電子檔案管理精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理范文

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發(fā)送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環(huán)境的要求會比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業(yè)的檢索工具進行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點和缺點

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點

用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環(huán)境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點不僅節(jié)省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優(yōu)點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。

2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發(fā)生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。

3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。

3 可采取的措施

（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。

（3）保管時應注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。

第2篇：電子檔案管理范文

【關鍵詞】企業(yè)；電子檔案管理；問題；改進措施

1引言

在互聯(lián)網技術及數字化技術的影響下，我國企業(yè)逐漸朝著自動化、智能化和機械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內部管理中的應用對企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應用到各個行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術，保證電子檔案管理的高效性和安全性。

2電子檔案概述

電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計算機磁盤等信息化技術設備進行儲存的，將電子圖像等文件進行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計算時代的發(fā)展過程中，一些信息化技術水平較高的企業(yè)則采用云端網絡空間進行儲存。

2.1電子檔案的優(yōu)勢

電子檔案的應用具有以下幾點優(yōu)勢：第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優(yōu)勢能夠降低人工篩選檔案所耗費的時間，即節(jié)約了人力，同時又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術和計算機網絡技術的不斷發(fā)展，云技術和數字化技術在企業(yè)中的應用越來越廣泛，計算機網絡有著較大的儲存空間，電子檔案對企業(yè)信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。第三，信息與載體之間是互相獨立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術和數字化技術對檔案信息進行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨立的，電子檔案的儲存只是暫時性的借用云空間而已，企業(yè)隨時隨地都可以將電子檔案進行轉移，方便企業(yè)對檔案進行統(tǒng)籌管理。

2.2電子檔案管理工作的重要性

通過對電子檔案的優(yōu)勢進行分析，可以清楚地發(fā)現，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應用價值，可以實現資源利用的最大化，同時，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案相比，還有著其他應用優(yōu)勢：首先，相對于紙質檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會出現檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現象，給企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時展過程中，電子檔案管理的發(fā)展與應用，是企業(yè)與時俱進的標志，企業(yè)在查詢檔案時，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時間，且通過計算機備份技術，若電子檔案因設備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過備份進行找回，保證了檔案使用的安全性。

3企業(yè)電子檔案管理存在的問題

3.1電子檔案管理軟件通用性不足

我國企業(yè)在發(fā)展過程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式對企業(yè)信息進行管理的。隨著信息化時代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開始了檔案的信息化建設，但是對與電子檔案的應用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業(yè)內的其他型號電腦進行共享，無法實現檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產生了不利影響[1]。

3.2檔案管理的保密性與安全性不高

當前，在大數據時代的影響下，人們上網信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內部管理的一項工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認為電子檔案不會被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導致信息數據失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結構復雜、儲存信息多樣的特點，若計算機或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經濟損失[2]。

3.3缺乏專業(yè)的技術人才

在企業(yè)電子檔案建設過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎。但是，在當前社會環(huán)境下，越來越多的人加大了對計算機網絡、通信技術的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。

4信息化時代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施

4.1進行動態(tài)管理

企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準確性和及時性，企業(yè)需要對電子檔案進行實時動態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務部門員工的崗位責任，制定相應的管理制度，明確管理責任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進行分類管理，并及時歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息還應做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。

4.2劃分多級權限

為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過程中應做好安保工作，劃分多級權限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級，設定必要的查閱權限；通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調整修改以及查詢應用權限。同時，企業(yè)在電子檔案查詢過程中，應嚴格界定瀏覽器應用權限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對電子檔案管理系統(tǒng)進行高級別的加密處理，嚴禁外部人員瀏覽，進而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用[4,5]。

4.3提高管理人員技術水平

在企業(yè)電子檔案管理過程中，因人才技術水平低，管理意識薄弱，導致企業(yè)電子檔案管理水平低的現象時有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強對電子檔案管理人員的培訓力度，不斷提高其管理技術水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門還需要不斷引進先進的技術人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊伍的整體素質和技術水平。

5結語

總而言之，電子檔案在企業(yè)中的應用，能夠有效降低企業(yè)的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進企業(yè)的現代化發(fā)展。因此，在信息化社會發(fā)展過程中，企業(yè)需緊跟時代腳步，不斷引進先進的技術人才，提高電子檔案管理隊伍水平，劃分多級權限，做好檔案的安保工作，并進行實時動態(tài)管理，保證電子檔案管理的可靠性。

【參考文獻】

【1】張在奎,王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經濟,2017(12):31-32.

