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關鍵詞:建筑施工企業;全面預算管理;難點;信息化;解決方案
全面預算管理作為一種有效的企業管理方法,越來越廣泛地在企業中予以應用。但是,由于產品非標準、生產地點移動、團隊臨時組建、項目信息量巨大等特點,建筑施工企業在全面預算管理方面存在較大難度。
另一方面,信息化程度低,預算管理主要集中在財務部門,未下沉至生產經營一線的現狀又導致線下信息采集工作繁重,預算管理效果不理想。本文以全面預算管理系統HYPERION的實際應用為例,分析說明信息化技術對建筑施工企業全面預算管理難點的解決方法。
一、建筑施工企業全面預算管理中的難點
(一)項目參與單位多,時間跨度大導致不確定性增加
1、項目實施過程中參與單位眾多
以矩陣式組織形式為例,橫向維度,項目經理對項目總體負責,組建項目組管理項目的整體運行。縱向維度,包括公司機關職能部門及負責不同專業的分公司;其中分公司組織維度包括分公司機關、項目組、提供公共服務的車間、站、隊。
各層級預算編制使用的資源價格及數量是否合理將大大影響預算的準確性;同時,由下而上繁瑣的計算、匯總也容易導致預算準確性降低。
2、項目周期長,時間跨度大導致不確定性增加
建筑施工企業承攬的主要是輪船、飛機、公路等大型工程項目,項目周期一般一年到三年,甚至超過三年,項目執行過程中各種因素的變化對項目執行均有影響。
周期長的特點導致項目實施過程中需要根據實際情況調整項目計劃,因此項目預算也相應發生變化。
(二)經營預算與財務預算口徑不一致
經營預算,又稱工程造價,主要用于建筑工程施工發包與承包計價,按照資源消耗量*定額單價方法確定,主要科目劃分為人工費、材料費、施工機具使用費、企業管理費、利潤、規費和稅金。
財務預算,主要描述企業未來一定預算期內預計財務狀況和經營成果以及現金收支等情況,具體包括現金預算、預計利潤表、預計資產負債表和預計現金流量表等內容。
經營預算與財務預算科目名稱及科目內容上均有差異,企業業務部門按照經營口徑進行投標報價、項目全生命周期預算編制、分解、執行,財務部門編制年度預算時要求業務部門按照財務預算口徑編報項目年度預算。經營預算與財務預算之間缺乏轉換標準直接影響企業年度預算準確性。
(三)預算執行監控滯后
良好的預算控制應當是在業務發生之前進行的,如,簽訂合同之前,應首先核實是否有預算并履行預算啟動程序,無預算或超預算按照規定審批程序進行追加或調整后才能開展業務。
由于建筑施工企業本身的特點和規律,通過人工手段進行預算監控往往由于數據收集不全面導致預算事前控制流于形式。
(四)預算分析缺乏深度
建筑施工行業是一個大數據行業,要做好預算分析,首先要有大量的數據支撐,包括業務數據、財務數據;預算數據、實際執行數據;歷史數據;標桿企業數據;相關的行業和經濟環境變化的數據等。
信息化程度低導致很多建筑施工企業預算分析深度不夠、維度較少,難以為經營決策提供有力的支持。
二、全面預算管理信息化解決方案
(一)搭建全面預算管理信息系統,實現全面預算一體化管理
1、內容標準化
實施HYPERION全面預算管理系統后,預算管理表單將涵蓋參數與核心指標預算、報表預算、業務預算、經營預算、專項預算、資金預算、資本性支出預算等全部內容。年度預算目標由戰略規劃、工程項目全生命周期預算目標逐級分解形成。
2、組織全覆蓋
項目實施范圍包括企業集團各職能單位、項目組、分公司、子公司、控股公司,組織單位下沉至基層業務單位,即車間、站、隊。
3、做好與其他信息系統的對接準備
HYPERION系統實施功能范圍包括HYPERION PLANNING、HYPERION ANALYZER和HYPERION REPORTS,實施后,實現線上年度預算的編制、滾動預測、執行分析及年度預算調整。
年度預算作為企業年度經營目標的具體體現,向上應與企業戰略規劃、項目全周期預算銜接,向下應與預算執行監控平臺銜接,實際執行數據需要從ERP系統中獲取,因此,系統實施時應做好與以上系統的接口準備工作。
(二)經營預算與財務預算相互銜接,實現項目預算到財務預算的過渡
以SAP科目為基礎,重新梳理經營科目與財務科目,建立兩者之間的對應關系,并在系統中固化該對應關系及分攤規則,實現業務人員按照經營預算口徑編制工程項目預算,通過系統轉換,自動輸出財務預算。
(三)完善預算監控平臺,提升經營決策支持力度
由于HYPERION系統不具備預算執行實時監控功能,因此,企業可以在已有的管理平臺,如,付款審批平臺基礎上,完善預算監控功能。
完善后,該平臺應與相關信息系統建立對接關系,實現從HYPERION中抽取預算數,從ERP中抽取實際發生數,通過系統計算預算累計發生額,分析對比預算完成進度,進行預算內事項啟動、無預算或超預算的審批,實現預算事前監控。
(四)運用系統分析功能,提升預算分析能力
通過HYPERION系統自帶的分析模塊,在系統中自動進行計算并進行明細分析、結構分析、趨勢分析、標桿分析、儀表盤分析等。
除此之外,系統的ADD-IN功能與EXCEL的結合使用,可以實現在EXCEL中對多維預算數據上卷、下鉆、切片、切塊等各種分析操作,使用簡便靈活,為預算分析深入開展提供了良好的操作平臺。
三、總結與思考
身處大數據時代,得數據者得天下。通過預算管理信息系統的應用,可以使建筑施工企業預算工作從繁重的手工編制事務中解放出來,在整合、積累企業經營數據、財務數據的基礎上加強預算分析水平,建立起科學的預算編制和管理平臺,更好地支持集團戰略目標的實現。(作者單位:海洋石油工程股份有限公司)
參考文獻:
由于中小企業所在行業各不相同,企業的發展情況以及信息化的基礎也是千差萬別,企業信息化的應用需求自然不可能一概而論,決不能用同一個尺度進行簡單劃分。從我國中小企業信息化的應用水平和發展趨勢來看,中小企業信息化應用需求的具體內容可以從硬件、軟件和服務三個方面對其進行專門的分析.
