電子文件論文精選(九篇)

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第1篇：電子文件論文范文

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質(zhì)的妥當，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質(zhì)文件之間建立標識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失?！?/p>

2、嚴格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。

5、加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

參考文獻：

第2篇：電子文件論文范文

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結(jié)算中心、教務處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

第3篇：電子文件論文范文

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結(jié)算中心、教務處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

第4篇：電子文件論文范文

在對電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設(shè)目標，從而為公司打造一個標準化、制度化的電子文檔管理體系。

2工程電子文件管理體系

2.1電子文件的特點

電子文件在其形式上來講主要是在計算機中進行檢索，并通過系統(tǒng)內(nèi)部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內(nèi)部的一些文件進行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動性的特點，因此，在保存方面無法進行更好的存儲。電子文件就是要對這些數(shù)字信息進行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。

2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系

工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機與多機系統(tǒng)、光盤鏡像服務系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。第一，雙機與多機系統(tǒng)：所謂雙機系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計相結(jié)合的一種小型實用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應用軟件，并通過這些自帶應用軟件進行無圖紙設(shè)計，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過程。服務器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應用程序和配置較高的計算機系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應用方面，主要適用于較大的設(shè)計單位。通過對客戶機和服務器進行綜合管理，使圖庫全部集中在服務器上，以達到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進行有效的控制，從而實現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤鏡像服務系統(tǒng)：即主要是通過利用光盤的鏡像服務和企業(yè)間的局域網(wǎng)來實現(xiàn)對客戶的數(shù)據(jù)庫訪問。其體現(xiàn)在以交換機為主題，連接WWW服務器，再通過與多個客戶機相連接，再通過WWW服務器與光盤鏡像服務器相連接的方式，從而實現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)的整個過程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應用于以設(shè)計為主題的相關(guān)工程類公司，其系統(tǒng)主要應用為局域網(wǎng)。工程項目所形成的文件一定要通過計算機網(wǎng)絡(luò)的方式來向各個部門進行傳達，且各個部門所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計算機網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：

（1）歸檔子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標準管理和期刊管理，在工程方面，還進行相應的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統(tǒng)計管理等等。除此之外，想要更好的應用該系統(tǒng)，并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對系統(tǒng)進行及時的維護，從而確保工作的正常運行。

（2）查詢檢索子系統(tǒng)：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對該系統(tǒng)進行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以在第一時間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包括：圖書、標準、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。

（3）圖紙下載審批子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可以對項目中的工程圖紙進行嚴格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。

（4）工作周卡填寫和統(tǒng)計子系統(tǒng)：在看工程項目管理中，從工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項目啟動階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。

3工程電子文件的保管方式

從項目工程的管理方面來看，對工程中所形成的電子文檔一定要做相應的儲存和保管。對于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時，有效利用相應的保管方法還可以為未來的工程項目提供借鑒的作用。

3.1輸出紙拷貝

對于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點主要體現(xiàn)在價格上，紙質(zhì)文件價格低廉，且所需的專業(yè)性技術(shù)不多。缺點則表現(xiàn)在有些電子文件無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成文件的關(guān)鍵性缺失，相應的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對整個工程而言，在需要時無法提供文件支持，則會對整個工程造成不可預計的風險。

3.2脫機保存電子文件的拷貝

對電子文件進行保管時，可以通過脫機保存的方式有效將電子文檔進行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如：磁盤備份、軟盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒ǎc傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點。通過完整保存的方式，來確保電子文件的有效存儲。

3.3利用雙重備份方式管理電子文檔

在對工程文件進行保存時，可以通過電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進行備份，并進行歸類整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過紙質(zhì)文檔對電子文檔的監(jiān)護作用，從而達到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準確性，與此同時，在保存后還可以對其進行快速提檔，在計算機網(wǎng)絡(luò)的幫助下，通過檢索、傳輸?shù)确绞?，來有效保證工程的順利進行。

3.4利用電子方式對電子文檔進行保存

利用這種儲存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時可以及時將其在計算機中讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時間，并保存了文件的完整性。目前，我國對這種保存文件的方式應用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對文檔進行管理，需要大量的人力物力，需要及時的對磁盤進行維護修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上，我國還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無法逃離傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。

4工程電子文件的鑒定及歸檔

4.1電子文件的鑒定

在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形成的電子文檔進行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對檔案進行嚴格審查，以保證在存儲前，文件的準確性。關(guān)于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員，該類人員對工程項目具有一定的工作經(jīng)驗，可以有效對文件進行審查。計算機技術(shù)人員應對文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進行識別，并在信息采集過程中提出審查修改意見。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。

4.2工程電子文件的歸檔

電子文件經(jīng)過審核處理后，要對其進行歸檔整理，其主要歸檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移交：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過集合的方式同時轉(zhuǎn)發(fā)送給公司的各個部門，從而實現(xiàn)檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后，要對文件信息進行審查，并對處理后的信息進行歸檔、保存。

（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)移交的具體要求第一，對網(wǎng)絡(luò)信息進行管理時，要學會借助相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)傳遞。第二，各部門就要通過計算機系統(tǒng)對檔案進行分類歸檔，其主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點上，通過這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準確性。同時，也為二次提檔打好基礎(chǔ)。第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來的數(shù)據(jù)文件之后，需要對其進行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進行共享。

（3）各部門要對所形成的電子文件進行制定管理，其主要表現(xiàn)在：對電子文件的標準進行管理；嚴格遵守電子文件的歸檔過程；在對某一項目進行歸檔整理時，一定要將項目管理理念融入其中，使之與檔案的自動檢索功能相結(jié)合，從而實現(xiàn)其方便、準確、高效的作用。

5工程電子檔案的管理

5.1檔案管理

第一，在各部門將電子文件進行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng)一由檔案編輯室負責人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對其進行定期檢查、維護。隨著我國科學技術(shù)的不斷進步，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進行管理，從而保證資料的準確性和及時性。第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護其系統(tǒng)的安全，必須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實用系統(tǒng)相區(qū)別。實用系統(tǒng)，即指在實際工作中所使用的計算機網(wǎng)絡(luò)應用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對電子文件進行歸類整理。對于公司而言，任何一個敏感文件都是機密的，都應對其進行保密處理，從而使之得到應有的保護，防止不良人員非法竊取，對公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進行時間標記整理，以保證在審查時更加方便快捷。時間標記方法有很多，而對工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進行時間標記整理。除此之外，有些公司還會對早期所形成的文件數(shù)據(jù)進行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對日后的工作整理提供方便。

