同編碼要體現出幾個重要信息:(1)采購方式:現行醫療設備的主要采購方式有國際招投標(機電產品)、政府集中采購和招標公司組織的公開招標,以及醫院自行組織的院內詢價采購。(2)采購時間:采購的年度和招標的月份,以此可以獲知設備大致的啟用時間。因此采用字母縮寫加數字的14位編碼方式進行合同的編碼管理是非常方便實用的。前四位字母表示是采購方式,中間的六位數字表示招標采購的年月,緊接著的3位數字是流水號,最后一位字母表示是公開招標還是詢價采購。例如ZFCG201509001G,表示是2015年9月政府集中采購并且通過公開招標方式采購的設備。通過編碼將雜亂無序的上千種設備的采購合同排列成有序的隊列,通過技術手段,在信息系統中將固定資產管理與合同編碼一一對應,方便使用科室和管理職能部門查閱檢索。只要知道設備的招標方式和大致的采購時間,就能很迅速的檢索出該設備的相關信息。同時也為醫療設備檔案的動態管理提供了非常有利的線索。
2.3 醫療設備合同的審核管理
為確保設備合同信息的準確無誤,應建立健全合同的審查制度,以發現問題并及時糾正。我院實行的是合同會簽制度。首先由設備科根據招標結果和前期的廠家介紹、科室考察的總結草擬出合同的初稿,交由設備科負責人全面初審,使用科室負責人審查設備配置、型號、產地、數量等,財務科主要負責商務條款的審核,最后由招標管理辦公室終審,確認無誤后,才按照一式多份打印,提交分管院領導審核簽字、蓋章。層層把關,確保信息的準確,減少醫院不必要的損失和承擔不必要的風險。
2.4 合同執行管理
合同的管理最終是為了促使雙方按照合同嚴格執行。將紙質的合同信息電子化管理之后,如何監管合同的執行力度,也是一項重要任務。總院設備提出的基于WEB服務器的系統管理平臺中,其合同執行監控管理模塊是有效執行采購任務的預警監控模塊,負責根據事先定義的預警機制,為設備監管部門有效防范設備采購風險提供相關報警數據。該系統管理平臺有效的調動資源進行動態監管合同的執行情況,是目前比較先進的管理手段,我院的管理系統也正在逐步建立類似的管理機制。通過記錄和追蹤合同執行過程中主要負責人員的活動和監管人員的監督活動,以確保合同條款被嚴格執行。
3 展望
通過對醫療設備采購合同的規范化、信息化管理,有效提高醫療設備檔案信息的資源共享,同時為確保醫院的利益、醫療設備的精細化管理提供便利。全面實現醫療設備合同的全生命周期管理,加強醫療設備采購風險管理,提高醫院管理水平有重大意義。
參考文獻
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醫療設備合同管理是醫療設備管理的重要環節,提升醫療設備合同管理能夠有效提高醫療設備管理水平,節約成本提高醫院效益。本文通從醫療設備采購合同的生命周期管理入手,結合實際工作經驗,對醫療設備合同管理提出建議與構想。
關鍵詞:
醫療設備采購合同;合同生命周期管理;采購風險;采購成本
醫療設備采購合同管理是對醫療設備采購項目過程中涉及到合同的管理。醫療設備采購項目的過程是圍繞合同進行的,合同是作為買賣雙方之間的法律文件,是對雙方都具有約束力的協議。合同管理是一個過程,它保證合同按照一定標準履行,從而充分達到醫院(買方)和供應商(賣方)約定的合同目的。有效的合同管理是促進合同雙方當事人全面履行合同約定的義務,確保質量、工期、進度等目標實現的重要手段,最終促成采購項目的順利完成。
一、合同的定義:
1、合同又稱為契約、協議,是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同作為一種民事法律行為,是當事人協商一致的產物,是兩個以上的意思表示相一致的協議。只有當事人所作出的意思表示合法,合同才具有法律約束力。依法成立的合同從成立之日起生效,具有法律約束力。2、依法成立的合同,受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。狹義合同指一切民事合同。還有最狹義合同僅指民事合同中的債權合同。《中華人民共和國民法通則》第85條:合同是當事人之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同,受法律保護。《中華人民共和國合同法》第2條:合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。
二、醫療設備采購合同管理的意義
合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容;審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。合同管理要保證合同雙方認真履行各自的合同義務,還必須充分協調好雙方之間的合同行為,分清權責,在合同雙方建立起一種相互支持、相互促進、合作共贏的伙伴型關系。合同管理時應當遵循以下三個管理的原則:
1、誠信原則
