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關鍵詞:保險公司;內(nèi)部控制;問題;對策
中圖分類號:F840 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2013)11-0029-02
中國保險公司內(nèi)部控制建設起步較晚,但取得了一定成效。保險業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展進入一個新的階段。一方面,中國人壽著手內(nèi)控再造的“404項目”,另一方面,內(nèi)部控制監(jiān)管也邁出了實質(zhì)性步伐。然而,總體上看,中國保險公司內(nèi)控建設水平仍較為薄弱,距國際水平還有相當?shù)牟罹?。保險公司內(nèi)部控制受到治理結(jié)構(gòu)、人力資源管理、組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)部審計和外部監(jiān)管幾方面因素的影響。從委托角度看,公司治理和內(nèi)部控制是一致的,處于較高層次的公司治理直接影響處于較低層次的內(nèi)部控制;從內(nèi)部控制實施的理論前提看,治理結(jié)構(gòu)是內(nèi)部控制發(fā)揮作用的基礎。完善的內(nèi)部控制制度是保險公司保持穩(wěn)定經(jīng)營和健康發(fā)展的重要制度保證,也是監(jiān)管部門成功實施償付能力監(jiān)管的基礎。在中國以償付能力監(jiān)管為核心的監(jiān)管體系初步建立的情況下,加強保險公司內(nèi)部控制制度的研究對于保證整個保險業(yè)持續(xù)、健康的發(fā)展具有重要的意義。因此,完善的公司治理結(jié)構(gòu)是內(nèi)部控制有效運行的前提。
一、保險公司內(nèi)部控制建設存在的問題
1.對內(nèi)部控制制度重視不夠。部分保險公司還沒有將內(nèi)部控制制度建設作為頭等大事來抓,沒有站在影響公司生存發(fā)展的戰(zhàn)略高度上重視公司內(nèi)部控制機制建設,重業(yè)務輕內(nèi)控仍然是某些保險公司的“通病”。部分保險公司對內(nèi)部控制的認識還停留在比較原始的階段,認為內(nèi)部控制就是內(nèi)部監(jiān)督,把內(nèi)部控制看作是一本本的手冊、各種文件和制度;也有的企業(yè)把內(nèi)部成本控制、內(nèi)部資產(chǎn)安全控制等視為控制;有的企業(yè)甚至對內(nèi)部控制的認識還未理性化,沒有意識到內(nèi)部控制給公司帶來的利益;有些內(nèi)部控制制度對部分分支機構(gòu)的管理者缺乏必要的約束和監(jiān)管,難以保證會計和統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和準確性,內(nèi)部稽核和外部審計制度形同虛設,削弱了內(nèi)部控制制度的監(jiān)督效率,增加了保險公司經(jīng)營風險和保險監(jiān)管的難度和成本。實際上,目前在保險市場經(jīng)常發(fā)生的分支機構(gòu)違法違規(guī)行為,反映出上級公司仍然存在著以保費規(guī)模論英雄,以規(guī)模為發(fā)展目標的經(jīng)營指導思想。存在這種問題的原因主要在于外部環(huán)境對國內(nèi)保險公司強化內(nèi)部控制標準的要求不高,導致公司并不關心內(nèi)部控制標準對公司能夠帶來的經(jīng)濟及社會利益,公司認為所謂的走“球”似的路線能夠幫助公司獲得期望的利益,而沒有考慮到由于內(nèi)部控制失效對公司造成的損害可能是致命的。
2.內(nèi)部會計控制制度統(tǒng)一化、克隆化現(xiàn)象嚴重。保險公司一般實行“條條管理”,即總公司管理分公司,分公司管理支公司的形式,在內(nèi)部會計控制制度建設方面,一般是總公司負責制訂,分支公司負責貫徹執(zhí)行。總公司通過系統(tǒng)授權(quán)、人員管理等機制進行管理控制,系統(tǒng)內(nèi)部上下執(zhí)行的內(nèi)部會計控制制度高度統(tǒng)一。隨著保險公司家數(shù)的日益增多,財務人員在各財險公司的流動日益頻繁。各保險公司為了節(jié)約人力、物力,在內(nèi)部會計控制制度建設上模仿抄襲較多,導致財險公司在內(nèi)部會計控制制度方面大同小異。
3.內(nèi)部會計控制缺乏重視。對于內(nèi)部會計控制制度建設的必要性及其重要意義,各保險公司普遍認同。但是出于市場競爭的需要,單一的保險公司在規(guī)范自身方面往往陷入“囚徒困境”,因為怕“老實人吃虧”而不敢在內(nèi)部會計控制制度建設上出實招、動真格,唯恐做“第一個吃螃蟹的人”。多數(shù)保險公司在內(nèi)部會計控制制度建設上既有強烈的愿望又有深深的顧慮。同時,在有些領導眼中,會計工作無非是記記賬、提供幾張報表而已,并未認識到會計的控制作用。即便是對會計的控制作用有所認識,為了方便自己隨心所欲,也往往置內(nèi)部會計控制制度于不顧。
4.財務控制作用有待加強?,F(xiàn)在財務核算或管理軟件已經(jīng)獲得了極大的普及,各個層次或功能的財務管理或核算軟件能夠幫助財務人員提高效率和確保核算數(shù)據(jù)的正確性和及時性。但是,保險公司的基礎財務管理水平與管理層對財務數(shù)據(jù)的要求有一定的差距,財務控制的作用發(fā)揮有限。一些保險公司在管理過程中,財務控制并沒有起到監(jiān)管及控制業(yè)務風險的作用,而是流于形式或者只是為了完成必要的程序;許多內(nèi)部控制常用的工具和技術,如預算管理、內(nèi)部控制標準、財務預警機制等并沒有在保險公司內(nèi)部得到運用。
二、保險公司加強內(nèi)部控制建設對策
1.以監(jiān)管為核心,監(jiān)控和指導公司內(nèi)控管理制度建設。加強保險監(jiān)管部門對保險公司內(nèi)部控制管理制度建設的目的是在新的市場和法律環(huán)境下,將以往部分監(jiān)管責任轉(zhuǎn)變?yōu)楸kU公司的管理責任。保險監(jiān)管部門的監(jiān)管責任是保護被保險人的利益,保證投資人的正當投資回報權(quán)益不受侵害,監(jiān)督保險公司合法合規(guī)經(jīng)營,具備足夠的償付能力,以往這種監(jiān)管職能是通過對保險公司現(xiàn)場和非現(xiàn)場的例行檢查來實現(xiàn)的,但由于保險公司管理體制和業(yè)務經(jīng)營的復雜程度增高,增加了保險公司的經(jīng)營風險,保險監(jiān)管部門例行的檢查和抽查的真實性、準確性、及時性、有效性遇到了現(xiàn)實的挑戰(zhàn),增大了保險有效監(jiān)管的難度。在國際化競爭的大背景下,保險監(jiān)管部門必須認真研究和充分發(fā)揮保險公司的內(nèi)部控制管理制度的積極作用,將內(nèi)部控制管理制度建設作為強化監(jiān)管的重要內(nèi)容,加強事后監(jiān)管和償付能力監(jiān)管,保險公司則應該認真檢討和審視公司內(nèi)部控制管理制度執(zhí)行的現(xiàn)狀,增強對公司內(nèi)部機構(gòu)、業(yè)務、財務、投資等方面的風險管理,完善和彌補內(nèi)部控制管理制度方面的缺陷和不足。保險監(jiān)管部門在加強保險法律法規(guī)建設的同時,應督促保險公司加強公司內(nèi)部控制管理制度建設,兩者是相輔相成、不可替代、互為補充、缺一不可的。保險公司總公司必須對分支公司的經(jīng)營范圍和經(jīng)營規(guī)模是否相適應,內(nèi)部控制管理制度建設是否完備和完善,權(quán)力與責任的平衡是否對稱,重要職能和關鍵崗位的設立是否相互制約,獨立的內(nèi)部稽核和公正的外部審計是否健全,內(nèi)部制度建設和內(nèi)部監(jiān)督機制是否執(zhí)行落實,職業(yè)道德水平和培訓質(zhì)量是否提升,違法違規(guī)行為和有意誤導行為是否得到遏制,財務制度和會計準則是否得到執(zhí)行等進行研究和評估。所有這些內(nèi)容要求保險公司必須建立科學完善的內(nèi)部控制管理體系,提高操作效率,確?,F(xiàn)有規(guī)章制度的執(zhí)行,同時,保險監(jiān)管部門必須對公司內(nèi)部控制管理制度的建立和執(zhí)行情況進行認真檢查和監(jiān)督指導。