5.2模數(shù)轉(zhuǎn)換

所謂模數(shù)轉(zhuǎn)換，即指模擬、數(shù)字的轉(zhuǎn)換。是將連續(xù)的模擬量通過某種方法轉(zhuǎn)換成數(shù)字量的過程。對工程電子文件而言，檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換主要表現(xiàn)在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤的備份制作。其中重點要說明的是光盤制作方面，在完成一項工程之后，要對工程的相關(guān)數(shù)據(jù)進行整理，還要對其進行備份處理。作為一項刻錄管理，首先要創(chuàng)建一個子目錄，再通過目錄中的相關(guān)文件設(shè)計方案，最后建立一個二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費、報告、合同等內(nèi)容詳細記錄其中，從而進行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。

6結(jié)論

第5篇：電子文件論文范文

[論文關(guān)鍵詞]文件管理；電子化；低碳；發(fā)展

長期以來，企業(yè)文件管理一直以紙質(zhì)文件管理為主，但隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，文件管理的電子化發(fā)展迅速崛起，無紙化辦公成為全世界辦公室的共同追求，在文件管理電子化的同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式受到很大挑戰(zhàn)，面臨創(chuàng)新和調(diào)整。我們認為企業(yè)文件電子化將是大勢所趨，但電子文件和紙質(zhì)文件共存的局面也將長期存在。

一、文件管理的“二元狀態(tài)”

電子文件出現(xiàn)后，一直與紙質(zhì)文件共同存在，原因復雜多樣，總體上可以歸結(jié)為以下兩種類型。

一是工作中用電腦直接生成電子文件，但出于文件閱讀和實際需要，又將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。這種轉(zhuǎn)換有兩種形式：一種是在電腦中完成文件制作，或由網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募邮蘸螅约堎|(zhì)文件形式輸出，比如中國石化的OA辦公系統(tǒng)，各部門和企業(yè)在接收文件后，一般都要自行打印后存閱和歸檔；另一種是在歸檔環(huán)節(jié)為電子文件制作紙質(zhì)拷貝。二是先有紙質(zhì)版本后來根據(jù)需要形成電子版本，也就是紙質(zhì)文件的數(shù)字化過程。這也有兩種形式：一種是單位收到外來文件后立即數(shù)字化；另一種是對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化。

基于文件管理的兩種類型，我們可以把紙質(zhì)文件與電子文件共存的狀態(tài)稱之為“二元狀態(tài)”。所謂“二元狀態(tài)”，是指文件管理的兩種狀態(tài)，可以對電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化。實行“二元狀態(tài)”文件管理的企業(yè)，是在文件進入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，現(xiàn)實工作中，大部分企業(yè)對大部分文件的管理都是采取了這種“二元狀態(tài)”法。

二、“二元狀態(tài)”之間的相互關(guān)系

在文件管理的“二元狀態(tài)”下，必然要對這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統(tǒng)的共存。這兩種文件管理系統(tǒng)既相對獨立，各自發(fā)展，又互相依存，互相影響。

（一）文件管理電子化是紙質(zhì)化的變革和提升

自從文件管理實行電腦輔助管理以來，紙質(zhì)文件管理就開始發(fā)生變化，電子文件的管理對紙質(zhì)文件的管理影響深遠，引發(fā)了更多變化。這種變化主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

一是文件管理更加簡單快捷。過去整理紙質(zhì)文件需要通過實體系統(tǒng)固定文件之間的有機聯(lián)系，建立檔案實體的科學秩序，并支持檔案檢索的有效實現(xiàn)。電子文件管理之所以導致紙質(zhì)文件整理簡化，一方面是因為快速度、多途徑的全文檢索功能，以及隨時隨處的網(wǎng)上利用，多用戶同時利用的便利，讓用戶更加樂于利用電子文件；另一方面，電子文件管理可以根據(jù)需要建立文件之間的相互聯(lián)系，只要在檢索軟件中標明紙質(zhì)文件存放位置，便可以方便查找到對應紙質(zhì)文件。這樣就降低了對紙質(zhì)文件實體秩序的要求，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實現(xiàn)紙質(zhì)文件快捷查詢。立卷的簡化又帶動了相關(guān)工作的簡化，如排架方法、檔案統(tǒng)計、手工檢索工具編制等，檔案部門可以從繁重的整理業(yè)務中解脫出來，更多地關(guān)注檔案信息資源建設(shè)、開發(fā)與服務。

二是文件管理更加一體化。由于體制機制等方面原因，文檔一體化程度一直不高。電子文件管理使為建立統(tǒng)一電子文件管理系統(tǒng)的企業(yè)，在文件生成初期完成的工作盡量提前，使紙質(zhì)文件的歸檔提前，通過電子文件推動文檔一體化進入新階段。紙質(zhì)文件的歸檔提前是一個具有關(guān)鍵意義的變革。提前歸檔使檔案部門控制企業(yè)文件信息資源的起點明顯前移。由于文件在辦文部門幾乎沒有停留，歸檔之時不少文件還與現(xiàn)行事務具有密切關(guān)聯(lián)，企業(yè)內(nèi)部查閱還比較頻繁。因此，業(yè)務部門需要更多地與檔案部門打交道，檔案部門需要更清楚地了解文件的現(xiàn)行價值以及運轉(zhuǎn)過程。這就使得檔案部門的介入時間超前于歸檔，自然而然向文件生命周期的起點延伸。

與歸檔提前發(fā)生的還有鑒定、著錄等工作。按道理，同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本應該具有相同保管期限，對共同需要的著錄項也應該形成相同著錄內(nèi)容，因此，有些企業(yè)開始探索兩套文件鑒定和著錄等工作的并軌，必然選擇向電子文件靠攏。這就導致鑒定和著錄等工作提前以及自動化檔案學研究程度提高。在文件生成時進行的鑒定和著錄會有不確定、不完整等問題，需要隨文件流轉(zhuǎn)而補充和確認，從而使這些工作從一次完成變成分段完成。為了保證分段實施中的順暢銜接，必須以文件到檔案全程為一體進行管理。

