電子檔案管理細(xì)則精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理細(xì)則范文
提出如下意見，農(nóng)業(yè)部、國家檔案局下發(fā)了關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)村土地承包檔案管理工作的意見》農(nóng)經(jīng)發(fā)〔2010〕12號(hào)）以下簡稱《意見》現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你并結(jié)合我市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)頒證（以下簡稱農(nóng)村土地確權(quán)頒證）檔案管理工作實(shí)際。請一并貫徹執(zhí)行。
一、規(guī)范農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案整理工作.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
主要集中在各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）各行政村（社區(qū)）各地要按照不同檔案門類進(jìn)行準(zhǔn)確區(qū)分，農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的大量文件材料。對農(nóng)村土地確權(quán)頒證業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料，應(yīng)當(dāng)納入專門檔案管理；對各種會(huì)議材料、計(jì)劃總結(jié)、統(tǒng)計(jì)匯總等檔案材料，應(yīng)當(dāng)納入文書檔案管理；對電子聲像類檔案材料，應(yīng)當(dāng)納入電子檔案、聲像檔案管理。
一）文書檔案類文件材料
包括機(jī)構(gòu)成立、意見、方案、指導(dǎo)性通知、計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、會(huì)議記錄、規(guī)劃、報(bào)告、檢查記錄、統(tǒng)計(jì)匯總等文件材料。1.歸檔范圍。各區(qū)縣（自治縣）人民政府、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的文件材料。
分為永久和定期，2.保管期限。按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局令第8號(hào)）要求。定期一般分為30年和10年。
以“件”為單位，3.整理要求。各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）整理這部分文件材料時(shí)應(yīng)納入機(jī)關(guān)文書檔案統(tǒng)一整理歸檔。按照《市機(jī)關(guān)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕34號(hào)）進(jìn)行整理。
按《市村級(jí)檔案管理辦法》規(guī)定，各行政村（社區(qū)）整理這部分文件材料時(shí)。統(tǒng)一納入村級(jí)文書檔案的經(jīng)濟(jì)發(fā)展類”按照《市文書立卷與案卷構(gòu)成的一般要求》或《市機(jī)關(guān)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》要求，以“卷”或“件”為單位進(jìn)行整理。
二）農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案類文件材料
1.歸檔范圍。農(nóng)村土地確權(quán)頒證材料包括農(nóng)村土地確權(quán)頒證入戶核實(shí)（匯總）表、國土“二調(diào)”面積核實(shí)表、田（土）面積丈量記錄表、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、承包土地空間位置圖、農(nóng)戶委托書、承包土地確認(rèn)面積公示表、農(nóng)戶簽字確認(rèn)的承包地塊及面積分?jǐn)偙?、農(nóng)戶土地承包經(jīng)營權(quán)證登記簿、土地承包經(jīng)營權(quán)證書登記表、新證領(lǐng)取表、原證注銷登記表、公告材料；土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)登記臺(tái)賬；農(nóng)村土地確權(quán)頒證人員花名冊、集體經(jīng)濟(jì)組織成員討論形成的承包面積確認(rèn)落實(shí)方案、村民代表會(huì)議決議、會(huì)議記錄；補(bǔ)充完善的土地承包（流轉(zhuǎn)）合同、依法調(diào)整承包土地方案、注銷（變更）土地承包經(jīng)營權(quán)申請、登記材料；其他方式承包申請頒發(fā)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)證書申請、登記等材料；其他農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案材料。
2.保管期限。農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案永久保管。
此次農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作結(jié)束后，3.整理要求。各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門在農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案作為自身全宗內(nèi)一種專門檔案保管。農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)證登記簿一式二份。必須移交區(qū)縣國家綜合檔案館保存一份，農(nóng)業(yè)行政主管部門用作日常登記管理留存一份。
應(yīng)以各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）為獨(dú)立全宗單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）級(jí)的農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案。集中統(tǒng)一整理，參照《市機(jī)關(guān)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕34號(hào)）要求，以“件”為單位進(jìn)行整理。一般以每戶形成的且能按戶分開的所有文件材料作一件，用線或不銹鋼釘裝訂，同一全宗內(nèi)以行政村（社區(qū)）順序依次排列，同一行政村（社區(qū)）中按村民小組順序依次排列并從1開始編制順序號(hào)，加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄，裝入文書檔案盒保管。各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）形成及整理農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案時(shí)，可根據(jù)需要一式數(shù)套。
村（社區(qū)）級(jí)農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案參照上述方法整理。
三）電子檔案、聲像檔案類文件材料
農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的電子、聲像檔案的歸檔整理按照國家和市相關(guān)要求執(zhí)行。其中電子檔案按照《市電子文件歸檔與管理細(xì)則》執(zhí)行；照片檔案按照《市照片檔案收集整理實(shí)施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕36號(hào)）執(zhí)行；聲像檔案按照《市檔案局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)聲像檔案管理的通知》渝檔發(fā)〔2010〕43號(hào)）執(zhí)行。
請按《意見》要求，原缺失二輪承包方案、合同、申請書、臺(tái)賬等補(bǔ)充完善材料。分類歸檔。
二、做好農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案移交和利用工作，強(qiáng)化服務(wù)。
要按照農(nóng)業(yè)部、國家檔案局《意見》要求，各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)、檔案行政主管部門。切實(shí)加強(qiáng)對本轄區(qū)農(nóng)村土地承包檔案管理工作的指導(dǎo)和服務(wù)，充分抓住本次開展農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作的有利時(shí)機(jī)，認(rèn)真做好相關(guān)管理工作，全面規(guī)范完善農(nóng)村土地承包檔案。
第2篇：電子檔案管理細(xì)則范文
一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)
檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施涉及硬件和軟件兩個(gè)方面：一是應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護(hù)以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時(shí)更新，修補(bǔ)漏洞；較高的兼容性。二是硬件建設(shè)需要提高存儲(chǔ)電子文件的硬件配置及備份策略。
二、檔案信息資源整合
檔案信息資源的整合需要注意以下問題：一是收集并歸檔已有的電子文件，及時(shí)錄入信息數(shù)據(jù)庫，避免資源的流失。二是對將要接收的電子文檔提前做好準(zhǔn)備工作，包括組織、技術(shù)和人員上的準(zhǔn)備，統(tǒng)一接收和管理各部門信息資源，開通檢索服務(wù)。三是標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定。檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，其依據(jù)為《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)政策法規(guī)。建立的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)需要滿足實(shí)際需求，能夠科學(xué)地指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)的全過程，確保信息化建設(shè)、管理和運(yùn)作過程有章可循，保證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及制度化的檔案管理信息化建設(shè)大方向不變。為檔案的電子文件信息采集、管理、存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行細(xì)則等標(biāo)準(zhǔn)與制度的建立。制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規(guī)范。建立和完善電子文件保管、存儲(chǔ)及安全利用的制度等。四是信息安全系統(tǒng)的建設(shè)。信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點(diǎn)之一。信息安全體系的建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等硬件安全系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)還包括內(nèi)外網(wǎng)隔離、網(wǎng)絡(luò)防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認(rèn)證以及網(wǎng)絡(luò)密鑰的管理，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)信息傳遞的安全。通過信息安全體系的建設(shè)，確保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，確保系統(tǒng)的可靠性、可控性和穩(wěn)定性。
