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Abstract The traditional library resources construction and optimization strategy cannot meet the development requirements of the times, because of the development of modern information technology. It can provide decision making for library resource construction and optimizing, based on user-centric and allowing readers to participate in, using some tools such as semantic technologies, co-word analysis and so on.
Keywords library resource; optimizing strategy; Patron Driven Acquisitions
圖書館作為公共社會最重要的文獻資源儲存、組織、利用與服務機構,追求館藏資源的合理性與高效利用一直是圖書館資源建設的最大目標。傳統的圖書館館藏資源主要由圖書、期刊、雜志等實體資源所組成,但隨著科學技術的發展、互聯網的廣泛應用以及資源閱讀方式的日漸豐富,電子資源、網絡資源成為了圖書館館藏的主要組成部分,且由于用戶閱讀方式逐漸從傳統的紙質文獻閱讀向網絡閱讀、電子閱讀、在線閱讀轉移,用戶對新型館藏資源需求呈上升趨勢,使得圖書館用于采購電子資源與網絡資源的經費所占比例也隨著這種需求的強烈而逐漸增加。這種資源采購比例的變化,也為圖書館的館藏優化與建設帶來了新的要求,在大趨勢的推動下,圖書館必須尋求創新思路,而現代技術的發展和其在圖書館資源可視化分析等方面的應用為這種需求帶來了啟示。
1 傳統的圖書館館藏建設與優化
傳統圖書館資源的組成類型、存在形態、建設方式等與現代圖書館相比,資源類型少、存在形態單一、建設方式固定,這使得其館藏資源建設有著其鮮明的傳統特征。筆者長期從事圖書館的文獻資源建設,因而對圖書館的館藏資源優化與建設演進有著更為直觀的認識。
1.1 基于規劃、條例等指導性文件的資源建設
由于受采購經費、歷史文化、用戶需求等諸多因素的影響,我國圖書館在資源采購建設時不可能做到“大而全”,為此各個區域圖書館建設了圖書館聯盟、聯合圖書館等資源共建共享組織,以加強資源的共建共享,避免資源浪費與重復建設。從近代圖書館發展歷史來看,各個國家的單一圖書館在資源建設中都是根據本館館藏特色、用戶結構、經費數量等來采取突出特色、豐富種類、減少復本等一系列建設策略,并制定各自的館藏發展政策、建設規劃等建設指導性文件。如法國國家圖書館早在1993年就制定了《藏書政策提案》,1995年制定了涉及特藏資源的文獻采訪政策《國外政府出版物藏書政策》、1996年制定了《阿森納圖書館的藏書政策》、1997年制定了《專藏文獻管理政策》,2005年在修訂上述政策的基礎上出版了《法國國家圖書館館藏發展政策》[1]。我國臺灣地區國家圖書館(原國立中央圖書館)也自1987年著手制定、1988年出版了自己的館藏發展政策[2]。相比之下我國大陸地區圖書館館藏發展政策制定較晚,自上世紀90年代才陸續出現。如1996年國家圖書館在原有文獻采選條例基礎上,修訂并出臺了《北京圖書館書刊文獻采選條例》。由于這類規劃、條例指導性文件在圖書館員的文獻采購、編目及流通服務中起到了規范、統一等作用,各個地方圖書館也相繼依據文獻資源的建設流程,出臺了文獻的采訪、標引、編目、管理、保護、共享及連續出版物等方面的工作規章制度[3]。這些條例、政策、制度在當時圖書館購書經費緊張和民眾對紙質資源大量需求的背景下,確實為圖書館資源建設提供了指導性作用,為我國圖書館館藏資源的特色化、專業化與地方化建設起到了行業政策保障性作用。
