檔案智能化管理的優勢精選(九篇)

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第1篇：檔案智能化管理的優勢范文

【關鍵詞】醫院 智能化 人事檔案管理

當下的時代以信息技術的大發展和廣泛應用為基本特征，各個領域都已經或正在向著信息

1.人事檔案管理發展概況

1.1國外研究及發展

人事檔案管理在國外，尤其是歐美發達國家發展較早，與之相近的管理領域還包括人事記錄和人事文件。這三個概念在國外研究和應用中經常出現混用，但實際上，人事檔案與一般單位的人事文件是不同的。在國外對人事檔案進行定義的相關法律規定中，最流行的一種就是美國的密歇根州州法典對其進行的概括。該法典稱人事檔案記錄了企業職工整個工作生涯過程中所有的工作行為，這些行為保存在某些機構當中，能夠對職工的就業、升職、薪酬福利等工作的方方面面形成很大程度的影響。人事文件是保密性的，可以不被公開，而人事檔案有法律作為保障，企業員工可以要求企業對其公開人事檔案，否則就違背了法律的相關規定，應受到相應的制裁。

1.2國內研究及發展

在我國，對人事檔案的定義也是多種多樣的，最為流行的解釋是人事檔案是國家和社會的組織機構以文字、表格或其他形式對個人的經歷、業績、才能等進行記錄，并反映在個人的具體生活當中。由此可見，人事檔案由三部分要素構成，包括國家或社會層面的組織機構，檔案保存在個人的社會信息單元中，檔案記錄必須是真實的、客觀的。

從上述國內外對人事檔案的定義和理解來看，人事檔案是在個人參加社會工作，由企業或社會機構進行人事管理過程中形成的，并以個人社會信息的形式進行整理收集，以備隨時對個人的工作信息進行考察。

2.醫院的人事檔案管理現狀

目前，由于我國的醫院現代化管理剛剛起步，許多醫院的管理水平還停留在上世紀八十年代左右，早已不能滿足現代化醫院發展的需要，醫院的人事檔案管理作為醫院管理的重要內容，其混亂現狀尤為嚴重。

2.1內容模糊

人事檔案管理最重要的原則就是記錄內容的清晰、真實，而這一點在目前的醫院管理缺陷尤為嚴重。其人員構成受到歷史環境的影響非常復雜，這就導致在實際的人事檔案管理工作中，人員信息內容模糊，甚至造價的情況嚴重。更為嚴重的一個問題是，在醫院的人事檔案信息中，大部分都是個人工作生涯中所取得的各種各樣的成績，而對其所犯錯誤、工作失誤等不利信息則比重就輕，甚至直接省去。最重要的原因是人事檔案管理部門和領導者沒有端正責任態度，對發現的問題沒有及時進行糾正，甚至與相關人員一同造價，以謀取某些個人的私利。

2.2管理部門混亂

人事檔案管理應由醫院的人事管理部門負責，但在實際情況中，許多醫院或由于組織機構設置局限，或由于根本就沒有現代人事管理理念，沒有設置自己的人事管理部門，這就使得人事檔案的管理在實際操作中的管理非常混亂，沒有一個直接負責的部門。這種“政出多門”的現象有著深刻的社會歷史因素的影響，在我國傳統的醫院管理工作中，由于受制于“檔隨人走”觀念的束縛，造成個人人事檔案的管理不斷的變換主管部門，而隨著市場經濟和現代化企業管理理念的不斷發展，許多醫院開始意識到這一問題的嚴重性，但受到利益分配等現實因素的影響，使得目前的醫院人事檔案管理還在一定程度上存在著主管部門混亂的現象。

2.3檔案利用效率低

隨著我國經濟市場化程度的不斷加深，對人事檔案利用效率的要求也越來越高，但在目前的醫院管理工作當中，人事檔案的利用效率非常低下，這又是受傳統觀念和檔案管理模式的不良影響。人事檔案的利用應擴展到社會經濟的各種組織形式，充分利用人事檔案的信息優勢，給社會經濟的人事管理帶來活力。

3.醫院人事檔案管理的智能化發展

實現智能化發展的基礎是信息化管理在醫院人事檔案管理中得到大規模的推廣應用，事實上，信息化管理也是整個管理模式大的發展方向。具體的發展措施可以從以下幾個方面著手：

3.1打造信息化管理基礎

通過在醫院日常管理中全面應用網絡和信息技術，使信息化管理成為醫院各項管理工作的常態。涉及到人事檔案管理，通過建立醫院人事檔案網絡數據庫，將各種人事檔案信息以電子文件的形式存儲在醫院的數據庫中，為人事檔案管理的智能化發展提供牢靠的數據和信息支持。

3.2建立人事檔案信息管理局域網

在龐大的人事檔案信息數據庫基礎上，醫院可通過建立內部人事檔案管理局域網，使醫院職工可以通過局域網的平臺充分參與到人事檔案管理當中，形成智能化管理前提下的人人參與局面。

