財(cái)政部電子檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：財(cái)政部電子檔案管理辦法范文

會(huì)計(jì)檔案管理辦法完整版全文第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本辦法。

第二條 國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

第四條 財(cái)政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。

第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

(一)會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;

(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

(四)其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。

第八條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：

(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

(四)采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;

(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。

第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案，確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為20xx年和30年。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第十五條 各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。

單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類(lèi)似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷(xiāo)毀。

第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

第十八條 經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷(xiāo)毀：

(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。

第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷(xiāo)毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

第二十條 單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書(shū)面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等參照本辦法執(zhí)行。

第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局，國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門(mén)，中國(guó)總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。

第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋?zhuān)?0xx年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))同時(shí)廢止。

會(huì)計(jì)檔案主要特點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈;可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無(wú)弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為;會(huì)計(jì)檔案還可以為國(guó)家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營(yíng)決策提供參考。

與文書(shū)檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有它自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一、形成范圍廣泛，凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。這些單位有國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。一方面會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無(wú)處不有，形成普遍;另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對(duì)其他門(mén)類(lèi)的檔案數(shù)量更多一些。尤其是在企業(yè)、商業(yè)、金融、財(cái)政、稅務(wù)等單位，會(huì)計(jì)檔案不僅是反映這些單位的職能活動(dòng)的重要材料，而且產(chǎn)生的數(shù)量也大。

第2篇：財(cái)政部電子檔案管理辦法范文

轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)管理方式提升會(huì)計(jì)工作水平研究

目前，會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問(wèn)題如下：

一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門(mén)類(lèi)，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。

二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門(mén)，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專(zhuān)業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫(xiě)不全，裝訂不整齊，有的分類(lèi)、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

四是財(cái)政部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門(mén)的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門(mén)還是檔案部門(mén)都沒(méi)有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門(mén)也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門(mén)只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專(zhuān)人管理會(huì)計(jì)檔案。

針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：

一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

三要讓財(cái)政部門(mén)與檔案部門(mén)共同加大對(duì)新會(huì)計(jì)管理體制下形成的會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管。結(jié)合實(shí)際，聯(lián)合制定包含新會(huì)計(jì)體制下會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容的《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對(duì)會(huì)計(jì)工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

第3篇：財(cái)政部電子檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)檔案；法律依據(jù)

隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案。及時(shí)規(guī)范管理電子會(huì)計(jì)檔案工作，推行電子文件電子化單套制歸檔，既能夠嚴(yán)格規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，還能為電子政務(wù)的健康有序發(fā)展提供重要支持。

1電子會(huì)計(jì)檔案提出的法律依據(jù)及內(nèi)容

1.1電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》最大亮點(diǎn)就是肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力。一是明確將電子會(huì)計(jì)檔案納入了會(huì)計(jì)檔案的范圍，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二是滿足一定條件時(shí)單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存。電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，推動(dòng)節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式；有利于推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。

1.2電子會(huì)計(jì)檔案接收管理過(guò)程真實(shí)有效

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案接收管理過(guò)程提出了如下要求：形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

2電子會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

2.1電子檔案將成為財(cái)務(wù)檔案管理的主要形式

隨著財(cái)務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累起來(lái)的大量財(cái)務(wù)管理文件必須實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財(cái)務(wù)電子檔案將是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過(guò)實(shí)時(shí)更新和共享，及時(shí)、準(zhǔn)確地為經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。

2.2電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)可靠性得到保證

在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性。

3.3電子會(huì)計(jì)檔案的移交和接收職責(zé)清晰

電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。電子會(huì)計(jì)檔案接收分為單位內(nèi)部會(huì)計(jì)部門(mén)向檔案部門(mén)移交的接收和單位之間的移交接收。對(duì)于前者，要求“單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收”；對(duì)后者，要求“檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全”。

3做好電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

3.1加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理政策宣傳培訓(xùn)

各級(jí)財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)要充分運(yùn)用媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案有關(guān)政策的宣傳，做好政策解讀和引導(dǎo)；各單位財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引導(dǎo)從業(yè)人員正確理解電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，全面掌握《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案生成、管理等有關(guān)要求。從傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式逐步過(guò)渡到電子檔案階段，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案管理具有重要的影響。因此，迫切需要單位領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案的重要意義，我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)形成的紙質(zhì)檔案管理模式不是一下就能完全電子化，電子化是一個(gè)逐步發(fā)展的過(guò)程。在前期應(yīng)該注重掌握電子化的專(zhuān)業(yè)技能，跟上現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐，慢慢接受新知識(shí)和新理念，逐漸實(shí)現(xiàn)過(guò)渡。會(huì)計(jì)電子檔案管理并不只是某個(gè)人的工作，而應(yīng)該是全體成員的共同責(zé)任。

3.2加大配備軟硬件設(shè)施投資力度

電子會(huì)計(jì)檔案的接收、保管和提供利用，必須配置完備的現(xiàn)代化硬件設(shè)施，基本的如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、交換器、系統(tǒng)軟件等，并不斷完善和應(yīng)用系統(tǒng)軟件。因此，盡可能地爭(zhēng)取把更多的資金投入于硬件配置中，同時(shí)要加大培訓(xùn)資金的投資，讓檔案管理人員積極地設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)各類(lèi)符合本單位實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，從實(shí)踐角度對(duì)完善系統(tǒng)軟件提出反饋建議，更好地保證電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.3建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

為規(guī)范和加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的管理，要建立涵蓋財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理全過(guò)程的財(cái)務(wù)管理體系。對(duì)照國(guó)家《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》要求，及時(shí)升級(jí)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，實(shí)施并完善電子檔案管理，確保單位對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。一是合理地構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)。單位檔案管理系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，有選擇性劃出主次。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在信息處理方面的強(qiáng)大功能，建立起完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，及時(shí)跟進(jìn)更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意識(shí)。檔案信息的安全性問(wèn)題是關(guān)乎社會(huì)穩(wěn)定的重要因素，必須嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用實(shí)名制、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保電子檔案信息的安全。

3.4提高全體干部職工的綜合素質(zhì)

針對(duì)大多數(shù)干部職工檔案管理知識(shí)欠缺的問(wèn)題，要通過(guò)定期培訓(xùn)使全體干部職工不斷掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)面，重點(diǎn)掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，做好電子會(huì)計(jì)檔案信息的整理、保管和維護(hù)工作。積極開(kāi)展學(xué)習(xí)與研究活動(dòng)，多走出去和引進(jìn)來(lái)，組織工作方法與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，積累電子會(huì)計(jì)檔案收集管理的經(jīng)驗(yàn)。加大培訓(xùn)力度，有計(jì)劃、有目的地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，以適應(yīng)不斷更新的電子化模式。必須了解現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)如電子文件的特征、電子檔案的全程規(guī)范管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等以確保會(huì)計(jì)管理活動(dòng)記錄的完整性與信息的安全性。

參考文獻(xiàn)：

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［4］財(cái)政部國(guó)家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自2016年1月1日起施行.

第4篇：財(cái)政部電子檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)涵建設(shè)；會(huì)計(jì)檔案；管理人才

加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平成了高校可持續(xù)發(fā)展的主要內(nèi)容。其中，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理是高校內(nèi)涵建設(shè)一個(gè)非常重要的方面。根據(jù)財(cái)政部1998年8月21日的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，高校必須重視會(huì)計(jì)檔案管理人才的培養(yǎng)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案管理的管理制度，切實(shí)地把高校會(huì)計(jì)檔案管好、用好。高校會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。

一、會(huì)計(jì)檔案管理

財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案的管理單位、管理要求、保管期限都有明確的規(guī)定，現(xiàn)概述如下。

（1）管理單位規(guī)定。高校會(huì)計(jì)檔案在從財(cái)務(wù)部門(mén)移交給檔案管理部門(mén)之前的管理單位是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)，移交給檔案管理部門(mén)之后的管理單位是檔案管理部門(mén)。

（2）管理人員規(guī)定。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

（3）保管期限規(guī)定。高校會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案的保管期限如下.保管期是五年的會(huì)計(jì)檔案有：固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片），會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表；保管期是十五年的會(huì)計(jì)檔案有：各種會(huì)計(jì)憑證，日記賬，總賬，明細(xì)分類(lèi)、分戶或登記簿，會(huì)計(jì)移交清冊(cè)；保管期是二十五年的會(huì)計(jì)檔案有：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬；永久保管的會(huì)計(jì)檔案有：涉及外事的會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)決算報(bào)表，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

（4）檔案使用規(guī)定。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報(bào)經(jīng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)。但不得拆散原卷冊(cè)，并應(yīng)限期歸還。

（5）檔案銷(xiāo)毀規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷(xiāo)毀。

二、主要問(wèn)題

高校會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題有以下七個(gè)方面：

（1）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。高校會(huì)計(jì)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄，會(huì)計(jì)檔案工作是保存歷史，服務(wù)未來(lái)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，是高校財(cái)務(wù)管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是，許多高校的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理和檔案人員配備上的重要性重視不夠，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理工作相脫節(jié)。許多高校會(huì)計(jì)檔案管理人員大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管， 缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和資質(zhì)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理等有關(guān)規(guī)定不熟悉，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案整理歸檔不及時(shí)，使會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性得不到保障。

（2）制度不夠健全。國(guó)家檔案局、財(cái)政部規(guī)定了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料的管理方法，但是許多高校財(cái)務(wù)部門(mén)并沒(méi)有制定一套具體的適合本校實(shí)際情況的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

（3）檔案不夠規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下七個(gè)方面：一是有些高校會(huì)計(jì)憑證裝訂不及時(shí)；二是會(huì)計(jì)憑證裝訂不符合規(guī)范的要求；三是活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面，不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)；四是會(huì)計(jì)報(bào)表未按要求按月裝訂；五是會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔；六是過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案未及時(shí)銷(xiāo)毀；七是忽視對(duì)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理。如對(duì)會(huì)計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒(méi)有及時(shí)備份、拷貝，沒(méi)有形成磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，不能滿足學(xué)校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

