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吳國華副主任:審計報告指出,2097種基本藥物集中采購價比原自行采購價格高3.65倍,集中采購優越性在哪里?說明體制機制上有問題,需要深入研究,健全制度,切實解決此類問題。另外,建筑領域違法轉包分包,層層分包,層層截留,最后偷工減料,所有的質量問題統統出在這里,必須完善現有規定,明確違法轉分包的具體認定標準,同時加大對違規招投標行為的處罰力度,實施公共建筑物的終身質量追究制度。
黃新艷委員:科研經費管理的問題在年年的審計報告中都有提及。如何有效解決存在的問題,加強管理,我提幾點意見:第一,對重大科研項目進行重點管理。一方面由職能部門進行管控,嚴格科研經費支出。另一方面,制定更加科學合理的科技經費管理制度,明確支出范圍,加強審批監督。第二,對重大科研項目實現網絡化和信息化管理,這可以起到規范項目支出的作用,實現動態經費使用管理。第三,不要將重大科研項目經費直接劃到承擔單位的財務部門,而是由第三方進行管理和監督,促進項目經費的規范合理使用。
人大要加強對審計工作的支持力度
盛頌恩委員:審計報告有勇氣,體現社會的進步。人大應當加強對審計工作的支持,建議省人大對審計報告里披露的一些典型問題或嚴重問題責令責任部門向省人大匯報,對典型的問題要給部門壓力。大量基本藥物集中采購價竟然是原自行采購價的3.65倍,嚴重損害廣大人民群眾利益;在現有規則下建筑企業不圍標串標很難,變成全社會的現象,這些事情要重視,要專題研究解決。
對審計結果要跟蹤監督
陳永昊委員:對審計工作提三點意見:一是高度重視審計工作及其整改落實工作,不然會降低財政資金使用績效,也降低政府的公信力,同時也產生不公平。二是審計結果出來以后,要跟蹤監督,跟蹤落實整改。特別要跟蹤落實那些對全局有影響的問題,從體制機制上去解決。三是列入對單位和主要負責人的考核。
吳桂英委員:具體提幾點意見:一是對共性問題,建議審計部門能夠一抓到底,緊盯不放,使審計發現的問題真正整改到位,防止被審計單位產生“法不責眾”、“無所謂”的心態。二是報告中提到的一些個性問題,必須加強財政監督和審計監督。三是對集中采購的問題下面反映比較大,集中采購價格高于分散采購價格的現象不少部門都存在,應當引起重視,建議負責政府集中采購的相關部門,做好專題研究,解決實踐中存在的問題。
切實減少政府部門不必要的開支
高校科研經費數量逐年上升,科研經費使用過程中出現的問題引起關注。作為內部監督體系的組成部分,高校內審應重點開展科研經費審計。文章分析研究高校內審機構如何做好科研經費審計。
關鍵詞:
高校;內部審計;科研經費
隨著國家科研經費投入力度的加大,高校科研經費數量逐年上升,科研經費使用過程中出現了較多的問題,引起人們的廣泛關注。為進一步加強高校科研經費的管理,教育部、財政部和科技部等科研管理部門相繼出臺了一系列文件,要求高校健全科研制度,規范科研經費的使用,加強科研經費的監督管理。作為內部監督體系的組成部分,高校內部審計部門也逐步將科研經費審計作為審計重點工作之一。
一、科研經費內部審計的定義、定位和內容
科研管理是指高校對其承擔的全部科研活動的管理,包括上級科技主管部門批準的科研項目(縱向科研項目)的管理和企事業單位等委托的各類科研項目(橫向科研項目)的管理。科研經費內部審計是指高校內部審計部門依據有關法規,對科研管理業務活動合法性、適當性和內部控制的有效性進行的監督和評價活動。《內部審計實務指南第4號———高校內部審計》第28條指出,高校內審的目標是促進完善管理,控制和防范風險、提高效益,促進高校實現辦學目標。科研經費審計的定位就是通過審計,促進科研管理的完善,控制和防范風險,提升科研水平。內審部門作為高校科研中不可缺少的角色,起著強化風險管理,提高科研經費使用效益的作用。科研經費內部審計的主要內容是對科研預算執行情況進行審計,同時對合法性、合規性進行評價。目前科研經費預算編制機制、預算標準都不是很合理,如果我們生硬地去追求與預算一致,側重預算執行效率,不但不會提高科研管理效益,還會引導科研支出的虛列,造成負面影響。預算不是我們的定性標準,它本身也是我們審計的對象。審計人員應該通過正面引導,科學預算、科學執行,而不是生硬地追求一致性。科研預算執行審計重點是對合法性和效益性審核。科研經費每一分錢都是納稅人的錢,不是科研項目個人的。所以,不管是在什么情況下,科研經費使用都須合法合規。
二、科研經費審計的特征
1.政策依據的專業針對性
科研經費屬于專項經費管理審計的范疇,審計依據除了國家相關的財經制度外,縱向和橫向科研經費的審計政策依據也不同。縱向科研經費有相應的專項資金管理制度,如國家自然基金管理辦法、社科基金管理辦法等,橫向科研經費更多地是依據合同(任務書)或委托方要求。
2.審計內容的特定性
科研經費審計內容根據科研經費管理部門的要求和項目經費來源確定,主要是審計相關項目內容及制度的遵循性,目的是查錯防弊,查處與科研不相關的費用支出,提高資金使用效益。
3.審計報告使用范圍的指向性
目前所做的科研經費審計主要是課題結項驗收或中期檢查,報告的使用人主要是科研項目主管部門。
4.審計結論比較單一
審計結論主要側重于經費管理的規范性,預算支出的準確性,以及支出的相關性、合理性和合法性,目前關注績效部分較少。
三、科研經費管理和使用存在的常見問題
科研經費管理的主體責任和監督責任落實不到位,科研經費的使用往往被看成是科研人員的個人行為。項目管控方面,內控不完善,尤其是對橫向科研項目管理疏松。科研管理任務重、科研經費規模大的學校,未按教財【2012】7號文件要求在財務部門或科研部內部統一設置科研管理服務機構。科研人員認識不夠,意識不強,未嚴格執行預算。具體表現有:項目管控方面,尤其是對橫向科研項目管理,學校相關的管理制度不完善;規模大的學校未設立專門的科研管理服務崗位或機構;橫向科研經費未完全實現分項目核算;科研經費尚未完全實現輔助賬登記;因異地轉賬技術上存在一定難度,部分外地專家咨詢費發放未使用銀行卡;少量科研勞務費發放存在無人員身份信息、無銀行卡號、代領代簽等現象;縱向科研經費報銷煙酒、餐費;報銷與科研活動無關的費用,如:衣服、包、藥品、食品、蔬菜等日常生活用品;報銷汽修費、保險費;部分辦公耗材大量從商場、超市購入,存在報銷個人生活用品的可能;個別旅游景點住宿、往返車票,與科研活動關聯度不高;發票無抬頭或發票開具單位與開票內容不符,存在極個別虛假發票問題等。
四、科研經費管理常見問題產生的原因
1.認識上存在誤區
部分教師對科研經費存在認識誤區,認為科研項目是自己憑個人能力向有關部門申請來的,是個人的經費,從而導致科研經費使用隨意。
2.科研管理內控不健全
三級內控失效,項目級內控沒有,院系級內控虛設,校級內控乏力。內部審計一般停留在核查單據層面,對內控關注不夠,整體把握不夠,重點突出不夠。
3.審計資源有限
科研項目數量多,經費金額大,許多高校科研經費突破億元,內審人員一般不超過教工人數的2‰,還要從事工程造價審計、經濟責任審計、財務收支審計等,將科研項目全部納入內審范圍,對內審來說,顯然力不從心。如果委托會計師事務所來審計,由于注冊會計師主要擅長公司、企業審計,對事業單位財務制度不夠熟悉,對學校業務比較陌生,審計效果不佳。
4.難以界定支出合理性
科研項目涉獵廣泛,專業性強,由于審計人員的專業局限性和自身的能力,對一些支出特別是對一些專用設備、材料是否真正用于科研無法界定,部分支出合理性不能做出正確的判斷。科研的真實性和相關性,有時很難認定。你沒有辦法去認定一個科研人員是坐出租車,還是開車,或者租車與科研成果更有關,你也沒有辦法去確定科研過程中是用200個試劑比用300個更應該。
5.審計時效滯后
由于目前多為事后審計,發現的問題往往出現在立項、預算編制等事前和經費使用、核算等過程中,很多問題都既成事實,有些問題整改難度較大,在順利結項和存在問題之間容易引發矛盾。
五、內部審計機構如何搞好科研經費管理審計
1.建設良好的內部審計環境
內部審計環境可以影響審計風險的高低,也是高校內部審計的基礎。《河北省省屬高校科研經費管理辦法》第35條規定,學校應將科研經費審計納入內部審計部門的重點審計范圍,對重大、重點科研項目開展全過程跟蹤審計。應通過各種渠道提高高校科研人員對科研經費的認識,增加科研經費使用的合規合理性,同時積極主動地配合學校的審計工作。高校應建立規范高效的科研項目和經費管理制度,健全科研經費內部控制制度,配備專業勝任的審計人員,購置必要的審計軟件,建立良好的內部審計環境。
2.發揮內部審計的建設性、服務性作用,對非故意違規行為予以規范,對惡意行為予以糾正
內部審計不僅需要準確地查出問題,還需要找到解決問題的辦法。國際內部審計師協會認為,內部審計的宗旨在于為本單位增加價值、改善業務流程,提高控制與治理過程的有效性,促進風險管理。內部審計應發揮建設性和服務性作用,通過糾正科研經費使用的不當行為,對非故意違規行為予以規范,對惡意行為予以糾正,必要時責令清退違規資金,促進學校科研管理相關部門建立內部控制(包括建立科研經費管理辦法、財務報銷工作規范等),科研管理任務重、經費規模大的學校,在財務部門或科研部內部設置科研管理服務機構,確保科研管理內部控制有效執行。高校科研管理的內部控制包含校級、院系級、項目級三個層級,應完善三級內控。高校內審部門通過內部控制審計,促進三級內控落實。
3.把握重要項目和重要業務環節
重要項目指項目到位資金總額較大,社會影響較大的、關注度高的項目;或者是金額雖不大,存在問題性質嚴重的項目;來自財政撥款的縱向科研項目,也應作為重點。目前科研經費領域出現的問題按照性質與嚴重程度,可以分為四種情況:
(1)在預算與執行過程中,擅自擴大開支標準、未經批準調整項目預算等問題;
(2)科研經費使用過程中,未按照規定進行招標、重復采購、造成資源閑置與浪費;
(3)應該用于某類型的開支被通過某種方式挪作他用,比如以購買辦公用品的名義購買其他物品,以購買辦公家具的名義購買自用家具等;
(4)不僅將科研經費挪作他用,有些完全用于一些無中生有的項目,比如虛列項目支出、虛列勞務人員名單套取科研經費等。重要業務環節,是管理控制中的薄弱部位、銜接部位。主要有經費轉撥、材料采購、勞務費開支三個環節,這三個環節應作為內部審計重點,進行有效地管控。
4.綜合運用審計調查、跟蹤審計、事后審計等方式
科研項目數量多,金額大,在開展審計時,可采取下列方式:
(1)為了全面了解科研管理的業務、控制和風險,內審部門定期對學校科研管理狀況進行審計調查,從而發現內部控制缺陷。
(2)對重大、重點科研項目開展全過程跟蹤審計。跟蹤審計能更好地在過程中發現問題并解決,控制潛在風險,起到防患于未然的作用。
(3)事后審計可以集中在較短時間內完成科研項目審計,并從中發現問題督促項目組整改(包括違規資金的清退)。內審部門擴大事后審計的覆蓋面,加強事后審計。如:審計科研經費轉撥時,審計人員應在“企業信用網”查詢收款單位有關信息(法人代表、高管、股東等信息),查閱項目任務書、預算評審書、項目合作協議等項目資料,審查經費使用的相關性。從科研項目結果入手,發揮審計的監督和威懾作用。