2.通過法制建設強化管理層對公司內(nèi)部控制的責任。企業(yè)是內(nèi)部控制建設的主體,管理層對內(nèi)部控制的認知、態(tài)度和責任直接決定著一個企業(yè)內(nèi)部控制的建設和執(zhí)行狀況。從國際經(jīng)驗來看,強化企業(yè)內(nèi)部控制,政府監(jiān)管機構(gòu)必須通過內(nèi)部控制立法來強化管理層的責任。如美國《反國外賄賂法》、《薩班斯—奧克斯利法案》、香港《企業(yè)管治常規(guī)守則》等均對企業(yè)內(nèi)部控制作了明確規(guī)定,并強化了管理層對企業(yè)內(nèi)部控制的責任。因此,在中國保險公司內(nèi)部控制監(jiān)管的整體設計中,必須把強化管理層的責任作為制度設計的關鍵環(huán)節(jié),通過立法明確管理層對建立、維護公司內(nèi)部控制機制負有的責任,建立和落實管理層的責任追究和激勵約束機制。對于內(nèi)部控制建設不重視、存在重大失誤并負有責任的人員,要建立和落實責任追究機制,追究直接責任人和相關負責人的內(nèi)部控制管理責任。出臺《保險公司內(nèi)審責任人管理規(guī)定》,明確內(nèi)審責任人的職責,賦予內(nèi)審責任人及內(nèi)審機構(gòu)和人員履行職責時應享有的權(quán)利,建立問責機制,改變內(nèi)審部門在公司內(nèi)部被邊緣化的現(xiàn)狀,促進內(nèi)審責任人和內(nèi)審部門有效履行職責。強化董事會的責任。建議在《保險法》修訂中,增加有關內(nèi)部控制方面的規(guī)定,明確董事會在內(nèi)部控制建設、維護和確保有效運行方面的責任以及相應的罰則。
3.加強財務會計控制。會計控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分,往往關系到內(nèi)部控制工作的成敗。為此,我們在日常經(jīng)營中強調(diào)實施財務會計控制,嚴格按照財務中心建設的要求配備會計人員,嚴格按照會計法和保險公司會計制度實施財務核算,加強現(xiàn)金流量管理和辦公性費用管理,并定期、不定期組織內(nèi)部財務檢查和崗位審計。有效的財務控制,對公司經(jīng)營行為的規(guī)范和經(jīng)營風險的防范起到了重要作用。
4.加強保險業(yè)務控制,防范經(jīng)營風險。承保理賠質(zhì)量的高低,是保險企業(yè)經(jīng)營效益能否實現(xiàn)的關鍵所在。為此,保險公司應首先對各級公司的承保理賠權(quán)限分險種給予明確規(guī)定,在基層公司權(quán)限外的業(yè)務報地市級公司審核,超地市級公司權(quán)限的要報省公司審核;其次是對高風險、高保額標的大型商業(yè)保險項目必須進行風險評估,要求評估人員上報評估報告,根據(jù)風險評估意見決定是否承保;再次是組織有關人員分險種、分客戶對承保業(yè)務進行分析,看看哪個險種是效益險種而哪個險種沒有效益,看看哪個客戶是優(yōu)質(zhì)客戶而哪個客戶有嚴重道德風險傾向,通過統(tǒng)計分析,確定是否承保和核定承保條件。同時,還要重視商業(yè)再保險在保險公司經(jīng)營中的重要作用,通過商業(yè)分保擴大承保能力和防范經(jīng)營風險。
5.充分發(fā)揮保險內(nèi)部審計的作用。在保證內(nèi)部審計機構(gòu)設置合理且具有獨立性的前提下,要進一步加大工作力度。應該主要由內(nèi)部審計部門來完成評價保險企業(yè)內(nèi)部會計控制的效果,因為保險企業(yè)內(nèi)部審計人員比外部人員更熟悉本單位的情況和熟悉保險業(yè)務實務操作,能夠?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問題及時提出建議、采取措施;同時還可以減少管理成本,符合成本效益原則。
1.部門工作與崗位職責的認識
1.1財務管理部崗位職責的認識
部門財務管理部,主要工作職責是組織會計核算和報表功能、財務管理和控制職能,預算管理和風險控制管理,參與公司經(jīng)營和管理。具體表現(xiàn)為:在項目準備階段,負責參與項目可行性分析、稅務籌劃、投資分析、融資、參與編制項目大綱;在項目建設階段,負責合同評審、支付工程進度款、財務成本核算;在項目預售階段和入伙階段,協(xié)助資金計劃部開盤收款、現(xiàn)場設備的準備、協(xié)助辦理入伙手續(xù)、審查代收稅費;在項目結(jié)算階段,負責項目財務分析、項目決算、項目稅務匯算清繳。總之,財務管理部既是一個管理部門,又是一個職能部門,貫穿公司整個經(jīng)營流程的始終。
1.2自身崗位職責的認識
主要職責如下:加強深圳公司會計核算與財務管理,協(xié)助財務經(jīng)理完成地產(chǎn)子集團統(tǒng)一的財務管理制度體系并督促貫徹執(zhí)行、協(xié)助財務經(jīng)理完成部分財務管控職能,配合集團公司完成上市相關工作,為公司日常經(jīng)營管理和決策提供有效的財務支持。
2.全年主要工作內(nèi)容及工作結(jié)果
2.1工作主要內(nèi)容
2009年1月-4月負責審核康年和深圳地產(chǎn)原始單據(jù)及康年公司賬務處理、報送會計報表及相關報表;2009年5月-12月負責審核、匯總地產(chǎn)子集團各公司會計報表;負責審核、匯總地產(chǎn)子集團各項目臺賬;完善地產(chǎn)子集團財務管理制度;配合集團上市的財務對接工作;負責深圳公司存量房產(chǎn)租金的催收;負責深圳地產(chǎn)各公司電算化管理工作。
2.2工作成果
A:完成審核對匯總集團內(nèi)各公司月度會計報表,向集團報送會計報表,協(xié)助財務經(jīng)理完成二級公司該部分工作的考核。
B:完成《成本與商務工作手冊》財務操作指引、《地產(chǎn)開發(fā)業(yè)務付款管理制度》及《地產(chǎn)開發(fā)業(yè)務借款與報銷制度》并督促各地產(chǎn)公司貫徹實施。
C:啟動、審核、匯總地產(chǎn)子集團各項目臺賬,并完成月度項目臺賬分析報告。
D:完成各部門費用臺賬,每月按時發(fā)送深圳公司各部門費用臺賬,關注各部門費用執(zhí)行情況。
E:根據(jù)集團公司要求,按時完成與資本市場的相關財務對接工作,同時配合德勤審計工作。
F:完成深圳公司2009年新會計核算制度賬套初始化工作,完成金蝶系統(tǒng)月度完全備份管理,保證企業(yè)財務信息安全。
G:完成深圳公司存量房產(chǎn)租金管理工作編制月度存量房產(chǎn)租金收取情況表,開具租金發(fā)票,確保公司存量房產(chǎn)的租金及時、準確地入賬。
H:配合人力資源部完成月度銷售中心薪酬統(tǒng)計表及領導交辦的其他工作。
3.工作的經(jīng)驗教訓及改進意見
3.1溝通
需加強溝通的主動性,且溝通渠道仍需拓展,目前僅限于對二級公司財務對接人,而對二級公司項目的了解及跟進,需加強同二級公司其他部門的業(yè)務溝通。
3.2工作業(yè)務能力
加強了解和熟悉地產(chǎn)項目的整個運營流程、加強香港會計準則的學習,以便對接德勤審計時規(guī)避相應的風險、加強專業(yè)深度和精準度,以便更好地完成工作。
3.3工作欠缺方面
針對地產(chǎn)子集團各二級公司相關稅務管理及稅收籌劃工作關注較少,以后將更加關注異地稅收政策、地方稅收管理、跟進二級公司稅務管理相關事宜。
二、2010年度主要工作目標和任務
1、新會計核算制度執(zhí)行報告及相關規(guī)范細則;
2、計劃完成《花樣年地產(chǎn)子集團會計基礎工作管理規(guī)范》,完善會計基礎規(guī)范、會計電算化管理、會計檔案管理;
3、計劃完成《花樣年地產(chǎn)子集團稅收管理制度》,梳理稅務管理原則、發(fā)票管理、合理稅收籌劃審批流程;
4、存量房產(chǎn)管理財務管理職責的梳理;
5、協(xié)助完成地產(chǎn)子集團年度財務分析報告,為公司經(jīng)營提供有價值的決策。
三、對公司、部門管理工作的合理化建議
1、對公司工作的合理化建議
加強項目大綱啟動及文本化管理、加強銷售資產(chǎn)管理、健全完善項目全成本體系。
一、現(xiàn)階段我國公司財務管理中的問題與弊端
1.流動資金不足
融資渠道的稀缺的問題存在與國內(nèi)的絕大多數(shù)企業(yè),沒有足夠的資金,流轉(zhuǎn)不暢,這些都是很多企業(yè)難以解決的問題。雖然大多數(shù)企業(yè)根據(jù)前輩的經(jīng)驗都建立了多種類多元化渠道的融資體系,但是都逃不過渠道缺失的命運。一方面,因為某些企業(yè)自身的原因,例如業(yè)績波動大,企業(yè)信息不完整,社會和經(jīng)濟信用相對大中型企業(yè)來說比較底等等問題,銀行在面對這些問題的時候,為了降低風險,減少成本,對有這些問題的企業(yè)的放貸標準提高甚至苛刻;另一方面,由于社會原因,絕大部分企業(yè)的融資需要和現(xiàn)有的信貸管理、金融制度等不相同,沒有辦法實施對等的金融或者信貸融資。
