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全球化的經濟發展趨勢加劇了企業間的競爭,很多大型集團公司、跨國企業間的競爭形式逐漸由單一的價值鏈之間的競爭向價值網絡競爭的轉變,這就要求集團企業要以集團整體利益為出發點,綜合考慮業務成本,以期在協調局部成本收益的基礎上,實現集團整體利益最大化的目的。財務共享服務中心給集團企業提供了解決這一問題的方法,財務共享服務通過將易于標準化的營運業務進行整合、流程再造,以提高管理效率、壓縮成本、提升服務水平,很好地解決了目前大型的集團企業財務組織重復繁多以及效率整體低下的問題,為大型集團企業進一步優化現有資源配置提供了可能。
二、財務共享服務在企業中的應用
目前,財務共享服務中心更多的作為獨立的機構進行管理,對所有成員企業采用相同的標準作業流程,廢除多余的步驟和流程,對采集的信息進行精致加工,輸出高質量的財務數據,并消除了由于地域分散、集團部門獨立的規則造成的信息死角??梢哉f,財務共享服務中心是集團企業的財務服務平臺,是各成員企業的會計業務運作中心、財務數據中心以及服務中心,能夠有效地支撐集團制度的標準化、流程的科學化和精簡化,實現降低成本、提高效率、強化集團內部控制的目標。
三、財務共享服務中心的重要意義
財務共享服務中心對于集團企業的重要意義主要體現在以下幾方面:
第一,能夠降低集團企業成本??梢哉f財務共享服務的最根本目標即在于降低集團企業的成本。通過建設財務共享服務中心,集團企業可以不必為每個區域、分支機構全員配置崗位及人員,從而實現在集團總業務量不變的前提下削減業務人員的目的。同時,在建立財務共享服務中心后,許多的財務業務得以細化、標準化、乃至得到簡化,流程簡化后的效益提高也是降低成本的有效途徑。
第二,能夠提高服務質量和效率。財務共享服務中心的建立使得集團能夠對基礎財務工作集中化,工作效率和質量得以提升。在財務共享服務中心下,各項職能實施的政策制度、工作流程和質量標準完全統一,同時也給集團企業進行風險控制提供了方便。通過財務共享服務使原散落在各單位獨自處理的業務整合規范,對經辦人的要求統一,財務處理的口徑和尺度統一,促進效率提升;此外,通過績效管理、服務管理等方式對財務共享服務中心的運營狀況實施監測,以提高財務共享服務的質量。
第三,能夠促進企業核心業務的發展。財務共享服務中心的建立一方面可以為集團企業內部業務單位和外部客戶提供后臺支持,各部門則專注核心業務,提高顧客的滿意度。此外,強大的財務共享服務中心能夠大大節省重復性工作的時間,可以釋放出更多的財務人員參與到集團企業的戰略財務層面以及深入到業務財務層面。戰略財務工作可以參與集團企業的戰略制定和推進,進行預算資源管理以及績效控制,為集團的經營決策層提供全公司的經營信息分析;業務財務工作則強調深入業務一線,與業務單位緊密合作,參與公司價值鏈各環節的價值創造,通過這兩種方式促進財務職能的轉型,最終推動企業整體價值的提升。
第四,加速企業的標準化進程。建設財務共享服務中心之前,企業的財務操作流程是由各分部的采購、生產、分銷、市場、銷售各環節的單獨核算,各分部的資源分配情況不同,業務操作標準不同;通過建立財務共享服務中心,能夠將財務工作從各部門中抽離出來,從集團層面整合資源形成財務共享服務中心。當然,財務共享服務中心通過業務流程的統一、管理制度的統一、數據口徑的統一的方式實現企業的標準化,并可以以此為經驗為其他領域實現標準化提供重要的指導。
第五,增強企業規模擴大的潛力。集團企業通過將財務工作進行集中規模化處理,建立財務共享服務中心有利于集團企業更快地建立新業務,不必為新建企業設立財務部門,直接將新建企業接入集團企業財務共享服務中心即可實現新建企業的財務職能支撐??梢韵胂?,在此基礎上的企業必然擁有足夠的靈活性,增強企業規模擴張的能力。在新建企業進入新市場時,可以將自身的財務職能交予所在區域的財務共享服務中心,最大程度地減少在新市場中的投入,為集團企業的擴張留有很大余地。
第六,利于收購兼并的實施。企業在進行收購和兼并企業時,財務共享服務中心的設立會給該收購帶來便利,一方面體現在財務共享服務中心的設立一定程度上即是企業資源的一次整合,為企業合并收購提供一定的經驗;另一方面體現在財務共享服務中心將企業的財務活動進行整合,在兼并收購時只需將核心業務整合即可,后臺的財務等活動并不需要進行再次整合。
四、建設財務共享服務中心應注意的問題
建設財務共享服務中心能夠給帶來極大的好處,提升集團的運營效率,降低集團的綜合成本,提高了財務信息產生的速度,財務報告可以做到實施和同步相一致。不難發現,企業的規模越大,地域越分散,財務共享服務中心的優勢即越發明顯。但是,集團企業在建設財務共享服務中心時也應注意以下問題,首先應關注集團企業是否存在效益背反現象,比如在考慮通過建設財務共享服務中心降低集團成本時,在削減分部或分支機構財務人員來節約成本時,要考慮到實行財務共享服務所帶來的增量成本,如新的人工成本增加、設施設備的再投入、分部與財務共享中心的往來差旅費、信息系統的建設費用是否會給集團帶來更大的成本消耗,企業是否能夠承擔;此外,集團企業在建設財務共享服務中心時,要對財務共享服務中心做出合理定位,以防財務共享服務中心成為集團企業的輔助機構。將財務共享服務中心作為集團層面的財務共享平臺,才是建設財務共享服務中心的根本意義所在,我們發現其給企業帶來的巨大效益要建立在財務共享服務中心的絕對地位之上統籌配置財務資源才能夠實現。同時,對于集團自身的財務人員方面,財務共享服務中心很有可能造成財務人員成為單純的數據處理員的局面,脫離集團企業的實際業務,因此,在建設財務共享服務中心時,要注重戰略財務與業務財務的有機結合,在結合業務財務的價值創造目標發揮戰略財務的決策支持職能。
關鍵詞:財務共享 財務管理 石化
基金全稱:南京曉莊學院優秀畢業設計(論文)培育計劃項目《國有企業財務共享服務試點研究-以某石化公司為例》
近年,國資委下發《關于加強中央企業財務信息化工作的通知》(國資發評價〔2011〕99號),要求具備條件的企業在集團層面探索開展會計集中核算和共享會計服務;財政部下發《企業會計信息化工作規范》(財會[2013]20號),其中第三十四條建議大型企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心。在一系列政策引導下,國內部分大型企業集團,尤其是跨國企業,開始逐步實施財務共享服務。
某央企充分認識到財務共享服務中心的建設順應國家“十三五”中“創新、協調、綠色、開放及共享”發展理念的同時,能有效化解管理資源的失衡,保障集團的健康可持續發展;經過兩年調研、籌備,于2013年正式啟動財務共享服鍘T誚衲曇團年度工作會議和財務工作會上,突出強調了以財務為核心的企業經管新模式,為實現財務工作由會計核算型向價值管理型轉變。本文以2015年成立的N分中心為例,通過分析其主要開展的工作和取得的成果研究該央企財務共享模式的實施情況,并針對其存在的問題提出了相應建議,旨在為國有企業及類似企業集團的財務轉型提供一定理論支持。
一、財務共享介紹
(一)財務共享理念
共享服務即現有經營職能的遷移與集中;財務共享即將一部分財會工作遷移出企業,集中到共享服務中心下進行統一處理。@些工作分散于各業務單位,重復性高,同質化程度高,數量龐大,但同時也易于標準化處理,比如單據掃描、憑證填制、報表編制、檔案裝訂等;將其遷移至共享服務中心完成,極大地促進了會計核算的標準化、規范化,提高了會計的工作效率。共享中心和企業財務人員協同工作,共享端收集匯總業務數據深入挖掘其價值,專注于高效服務;企業端轉移關注重點至數據分析、經營支持、政策推進等管理工作,釋放企業總會計師價值管理職能,專注于價值提升;最終達到幫助企業進一步降本增效,控制風險,挖掘價值的作用。
(二)財務共享國內外發展情況