5.充分運用信息化手段實施全程審計
高校科研項目細分預算復雜,數量多,涉及人員廣,內部審計不僅要做事后審計,還要將加強事前、事中審計。《內部審計具體準則第28號———信息系統審計》提出,內部審計人員在審計中要單獨或綜合應用計算機輔助審計工具和技術等信息技術。內部審計人員在審計中應該綜合運用各類信息化技術,適時掌握、評價審計結果,提高審計效率,識別、評估科研經費管理風險將變得更加便捷。
6.推行科研經費審計結果公示
高校內審部門可以參照審計署《審計結果公告辦理規定》《審計機關公布審計結果準則》等規章,結合學校實際,在校領導批準的情況下進行公示。一定程度上推進校務公開。審計結果公示由發起審計項目的機構對審計結果進行公示。公示時,充分考慮學校保密規定,對于項目不能公開。審計公示有利于將審計監督與民主監督有效結合起來,形成廣泛的監督力量。科研經費審計結束后,公示內容應包括項目基本信息、過程管理信息、結題驗收信息和審計結果信息等。綜上所述,科研項目經費審計應通過查處科研經費管理和使用的不當行為,堵塞漏洞、完善內部控制,充分發揮內部審計為學校科研保駕護航的作用,促進學校科研健康發展。
參考文獻:
[1]李蕓.高校科研經費財務管理研究.安徽大學碩士學位論文
[關鍵詞] 高校;科研;審計
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 007
[中圖分類號] F239.45 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2014)02- 0010- 02
近年來,一方面,國家對高校科研財政投入大幅增加,高校已經成為科技創新的重要基地,高校科研人員為人才培養、科學研究、社會服務和文化創新的貢獻度越來越高。另一方面,高校科研活動失范行為多樣,高校科研人員挪用、貪污、騙取科研經費案件時有發生,其中有科研人員法律意識薄弱的主觀原因,也有高校內部監控不規范的客觀原因。新形勢下,如何加強內部科研審計監督,最小化委托人與人之間的目標偏離,進一步規范高校科研行為成為學界和教育管理部門關注的熱點議題。
1 高校內部科研審計現狀
高校內部科研審計雖然得到了大幅度推進,但是仍然存在不深入、不科學、不規范的現象。目前,大部分高校在內部科研審計類型上更多的是從事科研經費決算審簽,這類科研經費項目,必須由內部審計部門審簽后方能上報科研經費財務決算,內部審計是被動參與審計;在內部科研審計內容上,更多的是偏向于財務收支的合規性和真實性審計,對財務收支的相關性、合理性關注不多,對科研經費的內部控制、風險管理、績效評價涉及不夠;在內部審計時點上,多屬于事后審計,事前審計、事中審計參與不多,對項目的申報、預算編制與調整、項目實施等環節審計監督不力,更缺乏對重大、重點科研項目的全過程跟蹤審計;在審計手段上,多以人工審計為主,審計手段落后,審計信息系統不完善;在內部科研審計程序方面不夠十分規范,不能嚴格按照規定程序全面做好審計的準備、實施、報告和后續審計工作,尤其是后續審計乏力,出現屢審屢犯、屢犯屢審的現象。
2 高校內部科研審計的難點所在
2.1 固有觀念存在,制約內部審計作用的充分發揮
人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承創新是高校的4大功能,其中科學研究與其他3項功能相互依存、相互促進、相互補充,并且在一定程度上,科研水平、課題規模和經費總額是判斷高校綜合實力和社會影響力的一個核心標志,更是影響高校排名和生源質量的重要因素之一。因此大部分高校采取相對寬松的科研管理辦法,給予課題負責人相當大的經費使用權和支配權,鼓勵教師用更多的時間和精力爭取科研經費從事科學研究,久而久之,部分科研人員在頭腦中也形成了科研經費尤其是橫向科研經費就是個人的收入,如何支配科研經費完全由自己隨意決定的固有觀念。并且,科研項目和經費比較多的老師,大多是學術水平比較高、在學校話語權比較大的知名學者和教授,他們的言論也影響著內部審計部門在學校領導中的形象,而內部審計部門既要有促進科研上水平、上規模的政治意識,又要有維護財經紀律發揮審計免疫系統功能的業務觀念,當兩者發生沖突時,內部審計人員往往難以做出正確取舍,只能在服務學校發展大局、嚴格財經及科研法規和尋求知名學者與教授認同中進行博弈選擇,這不利于充分發揮內部審計在規范科研管理工作中的應有作用。
2.2 管理制度多元化,影響內部審計的評價標準
科研項目按其來源渠道不同大致可以分為縱向科研項目、橫向科研項目和自選科研項目3類。科研經費既有國家各部委和省、市(廳)下達,也有社會資金資助,還有個人自籌,經費來源渠道的多元化在促進科技創新能力的同時,也容易出現管理條塊分割、相關政策不統一、評價體系不科學的弊端,另外,不同主管部門的相關政策更新不及時或者修訂不同步,影響著內部審計的評價依據,制約著內部審計部門正確、及時評價學校科研行為及科研管理工作的合法性、合規性和效益性等。
2.3 相關部門的耦合不力,提高了內部審計的成本
高校的科研管理工作是一項政策性、專業性強的系統工程,主要由科研部門、財務部門、監察部門、審計部門和科研人員所在院系及科研項目負責人等共同完成,這些部門的耦合力度直接關系著科研管理的規范化程度。大部分科研項目負責人由于專業背景所限,對有關財經法律法規和科研管理規定理解不夠透徹,更多精力放在科研申請、研究和結題上,而院系和科研管理部門,更多地追求科研量的增加和科研成果的轉化,不希望因為管理過嚴而影響教師從事科研的積極性[1]。財務部門主要負責經費的財務管理和會計核算工作,但實際工作中,更多的是關注票據的合法性與合規性的審核[2],監察部門由于工作性質限制,很少主動參與科研經費使用的監控監督。各個部門的關注重點不同,而且部門之間溝通機制不健全、耦合力度不夠,提高了審計監督工作的難度和成本,本可以在編制預算階段及課題研究過程中解決的問題、本應該由其他管理部門解釋的問題最后都需要審計部門進行審核、解釋、溝通,大大提高了內部科研審計的工作成本。
2.4 人力資源不足,制約著內部審計的質量和效果
“打鐵還需自身硬”,高校科研審計是一種特殊的審計,專業性強、涉及面廣,要求審計人員具備專業化和復合化的基本素質,從事科研經費審計不僅要懂財務、審計等財經知識,還要懂管理、經營、合同和工程等內容,同時,更應該了解科研活動的基本規律。但現實情況是大部分高校內部審計力量不足的矛盾非常突出,并且知識結構也不合理,大部分是只具有財務背景的人員,缺乏對課題申請、立項、經費的使用、外協合作和績效評估等專業內容的深入了解,并且他們還要承擔繁重的工程審計任務,可以說審計人員的數量和能力都不能完全滿足科研審計的需要,制約著內部科研審計工作的質量和效果。
3 加強高校內部科研審計對策建議
3.1 加大宣傳力度,營造內部科研審計輿論氛圍
高校科研領域的不規范行為已經引起了政府的高度關注,教育部和財政部先后下發了《教育部財政部關于加強中央部門所屬高校科研經費管理的意見》、《教育部關于進一步加強高校科研項目管理的意見》和《教育部關于進一步規范高校科研行為的意見》3個文件,從頂層設計的角度對規范高校科研管理工作做出具體規定,明確要求開展內部科研審計工作。各高校內部審計部門應以此為契機,配合科研管理部門、財務部門加大科研審計宣傳力度,強化科研審計文化建設、充分利用校園網絡、校報、校園廣播等媒體,通過專題報道、問題解答等形式,使學校全體科研人員和各級領導干部增強共識、凝聚價值取向,充分認識做好該項工作對促進單位科學發展的重要意義。尤其是要改變科研人員固有的認識誤區,使他們明確不管是縱向科研經費或是橫向科研經費都必須納入學校統一管理,嚴格按照相關法律法規和合同要求合理使用,從而形成科研人員自覺遵循學術規范和科學倫理、嚴格遵守師德規范、主動支持配合內部科研審計工作的良好局面。
3.2 完善制度建設,規范內部科研審計行為
合理規范、科學有效的制度是深入推進高校內部科研審計的基礎和關鍵。高校應根據最新科研管理制度,建立和完善本校科研審計管理制度,明確科研審計程序、審計內容,統一科研管理的監督評價標準,對全部科研項目實行抽查審計制度,加強對重大科研項目的執行、經費使用、科研人員從業行為的監督,有計劃地開展科研項目全過程的審計監督。重點關注項目的申報、合作(外協)項目的把關、項目計劃任務的調整、項目經費的管理、項目結題驗收、科研成果轉化等環節的真實性、合法性、相關性和合理性等,內部審計部門定期或不定期檢查單位內部科研管理制度和機制的建立與執行情況,以及內部控制關鍵崗位及人員的設置情況等,確保監督活動貫穿于項目管理的全過程[3],及時預警科研管理風險并提出改進建議。同時要嚴格審計程序、規范審計行為,實行科研經費審計報告公開、整改情況公開、處理結果公開,對重視程度不夠、制度不健全、出現重大失誤的院系及科研項目負責人,要視情節輕重給予不同程度的處罰,對整改有力、科研管理規范的單位給予一定的物質、精神獎勵。
3.3 建立部門聯動機制,共同推動內部科研審計工作
進一步強化高校黨委對重大科研項目和重大科研經費的監管責任,明確校長的法人代表責任,細化審計、監察、財務、科研及國有資產管理等部門職責權限,確立規范科研行為、加強科研經費管理、維護科研秩序促進學校健康發展的共同價值目標,建立相關部門的聯動機制,提高不同部門的耦合程度和配合力度,實現各部門監督管理信息數據共享,達到管理監督各子系統之間的相互協調、相互滲透[4],形成事前、事中和事后的全過程監督制約和服務體系,共同推動內部科研審計工作。
3.4 優化人力資源建設,發揮審計免疫系統功能
加強內部審計能力建設刻不容緩,高校必須結合自身實際情況,建立健全審計人員職業準入制度和任職資格管理制度,逐步探索建立審計隊伍職業化制度,不斷拓寬審計人員后繼教育渠道,提升審計人員素質和工作效率,推動科研管理人員與審計人員的輪崗交流工作,使審計人員全面了解科研管理的基本內容,掌握科研工作的基本規律。必要時,高校可以以更加開放的姿態,打破“擁有”思維,推廣“可用”理念[5],合理利用國家審計機關、內部審計機構、社會審計等組織的綜合力量,根據科研審計項目,組建虛擬審計團隊,發揮“租用”人才的專業知識儲備和技術工作經驗的不同優勢,加大審計信息化建設力度,優化審計手段,不斷提高內部科研審計工作的質量和效果,充分發揮審計免疫系統功能。
總之,加強高校科研項目和經費管理,規范高校科研行為,是當前高校必須做好的一項重要任務,加強內部審計監督,對于維護高校科研秩序、營造良好科研氛圍、調動和保護科研人員的積極性具有重要促進作用,也是規范高校科研行為的有效途徑之一。高校內部科研審計有自身的特點和難度,必須從實際情況出發,制定切實措施,深入推進內部科研審計,充分發揮審計免疫系統功能。
主要參考文獻
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[3]于津,等.從審計角度談科技經費預算執行問題及對策[J].會計之友,2013(1):59-61.
