檔案數(shù)字化技術(shù)要求精選(九篇)

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第1篇：檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文

[關(guān)鍵詞]高校 檔案數(shù)字化 問題 對策

[中圖分類號]G250.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）11-0060-02

檔案數(shù)字化建設(shè)是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，利用網(wǎng)絡(luò)將其連接，通過計算機加以管理，最終形成一個檔案信息庫，實現(xiàn)檔案的共享與快速利用。[1]

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是伴隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和高校現(xiàn)代化管理的開展而出現(xiàn)的。[2]高校檔案數(shù)字化建設(shè)，通過在高校檔案管理工作中充分運用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)，以達到數(shù)字化管理相關(guān)檔案并提供利用的目標。[3]

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)目標及現(xiàn)狀

高校檔案數(shù)字化建設(shè)的目標是使檔案庫房原有的檔案全部實現(xiàn)數(shù)字化，建立相關(guān)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行檔案的全文數(shù)據(jù)庫和照片、音頻、視頻等聲像檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫，采用完備先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對高校檔案進行安全、高效的管理和利用。[4]

我國高校檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，大部分高校檔案管理還主要以紙質(zhì)檔案管理為主，有些高校雖然使用在線檔案管理系統(tǒng)，但也未充分挖掘系統(tǒng)的各項功能，因此，高校檔案數(shù)字化建設(shè)還有很漫長的道路要走。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）高校檔案數(shù)字化思想意識薄弱

隨著高校檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作已逐漸為高校師生所了解，并逐漸為高校領(lǐng)導(dǎo)所重視，但關(guān)于檔案數(shù)字化工作，高校才剛剛起步，還停留在對紙質(zhì)檔案的保管與利用上。

（二）高校檔案數(shù)字化相關(guān)制度不夠完善

高校檔案數(shù)字化工作必須依據(jù)統(tǒng)一的標準規(guī)范進行，使高校檔案數(shù)字化工作能夠有章可循。但就目前來看，高校檔案數(shù)字化相關(guān)的技術(shù)標準、規(guī)范并不完善，需要制定相關(guān)制度，以此作為高校檔案數(shù)字化工作的依據(jù)。

（三）高校檔案數(shù)字化的理論研究不足

目前，檔案數(shù)字化本身還處于不斷探索論證的初級階段，距離其全面實施還需要很長時間，從總體來講，我國以檔案數(shù)字化為主題的研究僅僅在最近幾年才逐漸活躍，因此高校檔案數(shù)字化理論研究相對不足，還需要社會各界共同努力探索。[5]

（四）缺乏檔案數(shù)字化方面專業(yè)人才

檔案數(shù)字化工作是一項專業(yè)性較強的工作，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要求其具備檔案專業(yè)理論，還要熟悉計算機掃描、音視頻處理等較高的計算機技能，而高校檔案部門的檔案管理人員相對較少，更談不上具備計算機技能的檔案管理人才，因此，從總體來講，高校檔案部門缺乏全面掌握數(shù)字化知識的檔案管理人才。[6]

（五）高校檔案數(shù)字化硬件技術(shù)缺乏

目前，雖然大部分高校檔案部門已經(jīng)建立了本部門的局域網(wǎng)，已建立了初具規(guī)模的信息化體系，但實際上現(xiàn)有高校檔案的管理模式，還主要是手工管理模式，很少通過計算機技術(shù)對檔案進行管理；雖然有些高校檔案管理部門配備了一些先進的計算機設(shè)備，但仍然存在部分設(shè)備老舊過時的情況；有些檔案管理系統(tǒng)軟件也存在過時的情況，導(dǎo)致相關(guān)檔案數(shù)據(jù)無法讀取；并且缺乏一個操作簡單、功能強大的檔案管理系統(tǒng)。

（六）高校檔案數(shù)字化資金投入不足

由于高校檔案數(shù)字化建設(shè)要以高新技術(shù)為支撐，而高新技術(shù)的投入則需要巨額資金，如購入大量的數(shù)字化設(shè)備及軟件；維持現(xiàn)有設(shè)備的正常使用，更新過時的設(shè)備和軟件；更換過時的硬件或升級相關(guān)軟件，設(shè)備過時時還需要遷移轉(zhuǎn)錄數(shù)字檔案信息等，因此，資金短缺也就成為了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的主要障礙。

（七）數(shù)字化檔案信息安全存在問題

將檔案數(shù)字化后，因為計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案信息可能存在以下安全隱患：檔案數(shù)字化載體的壽命一般不長，這時候如果沒有產(chǎn)生新型載體，數(shù)字化的檔案信息將面臨無法讀取的危險；檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件更新?lián)Q代速度相對較快，導(dǎo)致?lián)Q代后系統(tǒng)中的數(shù)字化檔案也可能無法讀取；檔案管理系統(tǒng)本身也存在許多威脅檔案信息安全的問題，比如：計算機病毒、計算機犯罪等。[7]這些問題若是沒有解決，數(shù)字化的檔案信息將面臨巨大威脅，可能造成無法挽回的損失。

此外，有些紙質(zhì)檔案上有單位的蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章等，這是有法律效力的，因此這些紙質(zhì)檔案具有十分重要的憑證作用。但是，由于存在計算機技術(shù)條件的限制及立法相關(guān)的問題，這些數(shù)字化了的檔案屬性遭到廣泛的質(zhì)疑，法律部門對其也不予認可，因此，利用這種數(shù)字化檔案無法實現(xiàn)檔案的原始憑證價值。[8]

三、高校檔案部門如何應(yīng)對檔案數(shù)字化的挑戰(zhàn)

（一）加強高校人員的檔案意識

高校檔案部門應(yīng)加大對檔案數(shù)字化工作的宣傳力度，每學(xué)期定期召開由各部門兼職檔案員參加的檔案培訓(xùn)，由學(xué)校檔案管理人員對兼職檔案員的歸檔工作進行指導(dǎo)，宣傳檔案相關(guān)制度，講解檔案管理系統(tǒng)的使用方法等。同時在校園里也應(yīng)適時開展檔案知識和對檔案數(shù)字化的宣傳活動，使學(xué)生和教工廣泛了解檔案數(shù)字化的便利性，提高對數(shù)字化檔案的利用意識，最終有效提高高校人員的檔案意識。

（二）建立和完善檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)制度

建立和完善檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)制度有利于全面開展高校檔案的數(shù)字化工作，有效進行高校檔案數(shù)字化工作，確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和進度。高校檔案部門在檔案數(shù)字化工作開展前，首先應(yīng)遵循國家的統(tǒng)一標準，既要按照國家已有的與檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)和已經(jīng)明確的國家信息化體系來制定，同時也要充分了解本校的實際情況，使高校檔案數(shù)字化工作真正做到有章可循。

（三）加大投入，并提供技術(shù)保障

高校檔案要想實現(xiàn)數(shù)字化并確保數(shù)字化的檔案能夠得到有效利用，一方面，要以計算機技術(shù)作為保證，而計算機技術(shù)的應(yīng)用則是以高投入為代價才能進行的，這就需要高校加大對檔案數(shù)字化工作的投入；另一方面，高校檔案部門進行檔案數(shù)字化還需要相關(guān)技術(shù)保障，可以采取以下措施：高校檔案部門應(yīng)遵循國家制定的技術(shù)標準和規(guī)范并制定自己學(xué)校的檔案數(shù)字化技術(shù)標準和規(guī)范；高校檔案部門應(yīng)配備必要的硬件設(shè)施，還應(yīng)對系統(tǒng)和設(shè)備定期進行升級并加以完善，組織自己開發(fā)或購置先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)；挑選數(shù)字化檔案存儲介質(zhì)和相關(guān)設(shè)備時，盡量選擇以主流、成熟的技術(shù)為基礎(chǔ)的存儲設(shè)備；還應(yīng)更新、檢測存儲設(shè)備，當技術(shù)發(fā)生升級、載體過于老化時，還應(yīng)及時將數(shù)據(jù)遷移到新載體上。

（四）加強檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)

高校檔案部門應(yīng)大力培養(yǎng)檔案管理型、復(fù)合型人才。高校引進與培養(yǎng)檔案管理人員時應(yīng)做到與時俱進，要求檔案管理人員具有較全面的知識結(jié)構(gòu)、良好的職業(yè)道德。高校檔案數(shù)字化工作是一項專業(yè)技術(shù)含量較高的工作，這就對高校檔案部門檔案管理人員提出了新要求：要求其不僅檔案專業(yè)素質(zhì)過硬，還要重視計算機專業(yè)知識的獲取及提高。而高校則要重視檔案管理人才的引進，定期對現(xiàn)有檔案工作人員進行針對性培訓(xùn)，使其能適應(yīng)新形勢下檔案工作的發(fā)展。

（五）重點館藏檔案數(shù)字化

數(shù)字檔案館的出現(xiàn)已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，并引起檔案界的普遍關(guān)注。檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的起點。

高校檔案館主要是為學(xué)校的教學(xué)工作和廣大師生服務(wù)的，但短時間內(nèi)將全部館藏檔案實現(xiàn)數(shù)字化是不可能，因此檔案工作者要對重點、有特色、利用率高的檔案資料先進行數(shù)字化以保證服務(wù)利用。

總之，高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項任重而道遠的工作，我國高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，還需要不斷探索完善，本文僅從現(xiàn)狀、存在問題與對策方面給予理論探索，但問題可能并未全面完備，需要進一步完善，為我國高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供更好的理論保障。

【參考文獻】

[1]張晉川.對大型醫(yī)院檔案信息數(shù)字化建設(shè)的幾點思考[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2009（12）：28-31.

[2]張春.高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].北京檔案，2009（12）：18-19.

[3]王建萍.淺談高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2007（03）：72-75.

[4]羅敏.淺析企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策[J].西南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2011（01）：190-192.

[5]譚遠宏，趙家文，劉健華.我國檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題與對策[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2005（09）：174-176.

[6]杜敬民，陳文.基層檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].河南科技，2009（01）：27-28.

