檔案與檔案管理精選(九篇)

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第1篇：檔案與檔案管理范文

一、電子檔案的優(yōu)點和缺點

（一）電子檔案優(yōu)點

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環(huán)保

利用互聯(lián)網(wǎng)絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點

（一）紙式檔案的優(yōu)點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

第2篇：檔案與檔案管理范文

關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設還處于發(fā)展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析

（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識

檔案信息化建設改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對運用信息資源存在錯誤觀念

對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟水平不同，檔案部門的信息化施設以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導致網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。

二、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

（一）加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網(wǎng)絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（二）建立網(wǎng)絡檔案

建立網(wǎng)絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務網(wǎng)站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網(wǎng)絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網(wǎng)絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網(wǎng)絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)至關重要，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務素質(zhì)較強的管理人員。二是定期進行培訓，技術在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)。三是建立競爭機制，合理設置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關內(nèi)容，加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解，提高信息化建設與檔案管理的能力?？傊?，對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。

參考文獻：

[1]李曉琳,王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016,14(5)：115-116.

[2]王晶，李曉華.檔案管理工作必須為檔案信息資源的開發(fā)和利用服務[J].黑龍江科技信息，2010,02(11)：139-140.

第3篇：檔案與檔案管理范文

1 明確檔案信息化

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的指導之下，各個部門與機構全面應用現(xiàn)代化信息技術，對檔案的信息資源以及數(shù)據(jù)等進行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作體系，增強其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關管理人員利用檔案實體保管方式，將其作為管理工作的重點項目，然后利用數(shù)字化管理技術開展相關工作，向檔案管理實體提供信息化服務，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設必須要明確以下幾點：第一，要保證檔案信息化建設的數(shù)字化與網(wǎng)絡化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數(shù)據(jù)儲存效率與質(zhì)量，達到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式[1]。

2 檔案信息化建設問題分析

檔案信息化建設中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設的有效性，難以提升檔案管理工作質(zhì)量。具體問題表現(xiàn)為以下幾點：

第一，檔案信息化數(shù)據(jù)異構性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個單位與部門之間的數(shù)據(jù)庫不同，并且各個部門的數(shù)據(jù)來源于數(shù)據(jù)特征等不同，在實際情況下，會出現(xiàn)內(nèi)部結(jié)構處理方式復雜等問題，導致出現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)異構性問題[2]。

第二，高度分散問題。檔案信息化建設中，各個檔案會散落在管理部門或是經(jīng)濟單位，例如：在建設局與稅務局財務報表實際移交的時候，會出現(xiàn)各類重復或是分散的信息數(shù)據(jù)，相關管理人員要利用大量時間篩選出有價值的信息數(shù)據(jù)，這就導致檔案信息化建設效率降低。

第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)管理方式滯后的現(xiàn)象，難以提升檔案信息化建設質(zhì)量，主要因為檔案信息化建設人員還不能根據(jù)信息化建設需求對其進行有效的管理，難以提升信息化建設工作效率與質(zhì)量。

第四，管理觀念滯后。當前，部分檔案信息化建設與管理部門還沒有認識到檔案信息化建設工作的重要性，難以提升檔案信息化建設與管理工作質(zhì)量，甚至還在應用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理措施，無法增強檔案信息化建設效果[3]。

3 檔案信息化建設與檔案管理措施

檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設與管理中存在的問題。

3.1 建設專門的網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)

檔案信息化建設部門需要建設專門的網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)，在網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)中，技術人員可以綜合利用數(shù)字化平臺，例如：建設公眾、內(nèi)部等信息服務網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，同時，還要統(tǒng)一檔案信息化建設標準，積極建設檔案信息化硬件與軟件基礎設置，提升檔案管理水平，促進信息資源共享工作的進步。

3.2 重視電子文件管理工作

檔案信息化建設部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計算機網(wǎng)絡體系的建設，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉(zhuǎn)換成為電子檔案格式，提升數(shù)據(jù)的可靠性與通用性，同時，還要保證電子檔案的價值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網(wǎng)絡安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質(zhì)量，同時，還要保證電子文件數(shù)據(jù)下載的真實性，將其儲存在光盤中[4]。

