文書檔案的管理精選(九篇)

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第1篇：文書檔案的管理范文

“歸檔”，雖然作為檔案專業術語，無論是在教科書，還是在檔案學詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認識，卻與我接觸到的基層檔案工作實踐密切相關，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著在某一結點，對某一問題，某一現象的處理、領導決策、基本建設、研究開發等事物發展方面的過程和結果。隨著改革形勢的不斷向前發展，過去的檔案管理明顯無法滿足現在的工作需求，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而新時代下文書檔案管理的自動化為檔案管理，歸檔工作揭開了新的篇章。

一、下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識

新時代下科學技術的發展特別是辦公自動化的應用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，電子文件波及了檔案工作實踐，豐富了檔案工作內容，但不應顛覆檔案理論。不管是對紙質文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實是：“歸檔”使文件轉化為檔案，“文件轉化為檔案也可以認為是由一事物轉化為另一事物的質變”

傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點。文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而辦公自動化的管理，是指以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中，方便保存和查詢。辦公自動化為人類社會進入知識經濟時代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

（一）辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

（二）文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體的分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

（三）電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性

第2篇：文書檔案的管理范文

關鍵詞：文書檔案;管理;措施

近年來，隨著我國社會經濟的不斷發展，各行各業的管理體系也在逐漸完善，而與此同時，企業對文書檔案的管理也逐漸重視起來。文書檔案對企業的發展歷程、管理水平的發展起到著重要的依據，有著很高的保存參考價值。如何做好文書檔案的管理工作，也成為擺在企業面前的一個重要問題。下面文中從文書檔案的收集、整理入手，就提升文書檔案管理水平的措施進行了分析論述。

一、文書檔案管理工作的重要性分析

文書檔案管理對于企業的發展有著非常重要的意義，主要體現在以下兩個方面：第一，對于企業文書檔案來說，它有著很強的憑證作用。當企業在發展過程中，需要查閱相關的以往的歷史記錄時，文書檔案就是一個最為有效、也是最為重要的歷史憑證，也因此，企業文書檔案管理工作進行的好壞，對于企業戰略的發展有著非常重要的作用。第二，企業文書檔案有著很強的參考性。文書檔案記載著企業發展進程中的各項重大活動與各項改革措施，當企業在進行重大舉措時，可以通過文書檔案來對這項實踐活動的正確與否進行驗證，從而根據文書檔案中所記載的內容對當前所要實踐的活動、重大舉措來進行合理的改進，從而使得企業發展戰略更加合理化，提高企業實踐活動的正確性。

二、提升文書檔案管理水平的措施

（一）加強對文書檔案的收集與整理工作的開展

對于文書檔案工作來說，收集是它的起點，更是做好文書檔案管理工作的基礎。如果文書檔案的收集工作不能做到位，那么文件的歸檔就不可能齊全、完整，就不會利用企業發展的利用，不能起到文書檔案應起的作用。因此，在進行文書檔案的收集與整理時，必須要規范化，對于所收集到的檔案必須是完整的，真實的，這樣更能更好地對企業發展進程中的歷史面貌進行良好的反映。另外，在對檔案進行收集時，要確保這些檔案的歷史意義與現實價值的共存，這些檔案必須要在企業發展過程中所自然形成的、真實的情況，不能對這些檔案進行撰改或是刪減，文書檔案所收集的內容必須是真實發生的、客觀的事實。同時，對于文書檔案的收集與整理要規范化。不同文書內容所用的紙張大小、卷宗的薄厚、卷內記錄的形式等等，都必須要嚴格按照要求來完成，從而使得文書檔案的查閱更加方便，也使得文書檔案管理工作的開展更加順利。

（二）加強對文書檔案管理工作的重視

要想加強對文書檔案管理水平的提升，那么就必須要加強對文書檔案管理工作的重視，從而根本上為文書檔案管理工作提供一個有力的保障。在文書檔案管理工作中，要不斷加強企業領導與員工對文書檔案管理工作重要性的認識，從而從根本上消除傳統的重建輕檔案、重使用輕管理的思想。不斷加強對文書檔案管理工作的創新與改革，使得文書檔案管理工作快速地向企業經濟建設這一中心靠攏，加強文書檔案工作以經濟建設為中心的出發點。另外，也要不斷加強對企業文書檔案管理工作的精力投入力度，從而使得文書檔案管理工作者在實際工作中更好地做好檔案管理工作。