3.3建立統一的信息化管理標準

在建立了人事檔案管理的數據基礎和基本管理形式的前提下，通過建立統一的信息化管理標準，能夠對醫院人事檔案管理的智能化、標準化起到非常關鍵的標尺作用。

3.4運用信息化管理手段

現代社會是信息化社會，醫院人事檔案管理要想緊跟時代步伐，就必須采用信息化管理手段，具體來講就是要盡可能的多運用當代最新的科技成果和管理手段，同時還在很大程度上提高了檔案人事管理效率和水平，因此實現人事檔案計算機輔助管理是大勢所趨，是時展的必然趨勢。

4.結語

總之，通過現代化的信息手段對人事檔案進行智能化的管理，才是新時代背景下我國醫院人事檔案管理工作的主要發展方向。

參考文獻：

[1] 魏慶紅. 淺談醫院人事檔案信息化建設[J]. 科技檔案， 2012（2）

[2] 杜娟. 信息時代人事檔案管理的發展方向[J]. 辦公室業務，2012（10）

第2篇：檔案智能化管理的優勢范文

關鍵詞：大數據；科研檔案；管理

隨著大數據環境的逐漸形成，科研實驗數據等資料愈發依賴電子檔案的形式保存，這無疑對科研檔案管理提出了新的要求。與此同時，創新性思維作為科研工作的核心，尤以科研信息的時效性為重。而傳統的科研檔案管理方法難以對科研檔案進行高效管理，因此科研檔案管理要求對已接收材料進行全面細致的歸類整理，建立并完善科學、系統的管理體系。毋庸置疑，高效、嚴謹的科研檔案管理對提高醫院科研水平、促進醫院衛生事業發展具有重要意義，是醫院提高醫教研整體水平的必要條件。

一、醫院科研檔案管理的缺陷

（一）科研檔案管理人員缺乏專業性當前大多數醫院的科研檔案管理人員未進行統一規范的培訓，因而易造成基本業務不熟悉、檔案管理意識薄弱等問題。相關檔案管理人員通常只掌握基礎的文檔收集能力，在面對如電腦因病毒而死機等突況常顯得手足無措。其接受專業培訓和繼續教育的機會較少，檔案管理系統知識無法及時更新，從而造成檔案管理人員業務素質不高，工作效率低下，難以迅速適應社會發展對檔案管理事業提出的更高要求。

（二）科研檔案管理意識落后很多醫院對科研檔案管理不夠重視，未形成規范的科研檔案管理體系，更無相應完整的科研檔案管理規定。同時，醫學研究工作者、科研人員和管理人員缺乏歸檔意識，使得科研檔案材料雜亂無序，難以對原始數據進行高效利用。科研人員專注于實驗研究，往往出現檔案記錄書寫不及時、檔案記錄格式不規范等情況，最終使得檔案文件質量不高。在上交材料時也僅按規定直接打包上交，并未進行進一步的歸納整理。而檔案管理人員也僅是將各項科研項目、科研成果進行簡單登記，從而導致很多資料信息不能得到妥善地歸檔和保管，為將來材料的應用造成不便。

（三）科研檔案利用率低由于缺乏具體的科研檔案管理應用規定，檔案管理人員有時對各科室上交的科研材料過分保密，以致于許多有利用價值的檔案資料只能被部分人員查閱，檔案利用率低。當前以人工管理為主、紙質文件與電子檔案并存的管理辦法，使得科研人員及管理人員在科研數據查詢和管理工作中面對未經歸檔分類的數據不得不做大量的重復性工作，造成不必要的時間浪費。而智能化數字管理平臺的缺乏也使得數據分析的有效性受到限制。現在廣泛應用的信息檢索系統，僅能搜索到表面上與所需材料相關的信息，無法對數據進行進一步挖掘分析，從而忽視了許多有內在聯系的寶貴資源。

二、大數據技術在科研檔案規范管理中的應用

（一）大數據檔案管理的優勢

1.增加存儲空間，減少資源浪費科研檔案尤以數據多為特點，漫長的實驗周期更是使得一份科研檔案里所囊括的材料數量驚人。而當各種類型的數據資料錄入進數字管理平臺，其極大的儲存空間避免了傳統儲存方式下由于文書材料數量多而導致的儲存空間有限的情況，與此同時還可以解決紙質資料受潮受損的問題，降低檔案儲存成本的同時節約了各類資源，踐行了“綠色”發展理念。

2.避免檔案丟失，加強數據保密在傳統人工檔案管理的過程中，難免會遇到材料丟失或難以查找的窘境，以及對某些重要數據泄露的擔心。數字管理平臺的應用使得各類文檔數據得到永久保存，在需要時僅需簡單搜索便能獲得想要的材料。此外，檔案管理人員可通過對機要檔案進行加密處理，限定可查閱人員權限，既實現了科研數據的共享，又避免了關鍵信息的泄露。

3.提高工作效率，促進資源利用應用大數據技術不僅能提高工作的效率及準確度，并且能增加科研原始數據的利用效率。在大數據和云計算的環境下，隨著智能化數字管理平臺的建立，檔案管理人員可通過其協助迅速對各類科研檔案進行合理的歸納整理，并將科研檔案與醫院其他類別的檔案信息綜合聯系，形成一套強大的數據庫。在此情況下，科研人員通過合理分析電子檔案便可及時得到與研究人員所探索課題相關的有利數據資料，促進了資源共享，提高了各類資源的利用率。

