項目檔案管理細則精選(九篇)

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第1篇：項目檔案管理細則范文

電力工程參建單位多，建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大，內(nèi)容龐雜，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度，要確保項目工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)就要特別重視檔案的過程收集與集累，將項目檔案管理從末端前移，把檔案工作從一個工作環(huán)節(jié)擴展為貫穿始終的全過程控制的記錄體系，將項目檔案工作和項目建設(shè)一樣納入項目管理程序，與項目建設(shè)的各階段同步進行，從項目開工前就應(yīng)籌劃檔案管理，直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接全程控制的記錄體系。實踐證明，抓好工程項目檔案管理與工程建設(shè)管理的“三同步”，就可以實現(xiàn)工程檔案完整、準確、系統(tǒng)化。以河南某兩個大型電力基建項目為例，實踐中，為了實現(xiàn)電力工程項目委托管理階段的工程檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范整理，安全保管和有效利用的目標，作為項目建設(shè)階段的管理方從項目開始就著手對工程檔案管理進行了策劃，組建了有效的管理團隊，機構(gòu)編制隸屬工程部，借鑒國際國內(nèi)先進的管理經(jīng)驗，根據(jù)項目的具體特點編制了相應(yīng)的工程檔案管理實施細則，對檔案管理人員進行了相關(guān)的培訓。實踐證明，這些舉措從機構(gòu)、人員配備和管理制度上為實現(xiàn)項目工程檔案管理目標做了充分準備。

實踐中，項目管理方與項目參建方實施了項目合同制。例如，與項目公司（兩大發(fā)電有限公司）簽訂了項目委托管理合同，與設(shè)計、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等單位簽訂了相關(guān)的委托合同。以合同制來約束各方的職責和利益關(guān)系，其中，就約定了合同主體與相對方在工程檔案管理方面的職責和相互關(guān)系，明確合同各方的職責。例如，委托管理合同中約定，項目公司職責：（1）負責前期文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其歸檔工作。（2）負責工程竣工驗收交接文件收集、整理及其歸檔工作。（3）負責考核期運行資料的收集整理及歸檔工作。委托管理合同中還約定工程管理公司職責：（1）認真履行管理范圍內(nèi)檔案工作的統(tǒng)一組織和管理的職能，負責對項目部各職能部門以及參建各方檔案工作的指導、監(jiān)督、檢查和驗收工作；（2）負責制定《項目竣工檔案管理實施細則》，提供統(tǒng)一標準的檔案裝具和管理設(shè)施；（3）負責工程管理性文件（包括招投標文件、合同、協(xié)議、來往文件、會議紀要）、工程未完工項目文件的收集整理歸檔工作；4、負責按管理合同的要求向項目公司移交竣工檔案資料。設(shè)計合同中約定設(shè)計單位的職責：（1）負責按工程建設(shè)要求，及時提供工程設(shè)計文件并編制施工圖總清冊；（2）負責按設(shè)計合同要求提供設(shè)計文件的歸檔資料；（3）負責對匯總的設(shè)計變更文件進行最終審核。保證其完整、準確編制竣工圖；施工合同中約定施工單位職責：（1）建立單位工程總清冊，并按細則要求編制單位工程竣工檔案；（2）負責自購材料的資料收集整理工作；（3）每臺機組移交前，及時整理完整、準確的設(shè)計變更單和與設(shè)計變更有關(guān)的工程聯(lián)系單等有關(guān)編制竣工圖的依據(jù)，在機組移交試生產(chǎn)后一周內(nèi)提交工程管理公司項目工程管理部，由工程管理部和檔案資料室共同組織有關(guān)單位審核，匯總后及時移交設(shè)計單位編制竣工圖；設(shè)備材料代管理方職責：負責設(shè)備技術(shù)文件的收集整理工作。

實踐中，項目管理方制定了一整套科學、合理、適用和操作性強完善的工程檔案管理細則，從機構(gòu)、人員、培訓措施到領(lǐng)導管理體系、職責分工等行政職能層面和對檔案的收集整理、分類組卷等等業(yè)務(wù)職能層面進行了分項規(guī)范。實踐證明，制定完善的項目檔案管理制度，是實現(xiàn)項目檔案管理目標的保障，使各參建單位在收集和編制竣工檔案時做到有章可循、標準統(tǒng)一、職責分明。實踐中，項目管理方的檔案主管編制了管理方內(nèi)部各有關(guān)部門的歸檔范圍、歸檔時間以及歸檔的質(zhì)量要求，定期對文件的產(chǎn)生和收集、檔案編制工作進行檢查、指導。項目管理方通過這種內(nèi)部的職責分工和過程控制，首先做出了表率作用，各個職能部門在實施作業(yè)的過程中把好了每一個重要的文件收集、編制和歸檔節(jié)點，形成了能夠起表率作用和行為標準的工程檔案卷冊，完成了既定目標。以此為標準，約束和引導整個項目參建單位過程文件的收集歸檔管理。實踐證明，項目管理與引導作用是項目參與單位檔案管理規(guī)范化的保證。

實踐中，項目管理方的檔案主管加強了與各參建單位的溝通協(xié)調(diào)力度和檢查過程管理，對參建單位的檔案主管進行業(yè)務(wù)培訓，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準。兩個項目成立由發(fā)電有限公司（項目公司）、項目管理方（工程公司）及主要參建單位領(lǐng)導組成的項目竣工檔案管理領(lǐng)導小組，負責領(lǐng)導和協(xié)調(diào)竣工檔案管理工作；組織檢查組，對竣工檔案資料管理情況進行監(jiān)督檢查，領(lǐng)導和組織竣工檔案預審及竣工檔案移交工作。項目管理方（工程公司）工程部具體負責竣工檔案工作，建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，不定期地組織監(jiān)理公司及工程公司的技術(shù)人員對各參建單位的過程資料進行了檢查評比，保證了檔案的真實性、完整性和及時性，做到了移交精品工程的同時移交高標準的工程檔案。在項目所有參建方的檔案管理過程統(tǒng)一采用了PAP工程管理系統(tǒng)軟件并多次對各參建單位的檔案管理人員進行了檔案專業(yè)知識及PAP檔案資料管理模塊使用的培訓，既減少了協(xié)調(diào)的頻率，又提高了管理效率。規(guī)范化的電子文檔提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現(xiàn)了在參建單位之間資源共享，也對檔案編研工作起到了快速整合作用。管理過程中還嚴把案卷質(zhì)量關(guān)，按照對原件、抄件、供應(yīng)商資質(zhì)報審附件、質(zhì)量驗評文件、工程技術(shù)記錄表式等的歸檔要求，對施工、監(jiān)理、設(shè)計、調(diào)試等單位的檔案組卷情況進行了嚴格的過程檢查，實踐證明，采用先進的管理模式、有效控制案卷質(zhì)量、遵循合理化的組卷原則，大大強化了項目管理各方的檔案管理，其結(jié)果使得工程檔案更加標準化、規(guī)范化，統(tǒng)一化。

