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階段
財務共享服務中心建設的通用模型一般包括可行性分析、總體規劃、詳細設計、實施部署、穩定推廣五個階段(見右圖)。各階段下又劃分具體的項目過程和目標。
財務共享服務的實施是一個循序漸進的過程,企業為確保項目成功,控制實施風險,實現業務的穩定過度,一般會根據企業的規模、業務特點以及分散程度等選擇適合自己的實施方式,而不是盲目效仿。財務共享服務發展至今,主要的實施方式有三種:逐步實施、全面實施和試點實施。通過對中國實施共享服務的企業調研了解到,有50%的企業選擇了部分地區部分業務試點實施,有約30%的企業選擇了全業務按地區先集中試點;采用逐步實施的企業不到12%;采用全面實施的企業不到6%。
策略
近十年來,越來越多的中國本土企業認識到了共享服務對企業的規模化、全球化發展的重要性,認識到了財務變革的必然性,共享服務在中國也逐漸從概念階段進入到了實踐階段,更多的中國本土企業建立了自己的共享服務中心,還有部分企業正在或打算實施財務共享服務。
企業在實施共享服務過程時,要能提前認識到這些風險的存在及其嚴重性,并預先制定應對措施或備案方案。在實施過程中注重對風險的監控,盡量做好提前預防、提前發現并及時解決。
通過對中國實施財務共享服務的企業進行調查發現,企業最關注的幾大因素是流程、系統、人員、變革管理,而實施過程中遇到的最大阻力也是這4個方面,下面著重對這4方面的風險及應對策略進行介紹。
流程風險對策。
實施財務共享服務后的一大特征就是對所有流程及操作都流程化、標準化了,這也是財務共享服務提升時效的一個重要因素,因此,財務共享服務中心的流程設計就顯得非常重要。為應對流程帶來的風險,建議可從以下幾方面加強:1)獲得高層領導支持。由于流程梳理和優化不僅是財務部門的事,還會改變原有各公司、各部門的習慣和規則,很容易產生抵觸情緒,如有高層支持和要求,對流程優化工作的落地執行將有極大的好處,同時,在執行過程中,遇到項目團隊無法達成一致意見時,高層領導的決策將明確下一步工作方向;2)重視可行性分析工作,對各分子公司的業務流程現狀進行充分調研和評估,盡量統一同質的業務流程,簡化流程,減少流程的冗余環節,提高流程效率;3)基于實施共享服務后的業務模式進行業務流程優化,確保優化后的流程滿足業務也滿足共享服務的運作模式;4)流程優化團隊建議從各分子公司抽調人員組成,共同參與流程的調研分析和優化項目,一方面可全面考慮各分子公司的需求和特點,確保優化后流程的可行性,同時也可增強各公司的參與感,降低了對新流程的抵觸;5)可考慮借助專業的咨詢顧問參與;6)形成完整的流程文檔、設定流程的更新機制,明確流程責任人。
IT系統風險對策。
系統化也是財務共享服務的一大特征,財務共享服務的實現及實施效果依賴于幾大核心系統的支撐。針對系統風險,建議可從以下幾方面加強:1)對企業IT系統現狀進行充分評估,識別系統的待優化之處以及對于實施共享服務的功能缺失;2)盡可能開發并整合業務系統,同時開發必要的核心系統功能以滿足共享服務的要求;3)充分集成業務系統與財務系統;4)各分子公司派人參與系統需求設計,確保系統功能滿足各公司的需求,同時增強各公司的參與感,降低系統上線的阻力;5)盡量統一各公司的業務和系統,減少系統的數量和接口難度;6)對共享服務中心人員進行培訓以熟練掌握各個業務系統功能及操作。
人員轉型風險對策。
實施財務共享服務后,分散在各分子公司的業務核算全部集中到財務共享中心處理,通過規模效應以及共享后的流程優化、效率提升,財務核算人員將得到極大釋放,從而引出了各分子公司釋放的財務人員的轉型問題。如果對這部分人員安排不當可能對共享服務的實施造成一定的阻力。
針對人員轉型問題,集團在設計財務共享服務方案時就應提前明確對釋放人員的安置態度和轉型方案。實施初期,不建議隨意或盲目地辭退釋放人員,否則可能造成人心不穩,增加抵觸情緒,不利于項目推進。
變革心理風險對策。
實施財務共享服務,使傳統的財務管理職能與財務會計職能進行了分離,并且,財務數據和業務的集中可能打破原有的職能定位,甚至觸及法人實體,這對于中國大多企業來說是一次不小的財務變革。對員工的沖擊比較大,員工的心理變化、接受變革的態度以及對變革的支持力度等都可能影響共享服務項目實施的進度及效果。
[關鍵詞]醫聯體;財務管理;會計核算
1國內外醫聯體財務管理與會計核算研究現狀
1.1國外研究與實踐進展
20世紀80年代開始,國外對如何促進醫療機構之間的資源流通、信息共享,進而提高整體醫療服務水平和效率進行了研究和實踐。關于“醫療資源整合”(HealthIntegration),國外研究更多提及的概念是“整合型衛生服務”,世界衛生組織將其界定為“對衛生服務加以組織和管理,使居民和患者能夠及時獲得所需的服務”,而醫聯體是實現方式之一。美國于20世紀90年代建立了整合型衛生服務體系(IntegratedDeliverySystem,IDS),涵蓋外部整合和內部整合,整合領域覆蓋初級衛生保健、醫療中心,主要形式包括健康維護組織(HealthMaintenanceOrganization,HMO)、醫療責任組織(AccountableCareOrganization,A-CO,)、以患者為中心的醫療之家(ThePatient-CenteredMedicalHome,PCMH)。英國、德國、加拿大也積極推進醫療機構之間服務的整合,重點領域是初級衛生保健。可見,國外整合型衛生服務建設在制度設計及發展進程上與我國不盡相同,梳理其組織模式、建設原則、利益主體、質量評價等方面,對我國推進醫聯體建設有借鑒意義。
1.2國內研究與實踐進展
