檔案管理的工作總結精選(九篇)
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第1篇：檔案管理的工作總結范文
【關鍵詞】檔案管理；問題；對策
學校檔案作為學校各項工作的真實歷史記錄，記載了學校教育教學的主要活動，是學校發展過程的真實記錄，體現了學校管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色等內容。通過對中專學校檔案的分析，對于總結學校發展的成敗、得失，為以后學校的發展規劃提供科學的依據。因此，加強學校檔案管理水平對于加強學校建設、進一步推進教學改革、不斷提高教育質量等，均具有十分重要的意義。但是，受自身條件的限制，許多學校，尤其是中專學校檔案管理水平比較落后，檔案收集偏重于文書檔案，門類單一，無法適應學校各項事業科學發展的要求。
一、中專學校檔案管理中存在的主要問題
1.管理制度沒有得到貫徹落實
從表面看，大多數中專學校制訂了一些檔案管理工作規范（如檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等）、檔案工作人員崗位職責等規章制度，每年也撰寫工作計劃和工作總結。但是，這些規章制度往往是寫在紙上、掛在墻上，沒有真正得到貫徹落實。工作計劃和工作總結也往往是為應付上級的檢查而寫，說的多，做的少。
2.缺乏穩定的檔案人員隊伍
檔案工作本身枯燥、乏味，不易出成績，需要有較強的工作耐心。因此，這一崗位對年輕缺乏吸引力。在中專學校，檔案部門屬于教學輔助部門，檔案管理人員屬于教學輔助人員，這一機構往往不受重視，所以，檔案管理人員大多由其他部門人員兼職，缺乏專業背景。而且許多人年齡偏大，學歷低，知識比較單一。再加上日常工作的忙碌，造成他們沒有更多的時間和精力鉆研業務，缺乏必備的專業技能。這種狀況直接導致了檔案管理人員結構老化，甚至檔案隊伍不穩定的局面。
3.檔案基礎建設比較落后
不少中專學校檔案室的建設投入嚴重不足，個別學校甚至沒有設立專門的檔案室，電子檔案分別保存在不同的職能部門中，“硬件”投入遠遠不夠，設備陳舊老化，辦公條件比較差，導致檔案丟失現象嚴重，無法給教學、科研提供更多的支持。
4.現代信息技術沒有得到充分利用
不少中專學校的檔案管理仍以手工為主，沒有實現檔案資料的信息化處理。主要表現為：收集的檔案材料仍以紙質為主，電子文件的收集整理步伐緩慢，導致檔案的查詢非常不便；檔案管理人員對信息技術的應用不夠主動，對計算機網絡技術、信息化管理的方法掌握程度較低，有的甚至不想了解，更不想接觸，要想掌握更是無從談起，這種得過且過，不求進取的想法對提高檔案管理水平是非常不利的。
二、提高中專學校檔案管理水平的措施
針對中專學校檔案管理中存在的上述主要問題，應主要采取以下措施：
1.進一步完善并落實檔案管理制度
進一步完善進一步完善檔案管理制度，是實現檔案工作規范有序的基本保證。為此，要在《中華人民共和國檔案法實施辦法》的指導下，制定并完善本單位的《檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度規章，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標。從而使中專學校檔案工作走上科學化、制度化發展軌道。
2.建立一支穩定的檔案管理人員隊伍
中專學校要重視檔案工作的重要性，要把檔案管理人員與教學、科研、圖書管理人員同等對待。要注重對檔案管理人員的培訓，要依照學以致用的原則，尤其是要結合他們的年齡、文化程度、業務熟悉程度來進行培訓，使他們掌握有關檔案的新知識、新技術、新技能，了解檔案界的研究動態、檔案工作發展趨勢及現代科學技術在檔案工作中的運用等內容。鑒于許多中專學校經費不足的現狀，要充分利用計算機網絡技術和多媒體技術等現代化教育手段，使他們獲得多樣化的信息來源。這樣，既可以不斷提高檔案管理人員的業務素質，又可以節約經費，同時又解決了工學矛盾。
3.加強對檔案基礎設施的投入
中專學校要加大對檔案基礎設施的投入，建立起專門的檔案室，定期更新、添置必要的檔案設備，尤其是要不斷更新管理軟件，以便于開展工作。這一工作如果能得到長期堅持的話，每年的投入并不算大。所以，學校要每年拿出一定數量的經費，投入到“硬件”建設中去，維護檔案的完整與安全。從而使檔案工作能真正為學校的教學、科研等工作服務。
4.加強現代信息技術在檔案管理中的運用
第2篇：檔案管理的工作總結范文
一、新醫改實施后醫院檔案管理出現的問題
（一）醫院檔案管理的政策不夠具體完善。大部分醫院制定的檔案管理相關政策不夠完善，在整理與檢查中漏洞百出，主要原因在于國家下發了通用的檔案管理規范，但各地醫院未依據自身情況完善檔案管理制度，從而欠缺規范性與嚴謹性，在相關部門進行檢查時，出現了工作效率差、不能快速找到所需材料、部分資料缺失等問題。
（二）醫學檔案管理的重要性未引起所有人的重視。在醫院發展過程中，大多數人將目光放在了醫療技術的研究上，而對檔案管理沒有明確的認識，甚至會認為檔案的存在對醫院的發展沒有太大的影響，處于可有可無的地位，從而降低了對檔案管理的要求，致使檔案管理不具備完整性和利用性，沒有真正體現出檔案的實用價值，致使檔案內容出現缺失。
（三）部分檔案管理人員不具備良好的專業素質。在各個醫院的檔案管理人員中，存在著一個普遍的問題，那就是管理人員能力分配不均。從事檔案管理工作的人員，在專業水平、理論研究、文化程度等方面素質區別較大。檔案管理人員大多數是因部門需要而調動過來進行檔案管理的，他們很少有人具備專業的管理能力，對檔案的認識欠缺，而且缺乏創新意識，無法在檔案管理方面有所作為，更不可能進行高效管理。從而出現檔案管理不及時、缺乏專業檔案管理的能力，導致醫院發展沒有可靠的材料依據等問題。
二、改善醫院檔案管理的措施
為深化醫療衛生改革，不斷增強醫院檔案管理水平能力，現根據以往經驗以及所出現過的問題，重點將整改措施放在能長久推進醫院發展的檔案管理層面。現提出三條對檔案管理行之有效的解決方法：
（一）擺正態度，增強檔案管理人員對檔案的重視。進一步改善檔案管理的內容，首先要讓檔案管理人員意識到自己工作的重要性，這要求醫院領導和各部門負責人、檔案管理人員重視檔案工作，進行定期統一的培訓，清楚工作職責，重點加強對檔案的收集、整理、分類、歸檔等，為方便日后的管理與查找做好鋪墊。還要培養管理人員的創新能力，充分發揮各自優勢，各抒己見，提出高效管理檔案的方法和措施，豐富檔案內容，提高檔案質量，做到真正使檔案發揮自身優勢，為醫院的發展作出貢獻。此外，醫院要對檔案管理工作進行適當的宣傳，不僅要讓檔案管理的人員知道它的必要性，還要讓其他方面的工作人員了解檔案管理的重要性，這樣才能更好地配合檔案管理人員的工作，使檔案管理工作順利進行。
（二）完善醫院檔案管理制度，制定一套創新、高效的管理措施。隨著醫改工作的不斷發展，對檔案的管理要求也更加嚴格，如何能跟進醫改發展的步伐，提高醫院的檔案管理水平，需要相關管理部門制定出一套創新高效的管理措施。在進行檔案管理的過程中，應專門成立一個檔案管理小組，并配有專業的管理人員進行大局的管理，指導其他人如何高效地對檔案進行分類、歸整。此外，在檔案具體內容、檔案人員分配、檔案管理?h境等方面都要有創新性研究，從而高效提高醫院檔案管理的能力。