第2篇：項目檔案管理細則范文

第二條基建檔案是指各單位在項目規(guī)劃、建設(shè)、管理工作中所形成應(yīng)歸檔保存的有關(guān)土建和設(shè)備的資料，包括各種圖紙、圖表、文字資料、模型、樣品、照片、錄相、錄音等各種技術(shù)文件材料。作為歷史的原始真實記錄，是醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)建設(shè)和管理的重要依據(jù)和信息資源。

第三條基建檔案工作是醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)建設(shè)的重要組成部分。各單位均應(yīng)依照本實施細則，重視和搞好基建檔案的管理工作。

第四條衛(wèi)生系統(tǒng)基建檔案管理工作，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及有關(guān)裝備的管理，為此將實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、同一標準、分級管理的原則。

第五條市衛(wèi)生局計財處作為本系統(tǒng)基建檔案工作的主管部門，在市檔案管理部門的協(xié)助下，對本系統(tǒng)基建檔案實施統(tǒng)一、宏觀的協(xié)調(diào)和督辦管理。其主要職責是：

(一)負責統(tǒng)一管理和指導本系統(tǒng)的基建檔案工作；在市檔案管理部門的協(xié)助下，起草、制定、修改基建檔案工作法規(guī)性文件、標準、規(guī)范，并組織業(yè)務(wù)培訓；組織本系統(tǒng)的檢查評比考核；協(xié)調(diào)基建檔案工作與其它工作之間的關(guān)系。

(二)參加本系統(tǒng)基建項目工程竣工和裝備安裝調(diào)試的驗收工作，審查需長期、永久保存的基建和裝備檔案，監(jiān)督各單位做好建檔工作。

第六條各單位應(yīng)設(shè)置基建檔案管理機構(gòu)，根據(jù)本單位的情況，或成立基建檔案室，或納入綜合檔案室，建立和健全基建檔案管理的各項規(guī)章制度，配置專職或兼職管理人員（名單報市衛(wèi)生局計財處備案），配備用房和必要的裝備。其主要職責是：

(一)負責收集本單位的基建和裝備檔案資料，督促基建管理部門和裝備購置管理部門及時、準確地報送有關(guān)資料，審核后，進行系統(tǒng)整理、編目、科學排列，為本單位的建設(shè)和發(fā)展及管理提供服務(wù)。

(二)匯編整理資料，按時向市城建檔案管理部門移交檔案。

(三)配合有關(guān)部門認真參與本單位基建工程竣工和裝備安裝調(diào)試的驗收工作，接受市衛(wèi)生局及市檔案管理部門的檢查和業(yè)務(wù)指導，參與其組織的各項活動。

第七條根據(jù)*市城建檔案分級管理規(guī)定，市城建檔案館為一級管理單位，各單位基建檔案管理機構(gòu)為二級管理單位。市衛(wèi)生局作為衛(wèi)生系統(tǒng)行政主管部門，在兩者之間起到協(xié)調(diào)管理和督辦的作用。

第八條本系統(tǒng)各建設(shè)單位基建檔案管理機構(gòu)，負責基建工程和相關(guān)裝備的檔案管理，并做好資料的上報工作。

(一)基建工程檔案

1、工程項目立項或開工報建至竣工驗收的所有原始文字資料。

2、項目設(shè)計相關(guān)的紅線圖、方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計和地質(zhì)勘察等原始圖紙、照片、模型和錄像資料。

3、工程項目概、預、決（結(jié)）算資料，招投標文件，工程合同和其它合同協(xié)議等原始資料。

(二)裝備檔案

1、裝備考察論證報告、申請購置報告及有關(guān)批復文件、裝備購置計劃和資金預算文件。

2、裝備購置招投標文件，投標商背景資料，裝備型號、配置、報價和定標價資料，合同及有關(guān)商貿(mào)文件，裝備商檢、安裝調(diào)試驗收材料（包括設(shè)計、安裝、施工圖紙和照片）。

第九條工程竣工檔案由各建設(shè)單位按下列要求匯總，并做好上報和移交工作；裝備檔案應(yīng)及時匯總，與土建有關(guān)的裝備檔案統(tǒng)歸于基建檔案，其它以報表形式報送市衛(wèi)生局計財處（市屬單位）和區(qū)衛(wèi)生局（區(qū)屬單位）：

(一)各單位所有建設(shè)工程項目的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起三至六個月內(nèi)移交完畢。裝備檔案從驗收之日起一個月內(nèi)歸檔上報完畢。

(二)所有建設(shè)工程項目的竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設(shè)（或主管部門）和使用單位。所有裝備檔案（與土建有關(guān)的除外），要求做到一式二套，一套上報市（區(qū)）衛(wèi)生局，一套使用單位存檔。

(三)歸檔的基建檔案應(yīng)齊全、完整、準確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰；原件嚴禁用復印、復寫及易褪色的墨水編寫和書寫。

(四)竣工圖原則上由施工單位負責編制，對變更大的竣工圖由責任單位負責編制。竣工圖應(yīng)是與實物相符的新藍圖，并經(jīng)工程技術(shù)負責人簽字、加蓋“竣工圖”章。

(五)檔案的組卷，原則上按所屬類別和專業(yè)進行，對照歸檔范圍細則的順序號對號入座進行排列，每卷厚度不超過二公分，同一內(nèi)容的檔案材料應(yīng)緊接排列，防止內(nèi)容脫節(jié)。

(六)整理好的工程竣工檔案，移交報告及有關(guān)資料經(jīng)市衛(wèi)生局審核后，由建設(shè)單位向市城建檔案管理部門移交。移交書應(yīng)填寫真實，各種簽字蓋章完備，原件由各單位存檔，移交書及移交報告的復印件交市（區(qū)）衛(wèi)生局。

第3篇：項目檔案管理細則范文

關(guān)鍵詞：工程檔案 現(xiàn)代化 創(chuàng)新管理

1 工程檔案概述

檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式，是把往復不斷的現(xiàn)象真實的記錄下來，成為人們進行反復觀察和研究的歷史現(xiàn)象，準確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。檔案工作都稱得上是一項既有極其縱深的歷史，又有無限廣闊的發(fā)展空間的充滿旺盛生命力的事業(yè)。在知識經(jīng)濟、信息時代高速發(fā)展的當今社會，檔案工作正張開寬闊的臂膀，不斷接納熱愛她的從業(yè)者。那么我們的檔案工作是如何開展的，工程項目檔案的現(xiàn)狀和發(fā)展前景又如何？這些值得涉足這項事業(yè)的從業(yè)人員去理性、深刻探討和研究。