我國有關醫聯體的政策文件最早可以追溯至2010年,而后逐年遞增,近兩年來全國及各地區頒布的有醫聯體政策數量大幅增加。《國務院辦公廳關于推進醫療聯合體建設和發展的指導意見》(〔2017〕32號)和《國家衛生計生委關于開展醫療聯合體建設試點工作指導意見》(衛醫發〔2016〕75號)界定了醫聯體的概念、四種組織模式(醫聯體、醫共體、專科聯盟、遠程醫療協作網)、兩步走建設目標(2017年建立醫療聯合體制度框架,2020年形成較為完善的醫聯體政策體系)和重大作用(建設具有中國特色的分級診療制度的有效載體)。在此基礎上,各地相繼出臺醫聯體建設指導意見、方案、醫保及藥械采購方面的配套文件,落實及推進醫聯體建設。隨著醫聯體內醫療機構合作日益深入、業務往來逐漸增多,對人、財、物管理提出了更高要求,如醫聯體機構在財務報表編制及會計核算方面存在“原始資料獲取難、設備耗材入賬難、業務收入計量難、業績核算分配難”等問題,在經濟運行效果監測方面存在“監測不及時、指標不完善”等問題,都是現階段醫聯體實際操作中亟需解決的關鍵問題。近年來,對醫聯體財務管理及會計核算的研究主要集中在財務管理模式、內部會計核算、法人治理結構、財政補償機制等方面。財務管理模式方面,緊密型醫聯體對財務管理集中管理要求較高,需成立醫院財務管理中心,從全口徑、全功能角度整合財務管理及會計核算,實現預算管理、資金管理、業務協同、決策支持、監督審批“五統一”。會計核算方面,目前的難點是雙向轉診病人醫藥費用核算,醫療業務往來票據入賬、成本核算、收入計量,財產物資代采購與入賬,各機構間績效考核與分配。法人治理結構方面,緊密型醫聯體醫療服務效率最優,但需縱向整合二級、一級醫療機構,也要考慮經營理念、權責機制、管理結構等方面的重組風險。財政補償機制方面,在保證分級撥付財政補償機制不變的情況下,可以加大對醫聯體整體的財政投入力度,同時加強績效考核,促使醫聯體形成真正的利益統一體。
2醫聯體主要經濟活動分析
醫聯體內部主要經濟活動的內容、特點決定了其財務管理及會計核算的重點和難點,也是編制財務管理流程及會計核算方法的邏輯起點。本研究主要依據《國務院辦公廳關于推進醫療聯合體建設和發展的指導意見》(〔2017〕32號),結合各地醫聯體建設指導意見和方案、文獻分析結果,將醫聯體內部主要經濟活動歸納為三類———技術支持類、資源共享類、信息建設類,分別將其對應于四種醫聯體組織模式(醫聯體、醫共體、專科聯盟、遠程醫療協作網)。
2.1技術支持類
技術支持類經濟活動主要包括專科共建、臨床帶教、業務指導、教學查房、科研和項目協作等;核心目標是促進優質醫療資源共享和下沉,提升基層醫療服務能力;對應模式有醫聯體、醫共體、專科聯盟、遠程醫療協作網,既可以是松散型,也可以是緊密型。
2.2資源共享類
資源共享類經濟活動主要分為醫療業務資源共享和非醫療業務資源共享,醫療業務主要包括醫聯體共建共享醫學影像中心、檢查檢驗中心、病理診斷中心、心電診斷中心、相關診療業務(會診、坐診、轉診)等,非醫療業務主要包括消毒供應、藥品供應、耗材供應、委托管理等;核心目標是為醫聯體內各醫療機構提供一體化服務,提高醫療服務質量和效率,促進醫療資源共享;對應模式有緊密型/半緊密型醫聯體和醫共體。
2.3信息建設類
信息建設類經濟活動主要內容包括建設及維護健康管理信息平臺或遠程醫療協作平臺,實現電子健康檔案和電子病歷的連續記錄和信息共享,便于開展預約診療、雙向轉診、健康管理、遠程醫療等服務;核心目的是充分發揮信息系統對醫聯體的支撐作用,實現醫聯體內診療信息的及時互聯互通;對應模式為醫聯體、醫共體、專科聯盟、遠程醫療協作網,既可以是松散型,也可以是緊密型。
3基于醫聯體主要經濟活動的財會問題探析
3.1組織管理方面
緊密型/半緊密型醫聯體大多設有理事會、監事會、多個并列資源/業務中心及綜合管理中心,組織架構利于分工,但不利于統籌管理。例如,簽約社區衛生服務中心與上級醫院的業務科室、輔助科室、財務處、績效工資管理中心之間的交叉銜接,對醫療交叉業務計量、財務票據管理、醫療質量控制、專家合作幫扶、績效考核與分配等業務帶來了挑戰。
3.2技術支持類經濟活動方面
2018年7月26日出臺的《醫療聯合體綜合績效考核工作方案(試行)》(國衛醫發〔2018〕26號)提出了“醫聯體綜合績效考核指標體系(醫聯體)”,共有5項一級指標、18項二級指標、37項三級指標,其中6項三級指標涉及技術支持類經濟活動。例如,醫聯體內上級醫院派醫務人員開展專科共建、臨床帶教、業務指導、教學查房、科研和項目協作等業務情況(定性),醫聯體內二級以上醫療機構向基層醫療機構派出專業技術/管理人才的人次數及占比,牽頭醫院幫助下級醫療機構開展新技術、新項目的數量,牽頭醫院幫扶下級醫療機構開展專科建設的情況(定性),基層醫務人員去上級醫院學習進修的人次數,幫扶下級醫療機構提升管理能力情況(定性),等等。但目前仍存在以下問題:一是醫聯體內部技術支持類經濟活動定性要求多、定量要求少,考核難度大;二是資金籌集渠道有限,政府主體責任有待落實;三是成本核算有待加強;四是如何將財政補助資金與績效評價結果掛鉤,有待進一步完善。
3.3資源共享類經濟活動方面
緊密型/半緊密型醫聯體大多成立了醫學影像中心、檢查檢驗中心,開展轉診、會診及合作專家到基層醫療機構出診等業務,但仍存在以下問題。一是影像診斷、檢查檢驗類醫療服務,多以上級醫院對基層醫療機構的折扣,或基層醫療機構返還上級醫院醫療費用的形式結算,在財務管理及會計核算規范性、科學性及制度化上仍需加強。例如,在制定折扣或返還比率時缺乏成本核算,沒有及時將其列入醫聯體合作協議,并進行動態監控及定期調整;會計核算科目及支付票據有待進一步規范。二是《國務院辦公廳關于推進醫療聯合體建設和發展的指導意見》(〔2017〕32號)提出“在醫聯體(包括跨區域醫聯體)內,醫務人員在簽訂幫扶或者托管協議的醫療機構內執業,不需辦理執業地點變更和執業機構備案手續”。但從醫聯體集中管理的角度,在基層醫療機構出診的專家應由上級醫院統一安排及備案。同時,各醫院對專家出診費的標準不一致,有的是基層醫療機構以勞務費形式發放至個人(個人賬戶在上級醫院備案,統一將賬戶轉給基層醫療機構),有的是將專家出診掛號費支付給上級醫院,還有的是集團統一補償,等等。
4對策建議
4.1成立醫聯體建設辦公室,協調醫聯體人、財、物集中管理
由上級醫院牽頭建立醫聯體建設辦公室,作為緊密型/半緊密型醫聯體常設中間機構,兩端分別銜接簽約社區衛生服務中心和醫院各科室,負責合作協議及補充協議簽訂、雙向轉診落實、檢查化驗等資源共享、人員培訓及幫扶、信息互聯互通、業務量核實與計量、績效工資及激勵機制改革等工作,成為緊密型/半緊密型醫聯體人、財、物集中管理的紐帶。如醫聯體各機構共享檢查檢驗資源,社區衛生服務中心將結算統計表提交給醫聯體建設辦公室,醫聯體建設辦公室送審檢驗科審核,無誤后通知財務科收款并開具發票,同時提交績效考核機構計入工作量。
