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一、合同風險管控制度建設的現狀
近年來,煤炭企業合同管理工作越來越受重視,企業法制建設工作取得較大進展,合同風險管控制度建設初建成效,主要表現在以下幾個方面:
一是合同風險管控機構持續完善。自改革開放以來,煤炭企業合同風險管控機構幾經變革,逐步從合署辦公向獨立運作轉變,職能管理由單一向多項功能發展,合同風險管控重心有事中、向事前防范和事后監督轉變,形成了多方位多層次立體合同風險管控體制。二是合同風險管控管理人才隊伍不斷壯大。不僅煤炭企業總部配備合同風險管控人員,而且分支機構或部門也配備了合同風險管控人員;并引進了人才競爭管理機制,由原來的合同風險管控人員的調任制到現在的競聘制的轉變,形成了優勝劣汰的競爭機制。三是合同風險管控制度體系逐步構建。合同風險管控程序、權限、內容等要素不斷規范,實現了制度化、規范化、程序化制度體系。四是合同風險管控工作作用日益突出。積極向收購兼并、改革重組、重大投融資、項目建設等重大決策和重大經濟活動滲透,全程參與重大項目合同談判,法律論證審核,為企業重大決策和重大經營活動提供了法律保障,規避了法律風險。
二、風險管控工作存在的風險源
當下,煤炭企業傳統經濟管理模式工作存在的風險問題還沒有解決好,新的經濟管理風險問題接踵而至,表現最突出并亟待解決的是合同管理中出現的風險問題:
一是煤炭部分企業不按法律法規辦事,對合同風險管控工作的重要性認識不足,依法經營、依法管理的意識相對薄弱,存在“經營不問法、需法不懂法、涉險不知險、出險無對策”等問題,導致在項目開發、經營活動等方面存在一定合同風險。
二是部分煤炭企業合同風險管控人員未持證上崗,總法律顧問制度尚未全面推開 。
三是合同管理具體工作存在的風險問題:
(一)重大經濟合同立項未經合同風險管控機構或合同風險管控人員事先參與調查
煤炭企業對外簽訂重大經濟合同是具有一定的商業風險和法律風險的,在立項前,承辦部門或單位要向煤炭企業提出申請并得到批準后才能實施;立項后,要經合同風險管控機構或合同風險管控人員事先參與,調查了解合同對方當事人主體資格、資信狀況和履約能力后,才能做合同風險管控的下一步工作。僅憑一張名片、幾個電話或者熟人介紹,就盲目簽約,致使合同出現糾紛后找不到對方當事人,或者對方當事人根本就沒有履約能力,最終蒙受不應有的損失。因此,合同風險管控機構或合同風險管控人員事先參與介入十分重要。
(二)重大經濟合同立項未盡職調查
承辦部門或單位對經合同風險管控機構或合同風險管控人員事先參與的重大經濟合同立項,要寫出詳盡的盡職調查報告,向企業負責人和合同風險管控機構或合同風險管控人員提交報告審查后,才能做合同風險管控的下一步工作。承辦部門或單位未盡職調查的情況下,僅靠對方是好朋友、其他重要關系單位等因素,和對方簽訂人情合同、關系合同,這樣的合同往往得不到履行的風險。
(三)重大經濟合同未實行招投標制度
部分承辦部門或單位不重視經濟合同的招投標工作,簽合同只不過走形式,思想中更沒有招投標這個概念,往往產生經濟合同糾紛,為煤炭企業生產、經營、安全等方面埋下了很大的隱患和風險。還可能滋生腐敗,走上犯罪道路。
(四)經濟合同未實行協商會簽制度
部分承辦部門或單位對經濟合同簽訂不夠重視,不協商、不會簽、不按法定條件、法定期限和法定形式辦理,打個電話或口頭打個招呼,簡單了事。甚至不簽書面合同,為經濟合同糾紛埋下了隱患和風險。
(五)事后合同不斷出現
由于煤炭行業不景氣出現了產品供大于求的現象,部分承辦部門或單位為了急于銷售產品 ,不顧對方提出的苛刻條件,降低價格和同行競爭銷售,或為生產緊急需要,不顧對方漫天要價,先銷售或購買完再補書面合同,欠款或商品質量問題往往得不到解決,造成經濟合同糾紛不斷,為煤炭企業帶來較大法律風險,和造成不應有的經濟損失。
(六)合同風險管控規章制度亟待解決可操作問題
煤炭企業在合同風險管控方面雖然有一整套規章制度,但有很多制度不能落實至實處。有的規定過于原則,缺乏可操作性;有的缺乏執行保障,實際工作上不容易執行等等。
(七)合同條款審驗不嚴
合同審驗環節是開展合同風險管控工作的重點,是關系到合同簽訂成敗的關鍵。但在煤炭企業現實工作中,合同風險管控人員卻存在著條款把關審驗不嚴問題。首先,沒有規定明確的質量標準條款,因質量標準不明確易產生糾紛。其次,體現在對合同條款中的易產生歧義和誤解文字審核不嚴格,對違約條款敘述不明確,如果出現單方的違約行為而進行訴訟,合同文字的歧義就會給企業造成很多不必要的麻煩。如:在買賣合同中我們常見的定金和訂金兩個詞語雖只一字之差,但其所產生的法律后果是完全不一樣的,交付定金的協議屬從合同,依照約定應交而未付定金的,不構成對主合同的違約;而交付訂金的協議屬主合同中的一部分,依約定應交付而未交付訂金的,就構成了對主合同的違約,可見對合同條款尤其是文字的逐一審驗是十分必要的,要避免這類風險的發生。
(八)缺少對合同的后續監管
合同的后續風險管控工作往往容易被企業所忽視,如:對合同履約情況的監督管理、對合同簽訂前期中期的風險評價、對合同簽訂過程一些具有法律效力的相關資料的歸案保管及糾紛處理不及時等。這些都是一些需在后續管理工作中具體開展的工作,往往存在潛在法律風險。
上述合同風險管控中產生的風險,有其形成的內外原因,有各自的特性和危害性,探索認清各種法律風險源,目的是好有的放矢,摸清其規律,及時應對和管控,防止煤炭企業經濟事故的發生,減少煤炭企業不應有經濟損失。
三、加強煤炭企業經濟合同風險管控的對策
(一)提升煤炭企業經營管理者和員工的經濟合同風險管控意識,培育煤炭企業風險文化
首先,煤炭企業經營管理者和員工的經濟合同風險意識對建立企業經濟合同風險管控機制起著重要作用,是培育煤炭企業風險文化的關鍵。其次,建立企業經濟合同風險管控機制,培育煤炭企業風險文化,要從根本上消除經營管理中的合同管理風險,使煤炭企業經營管理達到顯著的經濟效果、社會效果、法律效果,實現煤炭企業經濟利益最大化。在次,煤炭企業經營管理者和員工特別是風險管控機構或人員帶頭學習風險防控法律法規,樹立合同風險防范意識、合規意識、法律意識,帶頭遵守上級和本單位的制度流程,像重視安全生產一樣重視經營管理中的風險,努力營造企業文化氛圍,打造具有行業特色的風險文化系統工程。
(二)建立、健全經濟合同風險管控機構、制度體系
一是煤炭企業要進一步推進總部總法律顧問制度,法律顧問機構專業化、專職化改革,建立健全各級合同風險管控機構和專職或兼職合同風險管理員,形成專兼職結合,條塊相連的合同風險管理體系,使煤炭企業在各個方面、各個部門、各個層次上的合同都有人把關,使各類合同處在有序的風險監控管理范圍內。二是煤炭企業要對分支機構或部門專職或兼職合同風險管理人員有條件推行法律顧問制度。并加大總部和分支機構或部門法律顧問人員(兼職合同風險管理人員)的培訓力度,提高從業人員素質,提升服務煤炭企業發展的水平和能力。三是建立、健全合同風險管理規章制度,制定煤炭企業與各分支機構或部門單位之間協調運行機制和監督考核力度,提升煤炭企業合同風險管理運行質量,實現重大經濟合同審查率、簽約率、履約率重大提升,防止事后合同的出現,降低經濟合同訴訟糾紛風險的發生。
(三)動態監督與定期監督檢查相結合,合同風險管控全面覆蓋到企業各分支機構或部門
制定風險管控監督檢查考核辦法,定期或不定期對煤炭企業各分支機構或部門進行動態全覆蓋監督檢查。通過監督檢查,對檢查中發現的問題,及時總結、分析,找差距、吸教訓,并對經濟合同風險管控情況進行了通報。通過檢查,全面推動經濟合同風險管控的合法、有效、穩定、健康發展,同時提升煤炭企業的經濟合同風險管控能力。
(四)加大合同糾紛案件處理力度及問責制,使企業經濟管理風險到達可控范圍
【關鍵詞】經濟合同 市場經濟 經濟效益
一、前言
在市場經濟中合同管理是經濟手段法律化的形式之一,是商品交換的法律表現形式,因此,實行合同管理應成為企業全部生產經營管理的核心與關鍵所在。企業經濟合同管理,是指企業內部為了保證合同得以完全實現的、貫穿于從簽約開始全過程的控制、協調和監督。它是微觀管理,但確實又是調節社會主義市場經濟,保證國民經濟順利運轉和有序發展的重要手段。因為任何一個經濟合同對于當事人來說,都有一個約定權利和義務-履行義務-取得權利,即簽約-生產(作為、服務)-清結的過程。只要這個過程的任何一鏈出了問題,又不能及時發現和解決,就不可避免地要發生糾紛。
