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一、會計(jì)控制主題
縱觀會計(jì)發(fā)展的歷史,可以得知會計(jì)控制理論與實(shí)踐是隨著時代的變革、社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化、企業(yè)間競爭的加劇,企業(yè)內(nèi)部管理不斷提出新的需要而豐富、完善和發(fā)展起來的。
1.會計(jì)控制思想的萌芽——內(nèi)部牽制觀
會計(jì)控制作為一個完整的概念被認(rèn)識并接受的時間并不長,但其萌芽——內(nèi)部牽制思想則早就已經(jīng)隨著"人類社會經(jīng)濟(jì)活動的產(chǎn)生出現(xiàn)了。 在我國,內(nèi)部牽制制度到西周時"期已基本形成,后來西漢的上計(jì)制度、宋太祖時期的職差分離、主庫史三年一易制度都是內(nèi)部牽制的具體表現(xiàn)形 式。15世紀(jì)末,在資本主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展 較快的國家,許多企業(yè)都不同程度地 建立了內(nèi)部牽制制度。1912年R.H蒙 哥馬利提出了內(nèi)部牽制理論。通過職 務(wù)分離、定期核對賬面記錄與實(shí)存資 產(chǎn)等控制手段,以有效減少錯誤和舞 弊行為。實(shí)踐證明,作為會計(jì)控制起源 的內(nèi)部牽制思想是合理的。但這種思 想僅局限于會計(jì)系統(tǒng)一個方面,未能 突出會計(jì)控制與企業(yè)管理之間的聯(lián)系。
2.會計(jì)控制思想的形成和豐富20世紀(jì)以來,隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展、企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的復(fù)雜化以 及企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)管理的需要,人們在 內(nèi)部牽制基礎(chǔ)上使企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制有了更大更深刻的發(fā)展。1958年美國注冊會計(jì)師協(xié)會 了《審計(jì)程序公告第29號》,將內(nèi)部控 制分為內(nèi)部會計(jì)控制和內(nèi)部管理控制兩類。即將與保護(hù)資產(chǎn)安全和保證會計(jì)信息正確可靠這兩個目標(biāo)有關(guān)的控制劃為內(nèi)部會計(jì)控制。其主要目的是防弊糾錯,屬于防護(hù)性控制。公告的標(biāo)志著會計(jì)控制思想的形成,明確了會計(jì)控制成為內(nèi)部控制的一種重要方式,會計(jì)控制是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要管理工作,為以后會計(jì)控制問題的深入研究和不斷發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。
20世紀(jì)六七十年代,隨著時代的變革,企業(yè)內(nèi)部管理日趨復(fù)雜,人們對會計(jì)控制的認(rèn)識進(jìn)一步加深,認(rèn)為會計(jì)控制應(yīng)從防護(hù)性控制進(jìn)一步拓展到指導(dǎo)性控制,從而推動了會計(jì)控制研究與實(shí)踐的縱深發(fā)展。
20世紀(jì)70年代以來,信息技術(shù)得到了迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,信息技術(shù)對人類社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。作為管理科學(xué)理論重要組成部分的會計(jì)控制理論也得到不斷發(fā)展,人們在利用會計(jì)控制實(shí)現(xiàn)內(nèi)部牽制控制、防護(hù)性控制、指導(dǎo)性控制的同時,開始利用會計(jì)控制探討對企業(yè)經(jīng)營效率和經(jīng)濟(jì)效益的影響,以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營效率和效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。會計(jì)控制從指導(dǎo)性控制擴(kuò)展到追求效率與效益的控制。也正因?yàn)槿绱?,國外理論?0世紀(jì)80年代以后已不再將內(nèi)部會計(jì)控制與內(nèi)部管理控制區(qū)分開來,使會計(jì)控制的研究出現(xiàn)了創(chuàng)新的新局面。
進(jìn)入20世紀(jì)90年代以后,變化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)環(huán)境的主要特征。競爭環(huán)境變化迅速而難以預(yù)測,企業(yè)間競爭加劇,培育、提升核心競爭力成為企業(yè)發(fā)展的根本目標(biāo)。同時,激烈的市場競爭也要求企業(yè)建立健全與培育和提升核心競爭力相適應(yīng)的企業(yè)內(nèi)部控制體系,有效的企業(yè)內(nèi)部控制體系成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的原動力,成為企業(yè)保持長期競爭優(yōu)勢的重要平臺。會計(jì)控制作為企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分,在其中發(fā)揮著十分重要的作用。作為新的管理理念,核心競爭力可以視為核心技術(shù)、企業(yè)管理能力和集體學(xué)習(xí)的集合,涉及到企業(yè)實(shí)物支持系統(tǒng)、獨(dú)特的知識與技能、企業(yè)管理體制和員工價值理念等諸多因素。因此,會計(jì)控制從追求效率與效益的控制拓展到培植企業(yè)核心競爭力的控制。
二、基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制理論框架及核心論點(diǎn)
我國會計(jì)理論界對內(nèi)部會計(jì)控制的性質(zhì)、目標(biāo)、要素及要素之間相互關(guān)系的認(rèn)識還沒有達(dá)到統(tǒng)一,內(nèi)部會計(jì)控制的理論框架還沒有形成。本文從企業(yè)核心競爭力層面著手對內(nèi)部會計(jì)控制的性質(zhì)、目標(biāo)、內(nèi)涵、要素作深入探討。
1.基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制的性質(zhì)
人們對內(nèi)部會計(jì)控制性質(zhì)的認(rèn)識不一致,差異較大,目前,還沒有統(tǒng)一的被大家所接受的觀點(diǎn)。歸納起來,對內(nèi)部會計(jì)控制性質(zhì)的認(rèn)識大體上有以下幾種:一是結(jié)構(gòu)說。1988年4月,美國注冊會計(jì)師協(xié)會了《審計(jì)準(zhǔn)則公告第55號》,這份公告以財務(wù)報表審計(jì)對內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的考慮為題,首次用內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)一詞取代原有的內(nèi)部控制一詞,提出了內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的概念。二是框架說。1995年,美國注冊會計(jì)師協(xié)會了《審計(jì)準(zhǔn)則公告第78號》,該公告全面接受了美國反對虛!假財務(wù)報告委員會所屬的發(fā)起組織委員會(簡稱COSO委員會)的《內(nèi)部控制——整體框架》報告(也稱COSO報告)的內(nèi)容,提出了內(nèi)部控制整體框架的概念,認(rèn)為內(nèi)部控制整體框架主要由控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督等五項(xiàng)組成。
三是制度說。中國證監(jiān)會2001年1月的《證券公司內(nèi)部控制指弓I》認(rèn)為,公司內(nèi)部控制包括內(nèi)部控制機(jī)制和內(nèi)部控制制度兩個方面。四是方法、措施、程序說。財政部2001年6月的《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)的通知》中,將內(nèi)部會計(jì)控制制度定性為一系列控制方法、措施和程序。
本文認(rèn)為,結(jié)構(gòu)、框架強(qiáng)調(diào)的是內(nèi)部會計(jì)控制的要素組成,制度、方法、措施、程序強(qiáng)調(diào)的是內(nèi)部會計(jì)控制的形式。上述觀點(diǎn)并沒有準(zhǔn)確概括出內(nèi)部會計(jì)控制的性質(zhì)。本文認(rèn)為,基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制是指企業(yè)在一定時期內(nèi)保持競爭優(yōu)勢的內(nèi)在的、協(xié)同的、開放的、動態(tài)平衡系統(tǒng)。這種定性能反映出基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制的特性。首先,企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制是一個系統(tǒng)。即企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制是由若干要素構(gòu)成的,且各核心競爭力的三個層次,即產(chǎn)品層、制度層、核心層,其中技術(shù)力處于表層,管理力處于中層,文化力處于深層?;谄髽I(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制是由這三種力量組合而成的有機(jī)體,三種力量相互推進(jìn),相互平衡,且這個系統(tǒng)不易模仿,不能替代。
2.基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)
內(nèi)部會計(jì)控制的目標(biāo)是指內(nèi)部會計(jì)控制對象應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)。內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)構(gòu)成內(nèi)部會計(jì)控制理論框架的研究起點(diǎn),是企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制工作運(yùn)行的導(dǎo)向,決定了企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制的組織、原則、方法和評價體系。從我國現(xiàn)有規(guī)范看,專門就內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)作出規(guī)定的只有財政部的《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)(以下簡稱《基本規(guī)范》),《基本規(guī)范》第六條規(guī)定,內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)當(dāng)達(dá)到以下目標(biāo):一是規(guī)范單位會計(jì)行為,保證會計(jì)資料真實(shí)、完整;二是堵塞漏洞,消除隱患,防止并及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤及舞弊行為,保護(hù)單位資產(chǎn)的安全、完整;三是確保國家有關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。廖洪等認(rèn)為,完善內(nèi)部控制規(guī)范應(yīng)與企業(yè)目標(biāo)結(jié)合起來考慮。張俊民認(rèn)為,應(yīng)在確立企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制基本目標(biāo)的基礎(chǔ)上,按照公司治理結(jié)構(gòu)中的權(quán)責(zé)關(guān)系及內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)的內(nèi)容分層設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制的具體目標(biāo)。而促使經(jīng)濟(jì)效益不斷提高是整個經(jīng)濟(jì)管理的基本目標(biāo),也是企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制的目標(biāo),這是實(shí)施企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制、確保單位經(jīng)營管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的總體要求,也是企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制好壞的最終標(biāo)準(zhǔn)。
本文贊同廖洪等將內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)相結(jié)合的觀點(diǎn),也贊同張俊民將內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分的觀點(diǎn),但同時認(rèn)為,在不同的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境和企業(yè)內(nèi)部管理?xiàng)l件下會存在不同的會計(jì)控制目標(biāo),會計(jì)控制目標(biāo)應(yīng)隨著社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境和企業(yè)內(nèi)部管理需要的變化而發(fā)展。如前文所述,會計(jì)控制以單一的內(nèi)部牽制啟蒙,逐步向防護(hù)性控制、指導(dǎo)性控制、效率與效益性控制、企業(yè)核心競爭力培植等多樣化方面發(fā)展。因此,當(dāng)今企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制在保證會計(jì)信息質(zhì)量的同時,又通過研究治理結(jié)構(gòu)控制、管理控制、文化控制、信息技術(shù)控制等內(nèi)容,滿足培植企業(yè)核心競爭力目標(biāo)、經(jīng)營效率與效益目標(biāo)、會計(jì)報表可靠性目標(biāo)、遵循相關(guān)法律與規(guī)則目標(biāo)等多元化目標(biāo)的要求。遺憾的是,我國《基本規(guī)范》中卻沒有與有利于培植、提升企業(yè)核心競爭力企業(yè)目標(biāo)相關(guān)的詞語。
3.基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制的內(nèi)涵及特點(diǎn)
(1) 基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制的內(nèi)涵。本文是從企業(yè)核心競爭力的高度研究內(nèi)部會計(jì)控制的,因此,將內(nèi)部會計(jì)控制僅理解成為了提高會計(jì)信息質(zhì)量,保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整,確保有關(guān)法律和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,提高經(jīng)營效率與效益是不全面的。當(dāng)今企業(yè)所面對的是國際化、金融化、知識化的宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境,從微觀上說,人類社會正從工業(yè)社會轉(zhuǎn)入信息社會,企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了巨大變化。面對這樣的宏觀與微觀環(huán)境,在企業(yè)發(fā)展過程中,比利潤、市場份額更重要的是具有根本意義的企業(yè)競爭優(yōu)勢和可持續(xù)發(fā)展優(yōu)勢,比企業(yè)競爭優(yōu)勢和可持續(xù)發(fā)展優(yōu)勢更具有深遠(yuǎn)影響的是企業(yè)核心競爭力。因此,基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制,不僅要求起到保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全完整、保證會計(jì)信息真實(shí)可靠以及有利于提高企業(yè)經(jīng)營效率和效益的作用,同時還要更加有效地服務(wù)于企業(yè)的內(nèi)部管理和長遠(yuǎn)發(fā)展,從根本意義上說就是有利于培植企業(yè)核心競爭力。