4.2明確醫聯體專項資金,加大資源下沉考核力度
對技術支持類經濟活動,建議各級政府落實辦醫主體責任,完善財政補償機制,設立醫聯體建設專項補助資金/醫改專項補助資金,對基層醫療機構予以補貼;由基層醫療機構則依據上級醫院提供帶教、查房、質控、巡診等技術幫扶和人才培養的數量和質量,統一支付給上級醫院(建議可支付一次),從而引導上級醫院在醫聯體中切實履行責任、主動幫扶,發揮引領作用。同時,上級醫院將績效考核計入工作量,并納入醫院績效考核體系,參照醫聯體合作協議確定的標準,進行考核與獎勵,將考核評價結果作為人事任免、評優評先等重要依據,與醫務人員績效工資、進修、晉升等掛鉤。
4.3加強醫療業務成本核算,確保醫聯體可持續發展
醫聯體在開展醫學影像、檢查檢驗、心電診斷、病理診斷等項目前,上級醫院及基層醫療機構均應開展合作項目成本核算,計算合作項目基線成本率。將合作項目基線成本率作為醫聯體內簽訂合作項目協議折扣率或返款率的封頂線。同時以半年為一個周期,監測及分析合作項目運行成本。相應業務科室也應對成本的重要組成部分進行核算和監測。以檢驗科為例,其重要成本組成部分為試劑成本,可從合作項目實際成本核算的角度,剖析檢驗科核心成本項目的情況。
4.4配套財務管理信息化建設,提升醫聯體管理效率
建立集中的財務信息管理系統,是醫聯體實施資金集中管理和有效監督、控制的必然選擇,也是實現高效財務管理的必要手段。具體可從兩方面著手:第一,醫聯體應將財務管理的相關業務流程通過信息技術進行融合,清晰反映醫聯體業務及經營狀況,快速核對現金、支票等票據,及時把控醫聯體各成員機構業務收支狀況,便于財務人員及時跟進分析,實現事前控制、事中管理和事后追蹤;第二,重新梳理和完善財務管理制度,執行統一的財務制度,滿足醫聯體財務管理與監控要求。通過設置會計核算系統權限和預警功能提示,做到對會計事項的事前計劃、事中控制和事后分析的監督,有效提升財務管理水平。同時,按一定的財務管理程序和方法,設置醫聯體財務管理機構和人員配置,統一會計報表和會計核算方式,實現財務數據的集中管理。
4.5完善醫療服務價格、醫保支付等相關配套政策
進一步協調發改、醫保部門研究制定遠程醫療、家庭病床、居家護理、簽約服務、巡診服務、出診服務等醫療服務價格調整政策,使醫聯體相應業務開展更加有據可依。同時,推動建立與醫聯體發展相適應的醫保總額管理方式,探索按人頭付費、按病種付費模式,引導醫聯體內部形成順暢的轉診機制,促使優質醫療資源下沉。
參考文獻
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共享服務比較權威的解釋是布萊恩.伯杰倫在《共享服務精要》中給出的定義:“共享服務是一種將一部分現有的經營職能集中到一個新的半自主的業務單元的合作戰略,這個業務單元就像在公開市場展開競爭的企業一樣,設有專門的管理機構,目的是提高效率、創造價值、節約成本以及提供對母公司內部客戶的服務質量。”
企業集團發展到一定規模后,傳統的分散模式下,財務人員的數量就會變得非常龐大,分散在各地與各個機構。總部在統一調控時費時費力,各地人員在理解上還存在較大偏差,分支機構人員單獨進行核算,管理控制,不同企業的財務人員不能共用,企業成本也迅速增長;財務人員還會耗費大量時間精力從事基礎核算工作,財務的工作質量、管理水平都參差不齊。由于上述弊端,財務共享服務就應運而生了。
當然,財務共享服務的應運而生也是基于信息技術的發展使分布式的辦公成為可能。信息技術的運用優化了組織結構、規范了流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值,才使得財務共享能以市場視角為內外部客戶提供專業化的生產服務。財務共享服務將原分散到集團內部各基層業務單位的財務基本業務集中到財務共享服務中心統一處理,通過網絡為分布在企業集團內不同地區的業務單位提供標準化、流程化、高效率、低成本的共享服務,并為企業創造價值。企業財務共享的基本模式大致可分為服務型和管控型。服務型致力于交易處理服務的平臺搭建,管控型則整合了基礎處理和財務監督管理職能。目前結合本公司結合自身的情況,選擇了服務模式。按總賬、費用、資金等為主模塊建立財務共享中心。
二、現階段企業財務共享建設中存在的問題
(一)財務共享職責劃分不清楚
目前企業按會計工作的幾個重點部分,將財務共享分為:總賬中心、信用中心、收入款中心、費用中心等。而對于不熟悉財務分類的人員,例如業務員,如想知道報銷何時能到賬,就存在到底應該咨詢費用中心還是收付款中心呢?想對應的對于費用報銷不能及時到賬的KPI到底是由費用中心承擔還是收付款中心呢?也有可能是費用中心已提交單據,付款中心也進行了付款,但由于總賬中心做賬時間的原因,造成了賬面的記賬延遲。此種情況下,就會造成各個中心間職責的劃分問題及各自處理事務缺乏及時性。
因此,需要處理好財務共享機構定位和各個共享機構的職責劃分,各個共享機構作為企業財務部門的不同分類既有區別又有很多方面需要相互配合,要明確各個機構的職責,避免出現“真空地帶”。
(二)財務共享缺乏激勵機制
設置共享中心后,員工的工作變得相對單一了。在傳統模式下,會計人員有機會從應收、應付、總賬等方面進行崗位輪換。而設置了共享中心后,中心的人員的工作就會單一的變成僅應收或者僅費用審核等等的內容,相對于之前的分類,可能在員工的職業發展方面缺乏了吸引力,如費用中心人員整天在與各種報銷、發票等打交道,工作繁瑣又相對枯燥。在這種情況下,企業應該注重如何建設激勵機制,讓財務共享的參與者更積極。
(三)財務共享機制流程未實現標準化
對于財務共享機制的新興事物,企業缺乏可直接借鑒的內容。各個共享中心由于內容性質的差異,流程也會存在不同。統一的、標準化的會計核算規則與業務處理流程,是成功實施財務集中核算的關鍵,應建立財務共享中心后續統一處理規則和流程。但是,財務共享中心在建成之初,僅僅是人員的集中,而人員由于前期的操作習慣等不同,難免在操作同類型的事項時,存在不同的操作方式。
(四)財務共享缺乏考核機制