第2篇：檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 檔案管理 檔案數(shù)字化

引 言

檔案數(shù)字化理論的研究始于美國，隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，逐步波及到發(fā)展中國家。國內(nèi)檔案數(shù)字化工作還剛起步，還處在探索與論證階段，對檔案數(shù)字化建設(shè)的研究也剛剛起步，且主要集中在數(shù)字檔案館建設(shè)的研究，以及一些專門檔案數(shù)字化建設(shè)的研究，對企業(yè)檔案數(shù)字化的研究甚少。

檔案信息化建設(shè)是信息時代檔案工作的主題，而檔案數(shù)字化建設(shè)則是檔案信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，是檔案管理過程中一場深刻的革命。因此，探析企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)具有十分重要的意義。

1.檔案數(shù)字化建設(shè)概述

檔案數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。①數(shù)字化的優(yōu)點有檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全等。

1.1檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

第一，檔案數(shù)字化是提高企業(yè)工作效率的要求。數(shù)字化檔案建設(shè)完成后，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門以及相關(guān)資源共享單位就能通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案的電子文檔信息，避免了傳統(tǒng)文檔在使用上的麻煩，不用多次重復(fù)地把相同的紙質(zhì)檔案到處傳遞、收回，這樣可以節(jié)省檔案管理者很多的時間，同時大大提高了工作效率，降低了檔案信息利用的成本。

第二，數(shù)字化建設(shè)是檔案管理工作的必然要求。庫存的紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各企業(yè)單位檔案管理部門實施國家檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃的要求，也是促進檔案管理現(xiàn)代化、信息化的具體舉措，對企業(yè)檔案管理實際工作具有重要意義。檔案實施數(shù)字化管理后，不僅優(yōu)化了檔案管理的手段、方法，而且提高了檔案的利用率，同時還可以大大提高企業(yè)的形象。

1.2檔案數(shù)字化的內(nèi)容和實施步驟

1.2.1檔案數(shù)字化的內(nèi)容

檔案數(shù)字化的內(nèi)容從程度上看包括檔案目錄的數(shù)字化（建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫）和檔案全文的數(shù)字化（將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖像文件）。具體講，包括：提高檔案標準化、規(guī)范化水平，即檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全并真正實施；提高系統(tǒng)的整體水平，檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力；抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。

1.2.2檔案數(shù)字化處理的實施步驟

①檔案整理。檔案整理人員要檢查檔案案卷及文件的完整性，檢查卷內(nèi)頁號是否完整無誤，發(fā)現(xiàn)有誤及時糾正，發(fā)現(xiàn)沒有頁號的正確添加。②

②掃描（錄入）準備。如果具備掃描條件的企業(yè)，要準備好掃描儀，并與計算機正確連接；如果通過手工錄入的，要備份好歸檔的文件夾，以保證電子文檔的妥善保存。

③正式掃描（錄入）。打開計算機內(nèi)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作軟件，根據(jù)實際情況準確選擇好各個參數(shù)。掃描參數(shù)一般包括亮度值、分辨率、顏色值、頁面大小、掃描方式、存儲格式等。手工錄入的內(nèi)容應(yīng)當按順序、分類進行。

2.新技術(shù)環(huán)境下企業(yè)檔案數(shù)字化工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1檔案管理人員素質(zhì)和檔案管理水平有待提升

很多企業(yè)從領(lǐng)導(dǎo)者到檔案管理者，對檔案管理工作不夠重視，對檔案管理業(yè)務(wù)不夠熟悉，檔案管理素質(zhì)普遍不高。有的企業(yè)為了節(jié)約成本，一個行政文員或秘書不僅要做行政文秘工作，辦公室日常事務(wù)處理，還要做檔案管理工作，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，因此企業(yè)的檔案管理水平就上不去。企業(yè)各種檔案實行現(xiàn)代化管理，人的因素起到關(guān)鍵作用，沒有穩(wěn)定的、具有檔案專業(yè)知識和計算機基礎(chǔ)知識的隊伍，企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理、數(shù)字化管理就很難在面上鋪開。

目前，許多企業(yè)在檔案管理配備專業(yè)人員的穩(wěn)定性和專業(yè)人員對檔案工作的適應(yīng)性方面，還不能完全符合項目檔案現(xiàn)代化管理的要求。如我公司在工程項目建設(shè)過程中，施工、監(jiān)理單位對項目檔案的規(guī)范整理水平還參差不齊；各項目業(yè)主及所轄縣區(qū)建設(shè)指揮部在管理項目文件材料收集的完整性和征地拆遷材料整理的規(guī)范性、及時性等方面，還有太多不盡如人意的地方。加之對檔案的數(shù)字化建設(shè)缺乏必需的硬件支撐，因此與檔案現(xiàn)代化管理的要求相距甚遠，檔案數(shù)字化建設(shè)更是遙不可及。

2.2電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理存在問題

電子文檔之所以涉及范圍迅速擴展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)化帶來的突出問題是，企業(yè)在辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)中沒有檔案部門參加，而一些檔案工作者又對計算機網(wǎng)絡(luò)了解甚少，缺少參與的能力。因此，這樣建成的網(wǎng)絡(luò)中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會少。例如從安全方面看，據(jù)計算機安全專家的調(diào)查，約有10%的局域網(wǎng)在新建立過程中就受到過病毒感染，運行3年后從未發(fā)現(xiàn)過病毒的網(wǎng)絡(luò)只剩約10%。而接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問則難以計數(shù)，現(xiàn)在的“防火墻”等技術(shù)對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網(wǎng)絡(luò)只設(shè)計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，企業(yè)電子檔案的丟失將難以避免。

2.3電子檔案的真實性、安全性難以保障

電子文檔具有操作方便、傳遞快速等特點，但也有一些缺點，如：電子文檔對軟件硬件設(shè)備的依賴；不能直接讀取，信息與載體相分離；病毒侵害；容易被更改，數(shù)據(jù)容易丟失；存儲電子檔案選用的載體不耐久；保證電子文檔真實性的技術(shù)過于復(fù)雜，不易于采用等。電子文檔的這些缺點，使得它的真實性、安全性難以保障。加上實際工作中，檔案管理方法的失誤或單一，如：從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范的程序化管理；收集電子文檔時，忽略采集背景信息和元數(shù)據(jù)；多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法等，電子文檔的真實性和安全性受到了更多的影響。

3.企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

3.1打造高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理隊伍

全力打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，配備一批既懂項目檔案管理又懂計算機信息技術(shù)的復(fù)合型人才，才為企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理奠定人才基礎(chǔ)。

3.1.1提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

檔案數(shù)字化建設(shè)要求檔案工作者不僅有牢固的檔案專業(yè)知識，具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力，還要求掌握現(xiàn)代信息技術(shù)如數(shù)字技術(shù)、信息存貯技術(shù)、計算機通信、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并具有其他專業(yè)領(lǐng)域的相關(guān)知識。檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低關(guān)系到檔案數(shù)字化建設(shè)的成敗。

因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，采取積極措施應(yīng)對檔案管理人員素質(zhì)較低的問題：（1）引進檔案管理專業(yè)人才。企業(yè)應(yīng)結(jié)合工作需要，不惜成本，吸引具有現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識、計算機知識的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作。（2）對檔案管理人員進行現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，提高檔案人員的數(shù)字化檔案管理意識和管理水平；（3）培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護、知識產(chǎn)權(quán)使用與保護、數(shù)字化檔案管理等方面的專業(yè)人才。

3.1.2加強對檔案使用者的培訓(xùn)

在電子環(huán)境下，檔案信息共享化、社會化服務(wù)成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數(shù)字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息。同時，企業(yè)檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設(shè)信息檢索培訓(xùn)班、咨詢?nèi)藛T現(xiàn)場指導(dǎo)等提高和增強使用者的查找能力。

3.2完善數(shù)字化文件歸檔制度

第一，加強對各種文檔的收集管理。計算機在企業(yè)的使用已經(jīng)十分普遍，各種電子文檔也日趨增多。很多企業(yè)沒有歸檔意識，電子文檔轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計算機中甚至遺失，增加了檔案數(shù)字化建設(shè)的成本。企業(yè)應(yīng)要求檔案管理人員加強對紙質(zhì)文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔。

第二，建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，企業(yè)每天處理的數(shù)字化文件不斷增多。如果企業(yè)檔案管理部門不對文件格式、文件質(zhì)量等方面提出要求，將影響到數(shù)字化檔案信息資源的質(zhì)量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來負面的影響。

3.3加大網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)和整合

檔案網(wǎng)站建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的加速器。檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發(fā)出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應(yīng)積極進行檔案網(wǎng)站建設(shè)，把開發(fā)出來的檔案信息及時上網(wǎng)傳輸。

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文件大量產(chǎn)生。面對如此龐大的數(shù)字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網(wǎng)。僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業(yè)的檔案部門應(yīng)搞好合作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重數(shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復(fù)建設(shè)，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù)，真正實現(xiàn)信息資源共享。

3.4加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案數(shù)字化的重要組成部分，是實施檔案信息化和建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作。

第一，加大檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度。數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化檔案信息利用的基礎(chǔ)條件，檔案信息數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見。檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于介紹開放檔案的范圍、目錄和網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。③

第二，加大電子文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的力度。電子文檔管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用為基本特征，是以數(shù)字化形式存在的各種類型電子文檔進行錄入、修改、查詢、審批、簽發(fā)、歸檔等操作的軟件應(yīng)用系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅能夠通過掃描、數(shù)碼攝像等方式將以傳統(tǒng)物理形式存在的各種信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，而且能夠?qū)π律傻臄?shù)字文件的起草、審核、簽發(fā)、歸檔等流轉(zhuǎn)過程進行有效管理，并對這些文檔的實際管理與利用狀況進行實時監(jiān)控。

結(jié) 語

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要長期的努力和摸索，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者高度重視。企業(yè)要結(jié)合自身實際，不斷采取措施，加強檔案數(shù)字化建設(shè)工作，為我國檔案信息化的深入做出貢獻。本文提出的打造高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理隊伍、完善數(shù)字化文件歸檔制度、加大網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)和整合以及加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度等措施，希望對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)有一定的借鑒意義。

參考文獻：

［1］馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論.北京：中國人民大學(xué)出版社，2001年版

［2］朱錚，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作系統(tǒng)，山西檔案，2005（3）

［3］梁榮憲，任鑫，國明晨.關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考.山東檔案，2003年（4）

［4］李艷，袁向陽.張瑞梅.檔案數(shù)字化問題的思考.陜西檔案，2008（3）

［5］徐紅.紙質(zhì)檔案數(shù)字化若干問題芻議.陜西檔案，2008（3）

［6］葛艷梅，汪喜剛.開展檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐與思考.蘭臺內(nèi)外，2010（1）

［7］朱萍.基層檔案數(shù)字化建設(shè)探討.江蘇科技信息，2010年第41期

注 釋：

①馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論.北京：中國人民大學(xué)出版社，2001年版

②朱錚.紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作系統(tǒng).山西檔案，2005（3）

③ 梁榮憲，任鑫，國明晨.關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考.山東檔案，2003年第4期

第3篇：檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；建設(shè)

