文件檔案管理員精選(九篇)
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第1篇：文件檔案管理員范文
論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分,反映了一所高校具備的學術水平和實力,但是新建本科院校由于自身發展過程中的諸多問題,使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院校科研檔案管理存在的問題的基礎上,提出了加強新建本科院校科研檔案管理的有效對策,以期能提高科研檔案的管理水平。
高校科研檔案是高校在科研管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料,是高校科研活動的真實記錄,在科研工作中發揮著知識儲備的作用。隨著高校科研事業的不斷深入和發展,科研檔案在高校發展和建設中的作用地位越來越突出。但對于20世紀末后建立或升格起來的普通本科院校來說,由于本科辦學歷史不長,科研能力和學術水平較低,對科研檔案管理的重要性認識不足,使得科研檔案管理水平滯后,無法保證科研檔案價值的實現。因此,研究分析科研檔案管理中存在的問題,探討解決問題的途徑,對于提高新建本科院校科研檔案整體管理水平,發揮科研項目檔案的利用效益,更好地為教學和科研服務有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進高校科研工作的發展。在知識經濟背景下,信息與知識成了發展的最重要的因素。無論哪個行業,能否持續發展,在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識,只要擁有足夠的知識,就能夠更快地獲取知識,就會在知識經濟時代獲得成功。高校是創造知識和傳播知識的場所,是教學科研中心,而高校科研檔案又是教學、科研知識資源的存儲載體,詳細記載了高校科研活動的全過程和具體成果,是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。它匯集了學校教育、科研的最新成果,為學校科研人員開展科研提供了背景資料和所研究領域的最新成果。從這個意義上說,完整、系統、準確的科研檔案對科學研究是必不可少的。
2.有利于促進高校科研管理的決策。科研檔案具有依據憑證的功能,它直接反映了高校科研活動的原貌與進步,真實反映了學校的科研水平及辦學實力,是高校提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科研檔案,可以為學校領導和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據,實現科研管理的科學化、規范化、現代化,促進高校科研工作的持續發展。
3.有利于促進科研成果的利用和推廣。科研檔案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管,而是歸檔后的再利用,以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科研檔案,既可以完整、準確、系統地記錄科研活動的全過程,更為重要的是也為進一步的項目研發和成果推廣提供技術資源,從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業性強、載體多樣、內容多、范圍廣等特點。這些特點對科研檔案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基礎弱、管理意識不到位等原因,雖然科研工作得到了快速發展,但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端,影響了科研檔案的質量及開發利用。
1.檔案意識薄弱,科研檔案管理的重要性認識不足。為提高競爭力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎設施建設,提高教學質量和科研水平之上,卻忽視了檔案工作的發展,檔案意識薄弱,沒有認識到檔案工作在學校發展中的作用,使得學校檔案事業嚴重滯后于其它各項工作。在這種環境影響下,各級領導、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性,沒有認識到科研檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。首先,受傳統觀念的影響,部分科研人員認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作,往往把它們排斥在檔案管理之外。其次,部分科研人員沒有認識到自己是科研檔案的主體,只重視科研項目的申報、立項及科研成果的發表、獲獎,認為歸檔是檔案管理人員的事,與己無關;或者認為在科研過程中形成的材料屬于個人資源,是否歸檔無關緊要,擔心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次,科研管理部門重視的是項目的申報、評比,追求的是項目數量、經費的增加,只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、評比即可,并不對科研檔案的歸檔提出明確、具體的規定和要求,從而使得科研人員只片面強調科學研究的重要性,對科研檔案工作的投入不足,重視不夠。
2.歸檔材料質量不高,科研檔案原始性、完整性、系統性差。高校科研檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的前提。一套完整齊全的科研項目檔案應包括科研準備階段的項目申請書、審批文件、論證材料、項目計劃任務書、開題報告和相關協議等文件材料,研究實驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料,總結鑒定驗收階段的工作總結、結題報告、論文、專著、結題鑒定等材料。部分科研項目檔案還包括申報獎勵階段的成果材料、獎勵申報與審批材料、獲獎材料、推廣應用階段的轉讓協議、推廣應用方案及推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。然而,在新建本科院科研檔案的實際歸檔中,無論是縱向科研項目,還是橫向科研項目,其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多,科研記錄少;文字材料多,磁盤、光盤、照片、實物少;復印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統性、完整性、原始性,使得科研檔案的價值大打折扣,最終不能有效地開發和利用科研檔案。
3.管理制度缺失,科研檔案歸檔工作的職責不明確。目前,新建本科院校大都根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規,結合各單位實際,制定了相應的科研檔案管理辦法,堅持由科研課題(項目)立卷的制度,再由科研管理部門對項目檔案進行檢查驗收,然后在一定期限內由科研管理部門統一向學校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是,在實際工作中,各高校制定的管理辦法往往不具體,未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責,科研管理部門對課題文件材料的形成和積累的管理把關不嚴,科研人員不配合,科研檔案管理員交什么收什么。有的學校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度,但在實際操作上困難重重,科研管理部門、檔案部門之間缺乏統籌協調,科研管理部門把工作的重點和核心放在立項、經費及成果管理上,科研檔案的管理往往由于事務性、瑣碎性的特點而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體,又缺乏相應的配套措施和有效的制約手段,對科研檔案的監管力度很小甚至無力監管,使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設,科研檔案歸檔管理處于失控狀態。
