高校檔案如何管理精選(九篇)

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第1篇：高校檔案如何管理范文

關(guān)鍵詞： 高校 教學(xué)檔案 管理工作

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的作用。而教學(xué)檔案則是學(xué)校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的真實(shí)記載，是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，也是一所學(xué)校校風(fēng)、學(xué)風(fēng)的物化反映。

一、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的必要性

凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分。而二級(jí)學(xué)院是學(xué)校承擔(dān)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的基本單位，因此科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案管理將有效提高整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理水平，對(duì)規(guī)范學(xué)校教學(xué)工作的秩序也有著十分重要的意義。但在實(shí)際教學(xué)管理工作中，人們往往忽視了對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理，致使教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，歸檔材料不完整的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。從而導(dǎo)致教學(xué)檔案不能全面地反映教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌，嚴(yán)重影響了高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和日后的利用，甚至影響了學(xué)校的發(fā)展。有的高校曾因教學(xué)檔案不全而嚴(yán)重影響了教學(xué)評(píng)估的質(zhì)量。因此，如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作就顯得尤為重要。

二、高校教學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的問題

現(xiàn)階段不少高校把管理工作的重心放在教學(xué)和科研等日常事務(wù)上面，缺乏對(duì)教學(xué)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，甚至不少人只是把教學(xué)檔案管理工作當(dāng)成可有可無的輔工作，致使教學(xué)檔案管理領(lǐng)域存在這樣那樣的問題。

1.教學(xué)人員歸檔意識(shí)差。

近年來由于高校普遍比較重視科研成果，導(dǎo)致不少教學(xué)人員在工作過程中，錯(cuò)誤地形成了重科研、輕教學(xué)的風(fēng)氣。他們?cè)诠ぷ鬟^程中，把主要精力都放在科研上，而忽略了教學(xué)檔案資料的收集和整理。有些教學(xué)人員認(rèn)為材料歸檔是可有可無的工作，因而對(duì)教學(xué)檔案資料不加收集和整理。還有一些教學(xué)人員認(rèn)為個(gè)人的教學(xué)論文、論著、教學(xué)獲獎(jiǎng)等是個(gè)人成果，與學(xué)校無關(guān)，因此不愿意上交，以致上交歸檔材料不及時(shí)，歸檔材料不全，最終導(dǎo)致材料的缺失，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。

2.管理?xiàng)l件差、設(shè)備落后。

由于不少高校只重視科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)的管理工作，而對(duì)檔案管理工作重視不夠，因而高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案管理?xiàng)l件差、管理設(shè)備落后。很多獲獎(jiǎng)材料原件只有一份，歸到檔案館的只有復(fù)印件，有的甚至連復(fù)印件都沒有，從而降低了檔案利用價(jià)值。至于那些報(bào)獎(jiǎng)用的教學(xué)成果材料，現(xiàn)階段歸檔的大多也都是紙質(zhì)材料，與紙質(zhì)材料配套的電子文檔較少。特別是隨著信息化的發(fā)展，電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)缺乏，使得無法通過網(wǎng)絡(luò)查找，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案查找利用的效率，滿足不了日常教學(xué)檔案使用的需求。

3.檔案管理制度不健全。

目前大多數(shù)高校雖然制定了教學(xué)檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的檔案管理規(guī)章制度。制度不夠完善合理，管理不夠全面，致使部分教學(xué)管理人員不按照工作流程認(rèn)真收集和分類整理應(yīng)歸檔材料，所有材料不加整理就全部交給檔案人員。這就容易造成檔案分類不清、歸檔不全，缺乏系統(tǒng)性和完整性，從而降低了教學(xué)檔案的利用價(jià)值。

4.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

不少高校都存在檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的現(xiàn)象，具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是缺乏專門的教學(xué)檔案管理人員，不少高校的教學(xué)檔案管理人員都是教學(xué)秘書兼職，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)；二是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，只把教學(xué)檔案工作當(dāng)做一件附屬的工作，缺乏積極性和主動(dòng)性；三是計(jì)算機(jī)水平不高、實(shí)際操作能力不強(qiáng)。尤其是近幾年因高校評(píng)估在引進(jìn)人才的同時(shí)，也調(diào)進(jìn)了不少家屬，這些家屬隊(duì)伍大多都被安排做了教學(xué)秘書。他（她）們沒有經(jīng)過任何的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就直接上崗，不可能在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)檔案管理工作。

三、如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作

為全面地反映教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌，提高整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理水平，我們必須要從以下幾方面入手加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作。

1.轉(zhuǎn)變思想增強(qiáng)歸檔意識(shí)。

從思想上重視教學(xué)檔案管理，這包括轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)觀念。我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案不規(guī)范的首要原因是重視不夠，因此首先要在全校范圍內(nèi)開展強(qiáng)化檔案意識(shí)的宣傳教育工作，使全校師生員工充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性。認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，都具有十分重要的作用。其次是要加強(qiáng)與教學(xué)人員的協(xié)調(diào)和溝通，讓教學(xué)人員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到材料的形成、積累、整理、歸檔是教學(xué)活動(dòng)必不可少的環(huán)節(jié)，是教學(xué)人員不可推卸的責(zé)任。最后是強(qiáng)化教學(xué)檔案管理員的服務(wù)意識(shí)。設(shè)法消除教學(xué)人員利用檔案不便的后顧之憂，調(diào)動(dòng)其歸檔的積極性，使他們能互相協(xié)作、努力配合，適時(shí)、主動(dòng)地報(bào)送教學(xué)材料和教學(xué)成果。同時(shí)檔案管理人員也應(yīng)改被動(dòng)為主動(dòng)，積極協(xié)助、指導(dǎo)教學(xué)人員做好教學(xué)材料的歸檔等工作。從而改變教學(xué)檔案工作滯后于教學(xué)工作的局面，推動(dòng)高校教學(xué)檔案管理工作的開展。

第2篇：高校檔案如何管理范文

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校；檔案管理

一、信息時(shí)代的特征

1、 信息量劇增：隨著科學(xué)的進(jìn)步，社會(huì)文明的發(fā)展，人類各種生產(chǎn)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)與日俱增，各類信息量呈幾何數(shù)級(jí)增加，知識(shí)爆炸，信息爆炸。

2、 信息傳遞迅速：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和各種傳媒的日漸豐富，信息的傳播打破物理空間上的有形界限，變得更加迅速、

便捷。

3、 信息載體多樣化：信息載體多樣化，現(xiàn)代化，僅靠人腦記憶和紙媒記錄的傳統(tǒng)知識(shí)積累手段被徹底改變。

4、 信息管理現(xiàn)代化：科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息處理與傳遞的高度現(xiàn)代化，使得用智能化的管理系統(tǒng)來實(shí)施信息管理成為現(xiàn)實(shí)。

二、信息時(shí)代高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

1、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和辦公自動(dòng)化的普及，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，其保管與利用方式對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了

挑戰(zhàn)。

2. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的傳遞利用不受時(shí)空限制，方便快捷，信息網(wǎng)絡(luò)化對(duì)高校檔案利用方式提出了挑戰(zhàn)。

3、信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的存儲(chǔ)、處理、數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)上的和傳遞，實(shí)現(xiàn)了分散于不同地區(qū)檔案信息資源的及時(shí)利用，資源共享，檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)技能、綜合素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)。

4、信息時(shí)代，各種檔案信息泥沙俱下，魚目混珠，嚴(yán)重影響了人們獲取有效信息的效率，信息的海量增長(zhǎng)與開放共享對(duì)檔案價(jià)值鑒定工作提出了挑戰(zhàn)。