（二）文件管理紙質(zhì)化是電子化的基礎(chǔ)和補充。

與紙質(zhì)文件管理相比，我們管理電子文件的經(jīng)驗要少得多。盡管電子文件與紙質(zhì)文件有許多不同之處，但都是社會活動的記錄，管理目標基本一致，在管理內(nèi)容和方法上也有很多共同之處。電子文件管理最大的挑戰(zhàn)是如何建立公眾信任，主要有兩條：技術(shù)和管理。

來源原則是電子文件管理從紙質(zhì)文件管理中獲取的最有價值生命之核。在電腦進入檔案管理之初，一些技術(shù)專家和業(yè)內(nèi)人士曾認為電腦構(gòu)成的強大邏輯力量可以取代來源的作用，但經(jīng)過一段時間理論與實踐的互動，檔案工作者再次就來源原則的重要地位達成共識。大家認識到，電子文件來源原則仍然最為重要，區(qū)別僅僅在于從主要指導檔案實體單元的組織，變?yōu)橹笇щ娮游募杀尘暗睦斫狻⒔沂竞途S護，用來源的真實性證實電子文件內(nèi)容的真實性。

從技術(shù)層面來講，對紙質(zhì)文件的偽造、篡改也并非不可實現(xiàn)。實際上，人們對紙質(zhì)文件、檔案的信任更多來自對其整個運轉(zhuǎn)、保管過程安全性的默認。這個過程

建立在文件形成與保管規(guī)律的基礎(chǔ)上，經(jīng)過長期的運行和各種復雜情況的檢驗而日漸嚴謹與完善，其中蘊涵的科學性對于電子文件也具有應用或借鑒價值。

可見，電子文件與紙質(zhì)文件的共存并不是消極被動的，二者互為條件、互補長短。在這些相互影響和作用中，各自經(jīng)歷著改造與被改造、同化與被同化以及調(diào)整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能替代中動態(tài)確定著共存狀態(tài)，并逐漸融合為一套綜合管理企業(yè)各類文件的管理方法。

三、文件管理向低碳方向發(fā)展

可以預計，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當長時間，“無紙化”必然經(jīng)歷一個漸進過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質(zhì)文件形式進行備份和保存。但是，共存的態(tài)勢將持續(xù)處于變化之中，大的趨向是紙質(zhì)文件與電子文件此消彼長，從以紙質(zhì)文件為主到以電子文件為主。

一是電腦和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應用，使電子文件逐步成為文件生成的最初形態(tài)。電子文件流程與信息化平臺上業(yè)務流程的契合使之成為辦公、設(shè)計、貿(mào)易、交往的必要工具；信息形態(tài)的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷，使企業(yè)和員工更愿意生成和使用電子文件；電子政務、電子商務的普及使越來越多的文件必須通過網(wǎng)絡(luò)傳遞；數(shù)字簽名、用戶認證、信息認證、防范攻擊等技術(shù)的進步，使人們增強了對電子文件的信任；管理的改善使人們可以方便地檢索利用。這些因素都給電子文件的增長和功能的提高提供了條件。

第6篇：電子文件論文范文

1.1實踐教學考核項目欠科學。目前實踐課成績評定主要參考以下幾個方面：學生的出勤率、在規(guī)定課時內(nèi)完成實踐項目的情況、實踐教學設(shè)備是否完好、實踐報告的撰寫提交情況。然而，對于學生發(fā)現(xiàn)問題的能力、針對所發(fā)現(xiàn)問題解決的能力等反映學生創(chuàng)新意識、創(chuàng)新素質(zhì)的考核項目卻未能體現(xiàn)?？己隧椖康牟豢茖W致使學生在參與實踐課時存在很大惰性。針對鶴壁汽車工程職業(yè)學院高職汽車電子（以下簡稱汽車電子）專業(yè)2013-2014學年第二學期開設(shè)的《汽車電控系統(tǒng)實習》課程，從實踐教學目的、實踐操作、實踐環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題及解決方案的設(shè)計四個方面就實習學生學習目的性進行調(diào)查。從隨機抽取的汽車電子1206班部分學生調(diào)查結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)：超過半數(shù)的學生對實踐學習的目標較為明確，能夠認識到參與實踐課學習之前需要掌握哪些理論知識、通過實踐驗證了哪部分理論知識，并能夠按照教師要求較好完成實踐步驟。但是，也存在實踐目的性不明確、盲目參與實踐的學生，統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)這部分學生約占學生總?cè)藬?shù)的20%左右。

1.2實踐考核內(nèi)容有待優(yōu)化。當前高職實踐課程教學內(nèi)容大多由理論課程內(nèi)容演變而來，兩者密切相關(guān)，實踐課程的輔主要體現(xiàn)在：

1.2.1考核方式相對獨立。由于實踐課課時相對于理論課偏少，且通常采取單獨考核方式，因此考核結(jié)果難免有失偏頗。

1.2.2考核內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性。在實踐課時有限的前提條件下，驗證性考核內(nèi)容占據(jù)了實踐考核的半壁江山，而真正能夠培養(yǎng)學生創(chuàng)新思維、創(chuàng)新素質(zhì)的設(shè)計和綜合性實踐占比卻很小。這種考核方式勢必導致學生的思維定勢，不利于其創(chuàng)造性的發(fā)揮。

1.2.3考核對象被動性。學生依據(jù)教師講解的原理、操作步驟、設(shè)備使用方法按部就班地進行實踐，幾乎沒有主動思考的機會，處于被動實踐的地位。對于在實踐環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，學生解決的情況如何、是否有助于培養(yǎng)學生的創(chuàng)新能力、是否有利于發(fā)揮對后續(xù)課程的指導作用在實踐考核中均未得到體現(xiàn)，嚴重制約著學生綜合能力的發(fā)展和培養(yǎng)。

2實踐教學內(nèi)容新特點

2.1獨立性與系統(tǒng)性相結(jié)合。實踐教學在汽車電子專業(yè)中占有極其重要的地位，因此，應對教學計劃進行調(diào)整，整合專業(yè)理論課和實踐課的學時分配，改變以往實踐課作為理論課的依附，處于從屬地位的狀態(tài)，對實踐課進行單獨設(shè)課，使之成為獨立的課程體系。此外，要加強實踐課對于后續(xù)課程的指導地位，前后實踐項目應形成完整的課程體系。