世界500強企業中,半數以上不同程度的采用了財務共享模式,尤其是跨國企業,經驗豐富且理論成熟。在國內企業中,財務共享模式的發展伴隨著相關政策引導也已起步,中國石化、中國廣州核電集團、中興通訊等一批企業目前已實施了財務共享服務。
二、財務共享在某央企的實施情況
三、N分中心試點情況
(一)N分中心主要開展的工作和取得的成果
1、穩步推進企業上線
2015年7-11月間,完成5家所屬分公司的會計核算業務的遷移上線; 2016年4-8月間,調研另外3家單位,了解上線意愿和準備情況,分別成立3個上線工作組,明確目標與職責,建立工作制度。截至目前共涉及13家公司11個公司代碼,369個利潤中心。
上線以來5家企業每月均提前向總部上報會計報表,其中最多平均提前28小時,最少5.4小時。
2、持續鞏固會計信息質量
因上線企業個性化需求多,不同企業核算規范和業務處理要求不統一,區別核算影響效率,N分中心推進對各企業會計核算業務的標準化和規范化改造。在2016年1-8月間累計向上線企業提出512條建議,幫助企業逐步改善了合規性、規范性。
確保會計核算處理合規合理的同時健全了會計稽核工作體系。通過成立稽核工作組,形成三級稽核管理機制,按月組織稽核工作。每次稽核中重點業務和報表抽取樣本量達到100%。
運營以來,共提出45項具體會計核算質量問題,涉及各類業務申請527個,完成整改521個。
3、保證報表按時高質報編
N分中心建立了業務首接責任制和與企業雙向溝通交流機制,對各上線企業的服務申請提報數量從月中開始跟蹤,仔細檢查月末事項,提前核查系統數據,避免將問題集中到月底,并且按月結關帳的節點提前倒排工作表,確保月結質優、高效。
上線以來,5家上線企業每月均提前向總部上報會計報表;其中,甲公司平均提前28小時,乙公司平均提前24.8小時,丙公司平均提前5.4小時。
4、通過流程再造提升管理效率
精簡優化內部工作流程和節點,合理分配各運營部內外崗位設置,重點推進上線企業和共享中心組織機構、流程和人員的優化,凸顯共享中心專業化高效化特點,節約了用工成本。
以應收運營部為例,該運營部崗位重組后,分設掛賬、收款、清賬3崗,相比原企業節約人員68%。制證效率也顯著上升,實現了企業上線前未達到的日清日結要求。
5、解決功能盲點提高運行效率
共享上線運行初期;針對各方面反應強烈的問題,先后提出163條業務流程優化建議并得到采納,解決了一系列系統功能盲點和運行效率問題。
例如在甲公司和乙公司兩家存續公司的到賬通知中開發了“企業確認”和“預收確認”按鈕功能,在減少企業提交服務申請的工作量的同時,提高了共享制證的準確性和及時性,從原來的兩分鐘編制一張憑證提高到多張憑證瞬間完成。
6、積極探索財務增值服務
充分發揮和利用共享端所具有的大數據優勢,積極探索和深化報表數據應用,向企業提出建議,體現財務增值服務價值。
成本運營部利用現有資源,分別選取甲公司和乙公司代碼下相同生產工藝流程裝置的產品成本數據,通過報表組件工具進行數據整合,為企業查詢和分析提供便利。
應付運營部建議乙公司優化與供電公司的結算方式,減少其月末債權往來,每月節約資金占用約1700萬元;
應收運營部每天將不能及時清理完畢的直分銷客戶掛帳與收款明細整理成表格發送至企業,為企業加強資金及客戶管理提供依據。
(二)N分中心試點過程中發現的問題
1、機構設置與人員遷移制約項目推廣進度
目前N分中心的組織架構在試點過渡期依托企業進行籌建,尚不能獨立運行;員工的招聘和管理未能在全集團范圍內完成整合,很大程度上也影響了共享服務中心開展業務的獨立性。并且目前總部共享服務機構仍未落實到位,多方面制約了財務共享業務的下一步推進。
2、業務流程不統一制約了共享服務優勢
一套統一的業務流程是財務共享服務發揮財務共享集中管理的優勢的基礎。由于現有的財務管理采取的是分散式管理模式,該央企本身那一套較為完整的財務業務處理流程不能發揮作用,各企業在業務流程執行方面差異較大。
3、管理制度缺失е虜糠制笠島慫悴還娣
財務共享服務的實施過程中,出現了部分企業管理和核算不規范問題,比如差旅費、交通費補貼及人工成本核算不規范,收入或支出項目提前或延后入賬等;在影響會計信息質量的同時,也存在嚴重違規風險。
4、信息系統功能及性能有待提升
部分企業本著為了提高財務信息化管理水平,滿足企業管理需求的宗旨,搭建了本地信息化系統。共享服務為滿足企業個性化需求,需要集成大量不同的企業本地系統,由于本地系統在功能和流程等方面均有差異,一定程度上影響了共享服務系統的運行效率。
(三)對N分中心試點工作的建議
1、全力以赴推進體制調整
為保障共享服務工作順利推進,首先應盡快成立獨立運營的共享服務組織,做實共享服務中心及分中心運營及管理工作。@就要求N中心盡快成立獨立的子公司。
2、精心籌劃后續企業上線
根據總部計劃,2016年底前后另外5家公司將陸續在N分中心上線。為穩妥實施上線計劃,首先應做到新企業上線標準與流程的統一,@需要項目部及時溝通梳理出總部業務操作規范與企業間的業務差異,對相異內容進行補充和完善,并且加快系統間的集成,不斷提升完善相關系統的功能。其次要確保企業按期上線和平穩運行,@需要項目部嚴格落實總部上線工作安排,倒排工作進度,加強培訓,保證業務完成水平。最后為確保2018年完成所有企業上線,需要項目部提前謀劃,加強對上線企業會計核算和報表質量的監控,并且積極組織開展對長三角區域和華南片區企業的調研。
3、切實抓好各項內部管理
想要構建完善的內部管理體系,N分中心首先應以制度建設為根本,認真梳理基礎性制度,抓好績效考核辦法等制度建設,夯實管理基礎,針對某些不規范行為對企業層面加大制度執行的監督考核。其次注意總結工作中積累的經驗,做好成果轉化和推廣實施工作;并且樹立先進典型、弘揚正能量,比如持續開展好“季度之星”的評選工作。最后要充分利用現有人力資源,抓緊做好檔案憑證匹配裝訂和檔案移交工作,推進完善服務申請模板的試點上線。
4、全面加強員工技能培訓
為實現對內建成“金字塔”型人才結構,對外成為財務人才的孵化基地的目標,N分中心應從三個方面入手。首先是加強新員工入職培訓,主要是指對ERP、FSS、FSO等系統的功能和業務流程進行培訓,確保新員工上崗能力。其次是保證雙證培訓,確保所有會計人員具有會計證和ERP上崗證;最后為提升員工的整體業務能力,培養一批綜合素質高、整體業務強的專家能手,還需要合理安排運營部內外的崗位交流。
四、結束語
本文通過對某央企財務共享N分中心運營狀況的分析,研究了財務共享模式在該央企的應用效果,研究表明財務共享模式的建立有利于企業集團提升會計信息質量、報表報編效率、管理效率、運行效率;推進財務工作向價值創造轉型;同時實施過程中也發現存在組織架構不夠獨立、業務流程不夠統一、管理制度不夠規范、系統集成存在差異性四個問題。針對這些問題,從共享中心和上線企業兩個層面提出了加快體制調整、完善系統功能、強化風險控制、積極組織調研、重視制度建設、注意總結經驗、做好成果轉化、充分利用資源、科學組織培訓等具體建議,為國有企業及類似企業集團的財務轉型提供一定的理論支持。
參考文獻:
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現代信息技術的高速發展,推動著我國企業管理信息化的發展進程,其中會計信息化作為企業信息化的一個重要組成部分,其發展面臨著諸多問題。本文基于我國會計信息化建設現狀,探討了會計信息化管理體系的意義,建設中存在的問題及其相應的解決對策。
關鍵詞:
會計信息化;信息化建設;問題;對策
1構建會計信息化管理體系的意義
我國會計準則建設與實施以及企業內部控制規范體系的形成和推廣,使得會計人才戰略等各項改革進入攻堅階段,在各項改革措施的貫徹落實中,會計信息化建設起到了關鍵性作用。在當前信息時代的大背景下,推進我國會計信息化管理體制構建是一項刻不容緩的工作。會計信息化不同于會計電算化的概念,在實際工作中,它將財務會計和管理會計進行了有機結合:運用現代信息技術(如計算機網絡等)實現獲取、加工、傳遞和保存大量會計信息,建立完整的會計管理信息系統,為企業經營管理、正確決策、創造利潤提供信息保障。會計信息化是企業信息化的組成部分,其發展依附于我國信息化建設。