基于上述認(rèn)識,本文認(rèn)為,站在現(xiàn)代企業(yè)立場,從企業(yè)核心競爭力視角來看,基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制是指通過企業(yè)會計(jì)工作和會計(jì)信息對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行約束、指導(dǎo)、調(diào)節(jié)和促進(jìn)等活動,為使企業(yè)實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)核心競爭力的根本目標(biāo)而由全體員工共同實(shí)施的開放性監(jiān)控體系。
(2) 基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制的特點(diǎn)?;谄髽I(yè)核心競爭力的會計(jì)控制不僅是信息時代的需要,也是企業(yè)當(dāng)今所面對的宏觀與微觀環(huán)境的需要,拓展了會計(jì)控制理論研究的空間。基于企業(yè)核心競爭力的會計(jì)控制是一種更高層次的會計(jì)控制。主要表現(xiàn)為:
一是會計(jì)控制客體的高層次。傳統(tǒng)的會計(jì)控制對象注重權(quán)力制衡,比較關(guān)注崗位分設(shè)、組織設(shè)計(jì)、管理程序與手續(xù)、監(jiān)督檢查方式等內(nèi)容,并通過這些工作實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)。強(qiáng)調(diào)糾偏,要求行為的循規(guī)蹈矩,追究責(zé)任而非改善現(xiàn)狀。以此建立的會計(jì)控制評價指!!標(biāo)體系構(gòu)成了會計(jì)控制客體的基本層次,充其量只能反映出一個企業(yè)實(shí)際運(yùn)作的需要,而不能反映出其核心競爭力?;谄髽I(yè)核心競爭力的會計(jì)控制更應(yīng)關(guān)注和研究企業(yè)資源整合、動態(tài)發(fā)展、公司治理、員工價值理念、企業(yè)獨(dú)特知識與技能等高層次問題。不僅強(qiáng)調(diào)糾偏,還要強(qiáng)調(diào)引導(dǎo),要求行為的持續(xù)優(yōu)化。
二是會計(jì)控制主體的高層次?;?!于企業(yè)核心競爭力的會計(jì)控制客體的高層次決定了會計(jì)控制主體的高層次。換言之,從事核心競爭力會計(jì)控制的組織與人員必須有學(xué)習(xí)、研究與創(chuàng)新的素質(zhì)和能力,必須跳出傳統(tǒng)會計(jì)控制的層次,從服務(wù)于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)競爭優(yōu)勢的更高的角度,判斷審視與其核心競爭力有關(guān)的方方面面的問題,從而得出有關(guān)企業(yè)發(fā)展前景的結(jié)論。
4.基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制的要素
內(nèi)部會計(jì)控制要素是指構(gòu)成內(nèi)部會計(jì)控制的必要成分或因素,內(nèi)部會計(jì)控制的有效性取決于各控制要素的適當(dāng)性及有機(jī)結(jié)合的狀況。內(nèi)部控制理論在西方經(jīng)過近一個世紀(jì)的發(fā)展,已經(jīng)相當(dāng)成熟了,COSO報告中內(nèi)部控制包含五大要素,即控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督。楊有紅等將內(nèi)部會計(jì)控制分為控制環(huán)境、風(fēng)險識別、內(nèi)部控制措施、信息傳遞與反饋、監(jiān)督與糾編機(jī)制五大要素,而財政部的現(xiàn)行《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范》沒有明確內(nèi)部會計(jì)控制的要素,只是直接列出了內(nèi)部會計(jì)控制的九項(xiàng)內(nèi)容。本文認(rèn)為,COSO報告將責(zé)任授權(quán)與劃分、人力資源政策與實(shí)務(wù)等作為環(huán)境因素,將作為控制過程的風(fēng)險評估、控制活動和監(jiān)督三個部分分別與控制環(huán)境同等對待等問題值得探討,楊有紅等的劃分也有類似需要探討的 問題,而《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范》中的九}項(xiàng)內(nèi)容則需要進(jìn)一步高度概括。本文}認(rèn)為,基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制整體上主要由四大要素組成,即環(huán)境要素、技術(shù)要素、管理要素、文化要素。
其中環(huán)境要素是對企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制系統(tǒng)建立和實(shí)施具有重大影}響的各種因素的總稱,是其他控制要素的基礎(chǔ)??刂骗h(huán)境包括企業(yè)外部環(huán)}境和企業(yè)內(nèi)部環(huán)境兩部分。外部環(huán)境}包括政府會計(jì)監(jiān)管方式、供應(yīng)商及顧客狀況、市場環(huán)境等;內(nèi)部環(huán)境主要涉}及企業(yè)管理體制(結(jié)構(gòu))、企業(yè)經(jīng)營方式等,對于企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制來說,控制環(huán)境則僅從內(nèi)部環(huán)境視角考慮。技術(shù)要素是指利用信息技術(shù)構(gòu)建信息系統(tǒng),建立有效的信息技術(shù)平臺,以使進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制系統(tǒng)的各類信息的傳遞反饋更快捷、更準(zhǔn)確,實(shí)現(xiàn)企業(yè)}管理現(xiàn)代化。一個真正的信息系統(tǒng),不僅僅是利用IT技術(shù)簡化勞動量,而應(yīng)是利用科學(xué)的管理理論、決策科學(xué)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為管理提供輔助決策。管理要素主要是指通過企業(yè)會計(jì)工作并利用會計(jì)信息對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動所進(jìn)行的約束、指導(dǎo)、調(diào)節(jié)與促進(jìn)。管理控制反映的是對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的直接控}制,直接影響會計(jì)控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),其內(nèi)容主要應(yīng)包括COSO報告控制環(huán)境}中的責(zé)任授權(quán)與劃分、人力資源管理!!和風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督以及會計(jì)業(yè)務(wù)流程重組等。文化要素主要是指營造包含企業(yè)文化的內(nèi)部會計(jì)控制氛圍,樹立正確的會計(jì)控制價值觀,涉及企業(yè)精神、企業(yè)哲學(xué)、企業(yè)道德、企業(yè)觀念等,強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的“軟控制”作用,從而內(nèi)化為企業(yè)核心價值,形成企業(yè)獨(dú)具特色、不可模仿}的核心競爭力。COSO報告控制環(huán)境中}的管理哲學(xué)、經(jīng)營風(fēng)格以及正直與價值觀等內(nèi)容都包括在這個要素中。基于企業(yè)核心競爭力的內(nèi)部會計(jì)控制理論框架的四個部分之間存在著有機(jī)聯(lián)系,其中環(huán)境要素是企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控}制的基礎(chǔ)和前提,技術(shù)要素是企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制的實(shí)施依據(jù)和通道,管理要素是企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制的具體實(shí)施,文化要素所包含的企業(yè)文化乃企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制之魂,其塑造的核心是企業(yè)價值觀和能力,一旦內(nèi)化為企業(yè)核心價值,不易模仿且能形成獨(dú)具特色、在一定時期內(nèi)保持競爭優(yōu)勢的企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制系統(tǒng)。
三、結(jié)論
可以預(yù)見,圍繞企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制主題進(jìn)行的拓展,將使會計(jì)控制研究的視野、領(lǐng)域、方法和信息提供的層面發(fā)生變化。
第一,進(jìn)一步開闊了企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制研究的視野。企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制研究將超越單純“就會計(jì)論會計(jì)”的局限,充分利用多重理論開展跨學(xué)科研究。
第二,進(jìn)一步拓展了企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制研究的領(lǐng)域。企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制將配合企業(yè)核心競爭力培植,從一般性研究企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制機(jī)制和制度問題轉(zhuǎn)移到深入研究企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制的行為化問題特別是行為持續(xù)優(yōu)化問題。
會計(jì)控制系統(tǒng)是指會計(jì)在企業(yè)各個管理層次上發(fā)揮控制職能的系統(tǒng)。會計(jì)控制系統(tǒng)應(yīng)具有系統(tǒng)性、目標(biāo)性、層次性以及與環(huán)境的相互適應(yīng)性等特點(diǎn)。隨著會計(jì)理論的成熟以及管理實(shí)踐的發(fā)展,企業(yè)應(yīng)采取靈活多樣的方式,利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),設(shè)計(jì)科學(xué)有效的會計(jì)控制系統(tǒng),以加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制。
會計(jì)控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)在工作效率、可靠性、工作質(zhì)量、可變性和經(jīng)濟(jì)性原則的指導(dǎo)下,自上而下地按照業(yè)務(wù)處理順序?qū)⒄麄€系統(tǒng)劃分為若干子系統(tǒng),再根據(jù)需要進(jìn)一步分解子系統(tǒng),一直到滿足需要為止。劃分子系統(tǒng)時要使各子系統(tǒng)具有一定的獨(dú)立性,子系統(tǒng)之間的接口應(yīng)力求簡捷,盡量做到數(shù)據(jù)共享,減少數(shù)據(jù)冗余。設(shè)計(jì)完成后,需要進(jìn)行系統(tǒng)的平臺設(shè)計(jì),包括系統(tǒng)的軟、硬件選擇,確定計(jì)算機(jī)處理方式和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方案,以及選擇數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng);接下來要進(jìn)行代碼設(shè)計(jì)、輸入及輸出設(shè)計(jì)、人機(jī)對話接口等步驟。另外,企業(yè)內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)不能脫離環(huán)境而獨(dú)立存在,在不同的控制環(huán)境中,會計(jì)控制作用的具體形式有很大不同。由于會計(jì)控制涉及的范圍廣且具有不確定性,要探求會計(jì)控制的一般規(guī)律,就必須在一個相對確定的環(huán)境下進(jìn)行,以免會計(jì)控制和環(huán)境交互作用,使問題復(fù)雜化。在此假設(shè)前提下,根據(jù)上述設(shè)計(jì),我們認(rèn)為作用于企業(yè)經(jīng)營和業(yè)務(wù)過程的會計(jì)控制應(yīng)主要包括三個子系統(tǒng):責(zé)任會計(jì)、預(yù)算控制和控制評價、報告以及決策支持系統(tǒng)。通過這三個子系統(tǒng),將系統(tǒng)對業(yè)務(wù)活動的控制與企業(yè)的目標(biāo)聯(lián)系起來,經(jīng)過系統(tǒng)的層層反饋控制實(shí)現(xiàn)會計(jì)控制目標(biāo)。
具體設(shè)計(jì)企業(yè)會計(jì)控制系統(tǒng)時一般包括三個基本步驟:(1)確立控制標(biāo)準(zhǔn)。確立控制標(biāo)準(zhǔn)是第一步也是最重要的一步。確定控制標(biāo)準(zhǔn)通常有三種方法:統(tǒng)計(jì)方法、工程方法和經(jīng)驗(yàn)方法;(2)評定控制成效,即將實(shí)際運(yùn)行結(jié)果同控制標(biāo)準(zhǔn)相比較;(3)糾正錯誤手段,即消除偏離標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃的情況。
二、企業(yè)會計(jì)控制系統(tǒng)的三個子系統(tǒng)
(一)預(yù)算控制子系統(tǒng)。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中,預(yù)算控制起著承上啟下的作用,在企業(yè)管理過程中處于核心地位。預(yù)算控制要達(dá)到預(yù)定目標(biāo)必須遵循靈活性、全局性、全面性等原則。預(yù)算控制包括預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行兩個基本環(huán)節(jié)。預(yù)算編制是預(yù)算控制的第一個階段,也是預(yù)算控制的前提和基礎(chǔ)。編制企業(yè)總預(yù)算將涉及到價格、產(chǎn)品類型、資本支出、研究和開發(fā)、人事安排和其他重要決定,整個過程比較繁復(fù),技術(shù)性較強(qiáng)。
我們認(rèn)為,設(shè)計(jì)企業(yè)預(yù)算控制子系統(tǒng)應(yīng)具體包括以下幾個基本步驟:1設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段。在這一階段應(yīng)制定工作時間表,根據(jù)具體預(yù)算目標(biāo)確定工作程序和預(yù)算組成員并分配工作任務(wù);2調(diào)研階段。調(diào)研的重點(diǎn)包括企業(yè)管理決策層以及投資、財務(wù)、審計(jì)、法律、人力、行政等管理部門;3設(shè)計(jì)階段。企業(yè)預(yù)算控制制度的設(shè)計(jì)應(yīng)包括總則、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、預(yù)算控制的原則、編制程序、編制方法與依據(jù)、預(yù)算監(jiān)控以及預(yù)算執(zhí)行情況的考評等。在預(yù)算實(shí)施以前還應(yīng)經(jīng)各方充分討論并征求修改意見;4完善與實(shí)施階段。在這一階段應(yīng)定期向員工及管理層征求執(zhí)行情況的反饋意見,并結(jié)合經(jīng)營環(huán)境及國家政策的變化及時進(jìn)行調(diào)整,預(yù)算期結(jié)束提交總結(jié)報告。
