檔案管理信息化建設精選(九篇)
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第1篇：檔案管理信息化建設范文
檔案信息化就是以原紙質的檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息化，在企業內部，實現檔案資源共享，方便企業人力資源部和各個層次的領導及時的查閱動態的本企業人才的檔案信息。
1.檔案信息化建設的涵義
“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。
2.促進檔案信息化建設的幾點建議
2.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識
檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作。
2.2提高檔案信息化水平技術
①配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
②每個員工的檔案全文的數字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。
③對上網的員工檔案信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對內部檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。
2.3全面提高檔案信息的管理水平
信息技術的廣泛采用，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。
①隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。
②檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，就可以使企業的檔案達到高效的管理。
③信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。
④從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
3.全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發展的新方向
信息化工程建設的過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過程都是需要仔細再仔細的，容不得出一點點差錯，否則就會導致檔案出錯，所以，信息化的有效管理會在各方面提高檔案管理效率與效益。
①加強內部檔案信息化建設，選用適合的企業檔案管理軟件，制定適合本企業實際工作的檔案信息化管理的規章制度，及時改革不適應檔案信息化要求的管理體制，提高內部信息交換及共享的水平，創造更多有利于內部利用的條件。
②建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，全面的提高相關崗位人員工作的素質和工作能力。
③檔案管理的工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使內部檔案的信息系統運行保持在良好狀態之中。
④檔案的數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，所以必須要嚴把檔案的資料數據關，保證所輸入的資料是全面的、準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對檔案資料進行審核，在檔案資料輸入之后還要進行認真的校對。
4.結束語
充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為企業檔案的管理提供了很大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不但可以效地實現企業檔案的動態管理，提高企業檔案的管理效率，還能節省大量的人力及物力。保證檔案信息化建設發展，為促進企業的整體經濟、效益的發展，提供了快捷有效的檔案管理作用。對于企業來說，檔案管理的好壞直接關系到了企業的發展，所以，檔案管理是需要我們每個企業的管理層的領導去重視的。
參考文獻：
第2篇：檔案管理信息化建設范文
1.欠缺信息化的城建檔案管理意識信息化的城建檔案管理指的是通過數字形式來處理城建檔案信息，同時在網絡協助下對其進行集中化管理。現如今，網絡技術和多媒體技術已經被廣泛地應用在城建檔案管理中，并朝著數字化的方向發展，但由于管理人員素質低下、城建檔案管理標準不統一、管理觀念落后等問題導致城建檔案的信息化建設在發展過程中屢屢受挫。
2.表層化地開發信息資源
在對城建檔案信息資源予以開發時，仍舊將目光停留在數字化掃描和目錄錄入方面。假如信息化城建檔案建設的目的只在于將傳統保管形式轉變為數字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的城建檔案建設也就沒有什么實質性的意義了。
3.開發標準不統一
要想使信息化的城建檔案建設得到推廣就必須對開發標準進行統一，如若開發標準不統一，那么數據間的互通和共享也就無法實現了。現如今，在開發信息資源時，由于缺乏統一標準使得系統不能連通。當然，此種現象的產生還與城建檔案信息秘密性有關。
4.安全保密意識弱
通過網絡終端設備便能將存放在網絡設備中的電子城建檔案索取出來。一個終端上面的電子城建檔案可以同時發給不同的網絡終端，這便對一定時間段內須要限制使用或保密的安全問題造成了一定威脅。因而對其采取一定的保密舉措也就顯得意義重大了。但有的城建檔案管理部門的安全管理制度不夠完善，并且對城建檔案秘密性欠缺認定范圍。所以說，在對城建檔案進行信息資源開發時，城建檔案管理部門欠缺安全保密的意識。
二、城建檔案信息化建設的方案
1.信息化管理意識的提升
由于城建檔案管理的信息化意識薄弱，因而要通過各種形式，讓組織管理人員對城建檔案的信息化管理予以重視，使他們能加大對法規和法律的宣傳力度，使他們能增強對城建檔案的管理意識，讓其明白城建檔案文件的歸檔和累積都是他們應該完成的工作，通過對城建檔案進行信息化建設可以打破城建檔案管理中的許多局限，從而更好地為社會提供服務。
2.建設標準規范
城建檔案信息化管理非常重要的一項保障便是管理機制以及管理標準的完善。通過對各種規范和標準加以制定及落實，能讓分工協作以及技術應用有統一的依據，進而確保城建檔案管理各項工作可以聯系起來，同時在城建檔案管理過程中獲取最佳效益。標準化的規范建設內容包括：技術標準、統計標準、城建檔案管理標準等的建設。假如欠缺這些標準，信息資源便不能建立，假如公司各單位不能按照標準化去進行城建檔案的管理，那么就無法實現城建檔案信息網的暢通，同時也不能使資源共享得以實現。
3.建設基礎設施
城建檔案網絡系統的建設以及數字化設備的建設都屬于基礎設施的建設。城建檔案資源共享以及信息交換的前提便是網絡系統，通過構建信息數據庫，使城建檔案能實現信息的共享。各種數碼相機、掃描儀、打印機等共同構成了城建檔案的數字化設備，對這些設備加以利用，可以使城建檔案的一體化管理得以實現。而在這個過程中，城建檔案的信息化管理則為其實現奠定了基礎。