一、中小企業信息化的硬件需求
硬件是企業信息化的基本物質基礎,是中小企業進行信息化建設的必要條件。長期以來,大多數中小企業對信息化硬件的投入相對較為重視,在信息化基礎比較好的中小企業中硬件的裝備可以說都是比較到位的。但中小企業對硬件的投入存在著以下兩種傾向:第一,追求硬件投入的“一步到位”,希望一次投入,長期管用。這種傾向導致中小企業在硬件投入上盲目追求高配置,過分注重硬件設備的先進性,使得不少中小企業化了很大的代價購買了很多先進的設備,但實際上“英雄無用武之地”,成了名副其實的擺設。比如,有些中小企業的經營者基本不用或者根本不會用電腦,但配置的可能是價值數萬的高級電腦,造成了很大的浪費。實際上,信息化硬件設備的更新速度非常快,要真正做到一步到位,一勞永逸是不可能的,必須摒棄這種不正確的思想,樹立起“只有合適的才是最好的”觀念,按照企業的實際需要和投資條件進行信息化的投入;第二,不少中小企業希望通過購買先進設備,達到“先進”的應用效果。這種“重硬輕軟”的思想在中小企業普遍存在,特別是在那些企業信息化基礎較差,對企業信息化認識不足的中小企業,這種思想可謂“根深蒂固”。在這種錯誤思想的指導下,不少中小企業簡單地認為,信息化就是購買設備,而忽略了先進設備與企業業務活動的具體結合,忽視了適應企業需要的應用系統的開發,這樣必然很難達到理想的應用效果。不少中小企業因為在硬件上的高投入后沒有產生預期的應用效果,而對信息化建設失去信心,實際上這種思想和做法難免會讓企業信息化建設誤入歧途。
隨著中小企業信息化的深入發展,中小企業對硬件設備的投入一方面比過去有了更多、更高的需求,另一方面對硬件設備的投資比過去也更加理性。以企業信息化的重要設備電腦為例,根據IDC的統計,中國的中小企業對于電腦主要有以下需求:第一是可以幫助企業提高經營管理水平;第二是可以幫助企業實現上網的需求,在網絡時代的企業競爭中不落伍;第三是滿足中小企業對易用性的需求;第四是要求電腦具有較高的經濟性。中小企業購買電腦產品注重兩個方面:產品本身的價格合理,同時具有良好的穩定性和安全性;另一個是廠商多方面、全方位的售前和售后服務。從中可以看出,中小企業對信息化硬件設備的要求已經與過去有了很大的不同,作為硬件設備制造商來說,既要看到中小企業對硬件設備的現實和潛在的需求,又要從價格、服務、質量等多方面下功夫,為中小企業提供質量可靠、性能穩定、價格合理、服務良好的信息化硬件設備,為中小企業信息化提供卓越的硬件保障。
二、中小企業信息化的軟件需求
軟件是中小企業信息化的“靈魂”,對企業信息化的發展水平和應用層次起著重要的作用。如果把信息化硬件比作人的“四肢”,那么軟件就好比是人的“大腦”,強健的“四肢”如果沒有聰明的“大腦”作支持是無法發揮重要的作用的。所以,“硬件與軟件的協調配合”是中小企業信息化成功的關鍵。盡管軟件在中小企業信息化過程中所起的作用十分重要,但如何購買或開發適合中小企業需要的軟件并非易事,因為目前市場上相對成熟的企業信息化應用軟件大都是為大中型企業設計的,其系統模塊的復雜度比較高,功能也較為完善,對于業務流程相對簡單、應用需求較為單一、專業技術人才缺乏的中小企業來說,選擇使用那些系統復雜度高、使用難度大的軟件產品顯然是不合適的,也是很難取得預期的效果的。另外,從軟件價格上來看,動輒數萬、數十萬甚至上百萬的價格也實在令中小企業可望不可及。所以,可以肯定地說,中小企業信息化為我國軟件產業的發展提供了很好的市場機會和極大的發展空間,需要有條件的開發商好好去把握。
適合中小企業信息化要求的軟件產品應具有以下幾個特點:第一,必須滿足企業現有業務的發展需要,并能產生預期的實際效果。因為中小企業對信息化應用有著現實而又迫切的需求,一旦中小企業決定投資建設某個信息化項目,都是希望能夠在短期內取得理想的效果。要做到這一點,必然要求中小企業應用的軟件能與企業現有的實際業務緊密結合,而且能在業務流程、部門設置基本不作調整的條件下顯示出明顯的作用;第二,中小企業希望能得到一些自動化的應用工具,比如用計算機代替手工制作報表、用計算機管理庫存等,能通過信息技術的應用使企業業務的運作效率有很大的提高,能夠在“減員增效”方面發揮出應有的作用;第三,中小企業希望能對自己的核心資源進行很好的籌劃與管理,以提高企業的管理和決策水平。每一個中小企業都有屬于自己的、對企業生存發展至關重要的資源,比如企業的營銷資源、客戶關系資源、技術資源、財務資源等,對中小企業經營者來說,如何利用信息技術更有效地控制和強化這些資源都十分關注。所以,中小企業信息化軟件的開發必須在這些方面多下功夫,幫助中小企業通過信息化的方法提升企業的核心競爭力;第四,中小企業信息化軟件必須體現先進的管理理念與思想,幫助中小企業規范管理,推進企業管理現代化的發展。對于中小企業而言,由于他們在整個管理流程、業務流程上還大多處于混沌狀態,市場運作經驗相對匱乏,而且,中小企業的經營者大都忙于日常事務,對企業管理中出現的各種問題處理起來往往感到力不從心。因此,中小企業就更需要靠先進的管理思想、先進的管理系統來幫助企業逐步規范企業的運作行為,提高企業管理的效率與水平,進而增強中小企業的市場適應能力和競爭實力;第五,從應用的角度來看,中小企業追求簡單實用、實施難度小、開發周期短、應用風險小的項目。所以軟件開發商要有針對性地開發適應中小企業這種“短、平、快”要求的軟件產品,使軟件產品更加實用、適用、好用;第六,從中小企業的價格承受能力來看,中小企業能接受的基本是價格較低的軟件產品,而且在付款方式上也要求有一定的靈活性。所以,對軟件開發商來說,要結合中小企業的實際承受能力開發出價廉物美的軟件產品,并能提供諸如“分期付款”等支付方式,讓中小企業能用得起,用得好。