（三）提高對檔案管理人員的要求。醫院檔案管理的好壞與管理人員的素質高低有著密切的聯系。只有將檔案管理人員的行為規范到符合管理工作的要求后，才能使檔案管理的工作順利進行。醫院在選擇管理人員時，應對其責任心、對待工作的嚴謹性、思維創新性、管理能力各方面進行考核。同時，要不斷提高他們的文化能力和對專業知識的培養，不定時舉行部門檔案管理水平競賽，激發他們工作積極性，面對問題時學會運用所學知識進行解決。并要求檔案人員定期進行工作總結，多聽取他人的經驗，多看有關醫療政策和檔案方面的報道、論文等，做到與時俱進，能夠通過創新性思維高效開展管理工作。
第3篇：檔案管理的工作總結范文
20__年檔案管理工作總結
20__年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰略，加快推進文化事業和文化產業發展這一目標，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發展，較圓滿完成了工作任務。現將具體情況總結如下：一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。20__年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，20__年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，20__年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
20__年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，20__年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；20__年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。20__年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、 工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
第4篇：檔案管理的工作總結范文
關鍵詞:會計檔案管理 規范管理 建議
中圖分類號:F230 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會計檔案是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映,也是開展經營活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料,規范、完整的會計檔案,可以幫助財務人員核查歷史,為工作提供事實依據,還可以從中學到相關的業務知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據多年管理會計檔案的經驗,談一談企業全面規范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務企業,提高財務工作效率。
一、會計檔案管理現狀和不足
隨著經濟的發展和會計體系的日趨完善,財務管理的重要性在企業管理中日益凸現。理論界和企業界都提出企業管理以財務管理為中心的理念,而這一理念的核心內涵就是實行財務管理規范化、標準化。會計檔案管理工作是財務管理的最后環節,也是管理的一個薄弱環節。
1.會計檔案種類不全。根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類和其他類。筆者根據檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應當保存的會計核算專業資料”,多為銀行對賬單和調節表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內部控制評價等有利用價值的財務資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會計檔案管理質量不高。沒有使用統一的會計檔案封面,封面書寫不規范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會計檔案保管條件較差。在經濟高速發展的今天,財務管理工作在企業發展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務工作的最后環節,并未引起企業足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會計檔案管理技術落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現代化管理手段,沒有利用信息化技術管理會計檔案。
5.會計檔案管理人員業務素質不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規范管理,從接收開始至銷毀結束過程中的每一個環節,都不能按照規定建立統一的、規范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會計檔案管理內容
按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業經營管理具體情況以及財務管理特點,筆者認為將會計檔案應分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務工作效率。
1.會計檔案分類。隨著企業管理的規范化、標準化、流程化、細致化,財務工作內容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。
(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規定移送至專設的檔案管理部門妥善保管。
(2)內部會計檔案。是指與財務管理和會計核算、會計監督緊密相關、由財務人員根據崗位分工,在辦理業務中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續利用價值的有關文字和數據資料,但未包括在國家規定的會計檔案管理范圍內。內部會計檔案由財務部門內部負責保管。
2.內部會計檔案管理內容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網企業根據財務部門崗位分工提出內部會計檔案管理的一些想法,供探討。
內部會計檔案根據業務傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內容,主要分類有:
(1)預算管理類。預算管理是以企業戰略為導向,圍繞各項經濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預算對公司業務流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監控執行,考核評價,實現企業戰略目標的管理活動。
財務預算依據業務預算編制,業務預算是基礎、財務預算是核心,所以編制財務預算搜集的業務預算,包括年度預算和中長期預算等;上級單位預算的批復、預算分解方案、預算執行分析報告、年度業績考核、預算管理的有關文件以及其他預算資料。
(2)工程管理類。工程財務管理是企業財務管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關資料、工程概預算、工程投資計劃、按項目編制的材料設備領用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。