(二)責(zé)任會計(jì)控制子系統(tǒng)。責(zé)任會計(jì)控制子系統(tǒng)是借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、適應(yīng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的要求、以組織分權(quán)化為基礎(chǔ)、責(zé)任中心為核心,在企業(yè)內(nèi)部建立不同的責(zé)任中心,通過有關(guān)信息的處理和反饋,把核算與各責(zé)任中心的工作實(shí)績聯(lián)系起來,從而對各責(zé)任中心責(zé)任范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行嚴(yán)密控制與考核的一種會計(jì)控制系統(tǒng)。責(zé)任會計(jì)控制系統(tǒng)把責(zé)任控制與生產(chǎn)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)充分集成,將企業(yè)的總體目標(biāo)分解轉(zhuǎn)化為各責(zé)任中心的責(zé)任預(yù)算,各責(zé)任中心再根據(jù)總體目標(biāo)協(xié)調(diào)和調(diào)整自己的目標(biāo)使之與總體目標(biāo)一致,保證企業(yè)計(jì)劃的實(shí)施和目標(biāo)的落實(shí)。因此,責(zé)任會計(jì)控制系統(tǒng)仍然是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理和增強(qiáng)競爭力的一種切實(shí)可行的、有效的控制系統(tǒng)。該系統(tǒng)的特點(diǎn)是面向業(yè)務(wù)流程,強(qiáng)調(diào)過程控制。
(三)評價、報告和決策支持系統(tǒng)。會計(jì)控制系統(tǒng)中一個極其重要的子系統(tǒng)是評價、報告和決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)既負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)控制信息的輸出,又作為未來會計(jì)控制系統(tǒng)的輸入而發(fā)揮作用。
1、評價系統(tǒng)。為確保會計(jì)控制系統(tǒng)有效發(fā)揮作用,必須建立能夠提供可計(jì)量業(yè)績指標(biāo)的評價系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)能提供可計(jì)量的業(yè)績評價指標(biāo)體系,并能根據(jù)可控性和例外管理原則定期編制業(yè)績報告。
2、報告系統(tǒng)。報告系統(tǒng)可以幫助管理者更好地規(guī)劃和控制企業(yè)的資產(chǎn)和收益。報告系統(tǒng)必須具有以下特點(diǎn):信息的相關(guān)性、可行性和可比性;格式的靈活性和報告的及時性;以網(wǎng)絡(luò)作為報告的基本媒介;以分析報告的形式予以報告。
3、決策支持系統(tǒng)。由于企業(yè)面臨復(fù)雜多變的決策環(huán)境,半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化問題成了企業(yè)日常經(jīng)營管理中亟須解決的主要問題。這類問題一般沒有明確的目標(biāo),不存在固定的決策模型和程序,先前從未或很少出現(xiàn)過,無規(guī)律可言,決策者的主觀判斷力、經(jīng)驗(yàn)和行事風(fēng)格對決策過程和效果的影響很大。決策支持系統(tǒng)就是利用數(shù)據(jù)和模型,支持企業(yè)決策者解決半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化問題的人機(jī)交互信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有以下功能:1具有廣泛的數(shù)據(jù)庫,能夠收集、存儲、提供并能及時整理、修繕與決策有關(guān)的內(nèi)外部高度集成的數(shù)據(jù),包括當(dāng)前信息、歷史信息和未來信息;2存有并能及時提供有關(guān)的決策分析工具和模型以及決策所需的各類綜合信息,幫助預(yù)測、評價和決策;3具有良好的人機(jī)界面,管理者可通過對話或溝通直接獲取所需信息,對全局作出正確的決策;4有較強(qiáng)的適應(yīng)性和靈活性,使系統(tǒng)能夠適應(yīng)變化的情況;5具有一定的智能性,能模擬決策者的思維過程并能跟蹤問題的求解過程,增加決策模型的可信度。
實(shí)現(xiàn)上述功能的決策支持系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)應(yīng)包含以下六個組成部分:1數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。為用戶提供結(jié)構(gòu)化、綜合化、共享度高和冗余度小的用于決策的各種財務(wù)和非財務(wù)的內(nèi)外部信息,并具有支持?jǐn)?shù)據(jù)庫查詢、檢索和維護(hù)等功能;2模型庫及模型庫管理系統(tǒng)。該子系統(tǒng)應(yīng)具有以下功能:迅速生成所需模型,包括已有模型和須生成的模型;能啟動運(yùn)行模型;能與人機(jī)對話系統(tǒng)進(jìn)行通訊,并能將求解過程和結(jié)果輸出至用戶;3知識庫及知識庫管理系統(tǒng)。系統(tǒng)面臨的很多問題沒有固定的求解模式,這就需要決策支持系統(tǒng)能模仿人工智能的推理判斷能力,充分利用知識庫中的實(shí)際環(huán)境的知識、模型知識、推理出來的知識和語言系統(tǒng)和語法方面的知識,收集知識信息,理解問題和建立模型,解析模型,最終描述問題的解;4方法庫和方法庫管理系統(tǒng)?;竟δ苁菍Ω鞣N模型的求解分析提供必要的算法,在方法庫中,以標(biāo)準(zhǔn)模塊存儲各種算法,通過格式化接口與數(shù)據(jù)庫、模型庫和人機(jī)對話模塊進(jìn)行聯(lián)系,完成對已構(gòu)成的模塊進(jìn)行分析求解,并通過方法庫管理系統(tǒng)對庫內(nèi)算法模塊進(jìn)行必要的處理;5人機(jī)對話子系統(tǒng)。人機(jī)對話子系統(tǒng)是用戶與決策支持系統(tǒng)的通訊窗口,用戶通過該系統(tǒng)向決策支持系統(tǒng)提出問題和目標(biāo)并得到系統(tǒng)的求解。判定人機(jī)對話子系統(tǒng)的有效性或界面是否友好,一般有以下三點(diǎn):使用該系統(tǒng)是否需要專門的計(jì)算機(jī)知識;系統(tǒng)使用是否需要專業(yè)編程或需要運(yùn)用復(fù)雜的操作命令;界面是否采用分層次的“菜單”式操作命令把有關(guān)操作命令全部顯示在顯示屏上,以供用戶方便地選擇所需的操作命令。
上述三個子模塊的關(guān)系為:控制評價是報告和決策的基礎(chǔ),只有控制有效的數(shù)據(jù)才能進(jìn)入報告及決策支持;報告系統(tǒng)是連接評價和決策支持的紐帶,將經(jīng)過控制評價的數(shù)據(jù)按照決策支持系統(tǒng)的要求予以分析、整理,提供給決策支持系統(tǒng)。
總之,通過預(yù)算控制子系統(tǒng),能夠保證企業(yè)計(jì)劃目標(biāo)的落實(shí)和實(shí)現(xiàn);通過責(zé)任會計(jì)控制子系統(tǒng),能夠監(jiān)控各部分執(zhí)行和完成責(zé)任預(yù)算的情況,并通過有效及時的信息反饋調(diào)整和協(xié)調(diào)各部分行為過程和結(jié)果,以保證經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);決策支持系統(tǒng)為企業(yè)提供及時、相關(guān)的企業(yè)內(nèi)外部信息和科學(xué)的決策方法。
三、企業(yè)會計(jì)控制系統(tǒng)發(fā)展展望
會計(jì)控制作為經(jīng)濟(jì)中一只“最得力的手”,在松下、杜邦等一些世界先進(jìn)的大企業(yè)有過非常成功的案例。但由于社會、技術(shù)等各種條件的限制,會計(jì)控制的作用卻總是若隱若現(xiàn)。信息時代的到來使系統(tǒng)化會計(jì)控制成為企業(yè)競爭的現(xiàn)實(shí)選擇,也確立了會計(jì)在企業(yè)中不可替代的控制地位??梢灶A(yù)見,隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的深入,以及會計(jì)控制方法和體系的不斷成熟和完善,會計(jì)控制將呈現(xiàn)以下幾個趨勢:
1、會計(jì)控制將從企業(yè)實(shí)體轉(zhuǎn)向虛擬企業(yè)。虛擬企業(yè)是指為完成向市場提供商品或服務(wù)等任務(wù)而由多個企業(yè)相互聯(lián)合所形成的一種合作組織形式。通過信息技術(shù)把這些企業(yè)連成一個網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行跨地區(qū)、跨行業(yè)經(jīng)營,以更有效地向市場提供商品和服務(wù)來完成單個企業(yè)不能承擔(dān)的市場功能。在它的作用下,供應(yīng)鏈的概念也由狹窄的企業(yè)內(nèi)部的供應(yīng)鏈拓展至全行業(yè)或跨行業(yè)的供應(yīng)鏈。供應(yīng)鏈上的產(chǎn)品可實(shí)現(xiàn)及時生產(chǎn)、及時交付、及時配送、及時到達(dá)消費(fèi)者手中,既減少了企業(yè)的庫存和資金占用,又及時獲得最終消費(fèi)者的需求信息,使整個供應(yīng)鏈緊跟市場變化。這是信息時代競爭與工業(yè)時代競爭的最大不同,是全球化競爭環(huán)境下企業(yè)管理理念的又一次革命和企業(yè)競爭與合作的必然走向。
2、會計(jì)控制從自動化轉(zhuǎn)為智能化。智能化的會計(jì)控制系統(tǒng)不但具有處理會計(jì)業(yè)務(wù)和反饋控制等功能,還具有會計(jì)及其他領(lǐng)域?qū)<业闹R和經(jīng)驗(yàn),具有學(xué)習(xí)、聯(lián)想、推理和判斷的能力,并且具有智能化的視、聽、說等多媒體能力。只有實(shí)現(xiàn)了控制系統(tǒng)的智能化,將會計(jì)控制系統(tǒng)從面向事務(wù)處理的管理模式向面向智能、優(yōu)化管理模式的方向發(fā)展,才算真正達(dá)到了系統(tǒng)支持決策功能的根本出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。
3、會計(jì)控制從微觀走向宏觀。與企業(yè)、國家間競爭的加劇和全球經(jīng)濟(jì)一體化趨勢相適應(yīng),會計(jì)控制也必然要從企業(yè)的舞臺走上國家實(shí)行宏觀調(diào)控的更大的控制。在全社會范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置、制定國家行業(yè)發(fā)展計(jì)劃、帶動科技發(fā)展和促使管理規(guī)范化等方面,會計(jì)控制必將大有作為。
一、內(nèi)部會計(jì)控制的目標(biāo)
內(nèi)部會計(jì)控制的基本目標(biāo)是確保單位經(jīng)營活動的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)營信息和財務(wù)報告的可靠性。
1、確保國家有關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。
2、堵塞漏洞、消除隱患,防止并及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤及舞弊行為,保護(hù)單位各項(xiàng)資產(chǎn)的安全和完整,防止資產(chǎn)流失。保護(hù)資產(chǎn)一般指對本單位的現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金、股票、債券等有價證券、商品、產(chǎn)品以及其他重要實(shí)物資產(chǎn)的安全和完整進(jìn)行保護(hù)。
3、保證業(yè)務(wù)經(jīng)營信息和財務(wù)會計(jì)資料的真實(shí)性、完整性。對一個單位的管理層來說,要實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營方針和目標(biāo),需要通過各種形式的報告及時占有準(zhǔn)確的資料和信息,以便做出正確的判斷和決策。
二、內(nèi)部會計(jì)控制的基本原則
1、內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范,以及單位的實(shí)際情況。
2、內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)當(dāng)約束單位內(nèi)部涉及會計(jì)工作的所有人員,任何個人都不得擁有超越內(nèi)部會計(jì)控制的權(quán)力。
3、內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)當(dāng)涵蓋單位內(nèi)部涉及會計(jì)工作的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位,并應(yīng)針對業(yè)務(wù)處理過程的關(guān)鍵控制點(diǎn),落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、反饋等各個環(huán)節(jié)。
4、內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)當(dāng)保證單位內(nèi)部涉及會計(jì)工作的機(jī)構(gòu)、崗位的合理設(shè)置、相互制約、相互監(jiān)督。
5、內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)當(dāng)是遵循成本效益原則,以合理的控制成本達(dá)到最佳的控制效果。
6、內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)隨著外部環(huán)境的變化、單位業(yè)務(wù)職能的調(diào)整和管理要求的提高,不斷修訂和完善。
三、我國企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制現(xiàn)狀
目前,絕大多數(shù)企業(yè)還未意識到內(nèi)部會計(jì)控制的重要性,對內(nèi)部會計(jì)控制也存在很多誤解,甚至有些企業(yè)對內(nèi)部會計(jì)控制非常模糊,再加上公司治理結(jié)構(gòu)上的先天不足以及組織結(jié)構(gòu)和人員素質(zhì)低等方面的原因,致使我國企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制普遍薄弱。
我國國有企業(yè)已有幾十年的發(fā)展歷程,積累了一定的內(nèi)部管理經(jīng)驗(yàn),有一定程度、一定范圍的內(nèi)部會計(jì)控制制度。但由于存在著有章不循、違章不究的現(xiàn)象,循與不循、究與不究,一切以法人代表的意志為轉(zhuǎn)移,內(nèi)部會計(jì)控制執(zhí)行有效性就相對較差。民營企業(yè)是改革開放的產(chǎn)物,處于發(fā)展階段,在內(nèi)部會計(jì)控制建設(shè)上雖然一般沒有國有企業(yè)搞得那么完整,但對已有的制度,企業(yè)大多能自覺地去實(shí)施,因此,內(nèi)部會計(jì)控制情況相對較好。國有企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制最薄弱的環(huán)節(jié)在哪里?一是貨幣資金;二是采購業(yè)務(wù)。資金使用的隨意性,采購業(yè)務(wù)中弄虛作假,吃“回扣”等現(xiàn)象較為嚴(yán)重。此外,由于國有小企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簡單,運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)少,因此在內(nèi)部會計(jì)控制建設(shè)上,普遍存在這樣或者那樣的問題:一是記賬人員、保管人員、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)決策人員及經(jīng)辦人員沒有很好的分離制約,存在出納兼復(fù)核、采購兼保管等現(xiàn)象;二是重大事項(xiàng)決策和執(zhí)行,沒有很好的分離制約,存在“重大”無標(biāo)準(zhǔn),“決策”無民主的現(xiàn)象;三是財產(chǎn)清查沒有形成制度,清查期限、清查程序不明確;四是內(nèi)部審計(jì)該設(shè)內(nèi)審機(jī)構(gòu)的不設(shè),該配備專職或兼職內(nèi)審人員的不配置。由于以上四種情況,加劇了有章不循、違章不究,循與不循、究與不究,全憑企業(yè)法人代表的意志為轉(zhuǎn)移的情況。
四、如何完善企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制
1、完善企業(yè)的控制環(huán)境。完善企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制環(huán)境的建設(shè),首先要加強(qiáng)企業(yè)負(fù)責(zé)人的自覺控制意識。企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制成敗取決于企業(yè)員工的控制意識和行為,而企業(yè)負(fù)責(zé)人內(nèi)部控制的自覺意識和行為又是關(guān)鍵。從我國一些企業(yè)的現(xiàn)狀分析,這些企業(yè)不是沒有內(nèi)部會計(jì)控制,而是沒有很好地執(zhí)行。其中,往往是企業(yè)負(fù)責(zé)人帶頭不執(zhí)行,破壞既定的內(nèi)部會計(jì)控制程序,導(dǎo)致內(nèi)部會計(jì)控制形同虛設(shè)或只對下不對上。從長遠(yuǎn)看,真正做到所有權(quán)(責(zé)、權(quán))和經(jīng)營權(quán)分離。只有這樣,才能從根本上解決內(nèi)控制度執(zhí)行中所存在的問題,使企業(yè)由上而下共同執(zhí)行內(nèi)部會計(jì)控制制度,從而推動我國企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)。
