采購項目檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：采購項目檔案管理辦法范文

關鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理

在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現(xiàn)出跨學科、跨領域、跨機構（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構相關領域的優(yōu)勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構、跨學科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統(tǒng)的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統(tǒng)地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”項目檔案管理的特點分析

（一）歸檔主體的多口性

“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學科交叉、多部門協(xié)調(diào)、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構包括主管單位、依托單位（負責單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參加人、業(yè)務管理人員、綜合管理人員（包括財務人員、設備采購人員、人事管理人員等），并且根據(jù)項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或?qū)＜覉F隊。這些機構或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產(chǎn)生于同一科研活動中的資源，共同構成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。

（二）歸檔內(nèi)容的電子化

一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應用更先進的信息技術和電子化設備，科研人員習慣于在自己的工作現(xiàn)場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數(shù)據(jù)和各種結(jié)果性數(shù)據(jù)。另一方面，這些電子檔案具有異構性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內(nèi)國際不同領域的機構和人員協(xié)同工作，會涉及多個單位多種應用平臺多個數(shù)據(jù)庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設備中保存不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而不可避免的產(chǎn)生多種結(jié)構、多種載體的電子檔案。

（三）檔案收集過程的復雜性

“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結(jié)項驗收每個環(huán)節(jié)都需經(jīng)過反復研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執(zhí)行情況（包括階段科技目標的實現(xiàn)、階段性成果的形成、創(chuàng)新隊伍建設、經(jīng)費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據(jù)需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現(xiàn)成員離職、調(diào)職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。

（四）檔案資源的共享性

“三跨”科研項目的立項會經(jīng)過嚴格的論證和審批程序，每個課題的設置也必須緊密圍繞總體目標，相互有機聯(lián)系，能針對關鍵性科學技術問題組織多學科、多方位的交叉研究和協(xié)同攻關，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯(lián)互通的檔案資源共享環(huán)境，根據(jù)項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內(nèi)容。

“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。

二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導規(guī)范

首先，從國家層面看，已有相關的科研項目和檔案管理規(guī)范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規(guī)范，缺少針對科研信息化發(fā)展的內(nèi)容。

我國對科研項目和其檔案的管理規(guī)范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規(guī)和規(guī)范，如《國家科技計劃管理暫行規(guī)定》等項目管理規(guī)定和《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》等通用科研檔案管理規(guī)定。這些規(guī)定基本為科技項目和檔案管理的一般性規(guī)范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關規(guī)定[1]。同時這些管理規(guī)范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環(huán)境下科研項目和檔案工作的思考。

第二類是專用科研項目與檔案管理的規(guī)章和規(guī)范，如《國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規(guī)范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細則性的規(guī)定，很多工作還要參照老標準執(zhí)行[2]。

其次，從地方層面看，很多省市機關、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規(guī)范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》等，這些規(guī)范相比國家規(guī)范進一步細化，更具有執(zhí)行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關方的職責[3]、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態(tài)管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關規(guī)定，無法直接指導“三跨”科研項目的檔案管理工作。

（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系

由于管理規(guī)范或制度中對檔案工作內(nèi)容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。

首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構看，沒有定制項目的檔案管理指導規(guī)范，缺少對檔案工作的總體把控與協(xié)調(diào)，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關鍵環(huán)節(jié)，從而造成檔案資源的失控與失存。

其次，從主要承擔項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統(tǒng)一規(guī)劃。雖然項目負責人會指派相關檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內(nèi)部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔單位沒有進行相關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導致復印件多、原件少，紙質(zhì)材料多、其他載體材料少等現(xiàn)象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發(fā)利用。

最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據(jù)“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學研究實踐活動和科研成果的發(fā)表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發(fā)與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內(nèi)部科研檔案工作推進的困難。

綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據(jù)一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應的管理制度和實施細則，對各責任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統(tǒng)一管理。

（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段

對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內(nèi)共享、單位內(nèi)共享和社會共享。

首先，項目的各組成部分（課題、機構、人員）是密不可分的整體，其研究過程數(shù)據(jù)、成果信息、管理性材料是大家所關注的內(nèi)容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構中，而這些機構相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術手段。

其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關領域的優(yōu)勢力量，形成的是有顯示度的原創(chuàng)性科研成果，在項目完成后，除和涉及知識產(chǎn)權保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內(nèi)部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態(tài)，無法形成網(wǎng)絡化的管理模式。

最后，從全社會發(fā)展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經(jīng)提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。

三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析

（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統(tǒng)一管理

首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設計。

在項目管理規(guī)范中明確檔案集中統(tǒng)一管理的原則，加入檔案管理的總體內(nèi)容和要求，保證立項、結(jié)項、鑒定等關鍵環(huán)節(jié)檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環(huán)節(jié)，在項目結(jié)題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準確的證明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍。

只有由項目主管機構或由其指派相關檔案部門根據(jù)“三跨”科研項目的特點制定并頒發(fā)檔案管理規(guī)范，才能根本上保證項目檔案的系統(tǒng)性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內(nèi)容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統(tǒng)與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內(nèi)容的系統(tǒng)的檔案資源結(jié)構模型和歸檔范圍表。第二要根據(jù)科研信息化的特點規(guī)范電子文件的歸檔內(nèi)容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生，需要主管部門會同其他機構制定針對電子科研數(shù)據(jù)的歸檔保存策略。

最后，要明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。

為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規(guī)范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發(fā)，探索以主管機構為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式?？蓪嵭兄鞴軝C構抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網(wǎng)絡化。檔案部門必須加強與有關職能部門的配合，建立聯(lián)合監(jiān)督檢查制度[4]。主管機構檔案部門負責各項目的業(yè)務指導和監(jiān)督，將具體工作任務分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負責其項目研究過程中與項目有關的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務、經(jīng)費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內(nèi)容。

（二）建立基于項目業(yè)務流的全過程管理

“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業(yè)務流和業(yè)務主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統(tǒng)的、過程的管理。

“三跨”科研項目主要有三方業(yè)務主體負責六個業(yè)務環(huán)節(jié)的工作，業(yè)務主體指：主管機構、依托單位、參加單位，業(yè)務環(huán)節(jié)主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉(zhuǎn)讓階段?；诖诵纬上颉叭纭笨蒲许椖繕I(yè)務流的檔案管理流程，見圖1。

（三）逐步構建“三跨”科研項目檔案資源平臺

構建資源庫是科研信息化發(fā)展的必然要求，它一方面可以實現(xiàn)橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統(tǒng)的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎。

首先，要建設基于“三跨”科研項目應用平臺的歸檔保存系統(tǒng)。目前很多項目的實施都依托于一定的應用平臺，這些不同的平臺中會產(chǎn)生大量的科研電子數(shù)據(jù)信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設計之初就將檔案管理系統(tǒng)的功能嵌入到平臺內(nèi)，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；

同時要考慮不同平臺異構信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統(tǒng)。

其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫需要在主管機構的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業(yè)務主體全過程的記錄、積累科研過程數(shù)據(jù)。同時隨著數(shù)據(jù)量的增加可在此基礎上構建成果數(shù)據(jù)庫，揭示相關的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。

最后，要在主管機構的支持下建立“三跨”科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)。首先實現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態(tài)更新；同時考慮構建科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)，提供科研檔案信息的服務，充分發(fā)揮已歸檔資源的作用，打破各機構間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。

“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據(jù)科研工作發(fā)展的新情況新趨勢創(chuàng)新性地開展檔案管理工作，以全面、系統(tǒng)地保存科研檔案信息資源，服務科研一線服務社會。

注釋：

[1]科學技術部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定，1987-3-20

[2]科學技術部.國家高技術研究發(fā)展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學技術部.國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1

[4]關宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.