4.工作意識落后,科研檔案歸檔工作的業務指導不到位。長期以來,高校檔案部門都處于封閉狀態,“藏在深閨人未識”,內無動力,外無壓力,工作缺乏競爭和創新,只注重移交后科研檔案的管理,忽視了對移交前的科研材料建檔工作的業務指導、監督和檢查,基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經過正規檔案管理教育與培訓,專業性不強,業務素質偏低,對科研檔案歸檔的內容不明確,對歸檔范圍把握不準,再加上他們還要承擔其他大量的工作,投入到檔案管理的時間有限,而檔案部門業務指導又不到位,難免不影響到項目材料歸檔的質量和數量。
三、加強新建本科院校科研檔案管理的對策
為確保科研檔案的完整、準確、系統,提高科研檔案質量,針對目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題,我們必須采取一系列的措施加強科研檔案的管理,充分發揮科研檔案為教學和科研工作服務的重要作用。
1.增強檔案意識,提高科研檔案形成者歸檔工作的主動性。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認識,以及以這種認識為基礎形成的對檔案和檔案工作的思想觀念,它是檔案工作存在和發展的基礎。因此,科研檔案管理水平的提高,增強全校師生檔案意識尤為重要。首先,檔案部門要經常向學校領導匯報檔案工作,爭取學校領導和科研管理部門領導的支持,將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內容,增強科研人員對科研檔案的責任意識。其次,學校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等檔案法規及檔案基本知識,讓檔案貼近教職工,提高科研人員檔案法制觀念,使大家認識到科研檔案管理工作的重要性,從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作,主動承擔科研檔案歸檔的職責。再次,檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念,積極開發科研檔案信息資源,編制各種檢索工具和專題目錄,為科研人員利用提供方便。“潤物細無聲”,科研人員逐步認識到科研檔案在教學、科研中的重要作用,就不會產生抵觸情緒,反而會主動支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度,促進科研檔案工作的規范化。《高等學校檔案工作規范》中明確規定:“科研檔案必須實行集中統一管理,確保完整、準確、系統和安全,便于開發利用。”《高等學校檔案管理辦法》也規定:“科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔,并且個人對其從事科研活動所形成的各種載體形式的檔案材料,應當按照規定及時歸檔,任何個人不得據為己有。”為此,新建本科院校應堅持集中統一管理的原則,理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關系,明確各級各類人員在科研檔案工作中的職責,建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式,使“三納入”、“四同步”真正落實。制度應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理,明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式,如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等,這樣才能使各個業務環節都有章可循,從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。此外,還應該采取一定措施,把科研檔案的歸檔情況與科研項目的驗收、成果申報掛鉤,在課題驗收時,要由檔案部門對歸檔材料進行審查,凡是歸檔材料不完整的不予項目驗收、報獎,從而保證科研檔案的質量。
3.加強跟蹤收集,實現科研檔案歸檔工作的全程監督。在實際工作中,由于大部分科研人員還肩負著繁重的教學任務,投入到檔案管理的時間有限,難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或對應歸檔的材料把握不準,導致歸檔材料的不完整、不準確。因此,檔案部門不能只注重移交后的檔案管理,而應根據科研檔案形成的特點,堅持前端控制的原則,提前介入,將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動的全過程,才能真正保證科研檔案的完整、準確、系統。在計劃管理、課題管理、成果管理等階段,檔案部門應同科研管理部門、科研項目人員加強聯系,密切配合,及時了解和掌握科研課題的整體進程,指導和協助科研人員將整個科研活動中有價值的文件材料收集齊全,確保科研檔案的質量。
重大、重點科研項目及高級別獲獎成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研競爭力,爭取到的重點、重大科研項目鳳毛鱗角,其所形成的科研檔案資源既是學校科研能力的歷史見證和進一步提升科研能力的基礎,又是新技術、新創新的基礎,對學校有重大意義。這些科研項目,往往研究周期長,涉及范圍廣,研究人員多,檔案內容復雜多樣,甚至還包括若干科研子課題,如果仍按一般課題一樣進行收集歸檔,極易造成檔案材料割裂的現象。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔,配備專門的檔案管理員參與全程,從科研材料形成之始就注意收集整理,以免遺漏,確保重點、重大科研項目檔案的完整、系統、準確。
4.提升檔案管理者綜合素質,強化為科研檔案工作服務的能力。人的素質是關系到工作成敗的最重要的因素,因此科研檔案人員綜合素質的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面,科研檔案的特點,要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎,系統學習檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學等理論知識,還要不斷擴展知識領域,優化自身的知識結構和能力結構,掌握國內外先進的科研檔案管理方法和技術,具備科研項目管理知識,熟悉科研項目檔案的來源情況和產生工作規律。唯此,檔案人員才能具備較高的綜合素質,增強科研檔案工作服務能力。另一方面,檔案部門要轉變觀念,克服“坐等上門”等傳統封閉的工作意識,樹立服務意識,積極開展對科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業務培訓,使他們熟悉科研檔案管理工作的各個業務環節的基本技能;主動加強與課題組、科研管理部門的溝通協調,指導科研人員、兼職檔案員做好平時的預立卷歸檔,定期檢查或抽查立卷歸檔工作,逐步提高科研人員、兼職檔案員的業務水平和工作能力。
參考文獻:
[1]孫天波.加強地方高校科研檔案管理工作對策[j].重慶三峽學報學報,2008,(4).