3.3 制定完善的技術處理制度

在檔案信息化技術處理過程中，相關檔案管理人員與技術人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術處理工作問題，提升檔案技術處理工作效率與質(zhì)量。在電子文件技術處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長時間電子文件保存中，必須要重視保存的準確性與安全性，定期對其進行復制處理，并且建立完善的競爭機制，避免出現(xiàn)電子文件保存不當?shù)默F(xiàn)象。

3.4 積極應用現(xiàn)代化管理措施

檔案信息化建設部門必須要積極應用各類現(xiàn)代化管理措施，提升資源共享管理效率與質(zhì)量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代化的檔案管理模式，積極應用網(wǎng)絡化技術與數(shù)據(jù)化技術，提升數(shù)據(jù)化檔案管理質(zhì)量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。

3.5 樹立正確的服務意識

檔案信息化建設部門必須要樹立正確的服務意識，利用先進服務觀念開展工作，提升檔案信息化建設質(zhì)量與效率。在檔案信息化建設部門實際服務期間，相關管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務意識，根據(jù)檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設工作效率與質(zhì)量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強檔案信息化建設工作效果，進而優(yōu)化檔案信息化管理體系。

3.6 制定完善的管理制度

檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，優(yōu)化檔案信息化建設與管理體系，提升檔案信息化建設效率。首先，相關管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質(zhì)量，增強檔案信息化建設效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農(nóng)村管理工作效率，增強檔案信息化建設工作效果，避免出現(xiàn)病毒感染的現(xiàn)象與問題，同時，還要重視檔案信息化建設與管理工作服務質(zhì)量。

第4篇：檔案與檔案管理范文

關鍵詞：數(shù)字檔案檔案管理

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

一、 實施數(shù)字檔案管理之目標

1、開發(fā)建立與企業(yè)各應用系統(tǒng)之接口，實現(xiàn)與各應用系統(tǒng)間的無縫連接，各應用系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件實現(xiàn)在線自動歸檔，將企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)字資料，按檔案的管理規(guī)范，完整無損地保存到檔案資源庫中。實現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)上的跨主機、跨地域、跨門類的快速檢索應用，為企業(yè)提供便捷而全面的服務。

2、采用J2EE、NET等技術開發(fā)管理與利用軟件，與企業(yè)綜合信息系統(tǒng)集成，按數(shù)據(jù)倉庫規(guī)范開發(fā)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫作為企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫的一個組成部分，使檔案資源庫在服務器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質(zhì)檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數(shù)字檔案。

3、加強對電子原文的防護，通過權限配置、歸檔文檔專題推送、元數(shù)據(jù)鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與信息的安全，確保網(wǎng)絡傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

4、部分電子原文按業(yè)務部門要求的模式分件存儲，根據(jù)需求顯示為業(yè)務部門所要求的臺賬模式。使電子原文便于遷移、移動載體攜帶、單件抽查、隨環(huán)境升級遷移，即便脫離開本系統(tǒng)在其他環(huán)境下仍可方便利用。同時，數(shù)字文件的閱讀器符合國家規(guī)定的標準。

二、數(shù)字檔案的收集

數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網(wǎng)絡存儲轉(zhuǎn)發(fā)等方式實現(xiàn)對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎。

三、移交歸檔的重要性

數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡通信技術將應歸檔保存的檔案（電子版本）發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。