2當前我國會計信息化管理體系構建存在的問題
我國會計信息化建設尚在起步階段,雖已取得不錯的成績,但從企業實際運用來看,仍存在諸多問題,總結我國會計信息化發展現狀及其問題,對往后的信息化建設具有重要的指導意義。
2.1企業對會計信息化建設的思想觀念滯后
當前我國企業特別是企業集團,已基本完成了會計電算化,即會計信息化第一階段。但由于很多企業或單位落后的管理理念、戰略視野,認為會計信息化就是利用計算機提高會計核算工作效率,并未充分認識到會計信息化建設的重要意義,使得建設進程停滯不前;部分中小企業由于缺乏對會計信息化管理體系正確的價值認識,覺得投入大量資金是得不償失的徒勞,從而阻礙了會計信息化建設對企業經營決策的重要指導作用。
2.2企業缺乏推動會計信息化建設的復合型人才
從企業財務人員分配現狀中不難發現,我國不缺少低層次的會計核算人員,但是對既精通會計專業知識又精通計算機信息技術的高復合型人才的需求缺口是巨大的,這一現象嚴重影響了我國會計信息化發展的速度。而且,高素質、具有全面知識儲備的高級會計人才的培養是一個漫長、系統性的過程。
2.3信息資源安全性和共享性無法得到保障
為實現會計行業信息化,需要建立健全完整的企業、行業會計信息化系統數據庫,但當前我國各行各業間的企業會計信息仍處于相對的自我封閉狀態,不僅如此,企業的管理信息系統也分散為一個個相互隔離、相互獨立的信息孤島,無法實現信息資源的共享。此外,企業會計信息通常是由網絡作為傳播途徑,故在其傳遞過程中,信息可能會被泄露、篡改或截取,無法保證信息的安全性。
2.4企業內部控制管理不健全
會計信息化不僅僅是會計工作與計算機的簡單結合,企業需要運用現代管理理念,重組會計工作的業務流程,建立與之相匹配的管理制度,從而達到實時監控會計信息、實時披露和評價企業經營狀況等功能,從上而下地將信息化貫穿在整個企業管理中。對比于我國現階段的會計信息化內控管理制度,主要有以下問題:①企業的權責利再分配。在集團企業中,會計信息化促成了企業財務集中管理,但許多企業在這一過程中沒有做到合理調節總公司與其分、子公司間的利益平衡點,阻礙了信息化發展。②企業中各公司、各部門思想觀不一致。如果不能達到企業整體的目標一致,各部門、各子公司間的思想沒有達成戰略共識,以信息共享為基礎的財務集中管理就難以實現,會計信息化的發展也會相應受到阻礙。③企業信息化內控管理制度需統一。在內控制度的制定過程中,既要考慮下屬部門或各分、子公司的利益,又要保證其為企業創造利潤的積極性,同時要兼顧企業整體利益,一旦確立了相應規章制度,必須統一執行。
3實現會計信息化管理體系構建的對策探討
會計信息化是我國會計業發展的必然趨勢??偨Y和分析我國會計信息化管理體制構建中存在的問題,并對其相應舉措進行探討,有利于推進我國會計事業的發展。
3.1加強企業對會計信息化工作的價值認識
企業特別是企業管理層要從觀念上理解實施會計信息化管理的重要性,理解會計信息化的建設是時展、企業發展的必然方向,此舉能有效推進企業快速、健康發展。會計信息化的建設勢必會占用企業一定量的資金,使企業增加成本,但更應該看到的是資金投入后帶來的長遠利益。這方面需要加強會計信息化的培訓工作,讓企業的所有管理者和員工明白實施與推進會計信息化的意義和優勢。
3.2加強高新復合型會計人才培養
首先,具有高素養、全面知識儲備的高級復合型會計人才是促進會計信息化建設健康、有序發展的重要一步。會計信息化的發展離不開會計軟件的開發、應用,企業必須注重對這類人才的培養,例如,定期舉辦長、短期的網絡技術培訓班和加強信息技術運用的實戰演練。高新復合型會計人才是保證企業在信息時代激烈的市場競爭中制勝的關鍵所在,復合型人才的培養需結合現代管理和最新會計信息技術,優秀的財務工作人員將為領導在企業經營管理工作上提供更優質的服務。其次,企業管理人員必須認識到,隨著會計信息化的快速發展,財務工作人員的職能將會發生巨大的轉變,會計人才的培養需要符合未來財務工作人員的工作職能:①財務核算人員,在企業中主要從事會計信息的核算工作;②財務業務人員,業務部門有業務發生時,可由企業下派人員到當地進行項目評價等工作,支持業務開展;③財務戰略人員,在企業的戰略發展和戰略執行上發揮指導、支持作用。從當前形勢中我們不難看出,在這三類財務工作人員中,會計核算人員呈現逐漸減少的趨勢。在培養會計人員時不能僅僅滿足于記賬、算賬等簡單的核算能力,而需要更多地培養其理解、分析公司戰略的能力。對于從事財務工作的人員來說,需要時刻學習新的會計知識,不斷提高自身能力,從簡單的核算工作內容轉化到幫助企業管理者做出正確決策、支持公司戰略執行的工作內容中去。
3.3加強會計信息共享與安全保障制度的建立
企業中的人力、財物都是有效資源,在整個企業資源管理中,財務信息不是孤立的,而是與企業的經濟業務緊密聯系起來的。除了建立完整的財務管理系統,包括資金管理系統、成本管理系統、賬務處理系統,還應將業務系統同財務系統緊密結合。企業各種經濟業務來自于業務前端,實現企業各部門的信息共享,可將信息孤島進行整合。例如,業務數據在經濟業務發生的當下即輸入系統,財務部門在處理業務數據時不需要再次錄入,只需在系統中編制記賬憑證將經濟業務數據轉化為財務數據,原始單據自動轉換為記賬憑證這一過程,在理論上可以做到百分之百實現。企業在處理財務信息時,可采用集中分散方式對數據進行加密,以加強對財務信息的控制和保證其安全性。具體方法為,在數據傳遞之前由網絡服務器統一對信息流進行加密,加密后的數據傳送到各客戶端口,由各個客戶端設置不同密碼解密后再處理相應業務。每天業務結束后,各客戶端將當天數據加密傳送至網絡服務器的數據庫進行集中處理、保管。集中分散加密控制可有效防止財務數據在傳遞過程中被泄露、篡改。此外,實施會計信息化的企業要建立防火墻、計算機病毒防范體系、網絡漏洞監測和攻擊防范系統等,制定內部管理制度和日常操作規范,對不同部門不同人員設置不同級別的操作權限,建立會計信息化檔案管理制度,從而提升會計信息的安全性。
3.4加強企業制度設計、流程設計具體化
優秀的內部控制制度思路和內部控制體系需要依靠信息技術的支持,企業在制定內控制度時,必須充分考慮到信息化管理的工作流程、人員設崗等方面,制度要力爭全面、合理,具有可操作性。各部門工作人員必須嚴格遵守制度的規定,嚴格按操作流程進行會計業務的處理。同時,管理部門需定期對執行情況進行檢查和監控,積極引入國內外先進的管理理念與管理方法,及時對制度進行修訂與完善,使企業的會計信息工作與企業整體的管理系統融為一體。
4總結
綜上所述,經濟全球化和信息化的不斷深入,使我國的會計信息化建設面臨著不小的機遇和挑戰。針對我國會計信息化管理體制構建過程中存在的問題,只有通過轉變企業對會計信息化工作價值的認識,加強高級復合型會計人才的培養,促進會計信息共享與安全保障機制的建立,以及加強企業內控制度的健全等舉措,才能健康、快速地實現我國會計信息化建設。
作者:葉菁 單位:浙江經濟職業技術學院財會金融學院
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A單位是主要從事軍品項目生產,同時兼顧軍民融合式發展的科研院所?!笆濉逼陂g,A單位雖然在預算管理、核算管理、財務分析、科研經費管理、成本工程、產權管理、籌融資管理、財務人員管理等方面取得了長足進展,但管理會計體系的構建尚處于起步階段。事實上,構建一個完善的管理會計體系直接關系到A單位會計工作轉型、會計工作總結提高、科研生產發展以及產品工程建設,任務緊迫,意義重大。
(一)構建管理會計體系是會計工作轉型的需要
