檔案管理專業精選(九篇)
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第1篇：檔案管理專業范文
關鍵詞：基層專業檔案；管理問題；對策
基層專業檔案的存在，是檔案工作直接服務于基層的基礎環節，對其進行合理的管理，可以很好地實現對于基層的了解，更好的將信息進行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進行合理的發揮，就要首先對于其管理中存在的主要問題進行分析，有針對性的制定解決策略，進而實現對于基層專業檔案的管理和利用，更好的實現其存在價值。
1 基層專業檔案管理混亂的原因分析
1.1 普遍原因分析
基層專業檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質差距較大，在管理制度上也沒有進行統一，導致基層專業檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領導，并沒有對于基層專業檔案的存在進行重視，存在對于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴重破壞，并且由于沒有專業的管理以及規范，對于基層專業檔案出現的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責沒有進行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業檔案管理工作的進行，給檔案管理工作的混亂提供了契機。
1.2 稅收檔案管理問題分析
稅收檔案主要是指各個國家機關、政府以及村鎮之間與稅收有關的各個環節形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機關在進行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權利時形成的稅收檔案，主要包含的人口統計以及企業納稅監管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：
（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進行篡改的問題較為嚴重，對數的問題出現是由于受到個人利益驅使，是為了增加個人的經濟利益，做出的損害國家利益的行為。
（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監管部門進行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進行的過程中，并沒有設置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現，在進行交接的時候，往往沒有辦法進行正常的交接。
1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析
行政單位有單一職能的單位，也有復雜功能的單位，他們經政府授權以后，從事的都是政府某一項專門職能，因此這些部門的管理往往相對專業，也能夠實現專事專管和條線交流的目的，所以很少出現專業檔案積壓和隨意毀棄的現象。而對于綜合性辦公機構，比如政府辦、發改委等這樣的機構，管理的往往是一個地區的綜合性事務，這些事務多數是政策性事務，一項工作結束以后很少具有連續性，所以有些政策性工作結束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結到某一門類而移送到檔案管理部門進行管理。因此，在實務中出現了混亂放置甚至隨意丟棄的現象。
1.4 法律檔案問題分析
（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業的法律機關形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機關，因此在管理上能夠具有系統性和規范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會產生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關系進行篡改，還有人可以對公安機關從事的戶籍管理檔案進篡改，嚴重影響了社會秩序。
（2）行政部門和自治機關形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機構，從事管理的人員多為社區人員或者普通的社區民警，他們往往缺少責任意識和管理的保密意識，會造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內容的情況。
1.5 病歷檔案的管理問題分析
病歷檔案是指一個人在就醫等活動的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業檔案的重要部分，也是近些年產生糾紛的主要檔案形式。在目前的規范體系下，病歷檔案的管理責任屬于醫院，但是并沒有規范具體的執行主體，由于病歷檔案的復雜形式和形成環節的多樣性，其保管責任更加不清晰。在當前，病歷檔案管理主要由醫生和出具專業檔案的人員進行，然而，由于這些人都是從事醫療一線的人員，將主要精力都放在了醫療上，因此不能對病歷檔案進行有效的管理，出現了一些諸如檔案遺失、事后改動等問題，甚至還有些地方發生了出賣病歷檔案的情況。
2 做好基層檔案管理工作的對策分析
2.1 做好宣傳教育工作
發揮現代新媒體通訊渠道對于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺，開展宣傳教育活動，使檔案管理工作人員能夠提高對檔案管理工作的重視，并切實發揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務理念，基層單位其他部門及人員，應積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時主動的送交相關檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應做到自覺保護檔案完整與安全，并在用后及時歸還。
2.2 加強檔案管理的法制化
一方面，應全面樹立依法治檔的理念，加強檔案管理人員對于《檔案法》的學習與掌握，并要以《檔案法》為依據，建立完善的檔案管理制度體系，規范檔案管理工作中的各項行為，明確對檔案管理違規違法行為的處罰辦法，對于嚴重失責的行為應堅決以制度予以追責，從而在法律與制度的約束與指導下，保證檔案管理工作的良好開展。
2.3 加強檔案管理信息化建設
應結合時展的趨勢，加強對檔案管理信息化的建設，加大投入完善信息化管理軟硬件系統，利用信息化技術的優勢，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時也要加強對信息化檔案管理人才的培養，加強對現有工作隊伍的信息化技術培訓，提高檔案管理隊伍成員的綜合素質與管理能力，并要加強對檔案管理綜合型人才的引進，提高人才在檔案管理隊伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統功能優勢的良好發揮。