四、數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患

1、基于計算機技術特性的檔案數(shù)據(jù)風險

數(shù)字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計算機、存貯設備、應用軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡為基礎的。檔案數(shù)據(jù)的讀取完全依賴于存貯介質(zhì)和讀取設備?，F(xiàn)代技術還不能完全解決數(shù)字檔案的長期貯存問題。當前常用的存貯介質(zhì)(光盤、移動硬盤等)與傳統(tǒng)介質(zhì)(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優(yōu)點，但是其存貯的條件相對苛刻，對溫度、濕度、磁場的要求較高，壽命與傳統(tǒng)介質(zhì)相差甚遠；數(shù)字檔案信息的讀取必須依賴計算機設備。如果出現(xiàn)硬件故障，如服務器故障、網(wǎng)絡出錯，磁盤陣列出錯、電源掉電等，數(shù)字檔案信息就無法讀??；如果出現(xiàn)軟件故障，如系統(tǒng)癱瘓或關鍵應用發(fā)生問題等，數(shù)字檔案仍然無法讀取。形成于不同軟硬件環(huán)境下的數(shù)字檔案不能完全兼容，格式轉(zhuǎn)化困難，給數(shù)據(jù)的讀取造成障礙。當軟硬件升級換代時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，數(shù)據(jù)也無法讀取。目前計算機語言更新速度很快，平均每三個月就問世一種，而大部分語言之間不能兼容，不能預測現(xiàn)在形成數(shù)字檔案時所使用的計算機語言在未來是否依然能夠通行。另外，無論是Windows操作系統(tǒng)，還是Unix操作系統(tǒng)，都存在著漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對數(shù)字檔案的長期安全保管提出了考驗。

2、基于管理能力和技術水平的人為風險

影響數(shù)字檔案安全的風險因子是多元的，除了技術問題之外，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國檔案數(shù)字化建設起步較晚，檔案信息數(shù)字化方面的法律、法規(guī)還不健全，檔案數(shù)字化過程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴格規(guī)范的程序管理，缺乏科學統(tǒng)一的標準體系和業(yè)務管理制度。從概率上講，檔案數(shù)據(jù)災難是小概率事件，所以很容易讓人產(chǎn)生麻痹思想，對可能造成數(shù)字檔案的風險抱有僥幸心理，對防范數(shù)字檔案風險的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統(tǒng)是個多用戶多管理的系統(tǒng)，因管理不善導致數(shù)字檔案載體的損害或工作人員的操作失當也會帶來誤刪除、誤覆蓋，越權訪問、惡意篡改等安全事故。

五、數(shù)字檔案的鑒定

目前，只有關于實體檔案的鑒定管理辦法，對數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關部門要制定相應的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對應的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識產(chǎn)權鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。

六、數(shù)字檔案整理

對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數(shù)字檔案而言，筆者認為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數(shù)字檔案時與它們的存放位置是毫無關聯(lián)的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內(nèi)，而是借助于計算機和網(wǎng)絡技術，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網(wǎng)絡上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據(jù)考核目標、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題；學生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據(jù)檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標引、多次輸出呢？在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術進行虛擬“組卷”，實質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫技術在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來源、內(nèi)容、時間等方面的聯(lián)系。

七、數(shù)字檔案的保管利用

如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領導或各部門工作主動提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實實用價值和歷史參考價值得以充分實現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。

八、如何做到數(shù)字檔案管理安全

傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務的平臺， 對外全天二十四小時服務， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過尖端的計算機黑客技術得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。

實體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數(shù)字檔案的簽署就需要通過數(shù)字簽名和CA認證（Certificata Authority，也稱電子商務認證中心，是負責發(fā)放和管理數(shù)字證書的權威機構，并作為電子商務交易中受信任的第三方，承擔公鑰體系中公鑰的合法性檢驗的責任。）來實現(xiàn)，核心技術就是密碼體制。常用的認證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對密鑰，分別稱作公開密鑰（以下簡稱公鑰）和私有密鑰（以下簡稱私鑰），用其中任何一個密鑰對原文加密都只能用另一個密鑰解開，公鑰是對外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對發(fā)送的文件進行加密，而后再在網(wǎng)絡進行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過來的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時對原文進行一次hash算法（又稱哈希函數(shù)，是一個數(shù)學方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私鑰對該摘要進行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對收到的摘要進行解密，然后對同時收到的密文也進行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個機構進行認證的。

結(jié)束語：隨著信息化的快速發(fā)展及建設，電子檔案的出現(xiàn)給檔案者管理提出了一個亟待解決的課題，如何實現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。

參考文獻：

[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學刊，2007，（9）.

