數字化檔案管理精選(九篇)

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第1篇：數字化檔案管理范文

一、當前我國檔案管理的主要問題分析

管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。因為傳統檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內容和個人之見出現了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠對當事人的實際情況進行體現，作為人事檔案應該要能夠對當事人的各項基本資料體現。檔案一旦何其主體之見失去了聯系，就會出現人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質也是其要求。

（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示“長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數量變得更大了，企業單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。

目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構以及檔案管理機構，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構對于這些聯系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠將這些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。

二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望

（一）人事檔案管理向信息化方向發展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業發展后，政府部門對于檔案信息化管理和數字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發展和利用。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。

（二）電子化、數字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術獲得了比較大的發展，而數字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業中也是使用比較多的，數字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。

第2篇：數字化檔案管理范文

［關鍵詞］數字化技術；房地產；檔案；管理

0引言

房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經濟的迅猛發展，近些年，房地產行業崛起，房地產增量的同時也帶來了房地產檔案管理難度的增加。而數字化技術的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統方式進行了革新，與手工處理相比較，數字化技術大大提高了處理效率。另外，智能化是數字化技術的顯著特征，大量的數據文檔通過數字化技術的處理，效率有明顯的提高，并且在網絡應用的基礎上還能夠使數據資源進行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運用數字化技術進行房地產檔案管理是社會發展的必然趨勢，也是房地產發展的必然需求。

1房地產檔案管理數字化的內涵及數字化運用的注意事項

目前，房地產檔案管理數字化主要通過大量地運用現代電子計算機技術以及現代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質數據轉化為數字化信息，通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數據的整理，加強數據的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現出來，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中，必須按照一定的原則對相關數據檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現代化網絡技術給人們帶來了便捷，但是在網絡環境中倘若沒有較好的保護措施，相關信息的安全性很難得到保障。為了保證相關信息的安全性，房地產企業應當做好充分的準備，從細節入手認真仔細地做好每個環節的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業的技術人才充當顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。

2房地產檔案管理的特點

2.1專業性和項目性

專業性和項目性是房地產檔案管理最為突出的特點。所謂專業性，意思是房地產檔案的專業性比較強，這是由房地產檔案的產生基礎而決定的，其檔案資料一般是管理活動中的真實資料。項目性指的是房地產建設與管理過程分為許多項目，根據不同項目建立檔案資料，管理也就相應根據項目而區分。

2.2分散性和集中性

房地產檔案管理的另一個特點是分散性和集中性。鑒于房地產項目的開發過程中，不同項目有著不同的工作內容和流程，所以項目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個角度看，即使項目不同區分不同，但是從整體項目角度出發，是需要集中管理才能實現整個項目的管理目標的。因此，房地產檔案管理要把分散管理與集中管理結合起來，才能實現檔案管理的最終目的和效果。

3數字化技術在房地產檔案管理中的應用

3.1在檔案檢索和查詢中的應用

數字化技術對房地產檔案管理的貢獻很大，比較突出的一點是能夠實現快速的檔案檢索和查詢。傳統的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進行查詢，而在數字化技術基礎上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內容，數據庫就可以省略傳統方式的繁瑣步驟，快速獲得結果，檢索十分快捷方便。除此之外，運用數字化技術時，檢索和查詢不會受時間和空間的影響，能夠隨時進行，充分利用了檔案的價值。

3.2在系統權限設置方面的應用

在房地產檔案的管理中，要確保數據信息的真實和完整，就在安全方面設置權限。檔案管理中，通過應用數字化技術，將各環節劃分開，并進行權限設置，這樣一來，房地產檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。

3.3在檔案統計工作中的應用

隨著房地產行業的發展，信息量越來越大，需要以更先進的技術和形式來滿足工作需要。因此，要應用數字化技術，實現房地產檔案的科學分類和合理編制，這對于檔案的統計效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當就會造成檔案資料的破壞，例如發生火災的情況，會使檔案統計工作無法進行下去，而數字化技術則避免了這些問題的困擾，通過將資料數字化存檔，能夠確保信息更加完整，統計效率和質量更加高效。總之，檔案統計工作，離不來數字化技術的應用。

3.4在檔案分析中的應用

所謂檔案分析，是指通過對檔案的整理和分析形成有價值的信息，提供給人們所用，使其進行必要的活動。以數字化技術為基礎的分析，過程迅速，結果準確，與傳統分析手法相比，分析所用的時間較短，而且分析得出的結果精確且符合需求，使檔案的價值得到了積極的發揮。因此，在房地產檔案管理中，采取信息技術手段不斷進行檔案分析，通過組合運用檔案數據，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。