4.建設城建檔案信息資源
通過各種信息技術使城建檔案數字化得以實現，使文檔管理能實現網絡一體化。在網絡的協助下，使城建檔案資源數字化得以完成，作為城建檔案的管理人員須對文件的歸檔和鑒定予以監督，避免出現歸檔不及時、不規范和不完善的情況。作為一項長期工作，城建檔案信息資源的建設是城建檔案信息化建設最為基礎和信息化水平加以衡量的標志，同時也是信息化城建檔案建設成敗至關重要的一環。因而一定要建立統一標準，打破各自為政局面，使資源共享得以實現，讓使用者能夠更方便的獲取城建檔案信息資源，并獲取核心內容。由于城建檔案的信息資源是社會發展和國民經濟重要的戰略資源，利用和開發信息資源就是使案資源能更有效地為社會提供服務。
5.建設應用系統
城建檔案信息的安全、利用、管理、收集等都屬于應用系統建設的內容。在對城建檔案信息進行收集和管理時，會涉及報表處理、事務處理、數據查詢等程序的設計。信息化城建檔案建設的基礎便是確保城建檔案信息的安全，它涉及身份安全、利用安全、存儲安全等內容。身份安全：運用動態口令、身份認證等形式使城建檔案的安全保密得到加強。利用安全：采取防火墻和物理隔斷等對策。存儲安全：應將城建檔案信息存儲在專用服務器上面，并確保其具備自動備份的功能，與此同時還定期對其進行刻錄備份處理。
6.建設人才隊伍
第3篇：檔案管理信息化建設范文
【關鍵詞】檔案；信息化；效率
隨著信息時代的到來，檔案管理信息化建設已經變得越來越重要，以應用多媒體技術為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。檔案管理的信息化建設充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其定量化、系統化、智能化、信息化管理。檔案管理現代化具有占用空間小、應用能力強、儲存信息量大、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域，將逐步替代傳統的紙質檔案載體已經成為一種必然趨勢。本文從檔案工作創新，行政人事檔案的重要性、行政檔案服務手段創新、行政檔案拓展服務領域、高校行政檔案管理工作的創新途徑、等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創新與發展。
一、檔案管理工作的現狀及問題
（一）保密性差
目前許企業檔案工作都是由人工來操作的，加上檔案管理部門人員流動性較大，從這個角度上來說，接觸檔案工作的人數就比較多，在日常檔案工作管理中，就會出現許多意外事故，尤其是對于一些保密級的檔案來說，其保密性就得不到有效保障。
（二）成本高、效率低
傳統的基層檔案是以紙質為主，成本高，檔案的維護與查閱非常不方便，檔案整理過程更是工作量大、操作煩瑣、易出錯，同時，紙質檔案容易受到潮濕、蟲蝕及火災等災害的威脅，而且文檔沒有備份，容易造成文檔損失。紙質文檔經常反復的查閱還會讓原件受損或遺失，從而給檔案管理工作帶來一定難度。
二、信息化建設的重要性
隨著現代信息技術的發展，辦公自動化系統開始越來越多得到企業的推廣及使用，檔案信息化建設應運而生。過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現信息化建設后，檔案使用者通過網絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。通過對檔案的信息資源的整理和分類，進而分析與提取來提高檔案管理的質量與效率。信息化檔案是以計算機為載體，以錄像、錄音、多媒體、網絡等多種形式來呈現的電子檔案。電子檔案與傳統檔案管理相比，具有易于保管和修改，查詢便利，可以通過網絡進行傳遞等特點，電子檔案在提高檔案的利用率的同時，降低了檔案的管理成本。
三、檔案信息化建創新性措施
（一）加強信息化建設。
信息化時代檔案管理工作的重點就在于加強信息化建設，檔案管理實現信息化管理的最終目的是實現檔案資源的有效共享，讓檔案的價值得到最大程度的發揮。首先應該利用先進的信息化技術實現檔案管理工作的自動化，例如在檔案分類的時候，為管理軟件進行編程，自動識別不同類型的檔案資源，從而實現對資源分類的高效統計、整理、分析。其次借助互聯網的傳輸通道，實現遠程操作和相互交流的目的。
（二）增強檔案數字化管理水平
信息化建設進一步發展的現階段，檔案管理工作也應該緊跟時展的步伐，強化信息化建設，有效的增強檔案管理工作的重要性，增強其信息化質量以及數字化水平，并且有效的通過信息化技術進而提升檔案管理的整體水平。檔案管理的信息化建設對于檔案工作的工作效率有著直接的影響，是將信息資源科學化利用的有效手段以及有效途徑，所以在檔案的管理過程中要進一步強化檔案的數字化管理水平，將檔案信息進行數字化的保存以及記錄，強化信息檔案的安全管理。
（三）建立信息化檔案管理平臺。
對數據資料進行統一的搜集和處理，并建立信息化檔案管理平臺。要將科學技術與檔案管理工作相結合，從檔案管理工作的實際情況出發，堅持循序漸進的原則，做好兩者的協調工作，實現由初級到高級的有效轉變，并成立綜合性檔案管理資料庫和分級化檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化檔案管理平臺，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。同時，在創新思維的引導之下，要建立檔案共享平臺，實現各單位資源的有效共享，打破傳統檔案管理工作中時間和空間的限制。
（四）提高檔案管理人才隊伍的素質
進行檔案工作人員的篩選優化。對于檔案管理人員存在的素質不高的問題，首先需要對現有的檔案工作人員進行甄選，剔除檔案管理工作中缺乏工作熱情，工作態度消極，工作技能嚴重不過關和的人員，保證整體檔案管理隊伍的先進性和積極性。
進行科學的檔案工作人員學習管理。檔案室管理人員需要從自身出發，認識到檔案管理人員工作中存在的問題，需要根據檔案室的實際情況，進行細致嚴格的檔案管理人員的工作管理，制定出合理的檔案管理工作的規章制度，明確各部門工作人員的工作內容和職責。同時需要進行定期檔案管理人員的工作技能培訓，對于新行業新領域的進行足夠的培訓學習，同時要求工作人員不斷完善自身的知識結構，即使不能做到所有行業的檔案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常見的行業和部分新興行業上做到檔案管理工作技能達標。
四、結束語
當今社會，想要適應新形勢下檔案管理并達成新目標，只能科學并且規范的做好檔案管理的信息化建設。只有具有規范性，堅持與時俱進，不斷更新細化信息化建設工作，才能將檔案管理工作做好。通過自身對檔案管理信息化建設的研究和創新開發，才可以體現檔案管理工作的價值。當今時代，在挑戰中才能發現機遇。故步自封只會停滯不前，我們要抓住機遇，將我國自己的管理優勢和其他國家的優勢相結合，走出具有中國特色的檔案管理信息化建設道路，做到百花齊放，將檔案管理工作達到一個新高度。
參考文獻：
[1]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012（23）：124.