2.缺乏先進的財務管理理念
要想建立完善的企業(yè)財務管理制度不僅要構(gòu)建合理的管理制度與框架,還需要一個良好的企業(yè)財務管理機構(gòu)。由于我國大部分企業(yè)財務管理偏向?qū)芾碇贫扰c框架的建設,忽視了對財務管理機構(gòu)的重視,導致許多企業(yè)缺少明確的管理目標與思路。另外,由于受傳統(tǒng)財務管理的影響,使企業(yè)各階層對企業(yè)財務管理缺少正確的認識,甚至認為企業(yè)財務只是負責為公司員工發(fā)放工資的會計工作。然而,由于企業(yè)內(nèi)部人員的思想偏差,使企業(yè)對財務管理缺少重視,導致企業(yè)財務管理體系以及理念都較為落后,使得財務管理僅停留在會計工作層面上,沒有發(fā)揮其主要作用,不利于企業(yè)的運行及發(fā)展,影響了企業(yè)資金的有效流通。
3.企業(yè)資金管理不當
由于大部分企業(yè)的財務管理意識較弱,所以經(jīng)常造成資產(chǎn)的浪費,從而為企業(yè)帶來資金損失。另外,由于對財務管理的不及時或管理方式不對,也降低了企業(yè)資金的利用率。例如:對購置、出售、轉(zhuǎn)讓標準較低;公司財務支配沒有嚴格按照企業(yè)財務支出標準執(zhí)行;在企業(yè)重組及兼并過程中出現(xiàn)盲目招標、投資等現(xiàn)象,為了眼前的利益忽視企業(yè)發(fā)展的長遠性,增大了投資風險。
4.財務管理人員缺乏財務管理素質(zhì)
與許多外國企業(yè)相比,我國企業(yè)經(jīng)濟體制缺少穩(wěn)定性發(fā)展,由于相關體制設立時間短,使大部分企業(yè)無法適應社會發(fā)展需求,為企業(yè)財務管理帶來較大難度。在當下企業(yè)財務管理中普遍存在財務管理人員管理素質(zhì)低下,財務管理工作不完善等現(xiàn)象,由于大部分從事財務管理的工作人員不是專業(yè)的財務管理,不具備專業(yè)財務管理技能,無法熟練運用信息化管理,更不會運用財務管理系統(tǒng)對企業(yè)的財務進行管理,導致企業(yè)資產(chǎn)不能達到較高利用率。
二、提升公司財務管理水平的策略與思路
1.繼續(xù)完善關于公司財務管理的法律規(guī)范
法律規(guī)范是一個國家的法制基礎,法律規(guī)范的制定與實施,能夠有效針對市場上的公司財務管理行為提供指導,并樹立行為規(guī)范,起到制約、監(jiān)督、管理公司財務管理活動的作用,同時對觸發(fā)法律、擾亂公司財務管理的違法犯罪活動,予以法律制裁和懲處。在我國現(xiàn)存的法律規(guī)范中,存在大量內(nèi)容是關于提升公司信用的,其要求公司企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中,應當樹立正確的誠實信用觀,注重維護公司企業(yè)的良好誠信聲譽,避免讓公司因財務管理漏洞陷入誠信危機,導致公司名譽的降低和損害,同時給公司未來的經(jīng)營發(fā)展帶來阻礙。我國應當構(gòu)建其科學、全面的信息擔保法律監(jiān)督機制,使用法律條文、法律規(guī)范監(jiān)督的管理模式,規(guī)范公司的融資行為,從而實現(xiàn)對公司合法權(quán)益的維護,降低公司在融資過程中可能遭遇的財務風險,有助于優(yōu)化公司的內(nèi)部組織職能結(jié)構(gòu),提升公司的綜合實力和誠實信用度,幫助公司依法、依規(guī)開展投資、融資活動,起到防范經(jīng)營風險,降低風險隱患,避免陷入資不抵債的破產(chǎn)困境。
2.構(gòu)建起全面的公司財務管理機制
公司財務管理機制建立,有助于實現(xiàn)公司各項經(jīng)費、資金的監(jiān)督與管理,有助于制定并執(zhí)行上下一體的公司財務管理計劃和工作方針,協(xié)調(diào)、分配各部門的利益。全面科學公司財務管理機制的構(gòu)建,主要包括以下兩個部分:一是公司財務管理工作的開展,二是針對公司財務情況的監(jiān)督與管控。前者包括:從節(jié)約生產(chǎn)經(jīng)營成本、提升公司資金的運作效率出發(fā),制定科學的公司財務管理工作計劃,并嚴格執(zhí)行。后者包括:一是設定財務管理工作的規(guī)范流程。明確公司各財務管理部門的職能權(quán)限和監(jiān)管職責,建立負責人制度,頒布并落實公司財務管理的內(nèi)部行為規(guī)范和守則,任何部門和組織的工作活動,都要遵守財務管理監(jiān)管機制。二是,構(gòu)建起工作人員評估與績效考核機制,作為財務管理機制的重要組成部分,通過預算管理、成本審核等多種手段,全方面加強對公司經(jīng)營活動的財務監(jiān)督與管理。三是,推行公司財務管理的創(chuàng)新舉措,從提升監(jiān)管力度,制定全面的物資成本監(jiān)管規(guī)范,建立物資、設備的報備、監(jiān)管機制,切實維護公司的經(jīng)濟利潤。同時,做好公司財務管理的數(shù)據(jù)、信息備案,建立賬目記錄、賬目審核的兩層管理機制,按期對物質(zhì)、設備和其他財產(chǎn)進行清點和核對,避免公司物質(zhì)不當流失。提升公司財務工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和責任心,提升公司財務管理的質(zhì)量與水平。
3.提升財務工作者的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力
財務工作者的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力與公司財務管理水平的高低,具有密切聯(lián)系。因此,公司應當重視對財務工作者的選拔、聘用和培訓,組織好財務工作人員的學習活動,定期舉辦知識講座、技能培訓、經(jīng)驗交流會等活動,給財務管理人員提升專業(yè)能力,提供充分的機會。除了定期的學習和培訓,公司還應當對財務工作者的知識能力、專業(yè)技能進行評估與考核,并建立相應的獎賞、懲罰機制,不斷提高財務工作者的工作熱情和積極性。4.做好對公司財務資金的監(jiān)督與管理
對于公司的投資項目、融資活動、經(jīng)營決策,財務管理部門應當提供意見和參考,使用現(xiàn)代的信息化管理手段,建立公司的財務管理信息化機制,實現(xiàn)公司財務數(shù)據(jù)和信息的自動收集、分析和監(jiān)督,對公司經(jīng)營過程中的影響因素和風險隱患,予以事先防范。只有保證公司資金流動周轉(zhuǎn)的順暢,才能夠提升公司的運作效率,優(yōu)化公司的組織結(jié)構(gòu),提高公司的勞動力生產(chǎn)率。
一、工作準備情況
我們認真制定了物資采購和工程項目管理專項效能監(jiān)察實施方案,明確了效能監(jiān)察的工作目的、工作方法和工作步驟,并分階段組織實施:工作目的:大力推行物資采購“陽光工程”,堵塞漏洞,降低采購成本,杜絕違紀違法行為,提高公司經(jīng)濟效益。工作方法:通過建立健全物資采購規(guī)章制度,規(guī)范物資采購招議標程序。步驟:4月3日-4月30日為學習宣傳階段;5月1日-5月31日為自查階段;6月1日-8月15日為檢查階段;8月16日-8月31日為整改階段;9月1日-9月15日為總結(jié)提高階段
二、自查情況:
物資供應部、設備部等職能部門在自查階段能認真按照實施方案的要求,組織部門人員進行了專題學習。對相關制度依據(jù)集團公司、大唐甘肅公司的制度規(guī)定進行梳理對照。各部門結(jié)合公司實際進行修訂,對制度執(zhí)行中存在的漏洞和不足及時完善;能認真履行物資采購的流程管理和建立質(zhì)量可靠、服務及時的供應商隊伍信息庫,并與各供應商簽訂了廉政合同。以上部門均將自查情況報告按時上報效能監(jiān)察工作辦公室。
三、檢查情況:
在自查工作結(jié)束后,監(jiān)察審計部會同相關部門對物資采購管理情況進行了檢查。
1、首先進行了系統(tǒng)基礎檢查。對物資部、設備部XX年有關物資設備采購基礎資料進行了查閱。檢查各類招標、議標工作中程序資料以及廉政保證書、打分表等相關資料是否齊全規(guī)范。通過檢查,各類資料都較規(guī)范、齊全,符合要求。