3 結論
基層的專業檔案包含種類較多，所以在管理中較為復雜，其分布面太廣，給統一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國對于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規范的流程以及模式，所以在進行管理的時候，很多管理人員會由于無據可依，在管理中態度敷衍，最后給基層的專業檔案管理帶來很不好的負面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴重影響了管理工作的有序、穩定進行，并且給社會以及公民信息安全造成了嚴重的不良影響。所以在對于基礎專業檔案進行管理的時候，要不斷的加強管理的力度，盡快的增強基層專業管理的規范合理化，盡可能的將負面的影響進行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。
參考文獻
第2篇：檔案管理專業范文
一、事業單位專業技術人員檔案管理內容
（一）事業單位專業技術人員檔案歸檔內容
事業單位專業技術人員檔案歸檔內容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續教育情況，包括學歷、學位證書、繼續教育、專業培訓證書等；3.專業技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業單位專業技術人員檔案特點
事業單位專業技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現技術人員的思想、能力、技能、經歷等資料，為人力資源的配置和優化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內容，客觀全面的體現檔案管理人員的各種信息。三是動態性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。
二、事業單位專業技術人員檔案管理現況
（一）專業技術人員檔案管理意識較弱
目前事業單位在專業技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業技術人員檔案管理進行規范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業技術人員的檔案斷節、缺項、內容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業技術人員檔案收集范圍不全
部分事業單位雖然對專業技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內容進行歸檔。這部分資料對判斷專業技術人員的個人能力和職業資格有著非常重要的作用。
（三）專業技術人員檔案歸類不規范
在對專業就似乎人員的檔案歸類中，一些事業單位歸類方式不規范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內容的遺失。
三、事業單位專業技術人員檔案管理改善措施
（一）提高事業單位對專業技術人員檔案的管理意識
要把事業單位專業技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業技術人員檔案管理的創新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業技術人員檔案管理的各項規章制度，讓檔案管理工作規范化、科學化。同時要讓專業技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業論文、獲獎材料、科研項目等內容進行上交。
（二）對專業技術人員檔案進行動態管理，及時更新
要時刻關注單位專業技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業技術人員所在部門聯系，積極收集專業技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。
（三）提高事業單位專業技術人員檔案管理的信息化水平
第3篇：檔案管理專業范文
關鍵詞：高校、房產檔案、信息化
高校房產管理是高等學校的房管部門對學校房屋財產、教職工住房以及與之相關一系列事務進行的管理工作，是高校管理機構的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產檔案，是學校房產管理部門在房產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等房產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產歷史記錄，是房產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。隨著計算機在高校管理中的普遍應用，如何將現代信息處理技術與房產檔案管理相結合，提高房產檔案的利用價值，已經成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產檔案信息化管理的困難
1．1領導重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產檔案管理信息化進一步發展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的方法，依然習慣于傳統的管理觀念和方法，習慣用傳統的手工操作方式處理房產檔案信息。
1．2技術手段落后
目前很多高校房產檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯網的認知度、參與度等都遠低于其它行業。大多數高校的房產管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經有運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
1．3檔案管理人員專業素質不高
目前高校的檔案管理人員專業素質水平差異比較大，缺乏協作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網絡化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產檔案管理的信息化建設
2．1提高對檔案管理信息化建設的認識
要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產檔案管理信息化建設的重要意義?？茖W技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。房產檔案信息化是現代社會進步發展的客觀要求，房產檔案作為社會信息業的組成部分也必須朝著現代化的方向發展，否則就不能適應社會發展的要求。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，促進房產檔案管理整體水平明顯提高。
