檔案管理的相關(guān)知識(shí)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文

學(xué)者覃兆劌從“雙元價(jià)值”的角度分析，認(rèn)為檔案價(jià)值分工具價(jià)值和信息價(jià)值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能被稱為工具價(jià)值；后者作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體，其內(nèi)容的價(jià)值被稱為信息價(jià)值。工具價(jià)值是一種普遍意義的價(jià)值，而信息價(jià)值是一種個(gè)性價(jià)值；工具價(jià)值是檔案的社會(huì)屬性，信息價(jià)值是檔案的自然屬性。1969年，美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家加爾布雷斯(Galbraith，1969)提出知識(shí)資本(intellectualcapital)的概念，到了20世紀(jì)90年代，管理學(xué)界出現(xiàn)了知識(shí)管理的提法，在知識(shí)管理時(shí)代里，檔案的工具價(jià)值由于技術(shù)和理論的發(fā)展更加彰顯，檔案的信息價(jià)值也得以更加重視。對(duì)檔案界一個(gè)最意味深長的意義在于：檔案知識(shí)競爭性加劇，知識(shí)共享成為時(shí)代追求。

1.1知識(shí)管理下技術(shù)和理論的發(fā)展更加突出了檔案的工具價(jià)值。第一，技術(shù)發(fā)展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對(duì)檔案的處理主要是對(duì)實(shí)物檔案的存儲(chǔ)，由于實(shí)物檔案本身重量大，搬運(yùn)、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發(fā)程度也很低，僅限于復(fù)印和翻印。技術(shù)的發(fā)展帶來了知識(shí)存儲(chǔ)翻天覆地的變化，信息處理設(shè)備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲(chǔ)方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國際檔案大會(huì)上達(dá)成的共識(shí)一樣：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在管理和知識(shí)中定位，在觀念更新和技術(shù)革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識(shí)管理理念有助于實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對(duì)信息的再開發(fā)來實(shí)現(xiàn)組織的知識(shí)塑造，以達(dá)成組織運(yùn)轉(zhuǎn)更有效的目的。檔案是知識(shí)的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識(shí)的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識(shí)積累和知識(shí)共享提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，加速了檔案知識(shí)共享的進(jìn)程。

1.2知識(shí)管理背景下檔案信息價(jià)值被更加充分認(rèn)可。第一，檔案知識(shí)屬性發(fā)生改變：由文獻(xiàn)走向答案。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以前，檔案學(xué)界普遍認(rèn)為檔案是“知識(shí)存貯的一種載體”，并且也已認(rèn)識(shí)到“貯存和傳播知識(shí)的檔案財(cái)富，無愧為人類社會(huì)進(jìn)行精神再生產(chǎn)和物質(zhì)再生產(chǎn)的一種智力資源”。步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)已成為重要的戰(zhàn)略資源，甚至被認(rèn)為是“唯一有意義的資源”。檔案知識(shí)管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計(jì)地提供解決問題的答案(知識(shí))。正如麗貝卡•巴克利所說：“我們不需要更多的文獻(xiàn)，我們需要的是更多的答案。毫無疑問，關(guān)注知識(shí)服務(wù)，是檔案管理理論與實(shí)踐應(yīng)該探討的問題，它將是檔案專業(yè)職能定位的新起點(diǎn)。”第二，電子文檔的普及擴(kuò)大了檔案的內(nèi)涵。電子文檔的出現(xiàn)使文件與檔案之間的區(qū)別極大縮小，客觀上使得檔案的內(nèi)涵得到極大擴(kuò)大，由此也促發(fā)了檔案界和社會(huì)對(duì)檔案知識(shí)屬性和知識(shí)價(jià)值的新思考。英國知識(shí)管理大師安妮•布魯金在《企業(yè)記憶——知識(shí)管理戰(zhàn)略》一書中指出，檔案資源在知識(shí)管理中的核心地位以及知識(shí)管理為檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經(jīng)成為是否具備較高學(xué)習(xí)能力和信息處理能力的標(biāo)志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫?？梢哉f，在知識(shí)管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術(shù)發(fā)展拓寬了檔案的使用空間，而知識(shí)管理理論的不斷推進(jìn)使檔案知識(shí)共享深入人心。正是由于充分認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優(yōu)質(zhì)的檔案知識(shí)資源。一旦這種供給跟不上社會(huì)的需求，將會(huì)陷入一種競爭性索取的狀態(tài)，這種狀態(tài)又將放大檔案知識(shí)的價(jià)值，引發(fā)更加嚴(yán)重的索取。

2競爭的本質(zhì)

從檔案“雙元價(jià)值”的角度分析知識(shí)管理時(shí)代下的檔案價(jià)值，檔案的工具價(jià)值也即檔案的社會(huì)屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對(duì)檔案開發(fā)利用的程度；而檔案的自然屬性卻反映了知識(shí)的本初價(jià)值。檔案在起源上來說是人類對(duì)憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強(qiáng)調(diào)了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護(hù)憑證信息的證據(jù)力，其表現(xiàn)為有利于顯示其憑證價(jià)值的資源組織、價(jià)值鑒定、保管和利用；“合目的”強(qiáng)調(diào)了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術(shù)上的主觀能動(dòng)性，其表現(xiàn)為鮮明的時(shí)代特征；“憑證信息”則是對(duì)通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。所以，檔案的工具價(jià)值是檔案屬性的根本，而在知識(shí)管理時(shí)代下，我們需要更加放大檔案的工具價(jià)值，更加充分地開發(fā)檔案使用價(jià)值，這樣才會(huì)符合檔案的時(shí)代定位，才能在基于知識(shí)競爭的語境下獲得更多的知識(shí)。而依據(jù)對(duì)目前存在的檔案競爭性問題的分析，顯然，我們對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)還未到位，檔案知識(shí)供給并不能滿足人們對(duì)知識(shí)的渴望。故此，我們可以說，對(duì)檔案知識(shí)的競爭性索取，其實(shí)質(zhì)是：檔案部門對(duì)檔案的開發(fā)并沒有跟得上社會(huì)需求，檔案知識(shí)供給短缺，導(dǎo)致無法實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享。

3緩解競爭，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享的建議

供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當(dāng)知識(shí)成為資本后，對(duì)知識(shí)的追逐更加強(qiáng)勁。在知識(shí)管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識(shí)，同時(shí)日新月異的信息處理技術(shù)也便利了檔案管理者對(duì)檔案的開發(fā)，可以說，擴(kuò)大檔案知識(shí)供給順應(yīng)時(shí)勢(shì)，而我們要做到的就是順勢(shì)而為。對(duì)于檔案知識(shí)開發(fā)而言，在知識(shí)管理時(shí)代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時(shí)代要求，掌握更多的信息技術(shù)開發(fā)本領(lǐng)，拓寬視野，最大限度開發(fā)檔案價(jià)值，更充足供給檔案信息價(jià)值，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享。

3.1提高檔案管理人員管理水平，契合社會(huì)需要。知識(shí)管理以前的檔案管理重點(diǎn)工作是保管檔案，知識(shí)管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復(fù)雜的檔案中開發(fā)出有價(jià)值的信息和知識(shí)，并加以利用和共享。檔案管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)化為知識(shí)的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識(shí)管理者、學(xué)習(xí)資源提供者。而檔案的共享趨勢(shì)使檔案管理者由幕后站到臺(tái)前，由保管信息到開發(fā)信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識(shí)，不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)技能，更要掌握檔案機(jī)構(gòu)的歷史沿革、發(fā)展趨勢(shì)、管理流程、未來動(dòng)向以及其他組織的發(fā)展動(dòng)態(tài)。在對(duì)檔案的篩選利用中還要求理解社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，政府的政策意向和本組織運(yùn)行發(fā)展的關(guān)聯(lián)性，這已經(jīng)使得檔案管理人員成為一個(gè)具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、檔案學(xué)知識(shí)的復(fù)合型人才。只有這樣，才能和社會(huì)需求的檔案管理人員的素質(zhì)相契合。