2、進(jìn)行全面的風(fēng)險評估。面臨企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的日益復(fù)雜化,以及企業(yè)之間競爭激烈,經(jīng)營風(fēng)險提高,如何識別、分析防范和控制經(jīng)營風(fēng)險,已成為企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制的重要環(huán)節(jié)之一。一般來說,企業(yè)的風(fēng)險管理就是按公司既定的經(jīng)營戰(zhàn)略,利用各種風(fēng)險分析技術(shù),找出業(yè)務(wù)風(fēng)險點(diǎn),并采取恰當(dāng)?shù)姆椒ń档惋L(fēng)險。第一,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的對外投資決策機(jī)制和程序,通過實(shí)行重大投資決策集體審議聯(lián)簽等責(zé)任制度,加強(qiáng)對投資項(xiàng)目立項(xiàng)、評估、決策、實(shí)施、投資處置等環(huán)節(jié)的會計(jì)制度,嚴(yán)格控制投資風(fēng)險;第二,企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理設(shè)置采購與付款業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)和崗位,建立和完善采購與付款的會計(jì)控制程序,加強(qiáng)請購、審批、合同訂立、采購、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的會計(jì)控制,堵塞采購環(huán)節(jié)的漏洞,減少采購風(fēng)險;第三,企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對籌資活動的會計(jì)控制,合理確定籌資規(guī)模和籌資結(jié)構(gòu),選擇籌資方式,降低資金成本,防范和控制財務(wù)風(fēng)險,確保籌措資金的合理使用??傊?,企業(yè)的風(fēng)險管理必須貫穿并滲透于企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制的全過程。
3、建立良好的控制活動??刂苹顒邮谴_保管理層的指示得以實(shí)現(xiàn)的程序??刂苹顒映霈F(xiàn)在企業(yè)內(nèi)的各個階層與各種職能部門,涉及的控制對象包括人、財、物、產(chǎn)、供、銷等各方面??刂苹顒邮轻槍﹃P(guān)鍵控制點(diǎn)而制定的,因此企業(yè)在制定控制活動時關(guān)鍵就是要尋找關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)部控制的難點(diǎn)在三個方面上:一是資金。企業(yè)應(yīng)對貨幣資金收支和保管業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位應(yīng)當(dāng)分離,相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)當(dāng)相互制約,確保貨幣資金的安全;二是成本費(fèi)用。單位應(yīng)當(dāng)建立成本費(fèi)用控制系統(tǒng),做好成本費(fèi)用管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作,制定成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn),分解成本費(fèi)用指標(biāo),控制成本費(fèi)用差異,考核成本費(fèi)用指標(biāo)的完成情況,落實(shí)獎罰措施,降低成本費(fèi)用,提高經(jīng)濟(jì)效益;三是權(quán)力使用。對企業(yè)各經(jīng)營環(huán)節(jié)、經(jīng)濟(jì)活動實(shí)施者的權(quán)力實(shí)施有效監(jiān)控,建立規(guī)范的工程項(xiàng)目決策程序,明確相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員的職責(zé)權(quán)限,防止權(quán)力亂用,造成經(jīng)濟(jì)損失。
4、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)是強(qiáng)化內(nèi)部控制制度的一項(xiàng)基本措施,發(fā)揮著越來越重要的作用,內(nèi)部審計(jì)通過監(jiān)督控制環(huán)境和控制程序的有效性,監(jiān)督企業(yè)的內(nèi)部會計(jì)控制是否被執(zhí)行并及時反饋有關(guān)執(zhí)行結(jié)果的資訊,幫助企業(yè)更有效地實(shí)現(xiàn)預(yù)期控制目標(biāo)。它的職責(zé)不僅包括審核會計(jì)賬目,還包括稽查、評價內(nèi)部控制制度是否完善和企業(yè)內(nèi)各組織機(jī)構(gòu)執(zhí)行指定職能的效率,并向企業(yè)最高管理部門提出報告,從而保證企業(yè)的內(nèi)部會計(jì)控制制度更加完善嚴(yán)密。
當(dāng)前,我們需要提高企業(yè)的內(nèi)部會計(jì)控制意識,需要在微觀經(jīng)濟(jì)中加強(qiáng)管理和控制。必須下大決心整章建制,有效地建立起各項(xiàng)考核制度、激勵制度,明確職責(zé),嚴(yán)肅紀(jì)律,把內(nèi)部會計(jì)控制的水平提起來,讓內(nèi)部會計(jì)控制制度成為企業(yè)化解風(fēng)險、創(chuàng)造效益的武器。
(作者單位:陜西財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院)
主要參考文獻(xiàn):
【關(guān)鍵詞】 內(nèi)部會計(jì) 控制
內(nèi)部會計(jì)控制,是指與保護(hù)財產(chǎn)物資的安全性、會計(jì)信息的真實(shí)性和完整性以及財務(wù)活動的合法性和有效性有關(guān)的控制,它是內(nèi)部控制的重要組成部分。
1. 建立單位內(nèi)部會計(jì)控制制度的必要性。
1.1建立單位內(nèi)部會計(jì)控制制度是深入貫徹實(shí)施《會計(jì)法》、保證會計(jì)信息真實(shí)的需要保證會計(jì)資料真實(shí)、合法、完整,是《會計(jì)法》的靈魂和核心,而單位內(nèi)部會計(jì)控制制度是保證會計(jì)資料真實(shí)、合法、完整的基礎(chǔ)。一個行之有效的內(nèi)部會計(jì)控制制度涵蓋了本單位內(nèi)部涉及會計(jì)工作的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位,并應(yīng)針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn),落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)。這充分說明了內(nèi)部會計(jì)控制制度是保障這一規(guī)定具體實(shí)施的第一道防線,沒有有效的內(nèi)部會計(jì)控制,會計(jì)核算的質(zhì)量就難以保證。
1.2建立內(nèi)部會計(jì)控制制度是保證單位資產(chǎn)安全、防止舞弊、遏制和打擊經(jīng)濟(jì)犯罪的需要。必須高度重視單位內(nèi)部會計(jì)控制建設(shè)問題,強(qiáng)化單位內(nèi)部涉及會計(jì)工作的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位的控制,嚴(yán)格約束各單位內(nèi)部涉及會計(jì)的所有人員,保證單位內(nèi)部涉及會計(jì)的機(jī)構(gòu)、崗位的合理設(shè)置及其職責(zé)權(quán)限的合理劃分,真正做到不相容職務(wù)相互分離、相互制約、相互監(jiān)督,只有這樣,才能有效地堵塞漏洞、保護(hù)財產(chǎn)、防止舞弊,遏制和打擊經(jīng)濟(jì)犯罪行為,促進(jìn)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。
2. 建立內(nèi)部會計(jì)控制的基本方式。
內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)該是一種全方位、多層次、順序遞進(jìn)的多重會計(jì)控制防線,主要包括:
2.1授權(quán)控制。是指在某項(xiàng)財務(wù)會計(jì)活動發(fā)生之前單位各級工作人員必須經(jīng)過授權(quán)和批準(zhǔn)才能對有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行處理。這一控制方式使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在發(fā)生時就得到了控制,是一種事前控制。授權(quán)控制要求規(guī)定各級管理人員的職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)處理權(quán)限,也要求明確各級管理人員所承擔(dān)的責(zé)任,使他們對自己的業(yè)務(wù)處理行為負(fù)責(zé),以加強(qiáng)工作的責(zé)任心。
2.2不相容職務(wù)相互分離控制。是指對不相容的職務(wù)必須分工負(fù)責(zé),不能由一個人同時兼任。這一控制方式使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理有關(guān)人員能夠相互制約。根據(jù)不相容職務(wù)分工控制的要求,一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)至少不能由一個人從頭到尾進(jìn)行處理。
2.3業(yè)務(wù)記錄控制。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生以后,必須按一定的程序記入會計(jì)系統(tǒng),會計(jì)賬務(wù)記錄必須采取一系列的措施和方法,以保證會計(jì)記錄的真實(shí)、及時和正確。業(yè)務(wù)記錄控制的基本目的是要確保會計(jì)信息系統(tǒng)對單位內(nèi)部和單位外部所提供的會計(jì)信息的可靠。
2.4會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制。要求按照《會計(jì)法》和國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定,制定適合本單位會計(jì)工作實(shí)際的內(nèi)部會計(jì)控制制度,明確原始憑證取得的合法途徑,會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)會計(jì)報告的處理方法、程序,建立和完善會計(jì)檔案保管和會計(jì)工作交接辦法,制定相關(guān)人員的崗位責(zé)任制,建立經(jīng)濟(jì)活動分析制度和內(nèi)部稽核制度,發(fā)揮會計(jì)核算與監(jiān)督的職能。
2.5財產(chǎn)保全控制。是指為了確保單位財產(chǎn)物資安全完整所采用的各種方法和措施。對于單位的現(xiàn)金、銀行存款、存貨、固定資產(chǎn)等財產(chǎn)物資,必須實(shí)施財產(chǎn)安全控制。
2.6預(yù)算控制。是內(nèi)部控制的重要方法。預(yù)算控制的基本要求是:第一,所編預(yù)算必須體現(xiàn)本單位的經(jīng)營管理目標(biāo),并明確職責(zé);第二,預(yù)算執(zhí)行中,應(yīng)當(dāng)允許經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整,以使預(yù)算更加切合實(shí)際;第三,應(yīng)當(dāng)及時或定期反饋預(yù)算執(zhí)行情況;第四,預(yù)算執(zhí)行完畢,應(yīng)對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核。
2.7風(fēng)險預(yù)警分析控制。樹立財務(wù)和經(jīng)營風(fēng)險意識,通過建立風(fēng)險識別、風(fēng)險預(yù)警、風(fēng)險評估、風(fēng)險分析、風(fēng)險報告等制度,不斷完善單位內(nèi)部風(fēng)險決策支持系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對單位資金運(yùn)用和生產(chǎn)銷售過程的風(fēng)險有效防范和控制,確保單位財務(wù)狀況良好,資金安全,生產(chǎn)銷售渠道暢通。
2.8內(nèi)部會計(jì)控制報告。內(nèi)部會計(jì)控制報告是反映單位一定時期內(nèi)部會計(jì)控制政策、方針、內(nèi)容、方法和效果的書面文件。執(zhí)行內(nèi)部會計(jì)控制報告是世界內(nèi)部控制管理的趨勢。它可使各利益相關(guān)方能更快的了解單位的情況,促使單位經(jīng)營者重視單位內(nèi)部會計(jì)控制系統(tǒng)的完善,使單位內(nèi)部會計(jì)控制系統(tǒng)科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。
2.9會計(jì)信息系統(tǒng)控制。單位應(yīng)在建立財務(wù)會計(jì)管理信息系統(tǒng)和電算主管崗位的基礎(chǔ)上,逐步健全和完善內(nèi)部會計(jì)信息控制系統(tǒng),依靠電子信息手段,避免和消除人為操縱因素;同時加強(qiáng)對會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)的輸入與輸出、文件儲存與保管,網(wǎng)絡(luò)安全等,促進(jìn)財務(wù)會計(jì)信息化建設(shè)。
2.10績效考評控制。績效考評控制是通過對一系列相關(guān)指標(biāo)和數(shù)據(jù)的計(jì)算和分析,對單位內(nèi)部會計(jì)控制結(jié)果進(jìn)行的一種考核和驗(yàn)收,通過考核驗(yàn)收,對實(shí)施控制情況給予綜合評價,既充分肯定成績,又指出不足,還提出整改建議,是一種事后控制的有效方式。
3. 建立健全內(nèi)部會計(jì)控制制度的保證措施。
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視是執(zhí)行內(nèi)部會計(jì)控制制度的前提條件。單位內(nèi)部會計(jì)控制制度是在單位負(fù)責(zé)人的組織下,按照單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、關(guān)鍵崗位,依據(jù)國家的法規(guī)政策,為規(guī)范單位的經(jīng)營行為而制定的,與本單位的各項(xiàng)管理制度構(gòu)成一個行之有效的目標(biāo)管理體系。單位負(fù)責(zé)人是執(zhí)法主體的主導(dǎo)方面,因此,單位負(fù)責(zé)人必須在內(nèi)部會計(jì)控制制度中正確履行職責(zé),即單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)保證會計(jì)機(jī)構(gòu)、會計(jì)人員依法履行各項(xiàng)內(nèi)控制度,不得授意、指使、強(qiáng)令會計(jì)機(jī)構(gòu)、會計(jì)人員違法辦理會計(jì)事項(xiàng)。
3.2科學(xué)的控制原則是建立健全內(nèi)部會計(jì)控制制度的依據(jù)。建立健全內(nèi)部會計(jì)控制制度,要堅(jiān)持合法性、全面性、適用性、可操作性和規(guī)范性的原則。
3.3提高會計(jì)人員素質(zhì)是內(nèi)部控制制度執(zhí)行的關(guān)鍵。法律和法規(guī)再健全,體制和準(zhǔn)則再完善,歸根到底要由人去履行和維護(hù)。會計(jì)人員素質(zhì)是建立和執(zhí)行內(nèi)控制度的關(guān)鍵,會計(jì)人員是具體內(nèi)控制度的執(zhí)行者,其業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量直接影響內(nèi)控制度的質(zhì)量。所以對會計(jì)人員要把好入口關(guān),同時強(qiáng)化日常業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和繼續(xù)再教育,加強(qiáng)考核和獎懲,進(jìn)行崗位輪換,建立晉升、淘汰機(jī)制,充分激發(fā)會計(jì)人員的積極性和責(zé)任感,使其正確履行會計(jì)職責(zé)。