二、企業經濟合同管理中存在的主要問題和原因
1、主要問題
(1)經濟合同管理機構、人員、制度不落實。主要是流于形式,應付檢查,并沒有把經濟合同管理工作落到實處,也沒有把經濟合同管理作為一項重要的企業管理工作來抓,致使經濟合同管理工作無法滲透到企業生產――銷售全過程中去。
(2)經濟合同簽約率不高。有的認為是老關系,礙于情面搞口頭的“君子協議”,而不簽訂書面經濟合同;有的怕麻煩,圖簡單或只簽內容條款不全的合同;有的則為偷逃國稅(如印花稅),故意不簽書面合同。
(3)經濟合同簽訂把關不嚴,簽約隨便,解約自由。視經濟合同為兒戲,不依法簽訂經濟合同,高興就履約,不高興就不履約。需要變更或解除的經濟合同,不按法定條件、法定期限和法定形式辦理,打個電話或口頭打個招呼,簡單了事。經濟合同糾紛的隱患很大。
(4)不懂法,不依法辦事,違約不究,自我保護能力差。
2、原因
存在的上述問題,究其原因主要是:(1)企業領導對經濟合同管理的重要性認識不足,經濟合同法律意識淡化。只關注企業經濟效益,忽視了市場經濟是法治經濟、契約經濟、合同經濟,忽視了經濟合同管理的重要性。尤其對市場與合同、合同與合同管理、合同與合同法律這三對關系缺乏認識。(2)外部經濟、法制環境不完善,影響企業經濟合同管理工作的開展。長期的計劃價格制度使得不少企業時至今日仍對市場銷勢、市場價格缺乏應有的敏感與準確判斷,不適應突然出現在經濟關系中的市場價格波動與變化,更難形成根據市價變動而及時調整經營計劃的能力。這就導致經濟合同的訂立、履行受制于市場銷勢和價格,合同糾紛大量產生,合同管理難度大。我國原先計劃經濟體制下的生產力結構,使得有些領域形成了人為的行業壟斷。不少大中型企業對某些行業的生產、經營存在著實際上的封鎖、壟斷,支配著其他企業的生產與經營,壟斷的結果必然導致地區封鎖,商品流通不暢,經濟合同無法簽訂、履行,糾紛難于解決。
合同仲裁委員會和法院在處理契約糾紛時,普遍存在兩種傾向:一是在計算違約金與賠償金時忽視間接損失,違約方只承擔有限的直接損失責任:二是過份強調調解結案,而大量的調解是以和稀泥式的折衷調和為特點,其后果不僅是使一方的合法權益得不到保護嚴重的是使違約人的違約心理得不到應有的警醒,進而產生敢于進一步違約的潛在僥幸心理,有時候,即便是公平合理的判決書、調解書,其實際執行也是多費周折,極不容易。這些有法不依,有法難依的現象,無疑挫傷了企業合同管理的積極性。另外,印花稅的實施也給企業的簽約率帶來一定的影響。三是多層次的經濟合同管理網絡尚未形成,使企業經濟合同管理缺乏推動力。工商行政管理部門、業務主管部門、金融機構還沒有形成在各司其職的同時又相互配合的多層次經濟合同管理網絡,使企業缺乏外部推動力。四是企業經濟合同管理缺乏激勵機制。現在除了工商行政管理機關大面積推行“重合同、守信用”活動以外,基本上沒有什么明確有力的獎懲措施。
三、加強企業合同管理的必要性和重要性
1、加強企業合同管理是維護企業正常經營秩序的重要保證
在市場經濟新形勢下,國際競爭國內化、國內經濟國際化的趨勢更加明顯,國內企業發展需要融于世界經濟一體化的大環境,企業經營的各個要素資源的重組流動也更多、范圍更廣。根據新制度經濟學理論,在市場經濟框架下,企業主體之間以及內部要素之問的合作都要處于某種契約網架之中,并依靠契約各方誠信履約來維持和維護市場經濟體制的整體平穩運行。加強企業合同管理可以使企業經濟合同行為的全過程都處于動態的控制之下,使合同的簽訂履行更加適應企業與內外環境的互動需求,條款更加嚴密,權責更加相稱,履行更好操作和到位,推動企業經營良好運行。
2、加強合同管理有助于維護企業權利與利益
一方面合同管理為維護企業權利和利益提供了依據和保障;另一方面,合同管理有利于完善合同條款和對合同履行進行實時控制,一旦對方違約,可以及時把握并對對方違約責任進行及時追究和處理,做到盡可能減少損失。
3、加強合同管理有助于提高企業發展的預見性
合同管理的過程,也是充分利用企業自身和外部環境各種優勢的過程。加強合同管理,必然要求企業合同管理的參與者和責任人員不斷地研究和調查企業的優勢所在,外部環境可利用的政策、機遇或有利條件所在,并在合同履行過程中不斷地總結經驗教訓,不斷地對企業合同行為進行校正和完善,起到為企業經營超前預測和探索的作用。
4、加強合同管理有助于減少企業經濟糾紛
糾紛的產生主要源于三個方面的原因,一是合同簽訂不公平;二是違約處理不及時;三是合同修正溝通不一致。加強合同管理可以很好地解決上述三個問題,有助于提高全員合同意識、合同的合法性和完整性,保證合同簽訂的公平。一旦合同訂立基礎或環境發生變化,能夠及時溝通,對合同進行修訂,并可以及時處理違約行為,防止擴大,從而有效地減少合同糾紛。
四、加強經濟合同管理的策略
合同關系自始至終是一種法律關系,因此合同管理也應當是自始至終的全過程的、全方位的管理合同管理應做好以下幾方面的工作。
1、建立健全經濟合同管理制度
要使合同管理規范化、科學化、法律化。首先要從完善制度入手,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括:合同的歸口管理、合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案、法人授權委托辦法、合同示范文本管理、合同專用章管理、合同履行與糾紛處理、合同定期統計與考核檢查、合同管理人員培訓、合同管理獎懲與掛鉤考核等。建立和健全單位的合同管理制度,必須根據我國的《合同法》和相關的法規,同時結合單位的實際情況。
2、加強合同管理人員的繼續教育工作
合同管理人員的業務素質的高低直接影響著合同管理的質量。首先要加強對各級管理人員合同法規的宣傳教育,促進各級管理人員特別是領導者和決策者轉變不合時宜的思維和模糊認識,增強法制觀念和風險意識。然后依照合同管理人員應具有的素質條件,選擇本單位的優秀人才擔任合同管理人員,也可以通過公開考評和競爭招聘方式選拔人員,堅持優勝劣汰的原則,把優秀人才放在這個崗位上。人員確定之后,要加強合同管理人員的繼續教育工作,可根據本單位與市場的實際情況, 參加短期培訓或進相關高校深造。同時從經濟角度出發,對合同管理人員實行崗位責任制,明確他們的責、權、利建立競爭機制,對有貢獻的單位領域和合同管理人員給予獎勵。通過以上措施,促進合同管理人員的思想水平、法制水平和業務能力的不斷提高。
3、違約糾紛的及時處理
合同關系是一種法律關系,違約行為是一種違法行為,要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。法律顧問部門審查合同時選擇合適的違約條款和糾紛處理條款顯得很重要,一旦發生違約情形,法律顧問要區別情況,及時采用協商、仲裁或訴訟等方式積極維護單位的合法權益,減少單位的經濟損失。
4、加強監控,防范合同履行中存在的風險
加強對本單位經濟合同簽訂授權的管理與控制,落實執行好授權制度,完善對合同履約情況的考核制度,加強合同簽訂后的監督和管理,促使相關人員隨時了解、掌握合同的履行情況,發現問題及時處理,對造成合同不能履行或不能完全履行的 追究有關人員的責任強化合同履行的有效控制。
關鍵詞:合同 規范化 管理
在市場經濟條件下,企業為實現一定的經濟目的,明確相互權利義務關系就要簽訂合同,企業的一切行為都是由合同體現著,它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容,而是一種全過程、全方位、科學的管理,所以,一個企業的經營成敗和合同管理有密切關系,現代企業若能對合同實施有效管理,將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力,促進企業穩步發展。
1.合同管理
企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容;審查、監督、控制是合同管理的手段。
2.合同管理的規范化
2.1規避企業經營風險
合同既是企業從事經濟活動、取得經濟效益的紐帶,也是產生糾紛的根源。企業經營中的風險有許多是在合同的立項、訂立和履行中發生的。合同管理首先要盡可能的發現簽訂某宗合同隱藏的風險。通過規范的合同管理,加強合同中立項的審查以慎重決策減少無利益投資;加強合同訂立的管理可以減少合同訂立過程中因個人疏漏產生的風險;加強合同履行中的控制可以保障合同利益得以更為及時、安全的實現;加強合同的備案與存檔可以督促有關機構與人員更謹慎執行合同事務,防止風險。通過這一系列的措施,最大范圍內確保收益的實現。