各個共享中心由于工作的內容缺乏可比性,每一種考核方法都有其獨特性,很難用同一個考核標準去評定共享中心的優劣。例如如果只設置標準為100件,超過標準量享受浮動工資的方式作為考核標準。此種方式運用在付款中心可能很適用,但是在費用共享中心實際操作中,僅僅按件數去考核人員的工作,遇到一些難度比較大的,或者附件比較繁瑣的單據就會占用員工大量的時間,而因為件數少影響到操作人員的績效。同樣。在總賬中心單單以每月完成憑證的多少去考核員工也顯得有點脫離實際。
三、優化企業財務共享建設的對策研究
(一)明確企業財務共享中的職責分工
對于職責分工的具體劃分,企業應定期檢查各個共享中心的內容,避免工作的重復性。如果財務工作的內容需要不同中心進行合作,可以制定一個完善的流程可以有效地避免重復工作或無人提供相關內容的窘境。雖然共享中心分為總賬、費用、資金等但其實各個共享中心都是有關聯性的,增進大家溝通非常重要。每個月組織各個共享中心的管理人員開會集中處理中心協作問題。因此,在日常的管理中,應盡量多運用現代化的溝通工具,有問題及時聯系溝通處理。根據公司目前現有的ERP架構,建議把各個共享中心與ERP架構中的內容相結合,例如付款中心、費用中心操作AP(應付)模塊,信用中心操作AR(應收)模塊,總賬中心負責GL(總賬)模塊。例如當費用發生后,實物單據傳遞至費用中心,費用中心人員完成審核后在AP模塊中完成憑證,業務單據通過影像掃描系統掃描生成,一張張影像單據攜帶條形碼形成新的虛擬實物流,通過網絡實時傳遞到付款中心。付款中心人員在接收到影像單據后核對費用中心的憑證內容,進行付款。最后實物單據傳遞至總賬中心進行統一裝訂。在此過程中涉及到三個共享中心的分工合作,各個中心人員要及時完成自己的工作后,傳遞至下一個環節。
(二)營造良好的財務共享激勵機制
企業按共享中心不同性質,設置不同的激勵機制與評分標準,引導員工樹立崗位責任意識和職業風險意識,強化團隊協作和溝通服務。雖然采用共享中心模式后財務人員很難能橫向的發展其他財務共享中心的內容,不利于財務人員的全面發展,但是可以通過激勵員工對于本共享中心的內容進行縱向的思考而發展出某方面的專項人才。同時,企業出于人員成本的考慮,對于某些比較簡單的共享中心的內容,在人員需求時可不必消耗太多的人力成本去招募高端人員,用更合理的人力成本去構建共享中心,同時給予較低層人員一定的學習環境激勵他們自我增值。
(三)加快標準化流程的建設
隨著共享中心的不斷發展需求,通過流程再造和優化,每個崗位之間的接口更為標準,流程運轉過程更加高效和透明。標準化的流程單元使得每個業務單位對業務能力的要求大幅降低,人員的培訓能夠迅速完成。首先,尋找關鍵流程,將關鍵流程運用專業工具表述出來,流程圖與文字的結合是一種比較好的方式;其次,對流程表述進行分析,此時除了實際業務操作人員還需要借助流程專家的建議實際操作人員對流程有深刻的了解但往往缺乏優化流程的動力和能力,此時流程專家就能發揮很好的作用。最后,流程優化后需要一個穩定期,在此期間需要加強對流程的檢查和控制,以確保始終按新的流程方案進行運作。例如,企業費用報銷原始單據從費用中心轉送至付款中心的流程就是在變化后,形成了目前的影像傳送模式。最初,使用快遞方式進行傳送存在原件丟失和泄漏的風險,而后改成了影像傳送模式,然而,影像模式存在查詢單據費時費力的問題,在后期運行過程中,費用中心增加了條形碼識別和控制。這才形成了目前的單據流轉模式。
(四)推進考核機制的建設
關鍵詞:保險公司;共享服務中心;問題;對策
一、保險公司財務共享服務中心建設的必要性
財務共享服務中心(FinancialSharedServiceCenter,簡稱FSSC)是近年來興起的一種新型的財務管理模式,其將原先財務體系內大量重復的、易于標準化和流程化的會計核算全部進行集中處理,以達到降低公司財務處理成本,提升業務處理效率的效果。從財務共享服務中心的特點分析,它適合具有一定規模、分支機構眾多、對風險管理要求較高且具有集中控制能力的企業,而保險公司正好符合這些要求。近年來,我國保險業快速發展,但也面臨著前所未有的挑戰。保險公司內外部經營環境發生了顯著變化:從內部來看,隨著業務人員的迅速增長、業務量的逐年提升,管理的幅度和邊界都明顯擴大,導致一系列業財脫軌的問題發生;從外部看,監管環境越來越嚴峻、投資風險逐步增大、行業競爭趨于白熱化,行業內不斷產生新的改革也要求財務管理必須要與時俱進。可見,保險公司內外部的變化均對財務轉型和提供更為先進的財務服務提出了新要求。而財務共享服務中心正是一種能夠解決保險業種種財務需求的手段,它以一種全新的模式解決當下面臨的種種問題。保險業財務共享服務中心的建立,有利于降低公司成本費用,促進企業財務管理制度化、標準化,有利于公司內部各分支公司數據對比,利于決策,同時也大大降低了會計核算流程風險。通過標準績效管理,使得財務運營效率得以提升,并使得財務人員擺脫重復性的簡單勞動,釋放時間和精力可以進行其他管理工作,由側重交易處理記錄型向“價值創造型”轉型。
二、保險公司財務共享服務中心建設的現狀和存在的問題
當前,保險行業中已經有平安保險、中國人壽、陽光保險、太平保險、泰康人壽、中英人壽、新華保險等公司先后建立了財務共享服務中心,在共享中心的模式和運營上進行了卓有成效的探索。各保險公司通過調整架構、規范流程、系統開發、明確考核等措施逐步對共享中心的建設進行了完善。保險公司財務共享服務中心的建立,對財務風險管控、效率提升、成本控制、價值創造等方面均表現出了較為明顯的促進作用,促進了保險公司的管理水平提升。雖然保險行業的財務共享服務中心建設取得了一定的成績,但是共享中心的建設畢竟在中國推行只有十幾年的時間,各保險公司對財務共享服務中心的目標定位也不盡一致,共享中心建設模式也不盡相同,有的是全國性集中,如中英人壽、泰康人壽;有的是省級集中,如中國人壽、新華保險。各家保險公司在運營管理過程中也難以達到管理需求,主要問題如下:
(一)財務共享服務中心的職能定位不夠清晰
保險業財務共享服務中心的角色定位偏向于一般核算功能,更多立足于費用核算、報表制作、資金結算、票據管理等事務性的工作。總體上講,保險業財務共享服務中心職能和戰略的結合度不夠,各種拓展功能還未充分發揮。如財務預警、費用分析、風險評估等職能未在共享中心中充分體現。
(二)信息系統的整合度不夠且功能不強
