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關鍵詞 鐵路施工項目 財務內部控制 改善策略
具體來講,財務內部控制指的是企業結合具體情況,對一系列的程序和控制方法進行制定和實施,將項目施工方面的法律法規和規章制度等給嚴格貫徹下去,得到更加真實準確的會計信息,保證財產安全,提升企業的經濟效益。
一、鐵路施工項目財務內部控制的現狀分析
一是思想認識存在著問題。通過調查發現,很多鐵路施工企業認為要想獲得發展,只需要提升工程質量,保證工程進度即可,沒有充分重視財務控制工作,認為財務核算是財務主管職能,在項目管理經營中,不需要介入財務工作。這樣的觀點是片面和錯誤的,經常會有一些不法現象出現。在實際的工程施工中,財務管理人員在企業項目管理中無法參與進來,企業管理僅僅是生產經營管理,沒有全面實施財務部門的相關職能,這樣就會制約到鐵路施工企業的生存和發展,增加了施工成本。
二是沒有較高的管理水平。任何工作的完成,都需要人來努力。因此,如果財務管理人員沒有較高的水平,就無法充分發揮財務管理的作用。如今,還有很多的鐵路施工企業只培養生產人員,沒有大力培養財務管理人員,財務管理人員整體水平需要進一步提升,這樣對于財務職能的發揮,就造成了一定的影響。我國鐵路施工企業已經構建了相關的制度體系,但是還存在著諸多的問題,財務管理人員具有了較好的人際關系,方可有效開展財務內部控制工作。
三是需要進一步加大控制力度。部分鐵路施工企業為了分離財務管理人員和其他職能部門,將財務派遣制度給開展了下去,這樣可以保證其他部門不會影響到財務工作,財務管理人員在工作過程中可以嚴格依據相關的法律制度來進行。但是這種方法也存在著一定的弊端,如果財務管理人員嚴格工作的對象和經理有著較好的合作關系,這些部門的人員就會對財務管理人員產生消極應對,甚至是孤立行為,人際關系遭到惡化,對于財務工作的開展,產生了較大的影響。財務管理人員無法提前得知項目施工資料,如外協作業隊從業資格、信譽度、組織水平等,沒有監督控制一些必要的環節,如現場完成量、驗工計價、必要的財務手續等。另外,在鐵路施工項目采購材料招投標和供貨商考察等工作中,財務部門也無法參與進來,這樣就很容易有安全隱患出現。
二、應對措施
一是提高思想認識。首先,鐵路施工企業需要大力宣傳財務內部控制,讓企業人員充分意識到,市場競爭日趨激烈,只有對財務內部控制進行強化,方可推動企業獲得更好的發展。這樣其他部門人員了解到了財務工作的重要性,給予必要的理解,方可順利進行財務管理工作。另外一個方面。在鐵路項目施工的各個環節中,都需要將財務內部控制工作給開展起來,并且要對財務管理人員的管理意識進行強化,這樣方可有效提升鐵路施工項目財務內部控制水平。鐵路施工企業需要大力培訓財務管理人員,定期經常開展下去,豐富他們的理論知識,提升他們的專業水平,強化綜合素質,并且要將財務管理人員的積極性和主動性給充分發揮出來,以便更好地開展施工項目財務內部控制工作。
二是對控制力度進行強化。對于鐵路施工企業來講,需要結合具體情況,將責任制度落實下去,對責任分工進行細化,各個部門之間需要密切的協調配合。要對構建的財務決策、預測和預算等機制進行完善,對各種制度體系進行健全和完善,如合同分類管理制度、員工借款管理制度、資金使用審批制度等等,這樣在財務管理過程中出現的問題,方可及時被發現,采取一系列針對性的措施進行解決。財務管理部門需要落實相關的資料證書,如稅務許可證、組織代碼證等,對外協工作隊伍的施工能力和生產組織水平等詳細情況進行實地考察,通過對資料綜合分析,然后再判斷是否可以進行合作。在項目施工過程中,需要將財務管理人員的監督控制作用給發揮出來,將集約化管理模式給實施下去,并且對內部控制流程進行完善。因為鐵路施工項目,有著較為分散的工程,那么就需要充分重視信息溝通。那么就需要結合具體情況,將科學的方法應用過來,這樣企業各個部門就可以對鐵路施工項目財政經營等信息進行及時地了解和掌握,共享相關的信息資源。企業總部可以將系統模式應用過來,如成本管理、合同管理等,積極應用先進的技術方式,如計算機互聯網等,以便對項目實際進展情況進行了解和掌握,積極地與項目部進行溝通。
三是提升風險意識。鐵路是我國交通系統中非常重要的一個組成部分,它會對人們的出行和社會經濟的發展產生直接的影響。因此,就需要對其產生足夠的重視,采取一系列的控制措施,保證項目的施工質量。在具體實踐中,需要結合項目情況,對施工方案合理選擇,以便順利開展鐵路施工項目。另外,不同部門之間需要密切配合,互相監督。鐵路施工企業相關部門需要科學評估財務風險,將實際資產、項目回款等因素給充分納入考慮范圍,以便對風險預警指標科學合理地確定,將風險預測評估工作給深入開展下去。
四是將審計工作開展下去。只有做好了審計工作,方可推動施工企業獲得更好的發展。在內部審計工作的開展中,需要重視各個方面各個環節。例如,材料采購、資金成本、施工組織,對過去事后審計的傳統觀念進行轉變,將跟蹤審計的方法給應用過來,介入項目實施全程。要實地調查鐵路施工項目進展情況,獲取真實信息,這樣審計質量方可得到提高。同時,還需要分清工作的重點,對于一些大額、特殊性資金支出,需要重點關注。如果有一些違法行為出現,對企業發展造成了嚴重的損失,就需要對相關人員的責任進行追究。如今很多鐵路施工企業,在廉政建設中,都將財務內部監督審計作為一個重要的組成部分,結合具體情況,對內部控制制度進行了完善,這樣就在較大程度上降低了企業成本,促使企業經濟效益和社會效益得到提升。
三、結語
隨著市場經濟體制的確立和完善,鐵路施工企業在發展過程中面臨著日趨激烈的市場競爭,那么要想獲得發展和壯大,除了要提升施工效率和施工質量之外,還需要將財務內部控制工作給深入開展下去,發揮監督控制作用,控制每一個環節的成本支出,提升企業經濟效益。在具體實踐中,針對財務管理控制出現的一系列問題,結合具體情況,采取針對性的措施進行解決。
(作者單位為中鐵四局集團第四工程有限公司)
參考文獻
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關鍵詞:財務會計;企業;內部控制
中圖分類號:F275 文獻標識碼:A 文章編號:1001-828X(2015)005-000-01
一、前言
內部控制就是指企業內部的管理階層與員工階層以其具體工作內容為依據制定出相應的目標,并以實現這一目標為主要動力對整個工作過程實施有效的控制。企業內部控制工作的有序展開對提高企業的經濟效益具有重要的促進作用。財務會計對企業內部控制工作具有較大的影響,因此加強財務會計對企業內部控制工作影響的分析就十分必要。
二、基于財務會計背景對企業內部控制工作的影響
財務會計環境是企業管理運行最重要的一種環境,企業財務會計的工作成效對企業的生存、發展產生著極大的影響,所以財務會計控制也應作為企業內部控制的重要組成部分,并對其給予重點關注,以在財務會計背景中有效開展企業內部控制工作,減輕財務會計對企業內部控制工作產生的不利影響[1]。財務會計對企業內部控制工作的影響主要包括:
首先,財務人員對內部控制工作的執行產生著直接影響。財務會計是企業內部控制最主要的對象,企業在制定以及構建內部控制制度、體系的過程中都需要充分考慮財務人員的意見,內部控制工作也同樣需要財務人員來執行。但在實際的企業內部控制工作之中,財務人員的作用卻未充分發揮出來,極大的影響了企業內部控制工作的執行落實。
其次,各項財務制度未落實到實處,影響了企業內部控制的效果。企業內部控制工作以及財務工作的實施都需要相應的規章制度做保障,但在財務會計、內部控制的實際工作之中,各項規章制度執行力度不夠的現象普遍存在,許多制度都只是流于形式,失去了制度本身的嚴肅性以及剛性,從而阻礙了企業財務工作的正常進行,影響了企業內部控制水平的不斷提高[2]。
再次,財務人員的會計工作缺乏強有力的監督從而影響到了企業內部控制工作總體水平的提升。財務會計相關工作離不開強有力的監督,但就目前財務會計的監督情況來看,企業的財務會計管理較為分散,財務會計監督制度的執行環境較差,財務會計人員之間的業務競爭不正當等問題普遍存在,這些問題的出現都對企業內部控制工作的執行、開展產生著極為不利的影響。
三、財務會計背景下提高企業內部控制工作質量的有效途徑
1.進一步完善企業內部控制體系
企業內部控制工作的有序進行不僅受到外部因素的巨大影響,還與自身管理是否科學、合理有著直接的聯系。企業只有建立起健全的內部控制體系,才能保證內部控制工作的正常開展,調動相關工作人員的工作熱情,使其對各項內部控制制度都積極有效的執行,從而確保內部控制工作實施的結果具有較強的積極性,進而促進企業的進一步發展[3]。企業內部控制體系的構建應做到有效、科學,符合企業自身發展的需要以及生產、經營、管理的特點。財務會計背景下的企業內部控制體系包括預算控制體系、會計系統的控制體系、財產控制體系以及結算控制體系等多方面的內容,對這些方面的內容都進行不斷完善,才能保證企業內部控制體系得到進一步完善,利于企業內部控制工作的正常開展。
2.明確企業內部人員的各項職責
企業的內部控制工作,不管是控制工作的有效開展,還是控制工作開展的目的,都和企業各項工作的效率緊密聯系,只有提高了工作效率,才能提高企業內部控制工作的效率。而要更好的達到提高企業內部控制工作效率的目的,就要對企業內部人員的各項職責給予進一步明確,使每位員工都對自身的職責有明確的認識。企業管理者要對各項權利進行合理的協調,以保證內部控制工作的順利進行。明確企業內部人員的各項職責就是要使員工對自身的崗位職責有清楚、明確的認識,并將自身的崗位職責積極貫徹、落實到實際工作中,企業才能實現內部的有效控制,進而實現企業內部控制的目標。
3.提高財務會計人員內部控制的執行力度及執行效果
財務會計背景下,企業內部控制工作的順利開展離不開財務人員,財務人員內部控制的執行力度及執行效果直接影響著企業內部控制工作的效果。財務會計是企業產生經營的關鍵,在企業生產經營過程中,每項資金的收入和支出都通過財務會計體現出來。企業通過對財務信息的審核能夠較好的掌握自身的經營狀,企業進行內部控制的一個重要目的就是控制財務信息的準確性以及真實性,因為只有真實、準確的財務信息才能較好的反應企業的實際經營狀況,為企業的投資決策提供參考依據[4]。要提高財務會計人員內部控制的執行力度及執行效果就要:對財務人員專業素質的提高給予高度重視;根據企業自身內部控制的需要制定相應的控制制度以保證內部控制工作的高效開展;建立完善的監管機制,以督促財務人員較好的執行內部控制制度。
四、結語
總而言之,財務會計是企業內部控制工作的重要內容之一,財務會計控制水平的高低直接影響到企業內部控制工作能否順利進行,因此,各個企業應從財務會計背景出發,有效分析財務會計對企業內部控制工作的影響,并在財務會計背景下采取積極有效的措施來提高企業內部控制的工作水平,以為企業的可持續發展創造良好內部環境。
參考文獻:
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關鍵詞:信息化 財務管理 內部控制
1.相關概述
1.1財務信息化管理
財務管理信息化作為一種全新的財務管理方式,它建立在企業業務流程的基礎上,利用現代計算機技術、信息技術與數據庫技術,對企業財務管理活動中的所有信息進行控制與集成化管理。通過對企業財務管理的各個環節進行控制,實現了財務組織彈性化,物流、信息流與資金流的同步化,與其他系統相互整合形成了財務資源供應鏈。將企業所有財務信息進行綜合集成形成了財務信息系統,實現了企業財務管理信息的有效利用與共享。企業的經營者通過這個財務信息平臺,可及時了解企業財務動態變化,以進行準確、高效的決策,企業財務內部控制效率和執行力度由此提升[1]。
1.2財務內部控制
內部控制指的是企業通過內部制度來規范企業的生產經營活動,并確保財務報告的真實可靠和經營目標的實現。內部控制包括控制環境、風險評價、控制活動、信息與溝通、監控等五個基本要素。內部控制的目的是確保企業經營活動的合法性,確保會計信息的真實性及財產的安全。企業財務內部控制的核心也即是會計控制,同時采取一系列控制措施協調各個要素,有助于貫徹實施企業管理政策,實現企業效益目標。
企業財務管理信息化對建立和完善企業財務內部控制體系有積極的促進作用,有助于整合、共享市場信息和財務信息等多方面信息。此外,財務內部控制得當可提高財務管理效率。財務信息化管理與財務控制關系密切,二者的有效配合,可促進企業財務目標合格經營目標的實現。
2.企業財務信息化管理對財務內部控制的作用
財務管理信息化實施的過程中,在財務工作環節、工作過程以及工作方式上均有所改變,同時還對財務的運行機制、財務組織機構以及財務人員管理發生全新的變化?;诖耍覀儚目刂骗h境、財務風險評價、財務控制活動、信息與溝通以及財務監控五個方面來分析信息化環境對企業財務內部控制的影響作用。
2.1信息化對財務控制環境的優化
財務控制環境包括所有影響建立與實施財務內控系統的控制要素,例如企業經營方式與管理哲學,人力資源政策與實施以及員工的素質等[2]。財務信息化將對財務內部控制環境產生諸多影響,并促使財務工作理念發生改變,具體表現為以下幾點:
2.1.1財務內部控制方式與管理觀念發生變化
財務管理信息系統一方面為個人和組織建立了交流的“視窗”,組織結構得到簡化,顯著增強了內部控制的透明度;另一方面應用計算機技術使財務管理能力得到提升。企業財務組織機構逐漸以虛擬式替代了有機式和機械式,企業的財務主管將在一個動態環境中構造組織同時發現內聚力,這樣有助于加快速度、實現革新與創造,而且經過不斷的磨合,內部控制力與向心力逐漸增強。
2.1.2人力資源得到合理使用