第2篇：采購項目檔案管理辦法范文

一，招投標檔案管理面臨的實際問題

我們通過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國企業(yè)的招投標檔案管理依然存在著以下幾個方面的問題。

問題一：招投標檔案的數(shù)量龐大，給企業(yè)造成嚴重的管理負擔。目前企業(yè)主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標法實施條例》(以下簡稱《實施條例》)的五十六條所規(guī)定的“招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”之要求，來確定本企業(yè)的招投標檔案的保管期限。由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是那些未中標單位的標書數(shù)量很多，加之缺乏細化的保管期限劃分，已經(jīng)給許多企業(yè)的檔案庫房造成了巨大的壓力。如果不能及時地解決這一問題，必然會給企業(yè)帶來沉重的管理負擔，增加企業(yè)的檔案管理成本，影響企業(yè)的經(jīng)營效益。

問題二：招投標檔案的完整性不夠。一般來說，招投標檔案應該是每個招投標項目活動的完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，是企業(yè)圍繞著招投標項目的準備、開標、評標和中標等一系列業(yè)務活動形成的各種有保存價值文件材料構成的有機體系。但是，從目前一些企業(yè)的招投標檔案管理的實際情況看，不完整的問題還是比較嚴重的。

問題三：招投標檔案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)的招投標檔案管理依然延續(xù)較落后的手工管理模式，缺乏必要的檢索工具，隨意存放現(xiàn)象嚴重。所以，在查找利用時，只能憑管理人員的記憶，在庫房里翻找。

問題四：招投標檔案的管理規(guī)范和管理制度不健全。從調(diào)查的企業(yè)情況來看，招投標檔案的管理基本上是無相關的制度可循，管理人員一般只是憑經(jīng)驗在管理。這種情形的存在，在一定程度上表明企業(yè)的檔案管理制度建設還存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。

二、招投標檔案管理問題的成因分析

1　法規(guī)制度規(guī)定的模糊性和粗放性

我國招投標檔案管理的直接法律和法規(guī)依據(jù)就是《中華人民共和國招投標法》(以下簡稱《招投標法》)和《實施條例》，但這兩個法律法規(guī)文件對招投標檔案的管理所提出的要求和具體規(guī)定都比較粗放和模糊，甚至在這兩個法律法規(guī)文件中都沒有出現(xiàn)“招投標檔案”的字樣。這可以在一定程度上表明這兩個法律法規(guī)文件的制定者的“檔案管理意識”是比較淡薄的?！墩型稑朔ā分皇窃诘诙藯l中提到“招標人收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟”；在第三十六條中提到“開標過程應當記錄，并存檔備查”?！秾嵤l例》也只是在第三十三條中規(guī)定“招標人應當如實記載投標文件的送達時間和密封情況，由接收人簽字并存檔備查”，在第五十六條中規(guī)定“[存檔及書面報告]招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”。這樣的規(guī)定，只是給招投標檔案的管理提供了一個非常模糊的框架，并且存在著較大的主觀隨意性。

企業(yè)在招標過程中形成的文件資料不一定都具有保存價值，所以沒有必要也沒有可能保存所有的文件資料，否則就會陷入“有文必檔”所造成的檔案管理“陷阱”，大大增加企業(yè)的檔案管理成本，降低企業(yè)檔案管理的效益。按照一個招標項目至少有三方參與的法律規(guī)定，企業(yè)要為保存所有沒有中標單位提交的“投標書”負擔高額的管理費用，十五年以上的保管期限的規(guī)定，也會使企業(yè)難以克服檔案庫房空間不足的實際問題。同時，數(shù)量龐大的“招投標檔案”也會使企業(yè)難以用相同的成本投入來切實提高企業(yè)檔案的管理質(zhì)量，招投標檔案的信息化管理水平的提高，更會變得舉步維艱。因此，這種粗放式的法律法規(guī)規(guī)定，是必須加以改變的現(xiàn)實，否則將會給有關企業(yè)造成更為嚴重的問題。

2　招標業(yè)務工作流程中關鍵性節(jié)點缺乏控制、歸檔范圍不清

就目前而言，一些企業(yè)的招標項目檔案之所以存在“掛一漏萬”的問題，就是因為它們沒有明確的全程管理思想，沒有把握住招投標過程中的關鍵性“節(jié)點”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存價值的招投標過程文檔沒能及時“捕獲”，并最終造成招標項目檔案不齊全、不完整的不良后果。另外，一些企業(yè)缺乏對招標項目歸檔文件范圍的必要制度規(guī)定，也是造成招投標檔案完整性受損的重要原因。如果一個企業(yè)在開展招標活動中注意把握好招標活動過程的關鍵點，如登記、預審、開標、評標和中標等“節(jié)點”，注意做好相關文件資料的備案管理，確保招投標歸檔文件資料齊全、系統(tǒng)和完整的控制目標，還是可以順利實現(xiàn)的。

3　招投標檔案管理缺乏必要的理論支持和指導

在目前的檔案學應用理論研究成果中，我們只能零星地找到一些研究招投標檔案管理的文章，而且多數(shù)都是業(yè)務經(jīng)驗介紹層次的研究成果，很難對目前的國家政策制定和相關法律法規(guī)及管理制度的完善產(chǎn)生實質(zhì)性的推動作用。有鑒于此，我國企業(yè)的招投標檔案管理失范也就不奇怪了。缺乏科學檔案管理理論指導的實踐，包括法律法規(guī)、標準制度的建設，都會是相對盲目的。為此，強化檔案管理理論的建設，充實能夠指導企業(yè)招投標檔案管理方面的思想內(nèi)容，是我國檔案學研究者必須直面的一個現(xiàn)實性問題。

4　缺乏成本控制意識，信息化管理水平低

成本／收益比，是每個企業(yè)在經(jīng)營管理活動中都必須要考慮到的一個非常實際的問題。如果沿用現(xiàn)在的招投標檔案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就無疑會給企業(yè)造成較大的管理壓力，如若長期持續(xù)下去，也會造成有關企業(yè)管理積極性的下降，粗會最終損害國家利益、企業(yè)利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理規(guī)定，以及落后的文檔管理理念和制度要求，不僅會造成招投標檔案管理的整體質(zhì)量下降，而且也會給目后的招投標檔案資源的開發(fā)利用帶來不良影響。

基于上述認識，筆者認為目前必須采取切實的改進策略，積極行動起來，才能真正找到解決問題的出路。各有關企業(yè)與其采取消極觀望的態(tài)度和被動的行動方案，毋寧率先變革，積極探索招投標檔案的科學、合理、有效的管理方式，并努力通過自身的管理實踐加以驗證。

三、解決招投標檔案管理問題的基本對策建議

通過研究和分析目前現(xiàn)有的成功經(jīng)驗和有關新的政策和規(guī)定，我們提出以下幾個方面的解決問題的對策和建議，供企業(yè)在管理招投標檔案的實踐中參考。

1　治標不如治本，國家有關部門應當立即著手修訂《實施辦法》，通過總結(jié)各部門和地區(qū)比較成功的經(jīng)驗、規(guī)定和做法，

進一步明確規(guī)定各種招投標檔案的保管期限。目前，我國中央和地方又陸續(xù)出臺了一些與招投標檔案管理相關的政策、行政規(guī)章，其中的一些規(guī)定可以作為我們進行《實施辦法》修訂工作的重要依據(jù)。例如，《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中所規(guī)定的國家電子政務工程建設項目招投標文件歸檔范圍和保管期限，就比較明確具體。該文件規(guī)定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年，評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年；中標的投標文件(正本)的保管期限為永久；未中標的投標文件，終驗后保存2年。政府采購文件保存10年。再如，《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》規(guī)定的水利工程建設項目招投標文件材料歸檔范圍與保管期限為：招標文件、招標修改文件、招標補遺及答疑文件長期保存，投標書、資質(zhì)資料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件保存期限為永久；開標、評標會議文件及中標通知書長期保存?！豆饭こ炭⒐の募牧狭⒕須w檔管理辦法》規(guī)定“招標、投標、租賃文件：由建設單位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投標檔案管理辦法》規(guī)定：“大型基礎設施、市政工程、公共建筑和市級以上重點工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年。未中標單位的投標文件保管期限為半年(自開標之日起計算)”。《湖北省建設工程招投標交易檔案管理辦法》規(guī)定：“招投標檔案管理人員應遵守國家《保密法》，合理劃分招投標檔案密級和保管期限。原則上一般工程招投標檔案應保存五年，重大工程項目招投標檔案應保存五至十年，投標文件副本可保存半年至一年時間”。還有揚州市、寧波市、河北省、遼寧省等地都在投標檔案管理辦法中做了相應的規(guī)定。

根據(jù)上述有關規(guī)定的精神，企業(yè)的招投標檔案的保管期限可以做如下劃分規(guī)定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年；評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年，中標的投標文件(正本)的保管期限為永久，未中標的投標文件，可保存6個月到2年。

2　梳理招投標工作的業(yè)務流程，明確招投標檔案的形成節(jié)點，實現(xiàn)對招投標檔案的全程控制。各有關企業(yè)可以根據(jù)自己的招標工作的業(yè)務活動特點，認真梳理招標工作的業(yè)務工作流程，明確招投標檔案形成的重要節(jié)點，標明各節(jié)點需要形成的文件種類，并實行全程管理控制，確保招投標文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護每個項目尤其是重大招標項目檔案的完整性。

第3篇：采購項目檔案管理辦法范文

（1）建立了項目檔案管理機構和管理體制。明確了項目管理層中的檔案負責領導，并把檔案管理工作納入到項目部的議事日程，納入到項目部的計劃管理，納入到各部門工作人員的崗位職責、工作范圍。成立了項目部檔案室，配置了4名專職項目檔案人員，由總承包雙方各派資深檔案人員組成，同時還根據(jù)不同階段項目檔案管理的需要，聘請了2~3名臨時檔案員。在工程后期檔案突擊階段，項目部還從各部門抽調(diào)人員協(xié)助檔案室整理檔案，給予了檔案工作極大支持。此外，在領導關心下，根據(jù)國家相關標準配置了標準檔案庫房。（2）建立健全了項目檔案管理制度。根據(jù)工程項目統(tǒng)一領導、分級管理的工作原則，建立健全了項目檔案管理制度，完善了檔案管理體系，確保了總承包工程過程中檔案管理工作的全過程控制。項目部一成立，就在熟知并掌握國家、行業(yè)關于建設項目檔案工作的有關法規(guī)、文件及工作標準的基礎上，針對本工程項目文件形成的特點制定出各項檔案管理制度，如：領導及各崗位責任制、技術（圖紙）資料管理制度、竣工圖編制管理規(guī)定、工程管理文件編號辦法、工程竣工檔案整編規(guī)定、分包商資料移交管理辦法、電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，聲像檔案管理制度、檔案庫房管理及借閱制度等，為規(guī)范管理項目檔案提供了制度保障。