2、對執(zhí)行程序、制度的規(guī)范性進行了檢查。按照大唐甘肅公司文件要求,30萬元以上要進行招標或大唐甘肅公司授權(quán)我公司組織進行招標,30萬元以下可由我公司組織進行議標。在公司各項目招議標工作中,監(jiān)察審計部全過程進行了監(jiān)督。通過檢查,職能部門能按要求執(zhí)行各項制度,按程序開展工作。
3、我們重點對集體商務談判項目執(zhí)行情況進行了抽查。通過抽查,各項程序執(zhí)行較好,但也發(fā)現(xiàn)有個別不足。如:在生水管道閥門更換項目中采購的金屬硬密封蝶閥,由于當時正處于全公司聯(lián)修階段,工期緊、任務重,分場要求時間緊迫。物資部按急件進行了辦理,未按照公司有關集體商務談判制度進行議標。事后,物資供應部及時補辦了相關議標手續(xù)。
4、對物資材料管理制度執(zhí)行情況進行檢查。我們對設備物資采購相關管理制度的建立健全進行檢查,檢查管理制度是否完善,查閱合同是否規(guī)范,相關工作人員是否存在不廉潔行為。
經(jīng)過統(tǒng)計分析,1-10月份設備材料采購招議標及商務談判共計47次,簽訂合同47份,為公司節(jié)約采購費用159.76萬元。設備大修、技改招議標及商務談判共計58項,簽訂合同58份,為公司節(jié)約費用74.5萬元。
四、監(jiān)察建議:
1、物資供應部要規(guī)范執(zhí)行《議標性集體商務談判實施細則》,對采購數(shù)額較少的材料必須要按相關規(guī)定進行;
2、要把學習掌握管理制度作為提高執(zhí)行力的前提,認真組織部門人員學習相關管理制度,保證工作的制度化、規(guī)范化;
3、要進一步完善急件急辦工作程序,要加強對公司物資采購招議標管理制度的學習,提格按制度辦事的認識和自覺性。不斷加強部門人員廉政建設,嚴格防范和杜絕不正當交易行為的發(fā)生。
五、整改提高情況
在效能監(jiān)察檢查小組的督促下,各職能部門針對提出的意見和存在的問題認真進行了整改。
1、物資供應部、設備部認真組織部門人員學習相關管理制度,不斷提高管理人員制度執(zhí)行力。
進入公司這段時間,嚴格要求自己投入到工作中去,通過自己的不斷學習,熟悉公司的日常管理、運作流程和項目運作,為下一步工作奠定好基礎。爭取和各位同仁為公司的發(fā)展和成長貢獻自己的綿薄之力。
下面就我進公司三個月以來對公司的日常管理工作、項目運作等談談自己的一些感受。
一、熟悉公司的管理工作
1、了解集團總體發(fā)展規(guī)劃和中長期發(fā)展規(guī)劃及年度、季度及月度工作計劃;熟悉公司的組織架構(gòu)、崗位職責、工作流程、規(guī)章制度及基礎管理工作,認識公司中層管理人員,和他們進行溝通交流,拉進距離,為以后的工作開展奠定基礎。跑各個部門如辦公室、行政部、人力資源部、財務部、物業(yè)部等部門進行溝通。了解工作流程,為提高工作效率做好鋪墊。
2、對集團的企業(yè)文化,品牌建設進行了考慮和斟酌,品牌是消費者對產(chǎn)品或企業(yè)的信賴與忠誠,怎樣使企業(yè)在激烈的市場競爭中獨樹一幟,是企業(yè)綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。作為優(yōu)秀的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)必須具備幾個能力:資金力、資源力、產(chǎn)品力、營銷力、服務力。合理、有效的整合社會上各種資源為企業(yè)服務是我們管理層工作的重要任務。
3、對公司的可持續(xù)發(fā)展,及怎樣樹立公司美譽度進行了一番考慮。企業(yè)追求的目標是利潤、客戶、員工。利潤是企業(yè)實現(xiàn)再發(fā)展的基本要素,只有獲取了利潤才能回饋股東;客戶是企業(yè)生存的基石,為客戶提供品牌產(chǎn)品和品牌服務,就等于為企業(yè)創(chuàng)造未來;員工的進步推動企業(yè)的發(fā)展,而企業(yè)的發(fā)展又為員工實現(xiàn)人生價值提供更廣闊的舞臺。我們要及時掌握員工的思想動態(tài),采取相應的管理措施,提高我們的管理水平,使員工更加關心企業(yè),提高員工對企業(yè)的忠誠度,增強企業(yè)的凝聚力。實現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展,平衡好利潤、客戶和員工的關系致關重要。
二、了解公司運作流程
近段時間對公司的運作流程進行了解后,公司運營正在健康的軌道上發(fā)展,但隨著企業(yè)的發(fā)展,我們要進一步完善各項規(guī)章制度和企業(yè)業(yè)務流程,注意監(jiān)督、檢查制度的執(zhí)行情況,建立部門間、部門內(nèi)的溝通機制,提高團隊間的協(xié)作能力。
著力作好以下幾方面工作:
1、通過產(chǎn)品持續(xù)的領先和創(chuàng)新,鞏固市場領導者地位;
2、打造可靠的工程質(zhì)量,提升品牌美譽度和忠誠度;
3、依靠精致細致的物業(yè)管理服務,將“客戶是上帝”的開發(fā)理念堅持到底;
4、通過高質(zhì)量的售前、售中、售后服務,為客戶提供愉悅的品牌體驗;
5、加大力度宣傳“守誠信、重承諾”的企業(yè)品牌形象。
三、熟悉項目運作過程
項目運作的成功與否直接關系著公司的發(fā)展,通過了解項目運作流程之后,覺得要不斷加強對公司價值觀、項目優(yōu)勢、項目規(guī)劃理念的宣傳與培訓。注重對新員工的培訓,每一位新員工上崗都會接受關于公司價值觀、企業(yè)目標、組織機構(gòu)、規(guī)章制度等方面的培訓,對于項目的優(yōu)勢、規(guī)劃理念,公司更是抽出時間組織專場的培訓,使員工對公司的企業(yè)文化有深刻的認識,公司有計劃地組織新員工分期分批到兄弟公司參觀、考察,增強員工對項目的信心。通過不斷學習,不斷提高員工的專業(yè)技術水平和專業(yè)化能力,以適應公司不斷發(fā)展的需求,在工作中體驗自身的價值。
樹立真誠為客戶服務的觀念,牢固樹立“客戶至上”的服務意識。將服務真正融會在日常的工作中,真心的為客戶服務,在實際行動中樹立公司品牌形象。并在售后服務工作中,公司圍繞“合同簽署”、“工程變更”和“客戶投訴”三大售后服務工作重點,規(guī)范售后服務管理制度、工作程序和工作方法,牢固樹立起“客戶至上”的服務觀念,使服務意識深入到每位員工的思想意識中,并體現(xiàn)在實際工作中。
關鍵詞:公司理財風險風險管理
一、我國企業(yè)理財風險管理存在的問題
(一)風險管理意識的淡薄
一方面,雖然我國改革開放發(fā)展至今,已經(jīng)給予了企業(yè)充分的自主經(jīng)營決策權(quán),但但還是有相當一部分企業(yè)管理者的思維意識還停留在計劃經(jīng)濟體制時期,沒有完全從政府包辦的體系中脫離,缺乏獨立管理的意識,對公司財務的控制不夠全面。另一方面,一些企業(yè)的管理者缺乏風險預警和防范意識,過度注重規(guī)避風險,對風險管理的思路不清晰,當風險真正來臨時,不能提供具體詳細的處理計劃來應對風險。
(二)風險管理制度不完善,實操性不強
合理的風險管理制度是風險管理工作順利進行的基礎,而我國公司理財現(xiàn)階段的風險管理制度缺乏對整體財務流程的風險預警和評估,只是片面針對人力資金的流通。此外,一些公司企業(yè)在制定財務風險管理制度時,可能會與相關的法律法規(guī)和行業(yè)行為準則出現(xiàn)矛盾,導致公司的財務制度不能適應市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢。再加上對這些漏洞的忽視,造成后續(xù)管理工作失誤頻頻。
(三)理財問責和獎懲制度缺失
一方面,企業(yè)在發(fā)展時過度重視市場效益和利潤收入,對理財管理的風險問責并不重視,使得公司上下級員工都忽視了風險的后續(xù)管理工作,造成風險管理的預警和評估作用進一步弱化。另一方面,企業(yè)在實施財務風向管理工作時,沒有制定相應的獎懲制度,無法提升員工主動參與風險管理工作的積極性,并且員工在從事風險管理時,缺乏責任心,對待工作馬虎草率,這就進一步惡化了公司理財風險管理本就嚴峻的形式。
二、探究公司理財風險管理問題的根源
(一)理財戰(zhàn)略錯誤