【2】黃黎黎.企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].企業(yè)改革與管理,2017(08):15.

【3】莫麗華.企業(yè)人事檔案管理信息化建設探討[J].企業(yè)改革與管理,2017(08):59.

【4】曾蘇.大數據時代的企業(yè)檔案工作初探[J].機電兵船檔案,2017(02):17-20.

第3篇：電子檔案管理范文

一、電子檔案的特點

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點：

1.依賴性和不可識別性

電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質量上是根本不同的。紙質檔案都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質和光介質的電子檔案采用的是數字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識讀記錄。

2.信息存儲的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

（3）載體的多樣性

傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現多樣性。

4.信息共享性

傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實現了局域網和上了因特網后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。

5.信息與載體之間的可分離性

電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調閱或形成文件。

從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實現異地遠程調閱，給人類、經濟、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題，如：（1）數據的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動性；（4）信息的易出錯性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰(zhàn)，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質檔案有本質的不同。

二、做好電子檔案管理的措施

1.要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

2.要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而做到對電子文件進行特定的保護。由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作，并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

4.對一些重要的電子文件，要有相應的紙質文件

由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性，假如發(fā)生意外或特殊情況（如戰(zhàn)爭、長時間停電、病毒感染等），致使電子文件賴以存在的計算機系統(tǒng)無法正常工作，那時我們對存在光盤等載體上的電子檔案將是束手無策。因此在文件檔案管理中有適當的紙質文件備份也是非常必要的。

5.優(yōu)化專業(yè)結構，建立高素質的檔案管理人員隊伍

第4篇：電子檔案管理范文

紙質檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。

2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發(fā)明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發(fā)生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：

1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。

第5篇：電子檔案管理范文

檔案與人們的日常工作、生活息息相關，緊密聯(lián)系，然而長期以來，由于醫(yī)院的根本任務是醫(yī)療服務，對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，造成了在現實生活中，檔案管理“無足輕重”、“可有可無”的現狀。而且受人員、設施和經費等方面的影響，導致了檔案管理工作無暇顧及，造成檔案管理冷場的局面。因此，加強全員檔案管理的意識，提高全員對檔案管理工作重要性的認識就顯得尤為緊迫和有必要了。特別是領導干部對檔案管理的認知，在一定程度上決定了檔案管理工作能否順利實施開展。應該加強全員檔案管理的意識，將檔案管理納入到醫(yī)院重要議事日程上來，將檔案管理工作視為醫(yī)院發(fā)展的重要內容來抓，促使醫(yī)院領導者、醫(yī)院管理人員、職工等樹立檔案管理重要性的認識，進而主動融入到醫(yī)院檔案管理的工作上來，全力以赴地支持檔案管理工作。

二、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理制度

檔案管理是醫(yī)院日常工作中的一個重點，同時也是一個難點。由于檔案管理工作內容繁多復雜，如檔案管理工作涉及到檔案收集、歸檔、利用、保管等多方面，而且醫(yī)院的部門眾多且分散，專業(yè)性技術強，對機密程度高低差異有著不同的檔案管理要求和標準。因此，加強醫(yī)院電子檔案管理首當其沖的是建立健全檔案管理制度，落實管理制度與醫(yī)院的崗位責任制，將其納入到醫(yī)院考核中來，并在實際工作中不斷完善。檔案收集制度是檔案管理的核心，醫(yī)院部門的眾多性、復雜性，對檔案收集工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。因此，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理制度，就應當完善檔案歸檔的管理制度，建立健全檔案材料、文件的傳遞、登記管理制度，為了確保檔案材料的完整性，應實行動態(tài)管理的運行模式，一旦發(fā)現材料文件的遺漏、缺失，要及時地查找補救。