第3篇：電子檔案管理細(xì)則范文
電子檔案主要是利用計(jì)算機(jī)來對檔案信息進(jìn)行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質(zhì)檔案來講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，因此需要對檔案管理電子化給予充分的重視，并對檔案管理電子化實(shí)施過程中存在的問題進(jìn)行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務(wù)于人們的工作和生活。
一、檔案管理電子化實(shí)施中存在的問題
（一）沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國檔案還處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的局面下，在當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，還沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不僅建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，而且沒有數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，這就對檔案開發(fā)、服務(wù)和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質(zhì)載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設(shè)過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)和規(guī)格不統(tǒng)一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導(dǎo)致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)存在一定的滯后性，當(dāng)前還沒有開發(fā)出來一個(gè)能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實(shí)現(xiàn)，也給我國檔案管理電子化的發(fā)展帶來了較大的阻礙。
（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)，需要從強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作入手。但當(dāng)前檔案管理中，長期以來對紙質(zhì)檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質(zhì)量不高，缺乏規(guī)范性，各類檔案著錄細(xì)則缺乏相容性，而且系統(tǒng)軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統(tǒng)都是針對自身的需求來對檔案信息進(jìn)行歸納管理，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。
（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。在檔案管理電子化實(shí)施過程中需要由具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行操作，掌握各類先進(jìn)的技術(shù)。但在當(dāng)前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術(shù)水平較低，復(fù)合型人才缺乏，部分人員對接技術(shù)接受能力較差，因此即使配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也無法有效的發(fā)揮出設(shè)備的重要作用，這對檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)帶來了較大的影響。
二、檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)的路徑
（一）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在推進(jìn)檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問題，對整體應(yīng)用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺(tái)。建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺(tái)就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺(tái)，并按部門或者檔案的類型對其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級(jí)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。
（三）重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案管理電子化實(shí)施過程中，需要以檔案信息數(shù)據(jù)庫作為重要的核心和基礎(chǔ)。通過構(gòu)建檔案信息數(shù)字庫，形成檔案信息數(shù)據(jù)集合，以此來推動(dòng)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)。在具體實(shí)施過程中，檔案管理軟件開發(fā)人員需要加強(qiáng)與檔案管理人員的溝通和聯(lián)系，對檔案數(shù)據(jù)收集來源進(jìn)行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和歸檔，為后續(xù)檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，還需要針對當(dāng)前計(jì)算機(jī)軟件和硬件平臺(tái)的快速發(fā)展變化情況，做數(shù)據(jù)庫內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完善工作。
（四）加強(qiáng)對電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案管理電子化建設(shè)過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進(jìn)即懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，同時(shí)加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的投入力度，努力提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，增強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)的積累，能夠熟練操作各種先進(jìn)的檔案電子管理的設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理電子化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
（五）做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作。由于科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時(shí)代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。
第4篇：電子檔案管理細(xì)則范文
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;措施
中圖分類號(hào):TN711.1A文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1007-9599 (2010) 03-0027-01
File Management Forward to Information
Ren Hongxia
(Jiamusi Municipal CPC Party School ,Jiamusi154002,China)
Abstract:The file management information has been a new era of file management goal, the beginning of the last century,the rapid development of computer information technology management in China an opportunity to file information. Firstly, information on records management should followed develop and elaborate the principles,and then the file management information with a preliminary analysis on the current status. Finally, we discuss the development of file management information specific measures to be taken.
Keywords:File management;Information;Measures
一、檔案管理信息化及原則
(一)規(guī)范性原則:制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)檔案館檔案信息化,一方面可以將檔案館的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。八婦女節(jié)
(二)安全性原則:隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此,我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略。
(三)效益性原則:由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、?cái)力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)檔案館原有基礎(chǔ),分析用戶需求。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,要有特色,主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合,把重要的、利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化,可以帶來巨大的效益。
二、檔案管理信息化的現(xiàn)狀
(一)社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息化的進(jìn)程。
(二)檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高,特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng),無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案工作信息化。
三、加強(qiáng)檔案管理應(yīng)向信息化發(fā)展及措施
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一,明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有:制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件,加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理等。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。
(一)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。在文件的管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還,以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。