（三）不斷加強對文書檔案管理工作管理制度的完善

對于文書檔案來說，就是要把企業各個部門比較分散而獨立的文件進行統一的分類管理，從而使得這些文件形成一個有機的整體，并進行合理、統一的管理。而要想做好文書檔案管理工作，那么就必須要有一個合理、完善的管理制度為后盾，從而確保企業各個部門所上交的資料的真實性，最終確保文書檔案的參考價值。文書檔案管理是一項非常復雜的工作，通過對文書檔案管理制度的完善，可以促進文書檔案收集與整理的成為，從而在企業內部自上而下形成一個多層次的文書檔案管理模式，進而提升文書檔案管理水平。

（四）在文書檔案管理工作中要加強對計算機的運用

隨著科學技術的不斷進步與發展，計算機技術得到了廣泛的運用與發展，通過計算機技術的運用可以大大提升工作效率與準確性，因此，在企業文書檔案管理工作中，我們要不斷加強對計算機技術的運用，從而使得文書檔案管理工作實現現代化。在文書檔案管理工作中，通過計算機的運用，只需要借助計算設備來對電子版的檔案信息進行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。另外，利用計算機的自動整理技術，可以更好地實現對文書檔案的自動編號，從而在檢索時更加方便與快速，而且計算機以其精確的精準度，可以對文書檔案中的一些數據進行核對，從而使得文書檔案的整理更加迅速，而保管也更加方便。

另外，在文書檔案工作中，工作人員的素質對檔案的真實性、精確性有著非常重要的影響，因此，在文書檔案管理工作中，要不斷加強對其工作人員綜合業務素質與職業素養的提升，從而為文書檔案管理工作打下一個堅實的基礎。

參考文獻：

第3篇：文書檔案的管理范文

1 我國醫院文書檔案管理的現狀

1.1 整個醫院檔案管理基礎差

自強調醫院要重視檔案管理之時開始，我國醫院均采用一種傳統的人工收集和整理的管理方式，而這種傳統的管理方式一直使得醫院的檔案管理處在半封閉化的狀態之中。一般人是無法翻閱這些經過收集和整理的檔案。而傳統檔案管理方式進行管理的主要目的是將病人的資料進行收集并且能在未來的時間段內進行翻閱和參考，主要強調這些資料不要丟失這種基本性的管理原則。而人們在進行檔案資料收集過程中，由于缺乏遵循原則，并且對檔案管理工作不夠重視，并且醫院財政部門缺乏對其的經濟支持，從而使得我國醫院的檔案管理基礎差。

1.2 工作之間存在著脫節的現象

我國醫院檔案管理在傳統的管理方式中，主要劃歸為行政文書的工作，而在實際的工作過程中，文書工作與檔案工作之間采取的是不同的管理方式，從而使得檔案管理工作之間存在著脫節的現象。另外，由于行政文書工作人員在工作過程中，由于缺乏必要的檔案管理意識，從而在管理過程中，出現檔案紙張不規范、裝訂不合格以及其它性問題，從而導致檔案在后期查詢時出現無法利用等情況，嚴重影響著整個檔案的性質和價值。

1.3 檔案管理的概念不清

傳統檔案管理方式是以人作為主要的管理成員進行，需要不同工作人員之間進行共同的努力。對檔案所需要的各種信息和資料進行手機和整理是檔案管理人員的主要工作。然而在現階段的醫院檔案館力過程中，工作人員進行檔案管理的工作意識十分薄弱，檔案資料和信息的整理總是存在著各種缺陷，使得整個醫院在檔案管理工作中嚴重拖了醫院發展的后腿。并且醫院對檔案管理的工作重視不夠，并沒有將這項工作列入醫院所必須要管理的工作，因此，這對于檔案管理工作的不重視，也嚴重束縛著醫院檔案管理工作的順利開展。

1.4 檔案管理的整理工作不符合規范

醫院對檔案管理工作的不重視，使得它也沒有頒布特定的規定來規范億元的檔案整理工作。這使得許多工作人員隨心所欲進行檔案所需要的資料和內容進行收集和整理。使得許多重要的資料在收集過程中存在著丟失等情況，并且許多收集起來的資料毫無長遠的參考價值，使得檔案缺乏最重要的參考價值。

1.5 檔案管理方式十分落后

許多醫院對檔案管理仍然使用傳統的人工方式，從而使得整個檔案管理工作嚴重拉低醫院現代化的整體水平。并且為相關部門在查詢、搜索等方面存在著局限性，嚴重不利于檔案作用的發揮。

