辦公室檔案管理分類精選(九篇)
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第1篇：辦公室檔案管理分類范文
辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內容之一，主要負責資料數據的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認識到檔案管理工作的重要性，不斷優化并提高檔案管理的策略。
一、做好檔案管理的必要性
1.檔案管理概述
檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業管理的基礎，主要包括對檔案的整理、收集，并采用現代化的手段，對其進行科學、合理的管理，以便單位能夠更好地進行查詢、檢查。
2.辦公室檔案管理的必要性
辦公室的檔案是企業、單位內部最重要的檔案資料，真實地記錄了辦公室各項活動，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現在以下幾方面：
第一，辦公室檔案全面反映了單位內部的工作情況，并為將來的發展有很大的參考價值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內部的工作效率。
第二，辦公室檔案真實地記錄了辦公室各項活動，同時也為展開其他工作提供了一定的服務基礎。因此，通過提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學、合理的策略。
第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現了單位的管理水平，以及發展狀況，是一個單位、企業運轉狀況的縮影。因此，必須要加強辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規范化、制度化、科學化。
3.辦公室檔案管理原則
辦公室的檔案管理工作是單位進行其他一切活動的重要依據。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個原則：
第一，準確性
準確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進行檔案管理的過程中，一定要保證相關檔案內容記錄的準確性。在工作中，如果檔案管理人員對相關的檔案內容不能進行準確的反應，就無法發揮檔案管理工作的特性。
第二，嚴謹性
辦公室檔案工作的本身特點，決定其在進行管理時，必須要遵循嚴謹性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴謹的工作態度，對檔案中的細節要素進行充分關注。尤其是在當前，精細化管理已經成為所有企業、單位的主要經營模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時，必須要對檔案進行精準化的管理。
第三，高效化
隨著科學技術的發展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時代。要保證對辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過高效的科學技術，不斷優化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。
二、辦公室檔案管理工作現狀
1.檔案管理人員意識薄弱，且專業素質偏低
辦公室檔案管理，原本是一項非常重要的工作。但就目前而言，我國大部分檔案管理人員都沒有意識到檔案管理工作的重要性?？梢哉f，檔案管理工作人員的意識薄弱，已經成為制約檔案管理工作效率的一個關鍵性因素。
在我國許多從事檔案管理人員，并非專業出身，更有甚者，是通過關系而獲得這一工作職位。如此一來，這些人便無法正確認識到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經暴露出來管理錯誤，這些非專業的檔案管理人員也絲毫察覺不到。
2.檔案管理制度落后
就目前而言，我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現象。由于企業領導的不重視，從而忽視了對檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關的檔案管理制度，也因為領導不重視實施，以至于檔案管理工作的相關人員在工作時，經常會無視這些管理制度。
缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅：檔案管理人員工作不認真、對檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時分類、檔案沒有及時歸為，甚至出現檔案損失等現象。
3.新技術，新硬件投入少
隨著信息化的發展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術，不斷地利用計算機網絡進行檔案管理。但在現實中，由于種種問題：領導不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業仍然采用紙質形式進行檔案管理。如此一來，檔案管理工作效率自然跟不上社會發展的步伐。
4.辦公室檔案的利用率偏低
檔案資料借閱的繁瑣、復雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會自動放棄檔案的借閱。如此一來，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價值的檔案進入了閑置境地。