第2篇：文件檔案管理員范文
【關鍵詞】新建高職院校；檔案管理；問題探討
【中圖分類號】 G717 【文獻標識碼】 A 【文章編號】1671-1270（2012）02-0041-02
進入21世紀，隨著我國教育體制改革的深入進行，國家調整改革方向，大力發展職業教育。為完善高等教育結構、整合教育資源，優化人才配置，先后合并，重組升格了一千多所高職院校，極大地促進了職教改革。新建高職院校，教學質量和辦學效益明顯提高，在當今社會經濟發展、文明進步中發揮了重要作用。院校組合升格，學校檔案管理工作也經歷了整合、理順，規范和重建等各個工作環節，走上健康發展的道路，但在這個過程中，也暴露了許多問題和隱患，不容忽視。
一、存在問題
（一）檔案安全存在隱患
新建職業院校，在合并、重組過程中，事務繁雜，百廢待興，在校區搬遷、機構調整、人員變動、規章重建、工作理順等一系列工作進程中，檔案工作稍有疏忽，就會出現管理混亂，設施、原件受損、材料丟失等情況，存在嚴重的安全隱患。我省某高等職業院校就因學生錄取檔案的被盜而被社會不法分子鉆了空子，利用檔案材料所記錄的信息，大肆詐騙學生錢財，在社會上造成不良的影響，使學生名譽受損和安全受到威脅。
（二）制度規范，尚未理順
新建高等院校的成員學校，大都來自各個不同行業，不同學科，不同層次的中職學校。這些學校原隸屬于各系統的部、委、辦、局等政府部門，由于不同的歷史原因，其檔案管理的規章制度不盡相同，管理模式和管理方法亦“五花八門”，致使學院組建之后相當一段時期，存在著管理混亂，手段落后，效率低下，提供信息失真等問題，在一定程度上影響了學校各項工作的正常開展。
（三）管理隊伍參差不齊
由于新建高職院校前身的各中專學校沒有設置專職檔案管理職數，檔案管理人員是兼職兼管或臨時抽調，且構成人員復雜，崗位變動頻繁，少有專職人員，更缺乏專業人才，加之缺乏專業知識培訓，致使管理隊伍專業水平參差不齊，整體素質不高，對檔案的收集、歸檔、整理、保管、利用沒有統一的標準，認為只要保管好利用時能找到就可以了。這一問題的存在，嚴重阻礙了檔案管理工作的高效運轉。
（四）檔案建設未成體系
學校檔案的特點有別于政府行政部門，這在于其只能是以教學科研為主，由于傳統觀念的束縛，長期以來，高校檔案管理重點大多放在文書檔案上，而對學校的教學、科研、管理等方面檔案的建檔，歸檔，管理，利用重視不夠，即使有也是有“檔”也少“案”，是應付一時檢查的“權宜之舉”，缺乏系統、全面的管理，使得資料遺散，管理不善，造成資源的浪費。
（五）檔案服務作用有限
由于觀念陳舊，檔案管理的信息化，規范化，制度化，組織化、科學化建設不夠，學校檔案工作長期處于封閉、半封閉的狀態，在高職院校建設發展和面向社會提供服務支持方面未能發揮應有的作用。
二、癥結分析
（一）重視不夠，責任不明
高職院校合并重組初期，因機構不健全，人員變動大，加之權責不明，監管不力，措施不當，常常造成工作失誤，人員失職，給單位和社會都會帶來惡劣影響。其根本原因就是領導和部門對檔案工作重視不夠。
（二）制度不全，規范不力
新建院校關注機構設置，人員調配，而制度建設大多跟不上，規范管理更是無從談起。有法難依，無章可循，是造成檔案管理工作混亂的原因之二。
（三）隊伍建設，明顯滯后
專業人員不足，配置不全，隊伍不穩，人員老化，弱化，綜合素質偏低，是新建高職院校檔案管理工作運轉不力成效不高的原因之三。
（四）觀念陳舊，手段老化
觀念陳舊，使許多人檔案意識淡薄，認識不足，造成工作失誤，而手段老化又阻礙檔案管理的科學化，系統化，信息化建設的步伐，影響檔案管理服務水平的提高。
三、建議
（一）高度重視新建高職院校檔案管理工作
高職院校檔案是記述學校教育科研、改革的原始憑證資料，維護著歷史的真實面貌，也反映出我國職教事業發展的偉大進程。其管理水平，服務質量如何，事關職教改革成敗。學校建設發展穩定，還關系到當地的社會經濟發展，精神文明建設，必須從對歷史負責的高度看待檔案建設。重視檔案工作，要強化意識、統一思想、健全機構、明確職責、理順關系，健全制度，整理清交工作，尤其要做好合并組建時期的檔案監管以防不測事故發生。
（二）加強制度建設，為檔案管理提供保障
一是“學法”，要認真學習貫徹國家檔案法及有關法律法規，并做好宣傳引導工作，提高認識，統一思想，理順工作思路。
二是“建制”，要依據國家檔案法有關規定，結合高職院校實際，系統全面地制定本學院檔案管理的有關條例、制度、規章及工作細則，進一步理順工作關系和各環節程序，為檔案管理提供科學高效的運行模式和管理辦法。
三是要“統規”，根據上級精神，結合“達標”評建要求，明確規定的各項指標及要求，統一規定各個工作環節，使之有章可循，有法可依。
四是“明責”，要在制定制度、規章的基礎上，針對崗位制定相應的職責，并擬訂落實措施，實行崗職掛鉤，責權一致，獎罰分明，強化執行力度，確保管理到位。
（三）加強隊伍建設，為檔案管理夯實基礎
管理人員是檔案工作中最關鍵的因素，加強隊伍建設要從如下幾個方面進行：
一是明確機構、編制、配備專職人員，建設高水準專業管理隊伍。
二是建立激勵機制，穩定隊伍，健全檔案管理人員的業務，提高職稱晉升的體制，調動其積極性。