第4篇：檔案管理信息化建設范文
關鍵詞：檔案管理、信息化建設、現狀、問題、完善性策略
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、新時期檔案管理信息化建設的重要意義
二十一世紀的新時代是以信息化為主要特征的，我們國家已經把信息化建設作為國民經濟與社會發展的第一要素。用信息化來帶動現代化，是我們國家發展的基本國策。要實現政務公開，主要基礎就是建立全方位、多層次的政府政務信息網絡。經濟在實現全球化，社會在不斷變革，作為社會綜合管理者的政府，首先要面臨政府模式的重新塑造與政府各種方式的轉變。在信息全球化的背景下，世界競爭中最為關鍵的要素就是優良的政府管理。檔案信息化是說國家檔案行政管理部門對檔案管理活動進行統一的規劃與組織，處置檔案信息資源并提供相應的服務。在國家信息化建設中，檔案信息化的建設是一項重要的組成部分，對于電子政務建設來講，檔案信息是一項不可缺少的公共信息資源。把電子政務與檔案信息化間的關系協調好，對于我們國家政治經濟文化的大力發展起著非常重要的作用。
二、現階段檔案管理信息化建設中的問題所在
第一，沒有受到領導的足夠重視，檔案信息化意識太薄弱，一直以來，人們對檔案的認識不到位，沒有對檔案產生的社會效益與經濟效益進行宣傳，檔案信息化常常被人們輕視。有多數企業并沒有把它做為一項重要的工作來做，在對檔案利用方面產生的效益也沒有足夠的經驗與意識，只有一些專業的技術人員會利用，并且，他們也只是能過對一些圖紙的查閱來了解，很多職工并不了解檔案資料的利用效益，對檔案管理信息化的建設更是一無所知。因為受不到足夠的重視，檔案的基礎設施配備不充足，導致不能充分的開發信息化建設檔案，利用率較低，所以，檔案應有的效能也就無法發揮出來。
第二，缺乏統一的信息化管理平臺與管理的標準。企業檔案的數量每年都在增長，庫房的工作量越來越大，檔案部門面臨著許多的問題，如檔案自然老化以及人為的損害等，如果不能建立起統一的檔案管理標準與信息化管理平臺，就無法從根本上解決這些問題。
第三，缺乏綜合素質強的檔案人才。無論技術設備與軟件有多高端，也離不開人來進行管理與操作，很多的檔案員只會做一些文件歸檔這樣的基礎性的工作。隨著檔案信息事業的不斷發展，檔案工作發生了很大的變化，無論是形式還是內容都不再像以前那么簡單。過去的管理形式是粗放的，與現在的工作要求是無法相適應的，另外，在業務素質方面，檔案管理信息化對檔案人員也提出相應的專業知識方面的要求，對外語要熟練運用，計算機基本的知識與操作技能要具備，網絡技術知識以及科技專業知識也要掌握等。但是，如今企業的檔案專業人員還不具備一定的專業能力，對理論知識也比較貧乏，文化程度有高有低，與現展的需求相比具有很大的差距，能夠對檔案信息層次進行研究及開發的人才就更少了，檔案專業出身的人員是少之又少的，沒有合理的知識結構，加上不具備專業技術的人員，對檔案信息化的應用與發展起到很大的遏制影響。
第四，檔案信息化存在不容忽視的安全問題 。一方面，在檔案管理信息化過程中，往往重視信息化中檔案信息的流轉和溝通，只留心檔案信息對工作的參考和借鑒作用而忽視檔案的根本作用——憑證作用。檔案實體是檔案發揮憑證作用的基礎。這種情況下，檔案實體就會被忽視，其安全性就不能保證。
另一方面，在檔案信息化中，管理者往往只重視檔案信息的使用，
三、新時期檔案管理信息化建設的完善性策略分析
第一，更新觀念，增強檔案管理現代化意識 。管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。
第二，加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化 。要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。 為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的發展提供有力保證。 、
第三，建立起較為規范的管理機制。在檔案信息化的建設中，為了對相關的責任進行明晰，使網絡及數據的運行得到保障，還要從實際情況出發，把規范的管理機制建立起來。檔案管理制度需要不斷創新，檔案管理部門要把與信息化建設相適應的管理制度建立起來，一方面把管理的業務流程完善起來，對電子檔案工作的環節與步驟進行細化，另一方面把必要的安全措施制定出來，尤其是對電子文件與電子檔案，保證電子檔案的完整性與安全性。對檔案管理標準進行統一，是信息化建設的一項重要基礎工作。檔案管理標準有統計的標準、檔案整理的標準、各項技術標準以及服務標準等，它是對工作效率高低進行衡量的標尺。失去這些標準，就無法建立檔案數據庫中的信息資源，各單位的檔案部門如果不按照統一的標準去做的話，檔案信息網絡就無法保持順暢，也很難實現資源的共享。建設復合型的管理團隊，對于檔案信息化的發展質量與速度起著決定性的作用。
第四，把檔案管理人員的信息化意識提高上去，信息時代文件的每一個環節的工作都可以通過計算機來實現，這就對檔案管理人員提出更高的要求，不但要對電子文件的特點與電子檔案的全程規范進行熟悉，并且，還要把計算機系統網絡安全的防護知識熟練的掌握了，這樣才能保證檔案信息的安全性、完整性。除此之外，檔案管理人員還要不斷強化自己的學習意識，對于信息化教育的培訓要積極的參加，使專業知識得到及時的更新，把自身的業務素質與工作水平提高上去。
四、檔案管理信息化建設下的人員素養分析