2 工程檔案現(xiàn)代化的意義

現(xiàn)代化管理是相對于傳統(tǒng)手工管理而言，以現(xiàn)代科學為指導，對檔案傳統(tǒng)方式和做法進行改革。采用先進的設(shè)備和管理技術(shù)，充分發(fā)揮管理人員積極性、主動性和創(chuàng)造性，在理論的基礎(chǔ)上借助計算機、數(shù)字通信等技術(shù)，使檔案管理更加系統(tǒng)、智力化、信息化，從而組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，以確定被管理對象在整體動態(tài)下的最佳效果。

3 工程檔案現(xiàn)代化管理的目的

檔案管理進入現(xiàn)代化建設(shè)，就是為了要達到一個最佳效果：一是保存保護好各類實體檔案最大限度的延長使用壽命；二是要開發(fā)檔案信息資源，迅速、準確的提供一切檔案信息為經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展和社會進步做貢獻。

4 工程檔案現(xiàn)代化管理的步驟

4.1 把檔案管理工作進行系統(tǒng)化，按照統(tǒng)一的計劃而行動，完善制度、體系、統(tǒng)一部署，北京地鐵八號線二期工程土建施工01合同段于2008年5月22日開工建設(shè)， 2011年12月23日順利完成了設(shè)計及施工質(zhì)量驗收規(guī)范的要求，合格運營。8號線項目部組成的檔案資料整理人員配備齊全，與檔案管理人員及時交流溝通，向移交部門移交及時，后續(xù)資料補充齊全完整。并按照統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，北京地鐵八號線二期工程項目部結(jié)合項目檔案的歸檔要求，按照局集團公司在2011年下發(fā)的中鐵一辦[2011]146號文件《工程檔案管理實施細則》進行整理，本實施細則同時也規(guī)范了各在建單位的歸檔范圍及職責要求，明確了移交檔案的時間、數(shù)量和質(zhì)量，對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。當然在這同時也不乏有部分工程項目對工程資料的存在不重視，以公司資質(zhì)中標的汕梅高速公路汕頭至揭陽段路基橋涵工程（第十合同段）2004年8月開工建設(shè)，于2009年12月份工程進行移交，對缺陷期內(nèi)發(fā)現(xiàn)的問題進行了處理并經(jīng)過一驗收小組的驗收，該工程項目施工資料竣工后整理4年之久，一直到2011年底準備移交，項目總工以郵寄的方式將竣工資料郵寄到檔案部門，未進行任何移交手續(xù)，便一走了之，后經(jīng)檔案部門與施工部門人員進行多方聯(lián)系都不得回音，工程資料記述和反映了施工成果的一種科技檔案，對我們今后的利用和生產(chǎn)建設(shè)起著很重要的作用，有利于作為擴大市場以及工程中出現(xiàn)問題時查考的依據(jù)，施工負責人及工程檔案具體整理人員有責任及時、準確、完整的向檔案部門移交。管理工作也由若干個相互依存相互制約的部分構(gòu)成整體，從這個整體系統(tǒng)性的去實現(xiàn)最佳效果。

4.2 檔案管理進入信息化時代

①在條件允許的情況下，引進先進的設(shè)備和管理技術(shù)。廣泛的使用計算機和通信系統(tǒng)，收集大量的信息進行整理、分析，理清工作思路、制定標準，在項目建設(shè)初期就明確了“誰經(jīng)辦、誰立卷、誰負責”的管理原則。②積極參與學習現(xiàn)代的管理手段和方法，檔案管理人員要深入現(xiàn)場了解檔案的形成情況，對于工程的進展做詳細記錄，主動做好對檔案業(yè)務(wù)的指導，針對于出現(xiàn)的疑難問題進行研究分析、不斷的進行探索，最終解決問題。

4.3 加強檔案管理人員的智力化培養(yǎng)

①現(xiàn)代化管理十分強調(diào)人的因素，注意開發(fā)管理人員的智力，充分重視，提高檔案管理人員素質(zhì)，提升檔案業(yè)務(wù)技能，充分調(diào)動檔案人的主動性、積極性和創(chuàng)造性。②提高檔案管理人員崗位的穩(wěn)定性，配置專職檔案管理人員。檔案管理業(yè)務(wù)的很多工作都是需要檔案人在日常工作當中去積累經(jīng)驗，逐步完善和改進，這樣才能保證檔案管理工作的延續(xù)性，促進檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。同時也需要有充滿活力、高效、應(yīng)變能力強的組織機構(gòu)以適應(yīng)復雜多變的市場環(huán)境。

5 結(jié)束語

總之，檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，它在社會、政治、經(jīng)濟方面都發(fā)揮著極其重要的作用，要做好工程竣工檔案資料的管理工作，不僅需要加強對工程檔案人員的培養(yǎng)，更需要施工單位和檔案管理人員共同努力來建立健全工程竣工管理體系，我們也不斷的在學習和借鑒其它單位先進的建筑工程檔案管理經(jīng)驗，及時研究解決檔案管理工作中遇到的難題，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

參考文獻：

[1]錢永華.加強部門檔案基礎(chǔ)工作的必要性[N].社會科學報，2000年.

[2]王文平.綜合事業(yè)檔案管理的信息數(shù)字化建設(shè)[N].中國水利報，2003年.

第4篇：項目檔案管理細則范文

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理；管理模式；合同化

近年來，隨著建設(shè)領(lǐng)域的市場化和投資主體的多元化發(fā)展，項目管理變得急功近利，建設(shè)領(lǐng)域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項目投資、進度和質(zhì)量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設(shè)中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設(shè)項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權(quán)”，加大對項目檔案管控力度，補上建設(shè)項目檔案管理的“短板”。筆者經(jīng)過多年的建設(shè)項目檔案管理實踐和探索，認為建設(shè)項目檔案合同化管理模式有利于實現(xiàn)項目檔案的科學、有效管理，下面，從三個方面進行分析探討。

1 建設(shè)項目檔案合同化管理模式的可行性分析

建設(shè)項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質(zhì)量要求、管理職責、違約責任，通過履行合同條款實現(xiàn)項目檔案規(guī)范化管理的工作機制。筆者認為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 從法定依據(jù)分析?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項目設(shè)計、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應(yīng)通過合同的訂立和履行來實現(xiàn)。因此，通過強化合同管理來實現(xiàn)項目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據(jù)。[2]

1.2 從業(yè)務(wù)需求分析。項目檔案作為項目建設(shè)的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項目檔案科學管理的需要，需要建設(shè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導和培訓。而建設(shè)單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔負起項目檔案的收集、整理和歸檔責任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。

1.3 從預期效果分析。建設(shè)項目的合同涵蓋設(shè)計、施工、監(jiān)理、采購、環(huán)保、地質(zhì)勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設(shè)環(huán)節(jié)，項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現(xiàn)無縫管理。不會導致無主檔案或責任缺失的情況發(fā)生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預期效果明顯。