三是提高人員素質，采用“請進來走出去”的方式，有計劃地加強人員的專業培訓，提高業務水平和綜合能力，全力打造一支政治性強，業務精，作風好的高素質檔案管理專業隊伍，夯實學院檔案管理工作基礎。
（四）更新觀念，創新機制，提高服務水平
一是要以系統的、全面的、發展的觀點看待學校檔案工作，把它作為學院重要的一項基礎工作抓好抓實，抓出成效。
二是要結合“達標”驗收要求，評建結合，重在建設，創新機制。全面抓好學校檔案工作的“五個建設”，使之邁上新的臺階。
三是要適應時展，社會需求，學院建設要求，進一步提升管理水平和服務質量，為學院的發展，人才的培養發揮更大作用。
第3篇：文件檔案管理員范文
關鍵詞：流動人員；檔案管理；信息化
一、引言
隨著經濟全球化的持續發展和我國經濟體制改革的逐漸深入，我國的社會轉型也在同時進行，社會人口流動的速度也在不斷加快，“勞動力和人才的社會化、市場化的趨勢也更加明顯。”社會上的流動人員不斷增加，流動速度也在日漸提高，這也直接給流動人員檔案管理帶來了更大的挑戰。同時，社會人員的流動，也呈現出了很多新的現象和問題，要求流動人員檔案管理要提高其數字化和信息化程度，順應信息化時代和大數據時代社會發展的趨勢，因而流動人員人事檔案信息化建設作為解決這些問題最有效的手段也更加為人們所關注。然而在流動人員人事檔案的信息化建設方面仍然存在著各種問題，就目前的流動人員檔案管理水平來說，還不能很好地解決，需要進一步提高流動人員檔案管理信息化建設，以此來更好地推動其流動人員檔案管理的整體建設。
二、流動人員檔案管理信息化建設中存在的問題
1.管理體制較為落后，管理方式不合理
我國目前的流動人員檔案管是一種“多頭管理”的模式，這與國外和我國流動人員檔案管理目標的要求來看，顯得較為落后。雖然我國明文規定要統一流動人員檔案管理的權力，由“黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動中心等部門和機構”來統一管理，但在實際的工作過程中，其管理權力卻沒有進行嚴格合理的規范，有很多的機構如職業介紹中心、外企人才機構等規定之外的部門和機構都參與了進來，使得管理權力混亂，管理體制也不能夠很好地統一和完善。此外，管理方式也較為不合理。我國以前社會經濟發展水平不高，流動人員也遠遠不及現在，因而管理方式是比較傳統的，然而，由于我國的發展速度十分快，社會流動人員的流動速度也隨之提高的很快，但是其檔案管理方式也沒有得到及時的得到改變和完善，使得檔案管理呈現出無序的現狀，不能跟上社會經濟發展的速度，也不能滿足于流動人員對檔案管理的需要。
2.檔案管理人員的綜合素質低，隊伍結構不合理
當前，我國流動人員檔案管理部門的管理人員素質還有待提高。流動人員檔案管理工作，要求管理人員具有較高的檔案管理水平，還要求能夠熟練掌握各種業務和網絡化技術，具備綜合素質。但是從我國目前的人才培養的現狀來看還很難達到，這也就使得我國的流動人員檔案管理顯得十分不合理、不科學。流動人員檔案管理隊伍結構不合理，也是我國信息化建設中必須要解決的問題之一。“除了知識結構和學歷結構不合理以外，值得一提的是性別結構不合理。”眾所周知，女性更注重細節，在處理問題上更細心，因而我國流動人員檔案管理隊伍中主要以女性為主，但隨著信息化建設的發展，也就要求更多的男性也應當參與到流動人員檔案管理信息化建設的過程之中去。
三、提高我國流動人員檔案管理信息化水平的建議
1.建立完善的流動人員檔案管理體系
建立完善的流動人員檔案管理體系，是提高我國流動人員檔案管理信息化水平的必要手段。若是管理體制落后，管理內容和管理方式過于陳舊，管理體系也未建立，這對我國社會人員的自由流動來說，都是十分不利的，會嚴重影響企業的經濟利益和社會的和諧穩定。在建立完善的流動人員檔案管理體系的過程中，要更加注重對管理體制的創新和突破，不能依舊停留在傳統的管理體制上，要提高信息化水準，促進網絡技術的廣泛運用，推動其信息化管理的程度。同時，完善的流動人員檔案管理體系也應當是開放的、多元的，能夠在跟上社會發展節奏的同時，符合國際標準，還能在此基礎上不斷進行改革和創新。
2.提高檔案人員的專業素質，加強培訓
無論是在社會生產還是在社會管理過程中，其工作人員在其中總是起著十分重要的作用，計算機、網絡技術等都是其工具。只有流動人員檔案管理的工作人員的素質得到提高，能順應信息時展的要求，才能更好地利用現代科學技術，來提高其流動人員的檔案管理水平，推動企業和社會經濟的共同發展。除了要聘請專業的檔案管理人員之外，企業和事業機關單位應該要加強對檔案管理人員的培訓，要加強其知識、技能等方面的培訓，提高其運用先進的技術和管理水平上的能力，加強對流動人員檔案管理工作的專業知識和業務知識，熟悉對信息工具的使用，能夠形成一套完整綜合的理論體系，靈活運用于日常的流動人員檔案管理工作之中去；此外，還應“加強流動人員檔案管理人員在態度方面的培訓”，提高其職業素養，形成良好的職業道德素養，提高整個檔案管理隊伍的整體形象，更好地服務于人民和社會。綜上所述，現代網絡技術和計算機信息技術的不斷發展，使得大數據時代加快了其到來的速度和影響的深度，對人們的生活方式和生產方式也有重要的影響，也改變了社會的生產管理方式。流動人員檔案管理無論是對企業還是對總體的社會經濟發展來說，都有著不可忽視的作用，它影響著企業的前途與命運，也影響著社會的穩定與發展，因而在新的經濟形勢和社會環境下,集中社會各界的智慧，加強流動人員檔案管理的信息化建設，提高其管理水平。