4加強房地產檔案管理數字化的策略和方法

首先，在房地產檔案管理數字化發展的趨勢下，僅僅做好數據信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關部門應借助數字化的信息手段，對管理制度進行深化。在人才建設方面，需要引進更多的專業性強的信息化人才，以滿足時展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據實際情況和具體應用情況進行合理的劃分，制訂科學的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數，降低檔案信息被破壞的風險，面對不安全的信息管理環境，建立應急預案，當管理系統遭到損壞時，能夠及時有效地進行應急處理，最大程度降低房地產檔案的損失。其次，在數字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規章制度，尤其在數字化系統的具體應用中，通過高效的管理制度，創造一個房地產檔案管理的良好基礎。檔案管理運行環境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數據化檔案管理工作帶來障礙。總之，運行環境的管控是一個復雜而系統的過程，只有通過對操作進行規范、對應用系統的軟硬件進行合理配置、明確相關監督和責任主體，才能確保數字化技術的應用效果，體現房地產檔案的真正價值。最后，雖然數字化技術下的房地產檔案管理工作有諸多方面的優勢和突出效果，但由于信息原件是數據化檔案管理的前提和基礎，所以，對檔案資料原件的管理和保護也不能懈怠。可以建立設備設施完善的檔案室，指派專人進行保護。在房地產檔案資料的運用中，嚴禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實性。實施原件保護措施，不僅能夠在前期預防數字化技術應用過程中房地產檔案數據信息出錯，還能夠在后期針對已出現的錯誤及時追蹤到原件進行查詢和修改。

5結語

數字化技術應用于房地產檔案管理中，無論是對于檔案管理還是房地產建設管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質量。未來，數字化技術在房地產檔案管理中的應用將會更加普遍，但同時也充滿挑戰。因此，相關管理部門應積極積累和探索應用經驗，將更加科學合理的應用成果充分引進到房地產檔案管理中來，采取有效的管控措施，強化數據化檔案管理的風險控制，最大程度地預防和處理安全事故，確保房地產檔案的安全性，促進房地產行業的發展。

主要參考文獻

［1］謝靖.淺議房管檔案的信息化建設［J］.上海房地,2016(11).

［2］趙玉梅.如何推進房產檔案管理的數字化進程［J］.黑龍江檔案,2016(4).

第3篇：數字化檔案管理范文

【關鍵詞】數字化；檔案；管理

數字化檔案管理不僅通過采用先進的數字化儲存技術對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網絡相互聯通的方式構建了一個高速、及時，準確系統的數字化檔案管理系統。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數字化檔案管理的內涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關鍵，檔案資源因其標準化規范化的操作越來越受到人們的青睞。數字化檔案管理系統基于大規模的數據庫系統以及計算機技術，實現了對以下幾種檔案的數字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數字化檔案管理對價值較高的檔案數據資料等多媒體信息進行電子存取。數字化檔案管理系統可看成是存儲數字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數字技術對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發展的今天將迎接信息技術時代的重大挑戰。為適應社會信息化發展的步伐，充分利用高科技技術對檔案信息進行管理，將信息數字化功能最大限度的發揮出來。檔案管理數字化是檔案管理發展的必然走向。

二、數字化檔案管理的特點

（1）經濟效益高。社會和經濟的快速發展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。

檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。

參考文獻

[1]姜亮，張宇陽.淺談數字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

[2]朱寶鈞.淺議高校數字化檔案管理[J].開封教育學院學報.2003（6）

第4篇：數字化檔案管理范文

關鍵詞：城建檔案；管理；數字化

在城市化進程不斷加快的過程中，城建檔案管理的重要性也突顯出來。城建檔案能為城市化發展提供必要的背景資料研究，促進城市的合理規劃。但隨著城市規模的擴大，城市化進程的加快，城建檔案管理的難度也越來越大，大量的資料需要歸類、整理，這給城建檔案管理提出了新的難題。因而，有必要實現城建檔案管理數字化，使得資料管理能更加便捷有效，以提高城建檔案管理水平。