即誠實信用原則,是指當事人在簽訂和執行合同時,應該講究誠實、恪守信用,以善意的方式履行合同規定的義務,不得規避法律和合同。這里包含著相互關聯的兩層意思:一是量力而行作出現實、可行的承諾;二是嚴格履行自己的承諾。在一般情況下,應該認為合同當事人在簽訂合同之前都認真閱讀和理解了合同文件,都明白該合同的各項條款的意義。一般應該認為雙方當事人在簽訂合同時都具有善意,遵循對等原則,不刻意添加隱瞞或故意疏漏合同條款。
2、公平原則
法律是維護公平的,維護在一定的社會歷史條件下,各公民、團體之間的公平。根據公平原則,顯失公平的合同條款是無效的,對合同進行解釋時,應該兼顧雙方當事人的權益。對合同文字的相互矛盾或其他缺陷,如果按合同約定的解釋順序和有關整體解釋慣例進行解釋后仍含糊不清,則可按不利于合同起草一方(業主)的原則進行解釋。在這種情況下,可以理解為業主故意使用了這種有歧義的詞句,因此他應承擔相應的責任。
3、效率原則
經濟合同其管理與實施當然受經濟學原理的約束。經濟學講究的是效率,及如何以盡量少的資源來達到既定的目標,或以既定的資源實現目標的最優化。在項目管理中,項目經理需要維護的是整個項目的效率,即實現項目質量、成本、進度、范圍等目標的綜合最優。根據效率原則,有時需要比較靈活地執行某些合同規定。需要特別強調的是,必須追求項目整體的效率,而不要片面追求某一方面的效率。由于項目各分目標的相互矛盾,某一個分目標的優化可能必須以另一個或幾個分目標的損害為代價。
三、合同生命周期管理在醫療設備合同管理中的應用
有效的合同管理是對項目采購實施過程中所發生的或所涉及到的采購合同的簽訂、履行、變更、索賠、爭議解決、終止與評價的全過程進行的管理。項目采購管理過程所涉及的各種活動構成了合同生命周期。通過對合同生命周期進行管理,在簽訂合同時仔細斟酌合同條款和條件的措詞,盡可能的回避或減輕某些可識別的項目風險,并采取一定的措施以保證項目有效的完成。蘇州大學附屬第二醫院在設備合同的管理過程中,著重做好設備購置的可行性論證。通過需求論證、效益論證和市場論證,為設備的引進和購置決策提供科學依據。合同在產生和完善過程中,做到科學、規范、嚴謹,發現誤差及時糾正。同時,合同管理人員積極做好溝通協調工作,確保環環緊扣,流程暢通,執行及時、準確、快捷。并且在設備合同生命周期管理過程中,重視了以下幾個環節:
3.1設備購置的可行性論證
(1)需求論證。即設備購置的必要性。臨床科室根據各自的功能特點,從滿足患者就醫的需要、醫療技術發展的需要、教學和科研的需要及與醫院等級和品牌相匹配的需要幾方面著眼,制定合理的設備購置計劃。(2)效益論證。引進設備前,醫院根據年度發展計劃及財務預算,結合醫院實際情況,對現有同類設備尤其是大型設備進行成本效益分析,以利于準確掌握設備的運行情況及需求度,避免醫療設備重復購置、設備閑置或使用率低等,造成資源浪費,為設備的引進和購置決策提供科學依據。(3)市場論證。在進行需求論證的同時,設備采購部門通過調研了解國內外市場行情,收集相關信息資料,引導科室開展業務。對確定購買的設備,設備采購部門必須對購買的設備進行綜合調研評估,如:使用科室、已知商家及歷史價格等,同時要求參加投標的商家提供全套資質證件及待購設備的主要用戶名單、業績,了解其市場份額占有率。經嚴格審核后,再在醫院領導牽頭下,組織相關科室主任、護士長和醫學專家、工程技術人員以及財務審計等相關人員共同進行醫療設備招標選型或商務談判,通過貨比三家,選擇性價比較高的商家,確保引進設備的功能先進、質量上乘、價格合理。
3.2設備購置合同的形成
(1)合同簽訂。醫療設備確定購置后,醫院和供應商簽訂經濟合同。合同上詳細注明購置設備的產地、品名、規格型號、配置清單、付款方式、安裝調試、技術培訓、質量保證及維修保養等條款。(2)合同交接。設備處將經使用科室認可,供應商和項目工程師、設備管理部門領導、院領導逐級簽署的合同定點存放,由專人編號、蓋合同章后進行分發。在合同交接過程中,注重細節,對合同交接的每個環節進行書面登記,謹防在交接過程中的遺失和誤差現象。(3)合同錄入。建立設備合同管理臺賬,及時錄入新的合同信息,以便于及時、便捷、準確、科學地查找和執行合同條款。及時按照固定資產編碼規則進行錄入固定資產管理系統,做到及時、準確,確保沒有疏漏。
3.3設備購置合同的執行管理
(1)設備驗收。設備送達指定地點,由相關人員和項目工程師共同進行到貨、安裝與技術驗收,列入《檢驗檢疫機構商品目錄》內的進口醫療設備需進行商檢,調試正常運行后,憑驗安裝驗收單和發票,錄入固定資產管理庫。(2)設備付款。合同付款嚴格按照合同條款執行,不拖欠款項也不在不具備付款條件的情況下預付合同款。(3)合同核對。為確保設備合同在執行過程中準確無誤,我們建立健全了查對制度,定期由設備處領導、固定資產管理人員和財務處等相關人員參與合同核對,要求賬實相符、合同條款有效執行,發現問題及時糾正。
3.4設備購置合同的收尾
合同收尾管理就是結束合同管理并結清賬目,結束合同工作和當事人之間的合同關系,進行采購審計并將有關資料收集存檔供未來使用,包括解決所有尚未了結的事項。采購結束后,未決爭議可能需要進入訴訟程序。合同收尾管理包含以下幾點:(1)財務結算退還質保金。(2)合同建檔設備購置合同及時歸檔。同時設備處對設備購置的申購報告、論證材料、訂購合同、驗收清單、設備資料(使用說明書、維修手冊及其它有關技術資料)一律登記、編號、建立索引、歸檔。(3)定期開展采購審計是對從計劃采購過程到管理采購過程的所有過程進行結構化審查。其目的是找出可供其它采購項目借鑒的成功經驗與失敗教訓。(4)根據合同實施過程的情況,總結合同管理的經驗教訓。