2.2 提升企業形象
現代企業之間的競爭,不僅僅是產品質量、價格競爭,更重要的是企業信用,企業形象競爭。規范的合同管理毫無疑問的將使接觸企業的人感受到合同管理中體現出的企業管理的規范與秩序,工作的嚴謹與守信,較高的法律意識和員工素質。從而提高企業的知名度和美譽度,提高競爭力,贏得市場,健康持久地發展下去。通過在合同管理制度中規定合同變更、解除的程序及合同履行、變更、解除應注意的問題,有助于企業員工樹立良好的信用意識,嚴格履行已生效的合同,從而樹立企業良好的商業信用及形象。
2.3 創造經濟效益
企業的首要目的就是創造經濟利益,一次重大的交易失敗、頻發的交易失誤會造成企業的直接經濟損失,甚至一蹶不振。合同管理通過控制隨意的決策,通過對合對方的準確分析判斷,通過科學的談判對策,通過對合同條款的的合理設計,通過對履行過程中集體問題的妥善處理,通過合法合理的糾紛解決程序,可以最大限度的降低成本,促進企業提高誠信經營的意識,提高企業誠信的知名度、信譽度,創造更好的經濟效益。在市場競爭日趨激烈的當今,加強合同管理是爭取企業經濟效益的最佳途徑。
3.加強規范化合同管理的途徑
3.1 強化法律風險意識,規范合同管理。
合同糾紛的大量增加是對企業合同管理體系的重大考驗。要進一步強化合同規范化管理,規范合同審查標準,提高合同審查質量。就要提高企業強烈的法律風險意識,但法律風險事前是可防可控的,要抓緊強化防范工作。以合同管理作為企業防范內部法律風險的重點和突破口,利用“合同管理”防范和控制法律風險,有效地化解企業經營風險、規范并凈化企業的生產經營環境。針對合同履行可能發生或已發生的違約糾紛事件,及時采取要求對方提供抵押擔保、第三人保證、提高客戶保證金等多種保全手段,盡量減少因違約造成的企業損失。
3.2 建立完善的管理體制,規范合同管理。
建立、健全完備的合同管理制度,使企業合同管理活動定型化、條文化、制度化,明確各部門的分工和責任,使之在合同管理中互相支持和配合,這樣,可以減少不必要扯皮或失誤,提高合同管理水平。合同管理體制應當從整體上進行規范,明確管理的范圍、管理的部門、管理的人員、管理的職責、管理的程序和管理的具體要求、處罰獎勵標準。
(1)企業要就合同管理全過程的每個環節,從合同簽訂到履行完畢的全過程,制訂一套比較完善而嚴密的切實可行的合同管理制度,使合同管理有章可循,這些環節包括:合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學習、責任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等。例如,在簽訂合同時,嚴格審查對方當事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認真推敲,防止發生歧義和誤解,對資金數額巨大、工程承包、產權交易等重要的抵押合同和生產經營合同要依照有關法律規定及時辦理抵押登記手續,以保證合同的合法性、嚴密性和完備性。
(2)企業合同管理要覆蓋企業的每個層次,延伸到各個角落。企業應當獨立設置總法律顧問和法律事務機構,全權負責單位的法律事務,根據國家有關法律法規,結合本單位的實際情況,制定各種制度。例如,合同歸口管理制度、合同授權委托制度、合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同監督檢查制度、合同糾紛調處制度、合同歸檔制度等一整套以事前防范、事中控制為主,事后補救為輔的合同管理制度。配合合同專項管理部門,起到法律咨詢、合同評審、履約監督和組織仲裁、訴訟的作用。
3.3 配備專職合同管理人員,規范合同管理。
促進企業穩步發展合同管理面廣線長,法律要求嚴格,專業性強,因此要求企業要根據自己的規模和需要,建立相應的合同管理機構或配備一定的專、兼職合同管理人員。目前,大部分企業合同管理由企業法律顧問室負責,中小型企業一般由財務、審計或供銷部門指定專人兼管,由專人分門別類建立檔案,集中保管,才能保證合同的嚴肅性、完整性。這樣使企業合同訂立、履行整個過程有人專管,并經常進行檢查、過問及把關。同時制訂合同管理制度、崗位職責,并定期檢查合同管理執行情況,對違反合同管理要求的人員進行處罰,對執行合同好的人員進行獎勵。這是保證企業合同管理目標化、規范化、制度化的重要條件。也是提高企業合同管理逐步科學化、法制化的重要保證。
4結束語
合同管理作為企業管理的一項重要內容,其規范化、制度化是企業管理規范化、制度化的相應要求。完善、規范的合同管理,能夠使企業形成一種自然的工作機制,形成程序化的制度管理,各負其責,提高企業的管理水平和運營效率,使企業在激烈的市場競爭中穩步發展。
參考文獻:
[1] 吳俊培.公共經濟學[M].武漢大學出版社.
當前,在企業經濟活動中的合同管理主要存在這些風險:
(1)書面經濟合同未正式簽訂。在現代經濟活動中,書面經濟合同極為重要,是利益相關方約定的重要憑證。然而,一部分企業對合同簽訂不夠重視,僅僅通過口頭協議、電話或清單予以交易,給合同履行帶來。風險。
(2)經濟合同簽訂不規范。一些企業雖然能認識到經濟合同的重要性,但對合同內容、簽訂要求及規范性認識不到位,進而出現約束不明確、條款不全、責任不清等情況,易引起相關利益方的糾紛,給企業帶來損失。(3)經濟合同履行監管不到位。在市場經濟環境下,合同是企業經營和管理的重要方式。但是,諸多企業并未做好合同履行監管工作,沒有建立經濟合同管理的專門制度及機構,很難規范合同簽訂,也無法有效監管合同的履行[1]。
二、企業經濟合同管理風險的防范對策
1.強化培訓,提升認識
為提高企業對經濟合同管理的重視度,應對企業相關人員,尤其是管理者進行系統、全面的合同業務知識培訓,以提高他們的認識度。對于從業人員而言,應積極學習經濟合同相關的法律法規、制度等知識,認真研讀上級管理部門制定的措施和方法。在合同簽訂、管理中做到合法合規,以避免合同糾紛發生。對于經濟合同管理人員而言,應在業務培訓基礎上,加強風險管理和防范意識。應積極學習經濟合同風險的管理和防范知識,包括風險產生機制、風險類型等,并掌握規避風險的措施,通過理論和技能提升自己的業務素質,進而提升經濟合同管理水平。此外,從業人員還應積極借鑒和學習他人優秀經驗,擴充自己的思路[2]。
2.健全機制,明確任務
在企業經濟合同管理中,應明確各部門責任,并督促業務部門積極做好自身各項工作,并加強合作一同防范合同風險[3]。首先,企業應建立專門的經濟合同管理機構,并配置專業人員,讓其擔負經濟合同管理的工作,同時還應明確該部門的職責。其次,應將企業經濟合同管理工作根據企業發展需要和實際情況具體細化到各業務部門。在簽訂和履行經濟合同中,應協調和組織好各部門參與進來,完善和規范合同,以形成多部門參與的經濟合同風險防范及管控機制。
3.完善制度,規范管理
因企業所在行業的差異,使得業務合同內容也不盡相同,進而也使經濟合同管理的方式和方法存在差異。為確保企業經濟合同管理的規范性和合法合規性,應做好這幾點:一是企業應建立和完善經濟活動相關制度,需要根據自身發展實際,嚴格按照《合同法》及相關政府部門制定的經濟合同管理制度和方法,制定適合自身經濟合同管理的制度,通過這種制度來明確人員配置、人員職責及相關部門的權責。二是應強化合同用章管理。經濟合同用章是企業簽訂合同中最為重要的一個具體憑證,應設專人專管,實現專章專用,以規避合同用章濫用而引起的合同糾紛。三是應制定企業對外合同簽訂的授權和審批制度。對于此方面的工作,應嚴格按照相關制度規范授權及審批等行為,以有效防范合同風險。
4.加強審核,強化監管
在合同的簽訂過程中,必須對合同的內容進行細致、全面的審核。首先,應對合同簽訂中對方資質和實際狀況進行詳細調查,包括經營業務、經營狀況、簽約資質等方面。其次,應對經濟合同的文本格式進行有效審查,以確保合同符合《合同法》規定的標準,保證基本內容、條款完備。再次,應對經濟合同的具體內容進行細致審查,應保證合同條款無違法違規的情況,各條款間不存在矛盾,且語句要清晰無其他語義,標點符號應用規范和準確等。最后,應加強對外合同簽訂依據審查,以保證合同符合企業內部管理需要,確保合同的立項、資金構成等有足夠依據。另外,還應對加強合同履行監管,應定期檢查合同履行的實際狀況,及時有效掌握合同履行中出現問題或不足,并采取補救措施予以解決,以保證合同如期合法有效履行,可有效避免合同風險的發生。