3.2重視檔案知識(shí)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源供給。知識(shí)開發(fā)是利用多種處理技術(shù)對(duì)所獲取的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過程，使無序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系。對(duì)檔案的開發(fā)一方面要注重知識(shí)的采集，一方面注重知識(shí)的開發(fā)。對(duì)檔案知識(shí)的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當(dāng)今社會(huì)所需要的信息知識(shí)，這需要知識(shí)開發(fā)人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識(shí)，找到社會(huì)需要的檔案知識(shí)；知識(shí)開發(fā)則是對(duì)采集到的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、加工、處理、存儲(chǔ)、整合的過程，使無序的知識(shí)轉(zhuǎn)化為適合于組織利用的知識(shí)體系，重新發(fā)現(xiàn)檔案知識(shí)的價(jià)值，運(yùn)用于社會(huì)。這就要求檔案管理人員緊跟時(shí)展要求，運(yùn)用檔案管理技術(shù)和理論開發(fā)更多的優(yōu)質(zhì)檔案知識(shí)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的資源供給，滿足社會(huì)需求，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享打下質(zhì)量基礎(chǔ)。

第2篇：檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文

【關(guān)鍵詞】圖紙檔案；電子化；問題

長久以來，檔案管理工作不被人們所重視，因?yàn)楣芾碚哒J(rèn)為檔案管理僅僅是對(duì)于案件或人事的保存，因而檔案管理工作不能發(fā)展自身優(yōu)勢(shì)為企業(yè)帶來利潤。隨著管理者觀念的轉(zhuǎn)變，檔案管理越來越受到人們的重視，其中圖紙檔案是檔案中最多的成分，在實(shí)踐中合理開展圖紙檔案的電子化管理不僅能加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理，還能保證檔案的秘密化保存，在關(guān)鍵時(shí)刻被管理者所用。電子化管理檔案可以為管理者的決策做出依據(jù)，為企業(yè)帶來利潤，加快企業(yè)發(fā)展腳步。

1 電子化管理技術(shù)

由于傳統(tǒng)的圖紙檔案存在不易保存，且對(duì)其編目、整理、保管、檢索時(shí)常遇諸多不便，中原油田檔案管理處對(duì)其所保存的圖紙檔案進(jìn)行了電子化管理的嘗試?，F(xiàn)將其所用技術(shù)簡述如下：

1.1 合理運(yùn)用圖形掃描

通過手動(dòng)及自動(dòng)參數(shù)設(shè)置進(jìn)行技術(shù)開發(fā)，形成針對(duì)蘭曬圖、清繪圖、鉛筆草圖及受潮變形圖的綜合掃描技術(shù)，以保證蘭曬圖的掃描質(zhì)量。運(yùn)用二維自適應(yīng)閾值掃描技術(shù)，較好地解決了鉛筆草圖掃描難的問題；運(yùn)用自動(dòng)電子扭曲拄術(shù)，解決了受潮變形圖掃描的輸入圖形失真的難題。該處早期保管的圖紙文件由于長期卷放，有些圖紙發(fā)黃變脆，發(fā)生粘連，將這些重要的圖紙檔案利用上述方法掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)變成電子文件，可以永久保存。

1.2 光柵圖處理技術(shù)在電子化管理技術(shù)中的運(yùn)用

該項(xiàng)技術(shù)用于對(duì)掃描過程中不能消除或不能徹底消除的光柵圖質(zhì)量缺陷作最后修正，以提高光柵圖質(zhì)量，并為自動(dòng)矢量化準(zhǔn)確識(shí)別光柵圖的圖元細(xì)節(jié)作準(zhǔn)備；光柵圖處理技術(shù)，可完成光柵圖的角度旋轉(zhuǎn)，傾斜校正，消蘭去污，光柵圖分割，局部提取與合并，光柵圖透明疊加，光柵圖的編輯，為舊圖翻新、衍生及重復(fù)利用提供了技術(shù)方法。利用此項(xiàng)技術(shù)可以將保存的白圖、膠片圖、地形圖等圖紙翻新或進(jìn)行電子化處理。

1.3 開展光柵圖矢量化技術(shù)

此項(xiàng)技術(shù)可完成光柵圖到矢量圖的轉(zhuǎn)換，采用自動(dòng)矢量化和手動(dòng)矢量化方式，完成光柵圖線條及區(qū)域的輪廓線、中心線輪廓線及中心線的矢量化追蹤，文字的模式識(shí)別，形成在工種及專用領(lǐng)域內(nèi)廣泛使用的矢量圖的雛形。

1.4 開展矢量處理技術(shù)

這項(xiàng)技術(shù)利用矢量加工程序提供繪圖工具及命令，對(duì)已矢量化的矢量原始圖形的矢量實(shí)體進(jìn)行編輯、區(qū)域平滑填充等，生成供繪圖儀輸出的完美的矢量圖。

1.5 光柵矢量混合處理變動(dòng)對(duì)象

此項(xiàng)技術(shù)可對(duì)光柵圖局部需要變動(dòng)的對(duì)象做手工矢量化，而其余部分仍以光柵圖像格式保留，并以光柵矢量混合方式輸出。該項(xiàng)技術(shù)可快速生成圖形，常用于報(bào)告插圖。

1.6 圖像的輸出

利用大幅面彩色噴墨繪圖儀完成AO以下幅面的彩色掛圖、彩色圖冊(cè)（雙面/單面）的成套繪制出版。

2 圖紙檔案電子化管理的缺陷與不足

2.1 組卷分類混亂。一個(gè)企業(yè)有多種各個(gè)部門的卷宗，按照不同時(shí)段、不同類型的分類各種各樣。多種卷宗沒有一個(gè)統(tǒng)一的分類，會(huì)導(dǎo)致主題與內(nèi)容不明確，還會(huì)導(dǎo)致組卷的重復(fù)與缺漏。所以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類卷宗，不僅可以使檔案案卷的科學(xué)性規(guī)劃，還能保證案卷不丟失、不重復(fù)，因而在方便使用。

2.2 由于電子文件易于修改并可不留痕跡，因此，在進(jìn)行整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作中應(yīng)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子圖形檔案的可靠性。

2.3 由于早期受計(jì)算機(jī)軟、硬件環(huán)境的限制，使制作形成的圖紙文件沒有足夠的存儲(chǔ)空間來存儲(chǔ)電子圖形文件，應(yīng)優(yōu)先將利用較頻繁的圖紙檔案利用掃描儀掃人計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)儲(chǔ)在光盤上保存。

2.4 電子文件不同于普通圖紙文件，它不需要防腐等防護(hù)措施，它需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防御。如果計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中病毒，很有可能導(dǎo)致對(duì)于圖紙檔案的損壞或缺失。只有保證計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)本身的平穩(wěn)運(yùn)行才能保證圖紙檔案的完整的保存。

2.5 為了延長光盤的使用壽命，有條件的單位可使用“空氣夾層”型光盤，此種結(jié)構(gòu)光盤的記錄介質(zhì)位于兩個(gè)盤基的中間，密封性好.或避免灰塵、水分、熱、有害氣體對(duì)記錄介質(zhì)的直接影響。