三、中小企業信息化的服務需求
在中小企業實施信息化的過程中,除了對硬件、軟件有專門的要求外,與之相關的服務也是十分重要的,特別是在中小企業選擇信息化合作伙伴時,對服務的需求考慮可以說是一項重點關注的因素。中小企業信息化的服務需求既是十分全面和系統的,又是長期持續的,對信息化技術和服務的供應商提出了很高的要求。概括起來,中小企業信息化的服務需求包括制定信息化規劃的服務、提供信息化解決方案的服務、信息化培訓的服務、信息化實施過程中的服務、持續改進的服務等多個方面。
中小企業信息化是一個長期的、復雜的系統工程,它的有效實施離不開科學、合理、符合企業實際需要的信息化規劃,特別是對那些有一定規模和發展條件的中小企業,更需要有一個全面的信息化規劃。但中小企業由于缺乏信息化實施的經驗,并對信息系統的開發和信息技術的發展情況缺乏了解,必然需要由專業的信息化技術和服務的提供商提供信息化規劃方面的服務。這一服務幫助中小企業進一步加深對信息化的理解,并從資金安排、組織機構設置、人員配備、實施步驟等多方面做出中學、合理的規劃,以便能讓中小企業有計劃、有步驟地推進信息化的發展進程。
確定特定的信息化解決方案是中小企業實施信息化的重要一環。對中小企業來說,確定解決方案是一個自我認識、自我分析的過程,要明確應用的需求、實現的目標、投資計劃和實施進程安排等問題;對信息化技術和服務的提供商來說,制定信息化解決方案也是進一步明確企業信息化的實際需求,并為滿足這一需求提供一體化的實施方案的過程,包括硬件的配置、軟件的設計以及系統的集成等問題。這一過程也是合作雙方共同尋求滿意的方案,為方案的真正實施做準備的過程。
在中小企業信息化的實施過程中,向企業不同層次的管理者和業務人員提供“多維培訓”,既是保證信息化項目取得預期效果的重要保證,也是中小企業信息化服務需求的重要表現。對信息化技術與服務的提供商來說,向高層、中層管理者和普通的員工提供不同層次的培訓服務是信息化項目實施的重要內容之一,針對不同的培訓對象,要讓他們了解不同的知識,掌握不同的技能,為信息化的順利推進提供更有力的組織保障。
隨著信息化建設的展開,越來越多的中小企業開始認識到信息化的優越性。一項面向中小企業的調查顯示,51%的企業希望通過信息化及時掌握企業經營狀況,48.3%的企業希望通過信息化提高工作效率。對于很多中小企業來說,信息化建設是突破經營瓶頸的有效手段之一。不過,因為中小企業普遍存在信息技術水平不足、專業人才相對缺乏,經營資金緊張等問題,所以在信息化解決方案的選擇上也更傾向于低成本,易操作的一體化產品。
近日,惠普搭配自己的PC整機產品推出了一套。中小企業全程助力解決方案。與中小企業的訴求頗為契合。該方案提供了包括企業信息化管理,業務流管理,財務管理、供求信息管理以及大量常用辦公軟件,為中小企業提供了一整套的信息化解決方案,我們專門對這套解決方案進行了試用,以便廣大中小企業用戶能夠對其有一個更形象的認識。
以企業信息化管理為核心
在惠普中小企業全程助力解決方案當中,企業信息化管理模塊是核心組件。該模塊包含了客戶端和控制臺兩個部分,前者主要用于單個終端計算機的安全管理、數據備份等操作,能幫助終端計算機進行體檢,時刻保持健康狀態。在客戶端程序中,還囊括了“酷越全程無憂”和“酷越全程關懷”兩個重要組件。“酷越全程無憂”側重于維護本機系統和數據安全,在系統出現問題時進行數據恢復。“酷越全程關懷”則是一種在線IT遠程維護支持。當企業用戶遇到無法處理的IT故障時可以通過文字,語音等方式向在線工程師求助。不過,這種方式只能解決軟件類故障,對于硬件問題則仍然需要惠普的售后工程師提供支持。
控制臺部分是通過。酷越中小企業安全中心”實現對企業內部計算機的安全巡檢,資產管理,網絡行為管理、數據備份等,能讓企業經營者或者IT經理輕松實現對終端計算機的監測和管理,提高公司的整體維護效率。“酷越中小企業安全中心”采用的是授權管理模式,初始提供了5個授權點數,中小企業可以為5臺內網計算機提供授權,從而完成關于信息化管理的各項操作。
整合第三方產品提供多項管理服務
除了核心的信息化管理模塊外,惠普中小企業全程助力解決方案提供的企業業務流程管理,企業財務管理、企業供求信息管理等其實都是通過整合第三方產品來實現的。在這些第三方產品列表中,有很多我們熟悉的名字。
1 企業業務流程管理――聆通客服專家
呼叫中心在傳統印象中一直都是大型企業提高客戶服務水平的專用手段,中小企業因為初次投入大,設備維護難等問題而難以建立。不過,惠普中小企業全程助力解決方案中集成的“聆通客服專家”卻是一款專門為中小企業設計的,集電話總機,呼叫中心,客戶預約,客戶服務,客戶管理于一體的綜合性CRM管理系統。中小企業無須前期投資,就可以用租用和托管的方式建立呼叫中心等一系列完整的CRM管理系統。
2 企業財務管理――學者財務軟件
成熟的企業需要完善的財務報表系統,而這恰恰是很多新成長起來的中小企業所欠缺的。惠普中小企業全程助力解決方案通過集成“學者財務軟件“,為中小企業用戶提供了一個通用的財務管理模塊,能夠滿足企業對財務、報表、工資、固定資產進銷存等業務的各種管理需求。
3 企業供求信息管瑾――供求通
惠普中小企業全程助力解決方案在相關介紹中采用“金算盤eERP系統”作為企業供求信息管理模塊,不過我們拿到的版本中集成的卻是基于中國供求網的“供求通”軟件。該軟件主要用于在線查詢,搜索供求信息,有助于中小企業發掘客戶。