（4）人員配備不足?！稌?huì)計(jì)法》規(guī)定，出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案管理。目前，高校財(cái)務(wù)部門(mén)普遍沒(méi)有安排專(zhuān)職檔案人員管理會(huì)計(jì)檔案，往往是安排除了出納人員之外的會(huì)計(jì)人員兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案兼管人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，沒(méi)有檔案管理資質(zhì)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定不了解，不掌握檔案的基本操作規(guī)程，保證不了會(huì)計(jì)檔案的完整性和安全性。

（5）檔案利用不足。由于相關(guān)制度的規(guī)定，高校仍保存了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作造成了巨大壓力。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案利用不足，未充分利用會(huì)計(jì)檔案信息發(fā)揮監(jiān)督信息反饋和導(dǎo)向功能作用的現(xiàn)象更加突出。

（6）檔案銷(xiāo)毀滯后。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，高校的會(huì)計(jì)檔案，除涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項(xiàng)的和會(huì)計(jì)決算報(bào)表永久保管外，其余會(huì)計(jì)檔案保管期滿后皆可銷(xiāo)毀。但是，實(shí)際工作中出現(xiàn)了無(wú)人來(lái)銷(xiāo)、無(wú)人敢銷(xiāo)的局面。對(duì)超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有按規(guī)定及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，造成了大量會(huì)計(jì)檔案積壓，浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力。

（7）保管手段落后。目前高校保管的會(huì)計(jì)檔案多數(shù)是紙質(zhì)檔案，品種多且數(shù)量大。由于保管手段落后，容易出現(xiàn)遺失、損毀，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案缺失、不完整，很難分清會(huì)計(jì)檔案管理人員與調(diào)閱人員的責(zé)任，存在一定的操作風(fēng)險(xiǎn)。

三、對(duì)策

針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題，探討改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的四個(gè)對(duì)策。

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，配好人員。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照《檔案法》和《會(huì)計(jì)法》的要求，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備既有會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員從事會(huì)計(jì)檔案管理工作，并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。

（2）建章立制，規(guī)范管理。為了使高校會(huì)計(jì)檔案管理符合國(guó)家檔案管理的規(guī)定，必須建立健全高校會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。明確會(huì)計(jì)檔案管理工作程序，使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。

（3）發(fā)揮作用，及時(shí)銷(xiāo)毀。保管會(huì)計(jì)檔案是手段，目的是為了使用會(huì)計(jì)檔案。要充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，更好地為學(xué)校工作服務(wù)。及時(shí)編制會(huì)計(jì)檔案檢索，提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率，定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定，對(duì)保管期限已滿、無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)銷(xiāo)毀。

（4）微機(jī)管理，提高效率。借助先進(jìn)的信息技術(shù)，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子歸檔，逐步減少紙質(zhì)檔案，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率。

總之，會(huì)計(jì)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個(gè)方面，在高校的發(fā)展中越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性。因此，根據(jù)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)，要進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、配備德才兼?zhèn)涞臅?huì)計(jì)檔案管理人才；建立健全有關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理行為；發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在高校發(fā)展中的作用，保管期限已滿、無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)銷(xiāo)毀；實(shí)行微機(jī)管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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第5篇：財(cái)政部電子檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

原標(biāo)題：淺談行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

收錄日期：2013年11月6日

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)主體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個(gè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)形成的全套文檔資料、存儲(chǔ)有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)等都屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，也應(yīng)妥善保管。

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案作為記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料證據(jù)，在加強(qiáng)財(cái)政財(cái)務(wù)管理、開(kāi)展資金績(jī)效評(píng)估、實(shí)施責(zé)任審計(jì)、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理作了明確具體的規(guī)定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理還是存在許多問(wèn)題，一定程度上成為了財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。加強(qiáng)和規(guī)范行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，成為當(dāng)前迫切需要解決的問(wèn)題之一。本文擬從存在的主要問(wèn)題、原因分析和對(duì)策建議三個(gè)方面探討完善行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

一、存在的主要問(wèn)題

（一）相關(guān)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。從會(huì)計(jì)檔案的責(zé)任者、管理者、使用者分析，都存在對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題。從責(zé)任者的角度看，一方面很多財(cái)會(huì)人員明知會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯(cuò)誤理念，認(rèn)為僅是會(huì)計(jì)檔案管理人員的事，卻不知會(huì)計(jì)檔案的管理與其形成過(guò)程是緊密相關(guān)的；另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員又認(rèn)為每一份會(huì)計(jì)檔案在其各個(gè)責(zé)任環(huán)節(jié)分別有經(jīng)辦人、審核人、歸檔人等責(zé)任主體，會(huì)計(jì)檔案的管理就是保管和銷(xiāo)毀。從管理者的角度看，單位領(lǐng)導(dǎo)甚至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)資金管理和會(huì)計(jì)核算一般都很重視，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時(shí)候會(huì)很重視會(huì)計(jì)檔案管理，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案使用的相關(guān)手續(xù)辦理卻不很理解，甚至覺(jué)得繁瑣，對(duì)檔案管理人員不尊重。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善或執(zhí)行不嚴(yán)格。絕大多數(shù)行政事業(yè)單位沒(méi)有根據(jù)國(guó)家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，或僅作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的一個(gè)部分。有些單位雖然有制度，但也沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。兩者共同的結(jié)果，往往是單位會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)不清、程序不嚴(yán)、要求不明、手續(xù)不全，久而久之，單位會(huì)計(jì)檔案管理就會(huì)錯(cuò)漏叢生，問(wèn)題不斷。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現(xiàn)在檔案存放場(chǎng)所過(guò)于簡(jiǎn)陋、防盜防潮防火防蟲(chóng)防光防溫防塵等設(shè)施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設(shè)施不符合要求等，同時(shí)很多單位沒(méi)有電子檔案和圖片檔案管理設(shè)施；二是軟件方面，沒(méi)有配備必要的管理軟件、也沒(méi)有制定和嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度措施；三是部分單位沒(méi)有配備專(zhuān)（兼）職會(huì)計(jì)檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問(wèn)題。

（四）會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等工作不規(guī)范。在立卷和歸檔上，有些單位沒(méi)有建立預(yù)設(shè)案卷制度，導(dǎo)致分類(lèi)、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒(méi)有建立會(huì)計(jì)檔案定期歸檔、入庫(kù)驗(yàn)收等制度，導(dǎo)致部分會(huì)計(jì)檔案得不到及時(shí)歸檔整理，同時(shí)一些裝訂不規(guī)范、簽章不齊全的會(huì)計(jì)檔案“蒙混過(guò)關(guān)”進(jìn)入了保管庫(kù)房。在查閱和銷(xiāo)毀上，主要是手續(xù)不齊全、交接不清楚、程序不規(guī)范，造成查閱困難、銷(xiāo)毀不及時(shí)、積案過(guò)多、毀損嚴(yán)重等。

二、主要原因分析

（一）單位沒(méi)有建立會(huì)計(jì)檔案人員長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔一般都由會(huì)計(jì)人員完成，會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低則取決于會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒(méi)有組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，財(cái)政部門(mén)和檔案管理機(jī)構(gòu)也很少進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，絕大多數(shù)的會(huì)計(jì)檔案歸檔和技術(shù)處理主要靠本單位老會(huì)計(jì)人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理人員和責(zé)任對(duì)象沒(méi)有規(guī)范的檔案法制意識(shí)；二是沒(méi)有規(guī)范的檔案管理技術(shù)可供借鑒和參考，容易和檔案事業(yè)發(fā)展的技術(shù)脫節(jié)；三是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，在工作中容易忽視管理細(xì)節(jié)，責(zé)任心不強(qiáng)。

（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業(yè)單位類(lèi)別較多，情況龐雜，很多行政事業(yè)單位對(duì)業(yè)務(wù)工作檔案很重視，管理制度很規(guī)范、措施也得力，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理，往往認(rèn)為僅是財(cái)務(wù)人員的事，沒(méi)有必要制定單獨(dú)的管理制度。特別是規(guī)模小、人員少的單位，由于財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)量不大，單位會(huì)計(jì)有可能是外聘人員承擔(dān)，由于外聘人員流動(dòng)性大，加之單位領(lǐng)導(dǎo)不熟悉財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作，“費(fèi)力不討好”的會(huì)計(jì)檔案管理很容易成為邊緣工作而無(wú)人過(guò)問(wèn)，更別提制定和完善相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度了。

（三）經(jīng)費(fèi)不足，工作條件有限。一方面會(huì)計(jì)檔案管理作為單位內(nèi)部管理的一部分，檔案主管部門(mén)和財(cái)政部門(mén)都沒(méi)有經(jīng)費(fèi)投入的明確規(guī)定，其管理人員、管理場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備等經(jīng)費(fèi)投入，一般是由單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排，沒(méi)有例行的經(jīng)費(fèi)預(yù)算提供保障；另一方面很多單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性、專(zhuān)業(yè)性認(rèn)識(shí)不足，難以保證會(huì)計(jì)檔案存放在時(shí)間、空間、設(shè)施、環(huán)境等方面得到足夠的重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中，很少有將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會(huì)計(jì)檔案管理真正融入到財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作的全過(guò)程，作為單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來(lái)對(duì)待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會(huì)計(jì)檔案的有效利用。

三、對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)和水平。首先，財(cái)政部門(mén)和各行政事業(yè)單位應(yīng)高度重視會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)的重要內(nèi)容，努力使會(huì)計(jì)人員熟練掌握會(huì)計(jì)檔案整理的基本知識(shí)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與操作技能，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)工作；其次，檔案主管機(jī)關(guān)要從規(guī)范管理的角度，對(duì)行政事業(yè)單位開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理的水平；最后，單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識(shí)、好的技術(shù)、好的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)真?zhèn)鞒小?/p>

（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真全面地梳理本單位會(huì)計(jì)檔案管理流程，結(jié)合自身實(shí)際，從“定崗位、定職責(zé)、定目標(biāo)、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實(shí)檔案管理人員的崗位責(zé)任制。