(二)加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)
檔案的信息化:所謂檔案信息化,就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象,用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化,建立全文數(shù)據(jù)庫,以便于查找利用。
(三)加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵:做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。
(四)解決好檔案電子文件的保存問題:以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的,不存在磨損。
第5篇：電子檔案管理細(xì)則范文
一、培訓(xùn)教學(xué)檔案的含義
培訓(xùn)教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體材料的總稱。一方面，它真實(shí)地記錄了培訓(xùn)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的全過程，反映了培訓(xùn)教學(xué)的主要職能和歷史面貌，對今后的教學(xué)與研究，包括教學(xué)方式和方法的改進(jìn)，教學(xué)計(jì)劃的制定和實(shí)施等，都是不可缺少的重要信息資源。另一方面，它記載了城市規(guī)劃、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和城市管理體制改革等方面理論發(fā)展的過程，開發(fā)、利用好培訓(xùn)教學(xué)檔案，對于進(jìn)行城市科學(xué)研究和城市規(guī)劃建設(shè)管理都具有重要意義。
二、培訓(xùn)教學(xué)檔案管理工作中存在的問題
1.檔案意識(shí)不強(qiáng)
在日常教學(xué)管理工作中，許多同志檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為他們的主要任務(wù)是教學(xué)和管理，檔案的收集、管理是檔案部門的事，與已無關(guān)。各部門兼職檔案管理人員對檔案也僅僅是收集，對過程材料的積累意識(shí)不強(qiáng)。另一方面，教學(xué)檔案管理部門服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理人員只進(jìn)行一些日常的接收、分類、歸檔等常規(guī)性的工作，很少深入到教學(xué)部門，去宣傳檔案工作的重要性。
2.收集材料困難
由于忙于教學(xué)和其他事務(wù)，有的部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員對檔案收集管理工作不重視。還有少數(shù)兼職檔案員總是強(qiáng)調(diào)客觀理由，或者找借口拖延，不認(rèn)真對待，導(dǎo)致收集的檔案雜亂無章，材料殘缺不全，致使檔案有正件缺附件，有批復(fù)無請示，甚至同一份材料重復(fù)收集。有的部門因?yàn)闅w檔立卷不及時(shí)而造成材料積壓，有些文件因保管不善而殘缺不全。還有的只圖自己使用文件方便，將應(yīng)歸檔的文件長期積壓在自己的手里，等等?？傊?，教學(xué)檔案管理部門在收集材料方面，始終處于被動(dòng)地位，缺少主動(dòng)性。
3.管理制度不健全
從目前教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀看，雖然不少單位制定了檔案管理辦法，但其仍缺乏有效的制約機(jī)制，未建立規(guī)范的部門檔案管理制度及實(shí)施細(xì)則、兼職檔案管理人員崗位責(zé)任制度，也沒有制訂詳細(xì)的教學(xué)歸檔范圍等。
4.教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低
目前計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理僅局限在目錄檢索上，利用率較低。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動(dòng)，且不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔，但教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化要盡快提到工作日程上。
三、對培訓(xùn)教學(xué)檔案管理的探討
1.增強(qiáng)檔案意識(shí)
檔案意識(shí)，是指人們在實(shí)際工作中對檔案資料的認(rèn)知及反應(yīng)度，包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等方面的積極主動(dòng)意識(shí)和嚴(yán)格保密意識(shí)。培訓(xùn)教學(xué)檔案是培訓(xùn)教學(xué)工作的歷史記錄，首先，要增強(qiáng)教學(xué)相關(guān)部門教職員工的教學(xué)檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案是單位重要的信息資源，是單位教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)之一。其次，檔案部門應(yīng)積極做好宣傳工作，增強(qiáng)全體教職工的檔案意識(shí)，并在其檔案查閱過程中，盡可能給他們提供方便快捷的服務(wù)，促使他們關(guān)心參與檔案工作，主動(dòng)完成檔案資料的移交歸檔工作。第三，加強(qiáng)檔案利用工作的宣傳，引導(dǎo)單位教職工正確使用教學(xué)檔案，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的效用，為教學(xué)管理、教學(xué)改革服務(wù)。
2.建立健全教學(xué)檔案管理制度
教學(xué)檔案資料的收集、管理與其他工作一樣，也必須要有完善的管理制度。筆者認(rèn)為，應(yīng)根據(jù)單位各部門的具體業(yè)務(wù)職責(zé)，確定相應(yīng)的檔案工作基本原則和檔案歸檔范圍，從而制定與之相配套的檔案工作規(guī)范。如《教學(xué)檔案工作規(guī)范》、《教學(xué)檔案工作實(shí)施細(xì)則》、《外事類檔案工作規(guī)范》等制度都是做好教學(xué)檔案工作的保障。各部門應(yīng)明確一人專門負(fù)責(zé)其教學(xué)檔案的管理工作，并主動(dòng)接受檔案管理業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)，使教學(xué)檔案管理工作不斷得到提高，確保教學(xué)檔案管理的質(zhì)量，使教學(xué)檔案的管理制度化、正規(guī)化。
3.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
人是關(guān)鍵因素。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。一方面，單位要根據(jù)實(shí)際構(gòu)建一個(gè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的同志牽頭，各部門一名兼職檔案員組成。建議選拔年青、懂電腦、熟悉管理專業(yè)，且具有責(zé)任感、熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任各部門的兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)對其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的教學(xué)檔案進(jìn)行收集、分類和整理。另一方面，要通過在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)、函授學(xué)習(xí)等多種渠道有目的地對教學(xué)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)教育，拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域，提高他們的整體素質(zhì)和工作能力。
4.注重教學(xué)材料的收集
教學(xué)文件材料的收集是教學(xué)檔案整理工作中的重要環(huán)節(jié)，文件材料收集不齊全，就會(huì)影響教學(xué)檔案的質(zhì)量。要加強(qiáng)教學(xué)檔案收集工作，教學(xué)檔案管理人員工作的主動(dòng)性十分重要，而主動(dòng)性來自于愛崗敬業(yè)的精神。由于教學(xué)工作煩瑣、零碎，要注重日常分散形成的教學(xué)檔案的收集，每個(gè)班次結(jié)束后，一定要進(jìn)行材料的收集和整理，否則一些產(chǎn)生于日常教學(xué)中珍貴的第一手資料就會(huì)流失，要想彌補(bǔ)就會(huì)非常困難，而且也會(huì)失去檔案的真正意義了。因此，檔案資料收集齊全與否，在一定程度上取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感。
5.科學(xué)分類、系統(tǒng)地整理檔案
科學(xué)分類、系統(tǒng)地整理教學(xué)檔案是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案規(guī)范化管理的中心環(huán)節(jié)。因此，分管教學(xué)檔案的工作人員，在及時(shí)、認(rèn)真收集各類教學(xué)檔案材料的基礎(chǔ)上，要依據(jù)國家檔案法規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類、編目和系統(tǒng)排列，以便為開發(fā)利用教學(xué)檔案信息資源做好準(zhǔn)備。
第6篇：電子檔案管理細(xì)則范文
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化
中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）06-0-01
一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀
社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)精選的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
1.社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。
檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2.檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。
檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
3.檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。
在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。
2.加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵
（1）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
（2）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
（3）做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施
1.加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案（如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。
2.從穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才；提高整支隊(duì)伍素質(zhì)、建立競爭機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動(dòng)性；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。
3.從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性
鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護(hù)好、管理好檔案，要定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，同時(shí)更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻(xiàn)。
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第7篇：電子檔案管理細(xì)則范文
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理；對比分析
紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價(jià)值。硬盤和計(jì)算機(jī)光盤是電子檔案管理的主要存儲(chǔ)介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了資料的傳送和處理。
當(dāng)前，信息化、多元化成為時(shí)展的主題，對于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)，決定了它的不可替代性。同時(shí)，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢。
1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性
首先，無論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行優(yōu)化和整合，并充分運(yùn)用信息化技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術(shù)水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點(diǎn)并不否定兩者基本原理上的共通性。
其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實(shí)性，屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實(shí)性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來加以保證。
最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴(kuò)大。電子檔案是基于信息技術(shù)而建立的，大容量正是其優(yōu)勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲(chǔ)為電子檔案，同時(shí)還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)而存在的，因此在調(diào)用所需資料時(shí)，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案時(shí)，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。
1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.2.1 管理方式不同
電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的一級(jí)管理，這是由電子檔案的本質(zhì)特征所決定的，這一點(diǎn)同傳統(tǒng)檔案存在很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時(shí)，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據(jù)類型的不同選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)位置。在電子檔案管理工作中，管理人員對于接受到的文件，可以及時(shí)確定檔案的檔案號(hào)，接下來采取相應(yīng)的主題來標(biāo)注檔案的類型，檔案號(hào)具有唯一性，整個(gè)操作過程有著很高的效率。
1.2.2 保管方式不同
電子檔案存儲(chǔ)的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲(chǔ)和使用過程中，硬盤和光盤會(huì)逐漸老化，同時(shí)由于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新，載體的老化將導(dǎo)致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，并且具有紙質(zhì)備份。同時(shí)，由于無需網(wǎng)絡(luò)的參與，因此不會(huì)受到病毒入侵的威脅。
1.2.3 歸檔方式不同
可重復(fù)性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時(shí)，并不會(huì)留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時(shí)更正錯(cuò)誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進(jìn)行歸檔操作時(shí)，同類檔案之間的聯(lián)系較強(qiáng)，擺放檔案時(shí)，也是按照科學(xué)的順序來分類的。檔案管理人員依照相應(yīng)的程序來進(jìn)行歸檔操作，因此操作的痕跡將會(huì)被保留下來。這一點(diǎn)保證了檔案的真實(shí)性與原始性，彌補(bǔ)電子檔案管理的不足。
2 電子檔案管理的利與弊
2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1.1 電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
無紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個(gè)特色，在很大程度上降低了紙質(zhì)文件的使用數(shù)量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會(huì)隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護(hù)森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質(zhì)文件的必備工具，隨著紙質(zhì)文件數(shù)量的減少，對于這些工具的需求也必然有所降低。
2.1.2 電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案管理工作的主要內(nèi)容，即檔案的歸檔、存儲(chǔ)和查詢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些工作所需的時(shí)間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲(chǔ)、查詢的時(shí)間明顯縮短，管理效率獲得提升。數(shù)據(jù)傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時(shí)效性，并且不需要張貼和打印文件。
2.2 電子檔案管理的弊端
信息載體的老化和變質(zhì)現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對的難題，因此必須加強(qiáng)電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質(zhì)老化而導(dǎo)致的無法讀取資料的問題。目前，云技術(shù)是一種較為常用和有效的保護(hù)方式。
電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作。
黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。
雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細(xì)則仍不夠完善，相關(guān)部門應(yīng)該推出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
3 結(jié)束語
電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理時(shí)，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢，提高檔案管理質(zhì)量。
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第8篇：電子檔案管理細(xì)則范文
[關(guān)鍵詞]電力企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案；會(huì)計(jì)檔案利用
[作者簡介]錢菊，廣西送變電建設(shè)公司檔案管理員，館員，廣西南寧530031
[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1672－2728(2007)06－0072－04
電力工業(yè)是關(guān)系國計(jì)民生的重要基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)和公用事業(yè)，電力企業(yè)作為公用事業(yè)，其建設(shè)資金絕大多數(shù)來源于國家財(cái)政，實(shí)行的是微利原則，有利潤也是應(yīng)用于公用事業(yè)。2004年，全國凈增發(fā)電裝機(jī)容量4929萬千瓦，發(fā)電設(shè)備總?cè)萘窟_(dá)到44070萬千瓦，比上年增長12.6％。另外，全國共投產(chǎn)220千伏及以上輸電線路22912公里、變電容量10625萬千伏安。區(qū)域電網(wǎng)和省級(jí)電網(wǎng)網(wǎng)架得到加強(qiáng)，全國聯(lián)網(wǎng)格局基本形成。2005年，新增發(fā)電裝機(jī)容量約7000千瓦。電網(wǎng)建設(shè)投產(chǎn)220千伏及以上輸電線路25000公里左右，變電容量約14000萬千伏安。電網(wǎng)建設(shè)將對電網(wǎng)保護(hù)與控制設(shè)備、輸變電設(shè)備、電力計(jì)量設(shè)備等行業(yè)內(nèi)企業(yè)產(chǎn)生直接影響。新增發(fā)電裝機(jī)容量創(chuàng)下峰值年，電網(wǎng)建設(shè)滯后于電源建設(shè)的局面將有所改變。
2005年是電力裝備制造業(yè)供貨任務(wù)最繁重的一年，特別是國家投資336.2億元對縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造工程全面啟動(dòng)，輸變電設(shè)備的需求缺口加大，輸變電設(shè)備生產(chǎn)雖然受到原材料上漲的沖擊，仍然有一定的利潤空間，但是以目前電網(wǎng)企業(yè)的贏利能力，還達(dá)不到能夠正常發(fā)展的水平。要解決這一問題，電力企業(yè)除了努力消化成本增支挖潛降耗外，還應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，利用現(xiàn)有資源――文書檔案，尋求新的閃光點(diǎn)。本文提到的文書檔案側(cè)重于會(huì)計(jì)檔案。
一、會(huì)計(jì)檔案的定義
作為文書檔案的一種，會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案主要來自立檔單位的財(cái)會(huì)部門或財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員。會(huì)計(jì)工作是由會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查三個(gè)部分所組成，而會(huì)計(jì)核算是會(huì)計(jì)的基本環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案則是這個(gè)環(huán)節(jié)的集中反映和副產(chǎn)品。會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種。會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。會(huì)計(jì)報(bào)表是用統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位，總括地反映企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)單位在一定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況的報(bào)告文件。會(huì)計(jì)報(bào)表分為月報(bào)、季報(bào)和年報(bào)。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)會(huì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊或整理立卷，按要求移交歸檔。