在信息化時代,企業可通過互聯網獲取更多低成本的生產資料和資金,相應的,懂得專業技術的信息人才成為企業的稀缺資源,企業管理的重點由物轉向于對人才的開發及利用,企業企業要做到合理配置人力資源,做到人盡其才。
2.2信息化對財務風險評價的優化
財務管理的信息化使得財務管理范圍得到了擴展,除了完成傳統的財務管理、會計業務以外,同時還集成了管理及財務的相關功能,它的信息化服務平臺為企業、客戶和行業之間的資源共享與交流提供了條件,擴大了企業內部控制范圍,使其不再局限于封閉的財務運行環境,而是延伸至企業外部與宏觀環境,這就提高了企業財務風險評價要求。企業可將信息技術與業務活動結合起來,利用信息技術這個工具建立財務風險預測體系,通過控制數據處理系統來規范企業商業活動,規避財務風險。
2.3信息化對財務控制活動的優化
控制活動是貫徹執行財務內部控制的具體控制措施和程序。控制活動的目的是為了保證財務指令的正確實施和降低財務風險。
2.3.1財務管理目標的多樣化
社會信息化的發展促使企業資本結構的變化,與物質資本相比,知識資本在資本結構中的地位不斷上升,這就需要重新定位企業的財務管理目標。一方面股東利益是主要的考慮對象,另一方面其他相關也值得關注,企業的財務管理目標逐漸多樣化。
2.3.2控制重點的多樣性
利用信息技術進行財務信息化建設,財務控制活動手段變得更加多樣,其靈活性和高效性增強。內部財務控制的功能得到加強,控制的重點為人、機共同控制,且控制程序和計算機處理高度適應。
2.4信息化對財務溝通的優化
財務管理的信息化集成了企業所有財務方面的信息,財務系統對這些信息進行處理后,將結果并行反饋給業務部門,在管理中將會計與業務進行一體化處理,使會計核算由事后轉變為事中,并實時更新財務信息,可以滿足信息需求者的隨機查詢與使用,實現了財務信息的共享性與實效性。信息溝通速率得到提升,則有助于財務人員明確各自的責任,以順利開展工作[3]。
2.5信息化對財務監控的優化
信息化時代的財務監控手段是人工控制與程序控制兩種方法相結合,可有效減少財務差錯的發生??刂骗h境的變化使得傳統的財務監督方法已與實際需求不相適應,因此在建設財務管理信息系統時,要進一步加大內部控制的監督力度。
3.小結
財務管理的信息化進一步提高了信息處理效率,通過將信息技術融合于財務管理,使財務內部控制的實效性大為增加,引入風險管理并優化財務控制活動,有助于內部控制的價值的進一步提升。
參考文獻:
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才能夠充分的發揮財務流程的作用,改善企業業績,如福特汽車公司對財務付款流程的優化,通過精簡多余的、重復的原財務付款流程的人員,就將該步驟的成本減少了90%??茖W的財務流程再造必須立足于其企業發展的戰略,以為顧客創造價值為核心,堅持以人為本,基于內部控制要求,并跟蹤資金流動。只有立足于企業戰略,財務流程再造才有根本動力和出發點;只有為顧客創造價值,理理論為基礎,局限于狹義的財務流程范圍,各部門獨立運作,缺乏溝通,難以實現信息共享,從而不能滿足信息經濟時代下管理的需要和實時控制的需要。
二、酒店內部控制建設的必要性
內部控制是企業為了使生產經營活動有效運行而采取的一系列管理控制活動,是由企業管理層設計與執行的以合理保證企業財務報告的可靠性、生產經營有效性和對法律法規遵守的政策和程序。為了促使我國公司建立和完善內部控制制度,五部委先后頒布了《內控基本規范》和《內部控制規范配套指引》,指出建立和實施內部控制應遵循的五項基本原則及五項基本要素。在酒店行業,由于內部控制制度與執行的完善與否,直接影響到酒店的聲譽和市場可信度,因此受到管理層的高度關注。由于酒店業服務項目多樣,價格差異較大,而且客戶的要求也不盡相同、員工流動性較大,加之季節性差異和時段差異,容易發生舞弊和錯誤;其次材料浪費嚴重,成本控制困難,而且在日常經營活動中,由于酒店人員職業素養參差不齊,經常有員工偷食偷拿現象發生。所以,酒店內部控制不僅僅是內部會計制衡和一個單純的管理過程,也是酒店內部形成的一種文化,以糾錯防弊,對整個酒店的日常活動進行監督、調整和制約,保護酒店資產的完整性。
三、內部控制在酒店財務流程再造中的運用
(一)完善內部控制制度。首先,強化內部控制環境:內部控制環境是企業高管對內部控制的態度,是企業財務流程再造的首重環節,強化環境建設,為流程再造打下堅實的基礎;其次,完善風險評估體系:財務流程再造是在原財務流程的基礎上除劣存優,并引入新的先進的元素,是一個環環相扣的體系,其中任何一個體系的出錯都會引起一系列的反應。因在財務流程再造的各個環節,增強風險意識,有效的控制風險;再次,全面落實控制活動:控制活動是酒店進行分析評估后所采取的的應對措施控制,加強對關鍵風險點的有效控制,可以提高流程的運作效率;第四,共享信息、加強溝通:財務流程再造要求流程內部及時的進行信息共享和交流以滿足有的放矢,及時管理的需要,以提高信息的有用性和問題解決的瞬時性;最后加強內部監督:內部監督能很好發現財務流程不足和缺陷,及時反饋相關信息,從而促進財務流程體系的自我改造,保持財務流程的活性。
(二)流程分析及再造。全面梳理和總結原財務流程,診斷和識別問題,尋找再造工作的切入點,清楚不增值流程,簡化繁余流程,整合相容流程,實現流程加速和自動化。首先,在酒店客房收入環節:強調客戶入住的合法性、房租計價的標準性、房租減免的政策性,建立銷售、服務和收款相互獨立、相互牽制的控制體系,完善酒店稽核,及時檢查和勾對相關數據和服務,與客戶退房時進行最終核對,為賬款催收提供依據;同時合理設計保證金和定金的財務操作流程,并單獨入賬;房租的減免必須有公開明示的政策,或者領導的書面授權以備案查詢;其次,在酒店采購環節:由于酒店物品質量要求較高,存取周期短,因此采購次數多且持續,容易出現舞弊現象,因此要合理設置該環節的財務流程職位和人員,對相關人員的素質提出明確要求,且賞罰也要明確,在控制中做到請購、報批、發單、驗收和付款應該單獨進行,同時以授權的有效的單據為業務進行的依據,并留案備查,同時對大宗商品和單價較高商品由管理層集體決議進行;接著,在酒店成本費用控制環節:精簡原財務流程下重復和無效職位,標準化相關操縱流程,減少多余或者不需要的人員,建立好完善的成本費用預算體系,定期檢查分析成本狀況,嚴格控制成本費用的審批授權。
自1494年盧卡?帕喬利發明簿記以來,會計作為一項企業職能發展已歷經520年。這期間,伴隨著企業從簡單到復雜,從職能制、矩陣制到有機結構的發展,會計職能的發展也日趨精細、直至枯竭和“邊緣化”①,以至于現代國內企業集團中的會計基本上仍被視作“賬房”。諸多會計觀念上的創新和變革,如“CFO的好伙伴”、“價值經營者”等在國內基本仍停留在概念和紙面階段,直到近年來開始引入財務共享和集約運營才有所改觀。
一、財務共享:會計行業變革中的集約運營
隨著集約運營的逐漸引入,財務共享對會計行業基礎性和根本性的再塑造才逐漸顯露出來。再塑造的范圍不僅包括成本上的,也包括對企業集團組織的。