2 建設(shè)項目檔案合同化管理模式的基本框架

2.1 規(guī)范招標文件，為建設(shè)項目檔案合同化管理打好基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數(shù)招標文件很少涉及檔案管理的具體內(nèi)容，導致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經(jīng)與相關(guān)部門充分溝通和協(xié)調(diào)，在項目招標書中增加了檔案管理的具體要求，投標方需對檔案管理條款進行點對點應(yīng)答，作為中標單位簽訂合同的依據(jù)，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項目檔案合同化管理提供了依據(jù)，奠定了基礎(chǔ)。

2.2 固化參建單位職責，為建設(shè)項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的載體，合同約定的內(nèi)容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內(nèi)容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權(quán)責明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：

2.2.1 質(zhì)量要求。為確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，合同條款應(yīng)對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質(zhì)量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規(guī)范；④項目檔案的驗收內(nèi)容及評分細則；⑤項目檔案的歸檔要求。

2.2.2 管理職責。合同條款在確定參建單位的管理職責時，應(yīng)總分結(jié)合，職責明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于參建單位各司其職，各負其責，共同做好項目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負責對項目進行投資、進度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實監(jiān)理單位在項目檔案工作中的監(jiān)管職責，是實現(xiàn)對文件材料實時監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]具體來講，建設(shè)單位負責前期依據(jù)性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設(shè)計單位負責勘察設(shè)計文件的收集整理，施工單位負責竣工技術(shù)文件的收集和整理，供貨單位負責設(shè)備隨機資料、安裝調(diào)試、軟件研發(fā)、功能測試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負責監(jiān)理文件的收集整理外，負責匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。

2.2.3 違約責任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應(yīng)設(shè)立檔案質(zhì)量保證金條款。根據(jù)投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分數(shù)在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內(nèi)全額退還檔案質(zhì)保金；如果檔案評定分數(shù)在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質(zhì)量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分數(shù)在60分以下，則沒收全部檔案質(zhì)保金，將其中一部分作為聘請專業(yè)檔案服務(wù)機構(gòu)進行整理的經(jīng)費。

2.3 強化項目法人管理義務(wù)，為建設(shè)項目檔案合同化管理提供組織保障。建設(shè)單位作為項目建設(shè)的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協(xié)調(diào)和指導的總體責任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進行監(jiān)督、指導、培訓、檢查等，合同條款應(yīng)明確項目法人的權(quán)利義務(wù)：

①審閱監(jiān)理周報，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)通過監(jiān)理周報對檔案管理工作進行動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關(guān)項目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制成冊，通過多種形式對相關(guān)人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓，提高項目專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。③邀請行業(yè)主管機關(guān)檔案部門或檔案行政管理機關(guān)對項目檔案的管理情況進行檢查指導，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據(jù)合同條款中檔案驗收評分細則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數(shù)據(jù)的準確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。

2.4 嚴格落實質(zhì)量保證金支付會簽制度，為建設(shè)項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質(zhì)量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質(zhì)保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項目主管部門、財務(wù)部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質(zhì)量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設(shè)中的話語權(quán)，提升項目檔案管理水平具有重要意義。

3 項目檔案合同化管理應(yīng)注意的幾個問題

為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經(jīng)濟管控力等優(yōu)勢，在實施過程中應(yīng)處理好以下幾個問題：

3.1 加強溝通協(xié)調(diào)。建設(shè)項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協(xié)調(diào)，在取得理解和支持的基礎(chǔ)上，積極促進建設(shè)流程的再造，例如：在項目招標書的編制中增加檔案部門會審職責，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環(huán)節(jié)，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責，在檔案質(zhì)保金支付中賦予檔案部門“一票否決權(quán)”，提高檔案部門在項目管理中的話語權(quán)，以增強管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設(shè)工程檔案質(zhì)量，容易產(chǎn)生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據(jù)可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。

3.3 量化考核指標。在項目檔案合同化管理中應(yīng)改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標。例如：將項目檔案驗收結(jié)果作為建設(shè)單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關(guān)人員盡職盡責做好項目檔案管理工作。

3.4 推行項目檔案管理后評價。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經(jīng)驗教訓，進一步改進工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結(jié)合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。

結(jié)論：實踐證明，建設(shè)項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權(quán)，通過合同管理強化項目檔案管理，目標明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學、有效管理提供一種新的思路和模式。

參考文獻：

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[2]劉海波.合同管理強化建設(shè)項目檔案管理的做法[J].中國檔案，2010（9）：50～51.

[3]裴嵐.淺議企業(yè)重大工程建設(shè)項目檔案管理[J].云南檔案，2008（3）：25～26.

[4]李金峰.項目文檔管理納入合同管理的思考與實踐[J].檔案時空，2012（8）：25～26.

第5篇：項目檔案管理細則范文

1.1監(jiān)理資料的收集

水土保持工程監(jiān)理工作有其一定的技術(shù)性、專業(yè)性。監(jiān)理檔案的收集應(yīng)以監(jiān)理工程師為核心，以項目合同為依據(jù)，在進行現(xiàn)場監(jiān)理工作的同時，也要重視監(jiān)理資料存儲工作。一般來說從監(jiān)理工程師人駐項目區(qū)到工程竣工驗收整個過程的監(jiān)理資料，都應(yīng)當及時收集存儲。如監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等指導性文件必須認真存檔，以備查閱。在監(jiān)理工程師實施監(jiān)理工作過程中，會形成許多中間過程監(jiān)理資料。如現(xiàn)場記錄、現(xiàn)場檢測資料、單元及分部工程質(zhì)量評定資料、單位工程質(zhì)量評定資料、季報、年報、總結(jié)報告、施工設(shè)計方案和進度計劃等。對這些資料實行事中控制、事后核查的方式，使監(jiān)理資料的積累滲透到監(jiān)理項目的每個階段、每道程序、每個工作環(huán)節(jié)之中，將監(jiān)理資料的收集整理工作貫穿于監(jiān)理工作的全過程，確保監(jiān)理過程中的資料都保存完好，為業(yè)主提供翔實、完整的檔案資料。

1.2監(jiān)理檔案的歸檔和立卷

每當一項水土保持工程監(jiān)理工作結(jié)束后，檔案管理人員在開始立卷之前，對監(jiān)理工程師提交的監(jiān)理資料都要按照監(jiān)理檔案接收細則的要求進行認真、細致的核查。主要審查監(jiān)理檔案資料的完整性、準確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，找出文件資料的形成時間，遵循文件的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，然后對這些資料進行分類、整理，最后進行立卷，監(jiān)理檔案的立卷可分為4個部分，即分成4卷進行裝訂。

(1)綜合材料。監(jiān)理工作開始之初都會形成很多綜合材料。如監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則監(jiān)理指令等文件。

(2)監(jiān)理工作過程中的文件。現(xiàn)場記錄、現(xiàn)場檢測資料、單元及分部工程質(zhì)量評定資料、單位工程質(zhì)量評定資料、季報、年報、總結(jié)報告、施工合同、施工設(shè)計方案和進度計劃等監(jiān)理過程中的全部詳細資料。