信息技術(shù)的不斷革新帶動了各行各業(yè)的發(fā)展，也為各行業(yè)發(fā)展帶來諸多便利，尤其對于信息量較大的檔案工作，檔案的數(shù)字化建設(shè)極大的促進了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理水平，然而檔案數(shù)字化工作的開展也同時給目前管理工作帶來諸多的麻煩，工作方式的轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致很多管理人員不能夠很快的適應(yīng)，所以本文就將對檔案數(shù)字化建設(shè)進行論述，以供參考。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必然性

1、檔案數(shù)字化建設(shè)是形勢發(fā)展的需要。21世紀是信息化的時代，數(shù)字檔案館是數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

2、檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3、檔案數(shù)字化建設(shè)是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)措施

1、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高自身的政治素質(zhì)，加強責(zé)任感，把檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯；要切實抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標準等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓(xùn)。同時，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求；三是引進檔案管理專業(yè)人才。企業(yè)應(yīng)結(jié)合工作需要，不惜成本，吸引具有現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識、計算機知識的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作；四是對檔案管理人員進行現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，提高檔案人員的數(shù)字化檔案管理意識和管理水平；五是培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護、知識產(chǎn)權(quán)使用與保護、數(shù)字化檔案管理等方面的專業(yè)人才。

2、加強對檔案使用者的培訓(xùn)。在電子環(huán)境下，檔案信息共享化、社會化服務(wù)成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數(shù)字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息，同時，企業(yè)檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設(shè)信息檢索培訓(xùn)班、咨詢?nèi)藛T現(xiàn)場指導(dǎo)等提高和增強使用者的查找能力。

3、完善數(shù)字化文件歸檔制度。一是要加強對各種文檔的收集管理。計算機在企業(yè)的使用已經(jīng)十分普遍，各種電子文檔也日趨增多，很多企業(yè)沒有歸檔意識，電子文檔轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計算機中甚至遺失，增加了檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，企業(yè)應(yīng)要求檔案管理人員加強對紙質(zhì)文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔；二是建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，企業(yè)每天處理的數(shù)字化文件不斷增多，如果企業(yè)檔案管理部門不對文件格式、文件質(zhì)量等方面提出要求，將影響到數(shù)字化檔案信息資源的質(zhì)量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來負面的影響；三是加大網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)和整合。檔案網(wǎng)站建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的加速器，檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發(fā)出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應(yīng)積極進行檔案網(wǎng)站建設(shè)，把開發(fā)出來的檔案信息及時上網(wǎng)傳輸，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文件大量產(chǎn)生，面對如此龐大的數(shù)字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網(wǎng)，僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業(yè)的檔案部門應(yīng)搞好合作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重數(shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復(fù)建設(shè)，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù)，真正實現(xiàn)信息資源共享。

4、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，目前，我們企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體，數(shù)據(jù)庫的含義就是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等，當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

參考文獻：

第4篇：檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；文化藝術(shù)檔案；數(shù)字化建設(shè)

中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2016)04-0233-03

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過計算機網(wǎng)絡(luò)對信息進行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實踐活動、研究成果的第一手材料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產(chǎn)。隨著社會文明程度的提升，文化藝術(shù)檔案深入社會生活各個方面，對國家和社會的發(fā)展產(chǎn)生重要影響。因此，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，將文化藝術(shù)檔案數(shù)字化納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展總體格局中，推動檔案數(shù)字化建設(shè)進程，成為檔案管理機構(gòu)重點研究的課題。檔案數(shù)字化作為檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，文中從文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容和重要性入手，介紹檔案數(shù)字化建設(shè)的總體格局和主要功能，以期為檔案管理信息化建設(shè)提供重要參考。

1文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

一個國家或地區(qū)信息資源開發(fā)利用程度，是判斷該地區(qū)經(jīng)濟、文化、科技發(fā)展水平的重要標志。檔案信息化作為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，加強文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)滿足時展要求。文化藝術(shù)檔案就是文化藝術(shù)機構(gòu)或工作者在實施藝術(shù)創(chuàng)作、演出、教育及社會文化工作形成的，記錄具有保存意義的各類文字、聲像、實物等不同載體的珍貴內(nèi)容，是我國寶貴的文化遺傳。傳統(tǒng)藝術(shù)檔案主要以紙質(zhì)、聲像和實物記錄等為載體，存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問題。隨著多媒體技術(shù)、計算機等技術(shù)的普及應(yīng)用，傳統(tǒng)的存儲方式和載體有所改變，借助計算機實施各類藝術(shù)創(chuàng)作和教學(xué)活動等方法如雨后春筍蓬勃發(fā)展，載體的形式及存儲空間產(chǎn)生一定的變化。如何讓文化藝術(shù)檔案資源發(fā)揮最大應(yīng)用價值，有效管理新型電子檔案信息，促使這些檔案為藝術(shù)工作提供信息服務(wù)，成為建設(shè)數(shù)字化檔案重點關(guān)注的內(nèi)容。

2檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及建設(shè)內(nèi)容

2.1檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化是指采用0和1兩位數(shù)字進行編碼，從而表達相關(guān)信息的綜合性技術(shù)。檔案數(shù)字化換言之是指檔案信息化，使用數(shù)據(jù)庫、高速掃描等技術(shù)將聲像、紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)介質(zhì)或已歸檔的電子檔案進行管理，其系統(tǒng)組成具有明顯序列的檔案信息庫。什么是檔案數(shù)字化？楊公之編制的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書認為在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，檔案管理活動中采用現(xiàn)代信息技術(shù)，合理管理、處理檔案信息資源。換言之：檔案數(shù)字化是指采用計算機技術(shù)、信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，遵循現(xiàn)代管理學(xué)理念，開展一系列涉及多個學(xué)科知識交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術(shù)檔案的信息，提升檔案現(xiàn)代化管理水平和效果。實施數(shù)字化處理后，文化藝術(shù)檔案能有效提升計算機檢索速度，改善檔案庫過于緊張的情況。同時，數(shù)字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導(dǎo)致材料磨損的情況，有效豐富信息資源的內(nèi)容及數(shù)量，加大檔案信息資源的利用效率。

2.2文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容包含兩個層次

①目錄數(shù)字化；②檔案全文數(shù)字化。檔案目錄主要作用是規(guī)范檔案著錄標引，并合理設(shè)計檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。檔案數(shù)字化根據(jù)掃描錄入方式，并為其設(shè)計合理的目錄索引或采用光學(xué)字符技術(shù)判別存儲信息的內(nèi)容。進行檔案數(shù)字化建設(shè)中，根據(jù)檔案自身特點和檔實際情況，建設(shè)數(shù)字化檔案主要包括以下內(nèi)容：

1）整理數(shù)字化檔案資源是指采用數(shù)字技術(shù)把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案，也是進行檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。具體途徑如下：①開發(fā)并匯集檔案館原有的紙質(zhì)檔案為三次文獻信息，借助數(shù)字化方式輸入計算機網(wǎng)絡(luò)中；②借助數(shù)字照相、掃描等技術(shù)對原檔案實施數(shù)字化處理；③進行辦公自動化建設(shè)過程中組成規(guī)范的電子文件。

2）建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫主要功能是存儲、維護、處理檔案信息，該數(shù)據(jù)庫主要包括文件管理、檔案管理和數(shù)字目錄中心等管理系統(tǒng)。建立數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)就是在互聯(lián)網(wǎng)上、傳遞數(shù)字化檔案信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個地區(qū)的檔案館與國際互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)連接，確保各個區(qū)域的使用者均能查詢所需的檔案信息。用戶借助計算機網(wǎng)絡(luò)，能夠遠距離檢索網(wǎng)上開發(fā)的國內(nèi)或國外的數(shù)字化檔案資源。

3檔案數(shù)字化建設(shè)的重點內(nèi)容

3.1提高檔案管理人員素質(zhì)水平

檔案數(shù)字化建設(shè)需要依靠大量高素質(zhì)創(chuàng)新型人才，隨著一系列高新技術(shù)的快速應(yīng)用和推廣，必須創(chuàng)建一種高素質(zhì)、分工合理的檔案管理團隊。檔案管理員的管理水平直接影響整個檔案數(shù)字化建設(shè)成敗，檔案數(shù)字化建設(shè)涉及計算機技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)，管理人員必須熟練將上述技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。因此，文化藝術(shù)檔案檔案工作人員必須做到以下幾點：

1）熟練利用各項信息工具。文化藝術(shù)檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計算機相關(guān)理論和運用技能，確保自己能熟練運用各類現(xiàn)代化信息工具，為更好地管理、利用檔案信息打下堅實基礎(chǔ)。

2）準確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術(shù)檔案管理人員，必須將有價值的信息及時傳遞給檔案利用者，這也是用戶評判評價檔案機構(gòu)信息服務(wù)的主要標準。信息化環(huán)境下，檔案信息具有份量大，內(nèi)容復(fù)雜等特點，檔案工作人員應(yīng)具備較強的鑒定評估能力，準確判斷、鑒選并分析檔案信息，從而為利用者篩選出有利用價值的內(nèi)容，為其提供最佳的服務(wù)。同時，檔案管理人員要具有較強的信息捕捉能力，不但要快速、及時獲取檔案館存儲的信息為利用者服務(wù)，而且也充分運用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢引導(dǎo)利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。檔案工作不僅服務(wù)性較強，也是一項復(fù)雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴謹、細致的工作作風(fēng)。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、匯編等內(nèi)容，確保各個環(huán)節(jié)準確無誤的落實到位。

3.2建立檔案信息的標準規(guī)范

標準規(guī)范是進行檔案數(shù)字化建設(shè)的“交通法規(guī)”，文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)中必須依賴各類法律法規(guī)和規(guī)范標準的支持，根據(jù)國家檔案部門制定統(tǒng)一、規(guī)范標準設(shè)定管理目標，確保各類案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規(guī)范化管理應(yīng)加強檔案管理者和領(lǐng)導(dǎo)干部的法律意識，提升檔案管理工作的科技含量。

1）規(guī)范檔案信息著錄檔案著錄主要由著錄原則、項目、文字、來源、主要規(guī)則、標識符號等內(nèi)容，檔案著錄是創(chuàng)建檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的第一步。借助著錄把文件的內(nèi)容和形式完整記錄下來，組成數(shù)據(jù)條目并將其錄入計算機，組建規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫。著錄必須遵循統(tǒng)一規(guī)范的原則，防止發(fā)生同一事物或同一人物出現(xiàn)不同名稱，不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題，使得同一檢索條目前后不一致的情況，嚴重影響檔案檢索的效果。

2）檔案信息存儲的規(guī)范化目錄檔案信息一般采用硬盤進行存儲，隨著檔案數(shù)量的增多，為確保檔案信息的安全，必須采用統(tǒng)一的存儲載體。如果以光盤為主要存儲內(nèi)容，必須將光盤當做檔案信息保存載體展開研究，并制定一系列標準和規(guī)范。