三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率
1.轉變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業水平
首先，要改變傳統的檔案管理意識，使其充分意識到檔案管理工作的價值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態度。
另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業知識水平，可通過加強培訓的方式，不斷增強檔案管理工作人員的專業知識水平，提高其工作效率。
2.健全完善的辦公室檔案管理制度
健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個重要保障。所以，必須有針對性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進行。
而對于已經擁有管理制度的單位來說，一定要加強檔案管理制度在實際中的貫徹落實，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。
3.辦公室檔案管理現代化
辦公室檔案管理現代化是提高辦公室檔案管理效率的一個重要舉措。因此必須要改進傳統落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進先進的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時展的趨勢，只有這樣，才能切實提高辦公室檔案管理效率。
第2篇：辦公室檔案管理分類范文
一、增強辦公室檔案意識，完善檔案日常管理制度
首先，大多數單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，導致工作很難取得進步。所以，單位應充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。如：單位可依據辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領導小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：單位可在內部組織開展知識競賽、座談會等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強化單位領導及人員的檔案管理意識，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進和提升。
其次，進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應明確檔案管理工作流程，并統一建立檔案人員的約束與監督機制，避免人員出現不規范操作[1]。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據文件資料的類別、時期等分別存放好，并貼上標簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應得到保障，特別是針對一些重要的文件資料，應做好加密工作，把它們單獨存放起來。保密級別不同的文件資料應及時跟進相應的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經喪失，就應做好記錄，并整理好，且應要求兩名檔案人員同時參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監督，確保辦公室檔案管理工作能有序進行，真正把安全工作落到實處。
二、加強辦公室檔案收集，提高檔案人員素質水平
首先，單位應加強辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎的工作，所以只能對檔案收集工作進行規范和加強，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應格式規范、字跡清晰，并進行妥善保管;二是進一步規范文件資料的收集與使用程序，如對各種文件資料的選用、正文提料、文字編號、主題詞、附件等統一開展規范工作，并嚴格按照檔案管理制度來執行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術完善辦公室自動化系統，實現辦公室檔案的網上管理，做好目錄編號工作，提高辦公室檔案收集效率。
其次，組織開展檔案管理人員培訓工作，提高人員素質水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術、信息網絡技術等的持續提升，檔案管理人員的專業素質提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專業培訓經驗，對檔案的立卷、分類等都是不得要領、一知半解，專業素質水平跟信息時代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專業素質，單位應從不同方面做出改進：一是促使檔案管理人員充分認識到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過采取各項激勵措施來提高人員工作積極性;二是時常組織開展一些教育培訓活動，在豐富檔案管理人員專業知識的同時促使他們掌握更多先進的計算機網絡技術，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過程中熟練運用計算機網絡技術，有效提高工作效率。特別是在越來越泛濫的網絡病毒、技術水平越來越高的計算機黑客等的入侵下，網絡安全事故時有發生，嚴重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專業檔案管理意識和操作技能水平是異常關鍵的[2]。