二、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)和功能
(一)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
1、專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，與會(huì)計(jì)工作活動(dòng)密切相關(guān)。
2、廣泛性。從形成會(huì)計(jì)檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。
3、嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)檔案形成過程具有嚴(yán)密性，一環(huán)扣一環(huán)，聯(lián)系緊密，在反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與財(cái)務(wù)收支方面缺一不可。
(二)會(huì)計(jì)檔案的功能
1、為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)行決策及對宏觀經(jīng)濟(jì)進(jìn)行監(jiān)督管理，提供真實(shí)可靠的信息。
2、小范圍能為加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部微觀經(jīng)濟(jì)管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)，大范圍能為保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域不法行為提供有力證據(jù)。
3、為研究財(cái)政經(jīng)濟(jì)、歷史和發(fā)展提供可靠史料。
三、電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案利用的現(xiàn)狀
隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，電力企業(yè)逐步成為自主開發(fā)、自我發(fā)展的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，電力企業(yè)面臨著新時(shí)期電力市場競爭日趨激烈的形勢。首先，國家宏觀調(diào)控政策影響逐步顯現(xiàn)，經(jīng)濟(jì)增長速度放緩，用電市場開拓難度加大。其次，受第二輪煤電聯(lián)動(dòng)電價(jià)調(diào)整政策以及枯水期電價(jià)上浮影響，高能耗企業(yè)的用電需求將進(jìn)一步萎縮，市場形勢更加嚴(yán)峻，并且極有可能導(dǎo)致政策性欠費(fèi)及電費(fèi)壞賬的大幅發(fā)生。此外，枯水期需購入計(jì)劃外電量填補(bǔ)缺口，將增加購電成本2億元。
會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資料，充分利用好會(huì)計(jì)檔案將為企業(yè)發(fā)展帶來巨大的利益。可惜的是，電力企業(yè)在企業(yè)經(jīng)營管理中起重要作用的會(huì)計(jì)檔案并沒有運(yùn)用在增效上。受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，多數(shù)企業(yè)只重視對事業(yè)收入、經(jīng)費(fèi)支出、資金的管理利用，而對會(huì)計(jì)檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會(huì)計(jì)檔案來分析經(jīng)濟(jì)管理過程中的各項(xiàng)活動(dòng)，在一定程度造成了會(huì)計(jì)檔案資源的浪費(fèi)。同時(shí)，由于電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度中或多或少地存在過分強(qiáng)調(diào)保密的問題，對利用會(huì)計(jì)檔案人員的身份和利用目的作了嚴(yán)格的限制，導(dǎo)致一批現(xiàn)實(shí)的會(huì)計(jì)檔案用戶被拒之門外，潛在的會(huì)計(jì)檔案用戶得不到轉(zhuǎn)化，會(huì)計(jì)檔案的史料和參考作用難以最大限度地發(fā)揮。
四、電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案利用的意義
從各類權(quán)威電力投資信息分析材料得知，隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國電力市場進(jìn)人了新一輪景氣循環(huán)，城市化和重工業(yè)化的高速發(fā)展帶動(dòng)了電力需求的強(qiáng)勁增長。2005～2007年，我國將新增電力1.80億千瓦，到2010年我國電力裝機(jī)容量將達(dá)6億千瓦，2020年將達(dá)到10億千瓦。從2004年到2020年，我國電力將翻一番。我國特高壓電網(wǎng)工程的建設(shè)給輸變電行業(yè)帶來新商機(jī)。據(jù)預(yù)計(jì)到2020年，全國特高壓及跨區(qū)電網(wǎng)的輸送容量約為2.1億千瓦，其中800千伏直流約為5600萬千瓦，另外約1.5億千瓦由交流構(gòu)成。從投資角度看，2020年，特高壓交流加直流的市場約為4060億元，其中交流2560億元，直流1500億元。
在輸配電設(shè)備行業(yè)，雖然行業(yè)資質(zhì)與產(chǎn)品研發(fā)量核心要素至關(guān)重要，但企業(yè)營銷策略也正在逐步成為制勝的重要手段。電力企業(yè)檔案記載企業(yè)的歷史，信息連著企業(yè)的未來。充分利用會(huì)計(jì)檔案，可以對市場范圍廣、投資戰(zhàn)線大的電力企業(yè)提供工程的投標(biāo)、預(yù)算，自身可支配資金的動(dòng)態(tài)，整體資金狀態(tài)的參考分析，以及其他資金狀況的分析和預(yù)測、戰(zhàn)略決策支持，以便更好地把握企業(yè)的發(fā)展方向。
我們知道，所謂預(yù)算管理，就是用貨幣來計(jì)量，將決策目標(biāo)所涉及的經(jīng)濟(jì)資源配置，以計(jì)劃的形式具體地、系統(tǒng)地反映出來。簡言之，就是決策目標(biāo)的具體化?！邦A(yù)則立，不預(yù)則廢?！边@句古語早已確切地道出了預(yù)算的重要性，因此做好電力企業(yè)全面預(yù)算管理是非常重要的，這又正是會(huì)計(jì)檔案所能提供的。會(huì)計(jì)檔案所記錄的是投入價(jià)值中的歷史成本，而歷史成本的可靠性是不言而喻的。
我們知道，資產(chǎn)的定義是預(yù)期能夠流入企業(yè)未來經(jīng)濟(jì)利益的資源。我們可以看出會(huì)計(jì)檔案資源和物資資源都符合此定義，即兩者都有為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益的能力。會(huì)計(jì)信息的需求者最關(guān)心的是
檔案數(shù)據(jù)為企業(yè)創(chuàng)造的價(jià)值大小，期望會(huì)計(jì)檔案信息能幫助他們預(yù)測企業(yè)未來的現(xiàn)金流量，對檔案價(jià)值的需求相對而言要小些。也就是說，利益關(guān)系人并不太在乎企業(yè)檔案本身的價(jià)值大小，他們更關(guān)注企業(yè)取得和利用會(huì)計(jì)檔案的成本和檔案信息給企業(yè)帶來的效益。總的來說，充分利用會(huì)計(jì)檔案，可以實(shí)現(xiàn)以下管理效果：
(一)掌握整個(gè)企業(yè)的整體資金狀況
企業(yè)管理者隨時(shí)都能方便地對會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、完整地掌握整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。從而針對各地區(qū)用電結(jié)構(gòu)差異和不同時(shí)期用電特點(diǎn)，研究制定出多種營銷策略組合。
(二)監(jiān)控資金動(dòng)態(tài)。防范風(fēng)險(xiǎn)、堵塞漏洞
利用會(huì)計(jì)檔案可方便地隨時(shí)監(jiān)測異動(dòng)，加強(qiáng)對投資、融資、擔(dān)保和匯率等方面的風(fēng)險(xiǎn)管理，為企業(yè)減少風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)，可方便隨時(shí)摸“家底”，查問題，找原因；對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項(xiàng)管理制度和內(nèi)控制度，提高管理水平，為企業(yè)的改革和發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
(三)提高資金的使用效益
利用會(huì)計(jì)檔案，實(shí)時(shí)掌握企業(yè)可支配的資金總量，可以向商業(yè)銀行爭取較高的協(xié)議存款利率，可以在公司內(nèi)部調(diào)劑余缺，可以盡量利用自有資金、減少財(cái)務(wù)費(fèi)用，向資金要效益，提升企業(yè)價(jià)值。
(四)對資金狀況進(jìn)行各種分析和預(yù)測，提供決策支持
根據(jù)資金需求和存量，作出資金預(yù)測；通過對資金支付信息的分析，安排對企業(yè)最有利的資金付款計(jì)劃；通過對企業(yè)范圍內(nèi)的現(xiàn)金流量的完整分析，作出全面的資金規(guī)劃；通過對不同銀行間存款余額、協(xié)議存款利率、實(shí)際貸款利率的綜合比較分析，對融資結(jié)構(gòu)和存款結(jié)構(gòu)進(jìn)行最優(yōu)規(guī)劃。
(五)深化預(yù)算資金管理
利用會(huì)計(jì)檔案，繼續(xù)擴(kuò)大企業(yè)賬戶規(guī)模，加強(qiáng)運(yùn)作。貫徹國家電價(jià)調(diào)整政策，確保執(zhí)行到位。繼續(xù)做好西電東送輸電價(jià)格兩部制及豐枯電價(jià)機(jī)制研究。建立統(tǒng)一高效的保險(xiǎn)管理模式，加強(qiáng)稅務(wù)籌劃，爭取稅收優(yōu)惠政策。
(六)為搞清單位債權(quán)債務(wù)、理順和明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系發(fā)揮作用
某些企業(yè)的會(huì)計(jì)人員崗位變動(dòng)大，情況復(fù)雜，但一些歷史遺留問題，可以通過會(huì)計(jì)檔案，明確單位與單位之間、單位與內(nèi)部成員之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，劃分經(jīng)濟(jì)責(zé)任，理順和明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系。
(七)為努力消化成本、挖潛降耗提供數(shù)據(jù)分析
利用會(huì)計(jì)檔案，建設(shè)節(jié)約型企業(yè)，堅(jiān)持開源與節(jié)約并重的原則，把節(jié)約放在首位。通過各種數(shù)據(jù)分析對比節(jié)約成本，整改降耗，同時(shí)開展節(jié)鋼、節(jié)水、節(jié)電、節(jié)油為重點(diǎn)的節(jié)約工作，牢固樹立電力企業(yè)節(jié)約意識(shí)，使資源高效循環(huán)利用，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
五、電力企業(yè)利用會(huì)計(jì)檔案管理取得的成果
迄今為止，南方電網(wǎng)公司創(chuàng)造性地運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，取得了不俗的成績o，
(一)利用檔案資源，多方面為企業(yè)提供有力證據(jù)。有效地挽回了經(jīng)濟(jì)損失