（二）智能化數字檔案平臺及管理團隊的設立

1.構建智能化數字檔案平臺對各類科研數據高效分類、歸檔、應用等的實現，均需以擁有成熟強大的智能化數字檔案管理平臺為基石。醫院應根據實際需求，積極建立開發智能化數字檔案管理平臺，以實現數據永久保存、資源合理共享、信息查閱利用便捷等需要。系統穩定、分類清晰、使用簡便，是理想數字化檔案管理平臺應具備的特點。因此，醫院必須具備高質量、高性能的硬件設備以維持管理系統的穩定，同時定期維護、更新相關系統。依托該平臺，數據的查閱、應用必須經過個人身份信息驗證，保密級別高的材料借閱也必須經申請及審核后方可查看，使得科研檔案客觀性、保密性得到了保障；檔案管理人員可根據平臺上明確的分類指示對科研數據進行歸檔整理，在減輕了工作負擔的同時提高了工作效率；科研人員可直接于智能化數字檔案管理平臺上傳相關實驗數據，同時可以利用系統對數據庫中各類資源進行分析，獲得對深入研究有所幫助的材料，既增強了各部門間的資源共享和交流合作，又助力了科學研究的進一步發展。

第3篇：檔案智能化管理的優勢范文

一、高校檔案管理現狀

根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數據進行錄入，也要對畢業生的數據進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現數量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。

二、檔案數字化管理的特點

過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。

四、檔案數字化管理的重要作用

檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題。現如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規范檔案數字化管理

在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。

（二）規范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。

（三）對資料管理人員進行培訓，加強工作的嚴謹性

第4篇：檔案智能化管理的優勢范文

【關鍵詞】信息；檔案管理；知識管理

21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發展發揮更大作用。

一、知識管理定義

所謂知識管理的定義為，在組織中建構一個量化與質化的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，有助于企業做出正確的決策，以適應市場的變遷。

21世紀企業的成功越來越依賴于企業所擁有知識的質量，利用企業所擁有的知識為企業創造競爭優勢和持續競爭優勢對企業來說始終是一個挑戰。

二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現有研究成果分析

知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。

4、從二者管理的目標和動機分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。

三、知識管理對檔案信息管理的創新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造

業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術

知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。

四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

第5篇：檔案智能化管理的優勢范文

1.醫院醫療器械檔案管理工作的現狀

1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

目前，大部分醫院對納入醫療器械檔案管理的內容沒有明確的要求和統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度，各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。另外，目前在醫院目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.2檔案意識不強，檔案利用率較低

對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為醫療器械檔案工作可有可無，有些醫院領導認為器械檔案臨時所需，只注重醫院經濟效益，而忽略了醫院發展的連續性和醫療設備資料的完整性，致使器械檔案信息資源開發不足，導致檔案利用率不高。

1.3檔案管理人員業務水平不高

在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，醫院醫療器械檔案室一般只管理設備采買、招投標文書管理等，而器械檔案的使用及采買后的論證管理資料等在各個科室分散管理，形成了多部門管理醫療器械檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

2.實現醫院醫療器械檔案管理工作創新的途徑

2.1建立完善的管理架構

醫療設備檔案管理是檔案管理的一個支脈，它的整個管理經絡與檔案管理是相輔相成的。首先要建立完善的管理架構，成立由分管院長直接領導，由專職檔案、兼職檔案管理崗位的檔案管理體系。實行醫院、科室、操作人員的三級管理網絡，并設專人負責。

2.2建立健全崗位責任制

根據醫療設備檔案管理的要求，結合醫院的實際情況，定崗、定職、定責、定編，把崗位責任制真正落實到每個人身上。定期召開有關檔案管理人員會議，明確工作內容、目標及崗位責任制。修訂和完善醫療設備檔案管理制度。定期召開檔案管理培訓學習會，并將崗位責任制納入醫院目標考核、管理責任制的一部分。及時與有關人員的考評、職稱晉級、年終評優等掛鉤。

2.3完善醫療設備檔案的規范化、智能化管理

醫療設備檔案是醫院檔案的重要組成部分，也是處理醫療設備引起的各種糾紛的法律依據。要實現醫院設備檔案的規范化，就要制定相應的標準和辦法。明確歸檔范圍和歸檔時間，并進行嚴格的科學跟蹤和管理。根據醫療衛生管理部門頒布的《醫學科研儀器設備管理暫行辦法》所制定的醫院設備管理的基本制度，在此基礎上，建立健全了管理實施細則和崗位責任制。要求管理人員根據關聯性原則，將每一臺設備所形成的所有材料進行系統整理建檔。每一臺設備為一卷，卷內以件為單位進行裝訂，并按依據材料、設備開箱驗收、設備安置調試、設備運行維修、隨即圖樣等順序進行整理排列，放置于一只專用的檔案盒中。為便于檢索利用，每卷盒內都應有卷內目錄。然后嚴格按專業、種類或型號分類、編號、排列上架、編目管理。最后要建立數據庫，建立設備檔案計算機檢索系統，實行集中統一管理。

醫療設備檔案管理的智能化是進一步優化醫療設備檔案管理工作的重要手段之一。因為醫療設備檔案的收集、整理、完善、保存是一項任務重、工作量大而又縝密細致的工作，存在著資料管理的不完整性、任意性、資料查找的不方便性、盲目性等缺點。如果充分發揮計算機管理優勢，建立醫療設備檔案智能化管理系統，通過計算機網絡使不同權限的部門能及時、完整、準確、方便地錄入、刪除、修改和查詢醫療設備的原始檔案和相關資料，從而使醫療設備檔案管理工作真正進入現代化管理水平。

第6篇：檔案智能化管理的優勢范文

關鍵詞：安全工器具， 管理 ， 統一編號，監控程序

Abstract: through the analysis of the problems of the tools safety powered, the security work for intelligent, standardization construction work is discussed, and put forward the unified Numbers and establish monitoring management program and other measures to strengthen and improve the safety of the tools of intelligence, and standardized management.