2．2推進房產檔案館數字化進程
實現房產檔案館數字化是房產檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數字房地產檔案館，首先要把握好節點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。開放數字房產檔案館的建立必將會進一步提升房產檔案館的宣傳、教育、服務和經營功能。
2．3完善房產檔案信息歸集、檢索系統
為了全面、準確地收集信息，就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合，將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統；原始檔案數據進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產檔案數據庫。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。由于高校房產交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產檔案信息檢索系統。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。
2．4建立準確的房地產檔案數據分析系統
房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。這就要求必須建立一整套房產檔案數據分析系統，以便管理人員能夠從多角度對房地產產權產籍數據進行分析、整理。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使學校房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
2．5提高管理人員的綜合素質
檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀，應正視自己的業務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業務文件和各級檔案專業刊物，明了檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定，執行新規范，密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業逐漸實現法制化、規范化，推進檔案工作的發展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。
3．小結
房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，使房產檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產管理工作人員的投入．降低了聯系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產管理人員在有限的時間內得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
參考資料：
[1]玄藝蘭．論房產檔案室的數字化建設[J]．中華教育周刊，2003，(6)．
[2]周長華，吳小軍．高校檔案管理網絡化建設[J]．揚州大學學報(高教研究版)，2004，8(6)．
第4篇：檔案管理專業范文
一、專業技術檔案的相關內容
檔案資料是直觀的體現出醫學工作者工作狀態最為直接的方式，也是考量醫務人員成果最為直接的方式，也在宏觀的方面也是體現出醫院管理的重要組成部分。也是標志著學校未來發展的趨勢和方向。這也是對于醫院醫療評估的主要方式。專業技術檔案管理中有醫院醫務人員的資料檔案、醫務人員職稱檔案、相關技術業績檔案和科研項目立項檔案等。下面我們就對其中三種做出詳細介紹：
（1）醫院醫務人員的個人資料有個人的入職簡歷、學歷和學位證書或是相關權威機構的證明、參加的不同組織機構的專業培訓證明（其中含有學習的具體任務、學習時間、學習情況、成績單）。除了以上的幾種之外，還要要求醫務人員根據每日的工作情況記錄在冊，根據每天接診的病患資料在整理檔案，并連同述職報告一同上交，上級領導將這些資料連同對于醫生的考核結果統一入檔，形成較為完整的檔案體系。值得一提的是，醫院會有很多對外交流的機會，醫生在外地或是出國留學，也需要將專業技術相關的資料和心得及時上交，以便后期的備檔；
（2）醫院的層次劃分主要體現在職稱的不同，不同的醫生有不同的職稱等級，每人的任職報告中有注明相關的評審結果，對于評審的要求包含有對于醫務工作者的申請資料、資格審核表、上級審批表以及醫院和個人之間簽訂的合約等。在都滿足條件，醫生可以完成職稱的評定，并將評定結果統一入檔進行管理；
（3）對于醫療中的相關技術方面的資料管理的更加嚴格。也是在評審中重要的審核項目。其中包含本年度醫院醫生公開發表的專著、論文。這些專業性的著作要在核心刊物中發表，并記錄在檔案當中，目的是為年終評選審核作準備。此外對于醫院中關于專業技術的科學鑒定成果也需要將結果和相應的證書一并入檔。在常規檢查中，如遇到疑難雜癥或是較為典型的案例的時候，必須要將案例及時記錄下來，并將歸檔資料復印，進行二次歸檔。同時，對于一些具有醫療研究價值的案例放入較為高級的管理目錄中，并需要相應的提供工作成績方面的有效證明；
（4）對醫院的發展趨勢，科學研究是一項重要任務。醫院要在科學研究方面提供更多支持。需要在項目的準備階段填寫項目報告書、項目檢索表、項目計劃安排表、項目任務書、項目合同書、科研項目申辦書、項目具體課題、項目同意書等，并將這些資料在科研中進行保存。另外，除去這些要求以外還要將實驗中的過程和成果進行階段性的整理，并同時將計算的資料進行檔案管理。
詳細要求了專業技術方面的檔案，還有有關于醫學實驗后的心得體會?？偨Y鑒定評估驗收階段：有評審鑒定申請書、工作總結、科研報告、已發表的論文論著、技術鑒定材料、科研經費使用登記本等。成果申報和獎勵階段：成果申報材料、技術鑒定材料、鑒定證書及獲獎材料、證書，推廣應用證明、效益證明、檢索報告等。推廣應用階段：推廣應用方案、技術轉讓合同等。
二、專業技術檔案的管理
在檔案管理中，首要的是對于科學研究態度的端正，擁有良好的科研團隊氛圍，在具有高水平的創新研究團隊中，對于檔案的管理尤為突出，使用較為長效的管理機制使得檔案管理工作從個人化的工作形態變成醫院相關部門的具體職能，通過建立科學的指標體系來形成考核制度，將歸檔的方式和效率作為考核醫院工作人員工作狀態的一項指標。在三級甲等醫院中，在納入系統的項目研究中，對于檔案的模式管理做到細分管理，使用較為科學的對比模式來提升檔案管理的質量，每一級領導要對下面的管理機構形成更為具體的檔案管理制度，在系統詳細的管理中，將檔案管理作為重點任務進行完善。