4. 建立單位內(nèi)部會計(jì)控制制度應(yīng)注意的幾個問題。
內(nèi)部會計(jì)控制具有十分重要的作用,但建立內(nèi)部會計(jì)控制時,應(yīng)考慮成本和工作環(huán)境的影響。
4.1明確控制目標(biāo)。內(nèi)部會計(jì)控制制度重點(diǎn)是圍繞會計(jì)核算和會計(jì)監(jiān)督環(huán)節(jié)來設(shè)置的。一般說來,健全的內(nèi)部會計(jì)控制制度應(yīng)能有效預(yù)防錯誤和舞弊的發(fā)生,即使發(fā)生了,也容易及時發(fā)覺和糾正。因此,在設(shè)計(jì)時必須明確控制目標(biāo),充分考慮各項(xiàng)內(nèi)部會計(jì)控制制度是否符合內(nèi)部控制基本原則,認(rèn)真檢查關(guān)鍵控制點(diǎn)是否進(jìn)行了控制,所有的控制目標(biāo)是否已達(dá)到。
4.2找出關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在設(shè)計(jì)單位內(nèi)部會計(jì)控制制度前,應(yīng)分析在單位當(dāng)前會計(jì)工作和經(jīng)營管理中存在問題多、漏洞最大的環(huán)節(jié)有哪些?在這些環(huán)節(jié)或問題中,哪些可以通過設(shè)置內(nèi)部控制制度加以預(yù)防或糾正。只有找出單位會計(jì)工作和管理工作中的這些關(guān)鍵環(huán)節(jié),才能有針對性地設(shè)置相應(yīng)內(nèi)部控制制度,做到防范于未然。
一、會計(jì)電算化對會計(jì)控制的要求
自從50年代會計(jì)工作中開始應(yīng)用計(jì)算機(jī),直到70年代后數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應(yīng)用,傳統(tǒng)的會計(jì)工作已經(jīng)大部分被電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)所代替,人們利用計(jì)算機(jī)的記憶功能、數(shù)值計(jì)算和邏輯運(yùn)算功能,以及龐大而且先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫,基本代替了會計(jì)的手工操作。由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快、計(jì)算精度高、提供信息全面,因而大大提高了會計(jì)工作的質(zhì)量,改變了會計(jì)工作的面貌,為會計(jì)人員參與管理提供了更大的空間。手工會計(jì)是通過原始憑證到記賬憑證、到賬簿、再到報表這樣的流程來開展核算工作的,其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計(jì)算工作,尤其是記賬過程避免不了許多重復(fù)轉(zhuǎn)抄工作。而電算化會計(jì)僅需要將數(shù)據(jù)(原始憑證)一次錄入,其他的過程均可由計(jì)算機(jī)進(jìn)行且瞬間即可完成。這樣,在手工會計(jì)中非常費(fèi)時、費(fèi)力和繁瑣的工作,變成了電算化會計(jì)下一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填證、記賬、編表等工作,現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進(jìn)行操作就可以了。因此可以說,電算化會計(jì)不僅徹底解放了會計(jì)人員的雙手,同時也為激活會計(jì)人員的頭腦創(chuàng)造了條件,使他們有精力、有條件去關(guān)注履行會計(jì)原本就有的職能,即會計(jì)控制。另外,90年代以后,實(shí)踐中不斷開發(fā)出的許多先進(jìn)適用的軟件項(xiàng)目,使電算化會計(jì)可以完成大量在手工會計(jì)條件下難以完成的信息處理工作,如各種輔助核算和管理會計(jì)核算工作。而這些核算正是實(shí)施會計(jì)控制所必需的,或者說是會計(jì)控制的內(nèi)容之一。例如,在進(jìn)行費(fèi)用控制時,人們甚至需要追蹤到某個人的費(fèi)用明細(xì)信息,這對于一個較大規(guī)模的企業(yè)來說,在手工會計(jì)條件下可以說是無法做到的。而在電算化會計(jì)下,只需在程序中設(shè)置某種輔助核算功能,就可以按照需要獲取所需的會計(jì)數(shù)據(jù)和報告。
會計(jì)電算化不僅為實(shí)施會計(jì)控制提供了眾多機(jī)遇,同時也對會計(jì)控制提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。一方面,是電算化會計(jì)的實(shí)施給會計(jì)控制帶來了新的難題。實(shí)施電算化會計(jì)以后,為一些人利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊提供了條件。由于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難,加強(qiáng)電算化會計(jì)的控制和自控能力就十分必要。另一方面,也是更為重要的,是要在電算化會計(jì)程序中增加會計(jì)控制功能,并按此思路來進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā),從而使會計(jì)反映和控制兩大職能平衡發(fā)展。多年來,由于會計(jì)以反映為主,電算化會計(jì)的控制功能實(shí)際上處于“先天不足、后天失調(diào)”的境地。為此,需要大力開發(fā)會計(jì)控制的功能,擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫,建立以多種數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型為主的方法庫和數(shù)據(jù)庫。在進(jìn)行會計(jì)控制功能的開發(fā)時,會計(jì)人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù),對市場和國家政策了如指掌,清楚控制點(diǎn),系統(tǒng)掌握以數(shù)學(xué)為主的管理會計(jì)方法。此外,還要與系統(tǒng)開發(fā)人員密切配合,集中精力研究控制什么、用什么會計(jì)方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認(rèn)為,就企業(yè)會計(jì)而言,會計(jì)控制具有兩方面的內(nèi)容,一方面是對會計(jì)信息質(zhì)量和會計(jì)工作本身的控制;另一方面是對企業(yè)生產(chǎn)過程的控制。
二、關(guān)于會計(jì)信息質(zhì)量的控制
控制會計(jì)信息的輸入、處理和輸出使其符合會計(jì)準(zhǔn)則和各種會計(jì)法規(guī)的要求,保證會計(jì)信息能真實(shí)、全面、及時、準(zhǔn)確地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動,保障各方面利用會計(jì)信息所進(jìn)行的判斷和決策不被誤導(dǎo),即我們所說的“對會計(jì)工作本身的控制”。在實(shí)施這一控制時,所設(shè)計(jì)的控制方法、措施和程序,應(yīng)具有防護(hù)和自動補(bǔ)償。即會計(jì)信息在輸入、處理、輸出過程中,均有相應(yīng)的事先控制予以檢查。同時,一旦發(fā)現(xiàn)某一處理環(huán)節(jié)有誤,就應(yīng)有相應(yīng)的補(bǔ)救措施予以糾正。
在電算化會計(jì)中,由于工具、載體、賬務(wù)處理、會計(jì)組織等發(fā)生了根本的變化,會計(jì)控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀?jì)算機(jī)共同控制,使會計(jì)控制更為復(fù)雜,要求更加嚴(yán)密。但是操作簡單,控制也更加有效。電算化會計(jì)信息控制除計(jì)算機(jī)本身的一般控制外,主要是指會計(jì)信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)輸入的控制,由于目前數(shù)據(jù)的采集和輸入必須有人參與,而且數(shù)據(jù)輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結(jié)果,因而對電算化會計(jì)的輸入控制顯得尤為重要。為此,應(yīng)制訂標(biāo)準(zhǔn)化憑證格式,建立科目參照文件,設(shè)立科目代碼校驗(yàn)位,有條件的可進(jìn)行二次輸入;每一位參與電算化會計(jì)的人員都應(yīng)實(shí)施授權(quán)控制,通過設(shè)置操作員口令和上機(jī)日志等控制手段,防止差錯和舞弊行為;還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié),未經(jīng)檢查,應(yīng)無法進(jìn)行下一步會計(jì)處理。會計(jì)信息處理和輸出的控制,基本上是通過計(jì)算機(jī)程序自動進(jìn)行的,主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力,系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)具有識別信息失誤的能力。同時,要防止無關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)程序操作。
由此可見,電算化會計(jì)控制的關(guān)鍵,一是研究會計(jì)控制的要求,即確定會計(jì)信息系統(tǒng)的控制點(diǎn);二是確定計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應(yīng)用程序是否能達(dá)到會計(jì)控制的要求。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)越發(fā)展,會計(jì)控制自動化的程度就會越高??梢韵胂螅?dāng)全社會都用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來以后,就可將規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證掃描進(jìn)入計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動識別,甚至完全可以采用電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸,以盡量減少人為因素。會計(jì)控制功能便將大為增強(qiáng)。
三、關(guān)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制
現(xiàn)代企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務(wù)處理過程相互聯(lián)系、相互作用的集合體,是一個具有特定功能和目標(biāo)的系統(tǒng)。為保證系統(tǒng)的配合和協(xié)調(diào)、保證企業(yè)經(jīng)營方針和系統(tǒng)最優(yōu)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),需要采用一系列會計(jì)方法,通過計(jì)劃、預(yù)算、內(nèi)部控制、分析、稽核、報告等手段,利用會計(jì)信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進(jìn)行控制。會計(jì)電算化為企業(yè)利用會計(jì)信息進(jìn)行管理創(chuàng)造了條件,這種會計(jì)控制通常有以下特征:①充分利用電算化會計(jì)信息。借助計(jì)算機(jī)對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重新分類和整理。通過系統(tǒng)接口或集成方式做到數(shù)據(jù)共享,一次輸入,多次使用。②需要進(jìn)行電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的再開發(fā)或二次開發(fā)。增加輔助核算,把以運(yùn)籌為主的數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型開發(fā)成方法庫和模型庫,并同會計(jì)信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合,利用計(jì)算機(jī)先進(jìn)快速的處理和計(jì)算優(yōu)勢實(shí)施會計(jì)控制。③會計(jì)人員可以專注地進(jìn)行會
計(jì)分析、制定控制標(biāo)準(zhǔn)和參與政策。④計(jì)算機(jī)自動報警和實(shí)時控制。即將控制標(biāo)準(zhǔn)事先輸入會計(jì)系統(tǒng)作為“控制線”,執(zhí)行中一旦出現(xiàn)差異就激活計(jì)算機(jī)自動報警,以及時調(diào)節(jié)或改正作業(yè)。一般對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制,包括效益控制、資產(chǎn)控制和風(fēng)險控制等。
1.效益控制。效益控制的目標(biāo)是以最小的資金占用和耗費(fèi),最優(yōu)的資金投入組合,獲得最大的產(chǎn)出效益,簡單的說就是使成本最小化而利潤最大化。包括制定計(jì)劃、編制預(yù)算等事前控制和跟蹤計(jì)劃實(shí)施,進(jìn)行成本、費(fèi)用指標(biāo)分解,采用限額開支和責(zé)任會計(jì)等事中控制。利用計(jì)算機(jī)的輔助核算,生成適合管理和控制要求的企業(yè)內(nèi)部效益控制報告,如成本費(fèi)用報告、合同執(zhí)行報告、責(zé)任中心報告等。會計(jì)人員應(yīng)集中精力利用計(jì)算機(jī)的計(jì)算和處理結(jié)果進(jìn)行會計(jì)分析,并應(yīng)對影響企業(yè)效益的主要因素進(jìn)行分析、研究。
2.資產(chǎn)控制。資產(chǎn)控制的目標(biāo)是保持資產(chǎn)實(shí)物的安全、完整并使其保值、增值,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。這種控制可以分為實(shí)物控制和價值控制兩類。對資產(chǎn)實(shí)物的控制,主要包括不相容職務(wù)分離控制和授權(quán)審批控制,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)管理,對資產(chǎn)的購買、保管、領(lǐng)用、處置應(yīng)有完整記錄并定期清查和核對,還應(yīng)經(jīng)常對內(nèi)部控制程序和控制執(zhí)行情況實(shí)施審計(jì)控制。資產(chǎn)的價值控制,主要包括按資產(chǎn)保值、增值的要求實(shí)施財產(chǎn)保全控制,根據(jù)需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產(chǎn)折舊,及時進(jìn)行固定資產(chǎn)大修理等,保證企業(yè)再生產(chǎn)順利進(jìn)行。
關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)會計(jì);網(wǎng)絡(luò)會計(jì)控制
一、網(wǎng)絡(luò)會計(jì)的產(chǎn)生與發(fā)展
在20世紀(jì)的60年代末到70年代,美國當(dāng)時為了能在遭到嚴(yán)重核襲擊后繼續(xù)保持聯(lián)系,創(chuàng)建了獨(dú)立的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),這一網(wǎng)絡(luò)便是今天互聯(lián)網(wǎng)的雛形。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,今天的互聯(lián)網(wǎng)規(guī)模用聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)臺數(shù)計(jì)算,每年正以翻倍的速度增長著。而以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子商務(wù)目前正在全球范圍內(nèi)迅猛發(fā)展,其規(guī)模和速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先于整個信息產(chǎn)業(yè)。虛擬企業(yè)、網(wǎng)上廣告、網(wǎng)上購物、網(wǎng)上支付結(jié)算等,都是電子商務(wù)應(yīng)用的一個側(cè)面。企業(yè)上網(wǎng)是未來發(fā)展之趨勢。在歐洲舉行的全球《財富》論壇上不少跨國公司聲稱,對沒有上網(wǎng)的企業(yè),將不與其建立貿(mào)易伙伴關(guān)系,不與之進(jìn)行業(yè)務(wù)往來。而且,一些跨國企業(yè)已付諸實(shí)施,如在非洲等一些欠發(fā)達(dá)國家撤走其商務(wù)機(jī)構(gòu),因?yàn)樵谀抢锶狈﹂_展電子商務(wù)的必要條件。電子商務(wù)的出現(xiàn)和發(fā)展,對會計(jì)提出了新的要求,要求會計(jì)服務(wù)范圍更加寬廣,要求會計(jì)手段多樣化、現(xiàn)代化?;ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn),打破了傳統(tǒng)企業(yè)管理模式、會計(jì)模式和傳統(tǒng)會計(jì)理論的框架。由此看來,會計(jì)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合,不再是會計(jì)技術(shù)手段的簡單替代或電子計(jì)算機(jī)的延伸,而是由此引發(fā)的對傳統(tǒng)會計(jì)理論的整合以及對現(xiàn)行會計(jì)特征的挑戰(zhàn)。在互聯(lián)網(wǎng)這個虛擬環(huán)境下,如何進(jìn)行電子單據(jù)處理和電子貨幣的結(jié)算,如何進(jìn)行遠(yuǎn)程操作、動態(tài)會計(jì)核算和在線管理,是傳統(tǒng)會計(jì)面臨的嚴(yán)峻課題,網(wǎng)絡(luò)會計(jì)應(yīng)運(yùn)而生并得以發(fā)展。