作者:畢見品 單位:威海市人力資源公共服務中心
參考文獻:
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[2]劉璐，陳維昭.檔案數字化帶來服務大提升——成都市探索流動人才人事檔案信息化建設[J].中國人才,2013(8):36-37
[3]郭明.流動人員檔案信息化建設的實踐和思考[J].科技資訊,2011(31):23-23
第4篇：文件檔案管理員范文
關鍵字：文書檔案；管理建議
文書檔案是由辦公室保管的文件及資料，是可以反映黨務、行政管理的檔案。一般來說文書檔案是具有價值的文件資料，對于每位員工、領導的工作都是有重要作用的，可以作為一種辦公工具使用。文書檔案記錄的內容包括公司、組織參加過的培訓活動、會議情況、發展規劃等，形式有發文原件、會議記錄、存檔件等。
1.辦公室文書檔案管理特點
文書檔案管理具有涉及范圍廣的特點，包括合同、協議、信件、會議記錄等，所包含的內容多種多樣，都是對單位日常運轉有著重要作用的檔案；文件檔案管理工作具有一體化特點，文書檔案是由公司專門部門、專門管理人員負責的，文書檔案管理是以文件搜集、整理、催辦等基礎上建立的，這是文書工作的最后一步；文書檔案是非常重要的，有的關乎整個公司的命脈，在日常工作中，起到輔助作用。文書檔案具有保密性的特點，文書檔案管理者最重要的任務就是讓檔案處在一個安全狀態，不會被隨意的盜取；文書檔案是經過篩選、整理、歸檔等部分形成的，這是一個復雜的過程，在對文書檔案整合的過程中，一些檔案資料可能會正在使用，所以也伴隨著不斷的重復查找；近年來，文書檔案的存檔形式越來越復雜，電子資料和紙質資料并存，復印件、掃描儀、錄音筆等電子設備的出現，也提高了把文書檔案歸檔的效率，對于紙質資料需要盡可能的延長保存時間，電子檔案更多的需要考慮保密性。
2.辦公室文書檔案管理難點
文書檔案管理制度實際上并不完善，一般都是由綜合辦公室管理，部門工作人員負責，每個人負責的工作都有很多，在對待文書檔案的整理工作，并沒有那么及時的把檔案進行歸檔，原因有很多，可能是因為個人工作多、存放檔案的空間不夠、部門管理松散等，這就造成了文書檔案沒有發揮其作用，利用率低，在需要用到文書檔案時并不能及時查找，出現問題也不能清楚明了的找到負責人，同時領導對于文書檔案的管理工作并不是非常重視，導致部門管理意識薄弱，管理結果和理想中的結果有很大的區別。
文書檔案工作在很多公司、單位都是分開管理的，文書與檔案是兩個不同的工作。這種工作方式會導致檔案人員對檔案管理的意識不清晰，不愿意花時間去思考，同時兩個人負責工作，很大程度上會存在不和諧性，不能做到真正的步調一致，讓文書檔案的工作有滯后。
3.辦公室文書檔案管理的思路及建議
文書檔案工作需要及時進行整理，不能因為其他工作忙、或者存放檔案的空間問題而進行推遲，部門設置要合理，檔案管理工作多是由綜合行政辦公部門負責，部門要加強管理，對整理歸檔任務的完成結果不定期抽查，起到督促警戒作用。明確文書檔案管理工作的職責，由專人負責，一旦出現問題，責任落實到具體的人，不能發生互相推諉的事情；同時部門要重視文書檔案的管理工作，領導時時詢問，讓工作人員感受到自己負責的是一個重要崗位，對工作可能會有更多的思考。
對文書檔案要保管齊全，工作人員要把已經整合好的文書檔案進行單獨整理存放，在整合過程中的文書檔案放于另一個位置，不能混放，以免混淆；在整理資料的最初要J真檢查，有需要搜集的資料要及時聯系，有借出去的資料要及時收回，沒有按時收回的資料要進行追蹤。進行資料檢查時要認真仔細，辨別文書檔案的重要性，把具有重要價值的資料單獨保存，沒有特別價值的資料可以定期銷毀，騰出空間。
加強對文書檔案管理人員的培訓，提高工作人員的工作能力，并且培訓要長期舉行，明確培訓結果，讓其具備豐富的檔案管理工作的能力，對于管理方法要不斷的更新，積極完成各項文書檔案管理工作。文案管理工作要傾向于計算機管理，讓文書檔案證書更加準確的查詢，在平時的工作中要努力提高計算機學習。
辦公室文員要想做好文書檔案管理工作，首先領導要重視這項工作；建立關于文書檔案的規章制度，一切管理都依據規章制度來處理；因文書檔案可能比較繁瑣，需要處理注意很多細節問題，所以辦公室文員要有極好的耐性和責任心來管理；在管理工作中，要注意學習新知識，可以運用一些新技術去管理文書檔案。不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，做好文書檔案和其他工作交接，跟隨社會發展，不斷學習文書管理檔案工作，保證文書檔案管理的順利的進行。
參考文獻
[1]黎乃寧.芻議高校辦公室文書襠案管理工作[J].辦公室業務，2015，10：16-17.