三、結語
【關鍵詞】合同管理;風險防范;經濟效益
合同是兩個或兩個以上當事人為實現一定的經濟利益而達成一致的協議。市場經濟是法治經濟、契約經濟,合同是商品經濟的產物,是商品交換的法律表現形式。現代企業的經濟往來,主要是通過合同形式進行的,在市場經濟條件下,企業為實現一定的經濟目的,明確相互權利義務關系而簽訂的合同,企業通過合同所確立的民事關系,是一種受法律保護的民事法律關系,所以通過簽訂合同建立民事法律關系的行為是一種民事法律行為,是企業經營活動過程不可避免的行為,因此,合同管理對企業的成敗非常重要,是防范企業法律風險的基礎性工作。合同糾紛是企業在經營過程存在法律風險的重要表現,法律風險是指企業所承擔的發生潛在經濟損失或其它損害的風險,防止出現合同糾紛,防范企業法律風險,就要建立科學的合同管理制度。
一、企業的合同管理機構
合同應由企業的專門機構來執行,即由企業法律顧問部門管理。既然企業通過合同所確立的民事關系,是一種受法律保護的民事法律關系,訂立合同的行為就是一種民事法律行為。由此可見,由于合同本身的特征,決定了合同不同于企業內部的生產人事、財務等管理工作,已超越了企業自身的界限,使之成為一種受法律規范和調整的社會關系,涉及大量的法律專業問題,所以合同應由企業法律顧問部門管理,企業法律顧問具備專業的法律知識。一方面,企業法律顧問注意學習法律,同時關注市場法律環境的變化,研究法律適用對本企業產生的影響,在學習中培養并不斷增強法律意識。另一方面,熟悉企業的生產經營活動,認真總結企業經營管理實踐中正確適用法律手段的經驗和不依法辦事造成損失的教訓,學習其他企業依法經營管理好的做法,具有適用法律思考問題、處理問題的能力。設立專門的法律機構來管理合同是企業合同管理的基本條件。
二、企業的合同管理模式
企業的經營規模和企業的組織機構不同,企業選擇合同的管理模式也不盡相同,但大中型以上的企業,合同管理的模式應采取企業法律顧問部門統一管理和各業務部門、各單位分口管理的模式,因為其部門分工不同,業務不同。法律顧問部門作為企業合同的統一管理部門,對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。具體操作上,對合同實行分級、劃塊管理,各業務部門(主要有供應、銷售、研發、投資等)和所屬各單位(主要有分公司、駐外機構等)作為合同二級管理單位,由他們負責本部門、本單位的合同簽訂和履行,向企業法律顧問部門備案,并定期匯報有關合同的執行情況,法律顧問部門隨時檢查和監督。這樣,企業和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實,形成完善的合同管理體系。同時,應加強對合同管理人員的培訓教育。合同管理人員的業務素質的高低,直接影響著合同管理的質量。通過學習培訓,使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧,建立合同管理人員持證上崗和年檢考核制度,這不但增強了合同管理人員的責任感,也提高了合同法律意識。
三、合同管理制度的內容
要使合同管理規范化、科學化、法律化,首先要從完善制度入手,建立規章制度,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括:合同的歸口管理制度,合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、保存,法人授權委托辦法,合同檔案管理,合同專用章管理,合同履行情況登記,合同糾紛處理機制,合同定期統計與考核檢查辦法,合同管理人員培訓制度,合同管理獎懲與績效考核等。企業通過建立一整套規范、科學的合同管理制度,同時,落實各項制度,做到管理層次清楚、職責明確、程序規范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。
四、合同管理的具體方法
合同關系自始至終是一種法律關系,所以企業的合同管理也應當是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據合同的訂立、履行、結束的時間順序來分,合同管理分為:合同事前防范、事中控制、事后應對三個階段,并且是以合同事前防范、事中控制為主,事后應對處理為輔的合同管理方式。
(一)合同管理的事前防范
做好企業合同管理的事前防范工作,首先,應當從調查客戶的資信情況開始,即了解客戶的商業信用、經營情況、資本結構和償債能力等,對客戶的資信進行調查是事前預防的一項重要工作,調查客戶的資信狀況主要是通過查閱其財務資料、參觀其經營場所和訪談其管理人員,核實和驗證各種信息的真實性和準確性。同時,通過對客戶以外的單位和個人進行調查,間接了解客戶信息,如:向工商行政管理部門調查客戶的注冊登記和年檢情況,了解客戶的企業性質、股東構成、經營范圍和經營期限等;向稅務管理部門了解客戶的納稅情況;向房地產管理部門調查作為客戶經營場所的房地產的權屬狀況;向行業協會、消費者組織、與客戶有經濟交往的其它企業等調查客戶的行業地位和商業信譽;等等。另外客戶的資信狀況不是一成不變的,而是隨著時間的推移而不斷變化,也不能將客戶以往的資信狀況視為當前的資信狀況并以此作為決策的依據,要及時更新資料,或重新調查后才能對客戶當前的資信狀況做出準確(下轉第63頁)(上接第57頁)的評價。將客戶的各種資料,認真地歸檔保存,建立客戶檔案管理。其次,對合同文本的審查,在對當事人資信調查后進行合同談判,然后起草合同文本,都由企業設立法律顧問辦事機構或通過聘請律師擔任企業的法律顧問參與,建立合同簽訂前的審核制度,因為律師和企業聘請的法律顧問擁有豐富的法律知識和法律專業業務能力,在合同簽訂之前由他們對合同進行審核,企業法律顧問從了解客戶的商業信用、經營情況、資本結構和償債能力等基礎上,對合同條款、法律風險等方面提出法律意見和建議,決定選擇適用何種方式,預防合同糾紛的發生,有效維護企業合法權益。
(二)合同管理的事中控制
合同管理的事中控制就是對合同履行過程監督和管理,合同簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行,防止違約行為的發生,所以;企業法律顧問對合同的履行進行監督是十分必要的。通過監督可以知道企業各類合同的履行情況,及時發現影響履行的原因,以便隨時向各部門反饋,排除阻礙,防止違約的發生。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權利和履行義務,也促使對方嚴格按合同履行義務。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄,跟蹤合同履行過程,把好合同的結算關。如,在合同履行過程還會出現合同變更的情況,對此,應對合同變更的協商過程和協商結果進行評估和記錄,在協商不成或沒有就變更結果達成一致意見時,應繼續按原合同履行,以免出現違約的情況。因此,事中的管理工作非常關鍵,為了保護合同得以切實履行,需要法律顧問部門同財務部門、供應、銷售等相關部門密切配合,實施有效的管理,才能得以實現。當合同履行過程出現異常,可能導致合同無法繼續履行或出現履行與合同的約定不符時,業務部門應當及時把情況反饋到法律顧問部門,法律顧問部門根據情況進行分析處理或提出法律建議等,如,要求對方提供合同擔保或行使抗辯權等。
(三)合同管理的事后應對處理
合同關系是一種法律關系,違約行為是一種違法行為,要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。合同事后補救主要是合同履行出現問題,也就是合同的一方當事人出現違約行為后的應對措施,一旦發生違約情形,法律顧問要區別情況,及時采用協商,仲裁或訴訟等方式,如要求對方繼續履行或承擔違約金以及解除合同,以及采取合同保全、訴訟保全等措施。事后應對處理是在事前防范和事中控制沒有奏效的情況下,為減少企業的經濟損失,維護企業的合法權益不得已的措施之一,但也是合同管理的最后保障。