二、網(wǎng)絡(luò)會計(jì)與傳統(tǒng)會計(jì)的不同之處
(一)會計(jì)環(huán)境和內(nèi)容發(fā)生了變化
在互聯(lián)網(wǎng)虛擬環(huán)境下,各種交易在線輸入,出現(xiàn)了電子單據(jù)、電子貨幣,形成電子結(jié)算形式,省卻了手工方式下將業(yè)務(wù)資料輸入到會計(jì)帳簿的過程,使得會計(jì)核算從事后核算變?yōu)閷?shí)時核算,靜態(tài)核算變?yōu)閯討B(tài)核算,財務(wù)管理實(shí)現(xiàn)在線管理。如此,信息使用者可以隨時了解企業(yè)的信息,提高決策的正確性。
由于信息傳遞的快速性與信息處理的集中性與共享性,網(wǎng)絡(luò)會使會計(jì)記帳主體發(fā)生變化。如以地域劃分的多個會計(jì)主體(如各分公司)以前因信息不暢不能作為一個會計(jì)主體,而網(wǎng)絡(luò)可使他們合為一個會計(jì)主體。這樣可能導(dǎo)致社會中介記帳機(jī)構(gòu)(如記賬公司)的大力發(fā)展,使各單位會計(jì)信息的客觀性、準(zhǔn)確性和可比性將大大提高。
網(wǎng)絡(luò)會計(jì)使會計(jì)原則一體化趨勢加強(qiáng)。如存貨計(jì)價方面,國際上比較普遍運(yùn)用的是“成本與市價孰低”的原則,在我國由于市價的取得比較困難,而缺乏使用該法的客觀環(huán)境,所以沒有完全采用(除股份有限公司除外)。但是上網(wǎng)后,國家有關(guān)部門或其他中介信息部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)取得各種存貨各地的市價,加以計(jì)算后再通過互聯(lián)網(wǎng)各種存貨的全國平均市價,企業(yè)可從網(wǎng)絡(luò)中獲取所需的存貨市價,這樣使用“成本與市價孰低”的存貨計(jì)價原則就變?yōu)楝F(xiàn)實(shí),并且也有據(jù)可查。由此看來,網(wǎng)絡(luò)會計(jì)也會促進(jìn)會計(jì)準(zhǔn)則國際一體化的進(jìn)程。
(二)傳統(tǒng)的會計(jì)理論將發(fā)生變化
在傳統(tǒng)的社會環(huán)境下,會計(jì)理論是建立在一些假設(shè)的基礎(chǔ)上,即會計(jì)主體假設(shè)、持續(xù)經(jīng)營假設(shè)、會計(jì)分期假設(shè)和貨幣計(jì)算假設(shè)。而在如今的網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代,這四個會計(jì)假設(shè)都將發(fā)生變化。
在網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)濟(jì)時代,網(wǎng)絡(luò)公司可能只是一個“虛擬公司”,公司作為會計(jì)主體,可能時而膨脹,時而縮小,還可能瞬間消失?!疤摂M公司”會使會計(jì)主體具有可變性,這就對傳統(tǒng)的會計(jì)主體假設(shè)理論提出了挑戰(zhàn)。
網(wǎng)上交易,使企業(yè)在任何時點(diǎn)都可將已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)交易和事項(xiàng)反映在財務(wù)報告上,信息使用者可以從網(wǎng)絡(luò)上隨時獲得新的財務(wù)報告,而不必等到某個會計(jì)期間結(jié)束后才可獲得,從而提高了會計(jì)信息的及時性。所以,網(wǎng)絡(luò)會計(jì)更強(qiáng)調(diào)將交易期間作為會計(jì)期間,這樣就不產(chǎn)生成本費(fèi)用的跨期分配問題,從而使收益會計(jì)信息更真實(shí)、可靠。在網(wǎng)絡(luò)會計(jì)下,交易是瞬間完成,要人為進(jìn)行會計(jì)分期,其實(shí)際意義不大,也沒有必要。
(三)會計(jì)實(shí)務(wù)將發(fā)生改變
一是對權(quán)責(zé)發(fā)生制的沖擊。權(quán)責(zé)發(fā)生制主要是限定期間內(nèi)費(fèi)用和收入的分配,而在網(wǎng)絡(luò)會計(jì)中會計(jì)期間等于交易期間,無跨期分?jǐn)偸杖牒唾M(fèi)用的問題。因此,權(quán)責(zé)發(fā)生責(zé)將失去作用,取而代之的將是現(xiàn)金收付制更適合網(wǎng)絡(luò)會計(jì)。
二是對會計(jì)計(jì)量的沖擊。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,商廈往往是與許多供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫相連的電子店面,它們不動產(chǎn)成本低廉,無存貨,而且可以最低價定期采購。所以傳統(tǒng)會計(jì)中成本計(jì)算的先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法也失去了其作用。
三是對歷史成本計(jì)價原則的沖擊。如前所述,網(wǎng)絡(luò)公司是個臨時性組織,它否定了持續(xù)經(jīng)營假設(shè),所以它的成本計(jì)價是按現(xiàn)價價值、可變價值等。
三、網(wǎng)絡(luò)會計(jì)的安全問題及網(wǎng)絡(luò)會計(jì)控制
(一)建立良好的外部環(huán)境
一是法律環(huán)境。立法方面,國家應(yīng)制定并實(shí)施計(jì)算機(jī)安全及數(shù)據(jù)保護(hù)法律,從宏觀上加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的控制。如英國政府分別于1984年和1990年頒布實(shí)施了《計(jì)算機(jī)濫用法》(《The Computer Misuse Act》)和《數(shù)據(jù)保護(hù)法》(《The Data Protection Act》),為計(jì)算機(jī)運(yùn)行提供了一個良好的社會環(huán)境。另外,還應(yīng)建立適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)會計(jì)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)法規(guī),并完善各項(xiàng)配套措施,如完善以稅務(wù)等監(jiān)管部門為主體的配套電子發(fā)票的電子商務(wù)配套業(yè)務(wù),以專業(yè)物流管理配置部門為主體的電子出入庫、提單等電子單據(jù)業(yè)務(wù)。
二是人的因素不可忽視。在網(wǎng)絡(luò)時代,由于會計(jì)工作的多變性和多樣化,對會計(jì)人員不僅要求具備綜合控制能力,還要求具備較高的判斷、分析與抉擇的能力。因此,會計(jì)人員只有不斷地吸收新知識,掌握新方法和各種控制風(fēng)險的技術(shù)和手段,不斷吸收國際上先進(jìn)的技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn),廣泛運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。同時,還要具備相關(guān)的信息處理知識和參與經(jīng)營管理決策的意識和能力以及中外兼通的會計(jì)本領(lǐng)。隨著全球性貿(mào)易往來和跨國交易更加頻繁,要求會計(jì)人員依據(jù)會計(jì)準(zhǔn)則、國際慣例、會計(jì)信息處理技術(shù),確認(rèn)計(jì)量與披露會計(jì)信息,提高會計(jì)信息質(zhì)量,以適應(yīng)企業(yè)參與國際競爭的要求;熟悉國際會計(jì)商務(wù)慣例,了解世界主要會計(jì)模式異同,熟練掌握外語和計(jì)算機(jī)等會計(jì)專業(yè)的“邊緣知識”,最主要的是要把堅(jiān)持會計(jì)職業(yè)道德操守.誠實(shí)守信作為會計(jì)從業(yè)人員的安身立命之本。
(二)建立完善的硬件環(huán)境,確保網(wǎng)絡(luò)會計(jì)控制的安全性
1.設(shè)置訪問控制
訪問控制是指計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的資源與數(shù)據(jù)不被非法用戶和系統(tǒng)非法入侵者訪問,而采取的一種用戶訪問系統(tǒng)和操作方式的安全控制技術(shù)。
在一個使用了訪問控制機(jī)制的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,只有鑒別認(rèn)同的用戶,也就是由帳戶和口令組成訪問控制被認(rèn)同,才有權(quán)力從網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)入一個相應(yīng)的處理系統(tǒng)訪問和使用受限訪問系統(tǒng)資源。為了抵御網(wǎng)上的監(jiān)聽攻擊,對于網(wǎng)絡(luò)上遠(yuǎn)程訪問用戶,其登錄的口令應(yīng)該有傳輸加密的機(jī)制,而且其進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的口令,最好與進(jìn)入特定計(jì)算機(jī)的口令分開使用。而且口令內(nèi)容最好經(jīng)常變動,并且不要有規(guī)律可循,以防遭黑客攻擊時被猜出。因此,網(wǎng)絡(luò)會計(jì)控制系統(tǒng)必須結(jié)合網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的安全機(jī)制提供雙重的遠(yuǎn)程用戶登錄和訪問控制功能。
2.設(shè)置數(shù)據(jù)加密
為了防止非預(yù)期的信息泄露,人們通常通過一定的算法和規(guī)則將信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移為一些意義不很明顯的編碼。原文就被稱為明文(plaintext),加密結(jié)果生成的密碼則為密文(ciphertext),這樣在資源共享的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上,即使敏感信息被人截獲以后,也不能被理解和讀懂信息的含義。網(wǎng)絡(luò)會計(jì)控制系統(tǒng)必須為系統(tǒng)中經(jīng)常進(jìn)行的信息傳輸操作提供信息保密的多重的信息加密能力和信息完整性檢驗(yàn)?zāi)芰?,以有效預(yù)防網(wǎng)絡(luò)監(jiān)聽和網(wǎng)絡(luò)欺騙等。
3.設(shè)置用戶鑒別控制
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的“用戶鑒別”內(nèi)容主要由“系統(tǒng)訪問身份鑒別”和“信息交流身份鑒別”兩個部分組成,這是為防止非法入侵者使用身份欺騙而采用的身份鑒別措施。所以,除上述賬戶+口令來識別訪問者身份外,網(wǎng)絡(luò)會計(jì)控制系統(tǒng)還必須為每次的數(shù)據(jù)傳輸與系統(tǒng)操作提供協(xié)作雙方有效確認(rèn)對方身份的鑒別,即數(shù)字證書和數(shù)字簽名,這是由可信第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行用戶身份鑒別的網(wǎng)絡(luò)處理機(jī)制,它們不僅包括該用戶的一些個人特征信息,而且還包括該用戶的公開的密鑰、事物權(quán)限和證書有效期等信息。數(shù)字簽名也可以像現(xiàn)實(shí)生活中的真實(shí)簽名一樣被用來防止操作抵賴。
4.崗位設(shè)置控制
在網(wǎng)絡(luò)會計(jì)的崗位設(shè)置方面,應(yīng)相應(yīng)增加網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控崗位,以保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行。為了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)會計(jì)的控制與監(jiān)督的職能,對于系統(tǒng)中其他會計(jì)人員的崗位設(shè)置,必須根據(jù)崗位規(guī)范、工作職責(zé)和數(shù)據(jù)訪問權(quán)限機(jī)制來起到相互牽制的作用。如賬務(wù)處理系統(tǒng)中,只有主管憑證處理的會計(jì)人員和財務(wù)主管才有權(quán)限訪問和操作軟件中憑證處理和會計(jì)數(shù)據(jù),而對于銀行對帳處理,則只有負(fù)責(zé)對帳處理的會計(jì)出納有權(quán)操作,以達(dá)到規(guī)范系統(tǒng)操作和網(wǎng)絡(luò)行為與責(zé)任。
一、企業(yè)銷售費(fèi)用概論
企業(yè)銷售費(fèi)用與企業(yè)利潤有直接的關(guān)系,銷售費(fèi)用是企業(yè)銷售體系正常運(yùn)轉(zhuǎn)之保障,是企業(yè)產(chǎn)品銷售渠道暢通之保障,是企業(yè)發(fā)展不可缺少的組成部分。
1.銷售費(fèi)用的定義:
企業(yè)的銷售費(fèi)用主要是指在經(jīng)營活動中,產(chǎn)品的包裝、運(yùn)輸、廣告、售后等費(fèi)用,由于費(fèi)用的不同用途,在銷售費(fèi)用體系中也存在一定的差異性。銷售費(fèi)用是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要因素之一,銷售經(jīng)費(fèi)是銷售渠道暢通之保障。
2.銷售費(fèi)用的重要作用。
企業(yè)產(chǎn)品要想打開銷路,必須讓銷費(fèi)者了解、認(rèn)知產(chǎn)品,銷售就是吸引消費(fèi)者的注意力,使其從了解產(chǎn)品到購買產(chǎn)品的過程,在這一過程中,把費(fèi)用控制到最低,才能實(shí)現(xiàn)商品利潤最大化。企業(yè)的銷售費(fèi)用在企業(yè)發(fā)展中的作用無可替代,主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。首先,是拓展市場銷路之基礎(chǔ)。企業(yè)銷售費(fèi)用內(nèi)容較寬,需要對企業(yè)現(xiàn)有的管理體系進(jìn)行詳細(xì)的分析。因此,在宣傳的過程中,必須了解產(chǎn)品的質(zhì)量、功能以及性能等,才能對產(chǎn)品進(jìn)行適當(dāng)?shù)膹V告宣傳。其次是促銷活動,在節(jié)假日期間,根據(jù)不同的消費(fèi)群體,制定銷售策略,與超市、商場、經(jīng)銷商等緊密配合,確保產(chǎn)品的銷量,擴(kuò)大產(chǎn)品銷路。其次,是銷售體系正常運(yùn)轉(zhuǎn)之基礎(chǔ)。銷售體系的完善需要不斷的加大資金投入,確保銷售體系的實(shí)用性。一般企業(yè)的銷售體系包括各級銷售網(wǎng)點(diǎn)的設(shè)置,在網(wǎng)絡(luò)時代,要充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)媒介,確保銷售信息的時效性和銷售渠道的暢通性。最后,是提高企業(yè)售后服務(wù)之保障。企業(yè)的售后服務(wù)對產(chǎn)品的銷路有直接的影響,在銷售體系建設(shè)的過程中,售后服務(wù)體系是不可或缺的組成部分,是消費(fèi)者消費(fèi)的保障系統(tǒng),解除消費(fèi)者的后顧之憂,讓顧客買的放心,商品的后序服務(wù)依賴于售后服務(wù)體系。
二、企業(yè)銷售費(fèi)用管理中存在的問題分析
企業(yè)為擴(kuò)大產(chǎn)品的市場占有率,加大了銷售費(fèi)用的投入,然而在費(fèi)用報銷的過程中,由于報銷體制不健全、缺乏監(jiān)管等因素,導(dǎo)致銷售成本過大,支出不合理等現(xiàn)象。
1.無限額的報銷存在的問題。
