整理檔案精選(九篇)

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第1篇：整理檔案范文

一、科技檔案分類的目的

1、實(shí)現(xiàn)科技檔案的系統(tǒng)化和科學(xué)管理。

2、編制出科技檔案的分類目錄（或?qū)ｎ}目錄）。

3、為科技檔案的統(tǒng)計(jì)和利用提供條件。

二、科技檔案分類的基本要求

1、分類應(yīng)力求保持科技檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

內(nèi)容相近的科技檔案，只能在同一大類或?qū)兕愔谐霈F(xiàn)，而不應(yīng)在不同的類中出現(xiàn)。

2、分類要符合檔案形成專業(yè)或形成單位科技活動的特點(diǎn)。

由于不同專業(yè)和不同類型的單位，其生產(chǎn)、技術(shù)活動的性質(zhì)、任務(wù)和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如機(jī)械、冶金、化工、紡織專業(yè)系統(tǒng)之間；工業(yè)建筑、水利、氣象之間……）。因此，不同的單位，科技檔案的分類不能簡單化地采用同一種方法。

3、在一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)或一個(gè)單位內(nèi)部，同一種科技檔案，在同一層次內(nèi)的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。

只有標(biāo)準(zhǔn)一致，科技檔案劃分的類和屬類才能層次清楚、條理清晰，才有利于編目工作的進(jìn)行，也方便保管和利用。但是對于同一種科技檔案的不同類別層次，其分類標(biāo)準(zhǔn)允許有所不同。分類的結(jié)果，同位類之間只能平行，不能交叉重疊。

4、分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

專業(yè)系統(tǒng)分類的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于科技檔案向科技專業(yè)檔案館移交，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，也便于同一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)科技檔案工作人員之間的業(yè)務(wù)交流。

5、分類的詳略程度，由本單位科技檔案數(shù)量的多少來決定。

為便于科技檔案管理和利用，在科技檔案分類過程中，科技檔案數(shù)量多的應(yīng)分得細(xì)一點(diǎn)，數(shù)量少的應(yīng)分得簡略些。在同一單位內(nèi)，不同類的分類層次可以有所不同。

三、科技檔案分類的幾種常用方法

1、工程分類法：以工程項(xiàng)目為單元?jiǎng)澐挚萍紮n案的類別。它適用于基本建設(shè)檔案。

2、型號分類法：以各個(gè)型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元?jiǎng)澐挚萍紮n案的類別。它適用于機(jī)械產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案。

3、課題分類法：以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類單元?jiǎng)澐挚萍紮n案的類別。它適用于科研課題檔案。

4、專業(yè)分類法：按科技檔案反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

5、地域分類法：根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分類別，如測繪檔案。

6、時(shí)間分類法：按照科技檔案內(nèi)容反映的時(shí)間特征進(jìn)行分類。

在實(shí)際分類中，往往是幾種分類方法相結(jié)合，才能得出一個(gè)較好的分類方案。例如，機(jī)械設(shè)備檔案，一般采用型號分類法，但如果機(jī)械設(shè)備很多，我們可以先根據(jù)設(shè)備的使用性質(zhì)（專業(yè)）進(jìn)行分類，然后在同一使用性質(zhì)范圍內(nèi)再按型號分類。

四、編制科技檔案分類方案

科技檔案分類方案，也稱科技檔案分類表。科技檔案分類表是用來組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的一種依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

利用科技檔案分類表，就可將科技檔案性質(zhì)相同的案卷放在同一類里，相近的放在相近的類內(nèi)，使每一卷科技檔案都有對號入座的位置，查找時(shí)只要說出有關(guān)的特征，就能很快地找到。

㈠編制科技檔案分類方案的原則

1、分類方案應(yīng)以專業(yè)系統(tǒng)的分類為指導(dǎo)。

2、分類方案應(yīng)當(dāng)有足夠的容量，能包容本單位庫藏科技檔案的全部。

3、平行類目之間應(yīng)當(dāng)是互相排斥的，上位類必須包含它所屬的下位類，下位類必須是其上位類的組成部分。

4、分類要科學(xué)、合理，分類方案應(yīng)相對穩(wěn)定。

㈡科技檔案分類方案的結(jié)構(gòu)

一個(gè)完整的科技檔案分類表，主要內(nèi)容包括：說明和分類表兩部分。

1、說明：分類所依據(jù)的原則，大類的次序及其排列的理由，使用該分類方案的方法，編制的經(jīng)過等等。

2、分類表：是科技檔案分類體系的具體表現(xiàn)，是許多類目依照一定的原則組織起來的一個(gè)科學(xué)體系。

分類表揭示了科技檔案可分成哪幾大類，每一大類又可分成哪幾個(gè)屬類，每一屬類又可分為哪幾個(gè)小類，這樣依次下去，每類都有一定的名稱，稱為類目，這就使得科技檔案分類工作有了具體的依據(jù)。

在分類方案中，類目的設(shè)置一般是以科技檔案所含的內(nèi)容來作為分類標(biāo)準(zhǔn)的，因?yàn)檫@是科技檔案最主要的東西，是它的本質(zhì)屬性。

在分類表中，每一個(gè)類目應(yīng)分別給以一定的代號，代號可以用字母也可以用數(shù)字，由字母和數(shù)字組成的代號稱為混合號碼。

㈢科技檔案分類方案的編制方法

1、了解和掌握庫藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)。

2、根據(jù)科技檔案分類原理，對每種科技檔案確定具體的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法。

3、設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，以文字?jǐn)⑹龊蛨D表的形式表示出來。

類目體系確定后，應(yīng)給每個(gè)類目以固定的代字或代號，并用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式將類目體系表達(dá)出來。

4編寫分類方案（分類表）。示例如下：

㈣科技檔案分類的方法和步驟

1、做好科技檔案分類的準(zhǔn)備

⑴熟悉、掌握科技檔案分類方案。

⑵了解科技檔案的基本內(nèi)容。

2、確定案卷的類目

先找大類，再找屬類，后找小類，層層下推，直至切合為止。這樣確定的類，是這個(gè)案卷應(yīng)歸入的主要類目。主要類目決定案卷在庫房內(nèi)分類排架的位置。

3、確定案卷的類號

確定每一個(gè)案卷所屬類目的過程也是給這個(gè)案卷以分類號的過程。但是分類號不等于就是案卷的排架號，因?yàn)橥活愄栂逻€有眾多的案卷，如果沒有適當(dāng)?shù)姆椒ò阉鼈儏^(qū)分開來，它們的先后次序就不能在柜架上固定下來。因此，有了分類號還得編制案卷排架次序號碼，分類號加上排架號就是案卷的索取號。

科技檔案的編號

一、什么是科技檔案的編號（定義）

科技檔案的編號，是指科技檔案案卷的編號。它是科技檔案管理部門用來反映科技檔案分類層次和案卷排列次序的一組符號。（是科技檔案分類號和案卷順序號的組合體）

二、科技檔案編號的作用

它是管理科技檔案的一種工具，它起著固定科技檔案的整理成果，反映科技檔案分類和排列次序，指引查找調(diào)閱科技檔案的作用。

三、科技檔案號的編制要求

1、要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。

2、科技檔案號由代字和代號組成。

3、編號應(yīng)力求簡明，不要過于繁雜。

要編號簡明，首先要做到分類簡單，其次是類號表示簡化，否則難以使編號簡明。

4科技檔案號是一個(gè)獨(dú)立的號，一個(gè)科技檔案號只能代表一個(gè)案卷，同一個(gè)檔案號不能代表兩個(gè)以上不同的案卷。

四、科技檔案號的結(jié)構(gòu)