(3)資產管理類。資產盤點報告、資產調撥手續、資產管理有關文件、資產管理報表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務稽查處理等有關外部檢查決定或意見書、稅政管理有關文件、稅政管理報表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網調度協議、其他與電價有關的協議、其他經濟合同、合同管理臺賬。
(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務報表編制依據)、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結算單。
(7)財務稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結。
(8)其他類。年度財務工作計劃、年度財務工作總結、財務綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續、銀行票據登記簿(包括作廢票據)、發票領購申請表、發票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權債務訴訟的有關資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發票確認單、企業年度工作報告、企業內控評價報告、企業全面風險管理報告等。
三、內部會計檔案規范管理
1.會計檔案歸檔原則。
(1)財務部門各專責根據崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規律,保持其有機聯系,充分考慮會計檔案的業務傳遞及崗位類型特點。
(3)會計檔案按外部會計檔案和內部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。
(4)根據財務部門崗位設置情況,篩選各崗位有關具備連續性、系統性的內部會計檔案資料。
(5)內部會計檔案具有重點性和適用性。
(6)根據需要保管的檔案,制定統一格式,實行規范化、標準化管理,便于查詢利用。
(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財務部門內部會計檔案管理流程。按照財務工作崗位要求、業務傳遞順序以及工作特點,制定財務部門內部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務部門內部的歸檔內容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規范,明確保管內容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續性和會計檔案的實用性。
3.會計檔案存放規定。不管是外部或內部會計檔案必須科學管理,要求單設庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網絡化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。
5.培養和建立一支檔案管理專業人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務專業知識,還要具備計算機信息處理技術,因此要加強業務技能培訓和職業道德教育,解決會計檔案制度化、規范化、標準化管理的根本。
6.內部會計檔案由財務部門內部指定專人負責管理,根據利用時間確定保管期限,內部會計檔案屬財務部門所有。
四、建立內部會計檔案管理的現實意義
會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內部會計檔案管理制度具有非常重要的現實意義。
1.有利于提升財務管理的整體水平。財務集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規定以外的會計檔案,為了財務工作整體水平的提高,財務部門必須建立本部門內部會計檔案管理規定,明確內部會計檔案管理有關事項,確定各個環節規范管理標準,體現財務管理專業化和標準化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發揮檔案的服務功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內部會計檔案,由于存放在財務部門內部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財務人員更換(包括調離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務工作具有很強的專業性、連續性和系統性,為了防范財務風險,崗位設置必須符合不相容原則,同時財務工作必須定期輪崗制度,財務工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務工作。
4.適應高效配合外部監管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實現監督管理職責,確保國有資產保值增值,經常直接或聘請中介機構實施各種監督檢查和審計。不同的檢查和審計機構,需要提供相同的財務資料,為了高效配合檢查和審計工作的有效開展,避免不必要的重復勞動,內部會計檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。
第5篇：檔案管理的工作總結范文
1林業科技檔案的主要特點
1．1專業性
科技檔案與其他檔案的最根本區別在于它產生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業進行的，具有較強的專業性，專業性的特點是實現科技檔案管理的重要依據之一［1］。林業科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業調查數據；如潛山森林公園規劃建設工程項目就包括建筑施工圖、工程預算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業的內容。
1．2成套性
林業科技項目在立項、審批、調查研究、規劃設計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關聯，密切聯系，記錄了完整的科研項目活動。
1．3階段性
由于有的林業科研項目周期長，可以根據項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學、有序。
1．4保密性
林業科技檔案是廣大林業科技人員在科學試驗、生產實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業建設真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創性，屬于國家和單位的知識產權保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業科技檔案的內容，適當調整保密范圍和密級，確保林業科技檔案與科技資源的安全。
2林業科技檔案管理存在的問題
2．1檔案管理模式傳統