很多保險公司因為成立時間長,公司內部系統繁多,在共享中心設計時沒有做到有效整合,導致核心業務系統、OA辦公系統、資金管理系統、預算編制系統之間未能實現共享和對接。目前很多保險公司共享系統內的預算還是靠手工定期導入,前端公文審批和費用審批還是兩條線,資金支付和共享的應付數據脫離,系統之間的割裂導致共享中心上線時很難實現效率及管理水平的最大程度提升。此外,部分保險公司的共享客戶體驗較差,特別是移動手機端的移動辦公無法很好匹配客戶需求。如:單據移動審批無法查詢影像、單據錄入者無法在移動端查詢具體審批狀態、保險業務人員的接入端口基本還未放開等等。
(三)財務共享服務中心人員穩定性較差
財務共享服務中心成立后,財務人員分工更精細,基本為流水線操作。財務人員接觸前端業務機會少,工作相對枯燥,人員能力難以得到全面提升,導致財務人員穩定性差,難以實現對業務支持。
(四)財務共享服務中心的運營服務滿意度不高
財務共享服務中心,其宗旨在于“服務”。從保險公司共享中心的服務水平來看,服務質量和服務時效均難以達到保險業務發展的需要。集中體現在:一是部分財務人員綜合能力不強,對機構的保險業務不熟悉,服務能力及服務態度滿足不了一線需求;二是在處理時效上,一些共享中心運營效率不高,導致一線人員滿意度較低。
(五)作業流程設置尚未完善
財務共享中心最為關鍵的因素是流程再造,保險公司的運營流程復雜,未集中之前各分支公司的管理方式和管理要求均不同,對集中后的流程再造提出了很多挑戰。目前在審批流程、復核流程的設計上仍然存在不合理的地方。如一些保險業務退費、退保及常規理賠的付費,仍然需要中支班子簽字,拉長了審批流程;一些特殊地區的特殊業務,強制按照標準流程執行,與實際脫離嚴重;一些公司常規化的費用,如社保、水電等費用也按照標準化流程設計,導致管理成本上升。
三、完善保險公司財務共享服務中心建設的對策建議
(一)以清晰職能定位積極拓展服務價值
保險公司要綜合考慮所處的發展階段,根據實際情況設定財務共享服務中心的職能定位。除了傳統的單據處理職能外,財務共享服務中心還需要充分拓展附加功能,挖掘其在價值創造層面的貢獻。財務共享服務中心應利用自身的數據優勢,提供各公司損益情況、投入產出情況、分險種的損益報表等財務分析數據,為管理層的決策提供依據。在公司制度監督層面,應發揮業財融合的優勢,在預算預警、制度偏離提醒等控制環節中提供相應的服務,從而充分發揮價值貢獻作用。
(二)進行信息系統整合及新技術應用
保險公司本身作為金融機構,客戶保有量大、員工數量眾多、業務復雜、產品豐富,因此各保險公司使用中的信息系統較多。在財務共享服務中心的平臺上,應盡量做到財務業務的一體化共享,盡量將和財務有關的系統進行集成并充分對接,通過加強IT投入,有效整合現有的系統,從而達到提升效率及降本增效的效果。在系統集成的基礎之上,還應充分借助互聯網手段及技術,提升移動端現代化水平。特別應注重對手機端財務共享提單、審批、查詢等功能開發,縮短單據流轉時間,以提升服務體驗,拓展財務共享服務價值。
(三)通過制度化的團隊建設強化人員管理
保險企業財務共享服務中心人員流動性較高的原因主要還是個人能力無法在崗位上得到提升,員工個人求知欲及晉升空間得不到滿足。在財務共享服務中心的團隊建設上,應建立專業化、規范化的人才培養機制。應加強財務人員的專業培訓、崗位輪換、績效考核,建立并完善專業職級晉升通道,通過建立公開、公平、公正的考評機制和晉升制度,提升財務共享員工的滿意度和認同度;要充分考慮保險行業財務共享服務中心人員年輕化特點,給予員工人文關懷;要盡可能的豐富員工的工作內容,除了接觸基礎的核算,還要有機會接觸到承保、核保、營銷成本管理、稅務管理等其他業務,滿足員工自我提升的需求。
(四)明確服務標準及考核制度
保險企業要明確財務共享服務中心人員的服務標準,明確儀容儀表、行為舉止、語言態度、投訴處理流程等具體服務制度,通過制式的服務標準及流程逐步建立“以客戶為中心”的共享服務文化。在提升財務共享服務中心的服務效率上,要采用科學的分析方法,量化分析每個作業環節所耗用的時間以及單據作業難度,通過科學合理的績效考核制度,保證財務共享服務中心業務的高效運行,從而提升總體服務滿意度。
(五)完善作業流程
流程與系統優化是一個不斷更新的工作,沒有一勞永逸。保險行業屬于特殊金融行業,在稅務處理上也存在一些特殊政策。比如在保險業視同銷售處理業務上,全國均未統一政策,在核算此類業務時,如果未能針對性地進行流程改造,勢必造成公司稅務成本上升,影響效益。因此需要保險公司的財務共享中心成立系統支持以及運營小組,針對出現的新業務、新制度進行流程及系統改造。要充分考慮效率及風險,做好權限設置,優化作業流程。在特殊業務方面,要盡量做到流程設計的“可塑性”,對一些地區的特殊政策要從流程設計上考慮差異性,通過完善差異化處理流程,進一步匹配業務和財務的融合。
關鍵詞:原始憑證;電子化;電網企業財務;共享服務;設計
中圖分類號:F232 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2016)030-000-01
前言
傳統時代下,電力企業財務工作多采用人工方式,但隨著電網規模化發展,企業財務工作量越來越大,尤其是大量紙質單據流轉和發票采集工作,單純依靠人工方式已經遠遠不夠,不僅會出現失誤,且效率非常低。而計算機、掃描等技術的出現和應用,能夠對原始憑證進行掃描,將其轉變為影像文件,實現電子單據流轉,且能夠有效提高原始憑證信息錄入工作效果。因此加強對該項技術在電網企業財務共享服務中設計的研究具有非常重要的現實意義。
一、電網企業財務原始憑證電子化現狀
現如今,我國正處于市場經濟轉型階段,電力企業積極轉變發展戰略,越來越關注自身內部管理工作,并積極開展集約化管理工作,將財務與業務有機結合到一起,實現信息共享的同時,能夠顯著提高工作有效性,取得了不錯的成績。但在具體實踐中存在很多問題:一是發票、合同的原始憑證格式有所差別,難以達到統一標準,加之拍照資料像素、光線等因素的影響,使得對資料上傳掃描效果不明顯,導致審批人員難以迅速獲得審批要素,在很大程度上影響審批進度[1]。二是相關業務審批要點不能夠及時展示給審批人,增加審批工作難度,面對大量審批內容,最終導致部分審批流于形式。三是現有系統之間缺乏聯系,集成度有待提升,尤其是與銀行系統、稅務系統及ERP核算系統之間,“信息孤島”現象非常明顯,無法真正意義上實現審批完成后自動入賬等后續工作。綜上來看,我國電網企業財務原始憑證電子化水平并不高,還有待進一步優化和完善。