合同管理是企業法律顧問事務中的一項重要工作,它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容;而是一種全過程、全方位、科學的管理,總之,事前采取周密的防范,事中采取有效的管理,事后進行妥善的補救是做好合同管理,避免產生損失,實現企業效益的指導原則,在當前信用體系有待健全、法院民事執行力度疲弱的社會環境之下,企業更應加強自我保護意識,充分運用現有的法律規則來管理合同,企業若能對合同實施有效管理,將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。
參考文獻
隨著“走出去”戰略的加快實施,以及企業參與國際競爭、追求高起點的發展,對外勞務合作的這種能動性越來越強,外派勞務人數越來越多。但當前國際社會各種政治、經濟矛盾錯綜復雜。部分地區和國家政局動蕩,社會治安狀況惡化、國際恐怖活動日益加劇。因此,企業走上國際經濟舞臺的風險日益加大。從全國來看,勞務人員生命和財產安全受到傷害的案件時有發生。建立對外勞務合作風險防范和應急處置機制亟需擺上政府和企業的議事日程。
一、對外勞務合作的風險類型及成因
對外勞務合作風險多種多樣。按發生地域有境內風險和境外風險之分;按危害程度有一般風險和重大風險之分;按形成原因又可歸納為操作風險、合同糾紛、政治風險、交通風險、職業風險、金融風險和自然災害等。操作風險和合同糾紛是發生最多、處理起來較復雜的風險。這兩種風險的形成大多與企業經營的內在原因有關,常常成為測量企業經營水平的寒暑表。政治風險、交通風險、職業風險、金融風險和自然災難等風險是企業經營的外在原因造成的,相對前述兩種風險,有些處理起來較為簡單。
現按形成原因區分的風險類型及危害分述如下:
(一)操作風險
1.違規操作或冒險開拓。這種操作受錯誤指導思想支配,其根本原因是無視國家的政策法規,為謀求企業利益而不擇手段。例如,本世紀初,國內數家對外勞務合作企業為美國客戶在中國招募大量農業工、護理工,投入大量人力和財力。但這種做法不符合美國移民法規,所以大多不成功。此外,商務部曾多次提醒,馬來西亞嚴格限制外籍勞務進入,除政府批準項目外,未對我國開放普通勞務市場。但有的地方仍不斷有一些勞務人員在不法中介幫助下持旅游或商務簽證,甚至是偽造簽證入境。入境后不是待遇低、條件差,無法適應,就是無勞可務,非法滯留。2004年4月,馬來西亞一次遣送61名中國勞工回國,遣返旅費由勞務人員所在地政府代經營企業墊付。
2.咨詢客戶資信不到位。有些企業向政府報審項目前,輕信客戶提供的資信資料,缺乏認真的可行性研究,與不合適的客戶合作,或選擇了不合適的項目,從而造成損失。2002年底,一家經營企業派出的9名人員被用人單位拖欠或挪用工資約合人民幣116萬元。履約期滿回國前,企業突然宣布破產。經交涉未能獲得補償,最后由國內派遣企業給予了適當補償。
3.境內合作者缺乏資質。這類合作者大多未經所在地政府批準,非法從事勞務中介,而且經營水平低,無管理協調能力。這類合作或多或少會帶來一些不良后果:選送勞務人員素質差;向報名或擬派勞務人員亂收費;為勞務人員提供證件時做手腳,甚至提供偽造證件;不能配合經營企業做好勞務人員的境外管理。
4.服務質量不達標。對外勞務合作企業對境外客戶的服務質量主要體現于選派勞務的素質及后續配合管理。服務質量問題除牽涉到國內經營企業的資質外,還與下列因素有關:選審勞務人員缺少必要的程序和手續,把關不嚴;外派勞務人員培訓走過場;委托國內合作者收費,收費失控;申辦護照、送審項目、申請簽證、勞務人員出入境接送等環節出現紕漏;疏于境外管理,甚至只派不管;應對勞務人員突發事件缺乏控制、協調機制;企業領導及其員工缺乏必要培訓,操作管理水平低。
由于服務質量不合格,可能出現以下風險與危害:勞務人員不能安心履約,項目難以為繼;勞務人員不堪重負,引發境內或境外糾紛;個別人違法違規,甚至持假證出境,導致企業乃至整個地方勞務外派受阻;對境外事故苗頭失察,或發現后不能妥善處置,釀成群體性突發事件。
(二)合同糾紛
作為操作風險的一種特例,合同糾紛是合同當事人為維護自身權益與其他當事人發生的爭議。合同糾紛既可按發生地歸類,也可按合同權益主張人歸類。圍繞外派勞務人員的合同糾紛主要表現為:因本人或非本人原因不能正常出境履約;憑短期簽證出境后未能轉為長期簽證,沒有合法的工作、居住身份;違反當地國家法規,或違反雇主規章制度、或違反合同其他規定,損害當事人權益;無法適應環境、管理或人身權利受到侵害;對工資標準、工資晉升、加班費以及醫療、保險、假期等待遇及住宿條件不滿意;履約期間自行脫崗、中止履約,或被提前解雇;因雇方企業破產或其他原因無法繼續履約;拖欠經營公司的職業介紹費或服務費;回國后債權、債務不能了結,傷殘撫恤得不到滿意解決。
這些問題大多能按合同調解解決。少量的調解失敗后,進入法律訴訟程序。極個別的導致反復上訪,甚至引發。
此外,經營企業與境外雇主、中介商、境內合作者也會發生爭議。這些爭議因當事人對權益的主張而暴露出來,大多通過協商,少數通過訴訟得到解決,一般不會引起突發事件。
(三)政治風險
政治風險包括:勞務合作國關系變化,拒發中國勞務人員入境簽證,遣反正在履約的勞務人員等;當地國家政局不穩,發生或戰爭;恐怖活動頻繁,內部治安混亂,危及外籍勞務人員安全;當地國家法律調整,就業矛盾加劇,為保護本國人就業,對外藉勞務設置障礙;世貿規則變化,相關國家調整產業結構,勞務合作隨之動蕩;因民族隔閡、文化差異引發群體性沖突,有時矛盾激化,甚至會導致罷工、示威等活動。
(四)職業風險
接觸易燃、易爆、有害氣體、放射幅射物質,從事采礦、海洋地質勘探、海上運輸、遠洋捕撈、空中服務、高空作業等高危職業,都會給外派勞務人員造成傷害。
(五)金融風險
受外派國當地貨幣貶值的影響,企業的經營效益和勞務人員的收入受到影響。通常,普通勞務人員對金融危機造成的匯率損失很難承受。
(六)交通風險
旅行有較高的風險概率,空難、海難、陸上交通事故有可能造成群體性傷害。外派勞務人員在當地交通事故中的傷亡人數在勞務人員境外傷亡總數中占有一定比例。
(七)自然災害
地震、山體滑坡、地表坍塌、泥石流等地質災害;洪澇、臺風、雨雪、雷電等氣象災害;風暴潮、海嘯等海洋災害;瘟疫等生物災害;森林火災以及其他險惡境遇隨時威脅勞務人員的安全。
二、防范勞務合作風險的原則和措施
經營企業要把有效防范對外勞務合作風險作為衡量本企業經營管理的標尺。要用科學發展觀指導企業建設,從端正經營指導思想出發,依法經營,規范操作,落實防范措施。通過標本兼治的途徑,防患于未然。
(一)用科學發展觀指導,切實端正經營思想。
企業“走出去”尋求發展,要求員工特別是經營者加強學習,以科學發展觀為指導,端正經營思想,提高經營水平。應該做到:不得無視政府預警而盲目“開拓”,要增強政策觀念和風險意識;不單純追求企業的經濟效益,要有社會責任感,處理好國家、企業和勞務個人三者關系,把維護外派勞務人員合法權益作為經營的出發點和歸宿,在實現社會效益過程中獲取企業經營利潤;不能在違避政府管理、變通行業規則上費苦心,要在改進服務質量,提高企業信譽上下功夫;不得采取不正當競爭手段,損害國家利益或其他企業的合法權益,要本著公平競爭的原則開展對外勞務合作業務;不能就事論事地總結經驗教訓,要著眼于練好企業內功,加強職工隊伍建設,切實提高企業管理水平。
(二)遵守有關政策法規,切實依法有序經營。
嚴格遵守我國有關法律、法規,不得危害國家安全、損害社會公共利益和公民合法權利;遵守項目所在國家(地區)的法律、法規,尊重當地的風俗習慣;平等互利,守約保質;推動國家友好合作關系的發展。這是經營對外勞務合作必須遵循的基本原則。
依法經營還要熟悉并遵守下列具體政策和規則:經營對外勞務合作業務,需經政府主管部門核準、工商管理部門注冊登記;管理勞務市場的國別政策、勞務工資標準、服務收費標準,以及禁止外派工種的規定;商務、公安、外事有關管理勞務人員外派的辦法;人事、勞動部門管理人力流動的政策;海關、邊防、檢疫、外匯等部門相關的管理政策;行業自律的各項規范性規則,包括各市場的管理辦法;政府部門和行業組織有關違規處罰的規定。
企業的規章制度中要有執行政策,依法經營的要求,明確對違反政策、損害企業利益的人和事的處理原則。除接受商務部、地方外經貿委領導外,還須接受中國對外承包工程商會和地方外經協會的協調,遵守有關協調規則,自覺維護行業經營秩序。
(三)做好項目前期工作,切實規范外派操作。
1.招攬勞務合作項目。不得為獲取項目而采取不正當競爭手段,損害勞務人員利益或其他企業利益。對目標項目進行可靠性、可行性調研和風險評估。絕不認可或默許境外企業、自然人及駐華機構在中國境內開展招收出境勞務人員的活動;絕不為其招募人員辦理出國勞務手續。按規范要求對外簽訂勞務合作合同。