2.2驗證性與設(shè)計性相結(jié)合。實踐教學內(nèi)容的設(shè)計應本著“以學生就業(yè)為導向、以培養(yǎng)復合型高技能人才為目標、以綜合能力培養(yǎng)為本位”的原則，一方面要有利于學生對教材理論知識的鞏固消化；另一方面應增加設(shè)計性、綜合性實踐項目，強化對學生基本能力基礎(chǔ)之上的專項能力、綜合能力、崗位能力的培養(yǎng)，提升其就業(yè)能力。

2.3知識性與能力性相結(jié)合。傳統(tǒng)的以反映實驗原理、實驗目的為重點的單純知識性實踐內(nèi)容被逐漸淡化，取而代之的是反映學生學習能力的實踐預習、實踐操作、實踐數(shù)據(jù)處理分析、實踐報告撰寫等方面相結(jié)合的實踐內(nèi)容。

2.4專業(yè)性與職業(yè)性相結(jié)合。實踐考核的內(nèi)容除了要體現(xiàn)學科專業(yè)特點，更應注重對學生職業(yè)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提倡按照職業(yè)實際的工作任務、工作情景組織實踐課程，形成圍繞工作過程的“綜合性”實踐內(nèi)容體系。

3開放式實踐考核模式

3.1考核模式的依據(jù)。實踐考核應著重肯定“實踐教學的整體性、學生群體的差異性、師生交互的雙向性及學生實踐的主體性”，以上述思想為依據(jù)，采取“統(tǒng)一要求”與“差異區(qū)分”相結(jié)合的考核模式。為了克服傳統(tǒng)實踐教學中教師“填鴨式”講解操作、學生“機械式”被動模仿的弊端?！伴_放式”的實踐教學要針對高職實踐教學的新特點。在教學過程中，教師應扮演好導師的角色，只為學生提供完成實踐任務必須的實踐材料并提出實踐要求，具體的實踐方案的制定、時間步驟的安排、實踐操作的完成均應由學生自己承擔。學生成為實踐學習的主體，教師只是起到了積極引導的作用。這一素質(zhì)教育和創(chuàng)新教育思想的確立，使得學生在實踐過程中不再過分依賴于教師的“指導”，而是被給予了更多“獨立思考”的機會，從而有效地培養(yǎng)了學生的創(chuàng)新能力和創(chuàng)新素質(zhì)。

3.2考核模式的實施。開放式實踐考核模式在具體實施過程中應本著“統(tǒng)一要求”與“差異區(qū)分”相結(jié)合的原則，著眼大眾，突出個體，具體實施模式如下：首先，針對所有參與實踐課的學生采取統(tǒng)一考核方式，在實踐課程結(jié)束之后安排學生參加與理論考試同等效力的實踐操作考試和筆試，全面考查學生實際動手能力和創(chuàng)新素質(zhì)，以檢驗所有參與實踐課程學生完成教學目標的情況。“統(tǒng)一要求”的考核模式采用“微觀專業(yè)考核”+“宏觀能力測試”考核辦法。“微觀專業(yè)考核”具體包括實踐目標、實踐操作、實踐過程中出現(xiàn)問題的分析及問題解決方案的設(shè)計四個方面的學習情況測試，通過對2013-2014學年第二學期汽車電子專業(yè)1206班的《汽車電控系統(tǒng)實習》考核測試，發(fā)現(xiàn)：90%以上的學生理解實踐前應具備的理論知識，實踐驗證了教材中哪部分理論；能夠按照教師的要求較好完成整個實踐過程操作。對于“宏觀能力測試”，則是在學生具備了扎實的理論基礎(chǔ)后，考查學生組織管理能力、解決實際問題能力的測驗。在已完成實踐任務的學生中抽選數(shù)名作為輔導教師指導其他班級實踐課的學習，通過指導其他同學，這些具備輔導教師身份的學生專業(yè)理論更扎實，技能操作更熟練，組織管理能力得到了相應提升。其次，由于學生之間存在個體差異，每個學生的知識接受能力和思維反應能力有差別，完成實踐任務所需的時間不同，在規(guī)定的課時內(nèi)對實踐內(nèi)容的掌握程度必然存在差異。高職教育倡導大眾化與高等化相結(jié)合，所以“差異區(qū)分”的考核對象應回歸到實踐知識掌握牢固、實踐動手能力強的學生之中。針對學生在實踐過程中發(fā)現(xiàn)的問題，教師應從專業(yè)角度給出問題解決的方向，通過教師的指導，學生能夠更深入地理解知識應用背景，并將知識點重新整合，并提出更有價值的觀點。通過將“開放式”實踐考核模式應用于汽車電子專業(yè)，發(fā)現(xiàn)“差異區(qū)分”的考核模式提升了學生學習的主動性，這可以由學生參加汽車維修工資格考試的人數(shù)及考試通過率得到驗證。此外，該考核模式培養(yǎng)了學生的創(chuàng)新素質(zhì)和創(chuàng)新能力，該校汽車電子專業(yè)學生參加2012年河南省職業(yè)技能大賽汽車檢測與維修項目比賽獲得了第三名的好成績，這與實踐教學考核模式的改革息息相關(guān)。

4結(jié)語

第7篇：電子文件論文范文

1.“檸檬”問題“檸檬”問題是美國經(jīng)濟學家喬治•阿克洛夫提出并引入信息經(jīng)濟學的，主要是研究產(chǎn)品質(zhì)量的不確定性所帶來的信息不對稱性及其對市場效率的影響。在傳統(tǒng)經(jīng)濟學中的市場假設(shè)，對于市場的研究基本都是建立在信息是完全對稱的這一假設(shè)基礎(chǔ)上，在這種假設(shè)前提下，市場上的企業(yè)通過選擇最優(yōu)的生產(chǎn)規(guī)模，降低生產(chǎn)成本來與其他企業(yè)競爭，從而淘汰生產(chǎn)經(jīng)營不利的企業(yè)。也就是說完全信息假設(shè)下的市場都是通過其自我調(diào)節(jié)功能來實現(xiàn)帕累托最優(yōu)狀態(tài)，實現(xiàn)資源的最優(yōu)配置。而“檸檬”問題揭示了現(xiàn)實市場中更多存在著的信息不對稱性。信息不對稱性導致市場交易雙方的利益失衡，影響社會的公平、公正的原則以及市場配置資源的效率，甚至會導致市場的自動調(diào)節(jié)機制失靈，最終將導致社會的進步變慢，整個社會的福利水平也會相應降低。最著名的實例就是二手車市場分析：由于信息不對稱，最終將出現(xiàn)質(zhì)量好的車被質(zhì)量差的車擠出市場的現(xiàn)象。