三、電子檔案與紙質檔案同步管理

隨著信息技術的快速發(fā)展，電子檔案逐漸被運用到了醫(yī)院檔案管理工作中來，大大提高了檔案管理、利用的效率。但由于電子文件、數據在儲存技術、網絡安全、管理制度、通訊設備等方面，還存在一定的不足和缺陷，如果這些問題沒有得到全面有效的解決，就貿然將醫(yī)院檔案全部轉化為電子檔案管理形式，會存在一定的管理風險，對檔案管理的安全性構成一定的威脅。因此，在電子檔案普及的今天，應當實行電子檔案和紙質檔案的同步管理，特別是對于醫(yī)院的科研成果、醫(yī)療成就等。實行紙質和電子文件雙套管理，要從醫(yī)院的實際出發(fā)，有針對性地選擇和實施雙套管理模式。如對于實驗記載、取樣調查、化驗分析數據、會議資料等，只存在紙質文件的，就只采用紙質檔案管理；而上題論證報告、成果申請書、統(tǒng)計數據等既有紙質文件，又有電子文件的，就需要采用電子和紙質兩種管理套路，提高檔案管理的安全性。

四、對電子檔案要提供利用

電子檔案的信息與紙質檔案相比，具有容易修改、容易復制等特點，在利用、使用階段其安全性是最為薄弱的。為了切實保護好醫(yī)院科研成果，保護醫(yī)院的知識產權，提高檔案管理的安全性，加強電子檔案在利用環(huán)節(jié)管理的意義就不言而喻了。對于醫(yī)院電子檔案的提供利用，應采取適當的保密、防范措施，根據電子檔案的科研成果水平及其保密級別，實施在線管理和離線管理的管理機制。在線管理主要采取防火墻技術與殺毒監(jiān)控技術；而離線管理則使用必要的防盜技術和加密技術。由檔案資料的科研成果、保密級別而決定查閱者對其利用情況，對于保密級別較高的電子文檔，不提供拷貝、復制等利用方式；而對于允許拷貝的電子文檔，要嚴格其拷貝申請的審批環(huán)節(jié)，將審核手續(xù)落實到實際工作中來，并在審批通過之后，設置相關保密人員對其拷貝過程、檔案利用情況進行監(jiān)督等。

五、加大對電子檔案管理的投入

檔案管理工作對醫(yī)院科研、教學及其檔案利用成效有著重大的影響，加強對電子檔案管理的投入，優(yōu)化電子檔案管理的設備、設施，使用高性能的電子軟件，是提高電子檔案管理安全性、有效性的重要保障。對于電子檔案管理的投入，第一，要引進現代化的設備、設施，醫(yī)院應盡可能地配備性能較優(yōu)越的設備，如計算機、掃描儀、刻錄儀，改善檔案文件存貯載體的質量，確保檔案保存的科學性、安全性。第二，應優(yōu)化檔案保護的技術，使用先進化的保障網絡安全軟件，如防火墻技術、數據加密技術，構建高效便捷的計算機管理系統(tǒng)等。為了保障電子檔案正常有序運行，除了引進新設備、新技術之外，還應當創(chuàng)建安全有效的存儲空間，在檔案庫房中配置除濕、空調等設備，安裝滅蟲、滅火等設施。

六、結語

第6篇：電子檔案管理范文

關鍵詞：電子檔案；大學檔案；管理；應用

中圖分類號：G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01

電子檔案管理的應用不僅僅在大學檔案管理中很重要，它在企業(yè)檔案管理中的應用也有著非常重要的地位。在學校中，它能很便捷的存儲學生的大量信息，方便其他人查找、管理，為學生后續(xù)就業(yè)提供了便捷服務，使檔案的傳遞更快速，高效，在企業(yè)中，電子檔案管理的高效、有序，使得各個部門的管理里工作銜接緊密，企業(yè)的發(fā)展更加迅速，從而促進了社會的發(fā)展。

一、大學檔案管理現代化的現狀及意義

全國教育的不斷發(fā)展，各個大學的招生人數不斷增加，數以千萬計的數據存儲，變遷，使得大學學生檔案管理的難度增加，學生檔案如實的記錄了大學生的德、智、體、美、勞及大學生在大學中的一切發(fā)展，為學生以后找工作提供了重要的依據，所以大學學生檔案管理是學校所有工作中最為重要的。