首先，對現代化管理知識的掌握，檔案管理現代化的技術與科學技術管理手段在不斷應用，對檔案專業人員提出要求，就是對復印、音像、縮微以及電子計算機的應用要熟練掌握，這樣才能與檔案工作發展的需要相適應。其次，要對一門或多門技術知識進行掌握，改革開放以來，國際交流越來越多，檔案專業人員一定要掌握一門或多門外語知識，保證資料的管理及開發的進行。最后，對于宣傳知識要加以掌握，新的形勢對檔案專業人員有了更高的要求，面對社會，檔案部門要通過各處媒介對檔案工作進行宣傳，要把社會檔案意識提高起來，這對檔案事業的發展有很大的促進作用。與此同時，還要重點學習相關的知識，不斷加強檔案專業知識，把自己編研信息的能力培養起來，成為一名檔案一體化管理的能手，并在檔案管理經驗中不斷的積累經驗，轉向現代型技術操作的模式。
另外，檔案專業人員還需要具備健康的身體以及充足的精力，這也是做好檔案工作的重要前提，檔案管理工作需要長時間的收集、編研，需要具有較強的連續性、系統性，所以，從業人員一定要具備良好的精神狀態，而好的狀態首先要有好的身體，這兩者是密切相關的，因此，可以看出，檔案工作不但是腦力勞動，也需要一定的體力勞動，所以，檔案專業人員的素質中，其中一個重要的條件就是健康的身體素質。
四、結束語
總而言之，現代是科技與信息技術快速發展的時代，對檔案管理的要求也越來越高，對檔案管理人員的要求也在不斷提高。為了把檔案管理好，就一琮要把管理者與現代技術相結合在一起，不斷提升操作、掌握與探索信息技術的能力。把檔案管理的效率與質量提高上來，讓他變成檔案管理的有效工具，把它最大的效能發揮出來。
參考文獻：
1、陳小藝 淺談現代化的檔案管理工作 檔案管理 2012年第1期
2、孫子健 試分析檔案管理信息化建設問題 檔案管理 2012年第12期
第5篇：檔案管理信息化建設范文
【關鍵詞】公路；檔案管理；信息化建設；電子文件
0.前言
隨著社會的現代化發展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來，檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。本文結合筆者的工作經驗，探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。
1.檔案信息化建設的主要內容
1.1信息化的基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
1.2檔案信息資源建設
檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，它的開發和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵。
1.3檔案的標準和規范建設
標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關于中國檔案信息化的標準規范體系。
1.4檔案信息化的應用系統建設
這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣，關系檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了檔案信息化建設的效益。
1.5信息化人才隊伍建設
這是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發展速度和質量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天，信息技術快速發展，掀起了以數字革命為特征的信息技術浪潮，改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術的快速發展和廣泛應用，對經濟和社會的發展產生了深遠的影響。檔案管理工作也不例外，同樣需要現代化。目前，我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術建設。加強信息化條件下的檔案管理工作，是適應時代和社會發展的必然選擇，是加快檔案現代化管理的客觀要求，也是提高服務水平的唯一途徑。
2.加強檔案管理信息化建設的對策
2.1建立網絡檔案系統
在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
2.2加強電子文件的管理是做好檔案信息化建設的關鍵
（1）電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。
（2）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。 三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。
（3）做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
（4）解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。
3.結論
總之，加快檔案信息化建設的步伐，是提高公路管理水平的重大舉措，另外，在經濟發展方面也發揮著重要的作用。
【參考文獻】
［1］王穎春.淺析檔案信息公開[J].黑龍江檔案，2008，(4)．
［2］江微.淺談電子檔案的保管與利用[J].辦公自動化，2010，(6).