2 針對目前我國醫院檔案管理的現狀所提出的創新檔案管理的方式

2.1 創新管理理念

創新醫院檔案管理理念，對于醫院檔案資源的管理利用和實現醫院現代誰起著十分重要的作用。在檔案館里過程中使用現代電子檔案的管理方式，以及運用現代高科技的信息技術，能夠提高整個醫院的檔案管理工作效率，更能夠提高整個醫院檔案的整體質量和價值。然而現代科學技術的運用也面臨著諸多的挑戰，需要醫院上下多方面共同努力。以新的觀念去迎接新的挑戰，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉變，從過去傳統的手工型向現代化管理型轉變；從被動服務向主動服務轉變；從注重保管向注重提供利用轉變。

2.2 環境的創新

加強硬件建設，促進文書檔案管理技術現代化是適應現代醫院建設發展的需要。因此應加大對文書檔案設施的投入，配備必需的基礎設施和辦公設備，實現電子化、自動化管理。同時，選擇適合醫院文書檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開展計算機培訓，以掌握檔案計算機管理運用技術，提高檔案現代化管理水平。

2.3 文書工作與文書檔案管理工作的創新

文書工作與文書檔案管理工作是密不可分的，甚至可以認為是一種工作的兩個不同階段，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書工作的好壞直接關系到文書檔案管理的水平。因此，文書人員必須要有較強的檔案意識，同時要具備一定的檔案管理學知識，熟悉掌握檔案工作業務環節的基本技能。這樣，在實際工作中才能確保文件收集完整、及時和準確。為此，我院檔案室副主任兼任了文書工作，并且參加醫院一些大型活動和院長辦公會，保證了文件收集的完整與安全。檔案管理部門應嚴格執行文書檔案歸檔管理制度，做好文書檔案的基礎工作、監督指導與溝通協調工作。認真做好文書檔案的收集、鑒定、保管、利用、統計等文書檔案管理的基礎性工作，為實現文書檔案工作一體化做好準備。

2.4 利用手段的創新

醫院文書檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經濟價值社會價值，使之轉化為現實的經濟效益和社會效益。醫院檔案部門必須由被動服務轉變為主動服務，拓寬服務領域、擴大服務范圍、創新服務方式。目前將計算機這種高效地處理龐大信息的現代先進工具引入到文書檔案的管理中，通過該技術的應用將大大簡化文件材料的收集、整理和歸檔過程，節約了時間、提高了效率。應用計算機、光盤等高科技檢索工具，借助網絡信息系統的平臺，檔案利用者通過授權可以便捷地得到所需的檔案資料，這可有效地提高文書檔案查借閱效率，豐富了文書檔案查借閱手段，這也是文書檔案管理發展的必然趨勢。

第4篇：文書檔案的管理范文

關鍵詞：文書檔案，管理系統，系統開發，Java，數據庫

中圖分類號：P208文獻標識碼： A

一、前言

為了加強企事業單位檔案部門的業務建設，做到門類齊全，結構合理，管理科學，使用簡便，有效服務，就必須使檔案工作各個環節規范化，提高管理水平，更加有效地保護和利用文書檔案，為社會服務。在此目的下，文書檔案管理系統孕育而生。文書檔案管理系統是要根據國家檔案局最新頒布的檔案工作標準而開發的通用文書檔案管理系統。系統從基層檔案工作特點和檔案室工作實際出發，通過規范化管理，解決檔案室文書歸檔立卷費時費力問題，為檔案管理的規范化和正規化打好基礎[1]。

二、研究背景

隨著信息技術的不斷發展，辦公自動化在各級各類國家機關、社會組織、企事業單位中的普及，電子數據交換，電子商務在國內、國際貿易中的應用，是電子工作環境日益普遍。作為這些活動的重要記錄――電子文書檔案，這一重要資源，需要利用信息技術得到準確的收集、科學的管理和高效的利用。檔案信息資源作為一種重要資源，在經濟和社會的發展過程中其地位和作用顯得日益突出，如何針對檔案信息化工作中遇到的一些問題，更好地發揮電子文書檔案這一重要資源不可替代的作用，企事業單位發展提供更好的服務，是文書檔案管理系統的根本出發點。

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。

就目前的現狀而言，企事業單位在進行文件管理的過程中，經常會碰到一下問題：海量文件存儲，管理困難，查找緩慢，效率低下，文件版本管理混亂等問題。這時，我們就需要一個文書檔案管理系統，分門別類的對各種文檔進行管理，方便使用者使用。