新世紀以來,隨著國家對文化服務事業的重視與投入加大,特別是新型文獻資源載體形式的存在及圖書館用戶的文獻需求發生變化,使得我國的圖書館文獻資源建設步入到一個新的發展時期。這一時期圖書館的資源采購盡管從大的方面還是遵循之前制定的資源建設指導性文件,但由于購書經費的寬裕,使得大量的非傳統資源如數字化資源(如CD/DVD光盤)、機讀文獻(包括縮微膠片、單機光盤等)、電子文獻(包括電子圖書、電子期刊、電子報紙)以及數據庫等也加入到了圖書館的資源陣列之中。而用戶閱讀需求行為的日益數字化、網絡化也使圖書館資源建設處于一個尷尬的境地。為了應付這種變化,圖書館管理者補充并制定了一些新的館藏發展政策,但由于政策的制定總是落后于用戶新的需求,圖書館工作人員缺乏相應細致準確的指導性文件,只能依據以往的工作經驗來采購資源,如普遍存在的區分文獻類型采購辦法、出版社跟蹤采購辦法、劃分電子/紙質資源經費比例采購法等。同時,日益發達的信息發展使得圖書館文獻資源獲取也不如網絡傳播方便,使得圖書館文獻資源服務無法得到用戶滿意,圖書館逐漸從社會的信息中心走向邊緣。
1.2 基于用戶需求和館藏特色的資源建設與優化
現代信息技術的發展和圖書館服務模式的創新,使得個性化服務和學科服務成為了近年來圖書館的主要服務內容,其資源建設也借鑒了這種創新服務理念,通過讀者評選、讀者決策采購、讀者選書等模式,以滿足用戶的個性化資源需求。
在基于用戶需求的館藏資源建設中,國內做的較好的是佛山市禪城區圖書館。它與圖書供應商合作,由采訪人員不定期到書商處選擇近期出版新書,經過和加裝磁條后,在圖書館開設新書展示閱覽室,供讀者閱覽、外借,讀者可自主選購。讓讀者直接參與圖書館的藏書建設,改變了傳統采編流程,消除了圖書加工所帶來的時差,有效發揮了經費效益,提高了圖書資料的收藏質量和利用率。?國內一些圖書館特別是高校圖書館則為了保證用戶資源的需求,采取類似的在線采購、讀者書目推薦等方式。總體來看,這類資源建設方式將資源建設的采購權由圖書館員轉移到了用戶手中,因為用戶的資源選擇更加貼近實際需求,使得圖書資源的使用率大大提高,不但減輕了圖書館員的工作量,也避免了資源選購狹窄導致的諸多問題。
用戶決策采購(PDA)是近年來西方國家圖書館逐漸接受并采用的一種資源采購方式,在美國,其250家圖書館的三分之二以上已經開始發展或計劃開展[4]。PDA的基本工作流程是:由圖書館與書商確定符合藏書發展政策的預設文檔之后,書商提供圖書MARC記錄;圖書館把MARC記錄導入館內自動化管理系統,讀者通過OPAC查到書目記錄后,或點擊鏈接直接閱讀該電子書,或要求提供印刷本,由圖書館統一付費購買。這種由讀者決策采購的方式真正實現了購買決策由讀者決定,而不是靠學科館員的假想和預測等,從根本上改變了館藏文獻利用率低的狀況,因此受到了讀者的肯定和歡迎。
值得一提的是,在基于用戶需求和館藏特色的資源建設與優化模式下,盡管用戶即讀者成為了圖書館館藏資源的選購者,但也需要相對機制的形成和資源采購員的大量輔助才能實現,且由于圖書館資源的量大類多,單純依靠讀者的選擇參與和購買決策,并不能完全實現圖書館資源建設與優化。
1.3 分析與建議