2.6 安全系統(tǒng)不夠先進(jìn)，由于管理者對(duì)檔案秘密化管理意識(shí)不強(qiáng)，在電子化保存圖紙檔案時(shí)沒有設(shè)置密碼，很容易加大非法分子進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案機(jī)密進(jìn)行泄露或損壞，而一旦檔案被損壞，很難重新健全相關(guān)圖紙檔案。所以設(shè)置進(jìn)入密碼，以防非法分子進(jìn)入相關(guān)管理系統(tǒng)，保證檔案的秘密性。

3 案件科學(xué)管理的措施

3.1 統(tǒng)一分類，加快檢閱速率

隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展，統(tǒng)一分類號(hào)操作變得方便快捷。所以相關(guān)工作人員利用現(xiàn)代化管理知識(shí)，應(yīng)統(tǒng)一分類號(hào)，保證案卷的合理性與統(tǒng)一性，做到檔案的不丟失、不重復(fù)，方便尋找與使用。管理人員應(yīng)更新管理觀念，加大對(duì)檔案管理工作的投資，配備先進(jìn)的硬件軟件設(shè)施，使檔案管理工作有序的進(jìn)行。

3.2 加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

要使案件能夠被清楚、真實(shí)的收集整理，必須保證案件電子化管理中的各個(gè)關(guān)節(jié)環(huán)環(huán)緊扣，這就要求了檔案管理工作人員認(rèn)真、踏實(shí)的工作，并且自身有著豐富的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。如今國有企業(yè)的案件檔案管理工作人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，無法掌握專業(yè)知識(shí)，做好本職工作，所以強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)專業(yè)素質(zhì)成為了檔案管理工作的核心。培養(yǎng)專業(yè)化人才，加強(qiáng)圖紙檔案電子化管理。

3.3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)可操作性，確保歸檔質(zhì)量

要確保案件檔案的真實(shí)性與可靠性，要做到明確歸檔方式與時(shí)間、嚴(yán)格保證歸檔檔案的質(zhì)量、按個(gè)按照歸檔程序歸檔，減少操作失誤，填寫歸檔的說明，為檔案提供依據(jù)。認(rèn)真整理好每一分案件，減少案件在歸檔時(shí)因操作失誤給企業(yè)帶來的不便。

4 結(jié)束語

圖紙檔案不僅可以記錄企業(yè)發(fā)生的典型案例或者公司員工的重要信息，還是一種對(duì)信息的處理與分享。它在企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研、大學(xué)生就業(yè)以及干部考察等方面起著重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理是必不可少的一部分。電子化的檔案管理能夠有效地提高企業(yè)的人力資源管理水平，所以有效的提高檔案管理效率是提高企業(yè)整體的核心，直接影響到了企業(yè)的發(fā)展。總而言之，檔案管理在社會(huì)進(jìn)步的同時(shí)也在進(jìn)步，檔案管理者要想使檔案管理機(jī)制實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，順應(yīng)時(shí)代的腳步，就必須轉(zhuǎn)變觀念，開展圖紙檔案電子化管理。

【參考文獻(xiàn)】

第3篇：檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文

關(guān)鍵詞：素質(zhì)；技能；管理；問題

1 提高檔案管理人員思想素質(zhì)

學(xué)習(xí)和熟悉國家相關(guān)的法律法規(guī)，增強(qiáng)開拓意識(shí)，多學(xué)習(xí)跟檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，充實(shí)自己的業(yè)務(wù)水平，更要靈活運(yùn)用和掌握管理理論與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。以滿足不同層次信息的需求，同時(shí)維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。

2 提高檔案人員在工作中的專業(yè)技能

隨著社會(huì)日益進(jìn)步和一些法律法規(guī)的出臺(tái)對(duì)檔案工作的要求，要有重點(diǎn)、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識(shí)與技能。事業(yè)單位的檔案管理人員，都是由辦公室、財(cái)務(wù)、政工的人員兼職工作，各個(gè)科室管理各個(gè)科室的檔案工作，沒有專業(yè)檔案人員統(tǒng)一管理。檔案管理員也是兼職的，沒有相對(duì)過硬的業(yè)務(wù)技能，平時(shí)檔案管理部門可以加強(qiáng)檔案方面的培訓(xùn)，一般可采用集中培訓(xùn)和自學(xué)等多種方式，掌握多項(xiàng)檔案方面的裝訂、整理等技能，以適用新形勢(shì)下的業(yè)務(wù)工作需要。

3 加強(qiáng)檔案的日常管理 。

1、建立一人一檔制。首先是人事檔案的管理，將每一位職工的檔案整理齊全，每次調(diào)整工資、年度考核表、職稱評(píng)審、榮譽(yù)等跟檔案有關(guān)的資料，要全部裝訂在個(gè)人檔案內(nèi)，確保個(gè)人檔案資料的完整性。其次工資檔案以電子表格和紙質(zhì)的形式雙向存檔，包括歷年歷次的調(diào)資、職稱、崗位設(shè)置、競聘情況，建立一人一檔，加上目錄這樣檢索方便，一目了然，可作為職工成長電子檔案備查。最后日常收發(fā)文件的管理，按規(guī)定進(jìn)行文件的裝訂整理保管，特別對(duì)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍；不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時(shí)歸還。

2、加強(qiáng)存儲(chǔ)設(shè)備管理。管理好檔案工作是現(xiàn)代信息的產(chǎn)物，對(duì)今后查閱工作帶來更加便捷的服務(wù)。今年來對(duì)城市建設(shè)檔案具有重要的科技價(jià)值、文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值，城建檔案的有效利用不僅能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，還能促進(jìn)城市的發(fā)展與建設(shè)。信息時(shí)代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運(yùn)用出現(xiàn)了許多新的困境，如缺乏信息化建設(shè)、保密 程度低等。通過建立專業(yè)隊(duì)伍，完善相關(guān)法律法規(guī)，并借助社會(huì)力量，可以在一定程度上促進(jìn)城建檔案的運(yùn)用與發(fā)展。一個(gè)單位的檔案工作，是建立現(xiàn)代化的信息管理的新時(shí)代，對(duì)其今后的檔案工作發(fā)展起到更廣更先進(jìn)的道路。

4 檔案管理工作中存在的問題

1、對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。在一些事業(yè)單位兼職的檔案人員只要做到自己保管的檔案做到不丟失、不泄密，對(duì)外來需要查詢的資料，能提供數(shù)據(jù)就可以了，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理任務(wù)檔案工作沒有“含金量”，就是個(gè)保管而已，從很大程度上阻礙了檔案工作的發(fā)展。

2、對(duì)檔案管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)。由于檔案管理人員沒有相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，也沒有進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的資料收集和整理歸檔等業(yè)務(wù)不太熟悉，也不知道哪種是長期保存、哪種是限期保存，怎樣進(jìn)行專業(yè)裝訂保管，平時(shí)也是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)摸索工作，也沒有投入相當(dāng)精力去學(xué)習(xí)和探索相關(guān)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，把自己覺得需要保管檔案資料只是放入檔案盒，根本沒做整理歸檔，做好查詢目錄登記工作，在日常工作中影響了查閱檔案的簡單性和清晰性。

3、對(duì)檔案管理工作配備的硬件設(shè)施不完善。事業(yè)單位的檔案基本都是擺放在各個(gè)科室中負(fù)責(zé)管理，沒有配備專業(yè)的檔案硬件設(shè)施環(huán)境，有的單位雖然配備了專用檔案室，也是邊邊角角地方，有的檔案室通風(fēng)設(shè)施不完善，防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜設(shè)備不配套，容易引起檔案材料的霉變和蟲蛀等不安全因素，有的單位管檔工具和檔案夾基本工具都無法購置齊全。 也影響檔案擺放的美觀整潔及完整。

5 檔案管理工作的應(yīng)對(duì)機(jī)制

1、加強(qiáng)檔案管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。單位檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)和參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高整理檔案管理技能。