一、高校科研經費管理的現狀與問題
(一)科研經費管理制度不規范 為加強科研經費管理,盡管教育部與財政部制定了《關于進一步加強高校科研經費管理的若干意見》(教財〔2005〕11號),教育部與財政部在《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》(教財〔2007〕1號)中也明確要求加強科研經費管理,提高科研經費使用效益,對高校科研經費的管理和使用作出了原則規定。但是從實際情況看,一些高校尚未根據科研事業發展實際制定適應本校現狀的科研項目經費管理辦法,造成財會人員在經費管理中沒有健全的制度可以參照,使科研經費管理工作不統一、不連續。一些項目負責人錯誤認為科研經費是自己的私人經費,財會人員審核與領導審批時也相對較為寬松,導致科研經費管理不規范。
(二)科研經費預算不科學 盡管科研項目結題時,很多項目下達單位制作的結題報告中確實有經費使用情況欄目,并委托項目實施單位的財務部門負責人簽字及加蓋財務公章,但是從以往來看,由于本校管理及上級監控不嚴,財務部門審核流于形式,因此,一般情況下,財務部門負責人都會簽字,財務部門具體承辦人員也會不假思索地加蓋財務公章。同時,由于絕大多數項目負責人在填寫項目申請書中的經費預算時,自己不懂也不咨詢有關財務知識和科研成本,加之上級審核時只重視科研項目的可行與否,導致項目負責人、科研部門負責人、財務部門負責人、學校領導等都在項目申請書上簽字蓋章,項目下達單位最后也批準立項,但無一個環節真正重視科研經費預算的編制。項目負責人粗略的將科研經費總額分攤到幾個成本項目中,導致預算精確性較低,沒有達到科研經費預算的真正效果。
(三)科研經費使用不合理 由于缺乏科研經費開支范圍限制,直接導致科研經費使用的不合理問題。山東省2006年度審計報告披露:一些單位科研經費中直接用于課題研究的開支僅四成,其他的都被作為管理費用、人員經費、招待費,甚至本應由科研人員個人承擔的家庭電話費、交通費、學費、私家車保險費和維修費也從中列支。山東省自然科學基金安排的一個項目到審計時開支的經費中,實驗材料費僅占5.6%,而招待費、管理費、勞務費、辦公用品、電話費等開支竟占到94.4%。山東大學兩個科研項目分別有14筆和9筆開支是以“計算機耗材”、“辦公用品”等虛假品名的發票報銷。
(四)科研部門與財務部門關聯不夠 科研經費是特殊的專項資金,需要科研部門與財務部門通力合作。但在實際工作中,科研部門一般只重視每年爭取到了多少項目及其級別上有無突破、到位經費的多少、增幅以及成果的鑒定,不跟蹤、評價經費的使用情況,將經費管理的責任全部推給財務部門。而財務部門只注重經費的收支核算,未及時向科研部門反饋經費開支中存在的問題,從而導致科研經費的項目管理與會計核算各成一體,缺乏部門之間信息的溝通與配合。
(五)科研成本核算不嚴 為加強科研經費管理,國家有關部門,確定了科研經費支出范圍。允許將設備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、資料費、數據采集費、印刷費、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費、勞務費、專家咨詢費、管理費、其它支出等計入科研成本。但在高校成本核算實際上是核算科研項目的直接費用是否用完。主要原因:一是對一些間接費用,由于教學與科研密不可分,造成了科研成本的多重性與難分性,如水電、科研場所、圖書資料、房屋、人員工資、獎金等并未納入科研成本。二是國科發財字[2005]462號《關于嚴肅財經紀律 規范國家科技計劃課題經費使用和加強監管的通知》規定:“嚴禁從課題經費提成用于人員獎勵支出”。一些單位為鼓勵科研人員爭取課題經費,自行制定內部政策,從獲得的課題經費中提成用作科研人員獎勵支出。按規定,人員費應按照研究人員的工作量和國家相關標準在課題預算人員費科目中據實列支。人員費必須嚴格按照批復的預算執行,嚴禁任何單位和個人以任何形式擠占挪用課題經費用于人員獎勵等超出預算范圍的支出。
(六)科研經費資產流失嚴重科研經費資產流失主要表現在:一是科研經費形成的固定資產流失。一些科研人員與不法商店勾結,將科研經費購買的電腦等固定資產故意開成電腦耗材等。二是科研經費形成的固定資產私“有”化。一些科研人員在使用科研經費購買設備時,盡管按照學校固定資產管理規定進行采購和入賬,但是在項目結題后,該設備卻一直歸科研人員使用。三是科研人員無償使用學校設備,造成學校資產流失。
(七)科研成果價值管理難 相對于科研經費形成的固定資產而言,對科研經費形成的無形資產的管理更加薄弱,主要是高校財務制度中沒有無形資產管理的內容。學校科研部門雖然對專利權、版權、軟件等進行登記,但是并沒有制訂出具體價值管理。
(八)經費結余資金管理不完善 據2004年審計署對教育部等中央部屬18所高校2003年度財務收支情況審計,至2003年末13所高校有1.73萬個項目已結題卻未按規定結賬,結存資金3.69億元還滯留在已結題項目上。
(九)科研經費監督不力 “熱規定,冷監控”是高校科研經費管理的一大特點。在報銷過程中,財務部門對各項經費支出的合理性和科學性監督力度不夠;科研部門依賴財務部門最后審核;審計部門在國家未制定科研審計管理辦法,學校也未要求審計部門加強對科研經費審計的情況下,審計部門無法發揮其事前、事中、事后的監督作用。
二、高校科研經費精細化管理的加強措施
(一)建立健全科研經費管理制度 科研經費管理是一項政策性、科學性很強的工作,要管理好科研經費,就必須針對當前科研經費使用和管理中出現的問題,根據國家有關規定,結合學校實際情況,制定出科學、有效的科研經費管理制度。一是基本制度。對縱向科研經費,要根據教育部與財政部《關于進一步加強高校科研經費管理的若干意見》(教財〔2005〕11號)、教育部與財政部《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》(教財〔2007〕1號)、《關于嚴肅財經紀律 規范國家科技計劃課題經費使用和加強監管的通知》(國科發財字[2005]462號)等的規定,注重和突出政策性,制定《縱向科研經費使用范圍和費用開支標準》,規范縱向科研經費的使用。對橫向科研經費要立足推動市場競爭的需要,在合理合規合法的前提下,強調靈活性,制定《橫向科研經費使用范圍和費用開支標準》,明確橫向科研經費的使用。對校內科研經費,要制訂更加嚴格的科研經費使用范圍和費用開支標準。二是制定《科研經費支出管理定》,根據科研項目相關資料,如支出審批手續、目書中的預算科目與金額、合作單位名稱、合法有效的票據等,支付科研經費。三是制定《科研經費結賬管理辦法》,國科發財字[2005]462號第六條禁令明確規定:“嚴禁課題結賬后不及時進行財務結算,長期掛賬報銷”。高校應制定科研經費結賬管理辦法,明確科研課題結賬時間和結余經費的用途,項目負責人應嚴格執行科研合同,按規定及時結題。四是制定科研經費資助制度。科研經費資助應體現“平等競爭”、“擇優錄取”的理念,資助的方向更多的放在資助學科和申請人的優勢上,選擇優等的申請者給予資助。五是制定《科研經費審計管理定》,對每個科研項目的科研經費都要進行審計。審計部門要事前參與科研項目經費的預算編制、對重大科研項目和大額科研經費的支出要事中進行會審,事后則要對所有科研項目的科研經費進行審計分析并作出結論。
(二)明確科研項目支出范圍 對來源不同的科研經費應當分類管理,確定不同的支出范圍。如校級(包括無經費資助的縱向科研項目和橫向科研項目)科研項目的支出范圍可以明確為:差旅費、通訊費、上網費、郵寄費、查詢費、調研費、會務費、論證費、測試費、印刷費、復印費、紙張文具費、電腦耗材費、論文版面費、出版資助費、圖書資料費、實驗材料費等,嚴格禁止發放勞務費、獎金及招待費。縱向有支持經費的科研項目的支出范圍是在校級科研項目的支出范圍的基礎上,再適當開支如下費用:會務費、鑒定費、儀器設備費、培訓費、設計制作費及一定比例的勞務費、招待費、出租車費等,但必須認真審核科研儀器設備購置的必要性和真實性。對橫向科研項目的支出范圍,在原則上包括校級科研項目和縱向有支持經費的科研項目的所有支出項目的同時,還可以明確將科研與生產過程中消耗的直接材料費、直接人工費、儀器設備費、房屋折舊或使用費、專業圖書資料費、水電費費、實驗材料費、科研人員費等包括在內。
(三)確定經費的支出比例 項目管理費、人員經費、業務費等無疑是科研經費的一部分,但必須確定一個合理的支出水平。對項目管理費可按照項目管理辦法或項目合同規定的比例由學校安排使用;沒有規定的由學校予以規范,根據財務制度允許的分攤方法分攤計入課題成本,在項目預算范圍內列支。項目管理費提取比例最高不超過項目經費總額的10%,并應當納入學校預算統籌使用。對于人員經費、招待費、出租車費、禮品等,要有科學、合理、有效的制約機制,保證科研經費的支出比例合理,將有限的經費真正用到項目過程中去。
(四)完善預算管理 首先,要集中核算。高校取得的各類科研經費均是學校收入,必須全額納入學校綜合預算編制中,由學校財務部門統一管理、集中核算、課題編號、專款專用。其次,科研預算管理必須強調預算的合理性、準確性、科學性,既要反對漫天要價,也要反對低報預算,以提高申報成功率的砝碼。重點是確定科學的預算定額和支出標準,細化編制內容,按用途分逐一在預算中列示。考慮到項目經費預算的專業性,學校科研部門、財務部門或審計部門應當提供項目預算服務。科研部門要細化科研經費的使用范圍,財務部門必須在經費使用前明確各類費用的支出標準。
(五)規范資產管理 國家和各省市有關科研經費管理辦法中都明確規定:科研經費購置的資產屬于國有資產,其使用權和經營權歸項目依托單位,必須納入項目依托單位的固定資產賬戶進行核算與管理。因此,除科研項目管理辦法或項目合同中另有規定外,凡是運用科研經費購置的固定資產,與學校用其他經費購置的固定資產一樣均屬于學校的國有資產,必須納入學校資產統一管理。項目負責人必須配合財務部門、設備管理部門做好資產的保管、維修、報廢、報損、清查等工作,特別是在項目結題時, 應及時做好清理、移交、保管人員變更等手續。另外針對高校科研經費按課題撥款、儀器設備重復購置的現狀,可實行高校現有儀器設備有償使用的辦法,發揮本單位已有儀器設備的使用效率,也可嘗試對資產實行統一管理、有償調配、專人負責、定卡、定人、統籌使用的辦法。對科研成果的推廣應用、轉化轉讓應由學校按照《中華人民共和國促進成果轉化法》和《高等學校知識產權保護管理規定》等相關法規執行。