3）選擇合理的軟件開發(fā)技術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)就要采用計算機對傳統(tǒng)檔案實體信息及管理信息實施輔助管理。一個規(guī)范的檔案計算機管理軟件，應(yīng)具有收集、編目、鑒定、檢索、開發(fā)利用等管理能力，這并非簡單的模擬手工作業(yè)，而要依據(jù)檔案管理的各個業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計算機硬件實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的工作模式。因此，管理人員必須時時更新已有的檔案信息管理系統(tǒng)，把原有的數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)入新的信息平臺中并投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎(chǔ)。

4文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)方案

4.1項目建設(shè)總體原則

在數(shù)字化檔案管理建設(shè)小組領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一規(guī)劃并建立數(shù)字化檔案管理平臺，創(chuàng)建包含紙質(zhì)檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺。本次建設(shè)以內(nèi)網(wǎng)運行為基礎(chǔ)，創(chuàng)建小批量紙質(zhì)檔案智能歸檔管理、分級管理把紙質(zhì)文檔、辦公系統(tǒng)文檔歸納為一期管理目標。借助已有的網(wǎng)絡(luò)、信息資源和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，加強各種互聯(lián)網(wǎng)的互動，實現(xiàn)資源共享。

4.2系統(tǒng)總體框架

文化藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案數(shù)據(jù)庫、檔案分級共享管理系統(tǒng)、安全保障及應(yīng)用系統(tǒng)組成。

1）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中要嚴格按照國家及檔案管理系統(tǒng)制定的相關(guān)制度和規(guī)范，對詞匯、表格、數(shù)據(jù)等進行有效管理。數(shù)據(jù)庫能夠存儲綜合的檔案數(shù)據(jù)信息，管理對象主要由科技檔案、聲像檔案、實物檔案等內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫可以執(zhí)行檔案的所有管理環(huán)節(jié)，并兼容各類不同介質(zhì)的檔案，如：電子檔案、圖片、光盤、紙質(zhì)檔案等。目前，市場上常用的數(shù)據(jù)庫包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依據(jù)檔案已有的庫存及10年內(nèi)增長情況綜合分析，選擇MSSQLServer200版本即可滿足建設(shè)需求。標準檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置在該機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)中心，運用原有的SQLserver2005數(shù)據(jù)庫軟件，與新時期檔案管理各項要求相互結(jié)合，組建檔案信息資源中心和數(shù)據(jù)接口中心，從而實現(xiàn)日常文化藝術(shù)類文件歸檔、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不僅滿足檔案數(shù)據(jù)條目和原文存儲數(shù)百萬條以上的要求，也不會因數(shù)據(jù)冗余導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫運行緩慢，完全滿足文化藝術(shù)檔案館發(fā)展要求。

2）建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)置在檔案館專網(wǎng)中，借助C/S與B/S相互結(jié)合的方法進行開發(fā)。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP開發(fā)平臺，可以與主流服務(wù)設(shè)置無縫集成，達到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質(zhì)檔案信息、加密和自動入庫，有效解決歷史檔案信息和紙質(zhì)檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認證平臺，訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。

3）建設(shè)分級共享管理系統(tǒng)檔案分級共享隸屬于系統(tǒng)內(nèi)部權(quán)限控制范疇，主要用來識別訪問者身份，合理分配相應(yīng)的訪問范圍、下載控制等等。安全保障系統(tǒng)是保障檔案管理系統(tǒng)可以正常、合理使用而設(shè)計的操作規(guī)范。任何人在具體操作過程中，系統(tǒng)可以自動記錄詳細的操作步驟，主要由復(fù)制內(nèi)容、打印內(nèi)容等信息，防止出現(xiàn)違規(guī)使用和惡意攻擊的情況出現(xiàn)。為保障文化藝術(shù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和維護的連續(xù)性，該系統(tǒng)開發(fā)主要借助主流的開發(fā)技術(shù)，使用.net和SQL數(shù)據(jù)庫進行操控。

5結(jié)束語

總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是指充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段，對數(shù)字檔案信息進行合理的控制和管理，成為國際檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢，符合當今社會發(fā)展對檔案管理工作的要求。文中以檔案數(shù)字化為研究依據(jù)，設(shè)計文化藝術(shù)檔案的總體框架及主要管理系統(tǒng)，以期為檔案數(shù)字化建設(shè)做出重要參考。

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第5篇：檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文

一、數(shù)字化加工中檔案原件與數(shù)字檔案信息安全管理主要內(nèi)容

1　工作流程的設(shè)計

制定科學(xué)合理的檔案數(shù)字化工作流程。只有制定完善的數(shù)字化工作流程，才能確保數(shù)字化過程中檔案原件和檔案信息的安全。通過對不同種類檔案數(shù)字化工作的考察分析，我們設(shè)計了一個科學(xué)合理的檔案數(shù)字化工作流程，這個工作流程涉及了調(diào)檔、前處理、數(shù)字化、還檔、掛接以及相應(yīng)的檢查等全部檔案化工作環(huán)節(jié)。具體工作流程見圖。

2　管理細節(jié)的控制

建立和逐步完善各工作崗位的責(zé)任制，細化數(shù)字化工作過程中各工序間的檔案交接手續(xù)，規(guī)范數(shù)字化加工場所的安全保密要求，加強對數(shù)字化承建單位及人員的安全保密管理和采取各種安全保密措施，是檔案數(shù)字化工作中管理控制的基礎(chǔ)。

(1)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)和標準的規(guī)定，制定檔案數(shù)字化中的檔案安全保管和保密工作責(zé)任制。檔案部門要制定具體的工作方案，調(diào)整充實檔案安全領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，建立健全安全檢查、安全保管制度，建立安全檢查檔案。工作人員要分工明確、責(zé)任到人，從檔案出庫、前處理、數(shù)字化到最后檢查、還檔和數(shù)字檔案信息的存儲備份，每個環(huán)節(jié)、步驟，都要安排專人負責(zé)。要采取強有力的措施，確保檔案原件與檔案信息的絕對安全。

(2)設(shè)計檔案數(shù)字化流程中各個工作環(huán)節(jié)登記表。要嚴格做好檔案進出及各個工作流程的登記工作，確保每份檔案的流向有書面記載。設(shè)計與“調(diào)檔”工作相配套的《檔案調(diào)檔登記表》，與“前處理”工作相配套的《檔案數(shù)字化前處理登記表》，與“數(shù)字化”工作相配套的《數(shù)字化加工登記表》，與“檢查數(shù)字檔案信息”工作相配套的《數(shù)字檔案檢驗登記表》，與“數(shù)字檔案信息存儲、備份、提供利用”工作相配套的《數(shù)字檔案信息存儲備份登記表》和與“還檔”工作相配套的《檔案驗收還檔登記表》等，每張表格均標明日期、全宗號、目錄號、數(shù)量、張頁數(shù)、重量、破損情況等相關(guān)信息，并要求相關(guān)交接人員簽字確認，做到每份檔案的去向都登記在冊，一目了然。通過這些涉及各個工作環(huán)節(jié)的登記表，讓數(shù)字化工作中每份檔案都有一份明確的、清晰的、記錄有每個加工環(huán)節(jié)錄的“安全檔案”，以確保每個工作環(huán)節(jié)中檔案原件和檔案信鼠的安全。

(3)檔案數(shù)字化要指定專門的數(shù)字化加工場所。數(shù)字化應(yīng)在檔案館指定的安全場所內(nèi)進行，工作場所中應(yīng)安裝監(jiān)管系統(tǒng)與保密設(shè)施，實現(xiàn)防磁泄漏功能或加裝磁干擾設(shè)備，消除通過磁泄漏而產(chǎn)生的安全隱患，并不得在工作場所中使用與工作無關(guān)的任何電器設(shè)備。要制定嚴格的數(shù)字化工作場所人員出入制度，條件允許的情況下，可加裝門禁系統(tǒng)，嚴禁無關(guān)人員進入檔案數(shù)字化場所。數(shù)字化加工場所必須配備消防系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)。針對自然災(zāi)害要制定相應(yīng)的防范措施，以便在自然災(zāi)害發(fā)生時可以最大限度保護檔案的安全。禁止在加工場所內(nèi)吸煙，在加工工作臺飲水、餐飲等。對于數(shù)字化加工場所要進行定期和不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，防止各類檔案安全事故的發(fā)生。

(4)要對檔案數(shù)字化承建單位及人員有嚴格的安全保密要求。檔案數(shù)字化工作的承建單位應(yīng)該有特定資質(zhì)，數(shù)字化承建單位要嚴格遵守《保密守則》和檔案法律法規(guī)，嚴格按照數(shù)字化工作流程進行工作，確保數(shù)字化加工中檔案原件和檔案信息的安全。不得遺失、損壞檔案原件。未經(jīng)檔案部門同意。不得擅自將檔案原件和加工數(shù)據(jù)帶離指定場所，凡因加工需要，檔案或數(shù)據(jù)必須離開指定場所的，必須采取措施，確保檔案原件和檔案信息的安全。數(shù)字化承建單位對數(shù)字化工作人員要進行保密培訓(xùn)，并持證上崗。要制定數(shù)字化工作期間的人員安全管理制度、安全審查制度、崗位安全考核等制度，并要嚴格執(zhí)行。嚴禁加工人員對檔案原件及檔案信息的私自復(fù)制。

(5)要采取各種行之有效的安全保密措施。在檔案的“前處理”、“數(shù)字化”和“原檔復(fù)原”等工作環(huán)節(jié)中可能要對檔案進行拆卷、掃描、裝訂、放音、放像等處理，每一步都要采取必要的安全措施，以保證檔案原件的安全，不能因為人為的原因造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。

3　技術(shù)支撐平臺的保障

搭建檔案數(shù)字化工作的技術(shù)支撐平臺。要根據(jù)檔案數(shù)字化工作的實際情況，采用各種安全技術(shù)和安全手段，以確保檔案信息的安全。技術(shù)支撐平臺主要包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、硬件建設(shè)、存儲備份方案、安全技術(shù)和防范手段等幾個方面。

二、技術(shù)支撐平臺的設(shè)計與搭建

1　網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)必須采用物理隔離方式，打造封閉式檔案數(shù)字化工作網(wǎng)絡(luò)體系，該網(wǎng)絡(luò)必須是封閉式獨立網(wǎng)絡(luò)，禁止與其他任何網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)，并且該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要嚴格按照保密部門的相關(guān)規(guī)定進行管理。

2　硬件建設(shè)

在硬件組成方面，重點考慮實現(xiàn)整個檔案數(shù)字化工作所必需的設(shè)備及其性能，包括服務(wù)器、終端設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、各類輸入設(shè)備等，整個系統(tǒng)的硬件組成及布置設(shè)計如下：