第5篇：檔案與檔案管理范文

知識經(jīng)濟時代的到來,給檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn),檔案管理工作中的新事物、新問題、新技術也層出不窮。知識和技術創(chuàng)新是人類經(jīng)濟發(fā)展的動力和源泉,這一切離不開科技與人才。因此要切實推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,充分發(fā)揮檔案資源在市場配置中的作用,必須將科技與人才放在首要位置,通過科技與人才的創(chuàng)新為檔案管理工作的發(fā)展提供長遠支持。

一、加強科技創(chuàng)新

1.要堅持同志提出的創(chuàng)新要“有所為有所不為”的方針,從實際出發(fā),以制度創(chuàng)新為基礎,方法上要有特色、有重點、有體系;人才上要按照“開放、流動、聯(lián)合、競爭、高效”原則;選題上把市場需求同檔案部門的優(yōu)勢相結(jié)合,探索新思路,新方法,新機制。2.充分應用現(xiàn)代科技成果與技術手段,重點在檔案保護、縮微、裱糊、消毒殺蟲、館庫建設與管理、信息技術的研究與應用上取得突破。在科技創(chuàng)新力量上,積極探索開展多種形式的理論、實踐、科研結(jié)合,強化對檔案價值鑒定、新型載體保護、檔案資源開發(fā)、檔案依法行政等方面的研究。3.創(chuàng)新檔案管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。目前許多檔案管理部門都將計算機應用于檔案管理,但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的錄入與檢索,計算機應用的潛力沒有完全發(fā)揮出來。因此加強計算機技術在檔案管理工作中的應用,將有效地提高管理效率和管理水平。

二、完善檔案教育,以適應社會

對檔案專業(yè)人才的需求1.檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵在于檔案人才培養(yǎng),檔案教育培訓機構肩負著檔案人才培養(yǎng)和隊伍建設的重任。各級檔案部門要堅持把檔案教育培訓列入年度工作計劃,在人力、物力、財力上創(chuàng)造良好條件,完善檔案教育工作運作機制,努力推進檔案教育培訓工作的發(fā)展,認真組織檔案人員參加業(yè)務培訓。2.要進一步抓好檔案人員的繼續(xù)教育。以檔案人員的能力建設為核心,緊緊圍繞檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展和檔案專業(yè)人員知識更新、拓展的需要,創(chuàng)造性地開展繼續(xù)教育,認真做好教育內(nèi)容的設置和選課工作,同時創(chuàng)新檔案繼續(xù)教育的手段與形式。3.進一步強化檔案教育行政管理職能,加強對檔案教育培訓和師資建設的組織協(xié)調(diào)工作,充分調(diào)動兼職教師的積極性,保證檔案教育培訓工作的正常開展。

第6篇：檔案與檔案管理范文

【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多?？蒲许椖?，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當對其加以利用。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點

（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當代科學技術的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進入了全新的時代。當代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果?？偠灾?，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經(jīng)達到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網(wǎng)絡，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點?？蒲许椖恐械臋n案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進了紙質(zhì)檔案的進一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產(chǎn)生也進一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關系中，相關工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質(zhì)檔案進行搜索。就科研項目的長遠發(fā)展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许椖坎牧蠙n案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優(yōu)化。

三、結(jié)束語

在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業(yè)網(wǎng)點，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移和信息化條件下會計檔案的安全管理措施[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2015(4)：220-221.

第7篇：檔案與檔案管理范文

關鍵詞：電子檔案 傳統(tǒng)檔案 管理

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）02-0215-01

近年來，電子信息技術飛速發(fā)展，各行各業(yè)的辦公都逐漸實現(xiàn)自動網(wǎng)絡化，利用電子檔案管理系統(tǒng)進行無紙化辦公，以光盤、磁盤等為載體進行文件存儲、管理和傳輸，避免了紙質(zhì)辦公的浪費與雜亂。而面對大量電子圖書、電子圖像、電子資料等電子文檔的產(chǎn)生，現(xiàn)有的計算機存儲容量雖大但也有限制，管理軟件也在不斷的更新改進，因此，電子檔案也需要專門的檔案部門管理，否則有可能造成文件的損壞和丟失。