科技檔案案卷檔號的結(jié)構(gòu)：

（全宗號）——實(shí)體分類號（含項(xiàng)目代號）——案卷順序號

科技檔案文件的檔號結(jié)構(gòu)：

（全宗號）——實(shí)體分類號（含項(xiàng)目代號）——案卷順序號——件號

1、全宗號的編制方法

全宗號是一個(gè)進(jìn)館單位所有檔案（即全宗）的代號，由檔案館給出，如果不屬進(jìn)館單位，全宗號可以省略。

2、實(shí)體分類號的編制方法

科技檔案的實(shí)體分類號由實(shí)體分類方案中的類目代號和項(xiàng)目代號（即產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號）兩部分組成。如果不用項(xiàng)目代號，也可直接用實(shí)體分類方案中的代號。各類目代號之間通常用“．”隔開。

3、案卷順序號的編制方法

科技檔案案卷順序號是指該案卷在其分類的最后一級類目下的排列順序號，從“1”開始依次順延。案卷號與分類號之間通常用“—”隔開。

4、件號的編制方法

件號是案卷內(nèi)每一份文件的排列次序，每卷從“1”開始。

科技檔案分類目錄的編制

科技檔案分類目錄是按照科技檔案分類表中的基本類目，以每一大類為基本單元建立的科技檔案案卷的分類登記帳。

1、科技檔案分類目錄的作用

固定科技檔案分類、排列的次序，揭示科技檔案的內(nèi)容與成份，是直接按類別查找科技檔案的檢索工具。

2、科技檔案分類目錄的編制要求

嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列的次序，以案卷為單位進(jìn)行登記編制。

3、科技檔案分類目錄的編寫方法

科技檔案分類目錄格式如下：

⑴序號：按分類登記的排列次序號，每類從1開始。

⑵檔案號：即“檔號”?？萍紮n案案卷的編號（見案卷封面）。

⑶案卷題名：（見案卷封面）

⑷頁(件)數(shù)：科技檔案案卷內(nèi)文件的頁數(shù)或件數(shù)，裝訂案卷為“頁數(shù)”，不裝訂案卷為“件數(shù)”。

⑸歸檔年度：該項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)的年度。

⑹密級：（見案卷封面）

⑺保管期限：（見案卷封面）

第2篇：整理檔案范文

關(guān)鍵詞：歸檔文件 整理 方法

歸檔文件整理是檔案工作的基礎(chǔ)，為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，提高工作效率，根據(jù)國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《歸檔文件整理工作原則》、《歸檔文件整理工作指南》有關(guān)規(guī)定，從改革我國傳統(tǒng)的文書立卷歸檔的方法出發(fā)，對歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規(guī)定，為歸檔文件整理工作提供了技術(shù)依據(jù)，確定了文書檔案的整理方法。

1、主要內(nèi)容和適用范圍

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等具體要求。

2、文書檔案的含義

文書檔案是企業(yè)單位黨委、行政、工會、共青團(tuán)組織及各業(yè)務(wù)職能部門在管理活動中形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)和電子文件材料。它是以文字、圖表的形式作出的真實(shí)歷史記錄，是企業(yè)單位檔案的重要組成部分。在維護(hù)文書檔案完整性的同時(shí)，要解決好文書檔案與科技檔案文件材料交叉問題，凡針對一個(gè)工程項(xiàng)目、一個(gè)科研課題、一臺設(shè)備和一種產(chǎn)品所形成的文書材料，應(yīng)歸入科技檔案；文書和科技檔案人員要緊密配合，互相協(xié)作。

3、歸檔文件整理目的

機(jī)關(guān)或單位在工作活動中形成的反映活動面貌的歷史記錄（文件材料），當(dāng)它們完成了傳達(dá)辦事意圖的使命之后，還具有記載事實(shí)為今后的工作和歷史研究備作查考的作用，因此，需要加以整理保存。

3.1、文書部門將辦理完畢或辦理告一段落的零散的單份文件，對其中有查考保存價(jià)值的進(jìn)行整理，這就是文書部門歸檔工作。

3.2、某一問題或某一項(xiàng)工作活動形成的文件資料，是文書檔案整理的基本保管單位。

4、文書檔案整理的意義

4.1、對機(jī)關(guān)檔案工作的意義：①緩解機(jī)關(guān)檔案工作壓力；②節(jié)省機(jī)關(guān)的財(cái)力物力；③理順機(jī)關(guān)檔案工作職能。

4.2、對檔案館工作的意義：①便于檔案館控制檔案進(jìn)館質(zhì)量；②有利于檔案館向社會開放。

4.3、對檔案管理現(xiàn)代化的意義：①為以計(jì)算機(jī)技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用鋪平道路；②促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)；③為設(shè)計(jì)合理的電子文件整理方法打下基礎(chǔ)。

5、文書歸檔工作的要求

5.1、歸檔文件齊全完整

根據(jù)歸檔范圍由文書部門或者業(yè)務(wù)部門收集齊全，并進(jìn)行整理，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何單位或個(gè)人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

5.2、分類科學(xué)性

分類，主要是指能全面、準(zhǔn)確地反映機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動情況和相互聯(lián)系，能正確體現(xiàn)企業(yè)、單位生產(chǎn)建設(shè)、工作特點(diǎn)和黨的路線、方針、政策的貫徹執(zhí)行情況。根據(jù)本機(jī)關(guān)各職能部門的職責(zé)任務(wù)、業(yè)務(wù)分工、按年度―問題進(jìn)行分類。上級普發(fā)性和有關(guān)單位文件，可適當(dāng)分級，采用以作者特征或以問題特征整理作短期或作資料保管。

6、文書歸檔整理規(guī)程

6.1、“件”的確定“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。如果正文與附件或來文與復(fù)文數(shù)量較多太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件，但件號要相連，以便查閱。

6.2、整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用?？缒甓鹊恼埵練w在批復(fù)或復(fù)文年度為一件，沒有批復(fù)或復(fù)文的在請示年度為一件。

6.3、質(zhì)量要求

歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

6.4、整理方法

①裝訂。歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。②分類方法。鑒于企業(yè)檔案管理特點(diǎn)和機(jī)構(gòu)職能變化頻繁，宜采用年度―問題―保管期限的分類方法，取消案卷級管理的年度―問題（結(jié)合機(jī)構(gòu)）的分類方法。③排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。④編號。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，并設(shè)置問題項(xiàng)。全宗號：根據(jù)實(shí)際情況用單位簡稱。年度：文件形成年度，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2012。保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱。即永久、定期（分30年、10年）。件號：文件的排列順序號。根據(jù)不同的保管期限分設(shè)件號。在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注，也稱室編件號。⑤編目：依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。題名：文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。日期：文件形成的時(shí)間。應(yīng)以發(fā)文單位蓋章處的日期為準(zhǔn)，法規(guī)文件以公布日期為準(zhǔn)，決議、決定以會議通過的日期為準(zhǔn)，批轉(zhuǎn)、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，以批轉(zhuǎn)、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)的日期為準(zhǔn)。以八位阿拉件數(shù)字標(biāo)注年月日，如2013年1月1日，采用20130101。頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)，凡有圖、文、公章、文件處理簽的頁面為一頁。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、問題等項(xiàng)目。⑥裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