(3)圖片資料和影像資料。圖片和影像資料配有文字說明。圖片要求統(tǒng)一進行編碼，數(shù)碼大小在600k以內(nèi)，普通照片要掃描成JPG格式影像文件，為VCD格式。

(4)監(jiān)理項目驗收資料。本卷內(nèi)容主要是監(jiān)理項目驗收時的相關(guān)資料，包括工程特性表、單項工程驗收單、年度驗收資料、工程竣工驗收資料和竣工圖及相關(guān)驗收資料。

2監(jiān)理檔案的作用

2.1提高了監(jiān)理工作的效率水土保持工程監(jiān)理開展的時間較短，通過監(jiān)理檔案的不斷積累，監(jiān)理工程師可以隨時調(diào)閱存檔的監(jiān)理過程中不同監(jiān)理項目的檔案資料。若有成型的水土保持工程監(jiān)理檔案作為參考，可以很快地出具驗收時需要的相關(guān)資料。

2.2促進水土保持監(jiān)理事業(yè)的發(fā)展通過建立監(jiān)理檔案，監(jiān)理工程師完成監(jiān)理報告的質(zhì)量不斷提高，同時也為探索水土保持監(jiān)理的內(nèi)容、標準、程序積累了一些經(jīng)驗。

3結(jié)語

第6篇：項目檔案管理細則范文

關(guān)鍵詞： 輸變電，達標，檔案，管理

Abstract: in order to improve the construction quality and the whole transformation project over level, make engineering after the production safety, civilization can as quickly as possible production double standard, the key to mark the transformation project put into production activity, to the transmission and transformation project from security management, technical index, construction quality, file management, comprehensive management of five project inspected examination evaluation. Will file management into the project management and evaluation, strengthen the leadership at all levels and the relevant personnel file consciousness, ensure that transformation project of complete archives, complete and timely filing.

Key words: power transformer, the standard, files, management

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制發(fā)展，實現(xiàn)電力建設(shè)“控制造價、合理工期、達標投產(chǎn)”的整體目標，提高輸變電工程建設(shè)質(zhì)量和整體移交水平，促使工程投產(chǎn)后能盡快實現(xiàn)安全、文明生產(chǎn)雙達標，更好地發(fā)揮投資效益、生產(chǎn)效益和社會效益。從1997年開始，廣東電網(wǎng)公司在全省實行重點輸變電工程達標投產(chǎn)活動，對輸變電工程從安全管理、技術(shù)指標、施工質(zhì)量、檔案管理、綜合管理等五個項目進行復檢考核評定，1999年6月至今，我局500kV蓄增甲線送電線路、廣南變電站工程；220kV魚飛變電站、迎賓變電站工程等十幾個重點工程項目進行投產(chǎn)后3個月復檢達標考核，分別通過國家電力公司、南方電網(wǎng)公司、廣東電網(wǎng)公司等上級單位專家的復檢考核評定，都以優(yōu)秀的成績達標投產(chǎn)。這為做好重點輸變電工程檔案管理起到了示范作用。將檔案管理納入工程管理和考核，增強了各級領(lǐng)導和有關(guān)人員的檔案意識，也給我們檔案部門做好輸變電工程檔案的管理提出了新的要求。為確保輸變電工程檔案的齊全、完整和歸檔及時，我們做了大量工作、下面談?wù)勥@方面的做法。

一、領(lǐng)導重視是做好工作的關(guān)鍵

工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)與否直接關(guān)系到今后生產(chǎn)運行與維護，關(guān)系到社會效益、經(jīng)濟效益，也關(guān)系到開展輸變電工程達標投產(chǎn)活動。所以得到領(lǐng)導重視，我局開展輸變電工程達標投產(chǎn)活動在人、財、物上會得到領(lǐng)導有力的支持。我局開展輸變電工程達標投產(chǎn)活動，首先局分別成立工程投產(chǎn)達標工作領(lǐng)導小組，由局一級領(lǐng)導擔任組長，成員包括局工程部、生技部、安監(jiān)部及工程各參建單位負責人，負責整個達標投產(chǎn)過程的領(lǐng)導、組織、協(xié)調(diào)工作，領(lǐng)導小組下設(shè)建設(shè)期工作小組、考核期工作小組、檔案工作小組、工程結(jié)算四個領(lǐng)導小組，負責日常工作，并分別制定了《投產(chǎn)達標工作方案》和《考核實施細則》，明確目標方向。這樣，從局領(lǐng)導、中層領(lǐng)導至技術(shù)人員，從工程建設(shè)管理、監(jiān)理部門至安全監(jiān)察、生產(chǎn)運行、技術(shù)等管理部門，從設(shè)計、物資供應(yīng)到土建與電氣安裝、運行單位，從專職檔案人員到各單位兼職檔案員，都有明確的職責分工，做好每一個環(huán)節(jié)的檔案工作，提高了各級人員的檔案意識，促進了檔案工作與工程建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，為進一步做好我局輸變電工程檔案工作奠定了基礎(chǔ)。

二、工程檔案提前介入，有效地確保檔案的質(zhì)量。

工程檔案是建設(shè)項目從醞釀、建設(shè)到建成投產(chǎn)運行全過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的文件材料。工程檔案是隨著工程進展環(huán)環(huán)相扣，段段相連，步步延伸，逐漸形成的，工程初期的很多文件材料、征地紅線、青苗賠償、可行性研究、立項、審批、籌建、規(guī)模、選址、各種協(xié)議（合同）等文件材料，都可作為憑證和依據(jù)，一旦散失無法彌補，“事后回憶錄”是不能作憑證和依據(jù)的。長期以來，一個基建項目立項、設(shè)計、施工到竣工，形成周期長，涉及的單位多，情況復雜，給工程文件材料收集及歸檔帶來一定困難，特別是工程前期階段，由于條件差、人員少，事情多、檔案意識淡薄，在工作過程中形成的文件材料，不及時收集積累，等工程投產(chǎn)后，應(yīng)歸檔文件材料遲遲未能歸檔，歸檔后的文件材料不全，缺這缺那，這時，要么任其殘缺不全，要么是補寫或者編造，在很大程度上影響了竣工檔案的原始性、真實性和完整性。如220千伏新塘變電站輸變電工程達標投產(chǎn)復查中發(fā)現(xiàn)工程前期文件收集不齊全，這時已事過境遷，再要找回就難了。事實證明，要確保工程檔案的完整性，檔案部門一定要在工程的前期就要開始介入工作。同時要宣傳工程檔案的重要性，強調(diào)工程檔案管理在工程達標投產(chǎn)中的具體要求，從而引起領(lǐng)導、技術(shù)人員足夠重視，使每個職能部門對自己日常職能活動中形成的文件材料，能及時收集、妥善保管、定時移交，從而確保檔案的質(zhì)量；如500千伏蓄增甲線送電線路工程，這個工程由于得到足夠重視，工程檔案工作在工程初期提前介入，前期文件資料收集和積累責任到人，所以，在500千伏蓄增甲線送電線路工程達標投產(chǎn)的復查中，前期檔案文件材料比較齊全、完整，符合達標投產(chǎn)的工程檔案管理考核指標要求，并在五個考核項目中獲得最高分。因此，檔案工作在工程初期提前介入，為全面收集和積累工程建設(shè)所形成的文件、資料打下良好基礎(chǔ)，有效地提高了工程檔案的質(zhì)量。