二、原始憑證電子化在電網企業財務共享服務的優化建議及展望
1.總體設計框架
針對當前電網財務工作來看,系統覆蓋范圍越來越廣。因此電網企業要想將原始憑證電子化與共享服務中心結合到一起,應構建ERP系統為核心的原始憑證全過程管理平臺。目前原始憑證已經不僅僅是發票,還包括發票、合同及料單等多方面內容。在實踐中應將上述原始憑證都納入到電子化程序當中,最大限度上提高工作有效性。
2.在線可視化審批
在信息化背景下,可以積極引入電子影響掃描技術,發揮影像掃描功能、發票OCR識別功能及接口插件等,提取原始{證中的關鍵審核要素,以此來滿足財務工作需求。具體來說,第一,認證平臺,用戶可以通過該平臺獲取到權限,進入企業級資產管理系統進行對應的操作。第二,電子影像,具備設備與模板配置、影像掃描等功能,能夠對紙質票據等涉及的內容進行識別,錄入到數據庫當中。第三,在線可視化審批,提高審批處理效果。此外,通過這種方式,還能夠實現審批自動分發,按照審批崗位及工作要求逐級審核,充分發揮審核功能[1]。根據電網企業財務工作未來發展需求,對應用進行拓展。除此之外,用戶還能夠對已經保存的影像資料進行添加、查詢等處理。
3.數據存儲與讀取功能
技術是實現電子影像掃描功能的基礎和前提。因此科學、合理選擇技術非常重要。在具體設計中,用戶應選擇非結構化數據平臺存儲影像數據,并設置雙向傳輸接口,實現數據一體化應用,在系統中實現服務共享目標。如實現原始憑證識別信息的臨時存儲,在ERP系統中,臨時設置編碼規則,為后續業務操作提供支持。此外,還可以利用條形碼技術,實現信息綁定和分享,然后將已經過賬的數據信息上傳。
4.系統集成化
未來,電網企業以共享服務中心作為載體,將OCR掃描技術、ERP系統與銀行系統、稅務系統等有機整合到一起,能夠實現原始憑證掃描識別、集中驗審及信息智能化校對,促進企業發票管理由傳統手工方向朝著智能化方向轉變,使得每張發票都能夠做到零差錯處理,最大限度上提高原始憑證處理有效。具體系統結構如下:
第一,接入層。作為系統第一層,主要是用戶接入認證和應用權限管理;
第二,應用層。該層主要完成與資產管理系統應用服務的對接,以此來提供統計監管、原始攝像等功能,能夠幫助財務管理人員對單據進行電子化處理,使得財務業務能夠符合工作要求。
第三,服務層。是指系統中公共業務組件服務,能夠提供掃描、調閱及傳輸等服務,確保財務相關信息能夠在服務中心實現共享目標,提高財務工作有效性。
第四,數據層。大數據時代背景下,電網企業需要處理海量財務信息[2]。因此為了提高數據處理準確性和高效性,針對不同的數據,將為其設計為針對性存儲庫。
第五,設施層。該層主要是滿足系統運行的相關硬件設施,如主機、網絡及存儲等。
5.未來展望
隨著信息化時展與進步,原始憑證電子化管控將由業務前端固化到信息系統當中,從根本上實現信息化目標,實現系統自動觸發掃描控件,主動獲取并識別影像信息[3]。同時,將憑證相關信息分發至各個部門,智能生成,創造性地構建原始憑證全業務智能化管控新模式。
三、結論
根據上文所述,隨著電力企業現代化、信息化改革不斷深化,原始憑證電子化在財務共享服務中心的應用已經成為必然。因此在設計中,電網企業應結合本企業實際情況,堅持科學性、針對性原則,從需求角度入手,充分考慮總體框架、關鍵技術等環節,實現對系統合理優化,形成適合企業財務工作需求的服務中心,重視對系統之間的集成化處理,不斷提高系統運行有效性,從而促進我國電網企業持續健康發展。
參考文獻:
[1]賈德海.物資公司原始憑證電子化建設與實踐――以內蒙古東部電力有限公司物資公司為例[J].中國市場,2015,(37):31-33+37.
一、對子公司財務管控中面臨的問題
經過對部分央企集團公司的財務調研,目前對子公司財務管控工作主要面臨以下幾方面問題:
財務全盤管控意識尚顯不足。公司總部對子公司的財務管控處于完成規定動作狀態,上傳下達,被動狀態明顯,全面管控意識在財務工作方面尚未完全貫徹落實。
財務管控手段不足。目前公司管控手段主要依托行政信息系統和財務信息系統,且信息系統存在覆蓋不全面、應用效果不佳、與公司整體業務契合度不高的情況。
現有財務管控效果不佳。目前仍存在信息傳遞層層衰減、上情不能下達等情況,導致落實不到位,管控不徹底的現象。例如,有的子公司在原始憑證、員工報銷、會計核算及成本管理等方面未能嚴格落實公司總部要求。
子公司財務部門在人員配備、人員素質方面還有不足,人員結構嚴重不合理,且1人多崗現象比較普遍。
鑒于上述情況,集團公司亟需加強對子公司財務管控,需要在原有財務管理和信息化手段基礎上,從財務隊伍建設和財務管理體系調整等方面進行優化。
二、加強子公司財務管控的幾種模式
(一)財務人員委派制
保留子公司財務機構,實現子公司財務人員委派制,由公司總部統一調配各單位財務人員,財務人員管理、考核等權限集中于公司總部財務部門。通過公司總部與各子公司的人員調換、崗位輪換以及向子公司委派財務經理和關鍵崗位財務人員等手段,達到提高子公司財務管理水平和強化對子公司管控能力的目的。
1、優勢
一是法律相關的會計責任仍保留在子公司,與實際管理責任相吻合;二是組織結構變動不大,對子公司管理方式和業務模式觸動較小,實施障礙較小;三是預算管理、會計核算及其他管理工作與業務在各單位層面銜接較緊密。
2、不足
一是部分財務人員由公司總部調配,但人數無法增加,短期內無法解決人員短缺和人員素質問題;二是財務管控雖得到加強,但管控力度相對較弱,容易發生委派財務人員被子公司同化的風險。
(二)建立會計集中核算中心
會計集中核算中心是國際上廣泛使用的大型企業會計核算管理組織形式。在這種核算模式下,企業的核算工作集中在一個或少數幾個地區。
1、優勢
一是會計核算集中管理,可提高工作效率,保證會計政策、相關制度執行上下統一,強化財務管理的規范化、標準化;二是大型跨國公司通過核算業務集中以及在人力成本較低的地區設立集中核算中心,能夠有效地降低核算工作的管理費用;三是部分財務人員由公司總部統一調配,解決財務人員短缺或相關崗位不相容問題,同時提高總部對下屬單位業務過程的監控能力。
2、不足