林業科技檔案是林業生產活動的記錄和憑證，又是林業生產活動必要的參考和依據，在林業生產活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統模式的影響，林業科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，檔案管理現代化水平低，很多林業科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。
2．2科技人員存檔意識淡薄
部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學實踐活動和科技成果論文的發表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業科技檔案是林業科技項目建設工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。
2．3管理人員專業水平不強
檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業科技單位，檔案管理工作人員身兼數職，沒有時間、沒有精力去學習更多專業知識或進行專門培訓以此提升自己的專業技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經驗進行分類，導致歸檔不完整、不準確、不系統，嚴重影響了林業科技檔案收集質量。
2．4檔案管理規范化程度不高
有的林業科研單位對林業科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。
2．5檔案管理體系不完善
盡管很多林業單位設立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業的林業科技檔案管理制度，存在著林業檔案統一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業科技檔案統一管理方面，由于我國還沒有建立統一的林業檔案規章制度，各類林業資料往往沒有統一由林業科技檔案管理部門或管理人員進行統一管理，造成林業科技檔案不健全、不完全、不集中問題。
3林業科技檔案管理的基本規范
3．1明確歸檔范圍
林業科技檔案管理有其自身的特點和規律，必須保證林業科技檔案整理的規范化程度，切實遵循林業科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關文件；設計文件、圖紙、重要的往來技術文件、課題鑒定申請書、工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用經濟效益和社會效益的證明；推廣應用方案，技術轉讓合同，協議書，成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結，成果宣傳報道等等。
3．2確定歸檔時間
歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應根據林業科技活動的規律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業科研項目，可在該項目結束后進行歸檔。此外，有的林業科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。
3．3劃定保管期限
林業科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應該永久保存；凡是在一定時期內，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。
3．4注重日常管理
在林業科技檔案中新技術、新品種、知識產權和種質資源都具有非常高的經濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業科技檔案的管理就顯得尤為關鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規章，建立健全檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制等等，以嚴格的制度管人管事。
4強化林業科技檔案管理的對策措施
4．1強化認識
作為林業工作部門要充分認識到林業科技檔案管理工作是林業工作的重要組成部分，是推動林業科技進步的必要資源；是發展林業經濟、創造林業效益的基礎工作。特別是基層科研單位領導，要重視檔案管理工作，將所需經費列入單位年度財政經費預算，加大資金投入，不斷加強基礎設施建設，配備必要的硬件設施設備，建立利于檔案內網在線查詢的信息化管理系統。另外，林業科技檔案工作專業性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學習檔案專業基礎知識外，還需要補充林業科技專業知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關單位應及時組織檔案管理人員參加林業專業知識的學習培訓，抓好專業技術教育。只有這樣，林業科技檔案管理才會科學、規范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發利用才會便捷有效。
4．2完善制度
林業科技檔案的開發利用，離不開檔案管理制度的保障，相關林業科技單位應以國家有關檔案管理制度為依據，結合本單位實際，按照林業科技檔案管理規范和社會發展需要，建立健全相關制度，從根本上提高林業科技檔案管理正規化建設水平。
4．3加強應用
林業科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發利用其信息資源的潛在價值，服務于現代林業建設與林業科技發展，服務于國家的經濟建設。林業科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業科研人員要主動挖掘本地區林業科技發展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務范圍、深入開展送科技下鄉活動，將實用的致富信息送到林農手中，為林業生產提供可靠依據。檔案管理人員要根據科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務，使研究者及時獲得攻克難關的資料，避免重復勞動，充分發揮好服務保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內容和方法。
4．4實現信息化管理
檔案信息化建設是目前林業科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設作為信息化建設的重要組成部分進行統籌規劃，使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協調發展。檔案管理工作人員要緊跟社會發展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術，將先進科學技術和設備應用到林業科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環節實施一體化管理。
4．5建設相對穩定的檔案管理隊伍