一、城建檔案管理數字化的意義

（一）實現便捷高效的管理

傳統的城建檔案管理主要是紙質資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對紙質資料的管理中，資料必須依照相應的順序規定進行歸類整理，而且紙質資料在存放過程中需要大范圍的存儲空間，并且在長期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術的發展下，互聯網的發展為資源的共享提供了一個便捷的途徑。因而在城市化進程的推進下，城建檔案管理模式也應隨著社會的進步加以創新。隨著人們生活方式的變化，人們對信息資料的便捷化、高效化要求進一步增加，而傳統的紙質資料管理也不再適應人們獲取信息的需求。因此，實現城建檔案管理數字化是時展的要求。

（二）實現規范化的管理

在傳統的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過程中不免會出現失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當就會影響管理的科學性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規范化的實現，并且在缺乏統一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會出現許多問題，影響檔案資料的及時獲取，增加管理成本。

（三）便于城建檔案的開發利用

城建檔案管理數字化建設不僅能實現高效規范的管理，還有利于城建檔案的開發利用。因為城建檔案不僅是城市建設的重要依據，還能為城市管理等提供相應的數據理論支持，因而數字化管理模式的應用，對城建檔案資料的開發與應用會有新的突破。城建檔案管理數字化建設中，用戶可以通過網絡對城建檔案網站進行訪問，對各項信息進行查詢，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶在應用的過程中還可以對資料進行擴充，從而豐富城建檔案資料內容。

二、城建檔案數字化建設中存在的問題

（一）管理信息的缺失

在城建檔案管理中會因為信息網絡的不穩定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統的紙質檔案管理中，信息資料相對比較穩定，基本不會發生改變。但利用數字化的管理模式，在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網絡的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的。但利用數字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統造成攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質檔案資料的管理，數字化的城建檔案資料的管理更應重視信息的安全。

（三）初期建設難的問題

在城建檔案管理數字化建設的初期需要將紙質資料轉化為數字信息，因而在初期的建設中需要對所有資料進行整理，并做好信息錄入工作。在系統建設的初期，對于信息網站的建立、搜索引擎和各項條目的制作都需要投入大量的人力、財力。在實現數字化管理的過程中，不同的城市建設管理單位所用的數字化管理模式會存在一些差別，因而管理會難以統一，以致于影響后期資料的利用。

三、城建檔案管理數字化建設的措施

（一）合理的規劃

對于城建檔案管理數字化建設來說，初期的工作至關重要，只有在初期合理計劃，做好充分的準備，后期的工作才能有條不紊地進行。因而，在初期的工作中要進行合理的規劃，在紙質檔案資料轉化為電子檔案的時候，應做好相關的調查工作，對具體的檔案數量及檔案類型作詳細地了解。在整理的過程中，應按照相應的標準，將資料進行分類，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時候能依據條目呈現具體的檔案資料。

（二）制定科學、統一的標準

由于缺乏統一、科學的標準，在城建檔案管理數字化建設中，會給后期的資料查找帶來許多問題，影響具體的操作，并且難以實現真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數字化建設中應制定科學、統一的標準，使得紙質資料在轉化為數字資料的過程中，能按照統一的標準進行操作，從而進行統一的管理，無需將不同的格式進行轉化，實現資料的有效共享。

（三）優秀的管理人才

在城建檔案管理數字化建設中，優秀的管理人才是尤為必要的。因為實現數字化的管理模式意味著與信息技術的發展相接軌，因而管理人員不僅要有相應的檔案管理知識與能力，還應具備一定的計算機操作技能，在管理過程中能熟練操作計算機。過去的紙質資料管理，管理人員只要對資料進行分類管理，做好相應的檔案資料擺放等工作，但數字化管理則要求管理人員能在日常工作中應用計算機進行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數據進行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。

（四）數字化管理模式的應用與推廣

隨著現代科技的發展，在城建檔案管理中推行數字化的管理模式是時展的需要。因而，在城建檔案數字化建設中，應突出其建設的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設過程中，應加大城建檔案管理數字化的建設力度，對數字化檔案管理模式進行推廣；應充分發揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數字管理模式的應用，主動建設數字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應重視數字化檔案管理的建設，著力建設一個檔案管理服務平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內部資料，不便于對外開放。因而在建設中應建立統一門戶，實現資源共享，而另一方面應建立內部的資源利用平臺，方便內部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應對資料進行備份處理，防止因數字化資料的不穩定造成資料的丟失。

總而言之，應對數字化檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設的高速發展，傳統的紙質資料管理模式已無法適應現代社會的發展需求，因而有必要應用數字化管理模式對城建檔案資料進行管理。但城建檔案數字化管理建設仍存在一些問題，因而在建設的過程中應采取有效措施加以解決，強化城建檔案數字化管理的建設，提高城建檔案管理水平。

參考文獻：

[1]白建峰.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].江西建材,2014(3):292.