四、結束語
設備管理部門要加強合同管理意識,同臨床科室、資產管理部門以及法務部門積極合作,提高合同管理水平,通過規范的流程和完善的制度依法管理,實現對醫院設備采購合同的全生命周期管理。
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[關鍵詞]醫療設備;設備全生命周期;維修管理系統;醫院信息化
隨著醫療設備的快速發展,如何科學和高效地開展醫療設備維修管理工作,是醫療設備維修科室的一項主要工作[1]。信息化是現代化醫院的重要標志之一,實現醫療設備維修的信息化管理也是現代醫院管理中的一個重要環節,但其發展遠遠落后于臨床一線的信息化水平[2]。
1存在問題
(1)設備采購中的問題。我院設備采購和設備維修是兩個獨立的科室。設備采購科室負責從提出采購計劃到安裝驗收合格的所有過程,包括整理各科室的購置計劃、設備的論證計劃、招標采購、設備的安裝驗收以及采購發票和合同等的管理。設備維修科室負責從設備安裝驗收后到設備報廢的所有過程,包括保修期內和保修期外的設備維修管理、維修產生費用的發票和合同的管理、設備的報廢及報廢庫的管理[3]。由于設備維修科室不參加設備采購和安裝的有關工作,當新設備出現故障要求維修人員前來維修時,其對新設備不了解,也不知道設備的生產廠家或銷售公司的聯系方式以及設備是否在保修期內等問題,使得維修工作無法開展。(2)設備維修人員維修中的問題。當設備出現問題時,對于新設備,維修人員要到設備采購科室查閱采購合同;對于舊設備則要到設備維修科室查閱維修合同;對于出保修期需要聯系廠家工程師指導維修的,則需到設備檔案室查閱設備檔案,再找到設備廠家維修工程師的聯系方式[4];如果設備維修人員想查閱故障設備以前的維修記錄,就要翻閱大量按照日期存放的紙質的設備維修記錄單。這一系列的繁瑣查找,延誤了維修工作的開展。(3)維修發票和維修合同管理的問題。我院維修的發票都直接交到財務科,報銷沒有任何存檔,如需查閱發票是否回款,只能到財務科查閱。維修合同在設備維修科室存檔,且均為紙質版合同,查閱起來也很不方便。(4)設備維修統計工作中的問題。我院目前只有各科室月維修費用統計表一種,該表是根據設備維修記錄人工填報,且只有科室和費用2項內容,無法查閱是哪些設備產生的費用,也沒有年維修費用明細,更沒有某一設備全生命周期的維修情況,也就無法進行設備的經濟效益分析[5]。(5)設備報廢管理中的問題。我院現在需要報廢的設備在填寫設備報廢申請單后就直接放到報廢設備庫房,沒有任何登記措施[6]。若想變賣報廢設備庫的設備時,需大量的人力和時間一件一件清點報廢設備庫的設備,列出明細,上報醫院,再進行變賣處理。有時當需要從報廢設備上拆可用零件維修其他設備時,費挺大勁拆下想要的零件后,發現該零件也不能使用,浪費了大量的人力和時間。
2解決對策
針對以上問題,我院自主研發出醫療設備全生命周期維修管理系統,實現設備采購、維修、報廢全生命周期管理,可以實時掌握各種醫療設備的信息以及使用狀況,為維修管理提供各種數據查詢、報表打印、統計分析,使設備在全生命周期內是一個統一的整體,可方便查閱設備全生命周期的任何信息[7-8]。該系統有以下幾個主要模塊:(1)設備采購模塊。該模塊主要功能是設備采購合同管理和設備安裝驗收管理,對紙質版的設備采購合同和設備安裝驗收報告,用高清掃描儀掃描成圖片的形式存到該系統中,另外還需手動錄入一些重要信息。設備采購合同管理包括:采購時間、合同金額、保修期、銷售公司、銷售公司固定電話、銷售人員姓名、銷售人員移動電話。設備安裝驗收管理包括:設備驗收時間(從設備驗收后開始計算保修期)、名稱、品牌及型號、使用科室、機器序列號、固定資產編號、生產公司、生產公司固定電話、安裝工程師姓名、安裝工程師移動電話。通過設備采購模塊可查閱關于設備采購的各種信息,另外設備維修人員務必全程參與設備安裝驗收與培訓,使設備維修人員對新設備有一定的了解,方便日后的維修。(2)設備維修管理模塊。該模塊的主要功能是設備基本信息管理、維修記錄管理、維修發票管理、維修合同管理和臨近保修期提醒。設備基本信息管理主要記錄設備的基本信息,設備的唯一區別代碼為設備固定資產編號,當新設備安裝驗收后,需給設備貼上固定資產標簽。有了固定資產標簽,設備維修人員就能區分出來同一科室同一品牌型號的設備,方便錄入設備維修記錄。在填寫設備維修記錄時,只需查詢設備固定資產編號,就能錄入對該設備的維修記錄,主要包括設備的故障現象、維修過程、維修產生金額、維修日期和維修人。維修記錄包括暫存和提交2個按鈕,當設備沒有完全修好時可以點暫存,設備運行一段時間沒問題后,再點提交按鈕。當設備維修產生高額費用時,需記錄設備發票管理,包括開票日期、發票號、所扣科室、維修設備、發票金額、發票公司和回款日期等。設備維修合同管理包括設備保修期后續保的合同和設備維修后的保修合同,主要記錄合同生效日期、保修期和保修部位是整機還是某一特定部位。