同時要完善醫院綜合檔案管理模式的過程中，要對于檔案的管理具體的行政化，具體的與法律相互的結合在一起，通過將三級醫院的檔案管理情況作為醫院評審的重要組成部分，讓醫院的醫生和工作人員樹立良好的歸檔習慣，讓科研技術人員意識到歸檔的重要性，以及歸檔的必要性，從而在制度下形成較為完善的檔案管理體系建設。
在醫院當中，院方的領導要對檔案的建設重點關注，尤其是在一些基層單位，對于歸檔中出現的問題要及時的端正態度，對于在整理檔案的過程中要對面對的困難積極的解決，投入更大的人力和物力對于現階段的檔案管理基礎方面的建設做出保證。就如在醫院的辦公空間出現短缺的情況，可以將原有的空房或是儲物間騰出位置，這樣就可以解決檔案存放地點不確定的問題，必須重視的是，工作區域必須與明火和水分開。必要的時候還要將檔案管理中使用到的設備進行填補，如檔案存儲柜、計算機、中央空調、防火設備、防潮設備、防鼠器械和防蚊蟲的措施，有效的改善檔案存放的環境，確保檔案不會在非人為因素下受到破壞的情況發生。
三、對于評估方案中專業技術檔案的管理
1.從每個工作人員的入職開始收集
首先在醫院招聘來的每位醫生在上崗之前都要將個人的相關檔案報醫院方審核，其中包含有上文提到的個人的入職簡歷、學歷和學位證書或是相關權威機構的證明，這樣的操作可以使得醫院在第一時間去的人事的相關檔案；其次是醫院的相關資料收集部門要在一定的時間內向醫院醫務工作者收集專業技術方面的檔案，并將通知的發出作為工作檔案的管理章程。在三級甲等醫院中的各個科室要根據相關的規定記錄每天的問診記錄單，并在規定的時間內將檔案資料向相關的部門進行呈交。對于資料的收集過程，要充分考慮到檔案編寫的醫務人員的心理情況，保證檔案資料的安全，嚴格的保護檔案中的個人專利權益，從檔案工作管理性質的完善中打消他們的顧慮，為檔案的收集整理工作做出保證，也為后期的檔案合理的使用做出相應的基礎。
2.利用醫院的一些中心工作進行集中收集
首先，利用醫務人員在申報職稱評審時的機會進行收集。醫務人員在評職稱時所上交的資料，往往是最全面、最真實的反映其在專業領域中的工作經歷，如其在專業領域突出的強項、工作業績、工作能力及管理水平等相關內容。
3.“三納入”、“四同步”的方法有利于檔案的收集
認真落實“三納入”，從明確各級人員的職責入手，將技術檔案納入醫院的管理制度之中，納入到相關科室職責范圍和有關人員的崗位職責，并與經濟核算掛鉤，把住財務結算關。實踐證明，這一措施對技術檔案的收集歸檔工作起到了重要的保證。堅持“四同步”是做好歸檔工作的關鍵。如下達科研計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；評審、獎勵科技成果或科研人員晉級考核與檔案部門評價有關課題歸檔情況同步等。
四、加強業務技術檔案的管理
（1）實行集中統一管理是做好業務技術檔案管理工作的基本原則，形成規范、保管完整、系統安全是業務技術檔案的基本要求。業務技術檔案管理工作必須以此原則為指導，這也是《中華人民檔案法》的要求，它不僅符合時展的需要，而且也是衡量醫院管理水平的標志之一。
（2）建立科學的檔案分類方案和管理原則。分類是業務技術檔案科學管理和有效利用的前提，也是各級醫院面臨的一個共性問題。由于技術檔案內容豐富、構成復雜、使用率高，因而制定一個既符合科學管理要求又切合本單位實際的分類方案和管理原則顯得尤為重要。我院在經過廣泛調查、全面分析和充分論證的基礎上制定了以人建檔，并實行計算機管理，真正實現了業務技術檔案檢索、匯編和打印自動化，大大提高了工作效率和管理質量。
五、開發業務技術檔案信息資源
長期以來，由于受計劃經濟的影響，大部分醫院只重視“人事檔案”，而對業務技術檔案沒有引起足夠的重視，隨著醫療市場競爭的日益激烈，醫院領導清醒的認識到醫療市場的競爭就是高技術和高科技人才的競爭，因此，充分挖掘醫務人員業務技術檔案的信息資源，為醫院各項工作提供信息服務，為領導決策和醫院發展提供可靠依據。
1.充分發揮業務技術檔案的使用價值，為醫務人員職稱評聘提供依據和憑證技術檔案是醫務人員在日常工作中德、能、勤、績的真實記錄和集中反映，衛生人員在填寫職稱申報表時，可以據此獲得直接的數據與憑證；另一方面也為職稱評聘提供客觀的考評依據，使考評工作既真實，又有說服力，從而克服考評工作憑主觀印象和缺乏量化指標的弊端，為職評工作的公正客觀創造良好的條件。
2.開發業務技術檔案信息資源，提高醫院科研管理水平充分挖掘業務技術檔案的學術參考價值，開展編研工作。如通過編制《醫院論文匯編》、《科研立項匯編》、《科研成果匯編》、《醫院基礎數字匯編》等，不僅調動廣大醫務工作者重視科研的工作熱情，而且為醫護人員提供學術信息，使他們盡快了解到本學科的研究動態和發展方向，吸收和借鑒成功的經驗。
六、結束語
第5篇：檔案管理專業范文
[關鍵詞]疾病預防控制；專業人員；技術檔案；管理
[作者簡介]李素芬，南寧市疾病預防控制中心檔案室館員，廣西南寧530011
[中圖分類號]C289 [文獻標識碼]A [文章編號]1672－2728(2007)06－0136－03
個人專業技術檔案管理是將技術人員有關專業學習、工作經歷、科研教學業績、獲獎及榮譽、專利情況納入人事檔案管理范圍并加以科學化管理的過程。開展疾病預防控制機構個人專業技術檔案管理，一方面為充分利用現有人才資源提供有說服力的、快速的、完整的資料；另一方面也為疾病預防控制機構全面、準確、多方位培養各類專業技術人員提供明確的目標。這對疾病預防控制機構的可持續發展起著重要作用。同時，個人專業技術檔案建立和管理是否完善，也反映了疾病預防控制機構的衛生防病管理水平和技術水平。
目前疾病預防控制機構擔負著傳染性疾病、慢性非傳染性疾病、寄生蟲病、地方病和媒介生物的預防控制和監測；傳染病暴發流行、食物中毒、環境污染等重大疫情和突發公共衛生事件的調查與處理；疾病預防控制措施的制定與實施，實施免疫預防接種；疾病預防控制信息的收集、分析及預測；開展疾病預防控制、公共衛生相關技術的科研、培訓、指導及診療服務；負責食品衛生、環境衛生、學校衛生的衛生學監測；負責衛生監督檢驗、健康相關產品衛生質量檢驗；負責從業人員健康檢查和衛生知識培訓；參與疾病預防控制、公共衛生相關的衛生法規、標準的制定；開展健康教育和健康促進等。因此，要求疾控機構必須擁有一支各類專業人才齊全、技術全面、能快速應對突發公共衛生事件的精英隊伍。如何科學管理和規范建設這支隊伍是疾控機構面l臨的一項重要問題。而加強專業人員技術檔案的管理，是實施疾控隊伍人力資源技術信息儲備和人才發展戰略的基礎。因此，做好本單位各類人員技術檔案的收集管理和開發利用工作，對促進疾病預防控制工作卓有成效的開展具有十分重要的意義。本文對疾病預防控制機構近年來個人專業技術檔案管理進行探討。
(一)疾病預防控制機構個人專業技術檔案的現狀和特點
(1)目前，個人專業技術檔案的建立尚不規范。原因是檔案管理人員專業水平偏低，表現在開展專門的個人技術檔案管理尚不普遍，缺乏相應的管理制度、條例，管理人員管理經驗不足，手段落后。檔案管理人員瑣碎工作過多，專項管理經驗不足，管理觀念、意識也不是很強，或者對該項工作不是十分熟悉和重視。