2.建立國內合作關系。建立國內合作網絡,共同防范風險,分散風險責任。國內合作包括委托其他企業或單位代為招收、培訓外派勞務人員或選送本單位職工出國勞務。在確定合作關系時,可根據《合同法》的規定,與受托企業或單位簽訂《委托招收外派勞務人員協議》,并向其出具《授權書》,報外經貿委備案。合作伙伴必須是企業法人或事業法人。不得與自然人建立合作關系,特別是不得委托個人招收外派勞務人員。不得與非法勞務中介組織發生合作關系。合作伙伴不能同時兼外方雇主或中介機構的代表。明確合作方法和形式。如果要求所派人員必須在職的項目,需選擇適合外方條件的企業負責實施選派事務。從外省市直接招收勞務人員,須將本地外經貿委出具的項目審查意見(具有自辦簽證權的企業自行出具項目審查意見)報勞務人員所在地的地方商務主管部門備案。按委托權限確定合作伙伴的職責,用委托書確定合作伙伴的權利,不得為其他企業、單位或個人外派勞務業務,也不得接受其他企業、單位或個人“掛靠”經營或承包經營外派勞務業務。
3.選審外派勞務人員。無論委托協作單位招募出國勞務人員,還是向社會廣告招募,介紹勞務項目情況必須真實,不得以虛假廣告、虛假承諾欺騙合作伙伴及勞務人員。選派出境勞務的對象必須持有真實的身份證件,具備許可出入境勞務的資格,符合客戶所需的各種條件。經營企業要經過必要程序,給予認真核對,保證正確無誤。須在勞務人員出境前,根據與境外雇主簽訂的《對外勞務合作合同》,直接與勞務人員簽訂《外派勞務合同》,明確雙方的權利與義務,切實維護外派勞務人員的合法權益。企業不得以開展對外勞務合作為名,進行或協助他人從事非法移民、等活動。
4.統一通過外事部門申請簽證。經營企業按規定的程序和手續統一委托外事機構為勞務人員辦理前往國入境簽證。經營企業對國內合作單位提供的有關申請簽證的材料,必須嚴格審核把關,以免造成被動。
5.規范收費。要把控制公民出境勞務成本視為經營企業的社會責任,作為降低經營風險的重要措施。嚴格控制勞務招募機構(或所在單位)對報名費、考工費和出境后的檔案管理費的收取金額,不允許巧立名目亂收費。
6.組織勞務人員出境。只能在勞務人員取得符合當地法律規定的入境手續后方可派出,不得以旅游、商務考察等非工作簽證派出勞務人員。經營企業的項目經辦人須赴機場或碼頭審核出境人員身份,目送出境,防止人、證偷換調包,杜絕偷渡事件發生。
7.支付國外中介費。在允許中介從事外籍勞務經營活動的國家,經營企業從境外勞務中介商獲得項目,可支付中介費。中介費包括在向勞務人員收取的服務費之內,不得另外收取。嚴禁境外勞務中介機構直接向勞務人員本人收取。中介費應在中介商為勞務人員辦妥簽證后分期支付,最終付清宜在勞務人員出境上崗三個月之后。
(四)加強勞務人員培訓,切實提高勞務素質。
必須在出國前對外派勞務人員進行適應性培訓。培訓時要加強安全教育,包括風險防范和反恐、生產、交通安全、疾病預防等內容。通過培訓教育,切實提高外派勞務人員素質,增強安全防范意識和自防自救的能力。
(五)嚴格項目境外管理,切實落實防范措施。
必須按政府和行業組織規定,加強項目跟蹤管理,包括在勞務人員出境后,協助勞務人員與雇主簽訂《雇傭合同》,并承擔境外管理責任,及時掌握雇主經營情況和外派勞務人員的動態,維系合作紐帶,及時妥善處理勞務糾紛或突發事件,保護外派勞務人員的合法權益。
(六)建立風險防范機制,切實加強企業建設。
必須建立、健全管理制度,不斷提高對外勞務合作的經營管理水平。近期需要落實的制度包括:
1.從業人員的職業培訓制度。企業自行組織員工培訓,組織員工參加政府、行業組織或社會教育機構舉辦的培訓。中高級經營管理人員須按規定接受承包商會舉辦的外經貿業務培訓,取得國際經濟合作企業中高級經營管理人員培訓資格證書。
2.ISO 9000質量體系認證。督促企業通過ISO 9000質量管理體系認證,并切實按此體系運作。
3.落實各項保險措施。組織出境勞務人員為自己投保短期健康、意外傷害等保險;購買國際旅途的航空或航運人身安全保險。與外方簽訂的合同中要包含雇主為勞務人員辦理保險的條款。海運企業要為自己的船舶和船員辦理相關的國際通行保險。
4.執行對外勞務合作備用金制度。開展對外勞務合作業務,繳納備用金,用于解決突發事件所需款項,提高風險抵御能力。
5.建立風險預警機制。包括風險信息的搜集、分析、報告;防范風險決策的形成、實施;處置突發事件的原則、程序等。
三、政府防范勞務合作風險的主要措施
政府在規范對外勞務合作管理時,有兩項十分緊要的任務:一是從行政管理的角度防范對外勞務合作風險;二是應急處置境外勞務糾紛和突發事件。建立對外勞務合作風險防范和應急處置機制,就是為了實現規范管理所要達到的目標。在這個機制中,風險防范部分須由以下內容組成:
(一)明確主管協管部門職責,完善齊抓共管合作機制。
1.明確主管協管部門職責。地方商務部門負責本地對外勞務合作業務的管理與協調,主動加強同有關部門的協調與合作,建立和完善對外勞務合作齊抓共管的長期協作機制。地方外事辦公室、發展改革委、公安局、勞動和社會保障部、建委、海關、工商行政管理局、外匯管理局等部門從各自分管業務角度出發,負責管理外派勞務所涉及的事務。協助商務主管部門打擊違法違規行為,共同維護經營秩序,防范風險,處置突發事件。行業協會從行業規范角度對防范外派勞務風險事務進行指導、協調、服務、監督。
2.建立齊抓共管聯絡制度。每個部門指定一名聯絡員,負責日常信息搜集,并隨時和相關單位進行交流。在正常情況下,由外經貿委負責每年召集一次年會,回顧情況,協商工作。
3.爭取駐外使(領)館和承包商會的配合。商務部門和外經協會要主動報告需要配合的事項;高度重視駐外使(領)館和承包商會通報的事項,快速反應;出訪團組主動拜訪駐當地使(領)館,聽取有關勞務人員的情況反映和工作意見。
4.取締非法經營。對未取得對外勞務合作經營資格,未依法辦理工商登記,或未經經營公司授權并與之簽訂《委托招收外派勞務人員協議》,擅自招收或外派勞務人員的企業、單位或個人,由外經貿委和工商行政管理機關依法查處,構成犯罪的,轉有關機關依法追究刑事責任。
5.打擊違法經營。對違法經營,已不具備經營對外勞務合作規定條件的企業,報請商務部撤銷其經營資格。對違反政策,造成惡劣影響的責任人,由所在企業給予外罰,直到解除勞動合同,并由行業協會予以通告。在一定期限內,任何企業不得聘用其從事對外勞務合作業務。
(二)規范管理做到依法行政,強化行政管理監督機制。
1.實行規范化管理。加強調查研究,根據國家有關政策,制訂本地防范對外勞務合作風險的政策,以供行政機關、行業組織、經營企業共同遵照;嚴格執行現行法規,督促企業依法經營,為企業防范風險把關;認真查處違法違規行為,對違規導致的突發事件,追究責任人的責任。
2.嚴格執行IS0 9000質量管理系的貫標辦法。提升企業管理水平,確保外派服務質量,降低因勞務素質引發的風險。
3.執行對外勞務合作備用金制度。備用金由經營企業按規定交納,作為應急處置突發事件的備用資金。交納備用金表明了經營企業具有抵御風險,維護外派勞務人員合法權益的經營能力。
4.執行項目審查、管理制度。對經營企業的外派勞務項目進行審查,對企業防范風險加設關口。項目審查主要核驗:項目的可行性、真實性是否向我國駐項目所在國使(領)館征詢了意見;與外方簽訂的勞務合作合同、與勞務人員簽訂的外派合同等是否符合規范要求;外派勞務人員是否經過培訓,考試合格。嚴格審查向安全狀況欠佳的國家派遣勞務人員的申請,并提醒經營公司充分考慮安全形勢,緩派或不派勞務人員,或者督促企業采取切實有效的風險防范措施。在經營企業派往某國家或地區的勞務人員較多(100人以上)時,督促經營企業派遣專職管理人員或設立代表處,切實做好勞務人員出境后的安全管理和服務工作。
5.實行企業信用等級評定制度。按誠信等級分級分類管理企業,運用市場機制規范企業行為,優勝劣汰。
6.執行《對外勞務合作經營資格證書》年審制度。在商務部指導和監督下,每年對《資格證書》進行審核,對不符合規定條件的企業給予相應處罰,直至報請商務部注銷其經營資格。
(三)發揮行業組織功能作用,建立行業發展自律機制。