6.5、歸檔文件填寫必須使用炭素或蘭黑墨水。有保密要求的歸檔文件，必須由文件責(zé)任者加蓋“密級章”，絕密、機(jī)密、秘密三種蓋其中相應(yīng)的一種。

總之，要堅(jiān)持以便于保管利用，才能更好地實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理的目的。不足之處，請批評指正。

第3篇：整理檔案范文

一、傳統(tǒng)和現(xiàn)代檔案整理的共性

任何一種物質(zhì)都有其自身的結(jié)構(gòu)形式，檔案也有其結(jié)構(gòu)的特性，在檔案整理的過程中，通?？梢钥偨Y(jié)出檔案自身的結(jié)構(gòu)特征，掌握了這些特征之后就可以將非檔案結(jié)構(gòu)的物質(zhì)轉(zhuǎn)化成檔案結(jié)構(gòu)，因此無論是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的整理還是對現(xiàn)代的電子檔案整理，都要嚴(yán)格的根據(jù)其自身的結(jié)構(gòu)特征對其進(jìn)行有效的處理。

在對檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)了解的過程中經(jīng)歷了不同的階段，在不同的時(shí)代，人們對檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識也存在著一定的差異，因?yàn)闄n案整理存在著一定的共性，所以在檔案整理工作中就要以不同時(shí)代人們的認(rèn)識作為出發(fā)點(diǎn)，對傳統(tǒng)的檔案整理工作和當(dāng)今的檔案整理工作有一個(gè)更加全面和科學(xué)的認(rèn)識，從而能夠更好的總結(jié)出自檔案整理中應(yīng)該遵循的原則。

二、檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)檔案整理

在對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行整理的過程中，人們對檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)并沒有一個(gè)十分清晰的定義，檔案是文件的集合，它展現(xiàn)了文件之間在時(shí)間層面上的聯(lián)系。當(dāng)前我們要將這些不同時(shí)期的認(rèn)識綜合在一起，才能順利的總結(jié)出不同時(shí)代人們對檔案整理工作的認(rèn)識重點(diǎn)，也有人將其概括成文件集合和文件之間歷史聯(lián)系的結(jié)合體。

對于潛意識當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)，我們尤其要關(guān)注的一點(diǎn)就是在這樣的檔案形式當(dāng)中，文件集合是物質(zhì)形式，但是文件之間的歷史聯(lián)系是非常抽象的，它不是以物質(zhì)的形式存在的，它只是一種文件之間的信息。所以文件集合是其中唯一的物質(zhì)，為了使人們對這一點(diǎn)有更加充分的認(rèn)識，我們也將傳統(tǒng)檔案時(shí)代的檔案結(jié)構(gòu)形式稱作是檔案的單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)。

盡管檔案學(xué)很早就發(fā)現(xiàn)了文件之間歷史聯(lián)系的六個(gè)特征，也就是說，已經(jīng)認(rèn)識到了文件之間歷史聯(lián)系是多維的，并且由此提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”的檔案整理原則。但由于傳統(tǒng)檔案整理要用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，且只能一維地記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，所以我們就必須客觀地認(rèn)識到，“利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系”是一塊“短板”，實(shí)際上它將阻礙傳統(tǒng)檔案整理在實(shí)踐上實(shí)現(xiàn)文件之間歷史聯(lián)系的多維記錄。因此，檔案學(xué)所提出的“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”只能被弱化為“盡其所能地保持文件歷史聯(lián)系”，這是在“單一檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)”的意識下，傳統(tǒng)檔案整理所無法違背的又一個(gè)客觀規(guī)律。

三、檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代檔案整理

當(dāng)前人們對檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識在不斷的深化和發(fā)展，檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)認(rèn)識的形成也就意味著人們在實(shí)際的工作中可以更好的認(rèn)識和發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代檔案整理工作中所固有的一些規(guī)律，只有這樣，才能更好的幫助中國的檔案學(xué)者在實(shí)際的工作中更好的推動相關(guān)工作的開展。

在“檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質(zhì)，“文件之間的歷史聯(lián)系”也依然存在，而它與檔案的單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)所不同的是，在檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中出現(xiàn)了另一種物質(zhì)――“歷史聯(lián)系的記錄”。通俗地說，檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中，不僅文件集合是一種物質(zhì)，而且“歷史聯(lián)系的記錄”也是一種物質(zhì)，所以它才被稱為“雙重物質(zhì)”。千萬不要低估了檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這一變化，正是因?yàn)檫@一變化，形成了現(xiàn)代檔案整理的特點(diǎn)與規(guī)律。

“歷史聯(lián)系的記錄”的出現(xiàn)表明，現(xiàn)代檔案整理不再認(rèn)為利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系是檔案整理的唯一方法，而是認(rèn)為利用“歷史聯(lián)系的記錄”來記錄文件之間歷史聯(lián)系是一種更為科學(xué)和實(shí)用的方法。所以在現(xiàn)代檔案整理中，“歷史聯(lián)系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系的物質(zhì)。由此檔案中的文件之間歷史聯(lián)系關(guān)系信息的承載者，已從單一檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中的“文件集合”，轉(zhuǎn)移到了檔案雙重物質(zhì)構(gòu)成中的“歷史聯(lián)系記錄”。而利用“歷史聯(lián)系的記錄”這種物質(zhì)，來專門記錄文件之間的歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理的一個(gè)必須恪守的法則。

“歷史聯(lián)系的記錄”在檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中的出現(xiàn)，不但能將文件之間的歷史聯(lián)系用物質(zhì)的形式加以記錄和保持，更為重要的，我們能徹底擺脫利用文件集合只能一維地記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系這一規(guī)律，實(shí)現(xiàn)過去已經(jīng)想到的但又總是無法實(shí)現(xiàn)的多維記錄歷史聯(lián)系的夙愿。能多維地記錄和保持歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理所具有的一個(gè)特征和規(guī)律。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案整理實(shí)現(xiàn)了多維記錄歷史聯(lián)系，所以檔案整理的原則就必然要隨之發(fā)生變化。檔案整理將不再堅(jiān)持傳統(tǒng)的“來源原則”、“事由”或“年代”這樣的一維原則，它將形成一個(gè)由“來源原則”、“事由”和“年代”整合而成的多維“歷史原則”。所以檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變，為在檔案整理中高舉“歷史”的旗幟，奠定了一個(gè)最根本的基礎(chǔ)。而檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這種演進(jìn)，也就成為了檔案進(jìn)化的一個(gè)規(guī)律。

第4篇：整理檔案范文

1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析

1.1 檔案管理工作存在不足

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時(shí)代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，通過不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的成員頻繁調(diào)動，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關(guān)技巧

2.1 檔案管理的相關(guān)技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時(shí)代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時(shí)代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們在進(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對分類文件要有明確的標(biāo)識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