三、健全檔案管理制度，建立一個完整的工程檔案網(wǎng)絡(luò)，確保工程檔案的完整和準確

第7篇：項目檔案管理細則范文

圍繞監(jiān)理合同明確的工作范圍，以及合同賦予監(jiān)理行使的權(quán)利，系統(tǒng)的對工程資料的形成、歸檔進行檢查監(jiān)督。這包括：對監(jiān)理自身形成資料的自我檢查以及對施工單位資料形成的審查過程。

2檔案過程管理

2.1建立、健全檔案管理組織機構(gòu)

工程監(jiān)理中心作為工程的監(jiān)理單位，圍繞監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容，在工程監(jiān)理過程中成立了由總監(jiān)理工程師負責的檔案管理體制，領(lǐng)導層設(shè)立分管副總監(jiān)、總工技術(shù)把關(guān)，管理層主要由綜合部負責人具體管理，其他部門負責人牽頭配合。執(zhí)行層以綜合部檔案專工具體實施，各部門監(jiān)理工程師配合，真正做到職責分明、層層把關(guān)，保證歸檔資料真實、齊全、完整、高質(zhì)量。

2.2確定檔案整編依據(jù)

（1）《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(D/T28-2002）；（2）《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822-2008）；（3）《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）；（5）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）；（6）《相應(yīng)施工項目檔案管理辦法》文件規(guī)定及要求。

2.3建立、健全規(guī)章制度

在工程監(jiān)理過程中要建立健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度，應(yīng)制定事宜本工程的《工程信息管理監(jiān)理實施細則》及《工程文檔管理監(jiān)理實施細則》，明確各專業(yè)負責人對監(jiān)理文件資料的收集、整理、編制的職責和監(jiān)理工程師在施工過中對原始資料進行控制和把關(guān)的責任，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、真實。

2.4加強過程檔案資料收集、整理、保管

（1）為保證檔案資料收集齊全、完整、真實，監(jiān)理應(yīng)采取定期督促、檢查各施工單位的工程資料管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，專責監(jiān)理工程師隨機抽查，現(xiàn)場監(jiān)理工程師在對進度與施工質(zhì)量檢查時，同時也對施工工程資料的收集、整理情況進行檢查，督促施工單位建立和實施檔案管理制度，隨工程進展加強檔案管理，做好檔案各項工作。

（2）針對工程項目的特點及施工過程中的檔案整理情況，監(jiān)理應(yīng)聯(lián)合業(yè)主檔案管理人員定期對各施工單位的檔案整理情況進行檢查，并進行月考核打分。督促其不斷完善和實施工程資料的管理制度，及時收集和編制工程資料，避免檔案原始材料散失，對已完成的單位工程，及時進行檔案歸檔、移交，保障工程檔案的完整性、系統(tǒng)性。

（3）監(jiān)理應(yīng)會同業(yè)主每月按時召開檔案管理專項會議，會議由監(jiān)理主持，各單位匯報本月檔案完成情況、下月計劃安排、對上次會議提出問題的整改情況以及需監(jiān)理業(yè)主協(xié)調(diào)事宜；監(jiān)理點評各單位月計劃執(zhí)行情況、通報月檢查考核得分、提出存在的問題及不足。會后形成會議紀要，督促各單位按照會議紀要要求落實相關(guān)事宜。

2.5強化監(jiān)理檔案人員的業(yè)務(wù)培訓、不斷提高檔案管理水平

監(jiān)理應(yīng)積極參加業(yè)主組織的類似工程檔案參觀學習以及業(yè)主聘請檔案專家到現(xiàn)場的指導、培訓，提高了檔案人員的業(yè)務(wù)水平。定期組織監(jiān)理中心內(nèi)部員工進行檔案學習培訓，提高兼職檔案員業(yè)務(wù)水平。圍繞檔案歸檔監(jiān)理中心以年青員工為主成立QC小組，開展QC活動，提高檔管理水平。

3監(jiān)理對施工單位竣工資料及竣工圖的審查

3.1對竣工資料的主要審查內(nèi)容

3.1.1往來文件方面

以監(jiān)理收發(fā)文記錄為準核對文件的完整性，檢查文件處理是否閉合，文件的分類組卷是否滿足組卷要求，卷內(nèi)目錄及備考表編寫是否符合要求等。

3.1.2驗收資料方面

監(jiān)理工程師審查資料是否符合項目劃分要求，是否完整，驗收資料內(nèi)容填寫是否符合技術(shù)規(guī)范要求（該項工作已在過程中執(zhí)行），檔案專職人員審查資料歸檔方面相應(yīng)內(nèi)容，如是否預留裝定線，內(nèi)容劃改是否符合要求，卷內(nèi)目錄備考表編寫等歸檔方面是否符合要求。

3.1.3試驗資料方面

試驗監(jiān)理審查種類是否齊全，確認資料的真實性，抽檢頻率是否滿足要求，同完工報告描述是否一致，檔案專工審核裝訂線、卷內(nèi)目錄、備考表填寫等歸檔方面的內(nèi)容。

3.1.4影像資料方面

監(jiān)理工程師審查照片內(nèi)容反映是否真實，是否能體現(xiàn)質(zhì)量控制及施工過程，檔案專工審查說明填寫格式及粘貼等是否符合要求。（施工過程中各施工單位工程照片上傳基建系統(tǒng)，同樣遵循上述審查方式，保證了工程照片收集質(zhì)量）

3.2對竣工圖紙的主要審查內(nèi)容

3.2.1監(jiān)理工程師審查內(nèi)容

首先核對圖紙及設(shè)計更改通知單的完整性，（通過核對圖紙及設(shè)計更改通知單收發(fā)臺賬）；審查單張竣工圖更改是否真實完整（結(jié)合設(shè)計更改通知單）；審查竣工圖編制一覽表，是否同單張圖紙更改及設(shè)計更改通知單一一對應(yīng)；竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明、竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況，是否真實完整。

3.2.2監(jiān)理檔案人員審查內(nèi)容

修改篇幅是否超過35%，修改方式是否滿足要求，布局是否合理，竣工圖章選用及填寫是否滿足要求，折疊方式是否滿足要求，卷內(nèi)目錄、備考表填寫是否規(guī)范等檔案內(nèi)容。