2、采用信息化管理策略。因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存不僅會(huì)占用大量空間，收發(fā)和查找也很繁瑣，而且隨著時(shí)間的推移，很容易因?yàn)榧埖睦匣蛘呦x蛀問題帶來檔案信息的缺失或部分字跡不完整的問題。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理，可以減少檔案工作查詢工作的繁瑣性和重復(fù)性。那就需要我們盡可能地運(yùn)用當(dāng)代新科技，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多領(lǐng)域都已使用計(jì)算機(jī)，現(xiàn)在在國內(nèi)有些領(lǐng)域，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是今天信息化時(shí)展的必然趨勢(shì)。

第4篇：檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 信息化建設(shè)

檔案信息化已經(jīng)列入檔案事業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃中，位于社會(huì)發(fā)展前沿的高等學(xué)校尤其要重視檔案管理信息化的落實(shí)。進(jìn)行信息化的管理不僅可以提高檔案管理的效率，改進(jìn)工作手段，還能緊跟檔案管理的發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。針對(duì)當(dāng)前高校檔案管理信息化存在的不足，各院校應(yīng)該采取有效措施予以改進(jìn)。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識(shí)薄弱

高校的檔案管理工作需要跟隨時(shí)代的發(fā)展不斷創(chuàng)新，但多數(shù)高校對(duì)于檔案管理的重視程度并不高，缺乏系統(tǒng)科學(xué)的認(rèn)識(shí)。他們多認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容就是做好資料整理，保證不出錯(cuò)，不給學(xué)校發(fā)展帶來影響就可以了，不存在工作質(zhì)量的高低，這種思想給高校的檔案管理信息化推進(jìn)帶來了阻礙。同時(shí)，高校的檔案管理意識(shí)比較淡薄，不注重檔案信息的開發(fā)，缺乏對(duì)檔案信息的合理利用，許多珍貴的檔案信息只能成為一種擺設(shè)，造成資源浪費(fèi)。

（二）硬件設(shè)備資金投入不足

檔案管理信息化離不開計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，這需要大量的資金投入，但高校受意識(shí)、資金條件的影響在設(shè)備、系統(tǒng)和技術(shù)方面的投入明顯不足，影響檔案管理的信息化進(jìn)程。從信息網(wǎng)絡(luò)的建立來說，需要大批的計(jì)算機(jī)和軟硬件系統(tǒng)，要建立校內(nèi)校外的互聯(lián)網(wǎng)，還要及時(shí)進(jìn)行設(shè)備和系統(tǒng)的更新，加上信息安全的維護(hù)費(fèi)用，對(duì)于學(xué)校的資金投入量有較大需求。學(xué)校往往會(huì)將資金投入可以收到成效的科研工作上，而忽略檔案管理的資金需求。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全缺乏保障

網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性使得檔案信息的獲取十分便捷，但是檔案信息有其特殊性，要注意保密性管理。信息化給學(xué)校帶來了與外界溝通的便利，但也帶來了黑客、病毒、信息竊取等危害高校信息安全的因素，尤其對(duì)于需要保密處理的檔案信息來說更是一個(gè)很大的威脅。很多高校并未建立起獨(dú)立的、安全的檔案管理系統(tǒng)，難以保證檔案信息的完整與安全。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)

在硬件設(shè)施的建設(shè)上，建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，注意對(duì)電子文件相關(guān)的硬件設(shè)備的儲(chǔ)存和備份；重點(diǎn)加強(qiáng)存儲(chǔ)電子文件和數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)的安全性，做好備份。應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)方面要確保軟件的操作便捷性，具備維護(hù)、查詢等功能；使管理界面清晰明了，方便查詢者使用；保證軟件具有升級(jí)功能，減少重復(fù)購買或下載的麻煩。

（二）建設(shè)檔案信息資源

建設(shè)信息資源需要全校各部門的協(xié)作。各院系要做好本單位的電子檔案的收集和保管，降低信息流失率，將信息及時(shí)收入數(shù)據(jù)庫中。專門的檔案管理人員要做好收集和管理信息的各方面準(zhǔn)備工作，建立一個(gè)中心系統(tǒng)，接受來自全校的檔案文件，同時(shí)提供檢索服務(wù)，方便檔案查詢。

（三）建設(shè)安全保密體系

安全保密體系包括以下幾個(gè)方面：保證歸檔電子文件真實(shí)、有效、完整；確保檔案數(shù)據(jù)庫免受攻擊；存儲(chǔ)檔案的局域網(wǎng)與其他網(wǎng)絡(luò)保持隔離，通過身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密等方式來保證檔案信息的安全。

三、加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）爭取校方的關(guān)注與支持

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化的重視程度直接影響著學(xué)校的信息化水平和進(jìn)程，要加強(qiáng)檔案管理的信息化就要抓住這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，努力爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持。其方法包括：首先要利用一切有利條件讓校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理信息化的必要性，看到信息化檔案管理的諸多好處，從意識(shí)上改變檔案管理的陳舊思想；提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門的重視程度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，實(shí)行考核，增加人員危機(jī)感，改變檔案管理部門的花瓶形象；爭取讓校領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理的信息化建設(shè)納入學(xué)校的整體規(guī)劃中，以便各個(gè)部門都能對(duì)信息化檔案管理予以支持和配合；對(duì)學(xué)校的信息相關(guān)工作進(jìn)行整合，各部門之間的聯(lián)系加強(qiáng)，工作效率也能得到提升。

（二）增加建設(shè)資金的投入力度

計(jì)算機(jī)、軟硬件系統(tǒng)、檔案管理技術(shù)都是進(jìn)行檔案管理信息化的必備條件，這需要學(xué)?？吹綑n案管理的積極作用，對(duì)其信息化建設(shè)進(jìn)行資金投入，鑒于檔案管理信息化的見效較晚，更需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)擁有發(fā)展的眼光。加大了設(shè)備的資金投入，才能緩解矛盾，加速檔案管理信息化的進(jìn)程。要獲得資金投入，一方面依靠政府對(duì)高校的教育撥款，另一方面學(xué)校要積極地籌措資金，解決信息化建設(shè)資金不足的問題。檔案管理部門要科學(xué)利用數(shù)據(jù)庫和檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提供社會(huì)服務(wù)，獲取利潤，投入到進(jìn)一步的檔案管理信息化建設(shè)中。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)需要大量的專業(yè)性人才，這是影響信息化檔案管理的人為能動(dòng)因素。檔案管理人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)既包括檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還包括計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等，缺一不可。檔案部門要根據(jù)信息化的發(fā)展要求，組織工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自身知識(shí)儲(chǔ)備，經(jīng)得住領(lǐng)導(dǎo)的考驗(yàn)，可以真正地勝任信息化檔案管理的工作。在隊(duì)伍建設(shè)過程中，要注意人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，吸收更多高學(xué)歷的人員進(jìn)入到檔案管理隊(duì)伍中，提升檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷水準(zhǔn)。將年輕有為的檔案管理人員納入到隊(duì)伍中，調(diào)整檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，并且給優(yōu)秀的年輕人提供管理崗位，讓他們更加堅(jiān)定為檔案管理信息化服務(wù)。確保他們擁有廣博的知識(shí)、先進(jìn)的管理方法的同時(shí)，還要注意檔案管理人員的思想道德素質(zhì)，避免出現(xiàn)因內(nèi)部人員造成檔案信息泄露的問題，提升檔案管理隊(duì)伍的思想政治水平。

結(jié)束語：

高校的檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，作為高校，要具備與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，積極參與到檔案管理信息化的建設(shè)中，完善檔案信息的管理制度，提高檔案文件的管理水平，學(xué)校也會(huì)從信息化的檔案管理中獲益，為檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 肖琳.關(guān)于加強(qiáng)高校院系檔案工作的若干思考[J].保險(xiǎn)職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（02）.