毋庸置疑,傳統的館藏建設與優化模式在當時特定的環境和用戶需求下發揮了巨大的指導作用,為圖書館的資源建設指明了方向與要求。但也應該看到,這些傳統的資源建設模式已逐漸脫離了現代圖書館的建設發展要求,越來越多的讀者不再將圖書館做為資源查找的首要選擇,除了計算機技術和網絡技術發展所帶來的資源數據獲取的方便性因素之外,圖書館本身資源建設的滯后性和不貼近用戶需求也是一重要原因。有研究表明,傳統購書模式所購得圖書的利用率是在藏書的30%至40%之間[5]。有學者對丹佛大學圖書館入藏圖書利用率進行研究,結果表明,2005年至2009年間出版的89496種圖書,有47257種(53%)從未流通過,其中2005年入藏的圖書中,有9,112種(42%)到2009年底還未流通過[6]。普渡大學圖書館2002年的相關數據顯示,只有36%的紙質圖書具有一次以上的流通記錄。威斯康星大學麥迪遜分校圖書館2003年的統計數字與普渡大學類似,在為期兩年的流通時間內,傳統模式采購的圖書流通兩次以上的只有6%[7]。也有研究表明,美國的高校圖書館館藏普遍有50%從未被利用過[8]。這些研究均表明,采用傳統模式所購買的圖書,其利用率之低令人驚訝,即使采取讀者選購的資源采購方式對傳統資源采購進行補充,也還是需要尋求一種更能滿足用戶需求、順應時代和事業發展的圖書采購模式,而基于技術支持的館藏利用分析將是解決這一問題的捷徑所在。
2 技術驅動下的圖書館館藏建設與優化
2.1 技術驅動下的圖書館資源建設挑戰與機遇
隨著互聯網技術的飛速發展,計算機技術不斷推陳出新,已有相當一部分網絡運行商和網絡公司涉足于圖書館行業。電子圖書、電子報刊,甚至一些數據庫泛濫于網絡,這對政府所主導的基層公共文化服務體系造成了一定的沖擊。其次,作為文化產業排頭兵的實體書店近年來也不斷加大對圖書館的圍追堵截,免費閱覽新書成為實體書店推新服務方式的主要手段。但無論是網絡運行商還是實體書店,都很難與圖書館形成對角陣勢。首先,就文獻服務而言,在圖書館,無論是何種載體的文獻均是無償的、免費的,而網絡運行商和實體書店所提供的電子圖書和電子報刊普遍都只提供段落式或章節閱讀,如果讀者想看全文則必須付費,其實質仍為付費式閱讀。正如肖強在《商業數字圖書館信息資源建設模式》一書中所說:“實施數字圖書館計劃都遇到不少問題,如海量信息資源建設問題安全性問題,還有很多法律問題、版權問題等等。”[9]其次,實體書店雖然提供新書閱讀,但書架貨柜一般一個月的周轉期使得讀者很難找到兩個月以上的圖書,且實體書店所提供的圖書雜亂無序、不規范。而圖書館則將這些無序、不規范的出版物進行搜集、整理、加工、收藏,使之成為按學科分門別類,有序編排的系統性、完整性、連續性文獻資料體系。因此,我們可以說,在技術的驅動下,圖書館的資源建設既面臨著挑戰也面臨著機遇。
2.2 技術驅動下的館藏建設與優化策略
互聯網與計算機技術的發展為圖書館資源建設既帶來了挑戰,也帶來了機遇。圖書館應充分利用相關技術,開展諸如在線書評排名、館藏利用分析等活動,為圖書館的館藏建設優化注入新的視角。利用語義和共詞分析等技術,對館藏資源進行利用和聚合分析,可為圖書館的資源采購決策提供直觀與數據決策依據。
(1)開展基于語義分析的館藏利用分析,為圖書館資源建設提供決策依據。語義是近年來發展起來的一種熱門技術,被圖情界用來對文獻中蘊含知識的多維度進行分析與揭示,如詞匯概念關系和引證關系的揭示等[10-11]。日益豐富且互有關聯的圖書館數字資源及其蘊含的語義豐富、學科各異、實體多樣的知識資源,則為圖書館資源的語義分析提供了基礎。
圖書館館藏資源的語義分析主要是資源的深度聚合分析,即發現資源之間及其內在的語義關聯。將館藏資源在種類、屬性、主題等各個方面進行分類描述,儲存為不同層次、不同描述屬性的語義單元。如自然科學與社會科學為一層分類,數學、物理、化學、天文等為另一層分類,將一本著作、一個章節、一個段落、一個術語作為知識承載單位,在不同分類基礎上研究和實現資源的語義表達方式,從而通過語義分類單元來揭示資源之間的語義關聯。最終通過對館藏資源的深度聚合而構建一個內容相互關聯、多維度、多層次的資源體系,在這個體系下將不同主題學科、內涵外延、屬性關系的知識內容進行識別、標識和關聯,形成集概念主題、學科內容和科研對象實體為一體的立體化知識網絡[12]。這樣一來,既能將圖書館資源進行組織與展示,深刻揭示并發現資源間的關聯關系,為圖書館的知識理解、擴散與服務創新提供新的知識資源集合體,另一方面也能通過語義網絡來尋求知識單元間的引證關系,進而為圖書館的館藏建設與科研決策提供依據。