從2006年初開始，陸續(xù)開展預(yù)算執(zhí)行檢查，逐個(gè)單位跟蹤，逐個(gè)指標(biāo)落實(shí)，確保完成全年資產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)。有計(jì)劃地安排已完工項(xiàng)目貸款提前還貸，壓減利息支出3000萬元，緩解了融資成本上升的壓力。
2003年，廣西送變電建設(shè)公司經(jīng)審理的案件在2004年已全部結(jié)案并進(jìn)入執(zhí)行階段，公司訴玉林市某工行分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失85.6萬元；公司訴玉林某農(nóng)村信用社存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失85萬元；公司訴中國農(nóng)業(yè)銀行南寧某分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失50萬元；公司鐵塔廠在與甘肅省天水市鍛壓機(jī)床廠改造合同糾紛一案中運(yùn)用調(diào)解手段維權(quán)，與對方達(dá)成和解協(xié)議，妥善解決了糾紛。
(二)經(jīng)營管理水平不斷提高，效益穩(wěn)步增長
南方電網(wǎng)公司電價(jià)工作取得了新的突破，改善了經(jīng)營環(huán)境。全面預(yù)算管理繼續(xù)深化，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析質(zhì)量得到不斷提高，加強(qiáng)了對基建成本、購電成本和可控供電成本的管理。因購電結(jié)構(gòu)優(yōu)化，公司平均購電單價(jià)下降了15.33元／千千瓦時(shí)，可控供電單位成本比預(yù)算下降了2.67元／千千瓦時(shí)。出臺(tái)了《“十一五”節(jié)能降損綱要》，繼續(xù)強(qiáng)化線損管理，全網(wǎng)綜合線損率為7.16％，比年度計(jì)劃指標(biāo)低0.2個(gè)百分點(diǎn)。2006年上半年，公司實(shí)現(xiàn)售電量1788.7億千瓦時(shí)，同比增長13.2％，應(yīng)收電費(fèi)余額比上年同期減少9.9億元。公司在全球500強(qiáng)企業(yè)中排名上升了50位，列第266位。
(三)南方電網(wǎng)公司配合廣西壯族自治區(qū)經(jīng)委、物價(jià)局出臺(tái)了豐水期低谷時(shí)段優(yōu)惠電價(jià)政策。開拓低谷用電市場
有60萬～80萬千瓦的停機(jī)負(fù)荷重新開機(jī)生產(chǎn)，拉動(dòng)低谷平均負(fù)荷增加30萬千瓦。重點(diǎn)跟蹤的273家企業(yè)開機(jī)負(fù)荷達(dá)到253萬千瓦，開機(jī)率達(dá)74.2％?；謴?fù)了業(yè)擴(kuò)緊急金，從第一期資金的使用情況看，對開拓居民、商業(yè)、非普等優(yōu)質(zhì)用戶市場，解決局部配網(wǎng)卡脖子問題發(fā)揮了較好的作用。公司抓住國家實(shí)施第二輪煤電價(jià)格聯(lián)動(dòng)政策的機(jī)遇，配合物價(jià)部門制訂了廣西煤電價(jià)格聯(lián)動(dòng)方案，疏導(dǎo)電網(wǎng)輸配電價(jià)矛盾。從2006年7月1日起，銷售電價(jià)平均提高3.33分／千瓦時(shí)，較好地解決了電網(wǎng)建設(shè)還本付息、來賓BOT電廠新增電費(fèi)和國家出臺(tái)優(yōu)惠電價(jià)造成的電費(fèi)缺口。重新修訂內(nèi)部經(jīng)營責(zé)任制，實(shí)施新的量價(jià)結(jié)合，更注重市場差異的內(nèi)部經(jīng)營責(zé)任制考核，調(diào)動(dòng)供電局開拓市場、提高效益的積極性。開展市場調(diào)研，分析電價(jià)調(diào)整帶來的影響，為下半年?duì)I銷工作做好準(zhǔn)備。
六、加強(qiáng)電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施
(一)進(jìn)一步完善企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則
電力企業(yè)財(cái)務(wù)部門要結(jié)合本單位會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定適合本單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則。對會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷毀和有效利用等形成一整套的實(shí)施細(xì)則規(guī)章制度。定期對會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、收費(fèi)報(bào)表、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質(zhì)打印裝訂成冊并進(jìn)行存檔，這種管理方法與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方式相一致。計(jì)算機(jī)打印的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)填制賬簿啟用表和科目目錄，賬簿封面要填寫賬簿名稱和單位名稱，對賬簿、報(bào)表還要打印頁碼，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)檔案立卷工作，并根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法要求，填寫案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。還應(yīng)設(shè)置專職會(huì)計(jì)檔案管理崗位，由專人負(fù)責(zé)向公司檔案室移交會(huì)計(jì)檔案，在交接時(shí)要認(rèn)真清點(diǎn)，保證歸檔數(shù)量準(zhǔn)確，確保會(huì)計(jì)檔案安全完整。應(yīng)對計(jì)算機(jī)環(huán)境中形成的會(huì)計(jì)檔案實(shí)行多備份：一是采用在專用計(jì)算機(jī)上進(jìn)行電子檔案備份；二是在磁盤、光盤上進(jìn)行電子檔案備份；三是對電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行異地備份，以防發(fā)生事故時(shí)使會(huì)計(jì)檔案盡失。同時(shí)還應(yīng)將制定的管理制度，特別是要形成電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，推行電子檔案與多套保管制度，對所有
備份的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)以最優(yōu)質(zhì)的光盤刻錄備份，從而保證數(shù)據(jù)的實(shí)體和信息安全。
(二)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的硬件投入
電力企業(yè)存放電子會(huì)計(jì)檔案的場所，應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的會(huì)計(jì)電算化檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內(nèi)，對電子信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權(quán)批準(zhǔn)制度。為保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全，要制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施，防止計(jì)算機(jī)病毒造成電算化信息的重大損失。由于目前會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)多采用局域網(wǎng)形成，病毒容易從外來軟盤或光盤的渠道帶來。因此，企業(yè)要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，對一般操作人員的計(jì)算機(jī)一律去掉軟驅(qū)和光驅(qū)，所有需安裝的軟件都必須由系統(tǒng)管理員執(zhí)行，從根本上解決病毒的威脅。
(三)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。提高會(huì)計(jì)檔案管理水平
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)各級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，才能使會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理人員聘用上，要從整體利益出發(fā)，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好會(huì)計(jì)檔案管理人員人口關(guān)。要將那些有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、有專長、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的會(huì)計(jì)人員選聘到會(huì)計(jì)檔案管理崗位。通過他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。對會(huì)計(jì)檔案管理人員設(shè)立獎(jiǎng)懲措施，獎(jiǎng)勤罰懶，使物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)與相應(yīng)處罰同步，鼓勵(lì)會(huì)計(jì)檔案管理人員積極參與相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，堅(jiān)持崗前培訓(xùn)，合格上崗。通過競爭激勵(lì)機(jī)制的引入，使會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)始終處于動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，促使會(huì)計(jì)檔案管理人員安于并樂于從事會(huì)計(jì)檔案管理工作。同時(shí)，檔案部門和財(cái)務(wù)部門要聯(lián)合起來，組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和本企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，使每位會(huì)計(jì)人員認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，保證會(huì)計(jì)檔案歸檔前各項(xiàng)工作的完成質(zhì)量。對會(huì)計(jì)檔案的使用要嚴(yán)格借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度。電子會(huì)計(jì)檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個(gè)人，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)盤片不得帶出檔案室。另外，對存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案信息的盤片應(yīng)定期檢查，防止出現(xiàn)人為或自然損壞等問題，以免造成電子會(huì)計(jì)檔案信息的丟失。
(四)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案利用工作
第9篇：電子檔案管理細(xì)則范文
關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目科研檔案檔案管理
在科研活動(dòng)日益社會(huì)化、信息化的背景下，科研項(xiàng)目（課題）呈現(xiàn)出跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項(xiàng)目相比，“三跨”項(xiàng)目往往集合了各機(jī)構(gòu)相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時(shí)“三跨”科研項(xiàng)目研究周期較長，具有跨機(jī)構(gòu)、跨學(xué)科、跨地域、跨平臺(tái)等諸多新特點(diǎn)，依靠傳統(tǒng)的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統(tǒng)地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)分析