（三）加大經(jīng)費(fèi)投入，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會(huì)計(jì)檔案管理場(chǎng)所和相關(guān)設(shè)施符合要求；另一方面要理順會(huì)計(jì)檔案管理體制，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案保管的責(zé)任機(jī)構(gòu)，由財(cái)務(wù)部門(mén)將相關(guān)經(jīng)費(fèi)列入本單位年度預(yù)算，保障檔案管理經(jīng)費(fèi)有穩(wěn)定可靠的來(lái)源。此外，規(guī)模再小的單位，也要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題，配備必要的場(chǎng)所，在人員更替時(shí)注重會(huì)計(jì)檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設(shè)施并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度。

（四）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等工作

1、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔。要結(jié)合本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量等實(shí)際，制定科學(xué)合理的立卷、歸檔方案，準(zhǔn)備好預(yù)設(shè)案卷；二是及時(shí)規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案。日常產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)整理裝訂，規(guī)范封粘、簽章。在檢查確認(rèn)憑證封面所列事項(xiàng)記載完整后進(jìn)行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒(méi)有散頁(yè)后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒上的內(nèi)容；三是年度終了，若在手工記賬環(huán)境下，必須將活頁(yè)賬簿中的空白頁(yè)取出，并按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫(xiě)目錄，認(rèn)真填寫(xiě)賬簿啟用表，活頁(yè)賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會(huì)計(jì)情況下，年終要將打印輸出的各類(lèi)會(huì)計(jì)賬頁(yè)分類(lèi)整理，按科目及時(shí)間順序用號(hào)碼機(jī)打印序號(hào)后編制目錄，按科目填寫(xiě)賬簿啟用表，分類(lèi)分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會(huì)計(jì)報(bào)表分月逐頁(yè)編制序號(hào)，并按序號(hào)編制目錄，最后按時(shí)間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會(huì)計(jì)資料的裝訂同會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。

2、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案可由財(cái)會(huì)部門(mén)暫管一年后（便于財(cái)會(huì)部門(mén)查閱近期資料）按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒(méi)有建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)要明確專(zhuān)（兼）職人員負(fù)責(zé)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)人員交接時(shí)，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。

3、建立嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的查閱、銷(xiāo)毀制度。一要嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱利用手續(xù)，做到借出、送還、移交、銷(xiāo)毀各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時(shí)間清楚；二要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案查閱審批制度，未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會(huì)計(jì)檔案；三要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀規(guī)定。要特別突出檔案銷(xiāo)毀的法律意識(shí)，依法依規(guī)進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)，對(duì)已到保管期限需要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，按規(guī)定不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷并在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行由相關(guān)部門(mén)監(jiān)銷(xiāo)制度。

（五）加大會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)管力度。財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等部門(mén)在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要利用價(jià)值。單位內(nèi)部應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

以上是筆者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的一些粗淺認(rèn)識(shí)，若有不當(dāng)之處，敬請(qǐng)大家提出寶貴意見(jiàn)，共同探索，使會(huì)計(jì)檔案管理走上規(guī)范化的軌道。

主要參考文獻(xiàn)：

第6篇：財(cái)政部電子檔案管理辦法范文

第二條國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織(以下簡(jiǎn)稱各單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。

第三條各級(jí)人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。會(huì)計(jì)檔案管理辦法

第五條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

(二)會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

(四)其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

第六條各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第七條各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。

各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。

第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類(lèi)。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第九條本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類(lèi)似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：

(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

(三)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。

(四)監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

第十一條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。

第十二條采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十四條單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

第十六條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十七條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。

第十八條我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡(jiǎn)稱境外單位)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

第7篇：財(cái)政部電子檔案管理辦法范文

一、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息載體，最重要的功能就是反映和監(jiān)督。這里的反映和監(jiān)督功能一方面是按照國(guó)家財(cái)經(jīng)制度及相關(guān)法律法規(guī)要求，對(duì)財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的資料進(jìn)行歸類(lèi)整理保管，使得會(huì)計(jì)檔案具有法律依據(jù)功能，另一方面是醫(yī)院加強(qiáng)自身內(nèi)部管理的需要，積累發(fā)展歷程中的重要數(shù)據(jù)，為當(dāng)前和未來(lái)管理決策提供參考和支持。真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)檔案對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理具有重要的支持、保證和促進(jìn)作用，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)提高醫(yī)院管理水平有重要意義。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀問(wèn)題

《新辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案定義別指出各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括電子會(huì)計(jì)檔案。顯然會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)及其他類(lèi)都屬于其范疇，其涵蓋收集、整理、保管和銷(xiāo)毀過(guò)程。其中行政事業(yè)會(huì)計(jì)檔案定期保管年限分為10年和30年，較之前有很大區(qū)別。

近年來(lái)醫(yī)院隨著業(yè)務(wù)工作量的增長(zhǎng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的增加，以及新的結(jié)算形式給會(huì)計(jì)檔案帶來(lái)的沖擊，使得會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量增長(zhǎng)過(guò)快。例：某大型三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，單月全部原始記賬憑證為194冊(cè)，組成結(jié)構(gòu)為：門(mén)診收入原始憑證101冊(cè)，占全月總量的52.06%；住院收入原始憑證43冊(cè)，占全月總量的22.16%；全院報(bào)銷(xiāo)支出原始憑證50冊(cè)，占全月總量的25.78%，其中：總務(wù)、科研、教學(xué)等支出原始憑證44冊(cè)，占全月總量的22.68%；藥品報(bào)銷(xiāo)支出原始憑證6冊(cè)，占全月總量的3.1%，以上原始憑證中未含原始POS機(jī)小票約1.26萬(wàn)張，此部分檔案單獨(dú)存檔。通過(guò)對(duì)上述檔案連續(xù)三年數(shù)據(jù)的測(cè)算，每年均以10%的速度進(jìn)行增長(zhǎng)。會(huì)計(jì)檔案涵蓋了所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息，收集、整理、歸檔、儲(chǔ)存、查閱工作都比較繁雜，往往是周期長(zhǎng)、流程多、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，有的資料還涉及核心敏感信息，其管理工作需要專(zhuān)業(yè)的知識(shí)、規(guī)范的制度和敬業(yè)的精神。筆者工作實(shí)踐中覺(jué)得目前檔案管理還存在以下幾方面的問(wèn)題。

1.未設(shè)置獨(dú)立的檔案部門(mén)及未對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理

《新辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，最長(zhǎng)不超過(guò)三年，期滿之后原則上移交本單位檔案部門(mén)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中大多數(shù)醫(yī)院均未設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案機(jī)構(gòu)，使得會(huì)計(jì)檔案的保管和銷(xiāo)毀工作缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督[2]。財(cái)務(wù)部門(mén)不僅要為日益增加的會(huì)計(jì)檔案尋求保存空間并負(fù)責(zé)妥善保管，還要承擔(dān)接待各部門(mén)甚至外界查閱會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)工作。由于未對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)管理，導(dǎo)致查詢效率低，工作量大等問(wèn)題的產(chǎn)生。

2.未將電子財(cái)務(wù)檔案完全納入管理范圍

《新辦法》規(guī)定內(nèi)部形成和外部接受且符合相關(guān)要求的會(huì)計(jì)資料可作為電子會(huì)計(jì)檔案保存。這是從制度上彌補(bǔ)了電子檔案歸檔、保存的空白，可以說(shuō)是檔案管理里程碑式的進(jìn)步。很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的電子資料打印成紙質(zhì)存檔，不僅耗用了審核崗位大量時(shí)間精力和實(shí)物資源（紙張和墨粉），同時(shí)也占用了大量檔案空間；同時(shí)會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)軟件系統(tǒng)的安裝光盤(pán)、磁盤(pán)、用戶名稱密碼、用戶服務(wù)卡及使用手冊(cè)等資料也散落在各崗位手中，沒(méi)有做到統(tǒng)一歸檔入庫(kù)，不利于維護(hù)和查詢工作[3]。

3.未充分利用開(kāi)發(fā)檔案的內(nèi)涵價(jià)值

會(huì)計(jì)檔案涵蓋醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的財(cái)務(wù)信息，專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，這就要求會(huì)計(jì)檔案的管理者要具備會(huì)計(jì)、檔案、醫(yī)學(xué)、信息等知識(shí)背景，才能更好地管理、利用會(huì)計(jì)檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。目前會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和檔案部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的管理會(huì)計(jì)檔案的人才，沒(méi)有充分開(kāi)發(fā)利用檔案資料的信息資源?；跁?huì)計(jì)檔案資料的豐富內(nèi)涵，如果不能對(duì)其充分開(kāi)發(fā)利用，不僅無(wú)法有效體現(xiàn)檔案的價(jià)值，也直接影響管理者和使用者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

4.未按規(guī)定及時(shí)銷(xiāo)毀

《新辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀流程做出明確規(guī)定。而一直以來(lái)，作為會(huì)計(jì)檔案管理重要環(huán)節(jié)的銷(xiāo)毀工作在實(shí)際工作中卻并不重要，呈現(xiàn)無(wú)人來(lái)銷(xiāo)、無(wú)人敢毀的局面。這里面原因很復(fù)雜，既有主觀上耗時(shí)耗力、怕有疏忽承擔(dān)責(zé)任的顧慮，也有客觀上缺乏專(zhuān)門(mén)管理機(jī)構(gòu)、明確操作制度和可行操作流程，使得會(huì)計(jì)檔案越積越多，占用大量庫(kù)房空間，一旦需要轉(zhuǎn)移就是浩大的搬遷工程，耗費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的思考和建議

1.設(shè)置獨(dú)立的檔案部門(mén)并對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理