(一)財務共享、共享范圍及其對企業組織的影響
會計行業的集約運營主要是企業集團財務共享,國際上出現于20世紀80年代經濟發展處于“滯漲”階段的歐美,國內大致出現于21世紀初。財務共享的主要目的是通過企業集團會計集約運營和規模效應減少集團內部會計等專業職能日常事務處理成本、提升內部處理統一性和標準化程度,同時加強風險管理和內部控制。
從范圍上看,財務共享包括會計與結算過程涉及的應收業務、應付業務、總賬和報表,以及資產、稅費、資金結算等業務,甚至于會計核算以外的人力資源管理、采購、市場等多項職能②。財務共享的一個發展趨勢就是企業集團內部的“去職能化”。這方面可以看一下波特分析中的價值鏈結構(詳見圖1)。
企業集團內部橫向的企業基本活動(即核心業務處理流程,可理解為企業經營上的“業務流”)和縱向的企業支持性活動(即財務、計劃等“職能管理板塊”,是實現企業職能管理的“業務流”)縱橫交錯,在實現互相牽制、加強職能管理的同時又互不相容,增加企業運營成本。財務集約運營將作為“企業基礎設施”的會計處理和管控環節分解成可內置于核心業務處理流程的子環節③,在不弱化財務管理的前提下去掉財務職能對核心業務處理流程的垂直型“管理性”干預和“內耗”。
進一步的“去職能化”實質是企業內部的BPR④,即將人力資源管理、采購和會計等職能圍繞核心業務處理流程重組,去掉其垂直型“管理性”干預和“內耗”,并將管理融入核心業務處理流程,使企業集團更加專注核心業務并降低內部處理成本,共享和集約運營則面臨更大范圍擴充。
(二)財務共享的成本優勢及實施
一般認為,財務共享發揮效力的原因在于造就成本優勢⑤,成本優勢的主要來源是波士頓顧問公司所謂的“總括成本變動模式”的經驗曲線⑥――源自“學習、分工、投資和規模的綜合效應”(布魯斯?D.亨德森,1973、1974)。
進一步深入這個問題,學習和投資都是基于規模的投資形式,前者基于人的精力,后者基于資本,兩者也都包含了某種過程中的優化和提升含義,但實質優化和提升源泉應該來自分工以及持續不斷的再分工,通過分工將原來非標準化工作不斷標準化。因此,分工和在此基礎上的標準化是實現成本優勢的內在原因。而財務共享就是以集約運營方式對會計信息生產過程中不斷重復的基本勞動,即所謂的會計基礎工作――重新分工和標準化。
這種再分工和標準化之所以具有可行性,其主要原因在于現代社會高度發展的信息技術支撐手段已走向成熟。根據安德魯?克里斯和馬丁?費依的觀點,財務共享可能涉及的信息技術包括ERP、工作流程電子化管理、信息數據庫、企業應用程序整合(EAI)、電子采購以及企業集團內部交流技術(包括可擴展的置標語言XML和B2B技術)⑦。
實際承擔支撐角色的信息技術手段可能遠遠不止這些。比如各種已經發展起來的基于互聯網的信息交互方式、OTT、大數據等等。新的信息技術手段深刻改變著社會整體觀念,有力保證財務共享服務完全基于電子化過程實施⑧。
(三)財務共享實施過程中的標準問題
在國內,盡管新頒布的《企業會計信息化工作規范》已經開始了企業會計基礎工作信息化的“破冰之旅”,但實施十幾年、對企業會計基礎工作影響深遠的《會計法》、《會計基礎工作規范》和《會計檔案管理辦法》為基礎的“一法兩規”體系(詳見表1)使財務共享過程中涉及的會計基礎工作信息化面臨更多實踐及相關標準問題。特別是“一法兩規”基于紙質會計檔案的管理模式直接導致財務共享實施過程中的會計信息二元化問題(即在財務共享過程中同時產生紙質和電子兩種關鍵會計檔案信息)⑨,應在實踐中予以特別關注并進行標準化處理。
有關財務共享實施過程(特別是在信息化環境下實施并須與現行“一法兩規”體系保持一致的要求下)中需要關注的標準詳見表2。
二、行業轉型:財務組織未來發展路徑探析
企業集團財務共享和集約運營是財務組織轉型的出發點,為會計行業變革奠定新的基礎。
(一)服務與管控:財務共享的再定位
“以集約、規模、標準化、簡化為特點的源于西方的財務共享服務模式”(以下簡稱“服務模式”)使極富泰勒主義和福特主義的財務共享帶上了國內企業集團的財務集中管控特點(以下簡稱“管控模式”)(張育強、林金騰,2011)⑩,財務共享這一舶來品也帶上“主義之爭”:服務還是管控?
國內企業集團財務共享的快速發展本身就帶有較強的“管理發展”的味道,以支撐其快速的業務發展戰略。這個動機差異令國內企業集團財務共享發展定位與西方有著先天的不同;此外,財務共享成功實施并不僅僅意味著財務處理成本降低策略,以及財務人員的裁撤和財務資源的轉移,也不意味著財務管理的弱化。財務共享的成功實施是有限財務資源向業務管理前沿進一步轉移并深化財務組織的“業務好伙伴”或“價值經營者”地位的有利條件。
(二)財務資源節約的再運用
不管怎樣,財務共享的成功集約至少會形成財務資源的有效節約和進一步集中,從共享集約本身來說,在資源不變的情況下,節約的財務資源可用以向業務發生前端環節延伸以強化經濟事項內部控制,或對財務共享范圍所處理的業務質量進行事后質量檢查,以及業務處理流程本身維護等。在財務共享高度發展情況下,財務資源節約甚至可以在流程和信息系統整合條件下協助審計集約過程中的初期數據收集與處理。
(三)企業集團“交易”管理者和價值經營者
根據制度經濟學派的觀點,企業內外部發生的經濟事項都屬于“交易”??得⑺垢侵苯訉⑵髽I內外部交易分為“管理的交易”和“買賣的交易”??????。從財務組織角度出發,“交易”管理是企業集團會計基礎工作對象的本質,有助于財務組織從“憑證、賬簿、報表”這樣的基礎會計信息體系中脫離出來,轉而進入會計信息運用和價值創造為特征的管理過程??????。通過轉型交易和價值鏈管理,企業集團財務組織又從“交易”管理者走向“價值經營者”,成為業務經營過程的伙伴。
【摘要】傳統內部控制的重點是人,而IT 環境下內部控制的重點逐漸轉變為對人、互聯網和計算機的共同控制。企業內部控制面臨新的挑戰。本文分析了傳統內部控制與IT 環境下企業內部控制的差異,并選擇中國鐵建集團為案例, 探索IT 環境下信息技術對企業內部控制的影響,以期為構建IT 環境下企業內部控制提供參考?!娟P鍵詞】IT 環境 企業信息系統 內部控制
一、引言
全球化市場經濟使得企業之間的競爭日益加劇,為了應對激烈的競爭要求,企業應構建科學的信息系統,為企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地提供技術支持。目前建筑業信息化進程較其他行業而言相對落后,信息化水平遠低于其他行業,其傳統的經營與管理方法,不能適應現代信息化環境下經營管理的需要,必須構建基于IT 環境下的內部控制管理模式,提高企業在信息化環境下的管理水平。本文以中國鐵建集團為例對此進行研究。以期為IT 環境下企業內部控制建設提供參考。
二、基于IT 環境的企業內部控制比較分析
(一)IT 環境下企業內部控制概述