三、推進檔案數字化進程，加快實現信息資源共享
首先，加快辦公室檔案數字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數字化建設計劃，并加強檢查和監督，確保能有序開展辦公室檔案數字化建設工作。單位應以用戶需求為導向，在追求利益的前提下著眼未來，同步推進辦公室檔案的鑒定與數字化建設，盡早構建檔案數字化目錄[3]。同時，要加大投入，在單位各級檔案部門形成協作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數字化建設工作，強化單位在檔案信息資源產生過程中的主體責任，尤其要嚴格遵循檔案信息資源誰生產、誰負責的基本原則，加快檔案數字化建設進度。另外，單位應堅持實行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質檔案與電子檔案，通過選用光盤刻錄、網上傳輸兩種方式來實現手書形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對檔案信息資源實施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標的實現，全面提高辦公室檔案的查準率、查全率等，最終順利改進辦公室檔案管理工作。
其次，加快實現辦公室檔案信息資源共享。單位應嚴格依據國家新出臺的標準，把技術壁壘打破，統一建立檔案信息管理系統，促進單位及時融合網上辦公應用系統和檔案管理系統，在網上實現檔案信息的生成、整理與歸檔，使辦公室電子檔案信息的入口保持暢通。與此同時，辦公室檔案管理工作應以服務單位發展為重點，探索在單位區域內實現檔案信息資源的共享，遵循先重點后一般、先易后難的原則，以單位需求為導向制定辦公室檔案信息資源的共享目錄，注重提高辦公室檔案管理工作的實效性。如單位可建立電子檔案數據管理中心，利用單位的局域網實現電子信息的網上傳輸，一體化管理各種辦公室檔案信息資源，真正實現信息資源的共享，加快改進信息時代的辦公室檔案管理工作。
第3篇：辦公室檔案管理分類范文
關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；現狀；措施
辦公室檔案管理工作在一個單位中具有重要的作用，其的管水平與單位中其他部門工作的開展具有直接的聯系，需要采取有效的措施提高單位辦公室檔案管理工作的效率，從而保證單位各項活動的順利開展。為了有效的提高辦公室檔案管理效率的提高，需要使用現代化的技術手段，改善和創新傳統的檔案管理工作，實現檔案的現代化和智能化管理，有利于促進檔案管理工作跟上時展的步伐。
1 辦公室檔案管理存在的問題
1.1 管理意識淡薄，管理方式落后
我國辦公室檔案管理人員的管理意識淡薄，大多數管理人員都不具備專業的管理水平，很多單位的檔案管理人員都是兼職人員進行管理工作，對檔案管理的重要性認識不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數管理工作只是表面工作，對日常資料的保存和搜集相對欠缺，管理的方法采用傳統的管理模式，落后于時展的步伐。
1.2 管理人員的管理素質較低，有待提高
現在培養出來的專業檔案管理人員不能適應社會的發展，管理人員的管理專業知識欠缺，所以提高管理人員的專業知識和工作技能是首要解決的問題。其次，這是一個信息化的時代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時代的發展步伐，運用現代科技網絡信息技術進行管理提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的包公軟件的操作技能，提高管理專業水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。
1.3 辦公室檔案管理的網絡信息化建設有待加強
隨著辦公室檔案管理的發展，管理的檔案種類越來越復雜，因此對管理人員的要求也隨之提高。針對不同時段、不同種類的檔案信息，要進行有效地記錄和整理，而傳統的管理模式已經不能適應現代化管理工作，加之，現階段網絡信息技術應用于檔案管理工作中的技術還不完善，許多設施無法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質管理方式。同時，檔案管理行政機構沒有合理規劃檔案管理的信息化系統，使得許多數據化的檔案信息在數據庫中處于隨機狀態，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統化的管理模式。
2 如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率
2.1 健全辦公室檔案的現代化管理體系
在辦公室檔案管理過程中，檔案管理和文件管理是兩個重要的管理方面，同時兩個方面具有密切的聯系，因此在管理的過程中，這兩項工作內容需要結合在一起管理，不能夠分開管理。為了使檔案管理人員在后期的文件管理中遇到較大的困難，所以建議檔案管理人員在文件管理的前期就廣泛的參與到辦公室的檔案管理工作中，這樣一來，檔案管理人員能夠全面的掌握和了解文件按慣例工作，從而能夠順利和快速的融入檔案管理工作中，有利于建立和完善單位辦公室檔案管體系。此外，單位的檔案管理制度和檔案的操作程序需要完善和健全，從而保證工作人員按照管理程序進行檔案的管理，有利于促進單位辦公室檔案管理的體系化。
2.2 增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念