設(shè)置獨(dú)立檔案部門(mén)既是貫徹相關(guān)法律法規(guī)要求，也是加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作的組織保。這樣可以一方面逐步實(shí)現(xiàn)檔案的歸口管理，提升會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)功能，另一方面也可以對(duì)檔案的收集、歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，在不違反國(guó)家有關(guān)規(guī)定的前提下對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行瘦身。會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)整理是檔案管理的重要組成部分，如：對(duì)合同、POS機(jī)刷卡憑證等原始資料進(jìn)行分類(lèi)整理保管后，可隨時(shí)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期銷(xiāo)毀，這樣可以達(dá)到提高檔案的查詢效率及工作質(zhì)量，節(jié)約有效的空間，提升服務(wù)品質(zhì)的目的。

2.加快會(huì)計(jì)電子檔案管理，通過(guò)信息化手段全方位提升檔案管理的水平

根據(jù)《新辦法》要求加快電子檔案的歸檔、保存，一方面對(duì)于電子數(shù)據(jù)易被修改的特點(diǎn)，采取嚴(yán)格授權(quán)審批、權(quán)限管理、電子簽名和及時(shí)備份等方式加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)的安全保密措施；另一方面電子檔案也要分類(lèi)歸檔、安全存儲(chǔ)，從而方便整理和查閱，提升會(huì)計(jì)檔案的利用效率及價(jià)值。

3.切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念提升檔案的利用功能

會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是對(duì)資料的整理保管以備查閱，還有對(duì)資料的開(kāi)發(fā)、利用，從而最大程度實(shí)現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。因此，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔和保管中要做到合理規(guī)范，建立嚴(yán)格的查閱制度，保護(hù)檔案完整、安全的前提下，為相關(guān)部門(mén)和個(gè)人提供查閱服務(wù)，同時(shí)檔案管理部門(mén)也應(yīng)該根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和反饋信息做好效果分析，積極主動(dòng)采取措施，借助各種信息化手段，方便管理者和研究者使用檔案資料，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)提升人們對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)。

4.做好保管期限屆滿會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作

第8篇：財(cái)政部電子檔案管理辦法范文

一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)

1、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料， 實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，包括電子化會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表等數(shù)據(jù)， 相應(yīng)電算化環(huán)境下的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)軟件及其開(kāi)發(fā)文檔等內(nèi)容。但同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案還保留著。這兩種介質(zhì)檔案，其保存手段、保管條件都不一樣，為管理工作帶來(lái)難度。

2、管理工作依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境。電算化會(huì)計(jì)檔案的載體不是傳統(tǒng)的紙張而是磁性介質(zhì)， 因而具有體積小、質(zhì)量輕等特點(diǎn)。但與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案直觀性強(qiáng)， 人們可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看到會(huì)計(jì)信息，而電算化會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。

3、電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會(huì)計(jì)檔案因其信息的數(shù)字化， 大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率， 便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享; 但電算化會(huì)計(jì)檔案具有易破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞的風(fēng)險(xiǎn)。

二、目前會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問(wèn)題

1、會(huì)計(jì)檔案載體的完整性不能體現(xiàn)。很多單位由于單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的工作內(nèi)容理解不到位，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，或雖保管但只保管一份，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

2、會(huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，使得會(huì)計(jì)檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定“采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案”，并對(duì)保存期限做了規(guī)定，但目前由于一些單位沒(méi)有更新和升級(jí)輸出打印設(shè)備，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；或因?yàn)榇疟P(pán)介質(zhì)的質(zhì)量問(wèn)題，或未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。

3、會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。由于沒(méi)有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。

三、做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

（一）應(yīng)加大對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入

比如，選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，進(jìn)行定期維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具；完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)。

（二）完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度

1、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔制度。按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬也要打印書(shū)面材料，并及時(shí)立卷。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本。應(yīng)注意的是，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。

2、建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按一定順序?qū)﹄娮訒?huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)和著錄，制作檔案管理文件卡片。

3、建立嚴(yán)格的借用制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4、建立定期備份和維護(hù)制度。電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

5、建立分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供特定的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣的設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

( 三) 提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企事業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理重要性的認(rèn)識(shí)，并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企事業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)。因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

（四）提高電算化會(huì)計(jì)檔案保管人員的素質(zhì)。要管理、保存和利用好電算化會(huì)計(jì)檔案，必須有相應(yīng)的檔案管理人才。管理電算化會(huì)計(jì)檔案的人員比一般的檔案管理人員綜合素質(zhì)要求高，除了要具備傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)外， 還必須具備電算化基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí)， 必須具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。要通過(guò)多種方式的培訓(xùn)教育， 使我們的電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員成為具備會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)等多門(mén)學(xué)科知識(shí)， 具備良好的道德品質(zhì)和潛在的創(chuàng)新意識(shí)與能力的復(fù)合型人才。

參考文獻(xiàn)

1、霍振芳：《電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)》，《唐山學(xué)院學(xué)報(bào)》2007年第5期。

第9篇：財(cái)政部電子檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】 財(cái)務(wù)共享中心； 案例啟示； 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-5937（2015）22-0002-06

一、財(cái)務(wù)共享中心是未來(lái)中國(guó)大型企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的必然選擇

從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，我國(guó)一些大型企業(yè)集團(tuán)在做大做強(qiáng)、走出去的過(guò)程中，“大企業(yè)病”現(xiàn)象十分嚴(yán)重。一方面，管理成本居高不下，信息透明度與管控力弱；另一方面，制度繁瑣以及組織機(jī)構(gòu)官僚化等問(wèn)題十分突出，使得一些企業(yè)集團(tuán)陷入繁瑣的日常操作管理與職責(zé)扯皮之中，尤其是價(jià)值鏈中的輔助部門(mén)嚴(yán)重拖延了前方業(yè)務(wù)部門(mén)拓展的速度，以各自利益為中心各自為戰(zhàn)的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

大企業(yè)病在財(cái)務(wù)上的表現(xiàn)：第一，財(cái)務(wù)管理缺乏高度，沒(méi)有有效使用全面預(yù)算管理等工具與企業(yè)戰(zhàn)略相結(jié)合，財(cái)務(wù)缺乏與戰(zhàn)略的一體化，使得財(cái)務(wù)管理工作失去目標(biāo)性，一味滿足外部監(jiān)管的合規(guī)需求而沒(méi)有真正滿足和有利于高層決策的需求；第二，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)相互分離導(dǎo)致財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的溝通不暢，影響業(yè)務(wù)處理效率的提升，不能為業(yè)務(wù)拓展提供數(shù)據(jù)支持；第三，傳統(tǒng)低附加值的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)占用了大量財(cái)務(wù)人員，使得他們難以脫身去從事更高水平的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)成本居高不下，卻難以帶來(lái)更多價(jià)值；第四，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)重事后輕事前、事中，重報(bào)告輕分析，重?cái)?shù)字輕信息的現(xiàn)象十分突出。

共享服務(wù)一般是作為獨(dú)立的組織實(shí)體，通過(guò)整合或者合并公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)并進(jìn)行重新集中配置，依據(jù)正式或者非正式的契約即服務(wù)水平協(xié)議收取費(fèi)用，并為公司各業(yè)務(wù)單元提供服務(wù)的一種服務(wù)活動(dòng)。作為一種創(chuàng)新理念和一個(gè)協(xié)助企業(yè)成長(zhǎng)的平臺(tái)，其所涵蓋的內(nèi)容往往從常見(jiàn)的財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域延伸至人力資源、信息技術(shù)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、采購(gòu)等領(lǐng)域。財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為共享服務(wù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的一種應(yīng)用，是指將企業(yè)集團(tuán)大量重復(fù)，易于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的會(huì)計(jì)核算從分散的業(yè)務(wù)部門(mén)抽出，集中到一個(gè)新的獨(dú)立運(yùn)營(yíng)的業(yè)務(wù)單元（財(cái)務(wù)共享中心）進(jìn)行流程再造、標(biāo)準(zhǔn)化、集中處理，以提升業(yè)務(wù)處理效率，進(jìn)而降低成本、加強(qiáng)管控、提升客戶滿意度、創(chuàng)造價(jià)值，最終提升集團(tuán)整體財(cái)務(wù)管理水平的一種作業(yè)管理模式。

當(dāng)財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行成熟以后，其在資金統(tǒng)一收付、賬戶集中管理、銀行資源集中協(xié)調(diào)、提高現(xiàn)金能見(jiàn)度方面的優(yōu)勢(shì)就會(huì)凸顯。這時(shí)，作為“大支付工廠”的財(cái)務(wù)共享中心可以與企業(yè)集團(tuán)的資金管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行對(duì)接，幫助一個(gè)叫做“企業(yè)司庫(kù)”或者“財(cái)資管理”中心的組織開(kāi)展服務(wù)，增強(qiáng)資金的可視性和流動(dòng)性管理，加強(qiáng)對(duì)資金支付時(shí)效的管控。財(cái)務(wù)共享中心還可以通過(guò)信息系統(tǒng)集中風(fēng)險(xiǎn)管理的流程，解放司庫(kù)管理人員的時(shí)間和精力，使其去從事資金增值的管理，而不是停留于對(duì)支付流程的管理和監(jiān)督上。財(cái)務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)集中優(yōu)勢(shì)還可以針對(duì)司庫(kù)管理的決策提供數(shù)據(jù)分析支持服務(wù)，這將大大提高司庫(kù)管理的效率。這種對(duì)接有利于財(cái)務(wù)共享中心的華麗轉(zhuǎn)型。

此外，筆者認(rèn)為，管理會(huì)計(jì)所引領(lǐng)的企業(yè)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型如果想要在企業(yè)實(shí)施或者完善，必須首先釋放現(xiàn)有的大量會(huì)計(jì)核算人員，減輕那些繁瑣、重復(fù)性強(qiáng)的非核心業(yè)務(wù)和后臺(tái)業(yè)務(wù)，讓他們?nèi)氖赂泳哂懈郊又档墓ぷ?，通過(guò)分工專(zhuān)注于自身的戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)職能，推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型；否則，全面預(yù)算管理、績(jī)效考核、內(nèi)部控制、成本管理、財(cái)務(wù)分析等管理會(huì)計(jì)功能的發(fā)揮就會(huì)受到限制。當(dāng)然，財(cái)務(wù)共享中心建成后，如何加強(qiáng)其與戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)型財(cái)務(wù)之間的溝通和聯(lián)系將變得更加重要，不再是各行其是，而是專(zhuān)業(yè)細(xì)分，集群發(fā)展。從財(cái)務(wù)共享中心未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)看，如果能夠?qū)T部門(mén)整合，必將更有利于財(cái)務(wù)共享服務(wù)效率的提升和優(yōu)化，因?yàn)槲覀冎?，?cái)務(wù)共享是建立在信息化技術(shù)完備基礎(chǔ)之上的。