(2)個人專業技術檔案管理條件簡陋。不少單位缺乏專用檔案存放空間，保證庫房存放條件的設備不配套，恒溫恒濕難以保證；缺乏計算機管理或者缺乏管理軟件的支持。以上諸多方面，造成個人技術檔案的保管困難，安全缺乏保證。再者，管理效率低下，查閱利用較為困難，個人技術檔案利用效率不高。
(3)個人專業技術檔案建檔難，資料不完善。很多單位原先都沒有規范地歸檔，檔案處于一種零散、存放無序的狀態，查閱不方便，無專人負責，即便有專人管理，平時也無人過問和查閱，一般都是專業人員要晉升職稱或進行某項工作檢查、評審時才突擊進行收集和整理。這樣容易造成混亂，缺頁、缺件和丟失，無法準確及時地提供專業技術人員的基本信息等，沒有形成規范化的管理。在資料收集方面，由于內容繁多，其中專業年度考核、晉升考評等通過組織審查鑒定的文件材料容易收集，但有相當一部分材料如各類學習進修情況、各類刊物發表的論文、論著、科研情況記錄等，這些需要專業技術人員個人平時積累的材料收集較為困難。
(4)檔案意識薄弱，檔案法制觀念淡泊。如在人才培養方面，一般多注重衛生技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒能納入計劃和要求；檔案管理人員缺乏新知識和新技術，培訓管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平落后，缺乏創新和活力。再就是檔案人員平時參與瑣碎工作過多，工作沒有相對的穩定性，致使檔案人員的工作積極性調動不起來。
(二)專業技術檔案的內容
(1)專業技術人員基礎材料：主要包括履歷表、學歷學位證書及證明；各種專業技能考試、考核合格證、資格證；參加各種科技研討會、專業技術會議、出國考察、進修學習、短期培訓；繼續教育及能反映專業人員個人資歷和技術水平的各種材料。
(2)業務人員任職資格評聘材料：主要包括專業人員歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書及任職聘任書。
(3)專業技術人員從事科研技術成果材料：主要包括專業人員業績工作總結，技術報告，公開發表的學術論文，論著；參與各項科研項目獲獎證明、證書；發明創造專利證書等。
(4)專業技術人員考核材料：主要包括年度專業技術人員考核登記表。內容有本人述職、培訓、進修學習情況；著作、論文及重要技術報告情況；完成主要專業技術工作、創造發明及成果情況；工作失誤、失職情況；部門領導評鑒意見；考核委員會、小組審核意見；主管部門領導意見及被考核人意見等。
(5)專業技術人員其他材料：指專業人員參加各種專業學會、學術的聘書及榮獲的各種榮譽證書、學分等；獲獎榮譽證書。
總之，凡不宜歸人人事檔案，也不屬于文書檔案而確屬反映業務人員業務活動的材料，都應歸人個人技術檔案的范圍。
(三)專業人員技術檔案材料的收集管理
專業人員技術檔案實行個人專檔、動態管理原則。由人事部門及時將在編及新調入、分配人員的檔案材料收集齊全交檔案室，由檔案管理人員為在編、在崗的每位專業技術人員建立個人技術檔案。技術檔案材料采取隨時收集與年終收集兩種方式，由檔案部門提出收集材料的范圍，人事部門通知各類專業技術人員將需要歸檔或新增添的技術檔案材料復印件及時送交人事部門驗收、審核后交檔案室，檔案管理人員按檔案整理要求進行整理、編目、著錄，整理完畢的檔案材料放入檔案盒內，由檔案室統一提供個人技術檔案。
(四)做好專業人員技術檔案管理的作用
(1)滿足疾病預防控制機構事業發展的要求。隨著國民經濟和社會的快速發展，公眾健康防病意識不斷提高，對疾病預防控制工作的要求也愈來愈高，做好專業人員技術檔案工作，能便于領導從這些檔案中了解和掌握疾控隊伍各類專業人員現有狀況，為合理使用、培養和開發利用各類專業急需人才，提高專業人員整體素質，提高專業人員快速應對和處理各種突發公共衛生事件能力，提供重要
的參考依據。
(2)滿足疾控機構人才管理要求。專業人員技術檔案完整地記載了各類專業人員的資歷、能力、業績和專業技術水平。管理好專業人員技術檔案，能為各項科技工作招聘、人才交流，推薦科技人才，技術職務評聘，人力資源儲備提供翔實、可靠的材料依據。
(3)滿足社會需求和實驗室認可／認證工作要求。疾控機構在衛生監測、疾病預防控制和科學研究工作中，必須按相關準則和法規，建立規范的管理體系，保證出具的檢測數據準確、可靠，滿足社會的需求。同時完善的、行之有效的專業人員技術檔案管理程序也是滿足質量管理體系及實驗室認可／認證工作標示的條件之一。因此，專業技術檔案材料的收集是不是齊全，檔案整理是不是規范都直接影響到質量體系認證工作。質量體系認證對檔案工作提出了更高、更嚴的要求，使檔案管理過程中的各項工作更加細致、規范、有章可循、有據可依。這就要求檔案人員必須樹立開拓創新意識，使檔案管理向科學化、規范化、現代化發展。
(五)個人技術檔案管理的對策及步驟
(1)加強對個人專業技術檔案重要性的宣傳，提高職工對其重要性的認識，為疾病預防控制機構專業技術檔案在建立和管理中創造良好的條件和環境。例如有些單位在通過計量認證評審時，在科主任會議上由領導、辦公室和人事部門提出要求，闡明個人專業技術檔案歸檔的重要性，在資料收集過程中得到了全體職工的積極配合，保證了個人技術檔案材料收集渠道的暢通，為計量認證評審工作奠定了基礎。
(2)加強對檔案管理人員技術培訓，提高管理人員管理水平。通過定期培訓，參加檔案管理培訓班，組織人員互相學習，互相交流經驗，邊學邊干，為做好該項工作打下扎實基礎。
(3)物質基礎是保證檔案工作順利開展的前提，領導重視是關鍵。應加大投入，改善庫房管理環境，保證庫房環境符合檔案管理條件，保證檔案資料保管“八防”措施得到真正落實。
購置必要的設備。開展檔案工作首先要落實硬件設施。檔案管理技術應由傳統手工方法向綜合運用現代化技術的多層次管理轉變。利用計算機、網絡、掃描儀等現代辦公設備，加強硬件設施建設，提高檔案工作質量和效率。
(4)制定科學、規范的管理制度?？茖W完善的管理制度是開展此項工作的前提，一些先進單位對個人專業技術檔案開展了有效的管理，就是因為制定了科學、規范的管理制度。
(5)為進一步完善疾病預防控制機構專業技術檔案，加強收集工作。制定一個較為完善的表格，由人事部門提出要求，每個有專業技術職稱的職工都要填寫當年獲得的成績，不斷收集，不斷補充。檔案材料的收集是檔案工作的基礎，是積累信息的過程，是維護檔案完整和真實，保證其作用發揮的重要環節。制定了個人技術檔案的收集范圍：一是專業技術年度考核表；二是學歷、資格證、執業證、學位證、證書的復印件；三是；四是國內外學習進修情況、業務培訓、專業水平，特長等；五是職稱晉升考核表、技術履歷表：六是學生在校學習情況；七是論文和科研成果等。這幾年在原有的基礎上又增加了新的內容：學習簡歷；工作經歷；獲獎及榮譽、專利情況；社會團體、學術團體中擔任的職務；工作業績總結(項目創新、新技術應用、質量管理等方面個人材料)；科研、科研立項及成果，包括與別人合作的項目，成果鑒定及獎勵的等級；外出進修學習及參加各種學術會議，包括管理方面的培訓；、專著；其他(如個人職業生涯中取得的進步，如參加成人教育、攻讀高一級學歷、通過某科考試)。
(六)個人專業技術檔案的歸檔與管理
(1)個人專業技術檔案的建立有助于醫院專業技術人員的全面發展，通過收集、整理、裝訂、編排、歸檔、上架等多環節完成，形成規范。