三、信息時(shí)代如何做好高校檔案管理工作

1、館藏優(yōu)化策略

優(yōu)化館藏，即以最低限度的費(fèi)用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開展檔案價(jià)值鑒定，是優(yōu)化館藏的重要途徑。檔案價(jià)值鑒定應(yīng)嚴(yán)格遵循“效益原則”，在決定檔案的去留和保管期限的長(zhǎng)短時(shí)要從整體上把檔案的保管費(fèi)用即成本因素考慮進(jìn)去，力求以最小的成本保存最有價(jià)值的檔案。高校檔案部門應(yīng)高度重視此項(xiàng)工作的開展，成立相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，保證有計(jì)劃、有步驟地開展此項(xiàng)工作，把好文件材料的歸檔鑒定關(guān)及到期檔案鑒定關(guān)，以達(dá)到優(yōu)化館藏，方便利用的目的。

2、重視做好檔案查借閱登記和利用效果登記，并定期開展利用情況的分析研究

要堅(jiān)持做好檔案查借閱登記和利用效果登記。它不僅是整個(gè)檔案工作成果的一種反映，也是我們開展檔案收集工作的重要依據(jù)。在接待查閱利用時(shí)要多問，多記，登記的重點(diǎn)是利用檔案的內(nèi)容和目的。查得到的檔案要登記，查不到的更要登記，上門查閱的要登記，電話或來函查詢的也要登記。通過對(duì)檔案查借閱登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以幫助我們掌握各門類檔案的利用情況，哪一類的檔案利用率比較高，哪一類的檔案基本沒有得到利用，哪一類檔案沒有收集歸檔而又多次被人查找等等，從而使我們對(duì)整個(gè)檔案管理工作有所思考，相應(yīng)地在今后的收集，編研，檢索等工作中有所完善和改進(jìn)。

3、開展現(xiàn)行文件服務(wù)

通常檔案給人們的印象就是“過時(shí)的文件”，開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)，實(shí)際上就是檔案利用工作的前移。一般來說現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年遞減。開展現(xiàn)行文件服務(wù)一是可采用閱覽服務(wù)，即設(shè)置閱文室，提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上，開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢服務(wù)，即以現(xiàn)行文件以及有關(guān)資料為依據(jù)，以解答問題的形式向利用者提供服務(wù)。高校開展現(xiàn)行文件服務(wù)，不僅拓展了檔案館（室）的社會(huì)服務(wù)功能，提升了檔案工作的社會(huì)影響力，而且可以有效提高檔案利用率，促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。

4、加快檔案信息化建設(shè)步伐

加快推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，以網(wǎng)絡(luò)為依托開展檔案利用工作。當(dāng)今信息時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)化消除了時(shí)空的限制，使人類在更大程度上實(shí)現(xiàn)了知識(shí)與信息的全社會(huì)共享。對(duì)于高校檔案工作來講，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化更是勢(shì)在必行。當(dāng)前的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。首先要建立全面、系統(tǒng)、完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，在此基礎(chǔ)上，遵循優(yōu)先、實(shí)用原則對(duì)庫(kù)存的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行選擇性的數(shù)字化處理，使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息，并逐步以此為依托，借助高校局域網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)，最大限度地為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效快捷的服務(wù)。

5、積極開展檔案編研工作

開展檔案編研工作是提高檔案服務(wù)質(zhì)量和利用率的重要手段，可以增強(qiáng)檔案提供利用的針對(duì)性和主動(dòng)性。通過檔案編研資料，利用者可不必查閱分散在各個(gè)案卷中的大批檔案就能滿足自己的需要，即使是必須要利用檔案原件，編研資料也能夠提供較為系統(tǒng)的線索，在檔案利用服務(wù)中發(fā)揮雙重作用。因此，高校檔案工作者必須高度重視檔案編研工作，將工作重點(diǎn)由傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向檔案信息的重組和創(chuàng)新，將檔案中大量分散的信息按專題重新組合，為用戶提供更豐富、更全面系統(tǒng)的編研精品，使檔案信息的潛在效用得到充分發(fā)揮，更好為廣大用戶服務(wù)。

6、重視現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)

一名優(yōu)秀的現(xiàn)代檔案工作者，必須具備高知識(shí)素質(zhì)，包括高文化素質(zhì)、高專業(yè)知識(shí)素質(zhì)、現(xiàn)代科學(xué)管理素質(zhì)及心理素質(zhì)以及高尚的職業(yè)道德素質(zhì)。特別在現(xiàn)代化技能方面，應(yīng)具有較強(qiáng)的信息素質(zhì)，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理，了解檔案信息資源的分布、查找與情況，熟悉各種信息系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)工具的使用，能運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)。

當(dāng)前，專業(yè)檔案工作者中的“兩多”、“兩少”現(xiàn)象較為普遍，即低學(xué)歷者多，非檔案專業(yè)畢業(yè)者多、檔案專業(yè)畢業(yè)者少，懂信息管理技術(shù)者更少，并且現(xiàn)有的專職檔案人員由于缺乏知識(shí)更新的繼續(xù)教育，知識(shí)老化現(xiàn)象十分嚴(yán)重。因此，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)迫在眉睫。一、高校檔案部門應(yīng)有計(jì)劃、有步驟、多層次地對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行新業(yè)務(wù)知識(shí)、新技術(shù)技能的培訓(xùn)，應(yīng)突出檔案信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)教育。二、積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，引進(jìn)高科技及專業(yè)對(duì)口人才。三、要鼓勵(lì)員工自學(xué)現(xiàn)代化管理知識(shí)和技能，在部門內(nèi)營(yíng)造濃厚學(xué)習(xí)氛圍，多訂一些檔案專業(yè)雜志，定期組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)研討，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)興趣。四、兄弟院校之間互相參觀，學(xué)習(xí)，加強(qiáng)同行間的學(xué)術(shù)、工作交流，相互促進(jìn)、相互提高。

參考文獻(xiàn)

[1]肖明超：信息時(shí)代的8大管理悖論，企業(yè)家信息，2006年第7期.

第3篇：高校檔案如何管理范文

一、就業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.信息化管理意識(shí)差

信息時(shí)代必將主宰未來發(fā)展的方向，各個(gè)行業(yè)都是如此，信息時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展方便了人們生活和工作，并提高了人們的生活水平，帶動(dòng)了國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使促進(jìn)了科學(xué)發(fā)展觀的實(shí)現(xiàn)意義。信息化勢(shì)必會(huì)成為現(xiàn)在及未來發(fā)展的趨勢(shì)，然而還會(huì)有很多的高校，在高校就業(yè)檔案管理工作上信息化意識(shí)依然不是很高，應(yīng)用信息系統(tǒng)的效率比較低，不能及時(shí)的完成好分配的任務(wù)和工作。信息化建設(shè)，在我國(guó)的各大高校已經(jīng)有了很大成就和發(fā)展。校園網(wǎng)的建立為信息化建設(shè)提供了硬件基礎(chǔ)，信息化給師生們帶來了非常多的便利，給生活和學(xué)習(xí)提供了一個(gè)較好的環(huán)境。但是與此同時(shí)，信息化的建設(shè)或多或少的也會(huì)存在許多問題。在當(dāng)代的信息化時(shí)代很多的時(shí)候都會(huì)缺乏整合和統(tǒng)一，高校正在應(yīng)用的各個(gè)信息系統(tǒng)獨(dú)立為政，并且形成了“信息孤堡”不但阻礙了信息的共享性，也阻止了信息的傳遞。只有使用新的信息化技術(shù)手段建立統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，才能實(shí)現(xiàn)信息化的就業(yè)檔案管理，把就業(yè)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、將信息系統(tǒng)集成化，這才實(shí)現(xiàn)信息的共享和傳遞。