二、中國(guó)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)典型案例的啟示

20世紀(jì)80年代，美國(guó)福特、通用等大型制造類(lèi)的企業(yè)集團(tuán)率先提出共享服務(wù)，經(jīng)過(guò)30多年的發(fā)展，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于世界五百?gòu)?qiáng)的跨國(guó)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理之中。雖然中國(guó)也于21世紀(jì)初出現(xiàn)了中興通訊、陽(yáng)光保險(xiǎn)、四川長(zhǎng)虹、平安集團(tuán)、華為集團(tuán)、寶鋼集團(tuán)、海爾集團(tuán)、萬(wàn)科集團(tuán)、中國(guó)電信、中國(guó)網(wǎng)通、蘇寧電器等一大批較早實(shí)踐財(cái)務(wù)共享服務(wù)的大型企業(yè)集團(tuán)，隨后又有了中鐵建集團(tuán)、國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行、中國(guó)海油、中華保險(xiǎn)集團(tuán)等企業(yè)的廣泛嘗試和實(shí)施，但是，對(duì)于中國(guó)大多數(shù)的企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)還是一件新鮮事。

從已經(jīng)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)的企業(yè)集團(tuán)來(lái)看，其建立目標(biāo)和運(yùn)行模式具有很強(qiáng)的差異性。從目前學(xué)術(shù)領(lǐng)域已經(jīng)開(kāi)展的研究來(lái)看，研究成果并不多見(jiàn)，還沒(méi)有引起學(xué)術(shù)界廣泛的研究興趣。筆者在2014―2015年經(jīng)過(guò)廣泛的案例調(diào)研，從中國(guó)已經(jīng)建設(shè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)案例實(shí)際出發(fā)，總結(jié)了如下經(jīng)驗(yàn)啟示：

（一）財(cái)務(wù)共享建立的背景分析

1.企業(yè)必須達(dá)到一定規(guī)模，分支機(jī)構(gòu)眾多，業(yè)務(wù)拓展迅速

企業(yè)做大做強(qiáng)的過(guò)程中，必然會(huì)產(chǎn)生規(guī)模的擴(kuò)大，這種規(guī)模的擴(kuò)大表現(xiàn)為在國(guó)內(nèi)乃至世界各地建立分子公司。在建立分子公司的同時(shí)，企業(yè)需要投入更多的管理資源，也需要建立相應(yīng)的財(cái)務(wù)組織負(fù)責(zé)分子公司的財(cái)務(wù)核算和報(bào)銷(xiāo)制度，但這種財(cái)務(wù)組織往往十分分散，需要從事基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)工作的人員會(huì)逐漸增多，重復(fù)性的人力、基礎(chǔ)設(shè)施投入十分嚴(yán)重，相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理成本也會(huì)大大增加。分散的財(cái)務(wù)組織會(huì)形成分散的財(cái)務(wù)信息孤島，財(cái)務(wù)與戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同不夠，一定程度上更會(huì)影響到集團(tuán)公司的運(yùn)營(yíng)效率提升。為此，多數(shù)企業(yè)希望借助財(cái)務(wù)共享平臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)集中的會(huì)計(jì)處理，通過(guò)數(shù)字化、影像化的票據(jù)處理系統(tǒng)提高后臺(tái)處理效率、提升產(chǎn)能，控制財(cái)務(wù)人員數(shù)量，形成結(jié)構(gòu)性成本下降，建立成本競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2.企業(yè)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理的要求較高，追求流程的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化及制度規(guī)則的強(qiáng)力執(zhí)行

集團(tuán)公司規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí)，分散的財(cái)務(wù)組織會(huì)使集團(tuán)下屬各分子公司單獨(dú)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、風(fēng)險(xiǎn)管控，各自為戰(zhàn)造成的后果是財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和管理水平參差不齊，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)控制手段，集團(tuán)總部財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、可比性難以得到有效的保障。集團(tuán)企業(yè)希望借助建立規(guī)則統(tǒng)一、流程統(tǒng)一的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，集中進(jìn)行審核與監(jiān)督，隨時(shí)獲得最直接的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息，這有利于規(guī)范會(huì)計(jì)處理行為，強(qiáng)化事中、事后的管理控制，提高業(yè)務(wù)的執(zhí)行力。當(dāng)分子公司財(cái)務(wù)人員的職責(zé)調(diào)整后，他們可以更多地參與到業(yè)務(wù)活動(dòng)之中，對(duì)業(yè)務(wù)需求的信息決策形成支撐，同時(shí)有利于提升業(yè)務(wù)對(duì)會(huì)計(jì)規(guī)則的遵從度，從側(cè)面強(qiáng)化事前控制。

（二）管理層重視和支持是財(cái)務(wù)共享中心的保障

對(duì)于企業(yè)而言，建立財(cái)務(wù)共享中心是一場(chǎng)大的組織與管理模式的變革，它不僅需要技術(shù)、人力、財(cái)務(wù)方面的支撐，更需要得到高層管理者心理上的重視和行動(dòng)上的支持。財(cái)務(wù)共享服務(wù)涉及多個(gè)部門(mén)、多個(gè)業(yè)務(wù)、多個(gè)區(qū)域，財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)，涉及會(huì)計(jì)核算的集中處理、減少基礎(chǔ)作業(yè)人員數(shù)量、進(jìn)行權(quán)力的重新劃分和原有規(guī)則的調(diào)整，不可回避地會(huì)觸及一部分人的利益格局，也難免會(huì)遇到工作的阻力和抵觸。當(dāng)各種意見(jiàn)尤其是業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)反饋回來(lái)的時(shí)候，高層管理者可能會(huì)出于短視而猶豫不決，一旦這種阻力占據(jù)上風(fēng)，財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)項(xiàng)目就可能破產(chǎn)。

因此，各個(gè)層級(jí)的管理者必須對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)所能帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)及與戰(zhàn)略目標(biāo)和現(xiàn)階段管理現(xiàn)狀的擬合程度達(dá)成共識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)作出長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，妥善處理由于實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)所帶來(lái)的沖突、問(wèn)題，加強(qiáng)培訓(xùn)與溝通。從已經(jīng)建設(shè)完成的財(cái)務(wù)共享中心經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，管理層的重視和支持是財(cái)務(wù)共享建設(shè)順利實(shí)現(xiàn)的重要保障，高層管理者對(duì)此必須做好心理上和行動(dòng)上的準(zhǔn)備。

（三）流程化和標(biāo)準(zhǔn)化是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的主要特征

財(cái)務(wù)共享中心是將分散的、業(yè)務(wù)量大、重復(fù)性與標(biāo)準(zhǔn)化程度高的分子公司核算業(yè)務(wù)集中到一個(gè)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化程度極高的平臺(tái)上進(jìn)行操作處理。它改變了原有的分散核算、操作標(biāo)準(zhǔn)和各業(yè)務(wù)流程不相同、不統(tǒng)一的狀況，為各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一提供了整合的可能性，最終促使業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和智能化。這主要是因?yàn)椋?/p>

1.財(cái)務(wù)共享中心本身就是流程共享

財(cái)務(wù)共享中心的流程類(lèi)型包括業(yè)務(wù)核算流程、財(cái)務(wù)操作流程、內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理流程以及配套的業(yè)務(wù)流程。其中“業(yè)務(wù)核算流程”是指財(cái)務(wù)共享中心所處理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)從發(fā)生到財(cái)務(wù)處理完畢，直至完成檔案歸檔的整個(gè)過(guò)程，是對(duì)現(xiàn)有流程的梳理、優(yōu)化和再造；“財(cái)務(wù)操作流程”是指各崗位財(cái)務(wù)人員的操作指南，具體指導(dǎo)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)處理；“內(nèi)部運(yùn)營(yíng)管理流程”是財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部管理維度所涉及的流程，如績(jī)效管理維度下的績(jī)效報(bào)表編制流程，標(biāo)準(zhǔn)化管理維度下的制度修訂流程等；配套部門(mén)業(yè)務(wù)流程主要是為適應(yīng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)施過(guò)程中影響并改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)單位流程所進(jìn)行的流程調(diào)整。

2.財(cái)務(wù)共享服務(wù)的品質(zhì)與效率取決于標(biāo)準(zhǔn)化的程度

財(cái)務(wù)共享中心提供的服務(wù)需滿足客戶的要求，而“要求”往往是一種標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定。共享中心內(nèi)部通過(guò)在每個(gè)操作步驟的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定與質(zhì)量把控，將風(fēng)險(xiǎn)管理融入到標(biāo)準(zhǔn)化的流程及控制點(diǎn)中，形成最終的客戶需求產(chǎn)出。在財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部，標(biāo)準(zhǔn)化的、固化的操作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)使得作業(yè)人員在操作時(shí)減少了人為主觀判斷和思考的時(shí)間，以流水線式的作業(yè)模式使得工作效率大大提高。因此，標(biāo)準(zhǔn)值設(shè)定的高低和標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行的程度決定了財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)品質(zhì)的優(yōu)劣，標(biāo)準(zhǔn)化操作流程的設(shè)計(jì)決定了財(cái)務(wù)共享中心整體的作業(yè)效率。

（四）信息技術(shù)是財(cái)務(wù)共享實(shí)現(xiàn)的重要技術(shù)平臺(tái)

財(cái)務(wù)共享中心強(qiáng)大的信息技術(shù)為其有效運(yùn)行提供了支撐，使得共享服務(wù)的真正目標(biāo)能夠落到實(shí)處。從現(xiàn)實(shí)案例來(lái)看，財(cái)務(wù)共享中心中應(yīng)用最為廣泛的技術(shù)至少包括企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)等。