大學檔案管理現代化的現狀是學生數量多，數據多，電子檔案管理的工作量大，數據傳遞次數頻繁，檔案管理不規(guī)范等。所以我們要提高大學檔案管理的工作效率。

大學檔案管理現代化的意義：第一，大學學生檔案管理在學生的思想教育方面很重要，學校在對學生進行思想教育工作時，可以根據學生檔案的如實反應針對不同的學生采取不同的教育方法，讓每個學生都能成為有道德修養(yǎng)的人，學生檔案提供的信息是學生工作能否順利執(zhí)行的保障，電子檔案管理的建立提高了檔案的利用率，陪養(yǎng)了學生的積極性，提高了他們的競爭意識，讓他們在競爭中不斷進取，電子檔案管理的便捷查詢服務使得學校能夠很容易了解到優(yōu)秀人才的全部情況，有利于學校優(yōu)秀人才計劃的培養(yǎng)，學生檔案管理的建立為學生的素質培養(yǎng)提供了保障。第二，大學檔案管理為大學發(fā)展提供了服務，學生檔案管理又是學校管理工作中最為重要的，學?？梢詮膶W生檔案中提取很多有用的信息，并且能夠從學生檔案中發(fā)現學校教育中存在的問題，電子檔案的管理方便學校及時發(fā)現問題，找到解決問題的方法，從而提高學校的教學質量，推動學校教育全面發(fā)展。

二、大學檔案管理應用中存在的問題

隨著科技的發(fā)展，檔案管理也在逐步向現代化發(fā)展，電子檔案管理的出現為大學檔案管理提供了方便，但同時也存在著很多問題，大學檔案管理中存在的問題分為以下兩個方面。

1.電子檔案本身存在的問題

（1）電子檔案存儲的安全性，網絡安全問題時有發(fā)生，電子檔案有高速讀寫功能，一旦被盜取，它將會泄露大量的信息，對個人造成嚴重傷害，對學校造成難以挽回的損失。

（2）電子檔案易缺失，紙質檔案出現錯誤，容易被人發(fā)現，容易改正，電子檔案出現錯誤會對后面的大量數據都有影響，且不易被發(fā)現，容易造成嚴重的后果，電子檔案不及時維護更新，容易造成數據丟失，有些重要的信息一旦丟失，會對學校的工作造成嚴重影響。

（3）電子檔案不具備長期可讀性，科技在不斷發(fā)展，計算機的發(fā)展更是迅速，電子檔案對新的設備會產生不兼容問題，容易造成數據丟失，使得電子檔案不能長期使用，為學校檔案管理工作增加難度。

2.管理制度存在的問題

（1）大學學生檔案管理人員對自己的職責不清楚，管理人員未經過專業(yè)培訓，對檔案收集、整理、歸納的內容不清楚，從而使收集的內容有重復，導致收集工作量大，效率不高。

（2）大學學生檔案管理意識不強，學校對大學學生檔案管理不太重視，在開會過程中沒有反復強調，造成管理人員的不重視，開始出現懈怠情緒，導致管理工作中出現各種各樣的問題。

（3）沒有確立專門的審查監(jiān)督機制，導致管理松懈，出現學生檔案泄露等問題，對學生未來的發(fā)展造成影響，管理人員對自己的工作不仔細，不認真，在學生檔案的編輯過程中出現錯誤，可能對多個學生造成影響。

三、大學檔案管理應用的改進措施

1.電子檔案的安全改進

加強電子檔案的設備及網絡安全，存儲電子檔案的計算機只用來存儲檔案信息，不能再作為其他設備使用，以免造成數據丟失，對設備定期檢查、維護，以免設備損壞造成數據丟失，對存儲的數據要進行備份，一旦數據損壞，還可以使用備份的數據，不至于造成嚴重損失，通過網絡防火墻等安全措施加強對網絡安全的管理，避免在數據傳輸過程中出現丟失、損壞等問題。

2.增強電子檔案的長期可讀性

延長電子檔案的使用時間，對存儲設備及時更新，保證存儲環(huán)境的穩(wěn)定性，管理人員不能私自讓其他人員查看存儲的信息，以免其他人對其進行刪改，確保大學生檔案管理的私密性。

3.提升工作人員的素質

大學檔案管理中要加強工作人員的素質培養(yǎng)，學校要對管理工作人員進行思想教育培訓，提高他們對大學檔案管理重要性的認識，只有具備良好的思想政治素養(yǎng)，才能明白自己的職責所在，在以后的工作中，才能更好的發(fā)揮自己的作用。