第5篇：整理檔案范文

關(guān)鍵詞：工程檔案整理問題 對策研究與探索

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，在許多的工程建設(shè)中都會形成各種各樣的工程材料，這些材料包括施工過程的記錄，以及工程設(shè)計(jì)的記錄，還包括維修或是后續(xù)工作的完工，這些對以后的工程建設(shè)都有著非常重要的參考價(jià)值和意義。所以做好工程檔案整理工作是極其重要的，同時(shí)分析和探討工程檔案整理中存在的問題也是非常有必要的。文章就是分析出現(xiàn)在工程檔案整理中存在的問題，提出了解決對策的。

一、工程檔案整理的重要性

工程檔案整理的重要性是指在各項(xiàng)工程建設(shè)中保存下來的有價(jià)值的、真實(shí)的文字、圖紙，或者是其他的載體的文件材料對社會生產(chǎn)產(chǎn)生的積極的作用。這些工程檔案資料都是對當(dāng)時(shí)實(shí)際工程的真實(shí)情況的實(shí)錄，它對以后的生產(chǎn)生活來講是一種無形中的強(qiáng)大的生產(chǎn)力。工程檔案資料可以為日后的工程提供參考，具有很大的價(jià)值。所以工程檔案整理也是相當(dāng)重要的。通過對工程檔案有效的整理，對工程檔案進(jìn)行編制，開發(fā)，利用，將會為將來的工程提供有價(jià)值的參考，避免在未來的工程中出現(xiàn)相類似的工程失誤等，推動社會生產(chǎn)生活的進(jìn)步，為我們的社會創(chuàng)造更多的財(cái)富和利益。

二、工程檔案整理出現(xiàn)的問題

（一）工程檔案資料收集不夠全面和準(zhǔn)確

工程檔案資料收集不夠全面和工程檔案資料收集不夠準(zhǔn)確是工程檔案整理中出現(xiàn)的常見問題。工程檔案收集不夠全面是由于某些工程在設(shè)計(jì)等其他方面發(fā)生變動，工程檔案整理人員沒有能夠進(jìn)行相應(yīng)的修改和記錄，導(dǎo)致所記錄的工程檔案資料比較片面，沒有完全真實(shí)地反應(yīng)工程的實(shí)際情況。工程檔案資料收集的不準(zhǔn)確主要是因?yàn)楣ぷ魅藛T對工程資料的收集比較隨意，沒有按照實(shí)事求是，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去記錄工程的實(shí)際情況。工程檔案資料收集不夠全面和準(zhǔn)確都是因?yàn)閴蜃鋈藛T的不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度所造成的，其中造成的誤差，會給整個(gè)工程帶了不必要的麻煩。

（二）工程檔案資料整理不及時(shí)

在工程檔案資料整理中出現(xiàn)的工程檔案整理不及時(shí)導(dǎo)致的資料亂編和混亂的情況時(shí)有發(fā)生，這主要是因?yàn)樵谟涗浌こ虣n案資料的時(shí)候，檔案整理工作人員沒有能夠及時(shí)地記錄當(dāng)時(shí)工程的識記情況，而是通過后補(bǔ)的方式來保證工程檔案資料的完整性。還有一個(gè)表現(xiàn)就是，當(dāng)工程的設(shè)計(jì)，施工進(jìn)程出現(xiàn)變更的時(shí)候，工程檔案資料管理員沒有能夠及時(shí)的對記錄進(jìn)行變更，這種不及時(shí)記錄工程檔案的實(shí)際情況，會導(dǎo)致在整個(gè)工程檔案資料整理中出現(xiàn)偏差或者是錯(cuò)誤，為立檔單位帶來不便。

三、如何做好工程檔案整理

（一）加強(qiáng)對工程檔案整理員的培訓(xùn)

加強(qiáng)對工程檔案整理員的培訓(xùn)是如何做好工程檔案整理過程中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。對立檔單位的檔案資料整理人員要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)，要不斷地訓(xùn)練工程檔案整理人員的專業(yè)化水平，對他們實(shí)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)和再教育。同時(shí)要讓工程檔案資料管理人員的嚴(yán)謹(jǐn)工作，實(shí)事求是的態(tài)度。從而使他們能夠在工程檔案整理中建立一絲不茍，實(shí)事求是的工作作風(fēng)，在一定程度上確保了工程檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（二）采用多種方法進(jìn)行工程檔案整理

在如今這個(gè)科學(xué)技術(shù)水平快速發(fā)展的時(shí)代，信息化給人們的生產(chǎn)和生活帶來了極大的便利。如果在工程檔案整理中引入信息化管理的模式，就會使工程檔案整理避免了許多不必要的誤差和錯(cuò)誤。各個(gè)資料檔案管理的單位可以根據(jù)自身單位的情況，從自身單位情況的實(shí)際情況出發(fā)，用多種信息化的手段去收集和掌握工程的檔案資料，保證工程檔案資料的真實(shí)性。同時(shí)采用多種方法，從不同的角度去收集和整理工程檔案資料。使得工程檔案資料更記得準(zhǔn)確、及時(shí)，能夠?yàn)槿蘸蟮墓こ探ㄔO(shè)同更加有價(jià)值的參考。

四、結(jié)語

工程檔案資料管理是一種對文字資料的管理，各個(gè)工程單位應(yīng)該重視工程檔案資料的管理。工程檔案資料管理對我們的社會生產(chǎn)生活起著積極重要的作用，為未來的工程建設(shè)提供了一種有價(jià)值的參考。文章通過對工程檔案資料管理問題的探析，從工程檔案資料管理中出現(xiàn)的問題，即工程檔案資料收集不夠全面和準(zhǔn)確以及工程檔案資料收集不夠及時(shí)，以及如何做好工程檔案的整理工作，分別從加強(qiáng)對工程檔案整理員的培訓(xùn)和采用多種方法進(jìn)行工程檔案整理來進(jìn)行分析。研究這一課題具有積極地實(shí)踐意義和現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃曉娥，王越，蔡云芳，檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢[J]黑龍江科技信息，2009（35）

[2]趙玉嬌，加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的舉措[J]黑龍江科技信息；2012（12）

第6篇：整理檔案范文

為使工程建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位能明確各自在平時(shí)收集歸檔工作中所承擔(dān)的職責(zé)，確保一流的工程，一流的竣工檔案。在工程建設(shè)之初，項(xiàng)目建設(shè)單位就要在檔案管理部門和交通主管部門檔案專業(yè)人員的指導(dǎo)下制定適合本工程特點(diǎn)的檔案分類方案，明確各種文件材料的歸檔范圍和保管期限，通常我們將其簡稱為“三合一制度”，下發(fā)給各工程管理人員、承包商、監(jiān)理單位，從而規(guī)范、指導(dǎo)檔案收集整理工作，把竣工檔案大量工作分散在平時(shí)收集歸檔過程中，這樣就避免了竣工檔案資料收集不齊全、不完整、缺失的現(xiàn)象，避免了由于平時(shí)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一到交工驗(yàn)收前將資料全部打散突擊重新整理的情況發(fā)生，節(jié)約了大量人力、物力、財(cái)力，加快了竣工檔案的交驗(yàn)過程，使檔案工作與建設(shè)同步。