第5篇：文件檔案管理員范文
在組織人事部門中，人事檔案屬于專門檔案，主要是記述職工人事管理活動并使其經歷及德才表現等情況得到客觀反映，按照個人原始記錄在單位進行集中保存以備查驗。人事檔案與個人職位、工資及福利待遇等都具有重要關系，檔案管理水平與職工工作質量及效率具有直接關系。人事檔案目前還是現代社會公共管理中十分重要的一種信息載體，隨著快速發展的科技水平及應用程度，我國不斷深化人事及醫療制度改革，使醫院檔案管理實現科學化、制度化及規范化，也為領導提供信息的準確性及制定科學決策具有重要輔助作用。
二、醫院人事檔案管理中的常見問題
不斷發展的經濟水平加快了人才流動，檔案管理對于時代變化的變革順應不夠及時，功能定位及管理模式還處于計劃經濟時期。目前，醫院人事檔案管理中常見以下幾個問題。
一是軟硬件基礎設施建設沒有落實到位。在基礎建設方面檔案管理設施相對較為落后，鐵制檔案柜達不到理想的防潮隔熱效果，陳舊的紙質人事檔案難免產生受潮、發黃、霉變等情況，經數次裝訂整理，普遍存在損毀現象，對檔案完整性產生嚴重影響。隨著不斷提高的醫院檔案信息利用要求，目前一些醫院檔案室還采用單獨的計算機進行管理，遠達不到檔案信息化要求，迫切需要建立人事檔案數據庫。
二是未配備專職檔案管理人員。很多醫院都由人事或辦公室人員對人事檔案進行兼職管理，龐大繁瑣的工作量，在日常收集整理檔案的過程中，因兼職檔案員不具有較高的專業水平，只了解檔案管理，不了解計算機應用，也不具有較高的信息化技術應用水平，研發信息設備功能對醫院檔案信息化建設產生一定的制約，也難以保證檔案質量。落后的保管條件，不穩定的檔案人員隊伍，都對檔案管理人員的工作積極性及管理水平產生不利影響。
三是檔案材料中存在不一致的情況。在檔案歸檔中難以把握新出現材料的范圍，很多人事檔案材料比較陳舊，主要是當事人履歷、入黨志愿書、年度考核、工資調整等，在個人工作作風、職業道德等方面缺少完善的信息。一些人事檔案材料不完整，尤其是工作調動的職工，導致難以通過檔案材料了解職工基本情況。個別檔案材料前后存在填寫不一致，難以甄別其真假，如老職工檔案中的出生日期及參加工作時間等填寫混亂，不利于職工基本信息的確定，并時常產生這些不真實的情況。
四是不重視工勤及臨時用工人員的檔案。很多醫院的工人檔案只對材料進行補充，對其整理裝訂未嚴格遵循檔案管理要求。尤其是臨時用工，雖然與其簽訂勞動合同，檔案相應檔案材料，但通常內容不足，系統性及應用價值都相對較低。
五是檔案難以保證其質量及安全性。隨著不斷深入干部人事制度改革，在新形勢下采用人事的全新方式對專業技術人員進行管理，人事制度初步實現了人事檔案社會化，有力保障了人才的合理、有序流動。但在實際工作中，很多檔案材料還需要聘用單位進行辦理，造成檔案管理人員在用人單位與人才服務機構之間數次往返對人事檔案進行完善，難以保證檔案的質量及安全性。
三、加強醫院人事檔案管理的應對措施
一是建立人事檔案管理專項資金。對軟硬件基礎設施加大建設力度，實現現代化、信息化管理及信息共享。軟硬件設施配置與現代化檔案管理相適應，是開發利用檔案信息及信息技術的一個重要基礎，檔案信息網絡是其核心。檔案逐步實現電子化管理，建立數據庫，將紙質檔案轉變為電子檔案，采取集約化、信息化及動態化管理方式。通過聯網便于查閱人事檔案，使工作效率明顯提高，利用迅速統計分析信息資料，為領導決策提供重要輔助作用。
二是人事檔案應選擇具有較高素質的專人進行管理。在檔案管理這一重要崗位應由具有較高政治素質和專業素質的專人進行管理，不僅要具備職業道德、檔案專業知識，還要掌握信息技術知識。對現有人員加強技能培訓，使其提高法律意識，確保檔案工作規范化。
三是實施人才戰略。人才資源共享，人才開發一體化是未來的發展趨勢，醫院應實施人才戰略，用事業和感情將人才留住，妥善解決各類人才在工作中遇到的問題，使其在工作崗位上發揮專長，以免人才流失。
第6篇：文件檔案管理員范文
關鍵詞：檔案管理 醫院文化建設
檔案管理主要是指檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總和，是國家檔案事業發展的基本組成部分。檔案管理工作在醫院的文化建設中起著重要的促進作用，對于醫院來說，醫院檔案中記錄著各項真實活動，是對醫院文化的歷史再現，而且醫院的文化建設也在很大程度上依存于醫院檔案。因此，加強檔案管理，充分發揮醫院檔案在醫院文化建設中的作用，是當前醫院文化建設過程中亟待解決的問題。
一、為醫院提供信息，指導醫院文化建設
醫院文化是醫院進行精神文明建設的重要組成部分，對于團結醫務工作人員、宣傳醫院理念具有重要作用。醫院文化一般由醫院的管理者提出，然后廣泛傳播，促使醫院的全體員工貫徹執行，以在醫院內部營造濃厚的文化氛圍，將核心文化發展為醫院全體員工的共同信念。在醫院的文化建設過程中，院長是最高的管理者，對于文化傳播與發展具有舉足輕重的作用，院長不僅是文化的設計者，同時還是醫院文化實踐的帶領者。而文化的傳播與發展，需要管理者對醫院的歷史文化有充分的了解，這樣才能夠根據醫院的實際情況設計出合乎情理的文化概念。因此，醫院檔案便發揮了重要作用，為管理者提供最真實的醫院歷史發展歷程及各項信息，從而為醫院的文化建設提供有效指導。
二、加強檔案管理，開發文化產品
俗話說“榜樣的力量是無窮的”，任何一家醫院的發展都需要有先進典范的指引，才能夠少走彎路。因此，在醫院的文化建設過程中，如果出現先進的典范或技術標兵等榜樣性人物時，醫院應當對這些先進人物的事跡進行整合，并廣泛宣傳，以對他人形成鼓勵，從而吸引更多的人加入到醫院服務行列中。通過不斷宣傳先進的文化理念，可以不斷豐富醫院本身的價值觀念和文化認知。加強醫院的檔案管理，可以對醫院的歷史數據進行整合和處理，將其以圖表的形式表現出來，從而更好地展示企業的文化發展歷程，并加深醫務人員對醫院文化的認知，從而不斷增強其文化歸屬感和主人翁意識，同時也開發出醫院獨有的文化產品，對醫務人員及患者形成獨有的吸引力，不僅能夠更好地服務于患者，同時也促進醫院樹立起良好的信譽和形象，以促進其長久可持續發展。
三、提高醫院文化層次，提升醫院精神