[4] 陳凱.高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其對(duì)策[J].大家，2011（09）.

第5篇：檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文

1 知識(shí)管理的含義和事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 知識(shí)管理的含義

知識(shí)管理的發(fā)展經(jīng)過了兩個(gè)階段，第一個(gè)階段主要是發(fā)現(xiàn)和研究傳統(tǒng)含義中的顯隱性相對(duì)的內(nèi)容；第二個(gè)階段是從知識(shí)本體的作用方――用戶入手，發(fā)掘用戶信息。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)與人的交流與溝通，它彌補(bǔ)了信息管理的不足，開辟了一種將結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息結(jié)合應(yīng)用的管理方式。知識(shí)管理是一種具有靈活性和創(chuàng)新性的、強(qiáng)調(diào)挖掘?qū)W習(xí)資產(chǎn)創(chuàng)造、競爭優(yōu)勢(shì)和創(chuàng)新能力的一種管理模式。

1.2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

作為事業(yè)單位管理工作的不可分割的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理工作的好壞決定了事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。為了適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展，必須著手檔案管理，從而全面、及時(shí)的掌握單位整體發(fā)展情況和監(jiān)測單位的運(yùn)行狀況。因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不能現(xiàn)在事業(yè)單位的管理工作需求，各單位、部門的所有文件、通知、報(bào)表等都以電子文件的方式進(jìn)行運(yùn)作，所以，檔案的管理也應(yīng)獲得現(xiàn)代科技的支持，進(jìn)行信息化、科學(xué)化的收集、存儲(chǔ)、管理和利用。另外，在科技不斷發(fā)展更新的同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理的問題也從各個(gè)方面體現(xiàn)出來。例如，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的輕視、從事檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)低、未同步更新現(xiàn)代科技手段來進(jìn)行管理工作、檔案檢索和利用率低等。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的改革應(yīng)盡快進(jìn)行。

1.3 知識(shí)管理與事業(yè)單位檔案管理

由社會(huì)知識(shí)管理、組織知識(shí)管理和科學(xué)知識(shí)管理組成了廣義的知識(shí)管理。而在知識(shí)管理的內(nèi)容中，除了最能體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價(jià)值、最受人們關(guān)注的企業(yè)知識(shí)管理外，還包含了非盈利性機(jī)構(gòu)知識(shí)管理、政府知識(shí)管理和教育機(jī)構(gòu)知識(shí)管理。然而，在實(shí)際生活中，政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)對(duì)知識(shí)管理的應(yīng)用率其實(shí)并不高，但正因如此，對(duì)在事業(yè)單位（例如醫(yī)院、檔案館、學(xué)校、科研所等）進(jìn)行相應(yīng)的知識(shí)管理研究顯得尤為必要和重要。與企業(yè)知識(shí)管理中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、科技研發(fā)等內(nèi)容具有異曲同工之處的事業(yè)單位檔案知識(shí)管理，也擁有其特定的知識(shí)和內(nèi)容，舉例來說，學(xué)?？蒲袡n案本身的學(xué)術(shù)課題項(xiàng)目及教學(xué)知識(shí)、各省級(jí)市級(jí)區(qū)級(jí)檔案館定館藏中蘊(yùn)含的特定知識(shí)、醫(yī)院研究及其發(fā)明的專利、先進(jìn)技術(shù)等等，都體現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的特定性和重要性。所以，開展有關(guān)該內(nèi)容的研究刻不容緩。

2 事業(yè)單位檔案管理實(shí)施知識(shí)管理的應(yīng)用方法分析

2.1 轉(zhuǎn)變理念，迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)

在當(dāng)下知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，為了更好的發(fā)揮檔案本身的價(jià)值，應(yīng)讓所有公民對(duì)檔案管理有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，特別是應(yīng)讓從事檔案管理工作者們，深刻而又清晰的認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理在檔案管理工作中的決定性意義，從而能讓他們重視、認(rèn)真對(duì)待自己的工作，將知識(shí)創(chuàng)造、知識(shí)組織、知識(shí)檢索和知識(shí)服務(wù)詮釋進(jìn)數(shù)字檔案館中。同時(shí)也應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檔案管理有關(guān)知識(shí)的宣傳工作，比如，向公民宣傳檔案的價(jià)值和作用，提供他們咨詢檔案情報(bào)和相關(guān)事宜的機(jī)會(huì)。還可以開展對(duì)檔案用戶的調(diào)查，進(jìn)行心理的調(diào)查和分析，根據(jù)這些數(shù)據(jù)，將知識(shí)檔案應(yīng)用于各個(gè)方面，不斷提高它的全面應(yīng)用性。

2.2 完善制度，積極推進(jìn)知識(shí)管理

事業(yè)單位檔案管理中知識(shí)管理的應(yīng)用不應(yīng)操之過急，而應(yīng)自上而下逐步探索方法來實(shí)施。作為即將開展知識(shí)管理的事業(yè)單位，首先應(yīng)討論制定知識(shí)管理草案和管理工作的相關(guān)準(zhǔn)則，并且先選定一個(gè)部門或者某個(gè)小組來首先進(jìn)行試驗(yàn)。在試驗(yàn)過程中，單位應(yīng)對(duì)該部門或小組進(jìn)行定期的工作考察，且不斷分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在試驗(yàn)完成之后，總結(jié)所有寶貴經(jīng)驗(yàn)來為全面開展知識(shí)管理工作打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從而保障知識(shí)管理工作的正常開展。

2.3 設(shè)立專項(xiàng)，從資金上保障事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的實(shí)施

在事業(yè)單位進(jìn)行檔案知識(shí)管理過程中，檔案行政管理部門在制定好方案后，要給出資金的初步預(yù)算，且要幫助財(cái)政部門獲得批準(zhǔn)審核，在固定時(shí)間段內(nèi)向事業(yè)單位檔案部門分發(fā)用于檔案知識(shí)管理的相關(guān)經(jīng)費(fèi)，同時(shí)，也應(yīng)要安排工作人員定時(shí)或不定時(shí)突擊檢查相關(guān)單位部門對(duì)這筆經(jīng)費(fèi)的具體應(yīng)用情況，從而保障事業(yè)單位檔案知識(shí)管理能順利、高效率的進(jìn)行，并在短時(shí)間內(nèi)能夠獲得一定顯著的效果，因此能更好的推動(dòng)事業(yè)單位整體更好的發(fā)展。

2.4 制定流程，為知識(shí)管理推進(jìn)制定路線圖

知識(shí)管理有一個(gè)完整的實(shí)施流程，包括：知識(shí)目標(biāo)、知識(shí)獲取、知識(shí)鑒別、知識(shí)共享與傳播、知識(shí)開發(fā)、知識(shí)利用、知識(shí)保存、知識(shí)評(píng)估和知識(shí)反饋等方面。

做一件事有很多步驟，但不管其他的，第一步應(yīng)該明確做這事的目標(biāo)，在鑒別相關(guān)知識(shí)后，就可以組織進(jìn)行實(shí)施相關(guān)步驟。例如，獲得知識(shí)產(chǎn)品軟件、專家強(qiáng)項(xiàng)、知識(shí)地圖和專業(yè)經(jīng)驗(yàn)等。還應(yīng)該挑選便于使用的軟件和平臺(tái)，通過各種網(wǎng)絡(luò)和實(shí)物進(jìn)行收集，來共享和轉(zhuǎn)移知識(shí)，其中主要是集體、個(gè)人和計(jì)算機(jī)中所儲(chǔ)存的知識(shí)。在此之中，用于后期的工作評(píng)價(jià)分析的是知識(shí)評(píng)估，知識(shí)評(píng)估在與知識(shí)目標(biāo)對(duì)比之后，會(huì)幫助事業(yè)單位更好的對(duì)整體知識(shí)管理的效果進(jìn)行分析總結(jié)。