1.IT 內控目標。信息系統內部控制(簡稱IT 內控)是針對IT 風險制定一系列制度、程序和方法,實現事前防范、事中控制、事后監督和糾正的動態過程的機制。目標是合理合法地規劃信息系統,避免造成信息孤島或重復建設。利用信息技術實施有效控制,增強授權管理,減少人為操縱因素,提高企業現代化管理水平。增強信息系統的安全性、合理性和可靠性及其相關信息的保密性、完整性和可利用性的控制,為建立有效的信息與溝通機制提供技術保障。
2.IT 內控控制環境。意識到IT 會給企業帶來新的風險;整合IT 組織與企業組織;注重員工IT 特殊能力的培養;IT 控制會涉及第三方,特別是在項目外包過程中;可能導致IT 控制的責任人不明確。
3.IT 內控風險評估。企業層面上由專門組織來定義IT 內部控制目標及對IT 風險進行識別;活動層面上要特別針對IT 運營服務、IT 資產管理、IT 項目, 以及在變更管理活動中進行風險評估。
4.IT 內控控制活動。對IT 系統環境、構成要素及IT基礎設施相關的控制。普遍適用于所有IT 系統,為IT 系統的正常運行提供安全可靠的環境。IT 應用控制是指與運行業務流程相關的IT 系統的控制活動,應用控制是IT內部控制的最關鍵要素。
5.IT 內控信息與溝通。企業層面上需要設計和溝通組織機構策略、開發和溝通報告要求、財務信息的溝通;業務層面上需要設計和溝通策略目標、實現業務信息溝通、及時報告安全違例情況。
6.IT 內控監控活動。企業層面上需監控計算機的運行情況、監控信息安全情況、IT 內部審計審核;活動層面上需進行缺陷識別和管理、本地檢測計算機運行或計算機安全、本地IT 人員的監督管理。
(二)傳統內部控制與IT 環境下內部控制差異分析1. 控制環境的差異。傳統內部控制指的是關注會計信息可靠性的內部會計控制,很少考慮與業務操作和規則遵守有關的內部控制。使得財務系統和業務系統相“隔離”,財務數據只能在業務發生之后采集并經過再加工成為可用的數據,財務信息的嚴重滯后與業務實時控制之間存在著不可調節的矛盾。IT 環境下企業信息處理和業務活動融為一體。在業務活動發生、有關數據進入數據庫之前,就會對數據的準確性、完整性和合法性進行檢查;其網絡環境中的信息可以被有授權的人員檢查,進行實時事中控制,原始業務的再現也由于環環相扣的鏈接關系變為可能,這種高度集成整合的信息系統是企業實現財務與業務一體化的有效保障。與傳統內部控制相比,IT 環境下企業內部控制存在新的風險,例如信息系統規劃與建設的管理風險、信息系統內控機制漏洞風險、信息系統運行的不穩定性風險、網絡安全風險等等。例如現金管理軟件如果不受人為約束生成、傳遞與傳統條件下類似的支票、本票等現金收付文件,將會給企業帶來災難性的影響。
2. 風險評估的差異。與傳統內部控制相比,企業應設立專門機構對IT 環境下企業內部控制重新定義,并對IT 風險進行識別。其信息一致性風險是指在內部信息資源整合或與外部信息資源整合過程中,由于信息或信息系統部匹配導致的系統能力降低等風險。具體還是要根據企業的業務來特別制定企業IT 風險評估。
3. 控制活動的差異。傳統的控制活動形式一般體現為:業績評價、信息處理、實物控制、職責分離等。IT環境下企業內部控制除包含這些外,特別強調對信息處理這方面的相關審計控制,其應用控制也是IT 內控的最關鍵要素。
4. 信息與溝通的差異。傳統環境下企業部門與部門之間往往存在信息溝通不暢的問題,借助手工處理這些問題有時間差異,業務部門需要的資料要送達財務部門并經過相關數據處理再傳送給其他部門,大大影響企業內部工作的效率和效果。有效的信息溝通需要企業信息的實時共享,企業信息化為其提供了可能,本企業信息系統與客戶、供應商和商業伙伴信息系統之間的聯系日益緊密,其數據及時傳遞和處理使企業管理者能夠掌握企業內部和外部實時情況,及時控制企業面臨的風險,優化企業內部控制。5. 監控活動的差異。在IT 環境下,監控活動就是評估企業信息系統內部控制系統在一定時期內運行質量的過程。包括監控計算機的運行情況、信息系統安全情況、IT 內部審計審核情況、進行缺陷識別和管理、本地IT 人員的監督管理等等,這是傳統內部控制不具備的,需要企業專業IT 管理人才進行企業內部控制監控活動的實施。
三、基于IT 環境內部控制調查分析
(一)調查問卷設計
本文采用調查法進行數據收集,主要分為訪談和問卷調查兩個階段。為了得到更為有效的數據,首先對中國鐵建集團項目部技術人員、財務人員進行實地訪談,初步了解對該問題的看法,根據訪談結果按照COSO 五要素設計了調查問卷。調查問卷采用了Likert 五分法,分為極不同意、不同意、說不清、同意、極力同意五個級別,問卷調查采取實地分發和郵件傳送兩種方式。本次共發放問卷100 份,收回83,其中剔除無效問卷2 份,最后得到有效問卷81 份,占總問卷數的81%。問卷中項目的設計均用數值表示調查對象對此項目的態度,設置了0、1、2、3、4 五檔數值。
(二)調查結果分析
1. 控制環境。由表(2)可以看出,按公司隸屬關系由高到低其評分整體趨勢也是由高到低,即二級子公司總體和各項評分都最高,項目部則略低尤其是(1)、(4)、(5)這三項,項目部評分介于不同意和說不清之間,說明其整合IT 組織與企業組織效率低、第三方業務中應用信息系統處理業務量少,同時若信息系統發生與業務流程相關問題時,不能及時明確責任人。在對員工進行IT業務培訓方面,各級子公司差距不大,都做得令人滿意。見表(2)。
2. 風險評估。由表(3)可以看出,各子公司都明確制定了信息系統內部控制目標,甚至是出現了項目部得分大于二級子公司的情況,集團公司會下發相關文件為各級子公司指引,項目部IT 內控目標制定實施良好。各級子公司都明確了信息系統的經營風險,在系統維護和安全措施方面投入量很大,而在信息系統合規風險這一塊,主要是項目部評分在不同意以下。見表(3)。
3. 控制活動。由表(4)可以看出,各項評分介于2.5-3.2之間,其信息系統控制活動整體接近同意這一評價標準。但評分隨公司隸屬關系由高到低分布,在實行全面控制方面二級子公司做的最好,接近于滿點,可想而知安全控制影響之大使其資金投入量也加大;在職責分離、領導監督及數據有效輸入控制方面項目部實施良好,與上級公司基本持平。見表(4)。
4. 信息與溝通。表(5)顯示,各級子公司在企業各部門信息有效溝通共享和及時報告企業安全及違例情況上差距較大,尤其是項目部,其后兩項的評分低于1 分,處于極不同意和不同意之間,應加強管理建設。而在財務報告和財務信息溝通方面公司格外注重,如2014 年初,根據集團公司的統一部署,中國鐵建十五局二公司滬昆項目部停止使用浪潮財務管理系統,中國鐵建財務共享服務平臺取而代之,形成以協同辦公、綜合項目管理、企業郵件、財務共享服務為主,QQ 交流群、項目微信群為輔的“4+2”項目信息化綜合管理體系,為改善企業的經營管理做出巨大貢獻。見表(5)。