[2]楊元元.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].大科技,2013(34):424-425.

第5篇：數字化檔案管理范文

【關鍵詞】檔案數字化 人事管理 信息化建設

人事檔案管理數字化建設是需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。

1 人事檔案管理數字化建設的現狀

當今，現代信息技術迅猛發展，成熟的數字化技術已經普及到各行各業。加快數字化建設成為我國現代化建設的國家戰略。因此，以數字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數字化建設勢在必行。

但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數字化程度對比同時期其他領域相對落后。現存的信息形式沒有統一規范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點。

1.1 人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強

人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。

1.2 人事檔案管理的標準化、規范化程度低

人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高， 人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質不高

數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數字化建設的目標

既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。

2.1 日常業務管理

實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。

2.2 數字化檔案采集

數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。

2.3 數字化檔案網上查閱

數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

3 檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題

3.1 應用軟件應統一

應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2 應使用先進技術構建數字化系統

建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3 數字化信息系統建設的計劃與完善

要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。

（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調

外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。

3 結語

綜上所述，人事檔案管理數字化建設應以建立現代化的數字化信息管理網絡系統為基礎，進行統一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現人事檔案管理數字化建設，更好地為現代組織人事工作服務。

參考文獻

[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數字化信息系統建設[J].四川檔案，2014（01）.

[2]馬煒.關于干部人事檔案管理系統的設計解決方案[J].城市建設理論研究，2012（23）.

作者簡介

王少英（1961-），女，現為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。

第6篇：數字化檔案管理范文

【關鍵詞】人事檔案管理 信息化 數字化

傳統的檔案信息存儲通常是以紙質文檔進行分類、存儲，再經過人工進行檢索和進行維護。且進行檔案備份需要大量的人力和物力，人工處理的過程中還需進行必要的糾錯。檔案信息化通過對傳統紙質文檔進行掃描再錄入到計算機存儲系統中，使得人事檔案管理更容易進行實時的同步備份，使得人事檔案管理的存儲空間更小，維護更加快捷、方便和安全[1]。

一、當前我國人事檔案管理的主要問題分析

管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國人事制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國人事檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國人事檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，人事檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。由于傳統的人事檔案管理模式弊端叢生。隨著人才流動的特征，“人檔分離”現象屢見不鮮。很多人事檔案，已經無法真實的反映出當事人的狀態，久而久之，人事檔案就會隨著其分離的狀態從根本上達不到其應承擔的固有使命，從一定程度而言。這樣的人事檔案已經喪失了其應有的“檔案”的價值。人事檔案應能夠首先反映出當事人客觀真實的歷史記錄，而當前我國的“人檔分離”狀態本身也成為了我國當前人事檔案中的一種真實狀況的描述和反映。

（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示 “長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。我國至上世紀九十年代開始，隨著新的用工制度建立，加劇了我國人員流動性，企業職工檔案管理也逐漸開始與企業分離，很多曾經的“單位公職人員”隨著檔案管理逐漸與原單位的分離。逐漸顯現出其向“社會人”角色的一種轉變。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。

隨著我國各地人才服務機構的托管檔案的增多，每年和檔案主人長期失去聯系的“死檔”數量不斷增加。交費率低且持續不繳費致使成為的“死檔”令人才中介機構頭痛不已，因為誰都不敢隨便銷毀或者故意丟棄這些人事檔案，就算這些當事人不來辦理相關手續，其檔案也不能隨意丟棄。各地的檔案部門將人事檔案視為“棄檔” 封存起來。而在封存期內，由于無任何當造成很大的影響。在當前我國現行的人事管理制度下，這些原本已經喪失“價值”的人事檔案，其余威仍在，由于我國特殊的人事制度背景下，特別是在國企、事業單位以及想進入國企或事業單位的人員而言，人事檔案將成為其入職前的必不可少的基礎資料之一。