（一）歸檔主體的多口性
“三跨”科研項(xiàng)目范圍大、成員多，往往需要多學(xué)科交叉、多部門協(xié)調(diào)、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機(jī)構(gòu)包括主管單位、依托單位（負(fù)責(zé)單位）、參加單位，涉及的人員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目（課題）參加人、業(yè)務(wù)管理人員、綜合管理人員（包括財(cái)務(wù)人員、設(shè)備采購人員、人事管理人員等），并且根據(jù)項(xiàng)目開展需要聘請?jiān)和馍踔潦菄庵麑＜一驅(qū)＜覉F(tuán)隊(duì)。這些機(jī)構(gòu)或個(gè)人會(huì)形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產(chǎn)生于同一科研活動(dòng)中的資源，共同構(gòu)成了一個(gè)“三跨”科研項(xiàng)目的全部檔案。
（二）歸檔內(nèi)容的電子化
一方面，“三跨”科研項(xiàng)目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項(xiàng)目會(huì)應(yīng)用更先進(jìn)的信息技術(shù)和電子化設(shè)備，科研人員習(xí)慣于在自己的工作現(xiàn)場和研究過程中電子化地進(jìn)行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實(shí)驗(yàn)性數(shù)據(jù)和各種結(jié)果性數(shù)據(jù)。另一方面，這些電子檔案具有異構(gòu)性的特征。由于“三跨”科研項(xiàng)目需要國內(nèi)國際不同領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)和人員協(xié)同工作，會(huì)涉及多個(gè)單位多種應(yīng)用平臺(tái)多個(gè)數(shù)據(jù)庫資源，不同的科研人員又會(huì)在自己的電子設(shè)備中保存不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而不可避免的產(chǎn)生多種結(jié)構(gòu)、多種載體的電子檔案。
（三）檔案收集過程的復(fù)雜性
“三跨”科研項(xiàng)目研究周期長，一般為3至5年，從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收每個(gè)環(huán)節(jié)都需經(jīng)過反復(fù)研究和試驗(yàn)，取得最終成果往往要耗費(fèi)很長時(shí)間，這就使得檔案資料的收集整理時(shí)間跨度大、周期長。在項(xiàng)目進(jìn)行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執(zhí)行情況（包括階段科技目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、階段性成果的形成、創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)使用情況等）進(jìn)行綜合考核評(píng)估；同時(shí)每個(gè)項(xiàng)目會(huì)分不同課題，每個(gè)課題也會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行階段性檢查。在項(xiàng)目整體推進(jìn)過程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)成員離職、調(diào)職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時(shí)跟進(jìn)，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。
（四）檔案資源的共享性
“三跨”科研項(xiàng)目的立項(xiàng)會(huì)經(jīng)過嚴(yán)格的論證和審批程序，每個(gè)課題的設(shè)置也必須緊密圍繞總體目標(biāo)，相互有機(jī)聯(lián)系，能針對關(guān)鍵性科學(xué)技術(shù)問題組織多學(xué)科、多方位的交叉研究和協(xié)同攻關(guān)，在項(xiàng)目進(jìn)展過程中，同步進(jìn)行的類似課題的進(jìn)展會(huì)直接影響到相關(guān)課題的時(shí)效性和完成程度。這種狀況下，項(xiàng)目要盡量實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識(shí)資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯(lián)互通的檔案資源共享環(huán)境，根據(jù)項(xiàng)目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時(shí)的科研檔案信息內(nèi)容。
“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的這些特點(diǎn)決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。
二、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏針對“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)規(guī)范
首先，從國家層面看，已有相關(guān)的科研項(xiàng)目和檔案管理規(guī)范，但缺乏直接針對“三跨”科研項(xiàng)目和檔案管理的專項(xiàng)規(guī)范，缺少針對科研信息化發(fā)展的內(nèi)容。
我國對科研項(xiàng)目和其檔案的管理規(guī)范可分為兩類，第一類是通用的科研項(xiàng)目與檔案管理法規(guī)和規(guī)范，如《國家科技計(jì)劃管理暫行規(guī)定》等項(xiàng)目管理規(guī)定和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等通用科研檔案管理規(guī)定。這些規(guī)定基本為科技項(xiàng)目和檔案管理的一般性規(guī)范，沒有針對“三跨”科研項(xiàng)目或其他重大科技項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定[1]。同時(shí)這些管理規(guī)范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環(huán)境下科研項(xiàng)目和檔案工作的思考。
第二類是專用科研項(xiàng)目與檔案管理的規(guī)章和規(guī)范，如《國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）管理辦法》、《國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項(xiàng)目的管理規(guī)范在一定程度上與“三跨”科研項(xiàng)目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細(xì)則性的規(guī)定，很多工作還要參照老標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行[2]。
其次，從地方層面看，很多省市機(jī)關(guān)、高校等項(xiàng)目主管部門制定了項(xiàng)目與檔案管理規(guī)范，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》等，這些規(guī)范相比國家規(guī)范進(jìn)一步細(xì)化，更具有執(zhí)行性，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》進(jìn)一步明確了各相關(guān)方的職責(zé)[3]、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》則提出要加強(qiáng)科研項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項(xiàng)科研項(xiàng)目和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，無法直接指導(dǎo)“三跨”科研項(xiàng)目的檔案管理工作。
（二）缺少針對“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作自上而下的管理體系
由于管理規(guī)范或制度中對檔案工作內(nèi)容的缺失，造成項(xiàng)目各主體對檔案工作認(rèn)識(shí)的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作的管理體系。
首先，從下達(dá)“三跨”科研項(xiàng)目的主管機(jī)構(gòu)看，沒有定制項(xiàng)目的檔案管理指導(dǎo)規(guī)范，缺少對檔案工作的總體把控與協(xié)調(diào)，檔案工作無法納入立項(xiàng)、階段檢查、總驗(yàn)收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而造成檔案資源的失控與失存。
其次，從主要承擔(dān)項(xiàng)目的依托單位看，依舊無法對項(xiàng)目的整體檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。雖然項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)指派相關(guān)檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內(nèi)部檔案工作進(jìn)行管理，對項(xiàng)目的二級(jí)課題承擔(dān)單位沒有進(jìn)行相關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。因依托單位并不能保存全部項(xiàng)目檔案材料，并且因?yàn)楦髡n題分頭管理導(dǎo)致復(fù)印件多、原件少，紙質(zhì)材料多、其他載體材料少等現(xiàn)象，從而影響和制約了“三跨”科研項(xiàng)目檔案的收集整理與開發(fā)利用。
最后，從項(xiàng)目的課題參加單位看，由于缺少項(xiàng)目主管單位的指導(dǎo)和管理，基本采用原有的一般性科研項(xiàng)目檔案管理模式，不能根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計(jì)劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時(shí)科研人員缺乏檔案意識(shí)，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)和科研成果的發(fā)表與獲獎(jiǎng)，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識(shí)，重視材料的收集整理、輕視資源的開發(fā)與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內(nèi)部科研檔案工作推進(jìn)的困難。
綜上，由于“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理工作仍主要依據(jù)一般性的項(xiàng)目檔案管理辦法和模式，缺乏相應(yīng)的管理制度和實(shí)施細(xì)則，對各責(zé)任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統(tǒng)一管理。
（三）缺少對“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享機(jī)制與手段
對“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享需求可分為三個(gè)層次，即項(xiàng)目組內(nèi)共享、單位內(nèi)共享和社會(huì)共享。