林業科技檔案工作連續性強，檔案管理人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩定工作，增強他們的責任感，充分調動從事檔案工作的積極性、創造性。同時要根據林業科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設，培養一批有專業知識，有專業技術的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業科技檔案，以保證檔案管理工作的延續性，從而促進林業科技檔案工作的持續穩定發展。
4．6完善檔案管理體系
第6篇：檔案管理的工作總結范文
關鍵詞：檔案管理；研究；高職院校科研
1.科研檔案的含義及作用
科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。
高校的科研檔案，是高校知識產權的重要載體，凝結了高校科研人員在實踐中創造的科技成果、經驗和思維，其中儲藏著大量的科學技術成果、發明創造、工藝方法等。因此認真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識創新、技術進步發揮重要作用。
2.高等職業院校科研檔案歸檔范圍
目前，依據高職院校科研活動的內容和特點將科研檔案大致分為科研項目檔案和科研綜合檔案。
2.1科研項目檔案歸檔內容
2.1.1科研項目準備階段
準備階段收集的管理文件有：開題報告與課題論證材料，科學基金及重大項目申請報告及批件，任務書、協議書、委托任務書、合同，課題研究計劃等。科技材料有：文獻調研、綜述報告，實驗方案，應用前景調研報告，市場預測、應用前景分析報告，開發工作方案等。
2.1.2研究實驗階段
立項后的項目進入實驗階段，需要收集的管理文件有：課題研究計劃執行情況表、進展報告表，計劃調整與撤銷報告等。科技材料有：重要的實驗、測試、原始記錄，數據處理材料，設計文件和圖紙、技術說明、使用說明，階段工作小結，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。
2.1.3項目驗收階段
驗收階段需要收集的管理文件有：工作總結，科研投資和經費決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會材料、驗收評價意見，使用意見，經濟效益和社會效益的證明材料等。科技材料有：研究報告、研制報告，論文和專著，工藝技術報告，技術訣竅報告等。
2.1.4成果推廣應用階段
推廣應用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報到材料，轉讓合同、協議書，生產定型鑒定材料，成果推廣投產后反饋意見，技術展覽會的材料等。科技材料有：國內外學術交流材料，開發和推廣應用方案及實施情況材料，擴大生產的設計文件工藝文件，市場調查、分析報告等。
2.1.5成果申報和獎勵階段
成果申報和獎勵階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報告表，科技成果獎勵申報書及批件，獲獎材料（獎章、獎狀、證書），專利申請書和證書等。
2.2科研綜合檔案歸檔內容
科研綜合檔案是學校科研的重要組成部分，主要包括：上級有關部門科研工作的文件及學院的上報材料，學院科研工作的規章制度，關于科研機構設置的請示、批復，學院學術委員會成員名單，學院科研成果受獎情況，上級下達的科研計劃、任務，學院上報的科研計劃、總結，學院科研成果登記表及重大科研項目執行情況，學院評選先進科技工作者的文件材料，學院召開科研專項會議的文件材料，學院組織開展的科研經驗交流活動的文件材料，學院舉辦或承辦的課題研討活動的文件材料，學院有關科研活動的交往活動、外事活動的記錄材料，學院編印或出版的科研論文集以及反映學院科研動態和成果的報紙、刊物等。
3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析
3.1科研檔案材料收集不完整
科研人員在完成科研項目后，收集的材料主要是一些結果性和部分依據性材料，項目實施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續性研究提高參考和使用時，出現一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因為科研工作人員檔案意識薄弱，在收集科研成果檔案時只注重科研項目的結果性材料，重點是收集科研項目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項目實施過程中形成的材料，卻很少關注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個人私有財產，許多珍貴材料，如獲獎證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認為自己的科研成果是專門用來申報專業職務所用，不愿意將原件歸檔。這些都導致了科研檔案不完整。
3.2科研檔案管理人員配備相對不足
科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關培訓，對科研檔案管理缺乏規范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時間和經歷從事科研檔案管理。
3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏
科研檔案管理大多參照、借鑒常規性檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理制度、辦法和實施細則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監督力度非常小，這是因為沒有相應的制約手段。
3.4科研檔案利用價值范圍比較窄
科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項目研究的科研人員提供參考，并未將成果應用于教學等環節，使得科研成果利用價值范圍比較窄。
4.科研檔案管理的建議
4.1完善科研檔案管理制度
完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎，是學院科研管理的重要部分。應結合學院實際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項目的立項、中期檢查、結題驗收的全部過程同步進行，使科研檔案具有客觀性、真實性、系統性、連續性和完整性，確保科研檔案的利用價值。
4.2強化科研檔案意識
學院可創造一系列的檔案培訓、外出學習和經驗交流機會，加強科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識。
4.3明確科研檔案分工
明確科研檔案管理部門的職責與分工，對相關人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項目負責人，分別建立科研檔案規定職責，制定科研檔案歸檔范圍，及時做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責明確的科研檔案管理工作機制。
[參考文獻]
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[4]王協舟，羅小寧. 圖書情報與檔案管理類本科專業課程資源建設研究綜述. 檔案學通訊，2012，06：56-59.