2.電子商務市場中的“檸檬”隨著人類社會從工業(yè)社會向信息社會的變遷，電子商務正逐漸成為信息化過程中最重要的推動力和新的經(jīng)濟增長點，發(fā)展電子商務，對于合理組織企業(yè)的信息流、資金流和物流，增加貿(mào)易機會，降低貿(mào)易成本，簡化貿(mào)易流程，提高貿(mào)易效率，提高信息透明度具有重要意義。然而，在現(xiàn)實中電子商務的發(fā)展并不十分理想。事實上，電子商務中的信息不對稱問題的產(chǎn)生，主要不是技術(shù)問題，而是人們機會主義傾向所致的經(jīng)濟學問題。究其原因主要有以下幾種：

（1）電子商務市場交易的虛擬性，使消費者難以對產(chǎn)品質(zhì)量進行評估，導致信息不對稱。在傳統(tǒng)市場上，消費者可以通過一些統(tǒng)計數(shù)據(jù)來判斷產(chǎn)品質(zhì)量，而在電子商務市場上，由于網(wǎng)絡(luò)交易虛擬性的特點，它使得消費者對網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品質(zhì)量的判斷要比傳統(tǒng)市場更為困難，買賣雙方這種信息的嚴重不對稱將會導致消費者只能通過降低他對網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的質(zhì)量偏好來彌補他對質(zhì)量判斷的不足。由此，客戶的忠誠度在降低。

（2）數(shù)字產(chǎn)品的一些特性導致電子商務市場上買賣雙方的信息不對稱。在電子商務市場中進行交易的產(chǎn)品有數(shù)字產(chǎn)品和非數(shù)字產(chǎn)品。數(shù)字產(chǎn)品與非數(shù)字產(chǎn)品相比，具有自己的特點，而這些特點又導致了電子商務市場上買賣雙方的信息不對稱。

（3）在電子商務環(huán)境中，時空隔離導致買賣雙方的身份確認以及“信號發(fā)送”困難，引發(fā)信息不對稱性。雖然電子商務使參加交易者范圍和交易對象擴大了，但是時空隔離導致交易雙方的身份確認比傳統(tǒng)市場困難，買方對賣方身份以及信譽的懷疑程度增加。在電子商務市場中，網(wǎng)絡(luò)是買賣雙方快速、全天候傳遞交易產(chǎn)品信息的媒介，產(chǎn)品實物和銷售網(wǎng)站的分離，產(chǎn)品訂購和實物配送的分離，容易產(chǎn)生買方所購買的產(chǎn)品質(zhì)量與賣方網(wǎng)站上的說明不相符，甚至出現(xiàn)以劣質(zhì)產(chǎn)品冒充的欺騙行為。

美國經(jīng)濟學家邁克爾•斯彭斯在阿克洛夫模型基礎(chǔ)上提出了解決信息不對稱性的“信號發(fā)送”理論，即擁有信息的一方可以向無信息的一方發(fā)送信息。在傳統(tǒng)市場上，賣方可以通過樹立品牌、提供質(zhì)量保證、強化售后服務等方式來向消費者提品質(zhì)量的信息。而在電子商務市場上，“信號發(fā)送”比傳統(tǒng)市場困難，因為賣方不論規(guī)模大小都可以在網(wǎng)上建立自己的“門面”，對顧客發(fā)出的信號沒有什么區(qū)別，這使買方難以辨別各個產(chǎn)品和服務質(zhì)量的好壞，加劇了信息不對稱程度。

因此，因為網(wǎng)絡(luò)擺脫了時空的限制等原因，造就了網(wǎng)絡(luò)交易的虛擬性，電子商務中的質(zhì)量信息非對稱性所引起的“檸檬”問題可能因為這樣的外在原因而有惡化的趨勢，且已成為制約其發(fā)展的瓶頸之一。

二、電子商務中交易行為的博弈分析

1.條件假設(shè)電子商務交易者在進行交易時，其面臨的決策環(huán)境是復雜的，為了便于分析，在不影響結(jié)論的前提下，假設(shè)如下：（1）參與人在選擇戰(zhàn)略時，把其他參與人的戰(zhàn)略當作給定，不考慮決策對他人決策的影響；（2）沒有外生因素干預；（3）電子商務中交易者的博弈只存在兩個參與人：買方和賣方，且兩者都是理性的經(jīng)濟人；（4）雙方的交易決策抽象為兩種理想情況：真實和欺詐交易；（5）買賣雙方做出決策之前都不知道對方的行動，且認為他們的行動是同時進行的，即兩者間博弈是靜態(tài)博弈。

2．博弈分析依據(jù)上述假設(shè)，我們建立電子商務中交易者之間的完全信息靜態(tài)博弈模型。設(shè)賣方真實交易而獲得的利潤為ST，欺詐而獲得的利潤為SF，通常情況下ST

假設(shè)交易雙方在做出決策之前都不知道對方的行動，認為他們的行動是同時進行的，博弈結(jié)果如下表：

3.一般討論作為理性的經(jīng)濟人(假設(shè))，交易者在制定交易決策時的主要準則是自身期望效用的最大化，現(xiàn)對賣方在采用不同交易策略時的選擇機理進行分析：

(1)當RT>RS時：賣方選擇真實交易策略的收益大于選擇欺詐策略，上述博弈存在唯一的納什均衡點(E，ST)，即各方都不再有主動改變自己策略的動力和積極性。該情況在實際“檸檬”市場中沒有實際意義，在此不予討論。

(2)當RT

(3)當RT

三、電子商務市場中“納什均衡”戰(zhàn)略的構(gòu)建和分析

以下討論電子商務下，引入“中介”參與者，通過為賣方構(gòu)建“無限次重復博弈市場”從而實現(xiàn)高效的均衡策略。

(1)在上節(jié)條件假設(shè)基礎(chǔ)上調(diào)整假設(shè)條件：將交易參與者擴大到一個賣方、N個買方和市場“中介”；賣方是一個無限連續(xù)存續(xù)的法人實體；賣方持續(xù)性地參與市場競爭；存在一個持續(xù)存續(xù)、公正、統(tǒng)一的市場“中介”；賣方所有交易信息對“中介”透明。

(2)在電子商務中交易的參與人：買方和賣方外引入第三方“中介”；在買方做出決策之前，買方可以通過“中介”知道對方的一切歷史行動，就是說賣方的T—t交易情況對于買方是透明的。市場交易模型如下圖(該模型可擴展到M*N+1參與者)。