一是集團公司整個財務組織結構需要變動,可能觸動子公司管理層利益,有一定實施障礙;二是財務部門日常協調工作量增加,要面對所有子公司的所有部門;三是如果子公司業務各不相同,由于業務未實現一體化管理,財務與業務的融合性不強;四是法律相關的會計責任集中在公司總部,使總部負責人承擔了子公司法律相關的會計責任,與實際管理責任不吻合。
(三)建立財務共享服務中心
財務共享服務模式是企業集中式管理模式在財務管理上的應用,是會計集中核算中心深度演變后形成的一種財務徹底集中的管理模式,子公司財務部門徹底剝離,使子公司財務管理的所有職能歸并到財務共享服務中心,由財務共享服務中心承擔全集團公司共同的、簡單的、重復的、標準化的經濟業務,實現財務集中管理。
1、優勢
一是財務管理水平與效率提高。對所有子公司采用相同的標準作業流程,廢除冗余的步驟,對子公司財務數據,數據匯總、分析更容易做到跨地域、跨部門整合;二是運作成本降低。這主要通過減少人員數量和壓縮中間管理層級來實現;同時降低了對子公司財務檢查、審計、監督等的管理成本;三是有效地控制了經營風險。通過統一的制度和標準化的流程,強化了公司總部對子公司的管控力度,有利于降低公司整體運營風險;四是有利于提升財務的決策支持能力。財務人員從大量、具體、繁瑣的事務性工作中解脫出來,為公司業務發展和決策提供更有力的支持。
2、不足
一是財務信息系統風險。集團公司所有的財務數據都集中在共享平臺中,這對信息系統的穩定性提出了很高要求,信息系統的微小缺陷有可能會影響整個公司的財務數據;二是財務人員脫離業務。財務人員不再與公司的業務人員直接接觸,系統中的數字往往無法確切表達公司目前所面臨的各項財務狀況;三是共享中心財務人員尤其是審核會計的工作量增加。每個核算組都要處理多個子公司的不同業務,這對上級財務人員的核算管理水平和核算人員的水平提出了更高的要求。
三、不同發展階段采用不同管控模式
鑒于每種模式各有利弊,且每種模式適合企業的不同經營管理階段,建議結合集團公司實際情況,采取循序漸進、分階段分模式的方式,具體為:
在集團公司發展的初期階段,重點關注財務人員配備及崗位設置問題,同時兼顧穩定,可以參考模式一,采用向子公司委派總會計師和關鍵財務人員輪崗方式。同時通過培訓提高業務素質,提升會計基礎管理工作水平。同時為保證輪崗平穩進行,需要子公司管理層配合,避免輪崗流于形式。
關鍵詞:“三資”清理及監管;重要性;建議
1實行“三資”清理及監管的重要性
1.1消除群眾疑慮,維護農村社會穩定
村級集體“三資”是幾代百姓的血汗積累,直接關系群眾利益,多年來一直是引發群眾案件重要因素。通過集中清理,對清理結果進行公開,使村民對自家“家底”了解更清、更細,消除了群眾的誤解和疑慮,使得老百姓放心把“家底”交給鄉、村管理,真正做到干部省心、群眾舒心,有效維護了農村和諧穩定。
1.2增強干部信心,提升農村執行能力
實行“三資”清理工作的范圍廣、難度大,要靠村級班子成員之間相互合作、密切配合。做好“三資”清理工作,能夠增強村干部工作的自信心,樹立村干部干凈干事的良好形象,調動村干部想干事、干成事的積極性。
1.3創新管理機制,規范集體“三資”管理
對農村集體“三資”進行全面清理的前提下,村委托鄉鎮農村會計服務中心實行會計,村經濟收支和“三資”變動情況由服務中心定期對村反饋并由村進行張榜公示,能夠增強村級收支透明度,降低村財會人員的勞動強度,提高工作效率,創新管理形式。
1.4擴大基層民主,促進農村廉政建設
過去農村的集體資產資源都是由村干部擅自處理,容易引起群眾不滿。開展農村“三資”服務工作,通過財務公開、民主理財,從根本上減少了村干部犯錯誤機會,鏟除了腐敗滋生的溫床,促進了基層黨風廉政建設。
2做好“三資”清理及監管的建議
2.1強化領導,把握政策,有序推進
開展“三資”清理并實行是一項新生事物且涉及面廣。要做到:健全組織領導,提供保障。結合當地實際情況制定出工作方案,為農村集體“三資”清理和監管工作明晰思路、提出要求;同時落實人員經費,固定辦公場所,明確工作職責,有序推進全縣農村集體“三資”清理;加強政策引導,營造氛圍。對“三資”清理動態及工作中涌現的好經驗、好作法進行深入報道,制造聲勢,營造氛圍。開展“三資”清理業務培訓,確保全體工作人員對清理政策和業務耳熟能詳。統一驗收標準,評估細則的制定,為“三資”清理工作提供了政策依據。
2.2嚴格把關,認真清理,扎實推進
嚴把工作原則關,對于歷史遺留問題、疑難問題采取一把鑰匙開一把鎖的辦法,逐個解決,各個擊破,確保不因清理引發新的矛盾,導致群眾上訪;嚴從黨員、村民代表和村務監督委員會成員中推選政治素質高、業務能力強、公道正派、敢于說公道話的同志組成清理小組,讓他們從宣傳發動、自查登記、清理核查全程監督;對村級賬戶設置、有價證券、債權債務、承包合同、資產資源進行全方位清理登記;應將所有登記內容在村務公開欄上張貼公示,接受群眾監督,公示結束后,若群眾無異議,則按照資金、資產、資源三種類別,造冊定案,形成“三資”管理臺賬并再次公示。
2.3搭建平臺,依法,規范管理
為了提升“三資”服務水平,該縣重點抓好以下環節:建議取消村級會計、出納,各村只設一名報賬員,并依托鄉鎮農村會計服務中心成立農村“三資”服務中心,負責對村集體“三資”委托,各鄉鎮服務中心統一配備辦公設備和農村集體“三資”管理軟件,為鄉鎮“三資”服務中心實現“會計核算電算化、業務管理規范化、操作程序制度化”奠定了基礎;隨著科技的發展,農村財務管理也逐漸實行電算化,要求會計人員必須進行知識結構更新,熟練掌握會計專業知識技能、計算機基礎知識和基本操作技能。應當對會計人員加強業務培訓,提升隊伍的工作能力,確保工作有序推進;實行村級財務監管后,鄉鎮農村集體“三資”服務中心應將數據及時上傳,由縣農村財政財務管理局通過服務器后臺進行網絡監管,對會計核算不規范、辦公不及時的嚴令整改,并進行不定期巡查督辦。
2.4完善制度,嚴格監督,狠抓執行
諾貝爾經濟學獎得主道格拉斯?諾斯考察了西方近代經濟史以后,認為一個國家在經濟發展的歷程中,制度變遷存在著“路徑依賴”現象,而這也同樣更容易套牢行走在重復度更高的財務之路上的低效者。
對于企業引領者而言,更為期待的是一種統籌優化分工的過程,節省成本,提高運行效率,而對于個人而言,重復性勞動只會造成職業發展的停滯,在這個精辟觀點的催生下,財務共享應運而生,共享服務在中國發展到今天已有20多年的歷史。如今,全世界有40多萬名從業者在共享服務領域內賣力工作,其產業總值超過1000億美元。