4.規(guī)范管理的操作流程

大學檔案管理要規(guī)范操作流程，確立專門的審查監(jiān)督機制，對工作人員的工作及時檢查、監(jiān)督，防止工作人員在工作中出現各種失誤，不能及時發(fā)現改正，影響后續(xù)工作的進度，審查監(jiān)督機制還能對工作人員的行為進行監(jiān)督，一旦工作人員有不良的行為習慣，審查監(jiān)督機制能夠及時發(fā)現并制止該工作人員的行為，從而使管理制度更加完善。

大學生檔案對大學生今后的工作和生活尤為重要，所以大學檔案管理在大學管理工作中有著及其重要的地位，隨著信息化時代的發(fā)展，電子檔案的建立，大學檔案管理的工作要更加規(guī)范，避免出現失誤，否則會對學生以后尋找工作帶來困難，學生檔案是學生大學生活的真實寫照，這就要求學校對大學檔案管理更加重視，加大大學檔案管理力度，使檔案管理工作與學校其他工作同步發(fā)展，提高學校的管理質量，加強學校建設，使得學校在未來能有更好的發(fā)展。

參考文獻：

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[3]周茂玉.淺談電子檔案在檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務，2016，14：103+138.

第7篇：電子檔案管理范文

紙質檔案管理

長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區(qū)域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區(qū)域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發(fā)生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業(yè)的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業(yè)技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質檔案與電子檔案管理比較

對紙質檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式決定的管理環(huán)境的異同將紙質檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質檔案的存儲是以實物空間實現的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內部的存儲元器件對所處環(huán)境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質檔案對物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續(xù)的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結果來看，紙質檔案對管理環(huán)境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統(tǒng)紙質檔案管理環(huán)境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發(fā)現問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會出現所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優(yōu)勢也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統(tǒng)紙質檔案信息查詢依靠人工實現，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質資源信息為例，若要查詢“內蒙古地區(qū)”相關信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對策

通過對紙質檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業(yè)單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業(yè)單位紙質檔案管理的模式已經十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質檔案管理在轉向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業(yè)單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業(yè)單位紙質檔案管理現狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術引入當前紙質檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點。基于這種觀點，事業(yè)單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉型的過程中要考慮兩者并行。以地質資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質檔案管理模式下查詢比較費時費力的內容，同時，對于一些比較重要的地質資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業(yè)單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統(tǒng)紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式實現有效對接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環(huán)節(jié)實現銜接，通過信息化手段讓傳統(tǒng)紙質檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，紙質檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質資源檔案為例，地質資源紙質檔案在信息化過程中，對極為重要的地質資料檔案采用傳統(tǒng)紙質檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關，而是可以將重要的紙質檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質資料也并不是從紙質檔案中完全剔除，而是管理重點有所側重。未被電子化的地質資料檔案側重于紙質檔案管理模式，電子化的則側重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢，實現檢索流程優(yōu)化，同時紙質檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實現的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過紙質檔案和電子檔案管理的對比發(fā)現，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實現檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質檔案管理技術之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統(tǒng)紙質檔案管理人才隊伍中挑選出業(yè)務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養(yǎng)。研究通過對比傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業(yè)單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規(guī)避工作開展過程中的不利因素?；谶@一觀點，當前事業(yè)單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案兩者，根據自身實際情況進行調整。

參考文獻

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[7]關英霞.論電子檔案與紙質檔案的整合管理[J].黑龍江檔案,2012(04):108.

第8篇：電子檔案管理范文

【關鍵詞】電子檔案；煤礦企業(yè)；檔案管理

檔案之所以存在，是因為有其自身的價值。從古至今，我國所保存下來的檔案不計其數，已經成為了一種文化的積淀和知識的蘊藏，對于我們現在的生活有極大的啟示。以前所發(fā)生過的重要事情，為了防止遺忘都會被檔案的形式記錄保存下來，以便后人查閱、參考、回味。對于煤礦企業(yè)而言，仍然具有很多的事物和資料需要被記錄和保存下來，作為寶貴的財富被用于日后的企業(yè)決策、利益的維護等。因此說，面對現在科技發(fā)展的新形勢，在煤礦企業(yè)的檔案管理中建立電子檔案已成為了題中應有之義。