首先，項(xiàng)目的各組成部分（課題、機(jī)構(gòu)、人員）是密不可分的整體，其研究過程數(shù)據(jù)、成果信息、管理性材料是大家所關(guān)注的內(nèi)容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機(jī)構(gòu)中，而這些機(jī)構(gòu)相對獨(dú)立，項(xiàng)目檔案資源缺少共享的機(jī)制，且暫時(shí)無法提供資源共享的技術(shù)手段。
其次，“三跨”科研項(xiàng)目集中了各單位相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢力量，形成的是有顯示度的原創(chuàng)性科研成果，在項(xiàng)目完成后，除和涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之外的已歸檔信息資源有必要在單位內(nèi)部共享。而目前的項(xiàng)目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態(tài)，無法形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。
最后，從全社會(huì)發(fā)展的角度看，科技部《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法》中已經(jīng)提出“各類國家科技計(jì)劃必須建立相互兼容的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)資源共享”，但目前在缺少共享機(jī)制和平臺(tái)的條件下，“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。
三、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的策略分析
（一）加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案和檔案工作的集中統(tǒng)一管理
首先，要將檔案管理納入項(xiàng)目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設(shè)計(jì)。
在項(xiàng)目管理規(guī)范中明確檔案集中統(tǒng)一管理的原則，加入檔案管理的總體內(nèi)容和要求，保證立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)、鑒定等關(guān)鍵環(huán)節(jié)檔案工作到位。如將“三跨”科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目驗(yàn)收中的重要環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目結(jié)題、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)時(shí)提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準(zhǔn)確的證明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍。
只有由項(xiàng)目主管機(jī)構(gòu)或由其指派相關(guān)檔案部門根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特點(diǎn)制定并頒發(fā)檔案管理規(guī)范，才能根本上保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容的歸檔范圍表，項(xiàng)目檔案分類中除科研檔案外還會(huì)有基建、設(shè)備、電子檔案等不同門類，如果按目前實(shí)行的按門類管理檔案的模式，會(huì)破壞“三跨”科研項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項(xiàng)目為主體、綜合各門類檔案和項(xiàng)目各階段內(nèi)容的系統(tǒng)的檔案資源結(jié)構(gòu)模型和歸檔范圍表。第二要根據(jù)科研信息化的特點(diǎn)規(guī)范電子文件的歸檔內(nèi)容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因?yàn)椤叭纭笨蒲许?xiàng)目中會(huì)形成不同載體、不同形式的電子文件，同時(shí)會(huì)有海量電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生，需要主管部門會(huì)同其他機(jī)構(gòu)制定針對電子科研數(shù)據(jù)的歸檔保存策略。
最后，要明確項(xiàng)目各主體的職權(quán)范圍，加強(qiáng)對檔案工作的分級(jí)管理。
為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規(guī)范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發(fā)，探索以主管機(jī)構(gòu)為中心，以項(xiàng)目為紐帶的檔案工作分級(jí)管理模式?？蓪?shí)行主管機(jī)構(gòu)抓依托單位，依托單位抓項(xiàng)目組，項(xiàng)目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級(jí)抓一級(jí)，管理網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門必須加強(qiáng)與有關(guān)職能部門的配合，建立聯(lián)合監(jiān)督檢查制度[4]。主管機(jī)構(gòu)檔案部門負(fù)責(zé)各項(xiàng)目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，將具體工作任務(wù)分解到各項(xiàng)目組；每個(gè)項(xiàng)目組確定一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)其項(xiàng)目研究過程中與項(xiàng)目有關(guān)的檔案工作，對各課題檔案工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)；每個(gè)課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)。同時(shí)項(xiàng)目組要為項(xiàng)目檔案管理提供必要的服務(wù)、經(jīng)費(fèi)和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理與年度績效考核內(nèi)容。
（二）建立基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流的全過程管理
“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理需要基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流和業(yè)務(wù)主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項(xiàng)目管理流程，實(shí)行全面的、系統(tǒng)的、過程的管理。
“三跨”科研項(xiàng)目主要有三方業(yè)務(wù)主體負(fù)責(zé)六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，業(yè)務(wù)主體指：主管機(jī)構(gòu)、依托單位、參加單位，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包括分析論證階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、成果鑒定驗(yàn)收階段、推廣應(yīng)用階段、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、申請專利和成果轉(zhuǎn)讓階段。基于此形成向“三跨”科研項(xiàng)目業(yè)務(wù)流的檔案管理流程，見圖1。
（三）逐步構(gòu)建“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源平臺(tái)
構(gòu)建資源庫是科研信息化發(fā)展的必然要求，它一方面可以實(shí)現(xiàn)橫向共享，為項(xiàng)目組間的溝通交流提供平臺(tái)；另一方面能全面、系統(tǒng)的積累“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎(chǔ)。
首先，要建設(shè)基于“三跨”科研項(xiàng)目應(yīng)用平臺(tái)的歸檔保存系統(tǒng)。目前很多項(xiàng)目的實(shí)施都依托于一定的應(yīng)用平臺(tái)，這些不同的平臺(tái)中會(huì)產(chǎn)生大量的科研電子數(shù)據(jù)信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項(xiàng)目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺(tái)設(shè)計(jì)之初就將檔案管理系統(tǒng)的功能嵌入到平臺(tái)內(nèi)，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；
同時(shí)要考慮不同平臺(tái)異構(gòu)信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統(tǒng)。
其次，是建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案中央數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫需要在主管機(jī)構(gòu)的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項(xiàng)目為單元有不同的業(yè)務(wù)主體全過程的記錄、積累科研過程數(shù)據(jù)。同時(shí)隨著數(shù)據(jù)量的增加可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建成果數(shù)據(jù)庫，揭示相關(guān)的科研項(xiàng)目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項(xiàng)目科研成果檔案信息得到推廣。
最后，要在主管機(jī)構(gòu)的支持下建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)。首先實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享，各項(xiàng)目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新；同時(shí)考慮構(gòu)建科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)，提供科研檔案信息的服務(wù)，充分發(fā)揮已歸檔資源的作用，打破各機(jī)構(gòu)間檔案實(shí)體共享的限制，使“三跨”科研項(xiàng)目成果的利用更加廣泛和深入[5]。
“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機(jī)構(gòu)到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實(shí)際需要，檔案人員需要根據(jù)科研工作發(fā)展的新情況新趨勢創(chuàng)新性地開展檔案管理工作，以全面、系統(tǒng)地保存科研檔案信息資源，服務(wù)科研一線服務(wù)社會(huì)。
注釋：
[1]科學(xué)技術(shù)部.國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定，1987-3-20
[2]科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃[863計(jì)劃]管理辦法.2001- 8；科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1
[4]關(guān)宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點(diǎn)問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.