2.缺乏信息化應(yīng)用人才

大家都知道，信息化的工作不是每一個(gè)人都能夠完成的，在信息化建設(shè)上，要尋找相應(yīng)的人才，才能夠有效的使信息化管理發(fā)揮出其作用。一些高校的就業(yè)工作人員，大部分年齡跨度都比較大，上有一些馬上準(zhǔn)備退休的輔導(dǎo)員，下有剛剛上任的入職教師，他們沒有重視信息化的重要性，并且他們對(duì)信息化的了解程度上根本就是參差不齊。在調(diào)查和研究結(jié)果中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)一些年紀(jì)較長(zhǎng)的輔導(dǎo)員寧愿用手寫的方式填寫學(xué)生的評(píng)語，而不愿意點(diǎn)一下鼠標(biāo)直接在校務(wù)系統(tǒng)中打印樣式規(guī)格更好的評(píng)語報(bào)表，這樣的方式不僅僅會(huì)耽誤時(shí)間，還會(huì)大大影響就業(yè)檔案的工作開展。

3.就業(yè)檔案管理延伸性不明確

畢業(yè)生的就業(yè)檔案具有延伸性的特點(diǎn)，在過去的一些調(diào)查和例子中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，往往都已經(jīng)畢業(yè)好多年以后，還會(huì)有畢業(yè)生回到學(xué)校找檔案，這種情況經(jīng)常會(huì)發(fā)生，由于很多的高校還沒有形成自上由下的就業(yè)管理模式，使學(xué)生們?cè)诋厴I(yè)后，所有的檔案都會(huì)交給就業(yè)指導(dǎo)部門來處理，造成就業(yè)指導(dǎo)部門的單一應(yīng)對(duì)。雖然說畢業(yè)生的檔案管理工作，并不只是由就業(yè)指導(dǎo)部門一個(gè)部門來完成，但是這就會(huì)形成一個(gè)斷層，使中間的環(huán)節(jié)丟失或缺失，然后各個(gè)部門互相推諉，最終沒能更好的為畢業(yè)生服務(wù)。

二、信息時(shí)代做好就業(yè)檔案管理

1.完善管理制度、提供制度保障

隨著信息時(shí)代就業(yè)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，在就業(yè)檔案管理工作上信息應(yīng)用顯然越來越廣泛，其安全問題也越來越突出。在高校的一些檔案中具有很強(qiáng)的保密性，有使用權(quán)限的問題，假如檔案內(nèi)容一旦泄露，將會(huì)對(duì)畢業(yè)生和學(xué)校的隱私安全帶來威脅，而且網(wǎng)絡(luò)很容易受到黑客的攻擊等一些不安全的因素，這就要對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全問題上提出更高的要求，要不斷的去完善檔案信息安全管理體制，并且要建立信息資源的安全保障體系，通過社會(huì)和相關(guān)政府部門，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，并且要嚴(yán)格的落實(shí)，從而來保障畢業(yè)生就業(yè)檔案信息的安全性。要聘用一些專業(yè)技術(shù)較高的工作人員，針對(duì)學(xué)校就業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行有效的防護(hù)措施，確保檔案信息資源的安全和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

2.強(qiáng)化高校檔案重要性的認(rèn)識(shí)

高校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，要及時(shí)的更新自己的觀念和思想，要認(rèn)真的認(rèn)識(shí)到就業(yè)檔案的重要性，更要認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代就業(yè)檔案的重要性。推進(jìn)信息化建設(shè)與校園建設(shè)的同步發(fā)展，與此同時(shí)我們要強(qiáng)化全體師生人員的檔案意識(shí)，通過有目的有計(jì)劃的宣傳，逐步的確立信息化建設(shè)是促進(jìn)學(xué)校長(zhǎng)久發(fā)展的重要保障。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且要及時(shí)的去掌握和了解信息技術(shù)的快速發(fā)展，要培養(yǎng)出一批懂技術(shù)、責(zé)任心強(qiáng)、精通專業(yè)的人才。信息化的建設(shè)需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要真正的認(rèn)識(shí)到就業(yè)檔案管理的重要性，要從學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展眼光來認(rèn)識(shí)到這一問題，把檔案管理的工作納入學(xué)校的工作計(jì)劃當(dāng)中。檔案管理的工作人員要進(jìn)行計(jì)算機(jī)的教育，掌握基本的操作技術(shù)，熟練使用信息化系統(tǒng)，為就業(yè)檔案管理工作奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

4.建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案網(wǎng)站的建設(shè)其主要包括，工作人員的職能分工、明確各個(gè)部門，各工作人員的職責(zé)。保障學(xué)生的信息安全，建立身份認(rèn)證系統(tǒng)，防范不法分子竊取相關(guān)的信息，系統(tǒng)的開發(fā)要求指針對(duì)畢業(yè)生和相關(guān)部門的開放，從而保障學(xué)生信息安全。不斷的完善檔案資源信息，要做信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、無誤、避免出現(xiàn)錯(cuò)誤等情況。利用服務(wù)的信息為用戶提供咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)效率。

三、就業(yè)檔案管理保障體系

第一：高校要對(duì)學(xué)生們進(jìn)行檔案教育，提高所有學(xué)生們的檔案意識(shí)。與此同時(shí)要明示學(xué)生在學(xué)習(xí)期間學(xué)生們的各種信息都會(huì)錄入到個(gè)人的就業(yè)檔案，從而更進(jìn)一步的引導(dǎo)學(xué)生不能違規(guī)亂紀(jì)。

第二：高校的決策機(jī)構(gòu)要給予一些畢業(yè)生相關(guān)政策的扶持和支持，積極有效的做好學(xué)生和教工就業(yè)檔案管理引導(dǎo)工作，突出該工作的價(jià)值和意義。

第三：要大力有效的宣傳畢業(yè)生的就業(yè)檔案優(yōu)勢(shì)，讓用人的企業(yè)和單位公眾的了解就業(yè)檔案和熟悉就業(yè)檔案，并以就業(yè)檔案來招聘學(xué)生和評(píng)價(jià)學(xué)生。

只有得到就業(yè)市場(chǎng)的任用和普及，才能使高校就業(yè)檔案工作開展下去，才能為更多的學(xué)生提供更多的就業(yè)信息服務(wù)。

第4篇：高校檔案如何管理范文

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理

1 高?；n案管理存在的問題

1.1 基建檔案人員配備缺失，工作意識(shí)淡薄

高?；A(chǔ)建設(shè)的高速發(fā)展折射出高校基建檔案管理人員的缺失問題，基建檔案數(shù)量大，種類廣，工作要求較一般的文書檔案高，而高校在人員配備上缺乏具備基建專業(yè)知識(shí)的檔案人員。檔案管理人員只懂檔案知識(shí)，沒有工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確識(shí)別數(shù)據(jù)可靠性。在工作過程中往往處于被動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)參與意識(shí)淡薄，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。

1.2 基建檔案收集整理工作滯后

基建檔案施工程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大，在施工過程中存在建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門，往往各自為政，缺少溝通和協(xié)助，直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項(xiàng)目管理工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)。[1]在基建工程項(xiàng)目檔案的實(shí)際管理過程中，參與工程建設(shè)的各個(gè)主體單位，只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果，平時(shí)對(duì)工程進(jìn)度的階段性資料不收集、不整理。往往在項(xiàng)目竣工接近驗(yàn)收時(shí)補(bǔ)救，按照以往工作慣例臨時(shí)編制資料，導(dǎo)致交到建設(shè)單位的資料真實(shí)性差，反映不出施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際數(shù)據(jù)，這些都造成基建工程檔案工作滯后。