1 電子檔案的特點

將作為檔案管理的電子信息經(jīng)過歸檔過程后形成電子檔案，其管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現(xiàn)實體檔案的信息化管理以及電子信息和實體檔案的關聯(lián)。電子檔案主要具有以下幾個特點：（1）信息的非人工識別性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用人工可識別的記錄符號，而電子檔案依賴計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡系統(tǒng)，采用數(shù)字代碼，需借助計算機才能轉(zhuǎn)換人工可識別的信息。（2）信息存儲的高密度性，電子檔案以磁盤光盤為載體，大大減少了檔案的存儲空間。（3）信息與載體之間的可分離性，電子檔案的信息可進行修改復制和傳輸，快捷方便，有利于異地管獲取和管理。（4）多媒體技術集成性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息記錄方式單一，而電子檔案應用計算機多媒體技術，通過音頻、視頻等信號存儲信息使其更加形象生動。

由此可看出電子檔案相對傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢，電子檔案能有效地節(jié)約空間，其磁盤、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)存儲密度大、容量大且記錄和傳播速度快。

2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

由電子檔案的特點可看出，電子文件從載體和技術方面都有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因此，對電子檔案的管理也和傳統(tǒng)的檔案管理有所區(qū)別。

2.1 歸檔時間不同

傳統(tǒng)檔案管理，需等檔案資料形成后才能進行歸檔開始管理；而電子檔案可以在資料產(chǎn)生的同時同步進行，也可隨時歸檔隨時修改或定期進行統(tǒng)一歸檔。此外，通過網(wǎng)絡傳輸，檔案部門可以快速直接地獲得電子資料信息，減少了資料寄送的過程，方便了工作人員對信息的及時更新和管理。

2.2 歸檔方式不同

傳統(tǒng)檔案一般對一批資料進行人工分類、編目然后統(tǒng)一歸檔；而在進行電子檔案歸檔時，工作人員可以在收到文件時就通過計算機和數(shù)據(jù)庫對檔案進行分級、分類、編號，系統(tǒng)地給出對應的檔案號，并且可以設定限制級別或設置密碼，便于檔案查找和保管，也保證文件的真實性和安全性。

2.3 保管方式不同

傳統(tǒng)檔案一般密封保管，由于紙質(zhì)文件的保存期限有限，在一定時間后需重新整理；而電子檔案雖然本身不會變質(zhì)，但其載體若受到不適宜的溫度濕度的影響，會使壽命減小，且磁場對載體的影響很大，外來磁場作用于磁性載體會破壞電子檔案的記錄信息，存儲介質(zhì)又在不斷發(fā)展，這都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門在歸檔時可打印一份紙質(zhì)檔案作為備份，并將載體放在適宜的環(huán)境中保存，但根本的解決方法還需依賴計算機技術的發(fā)展，以通用的格式存儲電子文件，使其在存儲介質(zhì)改進后仍可長期利用。

2.4 查詢方式不同

傳統(tǒng)檔案需要通過檔案號等進行人工查找，且一定保密等級的資料需授權證明才能進行查看；而由于數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)的應用，電子檔案的查詢較為方便，查詢者可注冊會員，通過登錄數(shù)據(jù)庫對檔案進行搜索，更快捷的查到所需資料，而對于不同保密等級的文檔，工作人員可對查詢者進行身份認證，給與不同的權限許可。

2.5 管理人員要求不同

由于電子檔案相對傳統(tǒng)檔案的科技化，其管理在技術上的要求就比傳統(tǒng)檔案要嚴格，這就要求電子檔案的管理人員有更高的素質(zhì)，能熟練使用計算機技術及相關的應用軟件，了解各載體的使用性并與時俱進，掌握科學管理的新方法。

由此可看出電子檔案可以有效地提高工作效率，通過充分發(fā)揮計算機技術的作用，檔案管理員可進行快速的歸檔和便捷的管理，利用者也可通過簡單的操作進行查詢，免去了工作人員繁瑣的手工編號和人工查找工作，因此，對電子檔案的管理人員也提出了更高的要求。