要充分發揮國際經濟合作協會對外派勞務行業進行指導、協調、服務和監督的職能,提高行業整體素質,樹立行業良好形象,從根本上增強行業規避風險的能力。應該利用網站、內部刊物、研討活動、接待咨詢等渠道和方式,為會員企業防范風險提供業務指導和咨詢服務。開展從業人員培訓,提高業內員工隊伍素質。修訂對外勞務合作行業行為規范,促進行業健康、有序發展。督促會員企業執行政策、規范操作、公平競爭。協助政府查處會員違規行為。完善對外勞務合作的社會保障體系,發揮社會保險機制的功能作用,增強經營企業及其外派勞務人員安全保障。
(四)創高素質勞務品牌,健全勞務培訓考核機制。
制訂高素質的勞務品牌標準,向企業公示,使之成為企業追求的經營目標。監督和檢查經營企業開展外派勞務培訓情況,包括培訓設施、師資、教材配置;教育大綱的實施;培訓質量和效果。監督和檢查外派勞務考試中心的考試工作情況。
(五)運用社會商業保險功能,構建風險防范保險機制。
要求企業在簽訂對外勞務合作合同時,必須在合同中包含雇主為勞務人員辦理保險的條款,并要求雇主在勞務人員的工作和生活場所采取必要的安全防范措施,共同保障勞務人員的安全。在此基礎上,要引導企業投保各類商業保險。要求行業協會引導經營企業出資或部分出資為外派勞務人員投保人身意外傷害險及相關附加保險,并進一步促進開發新的險種,利用社會保險機制,提高風險防范和善后救助水平。
(六)用各種手段和信息渠道,構建防范風險預警機制。
在市場經濟條件下,“重合同、守信用”是一個企業樹立良好形象的重要方面,也是企業長久發展的生命之源。
凡是成功的企業都很重視合同的管理工作,從某種意義上講,合同的規范程度是企業是否走向成熟的標志。一份合法、規范而富有技巧的合同,不僅可以為企業談好的生意加一把鎖,也可以為日后己方履行合同提供便利,同時,還可以為將來可能發生的訴訟贏得先機。
可以說簽訂任何一份合同都不只是涉及《合同法》,都必然涉及相關的法律法規,但也并不是說沒有共性的法律問題的注意事項。
在簽訂合同中注意一些常見的法律問題。也可以盡可能地維護自己地權益降低合同風險。
審查當事人
根據《中華人民共和國合同法》規定,可以作為合同簽約主體的有自然人、法人和其他組織。
簽約對方為自然人時,法律要求必須是完全民事行為能力人,審查當事人的身份證、詳細的家庭地址、聯系方法及個人的其他情況都是細微而有必要的。
簽約對方為法人時,主要看對方的營業執照,依據營業執照中記載的情況,對公司的辦公地點、人員、固定資產等進行實地考察和確認。
看對方經營期限是否過期,是否通過了工商部門的年度檢查,如果沒有,應避免與這類“企業”交易。
注意對方的注冊資本,是否與擬簽合同標的數額相稱,如差別較大,則可能風險也較大,應加以注意。
企業經營范圍,擬簽合同業務是否在經營范圍內,以免超越經營范圍而訂立對己方不利的合同,因為最高法院司法解釋規定:“當事人超越經營范圍訂立的合同,人民法院不應因此認定合同無效。但違反國家限制經營、特許經營及法律、行政法規禁止經營規定的除外。”
簽約對方為非法人組織時,非法人組織雖然不具備法人資格,但依法可以取得營業執照,可以作為經濟合同的主體。
對于未經過核準登記、未領取營業執照的非法人組織,而以組織的名義簽約的不能與之簽約,而要與有簽約主體資格的人員或者籌辦單位簽約。
另外,我們還應對對方合同簽字人進行審核。一般而言,合同上會要求有企業法定代表人的簽字,如果不是法定代表人,則應特別注意該人員是否有公司或法定代表人的授權委托書,并且應把授權委托書、合同書及個人的身份證明放在一起保管,以保證簽訂合同的有效性。
合同的形式與內容
合同的形式是當事人意思表示一致,達成協議的外部表現形式,是合同內容的載體。《合同法》要求企業在生產經營過程中,按法律規定或者雙方約定采用書面形式的,無論數額大小,都必須采用書面形式訂立合同,這不僅是留存備查的需要,更是遇到訴訟時的必要證據。其中,不是以正式合同書形式的文件,包括有關的信件、電報、電傳、傳真、電子數據交換、電子郵件等都要保存好,最好是轉化成紙質文件,并要求對方負責人在上面簽字并加蓋對方單位公章。
合同的內容要嚴密,不要在合同中用含糊不清,模棱兩可的詞句或多義詞,而且要注意合同的條款有無重復,或者前后是否自相矛盾,以免使對方鉆了空子。
例如,某合同條款“合同生效后不得超過45天,乙方應向甲方繳納××萬元的履約保證金。……超過兩個月如未能如期繳納,則合同自動失效。”這里“兩個月”究竟從哪一天開始算起,是合同生效之日開始算起?還是合同生效45天以后算起,寫得不明確。
約定明確的違約責任
很多合同,忘記約定違約責任,或是在簽訂時礙于面子或者認為是君子之約,不好意思約定違約責任,或是大家認為很簡單的事情沒有必要約定違約責任,這都存在很大的違約風險。
當沒有明確具體的懲罰措施時候,實際上是在給對方提供違約的機會,一旦對方真的違約,守約方缺乏補救措施,尋求救濟時缺乏依據,后悔為時已晚。
我們重視合同、講求信用與在簽合同時要有違約的意識是不矛盾的。
這里的違約意識包含兩方面的內容。其一是多想想一旦對方違反了某一條,我們該怎么辦,有沒有可以約束對方的條款或是措施,要讓對方違約的成本大于遵守合同所應當提供的義務,以最大限度地降低對方違約的可能性。
其二,要盡可能在己方的違約責任方面附加一定的條件,做到己方由于某種原因不能及時履行合同,給己方違約保留一定的空間以及必要的補救措施。
另外,雖然規定一方違約,另一方可以向其追索違約金和賠償金,但條款如果寫得十分含糊籠統,沒有明確的數額或者違約金的計算方式,也不利于發生爭議以后迅速確定違約和賠償的金額。所以,一定要明確違約金和賠償金的數額或計算方法。
約定明確具體的合同糾紛解決方式
在合同中一般約定,若本合同發生糾紛,雙方應協商解決,協商不成,通過訴訟(仲裁)方式解決。若選擇仲裁方式解決合同糾紛,不能只是籠統的寫一旦發生糾紛在甲方(或乙方)所在地仲裁部門解決,而應寫具體的名稱,如鄭州市仲裁委員會。
1 “全員全過程精細化合同管理”內涵
全員,是指企業及其全體員工參與,強化全員風險防范意識、提高全員合同知識素養、營造全員合同信用文化,將與員工職務行為有關的合同風險預防與控制變成為員工自覺行為。
全過程,是指合同管理是一個系統管理,它既包括合同形式的確定、主體資信審查、合同談判、審核會簽、合同履行、合同變更、立卷歸檔、合同評價等過程,還包含著公司對于各式各樣合同的整體梳理和規范以及不同部門和員工的分工和職責。
精細化,是指在合同管理中建立科學合理的管理流程,力爭在管理的每一個執行細節上都可以做到數據化、精確化,建立標準化的管理模式,并且持續不斷地創新和改進。
2 “全員全過程精細化合同管理”主要做法
(1)通過對合同風險進行識別、分析和監控,全面認識面臨的合同風險。對公司涉及到的各種類型的合同進行梳理,逐項分析各環節可能遭遇的風險,找出潛在的風險因素并進行風險分析,根據不同的風險,采取風險承擔、風險規避、風險轉移、風險控制等不同的風險管理策略,提出風險管理解決方案并持續不斷的監督和改進。
(2)加強對潛在簽約人資格的審查。合同主體問題決定著合同的成立和效力問題,主要看潛在簽約人是否具有主體資格、是否依法成立、有無營業執照、營業執照是否已年檢,合同簽署人的資格是否具備等。特別注意從事建筑活動的建筑施工企業、勘察單位、設計單位和工程監理單位,應當持有依法取得的資質證書,并在資質等級許可的業務范圍內承攬工程,重要工業產品要有生產許可證制度,壓力容器、鍋爐、電梯等特種設備的制造、安裝、改造、維修、使用實行特別許可。
(3)加強潛在簽約人履約能力的調查。主要對財產狀況、生產能力、經營能力等內容進行調查,而且對確需與分公司簽訂合同時,還就分公司的上級公司(能獨立承擔民事責任的履約能力)的情況進行審查,因為在分支機構無力承擔責任的情況下,其上級公司還應承擔補充責任。
(4)建立符合公司特點合同系列范本。合同條款是合同雙方權利義務關系具體體現、合同履行的依據、合同管理的核心。在參考國家示范文本的基礎上制定了合同系列示范文本,做到合同內容明確,條款準確清楚。示范文本涵蓋了目前公司涉及的合同類型,業務部門簽訂合同時,以該示范文本為基礎,依據具體的情況進行調整,大大減少了合同簽定過程中的隨意性,對減少合同糾紛,維護公司合法權益,提高合同審查效率,降低簽約風險起到了重要的作用。
(5)實施合同審核會簽,把風險堵在源頭。將合同的審核會簽作為合同生效的必經程序和主要環節,,從合同初稿的擬定到最終合同的簽訂,形成以合同承辦部門和財務、審計、合同、法律部門以及公司領導三級合同審核會簽網絡。審核會簽人依照各自的職責權限,對合同的可行性、經濟性、技術性、嚴密性等進行把關,凡是對合同條款存在異議的情況都會及時溝通,集中評審,或重新修改,把風險堵在源頭。當各方在合同評審過程中出現不同意見時,公司會召集相關人員對合同條款和業務風險進行梳理分析,掌控風險和收益的平衡,并制定流程控制措施,要求各層面人員在執行過程中落實