該系統的設備臨近保修期提醒功能,每天都會對所有涉及到保修期內容的表格做一遍自檢,當保修期減去現在日期和設備驗收日期或者合同生效日期的差值<10d時,系統發出某一設備保修期將要到期的提醒。(3)設備報廢模塊。該模塊的主要功能是設備報廢管理和報廢庫管理。當設備申請報廢處理時,進入設備報廢程序,需填寫設備固定資產編號、報廢時間、損壞零件、報廢原因、存放位置。當報廢庫滿需要變賣報廢設備時,可以快速列出一段時間內所有報廢設備的明細。另外當有同型號的設備損壞需要拆報廢設備的零件時,通過程序查詢可以很容易地知道是否有同型號機器的零件是可用的,把可用零件拆下后,需更改報廢設備的“損壞零件”字段。當報廢庫的設備變賣后,需將已變賣設備的“存放位置”字段改為設備回收公司名稱。
3小結
醫療設備全生命周期維修管理系統在我院運行近一年時間,基本解決了設備維修科室所遇到的問題。雖然填寫記錄增加了維修人員的時間,但整個系統為設備維修科室節省出的時間和人力要遠遠大于填寫記錄的時間。該系統提高了工作效率,方便了醫療設備的維修管理,也為醫院信息化管理給予了一定的支持。
[參考文獻]
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同時,實行的家庭醫生制度是醫院除急診外的另一個主要診療模式,不設門診部,既沒有藥方,也不開處方。患者覺得生病,要先預約家庭醫生求診,家庭醫生看過后,再決定是否要轉給專科醫生,或介紹到體檢中心檢查。
家庭醫生和專科醫生都有權開處方藥,但加拿大是“醫藥分家”,他們的診所不賣藥,患者必須拿著醫生處方,自己去藥店買。
藥店和醫生完全是兩套管理體系,他們由各省藥劑師協會管理,并負責發放執照。簡單地說,醫生有權開藥但無權賣藥,更無權指定患者在哪個藥房抓藥。藥劑師有權配藥,但無權擅自做主改變處方。藥廠只能把藥賣給藥房,無權直接賣給患者。因此,如果要做手腳,就需要買通所有藥房、藥劑師,這自然沒什么可能。
事實上,由于加拿大藥費分為“藥價”和“服務費”兩部分,前者基本固定而后者差異極大,患者除非急癥,多半會貨比三家,找服務費最低的藥房買藥,這也讓“吃藥價”變得幾無可能。
不僅如此,加拿大賣藥論片,如果處方說“每日三次每次三片,共服三天”,那么藥劑師會不多不少,數出27片藥。一次性開藥過多,醫生會受追查,而藥劑師也絕不敢拋開處方自行做主給患者多賣藥,否則一旦出事前途盡毀。
此外,加拿大普通醫院都是公立的,但醫生不是國家雇員,而是自由職業者,他們和醫院的關系類似“掛靠”:會和一家或幾家醫院簽約,定時或應招為這些醫院工作,包括做手術、日常護理和定期巡視等,處方是這些和醫院無人事關系的醫生開,但抓藥人是醫院系統的藥劑師和護士。也就是說,在醫院的用藥程序,其實和在藥房抓藥大同小異,只是付錢的人不是患者,而是國家。
存貨內部控制是醫院內部控制的重要環節,是內部控制中的應用控制,是醫院實現經營目標,貫徹經營方針和決策,維護流動資產安全與完整,保證財務收支合法、會計信息真實性的一種內部自我協調、制約和監督的控制系統。所以,加強存貨內部控制管理可以促進醫院合理地使用資金,降低醫療服務成本,提高醫院經濟和社會效益。作為一名醫院會計人員根據工作中的得與失,談談如何建立醫院存貨內部控制管理制度的一些想法。
存貨內部控制概念
存貨是指企業在正常生產經營過程中持有以備出售的產成品或商品,或者為了出售仍然處在生產過程中的在產品,或者將在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料、物料等。所謂內部控制是指醫院為了保證業務活動的有效進行,保護資產的安全和完整,防止、發現、糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。建立完整有效的存貨內部制度,可以堵塞漏洞,防止弊端,同時也可為醫院領導的經營決策提供有價值的經濟信息和可靠數據,以實現醫院成本最優化目標的經營。
存貨內部控制性質與目的
一個好的醫院存貨內部控制應具有健全性、合理性和有效性,它們是醫院健康發展的重要保證。同樣建立醫院存貨內部控制應當實現以下目的:保證業務活動按照適當的授權進行,保證材料的有效交易和事項以正確的金額、在恰當的會計期間及時記錄于適當的賬戶,保證對資產的記錄和處理均經過授權,保證賬面資產與實存資產定期核對相符,保證醫院正常經營活動有秩序、高效率地進行。
建立存貨內部控制制度
由于醫院存貨內部控制涉及的部門較多,所以控制點也多。根據醫院存貨實際情況,具體業務流程可分為采購、庫管、領用、盤存等多方面,建立完善的存貨內部控制應重點抓好采購和領用,具體工作如下:
存貨采購內部控制
存貨采購審批內部控制。要保證采購業務按計劃申報程序進行,由藥劑部門、設備部門、后勤部門根據醫院實際用量編制采購計劃,提出具體的采購目錄,經主管計劃的負責人審核后報主管院領導審批。
簽訂存貨采購合同內部控制。要保證存貨采購在授權下按合同進行。要求主管領導對采購人員進行授權委托,授權的內容一定是經過相關部門批準的內容;采購人員按計劃簽訂合同,無權在授權之外簽訂合同和變更合同的內容,合同的副本應送財會部門、藥劑部門、設備部門和后勤部門審核價格和留存。