3 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共存

對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)給人們帶來很大的便捷，但電子文件并不能完全取代紙質(zhì)文件。由于電子檔案存在易修改、載體不定等缺點，且一些工作人員對電子文件的認識并不全面，可能造成電子檔案的改動和丟失。因此電子文件與紙質(zhì)文件相結(jié)合，電子檔案與傳統(tǒng)檔案的管理方法相輔相成，才能更好的對資料進行保管。

首先，傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎。電子檔案的信息資源需要傳統(tǒng)檔案的支持，除了一些是通過電子形式直接提供在網(wǎng)絡上的之外，很大一部分是依靠資料收集整理后轉(zhuǎn)錄為電子信息在網(wǎng)絡上使用的。因此，良好的傳統(tǒng)檔案管理對電子檔案的形成有很大的作用，只有擁有了豐富的信息資源才有更加充實的電子檔案，且電子檔案的原始性也需要傳統(tǒng)檔案的管理作保證。

其次，電子檔案無法完全取代傳統(tǒng)檔案。由于電子檔案具有信息與載體可分離性的特點，使得信息很容易被復制更改，且計算機網(wǎng)絡的應用使文件和系統(tǒng)會受到病毒的侵襲而損壞，而工作人員的一點小失誤就可能造成很大的損失，這些都是電子檔案仍存在的不足之處。但傳統(tǒng)檔案在嚴格保存之后，所記錄的信息就不易被更改，且紙質(zhì)材料只要保管得當、修復及時，可以保存很長時間，因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存在仍有很大的意義，電子檔案還無法完全取代傳統(tǒng)檔案。

4 結(jié)語

隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)有效提高了辦公效率。由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的特點不同，兩者的歸檔時間、歸檔方式、保管方式和查詢方式不同，對工作人員的要求也不同，通過充分發(fā)揮計算機技術的作用，不僅方便了管理人員的歸檔和管理，也能有效地節(jié)約空間和時間。但電子檔案并不能完全取代傳統(tǒng)檔案，傳統(tǒng)檔案的管理保證了電子檔案的原始性，也保證了信息的安全性。應不斷增加現(xiàn)代化的先進設備，同時加強電子檔案和傳統(tǒng)檔案的管理工作，為社會更好的服務。

參考文獻

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財富，2008（9）.

第8篇：檔案與檔案管理范文

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；信息化

檔案作為一種存儲和記錄信息資源的形式，在信息查閱和利用方面具有重大現(xiàn)實意義，是社會管理的主要內(nèi)容之一。信息化時代各項工作都會產(chǎn)生大量信息，其中很多關鍵信息需要存為檔案，如何提高檔案管理水平，實現(xiàn)高效的現(xiàn)代化管理是當前應該考慮的重點。而檔案信息化建設，無疑是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎，所以要加強信息化建設，促進檔案現(xiàn)代化管理。

1 檔案信息化建設的探討分析

過去的檔案以實體紙質(zhì)保存方式為主，隨著資料信息的增多，以及更新速度的提升，傳統(tǒng)的檔案整理方式效率偏低，容易遺漏丟失，且要占據(jù)很大的物理空間。信息化建設是指利用現(xiàn)代化計算機技術，逐步完成向信息化的過渡，即通過計算機網(wǎng)絡接收信息，并予以存儲分享。這是檔案行業(yè)取得突破的必經(jīng)之路，也是信息化技術發(fā)展的產(chǎn)物。

1.1 主要內(nèi)容

首先，加強基礎設施建設，對資源信息進行整合。檔案的用處在于其記錄存儲的信息，在當前背景下，信息的作用不言而喻，往往成為競爭的關鍵性因素。信息資料有多種形式，包括文字、圖紙、錄音、膠片等，需對其進行搜集，然后利用現(xiàn)代技術，完成信息化轉(zhuǎn)換，把所有信息資源轉(zhuǎn)換為電子信息和電子文件，以方便日后管理。所以，基礎設施非常關鍵，必須配備完善，包括數(shù)據(jù)庫、計算機、網(wǎng)絡等。在此基礎上，才能實現(xiàn)信息的傳遞和接受等工作。以數(shù)據(jù)庫為例，結(jié)構設計直接關系到信息的查閱速度和利用水平，必須由專業(yè)人員進行設計，打好基礎。