5. 監控活動。表(6)顯示,各級子公司在實時監控計算機運行情況和進行信息系統內部審計方面實施情況比較好,評分近于同意。而在進行有效缺陷識別管理和實時有效的對IT 人員監督管理上明顯三級子公司和項目部實施效果不好,這與項目部長期以來的工作環境和施工條件密切相關,同時信息化管理人才缺乏也是造成這一現狀的重要原因。見表(6)。
四、IT 環境下企業內部控制建設對策(一)設定相關人員權限控制
在信息系統控制環境部分,由調查數據可知若企業信息系統發生與業務流程相關的問題(如相關業務權限控制),能明確責任人這一項評分較低,尤其是項目部。在出現問題及時明確相關責任人,才能最大程度發揮信息系統在企業經營管理中的積極作用,這就使得相關人員權限控制顯得尤為重要。
(二)明確信息系統合規風險
通過風險評估評分表可知,信息系統合規風險相對目標設定和經營風險來說評分比較低。說明企業對風險評估中合規風險控制不到位,尤其是底層項目部。中國有句古話說“沒有規矩,不成方圓?!币馑际侨鄙倭酥贫鹊募s束,人的行為就會進入混亂。信息系統代替手工,使得審批流程簡介方便,但是在這過程中也有合規風險出現,例如發票報銷,不必像以前一樣拿著發票找經理主管簽字,有的甚至根本沒有簽字就可生成賬單,如果對信息系統合規風險控制不當,則很容易給企業帶來巨大損失。
(三)加強對軟、硬件系統控制
硬件是實時信息系統的先決條件,而軟件則是決定信息系統命脈的決定因素。在信息化時代,軟硬件更新速度日新月異,只有緊跟時代潮流才能在信息化進程中找到適合企業發展和生存的契機,有效利用信息化改善企業經營管理。在中國鐵建集團官網上查詢可了解其財務軟件更新過程,1992 年,初始實現電算化,還是當時還是賬務單板機,不聯網;2002 年,開始使用U8 系統做賬;2005 年NC 的使用,才使得基層項目實現了網上做賬;到2007 年,更新為浪潮GS3.5,并在其基礎上進行二次開發,使其更加適合單位生產經營需要;2013 年底,又更換成中國鐵建財務共享服務平臺,真正實現了財務交流無障礙。
(四)增強信息溝通與共享
中國鐵建集團子公司眾多,遍布海內外,如果不能及時信息溝通有效共享,可能會錯失很多項目,同時也會給公司預算、采購、人工上浪費很多資源。以尼泊爾馬蘭奇引水項目為例,在尼泊爾信息很落后,其網絡很不穩定,通信也極不發達,公司安排專人定期和網絡公司聯系,督促檢查網絡信號,同時搭建內部信息平臺,為每位員工配備了一張G 網和一張C 網手機卡,雙卡互補,確保信息交流基本暢通。
(五)加強缺陷識別與管理
信息系統一直在更新換代,以不斷適應企業業務需求和管理需要,在信息系統有缺陷時能及時識別和管理,會使企業信息系統實時修善,為企業經營管理提供更好的服務,提高公司運行效益和市場競爭力。
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關鍵詞:會計電算化;內部控制;影響;原因
所謂內部控制,是指由企業董事會、管理者和其他員工實施的,為保證財務報告的可靠性、經營的效率效果以及現行法規的遵循等目的而提供合理保證的過程。其目的除了為了保證企業資產的安全性和完整性外,還要為企業其他會計和管理信息提供可靠依據。簡而言之,就是為企業節省財務成本,達到利潤最大化的前提下,讓企業各項生產和經營活動健康持續的進行。
一、會計電算化對企業內部控制的影響
企業實行了會計電算化后,由于企業內部控制包括內部管理控制和內部會計控制,會計電算化的內部控制是內部會計控制的特殊形式,由此也造成了會計電算化對企業內部控制的消極和積極影響,具體表現在:
1、積極方面:首先它能夠建立計算機系統統一的管理模式,使得會計人員業務流程更為簡便,提高會計核算的準確性和工作效率;其次對企業內部各實體的系統安全得到有力控制。如硬件安全控制、 軟件安全控制、網絡安全控制、病毒的防范和控制;再者會計電算化對內部控制制度起著一定的變化,這些變化包括這幾個方面,如:內控制度形式的變化、內控制度范圍的變化、職責權限的變化。計算機系統的內控制度也由手工條件下的單一人工控制轉為人工控制和程序控制。
2、消極方面:第一,電算化系統一旦自身或因操作人員的失誤而崩潰,會計工作就會陷入癱瘓;第二,業務處理程序被簡化,大部分處理工作由計算機完成,一些內部牽制措施無法執行,會計人員無法直接參與和控制;第三,人員審核、稽核機制被削弱,使得電算化工作存在風險,導致影響內部控制制度的完善性。
顯然,由上我們可以看出,會計電算化在企業內部控制中具體一定的積極作用,但同時也產生了一些弊端,究其原因,筆者做了如下分析:
二、會計電算化對企業內部控制不足的原因分析
1、企業缺乏對會計電算化的整體認識
會計電算化系統的開發從整體上缺乏創新意識,現有會計電算化系統,其設計思想限于傳統會計模型,其表現方式是對手工系統的模擬,其應用范圍多為企業內部的微觀管理,整個系統信息集成度低,難以實現管理所必須的信息挖掘。
2、電算化本身的局限性
(1)財務軟件系統內部銜接性差
目前的財務及管理軟件系統內部各子系統之間信息還不能完全共享,使現有財務提供的信息單一、滯后且缺乏前瞻性,不能及時、有效的為企業決策及管理服務。
(2)數據的兼容性不足
從軟件技術的發展來看,現今的軟件生產還處于模仿和加工階段,沒有形成一定產業規模,在操作系統、數據庫管理系統和關鍵應用軟件方面沒有形成完整、系統的自主版權產品,數據的兼容性差,很難實現數據、信息共享[1。
(3)數據的保密性、安全性風險大
現有的會計應用軟件系統在設計、開發階段,普遍存在著軟件設計重功能輕安全的現象,以至于軟件投入運行后暴露出諸多安全漏洞。特別是近年來,網絡會計信息系統的日趨普及,未經授權的人有可能通過網絡瀏覽數據文件,復制、偽造企業重要數據,加之犯罪具有很大的隱藏性和重大的危害性,使防止利用計算機舞弊、非法竊取信息成為內部控制的主要任務[2]。
3、復合型人才嚴重匱乏
會計電算化涉及計算機、會計、管理等方面的專業知識。但現階段,我國嚴重缺乏復合型人才即不僅懂會計又懂計算機,所以企業在建立會計電算化信息系統時,仍然以計算機專業人員為主要力量,既懂會計又懂計算機專業知識的復合型人才缺乏,這樣難免在最終交付使用的系統中出現問題。
4、財務軟件安全性不足,對計算機軟硬件管理制度也不健全
財務軟件公司對用戶會計數據保密性、安全性涉及不多。諸如操作密碼、聲音監測、指紋辨識等到檢測手段和操作權限設置等限制手段,實際上不能真正起到數據的保密作用,會計數據安全差強人意。目前,我國通過評審的財務軟件較多,它們都是自行開發,像我們接觸的就有U8用友財務軟件,還有金碟,簡單的還有管家婆等。但是現在由于各軟件公司為保密其技術,致使相互之間沒有交流和溝通,沒有業界協議,不同品牌的財務軟件之間沒有統一的數據接口,很難在不同系統上實現數據共享。并且,不同的財務軟件因其對軟硬件環境要求不同, 在內部控制工作方法上不一致[3]。
5、管理層對會計電算化參與程度不夠、建議不重視