1.3 基建檔案質(zhì)量不高

基建檔案具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度，但是在現(xiàn)實(shí)的管理過程中，從大多數(shù)高校已經(jīng)歸檔的材料來看，普遍存在著圖紙不完整，清潔程度和整齊程度不夠等現(xiàn)象。部分圖紙遺失后取而代之的是復(fù)印件，更有部分材料因?yàn)槭┕み^程中臨時(shí)發(fā)生了變更，沒有將變更的數(shù)據(jù)及時(shí)反映到竣工資料中，導(dǎo)致圖紙上涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。在基建檔案的立卷環(huán)節(jié)中，由于人手不足或?qū)τ诨n案立卷方法的不明確，部分學(xué)校只是將雜亂的材料上交給檔案部門，導(dǎo)致學(xué)校自身對(duì)于基建工程中產(chǎn)生的資料數(shù)量不明晰。

1.4 基建檔案管理手段落后

隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理工作也將面臨新的挑戰(zhàn)。基建資料的歸檔管理的最終目的是為了合理有效地開發(fā)利用檔案信息。傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。由于檔案信息化管理是系統(tǒng)化的工程，對(duì)于部分學(xué)校而言，首當(dāng)其沖的問題即基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，在傳統(tǒng)向新型邁進(jìn)的過程中，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。即使部分學(xué)校采用了基建檔案信息化管理，其程度也普遍低，往往只是單純的“目錄級(jí)”的錄入管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。按規(guī)定，施工過程每個(gè)階段均要留下照片或是電子文件，但實(shí)際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料。檔案載體不豐富，電子檔案材料的不完善直接導(dǎo)致了高?；n案的利用率低下，因?yàn)闄n案原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補(bǔ)救；另一方面頻繁使用，原件會(huì)破損。

2 加強(qiáng)基建檔案管理的措施

2.1 在思想上高度重視基建檔案管理工作

在學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃過程中，做好基建工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。從學(xué)校主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門到工程管理人員都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到做好基建檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案建設(shè)意識(shí)，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，才能切實(shí)有效保證基建檔案管理和歸檔工作的規(guī)范化管理。

2.2 建立完善的基建檔案管理制度

基建工程檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，是基建檔案管理中存在的主要問題。在基建檔案工作要做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、制度化的前提。[2]在工程建設(shè)中，基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，高?；üぷ鞅仨氂幸惶浊袑?shí)可行的規(guī)章制度，參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行日常性的約束、督促和指導(dǎo)。在工程建設(shè)過程中，學(xué)校應(yīng)指定項(xiàng)目專職檔案人員，項(xiàng)目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員各司其職。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，工程項(xiàng)目建檔工作必須按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步。檔案部門與基建部門相互監(jiān)督，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作。

2.3 提升基建檔案管理人員專業(yè)化業(yè)務(wù)能力

基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應(yīng)該配備專門負(fù)責(zé)人員分管此項(xiàng)工作，并有專職檔案員負(fù)責(zé)收集資料。檔案管理人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能業(yè)務(wù)上都應(yīng)該不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，做到與時(shí)俱進(jìn)。日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)規(guī)范化，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)，要從思想上接收新方法、新理論，熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程，在工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理階段、施工階段和工程竣工階段做到材料收集及時(shí)全面、分類合理、編排有序、層次清楚、組卷規(guī)范。檔案管理人員還應(yīng)具備一定的管理、溝通與協(xié)調(diào)能力，積極主動(dòng)地開展工作。

2.4 職責(zé)明確、扎實(shí)推進(jìn)基建檔案工作

基建工程是一個(gè)系統(tǒng)工程，要多方之間的相互協(xié)作。工程設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等單位要根據(jù)合同、協(xié)議做好工程竣工資料的整理、匯總、審核，登記、移交等工作，確?；üこ虣n案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。紀(jì)檢檔案工作人員要盡可能通過多種途徑、多手段來了解基建工程的工作內(nèi)容，只有對(duì)工程項(xiàng)目心中有數(shù)，才能有的放矢地開展工作。工作中要堅(jiān)持基建檔案“三個(gè)同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。

2.5 搭建基建檔案信息化管理平臺(tái)

在信息化時(shí)代，基建檔案管理應(yīng)該適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代化管理模式，完善基建檔案信息資源體系，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，選用恰當(dāng)?shù)臋n案管理軟件，采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。[3]實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高基建檔案管理效率。

3 結(jié)束語

總之，基建檔案反映了高校基本建設(shè)工作的真實(shí)面貌，在今后維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估工作中起著重要的依據(jù)作用。高?；n案管理工作要提高認(rèn)識(shí)、健全制度、規(guī)范管理、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、相互配合，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、特征鮮明、方便管理。檔案管理人員應(yīng)建立事前介入，事中監(jiān)督，事后把關(guān)的全程動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，采用科學(xué)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]陳曉偉，吳欣.高校基建檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2009，（5）：45.

[2]劉金存.論高?；n案建設(shè)與管理[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)：高教研究版，2003（9）：54-55.

第5篇：高校檔案如何管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；　效率；　電子信息化；　經(jīng)驗(yàn)

檔案資料的管理作為一種知識(shí)管理，在現(xiàn)代化辦公的發(fā)展當(dāng)中，有著越來越重要的地位和作用，辦公室檔案的管理工作是極為的瑣碎與無聊的，但其對(duì)其他工作業(yè)務(wù)的展開與進(jìn)行有著相關(guān)的輔助作用，隨著現(xiàn)代化辦公的開展，網(wǎng)絡(luò)信息化的應(yīng)用技術(shù)在檔案管理的工作中得到了充分的運(yùn)用，人們對(duì)辦公室檔案管理的要求和需求更上一層樓，在這個(gè)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，積極調(diào)整相關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行改革創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)程序，進(jìn)一步促進(jìn)管理檔案工作的進(jìn)行，是相當(dāng)有必要的。

本文將從電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用以及檔案管理工作人員本身的工作素養(yǎng)，兩個(gè)大方面進(jìn)行深入的探討，以便更好地提高檔案管理工作的效率。

1　關(guān)于電子信息技術(shù)在檔案管理之中的運(yùn)用

網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用，在當(dāng)今社會(huì)是不可阻擋的趨勢(shì)，隨著電子化，信息化辦公技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)在檔案管理之中的運(yùn)用越來越廣，如何更好地實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)在檔案管理之中的運(yùn)用，是實(shí)現(xiàn)管理檔案工作效率進(jìn)一步提高的技術(shù)保證。

1.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子信息技術(shù)的重視

如何利用電子信息技術(shù)提高檔案管理工作的工作效率，這就需要一個(gè)大前提，那就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重視與發(fā)展。想要發(fā)展電子信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的運(yùn)用，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視是不可缺少的支持。只有取得領(lǐng)導(dǎo)的重視，得到相關(guān)的支持，在資金、技術(shù)以及設(shè)備上得到充分的支持，電子信息化技術(shù)在檔案管理的運(yùn)用，才有可能進(jìn)一步地發(fā)展。

如何才能夠加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子信息技術(shù)的重視，這不僅需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層工作的審查與調(diào)研，更需要基層工作人員對(duì)基層工作的總結(jié)與報(bào)告，只有基層工作人員對(duì)工作的用心，在工作之余進(jìn)行總結(jié)，將經(jīng)驗(yàn)與大家分享，才有可能進(jìn)一步提高工作的效率。