工程質(zhì)量檢測資料、各種技術(shù)資料貫穿于整個(gè)施工、監(jiān)理過程中，必須確保每個(gè)分項(xiàng)工程、每道工序的質(zhì)量，保證資料真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全。由于公路項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大、周期長、涉及的部門多，大量的隱蔽工程驗(yàn)收資料、測量記錄和材料質(zhì)量證明、購配件合格證書、檢測報(bào)告等資料收集難度大、任務(wù)重，這部分資料是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要內(nèi)容，是今后工程項(xiàng)目合同決算，工程管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建的基本依據(jù)。在隱蔽工程覆蓋前我們要做到工程建設(shè)單位、監(jiān)理單位和承包單位三方共同現(xiàn)場簽證，檔案的收集歸檔與工程進(jìn)度保持同步，才能保證原始資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整性。

由于公路工程線長面廣的特點(diǎn)，原始質(zhì)量保證資料、測量記錄和簽證記錄等受現(xiàn)場環(huán)境制約在一定程度上或多或少地存在著使用“三色筆”現(xiàn)象、填項(xiàng)不完整和涂改的等情況，使得工程原始資料符合工程管理程序要求卻不符合文件歸檔要求，給后期的竣工資料整理造成了極大的麻煩。現(xiàn)階段工程項(xiàng)目都是實(shí)行項(xiàng)目法人制，為保證公路工程竣工檔案的質(zhì)量，項(xiàng)目法人不僅要對整個(gè)工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)，還要將工程檔案資料的收集歸檔整理工作切實(shí)納入到工程管理中，作為工程質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓。制定檔案工作制度，設(shè)置專門的檔案室，配備專、兼職檔案人員，定期檢查、督促檔案工作進(jìn)度，開展檔案工作交流活動，強(qiáng)化各有關(guān)單位負(fù)責(zé)人檔案意識。

二、公路工程檔案的分類、整理

公路工程檔案資料的分類必須遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間有機(jī)聯(lián)系以便于保管和利用。公路工程檔案可以按文件材料的載體、形成部門和問題不同分類，把工程籌備、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、交工驗(yàn)收按階段問題分類整理，按保管期限長短排序，工程管理文件可按“機(jī)構(gòu)―年度―問題―發(fā)文字號”進(jìn)行排序，隔年批復(fù)的文件歸入批復(fù)年度整理。

科技文件材料應(yīng)保持其成套性和完整性。根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、交通部《關(guān)于印發(fā)〈公路工程竣工文件材料歸檔管理辦法〉的通知》等規(guī)范和文件規(guī)定，公路工程檔案結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，按項(xiàng)目籌備（立項(xiàng)）、準(zhǔn)備（勘察設(shè)計(jì)）、實(shí)施、總結(jié)（竣工驗(yàn)收）等階段收集就歸檔的文件材料。其中施工監(jiān)理部分包括整個(gè)施工過程中各分部分項(xiàng)工程的所有現(xiàn)場檢測記錄施工自檢和監(jiān)理抽檢資料，這部分資料內(nèi)容最多，工作量最大，隱蔽工程驗(yàn)收和軟基處理資料也在其中。該部分是公路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中最重要、最真實(shí)的反映，不允許有任何人為的更改，在平時(shí)收集時(shí)則是零散地分散在工程的各個(gè)階段，必須嚴(yán)格按照“三合一制度”科學(xué)組織、合理分類、規(guī)范整理?？⒐D要按照工程實(shí)際發(fā)生情況單獨(dú)成套組卷，每份加蓋檔號章。

三、公路工程檔案的驗(yàn)收

第7篇：整理檔案范文

一、衛(wèi)生行政許可檔案的組成

衛(wèi)生行政許可檔案由四部分組成：檔案盒、卷內(nèi)目錄、衛(wèi)生行政許可資料、卷內(nèi)備考表。

1、檔案盒的填寫：

檔案盒的盒脊要填寫案卷級檔號和編號（此為檔案形成時(shí)，自然形成的編號一般與許可證號相對應(yīng)）。檔案盒的封面應(yīng)填寫：許可證號、許可內(nèi)容、申請企業(yè)的名稱（一般都應(yīng)填寫帶有地域名的生產(chǎn)企業(yè)的名稱。例：平泉縣道虎溝鄉(xiāng)上福泰紡織品有限公司）、地址以及聯(lián)系電話。

2、卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄是衛(wèi)生行政許可檔案案卷材料的索引，相當(dāng)于一本書中書的目錄。衛(wèi)生行政許可檔案根據(jù)內(nèi)部資料的不同分類，分為不同的件，每一件都有自己的順序號、卷內(nèi)題名、頁號和頁數(shù)。將這些內(nèi)容錄入檔案管理軟件。卷內(nèi)目錄在錄入完成后，直接打印出來，放在案卷的最前面。

3、衛(wèi)生行政許可資料

（1）行政許可檔案卷內(nèi)資料的排列順序：

衛(wèi)生行政許可中每一類都有需要申請人提交的材料目錄，行政許可檔案中申請人提交的材料部分，按目錄上的排列順序進(jìn)行排列。衛(wèi)生行政許可部門的申批資料的排列順序?yàn)椋盒姓S可文書送達(dá)回證、衛(wèi)生行政許可審批表、準(zhǔn)予行政許可決定書、衛(wèi)生行政許可證。

（2）衛(wèi)生行政許可資料頁碼的打印。

衛(wèi)生行政許可資料的頁碼正面應(yīng)打在右上角，背面應(yīng)打在左上角。衛(wèi)生行政許可檔案有專門的檔案裝具，用鋼釘從后往前打兩個(gè)孔，將資料插在鋼釘上，這樣的裝訂方式使變更、換證等延續(xù)資料放在最上面更方便裝訂。為了解決這一問題，可采用從后往前打頁碼的方式，這樣新增加的資料放在案卷的最上面，但頁碼是在最后的，這樣使檔案的條理清楚，簡化了整理過程，增加了整理效率。

4、卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表置于案卷的最后。應(yīng)填寫立卷人、檢查人、整理日期、歸檔日期以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

二、衛(wèi)生行政許可檔案的分類

根據(jù)許可事項(xiàng)不同，衛(wèi)生行政許可檔案大體分為十類：保健食品類、化妝品類、食品添加劑類、涉水產(chǎn)品類、消毒產(chǎn)品類、放射衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)類、放射診療類、建設(shè)項(xiàng)目審核類、職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)類、職業(yè)病診斷機(jī)構(gòu)類。

三、衛(wèi)生行政許可檔案檔號的設(shè)置

將所有業(yè)務(wù)檔案的代碼設(shè)為Y，設(shè)行政許可檔案在所有業(yè)務(wù)檔案中的排位是b，衛(wèi)生行政許可檔案的代碼則為Yb

衛(wèi)生行政許可檔案又分為十小類，每一小類用一個(gè)順序號表示，后面是年度，然后是案卷號，每一小類每年大流水排列。

以2014年每一類的第一卷為例，其檔號的設(shè)置如下：

保健食品類Yb-01-2014-001

化妝品類Yb-02-2014-001

食品添加劑類Yb-03-2014-001

涉水產(chǎn)品類Yb-04-2014-001

消毒產(chǎn)品類Yb-05-2014-001

放射衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)類Yb-06-2014-001

放射診療類Yb-07-2014-001

建設(shè)項(xiàng)目審核類Yb-08-2014-001

職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)類Yb-09-2014-001

職業(yè)病診斷機(jī)構(gòu)類Yb-10-2014-001

假設(shè)保健食品類許可檔案2014年共有15卷，其案卷級檔號便為Yb-01-2014-001至Yb-01-2014-015

由于行政許可檔案種類多、數(shù)量多，行政許可檔案大多由不同的檔案管理員每人分管其中的幾類。按上述方法設(shè)置檔號，在檔案錄入的時(shí)候不會發(fā)生錄入交叉，產(chǎn)生混亂。每一個(gè)檔號與每一本檔案相對應(yīng)，順序流暢，條理清晰方便歸檔與查閱。