4 企業信息化應用――金山系列軟件
金山推出的一系列免費軟件一直都是中小企業降低軟件成本,規避盜版風險的備選方案之一。而在惠普中小企業全程助力解決方案附贈軟件名單中,我們看到了金山WPS,金山毒霸、金山詞霸等一系列軟件,滿足了中小企業對文檔處理、安全殺毒,外文翻譯等的需求。另外,快播播放器和FTP軟件FileZilla也出現在了附贈軟件名單中。
為打破中小企業信息化發展中的瓶頸,日,省中小企業局與省電信有限公司在寧簽署了《省中小企業信息化推進工程合作備忘錄》,正式啟動“全省中小企業信息化推進工程”,啟動這一工程,主要是基于三點考慮:
首先,是全球信息化潮流下無法回避的選擇。現在,誰也不會否認我們已經步入信息化時代,信息化已經深深地影響著我們生活生產的各個方面、各個層面。企業作為社會活動的重要主體,自然要積極主動面對這一大趨勢。中央提出,以信息化帶動工業化,走新型工業化道路,更是明確了目標和路徑。其次,信息化推進工程是中小企業快速健康發展的需要。多年來,中小企業快速成長和發展,中小企業已經成為社會經濟充滿活力的主體力量。但多數中小企業的信息化建設還僅僅停留在電子郵件和信息搜尋的較低層次上,中小企業電子商務尚處在醞釀階段。第三,推進中小企業信息化建設的時機已經成熟。先進的網絡通信技術和it技術飛速發展,為中小企業信息化建設提供了有力保障。
近年來,國家啟動了“中小企業信息化推進工程”,在全社會形成了良好的氛圍。省、市、市等各級領導也十分重視中小企業信息化建設,同時,我們有非常好的戰略合作伙伴。電信一直致力于為我市信息化建設服務,深入開展機制創新,大力發展各類業務,緊密跟蹤先進技術,適度超前地進行通信能力建設,并在傳統網絡的智能化、寬帶化、數字化改造方面取得了突破性的進展,為全市中小企業特別是園區企業推出量身定做的信息化解決方案---電信“商務領航”這一新的客戶品牌,為中小企業事業騰飛插上了有力的翅膀。
此次召開的全市商務領航企業信息化工程推進會議是由政府、電信等各方聯合推動的一項系統工程,以服務中小企業為宗旨。該工程將通過電信的“商務領航”信息化業務平臺,為中小企業提供從硬件設備、應用軟件到網絡通信和信息管理系統等一攬子解決方案,促進全市中小企業對信息化思想上重視、行動上落實、實現有效益的信息化。
“推進工程”的核心內容是推進“一平臺,一中心”的建設,并積極參與全省“百千萬工程”。一是由電信為主,建設“中小企業信息化平臺”,為中小企業信息化量身定制,提供“一站式”技術支撐。“一中心”,即由電信為中小企業客戶提供7×24小時的信息化建設人工咨詢服務。同時參與全省范圍內實施的“百家企業信息化樣板試點”、“千家企業信息化體驗”、“萬家企業信息化人才培訓”的“百千萬工程”,切實推進全市中小企業信息化建設進程。
在具體實施上,市經濟貿易委員會以政策引導,搭建平臺,營造環境為主。將通過制訂加快全市中小企業信息化的工作意見,編制市中小企業信息化發展規劃等方式,加強引導,營造全市中小企業信息化的良好環境;搭建中小企業信息網絡平臺,并對企業信息化的推進工作進行必要的政策扶持。市電信分公司牽頭實施“商務領航”,采用模塊管理,為廣大中小企業提供自助建站、網上、網絡硬盤、電子傳真、網絡安全、企業郵箱等諸多服務,實現資源共享、優勢互補,助推企業信息化,提升企業核心競爭力。
MES與ERP互補實現精益化生產
目前大部分輪胎企業都應用了底層的過程控制系統,同時,隨著企業規模的增大以及管理方面的需求,有一些企業也逐步實施了ERP、CRM。而對于車間生產環節,目前大多數企業仍然主要靠人工管理,缺少信息化系統,即使有些企業應用了車間管理軟件,也都只是實現了對某一個或某幾個工序的管理,因此,車間網絡化、信息化水平較低,“信息孤島”現象突出,無法對生產過程中海量數據進行有效管理,更加難以保證各個生產活動所需信息的準確一致。
軟控股份有限公司(以下簡稱“軟控”)信息工程事業部常務副總經理焦清國介紹,輪胎企業信息化整體架構包括三個方面,一是決策層使用的管理工具,包括大家耳熟能詳的ERP、CRM等系統;二是用于生產管理的Mes系統:三是一線操作人員使用的生產過程控制系統。這三種系統從上到下,通過資源共享互補共同支撐著輪胎企業的信息化應用。MES系統處于中間層次,起著為計劃管理與車間生產控制搭建信息橋梁的作用。
其中,ERP系統主要解決企業的資源管理問題,對于制造企業來說,生產過程與資源管理息息相關,所以ERP系統包含生產管理模塊是非常必要的。一般來說,ERP與MBS系統在計劃排產和調度有時間上和空間上的區別。時間上,一般較好的ERP系統也只能細化到周生產計劃,而MBS系統則可以細化至日計劃及班計劃;空間上,ERP的生產管理模塊一般只能生成車間級的總計劃,而MES可以針對每一個機臺下達詳細指令。如果深入到輪胎企業了解一下,就能發現企業應用了優秀的ERP軟件,能夠為管理層提供有力的支持,但卻無法得到計劃調度員的認可,這實際就是因為ERP無法滿足生產環節更深層次的需要。為了更好地實現生產,必須將MES生產過程管理和ERP生產管理有效地結合在一起。
MES讓輪胎生產過程可視化