醫院精神主要體現在醫院的文化建設上，通過開展醫院文化宣傳活動，可以使醫務人員廣大群眾更好地認知醫院的形象，并樹立起醫院的精神，引導員工不斷地增強文化意識，加強其歸屬感，從而不斷激發工作的積極性和創造性，為醫院的發展構建核心競爭力，以不斷提升醫院的市場信譽，實現醫院經濟效益的不斷提升。醫院精神是醫院文化建設的核心內容，是醫院生存及長久發展的動力，醫院檔案記錄了醫院各種各樣的事情，通過將檔案中的醫院文化與現有的醫院文化進行融合，才能夠實現醫院文化層次的提升。只有實現了文化層次的提升，才能形成醫院獨具特色的精神理念，以不斷促進醫院文化發展水準的提升。
四、加強職業道德建設，更好地服務于患者
醫院的職能是服務于患者，對于醫院文化的構建，則是更好地服務于患者。因此，醫院在進行文化建設的過程中，應當始終堅持以患者為中心，將患者的利益放在第一位，不斷地提高醫療水平和醫院服務質量，加強醫院設備管理，引進先進的醫院設備，強化醫院的技術實力，并充分地調動患者的參與意識，從而更好地滿足患者的治療需要。檔案管理中已經保存的相關法律法規、醫療標準、技術標準等都是醫院文化發展的關鍵性因素，通過對這些因素進行分析，可以為醫院的發展培養出遵紀守法、依法行醫的醫務人員隊伍。此外，檔案管理中存在著大量的病患資料，做好相關的備案工作，可以確保醫院及患者雙方的利益都得到實現，并徹底解決醫療事故所帶來的醫療糾紛，同時更好地發現醫院管理中的缺陷，從而加強管理，提高醫院的管理水平和患者服務滿意度。
總之，醫院檔案是醫院文化持久發展的重要依據，對于醫院的文化建設具有重要作用。因此，加強檔案管理就顯得非常重要，醫院的領導者應當從多層面對醫院檔案優勢進行挖掘，不斷加強對醫院檔案的管理，提升醫務人員素質，從而為醫院的文化建設奠定堅實的文化基礎。
參考文獻：
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[2]莫燕.談醫院檔案與文化建設關系[J].廣東檔案，2008，2
第7篇：文件檔案管理員范文
首先有利于增強檔案管理人員的責任心。強化檔案管理人員的職業道德素質就會讓檔案管理人員在內心深處熱愛檔案管理工作、重視檔案管理工作，促使檔案管理人員在工作中形成默默耕耘、無私奉獻的精神，切實履行檔案管理工作的神圣職責；其次有利于提高檔案管理人員為師生服務的質量。檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，也是學校教學服務體系的重要組成部分，在實際工作中檔案管理人員不重視檔案服務工作，而通過職業道德素質教育，則可以增強檔案管理人員對檔案工作的認識程度，提高他們為師生服務的質量；最后有利于提升學校的檔案管理工作水平。隨著學校規模的不斷擴大，學校的檔案管理工作面臨著許多新的變化，對于這些工作環境變化要求檔案管理人員要進行多角度、多層次的分析一些問題，而這就需要檔案管理人員具備較強的職業道德素質。
2檔案管理人員職業道德建設存在的問題分析
檔案管理工作離不開檔案管理人員，只有較高職業道德素質的人員才能促進檔案管理工作的發展，但是綜合分析檔案管理人員的職業道德素質建設現狀發現不少問題：①檔案管理人員缺乏服務意識。檔案管理人員在具體的工作中常常會以檔案屬于保密文件等借口，不向師生放開，導致檔案文件的開放性不夠，造成此問題的主要原因就是檔案管理人員缺乏服務意識，他們意識到不檔案工作的本質就是為學校師生提供教育服務，而且檔案管理人員在向師生提供服務時其態度傲慢。②檔案管理人員缺乏責任感。檔案管理工作具有保密性、復雜性以及細致性的特點，要求工作人員具有較強的責任心，嚴格按照相關規定執行具體的檔案管理工作，但是在具體的工作中我們經常會看到因為工作人員責任心不強而導致檔案丟失、損壞以及重要文件信息被泄密等事件。③檔案管理人員的專業技能素質不高。學校檔案管理人員并不是根據崗位要求而選擇相應的管理人員，而是大部分由相應的教師兼任檔案管理人員，這樣就會大大影響檔案管理工作的效率，其主要表現在：一是檔案管理人員不熟悉檔案工作的具體流程，導致檔案資料的存放沒有制度性，為日后的檔案查閱帶來很大的不便；二是檔案人員的編研能力不高，現有的檔案管理人員只懂得一些基本的管理知識，卻沒有相應的編研能力。
3提高檔案管理人員職業道德素質的途徑
檔案管理工作是一門科學化、規范化、標準化的學科知識，其不僅要求相關人員要具有專業的素養和能力，還要具有較強的職業道德素質，針對學校檔案管理人員職業道德存在的問題，提出一些具體的對策：
3.1端正檔案管理人員的工作態度。
強化檔案管理人員的職業道德素質前提就是要端正他們的工作態度，首先要提高工作人員對檔案工作性質的認識，認識到做好檔案管理工作不僅是學校管理工作的重要內容，也是切實履行自己工作崗位職責的體現；其次要強化工作人員的敬業精神，要鼓勵工作人員在平凡的崗位上做出卓越的成績；最后增強工作人員的責任心，要培養檔案管理人員具有將一生奉獻給檔案管理工作的精神，在工作中要以認真負責的態度從事每個細微環節的工作。
3.2提高檔案工作人員的服務意識和水平。
檔案服務是檔案管理工作的本質和目的，基于中職教育的不斷發展，檔案管理人員要改變傳統的被動管理模式，積極推動專業化的服務管理模式，以用戶的需求為出發點，重視為師生服務的實效工作；積極開展以人為本的服務模式，中職院校檔案管理工作突破只為學校管理者提供服務的單一模式，著眼于未來，充分利用我國大力發展職業教育的大環境，加強學校的人性化檔案管理工作。
3.3增強檔案管理人員的業務技能。
隨著我國信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式與手段都有了較大的改變，面對這些改變需要檔案管理人員要提高業務技能：一是要通過各種途徑提高自己應用計算機技術的能力，以便在具體的檔案管理中利用計算機技術實現檔案管理的電子化。二是增強檔案管理人員的創新能力。檔案管理人員要以創新性的見解看待工作中的問題，積極在充分借鑒與參考其它領域先進工作經驗的基礎上，創新學校的檔案管理工作，促進學校檔案管理工作的科學化發展。三是學校要通過制定與完善各種制度，保障檔案管理人員的工資待遇，為檔案管理人員的技能提升鑒定提供物質與精神層面的支持。