其次，信息化建設需遵循規(guī)范化原則。檔案信息化實則是一個龐大復雜的系統(tǒng)，每個環(huán)節(jié)都不能失誤，需指定嚴格標準，所有工作都應按照標準開展。因此，規(guī)范化和標準化建設是提高檔案信息化質(zhì)量的重要保障。在采集環(huán)節(jié)，需要建立起健全的信息資源系統(tǒng)，該系統(tǒng)有統(tǒng)一的采集標準和技術標準，能夠快速高效地完成檔案信息化轉(zhuǎn)換。比如在信息化管理中，大量的紙質(zhì)檔案需要經(jīng)過掃描等形式，把相關信息錄入計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對錄入、審核等要求極高，一旦出現(xiàn)偏差，就有可能影響到管理效果。

加強網(wǎng)絡安全建設，網(wǎng)絡具有開放性和虛擬性，與紙質(zhì)檔案相比，它不會占據(jù)太多物理空間，但也面臨著安全問題，需做著重考慮。隨著計算機和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，現(xiàn)代化盜竊信息的手段愈發(fā)高明，利用木馬、病毒等侵入計算，對信息資源進行增刪修改。一旦重要機密泄漏，必然會導致嚴重后果。所以建立起數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)后，如何維護其運行安全值得深思。比如設置訪問權限，需經(jīng)過許可同意才能進入系統(tǒng)查閱信息。對于敏感以及重大信息，做好備份，并與公共網(wǎng)隔離，以免被外界入侵。同時采取加強防火墻建設，采取其他措施，保護信息的安全和完整。

最后，還應加強人才隊伍建設。信息人才短缺是檔案信息化建設的不足，在當前經(jīng)濟知識時代，人才是競爭的關鍵，許多工作都需要專業(yè)信息人員執(zhí)行。包括信息的搜集分析，到存儲管理，再到整合利用，以及探索研究，這一系列工作對信息人才有著嚴格的要求。他們既要具備足夠精深的計算機技術，還必須熟悉檔案業(yè)務，并不斷培養(yǎng)創(chuàng)新精神，強化其團隊合作意識，能夠應對各種情況，積極開發(fā)新資源，以保證檔案信息能夠被充分利用。

1.2 有效措施

第一，予以高度重視。檔案管理在現(xiàn)代社會，不管是企事業(yè)單位，還是其他部門，都非常重要，針對傳統(tǒng)管理方式的不足，需轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理模式。領導階層應認識到，信息化建設是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提，也是順應當前時代的產(chǎn)物，從思想上予以高度重視，然后才能反映到具體工作中。

第二，技術水平對信息化建設結(jié)果有著直接影響，包括對現(xiàn)代信息化管理、計算機網(wǎng)絡通訊、數(shù)據(jù)庫等技術的研發(fā)應用。國內(nèi)在此方面還需努力，盡快研制出屬于自己的產(chǎn)品，擁有中國技術。檔案建設隊伍的培養(yǎng)以及工作人員綜合素質(zhì)的提升，也極為關鍵，需對其展開專業(yè)培訓，確保檔案管理人員能夠熟練應用計算機，熟悉整個檔案管理流程。

第三，檔案管理觀念需要轉(zhuǎn)變。在這個信息泛濫的時代，如何促進信息交流，實現(xiàn)信息共享，是企事業(yè)等單位的重點工作。如果是內(nèi)部機密，則應該保證其安全。但很多信息其實是可以面對公眾，為社會服務的，這就更新管理理念，強化服務意識，保證檔案資料的完整性、真實性和及時性，提高透明度，使其作用得到充分發(fā)揮。