除了上述之外，事業(yè)單位還需構(gòu)建一個(gè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在認(rèn)真仔細(xì)的收集和整理資源之后，用于整體的知識(shí)收納整理，這樣可以提高知識(shí)的高效利用率。同時(shí)，該知識(shí)管理庫也應(yīng)該不斷添加入各種全面的知識(shí)，不斷得到擴(kuò)充，最后成為一個(gè)良好的共享知識(shí)渠道，來方便事業(yè)單位檔案管理。

2.5 建立學(xué)習(xí)性組織，提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

跟隨不斷進(jìn)步和發(fā)展的現(xiàn)代高科技技術(shù)而來的，是對(duì)檔案管理工作者的高水平、高素質(zhì)、高專業(yè)素養(yǎng)的要求，這是近年來檔案管理工作者的壓力來源。為了適應(yīng)時(shí)代需要，他們需要在學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)和專業(yè)技能的同時(shí)，不斷加強(qiáng)對(duì)知識(shí)和技能的實(shí)際運(yùn)用，在提升自我專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，提高工作效率，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的先進(jìn)性和高效性，從而體現(xiàn)檔案知識(shí)管理的重要性和必要性。所以對(duì)此，事業(yè)單位檔案管理工作部門應(yīng)在加強(qiáng)對(duì)部門內(nèi)員工進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)提升的同時(shí)必要的引進(jìn)招聘具有高素質(zhì)知識(shí)和技能的人才，從內(nèi)而外的提升部門內(nèi)的專業(yè)素質(zhì)水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的工作科學(xué)進(jìn)行。

2.6 利用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，因此，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從而為各事業(yè)單位檔案知識(shí)管理提供資源和經(jīng)驗(yàn)借鑒，才能更好的服務(wù)于大眾，共同提高我國的事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的服務(wù)水平。

第6篇：檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文

聽檔案課講座心得體會(huì)

蔡科長今天用28年的檔案歷程給我們上了一堂生動(dòng)的檔案課，檔案的特殊性決定了檔案人員一定要具有政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、配合意識(shí)、法制意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)。檔案工作不干不知道煩，不涉及不知道難?？梢哉f檔案工作也是一項(xiàng)良心活，說簡單也簡單，想省事也能省，簡單的方法一“堆”了之，但其唯一性、真實(shí)性和不可再生性，決定了檔案工作的特殊性，其價(jià)值的體現(xiàn)不在當(dāng)前，而是若干年后。我們平時(shí)所做的工作就是收集、整理、保管、利用，如果不歸檔整理，劃分期限，編寫目錄，一旦利用起來就困難了。

檔案對(duì)我來說是神秘的，聽了蔡科長的課，讓我對(duì)檔案產(chǎn)生了濃厚的興趣，同時(shí)更感到檔案是一部歷史，即有保密性又有公開性，要求我在平時(shí)學(xué)習(xí)檔案時(shí)，拓寬檔案的視野和思路，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，獲取適應(yīng)新形勢(shì)需要的相關(guān)知識(shí)，著力培養(yǎng)和提高自己的檔案管理能力和服務(wù)能力等方面綜合素質(zhì)，準(zhǔn)確把握檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的定位和重要作用，把我們檔案的規(guī)律熟記在心。

 在這一個(gè)多月的整理檔案中，讓我深深感到老檔案人在工作中的細(xì)心、耐心，從蓋章這一小事上，蓋章的位置必須在中間，蓋章必須清楚，并不能有多余的邊框，老檔案人對(duì)工作的態(tài)度和忘我的工作精神感染了我，感動(dòng)了我！我今后要使自己逐步掌握檔案管理和信息管理的基本理論、基礎(chǔ)知識(shí)與業(yè)務(wù)技能，以及與信息管理相關(guān)學(xué)科的知識(shí)；掌握和熟悉我國檔案管理的方針、政策和法規(guī)；掌握國內(nèi)外檔案管理與信息管理的前沿成就與發(fā)展動(dòng)向。使自己早日成為優(yōu)秀的檔案工作人員。

第7篇：檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文

    運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)通信等高新技術(shù)是檔案信息現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志,建立能夠進(jìn)行相關(guān)的存儲(chǔ)處理,檢索復(fù)制包含圖文以及音像等內(nèi)容檔案文獻(xiàn)信息,能夠?qū)n案保護(hù)與檔案信息處理融合為一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是現(xiàn)在檔案管理的重要內(nèi)容。同時(shí),為達(dá)到將檔案信息方便快捷地轉(zhuǎn)化為可利用的社會(huì)資源的目的,各級(jí)檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關(guān)的設(shè)備,尤其在針對(duì)檔案管理升級(jí)工作中,各級(jí)檔案管理單位都配置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施,這些現(xiàn)代化辦公設(shè)施的引入,在檔案現(xiàn)代化管理工作中發(fā)揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)自己從事管理工作的實(shí)際情況,為檔案信息管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。

    1 確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)

    現(xiàn)代檔案管理,應(yīng)確立以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向的中心思想,應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識(shí):檔案管理以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向,就是要建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò),這是以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效準(zhǔn)確。要達(dá)到檔案管理的高效準(zhǔn)確,就必須確立各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ),應(yīng)著力避免內(nèi)容混亂,系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設(shè)備不配套的混亂狀況的出現(xiàn),這也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化措施,才能使服務(wù)工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求,減少相關(guān)資源的投入,以達(dá)到最佳效益。因此,確立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí),是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。具體來說,應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

    (1)對(duì)于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案,應(yīng)先按大類進(jìn)行分別存檔,在這些不同門類的檔案中,還應(yīng)按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理;(2)對(duì)于不同形式的的文字以及音像材料,應(yīng)實(shí)行按形式、時(shí)間來具體分類,針對(duì)不同的保管期限進(jìn)行立卷歸檔;(3)應(yīng)根據(jù)自身參與管理的實(shí)際工作內(nèi)容,制定符合實(shí)際檔案管理工作特點(diǎn),便于利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行操作的標(biāo)準(zhǔn)。

    2 培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才

    科技以人為本,時(shí)代的振興和社會(huì)的進(jìn)步,包括各行業(yè)的發(fā)展,人才的作用是十分重要的,但是現(xiàn)階段中,我國的檔案管理工作的相關(guān)人員培養(yǎng)仍處于比較薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)檔案工作人員缺乏必要的計(jì)算機(jī)管理知識(shí),僅能利用現(xiàn)有軟件程序進(jìn)行簡單的重復(fù)操作,一旦遇到系統(tǒng)調(diào)整,需求變化管理體系或?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)就束手無策。因此,如何做好新時(shí)期檔案管理工作人才,各級(jí)檔案管理單位必須面對(duì)的緊迫而現(xiàn)實(shí)的問題。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用的不斷加深,尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件,也就要求具有現(xiàn)代檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識(shí),能根據(jù)檔案管理工作的自身需要,對(duì)相應(yīng)的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強(qiáng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)。要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才,要做到以下幾點(diǎn):(1)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要,對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行有針對(duì)性、實(shí)用性的專業(yè)培訓(xùn),通過培訓(xùn)使檔案管理人員充分理解相關(guān)軟件的作用;(2)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn),要采用合理的用人制度,選擇有工作能力,有實(shí)干精神的人員從事檔案管理工作;(3)要培養(yǎng)新時(shí)期檔案管理工作人才,不僅要確保他們具有相關(guān)政治理論水平、業(yè)務(wù)水平,還培養(yǎng)其開拓進(jìn)取的意識(shí),掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)水平和操作技能,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