(6)實施重要合同交底制度,實現全員參與。對于重要的合同,在合同正式生效后,組織相關部門人員實施合同交底,使合同相關人熟悉合同的全部內容,并對合同條款有一個統一的理解和認識,進一步了解自己權利的界限和義務的范圍、工作的程序和法律后果,擺正自己在合同中的地位,有效防止由于權利義務的界限不清引起的內部職責爭議和外部合同責任爭議的發生,提高合同管理的效率。
(7)加強合同動態監控,掌握合同履行情況。我們在實際管理中,進一步規范存檔合同臺帳,對合同編號、名稱、對方單位名稱、金額、簽訂時間、承辦人和履行情況進行登記。加強合同動態管理,定期或不定期對合同進行清理,要求合同承辦部門要向合同綜合管理部門通報合同履行情況,對合同進行全過程動態監控,掌握履行情況,使得能夠及時發現影響合同履行的原因,以便隨時向各部門反饋,排除阻礙,防止違約的發生。對于已經履行完畢的合同制作履約報告書歸檔,形成管理閉環。
3 取得的效果
“全員全過程精細化合同管理”在公司的應用,破解了合同管理的難題,不但減少了合同糾紛,降低企業運營和交易成本,實現公司經濟利益的最大化,而且強化全員風險防范意識,營造全員合同信用文化,增強了全員依法維權的意識,提高了公司正確認識、判斷和化解企業經營管理中法律風險能力以及企業應對法律糾紛能力。經過多年的探索和實踐,取得顯著成效。
3.1 構筑起事前預防和事中控制為主、事后補救為輔的合同風險防范體系
對合同管理實現了全過程動態監控,形成了合同綜合管理部門統一歸口管理、承辦部門各負其責、相關職能部門分別把關的閉環管理的體系。
3.2 提高了合同精細化管理水平,有效化解了合同糾紛的發生
在合同管理中建立科學合理的管理流程,在管理的每一個執行細節上都可以做到數據化、精確化,堵塞了管理漏洞,建立標準化的管理模式,并且持續不斷地創新和改進,有效化解了合同糾紛的發生。
3.3 全員合同素養和風險防范的意識逐步提高
全員的合同風險防范意識逐步提高,自覺遵守合同的約束,按照合同要求規范自身的經營管理,依照企業內部制度辦事、誠實守信的契約意識,依合同維護自身權益意識均得到了加強。
1合同風險識別
根據合同涉及的業務流程,依次在合同招投標、合同訂立和合同履行三個主要的環節識別了16個風險點。
2合同管理存在的問題
2.1合同管理往往僅限于合同審查,缺乏全過程管理
合同審查只是合同管理工作中的一部分,雖然在實際工作中占據著合同管理工作的大部分時間,但合同管理并不等于合同審查。但在大部分企業里合同管理往往只局限于合同審查,缺乏對合同的全過程管理。如,對所簽訂合同涉及的相對方的信用評估,缺乏有效事前管控;對已簽訂合同的履行情況,缺乏有效地過程監控。在激烈的市場競爭中,為了搶得訂單存在著大量的先干后簽的現象,對于此類合同,合同審查就形同虛設,無法起到合同審查的事前監督作用,無法有效地防控其存在的法律風險,無法使企業的經營行為納入到有效的風險管體系中來,加大了企業的法律風險系數。合同管理中存在的法律風險不僅存在于書面的合同中,也存在于合同之外,如合同相對方履約能力的降低、合同履行過程中主體和內容的變更及合同欺詐行為都會給企業的經營管理帶來法律風險。
2.2對合同管理缺乏深刻認識,部門、人員配備不合理
當前,有些企業還不能從戰略的高度分析和認識合同管理對企業生存和發展的重要意義,缺乏對合同管理職能的重視,沒有建立完善的合同管理機構,甚至有些企業對于有關合同管理工作往往會放到企業中的綜合辦公室或企管計劃部中由一個人來負責;沒有建立嚴格的合同管理制度和規范工作程序,沒有認識到合同管理是企業管理不可或缺的重要組成部分。許多企業的法務部門在合同管理工作中處于比較尷尬的境地,其主要表現有:首先,無法介入日常業務和管理活動,找不到從“救火”到預防的有效途徑;其次,在合同審查中提出的問題和審查的周期往往被業務部門視為迅速完成業務的絆腳石;最后,內部法務工作的深層次價值受到質疑,法務部門不斷地被事務化、被動化。由于對合同管理部門的設置和人員配備的不合理,合同管理最終就僅僅成為了合同審查,被動地成為流于形式審查。
2.3合同管理的信息化程度不高
在合同管理過程中還沒有充分利用好信息網絡資源,相互協調、配合機制也不完善,對于合同履行中的進度控制、問題解決等都產生了不利影響。由于日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撐,已嚴重制約合同管理工作的精細化,其主要表現為:
(1)由于每年簽署的合同類型多、數量大,對合同簽訂、審核和履行情況進行跟蹤控制的難度較大。
(2)由于合同管理缺乏信息化手段的有利支撐,對合同相關的統計分析效率低下,無法對各類合同建立風險評估機制,難以提前采取應對措施,防范法律風險的發生。
3合同管理實踐
A公司是一家國際化大型國有控股上市公司,涉足軌道交通、風電、工程塑料、絕緣材料、環保水處理、汽車等行業,預計“十二五”末銷售過百億,該公司采用事業部制管理方式,其中主營軌道交通減振和風電減振行業的甲事業部歷年來在營業收入、回款、利潤等方面都是公司的排頭兵,在經營管理方面業績顯著。該事業部約有300家客戶和320家供應商,客戶、供應商規模參差不齊,屬性各異,即有大型國有企業,有小型商企業,也有個體戶,但歷年來合同糾紛甚少。甲事業部的合同管理模式如下。
3.1建立合同管理的組織保障
設置專門的部門和人員牽頭對合同進行全過程、綜合管理,使合同管理逐步向合同審查前、審查后延伸,把合同管理與企業的綜合計劃、績效考核、各部門間職責協調結合起來,該部門需履行以下職能:
(1)制定合同管理制度,對合同管理工作進行評估獎懲。
(2)參與合同的談判、起草、審查和審批,規范合同文本,制定示范合同文本庫。
(3)定期對合同履行、變更、解除等情況進行監督檢查,處理合同糾紛。
(4)開展合同簽訂、履行、協商、聯絡等環節證據的留存與收集工作。
(5)定期分析和提煉合同法律風險點,撰寫合同管理年度報告。
(6)進行合同風險管理策略和危機預案的制定工作。
3.2建立合同管理的信息化系統
信息技術是加強合同管理工作的重要手段,其快速的數據傳送、準確的分析統計和全面的跟蹤功能可以在日常的合同管理工作中發揮極其重要的作用。因此,借助網絡信息技術,加強對合同的動態控制管理、提高履約率是合同管理工作的當務之急。公司按照“集權決策、分權管理”的原則,建立了一整套合同管理部門統管、各職能部門分管、具體承辦人專管、上下成線、縱橫成網、相互協調配合的公司內部合同管理體系,使合同管理工作各司其職、各盡其責,落到實處。合同管理系統的主要功能包括:
(1)簽約相對方管理。在對方當事人信息中,把對方當事人的營業執照、資質情況,許可證、履約能力等背景資料一并納入程序管理,為談判、合同簽訂等提供依據,以防止詐騙合同,合同主體不規范等情況發生。
(2)合同流轉功能。合同流轉功能自動地將合同處理事務傳遞給有關職能部門實施工作流管理,使審查人員能隨時簽批合同文件,獲得有關合同信息和背景資料。合同審查審批簽轉表詳細記錄項目編號、合同編號、名稱、基本情況、類別、價款、談判成員等合同基本信息以及審查審批各個環節對合同文件提出的修改意見,由合同經辦人實施修改,便于日后查詢,理清責任。
(3)合同履行過程展現功能。可將合同對應的發貨信息、開具發票、收回款項、對方簽收、合同變更、相對方評價等以合同編號為維度進行展現,提供了全流程監督功能。
(4)合同統計、分析功能。可按合同承辦部門、合同性質、合同編號進行合同數量和合同金額的分類統計,并可按月、季、年來統計。每個合同都有唯一編號,查詢方便,為做好合同管理工作提供了有效工具。
(5)合同標準文本庫功能。為方便管理人員快速編寫合同而設置的常用合同范本,包括公司常用合同標準化文本和國家、行業的合同示范文本。范本門類齊全,規范有效,即最大程度地減輕了經辦人員錄入的工作量,又降低了法律風險。
(6)轉授權功能。人員職位、授權權限變化和人員調動、出差等情況,都可以通過轉授權功能予以解決。
(7)合同歸檔、查詢功能。有關人員可在權限范圍內查閱合同相關資料。
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