2項目檔案管理的“超前介入”

項目檔案貫穿于工程建設的始終，包括從建設項目的立項、審批、招投標、勘測、采購、施工、監(jiān)理到竣工驗收全過程活動中形成的各類檔案，它形成的周期長、來源廣、內(nèi)容繁雜。為加強總承包工程項目中對項目文件的控制和管理，避免項目檔案材料的流失，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，檔案管理工作必須“超前介入”到工程總承包項目每階段工作中，特別是前期準備工作中。項目檔案管理的“超前介入”，能夠使檔案人員掌握主動性，了解整個工程項目建設的情況；掌握項目文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)的規(guī)律；監(jiān)控項目文件的流向；及早制定有關項目檔案管理的標準、制度；及時對參建單位、項目部各部門文件資料的收集、整理進行指導，從而對保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)提供保障。項目檔案管理人員剛到馬鞍山總承包項目部時，項目還沒有最后核準，許多部門的人員都沒到達，他們覺得檔案工作介入太早，沒有多少事可做，認為檔案管理工作主要集中在工程后期。在完整經(jīng)歷了整個工程后，才深刻體會到工程初期項目檔案管理超前介入的重要性，檔案管理的前期介入為今后高質(zhì)量地向業(yè)主移交完整準確的檔案提供了有力保障。要做好項目檔案管理的“超前介入”，首先，要爭取項目領導對項目檔案管理工作的重視，將項目檔案管理納入到項目管理中，及早設立項目檔案機構，及早配置項目檔案人員，及早建立檔案庫房；及早制定項目檔案管理標準并納入項目管理標準體系。其次，要有業(yè)務能力較強的檔案專業(yè)人員的及時介入?？偝邪こ添椖繖n案管理工作是一項以項目管理為中心的專業(yè)性和服務性的工作，它既有項目管理的技術基礎工作的特點，又有自身獨立的工作對象、內(nèi)容及工作方法。由于工程參建單位眾多，涉及面較廣，檔案工作人員不僅肩負著項目文件的收集、保管和利用，還要及時準確地傳遞各單位（業(yè)主，監(jiān)理，設計，施工，設備廠家等）的技術文件，成為文件流轉(zhuǎn)的樞紐；還要協(xié)調(diào)各單位的文件管理，及時指導和培訓各參建單位的檔案工作人員。項目檔案負責人在工程前期，要能參與工程項目的開工啟動會，了解工程項目的總體安排和規(guī)劃，以便及時收集工程前期文件并做出相應的檔案管理工作計劃；要能參與合同、協(xié)議的評議和簽訂，把有關工程檔案資料各項具體要求（歸檔責任，歸檔時間，歸檔份數(shù)，檔案編制質(zhì)量要求等）納入?yún)f(xié)議條款中，借助合同、協(xié)議的約束力爭取檔案管理工作的主動權；要能及時與業(yè)主、監(jiān)理檔案主管充分溝通，了解他們的具體要求，以便提前制定檔案管理細則，統(tǒng)一歸檔要求，統(tǒng)一文件編號辦法，統(tǒng)一工程用各種表格，避免各參建單位檔案管理各行其是。

3項目檔案管理的“全過程控制”

項目檔案管理的“全過程控制”，是指對總承包工程的不同時期，不同階段產(chǎn)生的各種有價值的文件材料在承辦、運轉(zhuǎn)、收集、積累及整理歸檔中始終處于受控范圍，確保檔案的真實、準確、系統(tǒng)完整。其工作內(nèi)容包括：前期準備，中間檢查，竣工審查驗收。3.1前期準備首先要加強總承包檔案人員自身的業(yè)務學習，提高管理水平?？偝邪鼘Ｂ殭n案人員必須熟悉工程設計，施工，管理等方面的基本知識，了解電廠的主要系統(tǒng)，熟練掌握火電企業(yè)檔案分類表，通曉工程檔案形成的階段性特點，從而高效率地開展檔案管理工作。其次要要求各參建單位配備專職檔案管理人員，并進行系統(tǒng)的檔案培訓。在熟練掌握檔案管理的國標、行標及總承包項目部制定的檔案管理制度下，統(tǒng)一標準和要求。實行幫監(jiān)結(jié)合，制定出獎罰措施?？梢韵扔煽偝邪鼨n案管理人員幫助建立一個示范性文本，使其后續(xù)文件材料的分類整理有參照標準，達到規(guī)范統(tǒng)一。另外，要根據(jù)現(xiàn)場條件，建立符合《檔案館建筑設計規(guī)范》要求的庫房，并配備相應的設施。如：空調(diào)，去濕機，溫濕度計，滅火器材等。訂制適量的各種規(guī)格的檔案管理工具和耗材。如：資料柜，檔案盒等。3.2中間檢查在馬鞍山工程項目建設中，同樣存在檔案意識淡薄的現(xiàn)象，認為檔案工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而且瑣碎繁雜，在緊張繁忙的工程施工中，大家對工程質(zhì)量和進度的重視影響到對文件材料的控制管理不能與生產(chǎn)同步；另外，由于各參建單位檔案人員業(yè)務素質(zhì)參差不齊，有的甚至是臨時聘用的未通過檔案上崗培訓的人員，對文件材料的編制要求、分類管理等知之甚少，極易造成文件內(nèi)容不完整，文件格式不規(guī)范，文件編號不統(tǒng)一等現(xiàn)象，為今后檔案整理和驗收留下大量隱患。因此，中間檢查工作占據(jù)著極其重要的地位，能及時發(fā)現(xiàn)問題，采取糾偏措施。在馬鞍山總承包工程中，檔案“中間檢查”工作的具體措施是：制定對各參建單位檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查的工作計劃。每月定時組織監(jiān)理專工、技術專工和檔案專工對參建單位技術資料的歸檔整理進行核查。具體來說，根據(jù)各標段項目劃分表中的各分項工程、分部工程、單位工程的進展情況進行核對，制作出文件材料中間核查表，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改措施，列出檢查結(jié)論（完整率、準確率、預立卷合格率等）；監(jiān)理專工和技術專工從案卷內(nèi)容的齊全完整，真實有效上把關，以確保主要施工技術記錄，質(zhì)量檢驗記錄，出廠證件及檢驗材料等原始產(chǎn)生的文件材料完整有效。檔案專工從案卷質(zhì)量是否符合檔案管理各項標準上把關，以確保文件為原件，簽署完備，字跡圖表規(guī)范等，同時檢查是否按要求正確進行預立卷分類編目等。對檢查后發(fā)現(xiàn)的問題以整改通知單的形式下發(fā)，并以整改報驗單的形式提出整改措施，以便復查?？傊?，總承包方檔案管理人員只有經(jīng)?！白叱鋈ァ睓z查監(jiān)督各參建單位的檔案管理工作，強化中間檢查，才能保障將來“坐下來”較好地審查驗收各單位的竣工檔案，按時向業(yè)主移交，確保高質(zhì)量通過竣工檔案基建達標和檔案專項驗收。3.3竣工審查驗收隨著工程的推進，項目經(jīng)過設計、施工、安裝、調(diào)試幾個階段，各參建單位分包的各標段的工程都即將竣工或已經(jīng)竣工，這時對各參建單位的工程檔案進行驗收成為總承包方檔案工作的重點。在馬鞍山總承包工程中，當?shù)诙_機組也順利通過了168h滿負荷試運行并通過業(yè)主驗收后，我們依照《火力發(fā)電廠基本建設工程啟動及竣工驗收規(guī)程》的規(guī)定，聯(lián)合業(yè)主、監(jiān)理檔案負責專工對各參建單位的工程檔案進行預驗收。首先下發(fā)通知，要求各參建單位檔案自檢，并提交自檢報告，再由總承包檔案專工對其重點檔案進行抽查，及時提出整改意見，并限期完成。最后還要檢查整改后的閉合情況，由檔案主管簽字確認，確保各參建單位檔案的順利歸檔和移交。對接收的竣工檔案及自身形成的工程管理文件進行匯總整理，統(tǒng)一分類、編目、編制檢索工具，編制檔案整理情況說明等。在項目正式通過竣工驗收后的三個月內(nèi)，總承包方應根據(jù)《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，編寫項目檔案驗收申報材料，填寫申請項目檔案驗收申請表，按程序向當?shù)貦n案主管部門申報，完成建設項目檔案驗收；最后，按總包合同向業(yè)主及相關單位辦理檔案移交。移交時應明確檔案的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等（含電子版）并進行清點，簽字等交接手續(xù)。