現階段，單位對檔案管理工作重要性的認識還不是很高，加之，辦公室檔案管理的理念也比較陳舊，帶有嚴重的滯后性，對辦公室檔案管理工作水平的提高造成了一定的阻礙，因此，需要采取有效措施提高單位對檔案管理工作重要性的認識，并促使檔案管理理念的更新，該項工作具有十分重要的意義和作用。首先，單位對辦公室檔案管理規范化的認識需要提高，并在現階段辦公室檔案管理現狀的基礎上，結合辦公室檔案管理的目標等創建符合現代社會發展的辦公室檔案管理理念，對于辦公室檔案管理的意識也需要采取有效的措施進行完善，并需要滿足社會發展和自身發展的需求，堅持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識需要在單位的管理決策中和單位的服務意識中加以體現。在辦公室檔案管理過程中需要將崗位責任制強化，而單位管理中不合理的規章制度也需要的加強改善，從而使檔案管理人員的愛崗敬業意識得到強化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設水平得到較大的提升。
2.3 加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能
現階段從事辦公室檔案管理工作的人員的專業素質普遍較低，大部分是兼職，對于現代化技術的應用也不是很全面，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作效率的提高。所以說，提高檔案管理人員的專業素質具有十分重要的意義。為了充分提高檔案管理人員的專業素質，單位需要從不同的渠道，以不同的方式進行管理人員專業素質的培訓和培養，從而增強檔案管理人員的專業理論知識和技能，從而提高檔案專業化管理水平的提高。立足于辦公室檔案管理體制的完善需求，從事檔案管理工作的人員需要積極主動的參與到檔案專業的培訓活動，從而提高專業檔案管理技能；其次，還需要提高對檔案管理工作的責任感和使命感；再次，辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在辦公室檔案管理工作的相關要求的基礎上和對檔案管理專業人才的要求前提下，對單位檔案管理工作人員進行專業的技能培訓工作，從而使辦公室檔案工作人員的專業素質得到較大的提高。
2.4 強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作。
結束語
綜上所述，辦公室檔案管理工作具有十分重要的作用，對單位其他的部門工作的順利開展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作的效率和水平，充分發揮辦公室檔案管理工作的作用?？梢酝ㄟ^辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識，可以有效的提高檔案管理工作的效率，在管理檔案的過程中也需要使用現代化的技術，從而促進辦公室檔案管理事業的蓬勃發展。
參考文獻
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第4篇：辦公室檔案管理分類范文
［關鍵詞］電子檔案;辦公室檔案;管理;科學化水平
1提高辦公室檔案管理科學化水平的必要性
辦公室的檔案管理工作能否順利進行，其對于單位的日常發展以及人資管理工作也都有著非常重要的意義。隨著我國經濟的不斷發展，其市場競爭力度也在不斷地擴大，這就導致了企業單位要想獲得良好的發展，就必須進一步提升自身的核心競爭能力，而進一步加強辦公室檔案的科學管理工作則是提高單位自身管理水平的一個重要途徑，并對單位的發展有著至關重要的影響意義。
2辦公室檔案管理特點與現階段存在的問題
(1)辦公室檔案管理的特點。檔案管理工作的對象是相關資料的收集、保存。同時也是管理工作的重點內容。檔案是對事件、過程、人物的真實記錄，具有歷史意義與紀念價值，能夠為后期工作開展提供應用與借鑒。因此在規范化管理工作過程中，管理工作重點應該是檔案本身及與之相關資料收集保存。如文件、書報等。管理工作需要分類進行，便于利用時能夠高效便捷。(2)種類較為冗雜。辦公室檔案的種類比較多，整理工作任務量大。檔案內容涉及了多個方面，如合同、文件、協議等。也會有錄音、視頻等電子檔案。需要管理者結合到公司實際情況的需要，分門別類，便于后期應用時能夠及時準確查找。(3)雖說電子檔案近年來已經慢慢被人們所使用，但在我國現階段較為常用的還是紙質檔案。紙質檔案在管理的過程中，容易發生丟失、損壞、燒毀或者受潮變質的問題，這些都會給單位和個人造成不可挽回的損失，一旦檔案丟失破損就會造成國家各項工作無法正常地進行和開展。另外就是現階段很多檔案管理人員對檔案管理的方法比較傳統，僅僅只是做到了保存，而不是管理，這就會造成很多檔案變成了死檔案、死資源，無法為人們所用。所以說必須提高辦公室檔案管理科學化水平，讓每一個檔案都變成活的資源。檔案無論是對個人的前途命運還是國家的社會文化、經濟和政治建設來說，都有著非常重要的作用，因此我們必須保證辦公室檔案管理工作的正常進行。提高辦公室檔案管理科學化水平是保證檔案管理工作的正常進行的基礎，是實現社會主義現代化建設的重要措施。
3加強檔案管理工作的主要做法