Keywords: security tools, management, uniform Numbers, monitoring program

中圖分類號：P624.8文獻標識碼：A 文章編號：

1.存在問題

目前，供電所安全工器具管理是公司安全管理工作的一項難題，特別是個人工器具集中管理制度執行以來，公司檢查考核力度不斷加強，但不少單位仍舊以管理轄區范圍大，操作不便為借口，阻礙了工器具集中管理進程，給安全管理工作留下了不少漏洞，主要存在以下問題。

1.1編號問題

現有編號雖然由公司修試所統一編號、刷寫，安監部、修試所、各供電所各自備檔，也只能采用油漆在工器具上進行刷寫編號，一是不符合集團公司安全文化理念的要求，不符合集團公司創建安全生產標準化的要求；二是不美觀大方；三是油漆刷寫容易脫落，造成管理混亂；四是容易給外來工器具造成侵入的空間，如：工器具丟失，個別電工就會使用外來物品，只需用油漆刷寫編號就可以替代進入作業現場，試驗時修試所也難以發現是否原有的物品，這類工器具無安全可靠系數，也滋生了責任電工松散懶緩的不良習氣，銷蝕了公司相關制度的嚴肅性；五是因為供貨單位的不確定性，一旦出現質量、破損或外來物品侵入等問題，修試所無法判斷是否公司庫房出庫物品，只能由公司負擔損失費用。

1.2管理問題

公司三令五申要求個人工器具集中管理，為此，下發了工器具管理辦法，但供電所仍舊以管理轄區范圍大，影響事故處理時限為由，不能認真貫徹執行工器具集中管理制度，工器具管理流于形式，工器具流失嚴重。

1.2.1作業過程的損壞，包括自然損壞和人為損壞，尤其是高空拋甩工器具（如：破壞鉗、緊線鉗等）現象在作業過程中屢見不鮮，領用和歸還缺少必要的檢查和監督，有些工器具在作業前幾分鐘才發現不能使用，耽誤工期，浪費人力，增加停電時限，降低了供電可靠性，嚴重影響公司的經濟效益和社會滿意度。

1.2.2工器具外接管理不嚴。專責管理人員責任心不強，不能把好工器具出入庫關口，個別外接工器具，不履行借還手續，長時間外借不還，追查起來，誰也弄不清原因，無謂流失嚴重，造成工器具投入很大，浪費嚴重。

1.2.3由于沒有完成個人工器具集中管理，部分責任電工在領到新配發工器具后，依然使用已經超出安全使用年限的工器具（如腳扣、安全帶、安全帽等），不但造成個人安全無法保障，公司500名一線員工，安全隱患隨時存在，安全管理壓力很大。

1.2.4不能控制員工自行作業。工器具管理松散，責任電工以處理事故、維護線路方便等原因為由，將工器具放置在家中或客戶處，給自行作業留下可乘之機；因這部分工器具處于無人監管狀態，隨意使用造成無關人員的傷害等安全隱患時刻存在。

2.目標要求

2012年渭南分公司推行網上簽發工作票，實現安全工器具智能化、規范化管理，可以促進網上簽發兩票工作的有效開展，所有從工器具室出庫的大到腳扣、安全帶、安全帽、絕緣桿，小到五小工器具，均可實現實時記錄，并同步上傳到主管安全生產副經理和公司安全監察部，檢查工作只需與開工令、網上簽發兩票時間進行核對，就能輕而易舉的發現問題，如：有無開工令、派工單出工，一經核對，一目了然；若因事故搶修原因工器具出庫，即可與96789呼叫中心聯系，核查是否經過事故搶修呼叫流程。利用LED屏幕實時反映當天工器具出入庫情況，站所長、公司檢查人員、上級視察人員可以利用2分鐘左右時間，不需進入工器具室、不需翻閱文字檔案或電子檔案，一目了然可以看到當前工器具使用情況，可以隨即抽查供電所工作開展情況，對標準化作業進行檢查監督。工器具應具備智能化、規范化管理的條件。

2.1建立統一編號

由公司、工器具制造商、智能軟件開發公司共同完成智能標識的建立工作，實現一標三用的效果。

2.1.1 由公司編制各類工器具使用年份的編號。如：腳扣統一編號為J2012-1-1、J2012-1-2，單數代表左腳腳扣，雙數代表右腳腳扣；安全帽統一編號M2012-1；安全帶統一編號Q2012-1。編號含義：J代表腳扣、2012代表采購年份、1代表全年第一套腳扣、1代表第一套腳扣的第一支、2代表第一套腳扣的第二支；M代表安全帽；Q代表安全帶；安全帽、安全帶中的1均代表第一套。