(3)在以上市場交易模型中。由于賣方的存續(xù)性，當N＞1時，在市場“中介”的存在下，對于賣方而言形成了“無窮重復博弈市場”。該博弈的均衡結(jié)果與有限重復博弈有著完全不同的結(jié)果，一種“嚴厲”的懲罰戰(zhàn)略是每個局中人的子博弈完美均衡戰(zhàn)略。這種戰(zhàn)略的內(nèi)容包括：一開始使用“利他”；如果你以前一直“利他”，我便在當期“利他”；如果你在某期使用了“利己”，我則從下期起一直“利己”。這個戰(zhàn)略也被形象地稱為“扳機戰(zhàn)略”，這個扳機戰(zhàn)略構(gòu)成納什均衡。

第8篇：電子文件論文范文

電子郵件作為Internet網(wǎng)信息交流方式為人們廣泛采用，隨信息技術(shù)的發(fā)展人們對視聽媒體信息交流有了更多的要求。目前，以電子郵件發(fā)送視、聽媒體信息采用2種方式實現(xiàn)：1.視、聽媒體以附件發(fā)送；2.視、聽媒體信息存放地址的超鏈接，通過超鏈接可以下載或點播觀看。以上方式不足的是：需求收發(fā)方郵箱都有大的附件空間；媒體信息私密性弱；郵件系統(tǒng)視、郵件系統(tǒng)視、聽功能集成度弱。

我們設(shè)計的視、聽郵件系統(tǒng)，實現(xiàn)了視聽收發(fā)功能的集成。克服了目前電子郵件系統(tǒng)發(fā)送視、聽媒體信息的不足。系統(tǒng)的基本工作模式是：在客戶端完成采集、編碼、加密媒體信息，通過網(wǎng)絡(luò)上傳媒體信息到郵件服務器和流媒體服務器。在郵件接收客戶端，通過帳號、口令到郵件服務器和流媒體服務器接收郵件，郵件中如有媒體信息的話直接點擊就可以通過流媒體服務器直接傳輸并在接收客戶端播放。該系統(tǒng)是我們提出的一種具有特定功能的郵件系統(tǒng)，系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)計實現(xiàn)，并已通過項目專家組的驗收。

2系統(tǒng)設(shè)計

2.1系統(tǒng)功能

系統(tǒng)建立在流媒體技術(shù)基礎(chǔ)上，具有在線觀看音、視頻信件的電子郵件系統(tǒng)，包括：客戶端、郵件服務器與媒體服務器三部分組成。郵件客戶端完成郵件編輯、音視頻數(shù)據(jù)采集、音視頻數(shù)據(jù)壓縮/加密，上傳至媒體服務器；媒體服務器存儲媒體數(shù)據(jù)并返回媒體訪問信息，發(fā)信端接收并處理媒體訪問信息，然后將信送至郵件服務器。

接收郵件客戶端，登入郵件服務器后收到發(fā)來的郵件，郵件的媒體內(nèi)容保存在媒體服務器上。郵件客戶端收到的僅僅是媒體內(nèi)容在媒體服務器上的存儲信息，通過點播連接客戶端與服務器，內(nèi)容以ASF（AdvancedStreamingFormat(ASF)/高級流格式）流從服務器傳到客戶端實時播放。系統(tǒng)工作原理如圖1所示。

2.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)由三部分構(gòu)成：郵件客戶端、流媒體服務器、郵件服務器，如圖2所示。

2.2.1郵件客戶端模塊

由10個子模塊組成，如圖3所示。

2.2.2流媒體服務器模塊

由文件接收模塊、WindowsMediaServer組件、多媒體數(shù)據(jù)庫組成。文件接收模塊運行在流媒體服務器上，實現(xiàn)文件的接收功能。主要用于接收來自客戶端軟件上傳的文件。并把接收到的文件放置在流媒體服務器上，供流媒體服務處理。

文件接收模塊框圖，如圖4所示：

2.3系統(tǒng)實現(xiàn)

2.3.1開發(fā)環(huán)境與運行平臺

郵件客戶端運行在Windows2000或以上操作系統(tǒng)平臺，流媒體服務器、郵件服務器模塊運行在WindowsServer2000操作系統(tǒng)平臺。開發(fā)環(huán)境有WindowsMedia9、WinMail4.2、Delphi7.0開發(fā)平臺。

2.3.2系統(tǒng)運行界面

1.郵件客戶端界面：

2.視頻采集界面：

3系統(tǒng)設(shè)計技術(shù)問題

3.1媒體文件接收模塊

WindowsMedia服務器能夠用.asf、.wma、.MP3和.wav格式向郵件客戶端提供多媒體內(nèi)容。ASF是建議的流格式，若選擇傳送流式化.wav或.MP3格式文件，服務器性能會受影響。ASF是一種支持在各類網(wǎng)絡(luò)和協(xié)議下進行數(shù)據(jù)傳遞的公開標準。ASF是一種數(shù)據(jù)格式，適于通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送多媒體流，也同樣適于在本地播放。

文件接收模塊運行在流媒體服務器上，實現(xiàn)媒體文件的接收、媒體文件數(shù)據(jù)標記、媒體文件的傳輸與管理功能。媒體文件接收模塊框圖，如圖4所示，與WindowsMedia服務器同時啟動，監(jiān)聽服務端口：5555，程序源代碼略。

3.2媒體信息的編碼/解碼

在郵件客戶端媒體信息的采集、上傳與接受播放是系統(tǒng)設(shè)計中必須認真考慮和解決的問題，與系統(tǒng)結(jié)構(gòu)密切相關(guān)。流媒體的使用，客戶端經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)接收媒體內(nèi)容并通過客戶端媒體解碼功能，實時播放媒體內(nèi)容。流媒體大大減少了客戶端上的等待時間和存儲需求。

WindowsMediaTools/WindowsMedia工具，是一套用來為WindowsMedia服務創(chuàng)建ASF內(nèi)容的工具。這些工具包含WindowsMedia編碼器、WindowsMediaAuthor和WindowsMediaASF索引程序；轉(zhuǎn)換實用工具VidToASF和WavToASF；以及文件工具ASFCheck和ASFChop。