    3 強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

    總的來說,實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容,相關(guān)的檔案管理的工作人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn):(1)盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作,學(xué)習(xí)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò),拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提高服務(wù)質(zhì)量,增強(qiáng)檔案管理工作的內(nèi)容;(2)敢于大膽實(shí)踐,利用現(xiàn)有條件,探索出符合實(shí)際要求的檔案信息現(xiàn)代化管理的途徑;(3)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí),完善自身現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)體系,提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平;(4)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念,不斷強(qiáng)化檔案信息現(xiàn)代化管理意識(shí),改變只提供上門查閱的被動(dòng)服務(wù)方式;(5)及時(shí)總結(jié)探索檔案管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律,找出快捷有效地為各項(xiàng)檔案管理工作和為社會(huì)服務(wù)的新途徑。

    4 制定檔案管理一體化體系

    由于歷史原因,過去很長一段時(shí)間內(nèi),檔案管理體制基本上處于封閉狀態(tài),所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經(jīng)驗(yàn),集合自身特點(diǎn)總結(jié)出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點(diǎn),保護(hù)檔案文件之間聯(lián)系,便于查找利用等方面有一定的優(yōu)勢(shì),但這一方法畢竟已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代大量信息需要查找的要求,相比于不斷完善的現(xiàn)代化檢索技術(shù),這種固有的方法和要求就過于繁雜,應(yīng)以現(xiàn)代化的方法進(jìn)行取代,其主要內(nèi)容就是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成這方面的工作。而且,由于文書和檔案是由不同的獨(dú)立部門分別管理,導(dǎo)致檔案部門不能及時(shí)的在文件信息積累的起始階段就轉(zhuǎn)化為檔案,不能及時(shí)投入開發(fā)利用?，F(xiàn)代檔案管理體系,就應(yīng)做到在文件形成之初就利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有機(jī)地聯(lián)系,依據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工程的處理方法將其分成若干系統(tǒng)進(jìn)行處理,制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),利用子系統(tǒng)逐次分類技術(shù)達(dá)到檔案信息在網(wǎng)上共享。因此,只有制定檔案管理一體化體系,才能有效地提高檔案利用時(shí)效,利用發(fā)展迅速的現(xiàn)代化技術(shù),提高立卷方法改革的可行性。同時(shí),運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索檔案文件,既可以做到只要準(zhǔn)確的確定檢索條件,就能夠快速的查到所需文件;又能達(dá)到查閱時(shí)不需要調(diào)動(dòng)原件,不需要進(jìn)入庫房的效果。要制定檔案管理一體化體系,就要做到以下幾點(diǎn):(1)利用計(jì)算機(jī)加工已形成的各種文獻(xiàn),建立檔案信息數(shù)據(jù)庫,通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸?shù)接行枨蟮挠脩?實(shí)現(xiàn)檔案管理部門由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)便;(2)利用現(xiàn)有的辦公條件,發(fā)展檔案管理的對(duì)象,將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展;(3)檔案管理部門在收集紙質(zhì)文件的同時(shí),也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集,實(shí)現(xiàn)多種形式的檔案共管,將工作重點(diǎn)逐漸由文件管理轉(zhuǎn)移到整體信息的儲(chǔ)存和開發(fā)上。

第8篇：檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文

（一）檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律認(rèn)定。在檔案的信息化建設(shè)過程中，檔案信息不可避免的將會(huì)以數(shù)字形式存儲(chǔ)或展現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)中，并且隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的開放性與共享性使得網(wǎng)絡(luò)用戶能夠充分發(fā)掘和自由利用社會(huì)共有信息資源，并且信息化手段的發(fā)展和豐富，也使得數(shù)字檔案信息被利用的模式多元化，這必然要涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。高校檔案信息作為檔案作者的智力成果，理應(yīng)受到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，但是現(xiàn)實(shí)中的檔案管理工作，現(xiàn)有檔案在信息化建設(shè)中未經(jīng)作者同意進(jìn)行加工，或者作者過于濫用保護(hù)權(quán)利，都會(huì)造成檔案信息資源的浪費(fèi)，這就需要對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律認(rèn)定。此外，檔案信息的數(shù)字化所涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是原始檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律認(rèn)定，二是檔案加工或管理工作者所享有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律認(rèn)定，三是檔案信息化建設(shè)平臺(tái)或軟件系統(tǒng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律認(rèn)定。

（二）檔案形成者、工作者與利用者之間的利益關(guān)系。高校檔案管理及信息化建設(shè)中，檔案權(quán)力者往往設(shè)計(jì)到兩個(gè)方面，一是檔案的創(chuàng)造者，而是檔案的數(shù)字化建設(shè)者，二者對(duì)檔案信息具有智力勞動(dòng)成果，并且以現(xiàn)在的檔案利用形式而言，數(shù)字化與信息化是檔案利用產(chǎn)生價(jià)值的重要手段。檔案的最初作者為檔案創(chuàng)建了價(jià)值，使高校檔案具有了價(jià)值，而這個(gè)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，以及價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益之間的轉(zhuǎn)化則需要檔案管理者、開發(fā)者、信息化建設(shè)者來完成，這就使得檔案的作者與管理者之間存在了利益關(guān)系，因此檔案原始作者與檔案信息化建設(shè)者二者利益的法律確定將影響檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)情況。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性與共享性，使得高校檔案利用者在實(shí)際使用過程中的一些不當(dāng)操作容易引發(fā)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題，比如不當(dāng)傳播、復(fù)制、引用等。

（三）高新技術(shù)應(yīng)用類檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。高校檔案數(shù)字化建設(shè)及信息化管理模式下，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的復(fù)制而產(chǎn)生的二次效益不易被認(rèn)定，容易引發(fā)復(fù)制品、復(fù)制行為的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。在數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫保護(hù)問題上，數(shù)據(jù)庫開發(fā)者與檔案建設(shè)者之間的相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)缺乏明確的法律認(rèn)定，另外一個(gè)數(shù)據(jù)庫中設(shè)計(jì)多個(gè)檔案信息或者存在檔案信息的交叉融合現(xiàn)象，這種狀況的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)沒有明確的法律界定。高校檔案數(shù)字化建設(shè)后，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)傳播、網(wǎng)絡(luò)出版、網(wǎng)絡(luò)編輯等形式的檔案信息缺乏準(zhǔn)確的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律認(rèn)定。

二、高校檔案信息化管理中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)策略

（一）相關(guān)法律制度的完善。在高校檔案信息化建設(shè)與管理的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)立法中，應(yīng)以我國憲法為根本依據(jù)，確保檔案權(quán)利人的相關(guān)權(quán)利，并針對(duì)網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)制定包含網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律法規(guī)，借鑒《專利法》、《著作權(quán)法》、《商標(biāo)法》等法律體系，以國務(wù)院制定和頒布的相關(guān)法規(guī)、決定、命令、指示、章程等為法律參照，完善高校檔案信息化管理的法律制度。以法律手段保護(hù)高校檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：第一，確立法制化建設(shè)的目標(biāo)，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)造，突出體現(xiàn)社會(huì)化利用與提高科技水平的目的，明確基本法律的強(qiáng)制性與社會(huì)公德的引導(dǎo)性；第二，明確高校檔案創(chuàng)作者、所有者、數(shù)字化建設(shè)者、管理者、利用者等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)者的具體權(quán)利義務(wù)；第三，通過建立有效的運(yùn)行機(jī)制，賦予高校檔案管理機(jī)構(gòu)行政權(quán)利。