軟控歷時十余年,開發了一套功能完善,成熟穩定的MES系統。該系統采用先進的自動控制技術、條形碼技術、RFID技術。并以現代生產管理理念為依據,覆蓋了輪胎企業生產的全工序,實現了輪胎全生命周期的信息化管理,為輪胎企業生產管理提供了一套完整的信息化解決方案。應用此系統,可以大幅提高企業輪胎生產水平,提高產品質量,嚴格控制不合格品流向市場,顯著降低輪胎產品退賠率,并減少人力資源、材料、能源消耗,有力推動企業的敏捷制造和精益化生產,同時提升企業行業競爭力,品牌知名度等無形效益。焦清國表示,企業信息化建設是一項復雜的工程,我們在為企業制定解決方案時遵循“整體規劃、分步實施”的原則。“整體規劃”是指根據企業的長遠發展規劃制定藍圖:“分步實施”則是指根據對企業需求的優先級、人力、物力情況,分步實現。企業可以選擇全面實施全生命周期MES系統或獨立實施一個或多個子系統與模塊,如密煉車間管控網絡系統,半成品一成型管控網絡系統、輪胎條碼物流管理系統。實施任何一個子系統或模塊,后續都可以根據新的信息化需求進行擴展,避免企業信息化建設重復投資。
輪胎不僅僅是消費品,更是一種安全產品,這就要求對整體生產線,包括配料、密煉,成型、檢測等進行嚴格控制,MES系統作為貫穿整體生產線的管控系統,能夠對企業、工廠、車間、工序、機臺、銷售、物流、市場進行有效的信息化集成管理和控制。比如,以密煉車間管控網絡系統為例,密煉工序是輪胎生產第一道工序,必須嚴格按照配方執行,任何一種原料多一點或少一點以及混煉條件不足,都會使輪胎產生嚴重的質量問題,也就是說,密煉車間管控網絡系統為輪胎生產把好了源頭關。另外,MES系統通過對相關數據的實時自動采集,使得生產過程中的各個環節能夠真實、準確、及時地得到反映,降低各環節中人為因素的干擾,實現生產過程的“可視化”。IVIES系統還可以將管理信息自動下傳到控制系統并執行,實現了車間管理的動態化、規范化和生產過程的合理化,同時以條碼為信息載體,實現了膠料質量跟蹤追溯。
焦清國介紹道,MES系統能夠對原材料質量進行嚴格把關。通過實時、精準的數據管理實現生產工藝的標準化,并規范流程,避免不合格品流出。另外,通過給輪胎植入RFID芯片,為輪胎實行“身份證”制度,實現對每一條輪胎全生命周期數據的實時采集和全程信息追溯,一旦輪胎出現了問題,就能追溯到出問題的環節。總體來說,MES系統實現了標準工藝的控制執行、管理信息的下傳控制、相關信息的采集和可追溯管理,保證企業運轉過程百分之百地得到合理監控與管理。
展望未來軟控更有信心
與國有大中型企業共成長
1987年,太極公司成立之初就迅速推出了太極2220超小型機系統,填補了國內空白,并迅
速占領國內小型機市場,產品廣泛應用于國防、石油、交通等國家重點行業。從那時起,企業信息化便成為太極重要業務方向之一。
在太極服務企業信息化建設的歷史過程中,具有里程碑意義的當屬服務貴溪冶煉廠。1993年,江西銅業集團貴溪冶煉廠準備淘汰上世紀70年代末從日本引進的工業過程計算機控制系統―閃速爐計算機控制系統,在先進的網絡、數據庫窗口的平臺上重構系統。當時,日方報出1億多元的天價,而且工期不能少于40個月。關鍵時刻,太極公司擔當重任,以不到1000萬元的投入,僅用12個月就提前出色完成任務,打破了國外的技術壟斷,為國家節約了大量資金。工廠對這次計算機系統成功改造十分滿意,并派專人到太極計算機公司送錦旗―“開應用先河,長國人志氣”。這是用戶對太極所總承的這個項目發自內心的評價,太極也因此成為用戶的長期合作伙伴,在隨后十余年相繼參與了該公司多項信息化建設工作。2006年,太極公司再次承擔開發江西銅業集團貴溪冶煉廠30萬噸冶煉項目閃速爐計算機優化控制系統,為貴溪冶煉廠30萬噸項目投產做好信息化準備工作。
太極企業信息系統事業本部總經理馮國寬總結說:“太極涉足企業信息化領域就明確了自己的定位,我們要以服務國資委下屬的國有大中型集團企業為主,與用戶共同建設國家重點企業的信息化工程。20年彈指一揮間,太極出色地完成了航空、石油石化、電力等諸多行業的大中型國有企業的重要信息化項目。我們在企業信息化方面積累的行業經驗、解決方案和技術服務能力也在逐年提升。”
重視項目管理是成功之道
多年在國有大中型企業進行信息化建設的經歷,讓太極在面對大型企業的大型項目時比別人多了一份信心、耐心和細心。
馮國寬指出,IT服務型公司與產品型公司有著明顯的不同,太極是從事IT服務的公司,致力于為用戶提供一對一的解決方案,產品的可復用性差,因此項目管理是IT服務型公司的核心能力之一。
太極出身于華北計算技術研究所,有著雄厚的技術背景。如何把技術優勢轉化為項目管理優勢是擺在太極項目管理者面前的一道難題。馮國寬認為,轉化的關鍵在于以下四點:首先是文化的轉變,由重視技術的文化逐步轉向重視項目管理的文化;其次是組織級過程控制能力的加強,通過規范項目執行過程、報告機制、分析機制、控制機制,在組織層面掌控風險,保證質量;第三是項目經理個人技能的提升,把具有專業技能的項目經理放在規范的項目流程中才能保證項目的成功;最后是對公司多年的項目經驗不斷進行總結,形成方法論和知識庫,為項目的執行提供有力支撐。 對行業的深刻理解、完善的行業信息化解決方案和專業服務體系、項目管理的豐富經驗和長期積累的企業信息化服務人才,是太極企業信息系統事業本部在業內與其他競爭對手相比,能夠獲得相對優勢的重要因素。而針對國有大中型企業的準確定位,內部一直堅持的精細化管理方針,再加上多年來與國有大中型企業共同成長的經歷,更成為太極企業信息系統事業本部在激烈的行業競爭中制勝的根本法寶。
太極企業信息化成功案例
•江西貴溪冶煉廠閃速爐生產過程
計算機監控與管理系統
•唐山鋼鐵公司實時生產信息系統
•太極鋼鐵(集團)有限公司信息化項目
•民航氣象數據庫升級改造