三、文書檔案管理系統的功能結構及開發方法

（1）技術角度

從技術角度來看，文書檔案管理系統的基本功能包括文檔的輸入、處理和輸出等功能，期中文檔的處理又包括文檔的存儲、文檔的刪除、文檔的修改、文檔的檢索等。結構如下圖：

（2）用戶角度

從使用文檔管理系統用戶的角度來看，此系統應該支持整個組織在不同層次上的要求。此系統用戶類別暫時只分為兩大類，普通用戶和管理員用戶。

（3）從開發角度看文書檔案管理系統

系統開發一般方法是指系統的開發策略，即系統開發按照一個怎樣的過程來進行。系統開發的過程也稱為系統開發生命周期。目前信息系統開發周期主要有：傳統方法、原型法、快速應用開發法[2]。

a)傳統的系統開發生命周期

傳統系統開發的步驟大都包括五個階段：調查、分析、設計、實施、維護和評價。系統調查階段的任務是根據業務目標確定和考慮潛在的問題和機會；系統分析階段的任務是對現有系統和工作流程進行研究，確定它的優勢、弱勢以及改進機會；系統設計階段的任務是描述怎樣實現一個新系統，或者說明怎樣修改現有系統；系統實施階段的任務是創建（或獲取）各個系統組成部分，進行裝配，并投入運行；系統維護和評價階段的任務是維護及修改系統，是它可以繼續滿足不斷變化的業務需求[3]。

傳統的信息系統開發生命周期方法給信息系統的開發提供了一種合適的開發模型。但是傳統信息系統開發生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系統開發缺少交互性，即項目開發人員與用戶之間缺少有效的溝通，這一點是這種方法的致命缺陷。它的優點是產生大量的系統文檔，正式文檔能保證西戎需求源自記錄的業務需求，產生許多中間產品，通過對它們的檢查可以了解它們是否達到用戶需求并符合標準。

b)原型法

原型法是一種反復、交互式的系統開發方法。原型法按照對原型結果的處理方式分為實驗原型和演進原型法。實驗原型發只要把原型當成試驗工具，試了以后就拋棄，根據試驗的結論做出新的系統。演進原型法則把好的結果保留，成為最終系統的一部分。這種原型法的優點是用戶可以試用系統，并在系統開發周期內提供一些建設性的反饋意見；可以較早地發現錯誤和漏洞。缺點為每次重復都是在上一次重復的基礎上作進一步改進，如果最初方案不恰當，改變方案重新開始就很困難；系統文檔經常空缺或不完整等。

c)快速應用開發

快速應用開發是一種通過運用已有的工具、技術及方法學來加快應用開發的技術。他是對合作應用開發中的數據收集和數據需求分析過程的延伸使用。快速應用開發多半會和原型法相結合。其優點為對適用的項目來說，該方法可比其它方法更快地生成一個應用；文檔作為完成項目各任務的副產品而產生；促進了團隊合作，并與用戶和風險承擔者有更多的交流。缺點為這種高強度的系統開發生命周期法會使系統人員和其他項目參與者疲乏不堪；要求系統分析員與用戶精通快速應用開發系統開發工具及合作應用開發技術；與其他方法相比，快速應用開發會占風險承擔者和用戶更多的時間。

綜合以上分析，在本項目開發過程中應結合原型法和快速開發的優點，采用原型法的交互模式和快速應用開發技術的開發方法。

四、文書檔案管理系統的要解決的問題

要開發的文書檔案管理系統是針對多種格式的文書檔案的管理，所以需要方便用戶瀏覽查看、上傳下載等。首先用戶需注冊，然后登陸系統進行文檔的搜索查看，上傳下載等功能，管理員用戶可以使用刪除功能。從而方便用戶對大量數據的查閱。下面介紹一下本系統要解決的主要問題：

1.用戶注冊

用戶使用本系統需注冊，非注冊用戶將不能進入本系統中。

2.用戶登錄

已注冊的用戶登錄系統，使用本系統。用戶分為普通用戶和管理員。

3.查詢

搜索關鍵字，查詢系統中的文檔。

4.上傳

所有用戶均可以上傳自己的文書文檔到系統中。

5.下載

所有用戶均可以下載系統中的文書文檔到本地進行查看。

6.刪除

只有管理員用戶可以刪除文書文檔。

五、文書檔案管理系統的設計方案

1.系統開發平臺及運行環境

系統可使用MyEclipse 7.0 開發平臺，利用Tomcat服務器實現Web模式運行，使用的數據庫是MySql，實現數據的存儲。

2.研究方法及方案

使用MySql作為后臺存儲的數據庫，選擇Java、JSP、JavaScript、Html作為應用開發工具，運用Tomcat服務器技術。實現用戶管理，文件管理，文檔瀏覽等功能。本系統包含以下三大模塊：用戶管理模塊，文檔管理模塊，文檔瀏覽模塊。各個模塊又分為不同細小功能。