4項目檔案的“網(wǎng)絡化管理”

馬鞍山電廠擴建工程作為較大的總承包項目，其參建單位多，產(chǎn)生的文件材料數(shù)量大，流轉(zhuǎn)時間要求緊迫，必須要求總承包單位和各參建單位的所有文件材料上網(wǎng)運行，以各單位網(wǎng)站為節(jié)點，構建自總承包單位到各參加單位縱向溝通、橫向鏈接的信息網(wǎng)絡體系，開發(fā)具備文件瀏覽、查詢、表格填錄、文件編輯、刪除、恢復更替等各項功能的動態(tài)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)區(qū)域信息共享。在該項工程中，我們使用了較先進的工程管理軟件“POWERON”。若通過該項目管理系統(tǒng)與業(yè)主要求使用的檔案管理軟件的“無縫連接”，就能了解項目建設全過程的文件形成情況，保證項目文件材料收集的完整、準確、系統(tǒng)，保證電子文件的及時歸檔；同時利用用戶權限管理對文件材料進行預歸檔，開通網(wǎng)絡查詢系統(tǒng)，就能為項目建設提供便利的檔案查詢利用，也能為檔案工作人員節(jié)約了大量人力，物力和時間。最后，還能通過對檔案信息資源的整合，提出對今后總承包項目有借鑒的各專題報告、優(yōu)化設計方案等重要成果。這里最重要也急需解決的一個問題是，如何較好地做好軟件系統(tǒng)之間的“無縫連接”,這受到項目建設時限、項目管理軟件和檔案管理軟件開發(fā)時間周期及用戶應用水平等多種因素限制，當這兩個都很優(yōu)秀的系統(tǒng)軟件的“連接”不夠完善時，往往會使檔案管理工作回到以單機版檔案管理軟件進行輔助管理的簡單方式，失去了在網(wǎng)絡環(huán)境下對項目檔案進行管理的巨大優(yōu)勢。目前，網(wǎng)絡版檔案管理軟件已逐漸取代單機版的檔案管理軟件，使檔案人員可以通過計算機在網(wǎng)絡環(huán)境下，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用，提高檔案管理工作效率。因此，建立一個能將工程管理與檔案管理緊密結(jié)合起來的統(tǒng)一工程管理信息平臺，成為總承包工程項目“網(wǎng)絡化管理”的當務之急！

5結(jié)語

第4篇：采購項目檔案管理辦法范文

[關鍵詞]市重點工程建設項目；招投標；檔案管理

城市重點工程建設項目招投標檔案是指經(jīng)市人大會議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點建設項目，在招標投標交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設項目招投標檔案是招標投標過程中的真實記錄，是招標投標管理工作的重要依據(jù)，重點工程建設項目因為規(guī)模大，既有勘察、設計、監(jiān)理等服務，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機械設備的采購安裝，形成周期長，招投標文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應當建立健全市重點工程建設項目招投標檔案工作，認真研究思考，采取積極的措施，保證招投標檔案的真實、準確、完整，為建設項目中標后的跟蹤管理和咨詢服務提供依據(jù)。

目前，城市重點工程建設項目招投標文件主要存在以下幾個問題：

首先，工程招投標檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設項目往往參加單位多，招投標文件數(shù)量龐大，沒有中標的單位招投標文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對工程招投標文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點建設項目往往工期長，查閱頻繁，招投標文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。

其次，招投標檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設單位沒有真正建立招投標檔案管理工作機制，與招標簽訂合同后，招標給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標文件隨意堆放，沒有分類標準，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。

再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享?，F(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標檔案的目錄管理，不能與評標管理軟件實現(xiàn)對接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。

針對重點工程建設項目招投標檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責、制度建設、規(guī)范要求等方面，提出幾點改進建議：

1、明確招投標檔案管理分工協(xié)作機制。應明確部門和相關責任人的職責，進一步規(guī)范檔案管理，做到分級管理、職責明確。重大建設項目工程招標委托招標機構進行的，由招標機構負責招標投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設單位負責立卷、歸檔、集中保管。招投標交易活動結(jié)束后，中標通知書發(fā)出一周內(nèi)，應按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費用。建設單位應建立由技術部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責人。負責接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現(xiàn)集中管理。

2、建立健全招投標檔案管理規(guī)章制度。在實際工作中，建設單位主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標法實施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標項目檔案，條例中并沒有對招投標檔案的管理做出詳細規(guī)定。因此，細化各地現(xiàn)行的工程招投標檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯(lián)系，業(yè)務審批人員在文件的收集過程中，嚴格執(zhí)行標準和依據(jù)，對報送人的文件嚴格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。

3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數(shù)量的前提。重點建設項目招投標文件，建設單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標檔案應主要包括：1、前期階段：包括立項批文復印件、招標協(xié)議、招標申請等。2、過程階段：招標公告、投標申請人匯總名單、投標資格預審、招標文件、招標答疑、工程量清單、預算控制價或投標限價、投標人標書，包括技術標、經(jīng)濟標等；3、簽約階段：評標委員會名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、廢標情況說明、評標標準、中標通知書、合同副本、未中標人投標文件等。其次，在精簡招投標檔案方面，招投標辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠信檔案和信用投標人，以后的投標項目資審文件和投標文件可不再提交有關人員業(yè)績、人員資歷材料等復印件。這樣，不但減少投標單位的重復工作量，同時也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設單位應統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標，中標單位投標文件一正三副，不中標單位一套正本就可以了，改變以往招標將所有招標過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設單位，造成資料重復，庫存緊張的狀況。最后，關于歸檔年限的設定，將市重點建設項目招投標文件劃分為永久、三十年、十年，中標單位土建部分建議劃為永久，設備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標單位建議作為資料保管五年。

4、清晰招投標檔案的組卷。招標各階段的勘察設計、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等應當分別組卷。招投標文件的立卷和歸檔，應遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個項目分階段招標的，每一階段應分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。

5、提高招投標檔案信息化管理和服務水平。通過對檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標管理系統(tǒng)的接口連接，實現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實現(xiàn)招投標檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標項目匯編，包括錄入項目名稱、中標單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數(shù)據(jù)進行分類、匯總、分析，對各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進行整合，各類分析報表的進行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務，為投標單位和有關部門提供綜合性信息，實現(xiàn)檔案的精細化、科學化、信息化，充分發(fā)揮招投標檔案價值。

第5篇：采購項目檔案管理辦法范文

由國家科技計劃中安排實施，由單位或個人承擔，并在一定時間周期內(nèi)進行的科學技術活動就叫國家科技計劃項目。1982年，國家出臺《“六五”國家科技攻關計劃》，標志我國科技計劃正式從科技規(guī)劃中獨立出來，到2014年，進入“十二五”時期。已有五大類，三十多種計劃支撐著國家各個領域的科技需求。這些科研活動中（管理及實施）形成了大量的、具有保存價值的各種原始記錄，承載信息的各種載體通過收集整理、歸檔、組卷的等活動形成的能夠反映科研活動過程全貌的有機文件組合體，即為國家科技計劃項目檔案（以下簡稱項目檔案）。作為組織機構在科技活動直接形成的、具有保存價值的信息記錄，科技檔案與一般的“技術資料”有本質(zhì)的區(qū)別，是“一次”特定的科研活動中形成的原始的、完整的記錄，是人類改造自然的產(chǎn)物，是具有創(chuàng)造性的成果和財富，是珍貴的科學技術資源，對于促進科學技術的進步、生產(chǎn)的發(fā)展和生產(chǎn)力的提高，具有重要的現(xiàn)實作用，并且具有長遠的歷史查考價值。

二、課題制管理與項目檔案管理內(nèi)容的變化

為集中科研優(yōu)勢，保障國家科技計劃項目的創(chuàng)新與成功，2002年，國家科技計劃項目全面實行課題負責制，根據(jù)任務內(nèi)容，鼓勵跨部門、跨學科選擇課題組成員，組成臨時的研發(fā)團隊，研發(fā)任務完成后，團隊即解散。研發(fā)團隊成為了項目檔案管理的主體單位，項目負責人同時作為項目檔案管理的責任人，承擔項目檔案管理的相關職責。

實現(xiàn)項目――課題管理模式后，檔案管理變?yōu)橐皂椖繛闋恳占臋n案需體現(xiàn)項目管理的全過程，項目檔案不再是簡單的科技檔案，而是圍繞一個科研項目形成的全套科技文件的總稱，體現(xiàn)從申請立項到成果驗收全過程文件。包括了科技管理部門在管理過程形成的管理檔案，以及主持、承擔單位在研發(fā)過程中現(xiàn)成的管理檔案和科研檔案，這些檔案包括了傳統(tǒng)意義上的文書檔案、財務檔案和科技檔案（基建檔案、設備檔案、研發(fā)檔案等）。項目檔案所涉及的過程和類別改變了傳統(tǒng)的文書檔案、財務檔案、研發(fā)檔案、基建檔案、設備檔案的分類設置模式，打破了學科間的界限。對于國家科技計劃項目檔案管理，國家目前無相關的檔案管理規(guī)定，對于從事檔案工作的管理人員而言，項目檔案管理包括了行政和業(yè)務兩個的層面的融合管理，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的變革和挑戰(zhàn)。