(2)開展基于共詞分析的館藏利用分析,為圖書館資源建設提供決策依據。共詞分析是計量學中的一種內容分析方法,它將文獻資源中的關鍵詞作為研究對象,通過表征文獻內容的關鍵詞共現情況來確定各主題之間的關聯關系[13]。現階段,學者們主要通過關鍵詞,利用共詞分析實現文獻內容的精煉、概括及相關主題關聯性分析,以分辨學科領域的主題分布、熱點分布等內容。
對圖書館的資源建設者來說,可以利用共詞分析對同一學科、同一領域的專著、論文、開放資源進行分析,從而找到該領域的學科研究進展、熱點分布、研究態勢等規律,為圖書館的學科服務及個性化服務提供專業和精準的文獻資源。同時,在共詞分析的基礎上,利用戰略坐標、聚類分析、主題圖等可視化工具,將會使資源利用強度等關系更易呈現,為圖書館用戶提供諸如學科核心文獻、核心作者和前沿熱點等知識,使圖書館信息服務轉變為知識服務,進而提升圖書館的知識服務水平與能力。
和諧社區建設要求社會組織強化自身建設
我國社會組織的發展和社區建設的起步較晚,尤其是社會組織的發展相對滯后于社會事業的發展,客觀上還存在著總體數量不足、門類不夠齊全、人才隊伍結構不合理、項目實施效果不明顯、管理松散等問題,嚴重制約了和諧社區建設。社會組織要充分認識自身局限性,在現有政策許可的范圍內,健全制度建設,完善組織結構,建設人才隊伍,推動項目運作,全面推進組織的合法性構建和健康發展,在和諧社區建設中發揮作用。
規章制度層面。一是完善組織章程。社會組織章程是開展日常工作的指導性文件,不僅對社會組織的發展起到重要作用,同時也是登記機關依據監督管理的有效依據,所以章程既要符合國家相關政策法規,同時體現社會組織自身特點,并具備較強的指導性和可操作性。隨著社會組織的成長壯大,會出現服務范圍和服務項目有所擴充、相關人員人事有所變動等問題,此時就需要對章程進行修訂。章程修訂時要做到謹慎細致、程序規范,保證章程修改內容和程序的合法性,并及時向相關部門通報。二是健全管理制度。一系列科學規范的管理制度,是社會組織運作和發展的前提,設立相應的會計與審計、重大活動報告、人事管理、例會、財務管理、檔案管理等制度十分重要。只有做到規章制度的健全化和日常管理的規范化,才能使社會組織在運作過程中有章可循,提高工作效率。三是建立管理體系。社會組織要建立一套行之有效的管理體系,強化機構和從業人員的日常行為規范,制定從業人員的行為準則和職業道德規范,明確績效評估標準,通過定期考核和獎懲制度促進員工自律和進步;要以績效評估為依據,建立激勵機制,確立從業人員和項目團隊的激勵薪酬和福利制度,提升個人工作激情和創造力,增強機構的活力。四是構建監督體系。建設包括社會監督、自身監督和政府監督相結合的綜合監督體系,建立健全社會組織的內部監督機制,加強從業人員對組織工作的監督、服務對象對從業人員和組織工作的監督等,并對監督建議進行有效吸收整改,使社會組織不偏離其宗旨和公益的軌道。
組織結構層面。科學的組織設置是規范運作和健康發展的前提和保障。社會組織的培育發展不只是政府和社會的事情,更需要社會組織加強自身建設,改善治理結構,提高自律水平,實現“自我管理、自我決策、自我發展”。社會組織組織結構的完善是組織健康發展的核心,決策機關(董事會、理事會、管理委員會)、執行管理機關(項目部、辦公室、財務部、人事部等,可根據需要設立)及監督檢查部門(監理會)是組織結構完善的客觀要求,在此基礎上通過章程對各部門職責進行規范,使三者之間形成相互制約的有機整體,以確保社會組織平穩運行和健康發展。通過對各方利益的平衡和保護,最終實現社會組織社會服務的功效。目前,社會理事制度被部分社會組織引入并參與機構的決策與監督。