(1)對傳統的檔案管理方法進行改革。①樹立正確、科學的檔案管理理念。傳統的檔案管理觀念較為落后，已經不符合現代檔案管理的需求，對傳統的檔案管理方法進行改革已經成為現階段我們的首要任務，我們必須要提高我們的檔案管理水平，樹立正確、科學的管理理念，提高檔案管理科學化水平。②完善設施，為辦公室提供資金投入。辦公室檔案管理水平的提高也對辦公室的硬件和軟件設備提出來更高的要求，我單位已加大資金投入，根據檔案管理的需要，建立了符合標準的實物檔案陳列室、檢索室以及獨立的檔案資料室，我們還對庫房配置了防磁柜、空調、溫濕度計、滅火器以及檔案柜等基礎防護設施，對檢索室配置了專用電腦和打印機等，我單位現階段的硬件措施完全符合標準檔案室的需求。(2)將電子化檔案與紙質檔案實行結合。目前我國較為常用的還是紙質檔案，但是隨著信息化的發展，電子檔案的應用也越來越多，電子檔案使用的增多就給檔案管理提出了新的挑戰。我單位現階段實行的是將電子檔案與紙質檔案進行結合的管理方式，這樣有利于提升檔案閱讀、共享的效率。但是由于網絡安全等因素，我們還需要加強對電子檔案的安全管理。首先在對電子檔案進行管理的時候我們要注意對其數據進行保存和備份，避免因網絡問題出現檔案的丟失和缺損現象。其次我們要定期對電腦進行病毒查殺和垃圾清理，防止因木馬侵入和垃圾文件過多而引起文件中毒和丟失的現象。(3)檔案管理科學化。檔案管理人員是檔案管理的主體，其個人綜合素質對檔案管理也有很大的影響，隨著檔案管理數量的增多和管理要求的增加，對檔案管理人員提出更高的要求，所以我們必須要加強對其的綜合素質培養。在加強管理人員綜合素質的時候一是我們要加強管理人員的專業理論知識，我單位管理人員積極參加了業務知識的培訓，努力地提高自身的專業知識理論，這一點是非常值得肯定的;二是我們要注重對管理人員職業道德和素養的培養，一個管理人員對專業技術的掌握再到位，沒有責任心和創造能力，那他的管理工作也是無法做好的。只有擁有責任感，并能在工作中不斷進行總結創新的人，才能更好地為國家和社會服務。(4)依法對檔案進行管理。檔案管理工作很是復雜，其對單位和個人也有著重要的作用，所以我們必須要有專門的管理人員和管理機構去負責檔案管理。在我們對辦公室檔案管理水平進行提高的時候也要對檔案管理的制度進行健全。我單位已將檔案管理工作納入了中心年度工作計劃，并成立了專門的檔案工作領導小組。加強了對檔案的管理，健全了檔案的制度，組織單位管理人員進行了《檔案法》《湖北省檔案管理條例》等檔案法的學習，制定了檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制、檔案安全保管突發事件的應急預案，完善了對檔案分類、歸檔和保管的制度。(5)建立完善的檔案管理制度。對于企業的而言，辦公室主要領導要協助檔案管理人員建立健全檔案管理制度，促進辦公室檔案管理工作向著統一化與規范化方向發展，最終實現科學化管理。在具體操作方法上可以依據不同標準對檔案進行分類，對文件進行編號，便于使用時能夠快速查找。對于某些重要信息，需要對其單獨存放，并且需要做好保密與防范措施。為確保檔案管理工作有效，要從制度上明確管理工作人員的權利與責任，以制度對其行為進行規范。檔案管理工作在人員配備上至少是兩名工作人員，便于在工作過程中相互監督，從而確保管理工作能夠正常開展。(6)增強檔案管理工作意識。作為檔案管理工作人員，必須具備檔案管理工作的基本知識，了解相關法律法規對檔案管理工作的具體要求，明確檔案管理工作的職責與權限，但是對于企業而言，對經濟利益的追求是第一位的。管理者對于企業檔案管理工作沒有投入過多的關注。因此在相關資源方面也缺乏必要的投入。而在新的時代環境下，作為管理工作者而言，要改變對檔案管理工作傳統的認識，積極主動地改善現有檔案管理工作中的不足。在日常工作中要及時向領導匯報。以此來改變檔案管理工作的獨立局面。同時也可以獲取領導的指示，避免工作開展的隨意性與盲目性，提升檔案管理工作的效率。增強檔案管理工作人員意識可以從多個方面入手，常見如培訓學習，培訓學習的方式是靈活多樣的，重點在于培訓工作結束后，受訓人員是否有明顯收獲，培訓結果某些部分是顯性的，而某些部分則是隱性的。為了確保培訓效果，可以將培訓工作與管理制度結合到一起。增強工作人員意識也可以從制度上進行規范，以外在力量進行引導與約束，通過對其行為的不斷強化，形成一種意識。除此之外，也可以開展各種形式的宣傳工作。
4結論
隨著現代科技的發展，宜昌市職業技能鑒定指導中心的檔案管理水平也得到了進一步提升?，F代信息化技術的發展為我們提供了電子檔案管理這一路徑，我們需要加強我們的辦公室檔案管理水平，以方便我們對應日益增多的電子檔案進行管理，這也是社會發展與進步的必經之路。
參考文獻:
第5篇：辦公室檔案管理分類范文
在街道辦事處的正確領導下，在街道領導的親切關懷和大力支持下，行政辦公室的各項工作，都發生了明顯的變化。并開始逐步走向制度化和規范化的正確軌道，為了總結經驗、找出差距、制定今后的發展思路,現將今年以來的工作情況匯報如下：
一、 今年第一季度的工作情況
今年第一季度, 街道行政辦公室主要抓了以下幾項工作:
一是，在文書管理方面，文件來了之后都由行政辦公室進行存檔，然后進行登記，在登記時，分類處理，分類保管，分類存檔。同時，還要把她們規范化的保管好。
二是，在檔案管理方面，我們按照區有關部門的指示精神，分別在北厚社區、鋼南社區建立了基礎性檔案，在今年3月的初級檔案檢查過程中，區檔案局等有關部門，經過檢查都比較滿意，從而為下步在其他社區開展這項工作，不僅奠定了良好的基礎，而且還起到了積極的示范作用。
三是，在文件管理方面。凡是上級下發的各項文件，我們都首先進行登記，然后送給有關領導進行批閱，領導批示后，由行政辦公室負責進行催辦、查辦，最后進行歸檔。由于，文件批閱制度的建立，從而使文件收發制度日趨完善，文件運行更加規范，歸檔工作比較及時。
四是，在制度建設方面。今年年初，街道領導為了完善部門管理職能，要求各部門分別制定了科室管理工作制度，按照領導的要求，我們行政辦公室制定了《行政工作管理辦法》。
五是，在檔案管理方面。為了加強對街道檔案的管理工作，我們行政辦公室的兩名工作人員，都能夠按照上級有關部門的要求，定期對街道檔案室進行衛生保潔和文件歸檔檢查工作，從而使檔案管理實現了制度化、規范化和經?；?/p>
六是，在食堂管理方面，過去是食堂把錢全部交給炊事員進行管理，由炊事員安排食譜，為了改善伙食狀況，現在，我們將伙食費分成四份，每星期支付一份給炊事員，在這種情況下，可以節約資金，還可以使伙食越辦越好。另外，在伙食的管理方面，現在，無論是買米還是買面都由行政辦公室具體操作，并且能夠在每星期對一次帳?？傊?，在這方面我們加大了管理力度。