二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望

（一）我國人事檔案管理的信息化方向。由于現有人事檔案中的很多當事人的個人經歷的記錄方式仍是紙張的保存，其檔案案卷具有唯一性，一旦遺失和損毀都將難以彌補，另外進行查詢和流轉效率低下已成為共識的普遍問題。隨著我國檔案事業的發展，我國政府職能的相關機構幾乎在每年的統籌和總結大會中都會提及人事檔案的信息化管理和數字化進程，然而我國在人事檔案利用和服務方面的數字化和網絡化方面盡管已經取得一些較為明顯的進展。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。

（二）我國人事檔案進行電子化、信息化以及數字化成為必然方向。隨著我國全國開展得一輪信息化檔案工作使得我國很多地區人事檔案已經實現了電子化，但與檔案研究領域的學者們的設想仍有一段顯著地差距，隨著我國人才流動的特征，當前很多單位和企業的人才其實際上過去的歷史行為以及個人信用記錄很難真正被現單位了解，而構建起一個“數字化”的人事檔案將有助與每一個用人單位都能夠及時客觀的了解到當事人的公共行為以及誠信記錄。“數字化”管理也已經成為了我國人事檔案管理現代化發展的必然要求。

三、總結

人事檔案管理數字化的好處使得用戶進行檔案檢索更加快捷和方便，在當今信息化網絡時代，如何利用互聯網實現高效的人事檔案目錄公布、開放，同時讓用戶可以借助互聯網進行交互應用已成為檔案管理人員所關心的最核心的問題。而傳統人事檔案運用網絡技術進行日常管理以及提升數字化應用水平和質量已成為了大勢所趨。

參考文獻：

[1]王露露.淺議干部人事檔案數字化工作[J].才智，2012，（21）：350.

第7篇：數字化檔案管理范文

關鍵詞：計劃生育檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。計劃生育檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

1 計劃生育檔案管理數字化勢在必行

1.1 檔案信息時展的要求 首先，計劃生育檔案管理數字化、網絡化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網絡化的利用，為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環境，使計生工作的開展進入了良性循環之中。其次，檔案數字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數字管理化可以將檔案及時歸檔，為使用者提供便利。

1.2 計劃生育檔案信息數字化是計算機大量應用于計劃生育管理的必然結果 計劃生育工作需要查閱和建立工作地區范圍內所有人員檔案和戶籍檔案，計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。

2 計劃生育檔案數字化、網絡化存在的問題

2.1 數字化、輔助管理方面存在的問題 現階段計算機管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內容。發生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉化成數字化的檔案信息。

2.2 計劃生育檔案網絡化建設中存在的問題

2.2.1 缺乏統一的管理機構 大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統一機構的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經過相關的檔案知識培訓，檔案收集意識比較淡薄，對檔案管理的重要性、檔案管理的要求不太熟悉，對日常檔案材料業務的處理，比如：檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解。

2.2.2 標準化水平低 計劃生育檔案管理標準化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。大多數的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節，容易導致工作失誤，并存在一些檔案的數量、材料等方面的問題責任不明、界限不清的嚴重問題。

2.2.3 數據庫建設滯后 數據庫建設的滯后也是阻礙計劃生育檔案網絡化建設的因素之一。雖然經過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規模大小不等的檔案數據庫，但沒有開發單獨的計算機或相關的檔案管理軟件進行管理計生人事檔案。在查閱相關人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。

2.2.4 經費保障率低 目前，經費問題仍是影響計劃生育進行檔案網絡化發展的最大屏障。有些相關單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經費比較少，人事檔案管理硬件設施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設施，用來建立起點較高的檔案館網絡。

3 計劃生育檔案管理現代化的初步構想

3.1 加快數據準備，推進檔案現代化管理進程 計生檔案工作的管理需要一套科學化、規范化的工作程序和工作方法，可以通過網絡的手段把分散的計算機用系統連接起來，并通過把這些單一的計算機根據功能的不同進行分類，劃分成不同的系統處理方式，進而實現整體應用。

3.2 著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之 對于“多”：計生檔案工作在進行計算機管理的過程中，先根據檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況的不同，對所有檔案進行統一整理，并優先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案。

對于“快”：計生檔案在著錄的過程中，應將案卷換分不同的層次進行著錄,能在顯示檔案的主題內容和特征的同時，也可以減少著錄條目和錄入條目。既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

對于案卷基礎較好全引目錄的檔案：在著錄時，可以在全引目錄上面直接分類標引，對于特殊形式的檔案，可借助于計算機程序將檔案的人名、地址、時間等直接錄入，然后統一給出分類號。使錄入過程充分利用的原有的檔案目錄，從而減少著錄環節，進而提高著錄速度。