(1)服務(wù)器：在數(shù)字化所形成的數(shù)據(jù)量不大的情況下，服務(wù)器可用高性能微機代替，否則應(yīng)配備專用服務(wù)器；

(2)終端設(shè)備：終端設(shè)備應(yīng)采用可以控制各輸出口，如USB口、打印口、軟驅(qū)、可刻錄光驅(qū)的瘦客戶機或?qū)Ｓ糜嬎銠C；

(3)存儲設(shè)備：若數(shù)字化所形成的數(shù)據(jù)量較大，則要購買專用存儲設(shè)備，如磁盤陣列，否則可采用在服務(wù)器上加裝硬盤的方式；

(4)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：采用100M以上帶寬的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，用于數(shù)字化過程中各工序的信息傳輸和共享；

(5)輸入設(shè)備：紙質(zhì)檔案數(shù)字化可采用專業(yè)高速掃描儀、彩色大幅面掃描儀、零邊距高速平板彩色掃描儀等設(shè)備，錄音錄像檔案數(shù)字化可采用專用音視頻采集設(shè)備。

3　存儲備份方案

要制定良好的存儲備份方案，以切實保證數(shù)字檔案信息的安全。存儲備份方

案要遵循數(shù)據(jù)適度安全準則，綜合考慮數(shù)據(jù)安全與長期保存讀取、存儲備份自動化程度、操作快捷有序、存儲備份經(jīng)濟性等各種因素，采取網(wǎng)絡(luò)在線存儲備份，異地、異質(zhì)備份等相結(jié)合的技術(shù)手段，并指定專人負責(zé)。

(1)紙質(zhì)檔案數(shù)字化一般采用黑白二值模式；對于頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式；對于頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式。掃描分辨率要求一般在200DPI以上。數(shù)字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應(yīng)在保證圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

(2)照片檔案數(shù)字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式。分辨率一般應(yīng)不低于600dpi。數(shù)字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲，采用LZWN式壓縮。

(3)錄音帶數(shù)字化時應(yīng)選用44.1kHz，16bit來進行立體聲采樣。數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為WAV或MP3。錄像帶數(shù)字化時數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4Mb／s，采用MPEG2壓縮存儲標準。

4　安全技術(shù)

要采用入侵檢測、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，病毒防范等技術(shù)和內(nèi)網(wǎng)安全審計管理技術(shù)加強檔案信息的安全。

(1)啟用人侵檢測和訪問控制的聯(lián)動服務(wù)，對計算機和網(wǎng)絡(luò)資源的惡意使用行為進行識別和響應(yīng)處理，以幫助系統(tǒng)對付網(wǎng)絡(luò)攻擊，擴展系統(tǒng)管理員的安全管理能力。

(2)采取操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，把系統(tǒng)內(nèi)核中可能引起安全性問題的部分從內(nèi)核中剔除出去，提高系統(tǒng)的安全性。

(3)采取病毒防范技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的病毒防范體系，實現(xiàn)病毒庫的同步升級，做到無漏洞運行，提高檔案信息的安全性。

(4)采用內(nèi)網(wǎng)安全審計管理技術(shù)，將用戶終端所有信息輸出口封閉，在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)只允許數(shù)據(jù)由終端向服務(wù)器進行的單向傳輸，杜絕隨意拷貝、復(fù)制檔案信息的可能。

第6篇：檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文

近幾年來，數(shù)字終端、無線通訊和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)從專業(yè)領(lǐng)域延伸到工作和生產(chǎn)生活的方方面面，對人們的生活、工作和思?S模式都產(chǎn)生了巨大的影響，在國家“加快推進傳統(tǒng)檔案載體數(shù)字化”建設(shè)的大背景下，檔案數(shù)字化也正在逐步進入檔案的日常工作，檔案利用者在查檔、用檔等方面也獲得了前所未有的高效和快捷的服務(wù)，檔案工作者也逐漸改變往日的手工粗放管理方式，開始利用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字終端和信息系統(tǒng)開展現(xiàn)代化管理和提供服務(wù)。下面，結(jié)合檔案數(shù)字化和服務(wù)工作實踐，談?wù)勅绾巫龊脭?shù)字化檔案服務(wù)的粗淺認識。

一、檔案數(shù)字化質(zhì)量是檔案服務(wù)的重要保證

1.檔案數(shù)字化后的應(yīng)用首先面臨的是數(shù)字化質(zhì)量問題。數(shù)字化質(zhì)量與檔案數(shù)字化技術(shù)密切相關(guān)，其數(shù)字化的過程就是數(shù)據(jù)采集處理和存儲的過程。在此基礎(chǔ)上，可以對檔案信息進一步的加工、存儲和傳輸，建成各種檔案專題數(shù)據(jù)庫，并在利用時將這些信息還原成原始聲音、圖像和文字，通過計算機網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)信息共享和利用。因此，抓好數(shù)字化質(zhì)量是重要一關(guān)。

2.檔案數(shù)字化質(zhì)量必須保證其真實性、有效性、完整性。在使用時必須保證數(shù)字化檔案能正確還原成電子文件以備查詢利用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的行為記錄。

3.數(shù)字化質(zhì)量還應(yīng)包涵檔案利用率問題。方便人民群眾利用是檔案數(shù)字化建設(shè)的目標追求。檔案數(shù)字化應(yīng)根據(jù)利用者的要求和想法，對檔案利用情況統(tǒng)計分析，綜合檔案利用的頻次，制定數(shù)字化實施方案，優(yōu)先對重復(fù)利用率高的常用檔案，特別是民生檔案進行數(shù)字化，同時也要考慮多層次檔案數(shù)字化處理的預(yù)案。

4.數(shù)字化質(zhì)量還包括檔案歷史全貌問題。檔案數(shù)字化既是對檔案信息的提煉，也是充分反應(yīng)檔案的全貌，特別是有重要關(guān)聯(lián)的、集中反映歷史活動真實全貌的關(guān)聯(lián)性檔案。但是，不能背離客觀真實的歷史。

5.數(shù)字化質(zhì)量還包括整體性問題。檔案數(shù)字化必須體現(xiàn)全宗系統(tǒng)性，力求做到對各個時期、各個層面、各個領(lǐng)域、各類載體檔案的處理標準一致。在單個全宗中，也要注意系統(tǒng)性、完整性，切不可孤立地抽取個別重要文件進行數(shù)字化處理而使其失去與一組文件的內(nèi)在聯(lián)系，因而影響到檔案的整體價值。

二、最大化服務(wù)是數(shù)字化檔案的目標追求

1.網(wǎng)絡(luò)是最大化服務(wù)的最佳手段。檔案利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，是創(chuàng)新公共服務(wù)方式、提高服務(wù)效率的物質(zhì)基礎(chǔ)。要達到數(shù)字化檔案利用即時見效、方便快捷的目標要求，必須在檔案數(shù)字化加工過程中，堅持軟、硬件建設(shè)同規(guī)劃同部署同實施。

2.效益是最大化服務(wù)的目的。最大化服務(wù)包括社會效益、經(jīng)濟效益、管理效益和應(yīng)用成本。在完成檔案數(shù)字化任務(wù)的同時，還要根據(jù)檔案數(shù)字化標準，接收或移交數(shù)字化檔案，并對數(shù)字化檔案進行處理、入庫、存貯和應(yīng)用。數(shù)字化與利用網(wǎng)絡(luò)化同步，這是方便人民群眾的檔案利用體系的內(nèi)在要求。數(shù)字化檔案通過網(wǎng)絡(luò)同步接入互聯(lián)網(wǎng)開放服務(wù)，并向用戶提供計算機、手機等多種終端設(shè)備接口，提供數(shù)字信息查詢、轉(zhuǎn)貯、打印等多種服務(wù)功能，推動地方經(jīng)濟社會建設(shè)和民生事業(yè)發(fā)展。

3.數(shù)據(jù)建設(shè)是最大化服務(wù)的根本。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)既是提供網(wǎng)上服務(wù)的需要，也是提高服務(wù)質(zhì)量的需要。數(shù)據(jù)庫建設(shè)有助于整合檔案資源，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用；有助于各級檔案館室對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，強化服務(wù)功能。

4.技術(shù)支撐是最大化服務(wù)的保證。數(shù)字檔案的服務(wù)與信息技術(shù)密切相關(guān)，其軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的架構(gòu)、應(yīng)用軟件的研發(fā)、信息系統(tǒng)的實施、數(shù)字檔案平臺的運行維護以及數(shù)字檔案資源管理等技術(shù)性較強的工作從傳統(tǒng)檔案館中剝離出來，將數(shù)字化檔案信息的安全保障、共享、傳輸、利用等眾多技術(shù)性工作實行集中控制和統(tǒng)籌管理，建立以精通信息技術(shù)、跟蹤檔案業(yè)務(wù)及信息技術(shù)發(fā)展的，并能夠?qū)n案工作與信息技術(shù)融會貫通使用的技術(shù)團隊，面向現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)提供專業(yè)化的集成服務(wù)。

三、規(guī)范化是檔案服務(wù)的關(guān)鍵

檔案數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化是一項龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須從檔案數(shù)字化整個工作流程進行系統(tǒng)分析，在組織管理層面和技術(shù)層面進行流程設(shè)置，科學(xué)配置人力、物力、財力，控制時間成本、經(jīng)濟成本，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)效率。這一切都來源于檔案信息資源和服務(wù)的規(guī)范化。

在規(guī)范化管理層面，完善組織機構(gòu)，保證人財物的合理配置、技術(shù)部門的全力支撐、管理部門的有效指導(dǎo)、專家的具體建議的全面落實，形成一套切實高效的服務(wù)管理體系。

在技術(shù)管理層面，要抓住服務(wù)手段多樣化等各個環(huán)節(jié)，堅持流水作業(yè)、集中辦公。其人財物的安排要圍繞服務(wù)目的合理配置，達到人盡其才，物盡其用，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的優(yōu)勢。

四、系統(tǒng)安全是檔案服務(wù)的基本要求

1.增強保密意識。對于涉密檔案，無論是在數(shù)字化處理環(huán)節(jié)，還是在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境下，都必須有足夠的保密意識。加大安全保密檢查力度，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，堵塞漏洞，嚴防檔案損毀和失泄密事件的發(fā)生。要建立健全并嚴格執(zhí)行各項保密規(guī)章制度和責(zé)任追究制度。同時，要切實改善檔案保管保密條件，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。

2.完善備份制度。數(shù)字化檔案安全還依賴于技術(shù)和設(shè)備的完善程度。通常情況下，必須選擇不同載體進行數(shù)據(jù)備份、脫機存儲。其次，還可以采用“異地備份”的存儲方式。因此，對數(shù)字檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份。