企業領導者由于缺乏對會計電算化信息系統的深入了解,認為會計電算化信息系統是一個變通的計算機應用系統,從而將企業建立MIS(管理信息系統)的認識照搬到會計電算化信息系統的開發中,再加之對會計工作的不重視,認為會計電算化信息系統的建設僅僅是計算機硬件的購置與會計軟件的配置而已。還存在諸如:對會計電算化的必要性認識不到位;對現代高科技持懷疑態度;對電算化系統無法像手工系統一樣,隨心所欲地進行人為干預而不滿意。
6、會計電算化的政策與法規制約及會計電算化的發展
頒布電算化政策與法規是為促進會計電算化服務的,但目前,我國頒布的有關法規中存在著阻礙其發展的規定。例如,有些涉及軟件技術開發上的具體細節規定,不能起到推動的作用,反而因規定的太死抑制了軟件的自我發展,影響了會計電算化的普及。而且本身只追求如何模擬手工會計處理流程,替代手工處理方法,忽視了應用現代信息技術去改造傳統會計,以滿足企業管理的需求,并促進會計學科的發展。
綜上所述,企業實現會計電算化后,對企業內部控制,如規范企業內部會計行為、便于企業經營管理、提高財務信息質量、降低企業內部成本等具有很大的積極作用,但其應用和發展過程中也存在一定的問題,要善于找出原因,各企業應根據自身實際情況,對會計電算化對本企業內部控制不足進行具體原因上的分析,以便針對相關原因,提出建設性的解決性對策,從而實現企業內部控制的健康持續發展。
參考文獻:
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【關鍵詞】大中型企業 會計信息系統 內部控制
現階段,隨著大中型企業的不斷發展與進步,依托于計算機及網絡技術,會計信息系統特征逐漸明顯,并對內部控制方法革新帶來更多契機。由于會計信息系統軟件是重要執行要素,若其發生顯著變化,必然導致內控主體發生改變。為減少快進信息系統問題,防控內部控制風險,應進一步加大防范措施,有效提高會計信息系統安全運行,從而更好的為企業服務。
一、會計信息系統內部控制主要特征
(一)滿足不同內部控制要求
軟件系統缺陷會導致多種錯誤,對企業財務信息安全、核算工作造成較大影響。大中型企業財務工作繁瑣,需要會計信息系統的輔助。但是,信息系統軟件開發成本較高,在設計或購買會計核算軟件時,應與企業實際需求相符,并保證其不存在運行漏洞。這樣一來,不僅能夠有效減少軟件系統缺陷,同時也能對大中型企業會計核算的準確性提供有效保障[1]。
(二)增加信息處理機構
傳統意義上的財務核算工作,需要企業不同部門相互協作。但是,在會計信息系統核算條件下,大量會計信息需要進行集中管理,原本分散式管理無法滿足實際需要。會計信息環境中,大中型企業原始數據生成、編碼等工作無需信息數據管理機構負責,其余全部會計信息管理工作均由信息數據管理機構進行處理。因此,對于大中型企業而言,增加信息數據管理機構,并使其處于財務內控管理中,對企業財務管理而言相當重要。
二、會計信息系統內部控制面臨的風險
(一)信息系統信息化程度偏低
大中型企業雖然設置信息系統管理部門,且崗位職能、權限比較明確,但是由于很多傳統企業財務改革力度嚴重不足,導致會計信息系統信息化程度偏低,對會計信息資源共享帶來嚴重阻礙,并對信息資源互換帶來影響。這種情況的普遍存在,不僅導致企業財務管理工作出現較大漏洞,同時也會對企業整體利益造成危害,對企業長久穩定發展產生不利影響。
(二)信息系統存在較大安全隱患
會計信息系統構建離不開計算機技術及網絡技術的支持,互聯網能夠促進信息傳播,還能實現資源共享。但是,若存在信息系統安全隱患,則易導致會計信息外泄,嚴重威脅到企業的財務信息安全。從很多大中型企業實際情況來看,不少企業存在會計信息被偷竊、篡改現象,或時遭受病毒侵害。
(三)會計信息檔案管理問題嚴重
會計信息系統在我國大中型企業推廣實行以來,取得比較顯著的管理成效。但是,伴隨著我國經濟的不斷進步,很多企業會計信息、數據存檔方法發生徹底改變,因此在執行和操作時需要不斷提高管理標準,進而有效應對管理制度不完善現狀?,F階段,會計信息檔案管理問題嚴重,導致會計信息安全受到影響。
三、完善會計信息系統內部控制主要策略
(一)強化基礎管理,提高信息化程度
在實際工作中不斷對會計基礎工作進行完善,尋求相關法律法規的支持,全面落實基礎核算方法。將財務風險防范放在首位,加強監督,定期檢查,及時發現會計信息風險。與此同時,要不斷加強財務改革力度,提高會計信息系統本身的信息化程度。轉變信息化建設落后現狀,提高人力資源使用效率,為此應加大宣傳力度,提高關注力度,積極參與到信息化建設工作中,深化內部控制內涵,掌握信息化管理的目的、整改措施及主要實施流程[2]。改變被動會計信息核算及管理先準個,主動引入相應管理機制,從而有效促進信息資源共享,增加信息資源互換。
(二)保障系統安全,減少系統運行隱患
對于大中型企業而言,在會計信息環境的影響下,會計內控目標實際上與企業財務內控目標具有高度的一致性。也就是說,會計信息及相關數據要具有準確性,同時對財務資產自身的安全提供良好保障,并且最終要時間企業財務管理目標,促進企業經營發展。為此,應對企業內部局域網絡系統進行優化,配合外部網絡連接,實現準確溝通,并在此基礎上添加登錄權限,充分提高網絡安全性,有效彌補財務管理漏洞,促進企業穩定健康發發展。信息系統正式應用之前,要對其進行一定的試運行測試,雖然會增加成本,但是仍要根據實際情況進行準確安排,在有效控制成本支出的同時,進一步強化系統安全。
(三)明確管理機制,優化會計檔案管理
大中型企業財務信息龐大,且會計資料、數據繁多,這種情況下,勢必要增加信息數據管理機構或部門,并對傳統職能部門的實際工作內容進行調整。同時,對其開展相對嚴格的檔案管理,能夠有效促進信息安全[3]。在構建會計信息系統時,要立足于財務內部控制工作,對檔案管理進行有效篩選。對于相關從業人員來說,不僅要具備高超的操作技能,還要兼具良好的道德品質,從而有效提高會計信息、數據的管理水平。建立相對全面的會計管理機制,對會計信息管理提供依,并為會計信息系統正常運行提供堅實保障。此外,為充分保障會計信息檔案的安全性,應對財務管理相關軟件功能進行不斷優化,避免發生數據、信息丟失現象。
四、結束語
綜上所述,大中型企業會計信息系統內部控制具有明顯的特征,且運行過程中存在較多問題,這些問題不僅嚴重影響財務工作效率,同時也對會計信息核算質量產生制約,由此直接影響到財務內控的順利實施。為此,應對現階段會計信息系統內部控制面臨的風險及問題進行分析,結合問題反饋,提出企業會計信息系統內部控制相關優化措施,旨在進一步規范信息系統構建,為財務內控良好運行夯實基礎。
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一、房地產企業內部風險控制存在的問題
(一)部分房地產開發企業風險管理意識薄弱
1.企業資本結構不合理,導致資產負債率偏高