•華北電網企業經營決策管理系統
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關鍵詞:民營企業;信息化;規劃;資金;人才;外部環境
對于中國眾多中小民營企業來說,信息化建設具有重要的戰略價值。從宏觀方面說,信息化有利于民營企業融入全球經濟,充分利用國內、國外兩個市場,促進經濟增長;有利于實現新型工業化道路的跨越式發展;有利于加快技術創新、體制創新;有利于促進產業結構進一步優化升級;有利于完善社會主義市場經濟。從微觀方面說,民營企業實現信息化有利于提高企業的管理水平,實現高效有序的管理;有利于節約生產材料,降低庫存和生產成本,提高生產效率,縮短生產周期,提高產品質量;有利于縮短企業的服務時間,提高客戶滿意度,及時掌握客戶需求,實現按訂單生產;有利于加速資金流在企業內部和企業間的流動速率,實現資金的快速重復有效利用;有利于加速信息流在企業內部和企業間的流動速率,實現信息的有效整合、共享和利用[1]。
一、民營企業信息化存在的問題和障礙
近年來,中國民營企業的信息化意識有了相當大的提高,許多民營企業已經應用局域網,有些行業應用互聯網和電子商務的企業已經超過30%,但局域網的應用主要停留在信息共享層面上,生產控制方面的應用很少;電子商務的應用也主要在于網上查詢、網上信息,而在供應鏈集成、網上支付、分銷渠道等方面的應用還不普遍。資料表明,目前真正實現信息化較高級應用的民營企業在中國民營企業中所占的比例還不足5%。也就是說,國內民營企業信息化建設的主要特征是只有5%左右實施了ERP(企業資源計劃)、CRM(客戶關系管理)和SCM(供應鏈管理)方案,進入了信息化的高級階段,而絕大多數企業的信息化水平僅停留在文字處理、財務管理等辦公自動化及勞動人事管理階段,其存在的突出問題和障礙表現在:
1.民營企業的信息化存在觀念誤區。中國相當大比例的民營中小企業都是以訂單(銷售)為生存基礎的,有單子才能活命,沒單子就倒閉,平均壽命也就三至五年。在生產規模未達到一定層次基礎上,信息化手段往往無法顯示出其在大量煩瑣的生產過程中準確高效的優勢。企業的擁有者、管理者認為客戶、渠道才是企業生存的源泉,對于企業的信息化建設的積極性不高。即便是信息化程度較高的民營中小企業,他們對信息化的認識方面仍然比較狹窄,認為信息化就是購置幾臺計算機硬件,運用一些基本的應用軟件,用電腦打字、玩游戲、聊天、看新聞;認為網絡聯通后就等于實現了信息化。把信息化簡單理解為“上網”,或者偶爾瀏覽一下網頁也就完成了信息化的進程。
2.民營企業信息化存在資金短缺問題。首先,民營企業收款難,資金拖欠問題嚴重,自有資金周轉較慢,有限的資金大多用在擴大生產、建設中。面對生存的壓力、資金的短缺,讓他們拿出精力和金錢來完成企業的信息化建設其難度可想而知。其次,企業融資困難,企業與銀行之間的信息不對稱造成企業融資的交易成本高。銀行內部缺少向民營企業貸款的激勵機制,在提供貸款方面缺少積極性。而企業外部也缺乏風險投資、上市融資等籌集資金的渠道。因此,大多數民營企業大多將信息化放在第二步考慮。
3.民營企業信息化人才缺乏。中國民營企業的信息化常常缺乏高水平的系統管理與網絡管理人才,企業也常常面臨人才外流問題的困擾。這主要是因為缺乏高效的人才引進、培養和保持機制。民營企業很難找到一批IT業的高級人才,專職的IT人員薪水又較高,且往往需要更大的空間學習、交流、應用,而民營企業由于對人才的激勵和約束機制不完善,績效評估不合理,因此本身提供的環境往往留不住這些人才。據統計,民營中小企業員工的文化水平、受教育程度、信息化素質較國有企業、外企低。調查結果顯示,企業每百名員工中,信息技術人員還不到一人。
4.信息化解決方案提供商方面存在問題。民營中小企業由于所處的行業及歷史背景各不相同,其運作模式雖有雷同,但在信息化建設過程中的需求是互異的,就需要“量身定制”,以工具化、成組的設計來實現不同的需求。但目前國內的一些IT方案提供商只是把自己的產品的優勢和功能擺在企業面前,單純地去推薦自己的產品,以產品賣出為目的,他們看重的只是自身產品的市場占有率及同行業之間的競爭,而不是實實在在從企業利益的角度出發,真正幫助企業改進生產管理上的缺陷,使自己的產品能與企業的生產特點相符合,起到幫助企業提高生產效率的目的,這也給企業信息化埋下了失敗的伏筆。
5.民營企業信息化面臨的外部環境不完善。一方面,政府對民營企業信息化的支持和保障力度不夠,主要表現在:缺乏完善的針對民營企業信息化建設相關的法律法規政策和技術標準與規范;缺乏鼓勵民營企業信息化建設的財政、金融、稅收等方面的優惠政策;信息化基礎設施建設投入不足等;另一方面,整個針對企業信息化社會服務體系也不夠完善,主要表現在:支付手段和配送體系滯后;缺乏為企業信息化服務的中介結構和高質量的咨詢機構等。外部環境的制約使民營企業認為現在還不是投入信息化的最佳時機,限制了民營企業信息化的發展。
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二、解決民營企業信息化問題的相關對策
1.做好企業信息化系統的整體規劃。民營企業在規劃信息系統時要注意以下幾個方面:一是要實用,避免追求華而不實。二是要可靠,一旦實現了信息化,那么企業的生產、管理都不可能再倒退到原有的模式上去。如果信息化系統不可靠,時不時的老出問題,那么對企業來說,將是無法承受的。三是易升級擴展,企業要發展,技術也在更新,對信息系統的要求是在變化的,因此在規劃時,一定要做到既滿足眼前的需要,又能兼顧將來的升級發展。最好是采用模塊化的結構,各模塊既可以獨立運行,發揮一定的效益,又可以相互搭接,組成一個完整的企業信息化系統。四是要安全,必須確保信息的安全。信息安全是指在信息的生產、傳輸、處理、存儲過程中,不被丟失、破壞、盜用和非法修改等。