存貨驗收和入庫內部控制。要保證存貨采購數量、品種、質量符合合同的要求,做到準確、安全入庫。采購人員應按合同的交貨時間催交,在收到供貨單位發票、運單后填寫收料單,一式四聯,采購部門自留一聯,其余三聯連同發票及合同副本送庫房辦理入庫。采購部門應填制驗收單;質量檢驗部門檢驗質量,簽署驗收單;倉庫保管部門根據驗收單驗收存貨,填制入庫單,登記存貨臺賬,將發票、運單連同收料單送回采購部門。
存貨采購資金支付結算內部控制。要保證貨款支付正確、合法。財會部門按庫房通知承付貨款,應審核合同的簽訂是否符合規定;驗收單、入庫單是否真實可靠,是否與合同一致;進貨發票是否合法,是否與合同、驗收單、入庫單、付款通知單的品名、數量和價格相符。審核無誤后,辦理付款手續,進行貨款支付結算。
存貨核算內部控制。應通過采購部門和財會部門的日常核算保證存貨采購業務資料準確、真實。采購部門和庫房保管部門要對存貨的購進、發出和庫存進行日常核算,庫房應登記材料,采購部門登記既有數量又有金額的明細賬,定期將收料單送財務部門;財務部門根據入庫單、驗收單、付款通知單、付款憑證編制記賬憑證,登記存貨賬薄及有關賬薄,月末與采購部門和庫房管理部門進行核對。
存貨內部審計內部控制。應保證采購業務的記錄正確,做到賬賬、賬表、賬實相符。月末將收料單與材料明細賬核對,清理在途材料,同時材料明細賬還應同財務部門的材料分類賬、總賬核對,最終由內部審計人員復核記賬憑證和原始憑證,抽查存貨采購合同是否有效,同時審查在途存貨,審核各部門核算是否正確,是否符合內部控制程序和會計制度。
存貨領用內部控制
存貨領用審批內部控制。存貨領用應制定定額,同時經批準才能進行。領用的材料應編制計劃或核定費用定額,根據計劃、定額填制限額領料單向庫房領料。存貨領用須經部門負責人審批簽字。
存貨領用核算內部控制。應保證存貨領用業務記錄真實,領發無誤。要求倉庫保管員領貨后及時登記存貨臺帳;財會部門根據材料記賬員的領料匯總表按用途匯總分配,匯總領料單,分類制證,登記有關賬務。
存貨盤點及處理內部控制。應保證存貨賬實相符。倉庫保管員應定期盤點庫存存貨,編制存貨盤點表,并提出處理意見。財會人員年底應抽查存貨盤點表,對于已無轉讓價值的存貨及其它足以證明已無實用價值和轉讓價值的存貨,根據主管院領導和相關部門批準的處理意見,同倉庫保管員共同調整存貨賬務,以確保賬實相符。
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最新汽車買賣合同買賣是商品交換最普遍的形式,也是典型的有償合同。根據合同法第174條、第175條的規定,法律對其他有償合同的事項未作規定時,參照買賣合同的規定;互易等移轉標的物所有權的合同,也參照買賣合同的規定。
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正規供貨合同范本正規供貨合同范本_________________有限公司(以下簡稱售方)_____________________公司(以下簡稱購方)鑒于售方同意出售,購方同意購買________________(以下簡稱合同貨物),其合同貨物的質量、性能、數量經雙方確認,并簽署本合同,其條款
私有房屋買賣合同私有房屋買賣合同(1)出賣人:__________(以下簡稱甲方)買受人:__________(以下簡稱乙方)甲、乙雙方就房屋買賣事項經過多次協商,一致同意訂立合同條款如下,以資共同遵守。
最新茶葉買賣合同最新茶葉訂購合同甲方(需方):_______________________________地 址:____________ 郵碼:_________________電話:____________法定代表人:____________ 職務:____________乙方(供方):_______________________________地
二手房交易合同(正式版)二手房買賣合同示范性文本賣方:_______________(簡稱甲方) 身份證號碼:_____________________買方:_______________(簡稱乙方) 身份證號碼:_____________________根據《中華人民共和國經濟合同法》、《中華人民共和國城市房地產管理法
北京房屋買賣合同范本2019北京房屋買賣合同范本根據《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國城市房地產管理法》、《北京市城市房地產轉讓管理辦法》及其他相關法律、法規之規定,甲、乙雙方在平等、自愿、公平、協商一致的基礎上,共同委托丙方并見證
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最新電纜購銷合同范本電纜購銷合同范本(1)_____________(需方)(以下簡稱甲方)_____________(供方)(以下簡稱乙方)經協商同意,根據中華人民共和國經濟法的規定,訂立合同如下:第一條 甲方向乙方訂貨總值為人民幣________元。