3.抓好利用環(huán)境建設(shè)。在當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)和利用都面臨安全和保密問題的考驗。安全問題是一把雙刃劍，制?s著數(shù)據(jù)的安全和應(yīng)用的開放性。

數(shù)字化檔案利用的環(huán)境，既取決于檔案信息本身的特點，也取決于檔案利用的方式、權(quán)限等諸多制約因素，還不可避免地受到管理、服務(wù)以及利用檔案用戶意識和行為的多重影響。檔案數(shù)字化建設(shè)的目標就應(yīng)該使利用者能夠突破時空的界限、環(huán)境的限制，能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需的檔案信息。檔案數(shù)字化是大勢所趨，利于數(shù)字化檔案資源更廣泛更高效地服務(wù)于社會各方面的需求。一方面，檔案數(shù)字化將使得許多利用者不需要直接到檔案館，都可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息；另一方面，網(wǎng)上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。

五、做好數(shù)字時代背景下檔案服務(wù)的規(guī)劃

1.做好總體服務(wù)規(guī)劃。從全面檔案信息化發(fā)展角度，對檔案數(shù)字化建設(shè)基于頂層設(shè)計和規(guī)劃，從基層具體檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)綜合應(yīng)用方面具體策劃數(shù)字檔案館室的建設(shè)、運行與發(fā)展戰(zhàn)略，全面實施數(shù)字檔案服務(wù)平臺系統(tǒng)的建設(shè)。

2.做好業(yè)務(wù)服務(wù)規(guī)劃。根據(jù)傳統(tǒng)檔案館室和數(shù)字檔案館室的服務(wù)特性，從檔案信息資源的收集、管理、開發(fā)、利用等基本業(yè)務(wù)需求出發(fā)，規(guī)范數(shù)字檔案管理的業(yè)務(wù)流程，促進平臺化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作的開展。

3.做好技術(shù)及服務(wù)研發(fā)規(guī)劃。為確保數(shù)字檔案館服務(wù)平臺穩(wěn)定運行和持續(xù)發(fā)展，從數(shù)字檔案館室的角度，研究數(shù)字檔案服務(wù)模式和基礎(chǔ)服務(wù)平臺，為各種與數(shù)字化檔案相關(guān)的產(chǎn)品服務(wù)、系統(tǒng)服務(wù)、運行維護、業(yè)務(wù)管理，提供全方位的保障服務(wù)，確保數(shù)字檔案館服務(wù)環(huán)境的穩(wěn)定，網(wǎng)絡(luò)訪問的暢通與安全。

4.做好服務(wù)實施規(guī)劃。從數(shù)字化檔案的個性化業(yè)務(wù)需求出發(fā)，分析其總體需求，針對未來發(fā)展狀況，制定服務(wù)實施規(guī)劃，為社會各階層提供數(shù)字化建設(shè)和應(yīng)用服務(wù)。同時以低成本、高效率、共建共享的服務(wù)模式保證數(shù)字檔案信息的高可用性，實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的緊密結(jié)合與互動發(fā)展，確保數(shù)字化檔案資源建設(shè)更符合檔案信息長期保存和廣泛利用的需要，保障服務(wù)規(guī)范更有效地實施。

第7篇：檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面，因為具備便攜快捷等諸多優(yōu)秀的性能，各行各業(yè)都開始青睞于現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用，從而使得工作效率大幅度提高，節(jié)約了人員成本。檔案管理工作的工作性質(zhì)極其復(fù)雜煩瑣，人工化的管理不僅沒有效率，而且造成檔案遺失等諸多復(fù)雜的不必要錯誤。如果將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當中，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，會極大程度的提高檔案管理的質(zhì)效，優(yōu)化人力資源的配置。然而現(xiàn)今的檔案數(shù)字化管理還遠遠沒有達到預(yù)期的效果，當務(wù)之急是解決檔案數(shù)字化管理發(fā)展所面臨的問題，使現(xiàn)代化信息技術(shù)更好的作用于檔案管理工作當中。

【關(guān)鍵詞】

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；檔案管理；數(shù)字化管理

我國的現(xiàn)代化建設(shè)效果日趨顯著，在現(xiàn)代化建設(shè)的大背景下，隨著多種新興技術(shù)的蓬勃發(fā)展，文字信息處理技術(shù)也實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。原有傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能順應(yīng)時展的潮流，因而建立發(fā)展檔案數(shù)字化管理成了檔案管理工作的關(guān)鍵點，能否成功建立完善檔案數(shù)字化管理體系，直接關(guān)系到我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展進程。本文就檔案數(shù)字化管理中需要注意的問題做出了簡要的分析，希望對我國檔案數(shù)字化管理的發(fā)展有所幫助。

一、檔案管理數(shù)字化的含義及發(fā)展意義

檔案的數(shù)字化管理，顧名思義就是通過數(shù)字化的手段實現(xiàn)對檔案的有效歸類整理。數(shù)字化就是以計算機軟件為媒介實現(xiàn)管理智能化、便攜化的手段。檔案管理的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能極大程度的提高工作效率，降低不必要的人力資源損耗，以最為簡潔便利的方式實現(xiàn)檔案管理最優(yōu)化的效果。因此檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用對于檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有長遠深入的影響。同時檔案管理數(shù)字化的優(yōu)越性也是傳統(tǒng)人工檔案管理不可比擬的。

（一）智能化辦公，降低資源損耗

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，人工整理排序檔案所需要消耗的精力過大，再加上現(xiàn)在事業(yè)性單位，大型企業(yè)的不斷擴招發(fā)展，其檔案總量越來越大，整理分類的內(nèi)容也逐漸增多，人工的檔案整理方式不免會出現(xiàn)瑕疵，遺漏。然而發(fā)展檔案數(shù)字化管理技術(shù)，極大程度的避免了細節(jié)性問題的發(fā)生，不僅加快了辦公效率，實現(xiàn)了智能化辦公，而且降低了人力資源，物力資源，財力資源的損耗，節(jié)約了檔案管理的成本。

（二）網(wǎng)路共享，大幅縮短查閱時間

相對于傳統(tǒng)查閱方式而言，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化之后，極大程度地提高了檔案查找的效率，節(jié)省了不必要浪費的時間，優(yōu)化了人員最優(yōu)配置。不僅如此，如果通過網(wǎng)絡(luò)，直接建立免費的查閱庫，那么普通文本檔案的查閱將更為輕松便捷，甚至節(jié)省了檔案工作人員代替查閱的時間，個人在家中即可查閱相應(yīng)的檔案資料。當然要注意的是，保密文本的處理要做好相應(yīng)的措施，例如設(shè)置查閱優(yōu)先級或是加密文本檔案等。這樣一來，既有效地保證了數(shù)字化查閱的可行性，又有效遏制了保密檔案的泄露，緩解了使用與保密之間的矛盾。

（三）科技含量增加，提升工作競爭力

檔案數(shù)字化管理的不斷發(fā)展，對各單位，企業(yè)的人員結(jié)構(gòu)也提出了更高的要求。這樣一來，不但大幅減少了所需人員的數(shù)量，而且由于科技含量的增加，提高了對工作人員的專業(yè)要求，進而提升了員工的工作競爭力，及工作積極性。

二、檔案數(shù)字化管理面臨的問題

（一）檔案數(shù)字化管理人才稀缺

檔案數(shù)字化管理作為比較新式的檔案管理方式，其對于人員專業(yè)技能的要求比較苛刻，因此大多數(shù)人都不愿意去學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理的專業(yè)化知識，致使檔案數(shù)字化管理人才稀缺。檔案數(shù)字化管理事業(yè)在未來發(fā)展中是否占據(jù)優(yōu)勢，關(guān)鍵還是在于高技術(shù)高素質(zhì)高指標人才的培養(yǎng)，所以要針對當下計算機人才素質(zhì)普遍低下的實際情況，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃，進一步做到檔案管理員工的復(fù)合性技能培訓(xùn)達標。除此之外，要制定“三步人才引進培養(yǎng)計劃”，首先引進單位稀缺的檔案數(shù)字化管理人才，其次集訓(xùn)在崗人員的專業(yè)化技能，提高員工對檔案數(shù)字化管理工作的熟練度，最后要注意“后備力量”的培養(yǎng)力度，增多培養(yǎng)方式，讓所有員工都能積極參與到檔案數(shù)字化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)中。只有實現(xiàn)三步戰(zhàn)略，我國檔案數(shù)字化管理事業(yè)才能真正有效解決管理人才稀缺的問題。

（二）統(tǒng)一檔案數(shù)字化管理軟件

檔案數(shù)字化管理軟件種類繁多，每種軟件的管理側(cè)重點也有所不同，為了實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理技術(shù)的高效應(yīng)用，應(yīng)當統(tǒng)一檔案數(shù)字化管理軟件，同時也要制定人員進行檔案管理的統(tǒng)一標準以及統(tǒng)一的工作模式。如此一來，就形成了完整的統(tǒng)一化檔案管理體系，不僅提升工作效率，節(jié)約了人，物力資源，實現(xiàn)了檔案資源高效率共享模式，而且集中統(tǒng)一的管理更便于軟件系統(tǒng)的升級更新，節(jié)省了在更新系統(tǒng)方面所花費的時間。因此統(tǒng)一檔案數(shù)字化管理軟件是檔案管理事業(yè)發(fā)展中必不可少的環(huán)節(jié)。現(xiàn)今數(shù)字化管理軟件基本分為兩大類型，其一為人工型檔案管理軟件，該類軟件是以傳統(tǒng)手工管理模式為基礎(chǔ)，加入計算機技術(shù)進行輔助的檔案管理軟件，局限性較強，只能進行文件級檔案的管理，人工錄入耗費資源過大，在有效管理檔案方面也有較大的漏洞。在事業(yè)型單位及大型企業(yè)中，因為檔案的煩瑣復(fù)雜，對檔案管理的要求較高等主觀因素，這種管理軟件并不能很好的適用。其二便是以多媒體為基礎(chǔ)的檔案管理軟件，這種軟件充分利用掃描儀等計算機硬件設(shè)備，實現(xiàn)了對檔案的活化管理，通過該軟件的智能化控制，創(chuàng)造了更為靈活的查閱檢索方式，降低了管理者工作的重復(fù)率，縮短了查閱時間。在保證查閱精確率的同時，有效實現(xiàn)了對原始檔案的保護，延長了檔案壽命。