3.3對歸檔文件資料和竣工圖紙審查的程序

3.3.1施工單位建立自查體系

技術(shù)人員整理，部門負責人審核，項目相應(yīng)負責領(lǐng)導最終把關(guān)的三級審核制度。

3.3.2監(jiān)理審查程序

施工單位按相應(yīng)要求編制好歸檔資料自檢合格監(jiān)理工程師及部門負責人（審查資料的真實性、完整性）監(jiān)理檔案專工及部門負責人（審查歸檔范圍、格式等）分管副總監(jiān)或總工（技術(shù)把關(guān)）總監(jiān)（落實執(zhí)行情況）進入業(yè)主單位審查流程。

4結(jié)束語

第8篇：項目檔案管理細則范文

（1）逐級制定，并根據(jù)工作實踐及時修訂檔案整理、移交、驗收和保管的相關(guān)制度，確保制度能夠覆蓋農(nóng)網(wǎng)檔案管理的全過程，避免管理過程的個別環(huán)節(jié)出現(xiàn)制度真空，并符合相關(guān)企業(yè)實際，可操作性強。

（2）明確檔案相關(guān)方責任，責任到人。譬如一份施工記錄的形成責任、簽字責任、收集責任、整理責任，一份設(shè)備圖紙或說明書的收集責任、歸檔責任等，要清楚明白，只有這樣，相關(guān)人員才能各負其責，避免推諉和等靠，提高檔案質(zhì)量和管理效率。

（3）要有常態(tài)化的考核措施。檔案中出現(xiàn)問題了，什么性質(zhì)的問題，責任人是誰，如果制度制定得當，責任劃分清楚，就可以不存爭議的進行考核，這種考核機制形成常態(tài)，就能增加責任心，大大提高檔案管理質(zhì)量。

二、注意宣貫相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，強化培訓

農(nóng)網(wǎng)工程中，相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范比較多，有工程管理方面的，也有檔案管理方面的。有國家的，也有行業(yè)的。很多工程管理中比較重視和關(guān)注工程進度和質(zhì)量，認為檔案就是資料員和檔案員的事，這樣的管理意識形態(tài)導致項目管理人員，施工、監(jiān)理人員檔案意識淡薄，對檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范不了解，也沒有了解的途徑和動力，這樣以來，工程管理人員、資料員和檔案員大部分都不清楚有什么規(guī)范，只是照著前面整好的檔案照貓畫虎，能做到幾分相似就做到幾分相似。從而導致歸檔不全，歸檔文件材料鉛筆、圓珠筆簽字，印章模糊，數(shù)據(jù)與工程實際不符，缺項漏項、案卷不規(guī)范的問題層出不窮。通過不停的檢查和整改，好不容易比較規(guī)范了，再換個施工、監(jiān)理單位或有人員變動，馬上又回到問題層出不窮的原點了。

長此以往，檔案收集整理工作隨意性大，管理水平很難有實質(zhì)性的提升。對策：（1）建設(shè)部門應(yīng)從思想上重視農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作，注重與檔案管理部門、各參建單位的溝通，積極宣貫最新檔案業(yè)務(wù)規(guī)范及工程資料形成的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，務(wù)必使項目管理人員、一線的施工、監(jiān)理人員，熟悉這些規(guī)范規(guī)章。使檔案的形成、整理、移交、歸檔工作有法可依，有標準可執(zhí)行。（2）在工程立項、開工等關(guān)鍵節(jié)點進行強化培訓，加深影響，增加理解，力促在文件材料和案卷的形成環(huán)節(jié)就能緊靠標準，規(guī)范地進行收集整理工作，盡量避免竣工后再去整改不規(guī)范的檔案資料。

三、注重過程管理，強化檢查與指導

農(nóng)網(wǎng)改造工程大部分都是10kV工程，項目多，工期緊，施工隊伍更換頻繁。項目管理部門、監(jiān)理單位往往對工程施工過程的監(jiān)管、督促和檢查比較重視，檔案方面的過程管理比較欠缺，有的工程甚至在初驗時，檔案都沒有受到相應(yīng)的重視。過程管理的欠缺，導致檔案問題整改難度加大，整改成本增大，個別檔案問題錯過了時機可能就永遠都不能彌補了。

對策：（1）在項目管理部門設(shè)立檔案管理專責，可以是兼職，但必須要肩負起統(tǒng)籌、管理工程檔案的責任。這個人即要懂工程，又要了解檔案業(yè)務(wù)，最重要的是責任心要比較強，能夠統(tǒng)籌和管理整個工程的檔案業(yè)務(wù)。（2）項目管理部門、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)在工程一開始就安排檔案管理人員到位，對所屬工程資料進行完整的收集和規(guī)范的整理，做到檔案整理工作與工程進度同步。（3）工程管理部門、監(jiān)理單位應(yīng)不定時地檢查和督促其它參建單位項目工程檔案的管理工作，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時整改問題。只有過程管理到位了，才能夯實農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理基礎(chǔ)，產(chǎn)生高質(zhì)量的農(nóng)網(wǎng)工程檔案。

四、重視立卷管理，細化組卷規(guī)范

如果把歸檔文件材料比喻為珍珠的話，立卷和組卷工作就是線。珍珠要成為一件漂亮的首飾還需要有質(zhì)地良好的線來穿，成一串項鏈還是手鏈也要看線怎么串。部分農(nóng)網(wǎng)工程檔案由于對組卷工作不夠重視，雖然收集比較齊全，但文件材料排列零亂，組卷欠缺邏輯，缺目錄，無備考表，題名不清楚，使人看了如墜五里云霧，這樣的檔案如果移交檔案室，就會大大增加利用者查找檔案資料的時間，如要清楚地了解工程管理過程就更難了。對策：

（1）對案卷材料的排列、組卷、案卷質(zhì)量做出明確規(guī)定。如寧夏電力公司編制的《寧夏電力公司改造升級管理管理實施細則》中，針對10kV及以下農(nóng)網(wǎng)工程特點，對綜合性文件和單項工程資料的歸檔明細，排列順序，責任者、分類、組卷方式都做了細致的規(guī)定，在實際工作中，起到了很好的示例作用。

第9篇：項目檔案管理細則范文

四川省社會組織登記檔案整理實施細則完整版第一條 為切實做好社會組織登記檔案管理工作，規(guī)范社會組織登記檔案整理，根據(jù)《 社會組織登記檔案管理辦法》及檔案管理相關(guān)規(guī)定,制定本實施細則。

第二條 本實施細則的社會組織登記檔案整理，是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

第三條 社會組織登記檔案文件材料歸檔范圍按照《社會組織登記檔案管理辦法》附件規(guī)定執(zhí)行。

第四條 社會組織登記管理業(yè)務(wù)機構(gòu)應(yīng)當在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關(guān)事項辦理完畢30個工作日內(nèi)完成歸檔文件材料的收集和移交，社會組織登記檔案管理機構(gòu)應(yīng)在自收到歸檔文件材料后60個工作日內(nèi)完成歸檔文件的整理工作。