四、行政許可檔案案卷錄入界面的設(shè)置

1、衛(wèi)生許可證號：輸入核準(zhǔn)的衛(wèi)生許可證號

衛(wèi)生許可證號輸入時(shí)要將前面的年度、橫杠以及后面的流水號全部輸入，不要漏項(xiàng)，這樣在檔案查找時(shí)，能按年度或者流水號分別查找。

2、題名

在題名項(xiàng)輸入企業(yè)名稱。企業(yè)名稱輸入時(shí)，要盡量將企業(yè)名稱輸全，不能人為簡化，以免給檔案查詢帶來困難。有些中途更名的企業(yè)，更換題名后需將原名稱保留在題名項(xiàng)內(nèi)，可將原名用括號括在后面，以避免因?yàn)轭}名不對難以查找的情況發(fā)生。

3、保管期限

目前，關(guān)于衛(wèi)生行政許可檔案的保管期限，并沒有相關(guān)規(guī)定。根據(jù)行政許可檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)、企業(yè)的實(shí)際情況以及檔案保管的其它規(guī)定綜合評定，我們將衛(wèi)生行政許可檔案的保管期限定為30年。

4、案卷分類

這個(gè)需要兩次選擇，第一次從所有的業(yè)務(wù)檔案類別中選出衛(wèi)生行政許可類，這樣案卷級檔號就自動對應(yīng)到Y(jié)b這一層。第二次從衛(wèi)生行政許可類的十個(gè)類別中選出正在錄入的類別，這樣檔號就對應(yīng)到Y(jié)b-0n這一層。

歸檔年度：為檔案本身產(chǎn)生的年度。

5、歸檔日期

《檔案管理辦法》規(guī)定每年三、四月份進(jìn)行上一年度檔案資料的整理。六月底之前向檔案室歸檔。所以歸檔日期應(yīng)在每年的六月底之前。歸檔日期中的年度應(yīng)為歸檔年度中年度的下一年。例：2012年形成的檔案其“歸檔年度”應(yīng)為2012年，而歸檔日期中的年度應(yīng)為2013年。

另歸檔日期應(yīng)用八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例：如果歸檔日期是2013年5月20日則錄入的歸檔日期應(yīng)為20130520。

6、案卷號

為衛(wèi)生行政許可檔案中每一小類檔案的每一年度的流水號

例：行政許可檔案中的涉水產(chǎn)品2014年度的第5卷。其案卷號就為005

7、案卷級檔號

第8篇：整理檔案范文

【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院 藝術(shù)類 檔案管理 教學(xué)管理

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）10 -0018-02

獨(dú)立學(xué)院藝術(shù)類檔案是教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作中具有保存價(jià)值的文字、實(shí)物等原始記錄，能系統(tǒng)地反映藝術(shù)生產(chǎn)、藝術(shù)研究、藝術(shù)教育的歷史面貌和工作成果，也是進(jìn)行藝術(shù)創(chuàng)作研究、藝術(shù)交流等工作不可缺少的重要資料來源和保障。由于藝術(shù)類檔案類別的多樣性，比如雕塑、繪畫、傳統(tǒng)工藝、現(xiàn)代設(shè)計(jì)等門類，特別是隨著獨(dú)立院校積極開展“產(chǎn)學(xué)結(jié)合、校企合作”的教學(xué)應(yīng)用研究，各類實(shí)踐類教學(xué)檔案也相應(yīng)出現(xiàn)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到檔案管理規(guī)范化的程度。因此，規(guī)劃化的藝術(shù)類檔案管理具有重要的意義。

一、獨(dú)立學(xué)院藝術(shù)類檔案工作的內(nèi)容

藝術(shù)類專業(yè)分支多，作業(yè)類型多、種類差異大，檔案在教學(xué)、科研和管理等各項(xiàng)活動中形成，具有保存價(jià)值的文字、實(shí)物、聲像等不同載體的材料組合。獨(dú)立學(xué)院藝術(shù)類的檔案工作內(nèi)容包括以下兩個(gè)方面：

（一）實(shí)物檔案。實(shí)物檔案包括在藝術(shù)類教學(xué)過程中形成的各類具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、模型等實(shí)物，具體分為：

1.教學(xué)相關(guān)文件檔案，包括學(xué)科建設(shè)規(guī)劃文件、人才培養(yǎng)方案、課程建設(shè)與教學(xué)改革等文件資料。

2.教學(xué)相關(guān)工作檔案，包括授課計(jì)劃表、執(zhí)行計(jì)劃表、教學(xué)檢查情況的記錄、各類考試安排以及教學(xué)質(zhì)量保障等內(nèi)容。

3. 學(xué)生學(xué)習(xí)檔案，包括學(xué)生期末考試作業(yè)、期末考試成績、畢業(yè)設(shè)計(jì)相關(guān)（報(bào)告書、圖冊、展板、實(shí)物模型）學(xué)生補(bǔ)考和重修相關(guān)資料等內(nèi)容。

（二）電子檔案。電子檔案主要包括教學(xué)光盤、視頻和教學(xué)成果放在校園網(wǎng)上共享。

1.教學(xué)光盤檔案，包括期末考試作業(yè)光盤、畢業(yè)設(shè)計(jì)光盤等相關(guān)內(nèi)容。

2.視頻檔案，主要指各類教學(xué)研討會、管理工作會、教師教學(xué)過程等的工作記錄。

3.校園網(wǎng)的檔案，主要指將教學(xué)相關(guān)的文字材料變成電子案存檔，比如，將教學(xué)過程中的教研成果、畢業(yè)設(shè)計(jì)指導(dǎo)過程、教學(xué)課件、典型教案等制成數(shù)據(jù)庫，放在校園網(wǎng)上，全院師生共享資源，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升。

二、獨(dú)立學(xué)院藝術(shù)類檔案工作的作用

1.衡量獨(dú)立學(xué)院藝術(shù)類教學(xué)的質(zhì)量和管理水平

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)的質(zhì)量和管理水平直接影響著獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)，其教學(xué)質(zhì)量取決于各二級學(xué)院的教學(xué)管理水平，二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作是教學(xué)工作的基本組成部分。二級學(xué)院將教學(xué)管理和教學(xué)活動過程中形成的具有保存價(jià)值的圖片、文字等材料歸檔，成為獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量的支撐力量。

2.規(guī)范教學(xué)秩序，提高教學(xué)工作

藝術(shù)類教學(xué)檔案記錄了教學(xué)和管理工作的實(shí)際情況，是學(xué)院的重要依據(jù)。比如，全院教師集體備課，形成統(tǒng)一的教學(xué)大綱、教案，穩(wěn)步推進(jìn)整個(gè)教學(xué)秩序。同時(shí)，教學(xué)檔案記錄了專業(yè)教師們在教學(xué)過程中的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法以及學(xué)生的成績分析表等材料，對今后教師的教學(xué)、管理和實(shí)踐具有參考和借鑒作用。