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理手段落后、數(shù)據(jù)搜集成本高、分析計(jì)算難度大、速度慢、誤差率較高，難以指導(dǎo)決策和進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)。與之相比，財(cái)務(wù)共享中心在強(qiáng)大的信息化平臺(tái)支撐下，將分散的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一到一個(gè)集中處理的平臺(tái)，利用更為復(fù)雜的分析、對(duì)比，為企業(yè)后續(xù)的決策提供數(shù)據(jù)支持，增強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，而不僅僅是會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的物理性轉(zhuǎn)移。此外，財(cái)務(wù)共享中心利用信息技術(shù)跨越不同國(guó)家、地區(qū)、分子公司之間的物理、組織障礙，融合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，使得各業(yè)務(wù)流程事前、事中、事后均得到有效控制，降低潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）復(fù)合型人才是財(cái)務(wù)共享未來(lái)發(fā)展的核心動(dòng)力

財(cái)務(wù)共享中心在初期運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，能夠凸顯其成本降低和加強(qiáng)集團(tuán)管控的優(yōu)勢(shì)，但“少量管理人員，大量基礎(chǔ)作業(yè)人員”的金字塔式人員結(jié)構(gòu)很快使得其面臨人力資源管理的困境。如果不能擺脫財(cái)務(wù)共享中心“會(huì)計(jì)加工廠”的印象，不能夠給共享中心的管理者明確指出其未來(lái)的職業(yè)發(fā)展通道，不能打通財(cái)務(wù)共享中心與集團(tuán)財(cái)務(wù)人員、地方業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員之間的溝通、協(xié)調(diào)、晉升障礙，財(cái)務(wù)共享中心將面臨人才流失和無(wú)法發(fā)揮其數(shù)據(jù)共享與決策服務(wù)支持功能，最終導(dǎo)致各行其是，難以發(fā)揮財(cái)務(wù)管理人員的合力。

事實(shí)上，財(cái)務(wù)共享中心建成后，隨著自身的發(fā)展和業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，對(duì)財(cái)務(wù)共享中心從業(yè)管理者素質(zhì)的需求越來(lái)越高，這也是財(cái)務(wù)共享未來(lái)發(fā)展的核心動(dòng)力。從優(yōu)秀財(cái)務(wù)共享中心的案例來(lái)看，大多數(shù)集團(tuán)財(cái)務(wù)、地方業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員來(lái)自于共享服務(wù)中心。他們除了需要熟悉企業(yè)和共享中心業(yè)務(wù)的操作與需求，系統(tǒng)掌握財(cái)務(wù)管理知識(shí)、會(huì)計(jì)核算知識(shí)、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)知識(shí)之外，還具備了良好的邏輯分析能力、文字處理能力、協(xié)調(diào)溝通能力、心理承受力和豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，能夠有效地整合、調(diào)動(dòng)中心內(nèi)部資源，推動(dòng)、運(yùn)營(yíng)、優(yōu)化項(xiàng)目的規(guī)劃與立項(xiàng)。財(cái)務(wù)共享中心未來(lái)的發(fā)展依靠具有知識(shí)復(fù)合、能力復(fù)合、思維復(fù)合等能在多方面、多領(lǐng)域發(fā)揮效能的復(fù)合型人才。

（六）財(cái)務(wù)共享中心并非完美無(wú)缺

財(cái)務(wù)共享中心并非我們想象中的那樣完美，從已經(jīng)調(diào)研的案例分析來(lái)看，其在建設(shè)與運(yùn)營(yíng)過(guò)程中還存在很多缺陷。例如：

1.成本不降反升

建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢(shì)之一是節(jié)約人力資源成本，但事實(shí)上，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)集團(tuán)的總部均設(shè)在上海、廣州、北京、深圳等一線城市，共享服務(wù)中心又大多依托于總部設(shè)置在這些城市，人工成本很高。從已經(jīng)建設(shè)財(cái)務(wù)共享的企業(yè)來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)害怕變革帶來(lái)管理和人員的不穩(wěn)定，影響業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的水平，尤其是國(guó)有企業(yè)，出于平穩(wěn)過(guò)渡和社會(huì)責(zé)任的原因，一般不會(huì)進(jìn)行大幅度的裁員或者轉(zhuǎn)型，而會(huì)采用多種方式組建財(cái)務(wù)共享中心的人員隊(duì)伍?？偟膩?lái)看，要么從分子公司借調(diào)上來(lái)，要么重新招聘，其結(jié)果是人力資源成本不降反升，甚至比原來(lái)還多出很多人。

此外，財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)對(duì)于ERP系統(tǒng)高度依賴，這決定了財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)必須在ERP解決方案實(shí)施后才能進(jìn)行下一步，而企業(yè)ERP變革方案的解決需要投入大量的時(shí)間和成本，還要指派專(zhuān)人來(lái)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享中心的信息管理模式、系統(tǒng)更新替代方案的選擇，又給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重成本負(fù)擔(dān)。

2.帶來(lái)較大稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享集中了基礎(chǔ)會(huì)計(jì)作業(yè)人員后，地方不再設(shè)置基礎(chǔ)會(huì)計(jì)人員，但問(wèn)題也隨之而來(lái)。由于會(huì)計(jì)核算人員不再直接與子公司、分支機(jī)構(gòu)地方稅務(wù)機(jī)關(guān)打交道，會(huì)對(duì)稅務(wù)政策變化所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)反應(yīng)遲鈍，溝通不足。這可能使得原本享受的稅收優(yōu)惠申請(qǐng)難度增加，加大企業(yè)機(jī)會(huì)成本。

3.財(cái)務(wù)共享中心帶來(lái)人力資源管理問(wèn)題

從目前的案例來(lái)看，財(cái)務(wù)共享中心一般會(huì)設(shè)置在集團(tuán)財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)之下，成為下屬機(jī)構(gòu)，組織級(jí)別設(shè)置很低。加之，人們往往認(rèn)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)就是低成本、低素質(zhì)的象征，很快會(huì)淪為弱勢(shì)群體。一旦職業(yè)發(fā)展通道沒(méi)有打通，流程化的作業(yè)會(huì)讓許多員工感覺(jué)沒(méi)有任何職業(yè)發(fā)展，降低工作積極性，最終造成財(cái)務(wù)共享中心離職率增加。此外，財(cái)務(wù)共享中心標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程和不適當(dāng)?shù)淖鳂I(yè)導(dǎo)向激勵(lì)措施很容易導(dǎo)致員工不思進(jìn)取，使共享服務(wù)本身的優(yōu)勢(shì)由于人員素質(zhì)不高難以得到充分發(fā)揮，增值服務(wù)功能的拓展受限。

4.造成集團(tuán)總部機(jī)關(guān)作風(fēng)嚴(yán)重

很多企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心依托集團(tuán)總部進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)大量財(cái)務(wù)人員集中在脫離業(yè)務(wù)平臺(tái)的管理上時(shí)，部分共享服務(wù)的企業(yè)表現(xiàn)出了“共享”而不服務(wù)的突出問(wèn)題。其表現(xiàn)就是機(jī)關(guān)作風(fēng)嚴(yán)重，效率低下，違背了財(cái)務(wù)服務(wù)于業(yè)務(wù)的初衷。

三、中國(guó)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)、完善的政策建議

（一）明確財(cái)政部在推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)中的作用

十報(bào)告明確提出：“經(jīng)濟(jì)體制改革的核心問(wèn)題是處理好政府和市場(chǎng)的關(guān)系，必須更加尊重市場(chǎng)規(guī)律，更好發(fā)揮政府作用?！币簿褪钦f(shuō)，今后的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革仍然要正確處理政府與市場(chǎng)的職責(zé)定位問(wèn)題，政府部門(mén)應(yīng)在自身的職責(zé)范圍內(nèi)不越位、不缺位。

基于該認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為，盡管建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心是一種趨勢(shì)或者潮流，但財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)本身必須遵循一定的規(guī)律，具有一定的適用范圍，而不是每個(gè)企業(yè)都必須實(shí)施的一種變革。選擇是否建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心更多的是企業(yè)自身需要思考的一種財(cái)務(wù)管理變革。需要企業(yè)結(jié)合自身的發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)特征、業(yè)務(wù)規(guī)模、控制環(huán)境、企業(yè)所處生命周期等多種因素評(píng)估實(shí)施的可行性。

財(cái)政部作為全國(guó)主管會(huì)計(jì)的政府監(jiān)管部門(mén)，應(yīng)更多地從政府與市場(chǎng)職責(zé)劃分的角度出發(fā)，發(fā)揮正確引導(dǎo)、服務(wù)、溝通協(xié)調(diào)的作用，采取鼓勵(lì)但不要強(qiáng)制或者一刀切的態(tài)度。財(cái)政部應(yīng)該針對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)認(rèn)真組織相關(guān)課題研究或者調(diào)研，探討中國(guó)特色財(cái)稅體制下財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)與運(yùn)營(yíng)中存在的主要問(wèn)題，積極從未來(lái)中國(guó)企業(yè)走出去、做強(qiáng)、做優(yōu)的視角，從法律法規(guī)、政策層面正確引導(dǎo)和幫助已經(jīng)建立或未來(lái)準(zhǔn)備建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的企業(yè)掃除一些制度性的障礙，支持財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)與有效運(yùn)營(yíng)。例如，電子發(fā)票問(wèn)題、信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題、財(cái)務(wù)共享中心績(jī)效評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)化衡量指標(biāo)等。