組卷采取一人一卷合裝形式，卷內材料排列按時間順序先后排列，一人編一個檔號，如：李素芬10.1－1，這樣便于今后材料的續存和檔案的檢索。
案卷編排按人員先來后到順序編排，按姓名或檔號進行檢索。
存放上架采用合裝方式，背脊貼有姓名和檔號，便于查閱。
退休人員專業技術檔案退休后另行存放。對新來人員和調人人員檔案進行仔細檢查，如發現資料不全、欠缺的，應及時反饋人事部門聯系原就讀學校和原單位或通知其本人，補齊欠缺的資料，使其檔案完整無缺。建立個人專業技術檔案有助于提高專業技術人員的素質。當前，全國就業政策相當寬松，人才流動非常頻繁，建立個人專業技術檔案有助于為疾病預防控制機構人事部門及其他行業提供人才資源配置的信息和數據。
(2)采用計算機技術，實現現代化管理，減少手工勞動，節省時間，提高工作效率和管理質量。
(七)個人專業技術檔案的保管
第6篇：檔案管理專業范文
醫院職工專業技術檔案是記錄醫院職工各項信息，如經歷、學歷、業務能力等的重要載體。它是醫院職工個人業務活動的原始記錄與真實反映。同時，醫院職工專業技術檔案也體現了醫院職工在長期醫療實踐及科研活動當中獲得的成果，一定程度上反映了醫院綜合醫療水平及相關科研能力，是醫院發展過程中的重要無形資產[1]。在醫院規模不斷擴大，醫療技術水平不斷提升的過程中，醫院職工專業技術檔案管理也愈來愈受到重視。首先，醫院專業技術檔案為職工晉升提供了可靠參考。結合相關檔案信息，能夠將職工的真實工作情況清晰地反映出來，有利于客觀、真實地對人才進行合理評價。其次，醫院專業技術檔案為職工自我能力提升提供了重要依據。這些檔案清楚地記錄了職工的成長經歷，職工能夠從檔案信息當中了解自身能力不足之處，并逐漸完善自我，使自身業務能力及綜合素養水平不斷提升?？傮w上來看，醫院職工專業技術檔案在醫院日常業務、管理等活動開展過程中發揮了重要的支持作用，是醫院穩定發展的基礎，應給予重視。
2 醫院職工專業技術檔案管理過程中存在的問題分析
2.1 相關制度缺失
近年來，我國醫療衛生事業發展較快，社會整體醫療水平有了很大提升。公立醫院作為我國醫療衛生系統當中的先導者，無論在規模、設備，還是在技術、人才等方面，均取得了較大進步，醫療實力明顯提升。然而，在醫院不斷發展的過程中，檔案管理工作并未得到應有的重視，檔案管理制度未能結合醫院及外部發展形式進行調整，使得檔案管理滯后較為嚴重。部分醫院內部未建立專門的職工專業技術檔案部門，導致職工專業技術檔案分散于各個部門[2]。這種分散化的管理方式，無法對相關檔案材料信息進行有效整合，嚴重制約了檔案管理工作的效率及質量。同時，部門之間的檔案材料經常出現重復，查閱起來十分不便。長期以往，各部門的專業技術檔案不斷累積，但由于制度上的缺失及管理模式的不規范，無法對相關資源進行有效整合，使得檔案管理工作趨于紊亂。在這種情況下自然無法客觀、真實地反映出醫院員工的實際情況，約束了專業技術檔案的功能。
2.2 重視程度不夠
一方面，醫院職工對專業技術檔案重視程度不夠，缺乏良好的存檔意識。某些職工為了方便自身工作，未及時提交檔案資料，甚至遺失檔案資料，使得檔案資料不夠完整，影響了專業技術檔案的真實性與完整性。另一方面，檔案管理人員對自身工作重視程度不夠，缺乏責任感，影響了實際工作成效。部分醫院檔案管理人員都是兼職人員，并不是專業出身，甚至某些人員未經過系統化的崗前培訓就直接投入到崗位工作當中，容易出現失誤。同時，兼職檔案工作人員可能因為本職工作繁忙或工作調動等原因，造成臨時換人管理。交接工作未得到充分落實，導致檔案管理秩序紊亂[3]。一些檔案工作人員對專業技術檔案的認知程度只是停留在資料收集、材料整理上，未能理解檔案管理工作的本?|。除此之外，院內領導對醫院檔案建設也不夠重視，未給予充分的財政支持，導致檔案設施費用不足，制約了檔案管理工作的成效。
2.3 檔案內容不完整
在進行歸檔時，由于檔案工作人員的不嚴謹，未對檔案資料進行嚴格審核，導致部分檔案信息不完整，甚至存在嚴重失真的情況。部分醫院依然以紙質檔案管理為主，通過紙張來保存相關資料，經常會出現無序、零散存放的情況，容易造成檔案丟失。有些醫院盡管已經實施了電子檔案管理，但未能建立電子信息文件標準，缺乏統一的電子信息格式。在檔案信息傳遞過程中，由于兼容性問題，導致部分信息丟失，使得檔案內容不夠完整。另外，醫院內部未能建立統一的檔案管理系統，無法對專業技術檔案相關信息進行整合化處理，使得檔案內容得不到及時更新。
3 加強醫院職工專業技術檔案管理的相關對策
3.1 對相關管理制度進行完善
首先，醫院內部要加強檔案管理意識培養，特別是院內領導要重視醫院職工專業技術檔案管理。醫院領導及管理層應該充分認識到加強醫院職工專業技術檔案管理是醫院發展、建設的必然性需求，這樣才能在院內形成一種良好的檔案管理氛圍，為相關制度實施奠定基礎。其次，要對相關管理制度內容進行補充、調整、完善。醫院要結合市場環境及自身發展需求，對檔案管理制度進行細化，將粗放式管理轉變為精細化管理、集成化管理，構建出標準化的認識管理流程及配套細則，促使專業技術檔案管理工作規范化實施。例如，在檔案收集及歸檔方面，要明確規定歸檔時間、歸檔流程、歸檔范圍，并加強檔案材料審核工作，確保檔案材料真實可靠，保證檔案內容的真實性與完整性[4]。另外，要加強制度執行力。院內可構建專門的檔案工作監督小組，對檔案制度執行情況進行監督，并實行獎懲機制作為督促，以此來激發檔案工作人員的積極性。
3.2 將個人技術檔案管理與信息化技術相互融合
在醫院職工專業技術檔案管理工作具體實施過程中，要轉變傳統觀念，善于應用信息化技術實現檔案信息化管理，進一步提升檔案管理工作成效。一方面，要加大相關軟硬件設施投入，完善檔案室建設，根據行業及國家標準，構建出現代化的檔案工作室。同時，醫院內部要建立檔案信息管理平臺，平臺包括檔案檢索系統、查詢系統及人才信息庫等，方便檔案信息查詢、管理、調用[5]。另一方面，要加快傳統紙質檔案文件轉化工作。由專業檔案人才負責檔案信息轉錄、整合，將紙質化檔案管理逐步轉變為電子檔案信息化管理。同時，要做好電子檔案信息備份、存儲、安全保護等工作，將信息化技術與醫院職工技術檔案管理充分結合起來。
3.3 及時更新、完善相關檔案資料
當醫院職工出現人動或崗位調整時，其專業技術檔案也要得到及時更新。因此，醫院可根據實際管理需要，周期性地對職工專業技術檔案進行審查，并對職工進行考核。考核過程中，可及時收集相關人員檔案材料，以此為依據對檔案內容進行更新。同時，每個季度可集中時間抽調人員對醫院職工專業技術檔案資料進行針對性完善、補充，保證檔案信息與職工真實情況相符合。另外，要充分利用檔案數據庫，實現職工專業技術檔案動態跟蹤管理。
第7篇：檔案管理專業范文
關鍵詞：專利檔案歸檔范圍檔案管理系統
一、前言
“專利”即是指專有的利益和權利。專利檔案巨大的信息資源遠未被人們充分地加以利用。事實上，對企業組織而言，專利是企業的競爭者之間唯一不得不向公眾透露而在其他地方都不會透露的某些關鍵信息。因此，企業競爭情報的分析者，通過細致、嚴密、綜合、相關的分析，可以從專利文獻中得到大量有用信息，而使公開的專利資料為本企業所用，從而實現其特有的經濟價值。