(六)加強部門配合 科研部門在主管項目的同時協助配合財務部門做好經費的管理工作;財務部門負責科研經費的管理和會計核算,指導科研人員編制項目經費預算及結題決算,并且在項目經費的使用過程中指導科研人員按照有關財經法規合理使用經費;項目負責人應自覺接受有關部門的監督檢查,按有關規定及時辦理科研項目結題及結賬手續,并對科研經費使用的真實性、有效性承擔經濟與法律責任。科研部門、財務部門和項目負責人應明確權責、積極配合,建立健全科研經費管理責任制。
(七)加強全方位監管 建立由財務部門、科研部門為主管,資產管理部門、審計和監察部門參與的科研經費監管信息系統。由科研部門將科研課題名稱、下達經費單位、研究期限及經費預算方案等信息錄到課題負責人名下;財務部門負責將收到的每筆收入、發生的每筆支出明細錄到每個課題中;課題負責人通過密碼可在網絡上查看自己的科研經費使用情況及結余情況。實現數據共享,達到管理環節的相互協調、相互依托、相互滲透,有效提高科研經費管理監督的水平。
(八)加大法規宣傳力度 學校各部門應通過各種方式宣傳科研管理規定和財務管理規定,使廣大科研人員充分認識到嚴格執行國家法律、法規和規章制度的重要意義,做到自覺遵守財務制度,使科研人員合理、合法使用科研經費。
關鍵詞:高校 內部審計 財務管理
隨著我國高等教育改革的不斷深入,高校的經濟活動日益豐富,高校財務管理逐步規范,但較發展趨勢而言,反顯滯后和薄弱,或多或少呈現出一些問題。如何規避和改進財務管理中存在的問題,責任主體不僅是高校財務部門,對經濟活動起監督檢查、保駕護航作用的內部審計部門的作用也不可小覷。
高校內部審計是監督型審計,也是管理型審計,其作用是不斷促進和加強各項教育經費、科研經費的管理,提高資金使用效益,健全和改善內部控制制度,監督內部控制制度的執行,保障資產的安全完整,為高校的經濟命脈把關,為校領導的決策當好參謀助手。隨著各方面條件日趨成熟,高校領導對內部審計的認識度和重視度逐步提高,內部審計在高校財務管理中的作用日趨顯要,具體如下:
一、監督控制程序和政策的落實,促進財務內控制度的健全與實施
高校財務內控制度的建立,對提高財務信息質量,防止財務風險,優化資源配置和戰略目標的實現是十分關鍵的。高校應根據財政部門的相關規定,結合本校的實際情況,制定一套完善的財務內控體系,達到加強財務管理的目的。目前高校的財務內控制度的建立和實施還是存在一定的問題,比如,范圍不夠全面,內容不夠合理;制度的建立流于形式,沒有真正執行到位;沒有形成有效性的監控氛圍。以上現象均不同程度的造成經濟責任不清、教育資源浪費或資產流失的現象。
內部審計對高校財務內控制度的實施和運行起著重要的作用。內部審計作為對內控制度的控制措施,既是內控制度的重要環節,也是確保內控制度有效執行的監控手段。針對高校財務內控制度建立不夠完善,執行不力的現象,高校內部審計需要開展和加強內部管理和控制制度的審計,審查各項財務內控制度是否建立健全完善,內控制度實施是否到位,并通過深入分析、評價和衡量內控制度體系的建立程度和有效性,尋找內控制度的薄弱環節,提出合理化管理建議,改進控制系統的薄弱環節,以防范和化解各種風險因素。
二、監督財務預算的管理與執行,促進財務預算有效進行
預算管理是高校財務管理的重要組成部分,是高校根據其發展戰略和年度任務編制的年度財務收支計劃。大多數高校目前財務預算編制采用的是基數增長法,這種編制方法還是不夠科學,缺乏必要的論證和調研,容易造成預算目標與實際不符。有的高校對預算執行把關不嚴,不合規的預算調整、經費追加時有發生,加之預算執行監控機制不完善,對預算執行情況、進度不能進行實時動態跟蹤、分析并制定相應的改進措施,往往導致預算實際執行情況與預算編制出現脫離現象。
高校內部審計通過全過程參與到財務預算管理中,對財務預算的執行進行全方位監督,對財務預算的合理性、科學性做出系統的全面的審計評價。這既有利于財務工作透明度的增加,也有利于保證預算管理進行的有效性。審計部門首先要從預算的編制入手,檢查預算編制的程序是否合法,預算編制的范圍是否全面,檢查預算是否逐層逐級編制,審計預算編制內容有無充分依據,預算項目合理與否,有無重復與遺漏,預算數據的測算是否合理可靠。對預算執行情況的審計,可以通過對財務系統中各項預算指標的控制,跟蹤檢查具體項目的執行情況。對超預算的項目要進行重點檢查,審查是否有完備合規的審批手續,分析超支的必要性以及超支的真實原因。對遠低于預算數的支出項目,檢查其預算編制的合理性與科學性。
三、規范科研經費的管理,提高科研經費的使用效益
科研課題的數量與經費額度是高校科研實力和學術水平的重要標志,是高校對科研人員或者教師工作業績評價的重要指標,也是高校收入來源的重要組成部分。各高校為了提高教學質量,促進學科建設與人才培養,提升綜合競爭能力,越來越重視科研活動的開展。近幾年高校承擔的科研項目數量和籌集的科研經費總額較以往均有大幅度的增長。但許多高校只重視資金的來源,而忽略了對科研經費使用規范性的管理。在科研經費的使用上,有的高校沒有嚴格遵守國家和高校的財務制度和規定,出現一些違規現象。比如,有些科研人員將個人或家庭生活開支列為科研費用,用與科研項目無關的票據報銷套取科研經費,虛列領款清單開支大量勞務費,科研課題雖然已經結題,但沒有及時結賬等等。
內部審計部門要發揮應有的監督和評價職能,對科研項目資金的使用情況進行全面審計,結合本校實際情況,有選擇、有重點地組織科研經費的結題審計,特別對國家投入較大的專項資金項目、國家自然科學基金等進行重點跟蹤審計。高校內部審計主要審查科研經費內部管理制度是否健全,科研項目的合同管理是否規范,學校科研、財務等部門及科研項目負責人在經費管理使用中的權限是否明確,是否把科研經費納入學校財務部門統一管理、單獨核算、專款專用,是否違反規定轉撥、轉移科研經費等情況;審查項目管理費、人員經費、業務費等有關支出是否超出規定比例或合理水平,是否存在截留、擠占、挪用科研經費等情況;審查是否存在自籌經費或配套經費不到位、科研項目結題不結賬等其他有關情況。審計報告要如實揭示科研項目在資金管理使用方面存在的問題,并向相關部門提出解決方案,關注改進情況,確保科研經費使用的合理合規性,實現預期的效果,不斷提高資金使用效益,促進高校廉政建設。
四、提高校領導風險防范意識,加強風險管理水平
近年來高校辦學規模不斷擴大,許多高校都面臨資金緊張的局面。面對資金的缺口,高校僅靠財政撥款往往難以滿足需要,開始依賴于銀行信貸。作為高校資金重要來源之一的銀行貸款,其性質大大不同于財政撥款和事業收入。銀行貸款所取得的債務資本具有使用上的時間性和有償性,需要到期償還本金和支付利息,還本付息必然成為高校的一項債務負擔。從這個角度分析,銀行貸款雖然短期內緩解了經費緊張的局面,拓寬了資金籌資渠道,但高校也因此背上較大的財務負擔,財務風險凸顯。
隨著的理財環境的不斷變化,經濟風險有所增加,高校管理者面臨的財務風險加大,如何加強風險管理客觀上已成為高校管理者必須正視的問題。高校應建立健全有效的風險管理體系,分析各種風險因素,確保高校具有較好的風險管理過程并能有效發揮作用。內審人員應明確自己相關的作用與職責,確定風險領域,評價風險管控程序的有效性,檢查風險管理過程的效果,幫助校領導提高風險防范意識和風險管理水平。內部審計部門可通過對學校整體負債承受程度、貸款的償還能力進行分析性審計,提出合理化審計建議,以幫助學校規避風險,保障學校經濟正常運行。
五、促進和加強資產管理,保證財產的安全完整
目前,許多高校普遍存在儀器設備等固定資產重復購置、購入資產閑置、設備不能共享、使用效率低下等現象。有的高校固定資產財務管理存在賬實不符、有賬無物和有物無賬等情況,報廢的固定資產不履行資產的處置審批程序,不作報廢核銷手續,教學實驗材料等低耗品采購分散,庫存管理缺乏科學性。
高校應通過內部審計加強對資產管理方面經濟活動的檢查與分析,提出合理的改進意見,及時查缺堵漏,制止不合理事項的發生,防范資產的流失。內審部門可通過開展專項審計,從審計基本的復核、查漏、檢查等基礎工作做起,促進改善固定資產賬實不符的現象。通過專項審計,發現學校在資產管理方面存在的問題,并向相關部門及時提出對策和措施,通過檢查改進措施的落實情況,促進提高資產管理水平,保護高校財產的安全完整。
高校內審部門的主要作用不僅限于監督功能,更重要的是管理職能。高校內審部門通過執行審計的符合性和實質性測試程序,提供恰當的改進意見,促進被審計單位人員更好地履行相應崗位的職責。審計部門是學校管理職能部門之一,審計人員應站在學校和校長的立場上,提供客觀公正的意見。內部審計在高校財務管理中的作用至關重要,高校的各種經濟活動最終都在財務管理中體現,內部審計機構和審計人員通過對經濟事項的全面審計,實時監督檢查各項經濟活動的合法合規性,對執行中存在的問題實事求是的進行揭示和查處,并提出改進措施,監督被審計者進行整改和落實,充分發揮審計的管理職能,提高高校的財務管理水平,為高校的持續健康快速發展提供有力保障。
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2014年7月,科技部了《科技部關于四起違反科研經費管理規定典型問題的通報》,對涉及的單位和個人給予了處理。對于項目承擔單位促進科技專項資金的規范管理,確保專款專用,起到一定的警示的作用。目前科研經費管理主要存在以下問題:
(一)內部控制薄弱,專項資金監管缺失
專項資金支出應當按照批準的項目和用途使用,并需要單獨核算,同時接受有關部門的檢查、監督。部分項目承擔單位內部控制薄弱,對科技專項資金使用管理監管缺失,從而造成科技人員使用虛假發票套取科研經費等現象的發生。
(二)擠占挪用科技經費
對于一些隨意改變支出用途資金,沒有相應的解決辦法和措施,使得事后監督往往流于形式,直接影響了財務監督的權威性和有效性,使管理手段相對弱化,導致專項資金使用效益低下。有的單位專項資金的支出沒有有效的控制和監督手段,各項費用基本上是實報實銷,經辦人員沒有控制意識,這在預算不夠細化的情況下就很可能導致“合法浪費”的現象。科研經費購買的設備、材料究竟是否真正用于科研項目無法界定,如購買筆記本電腦等,既可以用于個人生活,也可用于科研項目,為科技人員在日常工作提供便利。
(三)科研經費管理不規范,違規使用