現(xiàn)代公司理財管理已經(jīng)不再是簡單的利用生產(chǎn)工具和銷售手段就能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)財富價值的創(chuàng)造和積累,資金的合理運營和理財風險的控制對企業(yè)發(fā)展的影響力越來越巨大。合理的財務戰(zhàn)略性決策是公司理財活動順利進行的基礎,指導著后續(xù)理財工作的進展。在現(xiàn)如今經(jīng)濟全球一體化發(fā)展的大浪潮中,市場經(jīng)濟的形勢可謂是瞬息萬變,企業(yè)如果缺乏對自身科學、精準的定位,就會制定錯誤的理財戰(zhàn)略方針,這將會對企業(yè)的資產(chǎn)運營帶來慘重的損失。
(二)公司治理結(jié)構(gòu)的制約
現(xiàn)代企業(yè)制度強調(diào)的是公司經(jīng)營管理者與所有者之間的分離和制約原則,各級利益相關者之間要達成權(quán)利的分立和平衡,實現(xiàn)利益的共享。然而我國很多企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)是以股東為權(quán)力核心的,股東既是公司的所有者,又是企業(yè)運營管理的實際操縱者。這種股東權(quán)利至上的治理結(jié)構(gòu)將公司當做是股東創(chuàng)造和積聚財富價值的工具,割裂了其他參與者與企業(yè)利益之間的關系,對于實現(xiàn)企業(yè)整體效益是極為不利的,為公司的財務管理活動埋下巨大的隱患。
(三)投資理財觀念的誤區(qū)
為了實現(xiàn)企業(yè)效益最大化,很多公司也都逐漸認識到理財管理的重要性。但是由于我國目前的市場經(jīng)濟體制還處于初級階段,各方面的理論和制度還不夠完善,導致企業(yè)盲目追求非理性盈利。企業(yè)理財工作的重心就是片面追求低成本、高收益。尤其是一些企業(yè)喜歡追求高風險、高回報的工程項目,忽視了企業(yè)自身發(fā)展的實際情況,違背了市場經(jīng)濟的內(nèi)在規(guī)律,將大量資金投入不確定項目中去,大大增加了企業(yè)的財務風險。
三、公司理財中風險管理應對策略
(一)樹立理財風險管理意識
正所謂:理財有風險,投資需謹慎。首先,企業(yè)的經(jīng)營管理者必須樹立科學的風險管理意識,對待每項投資決策業(yè)務都要保持警惕性,時刻警惕風險的存在,在考慮問題時將風險因素綜合納入到預警和評估方案中,確保對出現(xiàn)的風險問題能夠及時處理,保證公司的正常運營。其次,企業(yè)要建立健全公司理財管理風險機制,提高資金的周轉(zhuǎn)效率,實現(xiàn)各方面利益的平衡。為了提高公司在遭遇風險問題時的資金償還率,要完善專項儲備金體系,為公司應對風險提供充足的支持,將企業(yè)財務風險降到最低。
(二)強化公司理財風險管理制度
企業(yè)的經(jīng)營管理者要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展情況和市場的需求趨向,建立一套充分適應企業(yè)未來發(fā)展規(guī)劃的財務風險管理制度,為企業(yè)的發(fā)展提供科學、清晰的構(gòu)想藍圖。一方面,要不斷完善財務風險評估報告制度,要求包括專業(yè)理財人員在內(nèi)的全體員工都參與到風險反饋體系當中去,對公司發(fā)展中可預見的風險問題及時上報,彌補企業(yè)管理者監(jiān)管不全面的不足。另一方面,涉及公司理財管理的各項資料數(shù)據(jù)都必須確保真實可靠,理財管理者要時刻保持清醒的頭腦,樹立公平公正、實事求是的態(tài)度,對風險評估資料進行核實考察,將風險問責具體到每個職能部門。
(三)健全公司理財風險管理的獎懲機制
企業(yè)經(jīng)營管理者要積極宣傳理財風險管理的意義,樹立起全體公司員工的風險管理意識,將獎懲機制與風險管理工作掛鉤,提高員工對風險管理工作的重視程度。通過一系列公開透明、清晰明確的懲罰標準,對促進公司理財風險管理工作推廣實施有突出貢獻的員工采取獎勵,例如工資薪酬的增加、福利待遇的優(yōu)化、員工入股計劃等等;對在工作中以權(quán)謀私、濫用職權(quán)的腐敗現(xiàn)象必須嚴厲打擊,起到警示的效果。
(四)定期財務審核與評估
每個企業(yè)在長久的發(fā)展過程中都形成了獨具特色的運營管理模式,企業(yè)要定期對階段性的理財工作作出總結(jié),站在一個綜合全面的角度和立場上重新審視各項工作的實施情況,對風險管理取得的進展做出考核和評估,為企業(yè)的發(fā)展理清思路,從而確保后續(xù)戰(zhàn)略規(guī)劃的準確合理性。
四、結(jié)束語
隨著國家經(jīng)濟水平的不斷增長,建筑工程應當從促進公司進步與發(fā)展、優(yōu)化公司組織結(jié)構(gòu)、實現(xiàn)人力與物質(zhì)資源合理配置等方面,當滿足經(jīng)濟成本的條件下,如何提升公司的經(jīng)營利潤、確保公司的生產(chǎn)資金周轉(zhuǎn)靈活,成為公司會計工作與財務管理中需要思考的現(xiàn)實問題。從我國現(xiàn)階段的公司會計資金管理現(xiàn)實情況來看,如何提升公司領導決策者的財務資金管理意識,如何提升公司會計資金管理策略與方法,如何激發(fā)并調(diào)動公司會計人員的工作熱情,幫助公司全體員工認識到財務資金管理的重要性與現(xiàn)實意義,成為公司制定現(xiàn)代化管理制度、實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營模式轉(zhuǎn)型過程中,需要重點關注與積極思考的問題。下文中,筆者將結(jié)合個人參與公司企業(yè)會計工作的經(jīng)驗,總結(jié)當前我國公司財務資金管理過程中產(chǎn)生的諸多問題與不足,并提出應對方法和優(yōu)化思路,以期為同行業(yè)者提供借鑒與參考。
關鍵詞:
企業(yè)公司會計;財務資金管理;思路方法
資金流轉(zhuǎn)的順暢的充足,是提升公司生產(chǎn)經(jīng)營能力、提升公司勞動力生產(chǎn)率,幫助公司積極應對市場激烈競爭、抓住發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)的關鍵點?,F(xiàn)階段,國內(nèi)市場經(jīng)濟發(fā)展水平不斷增長,市場競爭與機遇、挑戰(zhàn)并存,如何提升公司的綜合經(jīng)濟實力,在現(xiàn)代化公司管理理念的指導下,實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營與管理模式成功轉(zhuǎn)型,成為公司領導者需要面對與解決的問題。而公司財務資金管理策略的實施、資金管理機制的構(gòu)建,能夠幫助公司從根本上把握發(fā)展機遇,同時應對與防范財務風險,對實現(xiàn)公司長期、穩(wěn)定發(fā)展,具有積極作用。
一、公司企業(yè)會計資金管理綜述
公司企業(yè)會計資金管理工作的內(nèi)容包括以下幾個方面:一是,如何應用現(xiàn)代化的管理技術和科學管理理念,實現(xiàn)對公司企業(yè)全部生產(chǎn)活動、組織經(jīng)營活動的全面監(jiān)管;二是構(gòu)建其有效、全面、科學的公司資金管控機制,針對全部的資金周轉(zhuǎn)、流動、支出情況,進行監(jiān)督、管理和控制,制定公司財務資金管理工作計劃,落實全面績效評估與考核。
二、當前國內(nèi)公司資金管理中的諸多問題與不足
1.部分經(jīng)營管理者的資金管理意識有待提升。當前,我國大部分公司企業(yè)已經(jīng)完成了內(nèi)部現(xiàn)代經(jīng)營管理制度的構(gòu)建。但是現(xiàn)實情況中,許多公司的領導決策人還沒有認識到財務資金管理對于現(xiàn)代經(jīng)營機制的重要作用和現(xiàn)實意義,不了解資金管理的工作內(nèi)容與方法,存在故意忽視、疏忽大意等管理理念方面的問題,為公司埋下了巨大的資金管理風險和隱患。
2.公司資金管理的手段落后。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大,逐步形成了一些集團企業(yè),傳統(tǒng)的資金管理手段已難以滿足這些大型企業(yè)的發(fā)展需求,特別是在信息化技術飛速發(fā)展的今天,過于單一的資金管理手段影響企業(yè)的資金利用率,降低了企業(yè)各項投資的效益,嚴重阻礙了企業(yè)的的發(fā)展。特別是對于大型的集團企業(yè),由于下屬公司較多,因資金管理的不科學,致使資金管理混亂,企業(yè)的投資資金與收取資金都難以及時到位,當個別下屬企業(yè)出現(xiàn)資金不足時,企業(yè)資金不能及時調(diào)節(jié),無法及時給予資金幫助,致使這部分企業(yè)只能通過貸款來周轉(zhuǎn),變相的增加企業(yè)的財務成本。