第6篇：檔案管理信息化建設范文
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進入21世紀以來，由于現代信息化技術得到突飛猛進的發展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源，利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高企業的綜合運作能力，增強企業的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業創新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立企業檔案信息網絡，實現館藏科技檔案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。
一、科技檔案在企業信息化建設中發揮的作用
檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。
科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業革命之后，是社會化大生產和專業分工的產物。科技檔案對于企業建設與發展具有重大的作用，特別是在進入現代化企業建設中，科技檔案在科研、生產、企業科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經濟價值。
對于一個企業來說，研發能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經驗，吸取大量的前人失敗教訓。科技檔案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產力，在企業建設與發展中產生經濟效益。
當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產，應用于社會之中，勢必帶來社會生產力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產力的不斷發展，科技檔案信息化管理勢在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據企業的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現代信息技術，對企業科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業科技檔案信息化一般而言，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享，引發檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
二、科技檔案管理是企業信息化建設和發展的重要環節
企業信息化以現代化的信息處理技術、網絡技術和網絡設備，對企業進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發和信息技術的有效利用，來提高企業的生產能力和經營管理水平，增強企業在國內外市場中的競爭力。
供電企業在改革發展的歷史進程中，特別是經歷了IP市場風雨變換的考驗，以抓住機遇，迎接挑戰為口號，已實現了信息化建設的新局面。以遼寧省電力公司ERP項目為例，2008年9月26日全面啟動，2009年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點設計流程無差異推廣，當年11月25日，ERP項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農電系統的71個縣區上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統深化應用為主線，為支撐堅強智能電網和三集五大體系建設，為盡快建成一強三優現代公司，奠定了堅實的信息化建設的基礎。
同樣，在供電企業科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為供電企業的生產、經營、研發和領導決策服務，已成為供電企業信息化建設的核心環節。供電企業的科技檔案信息化建設，將檔案管理的電子化、網絡化納入整體企業信息化的重要內容。通過長期的全方位地跟蹤國內外本行業的科技動態、成果和進展水平，建設成具有行業特色的專題數據庫，這樣才能為本企業提供高質量的信息服務。
三、科技信息化管理是一項系統工程
供電企業一般設置科技信息管理部門，這個部門的主要職責是：根據本企業生產、經營和發展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動電網技術進步與信息化;運用科技管理、計算機應用、信息化和技術監督等手段，提高本企業科學管理水平。管理的內容：一是負責制定科技發展規劃，負責科技計劃(資金)管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等;二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產業化及推廣應用、技術市場等;三是負責專利管理，包括申報、統計、實施等;四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等;五是負責全質管理，包括全質管理成果的申報、評審、發表、獎勵等;六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等;七是負責科技統計工作;八是負責信息化工作，包括信息規劃、信息網的建設與維護、組織開發應用軟件等。當然，供電企業科技管理部門管理的內容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是供電企業科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統與科技數據庫，同樣是一項系統工程。
供電企業科技管理系統服務于全網的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰術管理層和戰略管理層。通過集約化的共享數據庫和發達的計算機通信網絡，溝通各層間的信息交流，實現全網科技管理工作(當然包括科技檔案管理)的統一管理。