相對傳統財務共享專注于提升效率、降低運營成本,局限于服務、效率和規模三個方面,由浪潮集團提出的新型的“管控服務型”財務共享解決方案打破的路徑依賴究竟是何底牌?浪潮國際副總裁魏代森表示,財務管理的智能分配大概是從數據采集到交易處理,到標準化報告,再到績效再到結算,基本上是一個三角形的結構。共享服務中心是把財務管理中標準化、重復化、事務化的工作放到共享服務中心去,降低其在財務人員工作中的占比,提高績效管理、決策支持管理的占比,使得企業在財務管理方面真正能夠去做管理會計。今天的財務共享,已經變成極為重要的是客戶參與感。“客戶是誰?實際上是企業的員工,員工要參與到財務管理中去。原來的財務部門只管做財務業務,現在要引領企業的全員參與、高層參與。參與不只是追求體驗,更要追求便捷和精細:財務部門對員工的服務到位,使得財務管理做真正精細化,這是財務共享最本真的特質,本質是共享中心的組織、設置是可以變化的,而非一個固定不變的模式。”
管控服務型共享
財務共享服務中心的誕生有著目的清晰、流程標準、信息透明、執行速度快、操作靈活、易于管理等特點,成為眾多多點布局的大型企業探尋長遠發展的必修課,而在多年的探尋中,固化模式不一定適合每一個企業,每一個有著鮮活個性的企業,需要根據自身情況結合企業發展戰略,慎重選擇,力求找到一條適合自己的提升運營效率、提升財務部門地位、提升企業風險防控能力的道路。
上世紀八十年代,從福特建立第一個財務共享中心開始,全球絕大多數跨國公司、500強企業均實施不同程度、不同范圍的財務共享服務。反觀國內,從90年代開始引入之后,一直不溫不火,是因為對于中國大型集團企業而言財務共享服務是經濟迅猛發展、企業集團規模迅速擴大、財務監管理念和手段落后且大有“被空心化”之虞帶來的產物。
財務共享服務帶有較大的“財務集中管控”特征,故其考慮不僅僅局限于對效率提升、規模經濟的追求和成本節約,更主要的是希望藉此加強企業集團的財務管控,以協助其完成戰略擴張或轉型。“要成為制定有效標準的人,而不是被標準套牢的人。”
財務共享服務本來就是經濟發展緩慢和全球化擴張的產物,成本考量是企業推行財務共享服務所考慮的主要因素。面對財務共享全新的時代訴求,浪潮集團越發注意到,當前中國財務共享已經不止于單純的降本增效,加強集團管控是提升國內財務共享服務中心的首要驅動因素,“管控服務型”財務共享更適合國內企業的財務共享服務中心的職能定位。魏代森對互聯網+時代背景下企業的創新與變革介紹說,在“中國制造2025”大勢所趨下,面對財務管理提出的新挑戰,向員工服務的理念已經轉變得越來越深刻,“管控服務型”財務共享對企業分散在各個區域運營單元中易于標準化和規范化的業務進行流程再造與高效標準化,集中處理,降本提效,同時由縱向加強對下屬運營單元的管控力度,由橫向實現財務業務一體化,為集團企業實現有效監管和管理決策提供強有力的技術支撐,管控服務型財務共享已成為大型集團性企業財務共享中心今后戰略定位的必然趨勢。
柔性管理
一、建立財務共享模式的優勢
財務共享模式,通過對流程的再造和標準化,總的來說,在加強內部控制、提高資金使用效率,減少資金風險、提高報賬全流程效率,節約報賬成本以及提高員工滿意度等方面,財務共享服務均表現出極大的優勢。
財務共享模式能夠將企業各項業務整合為一個系統財務共享服務,能夠將傳統模式下企業內部相對分散的各項業務通過財務信息的串聯,有機地整合到一個體系內。可以將企業各個環節有機地結合起來,形成風險共擔的利益相關。在財務共享模式下,企業內部各項活動都會同企業戰略計劃和行動目標更為接近,因為在這一體系下,內部信息實現了最佳的傳輸和交流效果,整個財務流程與業務流程成為了一個相互聯系的體系。財務共享模式將各分公司中的基礎性、日常性財務工作集中起來,統一核算標準,使原先重復、復雜的工作變得更加高效、簡單,核算工作效率和質量得到大大提高。通過財務共享信息平臺,上級單位能夠隨時調取分公司的各項財務數據,隨時監督各項經濟業務的發生情況,財務核算從事后的靜態核算到事中的動態核算,極大地豐富了財務信息內容和提高了財務信息的價值。
財務共享模式讓各級財務工作得以從繁瑣的日常事務中解脫出來,工作重心轉向加強執行力、精確化管理、優化資源配置與執行控制、提升信息挖掘深度等方面,及時、高效地為生產經營提供更好的服務和決策支撐,大大提高財務管理核心工作的質量和效率。
財務共享模式讓企業內部的財務組織職能劃分得更明顯。財務共享模式更側重于關注企業的總體戰略,負責制定財務政策和標準,為各分公司設定目標,評價他們的經營成果,進行資源的分配和管控管理。
財務共享模式形成了財務業務一體化,財務與業務的交流有了更好的平臺,業務財務更多地參與到業務經營中,從財務的角度對生產經營活動提出合理化建議,大大提高財務對業務的支撐。財務共享模式對基礎性、日常性、重復性的業務和流程進行梳理、整合,以更低的成本、更高的效率,提供更為精準、更為標準化、更為專業的財務服務。
實行財務共享模式后,企業財務業務較之先前更趨于標準化、精準化,會計核算辦法經過與經營業務及時緊密的結合,能更準確地反映各項經營業務的經營成果,為公司的生產經營決策提供依據。在標準化作業情況下,無論業務處理效率還是業務處理質量都能夠得到顯著改善,提高財務核算質量。
二、如何在財務共享模式下做好企業管理工作
實行財務管理制度的標準化。財務管理制度的創新主要體現在整個集團財務管理制度的標準化,這也是財務共享服務模式構建的基礎。首先,在總部層面制定標準業務規范,并以經過評審的標準業務規范作為實施財務共享服務的基礎。其次,通過集中培訓的方式使各分公司的財務組織全面掌握新的標準,為正式施行打下基礎。再次,持續的監督執行是最終完成標準化的保障。
對企業各項費用進行實時控制。實施共享管控服務后,企業內外部各個環節產生的每一筆費用都要通過財務系統,由相關負責部門直接審批。通過對費用的實時控制,還可以將實際財務消耗情況與財務預算進行隨時對比,從而為節省開支創造了便利的信息條件。
對資本性支出實行全程控制。通過財務信息共享服務中心,企業的各項資本性支出都能準確地反映到財務部門以及上級管理部門。這樣一來,企業就能夠對資本性支出進行全過程的控制,從而有效避免各個流程中存在的問題。