1.2建立數(shù)據(jù)庫(kù)，完善電子信息化檔案的管理

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的建立和多媒體技術(shù)的使用，對(duì)于提高檔案管理的工作效率有著進(jìn)一步地提升空間，這兩項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用，能夠更好地為檔案管理服務(wù)。檔案管理的信息化技術(shù)，已經(jīng)初步脫離了經(jīng)驗(yàn)化和理論化，逐步向技術(shù)化發(fā)展，想要電子信息化在檔案管理中更好地服務(wù)與發(fā)展，就需要進(jìn)一步完善電子信息化的檔案管理，建立單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使電子信息化的檔案管理能夠更好地為發(fā)展工作而服務(wù)。

建立單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以及完善電子信息化的檔案管理，需要投入更多的人才支持，這不僅需要相關(guān)工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，更需要專業(yè)的技術(shù)人員來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與維護(hù)，這就需要引進(jìn)信息化的高級(jí)人才，將其投入到檔案管理電子信息化的建設(shè)當(dāng)中，建立起單位的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案管理人員的查看與調(diào)用，這樣才能更好地發(fā)展電子信息化的檔案管理，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

建立數(shù)據(jù)庫(kù)之后，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與使用，能夠更加方便檔案管理工作的進(jìn)行，但也需要進(jìn)一步完善電子信息化的管理，比如數(shù)據(jù)庫(kù)的后期維護(hù)工作。這就需要單位建立完善的電子信息化檔案管理制度，完善相關(guān)的管理制度，從建立檔案、檔案的管理和使用和后期的維護(hù)工作，建立齊全的管理制度，用相關(guān)的制度來監(jiān)督其更好地完成，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

1.3加強(qiáng)電子信息化檔案管理技術(shù)的安全

本文將電子信息化檔案管理的技術(shù)安全單獨(dú)列出來，是為了強(qiáng)調(diào)其重要性。電子信息化技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，對(duì)現(xiàn)代化的辦公起到了至關(guān)重要的輔助作用，然而其對(duì)辦公工作的幫助與支持無法遮掩其缺點(diǎn)，那就是電子信息技術(shù)的安全性。

由電子信息化技術(shù)本身的特點(diǎn)所決定，電子信息技術(shù)的安全性，一直是令相關(guān)工作人員最頭疼的問題。而由于電子信息技術(shù)的安全問題造成的損失問題，也一直是人們引以為戒的例子。本文在此強(qiáng)調(diào)電子信息化檔案管理技術(shù)的安全性，是為了能夠更好、更安全地發(fā)展電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，從而提高其工作效率。

加強(qiáng)電子信息化檔案管理技術(shù)的安全，就需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子信息技術(shù)安全的重視和發(fā)展，增加相關(guān)的人才、資金和技術(shù)支持，這就需要單位根據(jù)實(shí)際情況來進(jìn)行相關(guān)工作的進(jìn)行，比如可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與運(yùn)用進(jìn)一步地建立安全圍欄，投入人才和資金對(duì)整體的安全進(jìn)行建設(shè)，進(jìn)一步保證檔案管理電子信息技術(shù)化的安全，盡量減少檔案管理電子信息化發(fā)展的后顧之憂，使辦公人員更加放心地運(yùn)用電子技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

2　檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

有句話說的好，事在人為，無論多么好的設(shè)備、多么大的資金支持，如果沒有很好的工作人員以及技術(shù)人才，其他都是形同虛設(shè)的擺設(shè)。想要提高檔案管理工作的效率，那就離不開對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，以及相關(guān)人才的引進(jìn)和栽培。

2.1人才的引進(jìn)和栽培

前文曾經(jīng)有提到過，電子信息技術(shù)化在檔案管理工作之中的運(yùn)用和發(fā)展，需要相關(guān)的技術(shù)人才作為技術(shù)支持才可以更好地發(fā)展。這就需要單位引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，并且以引進(jìn)帶動(dòng)培養(yǎng)，以點(diǎn)帶面，以少帶多，從而發(fā)展自己?jiǎn)挝坏募夹g(shù)人才，只有以人才為支柱，才能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

那么這就需要我們對(duì)外公開招聘相關(guān)的人才，比如網(wǎng)絡(luò)建設(shè)人才和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及維護(hù)人才等等，并且要把相關(guān)人才在檔案管理工作中分配開來，以其技術(shù)性的建設(shè)工作來培養(yǎng)其他工作人員，從而帶動(dòng)發(fā)展更多的技術(shù)人才，形成良性的人才發(fā)展模式，更好地促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，提高其工作效率。

2.2培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任素養(yǎng)

檔案作為單位信息的保存方式之一，其保密性要得到充分的保證，并且檔案的調(diào)用要保證沒有錯(cuò)誤，不然造成的損失將是巨大的，假設(shè)單位的檔案出現(xiàn)了泄漏，或者是檔案調(diào)用出現(xiàn)錯(cuò)誤，輕者給單位造成經(jīng)濟(jì)損失，重者將危及單位的生存。從此看來，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任素養(yǎng)是不容忽視的問題，只有檔案管理的工作人員不出現(xiàn)或盡量少出現(xiàn)個(gè)人失誤，并且做好檔案管理的保密工作，才能使檔案管理工作更好地為單位服務(wù)。

在此，我們可以把檔案管理人員的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)工作人員的身上，加強(qiáng)其責(zé)任素養(yǎng)，這樣可以更好地保證檔案的保密性，也可以進(jìn)一步減少檔案調(diào)用的失誤問題，從而提高檔案管理的工作效率。

2.3提高檔案管理人員的技術(shù)和專業(yè)水平

檔案管理的工作人員，作為檔案管理工作的核心，其更應(yīng)該重視其工作的專業(yè)水平，并且向一專多能的復(fù)合型人才發(fā)展，在做好本職工作的前提下，盡可能地發(fā)展與工作相關(guān)的技術(shù)的素質(zhì)培養(yǎng)，比如開展對(duì)多媒體技術(shù)的運(yùn)用與學(xué)習(xí)，以及對(duì)電子信息技術(shù)設(shè)備的實(shí)踐，這就需要單位相關(guān)的支持，更需要檔案管理工作人員自身對(duì)“多能”的渴求，只有檔案管理工作人員的技術(shù)水平上去了，才能夠提高管理檔案工作的效率。

檔案管理工作的發(fā)展以及電子信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作人員的要求也越來越高，重視電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，培養(yǎng)檔案管理的相關(guān)人才，進(jìn)一步地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，才有可能提高檔案管理工作的效率，從而更好地促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]涂嬌麗　提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]　辦公室業(yè)務(wù)　2012，8（150）

第6篇：高校檔案如何管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對(duì)策

1.當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問題

目前企業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在以下問題：

1.1管理意識(shí)不強(qiáng)，企業(yè)檔案利用率低

檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是許多單位長(zhǎng)期以來重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2企業(yè)檔案管理制度不健全

檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大中型企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

1.3企業(yè)檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

2.提高企業(yè)檔案管理工作效率的對(duì)策

2.1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

2.1.1檔案載體的轉(zhuǎn)變

在管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙,而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果,因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。

2.1.2企業(yè)檔案的分類變化

舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同,但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要,分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

2.1.3檔案接收和保管上也有所改變

在電子環(huán)境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

2.2電子檔案工作面臨的問題

2.2.1電子檔案原件的真實(shí)性問題

電子文件很容易被刪改,且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā),日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改,也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

2.2.2電子檔案內(nèi)容的保密性問題

用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。

2.2.3電子檔案保笛的長(zhǎng)久性問題

隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入,好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,如出現(xiàn)“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失,造成難以彌補(bǔ)的損失。