我國以往的會計工作以財務會計為主,管理會計發展相對滯后,管理會計在為單位發展提供規劃、決策、控制和評價等方面的作用未得到充分發揮。黨的十八屆三中全會對全面深化改革做出了總體部署,大力加強管理會計工作是會計領域全面貫徹落實深化改革要求的一項重要內容。加快構建管理會計體系對于A單位而言,不僅是順應我國會計科學發展的必然選擇,更是推動會計工作轉型升級的重點所在。
(二)構建管理會計體系是會計工作總結提高的需要
近幾年,A單位在管理會計應用方面不斷進行探索和實踐,在完善財務制度和流程、全面預算管理、建立財務分析機制、型號成本管理和財務信息化建設等方面都取得了一定成果。但是,上述領域的嘗試還只是運用了管理會計的部分職能,對管理會計的認識仍停留在感性層面,缺乏系統性規劃,與《指導意見》的要求相比仍存在差距。只有加快構建適應性的管理會計體系,將管理會計各個職能的應用整合起來,才能使管理會計真正在A單位發揮前瞻性的決策支撐作用。
(三)構建管理會計體系是科研生產發展的需要
目前A單位正處于統籌謀劃“十三五”發展的承上啟下時期,改革發展任務艱巨,型號試驗任務繁重,風險程度高,挑戰嚴峻,原有的科研生產管理模式已經不能適應新常態下的發展節奏,必須積極推進科研生產管理模式轉型,推動軍品產業化發展,提高效率效益。A單位的科研生產管理模式轉型是系統化和綜合性工程,具體對財務領域而言,通過加快構建適應性的管理會計體系,利用管理會計體系加強規則制定,實現模式重構,提高管理效能,能更好地促進A單位科研生產管理模式轉型。
(四)構建管理會計體系是推進產品工程建設的需要
產品工程是A單位科研生產管理模式轉型的核心工作,其關鍵理念是在滿足市場需求的情況下,實現部組件產品化,從而實現經濟規模的不斷提高。推進產品工程建設對財務管理提出了更高的要求,部組件的標準成本怎么計量?質量缺陷成本如何核算?共享資源如何分攤?這些問題都是管理會計的標準命題,只有加快構建適應性的管理會計體系,通過管理會計體系優化流程、統籌資源、把控風險,才能更好地推進產品工程建設,在助力科研生產管理模式轉型的同時促進A單位整體價值提升。
二、產品工程建設需要管理會計體系作為支撐
A單位的產品工程旨在建立以產品為核心的體系,推動從面向型號需求的定制式產品向面向市場需求的模塊化、貨架式產品轉變,其核心是滿足市場需求和部組件產品化。產品工程的重點是產品平臺建設,通過引入共用模塊設計理念,提煉產品共性平臺,開發貨架式產品,滿足可預見的全部使用要求。產品平臺的具體架構如左圖所示。
從產品平臺架構可以看出,轉變了原有的“私人訂制”模式,建立了標準化共享的平臺,這能大大規避產品研制過程重復、資源浪費、成本偏高、周期過長的問題。因此,實施產品工程可以優化產品研制流程,提高產品成熟度,控制產品研制成本,從而提高產品的市場競爭力。
(一)產品工程的成本核算及結果反饋需要管理會計體系的支持
由于產品工程的成本核算涉及標準成本、目標成本、作業成本、質量成本等,這些成本概念在很大意義上已超越了傳統財務會計的范疇,需要運用管理會計的工具與方法處理和解決;產品工程的結果反饋也無法僅僅根據財務會計提供的量化指標做出判斷,需要借助管理會計的方法和工具進行綜合評估。
(二)產品工程的流程設計及風險控制需要管理會計體系的保障
由于產品工程的基礎是標準化共享的平臺,注重技術和部組件資源的共享,原先事后式、程序化的型號管理模式已不能適用,需要建立事前策劃、過程控制的體系化、專業化產品管理模式。與財務會計側重核算歷史成本的職能相區別的是,管理會計的職能是解析過去、控制現在與籌劃未來的有機結合,能夠對全過程的運營風險進行把控。
三、A單位管理會計體系構建工作探討
基于《指導意見》提出的理論建設、指引體系、人才培養、信息化建設和咨詢服務的管理會計體系框架,A單位管理會計體系構建工作應順應科研生產管理模式轉型方向,以助力產品工程建設為著眼點,以理論建設為指引,以典型案例為基石,以綜合性管理會計師為依托,以信息化模塊為支撐展開。
(一)加強理論建設,統馭體系構建
理論建設是A單位管理會計體系構建的基礎,通過推進管理會計理論建設,強化理論創新,既能夠有效引領和指導管理會計實踐應用,又能為綜合性管理會計師培養提供知識儲備,為設計管理會計信息系統提供系統的理論支撐。A單位管理會計理論建設主要包括建立管理會計的制度體系和建立管理會計的工具方法庫兩方面內容。
1.建立管理會計的制度體系
A單位目前已建立了一套成熟的財務制度體系,A單位管理會計制度體系可以參考借鑒現有財務制度體系,并在此基礎上結合目前科研生產管理模式轉型的要求,做出兩步調整:第一步是將相關的科研綜合管理制度規范納入進來,例如科研生產管理制度、產品工程操作指南、產品保證體系手冊等;第二步是在現有的財務制度中增加管理會計元素,對現有制度進行調整修正或制定新的制度,例如對成本核算制度等進行修改,增加戰略管理制度、內部控制與風險管理制度、績效評價制度等內容。
2.建立管理會計的工具方法庫
在工具方法庫中主要說明各種管理會計工具方法應用的環境、具體操作及各自的優缺點、預期達到的效果等,為A單位系統應用管理會計提供資源基礎;同時對各種管理會計工具方法的使用提供實例示范,作為A單位實施、應用相應工具方法的參考,有助于A單位發揮能動性,進一步開發更具適應性的管理會計工具方法。
(二)整理應用實例,組織應用推廣
他山之石,可以攻玉。國內在應用管理會計方面有不少優秀典型案例,可以為A單位所用。對A單位而言,在總結學習管理會計案例時,應側重關注產品工程領域成功的案例。例如大眾、豐田等知名跨國企業的生產流水線,華為公司的集成產品開發IPD管理體系等都是可學習借鑒的范本,重點是提煉管理會計應用經驗。管理會計案例庫建設應當堅持標準化和特色化相結合的原則,采用螺旋式上升的方式。在統一框架結構、基本要素等案例標準,形成案例規范格式文本的基礎上,結合A單位科研生產管理模式轉型的不同發展階段,逐步提煉案例,應用于產品工程實際,通過實際應用效果的反饋進一步豐富和完善案例,從而在建立成熟案例庫的同時,對實際運作提供指導和幫助。
(三)提供發展平臺,培養綜合技能
結合A單位的產品工程,可采用每一個管理會計師負責一個系列產品的模式,以“產品CFO”作為管理會計師的職責定位,由管理會計師對產品全流程進行把控。這種模式對管理會計師提出了很高的要求,實現這種模式,需要A單位提供廣闊平臺,加大培養力度;需要管理會計師突破固有思維,提高綜合技能。
1.單位要加大培訓力度,創新培養模式
在科研生產管理模式轉型的形勢下,重點是使管理會計師對科研業務知識和產品工程有一個全方位的掌握,這種掌握的深度應突破科普性層面的了解,只有使管理會計師對業務流程形成系統性認知,才能對產品工程的各個環節有效把控??刹捎每蒲胁块T舉辦專業講座、管理會計師到科研部門交流掛職、組織管理會計師定期到產品一線調研等多種形式。
2.個人要轉變管理理念,提高綜合技能
管理會計師必須不斷提高自身在財務計劃、預算預測、財務分析、決策支持、業績評價、績效管理等方面的專業能力。管理會計師不僅需要掌握基本的財務知識,更要懂得如何進行職業判斷和決策分析。需要指出的是,管理會計師在掌握專業技能的基礎上,必須使自身知識體系與A單位的科研生產管理體系融會貫通,提升視野的全局觀。主動學習科研業務知識和產品工程運作方式,學習全新產業化模式等,努力學習并研究透徹相關政策法規。
(四)完善信息匹配,提供決策支持
結合A單位的產品工程和目前的管理會計信息化發展狀況,可根據產品工程的產品研發、產品成熟和產品績效評估等階段對管理會計信息的不同需求,增加相關模塊,以信息化的手段處理數據,把“大數據”利用起來“強管理”,從源頭上防止“信息孤島”。
1.產品研發階段的管理會計信息化需求