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櫥柜購銷合同范本櫥柜購銷合同范本甲方(經銷商):________________乙方(訂購方):________________根據《中華人民共和國合同法》的有關規定,經雙方協商一致達成協議如下:第一條 甲方設計人員上門測量尺寸前,乙方需付定金___________元,此款可抵充貨款
簡易版鋼材購銷合同甲乙雙方在協商一致基礎上,本著自愿、公平和誠信的原則,簽訂鋼材購銷合同,以資共同遵守。購貨方(甲方):供貨方(乙方):第一條目的及標的物1.1根據《中華人民共和國合同法》、及有關法律法規和本項建設工程的具體要求,甲乙雙方在協商一
商品房買賣合同范本商品房買賣合同范本出賣人:注冊地址:營業執照注冊號:企業資質證書號:法定代表人:聯系電話:郵政編碼:委托人:地址:郵政編碼:聯系電話:委托機構:注冊地址:營業執照注冊號:法定代表人:聯系電話:郵政編碼:買受人:【
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手機購銷合同手機購銷合同一:甲方:_________地址:_________聯系電話:_________傳真:_________乙方:_________地址:_________聯系電話:_________傳真:_________甲、乙雙方在公平、信任、互利、互惠的基礎上,特訂立如下合同:第一條
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樹苗購銷合同樹苗購銷合同一:甲方: (以下簡稱甲方)乙方: (以下簡稱乙方)為保證甲方更方便、快捷地從合作社采購苗木,本著精誠合作、互惠互利的原則,雙方特訂立本合作意向書,具體合作內容如下:一、甲方向乙方采購苗木 株,金額為人民幣 。
電腦耗材購銷合同電腦耗材購銷合同一:買方(甲方):賣方(乙方):經雙方友好協商,就甲方向乙方采購辦公用品及耗材事宜達成協議如下:一、甲方向乙方購買辦公用品及耗材,具體見采購清單,乙方向甲方免費提供送貨及售后退換等服務。
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機械購銷合同機械購銷合同一:合同編號:需方(以下簡稱甲方):供方(以下簡稱乙方):甲乙雙方經協商一致,就甲方向乙方購買事宜,達成以下協議,雙方共同遵守:一、產品名稱、數量、價格賣方保證所提供的所有設備是全新的,并且采用賣方最新設計和合格的
原材料購銷合同原材料購銷合同一:甲方:法定代表人:乙方:法定代表人:根據《中華人民共和國合同法》之規定,經甲乙雙方充分協商,特訂立合同,以便共同遵守。
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醫用耗材購銷合同醫用耗材購銷合同一:甲方:長沙市第一醫院乙方:為了進一步加強醫用耗材、試劑的購銷管理,嚴格執行采購程序,規范供銷渠道,醫院根據臨床需要通過公開招標或議價的形式,向乙方采購所需產品。
茶葉購銷合同書茶葉購銷合同書一:發包方:________________________________(以下簡稱甲方)承包方:________________________________(以下簡稱乙方)甲乙雙方經友好協商,在平等自愿的基礎上,就乙方承包甲方所有的杭州_____________茶莊事宜,達成如下
石材購銷合同樣本石材購銷合同樣本一:購銷合同主要是指供方(賣方)同需方(買方)根據協商一致的意見,由供方將一產品交付給需方,需方接受產品并按規定支付價款的協議。
預算編制策略
從既往經驗看,在醫院建設項目中醫療設備的預算取決于整個項目建設成本。兩家占地面積相同的醫院可以提供完全不同的服務,從而需要完全不同的醫療設備成本開支。與基于面積的預算相比,基于空間的預算更加準確。
盡管如此,預算可能仍然變數較大,原因在于影響預算的因素很多。一方面,編制醫療設備預算方案的一個關鍵點就是預算的編制者對于醫療設備的定義――不僅指設備,還包括遷移成本、設備升級、租賃、過渡租用、信息技術整合及其他附加開支等因素,全都要納入預算考慮范圍。另一方面,項目交付的方法,如設計-施工,綜合項目交付或者設計-招標-施工。不同方式可能影響采購過程和最終的成本。
此外,土木建設計劃也可能影響成本。例如,醫院裝修和擴建項目在特定階段,可能影響設備存放需求、設備貼現及遷移現有設備與購買新設備的經費對比。
將上述因素都考慮之后,醫院將決定預算是否應該包括額外成本,諸如稅金、貨運、通脹因素、集團采購(GPO)、貼現、保存設備保險、倉儲成本、安裝以及其他的突發狀況(圖1)。
三步做好成本估算
成本估算應包括許多相同或相似的參數,如臨床應用信息、設計動機、供應鏈等。獲取這些信息的最佳方式是通過一系列會議進行采集匯總。
愿景對話會議。一個大型的城區教學醫院或者研究型醫院可能包括了最前沿的醫學設備或專科技術,諸如PET、外科教學手術室、科研實驗室等。醫院管理人員、臨床醫生都需要參與到這一環節中,從各自的專業角度提出愿景,并充分討論。如果一家醫院正在考慮實行精益管理計劃,即最大限度消除浪費、關注流程速度與效率,那么新醫院的設備預算編制需要考慮這一因素,并為計劃實施提供支持。