企業(yè)在銷售費(fèi)用報銷的過程中,由于銷售費(fèi)用一般都產(chǎn)生在外出推銷的過程中,企業(yè)監(jiān)管困難,通常企業(yè)都實(shí)施榮譽(yù)報銷和列舉報銷兩種方法。榮譽(yù)報銷主要是建立在企業(yè)對銷售人員信任的基礎(chǔ)之上,不需要通過各項(xiàng)費(fèi)用的列出,只需定期注明報銷費(fèi)用的總額即可。
2.銷售外包存在的問題。
銷售外包是指企業(yè)在管理的過程中,制定銷售人員的傭金包含銷售所支出的費(fèi)用,在銷售過程中費(fèi)用包干,企業(yè)不再支出任何銷售費(fèi)用。這種銷售費(fèi)用管理方法有效的減少銷售部與財務(wù)部的工作量,使費(fèi)用報銷更具公平性,簡捷性。
三、企業(yè)銷售費(fèi)用的會計(jì)控制策略
基于會計(jì)管理的企業(yè)銷售費(fèi)用控制,必須要有健全且行之有效的預(yù)算、管理、控制制度,同時還要加強(qiáng)對銷售費(fèi)用的審計(jì)工作,確保費(fèi)用在執(zhí)行過程中的有效性。因此,如何控制銷售費(fèi)用可從以下幾點(diǎn)進(jìn)行。
1.建立健全行之有效的銷售費(fèi)用預(yù)算、管理、控制制度。
首先,要加強(qiáng)銷售費(fèi)用預(yù)算總金額的控制,在預(yù)算銷售總額的過程中,要把過去的費(fèi)用預(yù)算作為參考,結(jié)合近期的銷售費(fèi)用支出情況,以此確定預(yù)算期內(nèi)的銷售費(fèi)用。
2.加強(qiáng)對銷售費(fèi)用的審計(jì),確保費(fèi)用支出的合法性。
首先,銷售費(fèi)用的核算都是通過項(xiàng)目分類,設(shè)計(jì)銷售分類明細(xì)再進(jìn)行核算,在對銷售費(fèi)用審核的過程中,嚴(yán)格審查費(fèi)用項(xiàng)目的合法性,其開支是否符合企業(yè)規(guī)定。其次,是對銷售費(fèi)用的支出的正確性與合理性進(jìn)行審查。銷售費(fèi)用的產(chǎn)生必須符合發(fā)生原則,對銷售業(yè)務(wù)費(fèi)用過大的,應(yīng)審查是否符合發(fā)生原則,確定是否是當(dāng)期負(fù)擔(dān)費(fèi)用,對于本期費(fèi)用的發(fā)生額,要審核票據(jù)的齊全性、真實(shí)性與有效性,在費(fèi)用報銷的過程中是否有夾帶個人開支的費(fèi)用。再次,審核銷售單據(jù)的真實(shí)性與健全性。最后,審查銷售費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)與企業(yè)規(guī)定是否相符。
四、結(jié)語
實(shí)施內(nèi)部會計(jì)控制的條件
組織系統(tǒng)
內(nèi)部控制必須具備有效的組織保證系統(tǒng),這一系統(tǒng)應(yīng)包括決策、預(yù)算編制、內(nèi)部監(jiān)督、內(nèi)部結(jié)算以及對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行考評等環(huán)節(jié)。
制度體系
控制需要建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,具體包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)和內(nèi)部采取的相互協(xié)調(diào)的方法和措施。
預(yù)算目標(biāo)
切合實(shí)際業(yè)務(wù)的、健全的、合理的財務(wù)預(yù)算是內(nèi)部控制的依據(jù),若預(yù)算目標(biāo)嚴(yán)重偏離實(shí)際,則會計(jì)控制的目標(biāo)就無法達(dá)到,或者毫無控制的意義。
信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
建立一個集業(yè)務(wù)、財務(wù)于一體的管理信息化系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)的業(yè)務(wù)流程重組,打破部門間“各自為政”的“信息孤島”局面。將會計(jì)信息嵌入業(yè)務(wù)流程中,使內(nèi)部會計(jì)控制通過網(wǎng)絡(luò)延伸到各業(yè)務(wù)部門。信息的反饋必須既能由下至上反饋預(yù)算執(zhí)行情況,又能自上而下傳輸對預(yù)算偏差的調(diào)整,真正實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程的事中控制。
激勵制度體系
內(nèi)部會計(jì)控制的最終效率取決于是否有切實(shí)可行并被嚴(yán)格執(zhí)行的激勵制度,否則,即使有符合實(shí)際的預(yù)算,有具體執(zhí)行預(yù)算的各責(zé)任中心,最終也會因?yàn)闀?jì)控制的軟弱無力而得不到貫徹落實(shí)。激勵制度要體現(xiàn)公平、合理、有效,要把即時獎罰與期間獎罰結(jié)合起來,即在會計(jì)控制過程中隨時根據(jù)考核結(jié)果當(dāng)即獎罰,在一定時期終了(一般周期為一年)時,再根據(jù)財務(wù)預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果,進(jìn)行全面考評,并以考評結(jié)果為依據(jù)再次進(jìn)行獎罰。
以下將與大家分享企業(yè)經(jīng)營過程中幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計(jì)控制。
現(xiàn)金流的內(nèi)部會計(jì)控制
貨幣資金內(nèi)部控制的內(nèi)容和目標(biāo)
貨幣資金流動性強(qiáng)、控制風(fēng)險大,是公司生存和發(fā)展的基礎(chǔ),容易發(fā)生錯弊、產(chǎn)生違法亂紀(jì)行為,應(yīng)重點(diǎn)加以控制。對貨幣資金控制的目標(biāo)是保證貨幣資金的安全性、完整性、合法性、效益性。
貨幣資金內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)
1.建立貨幣資金的內(nèi)部牽制制度,不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督;
2.建立嚴(yán)格的貨幣資金的授權(quán)審批制度;
3.建立嚴(yán)格的貨幣資金稽核制度;
4.制定科學(xué)、嚴(yán)格的貨幣資金業(yè)務(wù)處理程序,嚴(yán)格執(zhí)行“申請、審批、復(fù)核、支付”手續(xù);
5.嚴(yán)格現(xiàn)金開支范圍,加強(qiáng)現(xiàn)金管理;
6.嚴(yán)格按金融管理的有關(guān)條例辦理貨幣資金的各種票據(jù)的使用、結(jié)算;
7.建立現(xiàn)金和銀行存款的盤點(diǎn)、核對制
度,做到賬實(shí)相符、賬賬相符。
對現(xiàn)金流實(shí)施內(nèi)部控制,加強(qiáng)現(xiàn)金流量的管理
1.加速資金周轉(zhuǎn),提高現(xiàn)金的效益
資金是一個公司賴以生存發(fā)展的“血液”,借助資金的威力,合理有效地對財務(wù)進(jìn)行管理,保證資金持續(xù)地、快速地周轉(zhuǎn),增強(qiáng)資金的利用率,擴(kuò)大資金的增值能力,提高“錢”的生產(chǎn)力。
2.進(jìn)行合理的資金預(yù)算,確定現(xiàn)金的最佳持有量
持有現(xiàn)金的額度是公司實(shí)力的象征,較多的現(xiàn)金儲備可以提高公司的流動性和償債能力,維持公司較高的信譽(yù)。但持有過量現(xiàn)金則會導(dǎo)致資金閑置,不能發(fā)揮現(xiàn)金的最大效力,要通過編制現(xiàn)金預(yù)算,確定一個相對的最佳現(xiàn)金持有量。最佳現(xiàn)金持有量是指能使公司在現(xiàn)金存量上花費(fèi)的代價最低,即機(jī)會成本最小且又相對保證公司對現(xiàn)金需求的持有量,即現(xiàn)金既不缺乏也不過剩。
3.回籠資金,加強(qiáng)現(xiàn)金流的管理
加速收款,延遲付款是現(xiàn)金流管理的秘訣,支付款項(xiàng)與應(yīng)收款項(xiàng)的時間間隔越短,現(xiàn)金庫存壓力就越小。
加速收款的途徑有:
① 積極對賬,嚴(yán)防客戶占用貨款,盡快 回收貨款。
② 只要現(xiàn)金折扣率低于短期借款利率, 就可以考慮給予客戶現(xiàn)金折扣,以快 速收回貨款。
延遲付款的辦法是:
① 在不影響公司良好信譽(yù)的前提下,盡 量推遲付款時間。
② 采用不帶息的銀行匯票付款,既可使 現(xiàn)金的使用價值呈數(shù)倍的擴(kuò)張,同時 匯票的承付期也就相應(yīng)延緩了付款時 間,提高了現(xiàn)金利用率。
費(fèi)用的內(nèi)部會計(jì)控制
費(fèi)用控制包括人力資源費(fèi)、市場費(fèi)用、行政后勤費(fèi)、日常運(yùn)營費(fèi)用和財務(wù)費(fèi)用,各項(xiàng)費(fèi)用都必須制定預(yù)算作為控制的依據(jù)。除財務(wù)費(fèi)用與籌資成本有關(guān)外,對其他費(fèi)用進(jìn)行控制時,要按費(fèi)用的歸屬采用不同的控制方法。
人力資源費(fèi)用控制
由于人力資源成本費(fèi)用較高,在費(fèi)用總額中所占的比重較大,而且相對固定。所以,要充分考慮人力資源成本,在減員增效的同時,盡量降低用人成本,保證個人收入年增長率低于當(dāng)年利潤的增長率。
對公共費(fèi)用控制
1.對職能部門費(fèi)用的控制
各項(xiàng)可控的公共費(fèi)用,如電話費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等,最好能層層落實(shí)到部門,甚至個人。制定相應(yīng)獎罰措施,明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
2.對指標(biāo)量化部門的費(fèi)用控制
業(yè)務(wù)部門可結(jié)合任務(wù)指標(biāo)來將可控費(fèi)用量化,使費(fèi)用與工作量或任務(wù)數(shù)直接掛鉤,可開支的費(fèi)用與銷售額呈同比例增長。年終考核時,超支扣罰工資,節(jié)約獎勵給個人(獎罰的比例相同)。在費(fèi)用控制方面實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,以達(dá)到人人節(jié)約費(fèi)用,提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。
成本與付款的內(nèi)部會計(jì)控制
相關(guān)部門相對獨(dú)立、相互牽制
業(yè)務(wù)部門、采購等職能部門、財務(wù)部相互牽制,必須由獨(dú)立的相關(guān)人員獨(dú)立進(jìn)行采購等業(yè)務(wù)支出;業(yè)務(wù)部門的請款與財務(wù)部核準(zhǔn)分離,財務(wù)部審核付款的人員必須獨(dú)立于其他部門的請款人員,以防止錯誤和欺詐的發(fā)生。
建立嚴(yán)格的成本核算制度
加強(qiáng)應(yīng)付款的核算、控制,發(fā)揮負(fù)債經(jīng)營的作用,控制債務(wù)風(fēng)險。具體要從幾個環(huán)節(jié)入手:
1.加強(qiáng)應(yīng)付賬款的明細(xì)核算,明晰債務(wù)關(guān)系
對應(yīng)付賬款進(jìn)行項(xiàng)目明細(xì)核算,既可為制訂付款計(jì)劃、控制債務(wù)風(fēng)險提供依據(jù),又可避免與供應(yīng)商之間產(chǎn)生不必要的債務(wù)糾紛。
2.嚴(yán)格按應(yīng)付款賬齡制定付款計(jì)劃,控制資金流
要想用有限的流動資金來維持快速的增長,就要按月對應(yīng)付款賬齡和現(xiàn)金流量進(jìn)行分析,制定出付款計(jì)劃,并嚴(yán)格按計(jì)劃支付現(xiàn)金。這樣,既可確保已確認(rèn)的負(fù)債按期支付,維持公司的信用;又能防止未經(jīng)核準(zhǔn)的款項(xiàng)被支付,保護(hù)資金的安全完整。
3.分析應(yīng)付賬款賬齡,控制債務(wù)風(fēng)險
負(fù)債經(jīng)營是加快公司發(fā)展的捷徑,“借雞生蛋”能增加收益率,但須把握借雞生蛋的合理與適度,否則,不但沒生蛋,反而賠了雞。不少公司陷入經(jīng)營困境甚至破產(chǎn),并非是因?yàn)橘Y不抵債,而是由于暫時的支付困難。例如,1996年進(jìn)入全球500強(qiáng)之列的香港百富勤公司,1998年初卻因?yàn)槿狈ψ銐颥F(xiàn)金無法償還幾千萬美元的債務(wù)而破產(chǎn),多年的輝煌毀于一旦。因而過度負(fù)債這種免費(fèi)“借雞生蛋”會誤導(dǎo)業(yè)務(wù),使經(jīng)營攤子盲目鋪大,加大財務(wù)風(fēng)險。要按期對應(yīng)付款賬齡進(jìn)行分析,控制債務(wù)風(fēng)險,只有在財務(wù)穩(wěn)健的前提下取得的成長性才是合理的、長期的。
存貨實(shí)物管理的內(nèi)部會計(jì)控制
嚴(yán)格存貨入庫、出庫、盤點(diǎn)制度,確保實(shí)物資產(chǎn)的安全
存貨控制或管理效率的高低,直接反映并決定著公司的收益、風(fēng)險以及流動性等綜合水平。
1.建立嚴(yán)格的存貨出入庫和盤點(diǎn)制度
驗(yàn)收合格入庫的存貨,要及時填制驗(yàn)收入庫單,符合發(fā)貨條件的存貨也要及時辦理出庫手續(xù)。盤點(diǎn)應(yīng)由管賬的財務(wù)人員、管實(shí)物的庫管人員及獨(dú)立于這些職能的其他人員共同進(jìn)行,便于相互監(jiān)督,保證存貨的安全性和真實(shí)性。
2.運(yùn)用科學(xué)的方法,加強(qiáng)存貨管理
存貨的品種、數(shù)量繁多,可采用“ABC法”對存貨進(jìn)行分類控制。“ABC法”是將重點(diǎn)控制與例外控制的觀念應(yīng)用于存貨控制,將各類存貨按重要程度和生產(chǎn)時間長短劃分為ABC三類,最重要的存貨是A類,其價值大、占用的資金多,大多屬于暢銷、常銷品種,應(yīng)重點(diǎn)管理;次重要的存貨是B類,按常規(guī)管理;不重要的是C 類,即入庫時間長,殘舊或內(nèi)容過時,其變現(xiàn)能力較差,可作簡單管理,并積極尋求降價處理。
加強(qiáng)存貨計(jì)價方法的控制,正確估計(jì)存貨的期末價值
存貨的計(jì)價方法可在以下幾種主要的方法中選定:先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法、加權(quán)平均法、成本與可變現(xiàn)凈值孰低法,也可對ABC三類存貨實(shí)行不同的計(jì)價方法。所選擇的存貨計(jì)價方法既要有利于降低成本費(fèi)用和提高經(jīng)營成果,又不能違反財經(jīng)制度,同時必須符合會計(jì)核算的一般原則,遵守一貫性原則。殘舊不能再銷售的產(chǎn)品,要按月清點(diǎn),及時報損。期末應(yīng)對C類存貨采用“成本與可變現(xiàn)凈值孰低”的方法計(jì)價,按其可變現(xiàn)凈值尋求特價銷售的途徑,將損失降到最小,擠掉存貨中的水份,真實(shí)地反映公司當(dāng)期的經(jīng)營成果及存貨資產(chǎn)的價值。
建立存貨庫存量控制和信息反饋制度,降低實(shí)物環(huán)節(jié)的風(fēng)險
1.科學(xué)地制訂安全存貨量,建立庫存量預(yù)警制度
安全存貨量要考慮缺貨損失和儲存費(fèi)用兩個因素,最合理的安全存貨量是使缺貨損失和儲存費(fèi)用之和為最小。對于重點(diǎn)管理的A類存貨應(yīng)對每一個品種均實(shí)行存貨量預(yù)警制度,對超過預(yù)警線的存貨量要及時反饋給有關(guān)決策層。
2.建立存貨信息反饋系統(tǒng),選擇最佳的生產(chǎn)批量,控制風(fēng)險
建立存貨信息反饋系統(tǒng),將存貨的信息反饋給教學(xué)部門,及時使用,降低庫存成本。
銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計(jì)控制
賒銷作為一種有效的競爭手段,能增加銷售額,為公司帶來巨大的經(jīng)濟(jì)利益,但也必然會產(chǎn)生較大的風(fēng)險,輕則影響資金周轉(zhuǎn),加大資金成本、管理成本,重則產(chǎn)生壞賬損失,使收益率降低。因此,對銷售收款環(huán)節(jié)實(shí)施內(nèi)部控制,是要保證在增加銷售的前提下,盡量將風(fēng)險降到最低。
銷售收款環(huán)節(jié)應(yīng)建立的基本內(nèi)部控制制度
1.不相容部門分離
業(yè)務(wù)部門、職能部門、財務(wù)部相互獨(dú)立,各司其職,各負(fù)其責(zé),相互監(jiān)督、互相牽制。
2.適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離
職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”,職責(zé)分離可以防止錯弊發(fā)生。在收款環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)分離的職務(wù)如下:
① 接受報名的人員不能負(fù)責(zé)核準(zhǔn)付款條件;
② 每天現(xiàn)金收入財務(wù)有專崗審核;
③ 出納對貨幣資金存入核對;
④ 退貨的驗(yàn)收人員和記錄人員分離;
⑤ 應(yīng)收賬款的記賬人員和核實(shí)人員分離。