2.1.2軟件開發公司負責編制智能識別系統，并將我公司編制的各類工器具編號與智能識別系統制作成一個合成體。

2.1.3工器具制造商將合成體與廠家出廠商標裝設在同一個位置。可根據不同工器具選擇不同位置如：安全帽可以選擇在帽沿下沿位置；安全帶可以裝設在夾層之內；腳扣可以裝設在腳踏板下方，不易被碰撞的位置。

這種位置選擇具有以下優點：不容易磨損；不易被人發覺，避免人為故意損壞。

2.2 建立監控管理程序

軟件開發商提供智能化監控程序，即在現有智能化工器具室管理程序的基礎上，建立連接公司主管經理、安監部、庫房、修試所的應用程序。要求：

2.2.1實現實時信息記錄、傳遞。

2.2.2從工器具進入庫房的第一個流程開始，記錄所有信息，并保存止需要刪除時為止。

2.3.3凡是庫房、修試所、供電所發生任何信息均可同步傳遞到公司主管經理和安監部。供電所發生信息不需要傳遞到庫房和修試所。

2.3.4上傳止主管經理、安監部的信息自動鎖定，修改無效。

2.3.5軟件開發商還要實現供電所內部辦公計算機與庫房智能識別系統的信息傳遞程序，減少工器具庫房后臺機（主要是操作不方便，增加投資成本），充分利用辦公計算機實現網絡連接，傳遞指令。

2.3.6在庫房房門倒閣處或庫房窗口處設立LED滾動顯示屏幕，實時顯示當前庫房工器具使用、存放情況。

2.3.7如安全帽使用年限為2年，庫房錄入信息時在工器具出廠日期欄內填寫準確時間，當使用中的工器具即將到達指定使用期限時，該工器具檔案顏色應變為紅色，以示警告。

2.3.8具有識別、提示系統。如變電站存放10KV接地線和35KV接地線時，提醒管理人員正確放置合適位置。

3.實現目標

3.1實現工器具職能化、規范化管理。

3.2確保工器具進入公司大庫—出庫—修試所試驗—進入供電所庫房—使用—交回—更換—交回公司大庫的整個流程全程可控，杜絕工器具未進行安全性試驗即投入使用。

3.3實現使用單位工器具出入庫實時記錄、監控。

智能化、規范化管理的優勢

4.1確保工器具在公司使用的唯一性；

4.2杜絕外來工器具流入公司各單位，避免外來工器具因不合格或機械強度不夠、絕緣降低等原因造成不必要的意外事故。

4.3避免工器具流失，（現在因管理不善等原因，工器具流失現象依然存在）

利用智能化、規范化管理，因實現了同步監控技術，任何工器具出入庫都能及時、準確的傳遞信息到主管安全生產副經理處和安全監察部，這兩處在接到信息后即對信息進行鎖定，站所不能任意修改檔案。

4.4降低工器具重復投入資金。

4.5有利于修試所在每次試驗時能夠對工器具進行核對、確認身份，辨認各類工器具使用年限，及時進行強制更換，避免工器具因超使用年限使用，危及作業人員的安全。

4.6智能化、規范化流程能夠實現信息共享，每種工器具一旦臨近使用周期，修試所試驗可強制試驗并更換。

4.7工器具在使用過程中不會出現混亂現象，如腳扣，核對編號即可找出對應的另一支，確保一套腳扣在使用時受力均勻。

4.8杜絕自行作業。因工器具出入庫均受到智能控制，任何工器具出入庫必須要有合理的理由，檢查只需根據標準化作業流程進行核查，即可查明是否存在自行作業行為。

4.9督促工器具管理人員增強管理意識，提高全員愛護安全工器具的責任意識。

4.10一旦出現作業人員因工作疲勞或疏忽，導致10KV和35KV接地線時存放位置錯誤，警告管理人員正確放置工器具的合適位置，以防因前一位使用者放錯位置而導致下一位使用者將錯就錯,釀成大禍。

第7篇：檔案智能化管理的優勢范文

關鍵詞：智能樓宇；安防系統；原則；應用

中圖分類號：TN915文獻標識碼： A

智能建筑的出現是城市現代化的重要標志之一，智能樓宇的安防系統具備非常強大的網絡化功能，它是由若干自動化程度非常高的安防設備所組成的一整套系統。一般來講，智能樓宇的安防系統由兩部分構成，一是樓宇周邊防護系統；二是樓宇內的安保措施系統。在實踐工作中，不斷地深入研究智能樓宇安防系統的主要特點及工作原理，可以不斷提升我國智能樓宇安防系統的設計水平，進而加強樓宇的安全防范工作，推動我國智能建筑的可持續發展。

1現代智能樓宇安防系統的主要特點

1.1數字化模式

數字化是現代智能樓宇安防系統的主要特征之一，在數字化模式下，安防系統具體包括視頻和音頻控制，在監控過程中，其信息流由傳統的模擬狀態轉為數字狀態，數字化信息流可以使安防系統中的各子系統實現最大限度的信息交互，并在一個操作平臺內加以實現，這種在同一平臺內的復合型信息交互模式也是樓宇安防系統數字化、集成化的真正含義之所在。