下圖為設計出的系統的具體功能模塊圖：

六、總結

文書檔案管理系統的研究與開發是隨著信息技術的蓬勃發展而逐步從概念走向應用的。知識經濟時代的今天，對文書檔案管理工作提出了更新更高的要求，必須完成由傳統管理模式向現代管理模式轉變，由傳統管理理念向現代管理理念轉變，同時在管理實踐中應用，使文書檔案管理工作趕上時代的步伐，適應文書檔案管理現代化和辦公自動化的時代需求，為社會提供更好更有效的服務，使文書檔案管理工作發揮出應有的經濟及社會利益。 以上也只是對文書檔案管理系統的初步設計，還可以根據實際工作需要在以上功能的基礎上擴展其他功能，使得此系統的功能更完善，更加方便檔案工作者使用。

參考文獻

[1] 陳次白．政府電子文檔管理[M]．北京：北京大學出版社,2007.

[2] 李譜華．淺析MVC設計模式及其應用[J]．科技信息，2010，16.

第5篇：文書檔案的管理范文

[關健詞]文書檔案 辦公自動化應用 存在問題 應對方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應對方法

文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.辦公自動化系統內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

參考文獻：

[1]徐莉．淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5．

[2]裴承志．奧多．辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2．

[3]楊勇，劉晶．關于文書檔案一體化的若干認識[J]．大學圖書情報學刊，2003，3．

第6篇：文書檔案的管理范文

【關鍵詞【信息化；檔案管理；問題應對

隨著計算機技術的迅猛發展，高速、大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。為了實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。

一、文書檔案信息化管理的優點

1.辦公效率大幅提高

計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄、漏記；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。

3.電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、文書檔案信息化管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，而且網上竊密技術不斷發展，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現檔案管理信息化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，根本談不上實現檔案管理信息化。 轉

三、幾點應對方法

文書檔案的信息化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。

1.信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

第7篇：文書檔案的管理范文

電視臺文書檔案是指已經辦理完成的、具有留存價值的的文書，指用文字、圖片、表格等形式記錄的黨務工作及行政工作的信息材料。文書檔案具有基礎性、前瞻性、規范性、綜合性和服務性，文書檔案與其管理工作有著十分密切的聯系，檔案管理工作不但要做好檔案的常規維護和保管工作，還要了解文書檔案的歸檔范圍、歸檔要求，同時要熟練掌握檔案的保密、統計和移交等相關工作流程，對于檔案的借用、傳閱、返還等工作程序要嚴格執行相關手續。

二、文書檔案的特點和意義

電視臺文書管理工作要有序開展，健全的檔案管理制度是基礎，也是工作的重心和目標。管理涉及到文書工作的很多方面，包括文書材料的立卷、收集、整理、統計、信息檢索、保密等都是管理的范圍。文書檔案是電視臺的行政管理和經營中非常重要的信息資料，它記錄的是電視臺在運轉中的真實狀況，是電視臺歷史的記載，有一定的憑證作用，可用作宣傳教育材料，同時便于電視臺對現階段工作進行總結，以及對今后的發展方向提供參考依據，為電視臺的日常工作運轉及領導者決策提供必要信息，是實現科學管理的基礎條件，所以文書檔案的重要性不可忽視。文書檔案管理工作是單位正常運轉中不可忽略的重要環節，研究發現，文書從業人員的素質是檔案管理工作質量的重要影響因素。檔案管理工作要求文書人員具有關于國家有關政策、法規方面，檔案管理專業方面以及信息保密處理方面的專業知識，所以想要在檔案管理工作上取得成效，一定要注意對文書人員的素質的考量，而且文書檔案的重要性也決定了加強檔案管理工作必須逐步開展，這是促進電視臺科學發展的必要條件。現代信息技術的發展，進一步促進了檔案信息管理逐步向無紙化辦公過度，已經逐步取代傳統檔案管理模式，成為電視臺信息化管理的趨勢，利用數字化和網絡平臺，做到檔案資料的收發、鑒別、歸檔、傳遞等，提高資料整理效率，能實現資源共享，同時能掌控信息動態，避免重復勞動，很大程度上提高了檔案管理工作效率，而且無紙化辦公不但節約時間同時節約空間，減少成本費用，增加電視臺效益。

三、當前文書檔案存在的問題

（一）文書檔案管理人員綜合素質需提升。文書檔案內容涉及面較廣，內容可能涉及多領域專業知識，工作內容不僅單調而且繁瑣，尤其現代社會信息化的發展，要求文書在寫作能力方面要有專業的水平，要具備文書檔案管理的理論知識、專業技能知識及實際操作熟練度等，還要緊跟時展方向，適應創新變革，想要成為合格的綜合型人才，在掌握寫作及檔案業務的同時還要補充其他學科比如計算機、文學歷史、攝影、廣告設計、檔案法、外文、廣播電視等方面的知識，檔案管理人員的綜合素質達標，才能真正有效地提升電視臺文化檔案軟實力，是文書檔案管理機制科學、有序開展的基礎。