財務人員的重視程度不高,多數單位財務人員在專項資金的管理中只是承擔了會計核算和資金支付等簡單的服務性工作,對專項資金用途和使用管理規定了解的不多,對專項資金活動的事前和事中控制作用沒有體現出來。財務人員只是簡單的事后的票據報銷。有的單位沒有專項資金使用的詳細的費用預算和結算,對于各科室上報的各類專項資金支出,更多地只從數字上簡單匯總,用于應付上級部門的要求,而沒有從財務角度加以分析和利用,特別是缺乏對專項資金使用情況的綜合評價,以及對相關同類專項使用標準的歸納和確定,如果能夠通過費用預算進行專項資金支出控制,并且對資金使用結余或者超支的原因進行進一步分析的話,更有利于專項資金的有效使用。(四)項目資金違規外撥2014年,國務院了《國務院關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》,明確規定“科研人員和項目承擔單位要依法依規使用項目資金,不得擅自調整外撥資金,不得利用虛假票據套取資金,不得通過編造虛假合同、虛構人員名單等方式虛報冒領勞務費和專家咨詢費,不得通過虛構測試化驗內容、提高測試化驗支出標準等方式違規開支測試化驗加工費,不得隨意調賬變動支出、隨意修改記賬憑證、以表代賬應付財務審計和檢查”。部分單位存在將項目資金違規外撥,簽訂虛假合同或協議,套取國家科研經費。部分單位科研項目重視立項,輕項目預算的編制和執行,未嚴格按預算執行而是將科研資金作他用,甚至在經費的撥付過程中,截留經費用或作抵扣其他支出。有的單位虛報項目套取財政資金,有的虛列支出轉移財政資金,有的將專項資金存放在外單位,隱匿財政資金,逃避財務監督。
二、科技專項資金審計風險分析與防范
注冊會計師審計對加強專項資金管理,充分發揮資金的使用效益,起到了積極的作用。承接科技專項資金審計業務,拓展了新的業務領域,但我們也應該注意到,被審計單位為了獲取專項資金或使專項資金順利通過相關部門的驗收,可能存在管理層舞弊風險,我們應當如何應對認定層次的重大錯報風險和管理層舞弊風險。
(一)實施風險導向審計
在承接專項資金審計前,要客觀、全面地了解被審計單位及其環境。不僅要了解被審計單位財務狀況,而且要了解與項目資金管理相關的內部控制,獲取項目可行性報告、項目申請書、項目計劃書以及與政府部門簽訂的項目實施合同書等相關資料,查閱相關項目資金的管理辦法,從而對申報或驗收項目有個比較完整的認識。根據項目實施合同中獲取對項目實施情況相關的經濟指標和非經濟指標,制訂總體審計策略和具體審計計劃,進一步確定專項審計的重要性,在專項審計實施過程中不斷地修訂完善審計計劃。根據風險評估的結果和專項資金審計要求的各項指標,設計和實施進一步審計程序。由于項目資金審計與財務報表審計期間可能不一致,對于需要考核某個項目利潤指標、營業收入指標和繳納稅金等相關經濟指標時,需要對企業的該項目實現的利潤進行分割,對期間費用以及增值稅進項稅等按合理方法進行分配,這往往就需要依賴于注冊會計師的職業判斷,對被審計單位的分配方法是否合理做出綜合評價。在專項資金審計中往往涉及很多的注冊會計師的職業判斷,如哪些費用開支可以在專項資金中列支,文件以及相關的資金管理辦法中并未明確,在具體操作中也沒有明確規定。某些單位則存在任意擴大專項資金的支出范圍,列支辦公設備購置費及業務招待費等,違背了專款專用原則,也無形中造成了“合法浪費”的現象。科研經費購買的儀器設備是否真正用于科研項目,由于科研項目涉及相關專業領域的專業知識,審計人員缺乏與科研專業領域的長效溝通機制,對一些專業設備、材料及管理費用的支出是否合理無法準確做出判斷。審計人員應當掌握科研經費審計相關政策、法規,借鑒國內外經驗,強化自身理論水平和業務技能,在引進專業人才的同時,借助社會上科研機構和專家的力量增強審計的能力,彌補自身專業技術力量的不足。因此,項目承擔單位應當進一步建立健全內部控制制度和強化監督制約機制,加強財務報銷審核,規范資產購置、材料采購、出入庫管理等方面的流程,切實保障財政科研資金的安全,充分發揮資金的使用效益。
(二)提高執業人員專業勝任能力、加強防范審計風險意識
審計能否真正發揮為政府和公眾服務的最終作用,更重要的是要建設一支合格的、高素質的審計專業隊伍。市場經濟的建立和發展對審計人員的業務素質和職業道德提出了更高的要求。培養一批高素質的執業人員成為推動注冊會計師行業發展的當務之急,也能有效地防范審計風險。會計師事務所應當盡可能吸收考試取得資格并有豐富執業經驗和良好信譽的注冊會計師加入,造就一批既精通會計業務,又精通管理、審計、法律的高層次復合型人才,以滿足日益復雜的審計業務需要。提高執業人員的綜合素質是防范審計風險的重要手段之一,這就要求逐步提高執業人員的專業勝任能力和職業道德水平,注冊會計師應當加強對項目成員的培訓,不斷地提高助理人員的專業勝任能力。所有的審計程序、審計方法最終都要靠執業人員去執行。因此,提高執業人員的專業勝任能力,加強防范審計風險意識,可以增加執業人員的事業心和責任心,有利于執業人員自覺遵守中國注冊會計師審計準則和職業道德守則,執業人員要廉潔自律,這對防范審計風險有不可低估的作用。始終保持審計工作的獨立性,避免來自方方面面的干預,是保證專項資金審計工作客觀、公正的基礎,也是避免審計風險的根本前提。在做好以上重點工作的同時,還要注意把握兩點:一是對陷入財務困境的被審計單位要特別注意;二是要與律師建立長久的關系,經常交流經驗,以避免審計風險和法律責任。注冊會計師應當嚴格按照審計準則執行審計業務,履行必要的審計程序才有可能形成正確的審計結論。保持良好的職業道德、嚴格遵守專業標準的要求執行審計業務、出具審計報告,對控制風險尤為重要。
(三)購買會計師職業責任保險
隨著我國對科技投入的不斷加大,科研項目經費的不斷增加,使得科技項目經費的管理問題也備受關注。目前,由于我國科研項目管理的相關法律法規過于粗放,造成科研經費管理寬松,經費舞弊的操作空間很大,客觀上對政府監管工作的開展造成了一定困難。現今國內尚無學者利用進化博弈的方法對政府監管部門和科研項目團隊之間相互博弈策略進行分析,而靜態博弈模型在市場參與者非完全理性的現實中有很大的局限性。針對此,本文擬從進化博弈理論出發,建立科技項目財政資金使用方(科研項目團隊)和政府監管部門經費舞弊及治理的博弈模型,對雙方動態進化策略進行分析,并根據分析的結果提出一些治理及防范科研項目團隊舞弊使用經費的措施。
二、研究假設
在科技項目資金使用及監管過程中存在兩個基本當事人:科技項目資金使用方(科研項目團隊)和科技項目資金監管方。他們可選擇兩個純戰略,即科研項目團隊可能“舞弊”,也可能依法“遵規”;監管方可以選擇“嚴格監管”,也可以選擇“監管失范”。若將R和I分別定義為科研項目團隊和監管方可選擇的戰略集合,科研項目團隊和監管方第i個純戰(i=1,2)用Ri和Ii來表示,則R={R1,R2}={舞弊,遵規},I={I1,I2}={嚴格監管,監管失范}。同時本文作如下假設:
假設1:在某個項目中科研項目團隊的科研經費為Y。使用者舞弊非法所得為a,a∈[0,Y],實施經費舞弊行為過程中所付出的物質耗費成本為c1(幾乎為零)
假設2:如果監管方發現科研項目團隊有經費舞弊行為,則給予一定的懲罰,假設懲罰的法定成本為c2(包括停止撥款、追回款項、終止項目、通報批評、行政處分以及刑事責任等)。即如果經費使用者有舞弊所得為a,一旦被發現,則不僅要追回舞弊所得a,同時還須承受法定成本c2
假設3:如果科研項目團隊有舞弊行為,監管方也實行嚴格監管且能查處,嚴格監管成本c3(c3>0),那么c3
根據上述前提可以得出博弈雙方收益矩陣,如表1所示:
三、科技項目資金監管與使用雙方規制遵從的靜態博弈分析
分析博弈收益矩陣表可看出:靜態博弈過程中,若監管方遵從規制,按照法規選擇嚴格監管I1時,科研項目團隊選擇R2是最優戰略;若監管方選擇I2,科研項目團隊會選擇R1;而若科研項目團隊選擇R1時,監管方選擇I1是最優戰略;若科研項目團隊選擇R2,監管方會選擇I2。由于雙方會一直循環的選擇最優戰略,占優戰略在這個博弈中并不存在,根據納什均衡存在性定理,所以本博弈中存在一個混合戰略納什均衡。
假設監管方選擇嚴格監管的概率用n表示,科研項目團隊選擇舞弊的概率用m表示,則監管方的混合戰略為N=(n,1-n),科研項目團隊的混合戰略為M=(m,1-m),那么,監管方嚴格監管的收益期望值E(n)為:
E(n)=m(a+c2-c3)+(1-m)(-c3)(1)
監管方不監管的收益期望值E(1-n)為:
E(1-n)=m(-a)+(1-m)×0(2)
科研項目團隊舞弊的收益期望值E(m)為:
E(m)=n(-c1-c2)+(1-n)(a-c1)(3)
科研項目團隊遵規的收益期望值E(1-m)為:
E(1-m)=n×0+(1-n)×0(4)
不管科研項目團隊如何選擇戰略,在納什均衡前提下監管方嚴格監管或監管失范的收益期望值是相同的;類似地,不管監管方如何選擇戰略,科研項目團隊舞弊或遵規的收益期望值也是相同的。如果用(n*,m*)表示納什均衡時的混合戰略,那么可得到下列等式:
E(n*)=E(1-n*) E(m*)=(1-m*)(5)
計算可得n*=(a-c1)/(a+c2),m*=c3/(2a+c2)。
通過分析,如果m>m*,監管方就應選擇嚴格監管,即m=1;如果mn*,科研項目團隊就應該選擇合規,即n=0;如果n
四、項目財政資金監管與使用雙方遵從規制的進化博弈分析
進化博弈的參與者并不具有完全理性,甚至理性程度較低,類似于生物的進化,他們在博弈中不斷通過學習,重復調整戰略選擇,從而逐漸找到一個更好的戰略。在生物進化論的復制動態機制中,一種適應度更高的新策略會逐漸被越來越多的參與者采用,而適應度更低的策略就被逐漸淘汰,這種參與者的動態調整可以用生物進化中的復制動態機制來模擬。假設群體中采用策略k的比例為n,選擇策略k能得到的收益為ek,群體的平均支付為e,這種動態調整過程用動態微分方程表示就是:
在這里,監管方群體中采用“嚴格監管”的比例可以用監管方嚴格監管的概率n表示,科研項目團隊群體中采用舞弊的比例可以用科研項目團隊“舞弊”的概率m表示,因此監管和科研項目團隊雙方采用兩種策略得到的期望收益與第二部分相同,同時這里所做的模型假設也與前面靜態博弈分析假設相同,在此不再贅述。
那么,監管方群體的平均期望值E(I)為:
科研項目團隊群體的平均期望值E(R)為:
若將動態微分方程應用在監管和科研項目團隊雙方,則可以得到監管方群體采用嚴格監管比例n的復制動態方程:
同樣得到科研項目團隊采用舞弊戰略比例m的復制動態方程:
因此,可以得到以下推斷:
(1)監管方適當提高法定的懲罰成本有助于降低舞弊比例。監管方嚴格監管的概率和科研項目團隊舞弊的概率都是法定懲罰成本的減函數。一旦被發現舞弊,科研項目團隊不僅要退回舞弊所得經費,還要承受額外的法定成本c2,而舞弊的法定懲罰成本越高,科研項目團隊就越不會舞弊,這也是符合現實情況的。對于監管方來說,一方面隨著法定懲罰成本的上升,舞弊概率會減小,因此會逐漸疏于嚴格監管;另一方面較低的法定成本促使科研項目團隊出現僥幸心理而趨向舞弊,舞弊概率上升,就會促使監管人員嚴格監管的概率也提高。
(2)監管方降低監管成本與提高監管水平可降低舞弊比例。科研項目團隊舞弊的概率隨著監管方監管成本的降低而降低。這是因為越低的監管成本和越方便的監管方式顯然會使得監管人員更便于嚴格監管,而科研項目團隊在雙方博弈中會考慮到監管方的這種心理,舞弊概率會減小。另外,監管方嚴格監管的概率隨著科研項目團隊舞弊耗費物質成本的升高而降低,而這個模型假設中舞弊成本幾乎為零,這與實際情況也相符,這里就不做分析。