（三）工作人員硬件基礎(chǔ)不夠扎實

檔案數(shù)字化管理主要依托于電腦硬件的使用，然而現(xiàn)今檔案管理工作人員對計算機硬件的操作不夠熟練，工作人員硬件基礎(chǔ)普遍不夠扎實，因此在擴大計算機硬件資金投入的基礎(chǔ)上，更要加強工作人員硬件基礎(chǔ)培訓(xùn)。使得員工都能熟練使用計算機中各硬件部分，繼而提高員工對檔案數(shù)字化管理的運用。

（四）安全保障措施不夠完善

檔案數(shù)字化管理的運用，極大程度地提高了檔案管理工作的效率，但是同樣也面臨安全的問題，安全保障措施的不夠完善，是檔案數(shù)字化管理進程的一大阻礙。安全問題在檔案數(shù)字化管理工作中主要表現(xiàn)在兩個方面：其一是開放化文件和保密文件之間的矛盾以及檔案歸屬問題的糾紛，檔案的數(shù)字化管理，使得檔案對外開放的程度加大，而有些保密文件的保存路徑不當，有可能造成嚴重的泄密后果，因此，要在開放公眾檔案的同時，通過增加查閱級別或者文件加密等功能，處理好保密文件的問題。其二是檔案資料的泄露問題，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子設(shè)備等硬件也是層出不窮，為了避免設(shè)備傳輸故障等影響檔案安全的問題，要加強網(wǎng)絡(luò)防火墻的有效性，防止病毒，線上拷貝等問題影響到檔案資料的安全。同時要定期進行檔案資料的備份工作，防止不確定因素導(dǎo)致檔案缺失的問題。

（五）建設(shè)初期無質(zhì)量要求

在初期檔案數(shù)字化管理工作過程中，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，再加上管理者對檔案數(shù)字化管理概念的模糊不清，工作人員往往忽視數(shù)字化管理體系建設(shè)的質(zhì)量，過度依賴傳統(tǒng)人工檔案管理，只做表面工作，不重視其建設(shè)質(zhì)量，造成雖然在實施檔案數(shù)字化管理，但是沒有成效的現(xiàn)象。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)的初期，要重視其建設(shè)質(zhì)量，從各級檔案管理工作人員出發(fā)，深度了解檔案數(shù)字化管理的意義，提升員工在建設(shè)檔案數(shù)字化管理時的積極性，主動性，從建設(shè)根基開始，做好檔案數(shù)字化管理體系發(fā)展進程的每一步，只有這樣，才能真正使得檔案數(shù)字化管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、結(jié)語

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字化管理的運用能極大程度的節(jié)省各項資源，進而實現(xiàn)自動智能化辦公體系，降低人工勞動強度，優(yōu)化單位人員配置，加快檔案查檢速率。因此作為檔案管理人員，要緊跟時展的步伐，利用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)管理的科學(xué)化，規(guī)范化，優(yōu)質(zhì)化，進而使得我國檔案管理事業(yè)不斷進步發(fā)展。

作者：高建博 單位：華東政法大學(xué)檔案館

參考文獻：

[1]支秀蓮.淺析檔案數(shù)字化管理中應(yīng)注意的幾個問題[J].中國科技信息,2006(03).

第8篇：檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；音像檔案；數(shù)字化

音像檔案是企業(yè)檔案資源中的重要組成部分。很多企業(yè)的檔案館（室）都有一定數(shù)量的音像檔案。隨著時代的發(fā)展，音像檔案的數(shù)量還在大量增加。在信息化時代的今天，如何搶救、保護、整理、利用好這些音像檔案，不僅是擺在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員面前的一個重要課題，也是擺在全社會面前的一個重要課題。因為企業(yè)的音像檔案不僅是各企業(yè)的檔案資源，也是全社會檔案資源的重要組成部分。搶救、保護、整理、利用好這些音像檔案，前提是要盡快實現(xiàn)音像檔案的數(shù)字化。

一、企業(yè)音像檔案數(shù)字化的主要含義及其必要性

企業(yè)音像檔案是指企業(yè)在社會活動中形成的，具有保存價值的照片、磁帶、唱片、磁盤、光盤、縮微片、幻燈片等，以感光材料或磁性材料以及光盤為主要載體的檔案。音像檔案在維護歷史真實面貌、彌補文字檔案的不足等方面具有獨特的地位和重要的作用。套用現(xiàn)在網(wǎng)上的一句流行語，叫作“一圖勝千言”。

（一）企業(yè)音像檔案數(shù)字化的含義。要分析音像檔案數(shù)字化的含義，首先要弄清楚數(shù)字化的含義。一般認為，數(shù)字化就是將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M制代碼，引入計算機內(nèi)部，進行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過程。說白了，就是要把音像檔案按照一定的格式，錄入計算機當中的數(shù)據(jù)庫，以便實現(xiàn)長久保存和隨時調(diào)閱、遠程調(diào)閱。

（二）企業(yè)音像檔案數(shù)字化的必要性。企業(yè)音像檔案數(shù)字化具有如下幾個必要性：

1.降低管理成本。傳統(tǒng)的音像檔案的管理需要較大的檔案室和較多的管理人員，管理成本較大。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的音像檔案信息轉(zhuǎn)為機讀檔案，可以節(jié)省占地空間，節(jié)約保管費用。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。檔案數(shù)字化管理可通過計算機和網(wǎng)絡(luò)立即提供檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

3.增強檔案原件保護。將音像檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑對其是更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

二、音像檔案數(shù)字化的作用和意義

針對傳統(tǒng)音像檔案面臨的風(fēng)險，通過音像檔案數(shù)字化，即利用信息技術(shù)將音像檔案原有的模擬聲音（視頻）信號轉(zhuǎn)換為可被計算機識別的數(shù)字音（視）頻文件，是安全保管和有效利用這些重要檔案的唯一出路。因此，音像檔案數(shù)字化，不僅是有效解決傳統(tǒng)音像檔案面臨問題的不二選擇，更是對檔案工作的長遠發(fā)展和歷史文化的有效傳承都具有重要意義。

三、企業(yè)音像檔案數(shù)字化過程中存在的主要問題

企業(yè)音像檔案數(shù)字化過程中存在如下幾個問題：

（一）是觀念落后。由于音像檔案只是近一個世紀以來才逐漸出現(xiàn)的，它積累的數(shù)量與紙質(zhì)檔案相比是九牛一毛，在檔案工作中一直處于邊緣的位置。而許多檔案部門也就逐漸形成了“重紙質(zhì)檔案而輕其他專門檔案”的思想觀念，使得音像檔案長期得不到重視，而音像檔案數(shù)字化也就自然地落下了。

（二）是缺乏標準。音像檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、全程控制，需要確定工作流程和環(huán)節(jié)，需要綜合選定各種技術(shù)指標和參數(shù)，必須要有專門的標準作為指導(dǎo)才能順利地開展，但我國目前仍沒有出臺關(guān)于音像檔案數(shù)字化的國家標準或行業(yè)標準，標準的缺失嚴重制約了音像檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。

（三）是人才短缺。與紙質(zhì)檔案數(shù)字化相比，音像檔案數(shù)字化涉及的技術(shù)更復(fù)雜，對數(shù)字化加工、組織和管理人員的要求也比較高，而檔案部門在這方面的技術(shù)力量和人才儲備大都比較薄弱，從而使音像檔案數(shù)字化具有了一定的難度。

（四）是檔案數(shù)字化硬件嚴重不足。就硬件而言，檔案數(shù)字化主要需要三類設(shè)備：一類是信息采集設(shè)備，一類是信息存儲設(shè)備，還有一類是信息利用設(shè)備。信息采集設(shè)備一般包括：檔案資料和照片的采集設(shè)備，如掃描儀；聲音和影像的采集設(shè)備，如采集卡；其它的信息轉(zhuǎn)化設(shè)備，如縮微片掃描儀。存儲設(shè)備一般包括磁盤陣列、光盤庫。信息利用設(shè)備一般包括計算機、互聯(lián)網(wǎng)、打印機、復(fù)印機等。但由于當前一些企業(yè)財力緊張，大部分企業(yè)的檔案館（室）這些設(shè)備嚴重不足，有的只有少數(shù)價值不高的簡易設(shè)備，很難滿足音像檔案數(shù)字化的需要。

（五）是檔案數(shù)字化軟件開發(fā)滯后。縱觀當前各企業(yè)檔案館（室）所用檔案管理軟件，不是沒有信息管理功能，就是缺乏信息通用功能。現(xiàn)今檔案館（室）使用的計算機型號不一，軟件研發(fā)渠道不同，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機軟件系統(tǒng)。由于不能互調(diào)，就不能順利利用計算機完成信息搜集，、信息管理、信息利用等工作，不能快捷地整理、、出版信息成果，特別是檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。這在一定程度上制約了檔案數(shù)字化的進程。總的來說，數(shù)字化的音像檔案對軟硬件設(shè)備具有依賴性，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與存儲載體的可分離性，運動形態(tài)的易變性，存儲載體對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，在閱讀及處理手段上具有非直接性音像檔案數(shù)字化的根本目的是使信息流動的覆蓋面和反映度都提高到一個新的層次，最大限度地提供人類共享檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的社會服務(wù)。音像檔案的數(shù)字化是一項新時期需要盡快開展和實施的工作，同時也面臨不少需要解決和注意的問題，它仍處于起步發(fā)展的不成熟階段，但是它的發(fā)展前景是廣闊的，需要在實踐當中不斷地加以完善，從而將檔案工作提高到一個新的高度，為社會作出更大的貢獻。

四、音像檔案數(shù)字化的可行性和必要性

（一）可行性。1.技術(shù)支撐，在電子計算機技術(shù)高速發(fā)展的今天，計算機的應(yīng)用已深人到各行各業(yè)中，甚至已滲透到人類生活的各個方面，音像檔案的數(shù)字化是社會發(fā)展的必然趨勢，是社會進步的必然體現(xiàn)。2.人才保障，當代教育事業(yè)的飛速發(fā)展，為傳統(tǒng)的音像檔案向數(shù)字化的音像檔案的過渡做好了人才準備。3.良好的社會環(huán)境。國家對檔案事業(yè)的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際合作的開展等等，都為音像檔案的數(shù)字化發(fā)展提供了良好的社會氛圍。

（二）必要性。1.傳統(tǒng)的音像檔案的保存現(xiàn)狀并不樂觀。以原有形式存在對檔案的利用造成了很多不便，因此需要實施音像檔案的數(shù)字化工作，將其轉(zhuǎn)錄為能被識別的媒體格式文件，使其聲音信號脫離原有的保存介質(zhì)。2.有利于音像檔案事業(yè)的效率的提高。實現(xiàn)音像檔案信息數(shù)字化后不僅方便查找，從音像檔案的收集、整理、利用和技術(shù)保護方面，提高了效率和效益。3.從長遠來看，錄音、錄像檔案的數(shù)量會逐年增加，實行音像檔案的數(shù)字化，可以更好地開展對外社會化服務(wù)，產(chǎn)生無法估量的社會效益和經(jīng)濟效益，具有巨大的發(fā)展前景。