在產品研發階段,產品工程的主要任務是根據市場需求,梳理核心技術和核心產品部組件,形成共享的技術平臺和部組件目錄,需要管理會計師提供部組件的標準成本,標準成本可以通過對歷史數據的修正分析獲得;管理會計師還應積極收集行業中同類企業的可比成本作為參照的目標成本;與此同時,管理會計師還應建立產品的全周期成本策劃,從而為產品全周期把控奠定基礎。因此,在這一階段,A單位的管理會計信息系統中需要增加標準成本、目標成本以及全周期預算成本模塊。
2.產品成熟階段的管理會計信息化需求
在產品成熟階段,產品工程的重點任務是依據產品的質量與可靠性以及可應用程度進行度量,度量結果將作為產品被選用的重要依據,需要管理會計師提品的精確成本,對于同一產品平臺上不同產品系列之間,以及同一產品系列中不同產品之間共享的資源可以通過作業成本法逐步進行分解和計量。同時,產品生產、設計過程中發生的質量缺陷也應納入總成本中,并通過統計學原理,對質量問題發生的可能性進行風險預判。因此,在這一階段,A單位的管理會計信息系統中需要增加作業成本、質量成本以及風險分析與預警模塊。
3.產品績效評估階段的管理會計信息化需求
摘 要 隨著校園網絡的普及運用,極大程度上為高校財務管理信息化提供了技術保障的基本條件,有效推行財務管理制度改革是發展的必然趨勢?;诖?,本文以《高校財務管理信息化現狀與展望》為題,首先探討了目前我國高校財務管理信息化過程中所存在的問題,其次就加強高校財務管理信息化的具體措施進行了分析;再次對我國高校財務管理信息化的發展做出展望;最后對全文進行了總結。旨在與同行進行業務交流,為確保高校人、財、物等資源在管理理念和管理方式上有所改革和創新,進而促進高校整體目標的實現,為可持續發展奠定堅實的基礎。
關鍵詞 高校 財務管理 信息化 現狀 展望
高校管理部門通過現代信息化方式,對財務信息進行有效收集、整理、分析以及優化的過程,就是高校財務管理信息化的過程,它不僅能及時、準確地提供各項信息,提高財務管理部門的工作效率,促進高校財務工作的改革和創新,還能實現高校內部資源的共享,有利于加強各校之間的溝通與交流,進而保證學校的穩定發展。
一、探析目前我國高校財務管理信息化建設中存在的問題
1.財務管理信息滯后,不利于領導及時作出正確決策
現階段,我國高校財務管理部門還是通過人工收集整理信息,然后再層層上報給各級部門的傳統方式進行信息的匯總和匯報,這不僅在很大程度上降低了工作效率,還導致信息不再具有時效性,當財務信息資料傳遞到領導者手中時,已經浪費了很長一段時間,他們再做出決策方案也已經不能及時地解決問題,換句話說,這些財務信息已經變成了高校前段時間與財務相關的歷史數據,只能為過去的財務信息進行解釋和對照,根本就不能及時為今后的工作做出有效的指導,直接影響著學校領導做出正確的決策[1]。
2.信息更新不同步,差錯率非常高
對于高校來說,教師信息、學生信息、國有資產信息等都是需要及時記錄和更新的,由于人數眾多,這些基本信息量非常龐大,給信息整理帶來極大的難度。但是,就目前我國高校信息管理的實際情況來看,這些基本信息的記錄以及更新工作還是采用十分落后的方式進行,同一個信息在不同的部門人員手中反復整理,不但造成了不必要的人力資源浪費,更會加大信息出錯的機率,每個人的信息處理方式不同或者難免會出現操作不當的現象,數據不一致的情況往往屢見不鮮。除此之外,財務管理包含對外提供信息和收集外部信息兩個方面的內容,然而在整理的過程中,對于同一個信息,經常會出于各人的不同理解而造成反饋數據的巨大差別,這也在一定程度上給高校財務管理工作帶來了極大的困難。
3.信息管理規則不統一,不利于實現資源共享
計算機信息化管理雖然已經被大多數高校所采用,但是,由于高校部門繁多,并且每個部門都有自成一體的信息管理規則,這就導致了同一個信息在各部門中傳遞和更新時,首先得轉化成自己部門的信息規則再進行操作,例如,財務部門的某一信息共享給人事部門、學生管理部門的時候,這兩個部門就要先將財務部門的信息規則與自己部門的信息規則實現有效對接,然后才能轉化成各部門所用的信息,這在造成人力資源浪費的同時,還極易出現信息錯誤,更不利于實現學校各部門之間的資源共享[2]。
4.信息管理人員素質存在差距,財務工作效率較低
計算機技術的發展不斷促進著信息管理的現代化,傳統的人工整理方式已經不再適用,這就對財務管理人員的整體素質提出了更高的要求,不僅應該具備現代財務管理的觀念和方法,還必須學會使用與財務信息操作有關的計算機軟件,并且要能夠根據復雜多變的市場經濟環境,判斷當前學校財務管理所面臨的具體情況,通過建立各種分析和決策模型來有效應對問題,只有這樣,高校財務管理人員才能有效提高自身的工作效率。但是,我國高校財務管理人員的素質不整齊,對于計算機的研究度不夠,大多只會滿足日常的記賬和報賬工作,他們科學合理的財務管理意識不強,在管理技術水平上更亟待提高。
二、探討加強高校財務管理信息化的具體措施
1.學校領導要加強重視,積極推進財務管理信息化建設
高校財務管理的信息化建設是一項十分重要的工作,它涉及到學校從辦學理念到具體目標實施等的方方面面,是與其他高校實現資源共享、促進交流學習的關鍵環節,可以這么說,財務管理信息化是高校穩定發展的基礎條件。因此,高校領導要對其加強重視,在統籌規劃、重點突出和整體推進的大方向和改革創新的主題下,建立專門的財務管理工作小組,在實際經驗豐富的專家指導下,各部門齊心協力,積極推進財務管理信息化建設工作的正常有序開展,在全面提高學校管理水平和整體競爭力的前提下,加大人力、財力和物力的有效投入,保障信息化建設的具體實施。
2.統一各部門信息管理規則,保證基礎工作的有效實施
高校財務管理信息化的最終目的是為了能及時提供數據,并做出準確分析與總結,實現各部門之間的資源共享。而在我國高校財務管理中,不同的部門有著不同的信息管理規則,給信息的傳遞和分享帶來了諸多麻煩,因此,高校各部門首先應該樹立數據資源共享的觀念意識,通過改革信息規則對其進行有效統一,打破部門之間的內部信息規則壁壘,在全校整體規劃和設置管理信息系統和公共服務平臺的具體措施下,進而解決信息傳遞更新難、各部門信息協調不到位的問題,這樣才能更好地提高財務管理水平,實現信息資源共享最大化。
3.多組織學習培訓,提高財務管理人員的整體素質
一定程度上,高校財務管理人員整體素質的高度決定著財務管理工作的好壞,之間影響著學校的創新與發展,因此,提高財務管理人員的素質是一個至關重要的部分。高校財務部門應該多組織財務管理人員進行專業培訓,加強他們對計算機軟件的操作能力,通過手把手的教學,將計算機對財務數據分析的具體應用過程進行演示,并將其融入到學校的融資籌資能力、負債能力、辦學成本等的預算研究中。與此同時,還要對他們進行各項活動經濟效益分析的培訓,根據國家對教育發展的要求和學校發展規劃進行經濟預測,及時向領導提供準確的財務信息,支持學校的發展[3]。
三、我國高校財務管理信息化展望
我國黨和政府非常重視高校財務管理信息化的發展,曾在財務工作報告中指出,高校要充分利用現代化信息技術,實現財務數據的統一核算和信息管理的適時監控,以提高財務管理水平和信息管理質量。高校在實現財務管理信息化后,大量的財務數據可以通過計算機來進行處理與分析,并且還能及時將這些信息與校內系統相連,各大部門均可直接收集整理,為廣大師生的科學教研提供了方便快捷的服務方式,能在真正意義上實現信息的交流與共享。除此之外,它還能進一步提高財務管理的透明度,讓廣大教職員工了解學校的財力和財務狀況,使決策者能合理安排預算資金,從而提高資金使用效率,更快、更好地實現學校的辦學目標[4]。
四、結語
綜上所述,財務管理信息化在提高高校管理水平、加強核心競爭力、最大化實現經濟效益等方面都有著非常深遠的意義,因此,高校要不斷改革財務管理制度,多采取有效措施加強財務管理的信息化建設,進而促進高校事業的現代化發展。
參考文獻:
[1]湯金琴.高校財務管理信息化建設.合作經濟與科技.2008(18):87-88.
[2]柳穎莉.高校財務管理信息系統的設計與實現.電子科技大學.2012.