（二）需要與國(guó)家稅務(wù)總局協(xié)調(diào)相關(guān)發(fā)票問(wèn)題

第一，作為原始憑證的稅務(wù)發(fā)票歸屬地問(wèn)題。按照我國(guó)稅法規(guī)定，原始發(fā)票必須在當(dāng)?shù)氐臉I(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)保留和歸檔，同時(shí)由當(dāng)?shù)胤纻味惪叵到y(tǒng)來(lái)開(kāi)具增值稅發(fā)票，而不能由財(cái)務(wù)共享中心所在地統(tǒng)一開(kāi)具。傳統(tǒng)來(lái)看，母公司與分公司的單據(jù)采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行快遞傳遞，共享之后，由于單據(jù)掃描影像系統(tǒng)的上線，單據(jù)的傳遞逐漸采用了電子化方式進(jìn)行傳遞。即單據(jù)傳遞到各分公司的掃描點(diǎn)，然后通過(guò)電子掃描傳遞到母公司，原始憑證則保留在各個(gè)掃描點(diǎn)，并由分公司建立一個(gè)倉(cāng)庫(kù)集中保管。雖然，這樣的處理能夠在一定程度上節(jié)省票據(jù)傳遞成本，但還是直接帶來(lái)了票據(jù)不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，加大了管理難度。與此同時(shí)，成員單位財(cái)務(wù)人員還需要對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行詳細(xì)預(yù)審，如果各地執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一致則需要制定復(fù)雜的單據(jù)匹配規(guī)則，對(duì)系統(tǒng)的要求相對(duì)較高，會(huì)進(jìn)一步增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，給稅務(wù)稽查帶來(lái)隱患。

第二，電子發(fā)票問(wèn)題。信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享實(shí)施的重要前提和技術(shù)保障，其中影像系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享中心遠(yuǎn)程為集團(tuán)各機(jī)構(gòu)提供財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)服務(wù)的基礎(chǔ)。通過(guò)影像系統(tǒng)，財(cái)務(wù)共享中心解決了業(yè)務(wù)核算過(guò)程中存在的原始憑證流轉(zhuǎn)、查閱、審核等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了影像采集、傳輸、審核、查閱、業(yè)務(wù)單據(jù)跟蹤等功能。電子發(fā)票的出現(xiàn)能夠明顯減輕原始單據(jù)流轉(zhuǎn)采集的工作量，企業(yè)可以憑借自身電子信息優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)報(bào)銷(xiāo)，從而大大提高入賬時(shí)效，還能有效防止發(fā)票造假及丟失問(wèn)題。但是，對(duì)于電子發(fā)票這種新型票據(jù)，無(wú)論是發(fā)票提供方還是報(bào)銷(xiāo)使用者，對(duì)兩者的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)要求都相應(yīng)有所提高，國(guó)家應(yīng)出臺(tái)相關(guān)管理的系統(tǒng)制度要求，來(lái)確保電子發(fā)票從出具到實(shí)際報(bào)銷(xiāo)的全過(guò)程順利完成。同時(shí)，對(duì)于發(fā)票來(lái)源渠道不統(tǒng)一、管控難度大、監(jiān)控范圍有限等問(wèn)題，財(cái)政部應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)及時(shí)出臺(tái)相關(guān)使用規(guī)范。財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)結(jié)合有關(guān)規(guī)范加強(qiáng)對(duì)電子發(fā)票的協(xié)調(diào)管理，建立統(tǒng)一的發(fā)票管理流程，對(duì)內(nèi)與影像系統(tǒng)互聯(lián)，對(duì)外接入各種發(fā)票開(kāi)具渠道，實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)票的實(shí)時(shí)監(jiān)控管理。

此外，銀行電子回單也面臨著類(lèi)似的問(wèn)題。財(cái)務(wù)共享的集中管理特征引發(fā)資金的集中收付，集團(tuán)化運(yùn)營(yíng)更會(huì)帶來(lái)大量的資金收付，從而產(chǎn)生大量銀行回單。傳統(tǒng)的銀行回單管理模式是將紙質(zhì)回單一一匹配到憑證中，企業(yè)財(cái)務(wù)人員工作量極大，而目前銀行的電子回單已經(jīng)十分成熟，企業(yè)可自行在系統(tǒng)中下載使用，并具有相應(yīng)的法律效力。如果能夠推動(dòng)銀行電子回單的使用與存檔，將會(huì)大大減輕企業(yè)的會(huì)計(jì)核算成本負(fù)擔(dān)。

第三，發(fā)票驗(yàn)真問(wèn)題。發(fā)票驗(yàn)真是一項(xiàng)重要的財(cái)務(wù)審核工作，目前采用的方法是：登錄稅務(wù)局網(wǎng)站，逐項(xiàng)核對(duì)發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票單位、開(kāi)票日期、稅務(wù)登記號(hào)碼、開(kāi)票金額等發(fā)票信息。發(fā)票驗(yàn)真也一直是企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)非常重視的一項(xiàng)合規(guī)審核工作，比較此前的分散審核，財(cái)務(wù)共享作業(yè)是高度集中的作業(yè)模式，如果把這項(xiàng)審核工作納入財(cái)務(wù)共享中心的作業(yè)范圍，工作量的巨大是可想而知的。因此，大多數(shù)財(cái)務(wù)共享中心并沒(méi)有承擔(dān)這項(xiàng)工作，這無(wú)形中增加了財(cái)務(wù)共享中心的風(fēng)險(xiǎn)。按理講，稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)提供查詢發(fā)票真?zhèn)蔚谋憬萸?，但目前各行業(yè)、各地區(qū)發(fā)票不統(tǒng)一，部分地市的壟斷性行業(yè)票據(jù)甚至存在與稅務(wù)要求有差異的情況，如交通行業(yè)、通訊行業(yè)、水電費(fèi)等票據(jù)，存在不加蓋發(fā)票專(zhuān)用章、發(fā)票金額不明確（實(shí)繳金額與應(yīng)交金額、預(yù)繳金額等同時(shí)顯示）、未嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)打號(hào)碼與發(fā)票號(hào)碼一致性的要求等突出問(wèn)題。為此，財(cái)政部應(yīng)積極與國(guó)家稅務(wù)總局溝通，研究開(kāi)發(fā)全國(guó)統(tǒng)一的發(fā)票驗(yàn)證終端系統(tǒng)，統(tǒng)一同一行業(yè)的發(fā)票模板及票樣、發(fā)票信息項(xiàng)目等，實(shí)現(xiàn)在發(fā)票取得時(shí)即可通過(guò)條形碼等方式進(jìn)行驗(yàn)真操作。如此，企業(yè)可以避免更換發(fā)票的麻煩及經(jīng)濟(jì)損失，或者開(kāi)發(fā)全國(guó)統(tǒng)一的發(fā)票驗(yàn)證系統(tǒng)，允許企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與該系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，減少財(cái)務(wù)人員的手工操作，提高財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營(yíng)效率，同時(shí)還能夠降低稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，便于監(jiān)管機(jī)構(gòu)的日常檢查和監(jiān)管，也便于企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。

（三）針對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理出臺(tái)相應(yīng)制度

我國(guó)目前應(yīng)用的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是由財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1998年8月，1999年1月起執(zhí)行的一套專(zhuān)門(mén)針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的制度體系。從內(nèi)容上來(lái)看，其并未考慮財(cái)務(wù)共享中心這種特殊財(cái)務(wù)管理變革模式下的會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題。雖然財(cái)政部2014年的征求意見(jiàn)稿考慮到了信息化對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響，但是究竟能否對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)提供支持很難確定。

1.財(cái)務(wù)共享中心帶來(lái)的會(huì)計(jì)檔案管理各方面的改變

（1）財(cái)務(wù)共享的建立導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理體制重心從依賴經(jīng)營(yíng)實(shí)體的屬地化財(cái)務(wù)管理體系轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚬蚕碇行臉?gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，由此帶來(lái)傳統(tǒng)屬地化會(huì)計(jì)檔案管理體系變化。

（2）共享中心采用影像系統(tǒng)，形成影像資料后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理受重視程度降低，使會(huì)計(jì)檔案歸檔的完整性與合規(guī)性受到考驗(yàn)。

（3）會(huì)計(jì)檔案管理流程復(fù)雜，會(huì)計(jì)檔案的形成從單純?cè)诮?jīng)營(yíng)單位所在地一直延伸至共享服務(wù)中心，過(guò)程長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、鏈條長(zhǎng)，中間介入崗位明顯增多且職責(zé)存在交叉，這會(huì)造成管理責(zé)任分工不明確甚至出現(xiàn)缺失，從而加大風(fēng)險(xiǎn)控制難度。

（4）共享模式下共享中心成為會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制最終主體，對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量承擔(dān)責(zé)任。這使會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的主體發(fā)生了變化。

（5）共享模式下會(huì)計(jì)檔案的形成、保管、調(diào)閱等環(huán)節(jié)出現(xiàn)了大量電子媒介會(huì)計(jì)檔案，由此造成會(huì)計(jì)檔案影像化管理、電子文檔存儲(chǔ)合規(guī)性、新內(nèi)控防范點(diǎn)設(shè)置等問(wèn)題。

（6）在集中核算的前提下，部分企業(yè)將原始單據(jù)進(jìn)行集中掃描，故紙質(zhì)檔案也會(huì)集中在財(cái)務(wù)共享中心所在地，會(huì)計(jì)檔案的異地存儲(chǔ)面臨監(jiān)管壓力。

2.財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)應(yīng)不斷探索共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)體系

（1）建立會(huì)計(jì)檔案管理新體系。財(cái)務(wù)共享模式下共享中心作為會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的最終主體，應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的新責(zé)任體系，作為責(zé)任劃分和集團(tuán)管控的基礎(chǔ)。

（2）規(guī)?；?、電子化管理，降低管理成本。在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)應(yīng)整合會(huì)計(jì)檔案各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性工作，建設(shè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理、標(biāo)準(zhǔn)化平臺(tái)，通過(guò)規(guī)模效應(yīng)降低會(huì)計(jì)檔案管理成本，增加會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)工作，發(fā)揮集中化、信息化管理優(yōu)勢(shì)，延伸和革新會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并在此基礎(chǔ)上形成國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

（3）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案流程管理，利用條形碼、RFID等信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案各環(huán)節(jié)和步驟的實(shí)時(shí)跟蹤和定位，并據(jù)此進(jìn)行加工處理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化流程管理。