五、加快企業(yè)音像檔案數(shù)字化的幾點建議

針對企業(yè)音像檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀，提出如下幾點建議：

（一）建立標準化的規(guī)范體系。《中華人民共和國標準化法》指出：“對需要在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的技術(shù)要求，應(yīng)當制定國家標準。國家標準由國務(wù)院標準化行政主管部門制定。對沒有國家標準而又需要在全國某個行業(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一的技術(shù)要求，可以制定行業(yè)標準。行業(yè)標準由國務(wù)院有關(guān)行政主管部門制定，并報國務(wù)院標準化行政主管部門備案，在公布國家標準之后，該項行業(yè)標準即行廢止。”這充分闡明了標準化的地位和作用。現(xiàn)在各地的檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)中，標準化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅實基礎(chǔ)。在建立標準化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1.以標準化管理為主，制度管理為輔。標準化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標準化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，約束力較強，但管理范圍有限，所以在標準化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館（室）數(shù)字化工作所需的嚴密的規(guī)范化管理體系。

2.首先考慮采用國際標準，其次才是國家、行業(yè)及地方標準。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案館（室）數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)中確定標準的原則是：面向計算機和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。早在1992年就有學(xué)者指出檔案工作現(xiàn)代化的核心是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，這個認識到今天仍然具有指導(dǎo)意義。現(xiàn)在我們檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)的核心依然是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行信息傳遞和信息交流。

檔案館（室）計算機數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見，檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息要達到以下質(zhì)量標準：第一、數(shù)據(jù)的準確性；第二、數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個重要方面。檔案館（室）與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館（室）在數(shù)字化建設(shè)中對此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。如中國第二歷史檔案館在進行民國檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時就十分重視數(shù)據(jù)的安全問題。他們認為在黑客猖獗和網(wǎng)絡(luò)安全保護手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計劃、有步驟、分階段地進行數(shù)字化民國檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。他們首先對已有的檔案信息系統(tǒng)進行改進分化，對館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達到資源共享。當館內(nèi)數(shù)據(jù)庫接入Internet網(wǎng)時，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。在當前的技術(shù)條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用。人才問題是關(guān)系到檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)的過程是與新知識、新技術(shù)的普及密不可分的。說到底，檔案數(shù)字化最根本的還是檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。再先進的設(shè)備，最終還是要靠人來操作，靠人來應(yīng)用。為此，要把加快檔案管理人員培養(yǎng)教育工作，作為一項長期的、重要的任務(wù)來抓。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，各級領(lǐng)導(dǎo)要引導(dǎo)和鼓勵廣大干部職工進行知識更新、能力更新、技術(shù)更新、工作更新。要通過檔案數(shù)字化，進一步完善創(chuàng)業(yè)機制，充分調(diào)動一切積極因素。建立起一支信息資源庫開發(fā)、維護、管理的專業(yè)技術(shù)人員隊伍，建立起一支應(yīng)急、咨詢、論證服務(wù)的專家?guī)欤⒋偈宫F(xiàn)有人員的知識結(jié)構(gòu)全面更新，逐步形成適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅力量和專業(yè)隊伍。

全球已經(jīng)進入以“互聯(lián)網(wǎng)+”為特色的信息化時代。全社會應(yīng)高度重視企業(yè)音像檔案的數(shù)字化工作，各級領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)檔案人員要增強緊迫感、責(zé)任感和使命感，加快企業(yè)音像檔案的數(shù)字化步伐，使企業(yè)音像檔案更好、更快地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會、服務(wù)于國家。

【參考文獻】

[1]楊中營.音像檔案數(shù)字化淺析.北京檔案，2013（07）.

第9篇：檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文

所謂圖書館檔案管理數(shù)字化，就是建立在現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理對象，對數(shù)字化檔案信息資源進行收集、管理和提供服務(wù)。通過建立網(wǎng)絡(luò)支持平臺、業(yè)務(wù)管理平臺和信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動化、服務(wù)人性化，從而實現(xiàn)檔案的長期保存和充分利用。因此，圖書館檔案管理工作應(yīng)充分借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的契機，利用信息網(wǎng)絡(luò)正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面發(fā)展的大環(huán)境，以科學(xué)化和技術(shù)化的手段管理圖書館檔案，從而逐步實現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化，不斷推動檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

一、為什么要建設(shè)圖書館

檔案管理數(shù)字化

圖書館檔案管理數(shù)字化具有館藏檔案信息數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化、服務(wù)范圍大眾化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。為此，通過加強圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)，在優(yōu)化檔案館藏、細化檔案管理、強化檔案服務(wù)等方面具有特別重要的意義。

1.檔案信息的數(shù)字化，提高了信息的利用率。檔案信息數(shù)字化是指利用信息存貯技術(shù)把各種檔案信息加工成計算機可識別的數(shù)字化信息資源，形成電子文獻，實現(xiàn)知識信息載體的革命性變革。數(shù)字化在圖書館檔案管理中的應(yīng)用給傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來了生機和活力。長期以來，圖書館檔案都是以紙質(zhì)的實物形式存在，這給檔案信息的采集、保存和利用帶來費時費力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)圖書館檔案管理的最大區(qū)別，就是利用了現(xiàn)代信息技術(shù)，將以往傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)信息的數(shù)字化、信息存儲的無紙化，節(jié)約了圖書館檔案的貯存空間，減少館藏副本的存量，提高了信息的利用率。

2.檔案管理的自動化，提高了管理工作的效率。隨著計算機存儲技術(shù)的發(fā)展，過去那種大量的、重復(fù)的、煩瑣的僅靠人力來完成的檔案管理工作，現(xiàn)在可以依靠計算機操作輕而易舉地實現(xiàn)。比如利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種高科技，對圖書館檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索和利用，便于圖書館檔案管理人員開展各項檔案管理工作，實現(xiàn)了圖書館檔案管理的自動化，不僅有效地節(jié)約了大量的人力、物力和財力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。

3.信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，提升了社會化服務(wù)的質(zhì)量。傳遞網(wǎng)絡(luò)化是指通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)環(huán)境，圖書館檔案數(shù)字化可以為用戶提供高速連接的信息服務(wù)，實現(xiàn)了更大范圍的檔案信息共享，為遠程教育培訓(xùn)提供了必要的條件，使檔案服務(wù)管理在內(nèi)容、方式和效果等方面實現(xiàn)了重大突破。信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化還具有跨時空的信息服務(wù)、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特征。

4.資源利用的共享化，滿足了用戶個性化的多種需求。資源利用共享化是指信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以打破地域界限，適應(yīng)了不同用戶需求日益社會化的趨勢，可以從多角度滿足眾多用戶個性化的需求，用戶能隨時隨地與數(shù)字系統(tǒng)相互交融，促進了信息資源的合理流動，實現(xiàn)了廣泛的信息交流和資源共享。據(jù)此，圖書館檔案用戶不僅僅局限于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本校園，還可以為遠程用戶使用圖書館檔案信息資源提供方便快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、怎樣實現(xiàn)圖書館檔案管理數(shù)字化

1.積極推廣應(yīng)用計算機技術(shù)，構(gòu)建信息化環(huán)境下的檔案數(shù)字化平臺。堅持推廣應(yīng)用計算機技術(shù)，按照國家和地方信息化建設(shè)整體規(guī)劃，以檔案核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)存儲、處理和交換等主要功能，統(tǒng)籌好圖書館檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)。數(shù)據(jù)中心主要應(yīng)內(nèi)設(shè)檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫、圖書館檔案指南資料庫、音頻視頻資源庫以及史料文件匯編資料庫等四大數(shù)據(jù)庫。同時，要加強對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器、檔案數(shù)字化技術(shù)支持等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理應(yīng)用軟件及操作系統(tǒng)軟件建設(shè)，實行檔案的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，建立圖書館檔案數(shù)字化平臺。

2.優(yōu)化完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理模式。首先，要加強非涉密圖書館檔案專網(wǎng)（內(nèi)部局域網(wǎng)）建設(shè)。內(nèi)部局域網(wǎng)是用于與本系統(tǒng)、地方政府的連接，按照國家和地方的整體要求，建設(shè)完善本級圖書館檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，提高網(wǎng)絡(luò)性能，增強網(wǎng)絡(luò)安全運行能力。其次，要完善圖書館檔案外網(wǎng)（因特網(wǎng)）建設(shè)。外部局域網(wǎng)是連接互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)，要及時更新和維護外網(wǎng)設(shè)備，確保外網(wǎng)安全穩(wěn)定運行，使之成為信息公開、與公眾溝通展示圖書館檔案成果的主要渠道。為了保證數(shù)字化檔案管理運行中的安全性，對內(nèi)、外網(wǎng)要進行物理隔離，著重提高網(wǎng)絡(luò)安全和信息傳輸?shù)姆€(wěn)定運行和安全可靠。同時，要進一步完善內(nèi)、外網(wǎng)相關(guān)功能，逐步形成檔案管理數(shù)字化，不斷創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理方式、方法。

3.建立完善檔案數(shù)字化標準規(guī)范和服務(wù)體系，實現(xiàn)信息化環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)的標準化、規(guī)范化。要建立和完善檔案信息資源標準化。在國家和地方有關(guān)檔案信息化標準的基礎(chǔ)上，提出符合自身實際的檔案信息資源補充標準。特別是要采用通用的標準格式來標引檔案資源，完善數(shù)字圖書館檔案分布式數(shù)據(jù)庫跨庫檢索，使其適應(yīng)Internet環(huán)境，實現(xiàn)檔案編碼、目錄和檔案內(nèi)容的一體化；要建立和完善檔案信息系統(tǒng)的運行與監(jiān)控管理的標準化。依據(jù)國家和地方有關(guān)標準及要求，提出符合自身實際的檔案管理系統(tǒng)的信息系統(tǒng)運行維護、運行監(jiān)控管理和維護管理推廣的補充標準；要不斷完善檔案制度機制建設(shè)，使圖書館檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學(xué)軌道；要高度重視數(shù)字資源開發(fā)與服務(wù)的質(zhì)量，提高知識含量，形成符合市場需求、滿足社會公眾普遍要求的高質(zhì)量的信息內(nèi)容產(chǎn)品體系，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量；要建立和完善檔案信息化外包服務(wù)機制。參照國家和地方信息化主管部門的方案及要求，以符合自身實際情況為主導(dǎo)，以IT企業(yè)為支撐，以信息系統(tǒng)運行維護為主要內(nèi)容的外包服務(wù)機制，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)的規(guī)范化管理。