3.公司資金管理人員業(yè)務水平不高。企業(yè)在提升自身競爭力的過程中過多的注重了技術人才的引進與培養(yǎng),但對資金管理人才的培養(yǎng)不夠重視,部分企業(yè)對財務人員的聘用有“任人唯親”現(xiàn)象,企業(yè)的資金管理人員的數(shù)量不夠,素質(zhì)不高,致使企業(yè)內(nèi)部的會計結(jié)構(gòu)失衡。資金管理人員只是應付性處理日常事務,無法學習專業(yè)知識及管理理論,不能根據(jù)企業(yè)的實際情況對企業(yè)資金的需求量進行準確的預測,在企業(yè)的籌資過程中,不能及時做出合理的選擇。甚至有個別的資金管理人員缺乏職業(yè)道德及法律意識,使企業(yè)的資金管理面臨嚴重的問題,影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動。
4.缺乏資金管理的內(nèi)部體制。完善的現(xiàn)代企業(yè)制度給企業(yè)資金的安全流動提供了重要的保障,但在企業(yè)資金管理的內(nèi)部體制建設方面仍存在著一些薄弱環(huán)節(jié)。主要體現(xiàn)在財務部門職責不明,缺乏監(jiān)督機制,一些企業(yè)中會計與出納職責分工不清,缺少有效的監(jiān)督機構(gòu)與制度,不能真正發(fā)揮其功效;庫存現(xiàn)金和銀行存款管理不規(guī)范。
5.公司資金管理信息不準、不及時。資金管理對會計信息的要求很高,但由于企業(yè)各部門為了標榜自己的成績,虛報業(yè)績、粉飾財務報表的現(xiàn)象屢有發(fā)生,這些虛假的信息,使資金管理信息失真,嚴重影響了企業(yè)經(jīng)營者的決策,這些虛假的財務信息還影響了政府部門的宏觀調(diào)控效果。
三、關于公司會計資金管理的思路方法和優(yōu)化策略
1.加強公司領導決策者的資金管理理念,注重選拔、培養(yǎng)會計人才。一方面,公司的領導決策者應當提升個人的現(xiàn)代化管理意識,加強對公司財務管理理論與知識的學習,注重對公司會計人才的選拔和培養(yǎng),組建起具備專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀財務管理職能部門,為公司財務資金管理機制的構(gòu)建、資金管理工作的順利開展,奠定基礎。另一方面,公司應當制定出科學、全面的現(xiàn)代化公司管理制度,同時將資金管理作為現(xiàn)代化管理制度中的一項重要環(huán)節(jié),予以充分重視。各部門應當優(yōu)化組織管理職能,明確劃分資金管理的工作權(quán)限,在全公司內(nèi)部形成上下一心的資金管理科學意識,調(diào)動每位公司職員積極參與、主動配合公司財務資金管理工作的熱情,形成良好的組織管理風氣和經(jīng)營文化。為了幫助員工認識到資金管理對于公司經(jīng)營與發(fā)展的重要性和科學意義,公司應當組織內(nèi)部職員參加學習講座、培訓會議,在學習知識、交流經(jīng)驗的基礎上,形成公司內(nèi)部團結(jié)互助、管理有序的組織結(jié)構(gòu)。
2.建立起科學的資金流動周轉(zhuǎn)機制。所謂的資金流動周轉(zhuǎn)機制,是為了降低公司陷入資金管理風險當中,起到防范風險隱患的積極作用。要想建立起科學的資金流動周轉(zhuǎn)機制,公司應當盡量縮短資金周轉(zhuǎn)的時間頻率,積極回收到期債權(quán),限制不當?shù)慕?jīng)費開支,提升公司資金的投入、利用率。當形成穩(wěn)定的資金流動周轉(zhuǎn)機制后,公司的生產(chǎn)經(jīng)營有了穩(wěn)固的資金保障,有效提升了公司的利潤和收益。
3.建立起公司資金管理的最終目標和評估標準,創(chuàng)建良好的財務管理氛圍。首先,公司應當制定好資金管理的階段目標和最終目標,依據(jù)目標要求,細化資金管理工作的具體內(nèi)容,形成從上而下、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的公司資金管理評估機制,明確劃分每個部門的資金管理職能和責任;核對每筆資金、經(jīng)費的使用目的、用途、去向,遵守國家關于公司資金管理的法律法規(guī)和政策規(guī)章,同時也遵守公司內(nèi)部制定的資金管理規(guī)范和工作守則。
4.構(gòu)建全面的公司資金管理制度,增強公司資金的利用率。公司應建立起全面的資金管理制度,加強對每筆資金流動的監(jiān)督與管理,針對款項籌集、資金分配、資金回收等不同環(huán)節(jié),制定出具體的管理規(guī)范內(nèi)容,并與公司員工績效評估與考核機制掛鉤,組建資金管理的監(jiān)管部門,實施針對公司資金運作、周轉(zhuǎn)的全程監(jiān)控,有效降低資金在流轉(zhuǎn)過程中的風險隱患,為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動提供安全性保證。
5.實施公司資金的信息化管理機制,不斷優(yōu)化管理方法和手段。信息化管理是一項重要的公司管理機制,并被廣泛使用在資金管理過程中,實現(xiàn)資金數(shù)據(jù)與信息的自動收集、分析和動態(tài)跟蹤,排除公司資金管理中的風險因素。綜上所述,資金管理是公司現(xiàn)代化管理機制中的重要一環(huán),有關企業(yè)與會計工作者應當提升個人專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng),優(yōu)化公司資金管理的方法與策略。
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本8月14、15日,院辦組織了對下屬單位的檔案管理培訓。兩天的學習雖然時間短暫,但學習強度很大,巨大的收獲是不容置疑的。通過學習,我系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識,以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序,全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業(yè)素養(yǎng),看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然,目前工作中還有很多問題,但這些正是我以后努力的方向,它促使我不斷地思索,不斷地進步。下面我談談自己的認識、收獲和體會。本文原創(chuàng)網(wǎng)站為中國范例網(wǎng)-
一、規(guī)范化、科學化的檔案管理,是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作,也是成為一流企業(yè)的一項重要保障。
當今世界已進入知識經(jīng)濟和信息時代,信息已成為比資產(chǎn)(本)更為
重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分,檔案作為一種信息資源,作為企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作,同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn),在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的國內(nèi)咨詢公司,從默默無聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司,在形成和發(fā)展具有顧問特色的企業(yè)文化、經(jīng)營管理、業(yè)務拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標準化、質(zhì)量化的軌道前進,公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷地改革變遷,公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高,這就對檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱,建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系,使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度,全面地記錄和反映公司建立、建設和發(fā)展的歷史過程,是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作,成為一項緊迫的任務。它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件,對規(guī)避和抵御各種風險,提高公司的市場競爭力、推動公司持續(xù)發(fā)展起重要作用,也成為衡量公司經(jīng)營管理水平的重要標志。