（二）文書檔案管理仍需規范，方法不夠豐富。就現下電視臺的文書檔案管理工作而言，能夠完成基礎工作，但是規范度不夠，檢索、服務等質量較差，工作效率不高，已經開始落后于電視臺現代化信息管理，不利于電視臺發展。

（三）電子文書檔案的安全系數較低。電子檔案尤其優勢，但是缺點也很突出，電子檔案方便進行改動，有時候也很難辨別文件的真偽，另外，網絡平臺是個開放性的平臺，保密性差，而且有出現系統故障及被電腦病毒感染或黑客侵入的風險，有隨時丟失文件的可能，這些文件信息丟失的影響是無法估量的，甚至會給電視臺的運轉帶來巨大問題。

四、提高文書檔案管理水平的思考

（一）強化管理意識。文書檔案管理人員首先要有檔案管理意識，有較好的職業道德和素養，工作態度要積極認真，對自己所從事的工作有充分的了解，電視臺更要重視對檔案管理的投入，來激勵員工的積極性，在資金方面，要加大投資力度，改善硬件設施，根據相關法律及電視臺的規章制度，完善各項制度建設，使各個環節的工作有章可循、有法可依，有效利用監督機制，切實做好管理工作。

（二）進一步提高文書檔案管理人員的綜合素質。要重視對文書檔案管理人員的法律法規、專業技能的培訓，將學習培訓作為員工日常工作的一部分，不斷地學習相關知識，不斷提升其綜合能力，只有從業人員的水平提高了，才能保證檔案管理工作的持續開展，這是基礎也是前提，是影響電視臺檔案管理系統的發展的重要因素之一。單單公司內的培訓是不夠的，要爭取機會參加行業學術研討會，了解本行業現狀，新理論的發展及新技術的應用，研究探討其他同行管理的先進經驗及未來發展方向，對比原因，改善管理，爭取發展成行業領先，不斷提高管理標準，學習新理念，達到更高的標準，結合電視臺實際工作需要，切實加強文書檔案管理工作。

（三）建立紙質、電子文書檔案雙保險機制。充分分析紙質檔案及電子檔案的優缺點，保證檔案的備案、查閱，建立雙保險機制。有手寫痕跡的特殊文件要進行掃描上傳，最為電子檔案備案，一般電子文件要上傳到電視臺信息系統平臺，提供網絡借閱服務，電子檔案的查閱相對較便捷。電子檔案也不是隨意授權借閱，需要按照密級劃分，進行管理，管理人員要定期進行備份，要加強對電子平臺的日常維護和檢查，避免被電腦病毒襲擊，要保證檔案的真實性、機密性、安全性和長久性。

第8篇：文書檔案的管理范文

[關鍵詞]醫院；文書檔案；管理；特點；現狀；策略

近年來，醫療體制改革的不斷深入，醫院在經營管理工作中所面臨的內部環境和外部環境發生了較大的變化，這就對醫院的管理工作提出了更高的要求。醫院公文檔案管理作為醫院管理工作中的基礎性工作，醫院文書檔案是對醫院發展歷史的重要記載，是確保醫院能夠良性發展的重要信息依據，這就對文書檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強化醫院文書檔案的管理工作，使其為醫院的健康、持續發展起到重要的保障作用。

一、醫院文書檔案管理的特點

醫院文書檔案不僅記載著醫院的發展史，更是醫院重要事件與公文活動資料的匯總，因此在醫院發展和管理工作中發揮著非常重要的作用。新時期醫院文書檔案管理工作具有以下特點：

（一）規范性。文書檔案多以領導部門的公文為主，因此在管理工作中需要嚴格對公文的類型、檢查和傳遞等方面進行嚴格規定，確保實現對公文的規范性管理。

（二）服務性。醫院文書檔案作為醫院及部門各項決策的重要依據和參考，其具有較強的服務性，因此需要在文書檔案管理工作中更好的對其服務性進行重視，進一步對文書檔案管理工作進行優化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢服務。

（三）保密性。文書檔案是對醫院重要事件的真實記錄，同時也是各項公文活動資料的匯總，可以說醫院內部的許多重要信息都會由文書檔案記錄下來，這些信息作為醫院的內部信息資料，具有一定的保密性，一旦發生信息的泄露，則會對醫院帶來不良的影響，不利于醫院的健康、持續發展。