專利檔案是指在專利申報、授權、維持、、訴訟、轉讓、保護等活動中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同門類和載體的原始記錄，是一種具有法律意義的專門檔案，是保護專利權的重要憑證，是企業的重要資產和信息資源。
專利檔案是企業專利申請和擁有情況的原始記錄，是企業自主創新成果的集中反映，對企業科技創新具有重要作用。首先，具有參考和借鑒作用?？萍紕撔碌奶攸c在于繼承上的突破，這種突破性的創新成果，是經過不斷積累的一系列過程而實現的。專利檔案是連接這個過程的載體，科技創新離不開借鑒檔案。其次，有啟迪助推作用。檔案信息是科技創新的誘因，豐富的科技信息有助于科研人員開闊眼界，啟發思路，實現創新。
在知識經濟時代，企業在科技創新研發、生產經營和管理等各項活動中，需要專利檔案工作的支撐與保障，企業也應承擔起建立專利檔案和保護專利檔案的義務。
二、企業專利檔案現狀
燕山石化公司擁有授權專利共計338項，其中授權有效專利220項，授權后期滿和提前放棄的無效專利118項。在2009年專業化重組以前，專利檔案一直在各二級單位存放，2010年原研究院劃轉北化院，其中177項專利檔案隨單位劃轉，東方化工廠8項和化工四廠2項自行保管，剩余的151項專利中，有因機構變更以及專利期滿無效的沒有存檔的專利項目共計105項，這些沒有存檔的專利項目主要為燕化改制分流出去的地毯廠、機械廠、建筑安裝公司、大修廠、職工醫院等單位。目前，檔案館共存檔專利檔案46項。專利檔案管理參差不齊，有的單位過程文件完整齊全，有的單位僅存有專利證書。
2009年專業化重組后，按照燕化公司的管理要求，檔案管理中心加強對核心檔案的收集，對申請專利的過程文件歸檔進行統一要求（包括專利申請文件，專利受理通知書，專利報告、授權證書和授權文本等），力爭接收的專利檔案齊全完整，截止到目前，公司46件專利檔案中齊全完整的專利檔案共計17件。
三、專利檔案規范化管理
由上述專利檔案現狀不難看出，未存檔專利達到31%，說明企業專利檔案管理還存在漏洞，企業對知識產權的專利檔案認識不夠，沒有得到足夠的重視，使得核心技術檔案管理制度和檔案管理保障條件不夠健全。專業化重組后，燕山石化檔案館重新修訂、整合完成《燕山石化公司檔案管理辦法》、《燕山石化公司檔案綜合管理規定》、《燕山石化公司各門類檔案管理規定》、《燕山石化公司檔案征集管理規定》四項檔案管理制度，以制度建設來推進檔案管理工作，強化檔案基礎管理，實現檔案的標準化、制度化、規范化管理。
1.制定和細化歸檔范圍
首先與科技部知識產權主管進行專利檔案管理的交流和探討，以不同角色、不同視角設計申請專利過程文件材料的歸檔范圍，從檔案管理的角度我們提出對申請專利的過程文件全部歸檔，但知識產權主管人員從利用的角度建議僅對關鍵文件進行歸檔。經過反復協商確定歸檔范圍：
專利檔案所屬一級類目為D生產技術管理類，二級類目為05科技管理。按照燕山石化公司各門類檔案管理規定，專利技術管理、申報、備案材料保管期限為30年，但考慮到館藏的數量、價值、作為企業科技成果的歷史見證等意義，目前我們將專利檔案的保管期限設置為永久。
2.專利檔案的收集與歸檔
專利檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用等七個基本環節，其中后五項是檔案工作的基礎業務，而收集與整理又是專利檔案工作的核心。專利檔案按照專利文件的形成規律進行收集、整理。首先，專利活動的時間階段性特征明顯，可以按照專利申請的時間順序劃分為專利申請、專利、專利授權三個階段來開展收集工作。其次，由于專利文件具有法定程序化、涉及內容多、時間跨度大等特點，因此，要求專利在授權以后隨時進行文件歸檔。
3.現代化檔案管理系統的應用
作為中石化總部信息化試點單位，燕山石化檔案管理中心成立了由檔案、圖書與信息專業技術骨干共同組成的檔案信息化項目組。僅用了6個月燕山石化檔案管理系統便順利實現上線試運行，系統集檔案、圖書資源于一體，實現一站式統一檢索。解決了檔案從形成到審查、驗收、歸檔、整理、編目、入庫、上網提供利用、鑒定銷毀的全過程動態管理。實現了載體檔案與電子檔案的同步管理，實現了檔案管理部門與檔案利用部門的雙向人性化溝通，實現了檔案數字化的一體化管理。
專利檔案在系統中最初放置于科學技術研究類節點下，后經討論并按照檔案管理制度規定，調整到生產技術管理類目下。
4.專利檔案整理、數字化的工作流程
通常人們更習慣于現有的管理和傳統慣例，然而，進入網絡時代，檔案數字化的重要內容就是把精細化管理貫穿于檔案數字化全過程，貴在控制，重在管理。檔案管理有一定的工作程序，在實體檔案管理過程中我們將其細化和固化，歸納總結出工作流程如下：
文件篩選、排序、編制頁碼填寫卷盒信
息制作卷內目錄、備考表組卷
案卷級目錄錄入文件級目錄錄入掃
描原件原文掛接
5.專利檔案的開發與利用
檔案管理的終極目標是開發利用，專利檔案經過匯編、加工，可用于企業對外宣傳，擴大企業影響力，同時促使科技成果轉化，是直接或間接產生經濟效益和社會效益的重要工作。
隨著計算機技術和網絡技術的發展，企業檔案管理正逐步由傳統模式向現代化管理模式轉變，由封閉式管理向開放式管理轉變。運用現代化的管理手段加大專利檔案信息資源的開發利用力度，可以為企業技術創新和決策發展提供高效能的檔案信息服務。檔案管理人員不僅要為企業領導、研發人員提供本單位的專利信息，而且要通過網絡有針對性地提供一些來自國外或其它行業的專利信息；要積極配合研發人員，對一些相關信息進行收集、整理，輔助企業進行專利申報，為初次申報者提供申報模板，參與并協助進行專利檢索查新等業務流程。適度把握專利信息的核心內容，在專利申報、轉讓或訴訟時，利用手中的檔案資料，為完成人提供最準確的信息。
專利技術水平體現了企業科技創新的能力，專利成果更是科技人員智慧的結晶。燕山石化檔案館組織完成《1985-2010年專利成果匯編》，初衷就是要把25年來的專利成果進行全面的梳理，把專利的重要信息記錄下來，即便有些專利已經期滿、失效、中途放棄，甚至有些專利檔案都沒有記載，但匯編仍然能夠將它們真實的記錄下來，作為燕山石化公司專利成果的見證。燕山石化在建設具有國際競爭力的現代石化企業的進程中，需要對技術成果的不斷總結、積累、借鑒。專利成果匯編旨在方便科技人員技術交流、促進技術創新，并在研發特色產品、塑造品牌產品、促進專有技術快速發展等方面發揮應有的作用。
四、專利檔案管理建議
我國企業已經逐步認識到知識產權在強化企業核心競爭力中的重要性，知識產權活動已經日益成為我國企業的日常管理內容之一。如何對企業知識產權檔案進行有效管理就成為當前企業檔案管理工作中需要解決的迫切問題。為此，對檔案管理提出一些建議：
1.加強專利檔案基礎工作，實現紙質與電子檔案同步，做到規范化管理。
2.企業應關注將具有專利權的知名品牌文件材料進行收集，加強核心技術、核心檔案的管理，為企業實施知名品牌戰略服務。
3.加強知識產權檔案的管理意識。知識產權檔案包括專利檔案、商標檔案、工業版權（著作權）檔案以及反不正當競爭檔案。
注釋：
①陳兆濤.高校專利檔案規范化管理探索[N].山東理工大學學報（社會科學版），第27卷（4）.
②劉延麗.企業在實施專利戰略中應重視專利檔案的管理和利用[J].機電船舶檔案，2008（5）.