二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性,盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理,行政、人事檔案保管單一的階段,在規(guī)范檔案的管理的前提下,積極拓展檔案信息資源。
目前,我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報分別收集,于當年年底、次年年初再次篩選,將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存,內(nèi)容是簡單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營管理、綜合業(yè)務管理制度多方面的集中起來,基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發(fā)展,業(yè)務量的增加和形成的文件的部門不斷增多,現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。
培訓學習期間,我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊,沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法,來自于所探究的如何針對公司特點構(gòu)建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓的目的,就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去,是當前應該面對和解決的首要問題,也是日后檔案管理工作的重中之重。所以,重新構(gòu)建適宜公司業(yè)務發(fā)展實際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當務之急,也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。
首先,要熟悉、掌握公司的業(yè)務情況和專業(yè)知識,針對公司的業(yè)務性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目;其次,還要系統(tǒng)地整理歷史檔案,積極開發(fā)檔案信息資源。目前,我公司檔案管理工作存在的問題:各業(yè)務部門檔案工作開展并未形成制度,這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面:一是,業(yè)務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍,導致部分檔案信息的流失。二是,在日?;顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存,檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在:業(yè)務部門研究人員對企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中,不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件,經(jīng)常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分,正是亟需拓展、開發(fā)的檔案資源。
再比如,我公司上市過程中的文件和材料的也要進行目錄收集、公司經(jīng)營管理活動檔案的要單獨整理;建立并完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作,此項內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類,才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計等管理工作提供基礎,體現(xiàn)檔案的價值所在。
三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一,實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發(fā)展方向
檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用,但結(jié)合顧問公司具體實際情況來看,有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應當前公司發(fā)展的需要,必須進行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產(chǎn)品,是知識產(chǎn)品,顧問公司又是上市公司,遵照國家有關部門對上市公司的管理規(guī)定, 財務部門和綜合業(yè)務部門是極為特殊的部門,其有關的文件、報表、合同管理在是絕對機密的,所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外,顧問組織機構(gòu)眾多,涉及公司業(yè)務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面,這些部門承擔的大量繁重的業(yè)務支撐工作。針對這種特性,公司檔案管理也要符合這一企業(yè)特點的模式,要在加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理的同時,確定公司檔案文件材料的歸檔范圍,并在立卷制度上更新。在結(jié)合研究院檔案管理工作精神的前提下,從組卷的形式到裝訂的手段,盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié),在模式上集中統(tǒng)一,盡快完成歸檔程序,盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一,即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人,這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存,也就是我們常說的目錄交流,這樣會更清楚地整體記錄公司發(fā)展和業(yè)務管理的軌跡,檔案管理工作做到有條不紊,整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。這種企業(yè)檔案的價值是無形資產(chǎn)的,同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門,如人力資源部、品牌推廣部、各個事業(yè)部(定制產(chǎn)品)等研究部門等,這些部門的檔案實體,都要針對各自部門的不同性質(zhì)和特點,制定不同的管理方法,進行并規(guī)范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用,又便于推行各部門在繁忙業(yè)務之余立卷,而不視其為額外負擔,值得進一步探討。因為無論是檔案的業(yè)務工作,還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流,其最終的目的都是幫助解決具體問題,提高管理效率和管理水平,而不是增加管理環(huán)節(jié)。
四、努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務能力