4結束語
第8篇：文件檔案管理員范文
關鍵詞：高職院校；檔案管理
中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）03-00-01
凡在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建類檔案。高職院校基建檔案管理和開發利用是高職教育管理的重要組成部分，為學校當前和長遠具體參考價值和憑證作用。隨著高職院校辦學規模的不斷擴大以及高職院校教育的不斷深化，現有的辦學條件已適應不了教育發展的要求，很多高職院校大力開發擴大辦學條件都是新建學校，在新學校的基建項目過程中，基建檔案管理工作出現很多問題。
一、高職院校基建檔案管理存在的問題
1.基建檔案管理工作得不到領導的應有重視
領導不重視基建檔案的重要性，對基建檔案管理工作認識有誤區。只重視教學檔案工作的管理，認為學校是以教育為主，教學檔案才是最重要的，對基建檔案管理工作有偏見，只要工程建設好就可以了，對基建圖紙和資料保存與否無所謂，忽視對基建檔案的歸檔工作。由于領導思想認識上重視程度不夠，導致基建檔案管理工作難度加大。
2.基建檔案管理人員責任心不強，素質不高
檔案管理人員的業務素質，是檔案管理“科學化、標準化、規范化、法制化”的重要保證。高職院校檔案管理專業人員不多，基建檔案管理人員一般都是兼職，他們的文化水平偏低，專業檔案知識不精通，業務技能不熟練，創新意思不突出。兼職檔案管理人員和專職檔案管理人員缺少溝通，基建檔案管理工作和學校中心檔案管理人員工作脫節，給基建檔案的開發和利用造成了很多麻煩，也檔案管理實現“科學化、標準化、規范化、法制化”增加了難度。
3.基建檔案管理不規范、手段檔案沒有納入科學管理的軌道，由于部分基建檔案沒有收和方式落后
自從國家教委關于《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》以來，學校檔案工作不斷貫徹這個兩個文件的標準和要求，也加強了對檔案管理的要求，但是由于高職院校自身的原因，檔案管理工作不健全，基建集、整理、歸檔，有的基建、水電工程圖紙損壞和遺失，現在的建筑都是隱蔽裝修，有的地方出現漏水、電源短路等都找不到原因。高職院校目前檔案管理工作采取傳統的手工管理方式，或遺失和漏掉這樣就給基建檔案造成不完整。檔案管理工作成效差，沒有實現先進的信息化管理就難以開展整體信息資料的開發和利用，更不能體現檔案的參考價值和使用價值。
二、高職院校基建檔案管理中存在的問題與對策
1.加強基建檔案管理工作的重要性
首先單位領導要組織貫徹國家有關檔案工作的方針政策和法規，把檔案工作列入單位的發展計劃，在經費、庫房、設施和人員配備等方面為檔案工作提供條件，定期檢查和研究解決基建檔案工作存在的實際問題。其次，基建檔案管理工作人員要清楚認識自己的工作重要性，認真負責基建檔案資料的收集、整理、保管、組織、堅定、統計、利用等工作。
2.提高基建檔案管理人員的綜合素質
檔案管理工作人員的素質對檔案管理工作的成效起決定性作用，檔案的價值開發和資源的充分利用很大程度上取決于檔案管理工作人員是管理水平，高質量的檔案管理，要求管理人員有廣博的知識和才干，一個合格的檔案管理人員不僅要在政治思想上過硬，同時還要具備熟練的業務素質和應用新技術的技能，作為一個合格的檔案工作人員，要熱愛檔案管理工作，終于職守，埋頭苦干刻苦鉆研，不但要學習檔案專業知識，還要學習自然科學，社會科學等方面的知識，只有不斷學習現代化技術管理，提高自己的檔案管理水平， 才能適應高校現代化教學教育的需要。
3.規范基建檔案管理機制、加強檔案信息化建設
高職院校基建檔案管理工作，在工作方式上必須遵循科學是規范的原則，建立合理的基建檔案管理制度，工作責任落實到每個人，管理工作中量化考核。基建項目結束（含最終完成、階段完成）后，根據基建文件材料的形成規律，按內容、價值、數量和載體形成進行系統整理，圖紙按類別序號排列（即：地質圖、初步設計圖、建筑施工圖、結構施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）等。按文件性質分別組成案卷歸檔，這樣任何地方出現問題查找建筑施工設計圖都可以找到原因，在短時間就可以解決問題。
第9篇：文件檔案管理員范文
一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1.
公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.
凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.
各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.
檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、 檔案的借閱
1.
總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.
公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.
檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1.
公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.
當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.
凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.
經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