2.按照信息化的要求對企業流程進行調整與重組。民營企業的業務流程隱蔽在企業的各個部門之中,企業自身難以了解各個流程之間的關系,這就需要通過信息模型來分析和重組企業業務流程,從而發現流程中的瓶頸,進而優化之。對于由于流程引起的權利再分配問題,要在實施過程中加以妥善解決。對于企業業務流程的動態變化,系統設計時應盡量考慮采用模式與軟件系統相分離的方式來實現。IT廠商能夠根據企業自身需要開發出量體裁衣的內部企業應用軟件,讓企業決策者能夠真正了解到信息化的作用,要拿出貨真價實的解決方案讓民營企業決策者們看到實際效果,才會引起他們對企業信息化的重視。
3.民營企業信息化要量力而行,分階段實施。民營企業由于在人才、資金、技術等諸多方面都存在一定的困難,因此,企業在規劃確定后,應根據具體情況加以實施。如果條件具備的企業,當然可以一次到位,但很多民營中小企業可能不具備這樣的條件,因此在具體的實施過程中,可以分階段、一步步地落實規劃。在實施過程中可以先選擇一些占用資金少、技術含量不是特別高的模塊實施。比如,可以先實現互聯網的接入,在互聯網上本企業的主頁,宣傳企業的形象,介紹自己的產品,擴大企業的知名度,同時可通過互聯網及時了解與企業的生存和發展有關的外部信息,這對民營企業是很重要的。這在目前來說,都花費不了多少資金,技術上也不復雜,如果自己沒有主頁的制作和維護人才,也可以暫時委托別人來完成。采用成熟一個條件,就落實一步的方法,不斷地創造條件,循序漸進,在不太長的時期內,實現規劃確定的信息化建設目標。
4.加強民營企業信息化隊伍建設。對民營企業而言,吸引人才、穩定人才,防止和抵御人才流失越來越成為企業信息化必須解決的突出問題。首先,企業應廣開門路,招賢納士。如加強與高校結盟,為學生設立專項獎學金,吸引人才。其次,對人力資源管理機制進行改革。對有特殊貢獻的關鍵人才,采用智力入股或技術入股以增強持股的技術人才對企業的凝聚力,穩定人才。還要逐步在職工技術晉級、干部考核時將使用計算機與網絡的基本技能放到考評內容中去。再次,加強對廣大員工的IT技能培訓。提倡個人自學為主,同時企業內部也進行一些簡單實用、面向廣大工人的計算機與網絡培訓,將廣大員工的IT技能培訓當做重要項目來建設。最后,加強企業文化建設,培養學習型組織,激發起群眾性的學習熱情,大大刺激群眾尤其是青年人學習信息技術的熱情,培養企業自己的信息化建設梯隊。
5.完善民營企業信息化的良好外部環境。首先,應加強政策導向,健全信息化法律法規。政府應盡快頒布與完善相關的信息化法規和政策,明確信息化建設的統一目標、相關技術標準與信息規范,不斷增強政府政策的引導與扶持力度,使民營中小企業在信息化建設過程中做到有章可循、有法可依。其次,要積極投入資金,完善網絡基礎設施建設。網絡基礎設施是民營中小企業進行信息化建設的前提,目前中國網絡基礎設施很不完善,網絡傳輸速度慢、費用高,資源壟斷和體制性障礙弊端逐漸顯現。政府應不斷加大資金投入,引入競爭機制,消除壟斷,營造公平競爭環境。最后,應建立完善民營中小企業信息化建設管理機構。政府應不斷強化信息服務平臺建設,為企業提供信息化建設和發展的管理咨詢和人員培訓,同時提供必要的技術支持和相關服務,將政策、法律、金融、戰略咨詢等都納入信息服務體系的范圍之內,為現代民營中小企業信息化建設提供信息資源保障[2]。
參考文獻
關鍵詞:中小企業;信息化;體驗中心;管理
中圖分類號:F270.7 文獻標識碼:A 文章編號:1007-9599 (2012) 10-0000-01
企業信息化管理(Enterprise Informatization Management,簡稱EIM)主要包含信息技術支持下的企業變革管理、企業運作管理以及對信息技術、信息資源、信息設備等信息化實施過程的管理。
中小企業信息化體驗中心,是為中小企業在全真模擬環境中體驗信息化管理的功效,為最終選擇信息化管理決策提供參考。為此,各地高校企業創業輔導基地應積極參與并鼎力出資建設“中小企業信息化體驗中心”。
信息化體驗中心建設目的
為各地區中小企業搭建一個全真的信息化管理的模擬平臺,讓中小企業管理者深入其中,運用自身實際數據,充分體驗該平臺的管理功能和安全體系,并同時尋找信息化管理工具與企業自身的吻合度,讓信息化管理工具助推企業快速發展。
一、信息化體驗中心的優勢
(一)減少企業資金投入的風險:體驗中心與國內各知名軟件廠商聯手,安裝各層次管理軟件,讓中小企業免費體驗、學習、選擇適宜自身需求的管理軟件,避免盲目選擇,減少投資風險。
(二)供需雙方全面對接:體驗者清楚準確表述自己的需求,同時提交自己的業務數據,體驗中心根據體驗者的需求,結合體驗者企業的實際情況選擇一款合適的軟件,讓體驗者體驗。其中,體驗者會與體驗中心的技術人員反復交流、溝通,充分了解體驗者的需求,最終為體驗者選擇一款匹配的軟件。
(三)降低軟件實施風險:在雙方相互溝通的基礎上,體驗者對軟件系統有了深入、直觀的了解,體驗中心的技術人員對體驗者企業需求也有了充分的認知,從而制定的“企業信息化管理方案”,降低實施風險。
(四)提供便利的信息化服務:信息化體驗中心作為各市中小企業服務中心的一個窗口式的服務平臺,可運用豐富的信息化管理資源,為每一個有需求的中小企業提供更為便利的信息化服務,在為企業提供服務的同時,降低了企業的運營成本。