一、電子檔案與紙質檔案的區(qū)別

（一）電子檔案與紙質檔案的共同點。不論是一直存在的紙質檔案還是隨著社會經濟發(fā)展應運而生的電子檔案，他們共同的目標都是為了保存檔案，記錄歷史為后人服務，以一個服務者和奉獻者的形式存在。當然，他們都具有比較高的保存條件：電子檔案由于是科技的產物，所以在保存的時候就需要注意不要和具有磁性的、有很高溫度的、具有物理和化學方面的具有損害性質的物質接觸；紙質檔案因為是紙張做成的，所以在保存的時候就需要注意避免水將其打濕、蟲子將其咬破、化學物質對其腐蝕等。

（二）電子檔案與紙質檔案的不同點。一是保留時間長短不同。電子檔案保存的時間大概在5到15年，而紙質檔案如果不被損毀可以長期存在。二是保密程度不同。電子檔案的保密性低，而紙質檔案的保密性高。三是保存形式不同。電子檔案在保存檔案的時候用到的是光盤或者磁盤這樣的載體，而紙質檔案用到的是檔案袋這樣的紙質形式作為保存。四是占用空間大小。電子光盤因為用到的是光盤的存儲，所以其占用的空間就要小很多，而紙質檔案用到的是較大的檔案袋作為存儲，所以占用的面積空間都相對較大。五是傳輸性高低不同。電子檔案在傳輸的時候，和計算機設備進行對接傳播，方便快捷，因此傳輸性能較高；紙質檔案在查閱的時候需要仔細地尋找，因此花費時間，傳輸性相對較低。

二、煤礦企業(yè)的特色化檔案管理

（一）具有較高的使用率。在煤礦企業(yè)之中，對于其公司檔案使用的頻率還是相對偏高的，因此對于檔案的管理工作所做出的要求就會高一些。煤礦企業(yè)安全方面的措施有哪些、應用于煤礦技術的設備有哪些等都需要檔案的管理，且?guī)缀趺刻於紩褂?，因此說在煤礦企業(yè)之中，對于檔案的使用率是比較高的。

（二）具有豐富的檔案信息。煤礦企業(yè)在檔案的管理方面，有非常豐富的檔案信息需要管理。煤礦企業(yè)財務方面的檔案自然是少不了的，還有關于科技方面的檔案以及關于各種各樣文件的檔案。

三、電子檔案的建立成為煤礦科技檔案管理的必然選擇

（一）高技術人才成為電子檔案建立的需求。煤礦企業(yè)電子檔案的建立，就需要管理電子檔案的人員具有較高的技術能力。但是現在的檔案部門對于技術人才呈現高需求的趨勢，所以應該加大對于高技術人才的培養(yǎng)，填補電子檔案管理中所存在的高科技人才空缺現象，讓電子檔案的建立在煤礦企業(yè)真正地發(fā)揮作用。

（二）讓紙質檔案和電子檔案共同服務于煤礦企業(yè)。對于現在社會的飛快發(fā)展，電子檔案的建立自然成為煤礦企業(yè)發(fā)展的必然選擇。但是也不能因為對于電子檔案的需求，就將原有的紙質檔案給撤銷，這是非常不明智的做法。盡管新建立的電子檔案有比紙質檔案更多的優(yōu)勢特點，但是也有紙質檔案所不具有的優(yōu)勢特征，因此讓紙質檔案和電子檔案共同服務于煤礦企業(yè)，才會為煤礦企業(yè)的發(fā)展提供最好的檔案服務。

（三）建立電子檔案要加強其保密性。眾所周知，電子檔案雖然在時代的發(fā)展之下應運而生，但是其不是完美無缺的，一些缺點仍然存在，那就是電子檔案的保密性不是很好。要加強電子檔案的保密性，要在檔案的設計上多增加些程序：比如需要特定的人物的人臉或者指紋的驗證、需要密碼的輸入等。從而讓電子檔案具有較高的保密性，更好地為煤礦企業(yè)服務。

（四）電子檔案的建立有利于提高辦公效率。電子檔案，自然有專門的檔案管理人員其進行管理。使用那些具有高科技管理手段的工作人員，將煤礦企業(yè)文件的起草以及簽字發(fā)出都以電子化的形式進行，以及在整個的運行過程中都采用高科技的手段，使得整個進程都變得簡單化，從而大大提高辦公的效率。

四、結語

科技的發(fā)展推動著電子檔案的發(fā)展，從而為煤礦企業(yè)送去了高科技的電子檔案。但是對于在大時代的背景之下應運而生的電子檔案，仍然具有自身的局限性，所以不能說有了電子檔案就將紙質檔案拋棄。反而應該將紙質檔案和電子檔案有機結合，合理利用，共同為煤礦企業(yè)的發(fā)展服務。

【參考文獻】

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[2]趙曉東.淺談信息時代科技檔案管理工作[J].農村實用科技信息，2014（11）.