科技管理系統、科技計劃管理系統、科技成果管理系統、科技統計管理系統、計量管理系統、全面質量管理標準化管理系統以及科技評審專家庫、科技成果專家評審系統等等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統計功能。
推進科技檔案信息化的關鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業對科技檔案的需求。
科技檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業統籌兼顧全面安排，特別是依靠企業科技信息管理部門所發揮的主導作用。
四、科技管理系統實現了科技檔案現代化管理
1.科技計劃管理系統
以遼寧省電力公司為例，科技計劃管理信息系統采用面向對象的系統分析與設計，利用先進的三層體系結構(BAS)，應用JAVA技術開發，符合J2EE標準的強大的企業級資源管理平臺，是建立并實施ERP的核心。科技計劃管理的主要功能包括：對基層、省公司和發供電企業的科技計劃進行分類查詢，按項目類別，負責單位對資金分配的統計，設備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報等。該系統運行以來，通過信息網絡完成計劃上報與下達、項目申請若干個。
2.計量管理系統
計量管理主要包括：基層單位申報計量室認證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。
3.全質及標準化管理系統
全質及標準化管理系統主要包括：行業標準維護、基層單位上報QC成果、QC成果評審結論及上報QC成果，企業標準化編寫模板等。
4.科技成果和專利管理
科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護、基層單位上報專利、篩選申報科技進步獎項目、基層單位返回科技進步獎推薦書、匯總上報科技進步獎推薦書、科技成果專利統計及收集科技成果推廣項目申請書等。
5.科技統計系統
第7篇：檔案管理信息化建設范文
【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；改善措施
一、基層檔案管理信息化建設的必要性和重要性
（一）必要性。傳統的紙質檔案較容易受到外界因素的影響，一旦不注意就有可能造成檔案被破壞，而且存在占用空間大、查閱不便的情況。隨著信息技術的不斷發展，可以通過將傳統檔案的保存方式轉化為信息化儲存，這樣既可以在較小的空間內儲存足夠多的檔案，又能保證檔案的完整性及便利性，因此，基層檔案管理信息化建設是非常必要的。（二）重要性。檔案管理作為基層單位的重要組成部分，不僅反映了基層單位工作的重要性，而且還保證了檔案的安全性，對提高檔案管理的質量和工作效率是非常有必要的。然而傳統的檔案管理工作需要耗費較多的人力和物力，對檔案的維護和利用都非常不方便，大大降低了檔案管理的工作效率。隨著現代化信息技術的不斷發展，檔案管理信息化建設應運而生，檔案管理信息化建設就是通過將傳統檔案信息化，以電子檔案的形式為社會服務。通過對檔案的信息資源進行分類、整理，能夠提高檔案的利用效率。此外，電子檔案更有利于保存，便于查詢，可以通過網絡適時查閱，大大提高了檔案的利用效率，降低了檔案管理成本，有利于提高基層檔案管理水平，對推進基層檔案管理工作非常重要。
二、基層檔案管理信息化建設中存在的主要問題
（一）忽視檔案信息化建設。隨著信息化時代的到來，各行各業的發展都離不開信息化手段的推進，而檔案管理信息化建設也是如此，促進檔案管理信息化建設不僅是提高檔案管理水平的一種手段，更是未來檔案管理的發展趨勢。然而當前很多基層單位對檔案管理信息化建設不夠重視，這主要體現在：一是對檔案管理信息化建設認識不足，在管理基層檔案中仍然延續以往的模式，重保存輕利用。二是檔案管理意識淡薄，沒有充分意識到檔案管理的重要性，在日常工作中面對大量的檔案資料只是單純地收集和保存，沒有充分發揮出檔案資源的作用。三是在基層檔案管理上存在因循守舊、無法適應時代要求的情況，很多檔案管理工作人員安于現狀，不愿意接受信息化知識，造成整體業務素質低。（二）檔案管理人員素質不高。一是基層檔案管理人員都不是專業人員，再加上日常工作中接受系統性、專業性的培訓機會少，人員素質普遍不高。二是基層檔案管理人員年齡趨于老齡化，在工作中缺乏學習熱情，不愿意接受新鮮事物，無法滿足檔案信息化建設的需求。三是專業基層檔案管理人員匱乏，極大地影響了基層檔案管理信息化建設工作的進展。（三）檔案信息化建設投入不足。基層單位對檔案信息化建設不足，制約了檔案管理信息化的發展，如很多單位沒有設立獨立的檔案管理部門，認為檔案管理就是簡單的文檔材料保管工作，只是單純地保管材料，卻不重視材料的利用。再如有些單位甚至連最基本的文件保管設備都沒有，更不用談檔案管理工作，直接導致檔案信息化工作無法開展。（四）檔案管理手段滯后。基層單位的檔案管理條件簡陋、設備老化，不利于檔案管理信息化建設，即使配備了計算機、掃描儀等信息化設備，在實際操作中利用率較低，寧可沿用過去的檔案管理模式。此外，對電子文件檔案也只是單一的歸類和保存，在管理手段上缺乏科學性、系統性，在查找檔案時仍然依靠人力，不利于檔案信息化工作的開展。
三、加強基層檔案信息化建設的措施
（一）重視檔案信息化建設。一是通過各種宣傳途徑宣傳檔案信息化建設的必要性和重要性，使基層單位充分認識到檔案管理信息化建設是未來檔案管理工作的發展，要想提高基層檔案管理水平，就必須將檔案信息化建設當工作重點來抓。二是基層檔案管理者應樹立檔案信息化管理的觀念，自覺提高自身專業素養，在日常工作中注重信息化技術在檔案管理中的應用，不斷提高檔案信息化管理水平，滿足檔案信息化建設的需求。三是要學會深度挖掘單位檔案資料，不僅要保管好、利用好檔案，更要學會發現檔案中的重點信息。（二）樹立現代化檔案管理理念。想要實現基層檔案管理的信息化，首先需要的就是轉變檔案管理人員的管理理念，要逐步轉變傳統管理模式，加強信息化技術在檔案管理中的應用，促進檔案管理的信息化、網絡化。（三）提高檔案管理人員素質。作為檔案管理工作的重要實施者，檔案管理人員在檔案管理信息化建設工作中起著非常重要的作用，因此我們必須重視檔案管理人員素質的提高。一是引進專業性強、實踐經驗豐富的工作人員，逐步改變檔案管理人員的結構，通過一對一、一對多的影響，使基層檔案管理人員改變過去的檔案管理模式。二是加強對檔案管理人員的培訓，并通過檢測培訓效果來促進人員的學習，從而達到提高基層檔案管理人員素質的目的，使其滿足檔案管理信息化建設的需求。三是使基層檔案管理人員輪流去大學進行深造，通過階段性的學習來提高自身素質，使其掌握專業的檔案管理知識，熟悉計算機網絡技術的使用，將其培養成為檔案管理信息化的行家。（四）加大檔案信息化建設的投入。