二、當前醫院文書檔案管理的現狀

（一）文書檔案管理基礎較差

長期以來醫院文書檔案管理都處于封閉的狀態，更重視于保管工作。而且不同時期對文書檔案管理質量要求也不同，檔案缺乏統一的整理規則，再加在醫院發展過程中，對檔案工作缺乏重視，經費嚴重不足，檔案管理人員整體素質較低，這就導致醫院文書檔案管理基礎較差，不利于各項檔案工作的順利開展。

（二）文書工作與文書檔案工作脫節

在醫院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態，這就導致文書工作與檔案工作存在許多脫節的情況，無法實現有效的銜接。同時醫院文書人員由于自身檔案意識淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時進行收集，收集范圍不明確等問題，同時還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號不規范等情況，文書處理的質量不高，這就文書檔案收集工作的質量帶來了較大的影響，不利于文書檔案利用工作的開展，同時還會對文件價值鑒定及文件之間的有機聯系帶來較大的影響。

（三）文書檔案管理意識不強

文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實際工作中，文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員也沒有履行對文書人員的指導和監管職責，這就導致文書檔案存在許多不規范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。

（四）文書檔案管理不規范

醫院發展過程中，對于文書檔案的歸檔一直沒有明確其范圍，這就導致工作人員對于文書檔案歸檔界限在認識上較為模糊，在實際工作中，檔案不能及時歸檔的現象較為常見，檔案極易發生毀損和丟失。同時在當前文書檔案管理工作中信息化技術應用水平不高，管理手段較為落后，這就導致醫院文書檔案在檢索、查閱過程中受到諸多的制約，對檔案的服務性帶來不利影響。

二、新時期提高醫院文書檔案管理水平的策略

（一）提高醫院文書檔案現代化管理意識

醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領導做起，只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識，才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。在現代化科技信息發展過程中，醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理，既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助，又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書檔案管理者，應該具有高度服務意識，認真收集、整理、管理醫院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。

（二）優化文書檔案管理工作

在科學技術的發展影響下，醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行，在目前形勢下，醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學化。醫院應該完善文書檔案信息管理系統，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節省醫院文書檔案管理資源，節省檢索時間，將檢索中的認為失誤率降低，保證檢索準確率，優化醫院文書檔案管理效率。

（三）以制度保證醫院文書檔案管理質量

規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發，對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定，通過正確界定范圍、準確劃分管理期限，使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況。加強文書檔案管理的工作執行力，使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處，院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責，加強文書檔案管理的監督考核，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。

（四）提高醫院文書檔案管理者的素質

醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質，通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理，同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。

三、結束語

加強醫院文書檔案的管理，不僅需要醫院領導要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，檔案部門要加大對專業檔案業務知識的培訓，全方位提升文書檔案管理人員的綜合素質；另一方面，要加強醫院內部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網絡技術，改進服務方式和手段，真正實現文書檔案管理的飛躍。

參考文獻

[1]張愛曾.醫院文書檔案管理和利用[J].中國社區醫師，2014（10）：56.

第9篇：文書檔案的管理范文

1 文書檔案管理工作的概況

1.1 文書檔案管理工作的背景情況

在我國不斷的發展過程中，文書檔案管理工作是一項必不可少的工作內容，我國的文書檔案管理工作在不斷地進行著。傳統的文書管理工作是指建立一個相關的部門通過事件的發生從而記錄下來，進行封存。但是，這樣會存在一些弊端，導致一些文書檔案在保存過程中遭到破壞。因此，相關的管理部門需要加強管理工作，在檔案的分類管理上解決問題。文書檔案工作對于我國的發展有著重要的意義，盡管現在我國的文書檔案工作還存在著不足，但我們找到了解決的問題的辦法。希望在工作中能夠認真的落實優化方案，使文書檔案管理工作得到更好的發展。（1）

1.2 文書檔案管理工作的現狀

通過一些案例分析來了解現狀和問題

（1）滯后表現

在時展的步伐下，各種制度都在不斷創新，但在企業的管理制度方面，特別是對文書檔案管理的工作，卻不能得到及時的改進。而且文書檔案的管理忽視了他在工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當前發展的腳步。

（2）檢索效率不高

文書檔案檢索有手工檢索、計算機檢索，檔案進行歸類整理后，存在著處于放置狀態。并且，檔案的檢索方式大多屬于手工檢索。但是，在檔案的數量不斷的增加下，檢索的效率將會越來越慢。況且，計算機的檢索需要耗費大量的人力和物力，需要文書檔案管理人員技術上的支持，這樣會浪費大量的時間。