(五)整體解決方案:信息化體驗中心可結合需求者實際,為其規劃未來信息化管理的總體架構,并制定一體化的信息化解決方案。
二、信息化體驗中心的建設方式
信息化體驗中心由各市中小企業服務中心和各大高校創業輔導基地共同建設,根據各地條件,結合大多數企業的管理崗位實際情況,體驗中心應設置十幾個崗位,即總經理、財務部、市場部、技術部、銷售部、采購部、倉儲部、生產部、質檢部、人事部等。
三、信息化體驗中心的管理系統
(一)ERP系統
ERP:英文為Enterprise Resource Planning,企業資源規劃,它提供了企業信息化集成的最佳解決方案。它把企業的物流、人流、資金流、信息流統一起來進行管理,以求最大限度地利用企業現有資源,實現企業經濟效益的最大化。是對企業所擁有的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進行綜合平衡和優化管理,協調企業各管理部門,提高企業的核心競爭力,從而取得最好的經濟效益。所以,ERP是IT技術與管理思想的融合體,也就是先進的管理思想借助電腦,來達成企業的管理目標。
(二)CRM系統
Group認為客戶關系管理(CRM)就是為企業提供全方位的管理視角,賦與企業更完善的客戶交流能力,最大化客戶的收益率。客戶關系管理是企業活動面向長期的客戶關系,以求提升企業成功的管理方式,其目的之一是要協助企業管理銷售循環:新客戶的招徠、保留舊客戶、提供客戶服務及進一步提升企業和客戶的關系,并運用市場營銷工具,提供創新式的個性化的客戶商談和服務。它的目標是縮減銷售周期和銷售成本、增加收入、尋找擴展業務所需的新的市場和渠道以及提高客戶的價值、滿意度、贏利性和忠實度。CRM在整個客戶生命期中都以客戶為中心,這意味著CRM應用軟件將客戶當作企業運作的核心。CRM應用軟件簡化協調了各類業務功能(如銷售、市場營銷、服務和支持)的過程并將其注意力集中于滿足客戶的需要上。CRM應用還將多種與客戶交流的渠道,如面對面、電話接洽以及Web訪問協調為一體,這樣,企業就可以按客戶的喜好使用適當的渠道與之進行交流。
(三)進銷存軟件
進銷存軟件是對企業生產經營中物料流、資金流進行條碼全程跟蹤管理,從接獲訂單合同開始,進入物料采購、入庫、領用到產品完工入庫、交貨、回收貨款、支付原材料款等,每一步都為您提供詳盡準確的數據。有效輔助企業解決業務管理、分銷管理、存貨管理、營銷計劃的執行和監控、統計信息的收集等方面的業務問題。
(四)項目管理軟件
項目管理是一種新興的管理學科,它把企業管理中的財務控制、人才資源管理、風險控制、質量管理、信息技術管理(溝通管理)、采購管理等有效的進行整合,以達到高效、高質、低成本的完成企業內部各項工作或項目的目的。項目管理目前已成為續MBA之后的一種“黃金職業”。
(五)供應鏈管理軟件
供應鏈管理(Supply Chain Management,SCM)在1985年由Michael E.Porter提出,有多種不同的定義。供應鏈管理作為一個戰略概念,從原材料采購直到銷售給最終用戶的全部企業活動集成在一個無縫流程中。供應鏈綜合管理軟件是基于協同供應鏈管理的思想,配合供應鏈中各實體的業務需求,使操作流程和信息系統緊密配合,做到各環節無縫鏈接,形成物流、信息流、單證流、商流和資金流五流合一的領先模式。實現整體供應鏈可視化,管理信息化,整體利益最大化,管理成本最小化,從而提高總體水平。
一是電子商務將成為推進物流信息化發展的強大動力。菜鳥網絡專注打造的中國智能物流骨干網將通過自建、共建、合作、改造等多種模式,在全中國范圍內形成一套開放的社會化倉儲設施網絡。同時利用先進的互聯網技術,建立開放、透明、共享的數據應用平臺,為電子商務企業、物流公司、倉儲企業、第三方物流服務商、供應鏈服務商等各類企業提供優質服務。中國電子商務的爆發式增長和服務品質的不斷提升將對我國物流信息化發展形成明顯的“倒逼機制”,這將促使物流企業加快自身信息化建設步伐。這種倒逼機制將會成為推進物流信息化建設的重要驅動力。
二是將掀起新一輪物流公共信息平臺建設。在工信部和交通部門的大力推進下,不同類型的物流公共信息平臺建設將進一步加速,加快資源整合、促進互聯互通、消除信息孤島將成為政府和企業共識。圍繞不同領域、不同行業、不同主題的物流公共信息平臺會如雨后春筍般破土而出,包括政府主導建設的信息平臺、企業主導建設的信息平臺以及政企合作聯合推進的信息平臺建設。平臺的運營管理和商貿模式、可持續發展等問題將成為研究和討論的熱點。
三是供應鏈業務協同信息系統建設加快發展。隨著物流業與制造業聯動發展的快速推進和全國流通工作的深入開展,圍繞供應鏈業務協同的信息化建設步伐將明顯加快,產業之間的競爭日益演變成為供應鏈之間的競爭,流程優化、過程透明、業務協同、整體協調已成為供應鏈管理的重點和根本要求,而物流信息化則成為高度協同、模式創新、管理變革的關鍵。
四是不同行業信息化的橫向整合加快。隨著大部制改革和綜合運輸體系建設的深入推進,促進公路、水路、鐵路、航空、郵政等不同行業信息資源的及時交換和共享,構建綜合運輸信息服務網絡,真正實現貨運無縫銜接和“一單制”,將成為當前物流信息化發展的重點和難點問題。交通運輸主管部門將會依托物流公共信息平臺建設,推進行業交換節點布局和功能完善,以平臺國家級管理服務系統為基礎,加強行業內外溝通和交流合作,實現行業信息化的橫向整合。