七是在物品管理方面，由過去隨意管理變為科學管理，具體做法是: 物品入庫要進行登記，物品發放也要進行登記, 這樣不僅控制了物品的使用周期, 而且還實行了節約的原則, 在某種程度上還節約了辦公經費。
第6篇：辦公室檔案管理分類范文
【關鍵詞】文書檔案；收集；整理
辦公室是每個單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項管理工作的重要組成部分，它真實地收集和記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據。而每個單位的文書檔案管理則有其特定的價值和意義，檔案的收集與整理在衡量k公室檔案管理水平中起著重要作用，文書檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，辦公室的文書檔案管理工作還不能完全符合文書檔案工作的需要。
一、文書檔案的收集與整理工作內容
首先，整理文書檔案信息的人員必須收集完整的材料，對所收集到的材料進行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、真實性，并具有條理性和實用性。排序時應考慮材料的內容之間的內在聯系，劃分標準，依據標準對文書檔案材料進行排序，類別編碼及頁碼等編號應標記清楚，以方便日后對文書檔案的查閱和檢索。
二、文書檔案收集與整理工作中存在的問題
（一）檔案管理人員的專業素質不足，職業道德缺失。目前，大多數的文書檔案整理及保管人員是非科班出身，部分工作人員對于現代信息技術及檔案管理相關軟件的應用不熟練，不僅會使文書檔案的收集與整理工作出現安全隱患，更嚴重導致了文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外其他相關工作人員檔案意識不強，沒有主動歸檔的意識。文書檔案缺乏規范化和標準化，進一步拉低了檔案管理工作的效率。
（二）對檔案的重要性認識不到位，檔案管理人員過少。文書檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯不足。據統計表明，至今仍有些單位沒有設置專門的文書檔案管理場所，缺乏一套完善的文書檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏準確的指導。另外，文書檔案的收集與整理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領域，隨著單位管理建設的逐步完善，文書檔案事業的規模不斷擴大，檔案的內容愈加豐富，傳統的文書檔案的整理及保管工作模式根本無法滿足當前社會的需要。
（三）對新媒體技術運用不到位，忽視電子信息保密工作。社會逐步進入數字化、信息化階段，信息化技術在各領域各行業中的作用越來越突出。很多單位已經實現數字化的檔案管理，利用現代信息技術對檔案進行歸類管理和儲存，有效地改善了之前文書檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對文書檔案收集與整理的安全，沒有配備相應的軟硬件設施，一旦計算機硬軟件出現無法預測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失，這對單位管理來說，是一個極大的隱患。
三、提高文書檔案整理及保管水平的對策
（一）注重文書檔案收集與整理人員的專業素質和政治素養的培養。首先，各單位把文書檔案收集與整理工作納入進一步的工作目標和建設計劃，應把引進專業的復合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常性地規范化地進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等，可采用邊講邊操作的培訓方式，不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，以更好地適應檔案管理信息化建設的需要和要求。其次，單位文書檔案管理部門應把被動接受變為主動上門服務，主動收集各部門文書檔案資料。對文書檔案工作認識充分，一心一意為單位人才管理服務。
（二）加強制度建設，實現規范化管理。文書檔案的收集與整理工作需要與檔案局等相關部門密切配合，單位領導應重視對本單位文書檔案收集與整理工作的管理，聘請專業的文書檔案收集與整理人員。主管文書檔案管理工作的領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的檔案管理信息化建設制度。為文書檔案管理設置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作。各部門之間密切交流、加強溝通，規范管理工作流程，共同促進文書檔案的收集與整理工作的順利進行。另外，后期的制約與監督措施也是必不可少的，通過對文書檔案收集與整理工作的監督，對檔案的安全進行保護，絕不給不法分子可乘之機。
（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設的基礎性條件，只有擁有齊全的配置，文書檔案工作人員的工作才能順利進行。計算機技術進行文書檔案的收集與整理能夠有效地處理大量文件信息，各類單位要舍得在這方面花錢，為文書的檔案收集與整理工作配備良好的計算機及其系統，從而提高檔案管理工作的效率。
四、結語
只有建立健全文書檔案管理機制，保證文書檔案管理人員的專業素質和綜合素質過關，對電子檔案實施有力的保護措施，才能保障文書檔案管理工作有條不紊地前進，提升文書檔案收集與整理工作的整體業務素質。
【參考文獻】
[1]張瀅. 淺談文書檔案的收集、整理和利用[J]. 連云港教育學院學報，1999（01）：91-92.