第9篇：電子檔案管理范文

關鍵詞：檔案檢索語言；標準化；應用

檔案檢索語言也叫標引語言，它是根據檔案的檢索而特殊編制的專門語言。

檔案檢索語言的基本特點是單義性和專業(yè)性。所謂單義就是檔案檢索語言和自然語言的最大區(qū)別，自然語言根據其應用的環(huán)境不同和語境的不同是有多種意義的。但是大難檢索語言只能是單義的，這樣才能提高檔案檢索的效率，避免失誤。專業(yè)性是指的檔案檢索語言的詞匯及編排方法都符合檔案的特點，便于檔案標引和查找時使用。本文針對檔案檢索語言的特點，討論了其在電子檔案檢索中的應用。

1 檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用

隨著信息技術和網絡技術的發(fā)展，出現了各種類型的自動化檢索技術。這些自動化檢索檢索技術依托于網絡技術和通訊技術使得遠程的信息共享也成為可能。自動化檢索技術的發(fā)展也催生了一種專門應用于電子檔案檢索的技術——檔案檢索語言。檔案檢索語言是一種標引語言根據檔案，它可以根據檔案積檢索的需要而編制，檔案檢索語言的實質是表達檔案內容的和相互關系的標識系統(tǒng)。檔案檢索語言設計的好壞直接影響著當那檢索的效率，下面我們來分析一下檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用。

（1）檔案檢索語言可以對檔案的內容和特征進行標引。

（2）檔案檢索語言可以對內容相同或者相關的檔案進行集中處理。

（3）檔案檢索語言能對電子檔案進行系統(tǒng)化的組織和歸類。

（4）檔案檢索語言能將檔案專用的標引用于和普通的檢索用戶進行對比應用。

2 檔案檢索語言的發(fā)展途徑

在紙質檔案中進行檢索，不可缺少要檔案工作者的參與。而電子檔案的檢索語言主要是由用戶自主檢索檔案的模式，而檔案工作者在這其中的作用卻應該淡化，但是現在的檔案檢索語言面臨著不可預測的查全率和誤差率。由于信息技術和網絡技術的發(fā)展，對電子檔案的檢索語言提出了新的挑戰(zhàn)，為了在信息技術環(huán)境下較好的發(fā)展檔案檢索語言，需要做好如下幾個方面的工作。

2.1 要提高檔案管理人員的整體素質

檔案管理人員的整體素質對于檔案檢索語言的發(fā)展是至關重要的，要使檔案管理人員認識到檔案檢索語言發(fā)展的重要性。要加強對檔案管理人員的培訓工作，并積極與情報業(yè)和圖書界進行合作，求得檢索語言的共同發(fā)展。

2.2 要積極開發(fā)新的檔案檢索語言和技術

檔案管理部門不能滿足于現狀，要積極進行技術創(chuàng)新，利用先進的信息技術和網絡技術，開發(fā)高效的檔案檢索語言。這樣才能使得電子檔案的管理工作能夠跟得上信息化發(fā)展的速度。

2.3 要做好電子檔案數據庫的建設

要更好的發(fā)展檔案檢索語言，電子檔案數據庫的建設是非常關鍵的。電子檔案數據庫的建設是進行電子檔案檢索的基礎，如果沒有一個良好的電子檔案數據庫的建設，再好的檔案檢索語言也不能發(fā)揮電子檔案檢索的作用。

3 檔案檢索語言在電子檔案管理中的應用方向

檔案檢索語言的應用對于電子檔案的管理效率有非常大的影響，所以本文主要對檔案檢索語言的應用方向進行了分析。主要的應用方向是分類主題一體化應用、計算機化應用和標準化應用。

3.1 分類主題一體化

分類主題一體化主要是將兩種檔案檢索的方法進行融合：從而能最大限度的發(fā)揮檔案檢索的效率。這種方法的好處是標引人員可以通過一次性查表，標引分類和主題兩項工作，從而節(jié)省標引人員的工作量。進行分類主題一體化融合的途徑，主要有兩種。