檔案工作既是一項業(yè)務性工作,又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員,既要有扎扎實實的業(yè)務功底,又要有較強的管理能力和服務意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊,以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式,給檔案管理人員提出了更高的要求。
目前賽迪顧問為提高工作效率,沒有設立專門的檔案人員,采取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統(tǒng)理論和實踐知識,建立有效的檔案管理制度,使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法,一專多能的檔案工作人才,公司派出兩名辦公室人員加強檔案管理的專業(yè)學習和培訓。
提高檔案管理人員的業(yè)務能力和工作技能,我認為主要體現(xiàn)在三個方面:一是要認真學習檔案管理知識,提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟,而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法,夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求,要全面了解、掌握公司的業(yè)務,要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務水平和工作技能;三是要勤總結(jié),勤改進,不斷創(chuàng)新。
五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題,完善檔案管理制度加強檔案管理的規(guī)范化建設,健全各項檔案制度,制定相關管理制度。
檔案信息是一種無形資產(chǎn),也是企業(yè)的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失,要建立健全檔案管理制度,有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束,才能保證檔案工作合理化的實施開展,這也是檔案管理工作順利進行的保證。
我認為賽迪顧問的檔案工作制度管理應該包含三個方面內(nèi)容:一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度,明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項制度,依據(jù)制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理,并納入企業(yè)管理運行程序,有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把公司檔案管理納入制度化軌道。
比如,確定分管領導和專(兼)職檔案人員,負責對檔案管理的組織協(xié)調(diào)工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員,負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、移交等工作,業(yè)務上受公司辦公室的監(jiān)督、指導。
辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料;按時歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查,反復過濾;整理有序,科學管理,分柜存放,方便查找。
要將檔案管理工作納入公司業(yè)務管理程序,納入公司各業(yè)務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”:納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時,布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
1、根據(jù)公司核算要求和各部門的實際情況,按照會計法和企業(yè)會計制度的要求,做好財務軟件的初始化工作。
2、配合會計師事務所對公司第七年度的年終會計報表進行審計,并按有關部門的要求,完成會計報表的匯總和上報工作。
3、配合外部審計機構(gòu)對總公司上一年度財務收支情況進行審計,提高資金使用效益。
4、配合公司領導完成各責任中心經(jīng)濟責任指標的預算及制訂工作,并做好公司有關財務管理制度的擬稿工作,加強財務制度建設。
5、做好日常會計核算工作。按照會計制度,分清資金渠道,認真審核每筆原始憑證,正確運用會計科目,編制會計憑證,進行記賬。做到 三及時 :即及時編制有關會計報表,及時報送稅務等部門;及時裝訂會計憑證;及時清理往來款項。出納要嚴格按照現(xiàn)金管理辦法和銀行結(jié)算制度,辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算業(yè)務;及時準確登記銀行、現(xiàn)金日記賬,做到日清月結(jié);嚴格支票領用手續(xù),按規(guī)定簽發(fā)現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)帳支票。
6、配合銷售部了解貨款回收情況,做好貨款回收工作。
7、積極籌措資金,從多方面保證公司資金運營的流暢。
8、努力加大新業(yè)務開拓力度,實現(xiàn)跨越式發(fā)展。企業(yè)未來的發(fā)展空間將重點集中在新業(yè)務領域,務必在認識、機制、措施和組織推動等方面下真功夫,花大力氣,力爭使在較短時間內(nèi)投資、發(fā)展新業(yè)務,走在同業(yè)前面,占領市場。
9、完成公司董事會及CEO臨時交辦的其他工作。
二、加強基礎防范、做好安全工作
1、貨幣資金安全。定期檢查現(xiàn)金提取、送存過程中的安全問題,檢查現(xiàn)金是否超庫存存放;對有關設備的完好性進行檢查,若有隱患,及時處理并向上反映;及時加以整改。
2、票證管理安全。做好現(xiàn)金、收據(jù)、發(fā)票、各種有價票證的管理工作以及安全防范工作,確保不漏不遺不缺。
3、負責防火安全。嚴格執(zhí)行用電管理規(guī)定并保證每日下班時切斷主電源;對辦公室吸煙進行嚴格管理,采取有效措施保證地上無亂扔煙頭。
4、負責防盜安全。定期檢查安全措施的完好性,發(fā)現(xiàn)問題及時處理并向上匯報。
三、加強考核考評、提高工作質(zhì)量
1、嚴格遵守《會計人員職業(yè)道德》和有關規(guī)定,對違反規(guī)定的人員提出處理意見。
2、嚴格進行考勤工作。嚴格執(zhí)行上下班制度,保證每日工作的正常進行。
3、要建立和健全各項管理基礎工作制度,促進企業(yè)管理整體水平提高。企業(yè)內(nèi)部各項管理基礎工作制度,包括:財務管理制度、財產(chǎn)物資管理及清查盤點制度、行政管理制度,根據(jù)各項管理制度的基礎工作的要求,實行崗位責任制,規(guī)定每個員工必須做什么、什么時候做、在什么情況下應怎么做,以及什么不能做,做錯了怎么辦等細則。這樣,每個崗位的每個責任者對各自承擔的財務管理基礎工作都清楚,要求人人遵守。通過實施這些制度,進一步提高企業(yè)管理整體水平。
4、建立和健全自我約束的企業(yè)機制,確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)發(fā)展,嚴格審核費用開支,控制預算,加強資金日常調(diào)度與控制,落實內(nèi)部各層次、各部門的資金管理責任制。盡量避免無計劃、無定額使用資金。
四、加強素質(zhì)養(yǎng)成、推進隊伍建設隨著后勤集團的不斷壯大,面對日趨復雜的市場和日益加大的競爭,提高財務人員素質(zhì)日顯重要。
1、認真學習會計法、企業(yè)財務管理制度、工業(yè)企業(yè)會計制度和有關的財務制度,提高會計人員的法制觀念,加強會計人員的職業(yè)道德,樹立牢固地依法理財?shù)挠^念,做到有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必究,貫徹執(zhí)行黨的方針政策,自覺遵守法律、法規(guī),維護財經(jīng)紀律,抵制不正之風。