（二）經(jīng)濟(jì)制度的協(xié)調(diào)機(jī)制與維護(hù)。高校檔案管理及利用的目的之一就是實(shí)現(xiàn)其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，因此可針對(duì)這一特征建立相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)制度，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的服務(wù)性與經(jīng)濟(jì)性的統(tǒng)一。根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)的特征和市場需求特性，高校檔案信息化管理應(yīng)充分體現(xiàn)檔案信息服務(wù)的公共服務(wù)性，體現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)共享的特征，通過市場化運(yùn)作來實(shí)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的利益性。此外，針對(duì)高校檔案信息化建設(shè)中涉及到的相關(guān)權(quán)利人，即原創(chuàng)作者、信息化建設(shè)者、檔案管理者、檔案經(jīng)營者等，要建立規(guī)范各方利益關(guān)系的經(jīng)濟(jì)制度。此外，結(jié)合市場經(jīng)濟(jì)特性，建立經(jīng)濟(jì)平衡機(jī)制，協(xié)調(diào)檔案工作信息化中知識(shí)產(chǎn)權(quán)中的利益問題。

第9篇：檔案管理的相關(guān)知識(shí)范文

本文針對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題，提出了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的有效措施。要完善會(huì)計(jì)檔案管理制度；提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度；建立信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化；做好培訓(xùn)工作，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)；推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】

會(huì)計(jì)檔案；檔案管理；存在問題；措施

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們對(duì)會(huì)計(jì)檔案也愈加關(guān)注，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也更高。在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，檔案管理是非常重要的組成部分，人們已經(jīng)切實(shí)認(rèn)識(shí)到其重要性，并且在會(huì)計(jì)檔案管理方面也取得了很大的進(jìn)步，但是和發(fā)達(dá)國家相比，我們存在的問題還比較多，差距較為明顯。這就需要在會(huì)計(jì)檔案管理過程中，不斷的完善管理體系，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實(shí)提高檔案管理水平。

一、當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的主要問題

1、會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)制度欠缺

隨著社會(huì)的發(fā)展，我國會(huì)計(jì)檔案制度建設(shè)也取得了很大的進(jìn)步，但是，不同單位之間會(huì)計(jì)檔案管理水平各不相同。有些單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會(huì)計(jì)檔案管理工作的制度化、科學(xué)化以及規(guī)范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會(huì)計(jì)檔案歸檔、保管制度并不完善，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)以及移交等問題，沒有作出合理的規(guī)定。等到需要進(jìn)行檔案查閱時(shí)，很難較為快速的找到，這也導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理效率低下，給會(huì)計(jì)檔案管理造成了一定困擾。

2、領(lǐng)導(dǎo)缺乏會(huì)計(jì)檔案意識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不夠

長期以來，一些單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，主觀的認(rèn)為，會(huì)計(jì)工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會(huì)計(jì)檔案這個(gè)重要環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)本身會(huì)計(jì)檔案意識(shí)較弱，直接導(dǎo)致了單位的會(huì)計(jì)檔案管理和會(huì)計(jì)工作存在嚴(yán)重脫節(jié)。

3、會(huì)計(jì)檔案信息化程度較低

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)科技社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平非常高，若是單位無法做到與時(shí)俱進(jìn)，那么很容易被淘汰。在以往會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，往往采取人工管理的辦法，不但浪費(fèi)人力資源并且效率低下，這也直接導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理水平較低。隨著科技的發(fā)展，信息化程度不斷加深，信息技術(shù)發(fā)展也給單位會(huì)計(jì)檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度還較差，無法滿足會(huì)計(jì)檔案管理需要。[2]

4、會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)較差

單位想要提高自身競爭力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲(chǔ)備工作，在事業(yè)單位中，人才是其發(fā)展的核心。所以，單位必須認(rèn)識(shí)到人才的重要性，會(huì)計(jì)檔案管理水平也和人才綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系?，F(xiàn)在很多單位的會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)較差，給會(huì)計(jì)檔案管理工作造成了嚴(yán)重影響。會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)較差，主要體現(xiàn)在幾方面：一方面是安全管理意識(shí)較差、專業(yè)技能嚴(yán)重欠缺；另一方面是保密意識(shí)較差，經(jīng)常出現(xiàn)泄露檔案信息的問題。

5、會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范

由于受到歷史因素影響，我國會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機(jī)會(huì)接受培訓(xùn)，這種情況下的會(huì)計(jì)檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無序的。此外，會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)水平低下，也直接導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案基本業(yè)務(wù)能力較差。在會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)，沒有完整的填寫檔案封面內(nèi)容、裝訂時(shí)不夠整齊、有些分類和排序不夠規(guī)范，經(jīng)常存在目錄不夠詳細(xì)，甚至沒有目錄的情況。[3]在會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)，沒有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業(yè)的法規(guī)。這些問題的存在，很容易導(dǎo)致單位檔案管理比較混亂。

二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的有效措施

1、完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

首先應(yīng)該建章立制。單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，必須根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)做到層層落實(shí)，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性、合理性。與此同時(shí)，單位還應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定一套和本單位相契合的會(huì)計(jì)檔案管理體系，在日常會(huì)計(jì)檔案管理過程中必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取措施解決問題。此外，還應(yīng)該重視經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不斷的對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理體系進(jìn)行完善。[4]

2、提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度

單位想要做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，就必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷的加大會(huì)計(jì)檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會(huì)計(jì)工作的步伐。

3、建立信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化

現(xiàn)時(shí)，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發(fā)展機(jī)會(huì)必須做到與時(shí)俱進(jìn)。單位應(yīng)該建立信息化會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)加強(qiáng)和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率。這就要求，企業(yè)必須加大會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環(huán)境，給會(huì)計(jì)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)提供良好的平臺(tái)。

4、做好培訓(xùn)工作，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

各單位應(yīng)該給會(huì)計(jì)檔案管理工作人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，強(qiáng)化在職繼續(xù)教育，讓在職工作人員的培訓(xùn)常規(guī)化和制度化。單位應(yīng)該定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，將專家授課、學(xué)習(xí)觀摩以及專業(yè)技能培訓(xùn)等手段運(yùn)用進(jìn)來，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識(shí)。此外，還必須重視加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行工作檢查和監(jiān)督，并通過規(guī)章制度的制定來對(duì)檔案工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范。[5]

5、推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化

會(huì)計(jì)檔案管理工作能否根據(jù)相關(guān)的規(guī)范要求進(jìn)行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質(zhì)、設(shè)備以及各種耗材有著直接關(guān)系，在解決上述問題后，想要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理，需要從下面幾項(xiàng)入手。首先，單位應(yīng)該組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)觀摩檔案規(guī)范達(dá)標(biāo)的相關(guān)企業(yè)，借鑒相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和模式，從而做好本單位的會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理；其次，應(yīng)該組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)部門制定的標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)照排除，找出自身存在的問題，并在實(shí)踐的過程中改進(jìn)不足；最后，還應(yīng)該聘請(qǐng)相關(guān)專家來單位指導(dǎo)，找到會(huì)計(jì)檔案管理工作中可能存在的問題，并提出一定的建議，而會(huì)計(jì)管理人員則應(yīng)該根據(jù)專家提出的問題來完善自己的檔案管理工作。此外，還應(yīng)該設(shè)置專門的檔案室，并進(jìn)行防火警報(bào)器、除濕加濕器、防盜系統(tǒng)報(bào)警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。

三、結(jié)語

檔案管理工作是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，現(xiàn)在很多單位都已經(jīng)真正認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，也加大了對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入，制定了相關(guān)的制度，提高了工作人員的素質(zhì)。但是，當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實(shí)踐的過程中，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

作者：王曉麗 單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0三隊(duì)