第7篇：檔案管理的工作總結范文
關鍵詞：高校；教學檔案；檔案管理
高校教學檔案作為教學活動的原始記錄，是反映教學過程的系統而完整的歷史資料，是日后進行教學改革和教研活動的基礎資料，也是日后研究和處理問題的原始憑證。因此，加強教學檔案的管理，建立健全教學檔案，充分開發教學檔案信息，對于推動教學改革，提高教學質量具有十分重要的作用。
近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面呈現出多元化的發展特色。作為高校中心工作的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，也給高校教學檔案管理工作提出了更高的要求。
一、高校教學檔案的內容
1、綜合類
主要包括省、院級有關教學工作的文件材料；學院有關教學、教務工作給上級主管機關的匯報、請示及批復；教學工作的計劃、總結；分院、部、室部門職責、崗位責任制、機構改革材料；教務處召開的教學工作會議文件材料；各級優秀教學成果評獎辦法、獲獎名單；教育、教學研究成果申報與評審材料，教學改革立項、檢查、成果材料；關于教學檢查、評估的文件材料及報告；教學工作簡報等。
2、師資建設類
主要包括教師培養規劃；教師培養年度計劃；崗前培訓情況；師資情況統計表；教師獎勵情況統計表；教師講課比賽管理辦法；教師講課評分標準；講課比賽評分標準；歷屆講課比賽文件；教師參加學術會議、培訓工作記錄等。
3、課程建設、專業建設類
主要包括優秀課（院、省、國家級）、精品課建設；有關專業設置、調整專業名稱及學制的報告及批復；新增專業申報材料及上級批復；專業建設相關材料；有關專業評估辦法、自評報告、評估結論；各專業培養方案、教學大綱；學校歷次制、修訂培養方案的有關規定；各級優秀課程有關文件材料（申報、評審、認定）；學校關于課程建設規劃及有關材料等。
4、學籍管理類
主要包括各單項學科競賽條例、辦法及參賽獲獎者名單；課程成績登記表；學生成績總表等。
5、教學管理類
主要包括教學實習、實訓、實驗、課程設計、社會實踐等的大綱、計劃、總結及指導書等相關材料（實習報告、課程設計說明書、圖紙）；培養方案、教學大綱教學；管理規章制度匯編；教學日歷；校歷表；教學任務書、開課目錄、課程表；典型教案、重要備課記錄；教師任課安排；各學期考試安排、考試總結；畢業設計（論文）有關規定；學生畢業論文、畢業設計、工作計劃、總結及相關資料（開題報告、論文、任務書、設計說明書、圖紙（工）、成績評定、成績單等）；教師工作量核算、登記材料；教室、實驗室管理制度文件；教學檢查文件、記錄、總結；有關英語、計算機等級考試的文件及總結；有關建立試題庫的材料；校內、校外實習基地建設、協議；試卷等。
6、學位管理類
主要包括上級有關學位工作文件材料；本院學位評定條例、辦法、工作總結；學位委員會會議記錄、決定；學位委員會授予學位底冊等。
7、教材類
主要包括省、院級關于教材建設方面的有關規定；編寫教材計劃；各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材，教學指導書、習題集的情況；獲國家級、省部級優秀教材目錄及報批材料等。
二、高校教學檔案管理中存在的問題
1、教學檔案管理制度不夠健全
近年來，隨著《普通高校檔案管理工作辦法》的出臺，各高校在檔案法規制度建設上取得了很大的進步。但是從目前各高校檔案管理現狀來看，仍然存在著很多管理制度不健全、不完善的問題。具體表現為：（1）教學工作的文件及其管理，檔案及其管理各自為政，缺乏有效的、統一的監督指導和協調合作，出現了文件的形成及其歸檔的脫節；學校每學期的教學工作會議沒有進行規范的會議紀要；教研室有青年教師培養部署，卻沒有培養規劃和總結；（2）各職能部門檔案記錄不一致、不精確。
例如學生考試或紀律違紀、學生參加黨課取得證書、學生參加社會實踐活動取得效果、學生轉學、轉專業、休退學等變動情況的記載存在著各部門之間記錄不一致、不及時的現象；（3）從檔案建立上來看，有些高校沒有建立規范的部門歸檔、立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集及歸檔工作，每到年底要求歸檔立卷時，才臨時安排非專職人員搞突擊應付。
2、教學檔案管理人員素質普遍不高