第8篇：檔案管理專業范文
制度是保證技術得以實施的基礎。在人事檔案管理工作中，因為部分中等專業學校未能合理制定出行之有效的檔案管理制度，致使在實際檔案管理工作中管理人員難以規范科學操作。通常表現在以下4個方面：①在對人事檔案進行收集時缺乏規范性，常常出現想交就交，不想交不交的現象，使得制度淪為一紙空文，形同虛設，對檔案沒有明確地予以考核。②在對人事檔案進行整理時，沒有規范統一的要求。通常在立卷階段，未能嚴格依照卷內所標的文件目錄順序正確組卷排序，導致實際整理的文件與卷內目錄不相匹配，卷內資料經常無故缺失。③對檔案的查閱沒有嚴格的權限審批制度。部分檔案管理人員對于檔案的查閱未能給予重視，常常出現外緊內松的現象，常常對內部人員開放管理權限，為檔案的安全埋下隱患。④在檔案錄入時，部分管理人員不能嚴格做到事畢錄入，而是通常積累一大堆文件后才一次進行，這既違反規定，又十分不利于查找利用檔案。
2當前我國中等專業學校檔案信息化管理的對策
2.1加大檔案信息化管理工作的宣傳力度
加大檔案信息化管理的宣傳力度，切實使人們轉變檔案管理理念，一方面引起學校領導對檔案信息化管理的重視，加大檔案信息化管理的資金投入力度；另一方面，使檔案信息化管理人員明確檔案信息化管理工作的意義，提高自身素質，熟練掌握檔案信息化管理平臺的操作技巧，提高檔案利用效率。此外，還可以促使更多的企業參與檔案信息化管理技術的研發，使中等專業學校檔案信息化真正跟得上時代的發展，滿足社會的需求。
2.2提高管理技能
在信息化高度發達的新時代，人事檔案作為一項重要的特殊信息，對其進行現代化管理已是大勢所趨，也是檔案管理發展的必然方向?，F代科技是以計算機、網絡通信等信息技術為核心的，借助計算機技術可以實現對流動人口信息的有效檢索以及存儲等功能，進行網絡化管理在目前有著十分現實的意義。相關部門應該加大對新技術新軟件的開發力度，并定期對管理人員的技能進行培訓，提高中等專業學校檔案信息化管理的科技含量，用技術去推動檔案管理工作，使檔案信息動態化管理不斷完善。
2.3建立健全檔案信息化管理規范體系
檔案信息化管理是一項綜合性非常強、涉及面非常廣的工作，為使工作能夠正常高效開展，需要有一套完善的規章制度進行規范約束，對檔案查閱、檔案更新、檔案查閱權限、檔案系統管理權限等各個操作環節的操作章程都應予以明確，建立統一的檔案信息化平臺。此外，當前我國畢業生進入社會后，在晉升、聘任、培訓、學歷、學位、考核時，都需要對檔案進行查閱或者轉檔，而學生的就業方向并不明確，這直接給檔案信息化管理的后期工作帶來困難與挑戰，因此，在相關體系的建立上，應該力求與時代同步，求實創新，與社會接軌，真正使其有使用價值。
3結語
第9篇：檔案管理專業范文
一、衛生專業技術人員檔案信息化的內容
因為醫療衛生行業的特殊性，專業技術人員的檔案應當改變人事檔案“千人一面”的傳統模式，突出反映人的個性特點和專業能力，具體內容應包括如下幾類:考核類，包括專業技術人員年度考核表、工作人員年度職業道德考核表；教育培訓類，包括學歷、學位、各類培訓證明材料；獎懲類，包括獎勵、懲處結果證明材料；論著成果類，包括論著期刊、成果獎勵證明材料。此外，還有在工作中不斷形成的有關聘用、獎懲、政治思想、職業道德、業績水平以及履行崗位職責情況等真實記錄。如上涵蓋了職業能力、職業生涯和職業信譽的衛生專業技術人員檔案，在體現醫院的人才梯隊、結構比例、技術力量等方面實力的同時，還能更好地為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據、憑證和參考。
二、衛生專業技術人員檔案信息化的途徑
（一）建立專門的信息管理系統。該系統應至少包含檔案檢索管理系統、查詢系統、信息綜合開發系統。其中信息綜合開發系統要結合各醫院工作實際需求設置，具有統計功能、分析功能、預測功能，同時做到：基礎性信息突出準確性，嚴格信息的審查制度；動態性信息突出時效性，錄入、變更及時；經驗性信息突出指導性，盡量具有探索性和超前性，強化檔案編研能力；政策性信息突出針對性，保證信息為決策和執行服務。
（二）建立個人電子檔案系統。利用計算機、掃描儀、照相機等現代設備和現代技術，將衛生專業技術人員的基本信息，常用的檔案資料、表格等制成pdf文件或jpg格式的圖片文件，形成電子檔案，使檔案信息數據化、信息化，以便于查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作。
（三）多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，對信息進行深度開發和加工。例如對專業技術人員職業能力、職業信譽等項目進行綜合統計、量化分析，并將所得信息資源及時編寫匯總，提供給領導及職能部門，作為相關人事工作的參考依據；還可以將檔案信息數據庫進行分類，根據工作實際需要，制成不同的表格，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。
（四）發揮檔案信息在醫、教、研工作中的輔助作用。以科研為例，如在課題申報結束后，檔案人員了解課題項目情況后，通過檔案信息數據庫，將本院相關的科技成果匯集起來，經過綜合分析、整理，提供給課題組，使研究者及時獲取相關資料，避免重復勞動。
（五）建立規范的管理體系。采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份、恢復機制，以及訪問安全管理制度，防止出現非法訪問以及對檔案作非法添加、修改等，處理好檔案信息的保密與開發利用間的關系，解決好使用權和管理權問題。
三、衛生專業技術人員檔案信息化需注意的事項
（一）加強對電子文件原始性、真實性的認定和管理。對于紙質文件來說，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性，但電子文件的內容與形式是相對獨立的，沒有相對固定的形式，要對采集的電子文件進行全面、認真的檢查可通過電子信息加密技術、簽署技術、身份驗證和防改寫等技術措施，提高電子文件的可靠性。
（二）防止工作中的盲目性和隨意性。要結合工作實際，不斷完善信息化建設的體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，職責明確，以保證數據準確、真實、規范、統一。
（三）加強檔案信息動態化管理，提升使用價值。不斷完善充實有價值的檔案材料和信息，添加反映人的個性特點、專業能力和信用記錄等方面的資料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉的速度相協調。
（四）嚴肅檔案信息化管理的工作紀律。嚴格執行有關網絡信息安全保密方面的各項規定，嚴格限定上網信息的內容和范圍，嚴禁處理專業技術人員檔案信息的計算機與網絡連接，確保信息安全。切實抓好網絡信息安全保密教育，增強人事檔案管理人員網絡信息安全防護意識，提高安全防護的技術水平，防止失密、泄密現象的發生。中國
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四、衛生專業技術人員檔案信息化的優勢
（一）檔案信息化屬于一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，會造成人力、物力、財力和時間上的極大浪費；檔案信息電子化、低成本，滿足了人事檔案需求的多樣性，拓寬了服務范圍。
（二）可以大大減輕人事檔案工作者的勞動強度。由于人事檔案是動態性的，需要人對發生變動的人事信息進行及時記載，實現檔案信息電子化管理以后，檔案管理人員可以快速及時地進行人事檔案的處理調整，保持人事檔案的動態性與連續性。中國
（三）檔案信息具有備忘提醒功能，可及時提醒人事管理部門對職稱晉升、工資調整、退休等人員辦理手續，防止因工作繁忙造成疏忽或耽誤。
（四）信息化的查詢功能。傳統檔案管理方式，想在短時間內快速了解全面或個人的人事檔案信息是一件非常困難的事，而信息化的查詢功能就可以有效解除這一煩惱，相關搜索功能提高了查閱速度，為領導擬定職工培訓計劃、實施績效管理、合理組合人才等提供了翔實的依據。
（五）信息數據庫功能。在專業人才選拔任用、調整調配等工作中，均可利用數據庫直接產生任免審批表、基本情況表、人員花名冊，大大提高了工作效率。以最簡單的工作人員的胸卡為例，即可從信息庫中直接調用信息，優化流程、減少工作量。