三、國家科技計劃項目檔案管理面臨的問題

（一）主體多元化使項目檔案管理過程復雜化。采用跨行業(yè)、跨單位組成大型的科研團隊后，項目的承擔單位由一家變?yōu)槎嗉遥椖抗芾砑皩嵤┲黧w進一步多元化、復雜化。項目形成檔案的主體多元化，包括了各級管理部門、主持單位、合作單位、協(xié)作單位等多種職能、多種性質(zhì)的單位。由于國家現(xiàn)行科技檔案管理模式對各主體之間的歸檔責任沒有明確規(guī)定，加上單位之間的競爭、知識產(chǎn)權保護等多種復雜的關系，項目檔案管理過程更進一步復雜化。

（二）科技項目檔案管理規(guī)范建設滯后。隨著國家大量科研計劃項目的開展，科技部先后出臺了一些列的管理規(guī)范，這些管理規(guī)范主要從科技行政部門的角度對項目管理過程提出要求，重點是科技項目的立項和驗收管理，對項目檔案的管理僅提出了要求但無相關的規(guī)范，國家科技計劃項目管理依然按原來的科技檔案管理模式進行。相比眾多的科研項目管理規(guī)范而言，我國現(xiàn)行國家級科技檔案管理標準僅5個：《科學技術檔案工作條例》、《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》、《國家高技術研究發(fā)展計劃（863）文檔材料管理辦法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。這些規(guī)范多是二、三十年前的標準，已不能滿足各種類別的國家科技計劃項目檔案管理的需求。在國家行業(yè)標準未及時制定的情況下，基層管理部門急需制定單位科研計劃項目檔案管理相關的規(guī)章制度。

（三）傳統(tǒng)科技檔案管理的模式的融合與變革。由于我國目前尚無統(tǒng)一的項目檔案管理模式，1998年前，國家科技計劃項目檔案是科技檔案的一部分。各管理主體在各自科技行業(yè)主管部門的業(yè)務主導下進行，形成了專業(yè)性、種類和類別多樣性、成套型和現(xiàn)實性等特點，這些特點的形成是科技檔案作為科技、生產(chǎn)活動的記錄和產(chǎn)物密不可分的。

傳統(tǒng)的科技檔案管理工作分為檔案事業(yè)（行政）管理和檔案業(yè)務管理兩個部分，檔案事業(yè)（行政）管理又稱為檔案宏觀管理，承擔這部分工作的是檔案行政管理部門和各級專業(yè)主管部門。檔案業(yè)務管理又稱為檔案微觀管理，是以科技檔案為對象的科技檔案管理工作，承擔這部分工作的是基層科技管理機構和科技專業(yè)檔案館，基本工作內(nèi)容是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用等項業(yè)務工作。

對于科研單位而言，科技檔案業(yè)務管理活動通常是單位科技管理部門和檔案管理部門共同參與管理下完成，文件的形成階段主要受控于科技管理部門，檔案管理部門負責制定相關的歸檔管理制度，形成的“科技文件”通過一定的歸檔制度收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成“科技檔案”。事實上，受傳統(tǒng)管理模式的影響，在科研課題按項目管理模式實施后，課題組成員成為項目管理的主體，管理人員（科技、檔案）通常難以進入課題組，在項目實施（即形成檔案）的過程中，科技管理部門主要負責項目的管理、實施、考評等一些列重要過程，重點是課題計劃、進度、經(jīng)費的管理，而檔案管理部門無任何實質(zhì)上的管理“權力”，難以發(fā)揮管科研課題管理（即科技文件形成）過程中的宏觀管理功能，無法掌控“科技文件”的形成及流向，成為被動接收、埋頭整理、提供利用的“服務部門”。被動收集的科技檔案勢必存在不系統(tǒng)、不齊全完整、質(zhì)量不盡人如意等諸多問題。在科研課題項目管理模式下，宏觀管理職能和微觀管理職能沒能在課題組、科技管理部門、檔案管理部門之間有效融合，難以發(fā)揮科技檔案管理職能，保障科研項目檔案的齊套性與完整性。

四、新形勢下國家科技計劃項目檔案管理應對措施

流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現(xiàn)有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術武器的研制。成立之初，研制任務主要由國家下達，隨著我國科技體制改革的不斷深入和我所科研實力的逐漸增強，我所科研任務逐漸多元化，除主體任務外，每年承擔了各種類型國家科技計劃項目數(shù)十個。隨著國家科技計劃項目課題負責制的實施，主持跨單位合作的項目越來越多，如何做好這些項目檔案的管理，是基層科技檔案管理部門面臨的重要挑戰(zhàn)。根據(jù)近幾年國家科技計劃項目管理的經(jīng)驗，筆者認為適應課題管理模式的變化，可以從調(diào)整科技文件歸檔范圍、完善歸檔制度、明確歸檔職責、適時分段收集控制歸檔幾個方面采取相應的管理措施保障項目檔案收集齊全和完整。

（一）打破傳統(tǒng)檔案分類，調(diào)整文件歸檔范圍。對于合作研制的國家科研計劃課題，除要求編制上報國家的資料及傳統(tǒng)科研技術檔案外，其他合作單位、協(xié)助單位在項目實施過程中產(chǎn)生的不同歸屬范圍的檔案也應納入主持單位檔案管理工作范疇，主要包括以下內(nèi)容：

（1）科技管理部門在立項、驗收過程中產(chǎn)生的各種任務書、委托合同、項目驗收確認書、經(jīng)費預算書、項目審計文件等，主持單位在項目管理過程中形成的招投標采購文件、管理合同、各種審批文件等傳統(tǒng)歸屬于文書檔案和財務檔案的文件。（2）建設單位在建設實驗室過程中形成的設計文件、施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件（下轉(zhuǎn)第206頁上接第239頁）、驗收文件等歸屬基建檔案的文件。（3）承擔單位在研發(fā)過接程中研制或采購試驗裝備形成的各種采購論證方案、安裝、調(diào)試總結(jié)、使用說明書、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件等歸屬設備檔案的文件。（4）試驗任務單位在項目完成過程中形成的各種研究試驗原始記錄數(shù)據(jù)、各種技術采集的電子數(shù)據(jù)等科研檔案、課題鑒定驗收過程中形成的成果鑒定檔案等。

（二）完善項目檔案管理制度建設?；诳萍加媱濏椖康膹碗s性及其快速發(fā)展，而國家或行業(yè)層面檔案管理相關標準和制度相對滯后，基礎檔案管理部門及時制定相應的規(guī)章制度，將項目各階段產(chǎn)生的文件納入歸檔范圍，在課題實施之前明確提出檔案管理要求是管理好項目檔案的重要手段。通過近年的實施，這些歸檔管理制度在檔案收集管理過程中充分發(fā)揮了事前控制的效果，對項目檔案的收集管理起到了良好的促進作用。

（三）明確的檔案收集職責并分段控制歸檔。明確采用課題組或者科研團隊模式管理下的檔案收集歸檔責任，包括明確科研團隊與單位職能管理部門之間，各級行政管理部門與主持單位、合作單位、協(xié)作單位之間責任的劃分與落實問題。

對于單位內(nèi)部管理部門、課題組之間責任的明確，通常采用單位規(guī)章制度、任命文件等方式。如我所由所辦統(tǒng)一管理全所檔案工作，除了明確制定各類科研課題歸檔管理實施細則外，還對每個科研項目均任命項目行政負責人、技術負責人、子課題負責人、項目管理員、項目檔案管理員等具體人員，各階段責任人依照規(guī)章制度負責承擔各階段文件的產(chǎn)生、審查、批準和歸檔工作。課題完成后，文件歸檔情況除通常的結(jié)題情況考核外，還納入部門年度目標考核，采用兩種方式將課題組與單位的職責結(jié)合起來，落實到具體的工作中。

第6篇：采購項目檔案管理辦法范文

【關鍵詞】：超高層；機電安裝；物資管理

中圖分類號：P421文獻標識碼： A

1、工程概況

天津高新區(qū)軟件及服務外包基地綜合配套區(qū)第一期中央商務區(qū)總承包工程總建筑面積約為84萬m2，由117塔樓及裙樓、總部辦公樓E（靠山樓）、商業(yè)廊及精品商業(yè)、117地下室組成。本工程節(jié)能及綠色建造目標為LEED金獎，機電系統(tǒng)齊全，大量采用環(huán)保、節(jié)能產(chǎn)品，充分反映了先進的建筑設計理念。設備、材料的準確選型，及組織進場至關重要。