社會理事是指不在社會組織擔任除理事以外的其他職務,并與受聘的社會組織及其舉辦者、出資人不存在任何妨礙其進行獨立客觀判斷關系的理事。社會理事作為外部力量來參與機構(理事會)的決策,在機構內部實現權力的制衡,一定程度上發揮了客觀公正的監督作用。社會理事的引入對社會組織的發展具有以下意義:對機構內部管理人員和參與決策的權力產生制衡;一定程度上有利于維護社會公共利益;保證機構的信息透明和公開,提升社會組織的社會公信度。當然,在選擇社會理事時要明確社會理事的資格條件以及限制,選聘程序要規范,退出機制要完善,要規范社會理事的職責范圍,避免其與監事會功能的重疊等。筆者認為這種模式操作性和實用性都比較明顯,對社會組織的發展具有現實意義,值得推廣。
人才隊伍層面。一是健全人才使用機制。社會組織要通過各種渠道吸納有專業背景、有職業素養、有奉獻精神的從業人員加入,一方面要通過物質激勵和價值認同吸收新鮮血液注入,尤其是吸納具有社會工作背景或從業資格的有志青年,這是社會組織發展的動力;另一方面要通過強化職業認同和提升福利待遇減少優秀人才的流失,打通員工晉升通道,完善員工培訓機制,留住經驗豐富、工作熱情高漲的老員工,這也是社會組織運行的保證。二是健全人才培養機制。社會組織要注重從業人員的職業技能培訓,尤其是社會工作相關理論和方法的訓練,引導從業人員理解社工倫理、樹立社工理念、掌握服務技巧;要強化從業人員職業認同的培訓,培養熱愛社會公益事業、獻身社會公益事業的寶貴人才。三是健全人才評價機制。科學合理的人才評價機制是社會組織人才隊伍結構穩定的前提。社會組織要通過客觀公正的評價機制來實現吸引人才、培養人才、激勵人才、使用人才、約束人才的目的,真正實現人才隊伍結構的專業化、職業化、穩定化。社會組織人才評價機制要遵循以下原則:評價體系以服務主體為核心建立由服務對象為從業人員進行評價的原則;評價標準科學、公正、可量化;評價結果真實可靠,具有指導性。四是健全人才激勵機制。激勵機制是促進社會組織從業人員積極工作的重要手段。要建立合理的薪酬制度,保證從業人員能安心工作,激勵員工努力工作;要明確員工的職業生涯規劃,指引員工職業發展的方向,使員工有足夠的發展空間,打造職業化、專業化的社會服務人才;重視福利、培訓等元素的引入,賦予員工職業認同感和自豪感。
和諧社區建設要求社會組織提供專業服務項目
項目是社會組織所提供社會服務的載體,是其服務能力和社會價值的體現。同時,社會組織所提供的項目也是和諧社區建設的主要載體之一,眾多項目的有效實施會帶來豐富的社會服務,以滿足居民生活和社區發展的需要,對和諧社區氛圍的營造有著重要推動作用。因此,在和諧社區建設中,社會組織該如何選定項目,如何撰寫項目策劃書,如何在項目實施的過程中展示專業服務能力、體現服務效果,如何開展項目評估及有效發揮評估結果的指導作用等等,都關系著項目的成敗,也直接影響社會組織作用的體現。
項目選擇科學。社會組織選擇社會服務項目時既要滿足社會需要,又要遵守市場規律,同時體現非盈利的屬性和社會公益價值。還要因地制宜選擇項目,注重項目的針對性。要重點考慮以下四個方面的內容:首先要滿足其社會屬性。優先考慮社會需要,要立足所在社區實際,重點考慮扶貧、助殘、敬老、哺幼、社會回歸等,有針對性地為服務對象或社區建設提供需要的社會服務項目。二要遵守市場經濟的規律。社會組織所提供的服務項目要有社會需求,能體現商業價值,在市場的供求關系中處于優勢地位,才能產生效益,維持機構自身的運作。三是在力所能及的范圍內選擇項目。社會組織在項目選擇時要杜絕貪大貪多的陋習,要立足本身所掌握的資源情況,腳踏實地,講究實效,做出成果,要充分考慮所在社區的資源調配能力和人口結構等因素,防止項目不接地氣、無法落地。四要懂得創新。同一個項目,不同社會組織運作,亮點和效果必定會各不相同,如何在項目選擇和設計的過程中創造性發掘亮點,尋找符合社區實際和需求的創意點,突出特色,是社會組織項目選擇和運作過程中需要考慮的問題,也是社會組織開展品牌創建的實力所在。