3.3 工作人員知識素質和業務素質要全面 掌握檔案專業知識。計劃生育檔案工作人員只有學習并掌握檔案相關專業知識，才能保證工作質量，提高工作效率，對計生檔案工作進行科學管理。

掌握相關計算機知識。計劃生育檔案工作人員要熟練掌握計算機進行數據的錄入、數據庫的管理、網絡的管理等方面的計算機技能。

培養精益求精、求真務實的工作作風。計劃生育檔案工作是一項長期而且細致的工作，從材料的收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環節都離不開仔細、認真的工作態度，任何一個細節的失誤均可能給后面的工作帶來麻煩。

培養創新意識。計劃生育檔案工作人員要善于在工作中發現問題，并解決問題；敢于轉換思維方式，克服保守思想；有創新的意識與觀念，結合工作實際，為計生檔案的管理出謀劃策，提出新思路、新觀點，利用現代化技術開發利用檔案資源，促進計劃生育檔案工作的發展。

參考文獻：

[1]張照余.檔案信息網絡化建設[M].中國檔案出版社.2001： 94-99.

[2]李麗娟.談新形勢下檔案工作者的基本素質.一重技術.2005.1.

第8篇：數字化檔案管理范文

關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

一、檔案信息時展的要求

首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。

以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。

二、高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。

三、數字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。

四、高校檔案館網絡化建設中存在的問題

1、缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。

2、標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

3、數據庫建設滯后

經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。

第9篇：數字化檔案管理范文

【關鍵詞】 學校；檔案管理創新；檔案管理數字化

檔案管理工作的質量是高中學校管理質量的重要表現之一，也能反映出學校發展水平。我國相關政策要求學校必須重視檔案工作的管理，將檔案工作融入到學校的發展規劃中去，順應時展，利用信息技術對學校的檔案管理進行科學創新，實現數字化管理。檔案管理數字化就是把傳統的紙質檔案通過現代科學技術手段轉化成數字檔案，進而根據檔案類型、期限等不同特點將檔案信息分類以方便查閱、共享，這就需要借助計算機平臺以及局域網絡來實現，以此來提高學校檔案管理工作的效率和質量。

一、學校檔案管理的創新

（一）管理理念上的創新。子曰：“工欲善其事，必先利其器。”講的是工匠要想使他的工作做好，就一定要先讓工具鋒利起來，也就是說要想做好一件事，準備工作是非常重要的。而在對學校檔案管理進行創新之前，首先要對其理論進行創新，摒棄傳統觀念帶給的思想上的局限性，培養先進的思想意識以及創新理念。比如學校檔案管理不應該只停留在利用文字、圖表對個人及團隊進行概括，適當地要將多媒體影像資料納入檔案管理范圍，可以提高檔案的全面性，提升檔案管理的創新意識。

（二）管理模式上的創新。檔案管理的創新在很大程度上是檔案管理模式和方式的創新。在檔案管理的工作中，首先應提高檔案管理的工作地位，特設專門的檔案管理部門，并制定相關的政策以及工作原則等分發給學校各部門，這樣可以讓檔案管理部門自行解決內部工作事宜，避免檔案管理工作由其他部門的員工代勞所造成的檔案更新、管理不到位等現象出現，提升各部門的工作效率，也更加民主平等。

由于檔案管理系統根據檔案性質而決定其操作，在實現檔案管理的數字化后，可以結合學校自身的檔案特點，建立相應的檔案管理平臺，便于檔案的管理，并能通過網絡與師生及時分享。

（三）管理方法上的創新。現在所提到的方法的創新，主要是指傳統的學校檔案管理工作是以人力手抄為主，然而在信息技術飛速發展的今天，信息技術已經走進了人民的生活并對人們的生活產生了質的改變，顯然傳統的人工手抄的工作方式已跟不上社會發展的步伐。所以，利用現代信息手段，計算機網絡技術，積極改革高效檔案管理的方法，實現信息儲存、信息傳輸、信息分享等多個方面的創新，可以有效提高檔案管理工作的效率，同時，還可以增加檔案的安全性。