3.提高企業(yè)檔案管理工作效率的建議

3.1廣開收集渠道，努力把好收集關(guān)

企業(yè)檔案的種類名目繁多，形式多樣。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，明確制訂文件材料的歸檔范圍和收集重點(diǎn)，以便把有價(jià)值的文件收集齊全。在這個(gè)過程中要把握兩個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

（1）健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用。要結(jié)合單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開展。

（2）文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。

3.2拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

企業(yè)檔案數(shù)量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

3.2.1加強(qiáng)管理意識(shí)

企業(yè)檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

3.2.2掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

企業(yè)檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

第7篇：高校檔案如何管理范文

一、檔案管理中人員的培養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理室的直接負(fù)責(zé)人，除了要有一定的服務(wù)意識(shí)之外，還要具有一定的原則性和保密意識(shí)。對(duì)于檔案管理人員來說，并不是簡(jiǎn)單的檔案保管員，還要有意識(shí)地去規(guī)劃?rùn)n案，去對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分類等，這就要求檔案管理人員要有一定的服務(wù)意識(shí)，不要認(rèn)為檔案一般沒人使用而怠慢這項(xiàng)工作。而所謂的原則性和保密意識(shí)是指檔案的外借或者是泄露，這是最基本的職責(zé)。所以，我們要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，要為檔案管理質(zhì)量的提高做好保障工作。

二、檔案管理的方法設(shè)計(jì)

對(duì)于學(xué)校的檔案來說比較多也比較繁瑣，如果沒有一定的管理方法勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。比如：同名同姓的學(xué)生拿錯(cuò)檔案或者是檔案丟失或者遺漏等等，這些都是發(fā)生過的。所以，我們要設(shè)計(jì)一套檔案管理的方法。比如：我們可以借助編號(hào)分區(qū)管理，比如：每個(gè)年級(jí)、每個(gè)班級(jí)都有自己的區(qū)域，并有自己的區(qū)號(hào)，然后每個(gè)學(xué)生的檔案也有編號(hào)，編號(hào)的組成是用自己年級(jí)、班級(jí)的區(qū)號(hào)和自己的編號(hào)組成，這樣即便出現(xiàn)同名同姓的學(xué)生也會(huì)因?yàn)閰^(qū)域的不同和編號(hào)的不同而進(jìn)行區(qū)分。而且為了避免出現(xiàn)因?yàn)橥饨缫蛩氐挠绊懚鴮?duì)這些紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的影響，我們還要與電腦同步，同樣是借助編號(hào)管理來提高質(zhì)量。這樣既能做好保證工作，也有助于檔案的外調(diào)，對(duì)提高工作效率也起著非常重要的作用。

三、檔案借閱制度的完善

一般學(xué)校的檔案是不外借的，但是，一些教師為了做好管理和轉(zhuǎn)化工作，需要借助相關(guān)的檔案來提供一些資料，所以，為了確保檔案的保密性，借閱者要有相關(guān)的手續(xù);不得將檔案資料拿出檔案室;如果檔案需要外調(diào)限期內(nèi)必須歸還等等，以確保檔案的安全性。

除了上述幾點(diǎn)之外，還需要有一些基本的管理制度，比如：檔案室里不得吸煙、要保持檔案室的干燥性等等，同時(shí)，還要制定檔案銷毀制度和學(xué)校教職工檔案管理制度等等?？傊?，作為檔案管理人員，我們要不斷完善檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠更好地為學(xué)校管理水平的提高做好服務(wù)。

第8篇：高校檔案如何管理范文

關(guān)鍵詞：教學(xué) 科研檔案 管理工作 信息資源

學(xué)校是培養(yǎng)現(xiàn)代化建設(shè)人才的搖籃，又是科研的基地。歷史賦予學(xué)校的責(zé)任，決定了它與國(guó)家的興衰有著密切的聯(lián)系。學(xué)校檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，而檔案管理更是學(xué)校檔案中最具特色，最能體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)水平的歷史記載，是學(xué)校寶貴的財(cái)富。

檔案是學(xué)校在長(zhǎng)期的教育教學(xué)、科學(xué)研究等工作中形成的，保存起來，以便今后查考利用的文件材料。它包括學(xué)校教學(xué)管理、學(xué)科和信息技術(shù)、校園網(wǎng)的建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、學(xué)生升學(xué)、教材、教學(xué)、科學(xué)研究等方面的文字材料和聲像載體。它是學(xué)校教學(xué)、科研方面工作的真實(shí)記錄，是教學(xué)科研經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。然而，目前普通高中檔案從收集到利用都普遍存在著這樣那樣的問題。

一、收集資料困難

大多數(shù)教學(xué)、教研人員對(duì)教學(xué)管理工作認(rèn)識(shí)不足，甚至對(duì)教學(xué)、科研材料的歸檔持抵觸態(tài)度。有的老師認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，理應(yīng)由自己來保管，怎么能夠交給學(xué)校檔案室呢？那不是把自己的成果充公了嗎？有的教師唯恐材料經(jīng)檔案部門立卷、歸檔后，把自己整理的系統(tǒng)的材料分散在不同的案卷里面，造成利用不暢，或是被移交入館后，今后自己如果再要利用將會(huì)帶來許多麻煩，還不如自己保管，平時(shí)取舍方便。

二、各部門與檔案管理部門缺乏溝通與協(xié)調(diào)

一方面，大部分學(xué)校認(rèn)為教學(xué)、科研部門主要工作是教學(xué)管理及學(xué)術(shù)工作，至于檔案收集、管理應(yīng)由檔案部門去做，部門立卷很難推行，教學(xué)、科研部門對(duì)材料收集、歸檔態(tài)度冷漠。另一方面，檔案管理部門服務(wù)意識(shí)淡薄，檔案管理人員只在庫(kù)房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作，很少深入到教學(xué)、科研部門，對(duì)檔案的重要作用，沒能做到有效的宣傳，在教學(xué)、科研檔案的收集方面，始終處于被動(dòng)地位，人家移交什么就接收什么，不移交也不主動(dòng)搜集，應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué)實(shí)踐和科研材料依然散失在個(gè)人手中，結(jié)果使教學(xué)、科研檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、資金缺乏，宣傳和管理力度難以到位，檔案管理無所適從，管理工作不能有效開展

至今我們?nèi)匀豢梢愿械揭恍W(xué)校對(duì)檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案管理是一個(gè)很清閑的活，只要平時(shí)按部就班就能做好工作，不需要怎樣的技能水平，也不需要培訓(xùn)。在這種情況下，學(xué)校教學(xué)、科研檔案工作完全是放任自流的，全靠檔案人員的責(zé)任心干活，又何談檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確？

四、開發(fā)檔案信息滯后，利用效果不明顯

學(xué)校檔案工作的宗旨是為教育教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。但事實(shí)上許多普通高中教學(xué)、科研檔案的利用效果并不理想。原因有二：一是檔案工作人員兼職太多，許多學(xué)校檔案人員兼做著文書工作，有的還兼做人事、信息、接待、會(huì)務(wù)等諸多工作，縱使檔案人員長(zhǎng)有三頭六臂也未必能靜下心來做好檔案工作。第二，許多學(xué)校的檔案人員來自教師隊(duì)伍中不能擔(dān)任教學(xué)工作的人員，這些人對(duì)教育教學(xué)管理工作陌生，對(duì)檔案業(yè)務(wù)也知之甚少，編研能力有限，學(xué)術(shù)水平不高，開發(fā)信息資源，主動(dòng)提供利用水平有待于提高。