目前，各高校檔案管理員，尤其是各分院及部門的檔案管理員素質普遍不高，對檔案工作重視不夠，檔案管理意識淡薄，具體表現有：檔案部門常是一些老同志，很多都是沒有受過正規的檔案專業學習，半路出家，對業務工作不熟悉，總是邊學邊干；一些檔案管理員學歷低下，文化程度不高，很多分院及部門竟然用工人編制人員管理檔案，缺乏專業的檔案管理知識，對歸檔文件及其價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的不嚴肅性、隨意性；還有些分院的檔案工作是由各院的任課老師兼任，沒有設立專門的檔案管理人員。這些兼職教師由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，根本沒有多余的時間和精力去學習檔案專業知識，也沒有機會接受專門的檔案管理業務及培訓，無法實現教學檔案的優化管理，更談不上工作熱情。
3、檔案信息內容開發不足，檔案的管理效率不高
當前，許多高校存在信息內容開發不足的問題。各分院之間教學檔案的管理相互封閉，各自為政，無法互相借鑒與交流。盡管有很多高等院校加大了教學檔案管理的力度，但是仍然有些問題很突出，二十一世紀是一個現代化、信息化、網絡化的時代，這就對我們檔案的管理工作提出了新的要求與挑戰。
三、高校教學檔案管理的對策
1、規范和完善高校教學檔案管理制度
高校不僅要制定、完善教學檔案管理制度，還要明確高校教學檔案管理人員的職責范圍，使高校教學檔案管理人員有強烈的責任心，更好地調動其工作積極性。工作制度的建立要由學院分管的院長負責組織，由學院檔案辦公室負責擬定，以便更好地體現檔案工作的科學性與專業性。通過其制度的執行，規范高校教學檔案具體工作行為，使高校教學檔案管理工作真正步入制度化、軌道化、正規化。
2、提高檔案管理人員的素質
高等院校是高學歷人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少數教學檔案管理人員中出現了學歷低、專業水平差的問題，這就給高校檔案管理工作造成一定的阻礙。所以，提高高校教學檔案管理人員的素質就顯得尤為重要。而要提高高校教學檔案管理人員的素質，就要提高高校教學檔案管理人員的思想素質。這里所說的思想素質不光是指其政治立場要堅定，還必須要求其對本職工作有認真負責的態度。高校教學檔案不得隨意去改動，例如學生各科、各學年考試成績；學院對在職教師教學工作考核的結果等。作為高校教學檔案管理人員，不但要有較強的責任心和事業心，更要有愛崗敬業、對工作無私奉獻的大無畏精神。其次，高校教學檔案管理人員還要具備相應的專業素質。對于高校教學檔案管理人員大部分都是半路出家、專業素質比較弱的問題，各分院應當做好其再教育的工作，例如通過各種進修、脫產或非脫產上研究生班，當然也可以通過自身學習來不斷提升自己的專業水平和素質，以便能更快地適應高校教學檔案管理的要求。
3、提高高校教學檔案管理水準，建立多功能型綜合檔案館
隨著現代科技的前進和發展，構建多元的檔案資源管理框架，建設全民化檔案館將會是以后綜合檔案館的發展趨勢。復合型檔案館是傳統檔案館發展的延伸與繼續，是傳統型檔案館在信息技術條件下，與其發展的數字化檔案館融合而成的一個有機的統一體。復合型檔案館模式融合傳統型檔案館與數字化檔案館于一體，是檔案館的必然趨勢與選擇。但是，目前我國高校的教學檔案管理工作，從歸檔立卷方面，存在著很多檔案難以及時接收歸檔的情況。檔案資料如果不能夠歸檔及時，信息能力不強，就會在很大程度上削弱檔案館的作用。而復合型檔案館的建立，則是使現有的綜合檔案館強化更有效的途徑。綜合檔案館的強化會使其功能強化，能夠進行統一管理、避免重復的目的，符合構建節約型社會的理念。建立復合型檔案館，不僅能夠將高校教學檔案作為重點進行歸檔，還應該將其它各種與教學檔案有關的檔案進行一體化管理，使檔案之間形成一個體系，提高高校教學檔案的管理水準與效率。所以，高校各級檔案管理部門要加強管理方法與制度的創新，建立一個以現代化、網絡化、信息化為主體，以紙質檔案為輔的新型檔案管理模式。
總之，教學檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深入和以計算機、網絡技術為代表的現代信息技術的迅猛發展。對高校院系級教學檔案工作提出了更高的要求，教學管理人員應適應時代需求。提高自身素質，掌握最新管理手段，使教務工作切實為高校教育提供高質量服務，使教學檔案在高等教育發展中起到積極的作用。
參考文獻
[1]沈躍.高校教學檔案管理的實踐與探討[J].青海師專學報，2004(1).