2 提高檔案管理現(xiàn)代化水平的策略

檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，了解行業(yè)動態(tài)，接受新興事物，積極學習新技術。同時，本著科學負責的態(tài)度，全身心地投入到檔案現(xiàn)代化管理中，提升服務質(zhì)量，提高管理效率，建立起完善的信息服務網(wǎng)絡體系。針對檔案現(xiàn)代化管理，可從以下兩點做起：

第一，加強信息化建設，完善檔案信息管理系統(tǒng)。前面已經(jīng)提及，信息化建設是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提和基礎，比如檔案館局域網(wǎng)的建設、計算機等設備的配置、市縣網(wǎng)絡系統(tǒng)的連接等，都直接關系到檔案管理質(zhì)量。對多數(shù)檔案館來說，尤其是年頭已久的檔案館，檔案資料過多，整理工程浩大，必須有一個健全的信息管理系統(tǒng)，有一套科學可行的流程，然后才能保證各項工作順利進行。如果依舊采用松散型管理模式，應用軟件不同，標準不統(tǒng)一，程序重復混亂，顯然很難提高管理水平。

第二，從法律層面考慮。檔案管理是社會管理的重要內(nèi)容，需要接受黨和國家的監(jiān)督，所以相關部門要樹立檔案法制化意識。拓展服務范圍，在現(xiàn)有的服務內(nèi)容上增加新的服務內(nèi)容，根據(jù)時代特色和社會需要，探索新項目，最終使得服務水平有所提升。信息的搜集和整理質(zhì)量，對歸入檔案極為重要，所以應從基礎做起，搜集更多信息資源，并實現(xiàn)信息共享。

完善相關法律法規(guī)，國家應對檔案管理予以重視，出臺相應的法律和政策，比如關于檔案保密安全的法規(guī)。全面推進檔案依法行政工作。在全國建立權責明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責任追究制，對檔案執(zhí)法人員依法行政情況進行考核。

3 結(jié)束語

檔案管理在當前備受關注，它不僅關系到檔案管理部門的整體水平，還影響著各行業(yè)對信息的運用程度，是競爭的關鍵。加強檔案現(xiàn)代化建設是當前社會的一個重要口號，如何更好地實現(xiàn)現(xiàn)代化管理呢？需加強信息化建設，提高法制建設水平，培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)隊伍，從而大道預期目的。

參考文獻

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[2] 張琴.人事檔案管理信息化建設初探[J].東方企業(yè)文化，2012，27（20）：127

第9篇：檔案與檔案管理范文

關鍵詞：企業(yè)檔案 管理 創(chuàng)新

國有大型企業(yè)檔案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既為業(yè)務對象提供優(yōu)質(zhì)服務，又使檔案管理工作再上一臺階。本人作為已擁有73年歷史大型企業(yè)且獲國家級檔案室從事檔案管理工作將近20年的一名工作者，就企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新淺述如下：

1.企業(yè)檔案管理

1.1檔案庫房的設立。?從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫房的設立，必須按照國家有關規(guī)定單獨興建或?qū)旆扛皆O在辦公樓內(nèi)。但應注意作庫房的房間首先要考慮到樓墻、板的承重性，從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開、閱覽室三分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格管理制度，無關人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。

1.2制定可行的檔案管理人員的職責。檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質(zhì)和責任心有關。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責尤顯重要。職責制度就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是目的。

1.3 注重檔案的交接 。由于檔案具有延續(xù)性，檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。然而在實際工作中，尤其是在基層單位中，很容易忽視了這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問題：檔案交接不及時，交接手續(xù)不嚴密和檔案監(jiān)交工作不嚴格。做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。

1.4致力企業(yè)檔案的信息電子化建設。充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。大多檔案室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.5做好檔案利用過程中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案管理的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：嘴勤、眼勤、手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

2.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

2.1模式的創(chuàng)新。企業(yè)檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結(jié)構，一般情況下掛靠企辦，或者一個科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應面向企業(yè)發(fā)展的要求。隨著企業(yè)管理體制改革的深化，一些企業(yè)管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在企業(yè)機構改革中，先后將檔案獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進企業(yè)檔案管理變革具有重要意義，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的超越，呈現(xiàn)企業(yè)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。