3.建立相應(yīng)的授權(quán)審批制度
授權(quán)審批應(yīng)當(dāng)明確授權(quán)的范圍和責(zé)任:
① 在銷貨發(fā)生之前,賒銷已得到具有審 批權(quán)限的人員的審批,否則,不得發(fā) 出貨物;
② 銷售條件和折扣必須經(jīng)過具有審批權(quán) 限的人員審批。對授權(quán)審批的有關(guān)人 員要明確所承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
4.充分及時的憑證記錄
充分及時的憑證記錄是實(shí)施內(nèi)部控制的有效保證,憑證編號、記錄時間都必須是連續(xù)的,這樣,可以有效防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的遺漏、重復(fù)和舞弊現(xiàn)象。
5.實(shí)時更新收款信息
利用電子信息技術(shù)的快捷、實(shí)時更新貨款回收信息,及時掌握資金流,避免重復(fù)追款與客戶產(chǎn)生矛盾,維護(hù)與長期客戶之間的良好關(guān)系。
6.定期對賬
定期與客戶進(jìn)行對賬,能盡快收回貨款,減少債務(wù)糾紛。
銷售收款環(huán)節(jié)控制的內(nèi)容及辦法
1.制定科學(xué)的信用政策,加強(qiáng)賒銷業(yè)務(wù)的日常管理
信用的發(fā)展不可避免地給公司帶來三角債和債務(wù)危機(jī),呆賬、死賬隨時可能侵蝕老本的時代已悄然來臨。因此,公司經(jīng)營目標(biāo)一經(jīng)確定,就要制訂相應(yīng)科學(xué)合理的信用政策。過緊的信用政策,會制約銷售和市場開發(fā),從而影響到公司整體盈利水平;信用政策過于寬松,在擴(kuò)大銷售的同時也有可能形成大量不良應(yīng)收款,影響資金周轉(zhuǎn),壞賬損失又沖減了盈利??茖W(xué)的信用政策是既能確保經(jīng)營成果,又可避免蒙受呆賬損失。
① 客戶信用的評估
對客戶信用情況進(jìn)行調(diào)查和評估,是制訂信用政策的前提。根據(jù)歷史成交記錄對老客戶進(jìn)行信用等級劃分,對于具有良好信用的A級客戶可以放寬信用政策;新客戶應(yīng)根據(jù)能夠證明其資信的主要因素:品德、能力、資本、外部環(huán)境進(jìn)行綜合分析,客戶若具有較好品德和償債意識,又有較強(qiáng)償債能力和財務(wù)實(shí)力,同時還有良好的外部環(huán)境,則該客戶信用狀況良好。
② 科學(xué)的信用標(biāo)準(zhǔn)
制定信用標(biāo)準(zhǔn)可從分析賒銷帶來的收益和損失著手,對不同信用標(biāo)準(zhǔn)的凈收益大小進(jìn)行比較,確定科學(xué)的信用標(biāo)準(zhǔn)。
③ 合理的信用條件
信用條件包括:賒銷金額、信用期限、銷售折扣、現(xiàn)金折扣。合理的信用條件可以擴(kuò)大賒銷收入,及時收回貨款,減少應(yīng)收賬款對資金的占用和壞賬損失,使賒銷為公司帶來最大的經(jīng)濟(jì)效益。信用條件也要根據(jù)發(fā)展的不同時期和市場競爭情況隨時調(diào)整,公司需要擴(kuò)大市場占用率時、市場競爭激烈時,可適當(dāng)放寬信用條件;反之則應(yīng)當(dāng)緊縮信用條件,以達(dá)到控制經(jīng)營風(fēng)險的目的。
④ 客戶超期欠款的催收
為減少壞賬損失,增加賒銷凈收益,必須對客戶超過信用期限的欠款進(jìn)行催收,根據(jù)客戶違反信用條件、欠款金額等制訂收賬策略。積極的催收政策,在減少壞賬損失的同時也會增加收賬費(fèi)用;消極的催收政策,節(jié)約了收賬費(fèi)用,但又增加了壞賬損失。須在收益與成本之間權(quán)衡,選擇最有利、最恰當(dāng)?shù)拇呤辗绞健T谥贫ǔ龃呤照吆?,還要對客戶的拖欠款原因進(jìn)行分析,采用不同的催款措施:故意拖欠款的客戶應(yīng)采取強(qiáng)硬的催收措施,盡快收回款項(xiàng);暫時財務(wù)困難的客戶,可適當(dāng)放寬信用期限,待對方渡過難關(guān)后收回更多的貨款。
2.銷售收款環(huán)節(jié)各業(yè)務(wù)流程的控制
① 銷售通知單的控制
業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶的訂貨清單和庫存編制銷售通知單,它是貫穿控制整個銷售業(yè)務(wù)的執(zhí)行的單據(jù),是物流、結(jié)算、開票、收款等有關(guān)部門行使職權(quán)的主要依據(jù)。銷售通知單要事前進(jìn)行連續(xù)編號,執(zhí)行后歸檔管理。
② 銷貨業(yè)務(wù)執(zhí)行的控制
物流部門根據(jù)已授權(quán)審批的銷售通知單發(fā)貨,貨物包裝、運(yùn)輸前須進(jìn)行獨(dú)立清點(diǎn),以確??蛻羰盏降纳唐放c銷售通知單一致。已發(fā)貨的銷售通知單要及時反饋給發(fā)行部和財務(wù)部,便于日后的對賬、開票、收款。
③ 發(fā)出商品結(jié)算期的控制
在途商品數(shù)額大、賬期長,雖擴(kuò)大了銷售規(guī)模,但占用了大量資金,還會誤導(dǎo)重印批量;發(fā)出商品數(shù)額過小,又將制約對市場的開拓和占有率,使銷售萎縮,市場競爭力減弱。所以,要對超賬期在途進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控,對于超期不能結(jié)算的,要查找原因,采用不同的辦法進(jìn)行解決??蛻粢唁N售而故意拖欠貨款的,要積極催收;對于客戶未對外實(shí)現(xiàn)銷售的可采取不同的辦法解決:A.仍有銷售潛力的適當(dāng)延長賬期,B.稍微降價能銷售的就降低給客戶的銷售折扣,C.實(shí)現(xiàn)銷售較為困難的,應(yīng)要求客戶退貨,以調(diào)往其他市場銷售或作特價處理。
④ 退貨的控制
物流部門對退貨要認(rèn)真清點(diǎn)、分類、驗(yàn)收,及時編制退貨單。完好無損的辦理入庫;已損壞的辦理報損審批手續(xù);將時間過長、內(nèi)容過時的品種、數(shù)量提供給發(fā)行部尋求削價處理。發(fā)行部要對退貨進(jìn)行計(jì)算分析,對超出正常退貨率的客戶應(yīng)降低其賒銷數(shù)額,以盡量減少損失。
⑤ 銷售發(fā)票的控制
發(fā)票的開具應(yīng)由熟悉發(fā)票相關(guān)條例的專人負(fù)責(zé),開發(fā)票和復(fù)核發(fā)票不能為同一人。開票人員應(yīng)按發(fā)票的連續(xù)編號使用和保管發(fā)票(含作廢的發(fā)票),發(fā)票的內(nèi)容(客戶名稱、商品名稱、數(shù)量、金額)須與銷售通知單完全一致,以避免因違反稅法而被處罰,使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失。
⑥ 應(yīng)收款的控制
應(yīng)收賬款實(shí)質(zhì)上只是一種債權(quán),而非實(shí)物資產(chǎn),若管理不嚴(yán)就容易被客戶非法挪用,影響公司的現(xiàn)金流,甚至造成資產(chǎn)流失,影響公司的整體收益水平。
持有應(yīng)收款會發(fā)生一定的持有成本,包括管理成本、機(jī)會成本和壞賬損失。管理成本包括:制定信用政策、客戶信用調(diào)查、監(jiān)管應(yīng)收款、正常回收貨款、催收超期貨款等產(chǎn)生的費(fèi)用;機(jī)會成本是資金被客戶無償占有,使公司喪失了投資于其他項(xiàng)目賺取收益的機(jī)會;壞賬損失是持有成本中最大的一種,與應(yīng)收賬款規(guī)模成正比。壞賬損失的發(fā)生規(guī)模具有彈性:應(yīng)收賬款管理水平高,壞賬損失的比例將會很小甚至接近于零;如果事前事后控制較差的話,壞賬損失的比例和數(shù)額都將可能非常大。
對應(yīng)收款進(jìn)行內(nèi)控時,應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展規(guī)模來控制應(yīng)收款,使應(yīng)收款總額保持最佳水平,可實(shí)行總量控制與重點(diǎn)客戶控制相結(jié)合的辦法,以確??铐?xiàng)及時足額收回。同時,重視應(yīng)收款的日常管理、監(jiān)督與分析,財務(wù)部在應(yīng)收賬款總賬、明細(xì)賬核算的基礎(chǔ)上,還應(yīng)按客戶和發(fā)生時間設(shè)置應(yīng)收款臺賬,對應(yīng)收款實(shí)行動態(tài)的跟蹤管理。應(yīng)收款逾期拖欠越長,催收難度越大,發(fā)生壞賬的可能性就越高,建立應(yīng)收款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度是控制風(fēng)險不可缺少的。
⑦ 壞賬的控制和估計(jì)
只要存在商業(yè)信用行為,壞賬損失的發(fā)生就不可避免。在嚴(yán)格控制壞賬發(fā)生的同時,要遵循謹(jǐn)慎性原則,按會計(jì)制度對壞賬發(fā)生的可能性進(jìn)行充分的估計(jì),計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金,以保證在壞賬發(fā)生時,不至于引起經(jīng)營和財務(wù)收支困難。
我們所處的時代,是一個信用高度發(fā)達(dá)的時代,也是一個信用很容易引發(fā)公司破產(chǎn)的時代。要想在激烈競爭的市場中占有一席之地,就必須建立嚴(yán)格的內(nèi)部會計(jì)控制制度,加強(qiáng)內(nèi)部控制,才能防范經(jīng)營風(fēng)險,使公司在市場競爭中立于不敗之地,并不斷發(fā)展壯大。
一、 貨幣資金會計(jì)控制的要點(diǎn)
1、把好貨幣資金支出關(guān)。常言道,節(jié)流等于開源。因此,控制非法和不合理的資金流出,等于為單位帶來了等量資金流入。如何判定哪筆支出合法、合理,要做到“四審四看”。即:一是審支付申請,看是否有理有據(jù);二是審支付程序,看審批程序、權(quán)限是否正確,審批手續(xù)是否完備;三是審支付復(fù)核,看復(fù)核工作是否到位;四是審支付辦理,看是否按審批意見和規(guī)定程序、途徑辦理。
2、管住貨幣資金的流入點(diǎn)。就是要搞清楚錢是從哪兒來的,以什么形式來的,來了多少,還缺多少,沒來的錢怎么辦。同時,對已取得的貨幣資金收入必須及時入賬,不得私設(shè)小金庫,不得賬外設(shè)賬,嚴(yán)禁收款不入賬。
3、管住銀行帳戶。要按照有關(guān)規(guī)定,及時、定期對銀行開戶點(diǎn)進(jìn)行認(rèn)真清理和檢查。有些單位在同一銀行的不同營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)開立賬戶,或者跨行開戶、隨意開戶。更有甚者,將單位公款以職工個人名義私存銀行現(xiàn)象也較普遍。
4、管住現(xiàn)金盤存點(diǎn)?,F(xiàn)金是流動性最強(qiáng)的資產(chǎn),由于它使用方便,也一直是犯罪分子最“青睞”的對象。單位的日?,F(xiàn)金盤點(diǎn)工作應(yīng)增加第三者參與盤點(diǎn)或監(jiān)盤,保證現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫存相符。
5、票據(jù)及印章保管點(diǎn)。各單位要明確各種票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,并設(shè)備查簿登記,防止空白票據(jù)的遺失和被盜用。單位必須加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理。并且,嚴(yán)禁由一個人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。
6、財會人員的任用點(diǎn)。財會人員要具有政治思想好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、職業(yè)道德好的良好素質(zhì),還要具備從業(yè)資格和任職資格。同時,要建立定期換崗、輪崗制度,防止一個人在財會部門長時期做同一個工作,可能使一些長期隱蔽的違法犯罪活動因人動、新人接手而揭示出來。
二、貨幣資金會計(jì)控制的方法
1、不相容職務(wù)相互分離 :任何單位不能由一個人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。貨幣資金支付的授權(quán)批準(zhǔn)、實(shí)際辦理、會計(jì)記錄、稽核檢查及與該項(xiàng)貨幣資金支付直接有關(guān)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦等崗位必須相互分離、相互制約,不能一人多崗,身兼數(shù)職。
2、授權(quán)批準(zhǔn)控制 :這種控制方法要求單位明確規(guī)定設(shè)計(jì)會計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容,單位內(nèi)部的各級管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任,經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。對于重要的貨幣資金支付業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策和審批,并建立責(zé)任追究制度,有效防范貨幣資金被貪污、侵占、挪用。
3、會計(jì)信息系統(tǒng)控制 :這種控制方法要求單位依據(jù)《會計(jì)法》和國家統(tǒng)一的會計(jì)制度,制定適合本單位的會計(jì)制度,明確會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)會計(jì)報告的處理程序,建立和完善會計(jì)檔案保管和會計(jì)工作交接辦法,實(shí)行會計(jì)人員輪崗制,充分發(fā)揮會計(jì)的監(jiān)督職能。
4、內(nèi)部報告控制 :在貨幣資金控制環(huán)節(jié)適時運(yùn)用內(nèi)部報告控制方法十分重要。其一,貨幣資金經(jīng)辦人對于審批人超越授權(quán)范圍審批的貨幣資金業(yè)務(wù),有權(quán)拒絕辦理并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告;其二,單位通過定期或不定期地進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn),可能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫存不相符的情況;其三,通過報告單位貨幣資金收入、支出、結(jié)存情況并對下一階段貨幣資金流入、流出量進(jìn)行預(yù)計(jì)和推算,可以幫助單位負(fù)責(zé)人全面了解單位現(xiàn)金流量,為其做出正確的投資、籌資決策提供基礎(chǔ)性資料。
以貨幣資金業(yè)務(wù)審核為例,應(yīng)注意以下方面:
(1)原始憑證稽核。對外來原始憑證應(yīng)審核是否符合國家票證管理要求,有無稅務(wù)監(jiān)制章、財政監(jiān)制章和單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章;數(shù)量、單價、金額是否正確,凡金額有誤的,要退回到出票單位重新開具;接受單位名稱是否正確;大小寫是否相符;
(2)現(xiàn)金憑證審核。一是審核外來原始憑證,二是審核自制原始憑證,三是審核現(xiàn)金記賬憑證。在審核時需要注意的幾個問題:現(xiàn)金支付范圍是否符合國家規(guī)定,有無需要支付現(xiàn)金的零星支出等之外的現(xiàn)金支付;現(xiàn)金銷售收入是否足額、及時解繳銀行,有無坐支現(xiàn)金,有無向銀行謊報用途套取現(xiàn)金,現(xiàn)金憑證收、付訖章、主管、審核、出納和制單等印章是否齊全,交款人、領(lǐng)款人是否簽字;已審核的現(xiàn)金原始憑證是否填寫附件張數(shù)并加蓋附件章注銷,以免重復(fù)報銷。
(3)銀行憑證稽核。審核時應(yīng)注意:有無簽發(fā)空頭支票、出借銀行賬號;是否以合法的和手續(xù)完備的原始憑證為依據(jù)填制銀行記賬憑證;從銀行支付的材料采購款、工程款等是否符合國家規(guī)定,有無預(yù)算、合同,資金是否落實(shí);領(lǐng)用轉(zhuǎn)賬支票是否填列《支票領(lǐng)用申請單》,并經(jīng)部門主管和財務(wù)主管批準(zhǔn);作廢的支票及其存根是否加蓋“作廢”戳記并與銀行對賬單一并妥善保存;簽發(fā)支票所使用的各種印章,是否由財務(wù)主管和銀行出納分別保管;空白收據(jù)和空白支票是否設(shè)立登記簿嚴(yán)格管理。
(4)轉(zhuǎn)賬憑證稽核。應(yīng)審查數(shù)字是否正確,資金渠道是否符合制度規(guī)定;原始憑證是否合法,自制原始憑證是否有依據(jù),手續(xù)是否齊全;科目使用是否正確,填制內(nèi)容是否完整,印章是否齊全,附件是否相符。
(5)會計(jì)賬簿稽核。審查是否依法設(shè)置會計(jì)帳簿,日記帳是否每日記帳并結(jié)出余額,現(xiàn)金是否每日清點(diǎn),賬實(shí)是否相符,有無白條抵庫,銀行存款余額與銀行對賬單是否相符,銀行存款余額調(diào)節(jié)表是否由專人復(fù)核,有無主管簽章。