1.2網絡化模式

實現智能樓宇的網絡化也是安防系統的主要特征。智能樓宇安防系統網絡化，意味著系統結構將采用模塊化、標準化和系列化生產方式來搭建樓宇的安防系統，網絡化的優勢在于系統設備在配置過程中更加靈活，系統的安裝、調試及維護也更加便捷，除此之外，人機交互界面更友好、實用性更強、控制權限更寬廣等都是安防系統網絡化的優點。在一定意義上講，正是安防系統的網絡化的出現把安防設備布控設計從呆板的模式中解脫出來，使安防布控從設計到施工變得更加靈活多樣。

2智能樓宇安防系統的設計原則

2.1可操作性原則

可操作性是任何樓宇安防系統在設計之初必須充分考慮的問題，由于目前我國樓宇內的安保人員無論從專業技術水平，還是實際工作經驗都無法與發達國家相比，很多安保人員缺少專業理論學習，因此智能化安防系統的設計必須確保每一棟大廈內的安保人員都簡單而熟練地操作該系統。

2.2可升級性原則

由于近十年間，我國建筑行業發展迅猛，相關產業也呈現出爆發式增長的態勢，建筑安防系統也需要不斷升級來完善安防監控的能力。與傳統的人工升級相比，網絡自動升級具省時省力、節約經費等優勢，所以樓宇安防系統在設計之處必須要考慮通過網絡來實現安防監控系統的自動升級能力。

2.3成熟可靠性原則

任何安防系統的設計初衷都是建立在對樓宇的安全布控上，系統的選擇應該遵循成熟可靠性原則，即產品應歷經過市場的長期洗禮，并具有廣泛的應用案例盡量避免選用技術過于先進沒有實際應用案例的系統設備。

3樓宇安防系統的實際應用

3.1防盜報警子系統

與傳統鋼筋防盜網相比，在樓宇內布設的各種傳感設備具有更安全、更美觀的優勢。防盜報警子系統由傳感器、報警器、傳輸線纜以及中心管理主機構成。各部件應遵照樓宇的實際情況合理搭配。其中，傳感器包括窗磁、門磁、紅外線探測器、玻璃破碎探測以及熱感探測器等形式，這些不同的設備可以分別對應在窗戶、門、門廊以及外墻等不同區域，進而達到最大限度地對非法侵入進行有效監控和預警。

3.2訪客對講子系統

在每棟樓宇的入口處安裝訪客對講子系統，可以有效地對陌生訪客進行限制與監控，是謝絕陌生訪客，防止非法侵入的有效手段。訪客對講系統構成包括：對講主機、電控防盜門禁、傳輸線纜以及管理主機。其中，可視對講是目前的主流設備，也是中高端樓宇的首選。通過可視對象系統，樓宇住戶可以更加直觀地觀察訪客，從而更準確地做出反應，降低了因沒有可視環節所造成的潛在風險。

3.3周界防越報警子系統

周界防越子系統的構成包括：紅外線對射器、接收器、報警主機及傳輸線纜。周界防越子系統是指在樓宇的四周安裝戶外型紅外多光束智能探測器，由此可以建立社區周界的全方位的防非法跨越報警系統。由于控制器采用了智能化模糊控制技術，因此最大限度地杜絕了因雜物、惡劣天氣或小動物穿越而引起的誤報問題。一旦樓宇周界發生非法翻越時，探測器可以立即在主控制室的電子地圖之上顯示出來，并自動啟動周界區域探照燈，將閉路電視監控系統攝像機切換到事發區域，對全部過程進行錄像取證。

3.4入侵報警系統

根據各部門實際管理的需求，在需要防范入侵的地方如車庫、博覽建筑重要部分、檔案室、網絡機房、電力設備室、財務室等不允許非法進入的地方布點設置防盜報警系統。探測器類型為玻璃破碎探測器、雙鑒探測器（重點區域則應安裝三鑒探測器）、震動探測器、超聲波駐波探測器、壓力探測器、門磁開關探測器、手動報警按鈕等。博覽建筑入侵報警系統應提供三層防護。外部入侵防范，區域防護，目標防護。外部入侵防范屬第一道防線，主要是利用周界報警、出入控制系統、光纖報警等設備防止無關人員從外部非法入侵；區域防護提供第二層保護，在建筑內、外周邊，墻體、通道、出入口、門窗、天花板、地板、通風口及通風管道等處設置紅外雙鑒探頭，防止非法闖入防區；目標防護提供第三層保護，采用多種技術的探測器，如震動探測器、微波探測器等對內的文物展廳、文物庫、文物修復研究中心、文保實驗室、文物暫存室等特定目標進行專門保護。

3.5安防系統和消防系統的一體化

如建筑物一般都選擇消防出口，為方便監測，安裝門外攝像機監控消防通道出入口，無論該門開與否，均可以自動建立視頻紀錄，準確顯示出入進出口該通道的一切情況。

如發生火災，很多居民會通過消防通道撤離，這將會在操作員控制通道時發出許多報警信號。為此，火警器報警時，控制開關自動由安防轉換為出入設定。這樣，將不會產生報警信號和人員出入圖像紀錄。但消防隊仍可以使用這此攝像機來觀察通道撤離行動安全與否。