在實(shí)際工作中，如何改變工作中的不足之處，如何規(guī)范、科學(xué)地做好教學(xué)、科研檔案的收集、立卷、整理、保管和提供利用呢？針對(duì)上述問題，我談一下自己的一些看法：

第一，做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高教職員工的檔案意識(shí)和對(duì)教學(xué)、科研檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

學(xué)校的教學(xué)、科研檔案是教學(xué)管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容，教學(xué)、科研檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，都有著十分重要的作用。只有當(dāng)檔案服務(wù)于社會(huì)，發(fā)揮了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，它的重要性才會(huì)充分地顯示出來，它的價(jià)值也才能得以實(shí)現(xiàn)。所以，學(xué)校檔案部門應(yīng)不厭其煩地向有關(guān)部門、老師解釋，我們對(duì)教學(xué)、科研檔案進(jìn)行歸檔。

第二，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

目前學(xué)校檔案管理人員的整體素質(zhì)就整個(gè)社會(huì)，特別與機(jī)關(guān)、事業(yè)單位相比仍處于中下游水平。科學(xué)技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化手段越來越多地應(yīng)用于檔案工作當(dāng)中，特別是數(shù)字信息、電子文件等新生事物的出現(xiàn)，文檔一體化管理手段的應(yīng)用等，對(duì)我們的檔案員提出更高的要求，讓我們中的一些同志著實(shí)有點(diǎn)措手不及。為此檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到自己的不足，加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，培養(yǎng)工作責(zé)任心，利用一切機(jī)會(huì)充實(shí)自己，使自己開闊眼界，拓展思路，有所創(chuàng)新，及時(shí)跟上時(shí)展的步伐，掌握更多的理論知識(shí)和現(xiàn)代管理技能。

第三，建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理目標(biāo)和管理制度

首先，要制定明確的教學(xué)、科研檔案的目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適用于本校的教學(xué)、科研檔案管理制度。其次，建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各專、兼職檔案人員的崗位職責(zé)。再次，制定目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)考核制度，把檔案工作納入到各部門、有關(guān)人員的工作考核當(dāng)中，獎(jiǎng)懲分明，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

第四，注重平時(shí)收集和積累，規(guī)范歸檔程序

檔案工作的每一環(huán)節(jié)都非常重要，但最重要的要屬收集這一環(huán)節(jié)，如果收集工作做不好，其他的整理、鑒定、保管、利用等一系列工作都將是無本之木，無源之水。所以我們要把大量的精力放在收集這一關(guān)，從文件形成階段就要開始介入，督促有關(guān)部門和相關(guān)人員養(yǎng)成隨辦隨歸的習(xí)慣。

第五，注重教學(xué)、科研檔案信息資源的開發(fā)和利用

檔案的生命在于它的實(shí)用性，收集檔案的目的在于利用。因此，檔案管理人員要主動(dòng)參與管理活動(dòng)，進(jìn)行調(diào)查研究，及時(shí)了解和掌握各部門教學(xué)、科研活動(dòng)情況，主動(dòng)為教學(xué)、科研工作服務(wù)，為學(xué)校教育教學(xué)改革提供信息。要提高教學(xué)科研檔案的利用效果，提高服務(wù)質(zhì)量，我們不僅要對(duì)這些檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類，合理組卷，還需要編制各種檢索工具。針對(duì)利用率較高的一些檔案材料，我們根據(jù)其特點(diǎn)，可以編寫專題介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯集，匯編出刊集子。

對(duì)今后的工作有幾點(diǎn)思考：

一是檔案工作要突出本學(xué)校的特色。檔案人員在檔案的收集、整理、利用和檔案開發(fā)中應(yīng)注意總結(jié)本校的典型經(jīng)驗(yàn)和自己獨(dú)特的教學(xué)、科研內(nèi)容和教學(xué)方法，更好地運(yùn)用教學(xué)、科研檔案為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

二是檔案人員要更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。不斷提高教學(xué)、科研檔案的質(zhì)量和管理水平，更新觀念，拓寬視野，增強(qiáng)分析問題的能力，提高編研水平，從手工操作型向?qū)W術(shù)型轉(zhuǎn)變，從而使學(xué)校的檔案管理逐步走向科學(xué)化、現(xiàn)代化。

第9篇：高校檔案如何管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案工作者；高校；思想政治素質(zhì)；建設(shè)與發(fā)展

高校的轉(zhuǎn)變已經(jīng)不再是新鮮話題，開放式大學(xué)、開放式圖書館、綜合型高校，高校已經(jīng)逐漸成為引領(lǐng)社會(huì)文化發(fā)展進(jìn)步的一支重要力量。如何做好高校思想政治素質(zhì)工作的建設(shè)，是目前人們迫切需要解決的問題，高校檔案工作者掌握著高校內(nèi)大部分的檔案資源，其素質(zhì)的高低對(duì)于高校思想政治素質(zhì)建設(shè)工作有著重要的影響性，因此，提高檔案工作者素質(zhì)對(duì)于高校思想政治素質(zhì)建設(shè)工作有著推進(jìn)的作用，應(yīng)該作為高校思政建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、高校檔案工作者的地位、作用，提高素質(zhì)的重要意義

1.高校檔案工作者的地位、作用

高校工作者是思想政治教育的一面旗幟，其對(duì)于工作抱以肯定的態(tài)度，尊重其工作，不斷通過其自身勞動(dòng)去提出新的理論、新的思想、新的意見，給檔案建設(shè)工作帶來新的局面，新的發(fā)展。其自身的工作態(tài)度影響著整體素質(zhì)的發(fā)揮與發(fā)展，其服務(wù)態(tài)度影響著育人的效果，高校檔案工作者的工作除了檔案工作之外，就是結(jié)合自身工作，開展思政教育，通過服務(wù)工作達(dá)到育人的目的。

2.提高高校檔案工作者素質(zhì)的重要意義

提升高校檔案工作者素質(zhì)是符合時(shí)代的需求，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的高校檔案工作者的工作內(nèi)容與服務(wù)對(duì)象在進(jìn)行不斷的改變，如何適應(yīng)時(shí)代的高速發(fā)展，這給高校檔案工作者提出更高的要求，高校檔案工作者應(yīng)該從自身的素質(zhì)方面做起，不斷地應(yīng)用新的技術(shù)與新的方法來提高對(duì)于高校檔案工作的管理水平，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的時(shí)代化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。

提升高校檔案管理人員素質(zhì)是提高高校檔案管理水平的關(guān)鍵。很多高校的檔案還是局限于書本紙張的記錄，還沒有完全達(dá)到現(xiàn)代信息化的水平，因此，高校檔案管理人員的管理能力與服務(wù)質(zhì)量就是高校檔案管理的重點(diǎn)，很多檔案都具有唯一性，損壞之后就無法恢復(fù)，檔案工作人員的水平高低、管理服務(wù)質(zhì)量水平如何對(duì)檔案管理起著決定性的作用。檔案管理工作管理水平與服務(wù)質(zhì)量并不是取決于單一的一個(gè)工作人員，而是所有的工作人員，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是決定高校檔案管理水平與檔案服務(wù)質(zhì)量的先決條件，因此，提高高校檔案工作者素質(zhì)具有十分重要的意義。

二、當(dāng)前高校檔案工作者素質(zhì)中存在的問題

1.綜合素質(zhì)欠缺。高校檔案工作是一份比較繁瑣、重復(fù)性比較強(qiáng)的工作，但是在實(shí)際的工作中，該工作被認(rèn)為是一門“閑差”，很多人在上班時(shí)間出現(xiàn)一次，下班時(shí)間出現(xiàn)一次，要么就是在工作崗位上干自己的事情，對(duì)于檔案工作不聞不顧，“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的理念充斥其中，無法真正為檔案工作服務(wù)。