2、本項目機電安裝物資管理措施研究

根據(jù)本項目實際情況，并借鑒其他資料，認為本項目機電安裝物資管理應從如下幾個方面采取措施：第一，實行材料采購招標，充分體現(xiàn)環(huán)保理念，采購前與多家通過環(huán)保認證的材料供應廠家擇優(yōu)建立供貨關系，確保進場所有物資都是綠色環(huán)保型產(chǎn)品。另外，還需要優(yōu)質(zhì)物資供應商進行篩選，充分考慮廠家的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨周期等因素，關鍵物資將組織人員進行實地考察。第二，編制物資預算及按工程進度要求的月(季)度物資計劃報表，根據(jù)工期、進度、現(xiàn)場條件、廠商生產(chǎn)周期等因素分批進場，進口設備充分考慮報關等手續(xù)的辦理時間；必要時考慮駐場督產(chǎn)、檢驗，及在現(xiàn)場設置設備材料、臨時堆場。第三，把好物資進場檢驗關。把好物資進場檢驗關，把不合格物資拒之門外，對于保證安裝工程質(zhì)量至關重要。在實際工作中，應主要采取以下措施：對于運送到現(xiàn)場的物資，在物資進入施工現(xiàn)場后必須首先對物資進行自檢，并填寫《自檢結(jié)果紀錄》，自檢合格后，必須向建設管理單位提交《進場檢驗報審表》，同時要附有物資的技術說明書和出廠合格證，經(jīng)過現(xiàn)場檢驗合格后才允許進入施工現(xiàn)場；對于進場檢驗不合格的物資禁止入場，對已經(jīng)卸車堆放的，必須作出明顯標記，在規(guī)定的時間內(nèi)清出場地。第四，加強對機電安裝物資質(zhì)量資料的檔案管理。對于工程中使用的物資，要建立完善的檔案，包括廠家物資生產(chǎn)許可證、使用說明書等質(zhì)量證明資料、物資采購申請單、《自檢結(jié)果紀錄》、《物資入場質(zhì)量核驗證明》、各種實驗報告、以及各種合格證等資料，通過對物資檔案的分析、研究，既可以準確掌握物資質(zhì)量狀況和對本工程的影響，又可以通過對物資的長期積累和研究獲得物資性能指標對于工程建設投資、質(zhì)量和進度指標的影響度參數(shù)，建立起物資和工程投資、進度、質(zhì)量三大指標的關系模型，為工程建設決策提供依據(jù)。第五，制定和完善相應的規(guī)章制度。制度是使得機電安裝物資管理過程中有依據(jù)、有標準，更有利于機電物資的規(guī)范化管理。根據(jù)本項目實際情況，先后制定了《物資供應管理辦法》、《機電物資計劃管理辦法》、《物資采購管理辦法》、《物資驗收結(jié)算管理辦法》、《供應商管理辦法》、《合同管理辦法》等制度，健全了物資采購管理體系，規(guī)范了物資采購行為，確保了物資供應管理工作不斷完善和正規(guī)。第六，加大對物資管理人員的培訓。要做好超高層大型項目的物資管理，人是關鍵，除了要引進高素質(zhì)的人才外，還要加大對物資管理人員的培訓，可以采用業(yè)余培訓與脫產(chǎn)培訓相結(jié)合,以業(yè)余培訓為主,全員培訓與重點培訓相結(jié)合,以重點培訓為主,內(nèi)培與外培相結(jié)合,以內(nèi)培為主，對新工人強化培訓,以全面提高物資管理人員責任意識，提高其發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力，提高其專業(yè)素養(yǎng)，從而為做好物資進貨、物資保管，提高物資質(zhì)量打下堅實的基礎。第七，及時對發(fā)現(xiàn)的問題進行處理。在對機電物資進行管理中，日常性的機電物資的點檢是非常重要的，在日常檢查中，要細心不能疏忽大意，發(fā)現(xiàn)問題要及時的解決，從而避免因為機電物資原因影響到后期的安裝進度。第八，建立相應的激勵機制。針對本項目，其機電安裝物資的量非常大，要做好物資管理不是件容易的事情，除了在選人用人方面要下功夫外，建立相應的激勵機制也是十分必要的，杜絕干多干少一個樣，干好干壞一個樣的思想觀念，實現(xiàn)物資管理與物資管理人員的經(jīng)濟利益直接掛鉤的方式，提高物資管理人員的積極性。第九，建立相應的責任制。對機電安裝項目責任制進行進一步的細化和分解，將具體的責任細化到每一個物資管理員身上，對于不同崗位的物資管理員給予相應的責任和義務，確保物資管理人人有責任。比如在物資收入庫時，物資管理人員的責任就是：清點數(shù)量是否與發(fā)貨單相符，檢驗質(zhì)量是否合合同規(guī)定的標準，核對規(guī)格型號及計量單位是否符合規(guī)定的要求，并向供貨商索取有關技術證書、產(chǎn)品合格證，對殘次等不合格材料或因施工方案變更不需用的材料應及時通知供貨商，按規(guī)定辦理退貨手續(xù)。再比如在物資進倉和出倉時，物資管理人員的職責就是：物資進倉，倉管員除按要求進行記錄、驗證外，還應按有關規(guī)定做好防護措施，并按物資的名稱、規(guī)格、型號、進貨日期等打上標識。對出倉的物資要登記，并詳細記錄物資使用的部位，做到使用的可追溯性。為避免物資使用過程中發(fā)生誤用，可將其標識復制隨同物資一起發(fā)放，由于物資成本是項目成本的重要構成部分，故進、出倉還應記賬，真正做到賬賬相符，并及時將有關數(shù)據(jù)反饋給財務部門，以便財務部門及時掌握項目的物資成本構成。而且這些類似的職責必須形成文字，并加強學習以提高責任意識。

3、結(jié)尾

本文以上內(nèi)容根據(jù)天津高新區(qū)軟件及服務外包基地綜合配套區(qū)第一期中央商務區(qū)總承包工程機電安裝物資管理為例，對提高物資管理水平的措施進行了研究和探討，由于機電安裝的物資管理牽涉的專業(yè)比較多，物資種類繁多，且形狀和質(zhì)量相差懸殊，在這種情況下，作為物資管理負責人，就必須提前做好計劃，并制定好相應的應急措施，并根據(jù)實際情況不斷進行調(diào)整，只有這樣才能確保物資的供應滿足施工的要求。

【參考文獻】

[1]《物資管理概論》王東白等，中國環(huán)境科學出版社

第7篇：采購項目檔案管理辦法范文

關鍵詞：內(nèi)部審計 檔案管理 問題 對策

一、加強對審計檔案特性的認識

審計檔案是反映審計機關進行審計（含專項審計調(diào)查）活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄。審計檔案工作是一項專業(yè)性、技術性很強的管理工作，深刻把握審計檔案的特性，是提高審計檔案管理質(zhì)量的基礎。它有其特性，通過對其分析，可以加深對審計檔案管理規(guī)律的認識。其特性主要有：

1、形式的專業(yè)性。這是審計檔案突出的特性之一，審計檔案在形成過程中區(qū)別于其他會計文書檔案，它具有很強的專業(yè)性，審計檔案的立卷歸檔涉及范圍、排列順序、保管期限，《審計機關審計檔案管理規(guī)定》中有明確的規(guī)定。因此，審計檔案的分類歸檔整理都是建立在審計工作和審計檔案的專業(yè)性特性之上的。

2、內(nèi)容的多樣性。這是審計檔案明顯的特性之一。由于審計業(yè)務的不斷拓展，審計項目涉及預算執(zhí)行、財務收支、會計報表、干部經(jīng)濟責任、科研經(jīng)費審簽審計、基建維修工程項目的結(jié)算與決算；設備材料采購的價格審計、程序?qū)徲嫞粏挝唤?jīng)營理念、內(nèi)部控制、風險導向控制及經(jīng)濟效益審計；審計業(yè)務涉及單位、部門一切經(jīng)濟活動有關的領域和范疇。審計檔案所要記載的內(nèi)容廣泛、多樣，手段復雜，程序固定。只有依據(jù)其多樣性的特性，采取相應措施，才能確保審計檔案的有效利用。

3、一事一檔性。這是審計檔案區(qū)別與其他檔案所具有獨特的特性之一。這一特性是有市場經(jīng)濟活動的復雜性所決定的?！秾徲嫏C關審計檔案管理規(guī)定》有明確要求，審計檔案案卷按審計項目立卷，不同審計項目不得合并立卷。跨年度的審計項目，在項目終結(jié)的年度立卷。

二、目前審計檔案管理中存在的問題

1、對審計檔案的管理不夠重視?，F(xiàn)在社會和單位對審計工作的希望值是越來越高，內(nèi)審項目的任務是越來越重，而審計資源又很有限。內(nèi)審機構一年到頭忙于應付日常紛繁復雜的審計項目都很緊張。部門領導往往是關注審計結(jié)果質(zhì)量較多，當一個審計項目只要把審計報告或?qū)徲嬕庖姇驅(qū)徲嫿Y(jié)果報告送達出去，該項目審計就算結(jié)束。檔案則采取“誰主審，誰立卷”的方法，由主審人員自行整理案卷。主審人員經(jīng)常老項目沒結(jié)束新項目又上手，沒有時間對審計檔案的分類、歸集、整理進行仔細研究。因?qū)徲嬋蝿罩夭块T領導對審計檔案的檢查、督導要求也沒有對審計結(jié)果質(zhì)量來的重視與嚴格，有的甚至存在歸檔不及時，資料不齊全的問題。