攝像機裝在每層樓的通道里，消防隊可用其來確證呼救者所在樓層，而公共地址搜索系統可用來幫助呼救者正確地通過消防通道撤離，還可為消防隊提供重要的煙霧程度視頻圖象。而安防系統則可證實是否有人仍在火區內以安排撤離。

4結束語

隨著智能建筑的不斷涌現，樓宇的安防系統也在逐漸升級，雖然我國智能建筑的發展取得了一定的成績，但是智能化安防系統的發展還有待加強。為使建筑物達到安全防范標準的要求，有了完善的設計方案及完備的安防設施還不夠，工作人員還必須具有很強的專業技能及良好的素質，不斷研究安防技術，完善安防系統，才能使中國的建筑真正走向智能化、安全化的道路。

參考文獻：

[1]張榮海.智能樓宇安防系統與自動化綜合布線[J].中國新技術新產品，2010（19）.

[2]曾東波.探討智能樓宇安防監控系統在現代生活中的作用[J].成功（教育），2012（8）.

[3]周紅林，文劍新.智能化的現代樓宇[J].湖北第二師范學院，2009（11）.

第8篇：檔案智能化管理的優勢范文

關 鍵 詞：檔案管理 現代化 必要性 內容途徑

一、實現檔案管理現代化的必要性

檔案管理現代化是社會現代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰，為促進社會現代化而進行的變革傳統檔案歸展現代檔案管理的過程。現階段檔案管理現代化的內涵應包括：檔案管理觀念現代化、檔案管理發展水平現代化、檔案管理裝備現代

化、檔案管理人員現代化等五個方面。檔案管理現代化是讓檔案管理從傳統邁向現代，而與現代社會同步。但由于現代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現代化當以這些特征作為努力方向。檔案管理現代化是一個改革、創新、發展的過程，也是一個系統工程；既是長期的，又是動態的，在本質上表現為對社會的順應和超越。

知識經濟時代，實現檔案管理現代化的必要性有如下幾點：

（一）依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。

（二）知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

（三）知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將迸一步擴大。檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將曰趨完善、科學、合理。

（四）知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。知識經濟時代的檔案人員必須要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識，這樣才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能，推動檔案事業發展。

三、實現檔案管理現代化的基本內容

檔案管理現代化是當今世界檔案事業不斷發展、不斷創新、不斷實現的過程，是新時期檔案事業發展的必然趨勢，也是檔案事業快速發展的必由之路。隨著信息化時代的到來，信息化從理論方式到技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程，從而不斷豐富和發展檔案管理現代化的內容：

（一）其手段是檔案管理實現現代化。現代化的檔案管理要求必須以創新的思想和觀念來開展。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式。傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統計和提供利用等諸環節。現代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。因此要實現檔案管理現代化，就要改變檔案管理模式，提高檔案管理水平，針對檔案管理工作的特點，改變傳統的手工檢索查檔方法，以智能化的計算機管理檔案，以數字化的信息技術提供利用服務，提高檔案現代化管理的整體平。

（二）其優勢是檔案管理標準化。檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范，制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

（三）其核心是檔案資源信息化。21世紀，信息化已成為各行各業現代化的核心與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。因此信息化是新時期檔案管理現代化的核心內容。

（四）其開放陛使檔案利用也實現了現代化。保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發展，以數字化、網絡化手段提供優質高效的檔案信息服務，已經成為檔案工作的方向和重點。未來的檔案館是一種以電子計算機和通訊網絡聯系起來的檔案館的集合。它將使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供最快、最新、最準確的檔案信息服務。

二、加快檔案管理現代化的發展進程

第一、要培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才人手。要盡快培養既 懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

第9篇：檔案智能化管理的優勢范文

信息技術的不斷進步與發展在很大程度上促進了企業檔案管理方式的改革，現階段，它已經被逐漸應用于企業檔案管理中，并在其中發揮了重要作用，實現了企業檔案管理的合理化、規范化、科學化。除此之外，它還能及時發現企業風險，避免企業受到重大損失。信息技術的進步為企業管理提供了更大發揮空間，使管理方式變得簡單，有利于提高企業工作效率。

一、企業檔案管理中存在的問題

我國的企業管理與過去相較雖然取得了一定發展，不過其中仍然存在很多問題，主要集中表現在以下幾個方面：

1.企業檔案管理設備落后

我國的企業檔案管理手段的改革仍然處于初級階段，大多數企業仍然沒有改變自身的檔案管理方式，仍然沿襲傳統的管理手段。企業管理設備落后，導致工作效率低下。

2.企業管理者缺乏正確的檔案管理意識

現階段，有些企業管理者在管理方面不具備與時俱進的意識，對檔案管理缺乏足夠的認識，致使管理手段在很長一段時間內停滯不前。大部分管理者都把企業發展重心放在經濟效益上，把更多精力致力于對經濟利益的追求上，忽略了企業檔案的管理工作。有的企業沒有建立良好的管理制度，且考核標準不統一，導致檔案管理工作在進行過程中出現很多問題。除此之外，員工對檔案管理也沒有明確的認識，有些員工并不完全支持領導的工作，加上檔案管理工作流程繁瑣，設備落后，導致員工工作狀態不佳，工作無積極性，辦事效率大大降低。