郵件客戶端模塊通過控件直接調(diào)用WindowsMedia編碼器采集、編碼完成媒體信息的采集編碼，也可通過編碼器完成媒體文件格式的轉(zhuǎn)換。對媒體信息編碼為ASF流，它可按任何基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議傳輸。ASF流通過多播或單播從WindowsMedia服務器流向客戶端。

對ASF流媒體文件測試，視頻（分辨度：800×600；比特率：42kbps；幀/秒：8），音頻(比特率:32kbps)，編碼與分辨度和時間成正比，測試結(jié)果如圖7所示。

4結(jié)束語

視聽電子郵件系統(tǒng)作為對傳統(tǒng)郵件的創(chuàng)新，通過設(shè)計、實驗，探索出系統(tǒng)構(gòu)造的可行性方案，在此基礎(chǔ)上完成了系統(tǒng)的設(shè)計實現(xiàn)。我們主要設(shè)計、編碼完成了郵件客戶端模塊；媒體文件接收模塊等程序模塊。系統(tǒng)通過測試、運行達到了功能要求，并通過了項目演示和驗收。

隨計算機媒體技術(shù)的發(fā)展，對今后工作有如下展望：（1）使系統(tǒng)功能完善，能夠滿足應用需求；（2）在視聽電子郵件系統(tǒng)開發(fā)基礎(chǔ)上，開發(fā)出更多符合社會需求的視聽系統(tǒng)。

論文關(guān)鍵詞：視聽郵件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)媒體服務器ASF

論文摘要：視聽電子郵件系統(tǒng)是針對傳統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)的創(chuàng)新，文章敘述了系統(tǒng)構(gòu)思、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)設(shè)計中解決的主要技術(shù)問題。對其中的郵件客戶端模塊、媒體文件接收模塊等主要程序模塊的工作原理，模塊結(jié)構(gòu)，功能詳細介紹。最后，對系統(tǒng)開發(fā)作了總結(jié)和展望。

參考文獻：

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[4]朱亮.Delphi7多媒體應用技術(shù)與實例[M].1版北京中國水利水電出版社,2003.

第9篇：電子文件論文范文

[關(guān)鍵詞]電子郵件安全問題防火墻技術(shù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和普及，使得通過為一大群顧客和供應商提供一個通用通訊環(huán)境的方法可以發(fā)揮電子商務的獨一無二的潛力。今天，網(wǎng)上有數(shù)以千計的面向消費者和面向交易的商務站點，并且這個數(shù)目正在快速增長。電子商務成為世界新熱點,但其安全性也隨著信息化的深入也隨之要求愈高了。電子郵件系統(tǒng)的發(fā)展面臨著機密泄漏、信息欺騙、病毒侵擾、垃圾郵件等諸多安全問題的困擾。人們對電子郵件系統(tǒng)和服務的要求日漸提高，電子郵件系統(tǒng)的安全問題也越來越得到使用者的重視，如果沒有采取安全措施,得到的信息就可能被別人破壞過，電子商務往來就不能正常運行。

一、電子郵件系統(tǒng)安全問題研究的必要性

電子郵件系統(tǒng)的功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求，是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的基本應用之一，為企業(yè)進行信息交流提供了有力支持。安全的電子郵件系統(tǒng)有效地解決了信息保密，信息完整、身份鑒別，以及密鑰的安全存儲等問題，安全的電子郵件系統(tǒng)在各行業(yè)中的應用和推廣，將給相關(guān)企業(yè)在商業(yè)秘密、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、金融資料、交易談判、市場與產(chǎn)品計劃、財務資料等方面的數(shù)據(jù)交換提供安全保障。

對于企業(yè)和政府用戶而言，安全的電子郵件系統(tǒng)為系統(tǒng)用戶的身份鑒別，企業(yè)商業(yè)信息和政府公務文件的收發(fā)、傳輸和存儲提供了有效的安全保障，簡化了工作流程，提高了工作效率；安全的電子郵件系統(tǒng)提供的強大易用的管理功能，有效地整合了企業(yè)內(nèi)各個組織機構(gòu)的溝通和管理，實現(xiàn)了企業(yè)機構(gòu)的一體化管理，提高了管理水平和效率。因此，安全的電子郵件系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)的深化中，將發(fā)揮巨大的推動作用，并獲得更多的企業(yè)和政府機構(gòu)用戶，在企業(yè)信息化和電子商務中贏得可觀的市場份額。

二、電子商務中電子郵件面臨的安全性問題及解決

1.電子商務中電子郵件面臨的安全性問題

電子商務中電子郵件往來將會遇到以下幾方面的問題：電子郵件系統(tǒng)的安全漏洞、電子郵件系統(tǒng)的威脅和欺騙、電子郵件系統(tǒng)垃圾、電子郵件系統(tǒng)炸彈、電子郵件系統(tǒng)有關(guān)的病毒、匿名轉(zhuǎn)發(fā)等等。

2.解決電子商務中電子郵件安全問題的主要技術(shù)

(1)防火墻技術(shù)

防火墻是位于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或Web站點與Internet之間的一個路由器或一臺計算機(堡壘主機),可以使內(nèi)部網(wǎng)可以與Internet聯(lián)結(jié)又保護內(nèi)部網(wǎng)免遭外界非法訪問。防火墻建立在一個服務器/主機上,是一個多邊協(xié)議路由器,在通常的配置中,堡壘主機經(jīng)常作為一個公共的Web服務器,或者FTP服務器,或一個電子郵件服務器使用。通過堡壘主機上進行Http服務器軟件,要使用“”服務器,以訪問防火墻的另一端的Web服務器。

利用防火墻可以加強安全性合理配置防火墻,可以限制郵件的訪問,使之只能發(fā)送到有限的幾個機器上,并加強對這幾個機器的防范,可以將這些機器作為竟如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)關(guān)來控制郵件的出入。因此,用防火墻可所有外部的SMTP聯(lián)結(jié)到一個電子郵件服務器上,這樣會有一個集中登錄地點,便于追蹤不正常的電子郵件,但是防火墻不能識別惡意的Applet和腳本。(2)PGP加密算法

從本質(zhì)上來講,最有效的保護電子郵件系統(tǒng)方法是使用加密簽字來驗證電子郵件系統(tǒng)信息,通過驗證,保證信息確實來自發(fā)信任,并且來保證電子郵件系統(tǒng)在傳輸?shù)倪^程中沒有被修改。最常用的是PGP加密算法。