第7篇：辦公室檔案管理分類范文
一建設項目檔案工作制度建設
為使檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化。結合本公司實際情況，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及消毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。
二、工作措施
（一）領導重視，將檔案工作納入企業管理。
為了切實加強對檔案管理工作的組織領導，公司成立了由分管工程的副總經理為組長，辦公室主任為副組長，各處室負責人為成員的檔案管理領導小組，有人員變動時及時調整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。公司把檔案工作作為一項重要的內容納入公司的建設和發展規劃，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以分管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各處室協助抓的四級檔案管理網絡。
工程檔案是工程建設的真實記錄，是基本建設項目管理工作的重要組成部分?；I建處高度重視工程檔案管理工作，并隨著工程建設的推進初步建立了**水電工程檔案管理體系，成立了竣工辦，并在綜合辦公室配備了1名專職檔案管理人員，其它設計、監理、施工單位也都配備了34名專、兼職檔案管理人員，負責工程檔案資料的管理工作。
（二）改善硬件設施。
為保證工程檔案管理工作的順利開展，籌建處先后制定了《竣工檔案驗收工作規定（試行）》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制》、《檔案庫房管理制度》、《檔案設備管理制度》等管理制度。建立了建筑面積為443m2的檔案室，其中，檔案庫房面積386m2；配備檔案密集架91列，其中，基建檔案50列，文書檔案16列，會計檔案15列；配備計算機3臺，復印機1臺，空調11臺，除濕機7臺。
（三）積極參加檔案管理專業培訓
在日常檔案管理工作中，監理單位每月按期組織相關單位對施工單位的歸檔資料進行檢查，對存在的問題要求進行整改并在下月檢查落實整改情況，確保歸檔資料檢查工作形成閉環。同時，認真開展檔案管理培訓活動，不斷提高檔案管理工作水平。2008年，舉辦基建檔案培訓1次，清華紫光檔案管理系統培訓2次，參加培訓人員共計264人次。
三取得的成績
做好歸檔工作，確保案卷質量。檔案整理由辦公室專職檔案員負責完成，做到嚴謹細致地對待每一份材料，對檔案管理要求在建工程檔案工作同工程建設同步進行，按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等6道工序，進行分類整理，使檔案資料達到分類科學，排列有序，編號統一，目錄規范的標準。截至目前，**水電工程完成94個籌建期合同項目的歸檔工作，入庫案卷5170卷；主體工程正在建設，尚無歸檔案卷。歸檔后的檔案門類齊全，結構合理，為我檔案管理工作逐步走向正規化奠定了基礎。
四存在的問題
在省檔案局和公司辦公室的大力支持幫助下，**水電工程檔案管理工作不斷得到加強，在檔案管理機構、庫房設施、人員配備和制度建設、業務水平等方面都取得了新的進步，但也存在各單位對檔案管理重視不夠，存在重工程建設、輕資料整理的現象，資料管理與工程建設不同步，檔案管理工作人員業務素質和水平有待進一步提高，工程資料的完整性、系統性和準確性不高等問題和不足，需要我們在今后的工作認真加以克服。
第8篇：辦公室檔案管理分類范文
本8月14、15日，院辦組織了對下屬單位的檔案管理培訓。兩天的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學習，我系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到日后管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。下面我談談自己的認識、收獲和體會。本文原創網站為中國范例網-
一、規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。
當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產（本）更為
重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的國內咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發展具有顧問特色的企業文化、經營管理、業務拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標準化、質量化的軌道前進，公司內部結構在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發展提出了新的要求。在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續發展起重要作用，也成為衡量公司經營管理水平的重要標志。
二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發的收文、公司內部發文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內容是簡單地將行政、黨群、人事、經營管理、綜合業務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發展，業務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發展的要求。
培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對公司特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。
首先，要熟悉、掌握公司的業務情況和專業知識，針對公司的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目；其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業務部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面：一是，業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發的檔案資源。