第五條 社會組織登記檔案歸檔文件材料以件為單位進行整理，每件歸檔文件材料應(yīng)印制標注有文件名、責任者、成文日期、社會組織名稱、社會組織登記證號、所屬盒號、本件件號等有效信息的文件封面。(封面式樣見附件)

社會組織一項申報事項辦結(jié)后所形成的文件材料為一件，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件(一次辦理事項應(yīng)將全部申報材料作為批準文件的附件)，傳真件復印后與原件作為一件處理。

社會組織登記檔案件內(nèi)文件材料的排列應(yīng)與《社會組織登記檔案管理辦法》附件所列各項目的文件材料排列順序一致。

第六條 每件文件以棉線采用縫紉機軋邊或用三孔一線方式固定，并按順序依次裝入檔案盒保存。

第七條 社會組織登記檔案歸檔文件材料按照形成時間的先后順序以三位數(shù)編制件號，盒內(nèi)文件件號從001起順序編制并排列。通常一個社會組織的文件材料拉通編一個流水號。

第八條 一個社會組織登記檔案的所有文件材料按照形成時間順序排列裝盒。如社會組織存續(xù)時間長，材料較多，可分別裝入若干盒內(nèi)。

第九條 社會組織登記檔案按照一個社會組織一檔的原則，并按照社會組織登記證號的順序進行排列。社會組織登記證號按六位數(shù)排列，不足六位數(shù)的用0補足六位，如001234(民辦非企業(yè)單位從第三位開始用0補足六位)。

第十條 社會組織登記檔案按社會團體、民辦非企業(yè)單位、基金會三類分類編號排列。

第十一條 社會組織登記檔案盒號由正號和附號兩部分組成。正號為五位數(shù)，第一位為社會組織識別號，1為社團，2為民辦非企業(yè)單位，3為基金會，后四位為該社會組織登記檔案在該類中從0001起的盒號順序號。一個社團組織登記檔案有若干盒時，需編附號，附號為一位數(shù)，與正號用-隔開，附號從1開始順序編制排列。

第十二條 社會組織登記檔案盒內(nèi)需編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)設(shè)置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

后續(xù)追加的歸檔文件材料須在追加的同時補入歸檔文件目錄中。社會組織登記檔案管理機構(gòu)應(yīng)視補入目錄情況，重新及時編制歸檔文件目錄。

第十三條 社會組織登記檔案應(yīng)當在社會組織注銷或撤銷之日起滿20xx年后向同級國家綜合檔案館移交。社會組織登記檔案管理機構(gòu)應(yīng)在檔案移交后，對所空盒號作說明。

社會組織登記檔案管理辦法第一條 為加強社會組織登記檔案的規(guī)范管理，充分發(fā)揮社會組織登記檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《社會團體登記管理條例》、《民辦非企業(yè)單位登記管理暫行條例》和《基金會管理條例》等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱社會組織登記檔案是指縣級以上人民政府民政部門在依法為社會團體及其分支(代表)機構(gòu)，基金會及其分支(代表)機構(gòu)，境外基金會代表機構(gòu)以及民辦非企業(yè)單位辦理申請籌備成立、成(設(shè))立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價值的各種文件材料。

第三條 社會組織登記檔案工作由縣級以上人民政府民政部門分級負責，在業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門和上級民政部門的監(jiān)督和指導。

第四條 縣級以上人民政府民政部門檔案管理機構(gòu)應(yīng)當對社會組織登記檔案實行集中統(tǒng)一管理,指定專職(或兼職)人員負責社會組織登記檔案管理工作，建立并完善社會組織登記檔案的管理制度，確保社會組織登記檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實現(xiàn)社會組織登記檔案的信息化管理和服務(wù)。

第五條 社會組織登記管理業(yè)務(wù)機構(gòu)應(yīng)當在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關(guān)事項辦理完畢后30個工作日內(nèi)完成歸檔工作。檔案管理機構(gòu)(人員)在接收歸檔的文件材料時，必須認真核對清點，檢查文件材料是否齊全、完整，符合規(guī)定要求的，予以接收，并辦理交接手續(xù)。(文件材料歸檔范圍參見本辦法附件)

第六條 社會組織登記檔案按照一個社會組織一檔的原則，歸檔文件材料以件為單位進行整理。一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，傳真件應(yīng)當復印并與原件為一件，請示與批復各為一件，一次上報的多份表格，每份表格可為一件。

一個社會組織的所有文件材料按照形成的時間順序排列，每份文件應(yīng)當用無酸紙?zhí)谆驒n案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定，并按排列順序依次裝入檔案盒保存。

第七條 社會組織登記檔案分為社會團體類、民辦非企業(yè)單位類、基金會類三類。

第八條 各類社會組織登記檔案按照社會組織登記證號的順序進行排列。

第九條 檔案管理機構(gòu)應(yīng)當建立社會組織名錄等檢索工具。

第十條 社會組織登記檔案要有專門的地點存放，要配備必要的保管裝具，并設(shè)有防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設(shè)施,確保檔案的安全保管。檔案管理機構(gòu)要定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

第十一條 社會組織登記檔案保管期限定為永久。

第十二條 社會組織登記檔案應(yīng)當在社會組織注銷之日起滿20xx年后向同級國家綜合檔案館移交。

第十三條 社會組織登記檔案的利用應(yīng)當按照下列規(guī)定執(zhí)行：

(一)社會組織登記檔案的形成單位因工作需要，履行有關(guān)手續(xù)后可以利用本單位形成的社會組織登記檔案;

(二)人民法院、人民檢察院、公安機關(guān)、國家安全機關(guān)等部門因工作需要，持單位介紹信可以利用相關(guān)的社會組織登記檔案;

(三)社會組織業(yè)務(wù)主管單位因工作需要，持單位介紹信可以利用其主管的社會組織的登記檔案;

(四)社會組織因工作需要，持單位介紹信可以利用本組織的登記檔案;

(五)律師根據(jù)案情的需要，自行調(diào)查取證的，憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務(wù)所證明，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的社會組織登記檔案;當事人和除律師以外的其他訴訟人根據(jù)案情的需要，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件，可以利用與訴訟事務(wù)有關(guān)的社會組織登記檔案;

(六)其他單位、組織憑單位介紹信，公民憑個人有效身份證明可以查詢公開的社會組織的登記事項;

(七)對涉密檔案的利用，應(yīng)當遵守國家有關(guān)規(guī)定，并按保密程序?qū)徟?

(八)檔案管理機構(gòu)應(yīng)當根據(jù)檔案所記載的內(nèi)容，為利用者出具社會組織登記證明。

第十四條 檔案管理機構(gòu)應(yīng)當配備計算機管理社會組織登記檔案，實行社會組織登記紙質(zhì)檔案和電子檔案的分別保管，提高檔案利用效率，維護檔案的完整與安全。

第十五條 使用電子計算機辦理社會組織登記、備案、年檢等工作所形成的電子文件的歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20xx)要求進行整理歸檔。