利用PGP的數(shù)字簽字簽名可以實現(xiàn)保證電子郵件不被冒發(fā)或修改過。PGP對電子郵件的內(nèi)容計算后得出一個128位的二進制作為描述電子郵件的特征值。如果郵件被改動,這個特征值就不符合郵件的內(nèi)容。

(3)電子郵件系統(tǒng)炸彈的處理

預防垃圾郵件的方法對電子郵件系統(tǒng)炸彈毫無作用，因為電子郵件系統(tǒng)炸彈發(fā)送時,攻擊軟件會自動的修改發(fā)送的地址(FakeIP),這樣你收到的電子郵件的發(fā)信地址根本就是不存在的,或隨時變化的,所以無法提前防范,也不可能根據(jù)發(fā)信地址追查扔炸彈的人。防治電子郵件系統(tǒng)炸彈的方法是進入一種排斥模式，排斥模式需要你檢查收到郵件的源地址。如果發(fā)現(xiàn)一個站點,它的用戶在用電子郵件站點攻擊你,那么你就可以和他們系統(tǒng)管理員聯(lián)系。

(4)防范電子郵件系統(tǒng)的威脅和欺騙

由于簡單的郵件傳輸協(xié)議(SMIP)不能驗證系統(tǒng)偽造的電子郵件。如果站點允許與SMIP端口聯(lián)系,任何人都可以與該端口聯(lián)系,并且以你虛構(gòu)某人的名義發(fā)出電子郵件。應該經(jīng)常查看電子郵件的錯誤信息,這里經(jīng)常會有闖入者的線索，查看電子郵件信息的表頭,它們通常會記錄電子郵件到達目的地址前經(jīng)過的所有“跳躍”或短暫的停留。應該注意到表頭中諸如“接到”和“信息-ID”信息,并且有電子郵件的發(fā)出/收到記錄比較,看它們是否響應。

(5)電子郵件系統(tǒng)垃圾的處理

電子郵件系統(tǒng)垃圾已經(jīng)成為人們最頭疼的問題之一,下面介紹幾種常見的防垃圾郵件技術(shù)。

①SMTP用戶認證

目前常見并十分有效的方法是，在郵件傳送（MailTransportAgent，MTA）上對來自本地網(wǎng)絡(luò)以外的互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)信用戶進行SMTP認證，僅允許通過認證的用戶進行遠程轉(zhuǎn)發(fā)。這樣既能夠有效避免電子郵件傳送服務器為垃圾郵件發(fā)送者所利用，又為出差在外或在家工作的員工提供了便利。如果不采取SMTP認證，則在不犧牲安全的前提下，設(shè)立面向互聯(lián)網(wǎng)的Web郵件網(wǎng)關(guān)也是可行的。

②逆向名字解析

認證的目的都是避免電子郵件傳送服務器被垃圾郵件發(fā)送者所利用，但對于發(fā)送到本地的垃圾郵件仍然無可奈何。要解決這個問題，最簡單有效的方法是對發(fā)送者的IP地址進行逆向名字解析。通過DNS查詢來判斷發(fā)送者的IP與其聲稱的名字是否一致，如不一致則予以拒收。這種方法可以有效過濾掉來自動態(tài)IP的垃圾郵件，對于某些使用動態(tài)域名的發(fā)送者，也可以根據(jù)實際情況進行屏蔽。但是上面這種方法對于借助OpenRelay的垃圾郵件依然無效。對此，更進一步的技術(shù)是假設(shè)合法的用戶只使用本域具有合法互聯(lián)網(wǎng)名稱的郵件傳送服務器發(fā)送電子郵件。但是，逆向名字解析需要進行大量的DNS查詢。

③實時黑名單過濾

以上介紹的防范措施對使用自身合法的域名的垃圾郵件仍然無效。對此比較有效的方法就是使用黑名單服務了。黑名單服務是基于用戶投訴和采樣積累而建立的、由域名或IP組成的數(shù)據(jù)庫，最著名的是RBL、DCC和Razor等，這些數(shù)據(jù)庫保存了頻繁發(fā)送垃圾郵件的主機名字或IP地址，供MTA進行實時查詢以決定是否拒收相應的郵件。然而，目前各種黑名單數(shù)據(jù)庫難以保證其正確性和及時性。

④內(nèi)容過濾

即使使用了前面諸多環(huán)節(jié)中的技術(shù)，仍然會有相當一部分垃圾郵件漏網(wǎng)。對此情況，目前最有效的方法是基于郵件標題或正文的內(nèi)容過濾。其中比較簡單的方法是，結(jié)合內(nèi)容掃描引擎，根據(jù)垃圾郵件的常用標題語、垃圾郵件受益者的姓名、電話號碼、Web地址等信息進行過濾。更加復雜但同時更具智能性的方法是，基于貝葉斯概率

理論的統(tǒng)計方法所進行的內(nèi)容過濾。內(nèi)容過濾是以上所有各種方法中耗費計算資源最多的，在電子郵件流量較大的場合，需要配合高性能服務器使用。

⑤關(guān)鍵字

將一些會在垃圾郵件中經(jīng)常出現(xiàn)的字符（如：廣告、化妝品、發(fā)票等）收集起來形成一個大的數(shù)據(jù)庫，當一封電子郵件到來的時候能夠?qū)π蓬^、信標題、主題和信體等幾部分進行檢查，看是否里面有數(shù)據(jù)庫中的字符，如果有就被認為是垃圾郵件，如果沒有就判斷不是垃圾郵件。主要采用的技術(shù)是關(guān)鍵詞匹配。

⑥IP黑/白名單

將經(jīng)常向你發(fā)垃圾郵件的IP地址添加到IP黑名單中，當再從同樣的IP地址發(fā)來信件都被判定為垃圾郵件。如果IP地址被加入到白名單中，則認為從那里來的任何電子郵件都不是垃圾郵件。后來出現(xiàn)的拒絕發(fā)件人、拒絕目的地域也都是類似的技術(shù)。

三、結(jié)論

通過安全的電子郵件系統(tǒng)，可以把企業(yè)尤其是跨地域的大中型企業(yè)的所有組織機構(gòu)安全有效地聯(lián)系起來，實現(xiàn)企業(yè)管理的一體化，提高企業(yè)的管理水平和效率，加強企業(yè)的市場應變能力，提高企業(yè)的整體經(jīng)濟效益，從而促進企業(yè)信息化建設(shè)的進一步發(fā)展。

參考文獻:

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