再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進行目錄收集、公司經營管理活動檔案的要單獨整理；建立并完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。
三、檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發展方向
檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合顧問公司具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前公司發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產品，是知識產品，顧問公司又是上市公司，遵照國家有關部門對上市公司的管理規定， 財務部門和綜合業務部門是極為特殊的部門，其有關的文件、報表、合同管理在是絕對機密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機構眾多，涉及公司業務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面，這些部門承擔的大量繁重的業務支撐工作。針對這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理的同時，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄公司發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。這種企業檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個事業部（定制產品）等研究部門等，這些部門的檔案實體，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行并規范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業務之余立卷,而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。
四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強檔案管理的專業學習和培訓。
提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能；三是要勤總結，勤改進，不斷創新。
五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。
檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。
我認為賽迪顧問的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把公司檔案管理納入制度化軌道。
比如，確定分管領導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計、移交等工作，業務上受公司辦公室的監督、指導。
辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經常檢查，反復過濾；整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。
要將檔案管理工作納入公司業務管理程序，納入公司各業務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
第9篇：辦公室檔案管理分類范文
第一條為加強局檔案管理，進一步提高檔案管理水平，根據《國家檔案法》及國家有關檔案管理的規定，制訂本制度。
第二條檔案是指局在各項管理活動中形成的全部檔案的總和，包括黨政工團、勞動工資、教育培訓、財務管理、技術管理、公路建設、公路養護、路政管理、計劃統計等各項業務活動中形成的檔案。
第三條檔案工作是局各項管理工作的基礎，是維護局經濟利益、合法權益和歷史面貌的一項工作。
第四條局檔案實行集中統一管理。
第二章檔案管理體制
第五條局成立綜合檔案室，負責統籌、協調、組織、管理本局檔案工作；配備專職檔案員，負責綜合檔案室的日常管理工作和各項具體的檔案工作。
第六條綜合檔案室歸局辦公室管理，由局主管行政工作的領導分管。
第七條各科室（部門）應指定兼職檔案員，負責本科室（部門）形成的文件材料積累、整理和按時向綜合檔案室移交歸檔工作。
第三章文件材料形成與歸檔
第八條凡屬局在各項業務工作中形成的具有保存價值的文件材料都必須向綜合檔案室歸檔。歸檔的具體范圍、時間和技術按歸檔制度的規定執行。
第四章檔案管理
第九條局檔案分為文書檔案、科技檔案（含基建檔案、專門檔案）、會計檔案、聲像檔案。其中文書檔案按年度-問題（或內部機構）進行分類，科技檔案按工程項目進行分類，會計檔案按憑證、帳簿、報表進行分類，聲像檔案（含照片、錄音、錄像帶（盒）、VCD）分別在其上面標明事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素進行分類。
第十條編制案卷目錄、卷內文件目錄、專題目錄等檔案檢索工具，按《檔案著錄規則》進行。
第十一條檔案鑒定。根據上級有關部門規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久（50年以上）、長期（15年以上）和短期（15年以內的）三種。
第十二條建立檔案管理統計工作。編制基本情況統計表,對檔案數量、檔案借閱人次、檔案的利用效果進行統計。
第十三條檔案庫房管理。配備專門檔案庫房，做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等八防工作。
第十四條檔案管理現代化。逐步采用以電子計算機為主，包括縮微技術和辦公自動化等現代化管理手段。
第五章開發檔案信息
第十五條在局內部實行檔案定點閱覽。
第十六條在保證不泄密的前提下，對內對外交流檔案目錄。
第十七條在檔案信息開發與使用中，必須嚴格遵守保密制度。
第六章檔案借閱制度
第十八條局所有工作人員都有保護檔案的義務。
第十九條因工作需要在綜合檔案室內查閱檔案，必須辦理登記手續。屬保密的檔案必須根據密級分別由局辦公室負責人或局領導審批，方能借閱。會計檔案和人事檔案還須分別經財務部門和人事部門負責人審核，報局領導審批后方能借閱。
第二十條借出和歸還檔案時，必須辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。
第二十一條檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。
第二十二條借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄表。