（3）管理人員的專業知識和技能有待提高

目前文書檔案管理工作得不到重視，導致在各個企業單位缺乏專業的技術人員。并且，許多工作人員缺乏相關的專業知識，并且沒有受過專業的培訓，所以對檔案的歸類整理和編碼放置等都不熟練，使工作效率和工作質量明顯降低。在當前信息化?r代，檔案管理人員不但要有專業技能，而且需要熟練各種各樣的計算機應用。這樣，在檔案管理工作人員努力下，才會把文書檔案的管理工作做的更加完善。（2）

1.3 文書檔案管理工作的必要性

文書管理工作是記錄的內容是對我國發展研究的重要依據，我國的文書管理工作對我國發展具有重大意義。而它不僅是記錄對現階段我國所發生的事件，更是對將過去的文書檔案進行整理和分析，使過去檔案中所欠缺的部分得到補充，努力從檔案中找出缺少的部分，完善文書檔案的內容。在對我國的歷史記錄分析中，根據以往的案例發現它的不足之處，并尋找新的方式，避免相同或類似的錯誤再次發生。只有這樣才能有所收獲、有所進步，使我國在發展的道路上越走越遠。

2 我國文書檔案管理工作的優化方案

2.1 需要優化文書檔案管理制度

許多傳統的文書檔案管理制度存在問題，需要在下一階段有待提高。文書檔案的管理是以時間為分界線進行大量的檔案的管理存放工作，雖然這種方式易行，但是因為整理存放的文書檔案數量太多，使其太過于籠統化，在日后的查找中存在著巨大的困難。因此需要進行細致分類，然后根據事件的類型進一步的分類，使所有的文書檔案得到有序的存放。在管理人員管理制度中，規定所有人員的工作內容，沒有對所有的工作項目進行分配，這樣存在大量問題，導致有些工作項目中工作人員過多，造成資源的浪費。因此在對文書管理人員進行管理優化時，應該使每一項工作都要高效有序地進行，使每名文書檔案管理人員都做好分內的事情。 （3）

2.2 要有培養管理人員的學習能力

在新時代下，我們要對所有工作者有很高的要求，所以，文書檔案管理人員的學習能力也要加大提高。我們需要適應科學化對的管理要求，使大部分的事業單位和國企在新形勢下進行大力創新，分類管理主抓建設的大制度。現如今，要想更好的發展，就必須進行不斷的學習，這樣才能提高工作能力、對事物的分析能力。因此對于現在的文書檔案管理工作者，需要在工作的過程中不斷的學習新事物，對文書檔案要有相當的了解，這樣有助于工作的得以順利進行。對現代化的技術手段的學習要十分重視，使這些技術在日后的工作過程中得到合理的應用。

2.3 利用現代化技術進行管理工作

所謂的現代化技術最多的指對網絡的應用，網絡是近些年來發展十分迅速的一種新型的技術，它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網絡應用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準化，減少了對人力的利用。網絡平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網絡的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進行。

3 文書檔案管理工作中的創新措施

3.1 對管理理念的創新

文書檔案管理理念的創新是工作的關鍵。文書檔案管理的工作人員需要及時的更新思想，跟隨時代的潮流，總結經驗與不足，學習新型的管理模式，以積極向上的學習姿態應對文書檔案管理工作進行創新。同時，在文書檔案管理的創新上，應該遵守以大局為重的原則，堅持以企業的利益為中心。而且文書檔案管理上還必須要有宣傳的意識，檔案管理工作并不是單個部門的工作，我們需要合理的對檔案管理進行宣傳，使更多的人參與到檔案管理的工作上去。（4）

3.2 對管理形式的創新

信息時代使文書檔案管理工作有了一定的挑戰。因此我們需要從文書檔案的管理手段上進行創新。要對文書檔案的信息化進行管理，并在此基礎上提升對文書檔案管理的安全性。因此，在輸入過程中，應采用更加先進的技術省去人工的輸入麻煩。建立檔案管理的系統，在創新的過程中，根據單位發展的實際需要，在原有的管理制度基礎上進行改革創新，使以前存在的不完善的地方能夠得到彌補。

3.3 完善文書與檔案工作的銜接

文書檔案的利用價值都來自于各個部門，文書檔案工作因為信息化加大，從而將面臨新的技術環境。因此，我們要積極主動的與各部門進行溝通和交流，了解各部門工作的內容和進展。還需要在日常整理檔案中發現它的不足之處，及時與各部門進行聯系。在建設遠程互動平臺及局域網方面的不斷推進下，也取得了不同程度的發展。所以，我們應該保證制度建設與現代社會發展需求的相適應性，提高制度創新的有效性。（5）