項目小組應該首先估算成本并確認預算。一是必須滿足供應鏈和設計早期的采購需求,理解GPO合同、標準、租賃和免費項目及貼現預期。二是必須討論誰負責安裝免費項目,諸如手套箱、尖銳器具容器等。某些時候,產品供應商可以承擔類似工作,但是可能不經意地將東西放在錯誤的位置,會給工作造成障礙。建設商或許是更好的選擇,因為他們理解整個空間的規劃,能夠更加合理地安放這些設施。三是必須考慮設備設施從別的院區搬遷成本,論證搬遷的必要性。
臨床應用者會議。醫學設備的使用者參與程度對于編制一份可靠的成本預算非常重要。必須選擇合適的臨床醫護人員參與到設計和規劃會議中。臨床工作人員可以幫助確認項目專業的因素,諸如市場營銷、臨床應用、政府管制、檢查或手術量,患者特征分布和工作人員偏好等。最為重要的是,項目團隊將確認所有的設備和系統可以滿足臨床需要和計劃標準。舉例而言,一個護士或許了解自動給藥器的使用特點,但是不知道哪種方式采購、管理更為合理。因此,來自財務、信息技術和藥房的信息輸入對于其選擇、采購和應用就非常關鍵。
規劃和成本估算過程是采購過程的前期階段,必須以臨床效果作為出發點和落腳點。設備或設施的應用特點確認得越充分,成本計算越準確。舉例而言,用于孕前檢查的3-D超聲需要5個轉換器,是否有必要安置上述轉換器及安置的技術設備要求等需要基于和臨床醫生的討論,使成本估算更為精確,而不是按照診斷超聲所需的簡單需求進行估算。
大量細節的臨床專業意見能幫助確認設備預算的“愿望”清單。對于臨床醫護人員,他們可能更傾向于提出許多希望增加或更換的設備建議,但是受到項目預算所限,這些建議往往難以變成現實,從而影響臨床人員建議的積極性。這時就需要依據大量的細節對其建議的合理性進行評估。同時需要注意的是,“愿望”清單應該在所有基本醫學設備需要得到滿足的前提下再予以考慮。
管理層會議。除了匯集臨床信息外,項目組需要與醫院核心管理層召開會議,對今后醫院的工作流程、患者量、人員及其他變量的變動性進行分析,醫學設備需要滿足這些可能性。領導層也要及時決策對整個項目預算的影響。設計與施工是建立在準確細節基礎上的,對規定設備的預算估計并不能提供預算必要的細節。如最好對CT設備預算進行準確估計,如果必要的話,隨后再考慮其他設備進行預算調整。
應對變動管理
更改訂單和規范的調整是衛生設施專業人員必須在設計建設過程之前、期間和之后進行管理的關鍵環節。
調和差異。在某種程度上,差異可能存在于最初的醫療設備預算和醫療設備成本估算編制中。如果成本估算少于預算,項目組無需想辦法花費額外的錢。如果成本估算高于預算,項目組應該想辦法降低成本。如果二者間差異顯著,可能預示存在著問題。可能是原來的成本估算基于不正確或不完整信息,可能是引入技術的先進程度超越了當前的應用階段,造成設備成本增加,這些差異都可以通過進一步評估來抵消。無論情況如何,最初的預算和醫療設備成本估計必須在采購開始之前充分考慮清楚。在采購期間,它們必須利用一系列數據來追蹤。
重復使用的規劃。項目組不應該自動地淘汰現有醫療設備,而是應該區別情況通過規劃進行合理配置。有些目前運轉良好的設備可能到新址搬遷時就到達了使用年限,進行自然淘汰即可。
管理預算
在設計的最后階段,必須基于建設進度制定采購計劃。由于設備沒有到位而延遲建設進度,從而浪費的成本可能超過設備本身。
采購政策和流程。一項成功的采購程序一定要協作各方,持續的評價和可測量結果的報告。最終的結果可能意味著預算尚有剩余經費來部分或全部滿足“愿望”清單。
項目組應該明確,對于所有項目的臨床評價和許可,都編寫進度表。團隊中可包含1?2名首席管理層,諸如首席運營官及部門負責人,他們參與設計全過程,并清楚醫院正在進行中的目標。他們必須消息靈通、果斷并且反應靈敏。
臨床信息。臨床評價、接受程度和許可是采購前的關鍵前置要素。項目小組在簽署正式采購合同之前,必須知道估計成本和采購價格之間的變化,同時建立一種機制,以允許變更最終的設備計劃。
設置賬戶。如果項目開支比預期小,也必須注意不要在所有賬戶設置完成前花掉剩余經費。對于每一個采購合同,都要嚴格控制在預算范圍內。編制一份預算情況報告,讓項目的核心成員都能及時看到,比較采購的影響和預估成本,至少每月一次。
隨著醫改的進一步推進,醫院高層對醫院物資采購及庫存管理要求更高,加強物資采購及庫存管理,不僅有利于醫院經營成本的降低、醫院經濟效益的提高,而且可以有效遏制物資采購領域腐敗現象的出現。文章通過研究相關文獻并進行實地調研,系統分析部分醫院在物資采購和庫存管理方面存在的問題,提出健全規章制度、監控物資采購活動、加強管理中標合同、嚴格對賬制度、強化監督檢查等強有力措施,為其他醫院進行物資采購及庫存管理提供借鑒。
關鍵詞:
醫院;物資采購;庫存;管理
伴隨著醫院規模的不斷增大,醫院對物資的需求量也與日俱增。相應地,完善物資采購及庫存管理的重要性也日益凸顯。深化醫院改革,有效進行醫院經濟管理,亟需規范物資采購及庫存管理。提高物資采購及庫存管理的水平,不僅有利于醫院經營成本的降低、醫院經濟效益的提高,而且可以有效地從源頭上遏制物資采購領域滋性腐敗現象的發生。醫院高層應該更加重視物資采購及庫存的管理工作。