房地產行業的項目投資資金需求量大,絕大多數房地產企業為使項目順利運行,想方設法向銀行申請貸款,利用財務杠桿大肆舉債,過高的資產負債率導致企業發展的盲目性;沒有謹慎考慮企業的償債能力,導致企業資本結構不合理,資金成本不斷加大,償債壓力增加。
2.財務杠桿效應的放大,導致財務風險的產生
企業內部資金管理、使用和利潤分配存在不合理現象,會導致資金使用效率的降低,企業資金的安全性也隨之降低。企業內部財務管理混亂是導致企業財務風險的一個重要因素,如果不同財務分析方法得出來的結論不具有可比性,決策人員將無法判定方案的可行性。
3.房地產開發企業跟風投資,增加投資風險
受政策利好消息影響,有些房地產開發企業相關人員對財務風險存在的客觀性認識存在偏差,對房地產開發項目的投資規模、市場需求、投資回報率等方面沒有進行充分的系統分析,在沒有進行大范圍市場調研的基礎上進行投資決策,將會進一步加大企業的財務風險。
(二)有些房地產企業內部控制制度不完備,控制體系不健全
有些房地產企業內部控制體系建設不完備,實際操作過程中某些制度的執行沒有依據。有些房地產企業雖然建立了內部控制制度,但存在著內容不完整、設計不合理的問題。有的企業只具有某些基本的內部控制操作,沒有形成一個完整的內部控制系統。有的房地產企業執行力不夠,雖然有好的管理制度但是得不到很好地貫徹、執行,監督、考核更是形同虛設。有的房地產企業風險控制體系不健全,決定投資開發項目時僅憑管理者現有經驗或初步的市場調研,對開發過程的風險控制沒有給予足夠重視,從而使開發商陷入被動狀態。有的企業尚未建立自我防范與約束機制,遇到問題時才采取措施加以補救,更多依賴于事后控制而忽視事前的預防控制。
(三)內部風險控制缺乏有效監督
企業的內部審計部門是房地產企業內部風險控制的有效監督部門。有的內審部門有崗無人或有崗只有象征性的1人,內審部門形同虛設。內部審計部門不能獨立于董事會,且受制于管理層的干涉,對內部控制制度不能進行客觀的評價,因此在重大事項、重大資金支出、重要崗位人員調整等方面的內部監督流于形式,最終結果還是一言堂。有的企業內部審計工作僅局限于財務層面,審計內容主要是會計核算、會計賬簿、財務報表,而對內部控制制度評價、企業各部門履行職能的效率方面,沒有充分發揮出內部審計的作用。
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有些房地產開發企業組織機構設置不合理、人力資源保障不到位、缺少內部控制氛圍等,這些都是內部控制管理中急需解決的問題。有些內部控制系統管理人員的素質提升跟不上房地產企業發展的步伐,有些房地產企業的工作人員在工作后沒有繼續學習,得不到充分的培訓與鍛煉,甚至專業能力不達標,這些都會制約房地產企業的發展。只有思想素質提高了,業務能力增強了,才能適應企業發展的需要。因此,提高內部控制系統管理人員的素質是解決內部控制問題的重要手段。
二、完善房地產企業內部控制的對策
(一)完善內控制度體系建設,提高風險管理應對能力
房地產企業增強防范風險的能力應從建立有效的管理機構、完善內部控制制度入手,明確各部門的職責權限,提高員工的財務風險意識。
1.完善的內部控制體系可以有效抵御外部環境的變化
健全的房地產內部控制體系以及完善的管理制度為企業內部控制提供了基礎保障。外部環境的變化特別是宏觀經濟政策對房地產開發企業的影響很大,國家通過調節土地政策、稅收政策等各項措施來促進宏觀經濟的發展,調節房地產開發市場的供需平衡。
2.加強科學化的制度流程建設是企業內部風險控制的有效保證
房地產企業的資金流量大,應加強會計審核管理,對資金的使用應進行嚴格的控制管理,對企業資金的用途進行有效監督。通過建立內部管理審核制度,資金得到審批后應對資金的使用情況進行嚴格的監督,禁止資金挪作他用,通過加強與銀行的交流可以及時了解企業的資金動向。重大資金的使用、重大事項的約定應通過董事會決議,不能由總經理一人獨斷。
3.加強內部審計工作,提高抵御風險的能力
采用過程控制和主動控制,做好事前控制和事中控制,充分發揮內部審計的風險評估和防范作用,最大限度地發揮企業資產經營效益。通過定期或不定期的內部審計并且延伸審計領域,由財務收支審計向經濟效益審計、管理審計等領域擴展,實現資源的優化配置。
4.房地產企業要保持資金結構合理,適度負債經營
融資和投資是房地產開發的重點領域,資金運營安全影響著企業的生產經營,影響著企業的經營風險。在充分考慮企業償債能力的前提下,多元化籌措項目建設資金,可以拓寬企業融資渠道。通過控制企業成本,保持適度資產負債率,提高企業資金的使用效率可以提升企業的利潤空間。
(二)建立房地產風險控制機制,完善監督機制
房地產企業必須強化風險管理意識,建立風險評估體系和風險預警機制,把風險控制在可接受的范圍內。
1.內部審計部門要有相對的獨立性
當內部控制體制不完善時,管理層的權力有時會凌駕于規章制度之上,缺乏相應的監督機制,導致管理層出現弄虛作假行為。為了避免這種情況的發生,內部審計部門應由董事會直接領導,并向董事會報告,保證審計的客觀性,充分發揮其對部門的監督職能。
2.監督體系要形成有效的監督合力
監督主體應具有相對的獨立性,按照設定的目標進行有效監督,如果監督部門對被審計單位不僅提高審計業務,還同時提供會計、稅務等經濟咨詢勞務,監督部門很難發揮內部審計的監督作用。
3.構建企業內部暢通的信息溝通渠道,實現資源共享
根據房地產企業自身的生產經營情況,建立與企業發展相適應的內部信息集成處理系統,實現信息資源共享??梢酝ㄟ^整合營銷部門、運營部門及財務部門信息,應用信息集成處理系統實現資源共享。信息資源整合可以實現部門數據實時共享,有利于為公司決策層提供有針對性的決策建議。
(三)提高管理層及相關管理人員的業務水平,進行全面財務預算管理
企業管理層應提高管理水平,有助于公司決策的合理性,降低企業風險。管理人員通過加強業務培訓,充實房地產行業建造流程等業務知識,可以提高自身素質和管理能力,實現企業股東利潤最大化的目標。
1.加強預算管理,提高資金使用效率
應依據房地產企業運營的整體情況,進行全面預算管理。由銷售、合約、工程、財務等部門配合制訂企業經營收入計劃,確定規劃設計費用、工程開發直接成本與間接費用等,并認真貫徹執行預算指標,從而提高資金的使用效率。加強預算管理進行資金管控,確保資金收支符合財務管理規定以及會計準則,可以嚴格控制資金風險。對房地產企業的各項投資風險進行一定的預測與評估,可以有效規避企業風險。
2.提高業務素質,提升企業經營管理水平
在企業內部要分工明確、各司其職,各部門相互配合,確保企業健康、穩定地發展。房地產行業涉及業務范圍廣,不僅需要工程、財務、管理知識,還需要懂得法律、金融等多方面的知識,要滿足房地產企業內部控制的需求,員工素質需要有很大的提升。構建房地產企業內部控制管理系統,實現信息技術與現代化管理完美融合,最大限度地提升企業內部控制管理效率。