【關鍵詞】 跨國公司; 財務共享服務中心; 財務管理
共享服務的理念就是將管理機關的戰略決策與操作執行職能相分離,對操作執行職能實施統一、集中管理,實施共享服務管理,使得執行力提升,同時管理者更加關注戰略研究和決策。共享服務中心是伴隨著跨國公司業務的全球化,基于現代化的信息技術手段和管理專業化、標準化,并結合共享理念而誕生的。中心是一個綜合性的業務處理和服務中心,其實質是將過去分散在各個地區公司的某些業務,按照一定規則集中,由共享中心統一提供專業化、標準化、自動化服務。中心通常建立在低成本地區,業務范圍涵蓋財務與會計、人力資源、IT、采購、客服、內控、審計等服務。共享服務中心的建設沒有行業限制,公司與公司之間由于業務性質和結構的區別,中心的職能設計可能有所不同,但是只要有大量的、不斷重復的流程和操作,中心的設計就存在必要性。
大型跨國集團公司通常采用財務共享服務中心(以下簡稱FSSC)的管理模式,尤其是海外項目多的企業,使海外業務單元能夠共享專業化和標準化服務,減輕海外派駐人員的財務職能負擔,降低風險,有效提升海外財務管理的水平。目前全球70%以上的財富500強企業正在應用財務共享服務,90%的跨國公司正在實施共享服務。
一、財務共享服務中心優勢
FSSC業務通常包括財務應付、應收、總賬、資產、存貨、工程費用、報銷、資金支付、檔案集中管理、財務報告等。財務共享服務中心的優勢在于其規模效應下的財務管理水平提升、成本降低及效率提高等。具體表現為:
(一)整合能力
基礎財務業務統一由FSSC中專業化的財務會計完成,將財務管理人員從繁雜的基礎業務工作中解放出來,更集中精力于經營分析和戰略規劃。同時,FSSC能為預算管理、資金管理、核算和經營決策分析等,提供全方位的數據支撐。
(二)加強監控
各基層單位內部的環境和人際關系對基層單位財務會造成潛移默化的影響,當會計準則或總部政策和基層單位意愿發生沖突時,財務人員有時候會選擇向基層單位妥協。實施財務共享服務后,FSSC直接隸屬總部管理,而且基于流程和業務分工的財務作業模式使單據隨機分配到每個業務處理人員手中,業務人員面對的不再是固定的財務人員,而是經過封裝的財務共享服務中心,串通舞弊的可能性大大降低。
(三)控制成本和提高效率
FSSC集中處理業務,在公司規模不斷擴大財務業務量不斷增加的情況下,財務人員規模能夠維持相對固定。公司在新的地區建立子公司或收購其它公司,FSSC能馬上為這些新建的子公司提供財務支持。集中還能減少審計成本,節省培訓費用等。
(四)提高會計信息質量
FSSC中人員的總體專業技能較高,提供的服務更專業。FSSC嚴格遵守企業會計準則和公司財務規定,有效提高公司會計信息披露的準確性和及時性。
二、國際大型公司財務共享服務中心構建具體模式
大型跨國企業及政府部門都開展了共享服務中心建設,包括通用電氣、微軟、強生、花旗銀行、IBM、普華等。殼牌集團公司是世界著名的大型跨國石油公司,在世界 100多個國家和地區擁有2 000多個子公司,現有員工10多萬人,他們從1992年開始采用共享服務中心模式管理海外財務業務。殼牌分別在克拉科夫(波蘭)、欽奈(印度)、吉隆坡(馬來西亞)、馬尼拉(菲律賓)、新加坡、格拉斯哥(英國)六個城市建立財務共享服務中心,統一提供財務服務與監管。他們將財務業務中能固化的流程全部進行統一集中設計,建立了全球統一的會計核算標準、統一的財務報告、全球統一的報銷流程、全球統一的資金支付審核流程,各中心各司其職,功能盡量不重疊,中心內部機構設置簡潔高效。中心整套財務管理體系基于SAP系統建立,財務審批流程全部定制開發,資金授權額度固化在SAP系統中,財務管理流程嚴密。
花旗集團是當今世界資產規模最大、利潤最多、全球連鎖性最高、業務門類最齊全的金融服務集團之一。他們在中國、日本等亞洲地區都建立了財務共享服務中心,他們不但將會計、資金付款等財務業務納入共享中心,還將物資采購納入共享中心,采用全球集中采購模式,小到辦公用品大到大宗建筑材料的采購全部納入統一管理和統一支付,非常節省成本。
三、大型跨國集團公司財務共享服務中心構建模式設計
目前國際大型跨國公司的財務流程和會計核算基本都已經達到公司級統一,而且生產業務部門也都建成了ERP系統,為構建財務共享服務模式奠定了很好的基礎,如果國際跨國公司希望進一步變革財務處理流程,建議采用共享服務方式,成立財務共享服務中心,由一個專業的隊伍同時為若干個單元提供財務服務,以實現專業化、規?;⒏咝Щ膮f同效應,從而達到進一步加強管控、規范管理、防范風險和提高管理效率的目的。
(一)FSSC總體架構
FSSC的總體架構設計見圖1:
一級為總部共享服務中心。二級按公司主要業務類型分為海外共享服務中心、主營業務一共享服務中心、主營業務二共享服務中心、標準化共享服務中心、信息共享服務中心。如果公司業務部門已經統一推廣ERP系統,那么每個二級中心下可以再根據ERP中各業務模塊分類,下設各三級子中心,如物資、工程項目、生產成本、資產、報銷、資金、會計、預算、股權、風險控制。FSSC中負責各業務模塊的財務人員對自己所提供支持的業務領域有著深入的了解,有效支持業務和財務管理人員進行經營決策,同時,借助財務共享服務中心,總部的各項戰略和財務管理需求直接地傳遞至各單位內部。
1 中小學校實施財務管理信息化建設的意義
加快財務管理信息化建設是社會發展的需要,隨著我國對教育事業資金投入逐年增多,教育改革的逐漸深化,外部監督與內部管控要求的不斷提高,校務管理公開化特別是財務公開正在加速推進學校財務管理信息化建設進程。其有利于提升學校財務管理、資金管控、資金調度和風險防范等能力,有助于給學校帶來管理和制度的創新,有利于一體化、集約化管理。
2 中小學校實施財務管理信息化建設的需求、現狀、特點及建設目標
2.1 財務管理信息化建設的需求
財務管理信息化建設是集管理、信息采集、信息應用、技術應用、時間效能等觀念的革新。當前中小學校規模日趨龐大、財務管理結構日趨繁雜,無法滿足現代化管理的強烈需求,因此對財務管理信息化建設進程提速已是大勢所趨。財務管理信息化建設對學校現有的人力、財力、物力等多種資源在管理理念、管理模式、信息應用等方面進行的一系列優化創新,以達到信息同步、全過程管理和監控到崗到位,提升賬務管理、資金監控和風險控制水平。
2.2 財務管理信息化建設的現狀
財務管理涵蓋會計核算和財務管理職能。會計核算較早利用網絡技術,但財務管理利用網絡技術比較滯后,應用也比較少。財務管理信息化不同于會計電算化,其大量數據都要在會計電算化基礎上進行信息的重新優化、規范整合、大數據集約管理、按需輸出等。當前眾多中小學校財務管理中存在校區之間會計核算相互脫節,財務數據無法實時采集處理、實時更新匯總、數據調用困難等諸多問題。
2.3 財務管理信息化的特點
財務信息化管理有其突出的特點: (1)利用網絡和計算機桌面實現無紙化辦公,節約資源保護環境;(2)工作效率高,利用網絡隨時隨地辦公; (3)管理流程化,流程信息化,信息表單化,電子審核審批流程有效杜絕疏漏事件發生;(4)有利于學校財務與各部門及上級單位數據的有效對接;(5)確保財務信息更新的實時性與準確性,數據有效整合節約大量的人力成本和減輕勞動強度;(6)對財務和業務進行重組和優化實現一體化管理,為財務集約化管理奠定了堅實的基礎。
2.4 財務管理信息化建設的目標
中小學校財務管理信息化建設不但是一項任務艱巨的系統工程,同時也是一項較為復雜的社會工程,想依靠一兩本所謂的通關秘籍在短時間內實現是不可能的,其數據質量和技術含量要求較高,財務管理信息化建設應達到以下目標:
(1)優化財務管理流程, 實現財務管理一體化。為適應財務管理的新要求, 學校不僅需要合理規劃和重新梳理現有的各種資源, 還需要將各類資源有效整合緊密聯系在一起, 對現有管理流程進行優化重構, 讓事后控制變為事中控制,使整個過程處于可控狀態,最終實現財務管理的一體化、集約化、精益化目標。
(2)以資金管理為主線建立財務管理信息系統。以高速校園網或者教育網為基礎, 根據需求構建適宜的資金動態管理系統, 對資金流動情況執行全過程實時管控, 使管理工作無死角,橫向到邊、縱向到底。通過資金預測、資金調度來統籌安排資金使用, 以提高效益。
(3)推行預算管理, 形成成本控制管理責任制。根據中小學校的實際情況構建分層、分類、分級、分專業的四分管控預算制度, 細化預算量化指標,對預算執行不到位的要責任到崗位到人員并提出考核妖氣。統一使用基于高速安全的校園網絡開發應用的財務管理軟件, 編制收集并存儲預算數據, 實現對財務成本執行情況全過程監控, 由原有事后監督變為事前控制和事中控制, 使財務成本管理實時化。
(4)建立財務預警系統, 防范風險。在財務管理系統中設置關鍵控制指標, 創建風險預警級別, 并實時管控, 一旦發生超指標行為立即發出預警并停止授權, 有助于提高財務管理的安全性和財務人員的風險防范意識。
(5)信息技術與管理要求相結合。把先進的管理理念和管理文化引進學校, 做好充分調研借鑒其他學校的成功經驗選取軟件,少走彎路, 走軟件管理與業務需求管理相結合的策略, 通過財務管理信息化,使財務管理高效快捷。軟件公司需要提前調查研究學校的實際業務需求,制定科學可行解決方案, 在不斷完善軟件功能的同時, 還要為學校的財務管理工作提供優質迅速的服務響應。
3 當前中小學校財務管理信息化建設存在的主要問題
3.1 資金缺乏,人力投入不足
高校財務管理信息化系統建設步伐較快,程度較高,投入的人力物力較充足,但是一些中小學校在信息化建設中的資金及人力投入當然也缺乏重點支持,沒有充分認識到財務管理信息化建設所帶來的便利與機遇,有的甚至還停留在紙質編制計劃及編制預算、資金支付流程審核審批等階段,嚴重制約工作效率的提高,導致財務管理信息化建設水平比較落后。
3.2 數據標準各異,資源共享程度及有效利用率不高
眾望所歸的財務管理信息化建設完成后,各部門的數據應該是無縫對接、高度一致、高度共享的。但是部分中小學校存在規劃不科學、資金投入分散、重復建設、資源浪費等問題,采用不同廠商的軟件系統就會出現數據標準不統一,信息編碼不統一,數據的采集和處理口徑不一致,導致數據的整合程度、共享程度、有效利用率不高,使學校的各項業務信息不能實時更新和傳遞,容易形成信息孤島,需要開發專門的數據接口程序來實現數據采集,造成各子系統移植性和糾錯能力受限。
3.3 綜合型人才欠缺,軟件適宜性有待增強
財務信息化建設對既懂財務會計,又懂軟件技術的綜合型人才依賴性很強。目前在中小學校財務隊伍中,這類綜合型技術人才比較欠缺,這個問題普遍存在。要想把財務管理信息系統建設好、運維好,更要有人才的支撐,需要花費大量的時間和精力、要有豐富知識和經驗的積累。另外中小學校如何與軟件廠商有效合作,開發出融合中小學校管理理念的、適應中小學校發展的財務管理信息化軟件,也是中小學校財務管理信息化建設進程中難以避免的問題。
3.4 網絡及數據安全形勢嚴峻
在計算機網絡承載業務量大種類繁多的情況下,隨著中小學校各項業務需求的急劇增加,數據安全形勢嚴峻,網絡與數據安全的投入也隨之大幅增加,將影響學校管理信息化建設的進程。導致網絡安全出現問題的原因有很多,通常表現為設施物理層的安全隱患、財務管理信息系統的開放患、電腦系統及應用軟件中存在的漏洞與隱患、病毒所入侵以及遭受到黑客的攻擊等所引發的一系列安全問題。如果出現安全事故,那么后果將無法估計,因此網絡安全直接地關系到中小學校財務管理信息系統的安全穩定運行。
4 中小學校財務管理信息化建設的策略
財務管理信息系統是數字化校園的一個重要子系統,不僅要在充分調研的基礎上有總體和適度超前的科學規劃,還要按照先易后難、分步實施的原則分步有序實施。如果沒有做好科學規劃、盲目推進,將會造成資源和投資的浪費。財務管理信息化建設應主要把握以下幾點:
4.1 加大人力財力投入,科學有序規劃
要重視對中小學校財務管理信息化建設工作人、財、物的支持與投入,要請專門的規劃設計單位,按照財務管理的特點和信息化的要求,科學規劃,技術層面適度超前,有裕度可升級擴展,隨時為學校增加其他管理系統接口提供協助,避免資源浪費和重復投資。
4.2 加強人才培養與引進,提高專業技能
中小學校財務管理的信息化建設對財務工作人員提出了更高要求,離不開相應的軟、硬件的熟練應用,常規工作也要以信息化平臺開展,這便需要大力培養財務工作人員的網絡信息技術素養,最終形成既掌握財務管理知識,又具備網絡信息專業技術的知識新局面,學校還需重視引進既懂會計管理、又懂軟件技術的綜合型人才。此外為有效的培養應用人才應抽調骨干全程跟蹤參與項目的實施,要求廠商技術支持對相關人員進行系統培訓,提高后期管理應用人員的技能水平。建立與之適應的運行維護管理制度,將運維工作納入系統運維人員的月度及年度績效考核中,確保財務信息系統的良性高效安全運轉。
4.3 規范信息編碼,注重基礎工作
規范信息編碼,是信息采集、優化整合、加工處理的最基礎性工作,做得越規范越詳細,數據的準確度就越高,后續數據的有效利用率和資源共享程度才會越高。
4.4 保障信息暢通、促進資源共享
財務管理信息系統要做到校內外信息互聯互通,實現相關信息的實時采集與加工處理。學校財務部門要實現與校外教育、人事、財政、銀行、稅務、社保等部門自動傳輸交換學校員工、學生的各類所需要的信息數據,與校內其他部門實時傳輸交換各類信息。做到數據實時暢通、高度共享。
4.5 完善公共網絡,提高系統安全
系統建設充分考慮網絡安全、應用安全和數據安全的要求,在備份、容災和網絡隔離方面提出具體的解決方案。從技術上和管理上提高網絡和數據的安全性:在技術層面,從處理物理安全隱患、科學規劃網絡結構以及設置網絡橫向隔離縱向認證訪問接入策略、構建病毒防衛體系、充分利用先進的數據備份及恢復技術等一系列措施進行預防管控,采用先進的技術手段對會計數據的采集、傳輸、檢測、糾錯、備份、運行實行全過程動態監控,確保主系統與子系統間的數據的正確完整和規范統一。重要數據要盡量實現自動采集、自動生成和自動備份、異地熱備份容災。在管理上,應該增強財務工作人員網絡安全、數據安全、保密意識教育,必須構建嚴格的數據傳輸采集、錄入匯總、統計合并等流程與管理制度,確?;A數據的真實性與準確性。
4.6 兼顧經濟能力,分步有序實施
中小學校財務管理信息化建設要循序漸進,多維度充分考慮工作繁重程度、管理流程變化以及經濟承受能力分步完成,逐步實現數據中心安全穩定、功能模塊齊全、網絡高速暢通、資源高度共享。
5 構架
5.1 系統架構
財務管理信息系統統一部署在安全可靠的校園網或教育網上,用戶通過內網或外網VPN 進行訪問。
5.2 應用架構
以日常業務的主要指標為導向,對分散信息進行采集,整合,轉化,滿足用戶各類需求的功能。包括預算管理、核算管理、資產管理、項目管理、報賬管理、繳費管理、票據管理、薪金管理、賬目管理、職工信息管理、學生信息管理、校園一卡通管理、財務信息查詢以及與財政、銀行、稅務、社保、人事等部門的交互等等。
5.3 技術架構
用戶采用WEB端連接訪問,有利于數據安全管理。
5.3.1 展現層
通過基礎UI組件提供表單、提示框、表格、樹、容器等控件,統一系統的界面樣式。
5.3.2 邏輯層
使用通用基礎應用組件,可快速搭建出系統框架,并通過平臺豐富靈活的配置,提供用于支撐業務的基礎數據。基礎應用平臺作為系統建設的基礎支撐,嚴格遵循信息化規劃和各類標準規范,在技術及產品選型過程中將充分考慮到中小學?,F有IT基礎設施,確保所采用的技術和產品能夠具有很好的兼容性。在業務體系設計過程中,保持財務管理信息化建設有很好的延續性。