2、對審計檔案的復核與檢查不夠嚴格。審計項目很多財務會計資料都是來源于單位與部門的會計資料。現(xiàn)在大多數(shù)單位和部門的會計業(yè)務都實現(xiàn)電算化，很多審計數(shù)據(jù)都是通過電子稿來反映。為了節(jié)約審計成本，審計人員一般只對審計中發(fā)現(xiàn)的主要問題進行摘錄，或?qū)徲嫈?shù)據(jù)篩選出的選樣資料進行抽樣統(tǒng)計分析與核算后，編制審計工作底稿或?qū)徲嬋沼?。而對原始的電子檔和樣本資料并不完全打印。內(nèi)部審計組在進行審計復核，檢查時，對查出問題的結(jié)果進行檢查復核的仔細和嚴格，而對原始樣本的數(shù)量和質(zhì)量情況，主要還是以聽主審人員匯報或抽查部分結(jié)果的多，存在部分復核督導不到位、檢查不夠嚴格的現(xiàn)象。

3、部分審計檔案缺乏完整性。根據(jù)《審計機關審計檔案管理規(guī)定》要求，審計文件材料應當按照結(jié)論類、證明類、立項類、備查類4個單元進行排列。規(guī)定中對4單元的文件材料都有具體說。但是在審計項目歸檔實施過程中，特別是內(nèi)部審計機構，很難完全按照規(guī)定來執(zhí)行。如某內(nèi)審機構一年要有二三百項零星維修工程的結(jié)算審計，在人員少、任務重的的情況下，一般只能在審計結(jié)束時，內(nèi)審部門根據(jù)審計金額的大小出具審計報告或工程結(jié)算審核單，在實際建檔時零星維修工程和小型基建工程就難有立項性文件書（審計通知書和審計實施方案）等。只有一份結(jié)論報告或?qū)徍耍ǘǎ﹩?。至使?nèi)部審計在部分審計檔案整理時存在文件不完整現(xiàn)象。

4、審計檔案的分類、歸集、整理不夠規(guī)范。內(nèi)部審計機構由于按照“誰主審，誰立案”的原則來進行審計檔案的整理歸檔。由于審計人員本身對審計資料的理解有時存在差異，如對會計報表審計時，對報表資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注說明各自排列的順序不一。有按審計內(nèi)容內(nèi)容先后排列，有按審計時間順序排列。又如在對審計項目結(jié)果進行回訪或后續(xù)檢查時，也存在對審計建議落實情況審計工作底稿的排列順序不統(tǒng)規(guī)范，有的放在結(jié)論性材料中，有的放在證明性材料或備查類材料中。

三、解決內(nèi)部審計檔案管理中問題的對策思考

針對上述提到的問題，我們必須提出有效的改進措施與對策，才能有效地提高審計檔案的管理質(zhì)量。

1、加強對審計檔案管理重要性的認識。各級審計機構領導要加強對審計檔案管理重要性的認識，把加強審計檔案管理列入審計項目質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)來抓，認真組織本部門人員學習領會《中華人民共和國檔案法》和《審計機關審計檔案管理規(guī)定》精神。做到把抓審計檔案管理質(zhì)量與審計立項任務同布置、同檢查、同驗收、同總結(jié)。制定有關審計檔案管理辦法，把對審計檔案的檢查評比與審計人員的審計質(zhì)量考核評比結(jié)合起來。

2、加強對審計檔案管理完整性的檢查。內(nèi)審機構領導要安排人員兼職承擔審計檔案員的職責。按“誰主審，誰立案”的原則完成檔案案卷時，要由專人對結(jié)論類、證明類、立項類、備查類4個單元內(nèi)容完整性、準確性、排列順序的規(guī)范性進行檢查確認，對不符合要求的退給原整理人員進行調(diào)整修正。保證在上交上級檔案部門時所有案卷統(tǒng)一規(guī)范。

3、加強行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)審計檔案管理評比。近年來，各地方內(nèi)審協(xié)會都在開展審計質(zhì)量評比，評比主要圍繞審計項目的規(guī)范性、成效性、創(chuàng)新性等方面開展，對審計過程中執(zhí)行內(nèi)部審計有關制度、規(guī)范情況，審計取得的成效，審計意見落實和整改情況，以及審計方法和技術創(chuàng)新等方面給出的分值占到92%以上，對案卷資料齊全，裝訂整齊，歸檔及時，管理規(guī)范分值只占8%左右。審計項目質(zhì)量的優(yōu)劣主要還是通過案卷中的具體內(nèi)容來反映。建議主管部門在評比打分時應加大檔案管理方面的分值比例。應發(fā)揮專業(yè)審計協(xié)（片）會的作用，不定期有針對性的對系統(tǒng)內(nèi)的審計檔案進行檢查與評比。請審計專家對檢查評比結(jié)果進行指導與評講，舉辦檔案管理專題講座，對審計人員進行審計檔案重要性和規(guī)范性教育。

4、加強審計檔案現(xiàn)代化管理。在現(xiàn)代科學技術飛速發(fā)展的今天，僅靠原始的手工操作，已難以滿足內(nèi)部審計檔案管理與發(fā)展的需要，必須將計算機、光盤、復印機、影像等多媒體等先進技術和設備參與到審計檔案的收集、整理及加工工作中去，這樣才能使審計檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化。

參考文獻：

第8篇：采購項目檔案管理辦法范文

根據(jù)綜合辦公室職能分工，XX年主要做好以下四方面工作。

一、日常工作方面

(一)公文收發(fā)。進一步提高公文收發(fā)工作的質(zhì)量和效率，嚴格落實XX年制定的《公文管理辦法》、《公文處理流程》等規(guī)章制度，使公文收發(fā)工作規(guī)范化、制度化、科學化。堅決做到公文收發(fā)“快、準、穩(wěn)“，不積壓、不丟失、不拖辦，高效快捷的將文件傳遞流轉(zhuǎn)到位，精神傳達到位。

(二)文字材料。文字材料作為公司的“門面”和“窗口”，其質(zhì)量關系公司形象。XX年努力提高文字材料寫作質(zhì)量，特別在各類通知、請示、領導講話、調(diào)研報告的撰寫上，嚴把質(zhì)量關，做到字字斟酌，段段推敲，準確把握行文方向和目標，使文字材料水平再上一個新臺階。

(三)日常接待和會務工作。繼續(xù)做好日常接待工作，堅持送迎有聲，禮貌待賓;對預約接待堅持做到早謀劃、早部署、早落實，扎實做好接待各項準備工作。繼續(xù)做好公司各種會議的會前、會中、會后服務工作，做好會議記錄以及會議資料的收集和整理。

二、基礎管理方面

(一)檔案管理。進一步完善檔案管理工作，對XX年以前的各類檔案及時進行補充，并結(jié)合檔案分類大綱和保管期限做好集團公司及外單位來電來文和公司文件的上傳下達，及時回饋、整理，定期歸檔，確保檔案的完整和安全，同時，督促相關職能部門及時歸檔。

(二)公章管理。嚴格執(zhí)行集團公司印章管理辦法，堅持公章專人負責制，堅持使用審批、登記制度，堅決杜絕“空頭章”、“未批用章”等情況出現(xiàn)，確保公司公章安全使用。

(三)辦公用品管理。做好辦公用品及耗材的采購、維修，堅持貨比三家，最大程度降低工程及辦公成本，并詳細記錄采購臺賬、發(fā)放記錄，以備查驗。辦公用品管理要堅持在盡量滿足正常辦公的基礎上，做到勤儉節(jié)約。

(四)車輛管理。加強車輛管理，監(jiān)督車輛年檢、續(xù)保、保養(yǎng)和維修等工作的落實，繼續(xù)堅持按月對單車的油耗、修理費等成本進行統(tǒng)計分析，將全年車輛運行成本控制在計劃線內(nèi)。同時，進一步加強汽車司機的安全駕駛意識，要求汽車司機認真履行崗位職責，嚴格遵守工作紀律，確保全年無事故發(fā)生。

三、團隊建設方面

(一)努力加強各項學習。努力提高我辦全體人員及汽車司機的綜合素質(zhì)，強化服務意識，明確工作職責。學習方式采用集體學習和自學相結(jié)合，理論學習和實踐相結(jié)合，業(yè)務學習和職業(yè)道德學習相結(jié)合的辦法。全年組織集體學習10-12次，全年每人撰寫學習心得5-6篇，做到以學習促進步，以理論促實踐，使辦公室業(yè)務水平得到明顯提高。