一、醫院物資采購及庫存管理工作中存在的一些缺陷
筆者通過研究相關文獻并在了解多家醫院實際情況的基礎上,認為醫院物資采購及庫存管理主要存在以下四個問題:
1.缺乏采購規章制度的構建。部分醫院沒有建立完善的采購工作制度及流程;部分醫院雖然建有比較完備的制度及流程,但是缺乏執行力,導致醫院采購工作的隨意性較大、采購管理漏洞較多。
2.缺乏物資采購管理專職機構。部分醫院沒有對庫存管理活動進行全盤管理監督,而是采取分散管理模式,即總務科、設備科等分別管理。而且,基本依靠科室內部自我控制,院內雖有院紀委、審計科、行風辦、工會等部門參與監控,但監督力不強,往往流于形式,極易造成腐敗。
3.缺乏物資采購的事前監控。醫院對物資采購沒有采取事前調查、分析,部分采購業務未經院領導批準即可辦理,有時采購業務發生后,再進行相關手續的補辦。
4.缺乏針對采購過程的風險防范措施。物資采購的過程中往往隱藏著廉政風險,有時物資價格與市場情況不相符,則會導致議價不力。此外,物資采購需用醫院大量現金,結清不及時的情況時有發生,致使跨月報賬,部分票據有時會出現遺漏現象。
二、規范醫院物資采購及庫存管理的著力點
1.建章立制、規范流程。醫院要以“重視計劃、招標采購、質量為主、價格適中”為主要內容,以“成本降低、保障供給、堵塞漏洞”為主要目標,建立科學、規范、合理、完整的工作流程和規章制度,使物資采購工作更加規范,責任到人,層層把關,嚴格落實。為此,在工作中對各項規章制度落實不到位,執行不到位的問題,應嚴格追責。
2.健全機構,職責明確,強化對物資采購活動的監控力度。醫院可以設立物資采購中心,確定分管領導,由分散管理變為集中管理,對大宗物資材料實行招標采購,個別物資材料采取綜合采購詢價、議價管理措施,切實保障采購價格的合理性。同時,材料采購人員及倉庫管理人員應全面了解和掌握物資材料使用及庫存狀況,根據材料招標及議價再進行調查核實和市場調查,跟客戶簽訂材料采購合同。在此過程中必須要在有院紀委、審計、行風辦、工會等部門參與監管的前提下完成。要依照物資采購、物資供應以及物資使用“三原則”背景下加強市場調查,對管理工作中及物資材料采購工作中出現的問題進行整改,進一步避免采購工作、庫存管理工作中的盲目性,降低物資的非正常耗損。醫院要統一購進物資、集中統一管理,對物資供需數量和材料質量進行監督、控制,發現問題及時處理,進而改變各自為戰的現象發生。同時,合同還要統一集中管理,防止因醫院財務資金支付款而導致的資金流失與財務風險的發生。
3.加強中標合同管理,嚴把進貨質量關。嚴格按照《合同法》要求,與配送公司簽訂購銷合同,明確品種、規格、價格、回款時間,履行方式、違約責任等內容,認真履行合同約定的義務,禁止合同外采購行為。倉庫管理人員對購進物資、衛生材料嚴格檢查,嚴格把關,對物資產地、規格、價格、票據進行嚴格檢查,從而確保物資采購的最終質量,為醫院提供性價比更高的產品。
4.加強庫存管理,嚴格對賬制度。加強監督檢查,倉庫會計月底嚴格與財務對賬制度,確保入庫物資總額與財務賬金額賬實相符,落實對賬記錄簽名制度,并做到倉庫每月清倉查庫,每年由國資辦組織全院對庫存物資進行清查,做到賬實相符,發現問題及時整改。
5.注重教育培訓,強化監督控制,從思想上防止滋生腐敗問題的發生。為確保各項采購管理制度的貫徹落實,須注重對倉庫管理人員、采購人員的教育培訓工作,同時在監管上,采取“統一領導、統一管理、集中負責”的措施,使預算權、采購權、驗貨權、付款權相分離。通過這些措施,使權力分散,減少腐敗現象的滋生。醫院審計科應當強化對醫院材料采購的全過程跟蹤,并實施監管與控制。院紀委、工會應當參與對醫院物資采購全過程的監督,對違規采購、不規范采購行為,依法依規進行問責處理。
6.利用網絡軟件系統進行物資采購管理及倉庫物資管理,提高管理水平。在倉庫材料管理中,賬務處理是整個物資庫存管理全過程的重要一環。材料管理軟件的應用既可以提高倉庫管理人員賬務處理的及時性、準確性,同時又能克服手工操作、簽字容易出錯的弊端,為及時準確地完成財務、成本核算創造條件。同時材料管理軟件可對物資報表格式實現統一模式,做到所出具的報表一致、數據準確,并及時與財務對賬。因此要加強物資管理方面的軟件投資,實現物資采購、驗收、發放、存放、盤點等方面的數據直接與財務數據進行有效對接。醫院科室分布廣、用人量大,特別是使材料在發放使用過程中的材料成本管理的數據分析,能變得更加方便。對材料成本差異、量價對比情況,在執行過程中所反映的問題,能做到及時發現,及時整改。
三、結束語
總之,醫院物資采購及庫存管理中存在不少問題,如對供應商的管理不到位,采購人員、庫存管理人員素質不高和監督重點把握不準等。為此,在今后的采購工作中,應加強培訓工作,提高采購人員、庫存管理人員的綜合素質。通過招標為主、多種采購方式并存,才有可能堵塞采購中存在的漏洞,降低物資采購成本,保證供應,實現醫院的可持續發展。
作者:李娟 劉慧云 單位:山東省萊蕪市人民醫院
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