(3)科研項目團隊偏好小額經費舞弊。監管方嚴格監管的概率與科研項目團隊舞弊非法所得呈正相關,即舞弊非法所得越大,監管方嚴格監管的可能性就越高;并且科研項目團隊舞弊的概率與其舞弊非法所得呈負相關,即舞弊非法所得經費數額越大,科研項目團隊越不敢舞弊。由于監管方和舞弊所得額兩個方面的影響,想要舞弊的科研項目團隊以較小的金額舞弊的可能性增大。這原因一方面可能是科研項目團隊覺得大額的經費舞弊很容易被監管人員發現和處罰;另一方面也可能是認為監管人員考慮到工作效率和監管成本的問題會有選擇的忽略小額舞弊經費。
(4)改善科研項目團隊規制遵從是個緩慢過程。當監管方嚴格監管的概率較高時,科研項目團隊出于為了回避風險的,其舞弊的概率m*會較低。而監管方在監管過程中發現舞弊的事件減少之后,會逐漸松懈或者適當降低對科研項目資金的監管概率,即n*降低;當n*降低時,科研項目團隊又會提高舞弊的概率m*。即提高科研項目團隊遵規度是一個動態調整而且十分緩慢的過程,非一朝一夕就能實現,通過復制動態策略的分析,可以得出這樣的結論:保持監管方嚴格監管的概率n>n*,可以使得m盡量維持在較低的水平,盡可能降低科研項目團隊的舞弊概率。
五、科技項目財政資金舞弊治理對策
(1)降低監管方的監管成本,改進與創新監管手段,使監管更為方便靈活,能以更小成本提高監管方的監管比例。這樣對于理性的科研項目團隊而言,如果舞弊越多,金額越大,那么被發現的概率就越高,從而迫使他們遵守相應的法規,減少經費舞弊案件的發生。
(2)強化項目經費監管的法律法規建設,加大經費舞弊的懲罰力度。修訂和完善有關科研經費使用的法律法規,從制度上防止和治理利用科研經費監管漏洞來非法牟利的團隊。在法律層面上確立科研資金來源及運用的原則及管理架構、管理機構的職責等。加大對科研項目團隊舞弊使用科研經費的懲罰力度,使其懼怕因違反法律法規而承擔的高額風險和罰款,從而降低舞弊發生的概率,減少國家財政資金流失。
(3)建立內外監管相互制衡的監督管理體系。開展科研機構與紀檢司法機關的廉政共建活動,積極探討和創新內外監管方式方法,例如檢察機關或公正機關可全程監督科研院所重大科研項目的招投標過程。同時可適時引入公共參與機制,資金使用方按有關規定定期公告重大科研項目經費的使用情況,披露經費使用明細,還可以聘請會計、審計等中介機構對項目出具審計報告,媒體和社會公眾可以隨時監督和提出異議,消除了各市場主體的信息不對稱。從而形成內部監督與會計、審計等中介部門、紀檢司法及社會輿論的外部監督相結合并且能相互制約的監督體系。
(4)完善科研項目合規性內控制度設計,規范內部責任范圍和實行問責制,加強績效審計。首先增強團隊領導的內控意識,領導設計和實施內部控制制度。特別需要注重建立健全單位資金內部控制,明確資金崗位職責分工和收付審批權限,保證科研經費的合理合法使用,同時對出現濫用和挪用科研經費問題的課題負責人和崗位負責人加大問責力度。項目經費使用的各階段(包括申報、批準、發放等)應公開透明化,不僅要重視事中審計,更要加強績效審計。
(5)大力提高監管者(審計人員)的專業水平與高知群體法制、道德素質。應當加強政府監管人員的專業知識培訓、精神文明和職業道德建設,提高監管人員專業水平、思想和職業修養。開展專業培訓提高監管人員專業水平,促使他們改進和創新監管水平進一步降低監管成本,將道德規范和行為準則的建設納入監管人員培訓的范疇,督促監管人員在監管中按照較高的道德標準來增強其責任感。同時通過各種形式的法制宣傳,強化科研院所高知群體和科研人員的法制意識和學術道德修養。
(6)善于把他律轉化為自律。自律是指制度的具體要求、標準和內容已轉化為科研團隊內在的目標、標準和需要。經費制度的執行不是“要我這樣”,而是“我要這樣”,是通過科研團隊自我調節、自我約束、自我“立法”來體現的。科研團隊經費舞弊行為的自我約束力量用公式表示為:自律力量V=C*m(V:抑制經費舞弊的自律力量即自我約束、自我控制的力量;C:承擔的經費舞弊風險值即違規失敗承擔的受罰成本;m:被追究的可能性即違規失敗的概率)。如果制度嚴格,監管嚴格,對科研團隊經費舞弊行為處分很重,追究率很高,舞弊行為失敗的可能性和承擔的成本就會變得很大,這可以有效地抑制舞弊行為的產生,同時也有利于凈化學術研究不良的社會風氣,取得最佳績效。
參考文獻:
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【關鍵詞】教育審計 質量管理 思考
中圖分類號:C93 文獻標識碼:A 文章編號:1009―914X(2013)35―331―02
審計質量管理的涵義
審計質量管理是指內部審計機構和人員為保證審計工作的客觀、公正、有效而采取的一系列制度、措施、方法等,是為完成審計目標而采取的組織、協調、溝通、疏導、控制、復核、督導等活動的總和。也是對審計計劃的制定、審計方案的擬定、實施現場審計、審計報告的撰寫及后續審計各工作流程的質量管理。體現了審計機構和人員審計工作中遵循規范符合標準的程度、審計結果客觀、公正、準確的程度及監督服務整體有效和影響力。
加強教育審計質量管理的意義
(一)是完成教育審計艱巨任務的需要
改革開放20多年來,我國綜合國力和公共財政大大增強,國家對教育經費的投入也逐年增加。教育經費和各類專項資金增長快,招生人數增加,基建規模擴大,科研經費的大量涌入。同時,隨著人事制度的改革,對高校經濟責任審計的要求也越來越高。如何才能保證國家財政撥款合規合理地使用,提高資金的使用效益。對審計項目實施全過程跟蹤審計,提高審計質量,防范審計風險。這是審計人員的新課題。只有不斷提高審計質量管理水平,才能完成教育審計的艱巨任務。
(二)是教育審計自身不斷發展和完善的需要
隨著教育事業的不斷發展,教育審計的任務越來越重。審計的重點從查錯糾弊轉向風險控制;從事后審計轉入事前審計;從個體評價向預測延伸;從微觀指導向宏觀決策發展;審計深度從表象向深度拓展。因此,加強教育審計質量管理成為教育審計自身發展的需要。
(三)是樹立審計機構良好形象的需要
審計質量是審計工作的生命線。高水平的審計質量管理,能夠提高學校領導層對審計工作的關注度,增強審計人員在學校管理過程中的認可度和權威性“有為才能有位”。只有在保證工作質量的前提下,內審工作才有成果可言,內審的監督服務作用才能得到極佳的發揮。因此,加強內審質量管理有助于提升內審機構的公信度,樹立審計部門的良好形象。
(四)是提高教育審計效益的需要
教育審計與其他工作一樣,是要講究效益。其效益在以較小投入獲得較大的審計效果,在較短的時間內取得滿意的審計效果,即具有理想的審計效率。審計管理就是以不斷提高審計效益和效率為目的,但它必須以搞高審計質量管理為前提。
教育審計質量管理的思考
教育審計質量是 “進行獨立監督、評價行為”的一種結論性的體現。要對教育審計質量進行有效管理,必須要有與之目標、特點相適應的組織保障、人員保障、程序保障和督導保障等一系列保障機制。
(一)教育審計質量管理的組織保障,是指教育審計的控制環境和制度基礎。根據教育部第17號令《教育系統內部審計工作規定》要求各高校應合理設置和健全獨立的內審機構。并按照《審計法》和《審計署關于內部審計工作的規定》接受地方審計機關和主管單位審計部門的業務指導。充分利用和發揮各級內審協會(學會)的作用,利用系統協會加快內審規范的制定和完善。組織實施從業人員資格認定和項目質量評價,建立和完善內審檢查委員會和督導制度。
(二)教育審計質量管理的人員保障,主要是指教育審計的隊伍建設。首先要建立內審人員職業化管理體系。主要是指人員的專業化和資格化、組織的行業化和社會化,行為的法制化和規范化。其次要強化對審計人員職業道德及審計責任的教育。職業觀念的基本要求是“獨立、客觀、正真、勤勉”。職業態度的基本要求是“職業謹慎并合理使用職業判斷”。要使審計人員時刻以職業道德規范約束自己的行為,牢固地以職業道德規范為行為準則,勇于承擔相應的法律責任。審計人員要按國家規定進行業務技能的“補水和充電”,要為審計人員提供學歷進修和CIA及各類審計資格考試的機會,只有這樣才能促進審計人員努力學習,不斷提高審計隊伍整體素質,掌握新的審計理論和審計技術與方法,從而為全面提高審計工作質量打下堅實的基礎。最后可采用業務委派和聘請外部專家。現在高校的審計資源主要來源于會計隊伍和部分工程系列轉崗來的人員,而有法律專業、計量學和計算機等專業背景和高學歷人才相對缺少。目前高校審計理念不斷創新,業務不斷拓展,僅僅依靠本身的審計資源已不能適應和滿足高校日益發展與擴大的經濟活動和監督服務的要求。應充分利用外部資源,采用合二為一,互補優劣的業務委派和聘請專家的方法。通過用較少的成本來達到更好的效果,共同推進教育審計質量管理。
(三)教育審計質量管理的程序保障,是指將要求落實在審計準備、審計實施、審計報告和后續審計的全過程,通過對各程序質量管理與控制,實現審計全過程的質量管理。
在審計準備階段質量管理的重點:一要把好審前調查關,做到調查要充分,有針對性;二要從內部控制初評著手,把好審計風險關;三要把好審計重點確定關,提高審計質量。
在審計實施階段質量管理的重點:及時編制和調整審計方案;確保審計證據的充分性、合規性;明確審計日記與審計工作底稿的關系;保證溝通協商在審計全過程中的運用。審計實施過程中做好各類審計測試是審計質量的關鍵所在,選好樣本,采用符合性測試、分析性測試和實質性測試等不同的方法進行實物盤點、詢征、穿行測試、會計資料核對及文書資料審閱、會計數據復核及比較、分析。同時為了防止和歸避審計風險,在實施審計時,必須使審計人員能充分理解審計準則對審計工作底稿的要求,認真履行三級復核制度使審計工作底稿規范化。
在審計報告階段質量管理的重點:應關注審計報告是否確當地對被審計單位經營活動和內部控制的適當性、合法性、有效性進行了客觀、公正的揭示與評價。審計報告是否對被審計單位的管理起到一定的作用;是否完成計劃要求的全部工作;問題是否清淅、定性是否準確;是否有指導和借鑒的作用;審計報告內容是否完整。審計報告是否按規定走完復核督導程序。做到出具的報告結構嚴密,層次清楚,邏輯性強,語言簡明扼要,報告中反映的數據準確,計量單位統一、標準。審計報告征求意見稿要主動征求有關管理部門和被審計單位的意見。
(四)教育審計質量管理手段保障,是指為了實現審計質量管理而采取的制度約束、督導復核、責任追究和考核評價等相互影響、相互促進的多種控制手段。制度約束應注重制度、法律的制定與完善、貫徹執行和執行檢查三個方面。督導復核應貫穿于審計項目的全過程,內部審計機構負責人對督導工作負主要責任。項目負責人負責審計現場的督導工作。工作中應遵照重要性、謹慎性和客觀性原則,通過檢查和督導,促進審計質量管理和水平的提高。應遵循《內部審計準則》,做好質量檢查和考評,考核與評價應包括內部審計機構組織結構的合理程序;內部審計人員履行內部審計準則的情況;內部審計人員專業勝任能力;內部審計目標的實現程度;內部審計人員自我質量控制的適當性及有效性。