（4）注重會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、專(zhuān)業(yè)化手段監(jiān)控會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量，降低因自身處理質(zhì)量問(wèn)題帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享模式下紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并存，應(yīng)確保兩種形式檔案資料一致，并得到政府監(jiān)管部門(mén)認(rèn)可。

（5）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)控制，確保紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性與相關(guān)影像資料的一致性，注重會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)控制，防范會(huì)計(jì)檔案形成和流轉(zhuǎn)過(guò)程中的外部風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)控制，確保存儲(chǔ)介質(zhì)物理性能不變，定期復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)的安全性，定期檢測(cè)信息系統(tǒng)運(yùn)行情況，防止電子檔案毀損和丟失。

（6）理順在集中核算、會(huì)計(jì)檔案集中管理模式下，會(huì)計(jì)檔案的保存方法。應(yīng)研究建立針對(duì)會(huì)計(jì)檔案異地管理模式下財(cái)政、稅務(wù)等監(jiān)管方對(duì)會(huì)計(jì)檔案的審查機(jī)制，在保證監(jiān)管方有效了解企業(yè)真實(shí)情況的同時(shí)，減少企業(yè)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)存在的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)〔2013〕20號(hào)文件）規(guī)定：“同時(shí)滿足一定條件的會(huì)計(jì)資料，可以不輸出紙質(zhì)資料?！痹撘?guī)范從政策制度層面認(rèn)可了電子會(huì)計(jì)資料的有效性，免除了企業(yè)對(duì)一定范圍內(nèi)會(huì)計(jì)資料的打印責(zé)任，這是建設(shè)社會(huì)主義生態(tài)文明，促進(jìn)社會(huì)整體信息化水平進(jìn)一步提高的現(xiàn)實(shí)要求。但該文件下發(fā)至今，對(duì)于這項(xiàng)規(guī)定，大多數(shù)企業(yè)還持觀望態(tài)度。筆者認(rèn)為，目前企業(yè)的困惑或是顧慮主要還是來(lái)自監(jiān)管部門(mén)的檢查。因?yàn)槟壳按蠖鄶?shù)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查還都需要查看企業(yè)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。為此，財(cái)政部應(yīng)借會(huì)計(jì)檔案管理辦法修訂之機(jī)，考慮財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理的新要求、新變化，梳理相關(guān)制度內(nèi)容，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)順利實(shí)施、開(kāi)展提供制度依據(jù)。

（四）明確在移動(dòng)終端設(shè)備中運(yùn)用“軟證書(shū)”進(jìn)行電子簽名（章）的合法性

2013年的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》第四十一條規(guī)定：企業(yè)獲得的需要外部單位或者個(gè)人證明的原始憑證和其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：（1）會(huì)計(jì)資料附有外部單位或者個(gè)人的、符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的可靠的電子簽名；（2）電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的第三方認(rèn)證；（3）滿足第四十條第（1）、（3）、（5）、（6）項(xiàng)規(guī)定的條件。

根據(jù)上述規(guī)范的要求，企業(yè)在電子簽名過(guò)程中，普遍使用UK（Usb Key）來(lái)保存數(shù)字證書(shū)，但在移動(dòng)應(yīng)用日益普及的情況下，UK不太適合手機(jī)等移動(dòng)終端設(shè)備的即插即用。建議財(cái)政部聯(lián)合工信部及其他相關(guān)部委，明確在移動(dòng)終端設(shè)備應(yīng)用“軟證書(shū)”進(jìn)行電子簽名的具體技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以推動(dòng)企業(yè)使用移動(dòng)終端設(shè)備亦能實(shí)現(xiàn)電子檔案和憑證無(wú)紙化。

（五）開(kāi)發(fā)建立通用的可比的服務(wù)水平量化指標(biāo)體系

財(cái)務(wù)共享中心不是簡(jiǎn)單的流程操作與標(biāo)準(zhǔn)化管理，它需要不斷檢查和更新業(yè)績(jī)指標(biāo)，通過(guò)服務(wù)水平協(xié)議的量化指標(biāo)，以最低成本提供高效率、高質(zhì)量、高滿意度的服務(wù)。這些指標(biāo)必須能夠清晰地描述財(cái)務(wù)共享服務(wù)與客戶雙方最低可接受的服務(wù)水平。例如，一個(gè)財(cái)務(wù)共享中心承接一個(gè)客戶的報(bào)銷(xiāo)審核業(yè)務(wù)，那么協(xié)議中就應(yīng)約定報(bào)銷(xiāo)時(shí)限、差錯(cuò)率等指標(biāo)。這些指標(biāo)可以幫助財(cái)務(wù)共享中心清晰地認(rèn)識(shí)顧客的需求，更好地滿足顧客的希望。但問(wèn)題的關(guān)鍵是，什么是高水平的服務(wù)，其標(biāo)準(zhǔn)是什么？目前從被調(diào)研的典型案例企業(yè)來(lái)看，仍缺乏統(tǒng)一的指標(biāo)類(lèi)型、指標(biāo)范圍、指標(biāo)定義，以致財(cái)務(wù)共享中心無(wú)論對(duì)內(nèi)還是對(duì)外簽訂服務(wù)水平協(xié)議都在使用自己的一套標(biāo)準(zhǔn)。以日均處理單量為例，有的共享服務(wù)中心為3 500單，有的為100 993單，有的為2 100單，由于各自的指標(biāo)定義不同，無(wú)法衡量財(cái)務(wù)共享中心效率的高低。因此，應(yīng)該由專(zhuān)業(yè)的權(quán)威行業(yè)協(xié)會(huì)或者研究機(jī)構(gòu)具有指導(dǎo)意義的服務(wù)水平協(xié)議通用指標(biāo)體系，并定期標(biāo)桿企業(yè)各指標(biāo)數(shù)據(jù)，以此來(lái)衡量財(cái)務(wù)共享中心的績(jī)效，督促其不斷提高服務(wù)水平，促進(jìn)行業(yè)的健康發(fā)展。

（六）推動(dòng)上市公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)外包的放開(kāi)

財(cái)務(wù)共享中心一般是集團(tuán)財(cái)務(wù)內(nèi)部業(yè)務(wù)分層、崗位分層、人員分層的產(chǎn)物，而集團(tuán)在控股多家國(guó)內(nèi)、海外上市公司、軍工或其他重點(diǎn)保密單位時(shí)，根據(jù)證監(jiān)會(huì)《上市公司治理準(zhǔn)則》第二十二、二十三條與《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第二十四、二十六條之規(guī)定，財(cái)務(wù)共享中心在承接上市公司、軍工企業(yè)或其他重點(diǎn)保密單位的財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)時(shí)，遇到了現(xiàn)有監(jiān)管要求的限制，無(wú)法進(jìn)一步拓寬財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)范圍。建議財(cái)政部與證監(jiān)會(huì)、國(guó)家安全部門(mén)等部委溝通后，考慮財(cái)務(wù)共享中心在簽訂《保密協(xié)議》和確保網(wǎng)絡(luò)信息安全的前提下，可以承接上市公司、軍工企業(yè)等集團(tuán)內(nèi)外部單位的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，這樣可以大大降低上市公司的核算成本，加強(qiáng)對(duì)上市公司的內(nèi)部控制。

（七）探索和總結(jié)全球財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

目前，隨著我國(guó)政府經(jīng)濟(jì)預(yù)期的調(diào)整，經(jīng)濟(jì)放緩將呈現(xiàn)“新常態(tài)”。面對(duì)國(guó)內(nèi)的產(chǎn)能過(guò)剩，強(qiáng)調(diào)境外投資、鼓勵(lì)中國(guó)企業(yè)投資其他市場(chǎng)將成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整戰(zhàn)略的一部分，其目的旨在使中國(guó)經(jīng)濟(jì)擺脫對(duì)國(guó)內(nèi)生產(chǎn)和出口的傳統(tǒng)性依賴，我國(guó)的一些大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)開(kāi)始考慮將經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和投資轉(zhuǎn)移至海外。與此同時(shí)，需要我國(guó)的企業(yè)不斷規(guī)范和提升海外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)營(yíng)管理。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的理念本身就來(lái)自于20世紀(jì)末跨國(guó)公司的管理創(chuàng)新，并迅速得到財(cái)務(wù)界的認(rèn)同和推廣，但財(cái)務(wù)共享服務(wù)在國(guó)內(nèi)企業(yè)中的推廣和應(yīng)用不過(guò)10年左右，其在我國(guó)國(guó)內(nèi)跨區(qū)域的建設(shè)與運(yùn)營(yíng)管理尚處于探索階段，更何況全球運(yùn)營(yíng)管理的經(jīng)驗(yàn)普遍不足。值得肯定的是，財(cái)務(wù)共享中心作為跨地域、跨職能、整合企業(yè)不同領(lǐng)域能力和商業(yè)知識(shí)的最佳實(shí)踐，無(wú)疑是中國(guó)企業(yè)加速實(shí)現(xiàn)價(jià)值鏈轉(zhuǎn)型、完成國(guó)際化拓展的重要工具和手段。為此，建議財(cái)政部對(duì)全球財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)工作加強(qiáng)扶持力度，支持“走出去”的企業(yè)更好地應(yīng)對(duì)復(fù)雜的稅收環(huán)境、信息系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境、法律監(jiān)管環(huán)境，在確保賬務(wù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，放寬海外會(huì)計(jì)核算、檔案管理等相關(guān)基礎(chǔ)工作的限制。同時(shí)，定期組織相關(guān)企業(yè)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，相互參觀、相互學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)和工作方法，鼓勵(lì)我國(guó)已經(jīng)和即將走出去的企業(yè)積極探索全球財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為企業(yè)的全球化戰(zhàn)略提供重要的決策支持和管控手段，為推動(dòng)全球化發(fā)展進(jìn)程服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 李甘霖，張慶龍.財(cái)務(wù)共享服務(wù)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)[J].中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師，2012（12）：26-28.