（1）第一種途徑是“分類敘詞表”模式。這種模式是借鑒的圖書情報界的成功經驗，是將分類組配原理同時應用于分類法和主題法。

（2）另一種途徑是“分類法—敘詞表雙向對照索引”模式。這種模式是借鑒的圖書情報界的中國分類主題此表的成功經驗，是將體系分類法和敘詞法都同時應用于分類法和主題法。

這兩種模式發(fā)展檔案檢索語言的分類主題一體化雖然能起到一樣的效果，但是功能上差別較大。第一種模式是典型的一體化模式，但是建表較為復雜，使用難度較大；第二種模式是以一種部分一體化的模式，它的分類號和敘詞之間可能有部分無法對應，但是它的建表難度相對第一種模式要小，是一種折衷的分類主題一體化模式。

3.2 計算機化

檔案檢索語言必然會發(fā)展成計算機化的形式，主要的應用途徑有如下兩條。

（1）第一種計算機化的模式是通過計算機來對分類表和敘詞表進行計算機編制。計算機編制可以克服手工編制的缺點，提高效率和差錯控制率。計算機輔助管理在圖書排版和出版領域已經取得了一定的成就，所以將其應用與檔案檢索語言的編制也是一個必然的發(fā)展方向。

（2）第二種計算機化的模式是研制分類表和敘詞表的電子版。電子版的分類表和敘詞表可以提高電子檔案的檢索效率。關于電子分類表和敘詞表的研究在我國大約開始與上個世紀九十年代中期?，F在關于電子分類表和敘詞表的研究已經在圖書出版界進行圖書的全文檢索、分類檢索、統(tǒng)計分析和分頁顯示等。

檔案檢索語言的計算機化已經在圖書出版界取得了很多的成績，這些經驗可以被電子檔案檢索來借鑒。

3.3 標準化

檔案檢索語言雖然已經發(fā)展了一段時間，但是其標準化問題始終沒有徹底解決，檔案檢索語言的標準化的發(fā)展主要有如下三個方面。

（1）分類表和敘詞表的標準化問題。關于分類表和敘詞表的標準制定，現在在國際上已經存在了多個標準。例如：《多語種分類表的版面設計》、《分類表編制指南：方法示例》、《單語種敘詞表編制與修訂準則》等。我國在分類表和敘詞表的標準化方面也有很多的標準，例如：《文獻多語種敘詞表編制規(guī)則》、《漢語敘詞表編制規(guī)則》、《中國檔案分類法專業(yè)表編制規(guī)范》等。這些標準從不同的角度對分類表和敘詞表的內容、原則和格式等作出了標準化的規(guī)定。

（2）分類表和敘詞表的統(tǒng)一和兼容問題。分類表和敘詞表需要有一個統(tǒng)一的和兼容的標準體系，我國制定的關于分類表和敘詞表的綜合性的《中檔法》實際上就是一個統(tǒng)一的國家標準，其他的一些關于檔案類的標準是和《中檔法》完全兼容的。也就是說今后的檔案檢索語言的標準化的制定都必須和《中檔法》兼容。

（3）標引規(guī)則的標準化問題。檔案檢索語言中的最為復雜的問題就是檔案標引，標引的設計標準關系著檔案檢索語言的效率高低。所以，標引規(guī)則的標準化是非常重要的研究方向。我國最早的標引規(guī)則標準是1983年出版的《文獻主題標引規(guī)則》。后來《文獻主題標引規(guī)則》經過數次修訂。其后我國又陸續(xù)孩子定了一系列的標引規(guī)則標準。但是這些標引規(guī)則標準病未涉及明清和民國的檔案資料。所以，我國在標引規(guī)則標準方面在今后還需要繼續(xù)的建設。

4 小結

本文主要討論了檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用和發(fā)展途徑，并進一步分析了檔案檢索語言在今后的應用方向。檔案檢索語言在分類主體一體化、計算機化和標準化方面同時進行研究才能發(fā)展處能更好的提高電子檔案檢索效率的檔案檢索語言。

參考文獻

[1]中國檔案分類法編委會.中國檔案分類法[M]，北京：檔案出版社，1997：23-25.

[2]中國檔案主題詞表編委會.中國檔案主題詞表[M]，北京：檔案出版社，1995：34-36.

[3]蘇新寧.信息檢索理論與技術.北京：科技技術文獻出版社，2004：45-46.