二、信息化技術對企業檔案管理的影響

在信息技術如此發達的社會，企業管理手段也發生了相應變化，尤其的檔案管理方式越來越先進。信息化技術的發展對檔案管理方法產生了很大影響，其中既有正面影響，也有負面影響。

1.提高企業檔案管理效率

現代信息技術的發展改變了傳統的企業檔案管理方式和手段，企業更加注重對檔案的管理，且管理意識逐漸提高。所謂信息化就是指依賴于信息技術，從而促進生產力的提升，并且合理調整生產力要素。隨著信息技術的使用越來越普遍，很多企業管理者都從中吸取靈感，有利于改變傳統的管理模式，減少管理者的工作量，確保企業工作效率得到提升[1]。通過現代化的信息管理技術，企業的檔案管理工作流程得到簡化，不必像往常一樣繁瑣，更有利于實現管理的科學性與規范化。在信息技術帶領下，管理者能夠迅速抓住檔案管理工作的重點，改正和完善工作中的不足，重新理清企業檔案管理工作的思路，拋棄原有的傳統管理觀念[2]。信息技術的應用是企業管理工作中的一大創新，在工作中占據著重要地位，有利于降低員工工作量，提高他們工作的積極性，促進企業的快速發展。經歷過管理方式的變革之后，才能夠找出檔案管理的最佳方法。部分企業已經了解到現代化信息技術的優越性，開啟了企業管理手段的變革之路。

2.有利于實現檔案管理的智能化

現代信息技術在持續更新，企業檔案管理方式也隨之發生變化。現代信息技術下的企業檔案管理具備很多新特征，例如管理變得更加智能化、網絡化、自動化，其中智能化是現階段最突出、明顯的特征。與傳統管理模式相比，目前的檔案管理模式變得越來越高效，各大企業都利用信息管理的優勢，對檔案管理方式進行更新，建立起智能化管理模式。現代化信息技術的發展轉變了檔案存儲方法，使存儲手段變得更加多元化，檔案的存儲工具變化最大，現階段的檔案存儲有利于快速查找出檔案信息，避免出現漏檔、錯檔情況，為查詢檔案提供了方便。在目前的檔案管理中，必須要加入電子計算機的應用，注重相關網絡系統的開發與利用，這有利于盡早實現知識共享，為企業提供更多發展機遇和空間[3]。

3.檔案無法充分發揮作用

目前的企業檔案管理缺乏一個統一的管理標準，在管理方法上，仍然有大部分公司傾向于傳統的管理模式，即使公司引入了先進的現代化信息技術，也仍然堅持以傳統管理方法為主[4]。由于缺乏對信息技術檔案管理的相關規定，因此，在文件管理工作中發生了很多問題，文檔在使用上也出現嚴重錯誤，導致檔案在這種管理方式下無法充分發揮其作用。

4.管理人員管理水平落后

由于很多公司已經習慣了傳統的檔案管理模式，引入信息化管理技術之后，企業的管理方式突然發生變化，與之相關的內容都必須做出相應改變，不過這一改變過程非常難，需要管理者做出很多改變，首先應該做的就是提高管理水平。而從實際發展情況上看，很多管理者在短時間內難以轉換自己的觀念，不適應這種先進的管理水平，且對管理軟件不夠熟悉，管理方式與流程上仍然存在差異，不多數管理者都無法同時了解和掌握信息技術的操作方法與檔案管理方式，給管理工作加大難度。

三、全面強化企業檔案管理的方法

1.更新管理觀念

在現代化信息技術越來越發達的社會背景下，企業檔案管理工作必須實現信息化，以信息技術為工具，實現檔案管理的合理性與科學性。首先需要做的就是更新管理觀念，利用新思想對明確管理的具體流程，對管理手段與方法進行明確，在對檔案進行管理時，需采用新型的管理思想指導管理工作。在檔案管理中，管理者需樹立先進的管理思想，在工作中起到帶頭和領導作用，了解信息技術在企業管理中的實際應用，對管理方法進行仔細考量，通過先進的管理技術和管理方案，實現企業檔案管理的合理化，促進企業的發展，使其競爭力大大增強。

2.引入先進的管理設備

為了實現信息管理的高效性，必須引入先進的管理設備，確保設備質量。由于現代化信息技術對管理水平與工作效率具有較高要求，因此，引入先進的管理設備有利于其管理效率的提升，同時還可以促進企業的長遠發展，為企業贏得更多利益。管理者不能夠單純注重管理工作，對其基礎設備的完善也要有所側重，且不斷彌補管理中的不足。

3.提高管理者的素質

現代化信息技術的使用對人才具有較高要求，尤其是這方面的管理者需了解很多相關知識，因此，必須提高管理者的專業素養，才能夠確保檔案管理工作的順利進行。企業可以大量培養這方面的管理人才，對員工進行培訓和教育，提高他們與時俱進的意識，加強管理部門之間的聯系和交流，促進管理工作的順利開展。

4.建立健全管理制度

檔案信息管理流程非常復雜，且涉及內容廣，通過建立健全管理制度，有利實現檔案管理的規范化，在管理過程中，管理者可利用管理制度對員工行為進行約束，這有利于檔案在管理過程中不被遺失，確保檔案的完整保存。