（四）管理方式上的創新。做事成功與否在很大程度上取決于對這件事的管理方式，其中因事物性質的不同而改變管理方式是事情成敗的關鍵因素。比如曾經倡導的威嚴管理，認為領導者和決策者要在群體中樹立絕對的威嚴，因為只有絕對的威嚴才能保證有足夠的執行力，才能確保每一個環節都能按時、高質量地完成。但隨著社會的發展，人人平等且職業沒有高低貴賤之分，人們在工作中普遍渴望能夠受到他人尊敬，如果此時實行傳統的威嚴管理，在很大程度上會引起員工的不滿，甚至產生抗拒心理，使得管理工作沒法順利展開，由此，漸漸出現了人性化管理，在保持威嚴的同時，采用寬松的人性化管理模式，可以在不影響領導者和決策者的執行力的同時，改善工作氛圍，促進員工間的友好合作，提高工作效率。

二、數字化檔案管理

與傳統的紙質檔案管理不同，數字化檔案管理是建立在現代計算機科學技術的成果上，以計算機為紙，以可收集信息的設備為筆，對檔案信息資源進行收集和整理，并通過信息網絡技術實現檔案資源的共享與跨地區轉移，將檔案管理從繁雜的資料中拯救出來，促進檔案事業的發展，成為當前檔案管理部門的熱點話題。

（一）檔案信息管理數字化。數字化就是將繁雜的檔案信息通過計算機科學技術轉變成數字與數據，再將這些數字、數據建立起適當的數字化模型，引入計算機內部進行處理。需要先進的數字化儲存技術方案，具有較高的科學性、穩定性、有效性以及通用性的特點。

（二）檔案資源管理形式虛擬化。利用計算機科學技術在終端對服務器資源進行審閱或修改，可大大提高服務器的利用效率，節省大量的人力物力，進而降低成本。通過網絡技術來建設虛擬資源，可以實現檔案的互通服務，進而達到檔案信息管理共享，比如：高中生的升學，其高中可以將學生的電子檔案根據其升學情況通過網絡發送至大學檔案管理處，真正做到文書檔案資源管理的虛擬化。

三、對學校檔案管理數字化的意見見解

雖然我國高中學校在檔案管理工作中積極引進了現代計算機科學網絡技術來改革創新，取得了一定成果，但還存在著一些不足之處需要檔案管理人員加以完善。

首先是檔案管理工作人員中存在思想意識不到位的現象，高中學生的檔案不同于其他學段的學生檔案，具有一定的特殊性，所以在對高中學生檔案進行管理時需要檔案管理工作人員積極嚴謹地完成檔案的收集工作，提高自身應有的工作效率。同時，由于信息技術與計算機網絡技術屬于新興技術產業，而學校內部的檔案管理人員大多沒有經過（下轉第189頁）（上接第183頁）專業的信息技術與計算機網絡技術的培訓，缺乏相關的專業知識，缺乏相關的專業技能，便出現了不會操作或操作不當的尷尬局面，存在因誤操作遺失檔案信息的可能，也沒法從最大程度上發揮數字化檔案管理平臺應有的效率，在很大程度上浪費了資源。所以就需要學校內部檔案管理工作人員看清實際，努力跟上信息化的浪潮，提高自身的專業素養，抓緊時間掌握計算機網絡技術在檔案管理中的相關知識，并能良好地應用于日常檔案管理工作。

其次是需要注意網絡安全性，建立數字化檔案管理平臺的目的是實現檔案的網絡共享，檔案信息可以通過網絡高速傳播，但是近幾年來隨著網絡技術的發展，網絡犯罪與信息泄露等信息安全問題受到了人們的廣泛關注，近年來頻發的個人檔案信息泄露事件使得部分高校檔案管理部門也緊張了起來，所以，儲存眾多信息資源的學校更應該加強信息網絡安全防范措施，避免信息泄露所帶來的損失，不能因顧忌信息網絡安全便不敢開放學校的數字化檔案管理平臺，進而限制了數字化檔案管理的應用與發展。

四、結語

高中的檔案管理工作是學校各項管理工作中的重要組成部分，應充分利用計算機科學與網絡技術，將其應用于實際的檔案管理工作中，搭建數字化檔案管理平臺是高校檔案管理工作發展的最終趨勢，當前此項應用還處于剛起步階段，但是只要在工作實踐中不斷積累經驗，勇于創新，不斷完善檔案管理手段，就可以提高檔案管理的工作效率，促進學校與檔案管理部門的發展。

【參考文獻】

[1]王麗勇.探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J]. 赤峰學院學報（自然科學版），2014（03）：164-165.