5.3.3 持久層
通過數據訪問組件提供統一的數據訪問接口,是輕量且易于擴展的架構??赏瑫r支持多數據源、多緩存、多事務級別等特性。
5.3.4 存儲層
系統中主要包括結構化數據和非結構化文件存儲。6 項目管理及運維管理建議
6.1 項目管理
成立項目小組,全面調研學校財務管理業務現狀和業務需求,確定項目建設目標和計劃,統籌考慮、合理規劃。選擇并確定合作單位,與合作單位共同完成項目調研、業務分析,開展需求分析、總體方案設計、詳細設計、開發與測試、現場實施、集成部署和上線運行等工作。
(1)項目環境:項目實施廠商需具備財務管理信息化項目建設實施經驗,具備相關資質,確保按時、保質完成項目預期目標,并提供集成、培訓、維護等現場服務。
(2)項目人員:學校領導掛帥組建項目領導小組,組織業務人員和技術人員參加本項目的建設,在建設過程中與實施廠商一起開展業務調研,測試、功能驗證和培訓等工作,并在此過程完成知識成果轉移,為系統的穩定運行和運行維護奠定基礎。
6.2 運維管理建議
系統開發商應在系統上線前,通過功能、性能、安全測試后,制定備份方案和恢復測試方案,并應在全部數據導入后進行全真模擬環境下各類備份的測試和恢復工作。建議采用混合運維方式,建設項目通過初驗后,進入上線試運行階段,財務管理系統運維部門即介入,安排人員參與試運行期間的運維工作,此階段,運維職責以項目建設部門(單位)為主、系統運維部門為輔;終驗通過并完成移交后,運維職責轉到系統運維部門承擔,采取混合運維的模式,即由系統運維部門系統管理員與廠商人員共同組成運維團隊。其中,廠商人員主要負責系統后臺(如BUG 修復完善、性能優化等)運維,系統管理員主要負責前臺(如權限配置、日常巡視巡檢等)運維,并逐年縮小廠商的運維范圍、增大系統管理員的運維范圍。運維期間,嚴格開展質檢工作,根據合同約定,對不達標的運維工作應進行考核。
搞好會計核算是做好學校財務工作的基礎,因此,必須在鞏固會計核算改革的基礎上,進一步規范會計基礎工作,提高會計核算的水平。
2、完善財務制度建設
我們將在2006年制度建設的基礎上,進一步制定和完善一些校內財務規章制度,諸如:《清華大學非貿易非經營性外匯財務管理辦法》、《清華大學二級核算單位會計工作制度》等,使會計工作有一個更加完善的制度環境。
3、進一步加強財務系統信息化建設
我們將進一步開發財務專網在財務管理和會計核算中的作用;進一步加強財務處網頁建設,做好財務信息的日常工作,方便教師查詢,提高辦公效率;完善內部報表制度,開發財務分析系統,為決策提供科學依據。
4、配合后勤部門做好社會化改革工作
從財務角度認真總結2006年后勤改革的經驗,修訂和完善后勤單位的經濟管理辦法,使其在自我發展的軌道上實現良性循環;設立后勤專管員了解后勤財務狀況,幫助主管校長進行后勤理財;擴大后勤改革的范圍,制定飲食服務中心、接待服務中心等部門的管理辦法,配合后勤部門把后勤改革推向深入。
5、加強會計人員的業務培訓,提高會計人員的整體核算水平
2007年將定期對會計核算和使用天財財務軟件過程出現的問題對會計人員進行業務培訓。結合2006年的決算和總復核中發現的問題,有針對地對一些重點科目進行講解。
6、拓寬、完善天財軟件在管理上的應用
2002年將重點開發為各系財務負責人和系會計人員使用的財務報表分析系統以及開發離任審計的財務指標評價系統。
7、管好、用好各種專項經費
做好"211"工程的驗收檢查及財務文件的歸檔以及財務數據和財務統計分析工作。掌握"985"經費的使用計劃(規劃),加強平日管理、檢查、分析和控制工作。
8、清理會計檔案庫,開發票據管理軟件
對所有的會計檔案進行整理、清查和分類,開發票據管理軟件,加強票據的管理和監督。
9、完成助學金一級核算工作
在工資實現一級核算之后,完成助學金一級核算的動員、說服、組織、協調以及數據的采集、核算、崗位責任方面的工作,實現助學金的銀行,從而提高助學金管理的運行效率。
10、加強平安互助基金、住房公積金的管理及核算工作
進一步加強平安互助基金的管理,落實財務處、校醫院和工會三方面的責任,建立科學、現代化的平安互助基金管理體系。
11、拓寬結算中心業務,實現金融創新
恢復結算中心對公(主要指后勤資金)部分核算業務;配合校園卡工程,研究落實校園卡"小錢包"結算功能方案;研究資金增值方案及方式;參與全國結算中心工作的研究;在總結2006年學生學費收取工作的基礎上,進一步做好2007年的收費工作。
12、進一步做好部門預算工作,探索基層單位預算管理規律
按照教育部、財政部的要求,總結"大口徑"預算工作的規律,提高預算工作的預見性、民主性和科學性,做好學校部門預算的編制和落實工作。在試點的基礎上,探索院系等基層單位預算管理的規律,促進資源配置優化和基層管理水平的提高。
××年學校財務工作計劃
⒈進一步鞏固會計核算改革工作
搞好會計核算是做好學校財務工作的基礎因此必須在鞏固會計核算改革的基礎上進一步規范會計基礎工作提高會計核算的水平。
⒉完善財務制度建設
我們將在××年制度建設的基礎上,進一步制定和完善一些校內財務規章制度,諸如:《清,華大學非貿易非經營性外匯財務管理辦法》、《清華大學二級核算單位會計工作制度》等,使會計工作有一個更加完善的制度環境。
⒊進一步加強財務系統信息化建設
我們將進一步開發財務專網在財務管理和會計核算中的作用;進一步加強財務處網頁建設,做好財務信息的日常工作,方便教師查詢,提高辦公效率;完善內部報表制度,開發財務分析系統,為決策提供科學依據。
⒋配合后勤部門做好社會化改革工作
從財務角度認真總結××年后勤改革的經驗,修訂和完善后勤單位的經濟管理辦法,使其在自我發展的軌道上實現良性循環;設立后勤專管員了解后勤財務狀況,幫助主管校長進行后勤理財;擴大后勤改革的范圍,制定飲食服務中心、接待服務中心等部門的管理辦法,配合后勤部門把后勤改革推向深入。
⒌加強會計人員的業務培訓提高會計人員的整體核算水平
××年將定期對會計核算和使用天財財務軟件過程出現的問題對會計人員進行業務培訓。結合××年的決算和總復核中發現的問題,有針對地對一些重點科目進行講解。
⒍拓寬、完善天財軟件在管理上的應用
年將重點開發為各系財務負責人和系會計人員使用的財務報表分析系統以及開發離任審計的財務指標評價系統。
⒎管好、用好各種專項經費
做好工程的驗收檢查及財務文件的歸檔以及財務數據和財務統計分析工作。掌握經費的使用計劃規劃加強平日管理、檢查、分析和控制工作。
⒏清理會計檔案庫開發票據管理軟件
對所有的會計檔案進行整理、清查和分類開發票據管理軟件加強票據,的管理和監督。
⒐完成助學金一級核算工作
在工資實現一級核算之后,完成助學金一級核算的動員、說服、組織、協調以及數據的采集、核算、崗位責任方面的工作實現助學金的銀行從而提高助學金管理的運行效率。
⒑加強平安互助基金、住房公積金的管理及核算工作
進一步加強平安互助基金的管理落實財務處、校醫院和工會三方面的責任建立科學、現代化的平安互助基金管理體系。
⒈拓寬結算中心業務實現金融創新
恢復結算中心對公主要指后勤資金部分核算業務配合校園卡工程研究落實校園卡小錢包結算功能方案研究資金增值方案及方式參與全國結算中心工作的研究在總結××年學生學費收取工作的基礎上進一步做好××年的收費工作。
⒉進一步做好部門預算工作探索基層單位預算管理規律
按照教育部、財政部的要求,總結大口徑預算工作的規律,提高預算工作的預見性、民主性和科學性,做好學校部門預算的編制和落實工作。在試點的基礎上,探索院系等基層單位預算管理的規律,促進資源配置優化和基層管理水平的提高。