3.做好教學(xué)評估的“軟件”工作

教育部教學(xué)評估主要是從辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)管理和教學(xué)改革、教學(xué)條件、教風(fēng)和學(xué)風(fēng)等方面對獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平進(jìn)行分析。藝術(shù)類檔案能如實(shí)的反應(yīng)整個(gè)藝術(shù)類教學(xué)和管理的全過程，直接為教學(xué)活動服務(wù)。因此，最真實(shí)、完整的藝術(shù)類檔案是獨(dú)立學(xué)院順利通過教學(xué)評估的重要條件。

4.營造良好的校園文化

校園文化是獨(dú)立學(xué)院在長期的育人過程中形成的價(jià)值觀念、文化觀念、思維特征、審美情趣和行為方式。藝術(shù)類檔案以多種形式發(fā)揮文化服務(wù)功能，促進(jìn)校園文化建設(shè)。

三、獨(dú)立學(xué)院藝術(shù)類檔案整理現(xiàn)代化的對策

1.全面提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

目前獨(dú)立學(xué)院正處于向民辦普通高?！稗D(zhuǎn)設(shè)”的過渡期，由于時(shí)間短，需要大量的資金投入校園基礎(chǔ)建設(shè)，幾乎沒有專職的檔案管理員，導(dǎo)致工作缺乏效率。因此，獨(dú)立學(xué)院檔案整理人員需要提高自身的綜合素質(zhì)。

第一，掌握運(yùn)用必要的檔案知識。藝術(shù)類檔案是屬于檔案管理的一個(gè)分支，作為藝術(shù)檔案工作人員，必須通曉檔案相關(guān)的知識，包括檔案學(xué)知識、檔案館知識以及檔案管理期限表的相關(guān)知識等。

第二，掌握藝術(shù)檔案的性質(zhì)、作用和內(nèi)容。設(shè)立藝術(shù)檔案室，檔案管理人員依據(jù)管理制度的規(guī)范化藝術(shù)類檔案特殊性及，了解本部門的藝術(shù)類檔案，做好檔案信息的篩選、排序、分類和匯總，為藝術(shù)研究、藝術(shù)教學(xué)服務(wù)。

第三，隨著辦公的現(xiàn)代化，許多檔案采取以電子檔的方式保存，注重檔案管理者計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字信息的學(xué)習(xí)掌握顯得尤為重要。

2.教學(xué)形式多樣的藝術(shù)類檔案的科學(xué)整理

獨(dú)立學(xué)院藝術(shù)類專業(yè)分支多，教學(xué)形式多樣，形成豐富的教學(xué)檔案。全院上下不僅要重視教學(xué)過程的控制和管理，對各種教學(xué)資料的收集整理也不容忽視。在配備專業(yè)化的藝術(shù)檔案室、藝術(shù)類檔案柜的基礎(chǔ)上，把藝術(shù)類檔案的整理工作主要分為幾個(gè)方面：其一，期末教學(xué)課程考試作業(yè)若為文字類，如試卷、調(diào)查報(bào)告等，依然以文稿實(shí)物存檔；其二，課程考試作業(yè)若為作品類，如繪畫雕塑、陶藝、園林設(shè)計(jì)等，考慮到檔案室的規(guī)劃，以電子稿（照片）形式存檔，節(jié)約空間；其三，藝術(shù)類專業(yè)學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)，包括畢業(yè)設(shè)計(jì)報(bào)告書、實(shí)物作品、展板、圖冊、光盤等，我院將報(bào)告書存放于檔案室，實(shí)物作品和展板以展覽的形式展示在藝術(shù)學(xué)院展廳，供師生們參觀、交流學(xué)習(xí)，圖冊由指導(dǎo)教師自己保存用于下一屆畢業(yè)設(shè)計(jì)指導(dǎo)，光盤里面刻錄著每個(gè)學(xué)生的報(bào)告書、圖冊、展板，實(shí)物等，同時(shí)，每年給學(xué)校圖書館選送一些優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)報(bào)告書，這些不但是學(xué)校教學(xué)過程的客觀記錄和真實(shí)，也利于獨(dú)立學(xué)院教育教學(xué)工作的持續(xù)健康發(fā)展。另外，我院表演課視頻作業(yè)較大，采用節(jié)選代表性的優(yōu)秀段落章節(jié)刻盤存檔的方式，同時(shí)，在改變課程考試作業(yè)存檔方式后，依然要在作品類作業(yè)中，以一定比例選取優(yōu)秀作品以實(shí)物形式存檔，建立了優(yōu)秀作業(yè)收藏制。

3.重視實(shí)踐類教學(xué)檔案的科學(xué)化管理

以四川師范大學(xué)成都學(xué)院藝術(shù)學(xué)院為例，結(jié)合我校開展“產(chǎn)學(xué)結(jié)合、校企合作”教育教學(xué)應(yīng)用研究，加強(qiáng)對教師教學(xué)科研成果、師生獲獎(jiǎng)作品以及參展參賽作品等進(jìn)行科學(xué)化歸檔，推進(jìn)理論與實(shí)踐教學(xué)相結(jié)合的教育。建立教師科研工作登記表，鼓勵(lì)教師申請項(xiàng)目、、作品比賽、作品參展等。學(xué)生獲獎(jiǎng)作品方面，收集教師對學(xué)生的專業(yè)輔導(dǎo)方面檔案，完成作品收集，同時(shí)學(xué)院給提供作品的教師和學(xué)生出具收藏證書和補(bǔ)償一定的制作成本費(fèi)用。

綜上所述，藝術(shù)類檔案形式多樣、內(nèi)容豐富，檔案整理工作是獨(dú)立學(xué)院教學(xué)工作的重要組成部分，是學(xué)校教學(xué)管理水平的可靠保證。獨(dú)立院校應(yīng)該高度重視藝術(shù)類檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的存檔觀念，提高藝術(shù)類檔案工作者的藝術(shù)修養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)類檔案管理的最優(yōu)化，為教學(xué)管理和改革做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]林偉.獨(dú)立學(xué)院檔案管理之我見[J].高等教育，2012

[2]齊愛年.關(guān)于獨(dú)立學(xué)院二級院系教學(xué)檔案管理的思考[J].文學(xué)教育，2013

第9篇：整理檔案范文

（赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

摘 要：現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展與高校教育體制的改革，不僅提高了高校的檔案管理效率，而且對檔案的有序管理提出了新的要求.高校檔案規(guī)范化整理的關(guān)鍵是重新劃分不同檔案的保管期限，并且將保管期限寫入檔號，實(shí)行新型的整理模式[1].本文針對當(dāng)前階段高校檔案管理工作中存在的主要問題，提出新背景下優(yōu)化檔案管理模式的具體措施.

關(guān)鍵詞 ：新背景；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用；高校檔案；規(guī)范整理；思考

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0173-02

高校檔案的整理工作不僅是一項(xiàng)公益性的信息服務(wù)工作，更是為了實(shí)現(xiàn)其真正的社會價(jià)值，檔案的社會價(jià)值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動檔案整理工作逐漸規(guī)范化的動力[2].在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代背景下，高校的教育工作也進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段，檔案管理也要主動適應(yīng)新背景下的發(fā)展要求，提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進(jìn)行.