教育審計質量管理是一個系統工程,優秀審計項目質量是多種因素構成的,其中包括組織、人員、規范和方法等因素。只有對基礎工作,實體項目,審計環節全方位地實行質量管理,才能產生實質性的效果。
參考文獻:
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作者簡介:
健全和完善的內部控制是高校持續、健康發展的重要基礎。近年來,在國家大力增加高校投入的背景下,我國高等教育得到了迅猛的發展,但由于高校內部控制建設沒有跟上學校快速發展的步伐,致使高校在管理方面暴露出許多問題,影響了學校教學、科研和管理等工作的正常進行。借鑒英美等高等教育發達國家高校加強內部控制建設的做法和經驗,對促進我國高校良性發展,增強我國高等教育的國際競爭力具有重要的意義。
【關鍵詞】
高等學校;內部控制;治理結構;啟示
20世紀90年代以來我國實施的高等教育管理體制和投入機制的改革,促進了我國高等教育的迅猛發展,這為高校帶來了發展的機遇,同時也帶來了挑戰。由于我國經濟體制轉軌時間不長,高校在幾十年的計劃經濟體制下形成了相對固定的傳統,國家主管部門在高校建設和發展中起主導性作用。高校習慣于被動地接受國家相關政府部門的監管,而在完善內部控制以“強身健體”方面缺乏主動思考,往往滿足于“頭痛醫頭,腳痛醫腳”。近年來高校貪污受賄案件時有發生,經費違規使用常有出現,涉及的人員層次、范圍廣泛,既有學校和二級單位領導,也有一般員工,既有教學一線人員,也有教輔、后勤等人員。這些不僅給國家造成了經濟損失,而且嚴重影響了高校的聲譽,也在社會上造成了不良的影響。究其原因是多方面的,除了管理體制、觀念、管理水平等外,主要是高校內部控制薄弱,導致高校在管理方面暴露出許多問題,影響了學校教學、科研和管理等工作的正常進行。
美國和英國是世界上公認的高等教育最發達的國家,在數量、質量、規模等方面都處于遙遙領先的地位[1],英國夸夸雷利•西蒙茲咨詢公司(QS)2014年9月的2014—2015年世界大學排行榜中,排名前十的高等院校均為英美大學①。英美高校十分重視內部控制,并將這項工作作為高校管理層的重要工作內容,建立了較完善的內部控制體系和嚴格有效的執行機制。研究美國、英國等高等教育發達國家高校在內部控制建設方面的做法和成功經驗,借鑒其先進理念,對加強我國高校內部控制、構建適合我國高校實際情況的內部控制體系、提升我國高校整體管理水平具有重要的現實意義。
一、英美高校的內部控制機制
鑒于COSO(CommitteeofSponsoringOrganiza-tions)②《內部控制———整合框架》成熟的思想和廣泛的應用,下面根據《內部控制———整合框架》提出內部控制五要素:控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和監督(見圖1),從五個方面對英美高校內部控制機制的主要特點進行詳細比較研究和分析,為加強我國高校內部控制機制建設提供理論指導與實踐參考。
(一)控制環境方面———完善的內部治理結構英美高校經過多年不斷的改革與發展,已具備了較完善的內部治理結構(見圖2、圖3)。無論是在正確處理學校決策權、執行權和監管權的關系方面,還是在校院兩級財權劃分方面,都充分體現了學校行政權力與學術權力的和諧共生,有效保障了高校利益相關者在高校內部治理方面的合法權益。各高校均建立了權責明晰的決策機制,都能圍繞高校的辦學需求來設計最合理的管理體制。學校管理的重心在院系一級,學院的事權和財權相匹配。學院領導非常重視內部控制和經費的監督與管理“,當家理財”意識較濃,資源配置不偏離學校的基本宗旨和辦學目標,并且與校院兩級事業發展規劃和學校運行發展結合緊密,服務于學校的重點工作和任務。而在我國高校,治理結構中利益相關者缺位,還未真正建立現代大學制度。我國高校內部治理結構實行黨委領導下的校長負責制,政府作為高校的舉辦者,向高校無償提供財政撥款支持,并通過委托的方式將高校的管理權委托給高校黨政領導班子。因此,政府有理由對高校的辦學行為進行監督和管理,以確保高校正確履行人才培養、科學研究和社會服務的職能。但從外部來看,由于信息的不對稱以及缺乏監管,政府在高校治理結構中發揮的作用有限;而作為高校經費供給方的學生及家長、資金捐贈者等,極少參與到高校的治理中,所以多方利益相關者缺位,造成高校管理層的決策行為缺乏有效的監管[3]。在校院兩級管理方面,學院是承擔學校教學和科研工作的主體單位,學院處在第一線,對經費使用的必要性和經費開支的合理性最清楚,但目前大多數高校的財權主要集中在學校管理層,而事權主要集中在學院管理層,導致學院財權和事權不匹配,學院沒有參與財務治理的積極性。學校機關部處掌握過多經費再分配權,自由裁量權過大,人為因素較多,缺乏科學透明的二次分配量化指標體系,資源分配不盡科學合理。職能部門將過多的精力放在經費分配和使用上,對學院教學、科研等業務的監管力度不夠。此外,我國高校普遍對內部控制建設重視不夠,大部分高校還未真正建立適合本校實際情況的內部控制體系:一是沒有以正式文件來確定學校內部控制工作的牽頭部門,各部門在內部控制建設工作中各自為政,缺乏對學校內部控制框架的頂層設計、系統規劃和業務協同;二是缺乏專門部門對內部控制進行監督檢查和評價。
(二)風險評估方面———健全的風險管理措施健全的風險管理措施對確保高校各項工作的良性運轉具有重要的意義,如果高校的風險管理關注了學校教學、科研、人事、資產、財務、招生、后勤等盡可能多的業務活動,有盡可能多的不同部門參與,那么高校將從風險管理中獲益良多。英美高校非常注重風險管理,在學校管理層和全體教職員工中樹立了全面風險管理的理念,高校設立有專門的風險管理機構,建立了完善的工作機制,制定了詳細的管理制度。學校負責風險管理的機構通過梳理學校各項業務活動流程,找出關鍵風險點,科學識別和系統、全面、客觀地評估風險,合理制定風險應對策略,建立風險預警機制,將學校辦學和日常管理過程中可能出現的各種風險消滅在萌芽狀態,確保了學校教學、科研和管理工作的正常有序開展。我國2014年1月1日施行的《行政事業單位內部控制規范(試行)》規定:“單位應當建立經濟活動風險定期評估機制,對經濟活動存在的風險進行全面、系統和客觀評估。經濟活動風險評估至少每年進行一次,外部環境、經濟活動或管理要求等發生重大變化的,應及時對經濟活動風險進行重估。”[4]根據目前情況來看,我國高校在風險管理方面較為薄弱,風險管理意識不強,大部分高校還沒有成立風險評估工作小組對經濟活動風險進行定期評估,更沒有建立風險預警機制。近年來多個高校在基建、招生、設備采購、科研、財務管理等領域出現的貪污受賄案件,均反映出高校對一些重要崗位和關鍵環節缺乏應有的風險管理措施。
(三)控制活動方面———嚴格的績效考核機制高校經費投入的最終目的是要產生效益,促進教育事業的健康發展。英美等國高校在經費使用監管方面都非常重視經費投入績效的考核,注重資源的全面和有效利用[5]。高校內部的預算安排和管理是極為嚴格的[6]。高校決策層在每年初均要對學校的年度預算進行充分討論和決策,以確保經費投向與學校長期發展規劃相符,并且在預算編制方面做到科學化和精細化,預算好每一分錢,避免不必要的損失和浪費。建立嚴格的問責機制是英美高校內部管理的一大特色,如果學校職能部門和學院在經費分配和使用中出現了違規行為,他們將面臨學校管理層和教職工嚴格的問責,并會受到相應的處罰。在經費使用和管理方面,學校除制定有嚴格的獎懲制度外,還形成了一系列約定俗成的做法,使得全體教職工都遵守。其基本要求是要將個人行為所使用的經費與職務行為使用的經費分開,做到公私分明,如果違反了這一規則,可能招致懲罰甚至身敗名裂。同時,對經費監管方面出現問題的單位和個人,教職工有權要求有關部門按規定進行相應的處理。在我國高校,隨著國家對高校投入的不斷增長,高校在內部管理方面出現了一些不規范的行為,如經費使用不講效益,科研經費支出不明晰,儀器設備等物資的采購、使用和管理不嚴謹,資源共享程度不高,用虛假發票套取資金,違規轉撥科研經費,不按規定使用“三公”經費和會議費等。產生這些問題的原因主要是高校內部沒有建立科學合理的績效評價體系,也缺乏嚴格有效的問責機制,沒有真正實現“用錢必問效、無效必問責”。學院重要錢、輕管理、忽視效益的現象比較普遍,預算與規劃的意識不濃,一方面是經費大量結余,另一方面又不斷申請經費。經費支出隨意,預算執行沒有進度概念,而經費使用理念又不適應新形勢的要求。同時,在校院兩級管理中,由于作為委托人的學校和作為人的學院之間存在利益的不一致,各學院有可能根據自身利益最大化作出相關決策而影響學校整體利益的最大化,如私設“小金庫”、增加行政辦公經費、減少教學科研支出等,從而損害整個學校的經費使用效率。
(四)信息與溝通方面———通暢的信息溝通渠道信息公開是推動高校依法辦學、依法理財的重要舉措,是促進高校各項管理工作公開、透明的重要途徑,是強化社會監督作用的重要內容。英美高校非常重視信息公開工作,并制定相關的法律保證信息公開工作的實施,在高校的網站可查到高校歷年公布的財務報告和招生等信息。學校規定師生員工對學校的財務信息享有充分的知情權,學校也有責任和義務將每年學校的財務收支、預算執行、經費使用績效、資金運作和重大投資等情況通過網站等渠道向教職工公開,接受教職工的詢問和質疑。政府的信息公開法案也明確規定了高校的信息應向利益相關方公開,不公開或故意隱瞞是非法的。在高校內部,各職能部門之間、職能部門和學院之間借助現代信息和網絡技術建立了通暢的信息溝通渠道,實現了業務協同和數據實時同步,確保了學校各項工作有序、高效運轉。目前我國高校信息公開不夠,還不同程度存在信息不對稱的狀況,高校利益相關者無法及時獲取高校各項管理制度、辦事流程、經費使用管理等相關信息,不能有效監督高校的各項工作。如在財務管理信息公開方面,雖然教育部出臺了高校財務信息公開的相關管理辦法,要求高校建立科學高效的財務信息公開工作機制和嚴格的制度規范,但高校財務管理信息的公開程度還遠遠不夠。一方面,高校推行財務信息公開的積極性不高,怕財務信息公開后引來不必要的麻煩,因此不愿意主動公開相關經費管理信息;另一方面,教育部強制性的財務信息公開也僅限于高校每年經費預算、決算和教育收費等情況,社會各界對高校各項經費使用和管理更詳細的信息則無法知曉。由于高校財務管理信息公開不夠,不僅剝奪了納稅人和全體學生及其家長的知情權,而且還剝奪了他們的監督權,同時,這也是造成高校浪費嚴重與違紀違法行為發生的重要原因之一。在高校內部,各部門之間缺乏有效的信息溝通平臺和協作機制,在管理中各自為政,沒有形成合力,難以有效地實現優勢互補。學校教學、科研、人事、資產、學生、財務、審計、紀檢監察等各領域的分管校領導之間,部門與部門之間在管理方面缺乏良好的信息互通與共享、協同配合與整體推進,常常各拿各的方案,各做各的數據,互不干擾,彼此口徑不一,矛盾沖突不斷。