(二)積極開展文化活動。繼續(xù)開展企業(yè)文化宣講活動，發(fā)放企業(yè)文化手冊和員工手冊，讓新入職員工對延長石油的發(fā)展歷程和集團企業(yè)文化有更加深刻的認識。同時，積極組織開展2-3次文藝表演、體育比賽等活動，切實豐富廣大職工的業(yè)余生活，增強職工的凝聚力和向心力。

(三)加大宣傳報道力度。擴大公司的宣傳面，積極在集團網(wǎng)站、電子報刊等媒體上投稿，通過報道文章、照片、視頻等多種方式增加曝光度，提高公司的社會知名度。

四、黨群工作方面

(一)積極開展黨的組織生活。堅持定期召開黨員學習會，落實好“三重一大”集體決策制度、民主生活會和民主測評制度，深入學習貫徹黨的重要思想，并結(jié)合本職工作把學習重心放在解決本公司、本部門實際問題和提高黨員干部服務企業(yè)能力建設上，實現(xiàn)公司經(jīng)營管理、項目建設和個人政治覺悟的共同進步。

(二)不斷完善黨的組織建設。建立和完善黨建工作各項臺賬、職責、制度，嚴格發(fā)展黨員的工作環(huán)節(jié)和規(guī)定程序;組織開展形式多樣、內(nèi)容豐富的入黨積極分子課堂培訓和課外實踐;同時，做好黨費收繳、統(tǒng)計報表、宣傳報道等工作。

第9篇：采購項目檔案管理辦法范文

一、廈門市地下管線普查的情況

廈門市地下管線探測及信息化建設項目在2002年9月由市計委立項，項目總投資3000萬元。廈門市城市建設檔案館于2001年下半年即積極著手項目的籌備工作，并專門成立了涵蓋檔案管理、物探、測繪、計算機、GIS等多專業(yè)技術人員在內(nèi)的地下管線工作小組，于2005年6月較好地按時保質(zhì)完成了項目的各項工作，主要完成的工作內(nèi)容如下：

1. 編制管線探測和數(shù)據(jù)處理的技術標準。根據(jù)廈門市的實際需要和技術要求，編制指導管線項目工作的技術規(guī)程、規(guī)范、標準，內(nèi)容涵蓋管線探測、管線監(jiān)理、數(shù)據(jù)建庫、系統(tǒng)開發(fā)和軟件監(jiān)理等工作，作為指導管線項目工作的技術標準。

2. 進行工程子項目的招投標工作。主要為招標中介機構提供工程子項目的工程概況、技術要求、技術標準、項目工作內(nèi)容、造價預算、選擇中標商的條件要求等。所有招標工作都是采用公開招標，并在互聯(lián)網(wǎng)上，各投標單位均可從xmztcg.省略(廈門市政府采購信息網(wǎng))上獲得相關信息。

3. 進行管線探測樣區(qū)試驗。主要目的是選定探測隊伍，驗證技術規(guī)程可行性，確定探測方法、工作程序、組織方式、技術標準和作業(yè)方式等。

4. 布設管線測量控制網(wǎng)。在管線探測工作區(qū)域內(nèi)布設平面控制網(wǎng)和高程控制網(wǎng)，共布設36個D級GPS點，一級、二級導線300公里，四等水準網(wǎng)400多公里，為測定管線點的準確位置提供平面和高程起算坐標。

5. 采用物探方法探測20余種管線的地下位置，同時采集管線的屬性數(shù)據(jù)，累計探測管線總長度5640多公里，描繪出埋藏于城市地下管線位置圖，為城市規(guī)劃、建設和管理提供管線現(xiàn)況資料。

6. 測定近30萬點各類管線點的平面坐標和高程，為精確描繪管線的空間位置提供準確的數(shù)據(jù)。

7. 測繪1500帶狀地形圖1700多幅，為編制綜合管線圖和各種專業(yè)管線圖提供清晰、準確的地形圖背景。

8. 組織專業(yè)管線權屬單位進行專業(yè)管線圖的審查工作，確保管線成果準確完整，防止管線數(shù)據(jù)缺漏；按比例對隱蔽管線點進行開挖驗證，確保探測點的精度達到規(guī)程的要求。

9. 建立管線數(shù)據(jù)庫和地形數(shù)據(jù)庫，把采集到的所有管線數(shù)據(jù)和地形圖數(shù)據(jù)進行歸類、整理、標準化并錄入數(shù)據(jù)庫。

10. 開發(fā)綜合地下管線信息管理系統(tǒng)、動態(tài)更新子系統(tǒng)、管線公眾服務子系統(tǒng)，對城市地下管線實現(xiàn)信息化管理，為管線數(shù)據(jù)的更新提供最基本的保障。

11. 建立城域管線局域網(wǎng)絡，實現(xiàn)管線數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)交換，已聯(lián)網(wǎng)的權屬單位16家。

12. 項目工程監(jiān)理，內(nèi)容包括控制測量監(jiān)理、管線探測監(jiān)理和軟件開發(fā)監(jiān)理。

13. 成果資料組卷歸檔，包括控制測量、管線探測、帶狀圖測繪、軟件開發(fā)、探測監(jiān)理和軟件監(jiān)理的記錄、計算、成果、文檔等。

14. 完成管線工程檔案管理的立法工作，出臺了《廈門市地下管線工程檔案管理辦法》，該辦法自2004年9月1日起實施。

二、地下管線保密范圍和密級

根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《建設工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》、《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護管理辦法》等規(guī)定，“設市城市電力、電訊、給排水、供熱、供氣、防洪、人防各專業(yè)工程的整體規(guī)劃、現(xiàn)狀圖及管線的綜合圖文資料”，為秘密級國家秘密的精神。此次普查所建立的廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)包括入庫與建庫子系統(tǒng)、綜合應用子系統(tǒng)、動態(tài)更新管理子系統(tǒng)(客戶端)和公眾服務子系統(tǒng)等四個子系統(tǒng)。地下管線檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案包括普查時的明顯管線點調(diào)查表、隱蔽管線點探測手簿、地下管線開挖檢查表、地下管線成果表、管線調(diào)繪圖以及普查后所形成的各專業(yè)管線圖和綜合圖，均應列為秘密級國家秘密。原建設部《城鄉(xiāng)建設檔案密級劃分暫行規(guī)定》(一九八八年一月十五日印發(fā))中均是把管線檔案定為機密級國家秘密，不便于檔案的利用。通過本文章的發(fā)表也是使各位同行正確認識地下管線檔案的密級、消除恐懼心理，要不一談起是機密的檔案好像就不能調(diào)閱，普查結(jié)束了就把檔案鎖在庫房，萬事大吉，難于發(fā)揮它應有的作用。

廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)開發(fā)工作開始于2004年4月中旬，經(jīng)過嚴格的需求分析、系統(tǒng)設計、編碼、測試、試運行等各階段工作，至2005年4月完成了四個月的系統(tǒng)試運行，系統(tǒng)運行穩(wěn)定，功能滿足用戶需求和開發(fā)合同的要求，并通過了系統(tǒng)開發(fā)監(jiān)理單位檢查驗收和福建省軟件評測中心的測評。在試運行階段，我們專門邀請了市公安局計算機安防中心對機房的安全進行了檢測，使得該系統(tǒng)的運行環(huán)境得到保證。2006年10月又邀請了廈門市國家保密局對系統(tǒng)的保密性、安全性進行了驗收。

從2005年年初開始，我館開始向社會提供利用，根據(jù)上述的保密范圍和密級，“廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)”對外單位提供的電子數(shù)據(jù)或紙質(zhì)文檔定密的級別應為：秘密級。

三、地下管線的利用與保密措施

為了充分發(fā)揮已經(jīng)建立的“廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)”的作用，我館及時制定了《廈門市地下管線工程檔案利用暫行規(guī)定》、《廈門市城建檔案館國家秘密載體保密管理工作制度(暫行)》、《廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)入庫和信息系統(tǒng)管理規(guī)定(暫行)》等，具體保密措施如下：

1. 市城建檔案館對查詢、利用管線工程檔案的單位，既做到熱情接待，又嚴格按保密要求進行逐級審批，凡需調(diào)閱和使用秘密載體都必須填寫《廈門市查詢、利用管線工程檔案審批表》，經(jīng)科室負責人審核和館領導審批后，才可查詢和利用管線工程檔案并簽訂《保密協(xié)議》。

2. 所有來館查詢并打印的“廈門市綜合地下管線圖”圖上應有明顯密級標示。

3. 制作和復制秘密載體，必須在本館符合保密要求的辦公場所進行。復制過程中形成的不需歸檔或利用的秘密載體，應當及時銷毀。

4. 銷毀秘密載體，應當經(jīng)市建設行政主管部門、市城建檔案館主管領導審核批準，并履行清點、登記手續(xù)。

5. 銷毀秘密載體，應當確保秘密信息無法還原。禁止將秘密載體作為廢品出售。

2006年1～8月，市城建檔案館共向104個單位提供1893幅各類管線圖及相關數(shù)據(jù)資料，簽訂《保密協(xié)議》104家，《保密協(xié)議》一式五份，其中一份送市保密局備案。