1 高校檔案規(guī)范整理概述

檔案是指機(jī)關(guān)、組織或者個(gè)人在社會生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對人員和團(tuán)體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內(nèi)的一系列活動，高校的檔案管理工作一般由檔案室負(fù)責(zé)，并直接對檔案信息進(jìn)行管理和提供參考服務(wù)，是國家檔案管理的重要組成部分[3].

高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對人事、教學(xué)等信息進(jìn)行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項(xiàng)工作提供可靠的參考和服務(wù)，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會價(jià)值.現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展推動了教育體制改革不斷向前發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)成為高校運(yùn)行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢.

高校的檔案整理工作要迎合社會的發(fā)展趨勢，與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網(wǎng)絡(luò)管理的應(yīng)用使新背景下的高校檔案整理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，但是由于規(guī)范化管理的程度不高，在實(shí)際的檔案管理工作中還存在一些問題.

2 當(dāng)前階段高校檔案整理工作中存在的問題

2.1 檔案管理觀念落后

高校師生信息資源的現(xiàn)代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進(jìn)行形式上的創(chuàng)新，更要注重對實(shí)質(zhì)內(nèi)容的改變[4].有些學(xué)校沒有意識到檔案整理工作對推動教育進(jìn)步的重要意義，認(rèn)為檔案整理工作只是一項(xiàng)沒有實(shí)質(zhì)要求的附帶工作，因而對檔案整理工作的支持力度不夠，沒有養(yǎng)成良好的使用檔案的習(xí)慣.有些學(xué)校的檔案部門只注重對檔案的編目和查閱接待，卻沒有制訂合理有效的館藏、服務(wù)優(yōu)化目標(biāo)，一些檔案管理工作人員文化素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案整理工作的創(chuàng)新力度不夠，跟不上時(shí)代的發(fā)展腳步.

2.2 工作效率低下

檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質(zhì)檔案的校對和整理都需要耗費(fèi)大量的人力和物力，導(dǎo)致整理過程中容易出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤，工作效率不高.一些學(xué)校認(rèn)為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀(jì)比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導(dǎo)致整理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的頻率增加，整理效率不高.

2.3 現(xiàn)代化裝備設(shè)施條件差

投入資金不足導(dǎo)致現(xiàn)代化的信息設(shè)備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發(fā)展.有些學(xué)校雖然配備了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備來輔助檔案管理工作，但是設(shè)備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過人工進(jìn)行[5].現(xiàn)行的檔案管理軟件和實(shí)際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內(nèi)容不全面，分類標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致軟件系統(tǒng)不能很好的適應(yīng)檔案管理工作.

2.4 資源無法共享

學(xué)校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無法真正實(shí)現(xiàn)信息之間的共享.部門之間對檔案信息進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì)、管理，有些檔案信息也因?yàn)椴块T之間缺乏溝通而被反復(fù)收集，浪費(fèi)了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并帶來的新問題

近年來政府為了擴(kuò)大高校規(guī)模，整合教育資源，往往將幾所學(xué)校進(jìn)行合并，這也給學(xué)校的檔案整理工作增加了難度.學(xué)校合并之前的師生檔案容易在合并過程中流失，合并的幾所學(xué)校之間檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，導(dǎo)致重新統(tǒng)一整理的難度增加，檔案管理崗位的人動也導(dǎo)致檔案的交接困難，無法及時(shí)補(bǔ)錄檔案信息.

3 有關(guān)檔案管理工作規(guī)范的頒布施行

國家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規(guī)則》（以下簡稱“《規(guī)則》”），之后又對檔案材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行詳細(xì)具體的規(guī)定，在全國范圍內(nèi)全面推行文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案整理的簡化與檔案檢索的深化.當(dāng)前高校的檔案整理工作都是按照國家教育委員會于1993年頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行整理和立卷，但是在全國范圍內(nèi)施行的《規(guī)則》在高校中卻沒有得到廣泛的推行，究其原因是因?yàn)楦咝n案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術(shù)層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規(guī)范化整理的社會趨勢下，就需要高校依照相關(guān)的法律法規(guī)有效的開展檔案整理工作[6].

4 信息化背景下高校檔案整理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的必然趨勢

高校的檔案整理工作不僅是為了對文件資料進(jìn)行合理的保存，更是對檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用促使其創(chuàng)造更多的社會價(jià)值，檔案信息的社會價(jià)值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學(xué)校已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)以信息技術(shù)應(yīng)用為中心的全新發(fā)展階段，在信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運(yùn)行僅僅依靠現(xiàn)有的人力物力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能促進(jìn)整體效率的提高.

4.1 當(dāng)前階段高校檔案整理工作網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的現(xiàn)狀

當(dāng)期階段我國高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用與世界上許多先進(jìn)的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)的手工處理方式，即使有些院校已經(jīng)開發(fā)了一套檔案信息管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)本身存在的缺陷與使用上的不合理也導(dǎo)致了檔案管理系統(tǒng)成為一種擺設(shè)[7].檔案整理人員的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用意識不高，雖然能夠利用計(jì)算機(jī)打印出規(guī)范整潔的目錄，但是檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度仍然很低.

4.2 實(shí)際工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理的不足

有些高校的檔案管理系統(tǒng)只適合單機(jī)操作，數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的也較為簡單，只是簡單的實(shí)現(xiàn)了檔案資料的自動編目與自動檢索，卻沒有開發(fā)其他實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用，輔助立卷的出現(xiàn)雖然擴(kuò)充了信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，但是仍然沒有實(shí)現(xiàn)信息之間的共享，單機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理軟件已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息共享嚴(yán)重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.

高校檔案類型不只是包括紙質(zhì)的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術(shù)的復(fù)雜性限制了其在信息管理中的廣泛應(yīng)用，因此也無法對文本之外的其他檔案信息進(jìn)行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.

5 提高高校檔案規(guī)范化整理水平的具體措施

5.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理

檔案信息的數(shù)字化管理是提高檔案規(guī)范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復(fù)雜性與精確性使傳統(tǒng)的人工管理方式無法適應(yīng)大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統(tǒng)的思維模式，采用更加科學(xué)的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理.檔案信息的數(shù)字化管理與技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)非常龐大的系統(tǒng)工程，不僅需要大量的技術(shù)資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價(jià)值的信息并不多，多半是更需要長期保存的館藏檔案，因此就需要加大對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對使用頻率較高，更具有社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，對那些基本沒有利用價(jià)值的檔案進(jìn)行暫時(shí)保存，提高檔案信息數(shù)字化管理的效率[8].

5.2 高校檔案管理模式的優(yōu)化

當(dāng)前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對本部門的檔案進(jìn)行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現(xiàn)形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優(yōu)點(diǎn)，具體表現(xiàn)在可以精簡機(jī)構(gòu)和管理人員，實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對檔案人員進(jìn)行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據(jù)本身的檔案整理現(xiàn)狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息資源的互補(bǔ)和共享，才能實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的保管和有效利用.

6 結(jié)語

當(dāng)前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據(jù)自身的工作實(shí)際，逐漸適應(yīng)新背景下的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)展趨勢，結(jié)合國家檔案局和教育部頒布的有關(guān)規(guī)定，采取更加合理、科學(xué)的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費(fèi)，保證自身的檔案整理水平向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展.

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