(五)監督方面———有效的審計監督防線英美高校的審計監督包括內部審計和外部審計兩大類。高校每年都要委托外部審計組織對學校的會計報表和內部控制等進行審計,并向高校提出審計報告和管理建議書。外部審計是需要付費的,并且通過合同進行約束,聘請外部審計由高校自主決定,政府部門不進行干涉。為了加強對學校各項經濟活動的日常監督,高校都設有內部審計機構,并配備專職審計人員履行內部審計職責。學校負責內部審計的職能部門每年都要對學校及學院等二級單位的預算執行情況、經費投入效益、經濟責任等進行審計和評價,并對自己作出的評價結果負責。學校內部審計具有相對的獨立性,直接向校董會提交審計報告,不受學校行政系統官員的任何干涉。英美高校在內部控制建設方面將重心放在建立健全內部控制機制,確保學校內部控制體系設計的完整性與執行的有效性,筑牢內部控制防線,同時聘請會計師事務所等第三方進行審計鑒證。這種以高校自律為基礎、他律與自律結合的問責機制,推動高校教職員工、政府相關部門、社會公眾等內外部利益相關者共同來監督高校的辦學行為,使監督的角度更為全方位,監督的過程更為持續、廣泛、密集、深入[7]。從政府部門對高校進行監管的角度來講,這種方式既避免了無人牽頭和多頭監管的局面,也使各個監管主體的監督責任更為明確,監督成本也更小。在各高校大學章程中,詳細規定了大學的制度規則、操作的原則程序等,具體包括大學的權利、義務和應履行的責任,教師和學生享有的權益等,大學方方面面的事務均涉及,屬于大學的自我監督和約束機制[8]。我國高校更多是依靠教育、財政、審計、物價、稅收等政府部門對其進行監督,而高校內部審計的作用沒有得到有效的發揮。盡管內部審計對高校經費監管的作用十分重要,內部審計人員對本校的財務制度、人員及運作程序等比較熟悉,能及時、準確地開展審計工作,但由于種種原因高校內部審計的獨立性卻受到了很大限制,沒有充分發揮審計監督的職能作用,還存在稽核“死角”和問題“隱患”。而且,內部審計監督工作滯后,事后審計多,事前、事中審計少;有問題審計多,無問題審計少;被動審計多,主動審計少,沒有參與到經費預算、經費使用和管理的全過程中。由于高校內部審計部門與財務部門是平行設置的處室,往往難以開展對全校層面的審計監督,獨立性不強,不利于審計監督制度和獎懲機制的建立和執行。在大學章程制度方面,我國高校還處于起步階段,大部分高校還沒有根據本校實際情況建立大學章程,在自我監督和約束方面做得不到位。
二、對我國高校的啟示與借鑒
英美高校內部控制機制是其國情下的選擇,我國高校與其所處的制度環境差異較大。我國高校的內部控制與國外高校在指導思想、治理結構、運行機制、監督檢查等方面存在諸多不同,他們的方法不一定都適用于我國高校。我們要結合我國高校實際,從國外高校做法中得到啟示,進一步規范和加強我國高校內部控制工作。
(一)優化控制環境,完善內部治理結構如前所述,我國高校在內部治理結構方面還沒有真正建立完善的現代大學制度,政府與高校之間權責的定位還不夠清晰,高校的辦學自還沒有得到充分體現,學校校院兩級責權利不匹配,學院主動參與內部控制建設的積極性不高。當前高校首要的工作就是完善高校內部治理結構,明確黨委系統和行政系統在財務治理中的權利和責任;積極推動高校制定大學章程,建立高校理事會,充分發揮各利益相關方在治理結構中的積極作用;通過實行決策權、執行權和監督權的相互制衡,實現行政權力與學術權力的和諧共生,推動“以院為主體”的校院兩級管理體制改革,充分發揮學院的主觀能動性,讓學院“自主當家理財”,增強學院辦學的活力與競爭力。同時,對學校內部控制框架進行頂層設計、系統規劃和業務協同,建立真正適合本校實際情況的內部控制體系和實施機制。首先,建立由校長辦公室等綜合部門牽頭,組織、監察、人事、招生、資產、基建、科研、財務、審計等相關職能部門共同參與的內部控制協調機制。通過加強溝通、協調和配合,進一步明確工作分工,齊抓共管,形成合力,定期對各單位、部門的內部控制建設工作進行檢查和指導,共同監督各個單位做好內部控制制度的建設和實施工作。機關各部處、各業務實體單位和各學院負責人為本單位內部控制建設工作的責任人,具體負責本單位的內部控制工作。
(二)加強風險評估,實施全面風險管理我國高校在風險管理方面做得不夠,特別是在高校財務、招生、基建、設備采購等重要領域和關鍵環節的內部控制較為薄弱,這也是導致高校近幾年來貪污和腐敗案件頻發的重要原因。因此,高校必須重視加強風險管理,成立由校長任組長、相關職能部門參與的經濟活動風險評估工作小組,制定評價指標,對內部控制的有效性進行評價,對學校經濟活動存在的風險進行全面、系統和客觀評估,根據評估發現的問題提出整改措施和建議。高校各職能部門和學院要堅持以“效率優先、兼顧內控”為原則實施面向師生的服務流程再造,堅持以“優質、高效、穩健”為原則實施內部管理工作流程再造,按照“點”(個人崗位職責)—“線”(工作流程)—“面”(制度)相結合的辦法,分級梳理和明確各個崗位的工作流程和具體職責,進行分析后找出風險點(見表1),進行風險評估,制定風險應對措施。同時,制定關鍵崗位業務流程示范圖(見圖4),將內部控制措施“嵌入”關鍵崗位業務流程中,實現制度與流程的協同,強化風險管理。
(三)完善制度流程,建立績效評價體系高校應根據國家的有關法律、法規和財務制度,結合自身實際,建立健全內部控制制度和內部約束機制,以便維護規范、科學、有序的校內經濟秩序[9]。高校作為提供公共服務的重要載體,其經費投入的最終目的是要實現相應的績效目標,讓有限的經費用在刀刃上,在學校人才培養、學科建設、師資隊伍建設、學生資助、后勤保障等方面充分發揮應有的作用,促進教育事業的持續健康發展。目前我國高校還存在重經費投入、輕經費管理的現象,經費使用績效不高,沒有建立有效的績效考核體系和激勵機制。我們應借鑒英美高校做法,注重資源的全面和有效利用,通過建立健全激勵約束機制、績效考評和問責機制,把績效的理念貫穿于高校經費管理的全過程。如在經費管理方面建立經費支出績效評估指標,加強對經費投入的績效考核。對經費使用績效好的學院用經濟的手段進行獎勵,鼓勵學院將經費投入到人才培養、師資隊伍建設、學科建設和公共服務體系建設等方面,促進學校教育事業又快又好發展;對經費使用績效差的學院進行嚴格的問責,提高經費監管的到位性、有效性,最大限度地提高辦學效益。同時,加強預算的科學化和精細化管理,將預算和學院發展規劃結合起來,加強對重大項目經費的績效評價,杜絕經費使用中的浪費和不規范行為,充分發揮每一分錢的效益,實現高校從規模擴張時期的投入主導型理財向質量提升階段的產出主導型理財的戰略轉移。
(四)促進信息溝通,推行學校信息公開隨著我國高校經費來源渠道的多元化,高校利益相關者管理越來越現實,越來越需要認真研究,需要更加重視和合理滿足利益相關者對高校信息的知情權和監督權。高校通過推進信息公開,讓高校各項工作在陽光下運行,可以的溫床和土壤,確保高校教學和科研等工作的正常運行。在國家和上級主管部門的不斷推進下,我國高校近年來在信息公開方面邁出了重要的一步,但還做得不夠,還僅僅滿足于強制性公開的內容,主動公開信息的意識不強。我國高校應該借鑒英美高校做法,建立通暢的信息溝通機制,主動通過網站、QQ群、微博、微信、郵箱、短信平臺、教代會、工代會和各種專題會等多種渠道,讓教職工、學生和社會各界了解高校的辦學情況,暢通經費民主監督渠道,爭取各方的理解和支持,不斷順應規范管理的要求。同時,在高校內部通過利用現代信息技術手段,在各部門之間建立有效的信息溝通平臺和協作機制,實現各領域的分管校領導之間、部門與部門之間、部門和學院之間的常態化信息互通與共享、協同配合與整體推進,促進學校各項工作的良性運轉。
(五)提高監督能力,構建內部監督防線設立高校內部審計部門是加強高校內部控制建設和經費監管的一項重要制度安排,是對財務監督的再監督。我國高校應充分發揮內部審計部門的作用,增強內部審計的獨立性和權威性,提高審計人員素質,為內部審計工作創造良好的工作環境和條件,探索搞好高校內部監督的有效辦法。內部審計部門除了對學校年度財務收支進行常規審計和例行專項審計外,還應參與到經費開支的具體細節中,尤其要加強從經費預算的編制、預算的執行到決算的全過程監督,加強對重大項目建設和經費使用全過程的審計,強化內部審計部門對學校各項經濟工作的全方位介入,促進高校財務管理水平的提高。高校內部審計部門應將內部控制審計納入年度工作計劃,加強對校內各單位內部控制制度建立與實施情況的內部監督檢查和自我評價,并學校內部控制審計公告。必要時可聘請會計師事務所等專業機構對學校內部控制進行審計,以健全和完善高校內部控制體系,有效防范高校各項經濟活動風險。通過強化內部審計在完善資源管理和規范權力運行中的作用,把重大經濟決策執行、預算管理與執行、經濟責任履行、資源績效等納入常規審計工作。加強對重點領域資金、資產、資源的全過程審計監督,促進完善內部控制、落實經濟責任、提高資源績效;加強審計結果運用,逐步推行審計結果公開。在實施內部監督過程中,高校對審計檢查出的問題要嚴格執行責任追究機制,經費的使用管理人員和相關負責人要對違規使用經費承擔應有的責任,以增強制度的嚴肅性和約束力。同時,高校還應充分發揮財務、紀檢監察等監督部門的作用,將內部控制制度的完善和加強廉政風險建設相結合,構建高校內部監督的多重免疫防線。
三、結束語
內部控制既是行政事業單位的一項重要管理活動,又是一項重要的制度安排,是行政事業單位治理的基石[10]。內部控制是向內看的管理,其強調的重點是控制性、程序性、全面性、遵循性、一貫性和同一性[11]。高校內部控制建設是一項長期的、系統的工程,需要領導重視,全員參與,加強宣傳,健全體制機制,監督檢查到位。在經濟全球化和世界經濟一體化背景下,我國高校在參與國際化辦學、創建世界一流大學的過程中,必然會面臨各種各樣的困難、風險和挑戰。完善的內部控制被實踐證明不僅是高校持續健康發展的“奠基石”、防范風險舞弊的“防火墻”、走向世界舞臺的“通行證”、接受公眾檢閱的“試金石”,而且是高校切實加強內部管理、創造社會效益及服務國家和地方經濟建設與發展的重要舉措[12]。因此,高校應通過加強內部控制體系建設,提高管理水平,規范辦學行為,實現高校治理體系和治理能力的現代化。
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