一是基層單位檔案管理信息化建設應嚴格按照相關規定要求，配備相應的信息化設備如計算機、掃描儀等，從而滿足檔案信息化建設的硬件需求。二是基層單位應該為檔案信息化建設設立專項資金，并設置獨立部門來專門從事檔案管理工作，為檔案管理信息化建設創造好的條件。三是要重視對檔案應用系統的開發，結合本單位的實際情況，通過引進或者自主開發特有的符合自身實際的檔案管理方式，真正實現檢索速度快、查詢方便等優勢。（五）推進檔案管理資源數字化。在推進基層檔案管理信息化建設中，首先就是要充分利用計算機技術對單位的檔案資源進行系統地收集、加工和利用，將傳統的紙質檔案轉換為數字化檔案，逐步建立起電子和多媒體數據庫。其次應加強對電子檔案的歸檔和整理，做好電子檔案的儲存工作，提升電子檔案管理水平，實現信息化檔案的安全利用。最后是提高檔案信息檢索水平，實現檔案信息檢索方式向網絡化、智能化發展，為檔案管理信息化建設提供技術支持。（六）實現電子檔案信息化安全管理。一是通過設置權限來限定電子檔案的查閱范圍，使每個人都能在在較短的時間內獲取到自己所需的資源，同時也避免部分秘密電子檔案被查閱。二是要加強規范電子文件，檔案管理部門要嚴格歸檔，統一對其進行分類、整理與編碼，形成系統性的電子檔案，提高電子檔案的利用率。三是確保電子檔案的安全，在計算機內裝入較為先進的防火墻系統，防止電子數據的丟失。此外，一方面可以通過建立電子文件查閱制度來減少安全隱患，另一方面可以通過提高檔案管理人員的安全意識來使其自覺擔負起維護檔案信息安全的責任。
四、結束語
綜上所述，我們知道推進檔案信息化建設是非常必要和重要的，因此基層單位應轉變檔案管理理念，正視當前信息化建設中存在的問題即忽視檔案信息化建設、檔案管理人員素質不高、檔案信息化建設投入不足、檔案管理手段滯后等，并針對存在的問題提出相應的解決辦法：一是要重視檔案信息化建設；二是要樹立現代化檔案管理理念；三是要提高檔案管理人員素質；四是加大檔案信息化建設的投入；五是推進檔案管理資源數字化；六是實現電子檔案信息化安全管理。相信通過采取行之有效的措施，基層單位的檔案信息化建設將邁出新的步伐，使檔案管理信息化水平得到全面提高，更好地服務于經濟、服務于社會、服務于民生。
【參考文獻】
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第8篇：檔案管理信息化建設范文
我國的信息技術在高速發展，為了順應大時代的潮流，許多中小學都使用了信息技術進行檔案管理，且作用良好。檔案管理工作有很都內容都與學校各項工作的開展有著緊密的聯系，如果檔案的質量有問題，就會對學習的正常運作造成影響。對檔案進行信息化管理可以較好的儲存各種檔案信息，使檔案的真實性和準確性得到保障，并降低各種風險因素的影響。因此，各學校必須意識到檔案管理的重要性，加強檔案管理信息化建設工作。
1對檔案管理進行信息化建設的意義所在
完善的檔案管理信息化建設是中小學良好發展的重要前提，也是學校各項工作能夠順利開展的重要保障，因此，加強檔案管理信息化建設的意義重大。隨著信息技術的不管發展，傳統的檔案管理方法已經無法適應現在開展各項工作的需求了，學校領導必須意識到檔案管理信息化建設的重要性，緊跟時展的腳步，這樣才能促進學校得到良好的發展。
學校的檔案管理與教學管理之間的聯系緊密，可以有效帶動學校教育工作的發展，促進學校規范運作，促進各種資源的合理配置和運用，提高相應自愿的利用率。在檔案管理信息化建設的影響下，學校可以通過檔案資料中的相應數據了解到學校自身的發展情況，并及時作出調整，給學校的正常運作提供保障。同時，檔案管理信息化建設可以有效降低人為因素對學校各項工作規范性的影響，為學校做出各項經濟行為提供決策，保障學校的運作效益。檔案管理信息化建設可以促進各環節的改進，對提高學校的管理能力和辦學水平都有一定幫助。同時， 檔案資料中蘊含的教育信息之豐富，教師從中發掘有效的信息，可以幫助教師完善教學內容；檔案管理信息化建設還可以幫助學校領導更好地了解學生的各種信息，實現對學生的動態管理。
2對中小學檔案管理進行信息化建設的措施
中小學在進行檔案管理信息化建設時，校領導要對本校的實際情況進行充足的分析，合理運用各類資源，使信息技術的作用得到充分發揮，保證檔案管理的規范程度以及檔案信息的準確性和真實性，這樣才能保持學校正常、良好的運作。以下，是本文提出的對中小學檔案管理進行信息化建設的方法措施：
2.1對檔案管理信息化體系進行完善
由于檔案管理信息化建設的重要性，校領導更要重視學校的檔案管理工作，并從各方面促進檔案管理信息化建設工作的正常進行，這樣才能取得良好的成效。管理人員必須要對學校的實際情況進行充足合理的分析，制定出各種標準，完善檔案信息化管理的體系，并細化相應的管理條例，比如以下幾條：
（1）管理人員要根據信息化建設的需求配備相應的設備，并配置專業的技術人員，對檔案管理環境進行優化；
（2）管理人?T應要求工作人員及時將各類資料進行合理分類，并對檔案信息進行電子檔化；
（3）工作人員要隨著檔案信息的變動，及時的做出更新，這樣才能使相應數據的時效性得到保障。
2.2對檔案管理信息化建設進行優化
在檔案管理信息化建設的進程中，必須要由各方面的資源共同作用才能完成，包括人力資源、物力資源和財力資源等。因此，學校必須要選擇專業性強的人才擔任檔案信息化管理人員。在選擇資料管理工作人員時，應該選擇具備計算機技能、良好的職業素質和具有較強責任心的人員來進行檔案信息化管理工作，這樣才能使檔案管理各個工作環節的正常進行得到保障。學校要加強對這方面人才的培養，建立完善的檔案信息數據庫，及時對資料、數據進行儲存和更新，充分發揮信息技術的作用，才能使檔案管理信息化建設收獲良好的成效。
2.3加強對檔案管理信息化的監管
如果管理人員在檔案管理信息化建設中依舊采用傳統的管理方式來進行操作，就無法維持檔案管理的規范化，因此，加強對檔案管理信息化的監管意義重大。管理人員必須具備良好的檔案管理意識，正確認識檔案管理工作在學校發展中的地位；管理人員必須明確對檔案進行信息化管理的特性，并根據實際情況制定正確完善的管理方案，以適應學校發展的節奏；管理人員必須要求工作人員能夠有效運用各項信息技術，合理配置各種資源，讓檔案管理的規范化和科學化得以實現，能夠符合學校運作的需求。此外，學校還要加強對檔案信息的開發，多與其他學校之間進行交流，促進檔案管理信息化工作的共同進步。
第9篇：檔案管理信息化建設范文
關鍵詞：高校;財務檔案管理;信息化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2015年2月2日