項目策劃書指導性強。項目策劃書是社會組織開展項目活動的指導性文本,對項目能否順利實施至關重要,撰寫時要注意以下幾個方面:對項目的背景和目的有明確的敘述,給人準確的定位;科學的項目分析,給人明確的認識;指導性強的執行步驟,給人清晰的理解;合理的資源配置,給人踏實的信心;可靠的應急預案,給人實在的放心;專業的評估方法,給人公正的誠信。撰寫過程中要充分考慮社區工作人員和居民的意見,保證項目策劃的科學性、實效性。
項目實施過程注重績效。社會組織在項目實施過程中,要按照項目策劃書的規定步驟,積極穩妥地開展;定時進行階段總結評估,修正完善策劃書的內容,為項目的繼續實施奠定基礎;要加強溝通,保持信息暢通;強化專業督導,保證項目開展質量;注重資源的調配,發揮資源的最大效能;講究團隊合作,發揚機構或項目組的凝聚力和向心力;重視項目評估的重要性;注意突發事件的預防和處理,減少不必要的損失;注重與社區工作人員的合作,調動社區居民參與項目的積極性主動性,加速項目實施過程中資源的流通,等等。項目的順利實施,可以展示社會組織的服務能力和社會價值。
項目評估方式公正、評估結果可靠。社會組織要充分認識項目評估的重要性和必要性。項目評估不僅是對項目實施情況進行簡單的評估總結,有效的評估過程和評估結果對項目及社會組織本身的作用是巨大的。社會組織在項目評估時要把握好兩點:一是要講究評估的客觀性、公正性和評估方法的科學性,保證評估結果真實有效,能夠發揮評估結果的指導價值;二是要敢于、善于邀請第三方進行合作評估,尤其是重視社區工作人員和社區居民的有效評估,真正總結評估項目的實施,使評估程序更加合理、評估方法更加科學、評估過程更加公開、評估結果更加有效。
和諧社區建設要求社區加大與
社會組織的合作力度
社會組織具有完善的市場準入和退出機制,只有保障和改善民生、繁榮發展社區文化、促進公眾參與社會治理等諸多優勢。社會組織的發展對和諧社區建設有著重要的推動作用,也是和諧社區建設的重要幫手,作為以服務居民為己任的社區,要立足和諧社區建設的目標要求,強化與社會組織的合作,科學有效地推動和諧社區建設。
積極營造適合社會組織發展的社區氛圍。社會組織是社區的重要組成部分,是社會服務的主要提供者,具有非盈利的公益屬性,是和諧社會建設的重要推手。社區要加大對社會組織認同感的引導,積極動員社區工作人員和轄區宣傳平臺,廣泛宣傳社會組織的公益屬性和存在價值,形成良好的社區氛圍,引導社區公眾關注、支持社會組織的發展;要積極動員社區居民,廣泛參與到社會組織開展的社會服務活動中;要結合社區需要,鼓勵社會組織和個人捐資興建社會組織,鼓勵社會組織和公眾對社會組織進行監督,共同推動社會組織的發展。
強化資源整合。社區要強化組織領導,立足社區實際,積極主動整合資源,為社會組織的發展提供扶持。要強化政策的解讀分析,結合社會發展和社區發展需要,引導社會組織有針對性地開展服務項目;要發揮社區的社會紐帶作用,科學合理地引導資本向社會組織匯集,培養社會公益性強、居民生活需求量大、人民滿意度高的領軍型社會組織;要強化人力資源的專業提升,引導社區工作人員和社會組織社工開展交流互助,提升工作效率;要積極引導志愿者和社區居民參與社區建設活動,調動和諧社區建設的積極性;要有選擇地開展社會服務的社區購買,有針對性地推薦政府購買社會組織的社會公益服務項目,擴大社會組織的社會影響力。
注重社區層面的監督。社區在社會組織日常運作的過程中對其發展負有監管的責任,這種監督的有效性和針對性強,能夠對社會組織形成制約。社區居民作為社會組織的服務對象,對服務的有效性和公益性有著直觀的反映,居民滿意度的高低關系著社會組織的生命線。社區要強化對社會組織的監督引導,保證其在法律規定的范圍內開展活動,充分實現其社會公益性的屬性;要廣泛動員社區居民,監督社會組織的運作和項目的開展,保證其認真履行服務為民自身使命。