第8篇：檔案管理的工作總結范文
關鍵詞 高職院校 二級學院 檔案管理
中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080
On the Archives Management Work of Second Level
College of Higher Vocational Colleges
SONG Ge
（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）
Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.
Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management
高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設和發展的歷程，為高職院校的各項統計工作提供源頭的基礎數據，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養質量等的重要平臺，是領導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規化、標準化。①
1 高職院校二級學院檔案管理的范圍
高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。
1.1 黨務行政資料的歸檔
包括學校下發的黨務、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數據采集的報表;二級學院的工作設想、工作總結、會議記錄、規章制度、合同協議、榮譽證書等。
1.2 教學常規資料的歸檔
包括教學計劃、教學大綱、教學任務、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業設計論文;教學規劃、規定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業建設、課程申報、評獎評優資料等。
1.3 師資隊伍資料的歸檔
包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發明專利等。
1.4 實驗實訓資料的歸檔
包括實訓室建設方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優申報等。
1.5 學生管理資料的歸檔
包括各年級學生名冊、畢業生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業生就業去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。
2 高職院校二級學院檔案管理的重要性
隨著高職院校的蓬勃發展，高職院校的規模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規劃、方案、總結、紀要等原始資料都真實記載和反應了二級學院工作活動開展的過程和結果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學校總檔案的完善和補充。根據高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎。目前，如何合理科學的建設和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發展中需要思考的迫在眉睫的問題。
3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題
（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領導小組，統一指導規范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務秘書歸檔、黨務行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。
（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統一梳理歸檔的意識欠缺。
（3）管理隊伍素質不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統的檔案管理的業務培訓和學習經驗，應用現代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續從事檔案管理的崗位工作經驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質量。
（4）管理沒有統一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業務板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。
（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質文檔的存檔，紙質檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現變質和老化、發霉、受潮的現象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。
4 高職院校二級學院檔案管理的建議
（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統計和考察借鑒提供了原始的數據，折射了二級學院在成長和發展過程中的不足和進步。在全校范圍內，要加強對相關文件的宣傳和學習，提高二級學院領導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。
（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統籌規劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩定性。
（3）規范檔案管理制度。規范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據之一。在二級學院教師范圍內，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。
（4）設置專門的檔案室。統一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。
（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質和業務素質，讓他們系統的學習檔案管理的專業基礎知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。
（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應用現代化辦公技術，提高檔案工作的管理水平。③要根據檔案資源的時限和內容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。
5 余論
隨著高職教育事業的蓬勃發展和內涵建設的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學校基礎工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。
注釋
① 金華麗.高職院校二級學院學校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.
第9篇：檔案管理的工作總結范文
關鍵詞: 高校科研檔案整理 歸檔范圍 規范化
高校科研管理是高校管理工作的重要組成部分。科研檔案是科研部門及科研工作人員,在科學研究過程中,經過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院校科研水平的不斷提高和科學技術的飛速發展,高校科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用,促進了學校教學和科研工作的可持續性發展,成為高校事業發展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進行科研檔案管理成為學校管理工作的一個重要課題。
一、重新界定高校科研檔案的歸檔范圍
借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要。科研檔案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據,而記錄性則強調其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。在科技加速進步的進程中,檔案管理應不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學的態度管理該項工作,是十分緊迫的任務。
1.高校科研課題檔案
科研課題材料檔案是科學研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務下達書、項目計劃書、開題報告、調研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料,總結驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。
2.高校科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結、學校制定上級管理部門下發的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策,并有計劃地、有順序地進行課題申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據,也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導作用。
3.高校科研成果檔案
科研成果主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文、編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果是檢驗高校科研實力的依據之一,因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。
二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務意識
這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設,使其認識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內轉向外,擴大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確保科研檔案質量。同時,還要增強工作責任感,以認真負責的敬業精神和良好的職業道德,面向本單位、社會,主動為學校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態和信息,利用各種服務途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優質的、全方位的科研檔案服務,為科研檔案工作開創新局面。
三、加強檔案信息化建設,使科研檔案管理規范化
科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學科與學科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業性、系統性、集體性、階段性。為了規范科研檔案管理工作,必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現象出現。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來,走實現科研工作與科研建檔兩者協調統一的發展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規律,保證高校科研檔案的準確、完整、系統,最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質量和效率。
在現代科學技術快速發展的今天,檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規范化管理無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,依托計算機和網絡技術,實現科研檔案管理的電子化、網絡化,將現代辦公技術與科研檔案管理相結合,運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現科研檔案管理的規范化、標準、系統化。
總之,要采取各種方法加大科研檔案工作的重視程度,增強高校科技人員的檔案意識,做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作,提高高校科研檔案的現代化管理水平,讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應有的積極作用。