高校財務檔案管理信息化是指高校財務檔案管理部門在科學收集、整理、歸檔、開發、利用、存儲和管理各類高校財務檔案時大量運用包括數字化、網絡化在內的現代信息技術，最終形成財務檔案信息資源科技含量高、財務檔案資源存儲便捷安全、財務檔案信息查詢迅速準確、財務檔案管理全面電子化、財務檔案載體實現環保無紙化的高水平的高校財務檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發展，高校財務檔案出現了一些新的特點，如信息量增大、時效性增強、內容更新迅速、標準變動頻繁等。高校財務檔案的新特點不僅給高校財務檔案管理工作帶來新的挑戰，而且也對高校財務檔案管理工作提出新的要求，而加強高校財務檔案管理信息化建設無疑可以主動應對和適應這些新特點的有效措施，進而全面提高高校財務檔案管理的現代化水平。
一、高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題
1、領導重視不夠，基礎設施投入不足。高校財務檔案管理信息化建設成功與否在很大程度上取決于學校領導的重視程度。高校財務檔案管理信息化建設是一項系統工程，是一個關乎高校發展全局的工作，做好財務檔案管理信息化建設需要高校各部門的配合和協作。目前，許多高校領導對于財務檔案管理信息化建設重視不夠、認識還不全面，導致高校財務檔案管理信息化建設速度滯緩。有些學校將財務檔案信息化看作是財務部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統的管理模式，按照以往的思路辦事，財務部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。此外，高校財務檔案管理信息化建設的重視程度不夠及認識不到位也直接導致高校在財務檔案管理信息化建設方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎設施達不到應有的要求，影響高校財務檔案管理信息化建設的進程。
2、管理制度不完善，建設目標不明確。高校財務檔案管理信息化建設的相關提議盡管早年就已經被提出，而且一些主管部門也為該項工作制定了相關制度規范，但大多數高校財務檔案管理信息化建設的規章制度零散的見于相關部門的文件中，目前沒有形成一套完整的規章制度體系，高校在進行財務檔案管理信息化建設的過程中，缺少必要的理論指導與支持，導致高校財務檔案管理信息化建設目標不明確、標準不統一，在一定程度上影響了財務檔案管理信息化進程。由于沒有統一的標準，高校在財務檔案管理信息化建設過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財務檔案管理信息化建設的各個環節也存在著這樣或那樣的問題，如何規范高校財務檔案管理信息化建設已成為高校信息化建設的首要問題。
3、管理人員素質不高，缺乏相關專業知識。高校財務檔案管理信息化對于財務檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財務檔案管理人員必須熟練掌握財務、檔案管理、信息網絡等方面的知識，這些知識缺一不可。然而，目前我國高校財務檔案管理人員素質整體不高，缺乏相關的專業知識。我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少。一些高校財務檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業能力不強的人員，缺少專業的檔案管理知識和財務知識。此外，許多高校對于檔案管理人員的培訓和指導也不到位，既懂財務又懂檔案，既能進行數字化處理又能進行信息化處理的復合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財務檔案管理信息化建設的進程。
二、高校財務檔案管理信息化建設相關策略
1、加強領導，完善財務檔案管理信息化建設制度。毋庸置疑，領導是財務檔案管理信息化建設的真正推動者，領導信息化意識程度的高低決定了信息化建設的力度和深度。當前，高校領導者要全面樹立科學的管理思想，擺脫傳統思維的束縛，認識和理解計算機和網絡技術應用于財務檔案管理工作的重要性。高校領導要站在全校發展的角度來進行統籌規劃，重視財務檔案管理信息化工作，建立完善的高校財務檔案管理信息化工作制度，如數據庫系統的監控制度、內網與外網的物理隔離制度、重要數據備份制度等，積極推進高校財務檔案管理信息化建設。此外，高校還應明確財務檔案信息管理的管理職責，要以財務和檔案管理部門為中心，其他相關部門積極參與，密切配合。財務部門負責財務檔案的電子化、數據化，檔案管理部門負責檔案資料的網絡化應用。
2、加大基礎設施投入力度，構建財務檔案管理信息化平臺。基礎設施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財務檔案管理信息化建設中要加大基礎設施投入力度，完善各種基礎設施，如存儲器、服務器、操作系統、交換機、路由器、數據庫管理系統、安全系統等，構建財務檔案管理信息化平臺。高校在構建財務檔案管理信息化平臺上，主要做好兩個方面的工作：一是財務檔案數字化建設。財務檔案的數字化建設是對重要的財務信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機刻錄、數碼相機攝影、數字檔案資源格式轉化等現代化的信息采集技術和設備將紙質的財務數據文件有效地轉換成數字化財務檔案資源;二是財務檔案信息化數據庫建設。財務檔案信息化數據庫主要包括會計檔案管理數據庫、財務報告檔案管理數據庫、資金結算檔案管理數據庫以及教學、科研資金管理檔案數據庫等。
3、強化財務檔案管理人員的技能培訓，不斷提高其素質和能力。財務檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計算機、網絡、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設成功與否，不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓的效果。因此，高校財務檔案管理部門必須積極通過多種途徑對財務檔案管理人員進行業務培訓，建立一支高素質的財務檔案管理隊伍，逐步改變當前財務人員隊伍知識結構單一的局面，不斷加強財務檔案管理人員的技能培訓，使財務檔案管理人員的知識始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財務檔案管理人員考核機制，通過各種激勵措施激發財務檔案管理人員的學習熱情和工作熱情，培養出一支高素質、高水平的綜合性財務檔案管理人才隊伍，以適應技術發展帶來的新要求。
主要參考文獻：
[1]劉迎春.高校財務檔案信息化管理研究[J].沿海企業與科技，2010.7.