2.不具備服務(wù)理念。在高校中很多檔案工作者對(duì)于工作沒有熱情，更別談愛崗敬業(yè)，對(duì)于使用檔案的人員完全不具備服務(wù)意識(shí)，“檔案都在那，需要什么自己找?！币痪湓拰⒎?wù)者與服務(wù)對(duì)象隔離，無法形成良好的交流。檔案工作者的服務(wù)意識(shí)缺乏，嚴(yán)重影響其工作態(tài)度，無法真正的為檔案管理進(jìn)行服務(wù)。

3.不具備相應(yīng)的人才引進(jìn)及培養(yǎng)制度。高校檔案工作長(zhǎng)期被認(rèn)為是“閑差”，因此，對(duì)其人才的引進(jìn)及培養(yǎng)沒有形成良好的制度，大部分的工作人員都是教職工的家屬或者是即將退休的教師干部，沒有創(chuàng)新激情，沒有創(chuàng)新理念，無法適應(yīng)當(dāng)前高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)。

三、如何提高檔案工作者素質(zhì)

1.從根本上解決問題。對(duì)于檔案工作者的素質(zhì)必須從其思想政治素養(yǎng)上面進(jìn)行提升，從根本上解決問題。高校檔案工作者應(yīng)該不定時(shí)的根據(jù)實(shí)際情況來提升自身的綜合素質(zhì)水平，利用高校檔案工作的便利性，對(duì)馬列主義與科學(xué)發(fā)展觀進(jìn)行深刻的理解，用先進(jìn)的思想武器來裝備自己，用思想來主導(dǎo)自己的行動(dòng)，約束自己的行動(dòng)，樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任感，全身心的投入到高校檔案管理事業(yè)中。

高校檔案工作者必須具備愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的精神，必須在思想上與黨保持一致，嚴(yán)格按照黨的要求來約束自己。高校檔案管理工作是一項(xiàng)比較枯燥的工作，這就更是對(duì)檔案工作人員的考驗(yàn)，如何在平凡的工作崗位上做出不平凡的成績(jī)。高校思政部門可以定期對(duì)高校檔案工作者進(jìn)行培訓(xùn)工作，并對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果制定一定的獎(jiǎng)懲措施，并將其納入到年終的綜合評(píng)比中，從制度上給檔案工作者提供動(dòng)力。

2.提升檔案工作者的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案工作者的職業(yè)道德素質(zhì)是社會(huì)主義的基本道德原則與規(guī)范在執(zhí)業(yè)行為與職業(yè)關(guān)系中的具體體現(xiàn)。檔案工作者的工作性質(zhì)決定了檔案管理工作必須摒棄名利、默默無私奉獻(xiàn)，檔案工作者的職業(yè)道德決定了其在崗位上的工作態(tài)度，因此必須對(duì)檔案工作者的職業(yè)道德素質(zhì)進(jìn)行提升，培養(yǎng)他們抵御各種腐朽思想與誘惑的能力，檔案工作者必須具有黨和國(guó)家利益高于一切的職業(yè)道德素質(zhì)，在工作中愛崗敬業(yè)、忠于職守。

3.提高高校檔案工作者的專業(yè)知識(shí)水平。時(shí)代在進(jìn)行不斷的發(fā)展，作為高校檔案工作者，應(yīng)該不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平，通過眾多的渠道來學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)，密切關(guān)注學(xué)校的發(fā)展。檔案管理工作人員應(yīng)該將自己所學(xué)的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中，將零散的文件材料進(jìn)行編撰成為專業(yè)的文件，同時(shí)還應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐，努力學(xué)習(xí)有關(guān)計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)，為檔案工作的信息化做貢獻(xiàn)。

4.建立跟蹤培養(yǎng)機(jī)制。對(duì)于高校檔案管理人員的素質(zhì)提升，并不在于一時(shí)之間，這是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，因此，必須建立起跟蹤培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)其在工作崗位上的德、行、能、廉做出綜合的跟蹤培養(yǎng)，定期對(duì)高校檔案管理人員進(jìn)行綜合性的評(píng)比，對(duì)其在上一段時(shí)間內(nèi)的工作做出總結(jié)與指導(dǎo)，讓其覺得黨時(shí)時(shí)刻刻都在關(guān)注其成長(zhǎng)，讓其從思想上與黨同步，行動(dòng)上證明思想。

5.建立獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)修機(jī)制。對(duì)于在檔案管理工作崗位成績(jī)優(yōu)秀的工作人員可以適當(dāng)?shù)母鶕?jù)其實(shí)際情況讓其在其他高校進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，對(duì)于在交流學(xué)習(xí)中有突出貢獻(xiàn)者可以適當(dāng)?shù)母鶕?jù)其實(shí)際情況讓其到國(guó)外高校中進(jìn)行進(jìn)修，根據(jù)人員的具體情況安排具體的進(jìn)修時(shí)間，并針對(duì)學(xué)習(xí)成果對(duì)其崗位進(jìn)行合理地變更，這也是變相的獎(jiǎng)勵(lì)措施，讓高校檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)思想政治內(nèi)容，提高檔案工作者素質(zhì)。

6.采用新的人才引進(jìn)制度。合理完善人才培養(yǎng)機(jī)制，高校檔案工作者大部分都是教職工親屬或者是即將退休的干部，沒有創(chuàng)新能力及理念，無法促進(jìn)檔案工作者素質(zhì)的綜合提升。為此，應(yīng)該大力引進(jìn)高素質(zhì)人才，這方面可以面向社會(huì)進(jìn)行公開招聘。

四、提高檔案工作者的創(chuàng)新能力，促進(jìn)高校思想政治素質(zhì)建設(shè)

對(duì)于檔案工作者素質(zhì)的提升另外的一個(gè)方面是加大力度提高其創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是時(shí)代的需求，是社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案管理的工作方法、工作內(nèi)容等都需要?jiǎng)?chuàng)新，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的守舊、墨守陳規(guī)的工作方法已經(jīng)不能適應(yīng)目前高校檔案管理工作的開展，同時(shí)，信息化檔案已經(jīng)逐漸融入到眾多高校中，傳統(tǒng)的工作內(nèi)容會(huì)逐漸被信息化工作內(nèi)容取代，因此，檔案管理工作人員應(yīng)該將傳統(tǒng)的工作方法與內(nèi)容與時(shí)代進(jìn)行結(jié)合，形成具有時(shí)代氣息的高校檔案管理工作。高校必須提高檔案工作者的創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索，不斷創(chuàng)新，將工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行歸納、總結(jié)、分析，再根據(jù)實(shí)際情況來提出具有創(chuàng)造性的意見，為高校的全面發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源。

在08年，我國(guó)教育部與國(guó)家檔案局就檔案管理制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對(duì)高校檔案管理人員提出了明確的要求，檔案管理工作不但要求其具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還需要具備相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)及信息化管理技能，以此來提高檔案管理人員的素質(zhì)。

高校檔案對(duì)工作者的素質(zhì)要求不但是新形勢(shì)下高校發(fā)展的客觀要求，同時(shí)也是高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的客觀需求，只有不斷的提高高校檔案工作者的思想政治素質(zhì)，努力提升檔案工作者的業(yè)務(wù)技能水平，建立完善的人才引進(jìn)制度、人才培養(yǎng)制度，提升檔案工作者的業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力，加強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)與理念，才能從根本上提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

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